Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE \* MERGEFORMAT 67
Міністерство освіти і науки України
Кафедра комп'ютерних систем
і управління бізнес-процесами
КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ
З КУРСУ «ІНФОРМАційні системи та технології»
для студентів напряму підготовки
6.140101 «Готельно-ресторанна справа», 6.140103 «Туризм»
денної та заочної форм навчання
Затверджено
Методичною радою ОНАХТ
протокол № 5 від 28 .02 . 2013 р.
Одеса ОНАХТ 2013
Конспект лекцій з курсу «Інформаційні системи та технології» для студентів напряму підготовки 6.140101 «Готельно-ресторанна справа», 6.140103 «Туризм» денної та заочної форм навчання // Укл. Н.О.Макоєд, М.С. Перетяка, Одеса: ОНАХТ, 2013, 66 с.
Укладачі Н.О. Макоєд, канд. пед. наук, доцент,
М.С. Перетяка, канд. техн. наук, доцент.
Відповідальний за випуск
завідувач кафедри КС і УБП, В.Е. Волков, канд. фіз. -мат. наук., доцент
ВСТУП
Курс «Інформаційні системи та технології» вивчається протягом семестру і включає наступні теми: операційна система Windows, текстовий редактор Word, табличний процесор Excel, система управління базами даних Access.
У конспекті лекцій теми об'єднані у розділи. У кожному розділі за досліджуваними темами дані теоретичні відомості й наведені приклади рішення практичних завдань. Конспект може бути корисний студентам при виконанні лабораторних робіт, підготовці до заліків і іспитів, а студентам заочної форми навчання - при самостійному вивчанні тем курсу.
РОЗДІЛ 1. Розвиток інформаційних технологій. Операційна система Windows
1.1. Інформація й інформатика
Інформація - це відомості, повідомлення, сигнали й т.д., на основі аналізу яких приймаються рішення людиною або технічним пристроєм. Інформація може бути представлена в різних формах (наприклад, у числовій, символьній, звуковій, відео або графічній формі). При введенні в персональний комп'ютер (ПК) будь-якої інформації вона автоматично перетворюється в цифрову двійкову форму. Цифру двійкової системи 0 або 1 називають бітом. Біт - найменша одиниця вимірювання інформації. Наприклад, число 5 у двійковій системі числення буде представлено як 101. Більші одиниці вимірювання інформації: 1 Байт = 8 біт; 1 Кілобайт = 1024 байт; 1 Мегабайт = 1024 Кбайт; 1 Гігабайт =1024 Мбайт; 1Терабайт =1024 Гбайт, 1 Петабайт =1024 Терабайт.
ПК може зберігати двійкові числа, виконувати арифметичні й логічні операції над ними за допомогою спеціальних команд і виводити результати на екран або інші вивідні пристрої. Сукупність таких команд називають програмою для ПК. Програму складають за заздалегідь розробленим алгоритмом розв'язуваного завдання.
Інформатика = інформація + автоматика. Термін інформатика вперше з'явився в 1961 р. і був призначений для позначення галузі автоматичної переробки інформації у всіх сферах людської діяльності.
Коротка історія розвитку обчислювальної техніки
В 1642 році французький математик і фізик Блез Паскаль уперше розробив механічну машину, що виконує додавання і віднімання. Німець Г.В. Лейбніц в 1676 році розробив машину для 4-х математичних дій. З 1937 по 1944 рік американський фізик Г.Г. Айкен керує роботами зі створення електромеханічної машини МАРКО 1 із програмним керуванням.
Ера електронних машин починається будовою ЕОМ ЕНІАК у 1945 році американськими вченими Д. Моучлі і П. Еккертом. В 1951 році в Україні під керівництвом академіка С.А. Лебедєва була розроблена перша в СРСР машина МЕЛМ (мала електронна лічильна машина). Ера ЕОМ характеризується п'ятьма поколіннями (від лампових ЕОМ до ПК). Кожне покоління характеризувалося вдосконалюванням технічної бази ЕОМ і їхнім програмним забезпеченням.
В 1977 в Америці С. Джобс і С. Возняк побудували перший ПК Apple. Однак у 1981 році фірмі IBM вдалося випустити більш вдалу модель персонального комп'ютера, яка на найближчі десятиліття стала еталоном ПК і завоювала всі світові ринки.
1.2. Пристрої, характеристики і програмне забезпечення ПК
ПК складається із системного блоку й зовнішніх пристроїв. Системний блок включає мікропроцесор, що виконує арифметичні й логічні операції, а також операції керування, оперативну пам'ять, накопичувачі на гнучких (дискети) і жорстких (вінчестери) магнітних дисках, магніто-оптичні диски, пристрої сполучення й блок живлення.
Зовнішні пристрої - це клавіатура, монітор (екран), принтер (друкування), миша (маніпулятор для введення інформації), графобудівник (для побудови креслень), сканер (для введення текстів і графіки), модем (для зв'язку з іншими ПК), звукові колонки й засоби віртуальної реальності.
Основні характеристики сучасних ПК
Тип ПК визначається фірмою розробником. ПК бувають настільні, портативні й кишенькові.
В основному сучасні настільні ПК характеризуються тактовою частотою процесора - одиниці Гігагерц, оперативною пам'яттю - сотні Мб і одиниці Гб, пам'яттю відеокарти - сотні Мб, жорсткими дисками - сотні Гб, дисками для багаторазового запису DVD(CD)-RW, лазерним принтером, оснащенням системою віртуальної реальності (шоломи, датчики й т.д.).
Програмне забезпечення ПК
Програмне забезпечення можна розділити на три категорії:
1. Системні програми. До них зараховаві: операційні системи ( Windows - ME, 2000, XP, Vista та ін.), програми - оболонки ( Windows Commander), допоміжні програми: програми архіватори (WinRAR), що дозволяють стискати інформацію на дисках і записувати в архів; антивірусні програми (AVP) - для боротьби з комп'ютерними вірусами та ін.
2. Прикладні програми. Це стандартні програми для користувачів. До них відносять: текстові, графічні й звукові редактори ( MsWord, MS PhotoDRAW, Midistudio, ...); табличні процесори ( Excel, ...); системи керування базами даних (Access, ...); системи автоматизованого проектування (AutoCad-Версії); перекладачі й ін.
3. Системи (мови) програмування. Забезпечують створення нових програм для комп'ютера (Visual Basic і ін.).
1.3. Файлова система організації даних
Файлова система – система керування сукупністю файлів і папок, які зберігаються на зовнішніх носіях ПК.
Імена дисків складаються з букви латинського алфавіту, вслід за якою ставлять двокрапку.
Імена гнучких дисків - А: , В: .
Ім'я вінчестера - С: .
Імена додаткових дисків – D:, E:, F: .
Поточний (активний) диск - це диск, до якого здійснюється звернення операційної системи за умовчанням.
Файл - це логічно зв'язана сукупність даних, розміщених на диску або іншому носії інформації. Файлом може бути програма, текст, вхідні й вихідні дані. Файли розрізняють іменами. Ім'я файла складається із двох частин: основного імені й розширення. В імені файла можна використовувати букви й цифри, пробіли, крапки, знаки підкреслення та інші (крім деяких спеціальних символів ). Наприклад:
Ім'я файла - Документ. doc
основне ім'я розширення
Основне ім'я файла може складатися від 1 до 255 символів і, як правило, установлюється користувачем. Розширення включає 3 символи, які вказують, яким додатком Windows був створений файл.
Winword.exe - здійсненний файл (програма текстового редактора);
Project.vbp - проект Visual Basic;
Документ.doc - файл текстового редактора Microsoft Word;
Таблиця1.xls - файл табличного редактора Microsoft Excel;
Малюнок.bmp - графічний файл.
В іменах файлів можуть бути узагальнюючі (замінюючі) символи * і ? . Це дозволяє виділяти групи файлів. Наприклад:
*.bak - всі файли з будь-яким основним іменем, але з розширенням bak;
а???.doc - всі файли, що починаються в основному імені із символу а й будь-якими трьома символами й розширенням doc.
Папки
Всі існуючі на диску файли для зручності групують за окремими ознаками. Така група файлів має власне ім'я й називається папкою. Вимоги до імені папки аналогічні імені файла. В папку можуть бути записані імена файлів, а також імена вкладених папок. Головна папка ПК - це Робочий стіл.
Шлях до папки (файлу) - у загальному випадку складається з імені диска й переліку папок, розділених похилою рискою "\". Наприклад, шлях до особистої папки TM2642 студента факультету ТМ:
Операційна система (ОС) - сукупність програм, призначених для організації обчислювальних процесів на ПК і взаємодії ПК із користувачем. Windows - високопродуктивна ОС із графічним інтерфейсом. Існують версії ОС - Microsoft Windows ME, NT, 2000, XP і ін.
Додатки – це прикладні й користувальницькі програми, що працюють під керуванням ОС Windows.
ОС автоматично запускається при включенні комп'ютера в мережу. Після завантаження ОС на екрані дисплея з'являється головне вікно системи - Робочий стіл.
На ньому відображається декілька екранних значків і Панель завдань. Значки - це графічне представлення об'єктів Windows, а Панель завдань - один з основних елементів керування. Будемо розрізняти системні об'єкти (вінчестери, програми "Провідник", "Мій комп'ютер", прикладні програми й т.д.) і користувальницькі об'єкти (дискети, папки й файли користувача).
1.5. Користувальницький графічний інтерфейс
Графічний інтерфейс - основний спосіб спілкування користувача й ПК, в основу якого покладений принцип: вибирайте, запитуйте - відповідаємо. ОС Windows виконує команди користувача, що задаються за допомогою миші або за допомогою клавіш керування клавіатури.
Миша - пристрій керування покажчиком на екрані. У нормальних умовах покажчик миші представляє собою білу стрілку . В інших умовах курсор виглядає інакше. Нижче наведені деякі види покажчика миші:
|
|
Звичайний режим |
|
↔ |
Покажчик для зміни розмірів |
|
Піскові годинники – почекати, система недоступна |
|
|
? |
Покажчик Довідка (довідка про елемент) |
|
Покажчик Немає - не можна кидати при перетаскуванні |
Основні прийоми керування за допомогою миші :
|
Указати |
Установити покажчик на потрібний об'єкт |
|
Клацнути |
Клацнути лівою кнопкою по об'єкту |
|
Двічі клацнути |
Двічі клацнути лівою кнопкою по об'єкту |
|
Перетягнути елемент |
Указати на об'єкт і, пересуваючи мишу, утримувати ліву кнопку |
|
Клацнути правою кнопкою |
Виклик контекстного меню (меню щодо об'єкта) |
|
Перетягнути елемент правою кнопкою |
Указати на об'єкт і, пересуваючи мишу, утримувати праву кнопку. Після відпускання кнопки буде викликане контекстне меню |
Активізувати (виділити) об'єкт – клацання по об'єкту.
Розкрити об'єкт – подвійне клацання по об'єкту. При цьому розкривається його вікно.
Вікно — обмежена прямокутною рамкою поверхня екрана.
Головне вікно – Робочий стіл Windows .
Вікно додатка — наприклад, вікно текстового редактора Word.
Вікно документа — перебуває завжди усередині вікна свого додатка (наприклад, стаття усередині вікна текстового редактора).
Вікно діалогу — з'являється при необхідності внесення пояснень між користувачем і операційною системою.
Елементи вікна:
Заголовок вікна містить: кнопку виклику системних команд вікна (відновити, перемістити, розмір, згорнути, розгорнути, закрити ); назва вікна; кнопки - Згорнути вікно , Розгорнути вікно, Закрити.
Рядок команд – містить пункти основного меню команд вікна;
Панелі інструментів – містить кнопки часто виконуваних команд;
Робоча область вікна – для розміщення інформації усередині вікна;
Смуги прокручування – для переміщення інформації в робочій області по вертикалі й горизонталі.
Робота з вікнами:
Зміна розмірів вікна ( ухопившись мишею за межі вікна);
Переміщення вікна (схопивши його за заголовок вікна мишею);
Відкриття декількох вікон (подвійне клацання по одному значку, а потім на іншому);
Перемикання між вікнами (клацнути по будь-якому місцю іншого вікна);
Упорядкування вікон на екрані (клацнути правою кнопкою на панелі завдань і вибрати спосіб упорядкування).
1.6. Головне меню робочого стола й довідкова система Windows
Панель завдань – розташована в нижній частині вікна Робочий стіл і є основним засобом взаємодії із системою. На панелі завдань перебуває кнопка Пуск, клацнувши по якій ми відкриваємо головне меню Windows. На панелі завдань завжди розташовуються піктограми з іменами всіх завантажених у цей момент в оперативну пам'ять завдань. Клацання по кнопці Пуск викликає пункти меню, деякі з яких ми розглянемо нижче.
Програми - дозволяє запускати програми, включені в цей пункт. Наприклад: Програми, MS Word - запуск текстового редактора;
Документи - відображає список 15 останніх документів, з якими працював користувач і дозволяє їхнє відкриття, клацнувши по назві;
Настроювання - для зміни настроювання компонентів системи - Панель керування, Принтери й т.д.;
Пошук - дозволяє знайти й відкрити конкретний файл або папку . Для цього клацнути Пуск, вибрати й клацнути Файли й папки. У діалоговому вікні, що з'явилося, установити прапорець «Переглянути вкладені папки», установити ім'я диска, набрати ім'я пошукового файла або папки й клацнути кнопку Знайти. У нижній частині вікна будуть виведені знайдені файли або папки (якщо їх декілька).
Довідка - забезпечує виклик довідкової системи для одержання відомостей про роботу й настроювання операційної системи Windows;
Виконати дозволяє запустити будь-яку програму, відкрити папку або документ, розташований на дисках користувача;
Завершення роботи - викликає вікно, у якому можна виконати команду Виключити комп'ютер.
Довідкова система Windows
Необхідні відомості про Windows можна одержати через оперативну систему Довідка. Для запуску довідкової системи – клацнути кнопку Пуск, а потім Довідка. З'являється діалогове вікно - Довідкова система: Windows. Це вікно має три вкладки (три аркуші, розташовані один за іншим) – Зміст, Предметний покажчик, Пошук. Клацаючи по назві вкладки, можна виводити її на передній план вікна.
Використовуючи вкладку Зміст, можна переглянути основні теми довідкової інформації. На цій вкладці «довідник» розбитий на розділи, глави, окремі сторінки й абзаци. Це можна порівняти зі змістом будь якої книги.
На вкладці Предметний покажчик можна знайти конкретну сторінку або розділ, указуючи на певний термін або фразу, а потім клацнути кнопку вивести. Найчастіше цей підхід використовується тоді, коли ви знаєте, що шукаєте.
Завдяки вкладці Пошук, що містить всі слова, що зустрічаються в довідкових файлах, можна здійснити пошук інформації, яка цікавить нас, за ключовими словами або фразами.
1.7. Програма Провідник для роботи з папками й файлами
Особливості вікна програми Провідник
Провідник - це службова програма, що зарахована до категорії диспетчерів файлів, і призначена для зручної роботи з папками й файлами. Провідник запускається командами Пуск, Програми, Провідник.
Структура вікна Провідник відповідає структурі звичайного вікна папки, але робоче поле вікна Провідник розділено на дві панелі. У лівій панелі відображене дерево (структура) папок комп'ютера, а в правій вміст поточної (виділеної) на дереві папки. Якщо папка має вкладені папки, то на лівій панелі поруч із папкою відображається вузол, відзначений знаком "+". Клацання на вузлові розгортає папку, при цьому значок вузла міняється на "-". Подібним чином папки згортаються.
Вміст виділеної папки на лівій панелі можна переглянути в одному із чотирьох стилів командами меню: Вид, Великі значки, Дрібні значки, Список, Таблиця. При обраному стилі перегляду папок їх можна впорядкувати на правій панелі командами меню вікна - Вид, Упорядкувати значки й задати ключ сортування за іменем, типом, розміром або датою.
Лінії прокручування, розташовані в обох панелях, дозволяють «перегортати» файлову систему. Для виконання операцій над папками й файлами використовуємо меню вікна Провідник, або контекстне меню (правої кнопки).
Запуск програм і відкриття документів виконується подвійним клацанням по значку програми або документа на правій панелі Провідника. Якщо потрібний об'єкт на правій панелі не показаний, треба виконати навігацію на лівій панелі й знайти папку, у якій він перебуває.
Створення папки. Щоб створити нову папку, спочатку треба на лівій панелі провідника розкрити папку, усередині якої буде створена нова. Після цього треба перейти на праву панель, клацнути правою кнопкою миші по вільному від значків місцю й виконати в контекстному меню команди Створити, Папку. На правій панелі з'явиться значок папки з ім'ям Нова папка. Ім'я можна змінити й клацнути мишкою за межами папки.
Видалення папки. Папка може бути видалена як на лівій панелі вікна Провідник, так і на правій викликом контекстного меню для папки, що видаляється, виконанням команди Видалити (є й інші способи видалення).
Перейменування папки - викликати контекстне меню щодо цієї папки, виконати команду Перейменувати, змінити ім'я й натиснути Enter.
Копіювання папки - можна виконати за допомогою меню або миші. При копіюванні копія папки спочатку міститься в буфер обміну, а потім вставляється з буфера в необхідне місце. Буфером обміну служить спеціальна область пам'яті, призначена для зберігання переміщуваної інформації. Копіювання в буфер виконують командою Копіювати, а виведення з буфера командою Вставити.
Копіювання папки за допомогою контекстного меню. Викликати контекстне меню папки, що копіюється, виконати команду Копіювати. Викликати контекстне меню папки, в яку здійснюється копіювання, й виконати команду Вставити.
Копіювання папки за допомогою миші. Схопити мишею лівою кнопкою за значок, перенести на іншу папку й відпустити кнопку миші (при цьому повинна бути натиснута клавіша Ctrl якщо копіювання здійснюється на тому ж диску – інакше буде переміщення папки). Копіювання може бути виконано й правою кнопкою миші, але при відпусканні кнопки на потрібній папці відкривається контекстне меню й потрібно виконати команду Копіювати або Скасувати копіювання (правою кнопкою копіювати зручніше).
Переміщення папки – можна виконати командою Перемістити контекстне меню. При переміщенні оригінал не залишається на колишньому місці, а переміщається (на відміну від копіювання). Викликати контекстне меню папки, в яку здійснюється переміщення, й виконати команду Вставити.
Переміщення за допомогою миші рекомендується виконувати за допомогою правої кнопки.
Ярлик - являє собою маленький файл, у якому записаний шлях до конкретного об'єкта. На екрані ярлик зображується значком, у лівому нижньому куті якого розташована чорна стрілка. Ярлик може перебувати в будь-якій папці, однак у більшості випадків його поміщають на вікно Робочий стіл. За допомогою ярлика можна запускати сам об'єкт, з яким зв'язаний ярлик.
Створення ярлика папки – на правій панелі викликати контекстне меню папки, для якої створюється ярлик. Виконати команду Створити ярлик. З'явиться ярлик на правій панелі. Перемістити ярлик за допомогою миші в потрібну папку (наприклад, на Робочий стіл). Переміщення ярлика на Робочий стіл можна виконати й за допомогою контекстного меню самого ярлика командою Відправити на Робочий стіл. Двічі клацнувши створений ярлик, ми відкриваємо папку, з якою пов'язаний ярлик.
Видалити ярлик – виділити ярлик, натиснути клавішу Del і на запит підтвердити видалення.
Створення текстового файла - відкрити папку, в якій буде створено файл. Викликати на вільному полі правої панелі контекстне меню, обрати команду Створити й виконати команду Текстовий документ. З'явиться значок з однойменною назвою. Клацнути за межами значка. Порожній текстовий файл готовий. Для наповнення його текстом потрібно двічі клацнути по значку. При цьому викликається вікно текстового редактора Блокнот. Набрати за допомогою клавіатури текст і виконати в меню команди Файл, Зберегти. Закрити вікно Блокнот командами Файл, Вихід. Аналогічно може бути створений файл текстового редактора Word або табличного процесора Exсel.
Видалення, Перейменування, Копіювання, Переміщення файла нічим не відрізняється від аналогічних процедур з папками. Примітка: при спробі перемістити програмний файл, Windows автоматично створює для нього ярлик, щоб запобігти ненавмисному переміщенню програмного файла з його «рідного» каталогу, що могло б унеможливити виконання програми.
Текстовий редактор призначений для створення електронних документів, які можуть мати такі властивості, як гіперпосилання на інші документи й сайти інтернет, звукова і відеоанімація та ін. При виведенні на принтер електронних документів ці властивості будуть втрачені. Запуск текстового редактора виконується з головного меню Windows командами Пуск, Програми, MS Word. З'являється вікно текстового редактора.
Коротка характеристика елементів екрана Word
Рядок заголовка містить назву поточного документа, кнопки Розгорнути‚ Згорнути‚ Відновити.
Рядок головного меню містить пункти меню, кожний з яких має підменю‚ що містить команди редактора.
Стандартна панель інструментів містить кнопки для виконання команд, аналогічних командам головного меню вікна редактора.
Панель форматування містить кнопки для виконання команд форматування документа.
Вертикальні й горизонтальні смуги прокручування дозволяють переміщати документ по вертикалі й горизонталі.
Горизонтальна лінійка призначена для установки позицій табуляції й відступів у тексті. Вона також указує розмір поля по горизонталі.
Вертикальна лінійка вказує розмір сторінки по вертикалі.
Область тексту - робоче поле‚ на якому розташовується текст, що вводиться або редагується, малюнки‚ графіки й т.д.
Рядок стану відображає відомості про поточну сторінку й поточний розділ документа.
Основний режим роботи з документами в редакторі - "Розмітка сторінки" (команди Вид, Розмітка сторінки).
Створення нового документа
Під час запуску редактора автоматично відкривається "порожній" документ із ім'ям Документ1. Якщо редактор уже працює‚ можна створити "порожній" документ‚ клацнувши кнопку Створити на панелі інструментів (або в меню Файл клацнути Створити, у вікні діалогу обрати Звичайний і клацнути ОК).
Введення тексту в Word за допомогою клавіатури здійснюється по рядках, перехід у межах одного абзацу виконується автоматично. Після натискання клавіші Enter завершується попередній абзац і починається новий.
Абзац - це фрагмент документа, що закінчується спеціальним символом ¶ . Виведення і приховання цього символу виконується клацанням по кнопці з його зображенням на стандартній панелі інструментів. Для об'єднання двох абзаців в один потрібно:
1. Вивести маркери абзаців (клацнути по кнопці із символом ¶ ) .
2. Видалити маркер ¶ між абзацами.
Виділення тексту
Виділення вказує, над якою частиною тексту будуть виконуватися певні дії. Деякі прийоми виділення:
При первинному збереженні документа виконати:
Якщо документ вже був створений, то для одержання копії документа потрібно скористатися командами: Файл, Зберегти Як, у діалоговому вікні набрати нове ім'я й клацнути кнопку Зберегти.
Форматування - спосіб приведення документа або його фрагмента до певного вигляду. Для цього використовуються певні прийоми форматування й інструменти.
Установка розмірів полів сторінки документа:
Верхній і нижній колонтитули являють собою текст, що друкується у верхньому або нижньому полі кожної сторінки документа. Для введення тексту у верхній колонтитул потрібно:
Відступ - це відстань між текстом рядка або абзацу й полями сторінки. Вирівнювання - це спосіб, за допомогою якого встановлюють відносно один до одного початок і закінчення рядків. Міжрядковий інтервал – відстань між рядками абзацу.
Всі ці операції встановлюються командами Формат, Абзац, які викликають діалогове вікно Абзац (рис.2.1), що містить вкладки - Відступи й інтервали, Положення на сторінці. Абзац попередньо повинен бути виділений.
Відступи можна виконати також за допомогою лінійки, а вирівнювання за допомогою кнопок панелі форматування.
Установка гарнітури й розміру шрифтів
У будь-якому шрифті Word можна використовувати напівжирне, курсивне й підкреслене написання, використовуючи кнопки панелі форматування.
Введення символів
2.3. Редагування тексту сторінки
Під словом редагування розуміють перевірку й корегування тексту документа. Слід зазначити, що Word дозволяє скасувати велику кількість раніше виконаних операцій. Скасувати виконану операцію – команда Виправлення, Скасувати (або однойменна кнопка на стандартній панелі). При цьому можуть бути застосовані різні способи редагування: за допомогою основного меню, контекстного меню, кнопок панелей інструментів.
Видалити текст (абзац або весь документ) - його потрібно виділити, а потім натиснути клавішу Del.
Копіювати текст за допомогою команд:
Перемістити текст ( абзац, блок ) за допомогою команд - необхідно :
Примітка. При редагуванні тексту документа доцільно в деяких випадках виконувати розбивання вікна редактора на дві частини командами меню: Вікно, Розділити. Команди: Вікно, Зняти – скасовують розподіл.
Вставка тексту з іншого документа
2.4. Стовпчики і таблиці в Word
Розташування тексту колонками
Стовпчики можна створювати при введенні тексту, а також із вже створеного тексту. Розглянемо створення стовпчиків для виділеного тексту:
Таблиця - це оформлені дані у вигляді рядків і стовпців. Кожний елемент таблиці - комірка – відділяється від інших елементів координатними лініями. Це пунктирні лінії, які не видні при друкуванні. Комірка таблиці може містити: текст, графіку, тобто все те, що можна розміщати в документах Word.
Word передбачає декілька способів створення таблиць. Розглянемо створення таблиці за допомогою команди Додати таблицю в меню Таблиця:
Для створення таблиці за допомогою команди Намалювати таблицю, потрібно вивести панель Таблиці й межі (команди Вид, Панелі інструментів, Таблиці й межі – рис.2.2).
Рис. 2.2- Панель Таблиці й межі
Олівець у панелі дозволяє малювати лінії, а ластик - витирати. Інші кнопки панелі Таблиці й межі дозволяють виконувати обрамлення таблиці, вирівнювати ширину й висоту стовпців і рядків, виконувати сортування таблиці й багато чого іншого.
Операції з комірками:
Операції з рядками й стовпцями
Видалення змісту таблиці - виділити таблицю й натиснути клавішу Del.
Видалення всієї таблиці - встановити покажчик миші в поле таблиці, виконати команди Таблиця, Видалити таблицю.
Використання в таблиці формул
Текстовий процесор Word дозволяє виконувати обчислення, записуючи в окремі комірки таблиці формули за допомогою команд Таблиця, Формула. Для обчислення суми чисел рядка або стовпця потрібно:
Якщо виділена комірка перебуває з правого краю рядка чисел, Word пропонує формулу =SUM(LEFT). Якщо ця формула вірна, натисніть кнопку OK.
Складні формули у вигляді складних дробів, що містять спеціальні символи, записують за допомогою спеціального формульного редактора Microsoft Equation. Виклик формульного редактора:
З'являється меню редактора формул, панель інструментів Формула і рамка для набору формули.
Панель спеціальних символів
Панель шаблонів
Для вставки складної формули в текст необхідно :
1. Встановити курсор у місце вставки формули в тексті.
2. Викликати редактор формул.
3. Набрати за допомогою редактора формулу.
4. Після створення формули встановити покажчик поза вікном формули і клацнути мишею для повернення в документ.
Приклад запису формули:
Створення гіперпосилання
Гіперпосилання - кольоровий підкреслений текст або графіка, вибір яких дозволяє виконати перехід від гіперпосилання до фрагменту документа, до іншого документа і т.д.
Створення гіперпосилання для переходу до фрагменту документа:
Видаляється гіперпосилання контекстною командою: Гіперпосилання, Видалити гіперпосилання.
Для створення й зміни малюнків використовується панель інструментів малювання, що виводиться на екран командами: Вид, Панелі інструментів, Малювання.
Малювання автофігури ( основні фігури, блок – схеми й т.д.) :
Вставка тексту в автофігуру:
Малювання кола:
Виділення фігури – клацнути мишкою по фігурі.
Видалення фігур:
Поворот фігур:
Заливання фігур:
Для заливання можна використовувати контекстне меню – Формат автофігури, Заливання.
Виділення декількох автофігур – 2 способи виділення:
Групування автофігур - виділити автофігури, клацнути кнопку Дії, а потім Групувати. Груповані об'єкти являють собою вже окремий об'єкт.
Розгрупувати об'єкт - виділити об'єкт, клацнути кнопку Дії, а потім Розгрупувати.
2.7. Імпорт графічних об'єктів і команда Об'єкт WordArt
Word має вбудовану колекцію художніх зображень, які можна вставити в документ командами меню: Вставка, Малюнок, Картинки.
Команда Картинки відкриває вікно " Microsoft Clip Gallery " . На вкладці Картинки виділяється картинка, натискається кнопка Вставити, й картинка вставляється на місце встановленого курсора в документі. Картинки потім можна редагувати.
Команда Об'єкт WordArt. Виводить на екран панель Колекція WordArt з набором спецефектів. Виберемо мишею потрібний стиль напису й клацнемо ОК. З'являється вікно Зміна тексту WordArt, у якому потрібно набрати текст для трансформації. На рис. 2.3 представлений результат застосування WordArt
Рис. 2.3 - Застосування спецефектів WordArt
Редагування графічних об'єктів
Обрізати об'єкт - виділити об'єкт (при цьому з'являється панель Налагодження зображення ) і в панелі клацнути кнопку Обрізка. Вивести курсор на маркер об'єкта (курсор прийме вигляд кнопки - обрізка ), натиснути ліву кнопку миші й пересунути маркер у напрямку до центра графічного зображення. Відпустити ліву кнопку миші. Об'єкт буде обрізаний у даному напрямку, Аналогічно виконується обрізка об'єкта з інших напрямків. Слід зазначити, що панель Налагодження зображення дозволяє змінювати яскравість і контрастність зображення й інші операції.
Обтікання об'єкта в тексті
Виконати команди в меню Формат, Малюнок. З'являється вікно Формат малюнка, у якому виділити вкладку Обтікання й вибрати вигляд обтікання тексту навколо малюнка. Клацнути ОК.
3.1. Робочі книги, аркуші й вікно Excel
Табличним процесором називають пакет програм, призначений для обробки табличних даних. Файли Excel називаються робочими книгами. Робоча книга складається з набору робочих аркушів, кожний з яких має табличну структуру й може містити одну або декілька таблиць.
Робочий аркуш складається з рядків і стовпців. Заголовки рядків - номери від 1 до 65536. Заголовки стовпців - імена А,В,С,...Z, AA, AB, ... IV ( 256 стовпців). На перетинанні рядка й стовпця утвориться комірка, що характеризується адресою, наприклад А1. Блок комірок – це прямокутна область суміжних комірок, що характеризується адресами, розділеними двокрапкою. Наприклад, А1: С10.
Запуск Excel – виконується командами меню стола: Пуск, Програми, Ms Excel. З'являється вікно Excel, у якому розміщається робочий аркуш1 книги 1(подібно документу1 в Word). Багато елементів вікна Excel є загальними для всіх вікон Windows: заголовок вікна, рядок основного меню, стандартна панель інструментів і панель форматування (а також інші панелі).
Вихід з Excel – команди меню: Файл, Вихід.
Додаткові елементи вікна Excel:
Для виклику функцій Скасування Enter Змінити формулу
Активізація комірки - клацнути мишею по ній.
Виділення комірки – двічі клацнути комірку і просунути мишею по простору комірки.
Виділення рядка або стовпця - клацнути по заголовку рядка або стовпця. Виділення групи рядків або стовпців - простягнути мишею по заголовках.
Виділення діапазону комірок - простягнути мишею по діапазону.
Виділення несуміжних комірок – клацати (для діапазону простягати) послідовно мишею при натиснутій клавіші Ctrl.
Зняти виділення - клацнути мишею за межами виділення.
Очищення виділених об'єктів – виділити об'єкт і натиснути клавішу Del.
Вставка рядків і стовпців - виділити рядок або стовпець і в головному меню виконати команду Вставка, а потім Рядка або Стовпця.
Робота з комірками
Вставка комірок - у контекстному меню комірки виконати команду Додати комірки. У діалоговому вікні встановити перемикач для зрушення вправо або вниз і клацнути ОК.
Копіювання або переміщення вмісту комірки - у контекстному меню комірки виконати команду Копіювати (вирізати), а потім в комірці, куди потрібно помістити копію, в контекстному меню виконати команду Вставити. Аналогічно виконується Копіювання або переміщення блока комірок. Аналогічні операції можна виконувати, ухопившись за межу комірки, й перетягнути на нове місце (при натиснутій клавіші Ctrl - копіювання, інакше - переміщення).
Об'єднання комірок – виділити поєднувані комірки й виконати команди головного меню: Формат, Комірки, вкладка Вирівнювання, встановити прапорець у поле Об'єднати комірки. Зняття прапорця приведе до роз'єднання комірок.
Зняття захисту деяких комірок і захист аркуша
Якщо встановити захист аркуша, то захищеними за замовчуванням стають і його комірки. Однак для деяких комірок захист можна зняти, для цього:
У цьому випадку в захищеному аркуші будуть доступні попередньо незахищені комірки.
В комірці можуть перебувати три типи даних: числові значення, текст, формула.
1. Числові значення – це число, дата й час.
Наприклад, форми подання:
чисел - 3,15; -3456 ; -3,445E+01; 34,5E+0
дат - 25.06.99; 25 червня 99; Червень 99
часу - 11:40:35 ; 11:40; 11:40:35 AM
Введення числових даних: активізувати комірку, ввести числові дані й натиснути Enter.
Редагування числових даних в комірках - виділити комірку, клацнути в правій частині рядка формул і виправити із клавіатури зміст.
Форматування числових даних комірки – виділити комірку, виконати команди меню Формат, Комірки. У діалоговому вікні обрати числовий формат і клацнути ОК. Можна вказати кількість знаків числа після коми й т.д. Аналогічно можна вибирати вигляд представлення (формат) дати й часу.
Автозаповнення числами. У правому нижньому куті рамки поточної комірки є чорний квадратик - маркер заповнення. Запишемо в А1 одиницю. За допомогою перетаскування маркера заповнення комірки можна копіювати її в інші комірки того ж рядка або того ж стовпця. Якщо при цьому тримати натиснутою клавішу Ctrl, то в стовпці або рядку буде розташований натуральний ряд чисел.
2. Текст. Уводиться із клавіатури аналогічно редактору Word.
Автоматичне введення - запам'ятовування попередніх слів і відновлення по перших буквах при новому введенні ( щоб зняти режим автовводу – виконати команди: Сервіс, Параметри, Виправлення, зняти прапорець Автозаповнення значень комірок).
Автопідбір ширини стовпців- виділити набрану таблицю й виконати наступні команди меню: Формат, Стовпець, Автопідбір ширини.
Вирівнювання тексту - аналогічно текстовому редактору, тобто кнопки форматування - вирівнювання ліворуч, праворуч, по центру і центрування.
Створення користувальницького списку автозаповнення - виконати команди меню Сервіс, Параметри, Списки. Вибрати Новий список і ввести свій список у вікні Елементи списку. Потім клацнути кнопку Додати. Наприклад, ми внесли назви міст: Одеса, Миколаїв, Херсон, і т.д. Тепер записавши в комірці слово Одеса й потягнувши за маркер вправо, одержимо в сусідніх комірках інші міста.
3. Формула. Обчислення в таблицях програми Excel здійснюються за допомогою формул. Формула обов'язково починається знаком рівності. Права частина формули може містити числові константи, посилання на комірки й функції Excel, з'єднані знаками математичних операцій.
Приклад формули: = А7 + 5,45 *COS(A1) + СУММ(В1:В10). Природно, що для виконання цієї формули в комірках А7,А1, В1:В10 повинні бути записані числа.
Введення формули – активізувати комірку, набрати із клавіатури знак = , а потім арифметичний або логічний вираз і натиснути Enter. При цьому формула автоматично обчислюється, результат обчислень відображається в комірці, а сама формула відображається в рядку формул.
Для відображення в комірках всіх записаних формул, потрібно виконати команди меню: Сервіс, Параметри. Клацнути вкладку Вид і встановити прапорець у поле Формули. Зняття прапорця Формули приведе до відображення в комірках результатів обчислення формул. Таким чином, формула має два вигляди відображення в комірках – формульне й результативне.
Редагування формули – активізувати комірку з формулою й клацнути мишею в правій частині рядка формул. Виправити формулу й натиснути Enter (редагувати можна і в самій комірці - двічі клацнувши її).
3.4. Арифметичні й логічні вирази в Excel
Арифметичний вираз – це сукупність числових констант, посилань на комірки й функцій, зв'язаних арифметичними операціями. Рішенням арифметичного виразу є число.
Арифметичні операції: + - * / % ^ (підняття до степеня).
Операції порівняння - = ; <; <=; >; >=; < >.
Порядок виконання операцій в арифметичних виразах: розкриваються дужки (якщо вони є), виконуються функції, % , потім підняття до степеня, множення й ділення, додавання й віднімання. Наведемо приклад формули з арифметичним виразом: =(А1 + В1)/(С1+COS(D1))
Логічні вирази (ЛВ). Простий логічний вираз - це вираз відношення або два арифметичні вирази, пов'язані операцією відношення.
Операції відношення <, < =, >, > =, <> (не дорівнює), = .
Наприклад: А1 > С1 . Якщо А1 більше С1, то результат рішення логічного виразу — true, інакше значення false.
Складний логічний вираз включає логічні операції:
И( логічне множення) , ИЛИ (логічне додавання), НЕ (операція заперечення). Синтаксис логічної операції И :
И (логічний вираз 1; логіч. вираз 2; ... ; логіч. вираз 30)
Операція И - повертає значення ІСТИНА, якщо всі аргументи мають значення ІСТИНА (повертає ХИБНІСТЬ, коли хоча б один аргумент має значення ХИБНІСТЬ). Наприклад, значення комірки А1=95, тоді логічний вираз И(A1<=100; A1>=90) має значення – істина.
Синтаксис логічної операції ИЛИ:
ИЛИ (логічний вираз 1; логіч. вираз 2; ...; логіч. вираз 30) Операція ИЛИ - повертає ІСТИНА, якщо хоча б один аргумент має значення ІСТИНА (повертає ХИБНІСТЬ – коли всі аргументи мають значення ХИБНІСТЬ). Наприклад, ИЛИ(A1<=100; A1>=90) може мати значення – істина, коли істині обидва логічних вирази, або один з виразів.
Операція заперечення НЕ - змінює на протилежне логічне значення свого аргументу. Наприклад, НЕ (хибність) – істина.
3.5. Абсолютні, відносні й змішані адреси
Адреси комірок у формулах. У формулі можуть бути записані відносні й абсолютні адреси комірок, а також змішані, які містять відносні й абсолютні адреси.
Абсолютні адреси мають знак $ перед ім'ям стовпця й рядка. Наприклад, $A$2. При копіюванні формули ця адреса не змінюється.
Відносні адреси – без знака $. Наприклад, А2. Відносні адреси змінюються залежно від того, в якому напрямку копіюється формула.
Змішані адреси – містять відносну й абсолютну частини. Наприклад, $A1 - ім'я стовпця не буде змінюватися при копіюванні, а рядок буде. Якщо адреса буде А$1, то ім'я стовпця буде мінятися, а рядка - ні.
Копіювання формули в суміжні комірки виконується протяганням мишею за маркер комірки.
|
|
А |
В |
З |
|
1 |
4,5 |
6 |
=А1+$В$1 |
|
2 |
2,4 |
=А2+$В$1 |
|
|
3 |
3,1 |
=А3+$В$1 |
Приклад 3.1. Обчислення задане ітераційною формулою при початковому наближенні в0=1 і х=25. Значення Х записуємо в комірку А1. Початкове значення в0 записуємо в комірку В1. Формулу запишемо в комірку В2 . Оскільки значення Х у формулі не змінюється, то і його адреса у формулі є абсолютною $a$1. Копіюємо (тягнемо за маркер заповнення вниз) комірку b2 в комірки b3: b7.
На мал. 3.1 ліворуч представлений фрагмент ЕТ з відображенням результатів, а праворуч із відображенням формул з модифікацією адрес b1,b2,..b6 при копіюванні.
Рис. 3.1 - Обчислення за ітераційною формулою
РОЗДІЛ 4. Функції в Excel
4.1. Стандартні функції
Стандартні функції використовуються в програмі Excel тільки у формулах. Виклик функції складається з вказування у формулі імені функції, після якого в дужках вказується список параметрів. Окремі параметри розділяються в списку крапкою з комою. Як параметр може використовуватися число, адреса комірки або довільний вираз. Наведемо приклад формули із застосуванням функції СУММ.
= СУММ(А1:A3; D4) це еквівалентно =А1+A2+A3+D4.
Ім'я функції аргументи функції розділяються крапкою з комою.
Примітка. При ручному введенні ім'я функції набирається російськими буквами, а аргументи в дужках латинськими.
Таблиця деяких стандартних функцій в Excel
|
Функція |
Приклад |
Опис |
|
СРЗНАЧ |
=СРЗНАЧ(В4:В9) |
Середнє арифметичне декількох чисел |
|
МАКС |
=МАКС(F4:F10) |
Максимальне число в даному діапазоні |
|
МИН |
=МИН(В4:В9) |
Мінімальне число в даному діапазоні |
|
СУММ |
=СУММ(В4:D9) |
Сума чисел у блоці комірок |
|
ПРОИЗВЕД |
=ПРОИЗВЕД(В4:В9) |
Добуток чисел у діапазоні |
|
COS |
=COS(D4) |
Косинус заданого кута ( кут у радіанах) |
|
РАНГ |
=РАНГ(А2;A1:A5) |
Повертає порядок А2 у відсортованому за спаданням діапазоні А1:А5. |
Повний синтаксис функції РАНГ:
РАНГ(число; посилання ; ознака сортування )
Число - адреса комірки або просте число, для якого визначається ранг. Посилання - заданий діапазон чисел.
Якщо ознака сортування відсутня, то Excel визначає ранг числа так, ніби посилання було списком, відсортованим у порядку спадання, а якщо є присутнім (відмінне від нуля число) – у порядку зростання. На мал. 4.1 представлено приклад застосування функції РАНГ. Для трьох магазинів необхідно визначити займане місце по отриманій виручці ( у порядку спадання). Звернути увагу (при копіюванні С2 у С3:С4 ) на абсолютні адреси комірок посилання в команді = РАНГ ( B2; $B$2 : $B$4 ) .
Деякі повідомлення про помилки підчас введення формул:
#ДЕЛ/O! - ділення на 0.
#ИМЯ ? - в адресах комірок російські букви.
#ЗНАЧ! - аргумент функції - текст.
#ЧИСЛО! - від’ємний аргумент кореня або ввели не всі обов'язкові аргументи функції.
#ССЫЛКА - використовується неприпустиме посилання на комірку.
При записуванні в комірку формули =СУММ(А1 : А4) необхідно СУММ записати російським шрифтом, а інше латинським. Ці та інші незручності усуваються при застосуванні майстра функцій – спеціальної вбудованої програми в Excel. Майстер функцій викликається командами Вставка, Функція або кнопкою fx на стандартній панелі вікна Excel.
Розглянемо приклад запису формули =СУММ(А1 : А4) за допомогою майстра функції. В діапазон А1:А4 записані числа. За допомогою майстра функцій потрібно ввести формулу суми чисел цього діапазону в комірку А5. Виконати наступне :
Примітка. В панелі формул набагато зручніше не набирати із клавіатури діапазон А1:А4 , а клацнути праворуч по кнопці зняття панелі для функції СУММ (рис. 4.3). Панель знімається, а замість неї залишається невелика смужка з кнопкою повернення (рис. 4.4). Виділити мишею діапазон А1:А4 і клацнути по кнопці повернення. В панелі формул клацнути ОК. Майстер функцій закривається, у рядку формул відображається формула, а в комірці А5 - числовий результат.
Синтаксис логічної функції ЕСЛИ:
істина
ЕСЛИ ( логічний вираз; дія 1; дія 2)
хибність
Робота функції: якщо значення логічного виразу Істина, то результатом функції буде дія 1, інакше дія 2.
Як дія 1 або 2 може бути вкладена інша функція ЕСЛИ. В складних логічних виразах можуть використовуватися логічні операції (И, ИЛИ , НЕ).
Обчислити значення У за наступною залежністю
Порядок дій:
=ЕСЛИ( a1<-1; sin(А1); ЕСЛИ( И(-1<=a1; a1<=1); cos(А1) ; А1^2 ))
Використання майстра функцій для набору функцій ЕСЛИ
4.3. Функції обробки даних типу ДАТА\ ЧАС
Категорія функцій ДАТА і ЧАС Майстра функцій дає можливість використовувати різні функції для обробки даних типу ДАТА й ЧАС. Excel дозволяє вводити дату різними способами:
|
"Класична" форма |
3.10.2006 |
|
Скорочена форма |
3.10.06 |
|
З використанням дефісів |
3-10-6 |
|
З використанням дробу |
3/10/6 |
Зовнішній вигляд (відображення) дати в комірки може бути дуже різним (з роком або без, місяць числом або словом і т.д.) і задається в меню Формат - Комірки
Час вводиться в комірки з використанням двокрапки. Наприклад,
16:45
За бажанням можна додатково уточнити кількість секунд - вводячи їх також через двокрапку:
16:45:30
І, нарешті, ніхто не забороняє вказувати дату й час разом - через пропуск.
Наведемо синтаксис деяких найбільш часто використовуваних функцій типу ДАТА\ЧАС.
ДЕНЬ(дата_в_числовому _форматі) - повертає значення дня місяця в діапазоні від 1 до 31.
МЕСЯЦ(дата_в_числовому _форматі) - повертає номер місяця - число в діапазоні від 1 (січень) до 12 (грудень);
ГОД(дата_в_числовому _форматі)- повертає значення року – ціле число в діапазоні від 1900 до 9999;
ДЕНЬНЕД(дата_в_числовому_форматі)- повертає ціле число від 1(Неділя) до 7(Субота), що відповідає номеру дня тижня для заданої дати;
СЕГОДНЯ() - повертає поточну системну дату у форматі дати;
ТДАТА()- повертає поточну системну дату й час у форматі дати й часу;
ДНЕЙ360(нач_дата;кін_дата;метод) – обчислює кількість днів між двома датами на основі 360-денного року (12 місяців по 30 днів).
На рис. 4.5 і 4.6. наведені фрагменти ЕТ значень і ЕТ у формульному вигляді відповідно до використання розглянутих вище функцій.
Рис. 4.5.
Діаграма - це в різних формах графічне представлення табличних даних. В Excel можна будувати різні типи діаграм (рис. 5.1).
Зручний спосіб створення діаграми – це використання програми Майстер діаграм, що включає чотири кроки виконання. Дані для діаграм повинні бути розташовані по рядках або стовпцях (далі це рядки).
Розглянемо приклад. Табулювання заданої функції y=x2 при зміні аргумента x [-1,1] із кроком dx=0,5 наведено на рис. 5.2.
Аргумент заданої функції розташований у стовпці А, а значення функції в стовпці В. Необхідно побудувати графік функції y=f(x) із застосуванням майстра діаграм. Потрібно виділити мишею діапазон В1:В6 і клацнути на панелі кнопку Майстер діаграм (або виконати команди Вставка, Діаграма).
Аналогічно будуються Гістограма й інші типи діаграм.
5.2. Редагування побудованої діаграми
Викликаючи контекстне меню Область побудови діаграми, ми можемо виконати команду Формат області побудови й зробити прозорим заливання діаграми. Контекстне меню області Вісь категорій дозволяє виконати команду Формат осі. На вкладці Шкала вилучити прапорець у полі Перетинання з віссю У (значень) між категоріями. Це дозволить розташувати точки даних на мітках по осі Х, а не поміж них. На вкладці Вирівнювання можна на 900 розгорнути числа осі Х. На вкладці Число можна обмежити кількість цифр після коми на осі Х. Підвести покажчик миші до лінії графіка, викликати контекстне меню і виконати команду Формат рядів даних. На вкладці Вид можна встановити потрібний колір лінії графіка. В області Вісь значень можна змінювати параметри осі У.
РОЗДІЛ 6. Робота з базами даних в Excel
Базою даних (БД) в Excel ми будемо називати ЕТ, організовану за певними правилами. БД в Excel розташовується на одному аркуші. Основними операціями в ній є операції сортування (упорядкування і фільтрації (відбір даних за різними критеріями).
Записи – рядки в БД. Між записами в БД не може бути порожніх рядків.
Поля - стовпці в БД. Всі комірки стовпця повинні мати однотипні дані (текстові, числові та ін.) і однаковий формат.
Ім'я поля – унікальний заголовок поля (наприклад, Прізвище або Місто). Заголовок БД – перший рядок БД. Після заголовку не може бути порожнього рядка. Наведемо приклад фрагменту БД.
Форми в БД
БД може вводитися із клавіатури, як звичайна таблиця, так і за допомогою форм. Форма викликається командами меню Дані, Форма і являє собою бланк, за допомогою якого можна редагувати й доповнювати записи, виконувати пошук записів у БД за заданим критерієм (рис. 6.2).
Записи в БД можна сортувати за значеннями комірок одного або декількох полів за зростанням або спаданням.
Порядок сортування:
Примітка. Сортування по декількох полях виконується з використанням додаткових пунктів вікна Сортування діапазона.
Порядок фільтрації:
Додаткові пункти списку, що розкривається, команди Автофільтр : Всі, Перші 10 ,…:( мал. 6.3)
6.3. Застосування команди Розширений фільтр
Команда Розширений фільтр дозволяє виконати відбір записів за критеріями декількох стовпців. Запишемо загальні положення застосування команди Розширений фільтр:
Приклад. Нижче представлена підготовлена частина БД із діапазоном умов:
РОЗДІЛ 7. Основи технології MICROSOFT ACCESS
7.1. Що таке бази даних
Основні ідеї сучасної інформаційної технології базуються на концепції баз даних (БД). Відповідно до цієї концепції, основою сучасної технології є дані, які повинні бути організовані в БД із метою адекватного відображення реального світу, що змінюється, і задоволення інформаційних потреб користувачів. Збільшення обсягу й структурної складності збережених даних, розширення кола користувачів інформаційних систем привело до створення зручних засобів інтеграції збережених даних і управління ними - систем управління базами даних (СУБД). Microsoft Access - один з найбільш сучасних програмних продуктів, застосовуваних для створення, зберігання й обробки баз даних в економіці, управлінні, довідковій службі й інших галузях.
У даній роботі показані етапи створення бази даних Access «Навчальний процес», розглянуті питання, пов'язані із проектуванням і обслуговуванням таких додатків.
У самому загальному змісті база даних - це набір записів і файлів, організованих спеціальним чином. Один з типів баз даних - це документи, набрані за допомогою текстових редакторів і згруповані за темами. Інший тип - файли електронних таблиць, поєднувані в групи за характером їхнього використання. Іноді розв'язуване завдання стає занадто великим, тобто необхідна інформація розкидана по сотнях текстових файлів і електронних таблиць. У цьому випадку виникають проблеми: 1) Як зберегти зв'язки між файлами при введенні нової інформації? 2) Як переконатися, що дані вводяться правильно? 3) Що робити, якщо одна і та ж інформація може знадобитися відразу декільком користувачам і ін. Для рішення подібних проблем необхідні системи управління базами даних.
Майже всі сучасні системи засновані на реляційній моделі управління БД. Назва “реляційна” пов'язана з тим, що кожний запис у такій базі даних містить інформацію, що відноситься тільки до одного конкретного об'єкта.
7.2. Архітектура Microsoft Access
Працюючи в Access, можна користуватися всіма зручностями, які дає Windows і для інших додатків, наприклад, Exсel або Word, тобто робота з вікнами, меню, панелями інструментів, операціями “вирізати”, “копіювати”, “вставити “ у СУБД точно така.
Microsoft Access називає об'єктами все те, що може мати ім'я. У базі даних Access основними об'єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси й модулі.
Таблиці - об'єкти, які визначаються й використовуються для зберігання даних. Кожна таблиця включає інформацію про об'єкт певного типу. Вона містить поля (стовпці), і записи (рядки), де зібрана вся необхідна інформація про об'єкт.
Запити - об'єкти, які дозволяють користувачеві одержати потрібні дані з однієї або декількох таблиць. Для створення запиту можна використовувати бланк QBE (запит за зразком) або інструкції SQL. За допомогою запитів можна також створювати нові таблиці, використовуючи дані з однієї або декількох таблиць.
Форми - об'єкти, призначені в основному для введення даних, відображення їх на екрані або управління роботою додатка. Можна використовувати форми для зручного подання даних із запитів або таблиць. Форми можна також роздрукувати.
Звіти - об'єкти, призначені для створення документа, що згодом може бути роздрукований або включений у документ іншого додатка.
Макроси - об'єкти, що представляють собою структурований опис одного або декількох дій, які повинен виконати Access у відповідь на певну подію.
Модулі - об'єкти, що містять програми, написані мовою Visual Basic для додатків, які дозволяють розбити деякий процес на кілька невеликих процедур. Модулі можуть бути незалежними об'єктами, що містять функції, які викликаються з будь-якого місця додатка.
Примітка. При створенні БД повинні враховуватися наступні обмеження:
- таблиця може містити не більше 255 полів;
- таблиця не може мати більше 32 індексів;
- складені індекси не можуть містити в собі більше 10 полів, а загальна довжина полів не може перевищувати 255 байтів;
- загальна довжина рядка таблиці не може перевищувати 2 Кбайта;
- розмір об'єкта OLE не повинен перевищувати 1 Гбайт;
- на число записів у таблиці не існує обмежень, але розмір файлу бази даних Microsoft Access не може перевищувати 1 Гбайт.
7.3. Створення бази даних. Створення таблиць. Зв'язування таблиць
Після запуску Microsoft Access на екрані з'являється вікно діалогу, показане на рис.1.1. Це вікно дозволяє створити порожню базу даних, скористатися майстром баз даних або відкрити існуючий файл бази даних.
Починаючий користувач може за допомогою майстра баз даних без усякої попередньої підготовки створити додаток Access на основі кожного з більш ніж двадцяти шаблонів, наявних в Access. Для цього у вікні (рис.1.1) установити перемикач Запуск майстри й ОК. У вікні, що відкрилося, необхідно клацнути по значку обраного шаблона й нажати ОК. Після цього ввести ім'я файлу нової бази даних і клацнути на кнопці Создать. До імені файлу автоматично додається розширення .mdb.
Після цього натискаються кнопки Далее Далее Готова, де послідовно вибираються: імена таблиць, вид оформлення екрана, запит на включення малюнка у звіт і ін.
У випадку, якщо жоден з наявних шаблонів не влаштовує користувача, створюється своя порожня база даних. Для цього після запуску Access установлюють перемикач Новая база данных (рис.7.1)
і натискають ОК. Після того, як відкриється вікно Файл новой базы данных, вибирається папка й диск, потім вводиться ім'я нової бази даних і натискається кнопка Создать.
Через якийсь час на екрані з'явиться вікно бази даних, представлене
на рис.7.2.
Рис.7.1 - Початкове вікно Access
Створення таблиці
Для цього у вікні бази даних (рис.7.2) потрібно перейти на вкладку Таблица й нажати кнопку Создать. При цьому відкриється вікно Новая таблица. Якщо вибрати в списку Режим таблицы й нажати ОК, то на екрані буде порожня таблиця, у яку можна вводити різні типи даних: текст, числа, дати, грошові значення. Але на відміну від електронної таблиці, наприклад, в Excel у неї не можна вводити вирази, що обчислюються.
Для збереження таблиці необхідно нажати кнопку Сохранить й визначити первинний ключ.
Створення таблиці за допомогою майстра
Для побудови таблиці за допомогою майстра необхідно у вікні База данных (рис.7.2) перейти на вкладку Таблицы й нажати кнопку Создать.
У вікні Новая таблица необхідно вибрати Мастер таблиц і потім ОК. На екрані з'явиться вікно, у якому потрібно вибрати зразок таблиці й зразки полів.
Щоб включити поле в створювану таблицю, його потрібно виділити в списку зразків полів і нажати кнопку >. Ім'я поля з'явиться в правому списку.
Для видалення поля зі списку потрібно його виділити й нажати кнопку <. Щоб видалити всі поля й почати все спочатку, потрібно нажати кнопку <<. Після заповнення полів нової таблиці потрібно натискати кнопки Далее Далее й Готово. При цьому в діалогових вікнах, що з'являються, потрібно вибирати: спосіб визначення первинного ключа, режими роботи й інші параметри.
Рис.7.2 - Вікно порожньої бази даних
Створення таблиці в режимі конструктора
Якщо зразки таблиць і полів майстрів не відповідають створюваній таблиці, то вона створюється в режимі конструктора. Для цього у вікні Новая таблица вибирається Конструктор і потім ОК. Access виведе вікно таблиці в режимі конструктора (рис.7.3).
Тут у верхній частині розташовані стовпці, у які вводяться ім'я, тип даних і короткий опис кожного поля. У нижній частині вікна задаються властивості полів.
Визначення типів даних
Після створення таблиці починається визначення її полів. Для цього курсор установлюється в першому рядку стовпця Поле й вводиться ім'я першого поля. Натискається клавіша Tab і здійснюється перехід у стовпець Тип данных. Відкривається список типів даних і вибирається потрібний. Після вибору типу даних Access у нижній частині вікна виводить властивості поля, набір яких залежить від обраного типу даних.
Access підтримує вісім основних типів даних (табл. 7.1)
Рис.7.3 - Вікно таблиці в режимі конструктора
Табл. 7.1 - Типи даних в Access
|
Типи даних |
Використання |
|
Текстовой, Поле МЕМО |
В Microsoft Access визначені два типи даних для полів, призначених для збереження тексту або тексту й чисел: «Текстовой» і «Поле MEMO». Текстові поля призначені для збереження імен, адрес і будь-яких числових даних, які не потребують проведення обчислень, таких як телефонні номери, інвентарні номери або поштові індекси. У текстові поля можна поміщати до 255 символів, за замовчуванням для текстових полів задається розмір 50 символів. Для того, щоб указати розмір конкретного текстового поля, варто задати значення властивості «Размер поля». Поля MEMO використовують для збереження текстових значень, довжина яких перевищує 255 символів. У поле MEMO можна записати до 64 000 символів. Однак для полів типу MEMO не допускається індексування або сортування. |
|
Числовой, Денежный |
В Microsoft Access визначені два типи даних для полів, призначених для збереження числових значень: «Числовой» і «Денежный». Числовий тип даних використовують для збереження числових значень, які використовуються у математичних розрахунках, за винятком розрахунків, що проводяться над грошовими значеннями, а також розрахунків, що вимагають особливо високої точності. Конкретний вид і розмір числових значень, що зберігаються в полі з типом даних «Числовой», визначається значенням властивості «Размер поля». Поля типу «Денежный» використовують для виконання розрахунків без небажаного округлення. Для полів типу «Денежный» підтримується максимальна точність 15 знаків ліворуч від десяткової коми й 4 знаки праворуч. Грошове поле займає на диску 8 байт. Для типів «Числовой» і «Денежный» визначений ряд убудованих форматів відображення. Для вибору формату слід вибрати значення властивості «Формат поля». |
|
Дата/Время |
Збереження значень дат і часу в полях типу «Дата/время» забезпечує правильне сортування таких значень. Крім того, це дозволяє автоматично враховувати в базі дані настроювання форматів дати й часу, що задаються в панелі управління Windows. Для полів типу «Дата/время» визначений ряд убудованих форматів відображення. Для вибору формату слід вибрати значення властивості «Формат поля». |
|
Счетчик |
Основна властивість поля типу «Счетчик» - автоматична ідентифікація записів таблиці. «Счетчик» - це число, нарощування значень якого відбувається автоматично. В Microsoft Access існує два варіанти зміни лічильника: послідовний і випадковий. Перший дозволяє нумерувати записи, другий можна використовувати для створення системи кодування записів у таблиці. Змінювати дані в полі лічильник оператор не зможе. |
|
Логический |
Логічні поля використовуються для зберігання даних, які можуть приймати одне із двох можливих значень. Формати логічних полів: Істина, Так, Вкл. еквівалентні True, а Неправда, Ні, Викл. еквівалентні False. Незалежно від вибору формату логічного поля в таблиці поле буде представлено у вигляді набору прапорців. |
|
Поле объекта OLE |
Поля объекта OLE в Microsoft Access містять посилання на об'єкти, які можуть бути включені в базу даних з використанням OLE протоколу обміну даними. Такими об'єктами можуть бути графічні файли, електронна таблиця MS Excel, документ Word і інші. Обсяг даних, які можна ввести в це поле, обмежуються пам'яттю комп'ютера. |
|
Мастер подстано вок |
Мастер подстановок не є назвою типу даних, а служить для запуску майстра, що здійснює зв'язок між таблицями. Він створює поля, у яких виводиться список обраних полів підстановки з даної таблиці або список полів підстановки, де використовуються дані з іншої таблиці. У майстеру також можна змінити ширину стовпчиків і змінити ім'я стовпця підстановки. |
Властивості полів
Для кожного поля можна задавати певні властивості, що залежать від обраного типу даних.
Размер поля. Ця властивість задає максимальний розмір даних, для яких призначене це поле.
Формат поля. Можна задати формат подання даних при виведенні на екран або друк. Наприклад, для дат у такий спосіб: 2/21/94 або Понеділок, Лютий 21, 1994.
Число десятичных знаков Установлює число знаків після крапки. Наприклад, 2.99.
Маска ввода. Задається для типів даних Текстовой і Дата/Время. Маску можна побачити на екрані при уведенні даних у поле.
Подпись поля. Напис, використовуваний у формах і звітах замість імені поля.
Условие на значение. Можна задати вираз, який при введенні або редагуванні значення поля завжди повинен бути істинним. Наприклад, <100 означає, що значення поля повинно бути менше 100.
Сообщение об ошибке. Можна визначити текст повідомлення, що буде виводити у випадках, значення, що вводиться, коли не задовольняє умові на значення.
Обов'язкове поле. Установлюється для даних, які повинні бути уведені в поле обов'язково.
Індексоване поле. Установлюється додатковий індекс.
Первинний ключ
Для ефективної роботи в Access кожна таблиця в реляційній базі даних повинна мати первинний ключ. Для вибору першого ключового поля таблиці у вікні конструктора необхідно виділити це поле й нажати кнопку Ключевое поле на панелі інструментів. На підтвердження того, що ключ заданий, ліворуч від поля з'явиться символ ключа. Для видалення первинного ключа потрібно виділити ключове поле й нажати кнопку Ключевое поле.
Перевага використання первинного ключа:
- швидкість. Використовуючи первинний ключ, Access створює індекси, що дозволяють прискорити роботу запитів і інших функцій;
- упорядкування. Access автоматично сортує записи в порядку зростання або убування первинного ключа таблиці;
- відсутність збігів. Access не дозволяє користувачеві вводити дані з таким же первинним ключем, як і в існуючого запису;
- зв'язку. Access організує зв'язки між таблицями, використовуючи загальний первинний ключ.
Визначення зв'язків між таблицями
Після створення в базі даних Microsoft Access окремих таблиць за кожною темою необхідно вибрати спосіб, яким Microsoft Access буде знову поєднувати відомості таблиць. Першою справою потрібно визначити зв'язки між таблицями. Після цього можна створити запити, форми й звіти для одночасного відображення відомостей з декількох таблиць.
Зв'язок між таблицями установлює стосунки між значеннями, які збігаються в ключових полях, звичайно між полями, що мають однакові імена в обох таблицях. У більшості випадків із ключовим полем однієї таблиці, що є унікальним ідентифікатором кожного запису, зв'язується зовнішній ключ іншої таблиці.
Відношення «один-ко-многим» є часто використовуваним типом зв'язку між таблицями. У відношенні «один-ко-многим» кожного запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, але запис у таблиці B не може мати більше одного відповідного йому запису в таблиці A.
При відношенні «многие-ко-многим» одного запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, а одного запису в таблиці B кілька записів у таблиці A. Цей тип зв'язку можливий тільки за допомогою третьої (сполучної) таблиці, первинний ключ якої складається із двох полів, які є зовнішніми ключами таблиць A і B. Відношення «многие-ко-многим» по суті справи являє собою два відношення «один-ко-многим» із третьою таблицею.
При відношенні «один-к-одному» запис у таблиці A може мати не більше одного зв'язаного запису в таблиці B і навпаки. Відношення цього типу використовуються не дуже часто, оскільки більша частина відомостей, зв'язаних таким чином, може бути поміщена в одну таблицю.
Реляційні бази даних, як правило, складаються з декількох таблиць, зв'язки між якими потрібно визначити. Визначення зв'язків необхідне при використанні таблиць у запитах, формах і звітах.
Установлення зв'язків між таблицями
Щоб установити зв'язки, потрібно відкрити вікно бази даних і вибрати команду Сервис Схема данных. Якщо зв'язки для бази даних установлюються вперше, то Access виведе на екран порожнє вікно Схема данных, потім вікно діалогу Добавление таблицы. У цьому вікні потрібно виділити всі таблиці, між якими будуть установлені зв'язки й нажати кнопки Добавить й Закрыть. Після цього у вікні Схема данных зв'язки між таблицями установлюються шляхом перетягування мишею поля однієї таблиці на поле, по якому установлюється зв'язок, іншої таблиці. При відпусканні кнопки миші на екран виводиться вікно діалогу Связь, у якому виводяться зв'язані поля. Необхідно установити прапорці: Обеспечение целостности данных, Каскадное обновлениесвязанных полей, Каскадное удаление связанных записей. Після цього потрібно нажати кнопку Создать.
Установлення зв'язків між таблицями по декількох ключах, наприклад, зв'язок між таблицями Успеваемостьь і Изучение здійснюється так: при натиснутій клавіші <Ctrl> виділяються всі ключі й потім перетягуються. Щоб видалити зв'язок, потрібно клацнути на її лінії й нажати клавішу Del.
Рис. 7.4 - Схема даних БД Навчальний процес
Імена полів, по яких здійснюється зв'язок між таблицями:
ГРУППА СТУДЕНТ ( Номер группы)
КАФЕДРА ПРЕПОДОВАТЕЛЬ ( Код кафедры)
ПРЕДМЕТ ИЗУЧЕНИЕ ( Код предмета)
ПРЕПОДОВАТЕЛЬ ИЗУЧЕНИЕ ( Таб номер)
ГРУПА ИЗУЧЕНИЕ ( Номер группы)
СТУДЕНТ УСПЕВАЕМОСТЬ (Номер студента, Номер Группы)
ИЗУЧЕНИЕ УСПЕВАЕМОСТЬ (Номер Группы, Код предмета, Таб номер, Вид занятия)
Примітка. Якщо зв'язок між таблицями не установлюється, можливі наступні причини: а) імена полів, по яких установлюється зв'язок - різні; б) типи полів, що зв'язуються - не однакові й ін. Необхідно перевірити всі таблиці.
7.4. Зміна проекту бази даних
Видалення таблиць
Для того, щоб видалити таблицю, її необхідно виділити у вікні бази даних і нажати клавішу Del. Якщо видаляється зв’язана таблиця, Access відкриє додаткове вікно з повідомленням, що необхідно також видалити всі зв'язки таблиці. Після натискання на кнопку Да Access видалить всі зв'язки й саму таблицю.
Перейменування таблиць
Щоб перейменувати таблицю, її необхідно виділити у вікні бази даних і виконати команди Правка Переименовать. Внести нове ім'я таблиці й нажати клавішу Enter.
Перейменування полів
Щоб перейменувати поле, необхідно відкрити таблицю бази даних у режимі конструктора, мишею клацнути на імені відповідного поля, виділивши його, і набрати нове ім'я.
Вставка полів
Щоб вставити нове поле, необхідно відкрити таблицю в режимі конструктора. Виділити рядок, перед якою потрібно вставити поле й виконати команди Вставка Строки.
Копіювання полів
Необхідно відкрити таблицю бази даних у режимі конструктора, виділити поле, яке копіюється й вибрати команди Правка Копировать. Установити курсор на новий рядок і виконати команди Правка Вставить.
Видалення полів
Відкрити вікно таблиці бази даних у режимі конструктора й виділити поле, що видаляється. Після цього нажати клавішу Del.
Переміщення полів
Відкрити вікно таблиці бази даних у режимі конструктора й виділити переміщуване поле, потім перетягнути його мишею в потрібне місце.
Перегляд даних
Найпростіший спосіб перегляду бази даних - це відкрити її в режимі таблиці. Для того, щоб переглянути дані однієї з таблиць, необхідно виконати наступне:
- відкрити базу даних;
- установити покажчик на імені потрібної таблиці й двічі клацнути кнопкою миші. Використовуючи горизонтальну й вертикальну смуги прокручування, можна виводити у вікні всі поля й записи таблиці. Для переходу до першого, останнього, попереднього або нового запису можна використовувати команду Правка Перейти. Щоб запис став поточним, досить клацнути в будь-якому місці цього запису.
Для переміщення по таблиці замість миші іноді зручніше використовувати клавіатуру, особливо при введенні даних.
Зміна макета таблиці
Можна міняти подання таблиці на екрані: змінювати висоту рядків або ширину стовпців, переставляти або забирати з екрана стовпці, застосовувати інший шрифт і т.д.
Зміна висоти рядків або ширини стовпців. Швидше всього установити потрібну ширину будь-якого стовпця можна в такий спосіб: установити покажчик миші на його праву межу в області заголовків стовпців (при цьому покажчик прийме вигляд двонаправленої горизонтальної стрілки) і перетягнути його межу. Також можна установити висоту рядків.
Зміна порядку розташування стовпців. За замовчуванням порядок проходження полів у таблиці такий, як при описі полів під час її створення. Щоб перемістити стовпець, потрібно його виділити й мишею перетягнути в інше місце таблиці.
Приховування стовпців. За замовчуванням Access виводить на екран всі стовпці. Якщо необхідно на екран або друк виводити тільки певні стовпці, частину з них можна сховати. Для приховання стовпців або виведення схованих стовпців на екран їх потрібно виділити й вибрати команду Формат Скрыть столбцы або Формат Показать столбцы.
Закріплення стовпців. Іноді під час перегляду даних необхідно один зі стовпців увесь час тримати на екрані при прокручуванні інших уліво або вправо. Щоб закріпити один або кілька стовпців, їх потрібно виділити й вибрати команду Формат Закрепить столбцы. Access пересуне виділені стовпці в лівий кінець екрана й зафіксує в цьому положенні. Щоб зняти закріплення стовпців, потрібно вибрати команду Формат Освободить все столбцы.
Виведення сітки. У режимі таблиці між рядками й стовпцями звичайно відображається лінія сітки. Вона виводиться й при друкуванні таблиці. Змінити зовнішній вигляд комірок таблиці можна за допомогою команди Формат Ячейки. У вікні діалогу Вид сетки можна сховати горизонтальні або вертикальні лінії сітки, змінити колір ліній і ін.
Вибір шрифту. Вибрати необхідний шрифт можна командою Формат Шрифт.
Збереження макета таблиці. Після форматування таблиці у відповідності зі своїми потребами необхідно зберегти зміни в макеті командою Файл Сохранить макет.
Маркери запису. У самій лівій позиції кожного рядка з'являються деякі символи - маркери запису. Наведемо їхнє призначення:
Вказує, що даний запис є поточним.
Відзначає порожній рядок наприкінці таблиці.
Показує, що внесено зміни в одне або кілька полів.
Додавання нового запису. Якщо в таблиці є дані, то порожній рядок перебуває відразу за останнім записом. Щоб перейти до порожнього рядка, потрібно вибрати команду Правка Перейти Новая запись.
Виділення й зміна даних. Дані в таблиці можна легко редагувати. Перед зміною дані потрібно виділити (двічі клацнувши по слову в комірці) і внести зміни.
Заміна даних. Якщо потрібно зробити заміну даних у декількох записах, потрібно виділити комірку у стовпці, у якому потрібно змінити значення й вибрати команду Правка Заменить. У вікні, що з'явилося, у поле Образец увести ім'я поля, що змінюється, а в поле Заменить на нове ім'я поля й нажати кнопку Заменить все.
Копіювання (переміщення) і вставка даних. Щоб скопіювати (перемістити) дані, потрібно виділити потрібну комірку і помістити її вміст у буфер Правка Копировать (Вырезать). Щоб вставити вміст буфера обміну, потрібно виділити дані, які будуть замінені й вибрати команду Правка Вставить.
Видалення рядків. Щоб видалити один або кілька рядків, потрібно їх виділити й нажати клавішу Del.
Сортування, фільтрація й пошук даних
Коли відкривається таблиця, Access виводить рядки в послідовності, обумовленій значеннями первинного ключа. Якщо первинний ключ не визначений, то рядки виводяться в тій послідовності, у якій вони були внесені в таблицю. Якщо потрібно змінити їхній порядок, то Access надає необхідні засоби.
Для сортування даних у режимі таблиці існують кнопки на панелі інструментів, що дозволяють виконати швидке сортування рядків таблиці в порядку зростання або убування значень якого-небудь стовпця. Сортування таблиці по декількох полях виконується за допомогою фільтра. Для цього потрібно виконати наступні дії:
- вибрати команду Записи Фильтр Расширенный фильтр. Відкриється вікно фільтра зі списком полів таблиці;
- відкрити список полів (маленька кнопка зі стрілкою униз і вибрати поле;
- клацнути по кнопці Сортировка в цьому ж стовпці бланка й вибрати порядок сортування (По возрастанию або По убыванию);
- такі ж дії проводяться з іншими полями, по яких буде здійснюватися сортування;
- щоб побачити відсортовану таблицю, потрібно нажати кнопку Применить фильтр.
Щоб виконати пошук по одному полю, його потрібно виділити. Потім вибрати команду Правка Найти. У вікні діалогу в поле уведення Образец указати значення, яке потрібно знайти. Далі в цьому ж вікні установити інші умови пошуку: з урахуванням регістра, з урахуванням формату полів, тільки в поточному полі й ін. Після цього нажати кнопку Найти, якщо пошук здійснюється з початку таблиці, або Найти далее, якщо пошук здійснюється від поточного запису.
Припустимо, що потрібно відібрати в таблиці всі записи, у яких є присутнім певне слово. У кожному із записів це слово потрібно виділити й нажати кнопку Фильтр по выделенному. Після закінчення Access виведе всі записи, що містять це слово.
РОЗДІЛ 8. Створення запитів
8.1. Створення запитів за допомогою бланка QBE.
Існує чотири типи запитів на зміну: на видалення, на відновлення й додавання записів, а також на створення таблиці.
Запит на видалення видаляє групу записів з однієї або декількох таблиць. Наприклад, запит на видалення дозволяє видалити записи про товари, поставки яких припинені або на які немає замовлень. За допомогою запиту на видалення можна видаляти тільки весь запис, а не окремі поля усередині його.
Запит на відновлення записів вносить загальні зміни в групу записів однієї або декількох таблиць. Наприклад, на 10 відсотків піднімаються ціни на всі молочні продукти або на 5 відсотків збільшується зарплата співробітників певної категорії. Запит на відновлення записів дозволяє змінювати дані в існуючих таблицях.
Запит на додавання додає групу записів з однієї або декількох таблиць у кінець однієї або декількох таблиць. Запит на додавання також корисний при виконанні наступних дій:
- додавання полів на основі умов відбору;
- додавання записів, якщо деякі поля з однієї таблиці не існують в іншій. Запит на додавання додасть дані в поля, які збігаються й пропустить інші.
Запит на створення таблиці створює нову таблицю на основі всіх або частини даних з однієї або декількох таблиць. Запит на створення таблиці корисний для виконання наступних дій:
- створення таблиці для експорту в іншу базу даних Microsoft Access;
- створення звітів, що містять дані декількох таблиць;
- створення резервної копії таблиці.
- створення архівної таблиці, що містить старі записи;
- підвищення швидкодії форм і звітів, що базуються на багатотабличних запитах або виразах SQL.
Вибір даних з однієї таблиці
У режимі таблиці можна проводити різні операції з даними цієї таблиці: перегляд, сортування, фільтрація й ін. Однією з переваг запитів є те, що вони дозволяють досить швидко відібрати необхідні дані з декількох зв'язаних таблиць. При цьому всі прийоми, використовувані при роботі з одною таблицею, підходять і для складних багатотабличних запитів.
Після виконання запиту на вибірку Microsoft Access створює набір записів, що містить відібрані дані, з якими можна працювати так само, як і з таблицею.
Найпростіше створити запит на основі однієї таблиці так: відкрити вікно бази даних, вибрати у вікні бази даних вкладку Запросы, нажати кнопку Создать, у новому вікні вибрати режим Конструктор, вибрати таблицю й Ok. У наступному вікні Добавление таблицы вибрати потрібну таблицю, а потім нажати кнопки Добавить й Закрыть.
Вікно конструктора запитів (рис.8.1) розділено на дві частини. У верхній частині перебувають списки полів таблиць або запитів, на основі яких створюється новий запит. У нижній - розташовується бланк QBE (запит за зразком), у якому виконується робота зі створення запиту. Кожний стовпець бланка представляє одне поле, використовуване в запиті.
Перший рядок бланка запиту служить для вибору полів, яким можна присвоюється імена, використовувані при висновку записів запитів. У другому рядку бланка запиту виводиться ім'я таблиці, з якої обране поле. У третьому рядку бланка можна вказати, для яких стовпців потрібно проводити сортування. Прапорці в рядку бланка Вывод на экран відповідають за виведення полів у наборі записів. За замовчуванням виводяться всі поля, включені в бланк запиту. Для уведення умови відбору записів використовується рядок Условие отбора.
Рис.8.1 - Вікно конструктора запитів
Включення полів у запит. Щоб включити поле в бланк запиту, потрібно його виділити в таблиці й мишею перетягнути у відповідне поле бланка запиту.
Установка властивостей полів. У загальному випадку поля в запиті мають ті ж властивості, що й у таблиці, з якої вони перенесені. Однак можна задати інші значення властивостей. Для цього потрібно клацнути по будь-якому осередку відповідного стовпця в бланку запиту й нажати кнопку Свойства на панелі інструментів. Після цього вводяться властивості полів.
Уведення умов відбору. Якщо потрібно відібрати запис з конкретним значенням поля, його потрібно ввести в комірку Условие отбора цього поля. Текстове значення, як умова, береться в лапки. При завданні умови відбору можна користуватися знаками відношень <, >, >=, <=, =,<> і логічними операціями or, and.
Крім цього, Access надають спеціальні оператори для відбору даних, виведених у запиті:
between - визначає діапазон значень. Between 10 and 20 означає те ж саме, що й вираз >=10 and <=20;
in - задає використовуваний для порівняння список значень. Вираз in(“wa”,”ca”,”id”) означає те ж саме, що й вираження “wa” or “ca” or “id”;
like - цей оператор дозволяє при відборі текстових полів використовувати символи: ?, *,#. Символ # указує, що в даній позиції повинна стояти цифра, символи ? і * мають те ж призначення, що й в іменах файлів OC MS DOS.
Наприклад, like “B*” - означає, що потрібно вибрати поля, що починаються з букви В.
Умови відбору для дат і часу Access обробляє в будь-якому форматі. При введенні дату або час необхідно містити в символи #. Наприклад, #15 Квітень 1998#, #15/04/98# визначають ту саму дату.
Access надає кілька функцій, які можна використовувати при завданні умов відбору для дат і часу:
day(дата) - повертає значення дня місяця в діапазоні від 1 до 31. Якщо потрібно відібрати записи з певними днями місяця - задається обчислюється поле, наприклад, day([Дата_замовлення]) і вводиться умова відбору, наприклад, >10. У цьому випадку вибираються всі записи поля після числа місяця >10;
month(дата) - повертає значення місяця року в діапазоні від 1 до 12;
year(дата) - повертає значення року в діапазоні від 100 до 9999;
weekday(дата) - повертає ціле число від 1(Неділя) до 7(Субота), що відповідає дню тижня;
date() - повертає поточну системну дату.
Поля, що обчислюються. Можна виконати обчислення з будь-якими полями таблиці. При цьому можна використовувати будь-які функції, убудовані в Access, і виконувати над полями таблиці арифметичні операції за допомогою операторів: +, -, *, /, \, ^, mod, &. Наприклад, нехай є ім'я поля з іменем“ Кількість”, де записана кількість одиниць товару й поле “Ціна”, де записана вартість одиниці товару. Тоді для підрахунку вартості товару в порожнє поле бланка запиту потрібно ввести вираження Кількість*Ціна й значення цих полів буде перемножено.
Завдання імен полів, що обчислюються. При створенні будь-якого виразу в бланку запиту Access поміщає стандартне ім'я поля “Виражение1:”. Можна змінити або призначити імена полів, що є важливим, якщо їх потрібно використовувати у звіті або інших запитах. Це робиться за допомогою вікна властивостей. Для цього потрібно клацнути по будь-якому осередку відповідного стовпця, нажати кнопку Свойства на панелі інструментів і вибрати Подпись.
Параметричні запити. Умови запиту можуть бути включені безпосередньо в бланк запиту, але для того, щоб зробити його більше універсальним, можна замість конкретного значення відбору включити в запит параметр, тобто створити параметричний запит.
Для цього в рядок "Условие отбора" вводиться фраза у квадратних дужках, що буде виводитися "підказк" у процесі діалогу, наприклад [Введіть прізвище]. Таких параметрів може бути декілька, кожний для свого поля, при цьому ім'я кожного параметра повинно бути унікальним.
Сортування даних. Звичайно Access виводить записи в тому порядку, у якому вони вибираються з бази даних. Можна змінити послідовність виведення даних, задавши порядок сортування По возрастанию або По убыванию.
Підсумкові запити. Іноді нас цікавлять не окремі записи таблиці, а підсумкові значення за групами даних. Наприклад, потрібно довідатися середній обсяг продажів по кожному місяцю окремо. Це можна зробити за допомогою підсумкового запиту. Для цього потрібно нажати на кнопку Групповые операции на панелі інструментів і в бланку з'явиться новий рядок із цим ім'ям. При цьому ведеться угруповання по всіх занесених у бланк полях, але підсумок не підводиться. Для одержання підсумків потрібно замінити Группировка в рядку Групповые операции на конкретні підсумкові функції.
Access надає кілька функцій для забезпечення групових операцій. Основні з них:
sum - обчислює суму всіх значень заданого поля в кожній групі. Використовується тільки для числових і грошових полів;
avg - Обчислює середнє арифметичне значення всіх значень даного поля в кожній групі;
min, max - обчислює найменше (найбільше) значення поля усередині групи;
count - обчислює число записів, у яких значення даного поля відмінні від Null.
Вибір записів, що формують групи. У групи підсумкового запиту можна не включати деякі записи. Для цього потрібно додати в бланк запиту одне або кілька полів для фільтра. Для створення фільтра в рядку Групповые операции вибирають установку Условие, знімають прапорець Вывод на экран для цього поля й уводять умову відбору.
Багатотабличні запити
Всі можливості запитів, заснованих на одній таблиці, реалізовані й при об'єднанні даних з декількох зв'язаних таблиць. Зв'язок між базовими таблицями можна задати за допомогою первинних ключів, або командами СервисСхема данных. Всі інші дії при створенні запитів точно такі ж, як і розглянуті раніше.
Приклад 1. З таблиці ПОСТАВЩИКИ вибрати записи, де ДатаПоставки – 2006 рік. Вікно конструктора запитів при цьому буде мати вигляд (рис.8.2).
Рис. 8 .2 - Запит на вибірку для рішення завдання (приклад 1)
Приклад 2. Скласти запит на видалення: з таблиці Товары видалити записи, де Стоимость товару менше 1000. Для цього викликається таблиця Товары, перетягується символ * і в рядку Удаление вибирається ИЗ (див. перший стовпчик рис.8.3). У другий стовпець перетягується ім'я поля, для якого установлюються Условие.
Рис.8.3 - Запит на видалення записів
8.2.Структурована мова запитів (SQL)
Запит, що створюється за допомогою бланка QBE, буде зберігатися в комп'ютері у вигляді директиви SQL, яка називається повідомленням. При роботі з Access сама мова SQL від нас звичайно прихована. Наприклад, всі операції із запитами виконуються з використанням SQL, але при цьому ми бачимо на екрані лише бланк запиту. Повідомлення SQL і вікно бланка запиту зв'язані динамічно: будь-яка зміна в одному з них автоматично приводить до зміни в іншому. Перехід від одного режиму до іншого здійснюється через пункти меню Вид.
При створенні більшості запитів знання мови SQL не потрібне. Досить для цього бланка QBE. Однак, нерідко легше внести зміни в режимі SQL безпосередньо, чим відкривати й редагувати форму окремого запиту кожний раз при зміні набору даних. Крім того, коли потрібно створювати підпорядковані запити, результати яких використовуються, як умови порівняння в інших запитах, необхідне знання мови SQL.
Повідомлення SQL складається із ключових слів, а також ідентифікаторів і виразів Access. Найбільш важливі ключові слова в SQL:
select - перше слово всіх повідомлень SQL, за допомогою якого проводиться пошук даних в одній або декількох таблицях у базі даних. За ключовим полем select знаходяться імена всіх полів, які включаються у вибірку. Використовуючи знак * після select, можна автоматично включити в запит всі поля вихідної таблиці;
distinct – виключає повторювані значення з поля в наборі записів, які знайдені за допомогою SQL;
distinctrow – видаляє дублюючі записи з вибірки;
from – указує, яка таблиця (або таблиці) містять потрібні нам поля;
join - позначає зв'язок між записами, що містяться в різних таблицях;
where – позначає умови вибору, які повинні використовуватися при виборі записів для включення їх у вибірку;
order by – позначає режим сортування для набору даних (за замовчуванням сортування здійснюється по зростанню, для сортування значень по убуванню необхідно додати слово desc);
group by – означає, що буде повернутий один запис для кожного окремого значення в зазначеному полі. Якщо group by включається в select, список вибору повинен включати функції avg, count, sum і ін.
; - символ, що закінчує будь-яке SQL повідомлення.
При уведенні умов вибору записів можна використовувати знаки відношень, логічні операції and і or, оператори: between, in, like.
Для ілюстрації синтаксису мови SQL скористаємося таблицею "Продажи”.
Приклад 1. Записати повідомлення SQL, для заповнення поля “Стоимость”, значення якого обчислюється за формулою: Стоимость = Продано * Цена_Ед
Select distinctrow Продажи.Продано, Продажи.Цена_ед,
[Продано]*[Цена_ед] as Стоимость
from Продажи;
Приклад 2. Знайти записи з датою замовлення в березні місяці.
select *
from Продажи
where month(Дата_заказа) = 3;
Приклад 3. Записи таблиці, отримані в прикладі 2, розташувати за зростанням коду покупця.
select *
from Продажи
where month(Дата_заказа) = 3
order by Код_покупця;
Приклад 4. Підрахувати вартість товарів, зроблених кожним покупцем.
select distinctrow.Код_покупателя,
sum([Продано]*[Цена_ед]) as Стоимость
from Продажи
group by Код_покупателя;
Приклад 5. Вибрати записи з датою замовлення 31 березня 2006.
select *
from Продажи
where Дата_заказа = #3/31/06#;
Приклад 6. Запит з параметром на вибірку за назвою кафедри.
select *
from Кафедра
where Название=[Введите название кафедры];
РОЗДІЛ 9. Створення й редагування форм і звітів
9.1. Форми в Access.
Форми є основним засобом організації інтерфейсу користувача в додатках Microsoft Access. Можна створювати форми з різними цілями:
- виведення і редагування даних;
- керування ходом виконання додатка;
- введення даних;
- виведення повідомлень;
- друкування інформації.
Форми в один стовпець. Тут інформація одного рядка таблиці виводиться на одній сторінці в формі.
Стрічкові форми. Застосовується для перегляду списку записів з невеликою кількістю полів. Тут записи виводяться на екран один за одним, як у таблиці.
Підпорядковані форми. Застосовується для подання даних, що перебувають у відношеннях “один-ко-многим”. Наприклад, у формі можна показувати одного студента й вузи, у які він поступає.
Спливаючі форми. Застосовується для подання інформації, яка увесь час перебуває на передньому плані.
Створення форми в режимі Конструктор.
Щоб почати створення форми, потрібно відкрити базу даних, вибрати у вікні бази даних вкладку Формы й клацнути на пункті меню Создать Відкриється вікно діалогу, представлене на рис.9.1. У полі зі списком, розташованим в нижній частині вікна, перебуває перелік всіх таблиць і запитів у поточній базі даних. Необхідно вибрати таблицю або запит, на основі яких буде створена форма. Потім вибрати Конструктор у верхній частині вікна й ОК. Access відкриє вікно форми в режимі конструктора (рис.9.2).
У новій формі буде тільки область даних (із сірою сіткою). Покажчиком миші можна її збільшити або зменшити. Панель елементів зображена на рис.9.2. Вона викликається командою Вид Панель элементов. Ця панель містить кнопки усіх елементів керування, які можна використовувати при створенні форми. Якщо потрібно помістити у форму конкретний елемент керування, потрібно нажати відповідну кнопку на панелі елементів і покажчиком миші перетягнути його у відповідне місце.
Рис.9.1 - Вікно діалогу Новая форма
Кнопки панелі елементів мають наступне призначення:
Вибор объекта - для виділення, зміни розміру, переміщення й редагування елемента керування.
Мастер элементов - для активізації майстра по створенню елементів керування.
Надпись - для створення елемента керування, що містить постійний текст.
Поле - для створення елемента керування для відображення тексту, чисел, дат, часу.
Группа - для створення групи елементів керування.
Выключатель - для створення елемента керування, що приймає значення Вкл/Выкл, Да/Нет.
Переключатель і Флажок відповідно - для створення елемента керування, що приймає значення Вкл/Выкл, Да/Нет.
Поле со списком - для створення елемента керування, який можна розглядати як об'єднання двох елементів: поле й список.
Список - для створення елемента керування, що містить перелік можливих значень.
Кнопка - для створення елемента керування Командна кнопка, за допомогою якої можна запустити макрос або процедуру VBA.
Рисунок - дозволяє помістити у форму статичний малюнок.
Свободная рамка объекта - для включення у форму об'єкта з іншого, підтримуючого OLE додатка. Об'єктами можуть бути: малюнок, звуковий ефект, діаграма й ін.
Присоединенная рамка объекта - для включення у форму об'єкта OLE, що зберігається в базовій таблиці.
Конец страницы - дозволяє вставляти розривати сторінки в формах, де багато сторінок.
Подчиненная форма/отчет - для включення в поточну форму деякої іншої форми.
Линия - для включення у форму прямих ліній.
Прямоугольник- для включення у форму прямокутника й поліпшення її зовнішнього вигляду.
Рис.9.2 - Вікно конструктора форм із панеллю елементів
У порожній формі (рис.9.2) потрібно перетягнути нижню межу області даних, щоб звільнити простір для роботи. За допомогою кнопки Список полей на панелі інструментів на екран викликаються поля таблиці або запиту, для яких створюється форма. Для розміщення у формі полів таблиці їх потрібно просто перетягнути зі списку полів.
Для додання елементу керування потрібного зовнішнього вигляду можна скористатися кнопками панелі інструментів, які дозволяють вибрати шрифт, вирівняти текст, задати колір тексту, межі й ін.
Після розміщення полів у формі, можливо, прийдеться змінити значення деяких їхніх властивостей. Для цього вибирається команда Правка Выделить форму. У вікні властивостей будуть виведені властивості форми, які потрібно проаналізувати і, якщо потрібно, внести зміни.
Створення форми за допомогою майстра
Щоб почати створення форми за допомогою майстра, потрібно відкрити базу даних, вибрати у вікні бази даних вкладку Формы й клацнути на пункті меню Создать. Відкриється вікно діалогу, представлене на рис.9.1.
У вікні діалогу (рис.9.1) вибрати один із шести майстрів. Розглянемо створення форми на прикладі Мастера форм. При виборі цього пункту меню процес створення форми ведеться за допомогою вікон діалогу, які викликаються на екран кнопкою Далее в наступній послідовності:
- Доступные поля переносяться в список Выбранные поля кнопкою зі стрілкою вправо;
- вибирається зовнішній вигляд створюваної форми: в один стовпець, стрічковий або табличний;
- вибирається стиль оформлення створюваної форми із представлених зразків;
- уводиться ім'я форми, під яким вона буде збережена й натискається на кнопку Готово.
Після створення форми за допомогою майстра є можливості для поліпшення її зовнішнього вигляду: можна настроїти ширину полів, вирівняти їх по лівому або правому краю, згрупувати поля на екрані в зручному для користувача вигляді, змінити колір, написи й ін. Це робиться в режимі Конструктора форм.
Створення форми на основі багатотабличного запиту
Раніше створювалися форми, що дозволяють переглядати й обновляти дані однієї таблиці. Але що робити, якщо потрібний більший обсяг інформації зі зв'язаних таблиць? Найкращим способом рішення цього завдання є створення запиту, що поєднує дані із двох і більше зв'язаних таблиць, і побудова форми на основі запиту.
Щоб переглядати дані з декількох таблиць і мати можливість редагувати дані більше, ніж в одній таблиці, необхідні підлеглі форми. Access допускає форми до трьох рівнів вкладеності. При цьому завжди починають зі створення найбільш вкладеної форми, поступово наближаючись до основної.
Порядок створення й впровадження підпорядкованих форм
- вибираються таблиці (запити), для яких будуть створені основна й підлегла форми;
- за допомогою Мастера форм створюються підлегла й основна форми;
- у режимі Конструктора відкривається основна форма. Натискається кнопка Подчиненная форма/отчет на панелі елементів;
- на вільному місці основної форми розташовують елемент керування Подчиненная форма;
- в отриманий прямокутник уводиться ім'я підлеглої форми;
- перевіряються властивості підлеглої форми: Подчиненные поля й Основные поля з метою переконатися, що Access правильно зв'язав форми.
Об'єкти OLE у формі
Малюнки, фотографії, діаграми й ін. можна впроваджувати в таблиці в поля, тип даних для яких визначений як Поле объекта OLE. Якщо на основі такої таблиці створити форму в режимі Мастера форм, то при виведенні її на екран будуть виводитися й впроваджені об'єкти. Щоб об'єкт обновити, потрібно по ньому два рази клацнути, Access запустить той додаток, у якому даний об'єкт був створений і виведе на екран необхідні інструменти для його відновлення. На рис. 9.3 і 9.4 наведені форми, створені на основі декількох таблиць.
Рис.9.3 - Форма на основі таблиць КАФЕДРА - ПРЕПОДАВАТЕЛЬ
9.4 - Багатотаблична форма, створена Майстром на основі чотирьох таблиць
9.2. Створення й редагування звітів
Можна форматувати й виводити на друк таблиці й набори записів запитів у режимі таблиці. Форми можна використовувати не тільки для перегляду й уведення даних, але також для виведення інформації на друк. Однак звіти являють собою найкращий засіб для подання інформації з бази даних у вигляді друкованого документа. Їхня перевага в наступному:
- звіти надають широкі можливості для угруповання й обчислення проміжних і загальних підсумків для великих наборів даних;
- вони можуть бути використані для одержання красиво оформлених рахунків, замовлень, поштових наклейок, матеріалів для презентацій і інших документів.
У звіті кожна група даних і підсумки по ній можуть бути представлені окремо.
При цьому є наступні можливості:
- для ієрархічного подання даних можна визначити до 10 умов угруповання;
- для кожної із груп можна задати окремі заголовки й примітки;
- можна проводити складні обчислення не тільки усередині груп, але й по декількох групах одночасно.
Створення звіту в режимі конструктора. Щоб почати створення звіту, потрібно відкрити базу даних, вибрати у вікні бази даних вкладку Отчеты й клацнути на пункті меню Создать. Відкриється вікно діалогу Новый отчет, представлене на рис.9.5.
9.5 - Вікно діалогу Новый отчет
У нижній частині вибирається запит або таблиця, на основі яких створюється звіт. У верхній частині вікна - Конструктор і ОК. Відкривається вікно нового звіту в режимі конструктора, аналогічне вікну, представленому на рис.9.6.
У верхній частині вікна можна побачити панель інструментів конструктора звітів і панелі форматування. Крім того, конструктор звітів надає такі засоби, як вікно властивостей, список полів і панель елементів, які виводяться на екран у міру необхідності за допомогою меню Вид.
Для створення звіту потрібно виконати наступні дії:
- задати заголовок звіту в розділі Заголовок отчета;
- розмістити вільний напис у розділі верхнього колонтитула, увести інформацію, задати розмір і шрифт;
-перетягнути поле зі списку полів для заголовка й тут же розмістити написи з назвами стовпців;
- розмістити поля під відповідними заголовками стовпців і вирівняти їх;
- додати звіту зручний для сприйняття вигляд, використовуючи для цього різні шрифти, вирівнювання по лівому або правому краях і ін.
Створення звіту за допомогою майстра. Як і при створенні форм, можна скористатися допомогою майстра по розробці звітів. Для цього у вікні Новый отчет можна вибрати один з варіантів.
Мастер отчетов - запускає основний майстр по розробці звітів, що дозволяє вибрати поля для звіту, задати формати, умови угрупування, підсумкові функції.
Автоотчет: в столбец - створюється звіт, у якому кожний запис базового запиту або таблиці представлен у вигляді простого списку, що містить назви й значення полів.
Автоотчет: ленточный - у звіті цього типу записи базового запиту або таблиці виводяться в одному рядку.
Диаграмма - цей майстер допомагає побудувати діаграму й створює у звіті вільну рамку об'єкта OLE із впровадженою діаграмою Microsoft Graph.
Почтовые наклейки - цей майстер дозволяє вибрати поля з іменами й адресами, отформатувати їх і створити звіт для друкування поштових наклейок.
Рис. 9.6 - Вікно нового звіту в режимі конструктора
Після вибору у вікні (рис.9.5) пункту Мастер отчетов послідовність дій така:
- вибрати таблицю або запит як джерело даних;
- вибрати поля для звіту, переславши їх з вікна Доступные поля у вікно Выбранные поля;
- підтвердити запропоновані майстром умови угрупування;
- вибрати додаткові поля для угрупування записів;
- задати додаткові умови для сортування рядків в області даних звіту;
- нажати кнопку Итоги, якщо потрібно вивести підсумкові значення для деяких полів;
- вибрати вид макета звіту й орієнтацію друкованої сторінки;
- вибрати один із шести убудованих стилів оформлення звіту: чорно-білий, простий, строгий і ін;
- задати ім'я звіту, яке майстер використовує для створення напису в заголовку звіту й Готово.
Розробку багатотабличного звіту проводять точно так же, але на основі базового запиту, складеного з декількох таблиць. Крім того, можна обійтися й без запиту й такий звіт розробити Мастером безпосередньо на основі декількох таблиць.
Використання полів, що обчислюються
Можливості звітів Access визначаються їхньою здатністю виконувати прості й складні обчислення з даними базової таблиці або запиту. Access надає десятки убудованих функцій, призначених для обробки даних або для додавання даних у звіт.
Додавання поточної дати. Один з видів інформації, що найбільше часто включають у звіт, є дата підготовки звіту. Для цього Access надає убудовану функцію Now(), що повертає поточну системну дату й час. Щоб додати поточну дату у звіт, потрібно створити вільне поле у верхньому колонтитулі й установити властивості Данные в значення =Now(), а властивість Формат поля - у значення Длинный формат даты.
Виконання обчислень. Інше завдання, що вирішується досить часто - це проведення різних обчислень на основі таблиць. Як значення властивості Данные будь-якого елемента керування, що дозволяє виводити дані, можна задати вираз для виконання складних обчислень із використанням арифметичних операторів. Щоб повідомити Access, що у властивості Данные будуть використані вираження, потрібно уведення виразу почати зі знака рівності (=).
Обчислення проміжних підсумків для груп. Ще одне завдання, що звичайно доводиться вирішувати при складанні звіту - це одержання підсумкових величин по групах даних. Для цього в розділи приміток для груп поміщають додаткові вільні елементи керування, у яких використовуються підсумкові функції (sum, min, avg і ін.).
Обчислення загальних підсумків. Використовуючи розділ приміток звіту, можна одержати загальні підсумки по всіх записах кожного поля або вираз. При цьому можна використовувати будь-які підсумкові функції.
Рис.9.7 - Однотабличний звіт Списки студентів у режимі Конструктор
Рис. 9.8 - Однотабличний звіт Списки студентів у режимі Просмотр
Приклад 1. У режимі Конструктор створити звіт СПИСКИ СТУДЕНТОВ на основі таблиці СТУДЕНТ. Для цього виконуються команди Отчеты Создать Конструктор Вибрати таблицю й ОК. На екрані буде порожній звіт (рис.9.6). Відкрити список полів, клацнувши на кнопку Список полей на панелі інструментів, і перетягнути звідти поля, як показане на рис.9.7. Після цього закрити звіт і відкрити його в режимі Просмотр. На екрані повинно бути приблизно так, як на рис 9.8.
Приклад 2. За допомогою Мастера отчетов створити звіт ИЗУЧЕНИК ПРЕДМЕТОВ В ГРУППЕ на основі трьох таблиць: ИЗУЧЕНИЕ, ПРЕДМЕТ і ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Таблиця ИЗУЧЕНИК - основна. Порядок створення звіту наступний.
Після виконання команд Отчеты Создать Мастер отчетов вибрати таблицю й ОК. У вікні вибрати поля: з таблиці ИЗУЧЕНИЕ – Номер группы, Вид занятий, Часы; з таблиці ПРЕДМЕТ – Название; з таблиці ПРЕПОДАВАТЕЛЬ – ФИО.
У наступному вікні задати рівень угруповання, виділивши поле Номер группы й нажавши на кнопку > . У черговому вікні зі списку вибрати поле Название й порядок сортування - По возрастанию. Щоб зробити підрахунок підсумкових значень потрібно нажати кнопку Итоги й вибрати функцію Sum для поля Часы. Далі у вікні вибрати макет звіту – Ступенчатый. Після цього вибрати стиль звіту Сжатый, потім задати ім'я звіту Изучение предмета в группе, установити перемикач Просмотреть отчет і Готово. На екрані буде звіт (рис. 9.9)
Рис.9.9 - Фрагмент звіту, створений Мастером отчетов.
9.3. Створення й застосування макросів
Microsoft Access - це не тільки набір таблиць, що зберігають взаємозалежні дані, але й набір засобів для роботи з даними бази, таких як запити, форми, звіти, які можуть бути названі об'єктами додатка. За допомогою кнопкових форм може бути створена панель керування додатком, що забезпечує користувачеві простий доступ до всіх його функцій. Домогтися цього без використання засобів програмування практично неможливо. Найпростішою мовою програмування і є мова макросів. Його вивчення може розглядатися як гарний спосіб введення в програмування мовою VBA.
Макрос – програма, що складається з послідовності макрокоманд. Макрокоманда - це інструкція, орієнтована на виконання певної дії над об'єктами Access і їхніми елементами. Наприклад, макрокоманди можна використовувати для виконання наступних дій:
- для відкриття (або закриття) будь-якої таблиці, запиту, форми або звіту в будь-якому доступному режимі;
- для виконання запиту на вибірку або запиту на зміну;
- для виконання дій залежно від значень у базі даних, формі або звіті;
- для запуску інших макросів або процедур VBA;
- для застосування фільтра й запуску додатків;
- і багато чого іншого.
Макроси можуть бути запущені безпосередньо з вікна бази даних або вікна макросу. Якщо макрос залежить від події у формі або звіті, його потрібно зв'язати з відповідною подією й запускати при виникненні цієї події.
Перед запуском макрос необхідно зберегти командою Файл ® Схранить как/экспорт. У вікні діалогу ввести ім'я й нажати кнопку ОК.
Створення простого макросу
Щоб створити простий макрос, потрібно відкрити вікно бази даних, перейти на вкладку Макросы й нажати кнопку Создать. При цьому відкривається вікно нового макросу.
Верхня частина вікна використовується для визначення нового макросу, а нижня призначена для уведення значень аргументів макрокоманд, включених у макрос. На початку у верхній частині присутні два стовпці із заголовками Макрокоманда й Примечание. Можна побачити всі чотири стовпці (рис.9.10), нажавши кнопки Имена макросов і Условие на панелі інструментів.
Макрокоманди, що становлять макрос, уводяться в стовпець Макрокоманда (рис.9.11). Для уведення макрокоманди можна нажати в цьому стовпці кнопку розкриття списку макрокоманд і вибрати потрібну. У правій нижній частині вікна макросу виводиться коротка довідка, зміст якої залежить від положення курсору у верхній частині вікна макросу.
У мові макросів можна організувати виконання макрокоманди або набору макрокоманд тільки при виконанні деяких умов. Умова задається за допомогою логічних виразів і вводиться в рядок макрокоманди в стовпець Условие.
Використання в макросах посилань на об'єкти
При обробці даних у базі даних необхідно вміти правильно посилатися на ці дані. Посилання на форми, звіти, їхні елементи керування формуються за певними правилами.
Посилатися на об'єкти можна по імені, але потрібно врахувати, що в Access об'єкти поєднуються в сімейства. Форми об'єднані в сімейство Формы (Forms), звіти – у сімейство Отчеты (Reports). Тому посилання на об'єкт включають ім'я сімейства і, через знак оклику ім'я об'єкта. Наприклад, для посилання на форму необхідно записати так: Forms![Товары].
Рис. 9.10 - Вікно нового макросу
У посиланні на елемент керування слідом за ім'ям об'єкта через знак оклику записується ім'я елемента керування, укладене у квадратні дужки. Наприклад, у формі КАФЕДРА посилання на елемент керування Надпись із ім'ям Название записується так: Forms![КАФЕДРА]! [Название].
Посилання на підпорядковану форму або звіт записуються так:
Forms![Ім'я форми]! [Ім'я підлеглої форми].Forms![Елемент підпорядкованої форми]
Структура деяких макрокоманд
1. Макрокоманда ОткрытьФорму. Дозволяє відкривати форму й відбирати дані. Аргументи макрокоманди: Имя формы (зі списку вибрати ім'я), Режим (форма, конструктор, перегляд і ін.), Имя фильтра (ім'я запиту на вибір даних), Условие отбора (умова мовою SQL) і ін.
2. Макрокоманда Закрить. Закриває форму, звіт, запит і т.д. Аргументи макрокоманди: Тип объекта (форма, звіт, таблиця й ін), Імя объекта (Вибирається зі списку), Сохранение (да, нет, Подсказка)
3. Макрокоманда ПрименитьФильтр. Відбирає дані у відкритій формі. Аргументи макрокоманди: Имя фильтра (ім'я запиту на вибірку), Условие отбора (вираження SQL без слова WHERE).
4. Макрокоманда ЗадатьЗначение. Проводить обчислення в елементах керування форм, звітів. Аргументи макрокоманди: Элемент (елемент управління типу Поле), Выражение (Арифметичний вираз або значення).
5. Макрокоманда Печать. Друкує відкриту форму, звіт. Аргументи макрокоманди: Распечатать (Все, Фрагмент, Страницы), Со страницы (Початкова сторінка друкування), По страницу (Кінцева сторінка друкування), Разрешение (якість печатки: наприклад, середнє), Число копий.
6. Макрокоманда Выход. Здійснює вихід з Access. Аргументи макрокоманди: Параметры (Сохранить все, Подтверждение й ін.).
Запуск макросу:
- з вікна макросу - нажати кнопку Запуск на панелі інструментів;
- з вікна бази даних - нажати на вкладку Макросы, установити курсор на імені макросу й нажати кнопку Запуск;
- з будь-якого вікна Access - варто виконати команди:
Сервис Макрос Выполнить макрос Указати ім'я макросу ОК
- автоматичний запуск макросу при відкритті бази даних - задати йому ім'я AutoExec.
Виконання макросу з настанням події
Поряд з розглянутими способами запуску макросів, в Access передбачена можливість запуску макросу при виникненні деякої події. Оскільки події визначені у властивостях форм, їхніх елементів і звітів, користувач указує ім'я макросу в рядку відповідної події у вікні властивостей цих об'єктів. При виникненні цієї події макрос запускається автоматично.
Створення кнопки запуску макросу у формі. Можна передбачити запуск макросу користувачем з форми шляхом натискання кнопки. Ця кнопка повинна бути пов'язана з макросом. Для цього у властивостях кнопки на вкладці События в рядку Нажатие кнопки задається ім'я макросу.
Для створення кнопки в режимі Конструктор, що запускає конкретний макрос, необхідно:
- клацнути на кнопку Кнопка на панелі елементів і намалювати кнопку у формі (кнопка Мастера элементов на панелі елементів не натиснута);
- зробити відповідний напис на кнопці;
- нажати кнопку Свойства на панелі інструментів і у вікні властивостей на вкладці События в рядку Нажатие кнопки потрібно внести ім'я макросу.
Кнопка для запуску макросу може бути створена у формі й за допомогою майстра. Для цього потрібно нажати на панелі елементів кнопки: Мастера элементов і Кнопка. Після креслення кнопки у формі відкривається вікно Создание кнопки, у якому необхідно вибрати категорію Разное й дія Выполнить макрос. Потім вибрати макрос, який буде запускатися при натисканні кнопки.
На рис. 9.12 представлений додаток Access, робота якого здійснюється за допомогою відповідних макросів.
Рис. 9.12 - Додаток Access «Обменный пункт»
Список літератури
1. Інформатика і комп”ютерна техніка. Войтюшенко Н.М., Останець А.І. - Київ, ЦУЛ, 2009.
2. Інформатика: теоретичні основи і практикум. Литвин І.І., Конончук О.М . - Київ, «Новий світ», 2007.
3. Інформатика. Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології. Баженов В.А., Венгерський П.С., Горлач В.М. та інш. - Київ, «Каравела», 2003.
Додаткова література
3. Інформатика, Комп’ютерна техніка, Комп’ютерні технології. За редакцією О.І. Пушкаря. – Київ, "Академія", 2001.
4. Дібкова Л.М. Інформатика та комп’ютерна техніка. Посібник для студентів вищих навчальних закладів.– Київ: Видавничий центр "Академія", 2002.
5. Вильямс Орвис. Excel для ученых, инженеров и студентов. Пер. с англ. –К.: Юниор, 1999.
6. Гарнаев А. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах. - СПб.: БХВ- Санк-Петербург, 1999.
Зміст
Розділ 1. Розвиток інформаційних технологій. Операційна система Windows
1.1. Інформація й інформатика………………………………………….... 3
1.2. Пристрої, характеристики і програмне забезпечення ПК.……...... 4
1.3. Файлова система організації даних………………………………... 5
1.4. Операційна система Windows……………………………………… 6
1.5. Користувальницький графічний інтерфейс…………………………… 6
1.6. Головне меню робочого стола і довідкова система Windows.. …….. 7
1.7. Програма Провідник для роботи з папками й файлами……………... 8
1.9. Робота з файлами у вікні Провідник………………………………….. ... 10
2.1. Створення і збереження документа……………………………………...10
2.3. Редагування тексту сторінки…………………………………….... ……. 14
2.4. Стовпчики і таблиці в Word ……………………………………………. 14
2.6. Робота з малюнками ………………………………………………………17
3.1. Робочі книги, аркуші і вікно Excel…………………………………... ….19
3.2. Деякі операції над робочою книгою і аркушами………………… ……..20
3.3. Типи даних в Excel і їхнє уведення…………………………………... …21
3.4. Арифметичні і логічні вирази в Excel………………….... ……………... 22
3.5. Абсолютні, відносні й змішані адреси………………….... ……………..23
Розділ 4. Функції в Excel
4.1. Стандартні функції…………………………………………………... …. 24
4.3. Функції обробки даних типу ДАТА/ЧАС ………………………… .. ….28
5.2. Редагування побудованої діаграми………………………………………30
6.2. Застосування команди Автофільтр……………………………………... .31
6.3. Застосування команди Розширений фільтр………………………… ….32
Розділ 7. Основи технології MICROSOFT ACCESS
7.1. Що таке бази даних......................................................................................33
7.2. Архітектура Microsoft Access......................................................................34
7.3. Створення бази даних. Створення таблиць. Зв'язування таблиць...........35
7.4. Зміна проекту бази даних............................................................................42
Розділ 8. Створення запитів
8.1. Створення запитів за допомогою бланка QBE...........................................45
8.2. Структурована мова запитів (SQL)...................................................... . ....49
Розділ 9. Створення й редагування форм і звітів
9.1. Форми в Access …………………………………………………………….51
9.2. Створення й редагування звітів......................... .........................................56
9.3. Створення й застосування макросів………………………………………60
Список літератури……………………………………………………….........64
Рис. 2.1. Діалогове вікно Абзац
Панель Формула
Меню вставки рисунка
Зміна тексту WordArt
Колекція WordArt
Відображення формул
Відображення результатів
Рис. 4.2 - Окно мастера функций (крок 1 з 2-х)
СУММ
Рис. 4.3 - Панель формул
Кнопка зняття панелі для функції СУММ
Рис.4.4 - Виділення мишею діапазону А1:А4
Кнопка повернення до панелі формул
х [ -2, 2 ] і змінюється з кроком 0,5.
А1<-1
sin(A1)
Логич.выражение
истина
ложь
1-е вікно ЕСЛИ
2-е вікно ЕСЛИ
ложь
истина
Логич.выражение
A1^2
cos(A1)
И(-1<=A1;A1<=1)
Діаграми створюються на тому ж робочому аркуші, де розташовані табличні дані або на окремому аркуші робочої книги. Діаграма завжди пов’язана з табличними даними, змінення яких приводить до зміни діаграми.
Рис. 5.1 - Типи діаграм
Рис. 5.2
Рис. 5.3 - Графік
Рис. 5.4 - Гістограма
Рис. 6.1 - Фрагмент БД
Додавання запису
Вилучення запису
Повернення до запису
Вперед до запису
Пошук запису за критеріем
Вихід з форми.
Рис. 6.2 - Форма даних
Рис. 6.3.
EMBED Word.Picture.8 Рис. 6.4 - БД і умови відбору розширеного фільтра
Рис. 6.5 - Вікно Розширений фільтр
Діапазон БД
Діапазон
умов
Рис. 6.6 - Результати фільтрації по команді Розширений фільтр
EMBED PBrush
EMBED PBrush