Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Содержание
Введение 2
Глава 1 Выставки в туристском бизнесе 4
1.1 Характеристика выставочных мероприятий, их роль в системе 4
маркетинговых коммуникации
1.2 Процесс организации участия туристской фирмы в работе 6
выставки
Глава 2 Анализ затрат турпредприятия на участие в выставке 12
Глава 4 Обзор туристских выставок в Сибири 19
Приложения 20
Список литературы 21
Заключение 23
Введение
В современном деловом мире ни один шаг не может быть сделан без учета последствий, перспектив или реакции конкурентов. Во всем нужно уметь ориентироваться, все нужно принимать во внимание. Бизнес не прощает мелочей и безответственности. Каждая компания стремиться так называемую "нишу".
Выставочная деятельность - компас в моменты принятия ключевых решений, при выработке политики поведения фирмы, создания ее имиджа, образа, проведения рекламных компаний. Большую роль в формировании
"правильного" восприятия фирмы, ее товаров или услуг играет выставочная деятельность. Именно она позволяет использовать все возможные способы для захвата рынка и достижения оптимадьного результата. Выставочная деятельность в сфере туризма - очень важное и вероятно ключевое направление в создании наиболее благоприятных для компании условий бизнеса. Она представляет собой целую отрасль, где порой самые незначительные мелочи могут сильно дискредитировать имя компании или наоборот, поднять его на мировой уровень.
Необходимо заметить, что в выставочная деятельность имеет ряд тонких моментов, особых условий, приоритетов и правил. Поскольку многие менеджеры сталкиваются с ними в процессе подготовки к выставке, но придают мало значения, часто ожидаемый от выставки результат получается ниже (или даже противоречит запланированному).
На первый взгляд, в проведении выставки нет ничего сложного. Но на самом деле это скрытая от глаз громадная подготовительная работа, сбор аналитической и статистической информации, подготовка необходимого оборудования и прочего.
Как было отмечено выше, выставочная деятельность является одним из способов рекламы фирмы, ее продукции и услуг. Для правильного понимания роли этапов проведения выставочной компании, необходимо сделать некоторые пояснения: поскольку принятие решения об участии или неучастии в выставке может принять только 1-е лицо фирмы, у него заранее должна быть вся необходимая информация по ВСЕМ планируемым в течении года выставкам, срокам их проведения, объемам, территориальном расположении. Только имея такую информацию можно оценить класс выставки, ее значение для фирмы и степень необходимости в ней участвовать. Действия по составлению (получению) общего плана выставок можно рассматривать в качестве первого шага на пути подготовки к конкретной выставке.
Данная тема заинтересовала меня своей новизной. Действительно, выставки в туристской отрасли относительно новое и специфическое явление, ведь в качестве экспонатов выставляются услуги. Очевиден и тот факт, что выставки являются одним из средств маркетинговых коммуникаций. Маркетинг представляет собой деятельность производителей по продвижению товара на рынок. Среди разных видов такого продвижения (реклама, формирование общественного мнения, персональные продажи) выставки признаны одним из самых эффективных инструментов маркетинга, поскольку в них одновременно участвуют и специалисты, и производители, и потребители. Это дает возможность участникам параллельно решать проблемы сбыта, определять круг покупателей и партнеров.
В этом заключается актуальность выбранной темы, ведь развивающейся быстрыми темпами туристской отрасли необходима слаженная работа всех подразделений, а правильно-спланированный маркетинг на турпредприятии - одно из основных условий успеха.
В ходе работы я попытаюсь рассмотреть проблему значимости выставочной деятельности для турпредприятия, ведь в современных условиях отечественные предприниматели нередко рассматривают выставки как элемент чистой рекламы, не учитывая, что выставки способны оказать существенную помощь и в формировании политики ценообразования, и в разработке стратегии распространения продукции, и в совершенствовании самого продукта.
