Знакомство с электронной таблицей MS Excel Термин электронная таблица ЭТ используется для обозначения прос
Работа добавлена на сайт samzan.net:
Глава 1. Знакомство с электронной
таблицей MS Excel
Термин электронная таблица (ЭТ) используется для обозначения простой в использовании компьютерной программы, предназначенной для обработки данных. Обработка включает в себя:
проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул,
исследование влияния различных факторов на данные,
решение задач оптимизации,
получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям,
построение графиков и диаграмм,
статистический анализ данных.
Основное достоинство и отличие ЭТ заключаются именно в простоте использования средств обработки данных. И хотя средства обработки данных по своим возможностям могут сравниться с базами данных, работа с ними не требует от пользователя специальной подготовки в области программирования.
1.1. Запуск MS Excel
Проще всего запустить MS Excel из главного меню (кнопка Пуск). В главном меню необходимо нажать на опцию Программы, после чего в появившемся выпадающем меню выбрать опцию Microsoft Excel.
1.2. Рабочая область MS Excel
После запуска Excel экран содержит пять областей:
окно книги, которое занимает большую часть экрана,
строку меню,
две или несколько панелей инструментов,
строку формул,
строку состояния.
Вместе эти пять областей называются рабочей областью книги.
Строка меню
Строка меню расположена под строкой заголовка окна. Организация меню программы Excel аналогична организации меню в Windows. Взаимодействие с Excel осуществляется посредством выбора команд из меню. Для того чтобы выбрать пункт меню с помощью мыши, необходимо подвести курсор к соответствующему пункту меню и нажать левую кнопку мыши. Иногда удобнее выбирать команды меню, пользуясь клавиатурой.
При нажатии клавиши Alt или / Excel активизирует строку меню. С помощью клавиш управления курсором , можно передвигаться по строке меню. Выбор конкретного пункта меню осуществляется нажатием клавиши Enter и сопровождается появлением соответствующего ниспадающего меню. Команду в ниспадающем меню можно выбрать с помощью клавиш управления курсором , и Enter. Некоторые из этих команд являются иерархическими. Это означает, что в результате выбора одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню. Рядом с такими командами расположена треугольная стрелка. Для часто используемых команд в меню указаны клавиши быстрого вызова, с помощью которых можно выбрать команду, не обращаясь к меню. Например, для того чтобы выделить рабочий лист целиком, необходимо нажать комбинацию клавиш: Ctrl и латинская буква A.
Строка меню содержит меню текущего окна. Excel отслеживает состояние рабочего листа и позволяет выбирать только те команды, которые могут быть использованы в данной ситуации. При работе с Excel строка меню может изменяться, а также могут появиться новые команды в ниспадающих меню, связанные с текущим объектом. Ниже представлено содержимое пункта меню Формат в различных ситуациях.
|
Ситуация |
Содержимое пункта Формат |
|
а) В рабочей области нет активных объектов |
Ячейка Строка Столбец Лист Автоформат Условное форматирование Стиль |
|
б) В рабочей области находится диаграмма в режиме редактирования |
Выделенная область диаграммы Лист |
Кроме того, в зависимости от текущей ситуации меняется содержимое самой строки меню: пункт меню Данные в ситуации «а» меняется на пункт Диаграмма в ситуации «б».
Отказ от команд меню в Excel осуществляется стандартными средствами – с помощью клавиши Esc.
Excel имеет много контекстных меню, каждое из которых предлагает наиболее полезные команды для текущей позиции указателя мыши. Контекстное меню содержит только те команды, которые могут применяться к элементу, для которого активизировано это меню. Эти меню обеспечивают удобный и быстрый доступ к нужным командам. Контекстное меню активизируется нажатием правой кнопки мыши и выводится рядом с позицией указателя.
Панели инструментов
Панели инструментов представляют собой наборы кнопок и используются для быстрого вызывать наиболее часто используемых функций. Обычно панели инструментов располагаются под строкой меню.
Панели инструментов Стандартная и Форматирование являются встроенными панелями Excel и появляются после процедуры установки пакета на компьютер. Встроенные панели инструментов содержат наборы кнопок, состав которых не может быть изменен. Большая часть кнопок предназначена для выполнения операций, которые обычно выполняются при выборе команды меню или нажатии комбинации клавиш. Excel отображает подсказки для кнопок панелей инструментов. Для этого нужно подвести указатель мыши к кнопке панели инструментов, и через короткий промежуток времени рядом с кнопкой появится ее краткое описание.
Кнопки панели инструментов Стандартная предоставляют быстрый доступ к наиболее распространенным операциям, таким как создать, открыть или сохранить книгу, отменить или повторить последнюю операцию и др. Кнопки панели инструментов Форматирование выполняют функции обработки информации в ячейках: устанавливают шрифт и его размер, цвет ячеек и шрифта, стиль текста и рамок.
Самый простой способ включения и выключения панели инструментов – установить курсор мыши на серый фон любой панели инструментов и щелкнуть правой кнопкой мыши. На экране появится контекстное меню, в котором указан список панелей инструментов, которые можно высветить. Галочкой отмечены те панели инструментов, которые уже видны. Также активировать и дезактивировать панели инструментов можно, выбрав команду ВидПанели инструментов в пункте меню.
Строка формул
Строка формул располагается под панелями инструментов и используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Excel выводит в этой строке постоянное значение или формулу активной ячейки. После активизации строки формул становятся доступными три кнопки, расположенные слева от нее (рис. 1.1).
Кнопка Enter «фиксирует» введенную информацию в строке формул и переносит ее на лист. Использование кнопки Enter строки формул оставляет ячейку активной, а нажатие клавиши Enter делает активной ниже расположенную ячейку. При использовании кнопки Отмена введенные в строке формул данные не вносятся в ячейку. Действие этой кнопки аналогично действию клавиши Esc. Кнопка Изменить формулу активизирует панель формул – средство, помогающее создавать и изменять формулы и предоставляющее сведения о функциях и их аргументах. Панель формул можно вызвать и с помощью кнопки Вставка функции панели инструментов Стандартная.
Поле имени – это окно слева от строки формул, в котором выводится имя ячейки, где расположен маркер. В поле имени можно задать имя ячейки или интервала ячеек. Для диаграмм поле имени идентифицирует выделенный элемент диаграммы. Просмотр списка имен осуществляется нажатием кнопки со стрелкой вниз, расположенной непосредственно справа от поля имени.
Окно книги
Книга в Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Лист – это место для хранения и обработки данных. Листы могут быть пяти типов: рабочие листы, листы диаграмм, модули Visual Basic, листы диалога и листы макросов Excel. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы.
Окно книги составляет основную часть рабочей области (рис. 1.2).
Имена листов отображаются на ярлычках листов в нижней части окна книги. Ярлычок листа находится непосредственно рядом с горизонтальной полосой прокрутки. Название активного листа выделено жирным шрифтом. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок листа мышью. Можно использовать клавиатуру: предыдущий рабочий лист выделяется с помощью комбинации клавиш Ctrl+PgUp, а следующий – Ctrl+PgDn. Кнопки прокрутки ярлычков позволяют просмотреть содержание книги. Эти кнопки не выделяют ярлычки. Внешние кнопки осуществляют прокрутку к первому и последнему ярлычку рабочей книги. Внутренние кнопки осуществляют прокрутку к предыдущему и следующему ярлычку рабочей книги.
Рабочий лист Excel разделен сеткой на строки и столбцы. Каждому столбцу соответствует определенная буква, которая появляется в качестве его заголовка. Заголовки столбцов принимают значения от A до Z, затем от AA до AZ, от BA до BZ и т.д. Каждой строке назначается целое число, которое вводится слева от сетки листа в качестве заголовка строки. Номера строк изменяются от 1 до 65536.
На пересечении строки и столбца находится ячейка. Ячейки являются основными строительными блоками любого рабочего листа и служат для организации и анализа данных. Каждая ячейка имеет однозначные координаты, которые называются адресом ячейки или ссылкой. Выделенную ячейку называют активной или текущей ячейкой. Адрес активной ячейки вводится в поле имени.
Чтобы достигнуть с помощью указателя той ячейки, которой
в данный момент нет на экране, нужно сначала изменить видимую часть рабочего листа, например, с помощью полос прокрутки. Позиция бегунка в полосе прокрутки указывает часть рабочего листа, выведенного в данный момент в окне. Кроме того, его можно использовать для быстрой прокрутки к другой части листа (для этого нужно потянуть его мышью вверх или вниз). Кнопки со стрелкой в конце полосы используют для прокрутки одной строки или столбца в заданном направлении. Для прокрутки на одно окно вверх или вниз необходимо нажать мышью на полосе выше и ниже бегунка соответственно. При прокрутке листа можно потерять из «поля зрения» активную ячейку. Быстро вернуть активную ячейку в окно книги можно с помощью комбинации клавиш Ctrl+Backspace. Другой способ – ввести для активной ячейки значение.
Прокрутку листа можно осуществлять и с помощью клавиатуры. Для прокрутки листа без изменения активной ячейки необходимо нажать Scroll Lock, а затем - одну из клавиш со стрелками, PgUp
или PgDn.
Строка состояния
Строка состояния расположена в нижней части экрана MS Excel и предназначена для отражения сведений о состоянии рабочей области. В левой части строки состояния кратко описывается выделенная или выполняемая команда. Правая часть строки состояния содержит калькулятор и индикаторы различных режимов клавиатуры (табл. 1.1).
1.3. Получение справочной информации
Подобно большинству приложений Windows Excel имеет контекстно-зависимую справочную систему. Это означает, что в любой момент можно получить справку по использованию средства. Для получения справочной информации можно воспользоваться одним из следующих способов:
- выбрать пункт основного меню «?»;
- нажать кнопку Справка на панели инструментов Стандартная (или в окне диалога);
- нажать клавишу F1 в любой момент сеанса работы с Excel: будет выдана справочная информация о текущей операции.
1.4. Работа с файлами
Файлы Excel имеют расширение .xls. Команды работы с файлами собраны в пункте Файл основного меню.
Для создания нового файла необходимо выбрать команду Создать или соответствующую кнопку панели инструментов Стандартная. Excel откроет рабочую книгу со стандартным названием «Книга1». Следующая книга в том же сеансе работы в Excel будет открыта под именем «Книга2».
Таблица 1.1. Режимы клавиатуры
|
Режим |
Индикатор строки |
Описание |
|
Режим расширения выделения |
ВДЛ |
Режим включается клавишей F8 и позволяет расширять выделение с помощью клавиатуры. |
|
Режим добавления к выделению |
ДОБ |
Режим включается комбинацией клавиш Shift+F8 и позволяет добавлять ячейки |
|
Режим Num Lock |
NUM |
Этот режим используется по умолчанию и фиксирует цифровую клавиатуру в режиме ввода чисел. Режим включается и выключается одноименной клавишей |
|
Режим числового ввода с фиксированной запятой |
FIX |
Установка этого режима производится командой СервисПараметры: во вкладке Правка диалогового окна Параметры нужно указать флажок Фиксированный десятичный формат при вводе. Здесь же указывается количество десятичных знаков после запятой. Например, при вводе в этом режиме число 12345 преобразуется |
|
Режим Caps Lock |
CAPS |
Нажатие Caps Lock позволяет вводить весь текст прописными буквами. Не воздействует на цифровые клавиши и клавиши специальных символов |
|
Режим Scroll Lock |
SCRL |
Обычно при нажатии клавиш PgUp и PgDn для прокрутки листа активная ячейка перемещается на одну страницу. Нажав клавишу Scroll Lock, можно использовать PgUp и PgDn без перемещения активной ячейки |
|
Окончание табл. 1.1 |
||
|
Режим |
Индикатор строки |
Описание |
|
Режим замены |
ЗАМ |
Обычно при вводе в строку формул новые символы вставляются между существую щими. Для активизации режима замены нужно нажать клавишу Ins в то время, когда строка формул активна - |
|
Режим End |
КНЦ |
Нажатие клавиш со стрелками после нажатия клавиши End перемещает выделение к следующему блоку ячеек в направлении, указываемом стрелкой на клавише, или к последней ячейке листа в этом направлении |
Открыть уже существующую рабочую книгу можно либо с помощью команды Открыть пункта меню Файл, либо с помощью одноименной кнопки панели инструментов Стандартная. Можно открыть одновременно несколько рабочих книг. Для этого при указании файлов для открытия нужно удерживать нажатой клавишу Сtrl.
Для того чтобы сохранить новую, не имеющую имени книгу, нужно выбрать команду ФайлСохранить из меню или кнопку Сохранить в панели инструментов Стандартная. При первом сохранении книги указываются имя файла и место, куда он будет помещен. Во время каждого последующего сохранения книга будет обновляться в соответствии с внесенными в нее изменениями. Создать копию книги можно с помощью команды ФайлСохранить как.
Для закрытия файла надо выбрать команду Закрыть. Если в книгу вносились изменения и эти изменения не были сохранены, Excel выдаст запрос о сохранении файла.
1.5. Перемещение по листу и выделение ячеек
Для передвижения по листу используются мышь или клавиши перемещения (табл. 1.2). Когда на ячейку устанавливается указатель, она становится активной. Указатель ячейки – это рамка, которая однозначно определяет ячейку. Во вновь открытой таблице это всегда ячейка А1. Для просмотра на экране различных участков листа служат полосы прокрутки (см. п.2.4).
Таблица 1.2. Перемещение по листу с помощью клавиатуры
|
Клавиши |
Активная ячейка передвигается |
|
, , , |
На одну ячейку влево, вправо, вверх, вниз соответственно |
|
Tab |
На одну ячейку вправо |
|
Shift+Tab |
На одну ячейку влево |
|
Home |
В первый столбец строки |
|
End |
В последний используемый столбец строки |
|
Ctrl+Home |
В начало таблицы |
|
Ctrl+End |
В последнюю использованную ячейку |
|
Ctrl+ |
В первую ячейку строки |
|
Ctrl+ |
В последнюю ячейку строки |
|
Ctrl+ |
В первую ячейку столбца |
|
Ctrl+ |
В последнюю ячейку столбца |
|
PgUp |
На страницу вверх |
|
PgDn |
На страницу вниз |
Для выполнения многих операций в Excel требуется выделять некоторые области ячеек: целиком отдельную строку, одновременно несколько столбцов, прямоугольную область ячеек, несколько несоприкасающихся областей ячеек, весь лист целиком. В табл. 1.3 приведены способы выделения вышеупомянутых областей ячеек как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры.
Таблица 1.3. Выделение ячеек
|
Объект |
Мышь |
Клавиатура |
|
Строка |
Щелкнуть по заголовку строки |
Выделить любую ячейку этой строки и нажать Shift+Space, где Space – клавиша пробела |
|
Столбец |
Щелкнуть по заголовку столбца |
Выделить любую ячейку в этом столбце и нажать Ctrl+Space |
|
Прямоугольная область ячеек |
Переместить указатель от первой ячейки диапазона к последней, нажав левую кнопку мыши |
Способ 1: удерживая клавишу Shift, указать нужный диапа зон ячеек с помощью клавиш со стрелками. Способ 2: включить режим расширения выделения с помощью клавиши F8, клавишами со стрелками указать диапазон ячеек, который нужно выделить; выключить режим расширения выделения повторным нажатием клавиши F8 |
|
Окончание табл. 1.3 |
||
|
Объект |
Мышь |
Клавиатура |
|
Смежные строки (столбцы) |
Щелкнуть по заголовку первой строки (столбца), нажать клавишу Shift и щелкнуть по заголовку последней строки (столбца) в выделяемом диапазоне смежных строк (столбцов) |
Выделить строку (столбец), продолжить выделение любым из способов, указанных в пункте «прямоугольная область ячеек» настоящей таблицы (см. выше) |
|
Несмежные ячейки и диапазоны ячеек |
Выделить первую ячейку или первый диапазон ячеек, затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделить остальные ячейки или диапазоны |
Выделить первую ячейку или первый диапазон ячеек, включить режим добавления к выделению с помощью клавиш Shift+F8, переместиться к следующему выделяемому диапазону, выделить его любым способом; выключить режим добавления повторным нажатием клавиш Shift+F8 |
|
Весь лист целиком |
Нажать кнопку Выделить все (рис. 1.2) |
Нажать комбинацию клавиш Ctrl+ Shift+Space |
1.6. Размер столбцов и строк. Изменение их размера
На новом листе рабочей книги все столбцы имеют стандартную ширину 8,43 символа. Высота строк в Ecxel измеряется в пунктах. Стандартная высота строки равна 12,75 пунктам, но при этом высота строк автоматически подстраивается так, чтобы разместить наибольший размер шрифта, использованного для данных, введенных в эту строку. Ширина столбцов не подстраивается автоматически. Способы изменения ширины столбцов и высоты строк приведены в табл. 1.4.
Таблица 1.4. Изменение размера столбцов и строк
|
Операция |
Вариант выполнения |
|
Изменение ширины столбцов |
Способ 1 1. Выделить столбец или несколько столбцов. 2. Протащить с помощью мыши правую границу заголовка столбца до тех пор, пока столбец не станет нужной ширины Способ 2 Выделить столбец или несколько столбцов (ячейку или несколько ячеек). |
|
Окончание табл. 1.4 |
|
|
Операция |
Вариант выполнения |
|
Выбрать команду основного меню ФорматСтолбецШирина или, если столбец (столбцы) выделен, команду Ширина столбца из контекстного меню. Задать ширину столбца (столбцов) |
|
|
Настройка ширины столбца в соответствии с содержимым выделенных ячеек |
Способ 1 Выделить столбец (столбцы). Сделать двойной щелчок по правой границе заголовка столбца Способ 2 Выделить столбец (столбцы) или ячейку (ячейки). Выбрать команду ФорматСтолбецАвтоподбор ширины |
|
Изменение высоту строки |
Способ 1 Выделить строку (строки). Протащить с помощью мыши нижнюю границу заголовка строки до нужной высоты Способ 2 Выделить строку (строки). Выбрать команду ФорматСтрокаВысота или, если строка (строки) была выделена, команду Выбрать команду Высота строки из контекстного меню. Задать высоту строки (строк) |
1.7. Создание таблиц
Возможности Excel позволяют весьма просто создавать самые разные пользовательские таблицы. Создание пользовательских таблиц предполагает следующие этапы:
ввод шапки и данных таблицы,
- форматирование шапки и данных таблицы.
2. Реферат- Функции живого вещества
3. Споры о Балканской войне на страницах «Анны Карениной».html
4. Название город
5. информационная безопасность и понятие конфиде
6. Стивен Гейлс
7. Бакалавр права. Высших степенейявляются степень LLM Mster of Lws и доктор юридических наук степень Доктор юриди
8. Уренгойская Детская художественная школа РАССМОТРЕНОна заседан
9. Разработка сайта как метод продвижения турпродуктов
10. ЗАПАМ~ЯТОВУВАННЯ ~ це закріплення образів сприймання уявлень дій переживань і зв~язків між ними чер
11. Доходи і витрати банку як об~єкти обліку Склад доходів і витрат банку обумовлений фінансовою природою б
12. Реферат- Евпатория, 1914 год
13. Лекция Органы дыхания 2001 г
14. Реферат- Методы исследования в психодиагностике
15. участники субъекты гражданского процесса
16. Колос ПродукцияСтоимость; ФирмыянварьСтоимость Переименуйте Лист 1 ~ в Стоимости II
17. лок Вівторок Середа Четвер
18. Test world fmous writers- Shkespere Byron gth Christie Conn Doyle nd others; such prominent scientists s Newton Frdy Drwin Edison etc
19. Лекция- Кроветворение
20. Расходы организации