Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"САНКТ- ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ТЕХНОЛОГИИ И ДИЗАЙНА"
СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ ИНСТИТУТ ПЕЧАТИ
КАФЕДРА ВЫСШЕЙ МАТЕМАТИКИ И ИНФОРМАТИКИ
ПРИЛОЖЕНИЕ WORD XP
Методические указания
для очно – заочной формы обучения
Текстовые редакторы позволяют создавать сложные документы, состоящие из разделов, глав, параграфов и т.п., включающие объекты созданные в других приложениях (электронные таблицы, диаграммы, фрагменты баз данных, рисунки и т.д.).
Запуск Word:
Выход из Word:
Выход из Word осуществляется командой Файл \ Выход. Если в документ были внесены изменения, предлагается вопрос Сохранить изменения в документе …..? и три ответа на выбор:
Да – сохранить изменения. Если документ не сохранялся ранее, нужно задать место, где разместить файл, и его имя.
Нет – выйти, не сохранив изменения.
Отмена – продолжить работу в Word.
При запуске Word открывается новый документ со стандартным именем Документ 1. На Рис. 1 представлено окно Word с его основными компонентами.
Занимает большую часть окна Word. В этой области осуществляется ввод и форматирование текста, вставка иллюстраций, создание таблиц и так далее.
Обычно в окне Word присутствуют две панели инструментов: Стандартная и Форматирование (Рис. 1).
На этих панелях сгруппированы кнопки, представляющие наиболее часто используемые команды. Если указатель курсора установить на любую кнопку и задержать её на две секунды, то появится подсказка, поясняющая назначение этой кнопки.
Строка заголовка Строка меню
Рис. 1. Окно Word
Весь список панелей инструментов Word можно вызвать командой Вид / Панели инструментов. Если поместить курсор на
панель инструментов и щёлкнуть по ней правой кнопкой мыши, то открывается меню. В открывшемся контекстном меню (Рис. 2) присутствующие на экране панели отмечены флажками. Чтобы вывести на экран новую панель нужно щёлкнуть левой кнопкой мыши по её названию в контекстном меню.
Кроме того, на панели инструментов (Рис. 1) имеются специальные кнопки для быстрого включения других часто используемых инструментальных панелей. Например, кнопки Рисование, Таблицы и границы, Внешние границы.
Если щёлкнуть кнопку Рисование, появится на экране инструментальная панель:
Кнопка Таблицы и границы включает панель:
Кнопка Внешние границы открывает список элементов обрамления выделенного фрагмента текста:
Если выполнить команду Сервис / Настройка, выбрать вкладку Панели инструментов, то можно создавать новые инструментальные панели. Во вкладке Команды можно удалять или добавлять кнопки на имеющихся панелях.
Набор инструментов каждой панели предназначен для выполнения определённых действий.
Рис. 2. Меню панелей
В окне Word (Рис. 1) показаны вертикальная и горизонтальная линейки. Вызвать на экран (или убрать) горизонтальную и вертикальную линейки можно командой Вид / Линейка.
Горизонтальная линейка позволяет задавать левое и правое поля страницы, отступы, ширину столбцов и позиции табуляции. Вертикальная линейка обеспечивает установку верхнего и нижнего полей страницы, а также высоту строк в таблицах.
На горизонтальной линейке имеются три движка для изменения полей страницы и отступа строки.
Содержит информацию о работе программы. Слева направо в строке состояния отражается информация:
В левой части строки состояния отражается местоположение курсора, например:
Стр 3 - Номер страницы текста, на которой находится курсор.
Разд 1 - Раздел текста, в котором находится курсор.
3/8 -Текущая страница / Общее число страниц документа.
На 14,7см - Расстояние от верха страницы до курсора в см.
Ст 17 - Номер строки на текущей странице.
Кол 1 -Местоположение курсора в строке.
В правой части находятся специальные кнопки и сообщение о том, какой язык используется в данный момент.
На правом и нижнем краях окна Word (Рис.1) расположены вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки. На концах полос прокрутки расположены кнопки-стрелки ▲ ▼ ◄ ►. Щёлкая левой кнопкой мыши по кнопкам-стрелкам, двигаем текст рабочего документа соответственно вверх, вниз, вправо, влево.
Внутри каждой полосы размещён бегунок прокрутки ( ▄ ). Если поместить курсор мыши на бегунок вертикальной полосы прокрутки курсор примет вид . Нажать левую кнопку мыши и, не отпуская её, перемещать бегунок вверх или вниз. При этом слева от бегунка появляются номер страницы и название ближайшего заголовка документа, соответствующие положению бегунка.
Внизу на вертикальной полосе прокрутки расположены три кнопки. Кнопки с двойной стрелкой позволяют двигать текст вверх или вниз постранично в режиме просмотра или разметки страницы. Средняя кнопка Выбора объекта перехода открывает локальное меню. Щелчком по любой из приведённых в меню пиктограмм можно перейти к рисунку, примечанию, другому разделу документа и так далее.
Если недоступны вертикальная или горизонтальная полосы прокрутки, отсутствует строка состояния или не появляется всплывающая подсказка, следует выполнить команду Сервис \ Параметры и в окне Параметры на вкладке Вид установить флажки у соответствующих параметров (Рис.3).
Рис. 3. Параметры
Word предлагает следующие режимы просмотра обрабатываемого документа: Обычный, Разметка страницы, Структура, Схема документа, Во весь экран и Предварительный просмотр.
Выбор наиболее часто используемых четырёх режимов осуществляется через меню Вид или с помощью кнопок, расположенных в нижнем левом углу окна документа на экране Word.
Обычный режим. Из любого другого режима в него можно вернуться с помощью команды Вид \ Обычный или кнопкой в левом нижнем углу окна документа.
