Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Зазвичай робочий матеріал, з яким повсякчас працює фахівець (економічна інформація, бухгалтерські звіти, статистичні дані, результати інженерних досліджень та інше), являють собою табличну інформацію. Для автоматизації її обробки на персональному комп’ютері (ПК) були створені цілий ряд програм, які називаються електронними таблицями (ЕТ) або електронними процесорами (Lotus 1-2-3, SuperCalc, Quattro Pro та інші, що працюють в середовищі MS-DOS).
Для роботи в операційному середовищі Windows-95,-98 на Україні набули поширення ЕТ фірми Microsoft; це в першу чергу їх русифіковані версії Excel 7.0 та Excel-97. По принципу використання та своїм можливостям вони практично однакові, але, враховуючи наявність деяких додаткових сервісних операцій в Excel-97, в даних вказівках будемо орієнтуватися на використання цієї версії ЕТ.
Використання Excel-97 дає можливість користувачеві ПК створювати та редагувати табличний матеріал, проводити будь-які математичні дії над числовими даними з застосуванням різноманітних вмонтованих функцій, перевіряти орфографію текстової частини таблиць, працювати з наповненням таблиць, як з базами даних, проводити аналіз числових даних з допомогою різнотипних діаграм та інше.
Так як Excel-97 є додатком в системі Windows, то ці дії такі ж, як і для будь-якої іншої програми системи. Нагадаємо їх:
а) якщо ярлик ЕТ, що має вигляд знаходиться на робочому столі, програма запускається подвійним натискуванням на нього мишею;
б) якщо кнопка запуску ЕТ з такою ж піктограмою, як і в варіанті а), знаходиться на панелі Microsoft Office, то програму можна запустити одинарним клацанням по ній;
в) можна запустити ЕТ Excel-97 по стандартному каналу через головне меню системи Windows:
Пуск/Программы/Microsoft Excel;
г) здійснити запуск ЕТ можна також разом з Excel-документом, якщо він знаходиться в списку останніх 15, з якими щойно працювали в Windows:
Пуск/Документы/ < ім’я Excel-файла>.
В цьому випадку відбудеться спочатку завантаження ЕТ, а потім вона в своє перше робоче вікно викличе вибраний Excel-файл.
Завершення роботи ЕТ Excel теж відбувається одним із стандартних для додатків Windows способом:
а) натисканням на праву кнопку серед кнопок керування стандартним вікном Excel;
б) подвійним клацанням по піктограмі рядка імені стандартного вікна Excel;
в) одинарним клацанням по піктограмі пункту б) і після відкриття управляючого меню виконати команду Закрыть;
г) командою меню ЕТ Файл/Выход.
Вікно Excel (рисунок 1) включає багато стандартних елементів системи Windows, з якими у нас було уже знайомство при освоєнні АРТ Word. До них відносяться:
1 – рядок імені (верхній рядок вікна) містить назву програми «Microsoft Excel». Крайня ліва кнопка є кнопкою виклику управляючого меню. Праворуч розміщені відповідно кнопка згортання, відновлення та закриття вікна.
2 – рядок меню, який має практично всі ті ж секції, що і в додатку Word 7.0 (за виключенням Данные замість Таблицы).
3,4 – панелі інструментів (стандартна та форматування). Кнопки на панелі інструментів дозволяють швидко і легко викликати деякі функції Excel.
Міткою 5 на малюнку позначений рядок формул. При введенні інформації в активну комірку ЕТ вона одночасно з’являється і в рядку формул, де висвічується і адреса цієї комірки. В середній частині рядка при введенні формули з’являється кнопки:
- відмінити занесення набраної формули в комірку (аналог дії клавіші Esc);
- занести формулу в активну комірку (аналог дії клавіші Enter);
- в формулу, що вводиться, включити стандартну функцію Excel.
Документи, що створюються в середовищі Excel, називають книгами. Кожна книга складається з листів таких типів: робочі листи або просто листи; листи діаграм; листи макросів; листи модулів; листи діалогу.
Робочі листи - це електронні таблиці, що складаються з колонок і рядків. Кожна комірка робочої області листа ЕТ поіменована. Її ім’я складається з заголовка стовпця (6), що позначається буквами латині (1 стовпець – А, 2 – В, 3 – С, ..., 26 – Z, 27 – AA, 28 – AB, ..., 52 – AZ, 53 – BA, ..., 255 – IV), та номера рядка (9), що відповідає натуральному числу із діапазону 1-16384. Максимальне число колонок таблиці - 255, рядків - 16384. Позначення або адреса клітинки складається з позначення колонки і позначення рядка. Наприклад, A2, G6, k34.
