Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
АРХИВНОЕ ДЕЛО В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Основные принципы организации архивного дела
Принципиально новый этап в архивном деле в России наступил после 1991 г. Демократизация общества, все большая его открытость имели своим результатом и расширение доступа к информации, в том числе к архивным документам. Несмотря на неослабевающие финансовые и административные проблемы, происшедшие в архивном деле перемены, небывалый рост интереса к отечественной истории XX в. способствовали повышению престижа архивистов. Появилось огромное количество газетных и журнальных публикаций в российской и зарубежной прессе, посвященных архивам постсоветской России. Государство, в свою очередь, стало уделять больше внимания реформированию архивной системы.
После распада СССР и создания Содружества Независимых Государств (СНГ) 6 июля 1992 г. главами СНГ было подписано Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего СССР. По этому Соглашению стороны, исходя из принципа целостности и неделимости фондов, образовавшихся в результате деятельности высших государственных структур и хранящихся в государственных архивах, которые находятся за пределами их территорий, не претендуют на право владения этими комплексами документов. Центральные государственные архивы бывшего СССР перешли под юрисдикцию Российской Федерации в ведение Государственной (Федеральной) архивной службы России.)
В июне 1992 г. Президент РФ санкционировал своим указом рассекречивание всех документов, связанных с массовыми репрессиями и посягательствами на права человека.
В 1998 г. Правительством РФ было принято постановление «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России», законодательно оформившее ее роль и место в системе государственных учреждений РФ. Она стала федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием Архивного фонда РФ.
Важнейшим документом архивной реформы стали вышедшие 7 июля 1993 года “Основы законодательства Российской Федерации Об Архивном Фонде РФ и архивах”. “Основы законодательства РФ об АФРФ и архивах” дали толчок развитию регионального законодательства в сфере архивного дела.
В архивы стали поступать огромные комплексы новых категорий документов. В мае 2000 года в Москве была создана Ассоциация аудиовизуальных архивов России.
Согласно приказу Росархива от 16 декабря 1992 года “Об организации работы по выявлению и возвращению зарубежной архивной Россики” и решением коллегии Росархива от 26 января 1994 года “О работе Росархива, федеральных архивов и архивных учреждений субъектов РФ по пополнению АФ РФ документами, находящимися за рубежом” - архивы ведут активную работу по выявлению и возвращению в Россию документов российской эмиграции, документов, имеющих отношение к России и ее истории. В связи с этим активизировалось сотрудничество Росархива с зарубежными странами.
Согласно Указу Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» Федеральная архивная служба России переименована в Федеральное архивное агентство в составе Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 было утверждено Положение «О Федеральном архивном агентстве». По этому положению Федеральное архивное агентство утрачивает функции нормативно-правового регулирования в установленной сфере деятельности и функции по контролю и надзору, кроме случаев, установленных указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации.
Государственное управление архивным делом в Российской Федерации осуществляется Президентом РФ, Правительством РФ, правительствами республик в составе РФ, органами исполнительной власти краев, областей, автономной области, автономных округов, городов и районов через образуемые ими органы управления архивным делом.
Задачи Росархива:
Входящие в систему Росархива научно-исследовательские и другие организации и предприятия обеспечивают разработку научно-теоретических проблем архивного дела и внедрение их в жизнь. Ведущей организацией является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), чьи разработки применяются на практике в архивах России.
Говоря об органах управления архивным делом субъектах РФ, следует обратить внимание на то, что они не имеют сейчас характерного для советского периода единообразия статуса и наименований - есть архивные отделы, есть управления, есть комитеты. В их компетенцию полностью входит решение кадрового, финансового, материального обеспечения деятельности подведомственных архивов, изменение (с соблюдением соответствующих процедур) системы архивов субъектов Федерации, их профилей, текущих задач комплектования, обеспечения сохранности, использования архивных документов.
Архив — учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.
Современная система архивов России представлена четырьмя типами:
Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся, архивы и комплектующиеся специализированные архивы.
Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов.
Задачи госархива:
Ведомственный архив — архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомственные архивные документы. В зависимости от объема хранящихся документов он создается как самостоятельное структурное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства.
Задачи ведомственного архива:
В зависимости от компетенций организации, ведомства могут создаваться следующие ведомственные архивы:
В зависимости от состава хранящейся документации ведомственные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудиовизуальными, электронными. Преобладают общие ведомственные архивы.
Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения архивных документов, передавая их по истечении срока хранения в государственные архивы.
Негосударственные архивы включают не менее шести видов:
Муниципальные (районные и городские) архивы представлены архивами органов местного самоуправления и кооперированными архивами, в основном концентрирующими документы местных учреждений, организаций, предприятий по личному составу. Районные и городские архивы могут осуществлять временное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ до передачи их на постоянное хранение в соответствующие учреждения Росархива.
В соответствии с законодательством Российской Федерации 19 федеральным органам исполнительной власти и организациям (в том числе академиям наук Российской Федерации, имеющих государственный статус) предоставлено право депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности.
Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, времени создания, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе поступившие на законном основании из-за рубежа, а также архивные фонды и архивные документы государственных организаций Российской Федерации, находящихся за границей. Они подлежат постоянному (вечному) хранению на территории Российской Федерации. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности в установленном порядке.
Под организацией документов понимается совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов.
Организация документов и дел Архивного фонда проводится по трем уровням:
Наиболее общим признаком является признак группировки документов по историческим эпохам, который определяет деление: на материалы досоветского периода и материалы советского (или после 1917 г.) В соответствии с классификацией документов по историческим эпохам сеть государственных архивов подразделяется на архивы, хранящие:
Важным классификационным признаком документов в пределах АФ является их принадлежность к учреждениям общероссийского, республиканского и местного подчинения.
Сеть федеральных архивов:
1. Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
2. Российский государственный архив древних актов (РГАДА) г. Москва
3. Российский государственный исторический архив (РГИА) г. Санкт-Петербург
4. Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) г. Москва
5. Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГАВМФ) г. Санкт-Петербург
6. Российский государственный архив экономики (РГАЭ) г. Москва
7. Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) г. Москва
8. Российский государственный военный архив (РГВА) г. Москва
9. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ) г. Владивосток
10. Российский государственный научно-технический архив (РГНТА) в г. Москве с филиалом в г. Самаре
11. Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД) г. Москва
12. Центр хранения документов страхового фонда (ЦХСФ) г.Ялуторовск Тюменской обл.
13. Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД) г. Красногорск Московской обл.
14. Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ) г. Москва
15. Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) г. Москва
К документам местного значения относятся документы губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных и городских, сельских и других государственных учреждений и общественных организаций, а также предприятий местного подчинения, представителей науки, культуры, литературы и искусства. Эти документы хранятся в краевых, областных архивах и их филиалах. На основе взаимодействия этих признаков проводится распределение документов между субъектами РФ, а в их пределах между другими территориально - административными единицами. Это означает, что каждому городу, району, муниципальному образованию необходимо иметь свой архив, так как в каждой административно-территориальной единице есть учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы по истории этой территории.
Как же быть архивистам в такой ситуации, когда почти ежегодно создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с ними соответствующий архив?
В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании нового архива новой административно-территориальной единицы в него должны поступать только фонды новых органов власти и управления.
Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности - этот признак реализуется при создании архивов литературы и искусства, народного хозяйства, военно-исторических. Этот признак был определяющим в построении Государственного архивного фонда в период 1918-29 гг., когда все архивные документы разбивались по их содержанию на тематические комплексы (секции). В настоящее время тематический или отраслевой принцип создания архивов обусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требует специальной подготовки архивистов.
Практически отраслевой принцип реализуется в создании архивов литературы и искусства, военно-исторических и народного хозяйства. Российский государственный архив экономики (ЦГАНХ СССР), а также многочисленные архивы общественных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы) тоже соответствуют отраслевому признаку классификации. Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком.
В составе архивного фонда России имеется большое количество научно- технической документации, кинофотодокументов, звукозаписи. Их хранение требует особого режима, а изучение невозможно без специальной аппаратуры для просмотра и прослушивания содержания. Все это привело к необходимости классифицировать документы по способу и технике их создания. Классификация по этому способу позволяет отделить данную документацию от управленческих документов и организовать их обособленное хранение. С этой целью в нашей стране были созданы:
Появляются уже центры электронной документации.
Изменения, произошедшие в стране в начале 90-х годов 20 в., появление различных форм собственности повлияли и на архивную сферу. Изменилась и организация документов и дел Архивного фонда РФ, теперь она осуществляется по следующим признакам:
1) по формам собственности:
1. архивные фонды и документы государственной части Архивного фонда РФ:
• архивные фонды и документы федеральной собственности
• архивные фонды и документы собственности субъекта РФ
• архивные фонды и документы, находящиеся в ведении муниципальных образований
2. архивные фонды и документы негосударственной части Архивного фонда.
Негосударственную часть Архивного Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:
2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации.
Письменные и графические документы на бумажных носителях хранятся в общих и специализированных архивах и организуются по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям.
Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы хранятся в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов.
3) по срокам хранения:
Постоянное хранение — бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.
Временное хранение - хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение.
Депозитарное хранение документов - временное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ в учреждении ФАА, музее, библиотеке в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно последует передача документов на постоянное хранение - это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату. Отраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в т.ч. депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством.
Отраслевые фонды с правом депозитарного хранения документов государственной части Архивного Фонда Российской Федерации:
1. Государственное геологическое предприятие “Российский геологический фонд” Комитета РФ по геологии и использованию недр
2. Российский государственный фонд данных о состоянии окружающей природной Среды Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды
3. Центральный картографо-геодезический фонд Центральной Федеральной службы геодезии и картографии России
4. Центральный государственный фонд стандартов и технических условий Комитета РФ по стандартизации, метрологии и сертификации
5. Российский государственный фонд кинофильмов Комитета РФ по кинематографии
6. Министерство иностранных дел РФ
7. Служба внешней разведки РФ
8. МВД СССР (по Постановлению СМ СССР от 27.12.84)
9. Для Министерства Обороны СССР решением СМ от 09.08.79 был установлен предельный срок хранения - 75 лет
10. Минсредмаш СССР (по Постановлению СМ от 18.06.87)
11. Академия наук СССР.
В архивах документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям — архивным фондам и архивным коллекциям.
Основные принципы классификации:
По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их нефондовая организация. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд.
Признаками фондообразователя являются:
Разновидностями архивного фонда являются:
– архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;
– архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;
– объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц.
Признаки образования объединенных архивных фондов
|
Признаки |
Примеры |
|
1. Однородные учреждения, действовавшие на одной территории |
|
|
2. Объединение фондов руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на определенной территории |
|
|
3. Объединение материалов фондообразователей, связанных объектом деятельности |
|
|
4. Объединение последовательно сменивших друг друга учреждений на основе единства их функций |
|
|
5. Объединение документов лиц, связанных родственными отношениями |
|
|
6. Объединение документов лиц, связанных творческой, профессиональной деятельностью |
|
- архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).
Признаки создания коллекций
|
№ п/п |
Признаки |
Примеры |
|
1. |
Номинальный (по делопроизводственной форме — родам единиц хранения, видам и разновидностям документов) |
Коллекция листовок XVIII-XX вв. в Музее книги; |
|
2. |
Тематический |
Коллекция копий документов по истории профсоюзного движения в 1895-1925 г.г., собранная Истпрофомом; |
|
3. |
Авторский |
Коллекция документов эмигрантских учреждений и организаций в России; |
|
4. |
Географический |
Коллекция писем солдат русских воинских частей на французском фронте, собранная Тургеневской библиотекой в Париже; |
|
5. |
Смешанные признаки |
Коллекция писем, рукописей литературного и общественно-политического характера неустановленных лиц. 1917-1925 гг. в ГАРФе; |
Организация документов по архивным фондам и коллекциям называется фондированием. Фондирование складывается из следующих видов работ:
1. Определения границ архивного фонда, в том числе определения юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;
2. Определения фондовой принадлежности документов.
Основной предпосылкой правильного фондирования, разработки схем классификации документов архивного фонда и проведения других работ с документами является изучение истории фондообразователя, историй фонда, состава и содержания его материалов. Результаты этого изучения отражаются в исторической справке о фондообразователе и фонде.
Историческая справка о фондообразователе и фонде должна состоять из четырех разделов:
В результате изучения истории фондообразователей, документы которых предполагается включить в объединенный архивный фонд, должна быть написана историческая справка по истории этих фондообразователей.
|
Фактор, влияющий на фондирование |
Какое оказывает влияние |
|
1.Изменение конституционных основ государства. В связи с принятием Конституции РФ 1993 год. Распад СССР в 1991 г. |
1.1. Документы высших органов государственной власти Российской Федерации и органов гос.власти субъектов федерации, созданных по Конституции РФ 1993 г. составляют новые архивные фонды. |
|
1.2. Документы высших органов управления (министерств, ведомств РФ), созданных на базе соответствующих ведомств СССР, составляют новые архивные фонды. |
|
|
1.3. Документы советов министров республик в составе РФ и автономных образований до и после распада СССР составляют разные архивные фонды. |
|
|
1.4. Документы новых органов местного самоуправления, созданные на основе федеральных законов и нормативных актов субъектов федерации, образуют новые архивные фонды. |
|
|
1.5. Прокуратура РСФСР и Прокуратура РФ составляют разные архивные фонды, но местные прокуратуры образуют единые архивные фонды за весь период деятельности. |
|
|
1.6. В случае изменения статуса субъекта РФ новые органы власти составляют новые архивные фонды. |
|
|
2.Изменение границ административно-территориального деления |
2.1. Если в связи с изменением административно- территориального деления создаются новые органы власти и управления, они образуют новые архивные фонды. |
|
2.2.Переименование административно-территориальной единицы, а также преобразование административно-территориального деления, которое не влечет за собой создания новых органов власти и управления, не влияет на фондирование. |
|
|
3.Изменение формы собственности фондообразователя |
3.1. Документы учреждений и предприятий, перешедших с 1991 г. в кооперативную, общественную, частную и др. формы собственности составляют с момента их акционирования и приватизации новые архивные фонды. |
|
4.Реорганизация фондообразователя. |
4.1.Реорганизация фондообразователя, которая ведет к коренному изменению его функций и созданию нового учреждения влечет за собой создание нового архивного фонда. |
|
4.2.Незначительные изменения круга деятельности организации, переименования, изменение подведомственности, структуры без существенного изменения ее функций и задач не является основанием для создания отдельного фонда. |
|
|
5.Ликвидация фондообразователя |
5.1. При ликвидации организации с передачей ее функций одной или нескольким организациям документы каждой организации составляют самостоятельные архивные фонды. |
|
5.2. При временной приостановке работы организации и восстановлении ее с теми же функциями новый фонд не создается. |
Определение
хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов
|
Вид фонда |
Хронологические границы фонда |
|
Архивный фонд учреждения |
официальные даты образования и ликвидации учреждения |
|
Архивный фонд личного происхождения |
даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода |
|
Объединенный архивный фонд |
даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда |
Крайние даты документов фондов
|
Вид фонда |
Крайние даты документов |
|
Архивный фонд учреждения |
Даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения, или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника. |
|
Архивный фонд личного происхождения |
Крайние даты документов фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты. |
Определение фондовой принадлежности документов - отнесение документов к тому или иному архивному фонду на основе соответствующих признаков.
Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основании непосредственного изучения документов.
Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам.
Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц.
Фондовая принадлежность отпусков (копий) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам.
Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими.
При определении фондовой принадлежности надо запомнить:
Например: дела следственных органов, как правило, поступают в судебные органы. Они могут передаваться для просмотра в вышестоящие инстанции.
Фондовая принадлежность в таком случае определяется по документам (последнего) учреждения, в котором дела были закончены делопроизводством.
В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование. Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации.
Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:
– структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
– хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
– функционального, отраслевого, тематического, предметно- вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
– номинального (по делопроизводственной форме — родам единиц хранения, видам и разновидностям документов);
– корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
– географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
– авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурном и структурно-хронологическом.
Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям организации. Например:
1970 г. 1971 г.
Секретариат Управление делами
Плановый отдел Планово-экономическое управление
Финансовый Финансово-счетное управление И т.д.
Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы — по времени формирования единиц хранения.
Например:
Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схема систематизации единиц хранения применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой. При систематизации единиц хранения по хронологически- функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения располагаются с учетом значимости функций фондообразователя (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору документов (дел) самой организации.
Например: Функционально-хронологическая схема:
1. Руководство и контроль—1970 г., 1971 г., 1972 г. и т. д.
2. Планирование- 1970 г., 1971 г., 1972 г. и т, д.
3. Финансирование— 1970 г., 1971 г., 1972 г. и т. д.
Хронологически-функциональная схема:
1970 г. 1971 г.
1. Руководство и контроль 1. Руководство и контроль
2. Планирование 2. Планирование
3. Финансирование 3. Финансирование ………
Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также к отдельным архивным коллекциям. В первом случае единицы хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам); во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии.
Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения фондов бесструктурных организаций, — сначала по хронологии, и внутри каждого года по видам единиц хранения; или же сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), и внутри каждого вида по хронологии.
Схемы систематизации единиц хранения фондов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.
Рекомендуется следующая примерная схема:
1. Творческие документы (рукописи литературных произведений, статей и исследований, автобиографии, воспоминания, дневники, переводы, выписки, черновые записи, рисунки и др.);
2. Письма фондообразователя (по адресатам или по тематическому признаку);
3. Письма фондообразователю;
4. Документы к биографии фондообразователя (личные документы, материалы служебной и общественной деятельности, о присвоении почетных званий и др.);
5. Документы имущественно-хозяйственного и бытового характера (документы о покупке имущества, договоры, записи расходов и др.);
6. Документы членов семьи фондообразователя о других лиц, отложившиеся в фонде;
7. Коллекции.
Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объема и удобства пользования.
Документы семейных и родовых фондов систематизируются вначале по отдельным фондообразователям, документы каждого фондообразователя — по разделам примерной схемы систематизации. В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.
Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов. Для фондов однотипных организаций используется одинаковая схема систематизации.
Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов.
При распределении единиц хранения в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:
– единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;
– единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;
– единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;
– в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации;
– единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по датам увольнения и алфавиту фамилий.
Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.
Машиночитаемые (электронные) документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов — по форматам представления информации, и далее — по характеру зафиксированной информации.
В архивах установлено единство между классификацией документов по архивным фондам, классификацией документов в пределах фондов и размещением материалов в хранилищах. Классификация архивных фондов в архивохранилищах закрепляется не только физическим размещением документов, но и научно-справочным аппаратом архива: описями, планами или схемами размещения архивных фондов и топографическими указателями.
