Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Таким образом, совокупными показателями качества деловой речи являются: краткость, ясность, точность, чистота, правильность, оригинальность, понятность, выразительность, впечатляющая сила и убедительность.
2. Понятия «информация» и «документ». Разновидности документов
Решение любой из задач на каждой стадии делового взаимодействия, так или иначе, связано со сбором, переработкой, хранением, передачей и использованием информации. В принципе деловое общение есть не что иное, как взаимообмен информацией. Именно передача информации, обмен информацией лежит в основе общения людей, в какой бы форме оно ни осуществлялось – устной, письменной, сигнальной или знаковой. И в устной, и в письменной формах мы передаем друг другу ту или иную информацию, то или иное сообщение.
Принципиальная разница между формами общения состоит в том, что при неформальном, устном общении обмен информацией происходит в одном пункте, в одной точке пространства и в реальном режиме времени. В этом случае мы говорим о непосредственной передаче информации («из уст в уста»). При формализованном общении с использованием документа мы имеем дело с закрепленной на материальном носителе смысловой информацией, передаваемой в пространстве и времени. В этом случае речь идет об опосредованной передачей информации через документ.
Каждая из форм общения имеет свои плюсы и минусы. При неформальных коммуникациях мы видим и слышим собеседника, видим выражение его лица, мимику и жесты, слышим его словесную речь, несущую различную интонацию. Мы как бы сразу получаем информацию по нескольким каналам, что дает возможность составить более полное и более наглядное представление о говорящем человеке и его отношении к предмету общения. Непосредственное общение позволяет легче и быстрее выявить возможности совместной деятельности, обменяться деловыми соображениями и предложениями о путях сотрудничества, «нащупать» область совместных интересов.
Информация, образуемая в человеческом обществе, – это особый вид информации, обладающей семантическим, смысловым качеством. Такую информацию называют социальной (по ее генетическому признаку), семантической, смысловой или интеллектуальной (по ее основным свойствам). Все сферы человеческой деятельности и все виды управления этой деятельностью реализуются в различных видах социальной информации.
В то время как язык является средством общения, информация представляет собой содержательную сторону общения, и в этом ее особая ценность в значение.
Фиксация, закрепление информации на материальном носителе, проще говоря ее документирование, обеспечивает ее сохранность, дает возможность многократного к ней обращения для проверки или подтверждения ранее заключенных соглашений и условий их реализации; кроме того, формализованный носитель информации, будучи унифицированным по форме и представлению информации, создает предпосылки для создания локальных и централизованных интегральных информационных систем.
В соответствии с «Оксфордским словарем» «документ –это текст или изображение, имеющее информационное значение», а в переводе с латинского «документ» – это доказательство. Каждый документ должен оцениваться, прежде всего, по информации, которую он содержит.
В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, полученные по телефаксу и т.д. Создать документ можно посредством: письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи.
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. Однако при всем многообразии документов можно выделить следующие 5 групп документов:
В отдельную группу документов необходимо выделять –нормативные документы вышестоящих органов. Это документы, которые поступают от государственных и муниципальных организаций и регламентируют различные вопросы деятельности предприятия –это налоги, охрана окружающей среды.
Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение достаточно ограниченного времени. Другие, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение. Документы, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но они утрачивают свою ценность в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного человека.
Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
–письма оформляются на специальных бланках –бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
– письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
– независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
– содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).
Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.
К реквизитам делового письма относятся: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Письма оформляют в двух экземплярах –первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй –направляют в дело.
Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований, то есть, в письмах должна присутствовать –ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность.
Официально-деловая переписка по тематическому признаку делится на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельности, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них). По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.
Служебное (деловое) письмо –обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста –пересылкой по почте.
Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации –автора, почтовые реквизиты организации –автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах –отметка о наличии приложений.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
Использование типовых текстов и текстов-трафаретов помогает упростить деловую переписку.
Телеграмма –обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста –по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы чаще всего отправляют почтой, при этом необходимо заполнить готовый бланк со следующими реквизитами: адресат, текст, подпись и адрес отправителя.
Телекс –обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи –по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс –это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) –аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах (то есть срочный, простой).
Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации –точек (.) и запятых (,) –и различных шрифтов.
Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адреса отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.
Факс или телефакс (факсограмма) –получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
Телефонограмма –обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Для записи телефонограммы целесообразно использовать специальные бланки.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая за исключением подписи.
Электронное сообщение –документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).
Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен –это код страны из двух букв (в сети Red-Com это обычно «ru» (Россия), предпоследний обозначает город – msk (Москва) или организацию внутри страны и т.д.
Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Обмен электронными сообщениями осуществляется через почтовые ящики.
Список литературы