Таким чином, повна ЕТ має кінцеві комірки з позначенням A1-IV16384. Та частина робочої області листа, яка обмежується прямокутником, що включає саму праву заповнену комірку та саму нижню заповнену комірку називається активною ЕТ. Таким чином, екран монітора ніби являється вікном, що, рухаючись по активній ЕТ, висвічує нам інформацію, якою наповнена активна електронна таблиця.
Рисунок 1
1 3 5 7 8 9 10 11 13 15 17
2 4 6 12 14 16 18
Якщо активним є робочий лист, то під рядком заголовка вікна розміщується електронна таблиця активного листа. Електронна таблиця містить імена колонок і імена рядків, комірки, а також вертикальну і горизонтальну смуги прокрутки.
Одна з комірок таблиці, з якою в даний момент працюємо, виділена темною прямокутною рамкою. Це так званий табличний курсор. Колонку, рядок і комірку, в якій знаходиться табличний курсор, називають відповідно активною колонкою, активним рядком і активною коміркою. Адреса активної комірки виводиться у лівій частині рядка формул.
Табличний курсор можна переміщувати по таблиці за допомогою клавіш керування курсором або за допомогою миші (клацнути мишею по комірці, на яку треба перемістити табличний курсор). Для прокрутки комірок листа використовують елементи лінійок прокрутки. При прокрутці адреса активної комірки не змінюється.
Для переміщення курсору в межах одного листа використовуються такі команди:
, - переміщення на одну комірку вниз або вверх по стрілці;
, - на позицію в межах фізичного рядка в середині комірки; за межами фізичного рядка в наступну або в попередню комірку;
^ , ^ - переміщення до верхнього або нижнього краю виділеного блоку;
^ , ^ - переміщення до лівого або правого краю виділеного блоку;
PgDn - переміщення вниз на один екран;
PgUp - переміщення вгору на один екран;
^ Home – в ліву верхню комірку ЕТ;
^ End – в праву нижню комірку ЕТ;
Tab – перехід в наступну комірку рядка;
~ Tab – перехід в попередню комірку рядка.
Якщо працюємо з мишею, перехід до нової комірки в межах екрана виконується простим клацанням по ній. Для переходу на нову область ЕТ можна використовувати полоси прокрутки, але табличний курсор при цьому залишається в попередньому місці.
Якщо потрібно перейти по відомій адресі ЕТ, користуються командою: Правка/Перейти к...
В вікні, що відкривається, вказати з клавіатури адресу, на яку потрібно перевести табличний курсор і висвітити її в верхньому лівому куті екрана.
Документи, створені в середовищі Excel, зберігаються на диску в файлах в вигляді книг. Книга може включати до 16 табличних листів. Для переходу від одного листа до іншого потрібно натиснути на його позначку в рядку 10. Зліва від цих позначок знаходяться стрілки їх прокрутки. Перехід до сусіднього листа також можна здійснити командами ^PgUp, ^PgDn.
Переведення курсору в комірку іншого листа можна здійснити командою: Правка/Перейти к... і далі задати адресу переходу в вигляді <Лист № ! Адреса>. Наприклад, перехід в комірку С5 другого листа в рядку введення діалогового вікна “Перехід” буде мати вигляд:
Лист 2 ! С5.
В нижній частині екрана розміщений рядок стану, в якому відображається стан роботи електронного процесора і клавіатури. Його можна вилучити з екрана командою:
Сервис/Параметры...
В діалоговому вікні вибрати закладку Вид і відмінити режим Строка состояния.
Взагалі, загальний вигляд вікна Excel і наявність чи відсутність деяких його елементів залежить від параметрів, встановлених в секціях елементів меню Вид та Сервис/Параметры...
Кожна комірка ЕТ може бути порожньою або вміщувати один з таких типів даних: число, включаючи час і дату; текст; формула.
Довжина текстової інформації може досягати 255 символів. Початок тексту в кількості 8 символів (якщо М=100%) висвічується у власній комірці, решта – праворуч у вільних від інформації комірках ЕТ.
Якщо в комірці справа занесена будь-яка інформація (навіть “ ”) текстова інформація в цьому місці обрізається, хоч в пам’яті ЕОМ вона зберігається повністю. Потрібно пам’ятати, що при друкуванні електронної таблиці, вона буде перенесена на тверду копію точно так, як вона виглядає на екрані.
