Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
68
PAGE 2
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови Миколаївської
обласної державної адміністрації
29.02.2012 № 55-р
I. Загальні положення
3. Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.
4.Відповідальність за організацію діловодства в облдержадміністрації несе заступник голови – керівник апарату облдержадміністрації.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, актах центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі — акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі- запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники голови облдержадміністрації згідно з розподілом функціональних обов’язків.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах облдержадміністрації та її апарату відповідають їх керівники.
5. Організація діловодства в облдержадміністрації покладається на загальний відділ апарату облдержадміністрації.
6. Основним завданням загального відділу апарату облдержадміністрації є встановлення в облдержадміністрації єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах облдержадміністрації. Загальний відділ апарату облдержадміністрації відповідно до покладених на нього завдань:
розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ облдержадміністрації;
здійснює реєстрацію та веде облік документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі архіву облдержадміністрації;
забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами облдержадміністрації вимог цієї Інструкції, регламентів та національних стандартів;
вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в облдержадміністрації та її структурних підрозділах;
бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в облдержадміністрації;
забезпечує своєчасне проходження документів в облдержадміністрації;
забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
організовує збереження документаційного фонду облдержадміністрації та користування ним;
ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників облдержадміністрації з питань діловодства;
засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом облдержадміністрації.
7. На загальний відділ апарату облдержадміністрації покладається проведення регулярних перевірок стану діловодства в структурних підрозділах облдержадміністрації та апаратах райдержадміністрацій.
8. Організація діловодства в структурних підрозділах облдержадміністрації та її апарату покладається на спеціально призначену для цього особу.
II. Документування управлінської інформації
Загальні вимоги до створення документів
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.
12. Документування управлінської інформації в облдержадміністрації здійснюється шляхом видання розпоряджень голови облдержадміністрації, наказів заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації, доручень голови облдержадміністрації та його заступників, надсилання листів, складання протоколів тощо.
13. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання облдержадміністрацією покладених на неї завдань і функцій.
14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі — ДКУД).
Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (далі — ДСТУ 4163-2003).
15. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: повне найменування установи – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.
Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів.
17. Діловодство в облдержадміністрації здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
18. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо) дозволяється оформлювати рукописним способом.
Бланки документів
19. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.
Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) — для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) — для резолюцій (доручень).
Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
30 — ліве;
10 — праве;
20 — верхнє та нижнє.
Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.
бланк розпорядження голови облдержадміністрації (додаток 2);
бланки для листів (додатки 3 і 4);
бланк наказу заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації, доручення голови облдержадміністрації (додаток 5).
Бланки можуть виготовлятись за допомогою комп’ютерної техніки.
24. Види бланків, що використовуються в облдержадміністрації, та порядок їх обліку визначаються цією Інструкцією.
Обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.
Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.
Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються наказом заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації.
25. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.
Оформлення реквізитів документів
26. Організаційно-розпорядчі документи облдержадміністрації оформляються з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.
Зображення Державного Герба України
Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів — у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина — 12 міліметрів.
Коди
На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.
29. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.
Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає заступник голови – керівник апарату облдержадміністрації окремо щодо кожного виду документа.
Найменування установи
Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення — повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.
На бланку установи, яка одночасно підпорядкована обласній державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування облдержадміністрації.
Найменування структурного підрозділу установи зазначається тоді, коли він є автором документа, і розміщується нижче найменування установи.
Довідкові дані про установу
Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності — назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.
Назва виду документа
Дата документа
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 червня 2011 р.
Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.
Реєстраційний індекс документів
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в облдержадміністрації, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ тощо.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, — вхідний чи такий, що створений в установі.
Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в облдержадміністрації, наприклад: 845/01-10, де 845 — порядковий номер, 01-10 — індекс справи за номенклатурою.
У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності — індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в облдержадміністрації) та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 — індекс справи за номенклатурою, 258 — порядковий номер.
З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом “Для службового користування”.
Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 — для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 — для спільних листів.
Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.
У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів — 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім — 77 міліметрів.