Планы или схемы размещения фондов в хранилищах рекомендуется составлять для определения рационального размещения этих фондов. План или схема размещения фондов должны предусматривать место и для последующих поступлений материалов в соответствии с планами комплектования архивов. Если схемы размещения намечают общий план распределения групп архивных фондов по хранилищам, то топографические указатели показывают место нахождения фондов и групп материалов в пределах каждого фонда. Как было сказано выше, наиболее удобной формой размещения фондов в хранилище является их объединение по логическим группам: отраслевым, территориальным и др. Но такое объединение фондов не соответствует порядку их номеров, потому что нумерация фондов при поступлении в архив производится без учета их принадлежности к определенным отраслевым и другим группам учреждений. Это делает необходимым составление указателей, позволяющих переходить от номера фонда к указанию места его хранения. Такой вид указателя называется пофондовым топографическим указателем. Он дает возможность определить место хранения фонда, числящегося за любым номером. Пофондовый топографический указатель составляется в виде карточек, чтобы можно было легко заменять карточки (или отдельные листы) при любых перемещениях фондов. На каждую карточку заносится один архивный фонд, а карточки располагаются в порядке номеров.
Кроме пофондовых указателей в хранилище необходимы указатели другого типа, показывающие, какие именно материалы находятся в данном месте хранилища, т. е. указатели, идущие от места хранения к архивному фонду. Такие указатели называются постелллажными.
Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.
Режим хранения документов предполагает соблюдение:
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
Световой режим:
Температурно-влажностный режим:
Санитарно-гигиенический режим:
Охранный режим:
Оборудование архивохранилищ:
При установке стеллажей выдерживаются следующие нормы:
Размещение документов в архивохранилище:
Ведение топографических указателей:
В процессе хранения архивных документов происходит их старение — изменение первоначальных физико-химических свойств под воздействием внешних и внутренних факторов. Поэтому требуется их реставрация — восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению, и консервация — создание условий, обеспечивающих длительную и полную сохранность документов. Реставрацию и консервацию проводят специалисты в реставрационных мастерских. Однако первичную реставрацию и консервацию документов, особенно в ведомственных архивах, могут проводить сами работники архива.
При обнаружении документов с физическими дефектами основы или текста они регистрируются в специальном журнале или картотеке учета физического состояния документов. Затем определяются меры по ликвидации этих дефектов, реставрации и консервации.
Специальную обработку документов проводят с целью:
Основными видами специальной обработки документов являются:
После первичного укрепления документов все последующие работы должны проводить специалисты-реставраторы.
Проверка наличия и состояния дел — установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
В ходе проверки осуществляется:
Проверка проводится не реже чем один раз в 5 лет, а в ведомственных архивах — перед передачей документов на госхранение. В особых случаях дела перемещаются в другое помещение, при чрезвычайных ситуациях, смене руководителя архива, Ликвидации или реорганизации архива проводятся разовые проверки.
Проверка производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя архива или учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей.
Во время проверки:
Проверка считается завершенной после внесения изменений, выявленных во время ее, во все учетные документы.
В случае обнаружения отсутствия дел организуется их розыск.
Розыск продолжается в течение года. При обнаружении дела оно подкладывается на свое место. В картотеке необнаруженных дел делается пометка о его обнаружении. Дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета.
Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются:
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов. В картотеке необнаруженных дел делается отметка о снятии их с учета.
Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел.
В архивах при обработке значительного комплекса документов описание производится на карточках.
На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.
Информационными характеристиками каждого дела являются:
- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;
- название структурной части (функции, отрасли);
- индекс дела по номенклатуре;
- заголовок дела;
- крайние даты документов дела;
- количество листов;
- архивный шифр (условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи).
Заголовки бывают 3-х типов: простые, обобщенные, сложные.
Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности элементов.
Примерная схема расположения элементов заголовка.
|
Постановления |
[№-№]. *) - автор - [содержание] - время Подлинность, копийность |
|
Планы |
автор - [содержание] - время |
|
Сведения |
[автор] - содержание - [территория] - время |
|
Дело |
автор (имя, отчество, фамилия) |
|
Материалы |
[автор] - содержание - [территория] - [ время] |
|
Переписка |
корреспондент - содержание |
|
*) элемент заголовка возможный, но не обязательный. |
Организационно-распорядительные документы формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам.