Якщо установлений режим Формат/Ячейки/Переносить по словам текст в комірці буде розміщуватись повністю в декількох рядках.
Під числа виділяється в ЕТ Excel 9 байт пам’яті, що забезпечує збереження і участь їх в арифметичних діях з точністю 16 значущих цифр мантиси. Вводитись числа можуть в формі:
Вигляд числа в комірці залежить від способу його введення та режиму його форматування, що включається командою Формат/Ячейки/Число.
В стандартному режимі числа притискаються до правого боку комірки в відмінності від тексту, який розміщується в комірці зліва.
Якщо при введенні числа була допущена помилка (буква “О” замість цифри “0”, дві коми в числі і т.д.), число сприймається, як текст. Якщо число потрібно ввести, як текст, щоб воно не враховувалось в операціях над числами, перед ним потрібно поставити апостроф або пропуск.
Примітка. Якщо після введення числа в формі з фіксованою комою, на екрані висвічується його експоненціальна форма (4,75Е09) або символи ########, не хвилюйтесь воно є в пам’яті, але не може розміститися в комірці. Стовпчик потрібно розширити з допомогою показника миші або двічі клацнувши на правій межі його заголовка.
В Excel-97 вмонтовано календар, що являє собою натуральний ряд чисел, які відповідають кожній даті, починаючи з 01.01.1900 року. Така структура календаря дає можливість просто підрахувати кількість днів N між датами D1 і D2. Тобто: N = D2 - D1.
Можливі також зворотні дії:
D2 – N = D1 та D1 + N = D2.
Вводяться дати найчастіше в вигляді: 1/5/99; 1-5-99; 01/05/99; 01/5/1999; 1/05/99.
Для введення комп’ютерної дати в активну комірку ЕТ існує команда ^ ;.
Примітка. Для дат 21 століття рік повинен задаватися чотирма цифрами.
В комірку ЕТ можна ввести час в вигляді ГГ:ХХ:СС або ГГ:ХХ. Команда введення часу з годинника комп’ютера ^: . З часом можна виконувати ті ж дії, що й з датами.
Після введення чисел і дат їх можна по різному представити на екрані командою: Формат/Ячейки/Число.
Далі потрібно вибрати необхідний формат і клацнути по ньому мишкою.
Значеннями процентного формату можуть бути цілі та дробові числа з значком %. Процентний формат можна отримати з будь-якого числа, вибравши команду Формат/Ячейки/Процентный. При виборі цього формату значення комірок множаться на 100 і до числа додається символ проценту. Наприклад, в комірку занесено число 0,12. При виборі процентного формату комірка буде містити 12%.
Це константи, адреси комірок ЕТ та імена функцій, що з’єднуються знаками арифметичних операцій. Формули починаються з символу “=”. В комірці, куди занесена формула висвічується результат її роботи. Саму формулу можна побачити і відредагувати в рядку формул, якщо комірку з формулою зробити активною.
В залежності від операцій формули поділяють на текстові, арифметичні та логічні. Результатом текстових формул є текст. Єдиною операцією в них є зчеплення (&). Текстові константи в формулі обмежуються лапками (”). Наприклад, якщо в комірці С5 маємо число 1250, то формула =C5&”_ум.од.” висвітить в активній комірці текст 1250_ ум.од.
В арифметичних формулах можна застосовувати операції додати (+), відняти (-), помножити (*), поділити (/) та піднесення до степеня (^). Наприклад:
=С6+СУММ(D5;48;A7)/5-2*B4^3.
В формулах дії виконуються з дотриманням таких пріоритетів:
Якщо дії в формулі потрібно виконувати в іншому порядку, то, як і в алгебрі, можна ставити будь-яку кількість пар дужок. Таким чином, в наведеному прикладі: 1) просумуються числа, що знаходяться в комірках D5 та A7, з константою 48; 2) вміст комірки В4 буде піднесений до кубу; 3) знайдена раніше сума розділиться на число 5; 4) куб числа в В4 подвоїться; 5) до наповнення комірки С6 буде додано результат пункту 3; 6) від попереднього результату відніметься результат пункту 4.
Якщо в арифметичній формулі включений, як знак операції, хоч би один знак порівняння (>, >=, <, <=, <>, =), то така формула буде відноситись до логічної. Вона буде давати результат ИСТИНА або ЛОЖЬ.