Посилання на реєстраційний індекс і дату
Місце складення або видання
Гриф обмеження доступу
Адресат
Головне фінансове управління
облдержадміністрації
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата — у давальному, наприклад:
Головне управління економіки облдержадміністрації
Управління розвитку господарського
комплексу регіону
Начальнику управління
прізвище, ініціали (ініціал імені)
У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:
Начальнику головного фінансового управління
облдержадміністрації
прізвище, ініціали (ініціал імені)
Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:
Керівникам управлінь, відділів облдержадміністрації
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Пасажирський вокзал Миколаїв
вул. Новозаводська, буд. 5,
м. Миколаїв, 54018
У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:
Петренко Іван Васильович
вул. Адміральська, буд. 3а, кв. 1,
м. Миколаїв, 54001
У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.
Гриф затвердження документа
Затвердження окремих видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 6).
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова Миколаївської обласної
державної адміністрації
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата
У разі коли документ затверджується розпорядженням, наказом, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови Миколаївської
обласної державної адміністрації
22.11.2011 № 345
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.
Резолюція
Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.
Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.
На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.
Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.
У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.
Заголовок до тексту документа
Заголовок відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.
Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.
Відмітка про контроль
Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери “К” чи слова “Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.
У разі необхідності повернення документа установі — авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.
Текст документа
Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.
Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.
Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.
Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині — висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.
У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи — автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.
Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти — арабськими цифрами з дужкою.
В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.
вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку — слова “Продовження додатка”.
Відмітки про наявність додатків
додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
додатки, що надсилаються із супровідним листом.
На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток 5
до Інструкції
(пункт 8) Додаток 5
Додаток
до розпорядження голови
Миколаївської обласної державної адміністрації
20.09.2011 № 274
У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: “згідно з додатком”, “(додаток 1)”; “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.
Усі додатки до документів візуються керівником структурного підрозділу, в якому його створено.
Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів облдержадміністрації на лицьовому боці останнього аркуша додатка.
Додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст розпорядження голови облдержадміністрації, підписуються заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації та візуються керівником структурного підрозділу, в якому їх створено.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 7 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. Довідка про виконання плану роботи за IІ квартал 2011 р. на 7 арк.
в 1 прим.
2. Графік виконання робіт на IІІ квартал 2011 р. на 3 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:
Додаток: лист Укрдержархіву 26.08.2011 № 572/ 04-12 і додаток до нього, всього на
20 арк. в 1 прим.
У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:
Додаток: згідно з описом на 3 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
Підпис
Керівники структурних підрозділів облдержадміністрації, інші посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях про структурні підрозділи облдержадміністрації, посадових інструкціях тощо.
Документи, що надсилаються до органів державної влади вищого рівня, підписуються головою облдержадміністрації або за його дорученням — першим заступником чи заступниками голови облдержадміністрації.
Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються головою облдержадміністрації або його заступниками згідно з розподілом обов’язків або керівниками структурних підрозділів облдержадміністрації відповідно до їх повноважень.
|
Начальник |
підпис |
ініціали (ініціал імені), прізвище |
У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи — автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.
|
Голова облдержадміністрації |
підпис |
ініціали (ініціал імені), прізвище |
|
Начальник відділу фінансового забезпечення апарату облдержадміністрації |
підпис |
ініціали (ініціал імені), прізвище |
У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:
|
Голова облдержадміністрації |
Голова обласної ради |
|
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище |
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище |
|
Голова комісії |
підпис |
ініціали (ініціал імені), прізвище |
|
Секретар комісії |
підпис |
ініціали (ініціал імені), прізвище |
Візи та гриф погодження
Начальник юридичного відділу апарату облдержадміністрації
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
Зауваження і пропозиції додаються.
Дата
Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.
ПОГОДЖЕНО
Голова обласного територіального
відділення Антимонопольного комітету України
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата
Можливе погодження проектів інших документів таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
атестаційної комісії
Дата №
Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва проекту документа
|
Найменування посади |
підпис дата |
ініціали (ініціал імені), прізвище |
Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою при зовнішньому погодженні на окремому аркуші.
з установами однакового рівня та іншими установами;
з громадськими організаціями;
з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;
з установами вищого рівня.