В обычном режиме при включённой на панели инструментов кнопке ¶ на экране отображаются: текст документа с заданным шрифтом; разрывы строк и страниц в истинных позициях; выравнивание позиций табуляции и абзацев; интервалы между строками и абзацами; графика, для которой задан режим обтекания.
Не отображаются на экране в этом режиме верхние и нижние колонтитулы, сноски, номера страниц и номера строк.
При использовании этого режима для ввода и редактирования текста можно экономить место на экране, скрыв пустое пространство полей в верхней и нижней части страницы.
Режим Разметки страницы. Для перехода к режиму разметки используется команда Вид \ Разметка страницы или соответствующая кнопка в левом нижнем углу окна документа.
В этом режиме документ и графические объекты отображаются в том виде, какой они будут иметь на бумаге. Например, заголовки, сноски, колонки и надписи занимают свои действительные места.
Режим используется для редактирования колонтитулов, настройки полей, а также для работы со столбцами и графическими объектами.
Режим Структура. Включается командой Вид \ Структура и кнопкой внизу на экране. В этом режиме заголовки документов смещены в зависимости от их уровня в структуре документа.
Режим структуры позволяет видеть структуру документа, а также копировать и переставлять текст вместе с заголовком посредством перетаскивания заголовков. В режиме структуры можно свернуть документ, оставив основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст.
В режиме структуры удобно работать с большими документами. Границы страниц, колонтитулы, рисунки и фон в режиме структуры не отображаются.
Режим Схема документа. Переход в режим с помощью команды Вид \ Схема документа (Рис. 4).
Рис. 4. режим Схема документа
В этом режиме вдоль левого края окна документа появляется вертикальная область, в которой отображается структура заголовков
документа. Схему документа можно использовать для быстрого перемещения по документу и для определения текущего положения в нём.
При выборе заголовка в области схемы документа, Word переходит к соответствующему заголовку в документе, отображает его в верхней части экрана и выделяет заголовок в области схемы документа. Область схемы документа можно скрыть в любой момент. Для этого выключить схему документа командой Вид \ Схема документа.
Режим Во весь экран. Чтобы перейти в полноэкранный режим, надо выполнить команду Вид \ Во весь экран.
Для отключения этого режима и перехода в предыдущий режим следует нажать на панели инструментов Во весь экран кнопку Вернуть обычный режим или клавишу Esc
Режим используется для того, чтобы вывести на экран как можно большую часть документа, удалив панели инструментов и полосы прокрутки.
Для отображения строки меню достаточно поместить указатель мыши в верхнюю часть экрана.
Режим Предварительный просмотр. Для перехода в этот режим выполнить команду Файл \ Предварительный просмотр или нажать кнопку на стандартной панели инструментов.
Этот режим отображает документ в том виде, в котором он будет напечатан. Используется для просмотра компоновки нескольких страниц документа (в уменьшенном виде).
В этом режиме можно просматривать разрывы страниц, скрытый текст (например, нумерация строк в тексте и другое), изменять форматирование документа до его вывода на печать.
После запуска программы Word появляется окно с именем Документ 1. На экране отображается пустой документ, созданный на основе стандартного шаблона. Он содержит символ конца абзаца ¶
(в режиме отображения непечатаемых символов). Вводимый текст рассматривается Word как новый документ, которому необходимо присвоить имя.
При вводе текста Word осуществляет автоматический переход на следующую строку в соответствии с установками размеров полей.
Новый абзац начинается после нажатия клавиши Enter. Принудительный перевод на новую строку, не прерывая абзаца, выполняется с помощью клавиш Shift + Enter. Клавиша Tab переводит курсор в следующую позицию табуляции ( по умолчанию 1,25 см).
При работе в Word курсор мыши видоизменяется в зависимости от его расположения в документе и назначения выполняемой операции.
При выполнении команд редактирования текста и многих других операций Word необходимо выделить подлежащий обработке фрагмент документа.
Выделение фрагмента можно сделать мышью или клавишами. С помощью мыши можно выделить:
Фрагмент текста – самый простой способ, установив указатель мыши в начало фрагмента, нажать кнопку и, не отпуская её, протянуть курсор до конца фрагмента.
Слово − двойной щелчок в любом месте слова.
Строка − один щелчок слева от этой строки (курсор должен принять вид стрелки).
Предложение – нажать клавишу Ctrl и, не отпуская её, щелкнуть левой кнопкой в любом месте предложения.
Абзац − тройной щелчок в любом месте абзаца.
Часть текста – щёлкнуть на первом слове, нажать клавишу Shift и, удерживая её, щёлкнуть в конце последнего слова.
Весь документ – тройной щелчок в зоне левого поля документа (курсор должен принять вид стрелки).
Шрифт – это набор символов определённого рисунка и размера. Предварительно выделив текст, можно изменить цвет шрифта или цвет фона.
Шрифты объединяют в группы, которые имеют типовое оформление отличающее одно от другого. Например, группа Arial включает шрифты Arial, Arial Black, Arial Narrow и ряд других.
Начертание - один из вариантов шрифта в группе. Начертания шрифтов включают в себя насыщенность, наклон, пропорциональность и вертикальный размер шрифта.
В слове можно изменить цвет шрифта или цвет фона. Фрагменты текста, которые заслуживают особенного внимания, можно также выделить цветом.
Для изменения цвета шрифта или цвета фона можно использовать кнопки на панели Форматирование: Выделение цветом, Цвет
шрифта
Для работы со шрифтами следует выполнить команду Формат / Шрифт, которая вызывает диалоговое окно Шрифт.
Рис. 5. Окно Шрифт, вкладка Шрифт
Во вкладке Шрифт (Рис. 5) задаются вид шрифта, его начертание, размер, цвет текста, подчёркивание и разные эффекты - Видоизменение.
Вкладка Интервал (Рис. 6) содержит возможности, позволяющие получить дополнительные эффекты шрифтового оформления.
Рис. 6. Окно Шрифт, вкладка Интервал
Если выделить текст и задать из списка Масштаб разные масштабы интервала, можно получить:
|
Текст |
Масштаб интервала |
|
образец |
200% |
|
образец |
150% |
|
образец |
100% |
|
образец |
50% |
Межсимвольный интервал выбирается из списка Интервал: Обычный, Разреженный, Уплотнённый. По умолчанию для разреженного и уплотнённого интервала указан 1 пт (пункт). В полиграфии принято 1пункт = 0,353мм. Межсимвольный интервал можно увеличивать или уменьшать на 1 пункт и больше по сравнению с обычным начертанием шрифта. Тогда достигаются следующие эффекты: например,
Разреженный интервал на 4 пункта
Смещение выбирается из списка: Нет, Вверх, Вниз. На примере показаны три варианта, то есть текст без смещения и со смещением вверх и вниз, например, на 3 пункта.
Нет смещения Смещение Вверх на 3 пт Смещение Вниз на 3 пт
Все установки для шрифтов можно сделать до набора текста или для выделенного фрагмента текста, символа. Если выделение не было сделано, то установки распространяются на слово, в котором стоит курсор.
Буфер обмена – это область памяти, доступная всем приложениям Windows, в которой временно хранятся скопированные или вырезанные данные.
При выполнении команд Копировать и Вырезать (кнопки на стандартной панели) выделенные фрагменты попадают в Буфер обмена. При копировании фрагмент сохраняется, а при вырезании удаляется из текста.
Фрагменты, помещённые в буфер, можно многократно копировать в разные приложения, до тех пор, пока буфер не будет очищен.
Расширенный буфер обмена – это новое средство, появившееся ещё в Microsoft Office 2000. Теперь в него можно поместить до 24 фрагментов из разных документов или приложений. Эти фрагменты (элементы) не зависят друг от друга и их можно помещать в документ в любой последовательности.
При выполнении команд Правка / Копировать, Правка / Вырезать или использовании кнопок Копировать или Вырезать на панели инструментов копируемые фрагменты помещаются в буфер обмена.
Вызов на экран буфера обмена осуществляется командой Правка / Буфер обмена Office.
Справа на экране открывается Буфер обмена, в котором показаны заполненные на данный момент 2 из 24 фрагмента.
Для вставки любого фрагмента из буфера следует установить курсор в соответствующее место документа и щёлкнуть по выбранному фрагменту.
Панель инструментов буфера обмена имеет кнопки Вставить все Очистить все. С помощью кнопки Вставить все можно вставить последовательно все фрагменты из буфера в указанное место документа.
С помощью кнопки Очистить все очищается весь буфер.
В Word и в каждом приложении Microsoft Office предусмотрена возможность быстрого получения справки обо всех элементах рабочего окна. Для получения справки, если отключён помощник, можно использовать:
Команду меню - Справка / Справка: Microsoft Word.
Клавишу F1 - на клавиатуре.
Кнопку - на стандартной панели инструментов.
При вызове справки на экране появляется окно, которое делится на две части. В левой части находятся три вкладки: Содержание, Мастер ответов, Указатель (Рис. 7).
Рис.7. Окно справки
На вкладке Содержание представлены все разделы справки.
На вкладке Мастер ответов можно задать действие и выбрать из появившегося списка нужный раздел. В правом окне появится список ответов, из которого выбирается искомый ответ.
На вкладке Указатель можно сразу ввести ключевое слово или найти его в алфавитном списке. Выдаётся список разделов (тем) по ключевому слову. Выбрав нужный раздел (тему), получаем в правой части окна справки ответы на вопрос.
При вызове справки основное окно документа уменьшается в размере, а оставшаяся часть экрана будет занята окном справки. При закрытии справки окно документа восстанавливает свои первоначальные размеры.
В тексте справки в пределах вызванной темы даны гиперссылки – подчёркнутые и выделенные цветом отдельные слова или фразы в тексте. При установке на гиперссылку курсор приобретает вид «указательный палец». Перейти к тексту гиперссылки можно одинарным щелчком левой кнопки мыши.
Для оформления всего документа или выделенной его части можно использовать такие элементы, как обрамление, рамка абзаца, фоновая заливка. Все эти средства выделения абзацев в документе могут использоваться совместно или раздельно.
Текстовый курсор устанавливается в любом месте абзаца и выполняется команда Формат \ Границы и заливка …
Рис. 8. Окно Границы и заливка
Во вкладке Граница (Рис.8) выбирается нужный вариант обрамления: рамка, тень, объёмная, другая.
В списке Тип выбирается вариант обрамляющей линии, а в списках Цвет и Ширина (толщина линии) подбирается её цвет и ширина.
Справа показан образец, который можно корректировать кнопками, расположенными слева и ниже образца.
В списке Применить к выбирается область применения обрамления: абзацу или тексту. Для обрамления целой страницы выбирается аналогично Страница.
Вкладка Заливка позволяет выбрать из палитры Заливка любой цвет для сплошной заливки.
Если открыть список тип, можно выбрать заливку с узором. После этого активизируется список цвет фона и можно выбрать цвет. Отменить заливку можно щёлчком по Нет заливки в палитре Заливка.
Список Применить к определяет область действия (абзацу или тексту).
Кнопка Панель вызывает на экран инструментальную панель Таблицы и границы, которая объединяет в себе возможности почти всех вкладок диалога Границы и заливка и позволяет удобно работать не только с отдельными абзацами, но и с таблицами.
При частом использовании эффектов обрамления для быстрого доступа к соответствующим инструментам целесообразно вывести на экран панель инструментов Таблицы и границы, выполнив команду Вид \ Панели инструментов \ Таблицы и границы.
Текст документа, созданного в Word, может быть проверен на правильность правописания. Система проверки правописания позволяет контролировать правильность написания отдельного слова, фрагмента или документа в целом.
Тезаурус (словарь синонимов и антонимов) оказывает помощь при составлении текстов. При проверке грамматики используются выбираемые пользователем наборы правил. Для проверки орфографии, выбора синонимов используются соответствующие словари. Для проверки правописания Word позволяет создавать дополнительные пользовательские словари, в которые могут быть включены данные о специфических терминах, сокращениях и так далее.
Существуют несколько способов исправления орфографических ошибок и опечаток:
При обнаружении ошибочного или неверного, с точки зрения Word, правописания слова появляется окно Правописание, в котором эти слова выделены красным цветом. В верхней области Нет в словаре: появляется фрагмент текста,
в котором находится неверное или отсутствующее в словаре слово.
В нижней области Варианты: могут быть приведены варианты для замены этого слова или выдаётся сообщение о том, что варианты отсутствуют.
Пользователь, используя кнопки, представленные в диалоговом окне может выполнить действия:
Пропустить – в этом случае не производится замена слова
выделенного в области Нет в словаре:
Пропустить все – все выделенные слова в этом сеансе пропускаются.
Добавить – слово добавляется в словарь.
Заменить – производится замена выделенного слова на одно из
выбранных в списке Варианты:
Заменить все – автоматически заменяются все встреченные в данном сеансе слова, совпадающие со словом из области Нет в словаре:
Автозамена – предлагаемый вариант замены запоминается для
автоматической замены.
Параметры – предоставляет возможность изменить начальные установки режима проверки правописания.
Отмена – отменяет сделанную замену слова.
Отменить – отменяет процедуру проверки правописания.
При обнаружении ошибочной грамматической конструкции предложения выдаётся то же окно Правописание, но окно с ошибкой озаглавлено Грамматическая ошибка. В Варианты Word предлагает своё толкование этой ошибки. Для принятия решения пользователю предлагаются следующие кнопки :
Пропустить – пропустить эту ошибку в данном предложении.
Пропустить все – пропустить эту ошибку на весь этот сеанс.
Следующее – отказаться от дальнейшей проверки текущего предложения, в котором была обнаружена ошибка, и перейти к следующему.
Изменить − пользователь согласен изменить обнаруженную ошибку.
Вернуть – по одному, последовательно отменить все изменения, сделанные в данном сеансе грамматической проверки.
Тезаурус (синонимы и антонимы) помогает подобрать из словаря нужное слово и комментирует смысл. Для вызова тезауруса следует выделить слово или поставить на него курсор, а затем выполнить команду Сервис \ Язык \ Тезаурус или вместо этого нажать вместе клавиши Shift и F7.
Например, установить курсор на слово «синонимы» в вышеприведённом тексте и нажать вместе клавиши Shift и F7.
Появляется окно, в котором даётся значение «синонимы» – это связанные слова:
Основные операции Word для создания нового документа рассмотрим на примере общего документа Сбербанк, представленного в готовом виде в приложении.
Задание 1. На диске С: , в папке Мои документы, создать папку с любым именем (задать свою фамилию), а создаваемый документ назвать Сбербанк.
Последовательность выполнения:
Создать папку. В папке Мои документы создать свою папку и задать своё имя.
Запустить Word. Выполнить команду Пуск / Программы, найти и запустить Word.
Появляется окно с именем Документ 1. Вводимый текст рассматривается Word как новый документ, которому необходимо присвоить имя.
Задать имя новому файлу:
Теперь текст, набираемый в этом документе, будет храниться под именем Сбербанк.
При создании документов в Word необходимо позаботиться о периодическом сохранении вводимой информации. Это осуществляется либо вручную, либо автоматически. В первом случае необходимо не забывать выполнять команду Файл / Сохранить или щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.
Во втором случае Word может автоматически через определённые промежутки времени сохранять сделанные изменения. Это позволяет восстановить документ без потери данных после сбоя работы программы или после внезапного отключения питания компьютера.
Для включения автоматического сохранения необходимо:
Используя средства форматирования Word, можно создать новый документ с удобным для восприятия внешним оформлением. Меню Формат (Рис.1) и кнопки панели Форматирование (Рис.2) позволяют менять оформление всего документа или отдельных его частей.
Рис. 1. Меню Формат
Рис. 2. Панель форматирования
Формат страницы определяется размером листа бумаги, величиной полей, книжной или альбомной ориентацией, верхним и нижним колонтитулами, расположением сносок и задаётся с помощью команды Файл \ Параметры страницы.
Открывается окно с вкладками, представленное на Рис. 3.
Рис. 3. Параметры страницы
Вкладка Размер бумаги. На этой вкладке устанавливается размер бумаги - стандартный А4 (ширина – 21 см, высота – 29,7 см) или другой размер из списка.
Вкладка Поля здесь задаются размеры полей, а также ориентация страницы (книжная или альбомная).
Вкладка Макет содержит дополнительные возможности:
Начать раздел – здесь, открыв список, можно выбрать варианты начала раздела: на текущей странице, с новой колонки, со следующей страницы, с чётной страницы, с нечётной страницы.
Вертикальное выравнивание – из списка можно выбрать разные варианты заполнения листа (по верхнему краю, по центру, по ширине, по нижнему краю).
На всех вкладках окна Параметры страницы внизу слева присутствует кнопка По умолчанию. Не следует нажимать эту кнопку случайно, так как в дальнейшем все сделанные установки будут использоваться для всех вновь создаваемых документов.
Задание 2. В документе Сбербанк задать размер бумаги – А4 (ширина – 21 см, высота – 29,7 см), Ориентация – книжная;
Задать поля страницы: верхнее и правое по 2 см, нижнее –1,5 см, левое 3 см; от края до колонтитулов верхнего и нижнего по 1,25 см.
Последовательность выполнения действий:
Форматирование документа кроме формата страницы включает форматы абзаца, символа и раздела.
Абзац в Word создаётся нажатием на клавишу Enter. При этом ставится маркер абзаца. При нажатой кнопке Непечатаемые знаки , которая находится на стандартной панели инструментов, можно видеть, что абзац – это область текста, заключённая между двумя соседними маркёрами абзаца.
Новый абзац создаётся после следующего нажатия клавиши Enter и наследует формат предыдущего, то есть все предыдущие установки сохраняются.
Если при оформлении документа нужно обратить внимание на какую-то часть текста, можно выполнить его форматирование.
Формат абзаца задаётся командой Формат \ Абзац.
На рисунке 4 в окне Абзац видно, что при форматировании абзаца можно изменять положение текста выделенного абзаца относительно страницы. А именно, можно задать отступы от правого и левого полей страницы, междустрочный интервал и интервал перед и после абзаца и др.
Рис. 4. Окно Абзац
Формат символа определяет внешний вид отдельных символов или фрагментов текста (вид шрифта, размер, начертание и др.). Форматирование символов выполняется с помощью команды Формат/ Шрифт. Следующий вводимый символ наследует форматирование предыдущего.
Формат раздела используется при создании документа со страницами разных форматов в отдельных разделах. Документ разбивается на разделы с помощью команды Вставка \ Разрыв.
Колонтитулы размещают на верхнем и нижнем полях страницы. Они содержат информацию, которая повторяется на всех страницах документа. Колонтитулы могут включать, например, название фирмы или документа, название главы или раздела, номер страницы, дату создания документа, время и другую графическую или текстовую информацию.
Для создания колонтитулов надо выполнить команду Вид / Колонтитулы. На экране видны рамки верхнего или нижнего колонтитулов. Текст документа отображается серым цветом (недоступен), а работать в этот момент можно только с колонтитулами.
Задание 3. В документе Сбербанк создать верхний и нижний колонтитулы. В верхнем - шрифтом Times New Roman, размером 12, прописными буквами, полужирным шрифтом ввести СБЕРБАНК РОССИИ и СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ БАНК, а между ними размером 12 полужирным - Основан в 1841 году. В нижнем – ввести текст Страница и установить автоматическую нумерацию страниц, справа зафиксировать дату и время создания документа.
Последовательность выполнения действий:
Рис. 5. Колонтитулы
Замечание: Можно задавать разные колонтитулы на чётных и нечётных страницах. Для этого выполнить команду Файл / Параметры страницы, вкладка Источник бумаги, Различать колонтитулы. Если поставить флажок на первой страницы, то на первой странице можно создать другой колонтитул.
При работе с документами Word даёт возможность через оглавление, сноски, примечания создавать сервис для пользователя.
Оглавление используется не только для облегчения ориентировки в большом документе, но и для быстрого перемещения по документу при его просмотре.
Для создания оглавления используем встроенные стили заголовков (один из вариантов создания оглавления).
Стиль – это набор именованных параметров, определяющих формат абзаца или фрагмента текста.
Поставить курсор в новый абзац и назначить ему определённый стиль. Кнопка Стиль находится в левой части панели инструментов Форматирование. Чтобы быстро задать стиль, следует открыть список Стиль и выбрать из открывшегося списка стиль заголовка или фрагмента текста. Например, заголовку главы можно задать стандартный стиль Заголовок 1, а параграфам, входящим в эту главу, выбрать стандартный стиль Заголовок 2.
Задание 4. В документе Сбербанк задать стиль для заголовка Вклады населения.
Для выполнения задания:
Ввести заголовок Вклады населения и нажать клавишу Enter. Курсор перейдёт в следующую строку, а в окне списка Стиль на панели инструментов Форматирование появится стиль Обычный для набора текста документа.
Задание 5. Ввести текст С 15 сентября, затем
Г О Д О В Ы Е, а далее текст ПРОЦЕНТНЫЕ СТАВКИ ПО ВКЛАДАМ.
Последовательность действий:
Простые таблицы в Word могут быть созданы с помощью позиций табуляции. С помощью табуляции текст можно выравнивать по левому или правому краю, по центру. Числа можно выравнивать по десятичному разделителю. По умолчанию позиции табуляции установлены через каждые 1,25 см. Нажатие клавиши Tab перемещает курсор в текущей строке к следующей позиции табуляции.
Если 1,25 см. не подходит, можно изменить эту величину. Выполнить команду Формат / Табуляция, в окне Табуляция в По умолчанию ввести нужное значение. Например, 0,75 см. Нажать ОК.
Настройку параметров табуляции можно выполнять непосредственно с помощью горизонтальной линейки в верхней части документа.
Задание 6. Выполнить настройку табуляции для ввода следующей информации:
СБЕРЕГАТЕЛЬНЫЙ СБЕРБАНКА РОССИИ
На 1 месяц и 1 день 6,0%
На 2 месяца и 1 день 6,0%
На 3 месяца и 1 день 8,0%
На 6 месяцев 11,0%
МОЛОДЁЖНЫЙ СБЕРБАНКА РОССИИ
На 3 месяца и 1 день 10,0%
Последовательность выполнения задания:
В поле Выравнивание поставить флажок «по левому краю» и в Заполнитель - поставить флажок на «нет».
Нажать кнопку Установить.
Позиция табуляции – 12,2
Выравнивание поставить флажок «по правому краю»,
Поставить флажок на Заполнитель 2. . . . . . .,
Нажать кнопку Установить.
Позиция табуляции – 13
Выравнивание - по разделителю,
Заполнитель - нет.,
Нажать кнопку Установить.