Например:
Приказы ректора РГГУ по личному составу за 1997 год. Подлинники.
Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче - крестьянской милиции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март 1926 года. Копии.
Понятие "материалы” применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание.
Например:
Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью - Йорке в 1925 году (положение, протоколы, докладные записки).
Понятие “материалы” применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу.
Протоколы заседаний Комитета по присуждению международных премий за 1991 год (подлиники) и материалы к ним (стенограммы, представления, переписка).
Обратите внимание, что при описании материалов после указания всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.
Понятие “дело” применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела.
Например:
Дело об авторском праве наследников Н.А. Римского-Корсакова.
Понятие “переписка” применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание.
Например:
Переписка с ЦИК СССР. НК РКИ СССР, секретариатом И.В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати.
Для личной переписки уместно указать и автора.
Например:
Переписка Ю.С.Нечаева - Мальцева с И.В. Цветаевым и В.Д. Поленовым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящных искусств художниками В.Д. Поленовым, В.М. Васнецовым, В.А. Серовым, П.В. Жуковским.
Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных, и типовых заголовков.
Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д. Главным условием образования обобщенных заголовков является обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д.
Например:
В деле содержится переписка с Можайским УезднымИсполКом об организации курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОНО о работе школ уезда.
Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:
Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.
В обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможно заменить ряд понятий одним родовым понятием.
Например:
В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и протоколы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университетов за 1997г. Документы подлинные и копии.
Правильно составленный заголовок будет звучать так :
Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.
В этом заголовке видовые понятия-вузы были сведены к однородному понятию.
Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. Сложный заголовок составляется путем сочетания (последовательного перечисления в соответствии со значимостью видов документов) простых или обобщенных заголовков.
Сочетание простых заголовков:
Протоколы совещаний при Управлении делами СНК СССР по вопросу постановки секретного делопроизводства за 1932 год (подлинники) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927 -1936 гг.
Сочетание обобщенных заголовков:
Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы за ноябрь - декабрь 1997 года (копии), переписка с избирательными комиссиями о проведении выборов в Городскую Думу.
В последнем примере обобщенным понятием являются “избирательные комиссии” - так как не указаны их конкретные названия.
Заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотирования документов.
Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях и фактах, о наиболее выдающихся деятелях, воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела. Таким образом, аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.
Аннотация составляется в 3 вариантах.
1. Аннотация представляет собой заголовок отдельного документа.
Например:
Письмо К.Э. Циолковского о конструировании металлического дирижабля. Л. 17 - 18.
2. Аннотация составляется на несколько однородных документов.
Например:
Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14-21.
3. Аннотация содержит краткое описание содержания документа.
Например:
В списке семей красноармейцев, не получивших карточки “Красная звезда”, содержатся сведения о составе семей. Л. 45.
Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.
Типовые заголовки разрабатываются для однородных дел с целью облегчения и достижения единства (унификации) их описания.
В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д.
Например:
Протоколы заседаний коллегии Министерства ... за... год. Подлинники, копии.
К этой типовой части надо будет только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа.
Степень подробности научного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. В 1960-70-е гг. было введено категорирование фондов учреждений, то есть разделения их на категории (1,2,3) в зависимости от места учреждения - фондообразователя в системе государственного управления:
1 категория - высшие и центральные органы власти, управления, суда и др.
2 категория - учреждения среднего звена (краевые, областные, губернские и др.).
3 категория - местные низовые учреждения (районные, волостные, сельские, поселковые и др.).
К фондам 1 категории составлялись наиболее подробные справочники. По причине многоаспектности информации, в них преобладали обобщенные заголовки.
В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно-хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц. Могут быть в составе фонда коллекции документов или иных материалов.
В процессе описания документов и дел личного происхождения фиксируются на карточках следующие информационные характеристики:
В основе заголовков лежат элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.
