Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ЗМІСТОВИЙ МОДУЛЬ 1
ОСНОВИ РЕЛЯЦІЙНИХ БАЗ ДАНИХ.
РОБОТА В ACCESS
Тема 1.1. Теоретичні основи функціонування баз даних
Лекції 1-3. Поняття про бази даних та системи управління базами даних
1. Бази даних (БД). Користувачі баз даних
У широкому сенсі слова база даних – це сукупність відомостей про конкретні об’єкти реального миру в якій-небудь предметній області. Під предметною областю прийнято розуміти частину реального світу. Перші бази даних з’явилися наприкінці 60-х років XX століття.
База даних (БД) – це пойменована сукупність даних, що відображає стан об’єктів та їх відносин в даній предметній області. Об’єктом називається елемент предметної області, інформацію про який ми зберігаємо. Об’єкт може бути реальним (наприклад, людина, виріб або населений пункт) і абстрактним (наприклад, подія, рахунок покупця або навчальний курс, що вивчається студентами). Наприклад, в галузі продажу автомобілів прикладами об’єктів можуть бути МОДЕЛЬ АВТОМОБІЛЯ, КЛІЄНТ і РАХУНОК. На товарному складі – ПОСТАЧАЛЬНИК, ТОВАР, ВІДПРАВЛЕННЯ тощо.
Іншими словами, база даних – це єдине, централізоване сховище даних певної предметної області, до якої мають доступ багато програм. Під предметною областю тут розуміють, наприклад, школу, університет, підприємство тощо. Даними, наприклад, можуть бути: числа, літери, слова, прізвища учнів та їх домашня адреса, номери телефонів тощо.
Створюючи базу даних, користувач прагне упорядкувати інформацію по різних ознаках і швидко проводити вибірку з довільним поєднанням ознак. Велике значення при цьому набуває структуризація даних.
Структуризація даних – це введення угод про способи представлення даних. Неструктурованими називають дані, записані, наприклад, у текстовому файлі.
Під час розв’язування певної задачі кожна програма вибирає із БД лише ті дані, які потрібні тільки для її розв’язання. Ще одна перевага використання баз даних полягає у тому, що під час їх використання забезпечується незалежність прикладних програм від даних. Це означає, що зміни в даних не викликають необхідність змін у програмі. Аналогічно, зміни у логіці програми не викликають необхідності зміни механізму доступу до даних. Функцію забезпечення незалежності даних від програм реалізує система управління базами даних (СУБД), призначення і функції якої ми розглянемо далі.
Таким чином, БД містять інформацію, необхідну для розв’язування цілого комплексу задач даної установи, підприємства тощо. База даних може поповнюватися новими даними, а раніше введені дані можуть змінюватися або видалятися. При цьому, зміни в базі даних не вимагають внесення змін у прикладні програми.
Бази даних мають декілька рівнів представлення. Найнижчий – це фізичний рівень, на якому дані представляються байтами на певних типах пристроїв для збереження інформації. Фізичний рівень представлення БД доступний тільки для вузького кола спеціалістів.
Основні вимоги до баз даних
Бази даних з точки зору кінцевого користувача мають відповідати таким основним умовам:
Користувачі баз даних
Користувачами БД називають осіб, які використовують відомості, що містяться у базах даних.
Серед користувачів БД виділяють такі категорії:
2. Класифікація баз даних
За технологією обробки даних бази даних підрозділяються на:
Централізована база даних зберігається в пам’яті однієї обчислювальної системи. Якщо ця обчислювальна система є компонентом мережі ЕОМ, можливий розподілений доступ до такої бази. Такий спосіб використання баз даних часто застосовують в локальних мережах ПК.
Розподілена база даних складається з декількох, можливо пересічних або навіть дублюючих один одного частин, що зберігаються в різних ЕОМ обчислювальної мережі. Робота з такою базою здійснюється за допомогою системи управління розподіленою базою даних (СУРБД). (Такі БД ми далі розглядати не будемо).
За способом доступу до даних бази даних розділяються на:
Системи централізованих баз даних з мереженим доступом припускають різну архітектуру подібних систем:
Файл-сервер. Архітектура систем БД з мереженим доступом припускає виділення однієї з машин мережі як центральної (сервер файлів). На такій машині зберігається спільно використовувана централізована БД. Всі інші машини мережі виконують функції робочих станцій, за допомогою яких підтримується доступ призначеної для користувача системи до централізованої бази даних. Файли бази даних відповідно до призначених для користувача запитів передаються на робочі станції, де в основному і проводиться обробка. При великій інтенсивності доступу до одних і тих же даних продуктивність інформаційної системи падає. Користувачі можуть створювати також на робочих станціях локальні БД, які використовуються ними монопольно.
Клієнт-сервер. У цій концепції мається на увазі, що крім зберігання централізованої бази даних, центральна машина (сервер бази даних) повинна забезпечувати виконання основного об’єму обробки даних. Запит на дані, видаваний клієнтом (робочою станцією), породжує пошук і витягання даних на сервері. Дані (але не файли), що витягуються , транспортуються по мережі від сервера до клієнта. Специфікою архітектури клієнт-сервер є використання мови запитів SQL.
3. Структурні елементи бази даних
Поле – елементарна одиниця логічної організації даних, яка відповідає неподільній одиниці інформації – реквізиту.
Для опису поля використовуються наступні характеристики:
Запис - сукупність логічно зв’язаних полів.
Екземпляр запису – зокрема реалізація запису, що містить конкретні значення її полів.
Файл (таблиця) – сукупність екземплярів записів однієї структури.
Опис логічної структури запису файлу містить послідовність розташування полий записи та їх основні характеристики.
У структурі запису файлу указуються поля, значення яких є ключами: первинними (ПК) і вторинними (ВК).
Первинний ключ (ПК) – це одне або декілька полів, що однозначно ідентифікують запис. Якщо первинний ключ складається з одного поля, він називається простим, якщо з декількох полів – складеним ключем.
Вторинний ключ (ВК) – це одне або декілька полів, які виконують роль пошукових або групуючих ознак. На відміну від первинного, значення вторинного ключа може повторюватися в декількох записах файлу, тобто він не є унікальним. Якщо за значенням первинного ключа може бути знайдений один єдиний екземпляр запису, то по вторинному – декілька.
4. Моделі баз даних
Ядром будь-якої бази даних є модель даних. Моделлю даних є безліч структур даних, обмежень цілісності і операцій маніпулювання даними. За допомогою моделі даних можуть бути представлені об'єкти предметної області і взаємозв’язки між ними.
Модель даних – сукупність структур даних і операцій їх обробки.
СУБД ґрунтується на використанні ієрархічної, мережевої або реляційної моделі, або на комбінації цих моделей.
Розглянемо три основні типи моделей даних: ієрархічну, мережеву і реляційну.
А). Ієрархічна модель даних
Ієрархічна модель організовує дані у вигляді деревовидної структури. До основних понять ієрархічної структури належать: рівень, елемент (вузол), зв’язок. Дерево є ієрархією елементів, що називаються вузлами.
Вузол – це сукупність атрибутів даних, що описують деякий об’єкт.
На самому верхньому рівні ієрархії є один і лише один вузол – корінь. Кожен вузол, окрім кореня, пов’язаний з одним вузлом на більш високому рівні, який називається початковим для даного вузла. Жоден елемент не має більш одного початкового. Кожен елемент може бути пов’язаний з одним або декількома елементами на нижчому рівні. Вони називаються породженими. При чому, до кожного запису бази даних існує тільки один шлях від кореневого запису.
Б). Мережева модель даних
Мережева модель організовує дані у вигляді мережевої структури. Структура називається мережевою, якщо у відносинах між даними породжений елемент має більш одного початкового.
У мережевій структурі при тих же основних поняттях (рівень, вузол, зв'язок) кожен елемент може бути пов’язаний з будь-яким іншим елементом.
Прикладом складної мережевої структури може служити структура бази даних, що містить відомості про студентів, які беруть участь в науково-дослідних роботах. Можлива участь одного студента в декількох НДРС, а також участь декількох студентів в розробці однієї НДРС.
В). Реляційна модель даних
Поняття «реляційний» (англ. relation – відношення) пов’язане з розробками відомого американського фахівця в області систем баз даних
Е. Кодда.
Ці моделі характеризуються простотою структури даних, зручним для користувача табличним уявленням і можливістю використання формального апарату алгебри відносин і реляційного числення для обробки даних.
Реляційна модель орієнтована на організацію даних у вигляді двовимірних таблиць. Наприклад, реляційною таблицею можна уявити інформацію про студентів, що навчаються у ВНЗ.
Реляційна модель даних є сукупністю взаємозв’язаних двовимірних таблиць – об’єктів моделі.
Зв’язки між двома логічно зв’язаними таблицями в реляційній моделі встановлюються по рівності значень однакових атрибутів цих таблиць.
Кожна реляційна таблиця є двовимірним масивом і володіє наступними властивостями:
При описі реляційної моделі часто використовують такі терміни: відношення, кортеж, домен.
Поле, кожне значення якого однозначно визначає відповідний запис, називається простим ключем (ключовим полем). Якщо записи однозначно визначаються значеннями декілька полів, то така таблиця бази даних має складений ключ.
Між двома реляційними таблицями можуть бути сформовані зв’язки. Різні таблиці, можуть бути зв’язані між собою через загальне поле даних.
Завдяки наявним зв’язкам досягаються такі переваги:
1. Вдається уникнути дублювання-інформації. Всі необхідні дані можна зберігати тільки в одній таблиці.
2. У реляційних базах даних легко проводити зміни. Якщо у певній таблиці змінити будь-які значення, то правильна інформація автоматично буде пов’язана з іншими таблицями, що посилаються на першу.
3. У нереляційних базах даних складно передати все наявні залежності, тобто зв’язати один з одним дані з різних таблиць. Реляційна база даних виконує всі ці дії автоматично.
4. У реляційних базах даних вдається легко уникнути встановлення помилкових зв’язків між різними таблицями даних, а необхідний об’єм пам’яті скорочений до мінімуму.
Першими базами даних, які отримали широке розповсюдження, були великі БД організацій, побудовані на основі ієрархічної або мережової моделей. Через декілька років з’явилися системи, створені на основі реляційної моделі. Нові системи управління базами даних, які не є реляційними, належать до об’єктних або гібридних об’єктно-реляційних моделей.
5. Склад реляційної бази даних
Концепція реляційної бази даних розробив у 1970 році співробітник фірми IBM Е.Ф. Кодд. У 1982 році тільки 7% проданих програмних продуктів (СУБД) були реляційними, а у 1986 році – доля проданих реляційних СУБД склала більше 70%. В наш час майже всі продукти СУБД є реляційними.
Для персональних ЕОМ використовують в основному реляційні бази даних, в основі яких знаходиться математичне поняття відношення (від англ.. слова relation). Відношення представляється у вигляді двовимірних таблиць і зберігається в комп’ютері у певному файлі бази даних.
|
Поле 1 |
Поле 2 |
……. |
Поле n |
|
|
Запис 1 |
||||
|
Запис 2 |
||||
|
……. |
||||
|
Запис n |
Рядок таблиці відповідає запису у файлі бази даних, а стовпчик – полю. В теорії реляційних баз даних рядки називають кортежами, а стовпчики – атрибутами. Список імен атрибутів відношення називають схемою відношення.
Відповідність між перерахованими поняттями можна представити таким чином:
|
Таблиця |
Рядок |
Стовпчик |
|
Відношення |
Кортеж |
Атрибут |
|
Файл |
Запис |
Поле |
У кожному відношенні виділяють один атрибут, який називають ключовим, або просто ключем. Ключовий атрибут має бути унікальним, тобто він повинен однозначно визначати (ідентифікувати) кортежі. В деяких відношеннях можуть використовуватися складові ключі, що містять декілька атрибутів.
Над відношеннями (таблицями) можуть виконуватися різні операції, подібно до виконання арифметичних операцій. Це дає можливість одержувати з одних відношень, що зберігаються в комп’ютері, інші відношення. Для виконання операцій над відношеннями в СУБД є спеціальні алгоритмічні мови.
6. Поняття про системи управління базами даних (СУБД)
Системи управління базами даних (СУБД) – це спеціальний пакет програм, що забезпечує створення, супроводження і використання баз даних багатьма користувачами. Іншими словами, це програмні засоби для організації і ведення БД.
СУБД забезпечує програмні засоби для створення, завантаження, запиту і оновлення даних, контролює дії, пов’язані з введенням-виводом даних, вирішує питання сумісного їх використання й захисту.
СУБД служить для підтримки бази даних в актуальному стані і забезпечує ефективний доступ користувачів до тих даних, що містяться в ній в рамках наданих користувачам повноважень.
На світовому ринку нараховується велика кількість різноманітних за функціональними можливостями СУБД – від простих однофайлових, зорієнтованих на обробку інформації невеликого об’єму, до потужних, багатофункціональних СУБД, призначених для розв’язування комплексних інформаційно-логічних задач.
На даний момент розрізняють такі категорії СУБД:
За ступенем універсальності розрізняють два класи СУБД:
СУБД загального призначення не орієнтовані на яку-небудь предметну область або на інформаційні потреби будь-якої групи користувачів. Кожна система такого роду реалізується як програмний продукт, здатний функціонувати на деякій моделі ЕОМ в певній операційній системі, і поставляється багатьом користувачам як комерційний виріб. Такі СУБД володіють засобами настроювання на роботу з конкретною базою даних. Використання СУБД загального призначення як інструментальний засіб для створення автоматизованих інформаційних систем, заснованих на технології баз даних, дозволяє істотно скорочувати терміни розробки, економити трудові ресурси. Цим СУБД властиві розвинені функціональні можливості і навіть певна функціональна надмірність.
Спеціалізовані СУБД створюються в окремих випадках при неможливості або недоцільності використання СУБД загального призначення.
Розглянемо більш детально СУБД загального призначення, які являють собою складні програмні комплекси, призначені для виконання всієї сукупності функцій, пов’язаних із створенням і експлуатацією бази даних інформаційної системи. Вони виконують такі основні функції:
Основні засоби СУБД:
Властивості СУБД і бази даних
До основних властивостей СУБД і бази даних можна віднести:
7. Технологія використання СУБД
Вибір СУБД для практичних застосувань користувачем визначається багатьма чинниками, до яких належать:
Установка СУБД. СУБД є програмним продуктом, що поставляється у вигляді пакету прикладних програм, який повинен бути встановлений (інстальований) на комп’ютер з урахуванням його конфігурації, ресурсів і операційної системи, а також вимог до набору функцій.
Розробка структури бази даних. На початковому етапі розробки структури БД доцільна побудова інформаційно-логічної моделі, що відображає логічну структуру інформації предметної області. Така модель, що відповідає вимогам нормалізації даних, є основою створення реляційних баз даних.
Створення бази даних засобами СУБД. Відповідно до розробленої структури бази даних здійснюється її створення засобами СУБД на машинному носієві і введення в експлуатацію. Для забезпечення процесів створення БД і її експлуатації необхідне знання можливостей інструментальних засобів СУБД. При цьому слід керуватися рекомендаціями за технологією використання засобів СУБД. Така технологія повинна визначати всі необхідні процеси, включаючи первинне введення, завантаження БД і контроль даних, виконання операцій по внесенню змін, реалізацію запитів для отримання потрібних довідок, відновлення БД тощо.
Обробка даних засобами СУБД. Додавання, видалення, зміна і вибірка даних проводиться за допомогою мови запитів, вбудованої алгоритмічної мови і інших засобів СУБД. Реалізація запитів забезпечується діалоговою системою команд з меню або запитами за прикладом QBE (Query By Example). У першому випадку окремий запит виконується однією або декількома командами мови СУБД. У другому – для виконання запиту користувач вибирає послідовно один або декілька пунктів меню або указує в запиті приклад (зразок), по якому складається запит, а також при необхідності указує умови вибору і операції обчислення, які необхідно виконувати з даними (СУБД Paradox, Access). Послідовність команд меню і запитів можна запам’ятати в програмі-макросі і надалі виконувати так само, як командний файл.
СУБД може мати базову мову програмування. У СУБД з базовою мовою застосовується власна алгоритмічна мова, що дозволяє окрім операцій маніпулювання даними виконувати різні обчислення і обробку даних.
Стандартною реляційною мовою запитів є мова структурованих запитів SQL (Structured Queries Language). SQL реалізована в цілому ряду популярних СУБД для різних типів ЕОМ або як базова, або як альтернативна. Через своє широке використання є міжнародним стандартом мови запитів. Мова SQL надає розвинені можливості як кінцевим користувачам, так і фахівцям в області обробки даних.
Сумісність з SQL-системами грає велику роль, коли передбачається проведення роботи з корпоративними даними. Access і Paradox for Windows працюють з джерелами SQL-даних, сумісних з системою ODBC (Open Database Connectivity – відкрите з’єднання баз даних). FoxPro (for DOS і for Windows) поставляються з додатковими бібліотеками, які забезпечують доступ до SQL-базам даних, здатних працювати спільно з системою ODBC.
Можна безпосередньо керувати базами даних у Access за допомогою мови SQL і передавати різні SQL-запити сумісним із специфікацією ODBC SQL-базам даних, таким, як MS SQL Server і Oracle.
8. Огляд деяких сучасних СУБД
Ринок програмного забезпечення ПК має в своєму розпорядженні велику кількість різноманітних за своїми функціональними можливостями комерційних систем управління базами даних загального призначення, а також засоби їх оточення практично для всіх масових моделей машин і для різних операційних систем.
Використовувані в даний час СУБД володіють засобами забезпечення цілісності даних і безпеки, що дає можливість розробникам гарантувати велику безпеку даних.