В диалоговом окне Табуляция получим:
Рис. 6. Табуляция
Нажать кнопку ОК. На горизонтальной линейке появляются табуляторы: по левому краю, по правому краю, по разделителю.
В Word можно создавать три вида списков: маркированные, нумерованные, многоуровневые. Для создания любого из этих списков можно использовать следующие способы:
Задание 7. Создать заголовок Информация по кредитам. Ввести текст, представляющий список, следующий за этим заголовком.
Последовательность выполнения действий:
Таблицы в Word помогают разместить текстовые и цифровые материалы в документах наиболее удобным способом, выполнить элементарные вычисления и многое другое.
Сформулируем основные положения для работы с таблицами:
Задание 8. Ввести заголовок Ценные бумаги. Создать нумерованный список (1,2). Заголовкам нумерованного списка задать стиль Заголовок 2. В пункте 1 списка создать таблицу. В пункте 2 списка – внутренний маркированный список.
Последовательность действий:
Получим таблицу:
Можно создать таблицу с помощью кнопки на панели инструментов Добавить таблицу. В появившейся сетке выделить нужное количество столбцов и строк.
Замечание: Можно изменить формат маркированного списка. Щёлкнуть по кнопке Изменить и изменить маркёр в окне Изменение маркированного списка (Рис.7).
Рис. 7. Изменение маркированного списка
Если предлагаемые в этом окне виды маркеров не подходят, следует щёлкнуть кнопку Знак и в окне Символ (Рис. 8) выбрать шрифт, а в нём другой вид маркера.
Рис. 8. Окно Символ .
Графический редактор работает с объектами:
Рис. 9. Меню Автофигуры, символы блок-схемы
Панель инструментов графического меню (Рис. 10) вызывается кнопкой Рисование, расположенной на стандартной панели инструментов или через меню Вид / Панели инструментов / Рисование.
Рис. 10. Панель инструментов Рисование
Если включена команда Параметры, вкладка Общие, установлен флажок на автоматически создавать полотно при вставке автофигур, то при щелчке по любой автофигуре появляется полотно Создайте рисунок.
Наличие полотна упрощает распределение графических объектов и рисунков, а также их совместное перемещение.
Задание 9. Задать стиль и ввести заголовок Памятные монеты БАНКА РОССИИ. С помощью автофигур создать схему с надписями.
Последовательность выполнения:
В Word можно рисовать таблицы подобно тому, как это делается карандашом на бумаге. Команда меню Таблица / Нарисовать таблицу вызывает на экран инструментальную панель Таблицы и границы. Нажав кнопку Нарисовать таблицу, вы превращаете курсор мыши в карандаш и рисуете таблицу. Кнопка Ластик делает курсор похожим на ластик и позволяет стирать линии, нарисованные неверно.
Текст можно размещать не только в столбцах таблицы, что было рассмотрено выше, но и в виде так называемых газетных колонок.
Колонки можно применить ко всему документу или только к текущей странице. На текущей странице можно создать несколько разделов, если необходимо расположить на одной странице фрагменты текста с разным числом колонок.
Рассмотрим пример, когда нужно вставить раздел внутри текущей страницы.
Задание 10. Задать стиль и ввести заголовок Коммунальные платежи. Разбить страницу на три колонки и поместить в них текст.
Рис. 11. Колонки
Сноски используются в документах для оформления различных уточняющих сведений. Сноски бывают: Обычные сноски и Концевые сноски. Например, обычные сноски (внизу страницы) можно использовать для разъяснения вводимых терминов, а концевые сноски (в конце документа) для ссылки на первоисточники.
Обычные сноски могут быть преобразованы в концевые и наоборот. Ссылка на сноску состоит из знака сноски и текста сноски. Сноска отделяется от текста документа линией- разделителем.
В приложении приводятся две концевые сноски. Текст и оформление сносок и разделительных линий может быть произвольным.
Способ обозначения сносок определяется пользователем, то есть можно использовать различные варианты нумерации или специальные символы.
Вставка сноски выполняется через меню Вставка / Сноска. В окне Сноски можно выбрать обычную или концевую сноску.
Задание 11. Создать в документе Сбербанк две сноски, приведённые в приложении 1 на второй странице.
Для создания в документе первой сноски необходимо:
В окне Сноски выбрать концевые сноски, из списка справа выбрать в конце документа, Внизу из списка выбрать применить ко всему документу.
При этом предлагается формат номера, который задаёт знаки сноски 1, 2, … Можно использовать формат другой, нажав на кнопку Символ, выбрать в открывшемся окне шрифт, а из него любой символ. Нажать кнопку ОК окна Символ, а затем Вставить окна Сноски.
В больших документах оглавление необходимо для облегчения ориентировки по разделам и главам, а так же для быстрого перемещения по документу при его просмотре на экране. Для перехода к любому заголовку документа надо щёлкнуть по нему в оглавлении.
Задание 11. На основании заголовков, отформатированных с помощью встроенных стилей, создать оглавление документа Сбербанк.
Последовательность действий:
При создании нового документа Word всегда опирается на шаблон.
Шаблон можно рассматривать как стандартный бланк, подготовленный для заполнения. В шаблоне устанавливаются параметры страницы, колонтитулы, сноски, стили, рисунки, элементы автотекста и другие параметры документа. Любые элементы шаблона доступны для изменения.
При использовании шаблон остается неизменным, но документу, создаваемому на его основе, доступны все его элементы, что позволяет экономить время при подготовке документов, избегать опечаток в общих местах, привести документы одного типа к общему формату и виду.
Шаблоны являются файлами с расширением dot и, как правило, хранятся для быстрого доступа в определенных папках, (команда Сервис / Параметры, вкладка Расположение). Шаблоны представлены на вкладках диалогового окна Шаблоны (команда Файл / Создать, ссылка Общие шаблоны).
После запуска Word открывается пустой документ, базирующийся на шаблоне Normal.dot. Он содержит стандартные стили форматирования.
Создание новых документов можно ускорить, если основывать их на стандартных шаблонах, поставляемых в комплекте с Word. Эти шаблоны позволяют быстро создавать наиболее распространенные документы.
Шаблон может быть разработан пользователем, если ни один из стандартных не подходит в работе.
Чтобы создать документ, используя стандартный шаблон, надо выполнить команду Файл / Создать. В окне Создание документа, в разделе Создание с помощью шаблона выбрать Общие шаблоны. В открывшемся окне Шаблоны выбрать вкладку Письма и факсы, а затем Стандартное письмо (Рис 12.). Установить флажок на переключатель Документ. Нажать ОК. Затем заполнить документ стандартной формы конкретными данными. Сохранить заполненную форму как документ в своей папке под именем Письмо.
Рис. 12. Стандартное письмо
Задание 12. Создать документ на основе стандартного шаблона Современное письмо, заполнив его произвольными данными. Сохранить созданный документ в своей папке под именем Письмо1.
Современное письмо создаётся так же, как Стандартное письмо.
Если ни один из стандартных шаблонов Word не удовлетворяет требованиям пользователя, следует разработать новый шаблон. Для создания нового шаблона выполнить действия:
- выполнить команду Файл / Создать;
- в разделе Создание с помощью шаблона выбрать Общие шаблоны;
- в появившемся окне Шаблоны выбрать вкладку Общие, а затем Новый документ;
- в поле Создать щёлкнуть по переключателю Шаблон, нажать ОК.
Откроется окно Шаблон- Microsoft Word.
Шаблон создается как структура документа без исходных данных.
Задание 13. Создать шаблон для документа ПЛАТЁЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ (Рис. 13.)
ПЛАТЁЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ № _____________
“______” ________________ 2003 г.
Предприятие_______________________ Код предприятия________
Банк_________________________________ в г. _________________
Назначение платежа_________________________________
Сумма оплаты (прописью): ___________________________
|
Наименование изделия |
Количество |
Цена (в руб.) |
Сумма (в руб.) |
Рис. 13. Платёжное поручение
После создания шаблона его следует сохранить с помощью команды Файл / Сохранить как… под именем ПЛАТЁЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ.
Можно создать шаблон на основе уже существующего документа. Для этого следует выполнить действия:
В результате получится новый шаблон, на основе которого можно многократно создавать документы.
Задание 14. Выберите небольшого размера документ Word из ранее созданных. На его основе создайте шаблон. Порядок создания шаблона показан выше.
Существующий шаблон можно изменить следующим образом:
Команда Автозамена позволяет автоматически вставлять в документ часто используемые текстовые и графические объекты (элементы автозамены), а также устанавливать режимы проверки правописания при вводе текста.
После выполнения команды Сервис / Автозамена , вкладка Автозамена появится окно Автозамена (Рис. 14.):
Рис. 14. Автозамена
В нем следует установить флажок, например, на Делать первые буквы предложений прописными, чтобы предложение в случае ошибки всегда начиналось с заглавной буквы. Установить флажок слева от Заменять при вводе.
В окне Заменить следует поместить текст, который будет заменяться на текст, помещенный в окне На.
Под автозаменой понимается автоматический контроль и исправление ошибок в процессе набора текста.
Задание 15. В процессе ввода текста в документ производить замену аббревиатуры СПбГУЭФ на Санкт-Петербургский Государственный Университет Экономики и Финансов.
Последовательность выполнения действий:
- Выполнить команду Сервис / Автозамена, вкладка Автозамена.
- В окне Заменить ввести текст СПбГУЭФ.
- В окне На ввести текст Санкт-Петербургский Государственный Университет Экономики и Финансов.
- Нажать кнопку Добавить, а затем ОК.
При нажатии кнопки Добавить введённый элемент автозамены добавляется в словарь. Словарь может быть откорректирован путем внесения изменений или кнопкой Удалить. Автозамена осуществляется после ввода этого элемента в документ и последующего нажатия клавиши пробел.
После того, как дополнен словарь автозамены, создаём документ. В процессе его создания ввести СПбГУЭФ, нажать пробел и в тексте появится полное название: Санкт-Петербургский Государственный Университет Экономики и Финансов
Один и тот же фрагмент текста может быть многократно использован, т.е. размещен в различных местах документа (документов).
Сначала этот фрагмент должен быть выделен, затем занесен в словарь под именем, т.е. должен быть создан элемент автотекста.
Для этого выполнить команду Сервис / Автозамена, вкладка Автотекст.
В открывшемся окне в поле Имя элемента дать имя выделенному фрагменту.
Нажать кнопку Добавить, а затем ОК. Этот фрагмент будет добавлен в словарь автотекста с указанным именем.
Задание 16. В нескольких местах документа вставить один и тот же фрагмент, которому присвоено имя.
Порядок выполнения:
Можно вставить этот автотекст в любое место документа, причем неоднократно. Для этого следует установить курсор в то место документа, где должен быть помещён автотекст. Затем ввести имя этого элемента (Т), нажать клавишу F3 и автотекст будет вставлен в документ.
Выполнить команду: Сервис / Автозамена вкладка Автотекст. В открывшемся окне выбрать имя элемента, который требуется удалить, установить на нём курсор и нажать кнопку Удалить. Нажать ОК.
Word даёт возможность создавать формулы в документе.
Последовательность действий для создания формулы:
- установить курсор в место вставки формулы;
- выбрать команду Вставка / Объект, а затем вкладку Создание;
- в списке Тип объекта выбрать Microsoft Equation 3.0;
- нажать кнопку ОК.
На экране появится панель инструментов Формула, а на месте курсора рамка.
Задание 17. Создать формулу:
Порядок создания:
Мастер слияния используется при массовой рассылке по факсу или по электронной почте писем, сообщений, отличающихся друг от друга адресами, фамилиями или разными организациями. А также для создания документов на бланке, почтовых наклеек, конвертов и так далее. Например, необходимо разослать большое количество приглашений на выставку следующей формы:
П Р И Г Л А Ш Е Н И Е
112376, Москва,
Улица Чкалова,
Дом 14/3
АО «Лучший трикотаж»
УВАЖАЕМЫЙ ГОСПОДИН Иванов М.Ф.
Приглащаем Вас на выставку современного трикотажа, которая проводится ежегодно 20 июня в павильоне 7.
Директор выставки Петров В.В.
Данные обращение, имя, фамилия, индекс, город, улица, дом, организация изменяются в каждом приглашении:
Примечание:
Обращение «УВАЖАЕМЫЙ ГОСПОДИН» или «УВАЖАЕМАЯ ГОСПОЖА» зависят от пола приглашаемого.
Создание приглашений выполняется в следующей последовательности:
1. Создание основного документа, то есть постоянного текста приглашения.
2. Создание (или открытие) источника данных.
3. Вставка в основной текст переменных полей.
4. Проверка, правильности подстановки.
5. Объединение основного текста и источника данных, т.е. их слияние.
Задание 18. Создать три приглашения (для одного мужчины и двух женщин). Конкретные данные введите сами.
Он будет иметь вид:
П Р И Г Л А Ш Е Н И Е
Приглащаем Вас на выставку современного трикотажа, которая проводится ежегодно 20 июня в павильоне 7.
Директор выставки Петров В.В.
Выполнить команду Сервис / Письма и рассылки / Мастер слияния…Откроется окно Слияния (Этап 1 из 6), в котором отметить, с каким документом выполняется работа, то есть поставить точку на Письма.
После нажатия Далее появляется следующее окно Слияние (Этап 2 из 6):
В этом окне установить
флажок на Текущий документ
Ввести постоянный текст приглашения.
Щёлкнуть Далее.
2. Создание (или открытие) источника данных
В открывшемся окне Слияние (Этап 3 из 6) установить флажок на Создание списка, тогда окно этого этапа будет иметь вид:
Для создания источника данных в разделе Ввести список щёлкнуть Создать…
В появившемся окне Новый список адресов ввести конкретные значения полей: обращение, имя, фамилия, индекс, город, улица, дом, организация.
Примечание: в области обращение ввести соответственно ГОСПОДИН или ГОСПОЖА.
После ввода каждой записи нажать кнопку Создать запись.
Если список полей недостаточен, то необходимо нажать кнопку Настройка….
Появится окно Настройка списка адресов, в котором можно дополнить или удалить поля списка, поменять их местами
После ввода всех записей закрыть окно. Появляется окно Получатели слияния.
В окне Получатели слияния можно изменить (отредактировать) данные адресов, если в этом есть необходимость.
После проверки и корректировки данных нажать ОК.
Появляется окно Сохранение списка адресов, в котором следует дать имя созданному файлу данных, например, Получатели и сохранить его.
В окне Слияние (Этап 3 из 6) также есть возможность изменить список адресов, нажав Изменить список.
Если изменять ничего не надо, нажать Далее.
Появляется окно Слияние (Этап 4 из 6)
В постоянном тексте приглашения есть место для значения переменных.
3. Вставка в основной текст переменных полей
Последовательность действий для вставки в основной текст переменных полей:
Нажать на панели инструментов Слияние кнопку
и выбрать из списка IF-THEN-ELSE.
На панели инструментов с помощью кнопки
Поля/данные осуществить предварительный просмотр.
Также можно воспользоваться кнопками перехода по записям и просмотреть все записи.
5. Объединение основного текста и источника данных, то есть их слияния
Для слияния основного документа с источником данных в окне Слияние щёлкнуть по Изменить часть писем…
Появится окно Составные новые документы.
В нём установить флажок на Все. Нажать ОК.
В результате слияния будут созданы все приглашения. Сохранить полученный после слияния документ под именем Приглашения.
Источником переменной информации для слияния может быть база данных реляционного типа: СУБД ACCESS, EXCEL. Тогда на 3-ем этапе в окне Слияние следует установить флажок на Использование списка. Затем найти файл - источник данных.
Содержание
|
[1] Глава 1. Основные сведения о Word XP [1.1] Запуск Word и выход из него [1.2] [1.3] Окно Word [1.3.1] Рабочая область документа [1.3.2] [1.3.3] Панели инструментов [1.3.4] Горизонтальная и вертикальная линейки [1.3.5] Строка состояния [1.3.5.1] [1.3.6] Полосы прокрутки [1.4] Режимы представления документа на экране [1.5] Работа с текстом [1.5.1] Выделение фрагмента текста [1.5.2] Шрифты [1.5.3] Буфер обмена [1.5.4] Справочная система [1.5.5] Обрамление и заливка [1.5.6] Проверка правописания (орфография, грамматика и тезаурус) [2] Глава 2. Форматирование, создание и редактирование документа [2.1] Создание нового документа [2.2] Форматирование документа [2.3] Колонтитулы [2.4] Стиль [2.5] Табуляция [2.6] Списки [2.7] Таблицы [2.8] Графический редактор [2.9] Колонки [2.10] Сноски [2.11] Оглавление [2.12] Шаблоны документов [2.12.1] Стандартные шаблоны, поставленные с Word [2.12.2] Создание нового шаблона. [2.12.3] Создание шаблона на основе существующего документа [2.12.4] Изменение существующего шаблона документа [2.13] Автозамена и автотекст [2.13.1] Автозамена [2.13.2] Автотекст [2.13.3] Удаление автотекста [2.14] Создание и вставка формул в документ Word [2.15] Слияние |