Відбиток печатки
Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначено у додатку 7 цієї Інструкції.
Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька (від трьох до десяти) літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.
Відмітка про засвідчення копій документів
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з облдержадміністрацією та її структурними підрозділами, а також під час формування особових справ працівників можуть виготовлятись копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Відмітка “Копія” проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
Згідно з оригіналом
Начальник загального відділу
апарату облдержадміністрації підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою структурного підрозділу (загального відділу, відділу кадрової роботи тощо) облдержадміністрації.
Дата, індекс
________________________________________________________________________________________________________________________________
|
Голова облдержадміністрації |
ініціали (ініціал імені), прізвище |
|
|
Згідно з оригіналом |
||
|
Головний спеціаліст загального відділу апарату |
підпис |
ініціали (ініціал імені), прізвище |
|
відбиток печатки канцелярії |
||
|
Дата |
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.
Копія документа повинна відповідати оригіналу.
Відмітки про створення, виконання
документа, наявність його в електронній
формі та надходження до установи
Петренко 37 23 29
або
Петренко Олена Іванівна 37 23 29
У разі потреби зазначаються шифр друкарки (складається з перших літер імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дата друкування, наприклад:
Іваненко 37 85 98
ДН 3 16.03.2011
|
До справи № 05-14 |
До справи № 05–19 |
|
Лист-відповідь від 20.09.2011 |
Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 19.10.2011 |
|
посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 21.05.2011 |
посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 20.10.2011 |
Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 150 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).
У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.
У разі коли установа — автор документа подає загальному відділу апарату облдержадміністрації документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі — авторові, реєстраційний штамп не проставляється.
Запис про державну реєстрацію
На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.
Складення деяких видів документів
Розпорядження (накази)
Проекти розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує кадрова служба на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.
Проекти розпоряджень візуються першим заступником, заступником голови облдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних обов’язків, заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації.
У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.
Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.
Заступник голови — керівник апарату облдержадміністрації підписує накази з питань, що належать до його компетенції.
Після підписання розпорядження (наказу) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядження (наказу) про внесення змін.
У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження (наказу). Зазначена частина може починатися із слів „Відповідно до”, “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.
Розпорядча частина наказу починається із слова “НАКАЗУЮ”, розпорядження може починатися із слова “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.
Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: “головам районних державних адміністрацій”, “начальникам структурних підрозділів облдержадміністрації”.
При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: “прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо.
Зміни, що вносяться до розпорядження (наказу), оформляються окремим розпорядженням (наказом), який повинен мати такий заголовок: “Про внесення змін до розпорядження (наказу)…” із зазначенням дати, номера, назви документа. Розпорядча частина розпорядження (наказу) починається з такого пункту:
“1. Внести зміни до розпорядження (наказу)
Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:
“1) пункт 2 викласти в такій редакції: …”;
“2) пункт 3 виключити”;
“3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …”.
Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини розпорядження (наказу) зазначається:
“1) Внести зміни до ... (додаються)”.
Кількість примірників спільних розпоряджень (наказів) повинна відповідати кількості установ, що їх видають.
Протоколи
У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім — запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина включає порядок денний — перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.
Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.
СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).
Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.
Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.
Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.
Службові листи
відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;
відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;
відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;
відповіді на запити інших установ;
відповіді на звернення громадян;
відповіді на запити на інформацію;
ініціативні листи;
супровідні листи.
Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.
Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання “про що?”.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити…” “роз’яснюємо, що…” або від третьої особи однини — “міністерство інформує…”, “управління вважає за доцільне”.
Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини — “прошу…”, “пропоную…”.
Службові листи підписуються відповідно до пункту 52 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.
Документи до засідань колегіальних органів
У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу облдержадміністрації, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.
Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.
Керівники структурних підрозділів облдержадміністрації завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.
Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.
доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
проект рішення (розпорядження, доручення) колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів облдержадміністрації, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби — проект наказу;
список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;
інші документи, необхідні для розгляду питань.
Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.
Документи про службові відрядження
Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 8).
Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу облдержадміністрації чи її апарату, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до бухгалтерської служби структурного підрозділу облдержадміністрації чи її апарату.
