Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ВВЕДЕНИЕ
Свою работу я посвятила изучению одного из аспектов бизнеса - практической хозяйственной деятельности, приносящей прибыль (доход). С одной стороны бизнес невозможен без развитых рыночных отношений, при которых продаются и покупаются все блага и факторы производства, включая наемный труд. С другой стороны, помимо обогащения за счет изменения уровня цен (что свойственно рынку), бизнес открывает дополнительные источники обогащения посредством производства новой стоимости. В связи с этим главным для данной темы является вопрос о возникновении и действенных способах увеличения новой стоимости, получаемой бизнесменом. Начать знакомиться с организацией бизнеса целесообразно с выявления содержания деятельности роли предпринимателя на предприятии. В дословном понимании предприниматель – лицо, организующее предприятие и принимающее на себя риск ведения прибыльного дела. В свою очередь под прибылью понимают доход предприятия, который оно получает в результате превышения цены товара над произведенными для его создания затратами (себестоимостью) продукта. Чтобы понять коммерческие отношения, свойственные бизнесу, важно разобраться в их основных чертах и особенностях; предпринимательской самостоятельности; самоокупаемости и прибыльности, самофинансировании, материальной заинтересованности, экономической ответственности. Более полное представление об этих особенностях предполагает анализ реальных путей и способов избавления от всех видов риска предпринимательской деятельности.
Целью работы является изучение особенностей учета, ознакомление с организацией работы предприятия, деятельностью структурных подразделений предприятия, определения существующей на предприятии организационной формы работы с документами, установить объем документооборота.
В ходе реализации поставленной цели решаются следующие основные задачи:
- ознакомиться с организацией работы, структурой и деятельностью структурных подразделений предприятия
- определить существующую на предприятии организационную формы работы с документами
- определить объем документооборота
- изучить и проанализировать порядок группировки исполненных документов в дела, заведения дел, объемы дел, заголовки дел
- проанализировать анализ документооборота и разработка по его совершенствованию
1.Краткая характеристика предприятия ИП «ИСАЕВ»
Исследование производится на основе практических данных индивидуального предпринимателя Исаева Е.Ю. ИП «Исаев» зарегистрирован 15.08.2009 г. И осуществляет свою деятельность на основе Свидетельства о государственной регистрации № 585. Основным видом деятельности ИП «Исаев» является оптово-розничная торговля продуктами питания.
ИП «Исаев» начал свою деятельность 15.08.2009 г., арендовав складское помещение, помещение для осуществления торговой деятельности. В состав предприятия ИП «Исаев» входит: склад продукции, офис предприятия, помещение для торговой деятельности.
Реализация продукции осуществляется на основании договоров с оптовыми покупателями, а также в розницу через собственную торговую точку. С первых лет деятельности ИП «Исаев» арендовывал помещение для осуществления торговой деятельности , но спустя год был построен собственный магазин.
Предприятие осуществляет торговлю следующими видами товаров:
- продукты питания;
- хлебобулочные изделия;
- моющие средства, в том числе средства для мытья посуды;
- стиральный порошок и другие синтетические моющие средства;
- прочие химические средства бытового назначения.
Структура предприятия ИП «ИСАЕВ»
Деятельность ИП «Исаев» имеет следующую организационную структуру.
ИП «Исаев»
Бухгалтера
Грузчики
Продавцы
2.Организационная форма работы с документами на предприятии
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.
ИП «Исаев» имеет централизованную форму работы с документами. Все технологические операции по работе с документами сосредотачиваются в ведении одного сотрудника ( бухгалтера). Бухгалтером выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; работа с кадровыми документами, приём и обработка поступающих документов, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
2.2.Объем документооборота в ИП «Исаев»
Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатываются организацией. Например:
В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота: еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота.
Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности делопроизводственной службы для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.
Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для:
- определения загруженности делопроизводственного персонала, в т.ч. секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения;
- расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
- расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.
В целом документооборот показывает загруженность всего управленческого аппарата.
Подсчет количества документов производится службой документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) по регистрационным формам в местах их регистрации при первоначальной обработке или отправке. За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машбюро и копировально-множительном участке (ксерокс и т.п.).
Общий объем документооборота выражается дробью, где числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий. Поступающие документы и создающиеся в организации подсчитываются отдельно.
Периодичность подсчета документооборота определяется самой службой ДОУ. При необходимости документооборот можно подсчитывать каждый месяц, что важно для крупных организаций, позволяя выделить месяцы наиболее интенсивной работы. Можно вести подсчет поквартально, а в небольших организациях достаточно подсчитывать объем документов раз в год.
Все документы организации представлены двумя большими группами:
- получаемые извне, от других организаций (входящие документы);
- созданные в самой организации.
При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается самостоятельно. Анализ можно проводить с разных сторон.
Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам - авторам документов, от которых они получены:
- от вышестоящих инстанций, в т.ч. органов власти и управления (от них идут руководящие документы, различные предписания, приказы, требующие выполнения, и т.п.);
- от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами);
- от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией (это могут быть клиенты, поставщики, покупатели т.п.);
- от частных лиц, присылающих письма, заявления, жалобы (обращения граждан).
Обычно такой анализ входящих документов по авторам-корреспондентам используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку, куда вносятся точные названия организаций, их адреса, полные должности, фамилии, имена, отчества руководящего состава. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством таких организаций по телефону.
Документы можно классифицировать по видам:
- распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);
- информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и др.);
- учетно-отчетные и др.
Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на требующие ответа или исполнения и присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос организации. В зависимости от значимости автора документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой ДОУ. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними.
Для определения учреждения по документообороту используют категоричность, предложенную СГСДО.
1 категория: учреждения с объёмом документооборота свыше 100 тысяч документов в год.
2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год.
3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год.
4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.
На предприятии ИП «Исаев» документооборот не превышает 10 тысяч документов в год. Он примерно составляет около 5 тысяч документов в год. Следуя из подсчета документооборота предприятие относится к 4 категории.
В основном документооборот состоит из таких документов как:
3.Порядок группировки исполненных документов в дела
Документы после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурой дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все ИПС на документы и издания. Документы в зависимости от производственной необходимости и степени ограничения доступа допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу.
В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами добавляется указанная отметка об ограничении доступа.
При включении документа ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа, и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).
В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов ограниченного доступа, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела. Например: «Документы «Для служебного пользования».
Срок хранения одного такого дела не устанавливается. а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия). По окончании делопроизводственного года дело ограниченного доступа просматривается экспертной комиссией организации (учреждения) полистно и, в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы долговременного и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку содержащихся в нем документов.
В дела с документами открытого делопроизводства. в которых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения ограниченного распространения, должны быть отнесены к аналогичной категории. На обложках этих дел также проставляется гриф ограничения доступа. Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.
Исполненные документы на предприятии формируются по видам документов. Их после исполнения формируют в папки для временного хранения на один год, после чего уже формируют в дела.
Формирования в дела происходит по всем правилам хранения документов.
Сначала все документы приводят в подлежащий вид, убирают все копии, булавки скрепки. К делу составляется номенклатура дел, внутренняя опись, лист заверитель.
Далее все документы нумеруют карандашом в верхнем правом углу, помещают в папку не более 250 документов и прошивают.
Обложка дела так же оформляется по правилам.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ПРИЛОЖЕНИЕ 3