Продукти, що функціонують в середовищі WINDOWS, вигідно відрізняються зручністю призначеного для користувача інтерфейсу і вбудованими засобами підвищення продуктивності.
Найбільшу популярність мають такі СУБД: dBASE, FoxPro, Paradox, Access, Oracle.
Продуктивність СУБД
Продуктивність СУБД оцінюється:
Забезпечення цілісності даних на рівні бази даних
Ця характеристика має на увазі наявність засобів, які дозволяють упевнитися, що інформація в базі даних завжди залишається коректною і повною. Повинні бути встановлені правила цілісності які повинні зберігатися разом з базою даних і дотримуватися на глобальному рівні.
Access і Paradox for Windows краще за інші СУБД забезпечують надійність збереження цілісності даних на рівні бази даних; правила зберігаються разом з базою даних і автоматично дотримуються.
Забезпечення безпеки
Деякі СУБД передбачають засоби забезпечення безпеки даних. Такі засоби забезпечують виконання наступних операцій:
Найвищий рівень безпеки даних реалізований в СУБД dBASE IV. Адміністратор може призначити системі різні права доступу на рівні файлу, поля, а також організувати автоматичне шифрування даних.
Хорошими характеристиками забезпечення безпеки відрізняється Access. Він передбачає призначення паролів для індивідуальних користувачів або груп користувачів і привласнення різних прав доступу окремо таблицям, запитам, звітам, макрокомандам або новим об’єктам на рівні користувача або групи.
Імпорт-експорт
Ця характеристика відображає:
Особливий інтерес представляють наступні формати файлів: ASCII-файлы .DBF, .WK*, .XLS.
Всі СУБД, що розглядаються тут, володіють хорошими можливостями імпорту-експорту даних.
Лекції 4-5. Основи теорії баз даних
1. Структура бази даних
Поняття структури (архітектури) є одним з найважливіших в теорії баз даних. Розрізняють три рівні архітектури БД:
2. Реляційна модель бази даних
Реляційні моделі даних в даний час придбали найбільшу популярність і практично всі сучасні СУБД ориентированны саме на таке представлення даних.
Реляційну модель можна представити як особливий метод розгляду даних, що містить і власне дані (у вигляді таблиць), і способи роботи і маніпуляції з ними (у вигляді зв'язків). Реляційна модель припускає три концептуальні елементи: структура, цілісність і обробка даних, як втім, і більшість нереляційних моделей. У цих елементах є свої спеціальні поняття, які для подальшого викладу необхідно розглянути.
Таблиця розглядається як безпосереднє «сховище» даних. Традиційно в реляційних системах таблицю називають відношенням.
Рядок таблиці називають кортежем, а стовпець – атрибутом. При цьому атрибути мають унікальні (в межах відношення) імена.
Кількість кортежів в таблиці називають кардинальним числом, а кількість атрибутів – ступенем.
Для відношення передбачають унікальний ідентифікатор, тобто один або декілька атрибутів, значення яких в один і той же час не бувають однаковими – ідентифікатор називають первинним ключем.
Домен – це безліч допустимих однорідних значень для того або іншого атрибуту. Таким чином, домен можна розглядати як іменовану безліч даних, причому складові частини цієї множини є логічно неподільними одиницями (як домен можуть виступати, наприклад: перелік прізвищ співробітників установи, проте не всі прізвища можуть бути присутніми в таблиці).
Відношення містить дві частини – заголовок і власне змістовну частину. Заголовок містить кінцеву множину атрибутів, а змістовна частина (тіло відношення) – множину пар імені атрибуту і його значення.
У реляційних БД, на відміну від інших моделей, користувач указує, які дані для нього необхідні, а не те, як це робити. З цієї причини процес переміщення і навігації по БД в реляційних системах є автоматичним, а це завдання в таких СУБД виконує так званий оптимізатор. Його робота полягає, наприклад, в тому, щоб найбільш ефективним способом провести вибірку даних з БД за запитом. Таким чином, оптимізатор, принаймні, повинен зуміти визначити, з яких таблиць вибираються дані, наскільки багато інформації в цих таблицях, який фізичний порядок записів в таблицях і як вони згруповані.
Крім того, реляційна СУБД виконує і функції каталогу. У каталозі зберігаються описи всіх об'єктів, з яких складається БД – таблиць, індексів тощо. Очевидно, що це життєво необхідно для правильної роботи всієї системи. Цікавим є той факт, що каталог сам є набором таблиць, тому СУБД може маніпулювати ними традиційними засобами, не удаючись до якихось особливих прийомів і методів.
3. Домени і відношення
Відношення мають ряд основних властивостей, а саме:
У реляційних системах підтримуються декілька видів відношень:
Іменоване – це змінне відношення, визначуване в СУБД шляхом операторів створення і, як правило, необхідне для зручнішого представлення інформації для користувача.
Базове відношення – є безпосередньою важливою частиною БД, тому при проектуванні їм дають власне найменування.
Похідне відношення – те, яке було визначено через інші (зазвичай, базові) відношення шляхом використання засобів СУБД.
Представлення – фактично є іменованим похідним відношенням, при цьому представлення виражається виключно через операторів СУБД, застосовані до іменованих відносин, тому їх фізично в БД не існує.
Результат запиту – це неіменоване похідне відношення, що містить дані – результат конкретного запиту. Результат запиту в БД не зберігається, а існує тільки до тих пір, поки він необхідний користувачеві.
Відношення, що зберігається – те, яке фізично підтримується в пам’яті комп'ютера. До таких відношень, в більшості випадків, належать базові відношення.
Виходячи з вищесказаного, можна тепер визначити реляційну БД як набір відношень, зв’язаних між собою.
4. Види зв’язків реляційних баз даних
Зв’язок в даному випадку – це асоціювання двох або більше відношень. БД, що не має зв’язків між відношеннями, має дуже просту структуру і повною мірою реляційною називатися не може. Проте одна з основних вимог до організації реляційної БД – це забезпечення можливості пошуку одних кортежів за значеннями інших, для чого необхідно встановити між ними зв’язки. А оскільки в реальних інформаційних системах часто містяться тисячі кортежів, то теоретично між ними може бути встановлено більше мільйона зв’язків. Наявність такої безлічі зв'язків і визначає складність реляційних моделей БД.
Існують наступні основні види зв'язків:
Зв’язок "один до одного" припускає, що в кожен момент часу кожному елементу (кортежу) А відповідає 0 або 1 елементів (кортежів) B. Наприклад, працівник отримує зарплату, і лише одну.
Зв’язок "один до багатьох" полягає в тому, що в кожен момент часу кожному елементу (кортежу) А відповідає декілька елементів (кортежів) B. Наприклад, в будинку проживає багато мешканців.
Зв’язок "багато до одного" припускає, що в кожен момент часу безлічі елементів А відповідає 1 елемент В. Наприклад, декілька студентів являють собою студентську учбову групу.
Нарешті, зв’язок "багато до багатьох" полягає в тому. що в кожен момент часу безлічі елементів А відповідає безліч елементів В. На жаль, цей тип зв’язку в реляційних БД безпосередньо не підтримується. Прикладом такого зв’язку може служити той факт, що у студентів учбові заняття з дисциплін ведуть безліч викладачів.
Крім вищеперелічених, ще можуть існувати множинні зв'язки між одними і тими ж елементами, так звані, тренарні зв'язки, які, втім, можуть бути виражені через вже розглянуті.
5. Основи реляційної алгебри
Формальною основою реляційної моделі БД є реляційна алгебра, яка заснована на теорії множин і розглядає спеціальні оператори над відношеннями, і реляційне числення, що базується на математичній логіці.
Основних операторів в реляційній алгебрі вісім. Треба відзначити, що реляційна алгебра є достатньо потужною – складні запити до БД можуть бути виражені за допомогою одного виразу. Саме з цієї причини ці механізми включені в реляційну модель даних. Конкретна мова маніпулювання реляційними БД називається реляційно-повним, якщо будь-який запит, що виражається за допомогою одного виразу реляційної алгебри або однієї формули реляційного числення, може бути виражений за допомогою одного оператора цієї мови.
Реляційна алгебра має важливу властивістю – вона замкнута щодо поняття відношення. Це означає, що вирази реляційної алгебри виконуються над відношеннями реляційних БД і результати їх обчислення також є відношеннями. Тому будь-який вираз може бути представлене як відношення, що дозволяє використовувати його в інших виразах реляційної алгебри.
Основна ідея реляційної алгебри полягає в тому, що засоби маніпулювання відношеннями, які розглядаються як множини, засновані на традиційних множинних операціях, доповнених деякими специфічними операціями для БД.
Існує багато підходів до визначення реляційної алгебри, які розрізняються набором операцій і способами їх інтерпретації, але в принципі всі вони більш менш рівносильні. Розглянемо варіант алгебри, який був запропонований Е.Ф. Коддом. У цьому варіанті, як вже зазначено раніше, набір операцій реляційної алгебри складається з восьми основних:
Ці операції можна пояснити таким чином:
Крім вищеперелічених, є ряд особливих операцій, характерних для роботи з БД:
Звідси витікає, що якщо результатом реляційної операції є деяке відношення, то є можливість утворювати реляційні вирази, в яких замість первинного відношення (відношення-операнду) буде використовуватись вкладений реляційний вираз. Це відбувається завдяки тому, що операції реляційної алгебри замкнуті відносно поняття відношення.
6. Поняття про інформаційні системи
Сучасні інформаційні системи, засновані на концепції інтеграції даних, насамперед, характеризуються
У загальному випадку, інформаційна система – це система, що реалізує автоматизований збір, обробку і маніпулювання даними і включає технічні засоби обробки даних та відповідне програмне забезпечення. Мета будь-якої інформаційної системи – це обробка даних про об’єкти реального світу. Іншими словами, інформаційна система являє собою комп’ютерну програму або систему програм, що використовуються для аналізу даних і залежностей між ними з метою отримання різних відомостей. Основною частиною інформаційної системи є база даних. (База даних – це сукупність даних та зв’язків між ними).
Інформаційні системи (ІС) поділяться на:
Фактографічні інформаційні системи відповідають на конкретні питання, видаючи відомості про об’єкти в різних комбінаціях. У запитах до фактографічних систем необхідно чітко зазначити , які властивості об’єктів є критерієм відбору з бази даних. На запит, зазвичай, видається список об’єктів із вказаними в ньому властивостями. Оформляти такий запит можна як пункт меню, як послідовність вибору з кількох меню, наприклад, як пошук потрібного файлу через входи до каталогу і підкаталогів. Також може бути вказаний список конкретних питань, які можна задати системі, і користувач або вибирає питання, або вводить його як команду.
Сучасні фактографічні інформаційні системи дають користувачеві можливість формувати і вводити запит у різних формах. Так, у комп’ютерних енциклопедіях можна:
Документальні інформаційні системи застосовуються, наприклад, в бібліотеках. У таких системах для кожного документа, що в них зберігається (статті, книги, журнали), використовується набір ключових слів. Користувач формує запит у вигляді набору ключових слів, причому може вказати, що всі слова мають бути в одному документі, або хоча б одне з них, або якогось слова не повинно бути.
Документальні ІС ґрунтуються на мережевих базах даних, оскільки те саме ключове слово міститься в кількох документах, а самі документи мають список кількох слів. Для таких громіздких систем використовується багаторівневий пошук, як в каталозі бібліотеки, коли, наприклад, в розділі «математика» містяться підрозділи з алгебри, геометрії, а потім – окремі розділи цих наукових дисциплін. Такі розділи є систематичному каталозі, де книги впорядковані за тематикою. Водночас алфавітний каталог дозволяє відразу знайти книгу за прізвищем автора. В автоматизованих бібліотеках, які з’єднані за допомогою комп’ютерних мереж, може бути видана відповідь на запит, отриманий від користувача, навіть, з домашнього комп’ютера. Таким чином, не виходячи з дому, можна працювати з фондами головних бібліотек світу.
Тема 1.2. Система управління базами даних Access
Лекції 1-2. Створення таблиць баз даних
у Microsoft Access
1. Загальна характеристика системи
Система управління базами даних Microsoft Access 2002 входить до складу пакета Microsoft Office XP і дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів баз даних, а саме: отримувати потрібну інформацію, вносити зміни до баз даних, додавати нові або вилучати старі записи, впорядковувати записи тощо.
Microsoft Access – це програма, призначена для роботи з реляційними базами даних в середовищі Windows. Працюючи з Access, можна: розбивати дані на логічно пов’язані частини; вводити, змінювати та знаходити необхідні дані; знаходити дані за умовами, що задаються; автоматизовувати виконання стандартних задач; встановлювати зв’язки між даними; створювати власні готові до роботи з базою даних програми, що містять меню, діалогові вікна та командні кнопки.
В Access поняття “база даних” стосується одиничного файлу, що вміщує всю інформацію. Кожна база даних може складатися з таких об’єктів: таблиці; запити; форми; звіти; сторінки; макроси; модулі.
СУБД Access 2002 має значну кількість майстрів – спеціальних програм, які в діалоговому режимі допомагають автоматично будувати потрібні елементи. Наприклад, майстер таблиць, майстер підстановок, майстер форм, майстер звітів, майстер кнопок тощо. Для зручності роботи майстри поділяються на (етапи) кроки. Користувач має змогу пропускати деякі кроки чи повертатися до попередніх.
2. Проектування бази даних
Перед тим, як створювати базу даних, її необхідно спроектувати:
– проаналізувати існуючу базу даних (переглянути форми та звіти, що використовуються; визначити джерела даних; ознайомитися із завданнями, які вирішуються за допомогою бази даних; визначити завдання, які необхідно вирішити в майбутньому);
– розділити дані на групи, які в подальшому стануть таблицями;
– визначити групи даних, що будуть зберігатися в кожній таблиці (поля);
– визначити загальні елементи таблиць – ключові поля;
– продумати оформлення звітів і форм;
– визначити умови вибору для запитів;
– продумати автоматизацію стандартних завдань баз даних, таких як виконання запитів та друкування звітів;
– забезпечити безпеку даних за допомогою створення копій, шифрування даних, розділення даних та обмеження доступу під час роботи в мережі.
Спроектувавши базу даних, можна перейти до її створення, а також до роботи з об’єктами створеної бази даних.
3. Початок роботи в MS Access
При запуску Access з’являється діалогове вікно Microsoft Access, зображене на рис. 1. У цьому вікні можна вибрати існуючу базу даних (БД) або створити нову.
Рис. 1. Вікно створення файлу
Для створення нової БД можна використати один із способів:
– вибрати пункт Мастера, страницы и проекти баз данных і натиснути ОК, щоб запустити майстра БД, який візьме на себе весь процес створення БД;
– вибрати пункт Новая база данных і натиснути ОК, щоб створити нову БД.
Якщо вибрати існуючу БД, з’явиться вікно (рис. 2).
Рис. 2. Вікно об’єктів бази даних
У вікні БД будуть представлені її об’єкти. За умовчанням активним є об’єкт Таблицы. Можна переглянути інші об’єкти БД Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули.
З об’єктами можна працювати, вибравши їх і натиснувши кнопку Открыть (або двічі натиснувши на об’єкті). Для створення нового об’єкта використовують кнопку Создать. Кнопка Конструктор використовується для зміни структури вже існуючого об’єкта і застосовується до будь-якого об’єкта вікна БД.
4. Створення таблиць
Перед тим, як створювати нову таблицю, треба чітко визначити її структуру (поля, типи даних: символи, числа, грошові і логічні величини, графіка і т. ін.). Після цього виконати наступні дії.
1. У вікні БД натиснути об’єкт Таблицы.
2. Натиснути кнопку Создать. З’явиться діалогове вікно Новая таблица (рис. 3).
Рис. 3. Діалогове вікно Новая таблица
3. У правій частині діалогового вікна Новая таблица вибрати потрібний пункт (Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Связь с таблицами). При виборі будь-якого пункту в лівій частині з’явиться його опис.
У режимі таблиці на екрані з’являється таблиця, в яку можна вводити дані. Пункт Мастер таблиц запускає майстра, який ставить декілька запитань і створює таблицю на основі відповідей. Вибір пунктів Импорт таблиц або Связь с таблицами запускає майстра, який дозволяє використовувати таблицю, що зберігається в іншому форматі, як основу для нової таблиці. Для повного управління процесом створення таблиці треба вибрати пункт Конструктор і натиснути кнопку ОК. Відкривається вікно конструктора таблиць (рис. 4).
Рис. 4. Вікно конструктора таблиць
Вікно конструктора таблиць має три стовпці: Имя поля, Тип данных, Описание. В стовпці Имя поля треба ввести ім’я поля. Імена полів можуть мати довжину не більше 64 символів і містити літери, цифри, пробіли і знаки пунктуації.
В Access є дев’ять типів даних і майстер підстановок:
Вибравши необхідний тип даних, можна натиснути клавішу Tab для перенесення курсору в стовпець Описание. Тут вводиться необов’язковий опис поля. При використанні форм для перегляду і редагування інформація, введена в стовпець Описание, з’явиться в рядку стану, коли курсор міститься у відповідному полі. Після введення опису необхідно знову натиснути клавішу Tab. Покажчик переміститься на наступний рядок (запис). Потім слід ввести імена полів, типи даних і описи для всіх полів.
У нижній частині вікна конструктора таблиці міститься розділ Свойства поля. Тут визначаються властивості кожного поля таблиці. Після створення таблиці визначення властивостей полів значно спростить контроль за введенням даних. Властивості залежать від типу даних, вибраних для поточного поля. Розглянемо властивості полів і їх значення (рис. 5):
Рис. 5. Властивості полів і їх значення
Размер поля. Визначає максимальну довжину текстового поля. Для числових полів обмежує допустимі значення.
Формат поля. Визначає формат відображення даних. Його можна вибрати з уже створених форматів або створити заново.
Маска ввода. Визначає шаблон, якому мають відповідати дані, що вводяться в поле.
Подпись. Визначає мітку (відмінну від імені поля) для використання у формах і звітах.
Значение по умолчанию. Визначає встановлене за умовчанням значення, яке автоматично з’являється в полі при додаванні нових записів.
Условие на значение. Визначає умову, яку мають задовольняти дані, що вводяться в поле.
Сообщение об ошибке. Визначає повідомлення, яке з’явиться в рядку стану, якщо дані, що вводяться, не відповідають умові.
Обязательное поле. Визначає, чи обов’язково вводити дані в поле.
Пустые строки. Визначає, чи можуть бути рядки нульової довжини (тобто порожні рядки).
Индексированное поле. Визначає індекс поля (індекси використовуються для прискорення пошуку).
Можна встановити будь-яку властивість поля в режимі конструктора таблиці, натиснувши на полі, властивості якого необхідно встановити. Натиснувши клавішу F1, можна отримати довідку про призначення тієї або іншої властивості.
При розробці таблиці Access дозволяє визначити ключове поле, тобто одне з полів або декілька полів, які однозначно ідентифікують записи в таблиці. Якщо зробити спробу зберегти таблицю без ключового поля, на екрані з’явиться діалогове вікно, яке запропонує це зробити. За умовчанням ключові поля в списку даних таблиці відображаються першими. Для ключових полів необхідно використовувати дані, які ніколи не будуть повторюватися. Треба пам’ятати, що іноді є сенс використовувати декілька ключових полів.
Щоб встановити ключове поле, треба виконати:
1. У режимі конструктора таблиць вибрати поле (або поля), які будуть використані як ключові. Для вибору декількох полів спочатку вибирають перше, натиснувши на кнопці зліва від назви поля, потім, утримуючи клавішу Ctrl, виділяють інші.
2. Вибрати команду Правка/Ключевое поле або натиснути кнопку стандартної панелі інструментів (на ній зображений ключ). Поряд із вибраним полем (або полями) з’явиться піктограма ключа.
5. Редагування таблиць баз даних
Зміна структури таблиці, яка розробляється, не становить труднощів. Для зміни імені поля, типу або опису треба натиснути всередині поля і внести потрібні зміни. Щоб вилучити поле, спочатку його виділяють, а потім виконують команду Правка/Удалить строки або натискають клавішу Delete. Для вставки нового поля між двома існуючими виділяють те поле, перед яким має з’явитися нове поле, далі виконують команду Вставка/Строки або натискають клавішу Insert. Щоб пересунути поле на нове місце, його виділяють і, утримуючи натиснутою кнопку миші, пересувають у потрібне місце таблиці.
Після внесення змін таблицю необхідно зберегти, для чого слід виконати такі дії:
Довжина імені таблиці не може перевищувати 64 символи. В нього можна включати пробіли, але ім’я таблиці не повинно починатися з пробілу.
При створенні таблиці вручну треба вирішити, які використовувати імена і типи полів, а також самостійно ввести всю інформацію про структуру таблиці. Навіть для досвідчених користувачів визначення структури таблиці – нелегке завдання. В Access для швидкого створення таблиці можна використовувати майстра таблиць. Як і всі майстри Microsoft Office, майстер таблиць в ряді діалогових вікон задає питання і використовує відповіді на них для створення таблиці.
Щоб запустити майстра таблиць, слід виконати такі дії:
У списку Образцы таблиц необхідно вибрати тип таблиці. Після вибору типу таблиці обрати поля, які будуть у цій таблиці, в списку Образцы полей. Для цього треба натиснути на імені поля, а потім на кнопці пересування поля в список Поля новой таблицы. Вибране поле занесеться до списку Поля новой таблицы, який розміщений в правій частині діалогового вікна. Після того як вибрані поля, які треба внести до таблиці, слід натиснути кнопку Далее для переходу до наступних діалогових вікон майстра таблиць
Ці вікна майстра таблиць дозволяють вибрати ключові поля для таблиці, присвоїти їй ім’я і вирішити, зберегти таблицю чи почати введення даних.
Доповнювати записи в існуючій таблиці необхідно в режимі таблиці. Режим таблиці використовується для доповнення нових або редагування введених даних. Нові дані просто вводяться в поля робочої таблиці. В кінці кожної таблиці завжди є, так званий порожній запис, виділений зірочкою. Коли починається введення даних у порожній запис, під ним з’являється новий порожній запис. Тепер можна помістити курсор у будь-яке поле і ввести дані. Натиснувши на клавішу Tab, перейдемо в наступне поле. Натискання клавіші [Tab] в кінці останнього поля дозволяє перейти до наступного пустого запису.
У полях OLE зберігаються такі дані, як документи текстового процесора, електронні таблиці, звукові або відеокліпи. Для вставки об’єкта в поле об’єкта OLE слід виконати такі дії:
Щоб відредагувати дані, треба помістити курсор у будь-яке поле таблиці і ввести дані або внести виправлення. Для повної заміни вмісту поля треба виділити його і почати введення даних. Під час редагування запису зліва від нього з’являється зображення олівця, яке вказує на те, що запис редагується. Одразу при виході з рядка зміни запишуться в таблицю.
Для вилучення запису треба виконати такі дії:
Зовнішній вигляд таблиці можна змінити так:
Якщо таблиця перебуває в режимі таблиці, то її можна надрукувати. Для цього треба виконати:
3) якщо друкуються всі записи, то натиснути ОК. Для друку групи записів треба вибрати перемикач Выделенные записи, а потім натиснути ОК.
Із збільшенням обсягу таблиці виникає необхідність у процедурах пошуку даних. Якщо треба знайти визначений запис, необхідно скористатися командою Правка/Найти:
Access дозволяє не тільки використовувати ключові поля, але й додавати в поля таблиці індекси. Індекс дозволяє підтримувати записи, впорядковані за вибраним полем. Індекси корисні для збільшення швидкодії, особливо при виконанні пошуку і складанні звіту. Нехай, наприклад, є таблиця із записами про службовців з ключовими полями, які представляють номер соціального страхування, але у звітах записи треба впорядкувати за прізвищами. В цьому випадку, якщо таблиця має великий обсяг, можна прискорити роботу, створивши індекс за полем Фамилия. Для додавання індекса за одним полем треба виконати:
Щоб створити індекс за декількома полями, слід:
Рис.6. Діалогове вікно Индексы
Ім’я індекса в стовпчику Имя поля вказується тільки в першому рядку складеного індекса. Якщо додати ще одне ім’я в наступному рядку стовпця Имя поля, то Access буде сприймати цей рядок як окремий індекс.
6. Зв’язування таблиць бази даних
Один із найсильніших засобів Access – можливість встановлювати зв’язки між декількома таблицями. Для цього використовується команда меню Сервис/Схема данных. Встановлені зв’язки автоматично зв’язують поля в створюваних запитах, формах і звітах. Хоча встановлювати зв’язки між таблицями зовсім не обов’язково, це заощаджує час і гарантує одержання вірних результатів при розробці складних форм і звітів. Іншою перевагою встановлення зв’язків між таблицями є підтримка цілісності даних. При цьому дані автоматично захищаються від змін і видалень, які можуть порушити зв’язки між записами в таблицях. Встановлені в БД зв’язки між таблицями можна проглянути у вікні Схема данных, яке відкривається командою Сервис/Схема данных. Щоб встановити зв’язки, слід:
1) у вікні БД відкрити вкладку Таблицы і виконати команду Сервис/Схема данных, або натиснути правою кнопкою миші на вкладці Таблицы у вікні БД і вибрати з контекстного меню команду Схема данных. З’явиться вікно Схема данных. Якщо зв’язки встановлюються вперше, воно міститиме діалогове вікно Добавление таблицы (рис. 7.);
Рис. 7. Діалогове вікно Добавление таблицы
2) вибрати таблицю, яка буде використовуватися при встановленні зв’язків, натиснути Добавить, щоб додати таблицю у вікно Схема данных;
5) якщо треба, то змінити імена полів, які запропоновані в цьому діалоговому вікні. Як правило, за умовчанням пропонується найкращий варіант зв’язків, однак кінцевий вибір завжди залишається за користувачем. Полям, на основі яких створюються зв’язки між таблицями, не обов’язково мати однакові імена, але вони повинні мати один і той же тип. Виняток становлять поля лічильників, які можна зв’язувати з числовими полями;
6) для автоматичної підтримки цілісності БД встановити прапорець Обеспечение целостности данных. Якщо цей режим включений, то можна використовувати інші прапорці, розміщені нижче. Якщо включений режим Каскадное обновление связанных полей, то зміни, зроблені в зв’язаному полі першої таблиці, автоматично будуть перенесені в поля зв’язаної таблиці, яка містить ті ж дані. При включеному режимі Каскадное удаление связанных полей видалення записів у першій таблиці автоматично призводить до видалення відповідних записів зв’язаної таблиці;
Існуючі зв’язки можна редагувати, відкривши вікно Схема данных – двічі натиснувши на лінії між таблицями. Відкриється діалогове вікно Изменение связей, в якому можна виконувати зміни. Для вилучення зв’язку натиснути на лінії, що зв’язує таблиці, а потім натиснути клавішу Delete.
Важливою і невід’ємною частиною роботи з Access є обмін даними як між БД Access, так і іншими БД.
Інколи необхідно скопіювати існуючі таблиці з однієї БД Access в іншу. Для цього необхідно виконати такі дії:
7. Інші можливості
Access може не тільки імпортувати дані з різноманітних джерел, але й приєднувати таблиці в інших форматах. Існують два способи використання в Access даних, що зберігаються в файлах інших форматів. Перший – імпортувати дані в БД Access, де вони збережуться в таблиці у форматі Access. Другий – приєднати таблицю, що зберігається в іншому форматі і працювати з даними, не змінюючи їх формату.
Щоб імпортувати файл в Access, треба виконати:
Для експортування даних із таблиці або запиту Access треба виконати такі дії:
Лекція 3. Робота з фільтрами і запитами
у Microsoft Access
1. Пошук інформації в таблицях баз даних у Access
Для пошуку необхідних даних у базах даних, які задовольняють деякий критерій (умову), і виведення їх на екран, папір або створення з них іншої таблиці, використовують фільтри і запити.
Для пошуку даних будують умови: прості і складені.
Прості умови – це:
Складені умови – це умови, побудовані з простих за допомогою логічних операцій not (не); and (і); or (або). Наприклад, not 2; between 2 and 3; between date()-10 and date(0) – дати за минулі 10 днів від сьогоднішньої; between 12/4/05 and 23/6/05 – між двома датами тощо.
Умови записують відповідно до правил мови SQL (Structured Query Language). У конструкторах фільтрів і запитів умови вводять у рядок умов. Умови, які стосуються різних полів і мають (логічну операцію) “і”, записують в одному рядку конструктора умов. Умови, які стосуються одного поля і мають сполучник (логічну операцію) “або”, розташовують одну під одною.
Фільтри застосовують у випадку нескладних умов пошуку і виведення даних на екран чи папір. Доступ до команд роботи з фільтрами можна отримати за допомогою:
Для зняття фільтрів використовують команду Відмінити фільтр.
Розрізняють декілька типів запитів. Найпростішим є звичайний запит (запит на вибірку), який відображає на екрані вибрані з БД записи. Ці запити не змінюють таблиці БД.
Для створення нової таблиці, що міститиме вибрані записи, внесення змін у таблиці (доповнення, оновлення, вилучення тощо) використовують запити на перетворення.
Зазвичай запити створюють вручну в режимі конструктора або за допомогою майстра запитів на базі однієї або декількох таблиць, які додають до запиту.
2. Створення запитів
Одним із найпотужніших засобів сучасних систем управління базами даних є запити (Query), які дозволяють користувачам «ставити запитання» базам даних. Результати запиту можуть бути надруковані чи виведені на екран. За допомогою запиту можна також виконати деякі дії з даними таблиці (таблиць) та узагальнити ці дані.
Запити можуть використовуватися як джерела інформації для форм та звітів. У цих випадках в запиті використовуються дані з кількох таблиць. Access виконує запит кожного разу, коли відкривається форма або звіт, тому інформація, що відображена на екрані, завжди «свіжа».
При виконанні в Access звичайного запиту (запиту на вибірку, який просто вибирає потрібні дані), результати відображаються у формі динамічного набору, який має такий самий вигляд, як і таблиця, але фактично є динамічним набором записів, базованих на структурі запиту. Записів у динамічному наборі фактично не існує, тому коли цей набір закривається, записи зникають (дані, на яких базований набір, звичайно, залишаються в початкових таблицях). Запит можна зберегти, але при цьому одержані при його виконанні дані не зберігаються. При збереженні запитів зберігається тільки їх структура. Динамічний набір в Access містить живі дані, а не статичну копію даних первинних таблиць. Тому при модифікації даних у записах динамічного набору запиту модифікуються і записи в первинних таблицях. Дані в динамічному наборі можна змінювати так, як і в таблиці: пересувати і ховати стовпці, змінювати висоту рядків і ширину стовпців.
Створити запити в Access можна вручну або за допомогою майстра запитів. Майстер запитів Access містить спеціальні інструменти, які використовуються для розв’язку досить складних задач (наприклад, для пошуку записів, які повторюються, або перегляду даних запита). Але для виконання простих щоденних операцій, які вимагають простих запитів, можна відкрити запит, додати поле, вставити умову, виконати запит. Щоб створити запит вручну, треба виконати:
Рис. 8. Діалогове вікно Новый запрос
У цьому діалоговому вікні вибрати пункт Конструктор і натиснути ОК. Після цього відкриється вікно конструктора запиту з діалоговим вікном Добавление таблицы (рис. 9).
Вікно конструктора запиту призначене для створення нового запиту. В ньому можна додавати таблиці, що використовуються в запиті, вибрати з таблиць окремі поля, визначити умови, яким мають задовільняти відібрані записи, вибрати порядок сортування, сховати поле таблиці і т.ін. Створивши запит, його можна виконати, зберегти і надрукувати результати виконання.
Рис. 9. Діалогове вікно Добавление таблицы
Відкривши вікно запиту, можна приступити до розробки нового запиту; її треба розпочати з додавання таблиць, з яких вибираються дані. Для цього необхідно в діалоговому вікні Добавление таблицы вибрати ту таблицю, або таблиці, які мають використовуватися в запиті. Кількість таблиць, що використовуються в запиті, необмежена. Крім таблиць, в запиті можуть використовуватися інші запити. При створенні запитів із декількома таблицями треба призначити загальне поле, яке зв’язує таблиці, пересуванням його з вікна однієї таблиці у вікно іншої. Запити, що використовують декілька таблиць, називають реляційними. Відкрити діалогове вікно Добавление таблицы можна, натиснувши на кнопці Добавить таблицу панелі інструментів або вибравши команду Запрос/Добавить таблицу. Додавши таблицю (таблиці) і/або запит (запити), закрити діалогове вікно Добавление таблицы.
Вікно конструктора запиту розділене на дві частини. У верхній частині містяться вікна таблиць і запитів, які використовуються в запиті, що створюється, а в нижній – бланк запиту QBE, в якому задаються поля, що включаються, умови відбору і порядок сортування (якщо він необхідний).
Після визначення джерела даних для запиту, в стовпці рядка Поле бланка запиту додаються необхідні поля. Додавати поле можна декількома способами (рис. 10):
Рис. 10. Вікно формування запиту
Якщо для переміщення всіх полів використовується зірочка, то для них не можна задати умови. Якщо необхідно визначити умови, треба пересунути поля по одному в кожний стовпчик.
Після того, як всі необхідні поля переміщені в запит, треба визначити умови, за якими при виконанні запиту будуть вибиратися дані. Можна задати декілька умов, ввівши їх у стовпчики або об’єднавши умови за допомогою логічного оператора OR (або) чи AND (і). Щоб ввести умову, треба натиснути в будь-якому місці рядка Условие отбора і ввести вираз (можна вводити довгі вирази). Щоб проглянути вираз, треба натиснути комбінацію клавіш Shift+F2 і проглянути його в діалоговому вікні Область ввода.
Результати запиту можна сортувати за одним або декількома полями. За умовчанням дані відображаються в порядку, встановленому для ключового поля першої вибраної таблиці. Якщо ключового поля немає, дані відображаються в порядку відбору записів. Щоб задати порядок сортування даних, треба натиснути в рядку Сортировка, відкрити список і вибрати По возрастанию або По убыванию. Текстові дані сортуються за зростанням від А до Я, а числові – від 0 до 9. За спаданням дані сортуються в зворотному порядку: текстові від Я до А, а числові – від 9 до 0.
Порядок сортування за декількома полями визначає пріоритет полів. Крайнє зліва поле з увімкненим сортуванням має найвищий пріоритет, а крайнє справа – найнижчий.
Зауважимо, що при збереженні запиту з полями, які сортуються, ці поля пересуваються в крайнє зліва поле у вікні конструктора запиту. При перегляді динамічного набору поля повертаються на свої попередні місця.
У результатах запитів можна приховати непотрібні поля. Для цього треба зняти прапорець Вывод на экран у стовпці відповідного поля. При додаванні полів у бланк запиту цей режим встановлюється автоматично.
Після створення запиту і встановлення всіх його параметрів запит можна виконати. Для цього треба натиснути на кнопку Запуск панелі інструментів або використати команду Запрос/Запуск. Запит відбирає дані і відображає результати в динамічному наборі. Для запуску запиту на виконання можна використати команду Режим таблицы з меню Вид або кнопку Режим таблицы панелі інструментів.
Запити можна зберігати так, як і інші об’єкти Access. Коли вікно перегляду результатів запиту активне, треба вибрати команду Файл/Сохранить або натиснути на кнопку Сохранить панелі інструментів. Якщо запит зберігається вперше, з’являється діалогове вікно, в якому треба вказати ім’я запиту. Для друкування результатів запиту треба виконати запит на відображення динамічного набору, потім виконати команду Файл/Печать або натиснути кнопку Печать панелі інструментів. У діалоговому вікні Печать, яке з’явиться, треба встановити необхідні параметри і натиснути ОК.
Цей метод дозволяє одержати простий звіт у табличній формі. Якщо потрібна більш приваблива форма, то треба зберегти запит і створити звіт, який базується на даному запиті. Надрукувати результати запиту можна також і з вікна бази даних, вибравши запит і натиснувши на кнопці Печать панелі інструментів, або виконавши команду Файл/Печать.
До цього часу ми розглядали запити, в яких вказувались лише поля, що входять у запит, і порядок сортування. Але на практиці робити такі запити доводиться дуже рідко. Для отримання необхідних специфічних даних задаються умови, яким мають відповідати дані, що вибираються. Можна використовувати багато умов для роботи з текстом, числовими величинами, датами і комбінаціями типів даних.
Access допускає використання різних способів введення текстових виразів. Можна вводити текст у лапках або без них, ставити знаки рівності перед текстом або опускати їх (коли курсор виходить за межі поля, що містить текстовий вираз, Access автоматично бере текст в лапки). Тобто можна вводити будь-який з таких виразів: Київ, »Київ», = Київ, = «Київ».
Разом з текстовими умовами можна використовувати оператор Like і символ «*», який означає довільну послідовність символів.
Для полів, що містять числові або грошові значення, у виразах можна використовувати математичні операції. Так, вирази = 20.00 і between 5 and 12 є типовими числовими умовами.
Для полів, які містять дати, також використовуються математичні операції у виразах умов. Дати вводяться у будь-якому з таких форматів: июн 23 98, # 23/6/98#, 23-июн-98. Брати дати в символи # не обов’язково (якщо вони відсутні, то Access додасть їх автоматично). В умовах для дат можна використовувати функцію Date () для відбору записів, що містять поточну дату. Можна використовувати також вираз з between, наприклад, »between 24/8/91 and date ()».
Для вибору підмножини даних, що задовольняють декільком умовам, у відповідні поля бланка запиту треба внести умови у відповідному форматі. Такі запити використовують логічні операції AND (І), тому що для вибору запису мають одночасно задовольнятися перша і (and) друга умова.
У багатьох випадках за допомогою запиту з таблиці треба вибрати записи, які задовільняють хоча б одну з набору умов. Такі запити використовують логічну операцію OR (або) тому, що для вибору записи мають задовільняти ту або (or) іншу умову. Для введення декількох умов, об’єднаних операцією або, можна використовувати довільну кількість додаткових рядків під рядком «Условие отбора» бланка запиту.
Для отримання потрібних результатів в одному й тому ж запиті можна використати комбінацію логічних операцій і й або. Це дозволяє створювати складні запити.
Послідовність полів у стовпцях динамічного набору можна змінювати так, як і в таблицях даних. Із бланка запиту можна вилучити будь-яке поле. Для цього треба виділити поле (або поля), які треба вилучити, і натиснути клавішу DELETE.
Для вставки поля (або полів) в бланк запиту треба виділити його (їх) у вікні таблиць в верхній частині вікна запиту і пересунути мишею в потрібний стовпчик бланка запиту. Якщо поле вставляється в зайнятий стовпець, то цей стовпець і всі інші, розміщені справа від нього, зсунеться на одну позицію вправо, звільняючи місце для поля, яке вставляється.
Access використовує мову бази даних SQL (Structured Query Language – структурована мова запитів) для створення запитів. Незважаючи на те, що запит розробляється візуально у вікні конструктора запиту, при збереженні запиту Access транслює цей візуальний проект в оператор SQL, який і виконується при запуску запиту. Оператор SQL, який відповідає даному запиту, можна побачити у вікні конструктора запиту, якщо вибрати команду Вид/Режим SQL.
3. Типи запитів
В Access можна створити чотири типи запитів: запит на створення таблиці, який створює нові таблиці, які базуються на результатах запиту; запити на доповнення, які додають записи в існуючі таблиці; запити на оновлення, які змінюють дані, і запити на вилучення, які вилучають записи, вибрані в результаті виконання запиту.
Запити на створення таблиць дозволяють створювати нові таблиці за результатами виконання запиту. Всі записи, вибрані запитом, додаються в нову таблицю, створену ним. Ці запити зазвичай використовуються для створення резервних копій або архівів даних а також для експортування вибраних даних у файли іншого формату. Щоб створити запит на створення таблиці, треба:
1. Створити Запрос на выборку, який вибирає записи, які треба додавати в нову таблицю. Щоб переконатися, що запит дає необхідні результати, треба натиснути на кнопці Таблиця панелі інструментів.
2. Виконати команду Запрос/Создание таблицы або натиснути на пункті меню Создание таблицы, яке відкривається при виборі кнопки Тип запроса панелі інструментів Конструктор запросов. Після цього з’явиться діалогове вікно Создание таблицы (рис. 11).
Рис. 11. Діалогове вікно Создание таблиц
5. Виконати запит на створення таблиці, виконавши команду Запрос/Запуск або натиснувши на кнопці Запуск панелі інструментів. З’явиться діалогове вікно, в якому буде вказано, скільки записів буде додано в нову таблицю. Після натискання кнопки ОК почнеться виконання запиту і додавання записів у нову таблицю.
В Access є майстри запитів, які використовуються для швидкого створення спеціалізованих запитів різного призначення. Серед них – майстри перехресних запитів, пошуку записів, які повторюються, а також пошуку записів, які не мають підпорядкованих. Потрібний тип запиту вибирається в діалоговому вікні Новый запрос.
Лекції 4-5. Робота з формами та звітами у Microsoft Access
1. Створення форм
Основою більшості інформаційних систем можуть бути форми, які використовуються для збирання і відображення даних. Вони дають альтернативний спосіб відображення табличних даних. Access дозволяє створювати форми, що використовуються для введення, управління, перегляду та друкування даних. Форми мають деякі переваги у відображенні даних порівняно з таблицями: їх можна розробити таким чином, щоб мати максимальну схожість із робочими (паперовими) формами; вони можуть вміщувати дані з кількох таблиць, графіки та діаграми; форми дозволяють автоматизувати задачі введення даних, а також мати власні меню користувача.
Access дозволяє швидко створити форми за допомогою майстра форм. Можна також розробити форму вручну. Можна поєднувати автоматизовану і ручну обробку (створити основу форми за допомогою майстра форм, а потім відкрити її в режимі конструктора форми і внести зміни вручну).
Найшвидший спосіб створити форму – використати команду Автоформа меню, яке розкривається при виборі кнопки Новый объект панелі інструментів. Якщо у вікні БД вибрати таблицю, а потім натиснути на кнопці Новый объект панелі інструментів, або відкрити меню кнопки Новый объект і виконати команду Автоформа, то для вибраної таблиці буде створена форма за умовчанням. У формі за замовчуванням всі поля вирівняні за лівим краєм форми, а їх імена використовуються як надписи полів.
Для створення форми за допомогою майстра форм треба виконати такі дії:
Рис. 12. Діалогове вікно Новая форма
3. Далі виконувати вказівки, які з’являються у вікнах майстра. Завершивши процес створення форми, майстер дозволяє відкрити форму з даними, які вона містить, або в режимі форми, або в режимі конструктора.
У діалоговому вікні Новая форма окрім пункту Мастер форм є й інші пункти. Розглянемо ці пункти, в яких перераховані режими створення форм і їх призначення:
Після того як будуть виконані всі дії у діалоговому вікні Новая форма і натиснуто ОК, з’явиться перше діалогове вікно Создание форм (рис. 13). У цьому діалоговому вікні список Таблицы и запросы використовується для вибору таблиць або запитів, які є джерелом даних для форми, а вікна Доступные поля і Выбранные поля – для задання полів форми. При виборі таблиці або запиту в списку Таблицы и запросы всі поля цієї таблиці або запиту з’являться в списку Доступные поля. Далі необхідно вибрати в цьому списку поле, яке має з’явитися у формі, а потім для доповнення поля в список Выбранные поля натиснути на кнопці пересування елемента або двічі натиснути на полі в списку.
Рис. 13. Діалогове вікно Создание форм
Якщо натиснути на кнопці переміщення всіх елементів списку («>>»), можна пересунути всі поля зі списку Доступные поля в список Выбранные поля. Якщо ми помилилися при виборі полів, то треба натиснути на полі зі списку Выбранные поля і на кнопці повернення («<«) для повернення елемента в список Доступные поля. Якщо у формі мають використовуватись декілька таблиць, то можна додати всі необхідні поля першої таблиці, потім вибрати в списку Таблицы и запросы іншу таблицю і додати всі потрібні поля з другої таблиці. Можна вибрати запити або декілька таблиць для форм, базованих на більш ніж одній таблиці. Крім того, можна використати запит або вибрати одну таблицю і додати поля з неї, а потім іншу таблицю і поля з неї. Додавши поля, натиснути на кнопці Далее.
Тип діалогового вікна, яке з’явиться далі, залежить від того, із скількох таблиць вибирались поля, з однієї чи з декількох. Якщо поля вибирались із декількох таблиць, то з’явиться діалогове вікно, в якому можна вибрати тип таблиці, яка буде використовуватись для перегляду даних. Тим самим у формі, яка відображає дані з декількох таблиць, буде вибрана головна таблиця. Далі необхідно вибрати потрібну таблицю і встановити перемикач Подчиненные формы або Связанные формы. При виборі першого режиму створюється нова форма, яка відображає на екрані один запис із головної таблиці, а всі записи, які йому відповідають, із вторинних таблиць, або зв’язаних таблиць. При виборі другого режиму будуть створені додаткові форми, зв’язані з головною, для відображення даних із зв’язаних форм.
Якщо поля вибрані з однієї таблиці, то з’явиться діалогове вікно майстра форм (рис. 14), в якому треба визначити зовнішній вигляд форми. Можна вибрати такі варіанти, як в один столбец, ленточный, табличный, выровненный:
Рис. 14. Діалогове вікно майстра форм
Вибравши один із варіантів, слід натиснути на кнопку Далее.
У наступному діалоговому вікні майстра форм (рис. 15) можна вибрати стиль форми. В Access є десять стилів фону для форм, які створює майстер форм. Після вибору стилю натиснути на кнопці Далее.
Рис. 15. Діалогове вікно вибору стилю форми
В останньому діалоговому вікні (рис. 16) вказується заголовок форми.
Якщо форма базується на декількох таблицях, треба вказати також заголовки для підпорядкованих форм, які відображають дані з вторинних таблиць. За допомогою цього діалогового вікна можна відкрити або форму з даними, або форму в режимі конструктора, в якому можна внести в неї додаткові зміни.
Рис. 16. Діалогове вікно для введення імені форми
Форми можна розробляти вручну, відкривши порожню форму і додавши в неї об’єкти (текст, текстові вікна, графіку, лінії, рамки і т. ін.). Для створення форми вручну треба виконати такі дії:
Рис. 17. Вікно форми в режимі конструктора
При розробці форми у лівому куті панелі інструментів є кнопка, вибравши яку, можна відкрити меню з режимами перегляду Конструктор, Режим формы, Режим таблицы (меню також можна відкрити, натиснувши на кнопці розкриття списку):
Розміри форми та її елементів можна змінювати таким чином:
Об’єкти, поміщені у форму (наприклад, поля, текст, графіка), називаються елементами управління. Елементи управління бувають зв’язані, незв’язані й обчислювані:
Очевидно, що найбільш розповсюдженим елементом управління, який вміщують у форму, є текстове вікно, зв’язане з даними поля таблиці або запиту. У формах Access також часто використовуються перемикачі, прапорці опцій і кадри об’єктів OLE.
Найпростіший спосіб додати текстове поле – відкрити список полів (виконати команду Вид/Список полей) і пересунути потрібне поле у визначене місце форми. Додати відразу декілька полів можна різними способами. Якщо поля суміжні в списку полів, то можна натиснути на першому полі і, утримуючи натиснутою клавішу Shift, потім натиснути на останньому полі. Після того, як буде відпущено кнопку миші, всі поля будуть додані у форму як окрема група. Якщо треба додати декілька несуміжних полів, то необхідно вибрати перше поле і, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, натиснути на кожному полі окремо. Після вибору полів натиснути на будь-якому з них і перетягнути поля в потрібне місце форми.
У форми можна вставляти графіки або малюнки із розповсюджених графічних пакетів. Найпростіший спосіб – використати буфер обміну Windows. При вставці у форму малюнка з буфера автоматично додається кадр незв’язаного елемента управління, який містить малюнок. У форму можна також додати кадр об’єкта і змінити його властивості або використати команду Вставка/ Объект для доповнення об’єктів OLE, які містять графіку.
На будь-якій стадії розробки форми її можна переглянути, відкривши меню ліворуч панелі інструментів і виконавши команду Режим формы або команду Вид/Режим формы. Щоб повернутися в попередній стан, треба відкрити меню і виконати команду Конструктор або виконати команду Вид/Конструктор.
Щоб відкрити форму, треба двічі натиснути на її піктограмі у вікні БД, або вибрати її і натиснути на кнопці Открыть. Форма відкриється у вікні форми, в якому можна працювати з даними. Для доповнення записів в БД треба перейти до порожнього запису. Дані вводяться шляхом виконання команди Правка/Перейти/Новая запись. Можна також використовувати кнопки управління, які з’являються внизу форми. Натиснувши на кнопці Последння запись та Следующая запись, можна перейти в порожній запис.
Під час редагування даних для пересування між полями використовується клавіша Tab або комбінація клавіш Shift +Tab. Клавіші Pg Up і Pg Dn використовуються для переходу між записами.
Для збереження форми треба виконати команду Файл/ Сохранить. Якщо форма зберігається вперше, то відобразиться діалогове вікно, в якому треба вказати ім’я форми.
2. Створення звітів
Звіт – це результат виконання багатьох завдань управління базами даних. За допомогою звітів дані можна представити фактично у будь-якому форматі з різними рівнями деталізації. В Access є різні способи створення звітів. Можна використати команду Автоотчет для створення звіту, що базується на будь-якій таблиці або запиті бази даних. Для швидкої розробки звітів можна використовувати майстра звітів. Можна також повністю контролювати процес розробки звіту, працюючи у вікні конструктора.
Для створення звіту за допомогою майстра звітів слід:
1) У вікні БД відкрити вкладку Отчет і натиснути на кнопці Создать, з’явиться діалогове вікно Новый отчет (рис. 18).
2) У списку, розміщеному в діалоговому вікні праворуч, натиснути на пункті Мастер отчетов. В списку внизу вибрати таблицю або запит, дані з
Рис. 18. Діалогове вікно Новый отчет
яких будуть використовуватися у звіті. Якщо треба використати дані з декількох таблиць, вибрати первинну таблицю. Натиснути на кнопці ОК, щоб відкрити 1-е діалогове вікно Создание отчетов (рис. 19).
Рис. 19. Діалогове вікно Создание отчетов
Рис. 20. 2-е діалогове вікно створення звітів
6) У наступному діалоговому вікні (рис. 21) задається порядок сортування записів у звіті. Записи можна сортувати за декількома полями (до 4-х включно). Вибравши порядок сортування, необхідно натиснути на кнопці Далее.
Рис. 21. Діалогове вікно для визначення
порядку сортування записів
7) У наступному діалоговому вікні (рис. 22) треба вибрати макет, орієнтацію (книжкова або альбомна) і вказати, чи треба автоматично налагоджувати ширину полів, щоб помістити їх на одній вкладці. Вибравши необхідні значення параметрів, натиснути на кнопку Далее.
Рис. 22. Останнє діалогове вікно створення звітів
При закритті нового (ще не збереженого) звіту Access видасть запит на збереження. Для збереження слід натиснути кнопку Да і вказати його ім’я. Ім’я може містити не більше 64 символів з пробілами чи без них. Після цього натиснути кнопку ОК.
Для того, щоб надрукувати звіт, необхідно вибрати його у вікні БД і виконати команду Файл/Печать або натиснути кнопку Печать панелі інструментів.
3. «Гарячі» клавіші в Access
Розглянемо призначення основних комбінацій клавіш для роботи в Access, використання яких прискорює створення та обробку таблиць баз даних.
|
№ |
Призначення комбінації клавіш |
Комбінація клавіш |
|
1 |
Перейти до наступного поля таблиці |
Tab |
|
2 |
Перейти до попереднього поля таблиці |
Shift+Tab |
|
3 |
Вставити поточну дату |
Ctrl+; |
|
4 |
Вставити поточний час |
Ctrl+Shift+; |
|
5 |
Вставити ті ж дані, що й у попередньому запису |
Ctrl+’ |
|
6 |
Видалити поточний запис |
Ctrl+ – (мінус) |
|
7 |
Зберегти зміни поточного запису |
Shift+Enter |
|
8 |
Додати новий запис |
Ctrl + + (плюс) |
|
9 |
Відкрити список у виділеному полі |
Alt + стрілка вниз |
|
10 |
Виділити стовпчик ліворуч від виділеного |
Shift+стрілка вліво |
|
11 |
Виділити стовпчик праворуч від виділеного |
Shift+стрілка вправо |
PAGE 1