Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Створення структури таблиць.
Відкривши MS Access, ми бачимо, що таблицю можна створити трьома способами.
1. Створення структури таблиць за допомогою майстра. Тут автоматично забезпечуються стандартні імена і типи даних полів таблиці. Для створення потрібно виконати наступні дії:
ü Зі списку зразків таблиць вибрати прототип таблиці, яка схожа на створювану таблицю, а зі списку зразків полів - поля таблиці, за допомогою кнопки> розмістити їх у списку полів нової таблиці. Сформувавши список полів - <Далі>.
ü У вікні з запитом про завдання імені таблиці вказати спосіб визначення ключа.
ü Якщо в БД вже існують створені раніше таблиці, то на цьому кроці з'явиться запит на створення зв'язків нової таблиці з існуючими. У діалоговому вікні вибираємо один з можливих типів зв'язків і ОК.
ü Вибір режиму подальшої роботи: змінити структуру таблиці, ввести дані в таблицю або ввести дані безпосередньо в таблицю за допомогою форми, створюваної майстром. Після вибору режиму <Готово>.
2. Створення структури таблиць за допомогою Конструктора.
ü Створення імен полів, типів полів. У цьому режимі у верхній частині вікна знаходиться таблиця, в яку заносяться: Ім'я поля, Тип даних, Опис.
ü Збереження таблиці. Меню - Файл - Зберегти. Ввести назву таблиці. Після цього з'явиться повідомлення про створення первинного ключа.
ü Створення ключового поля. Виділити необхідне поле. Команда Правка - Ключове поле. У таблиці навпроти цього поля з'явиться ключ, що означає, що дане поле є ключовим.
ü Заповнення таблиці. З режиму Конструктора переходимо в режим таблиці (Вид - Режим таблиці) і заповнити її.
3. Створення таблиці шляхом введення даних. Цей спосіб є більш простим і наочним
ü У вікні знаходиться створена за замовчуванням таблиця, в якій міститься 10 стовпців і 20 рядків. Ввести дані.
ü Збереження таблиці. Меню - Файл - Зберегти. Ввести назву таблиці. Після цього з'явиться повідомлення про створення первинного ключа. Вибрати Ні. При збереженні таблиці під вказаним ім'ям зайві рядки і стовпчики автоматично заберуться.
ü Створення ключового поля. Щоб визначити Код як ключове, потрібно перейти в режим Конструктора - команда меню Вид - Конструктор. Виділити полі Код Правка - Ключове поле.
ü Всі зміни структури таблиці проводяться в режимі Конструктора. Необхідно перевірити чи вірно обрані типи даних.
v Створення зв'язків між таблицями.
Зв'язування таблиць. При цьому необхідно закрити всі таблиці БД. Вибрати команду Сервіс - Схема даних. У діалоговому вікні Схема даних додати таблиці, які потрібно зв'язати: Зв'язки - Додати таблицю. У вікні Додавання таблиць вибрати зв'язуються таблиці та натиснути Додати. Закрити вікно. У вікні діалогу Схема даних з'являться зв'язуються таблиці. Вибрати поле зв'язку (ключове поле) в першій таблиці і, не відпускаючи перемістити його у відповідне поле іншої таблиці. На екрані з'явиться вікно Зміна зв'язків. Тут необхідно перевірити правильність імен пов'язують полів і встановити забезпечення цілісності даних. Зв'язки між таблицями встановлюються тільки на підставі співпадаючих полів. У них повинен збігатися тип даних.
Умова цілісності даних - це набір правил, використовуваних для підтримки зв'язків між записами у зв'язаних таблицях. Вони роблять неможливим випадкове видалення або зміна зв'язків даних.
Обмеження:
1. Неможливо ввести в поле зовнішнього ключа зв'язаної таблиці значення, що не міститься в ключовому полі головної таблиці. Але можна вводити порожні значення, показують, що записи не пов'язані.
2. Не можна видаляти записи з головної таблиці, якщо існують пов'язані з нею записи в підлеглій таблиці.
