Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ НА ТЕМУ:
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА рассылочной корреспонденции в почтовой службе
Содержание:
Введение…………………………………………………………………………..3
|
[1] [1.1] 1. Постановка задачи
[1.2]
[1.3]
[1.3.1]
[1.3.2]
[1.4]
[1.4.1]
[1.4.2] Рис.2.
[1.4.3]
[1.4.4]
[1.5] [2] III. Заключение [3] IV. Литература
[4] |
Введение
ООО “Сервис БизнесМайл” занимается заказами и продажами печатной продукции. Поиск и обобщение необходимых сведений и информации осуществляется вручную и представляют собой трудоемкий процесс.
ООО “Сервис БизнесМайл”, как и многие другие организации, заинтересована в экономически выгодном и быстром решение многих вопросов, напрямую зависящих от качественного хранения и использования сведений о продукции. Благодаря автоматизации поиска и обобщения информации появится возможность упростить работу с документами, отчетами и т.п.
Автоматизированный учёт поможет по-новому систематизировать, хранить и обрабатывать информацию, а также позволит в кратчайшие сроки формировать и выводить запрашиваемые на печать отчётные формы.
Цель дипломного проекта - разработать программное приложение, которое позволит автоматизировать учёт сведений о подписчиках и рассылочной корреспонденции.
Данная задача будет реализована с помощью Borland Delphi 2009 , так как включает в себя множество усовершенствований и новых компонентов для создания развитого графического интерфейса
Создание данного программного приложения сократит время, необходимое техническому секретарю для обработки поступивших данных.
Программное приложение должно выводить на экран не только информацию о результатах поступления корреспонденции, но и формировать и выводить на печать необходимые отчеты и производить поиск данных.
Для построения необходимо провести формализацию задачи, являющуюся необходимым этапом разработки задачи и заключающуюся в построении структуры таблиц для хранения информации, схемы их взаимосвязей и описания алгоритмов обработки.
Взаимосвязь показана в схеме данных: (рис.1.)
Рис.1
Как правило, разработка проекта реализации задачи выполняется в несколько этапов и начинается с анализа той информации, которая является выходной (формы и отчеты), итоговая (конечная) форма для Borland Delphi. Только после выяснения структуры и состава этой информации, можно сделать вывод о структуре и составе таблиц данных. Необходимым этапом формализации задачи является нормализация базы данных, которая, по сути, представляет собой процесс оптимизации хранения и использования информации в таблицах.
Для написания программы была использована среда разработки Microsoft Office Access2003 и Borland Delphi 2009 Основу программы составляет База данных Microsoft Access2003. А сама программа учёта рассылочной корреспонденции написана на Borland Delphi 2009.
Microsoft Office Access 2003
Предметом обсуждения является настольная СУБД Access 2003, которая входит в состав распространённого семейства офисных приложений Microsoft Office 2000 или XP. Microsoft Access на сегодняшний день является одним из самых распространенных настольных приложений для работы с базами данных. Это связано с тем, что Access обладает очень широким диапазоном средств для ввода, анализа и представления данных. Эти средства являются не только простыми и удобными, но и высокопродуктивными, что обеспечивает высокую скорость разработки приложений. Изначально Access имел ряд уникальных возможностей, таких как умение, сводить воедино информацию из самых разных источников (электронных таблиц, текстовых файлов, других баз данных), представление данных в удобном для пользователя виде с помощью таблиц, диаграмм, отчётов, интеграция с другими компонентами Microsoft Office. Совершенствуясь от версии к версии, Access стал инструментом, который может удовлетворить потребности самых разных категорий пользователей. От новичка, которому нравится дружественный интерфейс системы, позволяющий ему справиться с задачами, до профессионального разработчика, который имеет весь необходимый инструментарий для построения уникального решения для конкретного предприятия среднего бизнеса. А пользователи, которые успешно применяют в своей деятельности другие компоненты Microsoft Office, смогут на основе этого продукта достаточно быстро построить решение для новых задач, интегрируя его с уже существующими решениями.
Borland Delphi 2009.
Delphi — результат развития языка Турбо Паскаль, который, в свою очередь, развился из языка Паскаль. Паскаль был полностью процедурным языком, Турбо Паскаль, начиная с версии 5.5, добавил в Паскаль объектно-ориентированные свойства, а в Object Pascal — динамическую идентификацию типа данных с возможностью доступа к метаданным классов (то есть к описанию классов и их членов) в компилируемом коде, также называемом интроспекцией — данная технология получила обозначение RTTI. Так как все классы наследуют функции базового класса TObject, то любой указатель на объект можно преобразовать к нему, после чего воспользоваться методом ClassType и функцией TypeInfo, которые и обеспечат интроспекцию.