III. Організація документообігу та виконання документів
Вимоги щодо раціоналізації документообігу
Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в облдержадміністрації на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
проходження документів в облдержадміністрації найкоротшим шляхом;
скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);
одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;
централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;
раціональне розташування в облдержадміністрації структурних підрозділів і робочих місць.
Облік обсягу документообігу
За одиницю обліку береться документ.
Облік документів може здійснюватися як за облдержадміністрацією в цілому, так і за кожним структурним підрозділом облдержадміністрації, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.
Результати обліку документів узагальнюються загальним відділом апарату облдержадміністрації і подаються заступнику голови – керівнику апарату облдержадміністрації для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.
Приймання та первинне опрацювання
документів, що надходять до установи
Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.
Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.
Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).
Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.
У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.
У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.
Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником облдержадміністрації.
У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.
У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший — зберігається у загальному відділі апарату облдержадміністрації.
Попередній розгляд документів
Обов’язковому розгляду головою облдержадміністрації підлягають акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності облдержадміністрації і потребують вирішення безпосередньо головою облдержадміністрації.
Інші документи передаються заступникам голови облдержадміністрації або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.
Реєстрація документів
Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.
Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів облдержадміністрації, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.
Розпорядження голови облдержадміністрації реєструються в загальному відділі апарату облдержадміністрації.
Реєстрації підлягають також документи, створені в облдержадміністрації (довідки, доповідні записки, заяви тощо).
У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.
акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до облдержадміністрації;
розпорядження з основної діяльності;
розпорядження з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);
накази з адміністративно-господарських питань, кадрових питань;
протоколи колегії;
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
бухгалтерські документи;
заявки на матеріально-технічне постачання;
службові листи;
звернення громадян;
запити на інформацію.
Перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами.
Організація передачі документів та їх виконання
Відразу після реєстрації голові облдержадміністрації передаються акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.
Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це голову облдержадміністрації, заступників голови облдержадміністрації, які надали доручення.
Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.
Організація контролю за виконанням документів
Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва облдержадміністрації, рішення колегіального органу облдержадміністрації, запити на інформацію.
Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, та дорученнях вищих посадових осіб здійснює перший заступник або заступник голови облдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних обов’язків.
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.
Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 15.
Індивідуальні строки встановлюються керівництвом облдержадміністрації (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.
У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, — до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.
З других примірників реєстраційно-контрольної картки формуються контрольні картотеки в структурних підрозділах.
У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.
завдань на наступний рік — не рідше одного разу на рік;
завдань на наступні місяці поточного року — не рідше одного разу на місяць;
завдань на поточний місяць — кожні десять днів і за п’ять днів до закінчення строку або за запитами.
Якщо в установі функціонує система електронного документообігу, виконавцю надсилається електронне повідомлення про планову дату виконання документа.
Зняти документ з контролю може тільки голова облдержадміністрації, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням відділ контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням відділу контролю.
Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.
Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.
У разі неможливості автоматичного формування відомостей зведення про виконання документів та перелік документів, не виконаних у встановлений строк (згідно з додатками 16, 17), можуть надаватись у текстовому вигляді.
Інформаційно-довідкова робота з документами
Кількість картотек в облдержадміністрації визначається з урахуванням рівня централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретних умов діяльності.
класифікатор з питань діяльності установи;
класифікатор видів документів;
класифікатор кореспондентів;
класифікатор резолюцій;
класифікатор виконавців;
класифікатор результатів виконання документів;
номенклатура справ.
Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в установі визначається канцелярією.
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
наявність і правильність зазначення адреси;
наявність на документі відмітки про додатки;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на відпуску — копії вихідного документа, що залишається у справах установи;
наявність і повноту додатків;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
Складення номенклатури справ
Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше
15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.
Зведена номенклатура справ складається загальним відділом апарату облдержадміністрації на основі номенклатур справ структурних підрозділів апарату облдержадміністрації.
Методична допомога у складенні номенклатур справ надається загальним відділом апарату облдержадміністрації.
