У вас вопросы?
У нас ответы:) SamZan.net

Организация документооборота на предприятии

Работа добавлена на сайт samzan.net: 2016-03-13

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

Выберите тип работы:

Скидка 25% при заказе до 28.4.2025

Вариант 3

1. Дайте определение документу. Перечислите системы документации

. Перечислите этапы составления приказа. Составьте приказ по основной деятельности - об открытии филиала вашей фирмы.

. Составьте письмо о приезде Вашего представителя для участия и переговорах. Все необходимые реквизиты должны быть указаны.

4. Составьте письмо-запрос в АО «АвтоВАЗ» о поставке 10 легковых автомобилей «ВАЗ» последней модели в течение 2 кв. 200...г. Продавец сообщает об отсутствии возможности такой поставки. Укажите в письмах все недостающие реквизиты.

5. Составьте и оформите автобиографию

Список используемой литературы


1. Определение понятия «документ». Системы документации

Управленческая деятельность требует фиксации событий, действий или решений, данных в форме документа.

Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизита, позволяющими ее идентифицировать

Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело».

С научной точки зрения, документ - это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации: организационно-правовая; плановая; распорядительная; информационно-справочная и справочно-аналитическая; отчетная; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая (бухгалтерский учет и отчетность); документация по материально-техническому обеспечению; договорная; документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия.

Например, на производственном предприятии - это производственная документация, в лечебном учреждении - система медицинской документации, в вузе - система документации по высшему образованию и т. д.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы.

Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В настоящее время действуют следующие УСД:

- организационно-распорядительной документации;

- банковской документации;

- финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- отчетно-статистической документации;

- учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- документации по труду;

- документации пенсионного фонда РФ;

- внешнеторговой документации.

документ приказ письмо автобиография

2. Этапы составления приказа

Приказ - это правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководителем предприятия для решения основных (производственных или связанных с персоналом) задач предприятия и документирующий распорядительную деятельность предприятия в целом.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года. т.д. Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. В распорядительной части приказа, начинающейся со слов (ПРИКАЗЫВАЮ), пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания).

После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами. Согласование оформляется в виде визы. Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт - по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер - по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком - по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания.

Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).

С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.

Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

Затем выполняются технологические операции, связанные с регистрацией Приказа и проставлением реквизита «Отметка о контроле». На данной стадии исполнение и контроль выполняются технологические операции, связанные с: размножением Приказа; заверением размноженных копий Приказа; рассылкой Приказа (копий) исполнителям; постановкой Приказа на контроль; проверкой своевременного получения Приказа (копий) исполнителями; исполнением Приказа; проверкой и регулированием исполнения Приказа; докладом Руководителю предприятия о выполнении Приказа; согласованием изменения сроков и порядка исполнения Приказа; изменением сроков и порядка исполнения Приказа; завершением исполнения Приказа.

Приказ, подписанный Руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению.

Затем выполняются технологические операции, связанные с возвратом исполненного Приказа в службу ДОУ; записью об исполнении Приказа и снятием исполненного Приказа с контроля и подшивкой его в дело.


Прохождение приказа на предприятии


Риэлтерская контора

«КВАДРАТНЫЙ МЕТР»

П Р И К А З

.01.2011 №2

г.Зеленогорск

Об образовании филиала

риэлтерской конторы

«КВАДРАТНЫЙ МЕТР-2»

В целях расширения деятельности фирмы и оказания гражданам соответствующей помощи по вопросам купли-продажи недвижимости

ПРИКАЗЫВАЮ:

. Помощнику директора фирмы Стоянову Е.И. образовать филиал риэлтерской конторы в «КВАДРАТНЫЙ МЕТР-2» г.Заозерном к 01.04.2011 в составе:

Руководитель -  1 штатная единица.

Риэлтор -  3 штатных единицы.

Юрист -  1 штатная единица.

. Главному юристу Хрякову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о филиале риэлтерской конторы в «КВАДРАТНЫЙ МЕТР-2» к 10.03.2011.

Генеральный директор    Подпись    В.С.Сенов

Помощник директора Подпись   Е.И.Стоянов

  

.01.2011

Главный юрист    Подпись   А.К.Хряков

.01.2011

Антонова Ольга Петровна 6- 66-99


3. Письмо о приезде представителя для участия в переговорах

 Автосалон «ВАЗ» ул. Парковая, 31 г.Зеленогорск, 663690  тел (269) 4 36 17 факс (269) 4 36 29 ОКПО ………………………… ОГРН …………………………. ИНН/КПП ……………………. 20.01.2011 № 345/65 На № _____ от _____________

Генеральному директору АО «АвтоВАЗ» г-ну И.П.Иванову Скатертный пер.,2 Тольятти, 103030

Об участии в переговорах

Уважаемый Иван Петрович!

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью, предлагаем заключить контракт на поставку легковых автомобилей.

Для участия в переговорах направляем представителя нашей фирмы менеджера по продажам Сергея Александровича Кондратьева.

С уважением

Генеральный директор    Подпись   В.С.Семенов

Ирина Ивановна Марьина 4-76-99


4. Письмо-запрос

Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо. Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. Письмо-запрос оформляется на бланке письма. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма. В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар.


 Автосалон «Лидер» ул. Парковая, 31  г.Зеленогорск, 663690     тел (269) 4 36 17     факс (269) 4 36 29 ОКПО ………………………… ОГРН …………………………. ИНН/КПП ……………………. 20.02.2009 № 345/65 На № _____ от _____________

Генеральному директору АО «АвтоВАЗ» г-ну И.П.Иванову Скатертный пер.,2 Тольятти, 103030     

О поставке

легковых автомобилей

Уважаемый Иван Петрович!

На основании Контракта, заключенного в Москве 04.12.10, просим организовать поставку 10 легковых автомобилей модели «ВАЗ 21214» в течение 2 квартала 2011 года.

Поставка может быть произведена на условиях:

Упаковка - заводская.

Цена - 300 000 руб.

Условия платежа - предоплата.

Просим выслать последний иллюстрированный каталог, содержащий подробное описание запрашиваемой продукции.

С уважением

Генеральный директор    Подпись   В.С.Семенов

Ирина Ивановна Марьина 4-76-99

Реакцией организации-корреспондента на письмо-запрос является письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ письмо-запрос.

Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе.

Логическая схема ответного письма-отказа: повторение просьбы, на которую составляется ответ-отказ; констатация отказа; обоснование причины отказа.

 АО «АвтоВАЗ» Скатертный пер.2  Тольятти, 103030  тел (095) 66 36 17/ факс (095) 66 36 29 ОГРН. ИНН/КПП.. 25.01.2011 № 20345/651 На № 12 от 20.01.2011

Директору Автосалона «Лидер» г-ну В.С.Семенову  ул. Парковая, 31 г.Зеленогорск,663690

О поставке

легковых автомобилей

Уважаемый Александр Сергеевич!

Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия автомобилей «ВАЗ…» и с удовольствием высылаем подробную информацию.

Вашу просьбу о поставке легковых автомобилей модели «ВАЗ…» в указанные сроки выполнить не можем из-за отсутствия данной модели в настоящее время на наших складах. Кроме того, в Торговом соглашении речь шла о легковых автомобилях марки «ВАЗ…».

Поэтому предлагаем заключить дополнительное соглашение к контракту на поставку легковых автомобилей модели «ВАЗ…», которые будет поставлены в сроки, указанные в дополнительном соглашении.

Приложение:

. Проект дополнительного соглашения на 3 л. в 2 экз.

. Каталог на 10 л. в 1 экз.

С уважением

Генеральный директор Подпись   П.И.Иванов

Король Татьяна Александровна

(145) 66 36 55

5. Автобиография

Автобиография - это документ, составленный в произвольной форме кандидатом на должность и содержащий изложенные в определенной последовательности сведения об основных этапах его жизни и трудовой деятельности. Автобиография - самостоятельное, свободное и вольное описание жизни человека. И в связи с этим никаких регламентированных форм и бланков для автобиографии не предусмотрено. В автобиографии должны быть указаны фамилия, имя, отчество, год и место рождения, образование (какие учебные заведения были окончены, по какой специальности), трудовая деятельность, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках и др. Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы и срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Сведения в автобиографии указываются в хронологическом порядке. Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать.

Автобиография

Я, Сидоркина Анастасия Федоровна, родилась 4 июля 1980 года в с.Ирбейское, Красноярского края.

Отец - Сидоркин Николай Николаевич, русский, 1955 года рождения, работает программистом на ПО ЭХЗ.

Мать - Сидоркина Лариса Николаевна, русская, 1960 года рождения, работает учителем истории в школе-лицей №174.

Брат - Сидоркин Сергей Иванович, русский, 1986 года рождения, студент МАИ.

В 1985 году, вместе с родителями, переехала на постоянное место жительство в г. Зеленогорск (Красноярск-45).

В 1986 году поступила и в 1997 году окончила Зеленогорскую школу-лицей №174.

После окончания школы поступила в Сибирский Государственный Аэрокосмический Университет им.Решетнева на экономический факультет по специальности «Управление на предприятии», который окончила в 2002 году.

В настоящее время работаю менеджером в «ЕТК».

Проживаю по адресу: ул.Ленина, д.2, кв.75, г.Зеленогорск, 6603690.

Телефон 3-71-11

февраля 2009 г.  Подпись   Е.И.Сидорова  


Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева . - М.: ТК Велби, 2004. - 456 с.

3. Квеско, С.Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С.Б.Квеско, В.Е.Киреенко. - Томск: изд-во ТПУ, 2005. - 112 с.

. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. / Т.В.Кузнецова. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. - 408 с.

. Макеева, В.Ф. Приказы по основной деятельности / В.Ф.Макеева // Секретарь-референт. - 2005. - №5. - С.15.

. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. - М.: ВНИИДАД, 2003. - 90 с.

. Серикова, Г.Н. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Г.Н.Серикова. - Томск: ТПУ, 2005. - 112 с.




1. ВосточноСибирский институт МВД России кафедра уголовного права и криминологии ИНФОРМАЦИОННОЕ СООБЩ
2. Кроме того для машинистов котлов проводится ежегодная проверка знании безопасных методов труда и п.
3. цене еще больше
4. Печатные издания в годы комсомола
5. Жизнь города Смоленска в конце 19-начало 20 века
6. Реферат- Тайна египетских пирамид (возникновение природы - самоорганизация форм абсолютного вакуума
7. Plmolive Компания ColgtePlmolive приглашает студентов 35 курсов пройти летнюю оплачиваемую стажировку во всех отдела
8. Римский театр
9. Структура соціологічного знання Основні поняття та категорії соціології молоді
10. .140409. 2 Лист 1 Изм