В формулах можна застосовувати відносні (С7, І45), абсолютні ($C$7, $I$45) та змішані ($C7, C$7) адреси комірок. При копіюванні формул відносні адреси модифікуються, абсолютні залишаються незмінними, а в змішаних адресах модифікується лише та частина адреси, перед якою не стоїть символ $. Якщо після набору відносної адреси (наприклад, С7) натиснути клавішу F4, адреса стає абсолютною ($C$7), наступні натискання F4 перетворюють адресу в змішану (F4C$7F4$C7F4C7 і т.д.).
Якщо при обчисленні формули сталася помилка, то в комірку виводиться повідомлення про помилку, яке починається із символу «#». Excel виводить такі повідомлення про помилки:
#дел 0! - спроба поділити на нуль або на порожню комірку;
#имя ? - формула використовує неіснуюче ім’я;
#н/д! - формула посилається на комірку з невизначеними даними;
#число! - помилка у числі, число неможливо подати в Excel;
#ссыл! - формула посилається на неіснуючу комірку;
#знач! - помилка при обчисленні функції.
Введення даних в активну комірку ЕТ виконується по інструкції:
Процес запису та читання ЕТ повністю ідентичний аналогічному процесу в АРТ Word.
Для створення нового файла книги можна виконати команду Файл/Создать або натиснути кнопку на панелі інструментів Стандартная.
При використанні команди на екрані з’являється вікно діалогу Создание документа.
У меню Файл є п’ять команд, які дозволяють зберегти файл: Сохранить, Сохранить как, Сохранить рабочую область, Закрыть і Выход. Кожна з цих команд має свою специфіку. Команду Сохранить как звичайно використовують при першому збереженні файла, а команду Сохранить для збереження змін в існуючому файлі. При виборі команд Закрыть і Выход Excel завжди запитує про необхідність збереження змін.
При першому збереженні файла відкривається вікно діалогу Сохранение документа, де можна вказати ім’я і тип (розширення) файла, а також ім’я папки, в якій буде збережено файл. Якщо тип файла не вказано, то Excel за замовчуванням встановлює тип XLS - для книг, XLT - для копій, XLM - для робочих областей.
При наступних збереженнях файла командою Файл/Сохранить або кнопкою панелі інструментів Стандартная Excel запише поточний вміст книги замість останньої збереженої версії файла, не відкриваючи вікно діалогу Сохранить документ.
Для збереження файла під іншим іменем слід використовувати команду Файл/Сохранить как…
Читання таблиці з диска реалізується командою Файл/Открыть або кнопкою панелі інструментів Стандартная.
В вікні, що відкривається потрібно знайти потрібний XLS-файл, відмітити його і натиснути клавішу Открыть.
Як правило, формування таблиць в Excel виконується в два етапи. На першому етапі вводиться і записується на диск чорновик таблиці, а на другому відбувається її редагування.
Команди редагування поділяються на поодинокі і групові. Поодинокі команди редагування зв’язані з корекцією інформації в активній комірці таблиці, групові команди виконують одночасне редагування групи суміжних комірок, які називаються блоком.
Виконання таких команд редагування можна реалізувати, зробивши комірку, в якій знаходиться об’єкт редагування, активною. Далі можливі такі варіанти:
Після корекції з клавіатури занесення відредагованих даних в активну комірку реалізується натисканням клавіші Enter або кнопки , розміщеної в рядку формул. Якщо потрібно відмовитися від розпочатої операції редагування, натискається кнопка або клавіша Escape.
Вилучення інформації із активної комірки реалізується натисканням клавіші Delete.
З допомогою цих команд виконують переміщення, копіювання блоків та їх очистка.
Ці команди виконуються в два етапи: на першому етапі блок відмічають, а на другому – виконують саму групову операцію.
Відмічений блок буде виділятися інверсним кольором; в стандартному стані – на затемненому фоні білі символи. Відмітку блока можна виконувати одним із таких методів:
Команду переміщення відміченого блоку можна виконати такими варіантами:
Команда копіювання інформації виконується, як і переміщення, але з деякими відмінностями:
Команда очистки виділеного блоку дуже проста: клавіша Delete.
Останню виконану команду можна відмінити, виконавши одну із команд:
В будь-якому місці таблиці можна вставити комірку або декілька. Для цього потрібно:
Вставка рядків або стовпців відбувається установкою курсору на відповідний рядок (стовпець) та звертанням до команди: Вставка/Строка або Вставка/Столбец.
Вилучення лишніх комірок, рядків та стовпців відбувається аналогічно виконанням команд: Правка/Удалить… і вибрати об’єкт вилучення.
Досить часто при роботі з ЕТ приходиться розмножувати написану один раз інформацію. Це може бути формула, послідовність даних, константи. Для розмноження формул в групу сусідніх комірок потрібно виконати такі дії:
При виконанні цієї процедури всі відносні адреси будуть промодифіковані.
Наприклад, якщо із адреси Е7 розмножувати формулу =D7+C7 в комірки Е8 та Е9, то в них формула буде мати вигляд =D8+C8 та =D9+C9, а в комірці F7 вона перетвориться на =E7+D7.
По такій же процедурі розмножуються і константи.
Якщо розмножуються назви місяців, числові дані, які можуть бути інтерпретовані як серії (наприклад: 1,3,5,7 і т.д.; 50, 48, 46, 44 і т.д.), то їх розмноження ведеться по такій же інструкції:
Їх значення автоматично будуть перераховані в відповідності з заданою послідовністю.
Знаходження суми значень можна одержати по зразку знаходження середнього балу в лабораторній роботі № 1. Але оскільки операція сумування використовується в Excel досить часто, то її можна виконувати більш просто. Для цього на стандартну панель інструментів винесена кнопка . Можливі варіанти її використання:
Примітка. В операціях 2.6.1 і 2.6.2 можна виділяти одночасно декілька рядків і стовпців.
З допомогою цієї функції зручно підраховувати кількість виділених комірок, суму числових значень, занесених в них, а також максимальні та мінімальні їх значення.
Щоб визначити загальну суму значень, виділяють потрібну групу комірок. Результат з’явиться в області автообчислень рядка стану в нижній частині екрану дисплея: сумма=<число>. Якщо потрібно взнати загальне число чи максимальне (мінімальне) значення групи виділених комірок, розмістіть курсор миші в рядок стану і клацніть правою кнопкою миші. В контекстному меню, що з’явиться, виберіть потрібну опцію. Результат обчислень з’явиться в рядку стану.
Примітка. Якщо немає рядка стану, скористайтесь командою Вид/Строка состояния.
Аналіз зміни числових даних має досить наглядний вигляд, якщо ці числа представити в вигляді діаграм. Таку можливість користувачу пропонує ЕТ Excel, яка в залежності від змісту даних та від їх вигляду представлення може будувати графіки різних типів. Кожний тип має декілька різновидів. Більшість з них можуть бути тривимірними. Діаграму можна розмістити на тому ж листі, де дані, а можна винести на окремий лист. Якщо після створення діаграми змінити дані, на основі яких вона побудована, то діаграма теж автоматично зміниться.
Побудову діаграми ведуть по такому алгоритму:
На екрані відобразиться діаграма, що відповідає заданим даним і вибраним установкам. На кожному етапі побудови діаграми є можливість повернутися до попереднього етапу, натиснувши на кнопку “<Назад”. Побудовану діаграму можна перемістити в інше місце методом буксирування. Можна також змінити її розміри. Для цього спочатку треба її виділити, а потім перемістити відповідні маркери (чорні квадратики на її межах) в потрібному напрямку.
Сортування в ЕТ Excel можна виконувати не більше, ніж по трьом полям (стовпцям). Наприклад, в таблиці лабораторної роботи № 1 дані можна розсортувати спочатку по середньому балу, потім по прізвищам і нарешті по дням народження студента.
Для сортування даних, потрібно виконати:
Якщо сортування ведеться лише по одному полю, можна задіяти більш швидкий спосіб. Для цього потрібно установити табличний курсор на відповідний сортуванню стовпець і натиснути кнопку “Сортировка по убыванию” або “Сортировка по возрастанию” стандартної панелі інструментів.
Якщо таблиця має дуже багато записів (рядків), суттєвим становиться питання швидкого знаходження необхідного запису. Таку операцію можна виконати по команді Данные/Форма.
В відкритому вікні потрібно установити потрібні критерії пошуку. Наприклад, потрібно переглянути всіх студентів, прізвище яких починається на букву “О”, які здали історію України на оцінку “4” і “5”. Для цього в рядку введення “Прізвище І. П.” Потрібно ввести “О*”, а в рядку “Історія України” – “>4”. Символ “*”, введений в першому рядку, являє собою символ маски, який означає “будь-які символи”. В критерії можна також вводити символи “?”, кожний із них означає “будь-який один символ”.
Далі натискуючи на кнопки “Далее” і “Назад” будемо переміщуватись по списку знайдених записів.
Після перегляду клацнути по кнопці “Закрыть”.
В ЕТ Excel можна вивести на екран вибірково лише визначені записи. Для цього потрібно: