Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
1 Microsoft Access. Створення таблиць
Запуск програми Microsoft Access. Об'єкти бази даних Access. Створення таблиць в режимі таблиць. Створення таблиць в режимі конструктора. Створення таблиці за допомогою майстра.
1.1 Запуск програми Microsoft Access
Розглядатимемо програму Microsoft Access версії 2003. Запускаючий файл зазвичай знаходиться по наступному шляху:
С:\Program Files\Microsoft Office\Office\MSAccess.exe
Всі можливості Microsoft Access зведені в два меню і одну інструментальну панель. Першим меню є системне, розташоване у верхній частині робочого вікна Microsoft Access. Це Файл, Правка, Вигляд, Вставка, Сервіс, Вікно і Допомога. Другим призначеним для користувача меню є контекстно-залежне, таке, що викликається натисненням правою клавішею миші. Паралельно з меню існує панель інструментів. В результаті роботи програми Microsoft Access створюється файл з розширенням *.mdb.
Вся початкова інформація зберігається в чітко певних таблицях. Під чітким визначенням мається на увазі така структура таблиці, в якій кожен рядок має унікальний ідентифікатор (наприклад, номер рядка), а дані представлені стовпцями. Таким чином, будь-яка таблиця є одновимірним набором записів. Неодмінним правилом створення таблиці в СУБД є строге визначення вмісту самої таблиці. У її осередках може зберігатися тільки фактична, і лише незмінна інформація.
Після запуску програми з'являється вікно наступного вигляду
Рис.1 Вікно запуску Access
Для початку роботи необхідно відкрити існуючу базу даних або створити нову. Для цього необхідно вибрати в меню Файл → Створити () або Файл → Відкрити ().
Після вибору одного або іншого способу роботи з базою з'явиться вікно бази даних, що складається з набору панелей з вкладками, кожна з яких відповідає одному з 6 типів об'єктів бази даних Access: таблиці, запити, форми, звіти, макроси і модулі і сторінки.
Схема взаємодії об'єктів бази даних зображена на рис.2. Основною одиницею зберігання даних тут є таблиця.
Рис.2 Схема взаємодії об'єктів бази даних
Розглянемо основне призначення об'єктів бази даних Access.
Таблиця - це об'єкт, визначуваний для зберігання даних. Кожна таблиця включає інформацію про об'єкт реального миру, наприклад про клієнтів фірми. Таблиця складається із заголовка і тіла. Заголовок включає імена атрибутів об'єкту (стовпців) і їх властивості, наприклад прізвище, телефон і адресу клієнта. Тіло містить кортежі (рядки), кожен рядок представляє безліч значень стовпців, в яких зберігаються дані про конкретний екземпляр об'єкту.
Запит - це об'єкт, який дозволяє користувачеві отримати потрібні дані з однієї або декількох базових таблиць, і інших запитів. У запиті можна вказати умови, яким повинні задовольняти дані. Завдяки цьому запит дозволяє з великого масиву інформації, що зберігається в БД, витягувати тільки потрібні дані. Для створення запиту використовують запит за зразком (QBE) або інструкції SQL.
Форма - це об'єкт, призначений в основному для введення даних, відображення їх на екрані або управління роботою додатку. Форми використовуються для того, щоб реалізувати вимоги замовника до представлення даних з таблиць і запитів. Форми можна роздрукувати. За допомогою форми можна у відповідь на деяку подію запустити макрос або процедуру, що виконують певну обробку даних.
Звіт - це об'єкт, призначений для створення документа, який згодом може бути роздрукований або включений в документ іншого застосування. Перш ніж виводити звіт на принтер, його можна проглянути на екрані.
Макрос - це об'єкт, що є структурованим описом одного або декількох дій, які виконуватимуться у відповідь на певну подію. Наприклад, можна визначити макрос, який у відповідь на вибір деякого елементу в основній формі відкриває іншу форму.
Модуль - це об'єкт, що містить програми на Microsoft Access Visual Basic, які можуть розроблятися користувачем для реалізації нестандартних процедур при створенні додатку.
Розглянемо зовнішній вигляд вікна програми (див. рис. 3).
Кожна область робочого екрану містить вгорі три кнопки: Відкрити (),Створити () и Конструктор ().
Кнопка Відкрити призначена для активізації виділеного елементу з наявних в даному проекті. Відкриваючись, ці елементи предстають в тому вигляді, який використовується для його перегляду. Таблиці і запити відкриваються у вигляді таблиці. Форми і звіти - в тому вигляді, в якому вони повинні представати перед користувачем. Лише макроси і модулі відкриваються у вигляді для редагування.
Всі об'єкти в Access можуть бути створені користувачем за допомогою конструктора або за допомогою різних майстрів. Майстри допомагають користувачеві в режимі діалогу створювати об'єкти, дають підказки, пропонують свої рішення, що полегшує роботу початкуючим і непрофесійним користувачам.
Також для створення нових елементів того або іншого вигляду можна використовувати кнопку Створити.
Рис. 3 Вікно для роботи з базою даних
1.2 Створення таблиць
При роботі з Access таблиці є одним з основних об'єктів, на їх базі здійснюється побудова всіх інших елементів, таких, як форми, запити і звіти. У таблиці збираються дані по конкретній темі, наприклад вся інформація про клієнтуру фірми.
БД Access може складатися з декількох таблиць, в кожній з яких зберігається інформація на одну тему. У одній таблиці можуть зберігатися відомості про клієнтів, в іншій - про всі торгові угоди, які поміщені з тими або іншими клієнтами, в третій - інформація про витрати, податки і витрати на розвиток фірми, в четвертій - інвентаризаційний список складського фонду, в п'ятій - терміни проведення виставок і презентацій і так далі
У вікні БД клацніть на кнопці Таблиці і натисніть кнопку Створити, щоб приступити до проектування нової таблиці. Access відкриє діалогове вікно (див. рис. 4), в якому буде запропоновано скористатися одним з наступних способів створення таблиці.
Режим таблиці - створення таблиці в табличному уявленні (проектування таблиці відбувається в ході її заповнення по аналізу даних, що вводяться).
Конструктор - створення таблиці за допомогою конструктора таблиць.
Майстер таблиць - створення таблиці за допомогою майстра таблиць на основі колекції таблиць і полів.
Імпорт таблиць - створення таблиці шляхом імпорту даних із зовнішнього файлу або з іншої БД.
Зв'язок з таблицями - приєднання зовнішнього файлу або таблиці іншої БД.
Розглянемо докладніше кожен засіб створення таблиць.
Рис. 4 Засоби для створення таблиць
1.2.1 Режим таблиць
У цьому режимі дані представлені у вигляді таблиці. У цьому режимі можна вводити або редагувати дані, а також перевизначати саму таблицю. Кожен рядок відповідає запису, а кожен стовпець - полю. Останній рядок таблиці відмічений * позначає місце для нового запису.
Рис.5 Нова таблиця в режимі створення таблиць
Нижній рядок вікна режиму таблиць призначений для швидкого переміщення по записах. Елемент відображає номер поточного запису. Щоб перейти до заданого запису, необхідно ввести потрібний номер запису в це поле. Елементи та дозволяють пересуватися по записах, крайні - пересування в самий початок і в самий кінець соотв., внутрішні - на один запис назад або вперед. Елемент відповідає за переміщення в полі введення нового запису.
Управління структурою і видом таблиці:
1.2.2 Режим конструктора
У режимі Конструктора ми можемо створити нову таблицю або відредагувати що існує (рис. 5.4.6).
Щоб створити нове поле, необхідно провести наступні дії:
Рис. 6 Створення таблиць в режимі конструктора
Властивість Ім'я поля (Fieldname) визначає ім'я поля в таблиці. Введіть ім'я, що задовольняє угодам про імена об'єктів Microsoft Access. Це ім'я не повинне збігатися з ім'ям іншого поля в цій таблиці.
Угоди про імена - це набір правив, що обмежують допустимі імена об'єктів Microsoft Access. Імена об'єктів повинні містити не більше 64 символів і можуть включати будь-які комбінації букв, цифр пропусків і спеціальних символів за винятком крапки (.), знаку (!) оклику, надрядкового символу (`) і прямих дужок ([ ]). Відзначимо, що ім'я не повинне починатися з пропуску і містити символи, що управляють (з кодами ASCII 00 - 31).
Прагніть не включати в імена об'єктів пропуски, особливо, якщо передбачається часто використовувати посилання на ці імена у виразах. Уникайте дуже довгих імен: такі імена важко запам'ятовувати і на них незручно посилатися.
Властивість Тип даних (Datatype) визначає тип даних, що зберігаються в полі таблиці. У кожне поле допускається введення даних тільки одного типу.
Існують наступні типи даних:
|
Тип |
Вміст поля |
Розмір |
|
Текстовый |
(Значення за умовчанням). Текст або числа, що не вимагають проведення розрахунків, наприклад, номера телефонів |
Число символів, мінімальне, що не перевищує, з двох значень: 255 або значення властивості Розмір поля |
|
Поле МЕМО |
Довгий текст або комбінація тексту і чисел |
До 65535 символів |
|
Числовий |
Числові дані, використовувані для проведення розрахунків |
1, 2, 4 або8 байт |
|
Дата/час |
Дати і час, що відносяться до років з 100 по 9999, включно |
8 байт |
|
Грошовий |
Грошові значення і числові дані, використовувані в математичних розрахунках, що проводяться з точністю до 15 знаків в цілій і до 4 знаків в дробовій частині |
8 байт |
|
Счетчик |
Унікальні послідовно зростаючі (на 1) або випадкові числа, що автоматично вводяться при додаванні кожному новому запису в таблицю. Значення полів типу счетчик оновлювати не можна |
4 байт |
|
Логічний |
Логічні значення, а також поля, які можуть містити одне з двох можливих значень (True/False, Да/Ні) |
1 бит |
|
Поле об'єктуOLE |
Об'єкт (наприклад, електронна таблиця MicrosoftExcel, документ MicrosoftWord, малюнок, звукозапис або інші дані в двійковому форматі), зв'язаний або упроваджений в таблицю MicrosoftAccess |
До 1 Гбайт (обмежується об'ємом диска) |
|
Гіперпосилання |
Рядок, що складається з букв і цифр, і що представляє адресу гіперпосилання |
до 2048 символів |
|
Майстер підстановок |
Створює поле, в якому пропонується вибір значень із списку, або з поля із списком, що містить набір постійних значень або значень з іншої таблиці. Вибір цього параметра в списку в осередку запускає майстра підстановок, який визначає тип поля |
4 байт |
Зміна типу поля після введення даних в таблицю викличе те, що займає достатньо довгий час перетворення даних при збереженні таблиці. Несумісність існуючих даних з новим значенням властивості Тип даних (Datatype) може привести до втрати даних або видачі помилки.
Властивість Опис (Description) визначає текст, що містить опис окремих полів таблиці. Максимальна довжина опису складає 255 символів.
Область Властивість поля (див. рис. 6) містить список властивостей, доступних для типу даних вибраного в даний момент поля. Закладка Загальні цій області містить наступні властивості:
У режимі Конструктора можна виконувати наступні дії:
1.2.3 Майстер таблиць
Дозволяє створити таблицю, використовуючи зразки таблиць, що поставляються разом з Access. Створення таблиці поділене на кроки. На кожному кроці майстра проводяться різні налаштування для майбутньої таблиці. Перехід до наступного кроку здійснюється натисненням кнопки Далі.
На першому кроці необхідно вибрати зразок таблиці і полів. Зразки таблиць діляться на ділове застосування і особисте застосування. Вікно для вибору потрібного зразка і полів з цього зразка виглядає, як показано на рисуку 5.4.7. Для вибору потрібного поля використовуються кнопки: - для вибору одного поля, - для вибору всіх полів зразка таблиці, - для видалення одного вибраного поля, - для видалення всіх вибраних полів. На цьому ж кроці вибраним полям можна привласнити інші імена. Для цього необхідно вибрати поле і натиснути кнопку Перейменувати поле і ввести нове ім'я.
Рис. 7 Майстер таблиць. Вікно для вибору полів.
Після вибору полів для своєї таблиці, переходиться до наступного кроку, в якому можна ввести ім'я для нової таблиці і вибрати чи будете ви самостійно вибирати ключове поле або надасте цю операцію Access (див. рис. .8).
Рис. 8 Майстер таблиць. Вікно для вибору способу визначення ключа.
Якщо ви вибрали самостійне визначення ключового поля, то на наступному кроці, необхідно вибрати поле, яке буде ключовим, і які дані міститимуться в ключовому полі:
Рис.9 Майстер таблиць. Вікно для вибору ключового поля
На завершальному кроці ви вибираєте подальші дії, які ви хочете виконати після створення таблиці ( див. рис. 10). До таких дій відносяться: зміна структури таблиці, тобто відкриття створеної таблиці в режимі конструктора; введення даних, тобто відкриття таблиці в режимі таблиці; введення даних за допомогою форми, тобто створення макету форми для створеної таблиці.
У завершенні роботи майстра необхідно натиснути кнопку Готово.
Рис.10 Майстер таблиць.
Вікно для вибору подальших дій після створення таблиць
1.3. Види представлення таблиці
Після створення таблиці ми ще не раз можемо звернутися до таблиці, щоб проглянути, обробити, змінити або проаналізувати дані. Залежно від конкретних цілей ми можемо представляти таблицю в тому або іншому вигляді, найбільш відповідному нам.
Для відкриття створеної таблиці необхідно виконати подвійне клацання на її назві. За умовчанням таблиця відкриється у вигляді Таблиця. Всього існує 4 види представлення таблиць, перемикати їх можна або кнопкою панелі інструментів, або за допомогою вибору відповідних пунктів меню Вигляд:
5.4.4. Редагування проекту таблиці
Скористаємося можливістю внесення змін в структуру таблиці. Зміни вноситимемо в режимі конструктора. Хай в існуючу таблицю, наприклад Товар, необхідно додати нове поле Вид товару, яке матиме тільки два значення: штучний або ваговий. Для додавання такого поля необхідно вказати позицію для його вставки, зайти в меню Вставка ] Поле підстановок. Після вибору Поле підстановок активізується майстер підстановок, який візьме управління на себе.
На першому кроці майстра підстановок вимагає визначити вид джерела даних для підстановки. Наприклад, для нашого завдання, виберемо Фіксований набір значень (див. рис. 11)
Рис.11 Перший крок майстра підстановок
На другому кроці вимагає визначити список значень для підстановки. Список значень вводиться користувачем в стовпець з ім'ям Стовпець 1 (див. рис. 12).
На третьому кроці необхідно ввести підпис для створюваного поля (див. Рис. 13).
Налаштування підстановки здійснюється в розділі Властивості поля, закладка Підстановка.
Рис. 12 Другий крок майстра підстановок
Рис. 13 Завершальний крок майстра підстановок
Рис. 14 Результат роботи майстра підстановок
Розглянемо налаштування підстановки (див. рис. 14):
Контрольні питання:
2. Визначення зв'язків між таблицями
Встановлення зв'язків між таблицями. Зміна зв'язків. Забезпечення цілісності даних.
Після створення різних таблиць, що містять дані, бази даних, що відносяться до різних аспектів, розробник повинен продумати, яким чином Microsoft Access об'єднуватиме ці дані при їх витяганні з бази даних. Першим кроком при цьому є визначення зв'язків між таблицями.
Зв'язок між таблицями встановлює стосунки між співпадаючими значеннями в ключових полях, зазвичай між полями різних таблиць, що мають однакові імена. В більшості випадків з ключовим полем однієї таблиці, унікальним ідентифікатором кожного запису, що є, зв'язується зовнішній ключ іншої таблиці.
Для того, щоб визначити зв'язок між таблицями, слід вибрати Сервіс ® Схема даних або клацнути на панелі інструментів на піктограму . Якщо зв'язки ще не були встановлені, то з'явиться вікно в якому необхідно вибрати таблиці і/або запити між якими буде встановлений зв'язок (див. рис. 2.1).
Також вікно для додавання таблиць можна викликати з панелі інструментів натиснувши на кнопку Відобразити таблицю ()або вибравши меню Зв'язки → Додати таблицю.
Після додавання потрібних таблиць, Access автоматично виставить зв'язки, грунтуючись на однакових іменах полів (див. рис. 2.2).
Рис. 2.1 Вікно для додавання таблиць для встановлення зв'язків
Рис. 2.2 Вікно Схеми даних.
Для ручного встановлення зв'язків необхідно за допомогою миші перенесіть поле, яке слід використовувати для установки зв'язку, із списку однієї таблиці до відповідного поля іншої таблиці. На екрані з'явиться діалогове вікно Зміна зв'язків (див. рис. 2.3).
Рис. 2.3 Вікно для установки зв'язків між полями двох таблиць
Встановлення опції перевірки посилальної цілісності Забезпечення цілісності даних забезпечує перевірку посилальної цілісності зв'язку між обома таблицями. Ця перевірка дозволяє уникнути ряду помилок, що допускаються при видаленні записів з первинної таблиці і введенні інформації в зв'язану таблицю. Завдяки перевірці посилальної цілісності можна уникнути наступних помилкових ситуацій:
Контрольні питання:
3. Створення запитів
Поняття запиту. Види запитів. Способи створення запитів. Запити в режимі конструктора. Запити на мові SQL. Приклади запитів.
Запити - засіб відбору і сортування даних -в Access є проміжною ланкою між, таблицями і формами. Запроси- це своєрідні віртуальні таблиці, які, володіючи всіма властивостями таблиць, насправді сховищем даних не є.
Запити призначені для крупних операцій по вибірці інформації, а також для додавання і видалення записів в існуючих таблицях і створення нові.
Існують наступні види запитів:
Запит на вибірку даних - основний вид запитів. Він вибирає дані, відповідні вказаному критерію, з однієї або декількох таблиць і поміщає їх в нову таблицю. У запит цього вигляду можна включити різні обчислення і підрахунок підсумкових значень. Значення результуючої таблиці можна редагувати і внесені зміни запам'ятовуються в полях початкових таблиць.
Параметризований запит – це запит на вибірку, критерій якого визначається під час запуску. Параметри критерію вводяться в спеціальному діалоговому вікні, що з'являється при запуску запиту, що параметризується.
Підрахунок середнього, суми або кількості значень, в одному полі, згрупованому по іншому, здійснюється за допомогою табличного запиту.
Запити-дії призначені для одночасної зміни декількох записів. Вони використовуються в тих випадках, коли, наприклад, необхідно підняти ціни по всій таблиці або додати префікс до всіх номерів частин продуктів певної лінії.
Запити можна створювати за допомогою двох режимів:
Таблична мова запитів QBE (скорочення від Query-by-example або Запитів за зразком), разом з мовою SQL, використовується для створення різних запитів до реляційних БД. Мова QBE є наочнішою і простішою для розуміння в порівнянні з SQL, хоча і більш обмеженою в можливостях.
Для створення нового запиту необхідно натиснути кнопку Створити. В результаті з'явиться вікно з інструментами для створення запитів.
Рис. 5.6.1 Вікно вибору способу створення запиту
Access надає наступні можливості для створення нового запиту:
5.6.1 Створення запитів в режимі конструктора
При виборі режиму конструктора або при натисненні кнопки Конструктор з'являється вікно Додавання таблиці. У нім необхідно вибрати таблицю або декілька таблиць, які будуть вам необхідні для побудови нового запиту. Їх додавання відбувається після натиснення кнопки додати. Після додавання потрібних таблиць закрийте це вікно.
Режим конструювання запитів має вид наступного вікна: (див. рис. 5.6.2)
Вікно запиту розбите горизонтально посередині. У верхній половині відображаються списки полів всіх вибраних таблиць, що беруть участь в запиті, а в ніжней - власне специфікація запиту. Таблиці додаються в запит за допомогою кнопки панелі інструментів (Додати таблицю) або за допомогою контекстного меню, викликаного для верхньої половини вікна. Запуск запиту на виконання здійснюється натисненням на кнопку панелі інструментів (Запуск).
Рис. 5.6.2 Вікно створення запитів в режимі Конструктора
У нижній частині вікна розташована сітка побудови запиту. Кожен стовпець відповідає полю, дані з якого включаються в запит. Сітка складається з наступних рядків:
5.6.2 Приклади запитів
Для розгляду прикладів створення запитів в режимі конструктора, створимо 2 таблиці: Замовлення і Клієнти.
5.6.3 Створення запитів в режимі SQL
Мова SQL (Structured Query Language) використовується при створенні запитів, а також для оновлення і управління реляційними базами даних, такими як бази дані Microsoft Access. Коли користувач створює запит в режимі конструктора запиту, Microsoft Access автоматично створює еквівалентну інструкцію SQL. Користувач має можливість переглядати і змінювати інструкції SQL в режимі SQL. Зміни, внесені до запиту в режимі SQL, приведуть до відповідних змін в бланку запиту в режимі конструктора. Деякі запити не можуть бути визначені в бланку запиту конструктора. Для створення таких запитів потрібно ввести інструкцію SQL безпосередньо у вікно запиту в режимі SQL.
Для перегляду і зміни інструкції SQL необхідно виконати наступні кроки:
5.6.4 Інструкції SQL
SELECT <имя поля1>,…, <имя поляN>
FROM <имя таблицы>;
Наприклад:
SELECT *
FROM Клиенты;
SELECT НазваниеКомпании, Город
FROM Клиенты;
SELECT <имя поля1>,…, <имя поляN>
FROM <имя таблицы>
WHERE <имя поля> Условие Значение;
Наприклад:
SELECT НазваниеКомпании
FROM Клиенты
WHERE Город = 'AВС';
SELECT КодЗаказа, КодКлиента, СтоимостьДоставки
FROM Заказы
WHERE СтоимостьДоставки>400;
SELECT НазваниеКомпании
FROM Клиенты
WHERE НазваниеКомпании<"Киев";
SELECT КодЗаказа, ДатаИсполнения
FROM Заказы
WHERE ДатаИсполнения BETWEEN #03/01/03# AND #05/15/03#;
SELECT НазваниеКомпании
FROM Клиенты
WHERE Город Like "B*";
SELECT НазваниеКомпании
FROM Клиенты
WHERE Город Like [City];
SELECT КодЗаказа, СтоимостьДоставки
FROM Заказы
WHERE СтоимостьДоставки > [Fee];
SELECT <имя поля1>,…, <имя поляN>
FROM <имя таблицы>
WHERE <имя поля> Условие Значение
GROUP BY <имя группируемого поля>;
Наприклад:
SELECT Sum (СтоимостьДоставки) AS Sum
FROM Заказы
GROUP BY КодКлиента;
SELECT КодКлиента, Count(КодКлиента) AS [Num of zakaz]
FROM Заказы
GROUP BY КодКлиента;
SELECT <имя поля1>,…, <имя поляN>
FROM <имя таблицы>
WHERE <имя поля> Условие Значение
GROUP BY <имя группируемого поля>
HAVING <имя поля> Условие Значение;
Наприклад:
SELECT КодКлиента, Sum(СтоимостьДоставки)
FROM Заказы
GROUP BY КодКлиента
HAVING Sum(СтоимостьДоставки) > 100;
SELECT <имя поля1>,…, <имя поляN>
FROM <имя таблицы>
WHERE <имя поля> Условие Значение
ORDER BY <имя поля1> [ASC | DESC ][, <имя поля2> [ASC | DESC ];
За умовчанням здійснюється сортування за збільшенням. ASC - за збільшенням, DESC - по убуванню.
Наприклад:
SELECT КодКлиента, СтоимостьДоставки
FROM Заказы
ORDER BY СтоимостьДоставки;
Або
SELECT КодКлиента, СтоимостьДоставки
FROM Заказы
ORDER BY СтоимостьДоставки ASC;
Контрольні питання:
5.7. ACCESS. СТВОРЕННЯ ФОРМ
Способи створення форм. Мастре форм. Створення форм в режимі конструктора.
Розробник, працюючи над створенням бази даних, ретельно продумує структуру всіх таблиць і запитів, які в неї входитимуть. Але подальшим інформаційним заповненням цієї бази, він вже займатися не буде. Це робитимуть спеціальні користувачі БД. Дуже часто вони можуть виявитися людьми з кваліфікацією недостатньою для роботи з базою даних в чистому вигляді. Ось саме для цих людей і для максимального спрощення їх праці - створюються форми.
Сама форма є електронним бланком, в якому є ряд пойменованих (підписаних) полів для введення інформації. Користувач заповнює ці поля інформацією, і вона автоматично заноситься у відповідні таблиці бази даних.
Після натиснення на кнопку Створити, розміщену на закладці Форми, головного вікна бази даних з'явиться вікно з вибором способів створення форм.
Рис. 5.7.1 Вікно створення форм
Існують наступні способи створення форм:
5.7.1 Майстер форм.
Вікно Нова форма, окрім вибору режиму створення форми, просить вказати джерело даних для форми. Це може бути таблиця або запит. Список вже наявних об'єктів даних типів знаходиться в нижній частині вікна. Якщо зараз не вказати джерело даних і натиснути ОК, то майстер не почне лаятися, а просто почне свою роботу. На наступному етапі його роботи буде можливість знову вибрати джерело даних.
Етапи роботи Майстра:
Рис. 5.7.2 Вікно першого кроку Майстра форм
5.7.2 Режим Конструктора
Структура форми в режимі конструктора розділена на три окремі розділи: заголовок форми, область даних і примітка форми.
Рис. 5.7.3 Структура форми в режимі Конструктора
Заголовок форми - може містити елементи, необхідні для зовнішнього оформлення або просто для прикраси форми. Вони будуть присутні на формі завжди, незалежно від того, створюється новий запис або редагується та, що вже існує. Це може бути напис, малюнок, логотип фірми або інший графічний елемент.
Область даних - це основний розділ будь-якої форми. Без нього немає форми, оскільки вона містить елементи управління. Тут здійснюються всі динамічні процеси, що відбуваються при роботі форми. У нашому випадку там будуть тільки два типи елементів управління - зв'язане поле і приєднаний напис.
У зв'язане поле здійснюється введення даних, які синхронно поступають в однойменне поле відповідної таблиці, на основі якої створена форма. Поле форми і поле таблиці зв'язані між собою.
Приєднаний напис це статичний елемент, що містить текстове пояснення. Вона переміщається по полю форми тільки разом зі своїм елементом управління (приєднана до нього).
Примітка форми - схоже по своєму призначенню на заголовок, але знаходиться в нижній частині форми. Дуже часто містить інструкцію по заповненню форми або пам'ятку з вказівкою необхідній довідковій інформації.
Фоновий малюнок, що знаходиться під елементами управління і розграфлений сіткою, показує реальні розміри робочої області форми. Ті, в яких вона виводиться на екран. При наведенні на межі областей, покажчик міняє свою форму, і будь-яка з меж у цей момент може бути переміщена методом перетягання. Розташування елементів теж можна змінити, провівши клацання в полі елементу і не відпускаючи кнопку миші перетянув його на нове місце. Приєднаний напис при цьому теж автоматично переміщатиметься.
Також за допомогою контекстного меню, викликаного до області форми, можуть бути додані верхній і нижній колонтитули.
Існують наступні елементи управління:
5.7.3 Заповнення Форми в режимі конструктора
Додавання напису в заголовку форми розглянемо на конкретному прикладі. Допустимо, нам необхідно створити форму для заповнення таблиця Клієнти(Кодклієнта, Названієкомпанії, Місто, Номертелефона).
У заголовок форми додамо напис «Додавання нового клієнта».
Для цього необхідно:
В результаті цих дій отримаємо заголовок створюваної форми.
Рис. 5.7.4. Додавання заголовка у форму.
Додаткові елементи форми, такі як заголовок, не пов'язані ні з одним з полів, який або таблиці в базі даних. Тому такий елемент ще прийнято називати вільним полем.
Текст, вказаний в нім при створенні, залишається незмінним незалежно від того, який запис з БД ми проглядаємо, редагуємо або додаємо за допомогою форми в даний момент часу. Це статичний текст.
Форма насамперед призначена для роботи з полями таблиці. Тому на кожній формі обов'язково присутні елементи управління, звані зв'язаними полями. Це інтерфейс між користувачем і формою, і далі між формою і таблицею. Такий зв'язок дуже важливий і має бути строго зафіксована.
Наступний крок - це додавання полів введення або зв'язаних полів в область даних. Для цього необхідно:
Розміри кожного з елементів можна змінити, розтягуючи поля за маркери розміру. При необхідності "відірвати" поле від прикріпленого напису, скористайтеся спеціальним маркером, розташованим в лівому верхньому кутку кожного з елементів. При наведенні на нього покажчик міняється на зображення долоні з вказівним пальцем. У цей момент зв'язане поле можна відокремити від приєднаного напису (або навпаки напис від поля) і переміщати за формою самостійного.
Для точнішого позиціонування елементів на формі (з точністю до одного пікселя), служать курсорні клавіші клавіатури, використовувані спільно з CTRL і SHIFT. При утриманні клавіші SHIFT відбувається зміна розмірів виділеного елементу, а при натиснутому CTRL - змінюється положення елементу на формі.
Рис. 5.7.5 Додавання вільно зв'язаного елементу і напису.
Для зміни тексту прикріпленому напису необхідно перемістити покажчик в її центральну область (при цьому він міняється на текстовий курсор) і провести клацання. Поле стане доступним для редагування. Зміните привласнений за умовчанням напис на необхідну і натисніть Enter. По правій кнопці миші буде доступне додаткове контекстне меню, що дозволяє вибрати тип оформлення і кольору елементів.
Рис. 5.7.6 Вибір поля таблиці для зв'язаного поля.
Поле Доступ у властивостях поля, показує, чи буде воно активно на формі чи ні. Неактивне поле виводиться у втопленому і затіненому вигляді. Властивість Блокування приводить до заборони або дозволу редагування інформації в полі. За умовчанням редагування і доступ до даних дозволений. Зміните ці властивості на свій розсуд.
Рис. 5.7.7 Вікно Будівника виразів.
5.7.4 Виклик однієї форми з іншої
Хай створена форми для заповнення таблиць Клієнти і Замовлення. Необхідно додати у форму для введення замовлень можливість з неї відкривати форму для заповнення клієнтів. Для виконання цього завдання скористаємося елементом управління Кнопка .
Для цього необхідно виконати наступні дії:
Рис. 5.7.8 Додавання кнопки у форму
Рис. 5.7.9 Вікно для побудови макросів
Результатом натиснення на кнопку буде виклик форми для введення клієнтів.
Рис. 5.7.10 Виклик однієї форми з іншої.
5.7.5 Додавання в Примітку форми поточної дати і час
Відкрийте форму Замовлення в режимі конструктора. При необхідності збільште область примітки форми. Додайте в цю область елемент Поле. У написі зітріть весь текст і новий не вводите. Зробіть активним елемент з ім'ям Вільний (тобто необхідно клацнути на нім мишкою). По правій клавіші миші викличте його контекстне меню і в нім виберіть пункт Властивості.
Рис. 5.7.11 Додавання поля для дати і часу в примітку форми
У вікні властивостей виберіть закладку Дані. У ній пункт Доступ зміните нанівець». Потім перейдіть в полі Дані, натисніть на кнопку . У вікні, що з'явилося, виберіть Вираз. У вікні будівника виразів вибираєте теку Функції, в ній теку вбудовані функції. У сусідньому полі вибираєте пункт Дата/Час. Потім в останньому полі вибираєте функцію Now і двічі клацаєте по ній. Для завершення роботи з будівником виразів натисніть ОК.
Рис. 5.7.12 Вибір функції дати і часу
В результаті після запуску форми в області примітки висвічуватиметься поточна дата і час.
Рис. 5.7.13 Форма з поточною датою і часом.
Якщо немає необхідності виводити даті і час разом, то замість функції Now, можна використовувати наступні функції:
Контрольні питання:
5.8. ACCESS. СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ
Способи створення звітів. Створення звіту в режимі матсера. Створення звіту в режимі конструктора.
Звіти багато в чому схожі на форми і теж дозволяють отримати результати роботи запитів в наочній формі, але тільки не на, екрані, а у вигляді роздруку на принтері. Таким чином, в результаті роботи звіту створюється паперовий документ.
За відсутності принтера звіти створювати все-таки можна. Досить виконати програмну установку за допомогою команди операційної системи: Пуск ® Налаштування ® Принтери ® Установка принтера, після чого зареєструвати драйвер принтера, або узявши його з гнучкого диска, або вибравши один з драйверів, що додаються до самої операційної системи.
Велика частина того, що було сказане про форми, відноситься і до звітів. Так звіти можна створити декількома способами
Рис.5.8.1 Способи створення звітів
Режими створення звітів:
5.8.1 Кроки створення звіту в режимі Майстра звітів
Після проходження всіх кроків Майстра буде створений паперовий макет звіту, готовий до друку. Якщо необхідно відкоректувати його, то вікно з макетом закривається і потім звіт відкривається в режимі Конструктора.
5.8.2 Створення звітів в режимі Конструктора
Як і форми, звіти складаються з розділів, а розділи можуть містити елементи управління. Але, на відміну від форм, розділів в звітах стільки ж, а елементів управління, менше.
Структура звіту складається з п'яти розділів: заголовка звіту, верхнього колонтитулу, області даних, нижнього колонтитулу і примітки звіту.
Розділ заголовка служить для друку загального заголовка звіту.
Розділ верхнього колонтитулу можна використовувати для друку підзаголовків, якщо звіт має складну структуру і займає багато сторінок. Тут можна також поміщати і колонцифри (номери сторінок), якщо це не зроблено в нижньому колонтитулі.
В області даних розміщують елементи управління, пов'язані з вмістом полів таблиць бази. У ці елементи управління видаються дані з таблиць для друку на принтері. Порядок розміщення і вирівнювання елементів управління той же, що і при створенні структури форм.
Розділ нижнього колонтитулу використовують для тих же цілей, що і розділ верхнього колонтитулу.
Розділ примітки використовують для розміщення додаткової інформації.
Звіт по таблиці Клієнти в режимі Конструктора виглядатиме таким чином:
Рис. 5.8.2 Звіт в режимі Конструктора
У нижній (верхній) колонтитул можна додати наступні вирази:
Контрольні питання: