Лабораторная работа 4 Система управления базами данных Microsoft ccess Цели- познакомиться с СУБД MS ccess
Работа добавлена на сайт samzan.net:
Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Лабораторная работа 4
Система управления базами данных Microsoft Access
Цели:
- познакомиться с СУБД MS Access.
- научиться проектировать небольшие базы данных, создавать простые запросы, формы и отчёты.
Общие положения
Access — это система управления базами данных (СУБД). Access предназначена для хранения и получения данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто выполняемых операций (например, для ведения счетов, учета материальных ценностей, планирования и т. п.).
В базе данных Access хранятся данные и ассоциирующиеся с ними объекты. К объектам базы данных относятся:
- таблица (содержит собственно данные);
- запрос (позволяет искать, сортировать и извлекать определенные данные);
- форма (позволяет вводить и отображать данные в указанном формате);
- отчет (позволяет отображать и печатать форматированные данные, включая калькуляции и итоги);
- макрос (предоставляет простые команды для автоматизации выполнения задач без программирования).
Создание таблиц в Access возможно несколькими способами: в режиме таблицы, конструктора, с помощью Мастера. Для создания нужно в окне базы данных на закладке Таблицы нажать кнопку Создать и выбрать нужных способ.
Создание таблицы в режиме Конструктора включает следующие этапы:
- ввести в первую колонку Имя поля и нажать клавишу ENTER (курсор автоматически переместится во вторую колонку Тип данных, третью колонку Описание можно не заполнять);
- раскрыть список Тип данных, щелкнув по черной стрелке вниз, и выбрать нужный тип;
- задать необходимые свойства поля в нижней таблице окна конструктора.
Ключевое поле создается нажатием кнопки на панели инструментов (нужное поле таблицы должно быть предварительно выделено).
При работе с таблицами можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию с помощью запросов.
Запрос — это обращение к БД для поиска или изменения в базе данных информации, соответствующей заданным критериям.
С помощью Access могут быть созданы следующие типы запросов: запросы на выборку, запросы на изменение, перекрестные запросы, запросы с параметром.
Одним из наиболее распространенных запросов является запрос на выборку, который выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц по заданным пользователем критериям, не приводящий к изменениям в самой базе данных.
Для начала создания запроса следует открыть базу данных, и, перейдя на вкладку Запросы нажать кнопку Создать. Появится окно Новый запрос для выбора способа построения запроса.
Итоговые запросы значительно отличаются от обычных. В них поля делятся на два типа:
- поля, по которым осуществляется группировка данных;
- поля, для которых проводятся вычисления.
Для составления итогового запроса, находясь в режиме конструктора, следует нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов или воспользоваться командой Групповые операции из меню Вид.
В результате чего в бланке запроса появится строка Групповая операция. Если для соответствующего поля из списка выбрать функцию Группировка, то при выполнении запроса записи по этому полю группируются по значениям в этом поле , но итог не подводится.
Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Access. Хорошо разработанные формы позволяют работать с приложением даже неподготовленному пользователю.
Для создания диаграммы с помощью Мастера диаграмм нужно перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать. В окне диалога Новая форма выбрать тип Диаграмма и указать источник данных для нее (таблицу или запрос). Сразу после этого начинается процесс построения диаграммы.
В первом окне Мастера диаграмм нужно указать поля, необходимые при построении диаграммы. Для этого нужно скопировать их из списка Доступные поля в список Поля диаграммы.
Второе окно Мастера диаграмм служит для выбора типа диаграммы. Правильный выбор типа диаграммы имеет большое значение, т. к. неудачный выбор может привести к ложным выводам.
В третьем окне Мастера диаграмм можно изменить способ представления данных на диаграмме, меняя с помощью мыши положение кнопок с именами полей, расположенных в правой части диалогового окна. Результат построения диаграммы можно просмотреть, нажав кнопку Образец.
В последнем окне Мастера диаграмм вводится название диаграммы. На этом процесс построения диаграммы завершен.
Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа.
В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных запросах.
Макросом называют набор из одной или более команд, выполняющих определенные, часто используемые операции, например, открытие форм или печать отчетов.
Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых действий. Если записать эти действия в виде макроса, то они будут выполняться автоматически при запуске макроса. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет или выведет на экран форму.
