Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Существует два типа данных, которые можно вводить в ячейки: константы и формулы.
Константы подразделяют на основные категории:
Числа
Числовые значения могут содержать цифры от 0 до 9, а также спецсимволы + - Е е ( ) . , $ % /.
Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку.
При вводе чисел нужно иметь ввиду:
Иногда возникает необходимость ввода длинных чисел. При этом для его отображения в строке формул используется экспоненциальное представление не более чем с 15 значащими цифрами. Точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке.
В этом случае значение в ячейке называется вводимым или отображаемым значением.
Значение в строке формул называется хранимым значением.
Количество вводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина недостаточна, то Excel либо округляет значение, либо выводит символы ###. В этом случае нужно увеличить размер ячейки с помощью команды «Формат» → «Столбец» → «Автоподбор ширины».
Текстовые значения
Ввод текста полностью аналогичен вводу числовых значений. Вводить можно практически любые символы. При вводе длинного текста, превышающего ширину ячейки, текст накладывается на соседнюю ячейку, хотя фактически он находится в одной ячейке. Если в соседней ячейке тоже присутствует текст, то он перекрывает текст в соседней ячейке.
Для настройки ширины ячейки по самому длинному тексту, надо щелкнуть на границе столбца в его заголовке. Так если щелкнуть на линии между заголовками столбцов А и В, то ширина ячейки будет автоматически настроена по самому длинному значению в этом столбце.
Если возникает необходимость ввода числа как текстового значения, то перед числом надо поставить знак апострофа, либо заключить число в кавычки - '123 "123".
Различить какое значение (числовое или текстовое) введено в ячейку можно по признаку выравнивания. По умолчанию текст выравнивается по левому краю, в то время как числа - по правому.
Изменение значений в ячейке
Для изменения значений в ячейке до фиксации ввода надо пользоваться, как и в любом текстовом редакторе, клавишами Del и Backspace. Если надо изменить уже зафиксированную ячейку, то надо дважды щелкнуть на нужной ячейке, при этом в ячейке появится курсор. После этого можно производить редактирование данных в ячейке. Можно просто выделить нужную ячейку, а затем установить курсор в строке формул, где отображается содержимое ячейки и затем отредактировать данные. После окончания редакции надо нажать Enter для фиксации изменений. Если нужно отменить последнее выполненное действие, воспользуйтесь кнопкой «Отменить» на Панели Стандартная или Правка → Отменить (Ctrl+Z). Если Вы передумали – и нужно отменить отмененное, тогда воспользуйтесь кнопкой «Вернуть» или Правка → Повторить. Отмену и возврат можно выполнять многократно.
Ввод информации одновременно в несколько рабочих листов
Для ввода информации, повторяющейся на разных листах удобно использовать следующий способ:
Автоматизация ввода данных
Автоввод – возможность, ускоряющая ввод повторяющихся элементов одного столбца.
Excel запоминает все данные одного столбца и после ввода первого символа в новой ячейке столбца предлагает его завершение исходя из набранных ранее. Если пользователь согласен с предложенным завершением, то достаточно подтвердить ввод, нажав Enter, иначе – нажать Delete, предложенное завершение будет удалено и пользователь сможет ввести свое продолжение.
Другой способ использования Автоввода:
Автозаполнение – способ заполнения ячеек последовательностью данных (числовых, символьных).
Заполнение повторяющимися значениями:
Маркер заполнения
Заполнение числовой прогрессией:
Для создания других последовательностей (геометрических, последовательностей дат и т.д.) можно пользоваться меню Правка → Заполнить → Прогрессия.
Заполнение списками
Excel позволяет для Автозаполнение использовать символьные последовательности данных – списки. Пользователь может воспользоваться уже существующими списками (например, списком с названиями месяцев, дней недели) или создать свой собственный список.
