Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
|
2.Виды управленческой документации (ОРД). ДОУ (документационное обеспечения управления)- это сфера длительности человека связанная с созданием и оформлением документа организации их движения, учета и хранения. Деятельность слабой организации связана с созданием оформлением управленческой документации. Документ служит основой для принятия решений, а так же гарантирует их исполнение. Все работающие в сфере управления имеют дело с документами, одни создают и оформляют, другие берут информацию, третьи подписывают и визируют. При создании и оформлении документа следует руководствоваться действующим законодательством, гражд. и труд.кодекса гос. стандартами на документацию. Использование документов в электронной форме регулируют фед. законы “ Информации информационных технологий” “защиты информации об электронной цифровой подписи” .Документ- информация зафиксированная на матер. носителе с реквизитами позволяющие ее индицировать.. Реквизит- не имеет документа несущий определенную информацию . Документирование- запись информации на матер. носитель по определ. Правилам. Документ выполняет ряд важных ф-ий : 1 информационная- отобразив информацию документ обеспечивает ее сохранность, возможность многократного использования, повторное обращение к инфор. Через время 2. Правовая- любой документ обладает юр. Силой. (обеспечивает подпись должностного лица.) 3.Комуникативная- документ служит средством связи между должностными лицами или организациями. Управленческая деятельность отражается в организационно распорядительной документации(ОРД). В состав ОРД входят группы документов: 1. Организационные (устав, штатное расписание, должностные инструкции, договора) 2. Распорядительные- (приказ, распоряжение, решение.) 3. Информационно-справочные (справки деловые письма, докладные, объяснительные.) 4. Документация по трудовым отношениям (резюме, заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки.) |
|
3.Классификация документов Классифицировать документы можно по различным признакам: 1.По способу создания(рукописные,текстовые,графические,изобразительные,фото,видно,аудио документы). 2.По степени сложности(простые, сложные):1-содержат один вопрос(письмо),2.содержат несколько вопросов(приказ). 3.По ограничению доступа:1.секретные,2.несекретные. 4.По степени подлинности: 1.подленник(оригинал)-это первый экз. документа, обладающий юр. силой. 2.Копия-что бы копия документа обрела юр. силу она должна быть официально заверена,. 3.дубликат-выдается взамен утерянного документа, имеет такую же юр. силу ,как и подлинник и сопровождается особой пометкой-дубликат. 5.По способу изложения текста: 1.индивидуальные-излогается традиционным, литературным текстом. 2.трафаретные-чать информации напечатана заранее ,а часть дописывается от руки. 3.типовые-используются для однотипным ситуаций, составляются по образцу . 6.По срокам хранения:1.Кратковременного хранения(до 10 лет). 2.Долговременного хранения(более 10 лет) ..3.Постоянного хранения. 7.По отношению к аппарату управления:1.Входящие-поступающие в организацию,2.Исходящие-отправляемые из ор-ции,3.Внутренние-движущиеся в пределах ор-ции. |
|
4.Унификация и стандартизация управленческих документов. Бланки документов. Унификация-это приведение чего-либо к единой системе в том числе документа ,использование унифицированных форм документов позволяет сократить затраты времени и труда на разработку, создание и оформление документов, облегчает процесс работы с документацией. Стандартизация-это процесс установления и применения гос.стандартов,в настоящее время действующим является ГОСТ Р.6 30-2003,гос.стандарты распространяются не только на оформление документов, но и на работу с информационными технологиями. Стандартизация проводится не только на национальном, но и на международном уровне ,оформление почтового адреса.Бланки документа-это стандартный лист бумаги, напечатанными на нём постоянными реквизитами, содержат информацию об орг-ции и авторе документаВ организациях используются след.виды бланков:1.Общий бланк организации-подходит для любых видов документов, кроме письма, содержит основную информацию об организации. 2.Бланк конкретного вида документа-составляется на основе общего бланка организации, дополняется наименованием вида документа(приказ)3.Бланк письма-заполняется справочными данными в организации(адрес,телефонфакс). Реквизиты в бланке могут быть расположены в 2х вариантах:1.Угловое расположение. 2.Продольное. Гос.стандарт устанавливает форматы бланков А4 и А5.Гостом устанавливается размеры после на бланков верхнее,левое,нижнее-20 мм,правое-10Поля необходимы для закрепления и последующего хранения документов. 7.Характеристика и состав организационных документов Организационные документы определяют статус и порядок их работы, они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшею юр.силой. Организационные документы выполняют ряд важных функций: 1-создание организации, установление её структуры,2-определение штатной численности и состава должностей,3-регламентация деятельности структурных подразделений,4-формирование совещательных органов управления,5-установление режима работы,6-организация труда работников,7-ликвидация организации. К организационным документам относятся :устав или положение об организации ,положение об структурных подразделениях ,штатное расписание ,договора ,должностные инструкции ,программы, правила. Организационные документы содержат положения ,строго обязательно для исполнения .Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Устав-это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия ,организации. Содержание устава должно соответствовать существующему законодательству. Оговор-это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.Если в договорные отношения вступает предприятие и гражданин ,то договор называют трудовым. Договор составляется в нескольких экземплярах по числу участников, подписывается уполномоченными лицами и удостоверяется печатью организации. Штатное расписание-это правовой акт устанавливающий штатный состав и штатную численность организации. |
|
8.Должностная инструкция Должностная инструкция-это юридический документ, издаваемый организацией для регламентации деятельности работника, его обязанностей, прав и ответственности, обеспечение условий его эффективной работы . Должностную инструкцию разрабатывает непосредственный руководитель работника, деятельность которого он контролирует, текст должен быть точным, кратким ,понятным и носить указывающий характер. Должностная инструкция составляется в 2х экземплярах-один работнику,-другой-остается у администрации. Должностная инструкция состоит из следующих разделов: 1.Общие положения(порядок назначения на должность ,подлинность, требование к образованию и опыт работы). 2.Должностные обязанности(указывается подробный перечень выполняемых работ). 3.Права-указываются и характеризуются права работника. 4.Ответсвенность,характеризуется за что несет ответственность данный сотрудник. 5.Взаимоотношение с другими структурными подразделениями(связи по должности с должностными лицами). Подписывает должностную инструкцию начальник структурного подразделения .Данный док-нт согласовывается с юрисконсультом ,в конце док-та оформляется ознакомление работника с должностной инструкцией.Систематическое неисполнение должностных обязанностей может повлечь освобождение от занимаемой должности. |
|
9.Характеристика и состав распорядительных документов Любая организация наделена правом издания распорядительного документа. К распорядительным документам относятся: постановления, решение, указание, приказ. Распорядительный документ создаются или оформляются по следующим этапам: 1.)Инициирование - создание, издание распорядительного документа .2)Сбор информации по вопросу.3)Подготовка проекта. 4)Внесение проекта на рассмотрение руководителю. 5)принятие решения.6)доведение документа до исполнителя. Постановление- правовой акт принимаемый органами исполнительной власти, для разрешения более важных задач. Решение - правовой акт принимаем коллегиально или совещательными органами учреждения и их деятельности( совет директоров).Указание, распоряжения- правовые акты издаваемые единолично руководителем организации или его заместителем, по вопросам информационно-методического характера. Указание и распоряжение составляют аналогично приказам, но ключевые слова обязываю или предлагаю. Приказ-правой акт изданный руководителем организации для решения основных и определенных вопросов стоящих перед данным предприятием. |
|
10.Процедура издания распорядительных документов. Распоряжение, приказы. Распоряжения-правовые акты издаваемые единолично руководителем организации или его заместителем, по вопросам информационно-методического характера. Указание и распоряжение составляют аналогично приказам, но ключевые слова обязываю или предлагаю. Приказ-правой акт изданный руководителем организации для решения основных и определенных вопросов стоящих перед данным предприятием. Различают 2 вида приказа: приказы по основной деятельность и приказы по личному составу. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования, деятельности учреждения ее материально-техническое обеспечение деятельности , хоз. деятельности. Приказы оформляются на специальном бланке приказа, текст приказа состоит из 2х частей: констатирующие цели, задачи приказа. Распорядительный текст должен иметь повелительную форму и начинаться со слов приказываю. Распорядительная часть делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В приказе не обходимо указывать исполнителя и сроки исполнения. В последнем пункте указываются должностные лица на которых возглавляют контроль за исполнением приказ. Приказ вступает в силу с момента его подписания, после издания приказа секретарь знакомит с его содержанием. В низу после документа, или на обратной стране, места оформления ознакомления .Выписка из приказ- это копия официального док. Воспроизводимая часть приказа и заверенная в установленном порядок . Выписка из приказа содержит те же реквизиты, что и приказ. |
|
11.Приказы по основной деятельности. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования, деятельности учреждения ее материально-техническое обеспечение деятельности , хоз. деятельности. Приказы оформляются на специальном бланке приказа, текст приказа состоит из 2х частей: констатирующие цели, задачи приказа. Распорядительный текст должен иметь повелительную форму и начинаться со слов приказываю. Распорядительная часть делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В приказе не обходимо указывать исполнителя и сроки исполнения. В последнем пункте указываются должностные лица на которых возглавляют контроль за исполнением приказ. Приказ вступает в силу с момента его подписания, после издания приказа секретарь знакомит с его содержанием. В низу после документа, или на обратной стране, места оформления ознакомления .Выписка из приказ- это копия официального док. Воспроизводимая часть приказа и заверенная в установленном порядок . Выписка из приказа содержит те же реквизиты, что и приказ. |
|
12.Документирование деятельности коллегиальных органов. Протокол. Протокол- документ фиксирующий обсуждение вопросов и принятие решений на собраниях , конференциях, заседаниях. Протокол документирует деятельность как постоянно действующих коллегиальных органов( заседание совета директоров), так и временные коллегиальные решения (собрания).Протокол оформляется на основе записей которые велись на заседании секретарей в ручную или с использованием протокола. Протокол должен быть оформлен в течении 3 дней. Дата протокола является дата заседания. Номером протокола является номер заседания. Заголовок к тексту отражает вид заседания. Текст состоит из 2-х частей: 1)председатель, секретарь, присутствующие, приглашенные, а так же повестка дня, которая стоит из вопросов, которые будут рассматривать на заседании. По каждому вопросу указан доклад. 2) Основная- содержит столько вопросов сколько вопросов в повестке дня. Каждое раздел состоит частей: слушали- указывается докладчик и основные тезисы; выступали- фиксируется вопросы или предложение сотрудников; постановили- отражает принятые решения. Протокол может быть : 1)кратким, 2)стенографичным. |
|
13.Характеристика текста протокола. Виды протокола. Текст протокола состоит из 2 частей: 1. Вводная- указывается (председатель, секретарь, присутствующие, приглашенные), а также повестка дня( состоит из перечисленных вопросов которые обсуждались на заседании) по каждому вопросу указывается докладчик. 2. Основное- содержит столько разделов сколько вопросов в повестке дня каждый раздел состоит из 3 частей: 1. Слушали- указывается докладчик и основные тезисы выступления. 2. Выступили- фиксируются вопросы или предложения сотрудников.3. Постановили- отражает принятые решения. Протокол может быть: 1. Кратким- водная часть воспроизводится полностью, а в основной отражается только принятые решения.2. Полным- отражает полную картину заседания. 3. Стенографическим- дословно фиксируют ход собрания.В конце текста оформляется голосование (за; против; воздержались;)указывается в конце каждого раздела. |
|
14. Характеристика информационно- справочных документов. Докладная и объяснительные записки. К информационно-справочным документам относятся:(справки, докладные и объяснительные записки, акты , деловые письма, телеграммы, телефонограммы). Все эти документы предназначены либо для передачи информации, либо для фиксации информации, сведений. Особенность данных документов то, что они движутся по схеме: Исполнитель-> Руководитель структурного подразделения-> Руководитель организации. Докладная записка- документ адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения. Содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе сотрудника так и по указанию руководителя. По содержанию докладные записки делятся: 1. Инициативные- составляются с целью побудить адресата принять определенное решение поэтому в тексте излагают не только факты, но и конкретные предложения, рекомендации. 2. Информационные- составляются регулярно и содержат информацию о результатах и методах выполнения работы. 3. Отчетные- содержат информацию о завершении работы или какова-то этапа. Докладная записка может быть внешней (адресована в вышестоящее учреждение), внутренней (адресована руководителю данной организации).Объяснительная записка-документ составляемый для поясненияотдельных положений, выполненной работы, а также при нарушении трудовой дисциплины или при возникновении нештатных ситуаций. Объяснительная записка пишется от руки и адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать не только факты, но и аргументы объяснения происшествия. |
|
15. Справки и докладная записка. Справка-документ содержащийописание или подтверждения фактов илисобытий. Бывают 2 видов: 1. Личного характера. 2. Служебного характера . Справка служебного характера- предоставляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних организаций ( органы местного самоуправления, следствия).В справке должен быть указан период времени к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылка на документы послужившие основанием для составления справки. В справке должен быть указан: адресат, текст справки заверяется подписью должностного лица и печатью организации. Справка личного характера- выдается сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа. Текст справки личного характера следует начинать с Ф.И.О работника. Справку личного характера подписывает должностное лицо выдаваемое его, ее подпись заверяется печатью. Докладная записка- документ адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения. Содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе сотрудника так и по указанию руководителя. По содержанию докладные записки делятся: 1. Инициативные- составляются с целью побудить адресата принять определенное решение поэтому в тексте излагают не только факты, но и конкретные предложения, рекомендации.2. Информационные- составляются регулярно и содержат информацию о результатах и методах выполнения работы.3. Отчетные- содержат информацию о завершении работы или какова-то этапа.Докладная записка может быть внешней (адресована в вышестоящее учреждение), внутренней (адресована руководителю данной организации) |
|
16.Основные требования к составлению и оформлению акта. Акт-документ составляемый группой лиц (комиссией) подтверждающие установленные ими факты или события. Акты составляются при: ревизиях, инвентаризации, передаче товарно- материальных ценностей, при смене должностных лиц. В некоторых случаях акт составляется одним должностным лицом- при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличии товара, порчи груза. Датой акта является дата события. Текст состоит из трех частей: 1. Вводная- указывается ссылка на документ послуживший основанием для работы комиссии(приказ директора), далее указывается состав комиссии. 2. Констатирующая- печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, сущность установленных фактов 3. Выводы и предложения- комиссия дает рекомендации делает определенные выводы, вносит предложения по улучшении работы. В конце текста указываются данные о количестве экземпляров и их месте нахождения. Подписывает акт председатель и члены комиссии. Данный документ требует утверждения руководителя. |
|
17.Деловые письма Деловое письмо-название различных по содержанию документов, служащих средством связи между организациями в процессе их деятельности. Содержанием деловых писем могут быть: запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, просьбы, гарантии и т. д. При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
|
|
18.Характеристика текста делового письма В зависимости от содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из вступления и заключения. Сложные: 1)вступление-дается обоснование вопроса. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, то дается ссылка на него. 2)основная часть-излагается существо вопроса, приводятся доказательства и опровержения. 3)заключение-формулируется основная цель письма. Деловые письма можно разделить на 2 группы:1)письма, требующие письма-ответа (письмо-просьба, письмо-предложение, письмо-запрос, письмо-требование). 2)письма, не требующие письма ответа (письмо-напоминание, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, письмо-отказ, сопроводительное письмо, гарантийное письмо). Дата письма-дата подписания. Если текст письма не превышает 7 строк, то можно использовать формат А5. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и по факсу, электронной почте. Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению. |
|
19.Оформление и составление резюме. При поиске кандидатом работы составляется резюме. Резюме-это краткие сведения о кондидате, составляемые при поиске работы Резюме имеет произвольную форму, но следующие данные нужно указывать обязательно: ФИО, дата рождения, с.п ,адрес ,телефон ,е-майл ,цель составление резюме ,опыт работы (в обратном хронологическом порядке ,исполняемые обязанности, образование.Необходимо помнить ,что резюме является визитной карточкой кандидата ,поэтому необходимо внимательно и грамотно подходить к его составлению и оформлению. |
|
20.Оформление заявления Заявление-это документ адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. Заявление составляется при приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, предоставление очередных и дополнительных отпусков, увольнение и т.д. Заявление подается на имя руководителя организации, составляется от руки. Заявление о приеме на работу должно содержать следующие сведения:1.Адресат,то есть на имя кого оно подается,2.Автор с указанием места жительства,3.Вид документа,заявления,4.Текст,в котором указывают должность и название структурного подразделения, куда поступает работник,5.Подпись,6.Дата.Если при приеме на работу оговаривались какие-то особые условия это так же пишется в заявлении. Переводы сотрудника могут носить различный характер: повышение в должности, переход в другое структурное подразделение ,понижение в должности. При увольнении так же составляется заявление. Основанием для этого может быть: истечение срока трудового договора ,расторжение трудового договора по инициативе работника или работодателя. Заявление с резолюцией руководителя и визой начальника структурного подразделения является основанием для издания распорядительного документа(приказа). |
|
21.Приказы по личному составу. Личная карточка Приказы по личному составу оформляют при приёме на работу, при переводе на другую постоянную работу, при предоставлении отпуска, при объявлении поощрений, увольнение и т.д. В настоящее время разработаны и используются унифицированные формы приказа по личному составу: |
|
22.Документация по трудовым отношениям: трудовая книжка. Трудовая книжка является основным документом подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосударственных предприятий, в том числе на сезонных, временных работниках, надомниках. Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц работающих по совместительству трудовые книжки не заводятся. В трудовую книжку вносятся:1) сведения о работнике; 2) сведения о работе; 3) сведения о награждениях и поощрениях; 4) сведения об открытиях и изобретениях.Все сведения вносятся в трудовую книжку только на основании соответствующих документов. Взыскания в трудовую книжку не записываются, однако за увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины всегда отмечаются в трудовой книжке с точным указанием причины в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Все сведениявнесённые в трудовую книжку за место работы в данной организации при увольнении заверяются подписью руководителя и печатью. Трудовая книжка выдаётся работнику в день увольнения. |
|
23.Документация по трудовым отношениям: личная карточка, автобиография, характеристика. К документации по трудовым отношениям относятся:
Личная карточка работника является основным учетным документом работника. Заполняется на весь персонал предприятия. Личная карточка оформляется работниками кадровой службы по унифицированной форме №Т-2.Работа с данными документами требует постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесение их в форму №Т-2(перевод на другую должность, повышение или понижение в должности и тд.) Характеристика- это официальный документ, который выдает организация работнику при решении целого ряда вопросов (аттестация на должность, представление к наградам, получение звания и тд.). В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника оценка его трудовых и моральных качеств. Автобиография – это документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиографию пишут рукописным способом на листе формата А4 в произвольной форме. Все сведения даются в хронологическом порядке, так что бы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека. В автобиографии обычно указывают:
|
|
27.ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ИСХОДЯЩЕЙ И ВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ.
|
|
24.Организация службы документационного обеспечения управления. Документооборот. От правильной организации службы ДОУ зависит качественное выполнение учреждением его управленческий функций и задач, эффективность всего процесса управления. В зависимости от размеров и назначения организация службы ДОУ может называться по разному:
В небольших организациях функции службы ДОУ выполняет секретарь. Наименован службы ДОУ её структура должностной и численный состав устанавливаются в госучреждениях вышестоящими организациями, а вне государственные руководителем или коллегиальными органами. Управление делами создаются в органах федеральной исполнительной власти, в крупных акционерных компаниях.Канцелярия создается на госпредприятиях и в учебных заведениях.Общий отдел- это служба по работе с документами в исполнительных структурах власти.На крупных предприятиях в состав службы ДОУ могут входить:
На средних предприятиях функции службы ДОУ отдельные специалисты на разных участках работы:
На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3х человек:
Эффективность службы ДОУ зависит от квалификации работников и в степени оснащенности службы ДОУ(материальной и технической). В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководством инструкцией по делопроизводству и должностными инструкциями работников. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения и до завершения исполнения или отправки. Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. При организации документооборота могут быть допущены следующие ошибки:
регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания отправления или получения, обрабатывая входящую исходящую и внутреннюю документацию. В службе ДОУ проводят ее регистрацию. Регистрирование документов на предприятиях в организации необходима для решения следующих задач:
Регистрация придает юридическую силу документу, так как документ подтверждает факт его создания или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета использования и дальнейшего использования в справочных целях. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения не регистрируются. Входящие исходящие и внутренние документы регистрируют отдельно или присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. Внутренние документы при регистрации делятся по видам, каждый из которых регистрируется отдельно. Документы регистрируются в традиционных журналах регистрационно-контрольных формах или электронных формах базы данных организации. Соответственно выделяют формы регистрации документов: журнальная, карточная, автоматизированная. |
|
28.НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ.
|
|
29.Обработка дел для хранения и организация хранения документов В каждой организации должен быть создан архив для обеспечения сохранности исполненных документов. Если организация не имеет возможности оборудовать архивное помещение, то документы хранятся в структурных подразделениях до истечения сроков хранения. Все исполненные документы должны пройти обработку и должны быть подготовлены к хранению. Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, изложенными в «Основных правилах работы в ведомственных архивах», «Государственной системе ДОУ». Обработка дел для хранения включает: 1) проведение экспертизы научной и практической ценности документов 2) оформление дел 3)составление описи на дела с постоянными и долговременными сроками хранения. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и состав заверительной подписи. На обложке дела постоянного и временного хранения указывают наименование организации, наименование структурного подразделения, номер дела по описи, заголовок, дату, количество листов и срок хранения. Документы оборачиваются в твердую обложку. Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Документы хранятся в специально отведенных закрывающихся помещениях, соответствующих требованиям пожарной безопасности, имеющих определенный температурно-влажностный режим. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. Передача дел в архив предприятия производится через год после завершения работ с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения до 10 лет передаются в архив по усмотрению организации. На основании хранящихся документов, архив выдает архивные справки, копии, выписки. Всем предприятиям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса. |
|
30.Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов – это определение значения документов в целях их отбора на хранение и установление сроков хранения. В процессе экспертизы ценностей документов решаются следующие задачи: 1) отбор на постоянное хранение ценных документов 2) охрана архива от потока документов, имеющий временный оперативный или справочный характер. С экономической точки зрения, хранить все документы не целесообразно, так как для них требуются большие помещения, оборудование и штат работников, поэтому проводится экспертиза ценности документов. Это определение экономического, социально-структурного и практического значение документов с целью их отбора на хранение и установление сроков хранения. В организациях с этой целью создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Председателем такой комиссии назначает один из заместителей директора. Члены комиссии выбираются из наиболее квалифицированных сотрудников. Секретарем назначается секретарь организации. В состав комиссии необходимо включать сотрудника, ответственного за ДОУ, и сотрудника, ответственного за архив. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации. На дела с истекшим сроком хранения составляют акт. Данные документы уничтожаются в установленном порядке. |