Макрокоманда — основной компонент макроса, инструкция, которая самостоятельно или в комбинации с другими макрокомандами определяет выполняемые в макросе действия (иногда макрокоманды называют просто командами макроса). Серия макрокоманд, из которых состоит макрос, выполняется каждый раз при его запуске.
Задания
Задание 1.
Работа с таблицами.
- Запустите Microsoft Access. Создайте новую базу данных и сохраните её под своим именем.
- В режиме конструктора создайте новую таблицу, которая содержит информацию о студентах вашей группы. Таблица должна иметь следующую структуру:
|
Имя поля
|
Ключ
|
Тип данных
|
Размер
|
Условие на значение
|
|
НС
|
|
Числовой
|
Целое
|
>0 And <99
|
|
ФАМИЛИЯ
|
|
Текстовый
|
30
|
|
|
ИНФОРМАТИКА
|
|
Числовой
|
|
|
|
МАТЕМАТИКА
|
|
Числовой
|
|
|
|
ОАИП
|
|
Числовой
|
|
|
Закройте таблицу, сохранив её под именем Группа.
- Создайте таблицу Сессия со следующей структурой:
|
НС
|
|
Числ.
|
Целое
|
>0 And <99
|
Номер студента
|
|
ФАМИЛИЯ
|
|
Текст.
|
30
|
|
Фамилия
|
|
ИМЯ
|
|
Текст.
|
15
|
|
Имя
|
|
ОТЧЕСТВО
|
|
Текст.
|
30
|
|
Отчество
|
|
ДР
|
|
Дата
|
|
|
Дата рождения
|
|
АДРЕС
|
|
Текст.
|
60
|
|
Адрес
|
Для определения структур обеих таблиц нужно вызвать окно Схема данных и добавить в схему данных обе таблицы (Группа и Сессия). Установить в окне схемы данных связь между таблицами по полю Номер студента. В окне Связи включить переключатель Определение целостности данных. После этого нужно указать тип связи: Один-к-одному и включить опции Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. После этого закрыть окно Связи.
Задание 2.
Создание запросов.
- Создайте простой запрос. Для этого выберите несколько произвольных полей из таблицы Группа (например, Фамилию, Имя и Дату рождения).
- С помощью Конструктора создайте запросы, удовлетворяющие условиям:
- отобразить фамилии студентов, имена которых начинаются с буквы А.
- отобразить имена студентов, фамилии которых заканчиваются на “ов”;
- отобразить Ф. И. О студентов, у которых по информатике стоит оценка 6.
- Для запросов с полем типа Дата/время добавить поле Дата рождения и выбрать записи, удовлетворяющие условиям:
- дата больше 1.10.90;
- фамилии студентов, родившихся в 1990-м году;
- вычислить возраст студентов с помощью функции Year в построителе выражений;
- фамилии студентов, родившихся в первой половине месяца с помощью функции Day.
- Создайте запрос с вычисляемыми полями:
- используя построитель выражений, подсчитать средний бал каждого студента по итогам сессии и отобразить фамилии студентов.
- отобразить фамилии студентов, средний балл которых выше 6.
- Создайте запрос с параметром. Отобразите адрес нужного студента. Фамилия должна являться параметром.
- Создайте итоговый запрос к таблице Сессия, где будет подсчитан средний балл по каждому предмету. Сохранить этот запрос с именем Данные для диаграммы.
Задание 3.
Создание форм.
- Запустите Microsoft Access и откройте созданную ранее базу данных.
- Создайте автоформу в столбец по таблице Группа. Для этого:
- перейдите на вкладку Формы и нажмите кнопку Создать;
- выберите в качестве источника данных таблицу Группа;
- выберите вид формы Автоформа: в столбец;
- В режиме формы произведите следующие действия:
- для второй записи измените значения в полях ДР и АДРЕС;
- сохраните форму с именем Автоформа_Группа;
- откройте таблицу Группа и найдите в ней изменения, внесенные в режиме формы.
- При помощи Мастера форм создайте иерархическую форму по двум таблицам. Для этого:
- в качестве режима создания выберите Мастер форм;
- в качестве источника данных укажите таблицу Сессия;
- включите в форму поля Информатика, Математика, ОАИП из таблицы Сессия и поля Фамилия и Имя из таблицы Группа;
- выберите тип представления данных по таблице Группа;
- выберите стиль и внешний вид формы (табличный);
- задайте название формы Данные об успеваемости студента;
- просмотрите полученную форму и сохраните ее.
- Создайте и отредактируйте диаграмму на основе данных итогового запроса.
Задание 4.
Создание отчетов.
- Создайте отчет №1 для таблицы Группа;
- В окне БД перейдите на вкладку Отчеты и нажмите кнопку Создать;
- В качестве таблицы для создания отчета укажите таблицу Группа;
- Выберите режим создания — Мастер отчетов;
- На первом шаге Мастера отчетов включите в отчет поля Фамилия, Имя, ДР и Адрес;
- На втором и третьем шагах выберите стиль оформления отчета;
- На последнем шаге укажите имя отчета Отчет1.
- Создайте отчет 2 на основе запроса Данные для диаграммы:
- В качестве режима создания выберите Мастер отчетов;
- На первом шаге Мастера выберите все поля итогового запроса для включения в отчет;
- На последующих шагах Мастера задайте стиль оформления отчета и его название Результаты экзаменационной сессии.
- С помощью Мастера диаграмм постройте диаграмму Microsoft Graph по таблицам Группа и Сессия:
- на первом шаге из доступных полей выберите поля для диаграммы (Фамилия, Имя, Средний балл);
- на 2-м шаге выберите тип диаграммы;
- на 3-м шаге выберите тип отображения данных на диаграмме: для осей выбираем поле Ф. И. О, для данных — поле Средний балл (Итоги отсутствуют);
- на 4-м шаге сохраните диаграмму с именем Успеваемость студентов;
- в режиме Конструктора можно редактировать диаграмму двойным щелчком по любой области.
Задание 5.
Использование макросов.
- Создайте макрос, открывающий таблицы. Для этого рекомендуется выполнить следующие действия.
- Перейти на вкладку Макросы, нажать кнопку Создать, вследствие чего откроется окно конструктора макроса. Выбрать в меню Окно команду Слева направо, чтобы на экране отображались и окно базы данных, и окно макроса;
- В окне базы данных перейти на вкладку Таблицы. Перетащить с помощью мыши таблицу Группа в окно макроса и разместить в первой ячейке столбца Макрокоманда. Таким образом, в макрос включается операция открытия таблицы Группа;
- В столбец Примечание той же строки ввести текст: «Открытие таблицы Группа»;
- С помощью клавиши ENTER перейти во вторую строку столбца Макрокоманда;
- В списке макрокоманд выбрать На Запись и установить аргументы: таблица Группа и Последняя запись. Таким образом, после открытия таблицы текущей станет последняя запись. В столбец Примечание ввести текст: «Переход на последнюю запись»;
- Повторить те же действия для таблицы Сессия;
- Щелкнуть в следующей свободной ячейке столбца Макрокоманда и открыть список доступных макрокоманд. Выбрать команду Выполнить команду. В области аргументы макрокоманды активизировать поле Команда и выбрать в списке элемент TileVertically. Таким образом, в макрокоманду будет включена операция разделения экрана в случае открытия нескольких окон. В столбце Примечание набрать текст: «Упорядочение окон».
- Сохраните макрос с именем «Открытие БД».
- Осуществите запуск макроса.
При создании макроса рекомендуется активизировать кнопку панели По шагам.
Требования к отчету
Отчет о проделанной работе должен содержать:
- название работы, ее цель и описание последовательности выполнения;
- описание структуры создаваемой БД;
- ответы на контрольные вопросы по указанию преподавателя.
К отчету прилагается дискета с выполненным заданием.
Контрольные вопросы
- Что представляет собой база данных? Что представляет собой поле таблицы и запись таблицы?
- Типы связей «один-к-одному» и «один-ко-многим»: как они реализуются в реляционных базах данных?
- Что такое ключевое поле и какие требования предъявляются к нему?
- Что такое запрос?
- Каково назначение построителя выражений?
- Как создаются запросы с параметрами?
- Что представляют собой отчеты в Access?
- В чем отличие автоотчетов от других способов создания отчета?
- С какой целью создаются формы? Назовите виды форм MS Access?
- Как построить диаграмму, используя режим Мастера диаграмм?