Предметом данного исследования является комплекс мероприятий составляющих выставочную деятельность, а объектом - турпредприятие, готовящееся к непосредственному участию в выставке, а также, как объект исследования, будет рассмотрена деятельность одной из международных выставок.
Очевиден тот факт, что выбранная тема, большей частью заслуживает теоретического рассмотрения, поэтому основная цель работы - всестороннее изучение многочисленных аспектов выставочной деятельности.
Глава1. Выставки в туристском бизнесе
1.1 Характеристика выставочных мероприятий, их роль в системе маркетинговых коммуникаций
Воздействуя на рынок и внедряя свой продукт, турпредприятие использует различные методы для ознакомления с ним потенциальных клиентов. На начальном этапе используется реклама, а действия по продвижению продукта на более поздних стадиях жизненного цикла всё более усиливаются для привлечения повторных клиентов. Именно система маркетинговых коммуникаций, включающая рекламную компанию, паблик рилейшнз, выставки, ярмарки, презентации и т.д. осуществляет программу продвижения, сбыта, так .необходимого для любого предприятия.
Итак, одним из методов продвижения турпродукта является организация выставок, которые позволяют продавцам и покупателям встретиться на общей территории и заключить сделки. Выставочные мероприятия занимают особое место в туристском маркетинге. Они предоставляют туристскому предприятию возможность одновременного распространения и получения необходимой для соответствующей деятельности информации. Они помогают: оценить развитие отрасли, правильно ориентироваться в ценовой политике, в каком-то смысле перенять опыт коллег и, конечно же, получить экономический эффект от участия, который выражается:
В расширении клиентской базы турпредприятия,
В количестве заключённых договоров с поставщиками туруслуг и турагентами.
Преимущество также и в том, что туристское предприятие (экспонент)
обладает многочисленными возможностями, чтобы превратить для клиента
посещение выставки в праздник, например, при помощи организации шоу-
программ, викторин, лотерей. Участие в работе выставок и ярмарок является эффек
тивным средством формирования маркетинговых коммуникаций туристских
предприятий, включающим такие элементы комплекса маркетинговых
коммуникации, как:
реклама (печатная, щиты, выставки и т.д.),
пропаганда, личная продажа (работа стендистов),
стимулирование сбыта (раздача сувениров, предоставление скидок и т.н.).
В настоящее время термины "выставка" и "ярмарка" приобрели настолько близкое смысловое значение, что используются часто как слова-синонимы, но, несмотря на такие схожие черты, как: адресованность организованному рынку, ограниченная продолжительность, периодическое проведение в конкретных местах эти понятия стоит различать.
В процессе становления ярмарок выделяются следующие основные этапы. Вначале это были стихийные торжища. Впоследствии они стали приобретать традиционный характер и проводились ежегодно в одно и то же время. Кстати, само слово «ярмарка» происходит от немецких Jahre и Mark — соответственно «год» и «рынок». Вначале ярмарки были только товарными (что произведено, то и привезено на ярмарку). Впоследствии ярмарки становятся ярмарками образцов, на которых заключаются оптовые контракты. Современный этап эволюции ярмарок характеризуется превращением ярмарки образцов в ярмарку идей. Наряду с товарами здесь уже реализуются новейшие технологии, «ноу-хау». Таким образом, ярмарки становятся местом демонстрации последних достижений научно-технического прогресса.
Выставки же, изначально представлявшие собой показ достижений человека в той или иной сфере его деятельности, постепенно коммерциализируются. В процессе своей эволюции они превращаются в мероприятия, в ходе которых предполагается устанавливать деловые контакты и заключать торговые сделки.
Но с точки зрения формирования маркетинговых коммуникаций участие фирмы в ярмарке мало чем отличается от участия в выставке.
Так, Международное бюро выставок даёт следующее определение. Выставка - показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив.
По определению Союза международных ярмарок ярмарка представляет собой экономическую выставку образцов, которая, в соответствии с обычаями той страны, на территории которой она находится, представляет собой крупный рынок товаров, действующий в установленные сроки в течение ограниченного периода времени в одном и том же месте и на которой экспонентам разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок в национальном или международном масштабах.
