Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ЛЕКЦІЯ №109
Тема: Передавання справ до архіву установи
Мета: охарактеризуйте складання і оформлення річних розділів зведених описів справ установи; навчити складати та оформлювати описи справ постійного зберігання, тривалого, з особового складу
План
Самостійне вивчення
Дії відповідальних працівників у разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу
До архіву установи передаються справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, їх передавання здійснюється тільки за описами справ.
Підготовка справ структурного підрозділу для передавання до архіву установи включає перевірку правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій керівником установи.
У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.
За відсутності справ структурних підрозділів, що значаться в описах, уживаються заходи щодо їх пошуку, описані вище.
Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву установи в присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву установи, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.
Справи до архіву установи доставляють працівники її структурних підрозділів.
В архіві установи, що має структурний поділ, на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ усієї установи.
До річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання включаються заголовки справ, що відкладено в структурних підрозділах установи впродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку «ЕПК».
Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звірення з описами справ структурних підрозділів, а для безструктурних установ — зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік, а також перевірки правильності формування та оформлення справ. Якщо справу сформовано неправильно, то вона підлягає переформуванню .
У разі виявлення нестачі справ, включених до опису структурного підрозділу, архів установи разом зі службою документаційного забезпечення управління та структурним підрозділом установи, де перебували ці справи, здійснюють заходи з їх розшуку.
Порядок унесення заголовків справ до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання аналогічний порядку описів справ структурного підрозділу. Заголовки справ, що містять документи за декілька років, включаються до річного розділу зведеного опису відповідно до норм, викладених до описів справ установи чи структурного підрозділу. Як уже зазначалося, у таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається:«Документи з цього питання див. також у розділі за рік, № _ », а графи 4, 5 опису не заповнюються.
Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у порядку зростання, доки їх кількість не дійде до числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад, номер 2 або інший порядковий номер.
Номер опису, що вибув, іншим описам не присвоюється.
Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання нумеруються порядковою нумерацією з доданням до неї літерного індексу «Т» (тимчасовий строк зберігання). Наприклад: «Оп. № 4-Т., спр. № 97».
Описи справ з особового складу нумеруються валовою нумерацією з доданням до неї індексу «ОС» (особовий склад).
Наприклад: «Оп. № 4-ОС, спр. № 25».
В установах з річним документообігом менше 600 документів допускається закінчувати зведений опис із кількістю справ 999.
Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами вказуються фактична кількість справ, унесених до цього розділу, а також інші встановлені реквізити.
Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ установи, залежно від кількості таких справ, можуть уноситися до річного розділу під літерними номерами (118-а, 454-6 тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їх порядковою нумерацією.
Після внесення до опису додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін.
До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, в якій даються відомості про основні напрями діяльності та структуру установи за період, що охоплюють справи опису; коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах; висвітлюються особливості формування і опис справ, їх систематизації в опису.
Передмову підписують укладач опису та керівник архіву установи (особа, відповідальна за архів).
Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у валовому порядку, на окремому аркущі складається засвідчувальний напис до розділу опису.
Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК установи, що проставляє гриф «СХВАЛЕНО» на кожному примірнику опису.
Установи, що передають документи Національного архівного фонду на державне зберігання, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у чотирьох примірниках, які подаються на затвердження ЕПК відповідного державного архіву.
Один з них після затвердження повертається установі і зберігається в ЇЇ архіві як недоторканий, а другий залишається в державному архіві, що затвердив цей розділ. Третій та четвертий примірники розділу опису використо-уються архівом та службою діловодства установи для поточного пошуку справ і після їх передачі на державне зберігання надходять до відповідного державного архіву.
Установи, що зберігають документи Національного архівного фонду України постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках, перший з яких, затверджений керівником установи та схвалений її ЕК, зберігається в архіві, а другий — у службі діловодства.
Декілька річних розділів зведеного опису справ постійного зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом.
Систематизація заголовків справ у закінченому опису може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами — назви структурних підрозділів установи. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводиться.
До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш, зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності, й складають довідковий апарат до опису.
Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, всі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.
До опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів установи. Такий опис складається за встановленою формою. Порядок унесення заголовків справ до опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання.
Систематизація заголовків справ у цьому опису повинна відповідати зведеній номенклатурі справ установи за цей самий рік.
В установах, що передають документи на державне зберігання, опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається у двох примірниках, схвалюється ЕК установи та затверджується її керівником.
Установи, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання у трьох примірниках, перший з яких направляється на затвердження ЕК органу вищого рівня і після повернення зберігається в архіві установи як недоторканний, а другий та третій примірники опису використовуються архівом та службою документаційного забезпечення управління в практичній роботі.
Якщо установа не має керівного органу вищого рівня (комерційні структури, громадські організації), то річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК установи, затверджуються її керівником і зберігаються в архіві — перший як недоторканний, а другий — робочий.
Опис справ з особового складу складається за встановленою формою. Порядок заповнення граф опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання.
Заголовки справ опису з особового складу систематизуються за номінальною ознакою у такій послідовності:
- накази з особового складу;
- списки особового складу;
- картки з обліку особового складу;
- особові справи;
- особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості із зарплати);
- трудові книжки (незапитані);
- акти про нещасні випадки тощо.
Особові справи (особові картки) вносяться в опис за роком звільнення посадової особи і систематизуються за абеткою прізвищ звільнених громадян.
Описи справ з особового складу установ, що передають документи на державне зберігання, складаються в трьох примірниках, підписуються укладачем і керівником кадрової служби, схвалюються ЕК установи, погоджуються з ЕПК відповідного державного архіву та затверджуються керівником установи.
Описи справ з особового складу установ, що не передають документи на державне зберігання, складаються в двох примірниках, підписуються укладачем та керівником кадрової служби, схвалюються ЕК установи та затверджуються керівником установи.
Довідковий апарат до описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу складається відповідно до норм оформлення закінченого опису справ постійного зберігання. Як уже зазначалось, титульний аркуш, зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності, становлять довідковий апарат до опису.
Передача справ в архівний підрозділ установи здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.
Документи, включені до Національного архівного фонду, підлягають державній реєстрації .
Приймання (передавання) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться відмітка про її наявність. Наприкінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу установи розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі установи.
Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу установи за номенклатурою справ.
Справи передаються до архівного підрозділу установи належним чином прошнурованими.
Схоронність документів в установі забезпечується наявністю архівного підрозділу установи згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».