Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Ведение.
Общая характеристика «ТД Иентерторг».
Структура компании «ТД Интерторг».
Структура филиала «Народная 7ЯсемьЯ».
Документооборот.
1. Документирование деятельности организации.
2. Организация документооборота.
2.1. Прием и отправка
2.2. Регистрация
2.3. Контроль исполнения
2.4. Классификация и систематизация документов. Формирование дел.
3. Экспертиза ценности документов. Подготовка дела к сдаче в архив.
Заключение.
В ООО «ТД Интерторг» присутствует централизованная организационная форма работы с документами. Все операции (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование, операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.) выполняется канцелярией. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы организации. Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений директора организации.Приказы оформляются на бланке и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства. Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию. Порядок оформления и составления бланков и организационных и распорядительных документов ООО «ТД Интерторг» в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов (Инструкция по делопроизводству).Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в организации, должны отвечать требованиям настоящей инструкции по делопроизводству. Поскольку организация оснащена компьютерными средствами, то в концелярии применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем организации, и утверждаются ректором в форме грифа утверждения или путем издания приказа. Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке. Кроме вышеперечисленных документов, организация издает также следующее: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации. Все эти документы перечислены в номенклатуре дел организации. 2. Организация документооборотаДвижение документов в ООО «ТД Интерторг» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Технологическая цепочка движения и обработки документов в организации состоит из следующих этапов: - приема и первичной обработки; - предварительного рассмотрения и распределения; - регистрации документов; - направления на исполнение и исполнения документов; - оформления и удостоверения документов; - отправки. 2.1. Прием и отправкаПрием и отправка документов в ООО «ТД Интерторг» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте. Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками канцелярии. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта. 2.2. РегистрацияНа полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают в почту секретарю директора. Поступившие телеграммы регистрируются в журнале и немедленно передаются адресату. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело. Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках. Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя, подписавшего документ. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии). Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения, приказы ректора по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения начальника канцелярии и т.д. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится централизованно в канцелярии в журналах регистрации и карточках учета. Заказная входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в журналах учета. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируется на регистрационных карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета. 2.3. Контроль исполненияКонтроль исполнения включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. При постановке документа на контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция. Организация ведет механическую и автоматизированную контрольную картотеку. Контрольная карточка составляется в 2-х экземплярах: один – передается исполнителю вместе с документом, другой остается в контрольной картотеке до исполнения документа. Документы организации подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения – в указанный срок; - без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.. Снятие документа с контроля осуществляется канцелярией с фиксацией на контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких сведений об исполнении (Приложение 5). На контроль ставятся все поступающие документы руководителя, требующие исполнения. 2.4. Классификация и систематизация документов. Формирование дел.Для классификации и систематизации документов, формирования дел в организации составляется номенклатура дел. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел организации составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах секретарем на общем бланке организации, согласована с архивом , подписана начальником канцелярии . Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел соблюдаются следующие общие правила: - в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; - в дело группируются документы одного календарного или учебного года, за исключением переходящих дел; - раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения; - в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; - по объему дело обычно не превышает 250 листов. - при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. 3. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив.Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется – ЭК). ЭК осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Передача дел в архив производится только по описям. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии работника канцелярии. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела. Заключение Производственная практика проходила в ООО «ТД Интерторг». Правила создания и оформления документов в организации установлены Инструкцией по делопроизводству. Отмечено, что оформление документов организации соответствует требованиям нормативно-методической документации. В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления. Выяснено, что в организации присутствуют следующие системы документации: организационно-правовая, кадровая, статистическая. Подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение. Можно сделать вывод, организация документооборота организации соответствуют нормативно-методическим требованиям. |
Введение.
Актуальность темы исследования. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности.
Как и любые другие операции в бухгалтерском учете, операции, связанные с оборотом товара, должны подтверждаться первичными документами. Относиться к оформлению документов, связанных с поступлением и выбытием товара, следует очень внимательно, так как здесь напрямую затрагивается материальная сторона деятельности торговой организации.
Целью настоящей дипломной работы является совершенствование документирования учёта товара в филиале компании «ТД Интерторг».
Для достижения поставленной цели, необходимо решение ряда задач:
· Анализ общей характеристики исследуемого предприятия;
· Анализ нормативной законодательной базы
· Анализ организации работы с документами по учёту товара на предприятии;
· Выработка рекомендаций по совершенствованию документирования учёта товара в филиале компании «ТД Интерторг».
Предметом исследования является совершенствование документирования учёта товара в филиале компании «ТД Интерторг».
Теоретической основой для исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области теории и практики документоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме, нормативные акты Федерального и регионального уровней, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий.
Общая характеристика «ТД Иентерторг».
«ТД Интерторг» - общество с ограниченной ответственностью, учреждённое физическими лицами в количестве двух человек: Абдулаев М.А; Абдулаев А.С
Компании ООО «ТД Интерторг»- представляет собой развивающуюся сеть универсамов «Народная 7ЯсемьЯ» и супермаркетов «Идея». Компания образована в 2003 году.
Компания имеет круглую печать с указанием своего полного наименования, а так же регистрационный номер налогоплательщика, свидетельство налогового органа, расчётный счет в банке.
Основным видом деятельности компании является розничная торговля.
Основными задачами ООО «ТД Интерторг» являются:
- развитие сети универсамов шаговой доступности в Санкт-Петербурге, Москве и регионах
- обеспечение узнаваемости сети в России
- совершенствование работы каждого универсама с целью улучшения качества обслуживания
- завоевание сильной рыночной позиции на длительный срок
Основные конкурентные преимущества:
- Высокий уровень сервиса
- Удобное месторасположение
- Низкие цены
- Качественные товары
- Широкий ассортимент продуктов питания
- Наличие сопутствующих товаров на каждый день
- Круглосуточное производство
Структура компании «ТД Интерторг».
Организационная структура ООО «ТД Интерторг» представлена на рис. 1.1.
Рассмотрим основные функции структурных подразделений компании:
- Отдел закупок обеспечивает магазины продукцией
- Отдел персонала включает отдел персонала, отдел кадров и учебный центр. Отдел персонала занимается подбором персонала, а также размещает информацию о вакансиях в СМИ. Отдел кадров занимается ведением всей кадровой документации компании. Учебный центр разрабатывает стандарты работы сети, создает инструкции по технологии работы, приводит обучение и аттестации персонала магазинов.
- Бухгалтерия ведет бухгалтерский учет и учет материальных ценностей.
- Отдел расчета заработной платы производит начисление и перечисление заработной платы и налогов.
- Отдел по контролю первичной документации занимается проверкой корректности документов, сопровождающих товар.
- Отдел информации проводит инвентаризации на объектах компании, контролирует количественный учет, выполняет сбор статистических данных о работе компании, выполняет анализ информации.
- Отдел программирования обеспечивает бесперебойную работу программы 1С.
- Отдел информационных технологий занимается обеспечением работы компьютеров, установкой касс, весов и телефонов.
Структура филиала «Народная 7ЯсемьЯ».
Объектом исследования в данной работе является филиал ООО «ТД Интерторг» – «Народная 7ЯСемья», поэтому целесообразно представить схему организационной структуры данного филиала (рис. 1.2).
Необходимость построения организационных структур, как материнской компании, так и филиала продиктована также важностью определения взаимосвязей между структурными подразделениями для дальнейшей оптимизации документооборота в компании, в частности по учёту движения товара.
Рис. 1.2.
Рис. 1.1.