Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Формирование документов - это подшивки исполненных документов в дела, в соответствии с номенклатурой и систематизацией документа внутри дела. Формирование осуществляется с целью наиболее национальной организации хранения документов их быстрого поиска и использования.
Дело - это совокупность документов, относящихся к определенной тематике, просистематизированных и подшитых в определенную папку.
Систематизация документов внутри дела осуществляется по следующим признакам:
1)Номинальный
2)Предметно-вопросный
3)корреспондентский
4) авторский
5) географический
6) хронологический
Общие правила формирования дел
1 правило - Приложения необходимо подшивать вместе с основными документами. (Если оно не большое - не больше 25 листов); если большое, то подшивается в отдельное дело.
2 правило - в дело подшиваются документы, относящиеся к определенному вопросу.
3 правило - в дело должны быть документы одного срока хранения. Допускается подшивки документов с разными сроками хранения, если они относятся к одному вопросу. (Пишется максимальный срок хранения).
4 правило - в отдельную папку необходимо подшивать документы с различным грифом ограничения доступа.
5 правило - Акты, протоколы подшиваются по хронологии по номерам.
6 правило - Различные виды приказов (по основной деятельности, по личному составу, по хозяйственной деятельности) формируют в разные дела, потому что у них разный срок хранения.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ В МИДе
В МИДе все виды приказов имеют постоянный срок хранения и потому подшиваются в одну папку.
Такие наряды, как НОТЫ формируются по странам, отдельно входящие, отдельно исходящие. Внутри - по хронологии.
Если НОТА на иностранном языке, то отдельно подшивается ее перевод и прикладывается к НОТЕ или же краткая аннотация на обороте (карандашом).
Записи бесед подшиваются в хронологическом порядке, но за основную дату берется дата проведения беседы.
ОФОРМЛЕНИЕ И ВЕДЕНИЕ СТАБИЛЬНЫХ ДОСЬЕ
Стабильное досье - совокупность копий справочной-информационных документов, помещенных в отдельную папку и предназначенных для оперативной работы. Досье включаются
в номенклатуру, но не сдаются в архив.
Различают 2 вида стабильных досье:
1) Досье нормативных актов. Его ведет зав. канцелярии департамента. Она подшивает туда любые нормативные документы (приказы, инструкции и т.п.) необходимые для работы данного департамента. И выдает эти досье на временное пользование сотрудникам департамента.
2) Тематические досье. Их ведут ответственны сотрудники департамента, которых определяет руководитель. Ведутся они по определенной тематике. Количество и состав документов определяет сам исполнитель. Хранит это досье на рабочем месте, но главное подшивать только копии.
Досье обновляются, то есть подшиваются новые копии, а старые, потерявшие свое значение,- уничтожаются по упрощённому варианту (без составления акта). Уничтожает сам владелец и сотрудник. Сведения об уничтожении указываются во внутренней описи. На досье оформляется внутренняя опись (содержание) и оформляется обложка. На ней указывается название индекс из ЕКД.
В загран. учреждениях (ЗУ) все виды стабильных досье хранятся у зав. канцелярией и выдаются сотрудникам только во временное пользование.