3. Не можна змінювати значення ключового поля в головній таблиці, якщо є записи, пов'язані з цим записом.
Щоб подолати обмеження на видалення або зміна пов'язаних записів, зберігаючи при цьому цілісність даних, потрібно включити режими каскадного оновлення та каскадного видалення. При встановленому прапорці Каскадне оновлення пов'язаних полів зміна значення в ключовому полі головної таблиці призводить до автоматичного оновлення відповідних значень у всіх зв'язаних таблицях. При встановленому прапорці Каскадне видалення пов'язаних записів видалення запису в головній таблиці призводить до автоматичного видалення пов'язаних записів у підпорядкованій таблиці. Ці прапорці встановлюються у вікні діалогу Зміна записів тільки після установки опції Забезпечення цілісності даних.
Потім натиснути кнопку Створити. Після цього вікно Схема даних прийме інший вигляд.
У MS Access існує 4 типи зв'язків:
Ø «один-до-одного» - одного запису в одній таблиці відповідає один запис в іншій таблиці. (У нашому випадку це зв'язок між таблицями Види послуг і Розцінка на заробітну плату.)
Ø «один-до-багатьох» - кожен запис головної (першої) таблиці може бути пов'язана з будь-яким числом записів другої таблиці. Але кожна запис другої таблиці може бути пов'язана не більш ніж з одним записом першої таблиці. (У нас так пов'язані таблиці Розцінка на з / п, Косметичні засоби, Відвідувачі і Виконавці з таблицею Попит на послуги салону.)
Ø «багато-до-одного» - також як попередня зв'язок. (У нас так пов'язана таблиця Попит на послуги салону з таблицями Розцінка на з / п, Косметичні засоби, Відвідувачі і Виконавці.)
Ø «багато-до-багатьох» - кожен запис головної таблиці може бути пов'язана з будь-яким числом записів іншої таблиці. І навпаки. Цей зв'язок являє собою дві зв'язку 1 - ∞ через третю таблицю. Для цього виконуються наступні дії: створюється третя (єднальна) таблиця з полями, опис яких співпадає з описом ключових полів у кожній з двох пов'язують таблиць; визначення в новій таблиці ключа, що містить всі ключові поля двох пов'язують таблиць; визначення співвідношення «один-до- багатьох »між кожною з двох таблиць і сполучною таблицею. (У нашому випадку це зв'язок між таблицями Відвідувачі та Види послуг через Допоміжну)
Зміна існуючої зв'язку. Закрити всі таблиці, потім натиснути Схема даних на панелі інструментів. Якщо таблиці, зв'язки між якими потрібно змінити, не відображаються у вікні діалогу Схема даних, натиснути кнопку Відобразити таблицю, вибрати потрібну таблицю і натиснути Закрити. Далі встановити покажчик на лінію зв'язку, яку потрібно змінити і, двічі клацнувши мишею, внести зміни у вікні, що Зміна зв'язків.
Видалення зв'язку. Натиснути Схема даних, виділити мишею лінію зв'язку, яку потрібно видалити. Натиснути клавішу <Delete>.
У MS Access існує два формати відображення вмісту таблиці - у вигляді таблиці і у вигляді форми. Форми є потужним і гнучким засобом надання інформації. Вона дозволяє об'єднати поля у групи за певними ознаками, що полегшує сприйняття інформації.
Форму можна задати трьома різними способами:
1. За допомогою автоформи на основі таблиці
2. За допомогою майстра на основі однієї або кількох таблиць. Майстер задає детальні питання про джерела записів, полях, макеті, необхідних форматах і створює форму на підставі отриманих відповідей.
3. Вручну в режимі Конструктора.
Для створення в MS Access форми будь-якими з цих способів на початковому етапі потрібно:
ü Відкрити вікно бази даних
ü Активізувати категорію «Форми»
ü Кнопка Створити
ü У вікні Нова форма вибрати необхідний варіант зі списку способів створення форм.
Для створення Автоформи виділити ім'я таблиці і в меню - Вставка - Автоформа.
Створення форми за допомогою Майстра аналогічно роботі з майстром при створенні таблиць: спочатку вибирається таблиця, з неї - потрібні поля для форми, потім вибирається зовнішній вигляд форми, стиль форми, і задається ім'я форми.
Будь-яка форма, необхідна користувачеві, може бути створена за допомогою Конструктора. Крім цього, за допомогою цих форм можна робити обчислення, розташовуючи в них обчислювані поля. Після вибору способу створення форми Конструктор з'являється вікно форми. У цьому вікні, розбитому на клітини, міститься лише Область даних. Також форма може містити область заголовка, примітки і нижній і верхній колонтитули. Щоб додати цих областей команди меню - Вид - Заголовок - Примітка форми та Вид - Колонтитули. Праворуч і знизу розташовані смуги прокручування. Область форми, в якій проводиться побудова, можна змінити, перетягуючи праву і нижню межі покажчиком миші.
Для розробки власне форми необхідно вивести на екран панель інструментів меню - Вид - Панель елементів.
У панелі інструментів міститься безліч елементів управління: написи, поля, поля зі списком, кнопки, прапорці, перемикачі і т.д.
|
Кнопка |
Призначення |
|
Вибір об'єктів |
Здійснює виділення елемента керування, розділу або форми |
|
Майстри |
Включає / вимикає майстер створення елементів управління (майстра створення полів зі списком, групи параметрів, кнопки, діаграми і підпорядкованої форми) |
|
Напис |
Дозволяє розмістити у формі текст в доповненню до розміщеного за замовчуванням в MS Access |
|
Поле |
Здійснює відображення, введення, зміна даних, що містяться у джерелі даних форми; висновок результатів обчислень; прийом даних при їх введенні користувачем. |
|
Група перемикачів |
Для розміщення в групі прапорців, перемикачів або вимикачів |
|
Вимикач |
Використовується як окремий елемент управління, пов'язаний з логічним полем; як вільний елемент управління, який приймає дії користувача в спеціальному вікні діалогу; як компонент групи параметрів, в якій відображаються значення для вибору. |
|
Перемикач |
Використовується аналогічно Вимикачі |
|
Прапорець |
Використовується аналогічно Вимикачі |
|
Поле зі списком |
Складовою елемент управління, який би поле й розкриває список. Для введення значення в полі вихідної таблиці можна безпосередньо ввести значення в полі або вибрати його з визначеного списку. |
|
Список |
Створити список, що допускає прокрутку. У режимі форми вибраного зі списку значення можна ввести в новий запис або використовувати для заміни вже існуючого значення запису. |
|
Кнопка |
Дозволяє здійснити різноманітні дії у формі |
|
Малюнок |
Здійснює розміщення малюнка, не є об'єктом OLE |
|
Вільна рамка об'єкта |
Дозволяє ввести вільний об'єкт OLE, який залишається незмінним при переміщенні по записах |
|
Приєднана рамка об'єкта |
Дозволяє відобразити у формі об'єкти OLE. Призначена для об'єктів, збережених у базовому джерелі записів форми, тому при переміщенні по записах у формі відображаються різні об'єкти. |
|
Розрив сторінок |
Вказує початок нового екрану форми |
|
Набір вкладок |
Використовується для створення форми з декількома вкладками |
|
Підпорядкована форма / звіт |
Відображає дані з декількох джерел |
|
Лінія |
Розміщує лінію для відділення логічно пов'язаних об'єктів |
|
Прямокутник |
Розміщує прямокутник для групування елементів керування або виділення логічно пов'язаних об'єктів. |
|
Інші елементи |
Забезпечує доступ до додаткових елементів керування |
Будь-який з елементів, наявних на панелі, можна перенести у форму. Розмір і місце наявного елемента у формі можна змінювати. Для цього виділити елемент лівої кнопкою миші всередині нього. Елемент виділиться маркерами.
При роботі з елементом Поле слід пам'ятати, що це поле має приєднаний напис, розташовану лівіше Поля, тому, розташовуючи Поле, необхідно зліва залишити місце під Напис.
У нашій базі даних за допомогою Конструктора створимо форму, яка дозволяє розрахувати заробітну плату виконавцям за наданим послугам (у таблиці Розцінка на заробітну плату). Відкрили вкладку Форми і виконали команду Створення форми за допомогою конструктора. Командою Вид - Заголовок - Примітка форми розмістили в області форми відповідно заголовок і примітка. В області заголовка форми ми розмістили напис, перемістили її в центр Заголовку. Кнопкою Властивості вивели на екран набір властивостей. Виділили поле, в якому повинні знаходиться розцінка заробітної плати і кількість відпрацьованих годин = [Поле9] * [Поле11].
При цьому встановили формат поля - основний. Назвали створену форму Розцінка на заробітну плату.
Крім простої форми існує багато користувачів. Вона використовується для того, щоб переглянути або редагувати дані, що мають відношення 1 - ∞. При створенні багатотабличних форми необхідно вибрати вкладку Форма - Створити - Майстер форм. Внизу вибрати головну таблицю (Попит на послуги салону). Далі у вікні Створення форм перенести з таблиць Попит на послуги салону всі поля. Потім в лівій стороні відкрити підпорядковану таблицю (Розцінка на заробітну плату) і також перенести всі потрібні поля - Далі. У наступному вікні поставити прапорець на підлеглі форми - Далі. Після цього вибирається зовнішній вигляд підлеглої форми і стиль форми. У кінці з'являється складова форма, в якій відображені об'єднані дані з таблиць Попит на послуги салону і Розцінка на заробітну плату.
Запити і фільтри до бази даних.
СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВ.
У режимі Конструктора.
Запит - Створити - Конструктор. У вікні, режиму Конструктора у верхній частині перебувати схема даних запитів. Вона містить список таблиць і відображає зв'язки між ними. У нижній частині вікна розташовується бланки запитів. Такі як: рядок поля - розміщує ті поля, які використовуються для створення запиту; ім'я таблиці; сортування; висновок на екран - слід встановити прапорець для перегляду поля; умови відбору - у цьому рядку вводиться критерій пошуку.
У режимі Майстра.
Запит - Створити. У вікні Новий запит вибрати простий запит - ОК. У наступному вікні полі зі списком Таблиці та запити вибрати запит, який буде служити джерелом даних. Переміщаємо необхідні поля в полі Вибрані поля. Ім'я запиту - Готово.
Простий запит.
Запит - Створити - Простий запит - у вікні Створення простих запитів з вікна Доступні поля вибрати потрібні - Далі - поставити прапорець: відкрити запит в режимі перегляду даних - Готово.
Багатотабличних запит.
Запит - Створити - Конструктор - в діалоговому вікні «Додавання таблиці» вибрати необхідні. Ці таблиці та зв'язки між ними будуть відображені у верхній частині вікна конструктора запитів, в нижній частині - бланк запитів. У бланку запитів вибрати в рядку полі Вид послуги, а в рядку умови відбору правою кнопкою миші побудувати - вибираємо оператора Like "[М - Про] *" - ОК. Зберігаємо запит.
Підсумковий запит.
Конструктор запитів - Меню - Вид - Групові операції. Ми порахували суму заробітної плати за допомогою оператора Sum.
СТВОРЕННЯ ФІЛЬТРІВ.
Фільтр по виділеному фрагменту.
Відкрити таблицю в режимі Таблиця. Виділити в стовпці Вид послуги - манікюр. Права кнопка миші - Фільтр по виділеному.
Фільтр для.
Відкрити таблицю в режимі Таблиця. Правою кнопкою миші клацнути по полю, в якому вказали умови відбору -> 25. Вносимо значення в умови відбору Фільтр для - Enter.
Розширений фільтр.
Відкрити таблицю в режимі Таблиця. Меню - Записи - Фільтр - Розширений фільтр. У вікні розширеного фільтра у верхній частині розташований список полів фільтрованої таблиці, а в нижній - бланк формування вирази для фільтра. Вибрали полі Розцінка послуги; умова відбору -> 100. Для збереження фільтра - Файл - Зберегти як запит.