Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
1.1 Опишите современную систему документации обеспечения управления предприятием (организацией, учреждением).
Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также - производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего.
Это предполагает наличие технологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Само понятие «технология» используется в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе. Технологии документационного обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов делятся на:
технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;
технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из ее внутренней структуры;
технологии обработки документной информации и накопления документов;
технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.
Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались документооборотом. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело». Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. В соответствии с масштабами движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом.
1.2 Опишите, как должна происходить систематизация документов на предприятии
Простейшей классификацией документов является их группировка в дела, а папкам с отобранными документами дать соответствующие названия и пронумеровать их. Чтобы не происходило переполнения помещения папками с ненужными документами, всем им устанавливается предельный срок хранения. Группировка, как правило, осуществляется в соответствии со следующими признаками:
номинальный
предметно-вопросный
авторский
корреспондентский
географический
хронологический
экспертный
Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного вида - приказов, протоколов, актов и т.д. Предметно-вопросный признак - это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: «Судебное дело» или «Документы о строительстве нового учебного корпуса». Авторский признак берется за основу систематизации, когда в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица и т.п.). Корреспондентский признак используется, когда формируется переписка с определенным корреспондентом, например: переписка с фабрикой «Рассвет». В практике работы организаций часто бывает удобно сгруппировать в одну папку документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район). Такая группировка дела ведется по географическому признаку. Хронологический признак выступает на первый план, когда важно указание на временные параметры документов в деле. Экспертный признак, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело. При классификации документов, как правило, используется несколько признаков и всегда учитывается экспертный. Все документы в них должны иметь подпись, номер и дату регистрации, отметку об исполнении и направлении на хранение в дело №... Запрещается подшивать в дело неисполненные или незаконченные в производстве документы, разрозненные экземпляры из комплектов, дублирующие друг друга документы и документы, подлежащие возврату.
1.3 Дайте определение документу. Перечислите системы документации.
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Системы документации
Система организационно-правовой документации
Система плановой документации
Система распорядительной документации
Система отчетной документации
1.4 Система ОРД. Классификация документов
Организационно-распорядительная деятельность в управлении заключается главным образом в разработке и реализации управленческих решений, документируемых в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.
ГОСТ Р 51141—98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».
ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):
— организационную документацию (учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);
— распорядительную документацию (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
— информационно-справочную документацию, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:
— оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т. п.);
— справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.).
1.5 Опишите, как происходит формирование документов в дела.
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закрепил официальное определение дела.
Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Правильное распределение документов в дела позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них.
Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы или разложены внутри дел, то есть, как дела сформированы.
Формирование дела - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
В небольших организациях, где за делопроизводство отвечает, как правило, один работник (например, секретарь руководителя), дела формируются централизованно в секретариате. В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются в службе документационного обеспечения управления (секретариате, канцелярии).