Структурні підрозділи апарату облдержадміністрації отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06—12, де 06 — індекс самостійного відділу, 12 — порядковий номер справи, або 04.1—07, де 04.1 — індекс відділу у складі управління, 07 — порядковий номер справи.
За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі ( розпорядження, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у райдержадміністраціях”.
Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи засідань колегії облдержадміністрації ”.
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису”.
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення”.
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб”.
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів установи на 2012 рік;
2. Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2011 рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби — заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 “Відмітка” робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.
Формування справ
протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
Зберігання документів в установах
Керівники структурних підрозділів облдержадміністрації та її апарату і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.
V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
Складення описів справ
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П — 2011; 5 Т — 2011; 5 ОС — 2011.
Оформлення справ
Передача справ працівнику, відповідальному за ведення архіву
Справи тимчасового ( до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву установи за рішенням її керівника.
У кінці кожного примірника опису працівник, відповідальний за ведення архіву, розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються у працівника, відповідального за ведення архіву.
У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу облдержадміністрації чи її апарату особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх працівнику, відповідальному за ведення архіву, незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
Облдержадміністрація, її структурні підрозділи зобов’язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в облдержадміністрації для постійного зберігання до державного архіву Миколаївської області.
Додаток 1 до Інструкції
(пункт 18)
ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються
за допомогою друкувальних засобів
1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8—12 друкарських пунктів для друкування реквізиту “Прізвище виконавця і номер його телефону”, виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).
2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1—1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5
(148 х 210 міліметрів) — через 1 міжрядковий інтервал.
Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін’юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через
1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Гриф погодження” відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа відокремлюються один від одного через
1,5—3 міжрядкових інтервали.
3. Назва виду документа друкується великими літерами.
4. Розшифрування підпису в реквізиті “Підпис” друкується на рівні останнього рядка назви посади.
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) — 73 міліметри (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
12,5 міліметра — для абзаців у тексті;
92 міліметри — для реквізиту “Адресат”;
104 міліметри — для реквізитів “Гриф затвердження” та “Гриф обмеження доступу до документа”;
125 міліметрів — для розшифрування підпису в реквізиті “Підпис”.
7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів “Дата документа”, “Заголовок до тексту документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, “Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи”, найменування посади у реквізитах “Підпис” та “Гриф погодження”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом”, а також слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”.
8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф — від межі лівого поля; другий — через 104 міліметри від межі лівого поля.
9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова “Додаток” і “Підстава” друкуються від межі лівого поля, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.
10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.
11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
Додаток 2 до Інструкції
(пункт 20)
МИКОЛАЇВСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
|
___________________ |
Миколаїв |
№__________ |
__________________
Додаток 3 до Інструкції
(пункт 20)
|
МИКОЛАЇВСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ вул. Адміральська, 22, Тел. (0512) 37-30-57, факс 37-01-36 E-mail: cancelar@mk.gov.ua www. mk.gov.ua Код ЄДРПОУ 00022579 __________________ № __________ На № ____________ _ від __________ |
_____________________
Додаток 4
до Інструкції
(пункт 20)
|
МИКОЛАЇВСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ |
вул. Адміральська, 22, м. Миколаїв, 54001, тел./факс: (0512) 37-01-36, тел. 37-30-57, 37-01-46 E-mail: cancelar@mk.gov.ua, www.mk.gov.ua Код ЄДРПОУ 00022579
__________ № ____________________ На № ___________ від _____________
__________________
Додаток 5
до Інструкції
(пункт 20)
АПАРАТ МИКОЛАЇВСЬКОЇ ОБЛАСНОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ
НАКАЗ
|
___________________ |
Миколаїв |
№ __________________ |
_____________________
Продовження додатка 5
ГОЛОВА МИКОЛАЇВСЬКОЇ ОБЛАСНОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ
ДОРУЧЕННЯ
|
___________________ |
№____________________ |
________________
Додаток 6
до Інструкції
(пункт 39)
ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються
з проставлянням грифа затвердження
1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).
4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
5. Номенклатури справ.
6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
7. Описи справ.
8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).
9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).
10. Посадові інструкції.
11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).
12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).
13. Розцінки на виконання робіт.
14. Статути (положення) установ.
15. Структура облдержадміністрації чи її структурного підрозділу.
16. Форми уніфікованих документів.
17. Штатні розписи.
Додаток 7
до Інструкції
(пункт 73)
ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою
1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.
8. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
11. Довіреності на представлення інтересів у суді.
12. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
13. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
14. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
15. Номенклатури справ.
16. Описи справ.
17. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).
18. Протоколи (погодження планів поставок).
19. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
20. Специфікації (виробів, продукції тощо).
21. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
22. Статути установ.
23. Титульні списки.
24. Трудові книжки.
25. Штатні розписи.
Додаток 8
до Інструкції
(пункт 138)
ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень
|
№ |
Прізвище, ініціали |
Місце роботи та посада |
Місце відрядження |
Дата і номер наказу (роз порядження) |
Дата вибуття у відряд-ження |
Дата прибуття |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
____________________
Додаток 9
до Інструкції
(пункт 147)
ЗВІТ*
про обсяг документообігу
за ___ ________________ 20__ р.
|
Документи |
Кількість документів |
||
|
оригінали |
копії |
усього |
|
|
Вхідні |
|||
|
Вихідні |
|||
|
Внутрішні |
|||
|
________ |
|
Керівник |
|
|
___ ________________ 20__ р.
_____________
* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.
______________________
Додаток 10
до Інструкції
(пункт 160)
ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають
реєстрації службою діловодства*
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Наукові звіти за темами.
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
11. Форми статистичної звітності.
12. Договори.
_______________
*Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8—12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерській службі, кадровій службі, бібліотеці, службі науково-технічної інформації).
Додаток 11
до Інструкції
(пункт 170)
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів*
|
Дата надходжен-ня та індекс документа |
Кореспондент, дата та індекс одержаного документа |
Короткий зміст |
Резолюція або відпо-відальний виконавець |
Підпис особи, яка отримала документ |
Відмітка про виконання документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
____________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
_________________
Додаток 12
до Інструкції
(пункт 170)
ЖУРНАЛ
реєстрації документів, створених установою*
|
Дата та індекс документа |
Кореспондент |
Короткий зміст |
Відмітка про |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
_____________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
_________________
Додаток 13
до Інструкції
(пункт 173)
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
Лицьовий бік
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
|
Автор документа (кореспондент) |
Назва виду документа |
Строк виконання |
||||||||||||||||||||||||||||
|
70 мм |
70 мм |
70 мм |
||||||||||||||||||||||||||||
|
Дата та індекс надходження |
Дата та індекс документа |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
105 мм |
105 мм |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Заголовок документа або короткий зміст |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Резолюція або відповідальний виконавець |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Позначка про виконання |
Розписка в одержанні документа |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
210 мм |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Зворотний бік |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Контрольні позначки |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
фонд № |
опис № |
справа № |
||||||||||||||||||||||||||||
|
70 мм |
70 мм |
70 мм |
||||||||||||||||||||||||||||
|
210 мм |
_________________
Додаток 14
до Інструкції
(пункт 173)
ПОРЯДОК
заповнення реквізитів
реєстраційно-контрольної картки
|
Реквізити |
Пояснення до заповнення |
|
Назва виду документа |
заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється |
|
Автор (кореспондент) |
під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) — автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) — кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи |
|
Дата документа |
дата, що проставляється на документі установою — автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі — картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік — чотирма арабськими цифрами) |
|
Індекс документа |
індекс, присвоєний документу установою — автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається |
|
Дата надходження |
дата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа |
|
Індекс |
індекс, присвоєний вхідному документу установою —одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами |
|
Заголовок документа або короткий зміст |
переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил |
|
Резолюція |
переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції |
|
Відповідальний виконавець |
прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону |
|
Строки виконання |
проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік — чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді |
|
Позначка про виконання |
короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді |
Додаток 15
до Інструкції
(пункт 191)
СТРОКИ
виконання основних документів
1. Укази, розпорядження і доручення Президента України — у разі коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.
2. Запит народного депутата України — не пізніше ніж у п’ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата місцевої ради — в установлений зазначеною радою строк.
Якщо запит народного депутата України (депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту.
3. Звернення народного депутата України (депутата місцевої ради) — протягом не більш як 10 днів з дня надходження.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з дня його надходження.
4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів — до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).
5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати — 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).
6. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, — у строк, установлений їх головними розробниками.
7. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, — у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.
Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону — негайно, про що повідомляється прокурору.
Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж
у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.
Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення — у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.
8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень (далі — запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію — не більше п’яти робочих днів від дня надходження запиту.
У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.
У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту.
Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
9. Звернення громадян — не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, — невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.
Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня — до зазначеного в них строку.
11. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, — до двох днів, решта — протягом 10 днів.
Додаток 16
до Інструкції
(пункт 209)
ЗВЕДЕННЯ*
про виконання документів, що підлягають
індивідуальному контролю, за станом на _________20__ р.
|
Найменування |
Документи на контролі |
||||||
|
№ |
усього |
надійшло за поперед-ній місяць |
з них |
||||
|
виконано |
викону-ються у строк |
продовжено строк виконання |
прост-рочено |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Керівник відділу |
____________ |
______________________ |
|
___ _____________ 20__ р. |
____________
* У разі потреби зведення може доповнюватися додатковими графами.
_________________
Додаток 17
до Інструкції
(пункт 210)
ПЕРЕЛІК*
документів, не виконаних ___________________________________________
_________________________________________________________________
(найменування та індекс структурного підрозділу)
в установлений строк за станом на ___ _______________ 20__ р.**
|
№
|
Найменуван-ня установи, що надіслала документ, номер |
Короткий зміст |
Строк вико-нання |
Прізвище і посада виконав-ця |
Причини невиконан ня в установле-ний строк |
Стан виконан ня |
Очікувана дата виконання |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
_______________
* У разі потреби перелік може доповнюватися додатковими графами.
** Графи шоста, сьома і восьма заповнюються у структурному підрозділі.
__________________
Додаток 18
до Інструкції
(пункт 231)
Найменування установи
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_____________№____________
На__________рік
_________________________________________________________________
(назва розділу)
|
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Кількість справ (томів, частин) |
Строк |
Примітка |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Найменування посади керівника |
__________ |
_______________________ |
|
___ ______________ 20___ р. |
(підпис) |
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
|
СХВАЛЕНО |
ПОГОДЖЕНО |
|
|
Протокол засідання експертної комісії* |
Керівник архіву (особа, |
|
|
___ __________ 20___ р. № _____ |
________ _______________________ ___ __________ 20___ р. № _____ |
Продовження додатка 18
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у структурному підрозділі
|
За строками зберігання |
Разом |
У тому числі |
|
|
таких, що переходять |
з відміткою “ЕПК” |
||
|
Постійного |
|||
|
Тривалого (понад 10 років) |
|||
|
Тимчасового (до 10 років включно) |
|||
|
____________ |
|
Найменування посади особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі |
__________ |
_______________________ |
|
___ _____________ 20___ р. |
(підпис) |
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
Підсумкові відомості передано до служби діловодства
|
Найменування посади особи, відповідальної за передачу відомостей |
__________ |
_______________________ |
|
___ _____________ 20___ р. |
(підпис) |
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
_____________
* У разі наявності експертної комісії структурного підрозділу
__________________
Додаток 19
до Інструкції
(пункт 231)
|
Найменування установи |
ЗАТВЕРДЖУЮ |
|
Найменування посади керівника установи |
|
|
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ |
______________ ________________________________ МП |
|
__________ № ___________ |
___ ____________ 20___ р. |
|
На__________ рік |
|
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Кількість справ (томів, частин) |
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком |
Примітка |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
_________________________________________________________________
(назва розділу*)
|
Найменування посади керівника служби діловодства |
______________ |
______________________ |
|
___ ____________ 20___ р. |
(підпис) |
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
Віза керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи
|
СХВАЛЕНО Протокол засідання експертної комісії установи ________ № ________ |
ПОГОДЖЕНО Протокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву ________ № ________ |
Продовження додатка 19
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі
|
За строками зберігання |
Разом |
У тому числі |
|
|
таких, що переходять |
з відміткою “ЕПК” |
||
|
Постійного |
|||
|
Тривалого (понад 10 років) |
|||
|
Тимчасового (до 10 років включно) |
|||
|
___________ |
|
Керівник служби діловодства |
______________ |
______________________ |
|
___ ____________ 20___ р. |
Підсумкові відомості передано в архів установи
|
Найменування посади особи, відповідальної за передачу відомостей |
______________ |
______________________ |
|
___ ____________ 20___ р. |
______________
* Найменування структурного підрозділу (для установ, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).
____________________
Додаток 20
до Інструкції
(пункт 263)
|
Найменування установи |
ЗАТВЕРДЖУЮ |
|
Найменування посади керівника установи |
|
|
АКТ |
___________ _______________________________ МП |
|
__________ № ____________ |
___ _____________ 20___ р. |
|
_________________________ |
|
|
Про вилучення для знищення |
На підставі ___________________________________________________ (назва і вихідні дані
_________________________________________________________________
переліку документів із зазначенням строків їх зберігання
_________________________________________________________________
або типової (примірної) номенклатури справ)
відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № _____________________
(найменування фонду)
|
№ |
Заголовок справи або груповий заголовок справ |
Дата справи або останні дати справ |
Номери описів (номен-клатур) за рік (роки) |
Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом |
Кількість справ (томів, частин) |
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком |
Приміт-ка |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Разом____________________________________ справ за ___________ роки
(цифрами і словами)
Продовження додатка 20
|
Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності документів |
____________ |
______________________ |
|
___ __________ 20___ р. |
(підпис) |
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
|
ПОГОДЖЕНО |
СХВАЛЕНО |
|
|
Протокол засідання експертно-перевірної комісії |
Протокол засідання експертної комісії установи |
|
|
___________ № _______ |
__________ № ________ |
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ____________ роки схвалено, а з особового складу погоджено з експертно-перевірною комісією__________________________________________________________
(найменування державного архіву)
(протокол від ___ _____________ 20___ р. № ___________)
Документи в кількості ____________________________________ справ
(цифрами і словами)
вагою ___________________ кілограмів здано в ________________________
(найменування установи)
на переробку за приймально-здавальною накладною від _________ № ___ або знищено шляхом спалення.
|
Найменування посади особи, яка здала (знищила) документи |
_________ |
______________________ |
|
___ _____________ 20___ р. |
(підпис) |
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___________________
Додаток 21
до Інструкції
(пункт 268)
_________________________________________________________________
(найменування установи)
_________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника
структурного підрозділу
________ ________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20___ р.
д
ОПИС № _________
_________________________________________________________________
(назва розділу)
|
№ |
Індекс справи (тому, частини) |
Заголовок справи (тому, частини) |
Крайні дати справи (тому, частини) |
Кількість аркушів у справі (томі, частині) |
Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком* |
Примітка |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
У цей опис включено ____________________справ з № __________ по
(цифрами і словами)
№ _____, у тому числі:
літерні номери ___________________
пропущені номери ________________
|
Найменування посади укладача опису |
___________ |
______________________ |
|
___ ____________ 20___ р. |
(підпис) |
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
Продовження додатка 21
|
ПОГОДЖЕНО |
СХВАЛЕНО |
|
Керівник служби діловодства ______ __________________________ |
Протокол засідання експертної комісії** структурного підрозділу |
|
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
__________ № __________ |
|
___ ____________ 20___ р. |
Передав ________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та __________________ реєстраційно-контрольних карток до документів***
(цифрами і словами)
|
Найменування посади працівника структурного підрозділу |
________________ |
_______________________ |
|
___ __________ 20___ р. |
(підпис) |
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
Прийняв ________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та ___________________ реєстраційно-контрольних карток до документів.
(цифрами і словами)
|
Керівник архіву (особа, відповідальна за архів) установи |
________________ |
_______________________ |
|
___ __________ 20___ р. |
(підпис) |
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
_____________
*Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.
** За наявності експертної комісії структурного підрозділу.
***Передаються разом із справами служби діловодства.
_______________