Также отличительным свойством Object Pascal от С++ является то, что объекты по умолчанию располагаются в динамической памяти. Однако можно переопределить виртуальные методы NewInstance и FreeInstance класса TObject. Таким образом, абсолютно любой класс может осуществить «желание» «где хочу — там и буду лежать». Соответственно организуется и «многокучность».
Для клиентского приложения:
процессор частотой 600 МГц
операционная система Windows XP или выше
ОЗУ 512 Мб
свободное место на жестком диске 100 Мб для приложения
Для сервера:
процессор частотой 1 ГГц или выше
операционная система Windows Server 2003
ОЗУ 1 Гб
Для работы программы необходимо, чтобы на компьютере были установлены:
Разработка на основе схемы базы данных приведённой на Рисунке 1 в пункте 2. «Формализация».
Далее полностью приведена структура данной базы данных, состоящая из таблиц, а так же её описание, описание форм и отчетов, необходимых пользователю.
4.1.1 Описание алгоритма
С целью повышения надёжности и эффективности программного продукта, применялся метод нисходящего проектирования, и проходила следующие этапы:
В ходе разработки программного продукта были созданы следующие таблицы:
Таблица №1 «Clients»
|
Имя поля |
Тип данных |
Формат/размер поля |
|
ID Клиента (ключевое поле) |
Счётчик |
5 |
|
ID Поставщика |
Числовой |
15 |
|
Фамилия |
Текстовый |
20 |
|
Имя |
Текстовый |
20 |
|
Отчество |
Текстовый |
20 |
|
Дата рождения |
Текстовый |
25 |
|
Пол |
Текстовый |
20 |
|
Адрес |
Текстовый |
40 |
|
Город |
Текстовый |
20 |
|
Почтовый индекс |
Текстовый |
28 |
|
Дата регистрации в редакции |
Текстовый |
40 |
Таблица №2 «Postavki ot postavchikov»
|
Имя поля |
Тип данных |
Формат/размер поля |
|
ID (ключевое поле) |
Счётчик |
5 |
|
ID Поставщика |
Числовой |
50 |
|
Дата поступления |
Текстовый |
25 |
|
Наименование |
Текстовый |
50 |
|
Количество |
Числовой |
20 |
|
Цена |
Числовой |
30 |
|
Сумма |
Числовой |
30 |
Таблица №3 «Prichiny»
|
Имя поля |
Тип данных |
Формат/размер поля |
|
ID Причины (ключевое поле) |
Счётчик |
5 |
|
Причина |
Текстовый |
50 |
Таблица №4 «Returns»
|
Имя поля |
Тип данных |
Формат/размер поля |
|
ID (ключевое поле) |
Счётчик |
5 |
|
ID Поставщика |
Числовой |
50 |
|
Адрес |
Текстовый |
50 |
|
Выписывает |
Текстовый |
50 |
|
ID Причины |
Числовой |
20 |
Таблица №5 «Temp Clients»
|
Имя поля |
Тип данных |
Формат/размер поля |
|
ID (ключевое поле) |
Счётчик |
5 |
|
Фамилия |
Текстовый |
50 |
|
Имя |
Текстовый |
25 |
|
Отчество |
Текстовый |
50 |
|
Дата рождения |
Текстовый |
20 |
|
Пол |
Текстовый |
20 |
|
Адрес |
Текстовый |
50 |
|
Город |
Текстовый |
20 |
|
Почтовый индекс |
Текстовый |
20 |
|
Дата регистрации в редакции |
Текстовый |
20 |
|
Тип поставки |
Текстовый |
20 |
|
Выписывает |
Текстовый |
20 |
|
Количество |
Текстовый |
20 |
Таблица №6 «Vendors»
|
Имя поля |
Тип данных |
Формат/размер поля |
|
ID Поставщика (ключевое поле) |
Счётчик |
5 |
|
Организация |
Текстовый |
50 |
|
Телефон |
Текстовый |
25 |
|
Факс |
Текстовый |
50 |
|
Адрес |
Текстовый |
50 |
|
@ Почта |
Текстовый |
20 |
Таблица №7 «Zayavki»
|
Имя поля |
Тип данных |
Формат/размер поля |
|
ID (ключевое поле) |
Счётчик |
5 |
|
ID Клиента |
Числовой |
50 |
|
Выписывает |
Текстовый |
25 |
|
Тип поставки |
Текстовый |
50 |
|
Количество |
Числовой |
20 |
|
Дата заявки |
Текстовый |
20 |
4.1.2. Структурная схема
Основной ход роботы программы показан в алгоритме: (рис.2.)
В соответствии с структурной схемой данных, в представленной программе разработаны программные модули на Borland Delphi, а также база на Microsoft Access 2003 .
|
Описание аномалии |
Реакции на аномалию |
Способ защиты |
|
Попытка выполнить поиск с пустым полем |
Вывод текстового сообщения без изменения структуры |
Защищено программно |
|
Ввод несуществующей записи |
Вывод текстового сообщения без изменения структуры |
Защищено программно |
|
Попытка удалить запись |
При «Да» произойдёт изменение структуры, при «Нет» изменений не произойдёт |
Защищено программно |
|
Попытка выполнить сохранение с незаполненными данными |
Вывод текстового сообщения без изменения структуры |
Защищено программно |
Тестирование - процесс многократного выполнения программы с целью выявления ошибок.
Отладка - исправление ошибок, найденных с помощью тестирования.
Необходимой частью каждого теста должно являться описание ожидаемых результатов работы программы, чтобы можно было быстро выяснить наличие или отсутствие ошибки в ней. В любой организаций, занимающийся разработкой программных продуктов имеются специальные люди (Тестеры), занимающиеся тестированием программ которые выявляют ошибки и недоработки в программе и сообщают о них программистам, которые в свою очередь их исправляют.
Но наиболее эффективно тестирование проводится при эксплуатации программы в реальных условиях и реальными пользователями, которые сообщают обо всех найденных ошибках разработчику, который в последствии занимается их исправлением.
Так как в данном случае разработкой занимается не организация, а один человек то и тестирование и исправление тоже осуществляется одним человеком, что менее эффективно и является очень длительным процессом.
Данный проект разрабатывался и тестировался одновременно, то есть каждый раз при разработки какой либо новой части программы, написанная ранее программа проверялась на работоспособность и корректировалась с учётом найденных ошибок.
В соответствии с пунктом 4.4 тестирование и отладка производились непосредственно во время разработки проекта. После завершения работы над программой было еще раз произведено полное тестирование.
Все найденные ошибки были успешно устранены.
Получившийся в результате программный продукт удовлетворяет всем предъявленным требованиям, полностью работоспособен, не требует принципиальных доработок, и готов к эксплуатации.
6. Инструкция пользователю
Запуск программы «CSO»
Запуск программы осуществляется двойным нажатием левой клавиши мышки на ярлыке программы.
Рис.1.
После запуска программы на экране высвечивается форма «CSO» (рис. 1). Для того чтобы начать работу с программой нужно выбрать в меню Файл:
« Подключиться к базе» . (рис. 2)
Рис.2.
После откроется форма «Клиенты» в которой можно осуществлять поиск, выводить отчёт, и переходить на форму редактирование данных. Редактирование данных осуществляется с помощью иконки изображенной на (рис 3). При нажатии на эту иконку открывается форма редактирование данных. (рис 4)
Рис.3.
Рис.4.
На этой форме можно производить поиск по различным критериям, добавлять, удалять , сохранять записи, а так же выводить отчёт.
После, отправлять данные в почтовую службу и выводить результат отправки. Для просмотра результатов отправки нужно нажать кнопку «Результат», после чего открывается форма «Почтовые данные». (рис.5.)
Рис.5.
С помощью этой формы можно выводить отчёт по всем данным, отчёт за период, выполнять поиск по различным критериям, а так же удалять записи.
Если требуется осуществить возврат ,то идём в контекстное меню формы и выбираем кнопку «Возврат», после чего открывается форма «Возврат».
(рис.6)
Рис.6.
На этой форме можно добавлять, удалять и сохранять записи, а так же выводить отчёты.
Если необходимо просмотреть данные о поставщиках, то в меню «Формы» выбираем «Поставщики». (Рис.7.)
Рис.7.
В открывшейся форме можно просматривать, добавлять и удалять данные.
Последняя форма «Поставки от поставщиков» идентична предыдущей.
III. Экономическая часть.
Для того чтобы данный проект был реализован на ООО “Сервис БизнесМайл” необходимо подсчитать годовой экономический эффект от внедрения программного продукта “CSO”.
Экономический эффект – это, прежде всего, экономия денежных средств. Экономическим эффектом данного программного проекта будет экономия рабочего времени. Так как сотрудников мало, а работы, которую должен выполнить сотрудник, очень много, это программное обеспечение поможет сотруднику потратить меньшее количество времени.
Распределение трудоемкости по стадиям разработки внедрению проекта приведено в таблице №1.
|
Этап разработки |
Характеристика |
Трудоёмкость (час.) |
|
Постановка задачи |
Предпроектное обследование. Разработка, утверждение, технико-экономическое обследование. |
10 |
|
Составление технического проекта |
Уточнение структуры и формы представления входных и выходных данных (алгоритм и структура), Разработка плана мероприятий по проекту. Согласование утверждение технического проекта. |
41 |
|
Составление рабочего проекта |
Написание программы на языке программирования. Первоначальная отладка, тестирование. Разработка согласование и утверждения порядка и методики испытания. Корректировка программы. |
87 |
|
Документирование и внедрение |
Разработка программной документации. Сдача программы и программной документации. |
25 |
|
ИТОГО: |
163 ч. |
Расчет коэффициентов
Коэффициент сложности задачи C - характеризует сложность данной программы по отношению к типовой задаче, сложность которой принята за 1 (величина C лежит в пределах от 0,5 до 1). Так как в данной программе разработаны формы, имеющие в себе наиболее удобный поиск информации, всевозможные отчёты, для данной программы C = 0,8.
Коэффициент P увеличения объёма работ за счёт внесения изменений в алгоритм или программу по результатам уточнения установок. Коэффициент меняется от 0,1 до 0,5. Заказчик четко описал конечный результат, который должен выдаваться данным программным обеспечением, однако некоторые изменения и доработки все же придётся внести. Необходимо принять во внимание, что в данном случае заказчик не имел глубоких компьютерных знаний и не мог изначально объяснить задачу в целом. Это приводило к неоднократным доработкам, модернизациям и корректировке. Лучше всего взять среднее значение коэффициента равное 0,5.
Коэффициент В - коэффициент увеличения затрат труда вследствие недостаточного описания задач. Коэффициент меняется от 1 до 1,5. Так как задача имеет достаточное описание для работы с ней, возьмем коэффициент равный 1.
Коэффициент квалификации разработчика К определяется в зависимости от стажа работы и составляет: для работающих до двух лет – 0,8; от трех лет до пяти лет – 1,0; от пяти до восьми – 1,2; более восьми лет – 1,5. Поскольку стажа работы по специальности у меня нет, возьмем К = 0,8.
Расчет затрат предприятия.
В связи с коэффициентами заработной платы основная заработная плата разработчика программного продукта составит:
З/Посн = оклад * С * (Р+1) * В * К = (10000 руб. * 0,8 * (0,5 + 1) * 1 * 0,8) = 9600 руб. - в месяц
Поскольку дополнительная заработная плата в виде премии работнику за это время не выплачивалась, то суммарная заработная плата (ЗПсум) будет равна основной заработной плате:
З/Псум = З/Посн = 9600 руб.
Страховые отчисления берутся в размере 34% от основной заработной платы:
Со = З/Посн * 34%
Со = 9600 руб. * 34% = 3264 руб.
Суммарные затраты предприятия на заработную плату разработчика за время разработки программного продукта с учетом страховых отчислений:
З/Побщ = (ЗПосн + страховые отчисления) * 163 / (8ч * 22дня) = (9600 + 3264) * 163/( 8 * 22) = 11577.6 руб.
Содержание и эксплуатация вычислительной техники
Для расчета затрат данного вида необходимо иметь значения следующих показателей:
Стоимость 1 КВТ/час электроэнергии составляет 4 руб.
Один компьютер потребляет в среднем 300 Вт в час.
За год отчисления за электроэнергию, потребляемую одной ЭВМ, составляет:
8ч. * 22дня * 12мес. * 0,3КВт/ч. * 4 руб. = 2534,4 руб.
Амортизационные отчисления зависят от срока полезного использования ПК. Если срок эксплуатации ПК еще не истек, то необходимо исчислять амортизационные отчисления и учитывать их в дальнейших расчетах.
Затраты на амортизацию = стоимость ПК/срок полезного использования.
Стоимость компьютера равна 22000руб. Количество лет полезного использования 4 года.
Поскольку компьютер по-прежнему находится в эксплуатации, отчисления составят: 22000 руб. / 4 года = 5500 руб.
Затраты на ремонт ПЭВМ составляют 5% от его стоимости:
22000/100*5 = 1100 руб.
Фвт – действительный фонд времени работы вычислительного комплекса.
Фвт = Фном – Фпроф.
Фном – номинальный фонд работы ПК.
Фпроф – годовые затраты времени на профилактические работы. (5% от Фном)
Фном = 8 *22 *12 = 2112 часов в год.
Фпроф = 2112 /100*5 = 106 часов в год.
Фвт = 2112 – 106 = 2006 часов.
Стоимость 1 часа работы ПК = (стоимость электроэнергии в год + стоимость амортизации за год + затраты на ремонт за год) / Фвт.
Стоимость 1 часа работы ПК = (2534,4 + 5500 + 1100)/2006 = 4,6 руб.
Содержание и эксплуатация ПК = Стоимость 1 часа работы ПК * Число часов отладки = 4,6 * 163 = 749,8 руб.
Работа с данным программным продуктом не требует приобретения нового компьютера, т.к. имеющийся ПК полностью соответствует системным требованиям. Наем нового работника не обязателен, т.к. данный продукт прост в использовании и имеет удобный пользовательский интерфейс, поэтому любой из имеющихся в штате служащих может легко научиться использовать данный программный продукт для экономии своих временных ресурсов.
Затраты на разработку и внедрение проекта приведены в таблице №2.
|
№ |
Наименование статьи расходов |
Затраты (руб.) |
|
1 |
Зарплата суммарная исполнителя |
9600 руб. |
|
2 |
Страховые отчисления |
3264 руб. |
|
3 |
Затраты на эксплуатацию ПК, используемого для написания программы |
749,8 руб. |
|
Итого: |
13613,8 руб. |
Расчет экономического эффекта от разработки и внедрения программного продукта
Рассчитаем экономический эффект, получаемый за счет экономии рабочего времени сотрудника. Благодаря этой экономии он сможет выполнить большее количество работ.
Для ведения расчетов введем следующие обозначения:
Т1- время, затрачиваемое на операции до внедрения программного продукта;
Т2- время, затрачиваемое на операции после внедрения программного продукта.
Т1 = 20мин. или 0,33часа.
Т2 = 12мин. или 0,2ч.
∆t = 20 – 12 = 8мин. или 0,133 часа.
В среднем сотрудником выполняется 10 операций в течение рабочего дня.
Страховые взносы, начисляемы на з/п = 15000*0,34/176 = 28,98 руб.
Определяем суммарные затраты работника с учетом страховых взносов = 85,2 + 28,98 = 114,18 руб. в час – Рсумм.
Рассчитывается годовая экономия времени, обусловленная внедрением программного продукта. Перемножим выигранное время на проведение операции, количество операций, количество рабочих дней в месяце, количество рабочих месяцев.
∆Т = 0,133 * 10 * 22 * 12 = 351,12 часа.
Рассчитывается размер годовой экономии от внедрения программного продукта: ∆Т * Рсумм = 351,12 * 85,2 = 29915,4 руб.
Экономический эффект составляет величину, равную годовой экономии средств за вычетом затрат на разработку и реализацию программного продукта = 29915,4 – 13613,8 = 16301,6 руб.
Расчет срока окупаемости = 13613,8 / 29915,4 = 0,5 года.
Вывод: разработанное и реализованное программное приложение окупится за 6 месяцев, что является приемлемым в качестве срока окупаемости затрат по автоматизации рабочего процесса.
В данном дипломном проекте было разработано программное приложение «Автоматизации учёта рассылочной корреспонденции почтовой службы».
Разработанное программное приложение экономит время сотрудника организации (технического секретаря),который занимается учётом поступившей корреспонденции. Появляется возможность проводить в день большее количество записей; осуществлять поиск данных по различным критериям, а так же выводить на печать информацию.
Разработанное программное приложение соответствует п. 1. «Постановка задачи».
Была произведена оценка экономической эффективности от внедрения программного продукта, которая показала, что проект экономически целесообразен и может быть одобрен на внедрение.
Срок окупаемости менее чем 6 месяцев.