Создание собственного списка Автозаполнения:
Автозамена – режим, предназначенный для исправления типичных опечаток при наборе текста. Можно дополнить своими часто допускаемыми опечатками или использовать псевдоопечатки для набора трудных словосочетаний. Например, если печатаем слово «НГПУ», оно превратится в словосочетание «Новосибирский государственный педагогический университет».
Настройка автозамены: Сервис → Автозамена.
Форматирование данных
Форматирование – это процесс изменения ширины, высоты строк и столбцов таблицы, изменения отображения информации в таблицах (например, жирность, наклон букв, выравнивание в ячейках …).
Все команды форматирования собраны в меню Формат, а наиболее популярные вынесены отдельно в виде кнопок в панель Форматирования.
Форматирование ячейки:
Другой способ форматирование с помощью панелей инструментов. Наиболее часто используемые команды форматирования вынесены на панель инструментов «Форматирование». Чтобы применить формат с помощью кнопки панели инструментов, выделите ячейку или диапазон ячеек и затем нажмите кнопку на панель инструментов. Для удаления формата надо нажать кнопку повторно.
Форматированная ячейка сохраняет свой формат, пока к ней не будет применен новый формат или не удален старый. При вводе значения в ячейку к нему применяется уже используемый в ячейке формат.
Удаление формата:
Следует учитывать, что при копировании ячейки наряду с ее содержимым копируется и формат ячейки. Таким образом, можно сберечь время, форматируя исходную ячейку до использования команд копирования и вставки.
Форматирование ячейки – задает формат ячеек, шрифт, размер символ, начертание (полужирность, курсив, подчеркивание), цвет, специальные эффекты ( верхние, нижние индексы, …), направление ввода, выравнивание и т.д.
Изменить формат ячейки можно командой «Формат» → «Ячейки», либо щелчком правой кнопки мыши выбрать команду «Формат ячеек» в контекстном меню.
Вкладка Число:
Используется для задания формата данных в ячейке:
Вкладка Выравнивание:
Используется для установки горизонтального, вертикального выравнивания данных в ячейке, переноса по словам на другие строчки внутри одной ячейки, для указания ориентации ввода данных, для объединения ячеек.
Вкладка Шрифт:
Изменение различных шрифтов и их начертаний, размера шрифта и т.п., т.е. форматирование текста.
Вкладка Граница и Вид:
Используется для установки различных типов границы и заливки для ячейки или блока ячеек.
Защита данных в ячейках
Для защиты отдельных ячеек надо воспользоваться командой «Сервис» → «Защита» → «Защитить лист». После включения защиты изменить заблокированную ячейку невозможно. Однако не всегда необходимо блокировать все ячейки листа. Прежде чем защищать лист, выделите ячейки, которые надо оставить незаблокированными, а затем в меню «Формат» → «Ячейки». В открывшемся окне диалога «Формат ячеек» на вкладке «Защита» снимите флажок «Защищаемая ячейка». Следует иметь ввиду, что Excel не обеспечивает индикации режима защиты для отдельных ячеек. Если необходимо отличать заблокированные ячейки, можно выделить их цветом. В защищенном листе можно свободно перемещаться по незаблокированным ячейкам при помощи клавиши Tab.
Скрытие ячеек и листов
Чтобы включить режим скрытия формул, надо:
- выделить нужные ячейки;
- выбрать «Формат» → «Ячейки» (Ctrl+1);
- на вкладке «Защита» установить флажок «Скрыть формулы»;
- выбрать «Сервис» → «Защита» → «Защитить лист»;
- в окне диалога «Защитить лист» установить флажок «Содержимого».
После этого при активизации ячеек, содержащих скрытые формулы, эти самые формулы не выводятся в строке формул, хотя результаты вычислений видны.
При желании можно скрыть весь лист. При этом все данные листа сохраняются, но они не доступны для просмотра.
Чтобы скрыть лист книги надо щелкнуть на ярлычке листа и выбрать команду «Формат» → «Лист» → «Скрыть». После скрытия листа в подменю «Лист» появится команда «Отобразить», с помощью которой можно сделать лист опять видимым.
Для удаления защиты листа или книги надо выбрать команду «Сервис» → «Защитить» → «Снять защиту листа/книги».
Ячейки в Excel бывают обычными, содержащими данные, и вычисляемыми, т.е. содержащими формулы для вычислений.
Формулы выполняют вычисления и помещают результат на рабочем листе. Вводить формулу надо со знака равенства. Это необходимо для того, чтобы Excel понял, что в ячейку вводится именно формула, а не данные. Формулы в Excel могут включать числовые и буквенные величины (константы), знаки арифметических действий, операций сравнения, функции, скобки и адреса ячеек.
Порядок ввода формулы
Формулу можно вводить как в строке формул, так и непосредственно в самой ячейке так же, как и обычные данные.
Для создания формул:
Использование знаков операций в формулах
|
Знак операции |
Вид действия |
|
Арифметические операции |
|
|
+ |
Сложение |
|
- |
Вычитание |
|
* |
Умножение |
|
/ |
Деление |
|
% |
Процент |
|
^ |
Возведение в степень |
|
Операции сравнения |
|
|
= |
Равно |
|
< |
Меньше |
|
> |
Больше |
|
<= |
Меньше или равно |
|
>= |
Больше или равно |
|
<> |
Не равно |
|
Текстовая операция |
|
|
& |
Объединение текста |
|
Адресные операции |
|
|
: |
Ссылка на диапазон. Например, С1:Е12 |
|
, |
Объединение двух диапазонов |
|
пробел |
Пересечение двух диапазонов |
Чтобы их правильно использовать надо четко представлять их приоритет.
Совет: Используйте скобки. В этом случае вы обезопасите себя от случайной ошибки в вычислениях с одной стороны, а с другой – скобки значительно облегчают чтение и анализ формул. Если в формуле количество закрывающих и открывающих скобок не совпадает, Excel выдаст сообщение об ошибке и предложит вариант ее исправления. Сразу после ввода закрывающей скобки Excel отображает жирным шрифтом (или другим цветом) последнюю пару скобок, что очень удобно при наличии в формуле большого количества скобок.
Замечание: После изменения исходных данных выполняется автоматическое перевычисление рабочей книги, всех её формул.
Изменение формул
Копирование формул
Однотипные формулы можно копировать. При копировании формулы вниз увеличивается адрес строки, вверх – уменьшается. При копировании формулы вправо увеличивается адрес столбца, влево – уменьшается.
Для копирования формул:
Относительные, абсолютные и смешанные ссылки
Относительная ссылка указывает на ячейку, согласно ее положения относительно ячейки, содержащей формулу. Обозначение относительной ячейки – А1. Относительная ссылка меняется при копировании формул.
Абсолютная ссылка указывает на ячейку, местоположение которой неизменно, не меняется при копировании формул. Обозначение абсолютной ячейки – $A$1.
В качестве символа абсолютной адресации используется знак $.
Этот знак фиксирует координату ячейки, находящуюся справа от него.
Например,
$С5 -не изменяется адрес столбца;
С$5 -не изменяется адрес строки;
$С$5-не изменяется ни адрес строки, ни адрес столбца.
Смешанная ссылка содержит комбинацию относительной и абсолютной ссылок – $A1, A$1.
Для быстрого изменения типа ссылки используется клавиша F4. Введите в ячейку А1 любое число. В ячейку А2 введите формулу =А1. Затем нажимайте клавишу F4. После каждого нажатия клавиши тип ссылки будет меняться (=$A$1 или =A$1 или =$A1).
В Excel можно создавать результирующие таблицы, которые используют данные других таблиц, находящихся на других рабочих листах и даже в других рабочих книгах (в этом случае ссылка будет называться внешней ссылкой). В этом случае формулы будут ссылаться на ячейки этих листов.
Например, чтобы записать в ячейку А1 (Лист 1) ссылку на ячейку А5 (Лист2), надо проделать следующее:
Ссылка на ячейку из другой книги будет выглядеть так: =[Книга2]Лист2!А5.
Имена ячеек и диапазонов в формулах
Ячейкам и диапазонам ячеек можно присваивать имена и затем использовать их в формулах. Если формулы, содержащие заголовки, можно применять только в том же листе, где находится таблица, то, используя имена диапазонов, можно ссылаться на ячейки таблицы в любом месте любой книги.
Имя ячейки или диапазона можно использовать в формуле. Пусть у нас в ячейке А3 записана формула А1+А2. Если присвоить ячейке А1 имя «Базис», а ячейке А2 – «Надстройка», то запись Базис+Надстройка возвратит то же самое значение, что и предыдущая формула.
Присвоение имен ячейкам и диапазонам
1 способ:
2 способ:
Для использования имен ячеек в формулах следует выбирать имена нужных ячеек в меню Вставка – Имя – Вставить.
Правила присваивания имен ячейкам и диапазонам
1. Имя должно начинаться с буквы, обратной косой черты (\) или символа подчеркивания (_).
2. В имени можно использовать только буквы, цифры, обратную косую черту и символ подчеркивания.
3. Нельзя использовать имена, которые могут трактоваться как ссылки на ячейки (А1, С4).
4. В качестве имен могут использоваться одиночные буквы за исключением букв R, C.
5. Пробелы необходимо заменять символом подчеркивания.
Использование текста в формулах
С текстовыми значениями можно выполнять математические операции, если текстовые значения содержат только следующие символы:
Цифры от 0 до 9 , + - е Е /
Еще можно использовать пять символов числового форматирования:
$ % ( ) пробел
При этом текст должен быть заключен в двойные кавычки.
Неправильно: =$55+$33
Правильно: ="$55"+$"33"
При выполнении вычислений Excel преобразует числовой текст в числовые значения, так результатом вышеуказанной формулы будет значение 88.
Для объединения текстовых значений служит текстовый оператор & (амперсанд). Например, если ячейка А1 содержит текстовое значение "Юрий", а ячейка А2 - "Кордык", то введя в ячейку А3 следующую формулу =А1&А2, получим "ЮрийКордык". Для вставки пробела между именем и фамилией надо написать так =А1&" "&А2. Амперсанд можно использовать для объединения ячеек с разными типами данных. Так, если в ячейке А1 находится число 10, а в ячейке А2 - текст "мешков", то в результате действия формулы =А1&А2, мы получим "10мешков". Причем результатом такого объединения будет текстовое значение.
Функция в Excel – это отдельная встроенная формула, выполняющая операции над указанными данными, называемыми аргументами функции. В качестве аргументов функции могут использоваться адреса ячеек, ссылки, текст, логические значения. Аргументы функции заключаются в скобки.
Наиболее распространенные функции Excel являются краткой записью часто используемых формул.
Например функция =СУММ(А1:А4) аналогична записи =А1+А2+А3+А4; где СУММ – это имя функции, а А1:А4 – аргумент. Аргумент заключается в круглые скобки.
Обращение к одной функции может быть вложенным в обращение к другой функции.
Автосумма
Автосумма используется для быстрого суммирования данных по строкам и столбцам.
Т.к. функция суммы используется наиболее часто, то на панель инструментов «Стандартная» вынесена кнопка «Автосумма».
Суммирование в ближайшем блоке ячеек:
Суммирование выделенного диапазона:
Кнопка автосуммы снабжена выпадающим списком, из которого можно выбрать другую формулу для ячейки.
Excel имеет множество встроенных функций для выполнения математических, текстовых, логических и других операций. Функции можно вводить в формулы обычным образом или с помощью Мастера функций, упрощающего их использование.
Для запуска Мастера функций служит кнопка «Вставка функции» в строке формул (либо команда Вставка → Функция в Главном меню). При ее нажатии появляется следующее окно.
Если точно неизвестна функция, которую надо применить в данный момент, то в окне диалога «Поиск функции» можно произвести поиск.
В выпадающем списке «Категория» надо выбрать подходящую категорию для использования функции. Саму функцию выбирают в нижнем окне «Выберите функцию».
Если формула очень громоздкая, то можно включить в текст формулы пробелы или разрывы строк. Это никак не влияет на результаты вычислений. Для разрыва строки надо нажать комбинацию клавиш Alt+Enter.
Использование аргументов
При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. Например, следующая формула указывает, что необходимо перемножить числа в ячейках А1, А3, А6:
=ПРОИЗВЕД(А1;А3;А6)
В функции можно использовать до 30 аргументов, если при этом общая длина формулы не превосходит 1024 символов. Однако любой аргумент может быть диапазоном, содержащим произвольное число ячеек листа. Например:
=СУММ(А2:А5;В4:В8)
Указанные в ссылке ячейки в свою очередь могут содержать формулы, которые ссылаются на другие ячейки или диапазоны. Используя аргументы, можно легко создавать длинные цепочки формул для выполнения сложных операций.
Вставка функции в формулу:
Типы аргументов
В приведенных ранее примерах все аргументы были ссылками на ячейки или диапазоны. Но в качестве аргументов можно также использовать числовые, текстовые и логические значения, имена диапазонов, массивы и ошибочные значения. Некоторые функции возвращают значения этих типов, и их в дальнейшем можно использовать в качестве аргументов в других функциях.
Числовые значения
Аргументы функции могут быть числовыми. Например, функция СУММ в следующей формуле суммирует числа 45, 98, 489: =СУММ(45;98;489)
Текстовые значения
В качестве аргумента функции могут использоваться текстовые значения. Например: =ТЕКСТ(ТДАТА();"Д МММ ГГГГ")
В этой формуле второй аргумент функции ТЕКСТ является текстовым и задает шаблон для преобразования десятичного значения даты, возвращаемого функцией ТДАТА(NOW), в строку символов. Текстовый аргумент может быть строкой символов, заключенной в двойные кавычки, или ссылкой на ячейку, которая содержит текст.
Логические значения
Аргументы ряда функций могут принимать только логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Логическое выражение возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ в ячейку или формулу, содержащую это выражение.
Например:
=ЕСЛИ(А5>600;»Бюджет превышен»;бюджет в порядке»)
Функция ЕСЛИ возвращает («Значение, если ИСТИНА», когда «Логическое выражение» верно, в противном случае возвращает «Значение, если ЛОЖЬ».
Именованные ссылки
В качестве аргумента функции можно указать имя диапазона. Например, если диапазону ячеек А1:А5 присвоено имя "Дебет" (Вставка → Имя → Присвоить), то для вычисления суммы чисел в ячейках с А1 по А5 можно использовать формулу =СУММ(Дебет)
Использование различных типов аргументов
В одной функции можно использовать аргументы различных типов. Например: =СРЗНАЧ(Дебет;С5;2*8)
Массивы
Массивы используют для создания формул, которые возвращают некоторое множество результатов или оперируют множеством значений.
Массивы – это прямоугольные диапазоны формул или значений, которые Excel обрабатывает как единую группу. Формула массива использует диапазон значений и генерирует столько результатов, сколько значений в диапазоне. Формула массива берет соответствующие пары значений (по одному из каждого диапазона), выполняет вычисления и помещает результат в соответствующую ячейку диапазона результата.
Создание формулы с использованием массивов
1.Выделить диапазон ячеек для размещения результатов.
2.Ввести знак =.
3.Выделить первый диапазон.
4.Набрать знак действия.
5.выделить следующий диапазон.
6.Для подтверждения нажать клавиши <Shift> + <Ctrl> + <Enter>.
На рисунке ячейки A3:D3 образуют диапазон массива, а формула массива хранится в каждой ячейке этого диапазона. Массив аргументов – это ссылки на диапазоны A1:D1 и A2:D2.
Правила для формул массива
1. Перед вводом формулы массива надо выделить ячейку или диапазон ячеек, который будет содержать результаты. Если формула возвращает несколько значений, необходимо выделить диапазон такого же размера и формы, как диапазон с исходными данными.
2. Нажмите клавиши <Ctrl> + <Shift> + <Enter> для фиксации ввода формулы массива. При этом Excel заключит формулу в фигурные скобки в строке формул. Не вводите фигурные скобки вручную!
3. В диапазоне нельзя изменять, очищать или перемещать отдельные ячейки, а также вставлять или удалять ячейки. Все ячейки в диапазоне массива надо рассматривать как единое целое и редактировать все их сразу.
4. Для изменения или очистки массива надо выделить весь массив и активизировать строку формул. После изменения формулы надо нажать комбинацию клавиш <Ctrl> + <Shift> + <Enter>.
5. Чтобы переместить содержимое диапазона массива, надо выделить весь массив и в меню "Правка" выбрать команду "Вырезать". Затем выделите новый диапазон и в меню "Правка" выберите команду "Вставить".
6. Вырезать, очищать или редактировать часть массива не разрешается, но можно назначать разные форматы отдельным ячейкам в массиве.
Создание диаграмм
Диаграмма – графическое изображение информации из таблицы. С помощью диаграмм легко наглядно представить закономерности, которые трудно бывает уловить в больших таблицах и расчетах, увидеть тенденции развития какого-либо явления, взаимосвязь показателей.
Основные типы диаграмм
Основные понятия
Любая диаграмма может и должна иметь название.
В большинстве диаграмм данные размещаются между координатными осями: вертикальной осью Y (осью значений) и горизонтальной осью Х (осью категорий). Исключением является линейчатая диаграмма.
Заголовок оси Y
Ось Y (значений)
Заголовок диаграммы
Метки оси Y
Легенда
Ось Х (категорий)
Заголовок оси Х
Метки оси Х
Маркер данных
Область построения
Ось категорий – ось Х. Категории задают положение конкретных значений в ряде данных – это метки на оси Х. Для некоторых типов диаграмм (например, точечной) эта ось также является осью значений. Числовая ось – ось Y, ось значений. Метки располагаются на осях координат через равные интервалы и помогают идентифицировать данные на диаграмме.
Названия осей – оси могут иметь названия для лучшего понимания диаграммы.
Точка данных – отдельное значение, взятое из электронной таблицы и представленное на диаграмме
Ряд данных – отдельная строка (столбец) электронной таблицы, т.е. это множество значений, которое соответствует какому-то показателю. Каждый ряд может иметь до 4000 значений или точек данных. Названия рядов данных отображаются в легенде. В легенде указывается, каким цветом или типом линий отображаются на графике или диаграмме данные из ряда данных (является необязательным параметром).
Маркер данных – это отметка на диаграмме конкретного значения точки данных.
Построение диаграммы
Замечание: После изменения исходных данных диаграмма автоматически перестраивается.
Изменение размера диаграммы
Изменение местоположения диаграммы
Изменение диаграммы
Удаление диаграммы
Иллюстрация документа рисунком придает ему более привлекательный и понятный вид.
Вставка рисунка:
Выделить ячейку, начиная с которой предполагается разместить рисунок.
Выбрать любой из следующих способов вставки:
а)
б)
Изменение размера рисунка
Перемещение рисунка
Excel позволяет автоматически подводить промежуточные и общие итоги в таблице. Промежуточные итоги могут быть вложенными. Пользователю самому при этом не нужно создавать формулы и отводить место под итоговые задания.
Подведение промежуточных итогов можно осуществлять по различным показателям: по суммированию величин, нахождению максимального, минимального или среднего значения и др.
Создание итогов
Для добавления вложенных итогов повторить вышеописанные действия, но при этом нужно снять флажок поля «Заменить текущие итоги».
Удаление итогов
Структурирование итогов
В процессе подведения промежуточных итогов Excel автоматически структурирует рабочий лист. При этом слева или сверху листа появляются линии с рядами кнопок, называемых кнопками уровней.
Детали структурированных листов можно скрыть, щелкая левой кнопкой мыши на кнопках уровней структуры. Например, чтобы увидеть только общий итог, нужно следует щелкнуть на кнопке первого уровня.
Кнопки со знаком + открывают промежуточные данные.
Кнопки со знаком - скрывают промежуточные данные.
Для принудительного структурирования: Данные → Группа и Структура → Создание структуры.
Для отмены структурирования: Данные → Группа и Структура → Удалить структуру.
Управление данными
Совокупность данных таблицы называется Списком или Базой данных. Заголовки столбцов таблиц определяют поля списка, а строки содержат записи.
При работе со списком важно иметь возможность быстро находить интересующую информацию. С помощью фильтров можно выводить на экран только нужные данные и работать с ними.
Применение автофильтра
Отмена Автофильтра
Данные – Фильтр – Автофильтр.
Расширенный фильтр
Расширенный фильтр предоставляет более широкие возможности пользователю по созданию сложных критериев фильтрации. При работе с данной командой в специальном диапазоне условий создается критерий по определенным правилам самим пользователем. Результат фильтрации может быть показан на месте исходного списка или скопирован в другое место.
При работе расширенный фильтр опирается на три области.
Область данных – база данных или список.
Область критериев поиска (диапазон условий). Диапазон условий должен содержать минимально две строки: строку заголовков полей, которые будут ключевыми при отборе записей, т.е. используются в условиях отбора (для обеспечения точности эти заголовки лучше всего копировать из области данных), и строку (или строки) критериев. Если критерии находятся в одной строке, то они работают по принципу логического И, если в разных – то по принципу логического ИЛИ. В критериях могут применяться шаблоны (символы ? и *).
Целевая область (область вывода). Ее задание необязательно (так как можно оставить результаты отбора на месте). В целевую область копируют имена тех полей записей, которые требуется вывести. Количество и порядок этих полей могут быть любые. Необходимо позаботиться о том, чтобы ниже имен полей в целевой области было достаточно пустых строк для вывода результата.
Применение расширенного фильтра
Отмена расширенного фильтра
Данные – Фильтр – Отобразить все.
Ниже приводится пример запросов (критериев поиска) для базы данных, представленной в следующей таблице:
|
А |
В |
С |
D |
E |
F |
|
|
1 |
Название |
Цена |
Тип |
Количество |
Дата |
Номер склада |
|
2 |
Самолет президента |
100,00р. |
боевик |
250 |
25 мар |
2 |
|
3 |
Вор |
100,00р. |
мелодрама |
190 |
2 мар |
1 |
|
4 |
Четыре свадьбы |
90,00р. |
комедия |
190 |
14 мар |
2 |
|
5 |
Пятый элемент |
120,00р. |
фантастика |
170 |
18 мар |
2 |
|
6 |
Она прекрасна |
90,00р. |
мелодрама |
170 |
17 мар |
2 |
|
7 |
Марс атакует |
100,00р. |
фантастика |
120 |
20 мар |
2 |
|
8 |
Завтра не умрет |
90,00р. |
боевик |
120 |
13 мар |
1 |
|
9 |
Тотальная слежка |
90,00р. |
боевик |
90 |
4 мар |
1 |
Выведите в отдельную таблицу названия фильмов, у которых: цена не меньше 100 р., количество больше 120 шт., место нахождения – склад № 2.
Область данных- A1:F9.
Диапазон условий – A12:F13.
|
А |
В |
С |
D |
E |
F |
|
|
12 |
Название |
Цена |
Тип |
Количество |
Дата |
Номер склада |
|
13 |
|
>100 |
|
>120 |
|
2 |
Целевая область – A19:F19.
|
А |
В |
С |
D |
E |
F |
|
|
19 |
Название |
Цена |
Тип |
Количество |
Дата |
Номер склада |
Сортировка списков используется для упорядочения данных таблицы по некоторым критериям.
Для сортировки:
Составление консолидированных отчетов
Консолидация – способ составления итоговых отчетов по нескольким рабочим листам.
При этом итоговый отчет может находиться на том же листе, на другом листе или в другой рабочей книге.
Сводная таблица – это таблица на рабочем листе, позволяющая представлять данные в виде двухмерной матрицы с разными комбинациями категорий в качестве заголовков строк и столбцов.
Создается с помощью мастера новых таблиц.
Для изменения названий полей:
Макрос – последовательность команд, с помощью которых можно избежать многократного повторения одинаковых действий.
Создание макросов
Наиболее простым способом создания макроса является его запись, когда пользователь выполняет действия, а Excel переводит их в команды языка Visual Basic и сохраняет их на листе модуля. Макросы можно сохранять в личной книге макросов, в рабочей книге, в новой рабочей книге.
Макросу можно назначить кнопку на рабочем листе, графический обьект, сочетание клавиш, команду в меню, кнопку на панели инструментов.
Запись макроса
Созданному макросу в дальнейшем можно назначить кнопку, графический объект, сочетание клавиш, команду в меню, кнопку на панели инструментов.
Назначение кнопки макроса на рабочем листе
Назначение макроса командам меню, кнопкам на панели инструментов
Запуск макроса выполняется одним из способов:
Для изменения кнопки макроса: в панели «Рисование» щелкнуть мышью на кнопке с белой стрелкой «Выбор объектов».
Для изменения текста кнопки:
Удаление пункта меню, кнопки на панели инструментов
Обмен данными
Windows позволяет выполнять обмен данными между различными приложениями. Например, внедрять информацию из рабочей книги Excel в документ Word.
Встраивание таблицы Excel в документ Word
Изменение встроенного объекта
Такой способ обмена данными называется OLE – технологией.
Разделение рабочих листов на области
Часто бывает необходимо просматривать не всю таблицу, только её часть. Например, шапку таблицы и ее строки, начиная с некоторой строки. Для этого удобно разделять рабочие листы на области. Выделите ячейку относительно которой необходимо закрепление областей и выберите команду Окно → Закрепить области. Окно будет поделено вертикальной и горизонтальной чертой на 4 части.
Для отмены разделения необходимо второй раз выбрать команду Окно → Закрепить области.
Скрытие и показ строк и столбцов
Отдельные строки или столбцы можно скрыть. Для этого:
Скрытие:
Размещение окон
В Excel на экране можно отобразить несколько окон с разными рабочими книгами в каждом. Их расположение можно настраивать вручную или с помощью меню, что быстрее. Для этого выбрать команду Окно → Расположить, где выбрать из списка нужный способ расположения (Рядом, Сверху вниз, Слева направо, Каскадом).
Настройка среды
Обычно не требуется.
Настройка среды выполняется с помощью сервис – Параметры.
Вкладка вид
Задает отображаемые на экране объекты(строка состояния, строка формул, линии сетки, ярлычки листов, заголовки строк и столбцов (координаты)).
Вкладка вычесления
Задает автоматическое перевычесление рабочих листов.
Вкладка правка
Задает переход к другой ячейке после ввода в направлении (в списке выбрать нужное), автозаполнение значений ячеек.
Вкладка общие
Задает количество рабочих листов по умолчанию, стандартный шрифт, размер шрифта, рабочий каталог.
Вкладка списки
Используется для создания списков автозаполнение.