Выставочные мероприятия можно классифицировать по ряду признаков. (Приложение 1).
Классификация выставочных мероприятий.
В мире проводится достаточно много выставочных мероприятий, так или иначе связанных с туризмом. Они специализируются по следующим направлениям:
Выставки, направленные на продвижение определённого регионального турпродукта («Курорты и туризм» в Сочи, «Ярмарка путёвок» в Анапе).
Выставки для въездных туроператоров, которые проводятся по месту нахождения основного потребителя (ITB, WTM, Fitur - в Мадриде - 51 тыс. кв м, 7 тыс. экспонентов, более 600 тыс. профессиональных посетителей).
С каждым годом набирает популярность международная выставка «Путешествия и туризм» (MITT), проходящая в Москве и являющаяся самой известной выставкой в России.
Особо выделяются международные туристские биржи. Это выставочные мероприятия, на которых наряду с рекламой туризма проводится активная работа по установлению контактов и заключению сделок между производителями туристских услуг (гостиницами, транспортными предприятиями) и их продавцами (туристскими фирмами). Крупнейшими международными туристскими биржами считаются ITB (Берлин, выставочная площадь - 85 тыс. кв. м, 7,5 тыс. экспонентов), WTM (Лондон - около 5 тыс. экспонентов) и др.
1.2. Процесс организации участия туристской фирмы в работе выставки
Для того чтобы сделать участие в выставке более эффективным средством, туристская фирма должна тщательно спланировать свою работу.
Участвуя в выставке, турфирме необходимо чётко определить цели такого участия и правильно выбрать выставку. Чтобы участие было эффективным предварительно турпредприятию необходимо ответить на следующие вопросы:
> какой продукт предлагает компания и насколько его цена соответствует
качеству,
> какого клиента и из каких регионов предприятие стремится привлечь.
Процесс участия туристской фирмы в работе выставки можно условно
подразделить на ряд этапов:
Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях свидетельствует о достижении туристской фирмой определенного уровня в своей сфере деятельности; выставка является местом демонстрации передового опыта, поэтому здесь не место фирме, предлагающей устаревшие туристские продукты невысокого качества. В то же время участие в работе выставки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое туристское предприятие.
Выставочная деятельность направлена на достижения основных целей туристского предприятия, среди которых:
^ представление фирмы и ее продуктов;
изучение рынков сбыта;
поиск новых рынков;
> >
У расширение числа клиентов;
внедрение нового продукта на рынок; определение возможного спроса на новый продукт;
> поиск новых деловых партнеров;
изучение предложения конкурентов;
позиционирование своих продуктов относительно услуг конкурентов;
формирование благоприятного имиджа фирмы;
непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.
Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристская фирма. Ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своём выборе позволяет оценка таких аспектов как:
время и место проведения выставки;
авторитет выставки;
численный и качественный состав участников и посетителей;
уровень деловой активнрсти (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;
возможность предоставления выставочных площадей и услуг;
условия участия в выставке;
разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы;
окончательное решение вопроса: участие в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленных целей.
В течении подготовительно-организационного периода туристская фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи со ответствующей заявки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:
разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;
составление перечня выставляемых продуктов;
^ отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков);
разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;
выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;
^ определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;
> подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;
)* разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);'
> заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного
стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.
После решения этих вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникаций.
Типичная структура затрат на участие фирмы в выставке выглядит примерно следующим образом.
Структура затрат на участие в выставке. (Приложение 2).
Следующим этапом работ по подготовке к участию в выставке является разработка тематического плана своей экспозиции. Он включает в себя:
окончательный отбор образцов продукции, которые будут демон стрироваться;
разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т. п.;
генеральную компоновку экспозиции фирмы — распределение экспонатов по тематическим раздела^ в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.
После монтажа экспозиции и официального открытия выставки наступает следующий этап — работа в ходе ее функционирования. Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель туристской фирмы. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде.
Обычно заранее становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения (об этом можно справиться в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя на стенде может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.
Во время работы выставки руководитель должен наблюдать и делать правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки.
Кроме того, руководитель туристской фирмы может посетить другие выставочные стенды. Это поможет уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы.
1.3. Работа персонала турпредприятия во время выставки
Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам — сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. При отборе кандидатов на работу стендист необходимо уделить внимание на:
умения и желания общаться с людьми,
выносливость,
^ привлекательную внешность
профессиональную компетентность,
психологические навыки,
хорошее знание одного или двух иностранных языков (как обязательное условие — языка страны проведения выставки).
Для стендиста важно обаяние: приятная внешность, готовность общаться, не уставая; повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится в первый раз и только этому человеку; умение видеть и понимать собеседника. Среди наиболее распространенных типов можно назвать: рационалисты, неуверенные в себе, своевластные, нервозные, новаторы, консерваторы, случайные, «воображалы», «проспектоеды», «грубияны», «шпионы», «зануды», «собиратели сувениров» и,др.
Помимо основного, намечают запасный состав стендистов.
До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как:
> тематика выставки;
У цели участия в выставке;
перечень услуг, представляемых на выставке;
основные новинки;
задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т.д.);
план стенда;
закрепление мест на стенде за каждым стендистом;
распорядок работы;
в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде;
основные категории предполагаемых посетителей;
модели поведения с каждой категорией посетителей;
формы регистрации посетителей;
формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.
Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания и пожелания, работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют и связь с представителями прессы.
До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию размещённые в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.).
В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или наоборот.
Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте.
Основные функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров.
Итак, желательно, чтобы:
^ стендист стоя, с улыбкой, приветствовал посетителя (сидящий, а тем более лениво развалившийся в кресле стендист производит неблагоприятное впечатление);
лицо стендиста выражало постоянную заинтересованность и готовность вступить в разговор;
он умел помочь посетителю начать разговор фразами типа: "Я могу вам помочь ознакомиться с нашей фирмой", "Что вас заинтересовало на нашем стенде?", "Какой аспект деятельности пас интересует?" и т.д.;
он мог дать пояснения об услугах фирмы, исходя из степени подготовленности посетителя: профессионалу в данной области специальные термины помогут разобраться в проблеме, а, допустим, обычному клиенту они, скорее всего, не понадобятся;
> стендист был одет не только строго и красиво, но и удобно.
Нежелательны:
общение со своими коллегами по стенду или другими стендистами в присутствии посетителей;
назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками;
употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителещразвязное поведение;
^ употребление алкогольных напитков ни до, ни во время работы па стенде, даже если они предлагаются стендистом посетителю.
Контакты между стендистами различных турпредприятий необходимы, к тому же, они позволяют обмениваться опытом работы, оказывать в необходимых случаях взаимопомощь, устанавливать и развивать необходимые контакты на будущее.
1.4.Современные технологии выставок
Выставочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет - самый удобный для потенциальных экспонентов и посетителей способ обмена информацией. На сайте выставочной компании можно поместить такую полезную информацию, как: план выставок, координаты и имена ответственных лиц, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций и пресс-конференций для каждой выставки.
Существующие в настоящее время проекты продвижения выставок в Интернет - это сайты выставочных фирм. Для выставочного общества важно само наличие страниц в Интернете, поскольку для многих потенциальных клиентов это является свидетельством солидности партнера. По данным Союза выставок и ярмарок, почти 100% выставочных обществ имеют в Интернете свое представительство. Количество выставочных фирм, у которых сайт выполняет также и информационную функцию, оценивается в 65% от их общего числа.
Основная аудитория Интернета состоит, как правило, из потенциальных посетителей выставок.
