Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE \* MERGEFORMAT 3
|
[1] Оглавление [2] Тема 1. ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ [3] Тема 2. ИЗУЧЕНИЕ СТРУКТУРЫ И ФУНКЦИЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ [4] Тема3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ [5] Тема 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА [6] Тема 5. ПОСТРОЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ [7] Тема 6. КЛАССИФИКАЦИЯ И СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ [8] Тема 7. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ [9] САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА |
Функционировать филиал РГГУ в городе Казани начал с 2000 года. По временным меркам истории это конечно мало, но по насыщенности событиями и переживаниями – целая эпоха жизни. Создание филиала – историческая закономерность. В городе с уникальной историей, многонациональной культурой, вековыми устоями, городе, идущем в ногу со временем, должно было появиться учебное заведение, объединяющее новаторские тенденции и традиции классического образования. Казань стала важнейшим шагом в становлении региональной сети РГГУ. С высоты пройденного десятилетнего пути можно с гордостью заявить, что филиал претерпел множество положительных изменений как в учебно-образовательном процессе, так и в общественно-творческом развитии студентов. Вуз растет, а вместе с ним растет качество и количество выпускаемых ежегодно специалистов.
В филиале имеются следующие структурные подразделения: кафедра гуманитарных и социально-экономических дисциплин; кафедра математических и естественно - научных дисциплин; кафедра экономики; кафедра публичного права; кафедра частного права; кафедра финансового и административного права; секретариат; бухгалтерия; приемная директора; хозяйственный отдел; учебно-методический отдел; библиотека; читальный зал. Учебно-методический отдел филиала РГГУ в г. Казани, который осуществляет свою работу под руководством Фатхуллиной Р. К., имеет, в свою очередь, следующую структуру: специалист по работе с выпускниками; специалист по очному отделению; специалист по заочному отделению; методист; старший инспектор по расписанию; старший инспектор по личным делам студентов; старший инспектор УМО. Базой производственной практики за третий курс явился архив, под руководством старшего инспектора УМО Балакиревой С. В. Архив РГГУ в г. Казани начал свою работу со дня открытия самого филиала.
Основными задачами архива являются:
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
В период 2000-2011 гг. архив РГГУ г. Казани собрал дела всех студентов филиала: учащиеся очного отделения; учащиеся заочного отделения; отчисленные очного отделения; отчисленные заочного отделения; не поступившие очного отделения; не поступившие заочного отделения; выпускники очного отделения; выпускники заочного отделения.
Казанский филиал Российского государственного гуманитарного университета имеет директора в лице Фатхуллина Б. Э. Директору, в свою очередь, подчиняются: заместитель директора по работе со студентами, заместитель директора по учебной работе, начальник учебно-методического отдела, главный бухгалтер, заведующий административно-хозяйственным отделом, начальник отдела кадров, заведующий кафедрой гуманитарных и социально-экономических дисциплин, заведующий кафедрой математических и естественно - научных дисциплин, заведующий кафедрой экономики, заведующий кафедрой публичного права, заведующий кафедрой частного права, заведующий кафедрой финансового и административного права.
В каждом отделе имеется свой перечень документов. У каждого специалиста имеется своя должностная инструкция, положение об отделе, инструкция по делопроизводству. Начальник учебно-методического отдела имеет в подчинении следующих специалистов:
Каждый из выше перечисленных специалистов имеет свою должностную инструкцию, которой он руководствуется в своей работе. (см. Приложение 1) Каждый специалист отвечает за определенную сферу деятельности и ведет документацию, касающуюся своего отдела.
В подчинении главного бухгалтера находятся рядовые бухгалтеры. Бухгалтерия также ведет документацию по своей сфере деятельности, которая обычно касается финансовых вопросов казанского филиала РГГУ. Данные специалисты так же руководствуются своей должностной инструкцией. Начальник отдела кадров ведет кадровую документацию. В его распоряжении находятся личные дела работников казанского филиала РГГУ. Каждый заведующий кафедрой имеет в подчинении преподавателей, относящихся к данной кафедре. На каждой кафедре имеется лаборант, который ведет внутреннюю документацию кафедры. Также имеется секретарь, который осуществляет свою работу в приемной директора. Секретарь составляет должностные инструкции, положения об отделах, приказы, распоряжения и прочую организационно- распорядительную, нормативно- методическую, внутреннюю, исходящую документацию, фиксирует входящую документацию, составляет номенклатуру дел. Вся документация, находящаяся в филиале согласовывается с директором филиала РГГУ в городе Казани. Секретарь так же выполняет свои обязанности, следуя своей должностной инструкции. Функции специалистов полностью соответствуют их должностным инструкциям.
Каждое рабочее место в казанском филиале Российского государственного гуманитарного университета оснащено персональным компьютером. Компьютеры всех структурных подразделений университета соединены в одну сеть.
Разработан программный продукт, представляющий собой автоматизированную систему учета деятельности Филиала РГГУ в г. Казань. Полное наименование продукта - «Автоматизированная система управления базой данных Филиала РГГУ в г. Казань». Краткое наименование продукта – АСУ БД РГГУ. Данная программа предназначена для ввода данных в ЭВМ о студентах, обучающихся в ВУЗе, преподавателях, сотрудниках, отображение этой информации на мониторе и принтере, получение обобщенной аналитической информации о деятельности ВУЗа. Работа филиала, представительства полностью замкнута в единую сеть.
Вся информация как в автоматизированной системе управления БД, так и прочие файлы, необходимые для работы филиала хранятся на сервере, на котором установлена система сохранения данных raid. Причем все пользователи видят только данные сервера и не имеют доступа к данным соседнего пользователя.
Следующая программа, которая используется в университете, это программа 1С, которая полностью учитывает специфику расчетов в вузе.
Автоматизация расчетов со студентами позволит своевременно контролировать оплаты, значительно сократить трудозатраты на обработку данных, избежать дублирования данных и связанных с ним ошибок. Программа решает следующие задачи:
Организация имеет типичный перечень внутренних документов. В филиале РГГУ города Казани содержатся различные организационно-распорядительные документы:
К следующей категории документов относятся также информационно-справочные документы:
Конкретно в архиве учебно-методического отдела казанского филиала Российского государственного гуманитарного университета содержатся следующие документы: «Должностная инструкция старшего инспектора учебно-методического отдела»; «Инструкция по оформлению личных дел студентов региональных подразделений РГГУ» (см. Приложение 2); личные дела студентов; личные карточки студентов.
Личные дела студентов делятся по папкам, в зависимости от группы студента (название группы, номер группы), формы обучения (очная заочная), категории отношения к университету (учащийся, отчисленный, выпускник, не поступивший).
Личные дела студентов отправляются в архив из приемной комиссии и содержат следующие документы:
После заключения договора со студентом каждому личному делу присваивается порядковый номер, который соответствует номеру договора на обучение, номеру студенческого билета и зачетной книжки.
В личное дело не помещаются документы, хранящиеся до 10 лет. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке. Все помещенные в личное дело копии документов должны быть нотариально заверены, или заверены сотрудником, ответственным за ведение личных дел при наличии подлинника. В архиве старший инспектор УМО располагает документы личного дела в следующей последовательности:
Личные дела хранятся 75 лет согласно Типовому перечню документов (ст. 499 а).
На производственной практике в архиве производилась работа по заполнению личных карточек отчисленных студентов (очников и заочников). Личная карточка студента содержит следующую информацию:
Данный вид личной карточки заполняется для картотеки. Картотека предназначена для ускорения поиска информации о студентах.
Также в архиве имеется журнал регистрации выдачи документов из личных дел. В данном журнале фиксируется дата выдачи документа, название документа, регистрационный номер документа, ФИО лица, получившего документ, дата возврата документа, подпись лица, вернувшего документ, подпись работника архива, принявшего документ.
Для создания документов в филиале РГГУ в г. Казани используется программа 1С, которая полностью учитывает специфику расчетов в вузе. Автоматизация расчетов со студентами позволит своевременно контролировать оплаты, значительно сократить трудозатраты на обработку данных, избежать дублирования данных и связанных с ним ошибок.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка.
Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
Документооборот, как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации.
Технологическая цепочка движения и обработки документов в филиале Российского государственного гуманитарного университета состоит из ряда этапов:
Документы поступают и отправляются в следующих структурных подразделениях казанского филиала РГГУ: учебно-методическом отделе, бухгалтерии, отделе кадров, секретариат, кафедры.
Обработка входящих документов проводится следующим образом: проверяется правильность доставки документов, целостность упаковки, общее количество страниц, проставляется штамп о получении, разделяются на регистрируемые и нерегистрируемые, после проверки документы отправляются получателю или на рассмотрение руководству филиала. Обработка документов производится тем структурным подразделением, в которое документ был адресован. Пути получения входящих документов в университете могут быть следующими: по почте, по факсу, по электронной почте.
Исходящие документы проходят следующие этапы подготовки: подготовка проекта документа, его оформление и согласование, удостоверение, регистрация, отправка из организации. Обязанности по работе с исходящей документацией возлагаются на работников различных категорий, в зависимости от их компетенции. Вся исходящая документация согласовывается и подписывается директоров казанского филиала РГГУ. Документы, поступившие на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Обработка внутренних документов организуется так же, как и исходящей документации. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Как и в предыдущих случаях, вся документация согласовывается с директором филиала РГГУ в г. Казани или с начальником УМО филиала, в зависимости от вида и значения документа.
Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. Так и в нашем случае. Операции по отправке документов, приему и обработке в филиале РГГУ в г. Казани производится централизовано секретарем или начальством.
Организация информационно-поисковой системы предполагает наличие банка данных о документах учреждения. Это позволяет всем должностным лицам в любой момент времени получить информацию о документах, определить в каких документах содержатся требуемые сведения, найти их. Информационно-поисковые системы включают в себя:
В архиве филиала Российского государственного гуманитарного университета в городе Казани имеется картотека личных дел студентов и журнал регистрации выдачи документов из личных дел.
Личная карточка студента содержит следующие реквизиты:
Журнал регистрации выдачи документов из личных дел включает: дату выдачи, название документа, регистрационный номер документа, дату принятия документа, личные подписи.
Также имеются специальные программы для быстрого поиска информации. В компьютерной базе занесены сведения обо всех студентах университета, их паспортные данные, сведения об успеваемости и прочие. Регистрация документов на компьютере позволяет:
Регистрация документов – это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства – в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем.
В казанском филиале Российского Государственного гуманитарного университета имеются следующие виды классификационных справочников: перечни и номенклатуры дел.
Перечни документов подразделяются на типовые и ведомственные. Типовые перечни документов устанавливают сроки хранения документации организации. Они могут быть:
Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Однако именно типовые перечни используются в организациях.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, различают три вида номенклатур дел:
Типовая номенклатура дел – нормативный документ. Составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию.
Примерная номенклатура дел – носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация.
Индивидуальная номенклатура дел – систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году.
Номенклатура дел выполняет следующие функции:
Номенклатура дел является важным инструментов организации не только информационно – поисковых систем, но и в целом делопроизводства.
Казанский филиал РГГУ имеет свою индивидуальную номенклатуру дел. В номенклатуре дел содержится список документов каждого структурного подразделения филиала. Номенклатура дел составляется секретарем филиала Российского государственного гуманитарного университете в городе Казани. Номенклатура дел университета полностью соответствует правилам составления номенклатуры дел организации, имеет все необходимые реквизиты и разделы (см. Приложение 8).
Реквизиты номенклатуры дел:
Разделы номенклатуры дел:
Так же в университете производится формирование документов в дела. Рассмотрим эту операцию на примере архива.
Формирование дел – группирование исполненных документов в дело, в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность. В университете дела формируются и хранятся в структурном подразделении, в котором они заводятся.
В архиве УМО казанского филиала Российского государственного гуманитарного университета хранятся личные дела студентов очного и заочного отделений: учащихся, отчисленных, не поступивших, выпускников. Личные дела студентов поступают в архив из приемной комиссии.
В процессе обучения личное дело студента должно формироваться следующими документами:
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке. После завершения курса обучения личные дела формируются следующим образом:
Оформление личных дел включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. На обложке дела проставляются следующие реквизиты: наименование регионального подразделения, номер дела, заголовок дела (ФИО студента), дота дела, количество листов дела.
Страницы дела нумеруются в верхнем правом углу простым карандашом. Даты на обложке дела называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата – это дата самого раннего, а конечная дата – дата самого позднего документа в деле.
Каждое дело заканчивается заверительной надписью, которая составляется на листе-заверителе. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Один экземпляр дела хранится в казанском филиале РГГУ, а другой – в РГГУ г. Москва.
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.
Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Основными задачами экспертной комиссии являются:
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
Основными функциями экспертной комиссии являются:
организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения экспертной комиссии вступают в силу после утверждения руководителем организации.
Дела студентов филиала РГГУ в г. Казани поступают в архив сразу после их заведения и хранятся там 75 лет в соответствии с Типовым перечнем. Работник архива проводит экспертизу ценности содержащихся в нем документов. Если имеются личные дела с истекшим сроком хранения, то они подлежат уничтожению.
В процессе производственной практики в архиве казанского филиала Российского государственного гуманитарного университета я занималась заполнением личных карточек отчисленных студентов. На практике я ознакомилась с работой архива, его историей, должностной инструкцией работника архива, имеющего специальность «старший инспектор УМО», ознакомилась с инструкцией по оформлению личных дел студентов региональных подразделений РГГУ, с журналом регистрации выдачи документов из личного дела. Мною были получены и закреплены знания, касающиеся работы с личными делами, получены первоначальные практические умения, изучены практические стороны применения законодательства. Благодаря отличной подготовке в университете, я с легкостью освоила новый вид работы. Заполнение личных карточек не составило труда.
Список использованной литературы: