Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE 23
Тема №7. Организация документооборота
Учебные вопросы:
Время: 2 часа
Цели занятия: Изучить организацию процесса работы с документами с момента их создания (или получения) до завершения исполнения или отправки их из учреждения.
Литература:
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления1.
Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и также операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.
С середины 1970-х гг. появляется однозначное понятие «документооборот», закрепленное в государственном стандарте2. В это время проводится углубленное изучение параметров документооборота, обосновывается значение исследования документопотоков и выявления характерных признаков. Полученные результаты позволили сформулировать теоретические основы организации движения документов в аппарате управления любого уровня. В основных положениях ЕГСД впервые были закреплены общие принципы организации документооборота:
Таким образом, главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
Помимо теоретических основ документооборота в основные положения ЕГСД включены и практические правила организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота. Следовательно, Основные положения ЕГСД были первым нормативным документом, определившим и теоретические, и практические основы организации движения документов. Однако, разработчики Основных положений ЕГСД исходили из необходимости организации движения только традиционных (бумажных) документов. Организация работы с машиночитаемыми документами проводилась независимо от этих процессов. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах.
На рубеже 1980-1990-х гг. во всем мире начинает активно разрабатываться вопрос об интеграции документации на различных носителях, в т.ч. и машиночитаемых, в сложившиеся системы управления документами. Его реализация предполагала решение следующих задач:
Однако, разработка в нашей стране Основных положений ГСДОУ не привела к значительным изменениям в концепции организации движения документов. В ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов, их передачи и учет.
Реализация этих правил в конкретных учреждениях возможна при разработке инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения видов документов, наиболее важных для деятельности организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции или в виде приказа руководителя. Четкая регламентация движения документов на любых носителях должна учитывать целесообразность всех перемещений и обусловленность операций по разработке документов в конкретной организации.
Основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения. Инструкция по делопроизводству является документом, определяющим конкретную организацию документооборота в учреждении.
2
В делопроизводстве документооборот является средством коммуникации (?!). Он должен рассматриваться в контексте информационных проблем управления, т.е. отождествляться со сбором, обработкой, хранением и выдачей информации для управленческой деятельности. Например, документационное обеспечение принимаемого управленческого решения предполагает создание ряда комплектов (групп) документов, которые обеспечивают информационную поддержку решения. Это документы:
Таким образом, в документооборот включается совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия управленческих решений, их реализации и контроля за исполнением. Документационное обеспечение принимаемого решения состоит из ряда операций, включающих сбор информации, подготовку проекта документа, его редактирование, согласование, изготовление, удостоверение. Выполнение каждой операции предполагает направленное движение документа в управленческом аппарате (из одного структурного подразделения другое, от технических исполнителей к специалистам, а затем к руководителям и т.д.). Значит, четкое выполнение каждой операции, а также скорость перемещения документов влияют на организацию процесса управления в целом.
Повторение типовых стадий документооборота и функций работы с документами позволяет унифицировать технологию документооборота, создать основу для ее автоматизации. При этом документооборот не является часто механическим процессом, который сводится только к движению документов. Все стадии принятия управленческих решений сопровождаются восприятием и оценкой информации человеком. Поэтому при объективной возможности унификации организации документооборота в различных учреждениях и на предприятиях может иметь специфические черты, связанные с человеческим фактором, особенностями корпоративного и т.п. управления.
Необходимость постоянного совершенствования организации документооборота вызвана еще рядом причин. В числе основных можно назвать проблему постоянного роста объемов документации в сфере управления, которая характерна для учреждений всего мира и наша страна не является исключением. Закономерностью документирования является то, что в связи с научно-техническим прогрессом объемы управленческой документации увеличиваются пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда, т.е. рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. Вместе с тем производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Это разрыв приводит к росту аппарата управления во всех развитых странах мира.
Объективными причинами увеличения объемов документов является влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоения новых районов, строительство новых объектов и как результат, усложнение процессов управления. Растет количество документируемых действий и количество адресатов, которым эти действия направлены, а значит, увеличиваются объемы создаваемых документов. Следовательно, возрастание или сокращение объемов документов зависит главным образом от процессов управления и их документирования.
Однако существуют и субъективные причины роста объема документооборота. К ним можно отнести:
Таким образом, субъективные причины, влияющие на увеличение документооборота, могут быть связаны как с нарушением нормативных требований по организации документационного обеспечения управления, так и с деятельностью конкретных работников. Кроме того, новые технологии подготовки документов, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили видовое разнообразие документов и их потоки, но не решили проблему управления этими потоками. Все это свидетельствует о том, что документооборот представляет собой и серьезную организационную проблему, и проблему технологии документационных процессов.
Как основное звено любой системы делопроизводства документооборот является сложным технологическим процессом, который характеризуется множеством проблем, требующих изучения.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить, изучая качественные и количественные характеристики его параметров.
К качественным характеристикам относятся:
Маршрут движения является одной из основных характеристик документооборота. Он включает все инстанции движения документа от его получения организацией или создания черновика до подшивки в дело.
Для того чтобы выполнить главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, необходимо соблюдать ряд требований, в числе которых:
Соблюдение этих правил позволяет достичь точности направления документопотоков, сохранить время и трудозатраты на обработку документов, добиться равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности, как специалистов аппарата управления, так и службы документационного обеспечения аппарата управления в целом.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные восходящие и нисходящие) потоки. Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня, вертикальные – организации различных уровней.
Восходящие потоки – это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции (документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческой системе выделяют:
Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от системы регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.
Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: значительная часть документов поступает руководству, которое испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно увеличивает время исполнения и удлиняет путь к исполнителям.
Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например, регистрации. Нерациональная система регистрации и (или) контроля может ощутимо увеличить время движения документа от получения до поступления к исполнителю.
Исходящие документы могут всегда создаваться как инициативные документы (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступившие письменные или устные запросы. Мотивы их создания диктуются направлениями деятельности организации, ее информационными потребностями. Во всех случаях необходимо учитывать целесообразность составления документа.
Количество инициативных документов значительно превышает группу ответственных. Если организация имеет сеть подведомственных организаций, а также представительства и филиалы, в исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов. Кроме того, значительную часть данного документопотока составляют информационные документы: письма, докладные записки, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
Технология работы с исходящими документами, как правило, предусматривает участие в ней всего аппарата управления. Как инициативные, так и ответные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов будет зависеть от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.
Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.
К внутренним, прежде всего, относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также ее структурных подразделений; компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.
Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством – приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д.
В практике деятельности современных организаций широкое распространение получила внутренняя переписка. Она оформляется в основном докладными (служебными) и объяснительными записками, которые составляют отдельную группу внутренней документации.
Как правило, наиболее нерегламентированны маршруты движения именно внутренних документов. Следствием этого являются ощутимые потери времени при их подготовке и обработке. Исключение составляют распорядительные документы, движение которых, как правило, упорядочено.
К количественным характеристикам специалисты относят параметры объема документооборота. Помимо собственно объема документооборота (основного параметра), могут подсчитываться удельный вес групп документов в общем документопотоке, плотность документопотока, т.е. количество документов, проходящих через подразделение за единицу времени.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые), а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
В целом сведения об объеме документооборота помогают установить количество обходимой и достаточной информации для функционирования аппарата управления и степень загруженности организации, структурных подразделений и должностных лиц.
3
Технологическая цепочка движения и обработки документов состоит из нескольких этапов:
На каждом этапе движения документов в управленческом аппарате выполняются типовые операции по работе с документами (приложение 1).
Каждый документопоток имеет свой порядок работы с документами, который требует выполнения определенных функций.
Обработка входящих документов.
Операции по приему документов обычно проводят централизованно. В крупных учреждениях и организациях прием документов осуществляется службой ДОУ (экспедициями или специально выделенными сотрудниками). В организациях и фирмах, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов проводятся секретарем.
Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.
Правила первичной обработки документов сводятся к следующему.
Прежде всего проверяется правильность доставки документов. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату. Заказная почта и телеграммы принимаются под расписку с указанием даты и времени приема.
Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним или отдельных страниц документа, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю. Если документы получены по факту, проверяется общее количество страниц, его соответствие количеству страниц, указанному на документе. О каких-либо несоответствиях или плохом качестве переданного текста незамедлительно сообщается отправителю.
Все конверты документов, поступающих по почте вскрываются. Исключение составляют конверты с надписью «Лично»: они должны без вскрытия передаваться непосредственно адресату. Однако, если количество таких документов достаточно большое, их, как правило, учитывают при первичной обработке. В этом случае дата и учетный номер проставляются на конверте.
Конверты не уничтожаются в случае необходимости определения по нему адреса отправителя, времени отправки и получения документа, т.к. они, например, могут служить доказательством поступления просроченных документов. Во всех остальных случаях конверты уничтожают.
На поступивших документах проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа.
Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса. Отметка о поступлении позволяет учитывать поступившие в организацию документы. Документы, полученные по факсу, имеют дату получения. Однако, на них также должна быть поставлена отметка о получении с очередными учетными номерами.
Первичная обработка документов заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению и регистрации. Туда же поступают документы, адресованные на адрес организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные структурным подразделениям и не подлежащие регистрации, передаются по назначению.
В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. Выполнение этой операции облегчает классификатор структурных подразделений (вопросов деятельности) с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы, или приказ о распределении обязанностей между сотрудниками организации.
Предварительное рассмотрение документов и направление их на рассмотрение
Обработка документов при их поступлении в организацию позволяет выделить первичные потоки документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков зависит от количества инстанций прохождения документов до передачи их на исполнение.
Количество инстанций определяется структурой организации, распределением обязанностей между руководством, степенью самостоятельности структурных подразделений, технологий регистрации и общей организацией делопроизводства. В небольших организациях документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой сроки прохождения документов от получения до исполнителя будут значительно увеличены.
Предварительное рассмотрение документов проводится непосредственно после первичной обработки и значительно ускоряет их движение. Оно позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Одной из задач, которые при этом решается, является освобождение руководителя от лишнего потока второстепенной информации. Эта работа проводится секретарем руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства.
Предварительное рассмотрение подразумевает просмотр всех поступивших на имя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке. Это – распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления, документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие большое значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем.
Остальные документы после предварительного рассмотрения службой ДОУ или помощником руководителя направляются исполнителям. Документы, предназначенные нескольким структурам, подразделениям или исполнителям, передаются им поочередно или в копиях.
После рассмотрения руководителем документы передаются на исполнение в соответствии с резолюцией. Формы исполнения могут быть различными.
Ряд документов содержит указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнителем будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий и т.д.). На поступившем документе исполнителем делается отметка о производственных действиях.
Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного (исходящего) документа.
Обработка исходящих документов.
Работа с исходящими документами, как инициативными, так и с ответными, заключается:
Исполнение документа начинается со сбора информации. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ ранее изданных документов и т.д. На этом этапе исполнитель использует информационно-поисковую систему по документам организации и сами документы. После этого готовится проект будущего документа.
Проект документа проходит этап согласования с руководителями структурных подразделений и специалистами. Их согласование с содержанием документа выражается визированием. Если вопрос касается деятельности сторонней организации, документ требует внешнего согласования. В этом случае проект документа направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам этих организаций. Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими должностными лицами проект документа может быть размножен и передан одновременно всем участвующим в его подготовке организациям и Лицам (параллельное согласование). Однако, иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурных подразделений данной организации.
Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет создать документ в электронной форме, затем передать его для редактирования, получения заключения, визирования.
Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, однако, вызывают проблемы, связанные с доступом к информации сотрудников организации, а также с проставлением подлинной подписи в грифе или визе согласования.
После получения на проекте документа всех виз, документ передают на подпись руководителю вместе с приложениями к нему. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений.
После подписания исходящий документ передается в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем на отправку.
Поступивший документ и копия отправленного документа с видами согласования подписываются в дело.
Обработка внутренних документов
На этапах подготовки и оформления работа с внутренними документами организуется так же, как с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки, как и входящие письма, передаются на рассмотрение руководителю, который определяет характер дальнейших действий по этим документам.
Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Так, приказы по основной деятельности должен согласовываться в юридическом отделе или с юристом, приказы полному составу готовятся кадровой службой с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа – специальным аппаратом, например, секретариатом коллегии или секретарем совета директоров.
Вопросы для самоконтроля.
Приложение 1
к теме 7
Характеристика операций по работе с документами
|
Операция |
Содержание работы |
|
1 |
2 |
|
Входящие документы |
|
|
Получение |
Варианты получения: от работников служб, осуществляющих доставку документов, руководителей или коллег; по почте или телеграфу; по каналам связи (факсу, электронной почте); через корпоративную систему документооборота. |
|
Регистрация, учет |
Внесение сведений о полученных документах в регистрационные формы (книги, журналы, карточки или электронную базу данных) |
|
Ознакомление |
Оценка информации, содержащейся в документе, для использования в дальнейшей работе |
|
Рассмотрение (резолюция) |
Оценка информации, содержащейся в документе, и принятие решений о порядке дальнейшей работы с ним, спросах и характере исполнения, конкретных исполнителях. Написание резолюции или подписания подготовленного проекта резолюции. |
|
Передача на исполнение |
Процедура доведения документов (или их копий) до конкретных лиц для ознакомления или совершения действий, указанных в документе. Варианты передачи: непосредственно исполнителю или через курьера |
|
Копирование (размножение) |
Создание копий документов (на бумажном или электронном носителях) для обеспечения ознакомления и одновременной работы с ними необходимого круга должностных лиц |
|
Контроль за прохождением и сроками исполнения документа |
Отслеживание установленного порядка прохождения документа и его исполнения (сроков и решения вопросов по существу) |
|
Хранение документов в процессе исполнения |
Обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе исполнения документа |
|
Списание в дело |
Признание факта, что исполнение документа завершено. Помещение документа на хранение в определенное дело. Обеспечение удобства дальнейшего использования и быстрого нахождения документа |
|
Поиск |
Нахождение документа или запрашиваемых сведений о нем |
|
Исходящие и внутренние документы |
|
|
Составление |
Подготовка содержания документа на основе имеющейся информации и ее оценки |
|
Оформление |
Использование внешних элементов оформления конкретных разновидностей документов и расположение реквизитов в соответствии с установленными требованиями |
|
Согласование |
Оценка целесообразности создания документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству, нормативным документам и т.п. Проставление собственноручной подписи уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и представленными правами («виза» или «гриф согласования») |
|
Подписание (утверждение) |
Проставление подписи или грифа утверждения на документе уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами. Собственноручная подпись уполномоченного должностного лица |
|
Регистрация, учет |
Запись учетных данных о документе по установленной форме в журнале, карточке, компьютере |
|
Копирование (размножение) |
Создание копий документов (на бумажном или электронном носителях) для обеспечения ознакомления и одновременной работы с ними необходимого круга должностных лиц |
|
Передача на исполнение или отправку адресату |
Процедура доведения документов (или их копий) до конкретных лиц для ознакомления или совершения действий, указанных в документе. Варианты передачи: непосредственно исполнителю или через курьера. Способы отправки: по почте, телеграфу, факсу, электронной почте, корпоративной системе документооборота |
Приложение 2
Пример оперограммы движения и обработки входящих документов
|
Технологическая операция |
Управление делами |
Руководство организации |
Секретарь структурного подразделения |
Руководитель структурного подразделения |
Исполнитель |
Отдел по контролю управления делами |
|
Получение документа от курьеров и почтовых работников, предварительное рассмотрение |
||||||
|
Создание РКК на документ (регистрация и передача документа на рассмотрение) |
||||||
|
Рассмотрение документа |
||||||
|
Занесение в РКК резолюции и при необходимости постановка на контроль |
||||||
|
Передача документа в структурное подразделение |
||||||
|
Передача документа для доклада руководителю структурного подразделения |
||||||
|
Рассмотрение документа |
||||||
|
Занесение в РКК резолюции руководителя структурного подразделения |
||||||
|
Передача документа исполнителю |
||||||
|
Исполнение документа |
||||||
|
Внесение в РКК сведений об исполнении документа по данным, полученным от исполнителя |
||||||
|
Снятие документа с контроля |
||||||
|
Подшивка документа в дело |
Приложение 3
Пример оперограммы движения внутренних распорядительных документов
|
Технологическая операция |
Исполнитель |
Юридический отдел |
Отдел безопасности |
Заместитель руководителя |
Руководитель организации |
Старший инспектор службы делопроизводства |
Начальник службы делопроизводства |
Структурные подразделения |
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2 ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.