В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства.
Например:
А.Н. Островский. “Доходное место”. Пьеса.
В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей. В письмах родственников рекомендуется указывать их родственные связи, а в письмах замужних женщин - фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фамилию их первого мужа.
В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также отражают внешние особенности альбома.
Например:
Альбом К.К. Олимпова со стихотворениями С.Д Дрожжина, А.А. Коринфского и др.; рисунками И.Е. Репина, С.И. Пичугина. В бархатном переплете.
Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в нем указывают вид дела и автора.
Например:
Записные книжки Н.С. Каржановского.
В фондах личного происхождения очень часто на книгах, альбомах и других материалах встречаются дарственные надписи выдающихся лиц. В этих случаях на дарственные надписи составляют заголовок, в котором указывают автора надписи, корреспондента (кому она предназначена) и на чем она сделана.
Например:
Дарственные надписи Ф.И. Шаляпина и Иолы Торнаги
Биографические, служебные, имущественно-хозяйственные материалы. В заголовках на эти материалы, а также на материалы общественной деятельности и бытового характера указывают виды документов или дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: авторские правки, газетные вырезки и т. д.
Например:
Метрическое свидетельство И.Ф. Калитникова.
В заголовках на фотографии указывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событие.
Например:
Фотография А. Павловой с дарственной надписью А.А.Бахрушину.
При описании рисунков, эскизов, чертежей гравюр кроме характера материалов указывают автора, корреспондента, дают описание изображения, а также отмечают наличие дарственных надписей и других особенностей.
Например:
Гравюры Т.Г. Шевченко “В шинке” и “Ростовщик” с дарственными надписями В.М. Лазаревскому.
При описании документов и дел личного происхождения часто не удается установить авторство документов или корреспондентов. В этих случаях в заголовке пишут “неустановленный автор”.
Например:
Письмо А.С. Пушкина неустановленному лицу с обращением Иван Сергеевич.
Имейте в виду: при описании не полностью сохранившихся материалов указывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без конца.
Например:
К.С. Семенов. “Воспоминания”. Отрывок. Письмо Г.С. Петрова Л.К. Игнатьеву. Без конца.
При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:
Например:
Статьи о жизни и творчестве Г.К. Никифорова. Журнальные и газетные вырезки.
Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем (Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению в нем).
Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.
Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:
В государственной организации необходимо одновременно отслеживать два потока документов:
В негосударственный архив также поступают документы из делопроизводственной службы, а судьбою ценных документов, которые могут быть отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, необходимо распорядиться самостоятельно.
Росархивом утверждались неоднократно списки источников комплектования.
В основе этих списков - разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:
Под выборочным приемом подразумевалось, что из многих фондов однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в государственные архивы поступали на хранение один или несколько фондов (как правило, “лучший”, “худший” и “средний” фонды). Это так называемый групповой выборочный прием (все от избранных).
Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов (немногое от всех).
В настоящее время система критериев определения источников комплектования такова:
|
Признак |
Расшифровка |
|
1.Функционально-целевое назначение учреждения |
Выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах. |
|
2. Масштаб деятельности |
Многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников. |
|
3. Вид организации |
Сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур. |
|
4. Полнота отражения информации |
Степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций. |
Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив.
Дело - совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещенных(й) в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия единицы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, единиц хранения, поскольку каждый том составляет обособленную единицу хранения.
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.
Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, в них допускается не проводить систематизацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.
Порядок оформления архивных дел:
Основными реквизитами обложки дела являются:
Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:
Основные этапы работы по передаче документов организации в госархив:
При этом:
Передача документов из каждого учреждения - источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3-5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя).
При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. Архивные документы с не истекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.
Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи. Наконец, если владелец ценных документов использует их как оберточный материал, архив вправе подать на него в суд и конфисковать документы по решению суда.
На временное хранение (депозит) документы личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца.
В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы “активного комплектования”: