Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекция 7. Документация - элемент метола бухгалтерского учета
1. Бухгалтерские документы, их значение и классификация
В бухгалтерском учете документация представляет собой начальную стадию, начальный этап всей учетной работы. Объясняется это тем. что каждую хозяйственную операцию, независимо от содержания и объема, оформляют и подтверждают документом. Сведения, содержащиеся в документах, являются основанием всей учетной работы.
Документы представляют собой письменные распоряжения на совершение хозяйственных операций или письменные доказательства действительного осуществления этих операций и являются основанием для последующих записей на счета бухгалтерского учета.
От качества документов в значительной мере зависит и качество всего бухгалтерского учета. Правильные показатели учета и притом в нужные сроки можно получить лишь при условии своевременного и точного оформления документами всех операций предприятия.
Документы подтверждают достоверность и точность учетных данных и помотают выявить возможные ошибки в бухгалтерских записях.
Оформление хозяйственных операций документами называют документацией. Документация это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля за ними.
Значение документов в хозяйст венной работе предприятия определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учетных записей. Документы, прежде всего, являются средством, при помощи которого осуществляется сама хозяйственная деятельность. Па предприятии документы широко используют для оперативного руководства и управления хозяйством. Примером могут служить требования цехов, участков и других структурных подразделений, на основании которых осуществляют отпуск материальных ценностей из склада, или кассовые расходные ордера - основание для выплаты из кассы наличных денег и др.
На основании документов ведут повседневное наблюдение за движением материальных и денежных средств, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций. И 5 этого вытекает: документы служат средством обоснования учетных записей.
Документы используют в качестве доказательства при спорах, которые могут возникать между данным предприятием и другими предприятиями, организациями и лицами.
Документы служат главным основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, то есть специального исследования фактов хозяйственной деятельности, которое проводится но решению следственных органов, прокуратуры, суда или арбитража при расследовании и рассмотрении уголовных и гражданских дел.
Документы имеют большое контрольное значение. Документация хозяйственных операций помогает осуществлять ежедневный систематический контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, позволяет предотвращать их хищение.
Документы нередко используют R процессе анализа результатов хозяйственной работы, так как по данным документов можно устанавливать влияние различных факторов на результаты.
Из всего изложенного ясно, что документы являются носителями и основными источниками учетно-экономической информации. При различной организации учетно-вычислительных работ наряду с документами могут быть использованы и другие I юси тсл и и и форм аци и.
Каждый бухгалтерский документ должен содержать определенные показатели, которые характеризуют хозяйственную операцию, зафиксированную в документе, и придают документу юридическую силу. Такие показатели называют реквизитами документа.
Количество и содержание реквизитов определяются целями, для которых составляется документ, характером операции, которую он отражает, а также условиями выполнения этой операции. Несмотря на большое разнообразие хозяйственных операций, некоторые реквизиты являются общими для большинства документов.
Так. каждый документ, подтверждающий факт совершения операции независимо от ее характера, должен содержать как минимум следующие пять реквизитов:
- название документа (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта, накладная, наряд на сдельную работу, акт и т.д.);
- дата составления документа: - краткое и ясное описание содержания операции и ее основание;
- количественное выражение операции;
- подписи лиц. ответственных за совершение операции и за правильность ее
оформления (в документе, подтверждающем прием и выдачу материальных или денежных средств, должна быть расписка в их получении).
В документе должны быть его номер, название и адрес предприятия (организации), а также указаны стороны, участвовавшие в совершении операции. Перечисленные реквизиты документа называют обязательными.
Остальные реквизиты определяются характером операции, по которой он составлен. Такие реквизиты называют дополнительными.
Если документ не имеет каких-либо обязательных реквизитов, он теряет свою доказательную силу и не может служить основанием для записей в бухгалтерском учете.
К составлению и оформлению документов предъявляют определенные требования. Эти требования заключаются в следующем.
1. Своевременность составления (непосредственно в момент совершения операции, до совершения операции, после совершения операции) в зависимости от содержания операции, от хозяйственного акта.
2. Доброкачественность составления. Содержание операции должно быть четким, ясным и понятным. Заполнение документов производить' рукописью или на компьютере. Особо строгие требования предъявляются к документам, которыми оформляют кассовые операции и операции по расчетным, валютным счетам и прочим счетам в банках. Суммы в таких документах необходимо писать не только цифрами, но и прописью. Исправлений в них никаких не должно быть.
3. Документы следует заполнять аккуратно, разборчиво. По окончании операции производить гашение штампом или от руки словами: «получено», «погашено», «оплачено».
Основными факторами улучшения организации учета в целом является механизация и автоматизация первичного учета.
Улучшению документирования операций способствуют и такие важные мероприя тия, как унификация и стандартизация.
Унификация это приспособление бланков документов для оформления однородных операций в различных хозяйствах. Благодаря унификации созданы и создаются типовые документы.
Стандартизация это .установление одинаковых стандартных размеров для типовых документов. Стандартизация способствует сокращению расхода бумага на изготовление документов и упрощает их обработку. Стандартные документы удобны для хранения.
Все бухгалтерские документы лля удобства работы с ними, подвергают классификации. В основу классификации положены разные признаки, характеризующие сущность документов и их место в хозяйственной деятельности предприятия.
Основными признаками, на основании которых обычно строится классификация, являются следующие:
- назначение документов;
- порядок отражения в них операций (объем содержания);
- способ их составления (способ охвата операций) или способ использования;
- место составления;
- количество учетных позиций;
- способ обработки.
По назначению документы подразделяют на распорядительные, оправдательные, исполнительные, бухгалтерскою оформления и комбинированные.
Распорядительные документы дают право на совершение хозяйственных операций. В таких документах содержится строго определенное распоряжение соответствующего должностного лица. Например, чек. подписанный руководителем предприятия, организации, позволяет кассиру получить указанную в чеке сумму с расчетного счета в банке.
Оправдательные документы подтверждают, что указанная операция выполнена лицом, представляющим такой документ. Так. авансовый, отчет со всеми приложенными к нему оправдательными документами. представляет собой оправдательный (исполнительный) документ при сдаче его подотчетным лицом бухгалтеру.
Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют. Их роль заключается в том, что в них на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготавливают в дальнейшем учетные записи для использования в учетном процессе. Поэтому документы бухгалтерского оформления составляют только работники бухгалтерии и используют только в бухгалтерии. Например, ведомость распределения общепроизводственных расходов, справки-расчеты, оборотные ведомости и др.
Комбинированные документы это те документы, которые сочетают в себе признаки уже рассмотренных документов. Гак. кассовые приходные и расходные ордера • явно комбинированные документы. В них содержится распоряжение («выдать Васильеву В.В. под отчет»), исполнение («получил...») операции. Указание в ордере бухгалтерской записи (корреспондирующих счетов) дает основание считать его документом бухгалггемкого оформления. Комбинированные документы широко распространены в
практике бухгалтерского учета.
По порядку отражения операций в документах, то есть по объему содержания, нее
документы подразделяют на первичные и сводные. Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учетного процесса. Такие документы составляют основу первичного учёта, гак как именно в первичных документах регистрируют факты хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения. К первичным документам можно отнести инвентарную карточку учета основных средств (ф. № ОС-6). акт о приемке Материалов (ф. № М-7) я др.
( водные документы составляют на основе первичных документов. Обобщение первичных документов с помощью сводных позволяет анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях.
Так; кассовые отчеты составляют по данным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов (расчетно-платежных или платежных ведомостей на выдачу заработной платы и др.).
По способу составления (способу использования) применяют разовые и накопительные документы. Их различие заключается в степени охвата хозяйственных операций.
15 разовых документах фиксируют единовременно одну или несколько хозяйственных операций. К таким доку ментам относят приходные и расходные кассовые ордера, накладные - требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.
В накопительных документах формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени (день, декаду, месяц).
Их преимущество проявляется в сокращении первичных учетных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учета.
Примером таких документов могут служить лимитно-заборные и заборные карт, накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Такие документы открывают и ведут в течение десяти, пятнадцати дней, месяца.
По месту составления документы различают внутренние и внешние.
Внутренние документы составляют на предприятии, в организации. К ним можно отнести большую часть документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчеты подотчетных лиц. табели учета использования рабочего времени, инвентарные карточки учета основных средств, приходные ордера и др.
Внешние документы составляют другие предприятия и сторонние организации. При поступлении на данное предприятие, в данную организацию их регистрируют. Это счета-фактуры, платежные поручения. Внешние документы оформляют на бланках унифицированных форм.
По количеств) учетных позиций различают одно позиционные и многопозиционные документы.
Однопозиционные документы носят узко специализированный характер, Ограничиваясь отражением операций движения одного наименования однородного объекта учета. Например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру.
Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы или подгруппы, то такие документы называют многопозиционными или многострочными. Примером таких документов могут служить расчетно-платежные ведомости. лимитно-заборные карты и др.
Многострочные документы находят в последнее время широкое применение в практической учетной работе.
По способу обработки (по способу заполнения) различают документы, обрабатываемые:
- вручную;
- на пишущей машине:
- полностью составляемые автоматизированным путем.
К документам, заполняемым вручную, относят документы внутреннего пользования. Это различного рода разработочные таблицы: на начисление амортизационных отчислений (износа) по основным средствам, накопительные ведомости и др.
Более совершенный способ подготовки документов связан с применением персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ).
2. Документооборот и его организации
На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих документов oт подготовки и обработки на всех стадиях, заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом.
Организация документооборота лежит на главном бухгалтере фирмы. В его функции входит разработка правил документооборота и обработка учетной информации, представленного в виде графика документооборота.
|
1 № п.п |
Наименование документа
|
Технология документооборота |
||||
|
Создан ие документа |
||||||
|
Кол-во экземпляр ов |
Ответстве нный за выписку |
Ответстве нный за оформлен ие |
Ответстве нный за исполнен и с |
Срок исполнения |
||
|
Га |
Б |
I |
2 |
з |
4 |
5 |
|
1. |
Табель учета рабочего времени (ф. №Т-13) и т.д. |
1 .. |
цех |
табслыци к |
бухгалтер цеха |
Ежемесячно не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца |
График документооборота по предприятию
|
Проверка документа |
Обработка документа |
Передача в архив |
|||||
|
i Ответст 1 венный за проверк У |
Кто продет авляет |
Порядок представ ления |
Срок представления |
Кто иегюлняе т |
Срок исполнения |
Кто исполня ет |
Срок переда чи - |
|
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 I |
|
| бухгалт 1 ери я |
цех |
при отчете |
ежемесячно не позднее 2-го числа следующего за отчетным месяца |
бухгалте Р расчетно го отдела |
не позднее 3-го числа следующего за отчетным месяца |
бухгалт ср |
; ПО истечсн j ии года |
Назначение графика осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных и сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счетному контролю в виде арифметической проверки, подтверждению законности и целесообразности, зафиксированных в них хозяйственных операций, соответствующей группировке в процессе обработки в учетных регистрах и составлению необходимых форм отчетности.
Соблюдение лих условий способствует более четкой организации производства и реализации продукции, а, следовательно, и получению большей прибыли.
Если в процессе проведения указанных действий обнаруживаются неточности.
отсутствие полноты заполнения отдельных реквизитов, преднамеренные и непреднамеренные ошибки, факты злоупотребления и мошенничества, дальнейшие действия в работе с документами должны быль приостановлены. В зависимости от характера и степени допущенных нарушений они возвращаются на доработку исполнителям. Полностью соответствующие предъявляемым требованиям документы принимаются бухгалтерией. В зависимости от характера УТИХ документов работник бухгалтерии принимает их к исполнению с распиской в копии реестра или указания перечня сдаваемых документов. Например, при приеме от кассира за очередной рабочий день отчета по кассе в виде приложенных к нему приходных и расходных кассовых ордеров вместе с оправдательными документами, бухгалтер расписывается в их приеме в кассовой книге.
Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполнителей документов включает три rraria: таксировку, группировку и котировку.
Таксировка или расценка предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.
Группировка представляет следующий этап учетной обработки документов* Последние подбираются в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Гак. документы по приходу материалов группируют в разрезе складов, наименований источников поступления и т.д.; по приходу — в разрезе наименовании и направлений в использовании:
- на производственные нужды:
- на непроизводственные цели (непромышленным производствам и хозяйствам и
пр.);
- реализации на сторону и т.п.
Цель группировки - подготовить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного у чета.
Контровка - указание в первичном документе бухгалтерской записи, i.e. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного процесса Для представления бухгалтерской записи в документе предусмотрено определенное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в его конце.