Сотрудники Союза выставок и ярмарок считают, что процесс продвижения выставок идёт по следующим направлениям:
развитие сайтов выставочных обществ для привлечения все новых участников и создания максимального сервиса для имеющихся;
развитие информационных сайтов, ориентированных на потенциальных посетителей.
Глава 2. Анализ затрат турпредприятия па участие в выставке 2.1. Основные статьи затрат турпредприятия
Итак, готовясь к выставке, турпредприятие обязано проанализировать, готово ли оно понести связанные с ней расходы. Дороговизна участия в выставке - главная причина, по которой предприятия отказываются от данного вида деятельности. Далеко не каждое турпредприятие может позволить себе выступить в качестве участника международной выставки, ведь в конечном итоге всё упирается в наличие или отсутствие денег.
Именно поэтому, на мой взгляд, проблема организация участия турпредприятия в выставке должна, анализироваться с позиции денежной оценки такого участия.
Таким образом, в данной главе следует рассмотреть какие затраты несёт турпредпритие и проанализировать, на чём оно может сэкономить, безусловно, речь идёт о расположении и оформлении стенда.
Итак, как уже говорилось ранее, после установления целей участия в выставке турпредприятие составляет смету стоимости участия в ней. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы. Обычно, примерно половину расходов составляют арендная плата (20-25%) и затраты на изготовление стенда (30-35%). Следует заметить, что, несмотря на то, что на туристических выставках в качестве экспонатов выступают услуги, тем не менее, стенд всё равно присутствует, ведь на нём могут быть представлены каталоги, макеты гостиниц и многое другое.
Итак, цена 1 м выставочной площади включает:
Участие в международной выставке требует высокого уровня затрат. Так, только аренда 9 м2 выставочной площади стоит в среднем $2000, монтаж стенда - $ 1000. Минимальная стоимость аренды 1 м2 площади на МПТ - $150. В конечном итоге, учитывая дополнительные затраты, сумма достигает $10000 - $30000. Исходя из этого, небольшие турпредприятия объединяются и выступают от лица определённого региона, т.к. для них участие в международной выставке непомерно дорогое удовольствие.
Итак, аренда выставочной площади — это только начало, эффективность работы зависит от целого ряда факторов, действие которых необходимо учитывать заранее.
Расходов требуют:
мероприятия, проводимые на стенде (лотереи и т.д.);
тип стенда (рядовый, угловой, двухэтажный)
оформление стенда
персонал на стенде (собственный, вспомогательный);
реклама до выставки;
работа с прессой (составление пресс-релизов);
особые формы (или способы) обращения к посетителям: «экзотические персонажи» в старинных костюмах, профессиональные артисты, девушки в форменной одежде и тд.;
угощение на стенде;
транспорт (на выставку и,, обратно);
монтаж и демонтаж стенда;
текущие затраты по стенду.
Безусловно, турпредприятие имеет возможность сократить свои расходы, сэкономив, например, при выборе места стенда или на размере арендуемой площади, но очевиден тот факт, что при этом предприятие «экономит» и на своём успехе.
Ведь успех зависит и от того, где находится фирма — в «пыльном углу» или «на перекрестке всех дорог.
Нередко расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда цена может быть увеличена на 60 %. Если фирма выбирает стенд, открытый с трех сторон, базовая ставка цены 1 м2 арендной площади увеличивается на 40 %. Фирма ITE, организующая MITT, устанавливает надбавки, жестко связанные с типом стенда.
Некоторые фирмы устанавливают одинаковые для всех участников цены аренды площади (здесь действует простой принцип: «кто раньше пришел, тот и занимает лучшие места»). Теперь, необходимо проанализировать каким образом распределяются «хорошие места» в павильоне. Безусловно, это места напротив главного входа в павильон или выходящее на «тропы», по которым проходят основные потоки посетителей. Но, в тоже время, существуют и «плохие» места, за счёт аренды которых фирма имеет возможность сэкономить.
За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы (рана, адрес/телефон, номер расчётного счета) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.
Итак, выбрав и забронировав площадь, предприятие переходит к процедуре оформления стенда, роль которого на пути к успеху велика, ведь стенд - это образ предприятия-экспонента в миниатюре.
2.2 Оформление выставочного стенда, как один из элементов затрат
Итак, рассмотрев статьи затрат на участие в выставке, можно сделать вывод, что затраты на монтаж и оформление стенда - дорогое удовольствие. И в то же время, турпредприятие всё равно должно стремится к покупке лучшего места для стенда и его оригинальному оформлению. Ведь всё это определяет будущую прибыль и успех предприятия. Исходя из этого, в данном пункте, я предлагаю рассмотреть вопрос оформления и расположения выставочного стенда.
Выставочный стенд — это лицо фирмы. Поэтому успех участия туристского предприятия в выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства оформления выставочной экспозиции. Встречаются руководители туристских фирм, которые очень требовательно относятся к рекламным объявлениям в газетах, журна лах, и в то же время не думают, о том, как выглядит их выставочная экспозиция. Но ведь для потенциальных клиентов или партнеров чтение газет с рекламой — занятие ежедневное, а посещение стенда фирмы может стать событием. Следовательно, необходимо приложить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это событие было запоминающимся.
Каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:
вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.
И, наоборот, следует избегать размещения стенда:
Первый вопрос, который возникает перед фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера необходим стенд. Но самым главным является умение оригинально оформить стенд, сделать его интересным для посетителя.
В принципе при организации стендов туристских фирм используются преимущественно две концепции.
Одна из них, особенно характерная для стендов фирм из латиноамериканских, азиатских и ближневосточных стран и делает упор на визуальном аспекте. Обычно такого рода стенды бывают роскошно оформленными. Для привлечения внимания посетителей используются определенные игровые элементы. Это может быть либо мини-представление (например, "танец живота" всегда обеспечивает успех ту нисских стендов), либо игра (например, определить название трех видов вина, или же угадать туристские курорты, изображение которых появляется на экране).
Другая же концепция отдает предпочтение информационным аспектам. Стенд такого типа представляет собой достаточно просто, но со вкусом оформленные пункты распространения рекламной продукции и информации. Здесь наиболее существенное значение имеют компетентность и усердие персонала, а также бесперебойное снабжение рекламными материалами.
Если есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.
Офис отгораживают тогда, когда нуждаются в комнате для переговоров (не менее 6 кв.м.) или месте складирования экспонатов (не менее 2 кв.м.). Однако наличие офиса увеличивает потребность в общей площади.
Фирма должна четко определить тематический план своей экспозиции. Оформление стенда должно быть выдержано в едином стиле. Привлекательность стенда всегда достигается броской частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стенда используют плакаты, диаграммы, фотографии. Но их коли чество не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями.
Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов.
Вся выставочная экспозиция условно разбивается на несколько зон:
публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты);
рабочая (место для проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами);
служебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, рекламной литературы, отдыха сотрудников, одежды, для приготовления напитков).
На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий.
Ее цель — оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.
Помимо общедоступных материалов на стенде, обычно, находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей других фирм, посещающих стенд. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне, вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров. Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:
> надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак) в некоторых
случаях и телефон;
У плакатов, для оформления стен стенда;
экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около выставочного стенда;
мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель данного вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими продуктами.
Никогда не следует считать работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести другие изменения.
Следует помнить, что любая выставка — это одновременно и процесс учебы. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнеры. С каждым разом меняются методы оформления стендов. Появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие внимание посетителей.
Самое существенное для туристского предприятия состоит в том, чтобы уловить новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным. Важнейшую роль играет оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Небольшой стенд может успешно представлять и большую фирму: дело не только в количестве выставочных метров, но в их качестве.
ГлаваЗ. Процесс организации MITT
3.1. MITT - схема организации
Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года. За последнее десятилетие резко возросло количество выставок, следовательно, возросло ко личество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма.
В данной главе мною будет рассмотрен процесс организации крупной международной выставки, в качестве которой выбрана MITT - безусловный лидер среди международных туристических выставок, проводимых в России. Итак, подготовка и проведение подобной выставки включает следующие основные этапы:
Распределение выставочных площадей между участниками.
Фирмам-участницам направляются копии из планов выставочных помещений счетким нанесением плана стенда экспонента.
Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей.
> Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции
назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т. п.). Оформляется
следующий образец письма на ввоз и вывоз материалов на территорию выставки.
Письмо должно быть на бланке компании-экспонента. Строго в 4-х
экземплярах.Четвертый экземпляр хранится до вывоза. При потере письма
невозможен вывоз материалов и оборудования с территории Экспоцентра.
3.2. Организатор MITT - компания ITE LLC
Итак, организатором MITT выступает компания ITE LLC, входящая в состав International Trade & Exhibitions (ITE) Group Pic, основанной в 1993 году с головным офисом в Лондоне. ITE Group Pic - общепризнанный лидер международного выставочного бизнеса, ежегодно организует 325 торговых выставок и конференций в 32 странах мира.
ITE Group Pic является членом Союза Международных Выставок и Ярмарок, Международной Ассоциации Организаторов Выставок и Московской Международной Бизнес Ассоциации.
С момента своего существования на Российском рынке ITE организовывает ряд крупнейших в России международных выставок, среди которых "Путешествие и Туризм" (MITT).
Выставки ITE отличает высочайший международный уровень организации.
Мероприятия, проводимые ITE в России, охватывают широкий спектр тематик, среди которых:
Гостиничное и ресторанное дело У Путешествия и туризм
Спорт и отдых, катера и яхты
Работа осуществляется на самых лучших выставочных площадках России -Выставочный Комплекс "Экспоцентр" на Красной Пресне и Спорткомплекс "Олимпийский". Ежегодно мероприятия на этих площадках собирают около 1000000 посетителей и более чем 6000 участников со всех стран мира.
ITE постоянно проводит исследования и анализ проводимых выставок, повышает их уровень и предоставляет большой спектр дополнительных услуг, делая работу своих клиентов на выставках более эффективной. К каждой выставке выпускается официальный каталог, путеводитель, организовывается массовая компания по привлечению посетителей, проводятся пресс-конференции и семинары. Все выставки освещаются специализированными изданиями и центральными СМИ.
В рамках выставок проводятся специализированные отраслевые конференции, которые позволяют более 250 ведущим специалистам отрасли, инвесторам и представителям правительственных кругов обсудить проблемные вопросы индустрии и перспективы ее развития на будущее.
Первая выставка "Путешествия и туризм" была проведена в 1994 году в период резкой активизации рынка туруслуг. За 1994 год сектор туризма и путешествий вырос в Росси на 300%. Выставка организованная в нужное время и в нужном месте была обречена на успех. Уже вторая выставка была признана лучшей профессиональной выставкой года.
За последующие пять лет выставка стала одной из крупнейших, профессиональных и посещаемых в мире, вошла в пятерку мировых лидеров, вошла в состав Европейской ассоциации туристических выставок.
Что касается цен на выставочную площадь, то они довольно велики. В среднем, стоимость 1 кв. метра составляет $ 200.
Кроме того, существует целая серия дополнительных услуг, предоставляемых за дополнительную плату. Весь этот спектр услуг отражается в специальном прайс-листе весьма внушительного объема.
Выставка Mitt - уникальная возможность всесторонне оценить Российский туристский рынок, откорректировать ценовую политику, заключить деловые контакты с участниками выставки из более чем 90 стран мира. Участие в Mitt -вопрос престижа и деловой репутации компании.
4 Обзор туристских выставок России
Первая выставка была организована Ленинградским областным советом по туризму и экскурсиям в постсоветский период. И после этого стало ясно что выставки будут являться мощным инструментом маркетинга, и российский рынок выставочных услуг в туризме стал стремительно развиваться. Если в 1992 г. состоялось всего несколько мероприятий, то в нынешнем году их пройдет уже более 60. В 1994 г. была образована Ассоциация устроителей туристских выставок (УТВ). В настоящее врем, я она насчитывает 35 выставочных организаций России, стран СНГ и Балтии.
В структуре российского туристского рынка не существует четкого деления на клиентские и профессиональные выставки и на внутренний, выездной и въездной туризм. Традиционно 2 профессиональные крупнейшие российские выставки -мартовская MITT и октябрьская «ОТДЫХ» - выступают ключевыми событиями летнего и зимнего сезонов. По оценке туроператоров наиболее удобное время для региональных выставок, это период с конца марта до середины мая, и с конца сентября по ноябрь.
По данным Минэкономразвития и торговли в настоящее время действующими являются 10566 лицензий на туристскую деятельность и большая часть этого числа приходится на Москву. Здесь проводится более 10 специализированных ярмарок в год.
Большое количество туристских выставок в России обуславливается масштабностью территории страны.
В январе 2001 года Комиссия по выставочной и ярмарочной деятельности
Департамента туризма Минэкономразвития назвала лучшими 12 российских туристских выставок получивших поддержку Департамента: «Отдых ,туризм, спорт», «Янтур», «ОТДЫХ», MITT, «Далькультур», «Уралспорт», «Байкалтур»,
«Туризм», «Турсиб-спортсиб», «Курорты и туризм», «Inwetex» и «Анапа».
Поддержка названных выставок Департаментом туризма заключается в информационном обеспечении их деятельности, привлечением на выставки профессиональной публики.
Заключение
Основными стратегическими процессами в российском туристическом бизнесе стали стремление к усилению гарантий качества предоставляемых услуг и связанное с этим повышение требований к деятельности создателей турпродукта Ц операторов. В свою очередь операторы приступили к реформированию своих отношений с турагентами. Туризм вступил в новый этап развития.
Эти тенденции не могли не сказаться на таком важном аспекте турбизнеса, как выставочная деятельность.
Главная задача выставки - возрождение интереса к отечественным курортам, демонстрация их уникальных возможностей на внутреннем рынке, а также установление прямых контактов представителей отраслевого рынка с руководителями санаторно-курортного комплекса в интересах дальнейшего развития регионального туристского рынка.
Продвижения турпродукта является организация выставок, которые позволяют продавцам и покупателям встретиться на общей территории и заключить сделки. Выставочные мероприятия занимают особое место в туристском маркетинге.
Преимущество также и в том, что туристское предприятие (экспонент) обладает многочисленными возможностями, чтобы превратить для клиента посещение выставки в праздник, например, при помощи организации шоу-программ, викторин, лотерей.
Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристская фирма.
Для стендиста важно обаяние: приятная внешность, готовность общаться, не уставая; повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится в первый раз и только этому человеку; умение видеть и понимать собеседника.
Выставочный бизнес динамичен.
Список использованных источников
Приложение 1 .Выставочные мероприятия можно классифицировать по ряду признаков.
|
Признак классификации |
Виды выставок |
|
Цели проведения |
> Торговые > Информационно- |
|
Частота проведения |
> Периодические > Ежегодные |
|
Характер предложен экспонатов |
> Универсальные > Многоотраслевые > Отраслевые |
|
Состав участников |
> Региональные > Межрегиональные > Национальные |
Приложение 2.Структура затрат на участие в выставке
|
Статьи затрат |
Удельный вес, |
% |
|
Арендная плата и монтаж экспозиции |
55-70 |
|
|
Демонтаж экспозиции |
5-10 |
|
|
Расходы на рекламные |
5-10 |
|
|
информационные материалы |
||
|
Представительские расходы |
15-25 |
|
|
Представительские расходы |