Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Тема 6. Использование ИТ текстовых редакторов.
К системам подготовки текстовых документов относятся редакторы текстов, текстовые процессоры и настольные издательские системы.
Текстовые редакторы (text editor) обеспечивают ввод, изменение и сохранение любого символьного текста. В основном предназначены для подготовки текстов. К числу таких программ относятся: Notepad, Nortоn Editor, SideKick, Brief, Multi-Edit и др.
Текстовые процессоры (word processor) позволяют, кроме ввода и редактирования текста, выполнять его форматирование, вставку в текстовый документ различных объектов. Существующие текстовые процессоры отличаются своими эксплуатационными характеристиками, возможностями ввода и редактирования текста, степенью сложности использования. Предназначены для создания, редактирования, форматирования и печати простых и комплексных текстовых документов. Диапазон таких систем широк. Примеры: MS Windows WordPad, Microsoft Word, OpenOffice.org Writer и др.
Настольные издательские системы предназначены для автоматизации подготовки документов к изданию. Они относятся к средствам автоматизированного проектирования. Отличие издательских систем от текстовых редакторов и процессоров состоит в том, что они предназначены в первую очередь для оформления документа, а не для ввода текста и проверки правописания.
Простейшие средства работы с текстовыми документами входят в состав операционной системы Windows. Это - программа Блокнот, текстовый процессор Word Pad. Более мощные процессоры устанавливаются как самостоятельные приложения Windows – Word.
При оценке работы с текстовым процессором учитывают:
Дополнительные услуги текстовых процессоров:
Рассмотрим некоторые возможности работы с текстом на примере Microsoft Word 20031.
Текст в Word представляет собой последовательность абзацев, каждый абзац представляет собой последовательность слов, каждое слово представляет собой последовательность букв (символов). Буквы вводятся с помощью соответствующих клавиш на клавиатуре, слова разделяются пробелами, абзацы разделяются специальным символом "конец абзаца" (¶), который вводится с помощью клавиши < Enter >.
Форматирование текста является самой важной операцией в текстовом редакторе, которая превращает текст - в красиво оформленный документ.
Форматирование символов означает выбор шрифта, его размера и начертания. Форматирование символов также позволяет изменить их цвет и расположение друг относительно друга.
Форматирование абзацев заключается в установке отступов между соседними абзацами, а также от краев листа бумаги, создании красной строки и выборе выравнивания текста: по центру, по левому краю и т.д. Некоторые операции форматирования абзацев выполняются с помощью инструментов панели “Форматирование”, остальные с помощью специального диалога.
Чтобы отформатировать единообразно несколько абзацев, необходимо выделить их, но для форматирования одного абзаца не обязательно его выделять. Достаточно установить текстовый курсор в любое место внутри абзаца.
Редактор Word обязательно выравнивает весь вводимый текст внутри границ текста на листе. Не существует не выровненного текста вообще, можно лишь выбрать один из четырех типов выравнивания. Чтобы изменить выравнивание выделенного текста нужно нажать одну из 4 кнопок на панели “Форматирование”: “По левому краю”, “По центру”, “По правому краю”, “По ширине”.
Было бы крайне неудобно вручную задавать форматирование каждого символа и каждого абзаца в пространном документе. Во-первых, это достаточно утомительно, во-вторых, чревато ошибками. При ручном форматировании легко пропустить какой-то фрагмент или случайно задать различные параметры для однородного текста. Качество форматирования определяется тем, насколько последовательно и единообразно используется форматирование в документе.
При правильной работе, ручное форматирование текста в документе Word является редким исключением. Как правило, форматирование выполняется при помощи стилей . Стиль - это совокупность параметров форматирования, которой дано имя. Применение стиля к некоторому тексту означает, что для этого текста устанавливаются сразу все параметры форматирования, входящие в стиль. В Word различаются стили символов и стили абзацев. Стиль символов может определять параметры форматирования, характерные для форматирования символов: шрифт, его размер и начертание, эффекты (например, подчеркивание), интервал между символами и т. д. Стиль абзаца может определять в дополнение к указанным такие параметры форматирования, как выравнивание, отступы, позиции табуляции, интервалы между строками и т. д. Стиль абзаца может применяться только к абзацу целиком, а стиль символов может применяться к различным частям абзаца вплоть до отдельных символов.
К любому абзацу документа Word применен некоторый стиль. Имя этого стиля отображается в раскрывающемся списке Стиль на панели инструментов Форматирование. По умолчанию применяется стиль "Обычный".
Разные по назначению в документе абзацы могут (и должны) иметь разные стили, например, заголовки, списки, сноски и т.д. Не следует думать, что нужно разрабатывать все стили самостоятельно. В Word уже имеется множество заранее заготовленных стилей практически на все случаи жизни, но можно определять свои стили и переопределять имеющиеся.
Наилучшим способом хранения упорядоченной информации в документах являются таблицы. Таблицы можно использовать для создания чего угодно: от простых диаграмм до накладных, списков служащих или сводных отчетов. Вставив таблицу в документ, можно изменить ее структуру, вводя и удаляя строки и столбцы, изменяя ширину столбцов и т.д. Кроме того, можно отформатировать таблицы разнообразными способами, выбрав соответствующий вид обрамления, наличие затенения любых ее ячеек, вид выравнивания текста внутри каждой ячейки.
В таблицы можно вводить числа и выполнять простейшие вычисления над ними, однако, если необходима более сложная обработка числовых данных, тогда скорее всего потребуется использование программы электронных таблиц, например, Excel. Возможность создания таблиц главным образом предназначена для обработки текста и в этом отношении она является более мощной, чем у программ электронных таблиц.
Word дает возможность создавать таблицы двумя путями. Во-первых, можно воспользоваться командой Добавить таблицу из меню Таблица (или кнопкой Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная), указать требуемое число строк и столбцов в таблице, и Word автоматически создаст пустую таблицу. С другой стороны, можно воспользоваться кнопкой Нарисовать таблицу на панели инструментов Таблицы и границы, чтобы нарисовать таблицу мышью. Этот способ является наиболее гибким. Независимо от того, каким образом осуществляется вставка таблицы, можно в любой момент без труда настроить число ее строк и столбцов.
Форматирование таблицы включает в себя: изменение типа, стиля, размера шрифта текста в ячейке таблицы, изменение ширины столбцов и высоты строк, вставка и удаление отдельных элементов таблицы (ячеек, строк, столбцов), выравнивание содержимого ячейки, изменение элементов оформления таблицы (обрамление и заполнение), сортировка данных таблицы и пр.
Для форматирования содержимого ячеек используются обычные приемы форматирования текста. Кроме того, существует возможность изменить направление текста в таблице с помощью команды меню Формат/Направление текста, а выровнять текст внутри ячейки можно не только по горизонтали, но и по вертикали. Для этого используются соответствующие кнопки на панелях инструментов Форматирование и Таблицы и границы.
По умолчанию таблицы выравниваются вдоль левого поля страницы. Если требуется изменить выравнивание таблицы, нужно воспользоваться командой меню Таблица/Высота и ширина ячейки.
Копирование, перемещение и удаление фрагментов таблицы производится так же, как и редактирование фрагментов обычного текста, при помощи меню Правка, соответствующих кнопок на панели инструментов Стандартная, мыши. Для форматирования содержимого ячеек может быть использовано контекстное меню, вызываемое при нажатии на правую кнопку мыши.
Допускается вставка новой строки и нового столбца в таблицу.
Для настройки ширины столбца указатель мыши нужно установить на правую границу столбца так, чтобы он превратился в двойную черную стрелку, и перетащить границу столбца влево или вправо. Кроме того, можно настроить высоту строки, перетащив границу строки вверх или вниз.
По умолчанию все таблицы имеют сплошную тонкую черную линию границы шириной в полпункта. Чтобы удалить или изменить границы, выберите на панели инструментов Таблицы и границы новый тип границы, в том числе толщину, цвет и тип линии, а затем нарисуйте новую границу поверх существующей с помощью инструмента Нарисовать таблицу.
Для привлечения внимания к отдельным ячейкам к ним можно добавить заливку. Цвет заливки выбирается из раскрывающейся палитры на панели инструментов Таблицы и границы. Для выбора одного из стандартных сочетаний типа границ и заливки можно использовать кнопку Автоформат, расположенную там же. Это позволяет значительно сократить время, требуемое для придания таблицы профессионального вида.
Word позволяет сортировать данные одного или нескольких столбцов. Сортировка текста может быть проведена по алфавиту, номерам или датам по возрастанию (от «А» до «Я» или от нуля до 9) или по убыванию (от «Я» до «А» или от 9 до нуля). При сортировке значений полей, если целое поле (например, фамилия) совпадает у двух элементов, сортировка происходит по последующим полям (например, по имени) так, как указывают параметры сортировки.
Для этого необходимо выделить сортируемые столбцы и выбрать команду меню Таблица/Сортировка. В появившемся диалоговом окне указать номера столбцов, которые должны быть отсортированы, задать тип данных, подлежащих сортировке, и определить характер сортировки: по возрастанию или по убыванию. Для сортировки данных одного столбца можно воспользоваться кнопками Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию панели инструментов Таблицы и границы.
До сих пор речь шла только о вводе простого текста с помощью клавиатуры, когда при нажатии клавиши вводится нарисованный на ней символ. Далее рассмотрим вставку в документ объектов более сложной природы. К ним относится средство работы с фигурным текстом WordArt, которое позволяет создавать различные текстовые эффекты, встроенные средства работы с иллюстрациями и приложение Редактор формул (Microsoft Equation 3.0), которое предназначено для набора математических формул.
Для вставки объекта в каждом случае нужно сначала вставить в документ пустой абзац с помощью клавиши < Enter >, а затем выполнить описанные ниже действия. Например, можно вставить дату на письме как поле командой меню Вставка/Дата и время так, что его содержимое будет автоматически обновляться по таймеру компьютера. Дата - это только один из примеров различных полей, которые умеет вставлять и использовать Word.
Командой Вставка/Символ можно вставить символ, который может быть и не нарисован на клавиатуре, тем не менее присутствует в используемом шрифте, например, символ µ в шрифте Times New Roman (рис. 6.1.).
Рис. 6.1. Диалоговое окно Символ
Если нужно вставить рисунок, подготовленный заранее в виде графического файла, выбирается команда Вставка/Рисунок/Из файла и далее устанавливаются параметры в диалоговом окне Добавить рисунок.
В Microsoft Office применяются графические объекты различных типов, которые имеют много общего, но есть и некоторые различия. Приведенная ниже классификация не является абсолютно строгой и исчерпывающей:
В состав Word входят (среди прочих) следующие вспомогательные приложения, предназначенные для работы с графическими объектами: Microsoft Graph, Microsoft WordArt, Microsoft ClipArt Gallery.
Например, чтобы активизировать WordArt, достаточно вставить соответствующий объект: Вставка/Рисунок/Объект WordArt (рис.6.2).
Рис. 6.2. Диалоговое окно Коллекция WordArt
Панель инструментов Рисование включает в себя обычные средства, которые имеются в любом графическом редакторе. Если нужно нарисовать вручную действительно сложную картинку, то лучше это сделать в специализированном графическом редакторе, например, CorelDRAW, а затем вставить полученный рисунок как объект в документ Word. Но в простых случаях средств рисования Word оказывается достаточно. При этом средства рисования Word хорошо согласованы с "текстовой" частью пакета, что не всегда верно для графических редакторов.
Использование математических формул в (печатных) документах является скорее правилом, нежели исключением. Разработчики Word уделили этому вопросу соответствующее внимание и включили в состав пакета отдельное приложение для набора математических формул. Формулы в Word - это особые объекты, которые вводятся, редактируются и форматируются с помощью приложения Редактор формул (Microsoft Equation). Это делается с помощью команды меню Вставка/Объект/Microsoft Equation 3.0.
Word предоставляет различные средства автоматизированной проверки документов, простейшим из которых является проверка правописания. Для настройки проверки нужно выбрать команду меню Сервис/Правописание, установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику, снять флажки Не выделять слова с ошибками для орфографии и для грамматики.
В процессе ввода текста документа Word подчеркивает возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а грамматические ошибки - зеленой волнистой линией.
Чтобы исправить ошибку, нужно подвести указатель мыши к слову, подчеркнутому волнистой линией, и нажать правую кнопку мыши, а затем выбрать правильный вариант написания в контекстном меню.
Если волнистое подчеркивание мешает работе с документом, можно до начала работы над ошибками отменить отображение этих линий.
В редакторе Word предусмотрена возможность сохранения активного документа, то есть документа, с которым в настоящий момент ведется работа, вне зависимости от того, является ли он вновь созданным или нет. Существует возможность сохранения всех открытых документов одновременно. Кроме того, можно сохранить копию активного документа под другим именем и в другом месте.
Документ можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было использовать в других программах.
Сохранить результат работы можно командой меню Файл/Сохранить как… Необходимо задать имя файла, тип файла и папку, в которой будет размещен файл.
В редакторе Word предусмотрено автоматическое сохранение документов. Это дает возможность восстановить документ в случае, если выполнение программы будет прервано по причине сбоя или при внезапном отключении электричества. Если включено автосохранение, внесенные в документ изменения сохраняются во временный файл с указанной частотой. Например, если интервал автосохранения данных равен 5 минутам, это дает возможность в случае потери файла восстановить больше данных, чем при интервале в 10 минут. Если при включенном автосохранении программа Word перестала отвечать на сигналы и пришлось перезагрузить компьютер, при повторном запуске Word автоматически открываются временные файлы. Содержимое временных файлов соответствует последним сохраненным автоматически изменениям в документе. Использование автосохранения не избавляет от необходимости сохранять открытый документ обычным способом; временные файлы удаляются при закрытии или сохранении документа.
Для печати документа выбирается команда меню Файл/Печать или кнопка Печать на панели инструментов Стандартная. Нажатие кнопки Печать приводит к распечатке всего документа. Выбор команды меню в свою очередь позволяет выбрать часть многостраничного документа, которую требуется распечатать. В поле Страницы в этом случае указываются номера или диапазоны страниц, которые необходимо напечатать.
Шаблон - это документ, который содержит разнообразную информацию о стилях форматирования частей документа, стандартных текстах и многое другое. Коротко говоря, шаблон может содержать такую же информацию, как и обычный документ. Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготавливать новые аналогичные по форме (но не по содержанию!) документы без затрат времени на форматирование.
Word содержит в своем составе множество различных готовых шаблонов, которые перечислены во вкладках диалогового окна Создание документа. Пользователь может изменять имеющиеся шаблоны и создавать свои собственные: простые шаблоны создать совсем легко, да и сложные не так уж трудно, причем легче всего для создания шаблона использовать готовые документы. Например, шаблон делового письма можно сохранить на основе созданного ранее документа.
Подготовленный определенным образом документ нужно сохранить как шаблон: команда меню Файл /Сохранить как.../ шаблон документа.
После этого для подготовки нового письма достаточно выполнить команды Файл/Создать/Общие, деловое письмо, документ.
Рассмотрим простейшую ситуацию, когда некоторый текст вводится в компьютер с помощью клавиатуры и форматируется по ходу дела. Если вы создали новый документ командой Файл - Создать, то по умолчанию - это документ, основанный на шаблоне NORMAL.DOT и стиль единственного пустого абзаца - это стиль "Обычный". Попробуем просто начать вводить текст в этом стиле и посмотрим, что получится.
Во время ввода текста можно заметить, что редактор Word самостоятельно делает целый ряд изменений во введенном тексте. Эти изменения делятся на три класса:
Средства Word, которые выполняют изменения этих трех классов, называются, соответственно, Автозамена, Автоформат (при вводе) и Автотекст. Конкретный набор изменений, выполняемых этими средствами, определяется параметрами диалогового окна Автозамена, которое открывается командой Сервис - Автозамена.
Автозамена используется для выполнения трех основных функций:
Чтобы пополнить список Автозамены, нужно ввести заменяемое буквосочетание в поле Заменить, заменяющее слово или словосочетание ввести в поле На и нажать кнопку Добавить. Если перед открытием диалогового окна Автозамена выделить текст или другой объект, то он сразу окажется в поле На. Именно таким способом в список Автозамены включаются графические объекты.
В сущности Автотекст выполняет ту же функцию, что и Автозамена. Имеется список пар "имя - значение" и оба средства позволяют вместо имени подставлять его значение. Однако между этими средствами имеются некоторые отличия.
Автозамена выполняет подстановку автоматически, а Автотекст - при нажатии клавиши < F3 >. Поэтому элементам Автотекста можно давать совершенно произвольные имена, в том числе обычные слова, без риска нежелательной подмены слов.
Автозамена выполняет подстановку во время ввода текста, а Автотекст - нет. Из этого следует, что вставленный элемент Автотекста не подвергается Автозамене. В частности, если значение элемента Автотекста начинается со строчной буквы и вставляется в начало предложения, то автоматическое преобразование первой буквы в прописную не произойдет.
Рассмотрим простое, но важное и часто используемое средство Word - списки. Списки Word бывают маркированные, нумерованные и многоуровневые. Фактически, список - это последовательность абзацев, отформатированных особым образом, причем в начало каждого абзаца Word автоматически добавляет маркер для маркированных списков или последовательный номер для нумерованных списков. Абзацы, входящие в список, называются элементами списка. Как правило, элементы списка имеют некоторый отступ и выступ первой строки.
Чтобы создать нумерованный или маркированный список, нужно просто выделить абзацы списка и нажать соответствующую кнопку на панели инструментов Формат. Можно воспользоваться командой меню. Например, для создания маркированного списка Формат/Список/Маркированный список.
Рассмотрим более сложный пример списка с составным номером, как показано на рис. 6.3.
Рис. 6.3. Пример многоуровневого списка
В таком случае нужно воспользоваться многоуровневым списком. Нужно выделить будущий список и выполнить следующие действия: Формат/Список/Многоуровневый список. Появится диалоговое окно, показанное на рис. 6.4. Теперь нужно выделить один из вариантов оформления многоуровневых списков, в данном случае третий, и нажать кнопку ОК. Весь выделенный текст превратится в нумерованный список, где все названия перенумерованы подряд. Теперь для вложенных элементов списка нужно выделять названия и нажимать кнопку Увеличить отступ на панели инструментов Формат. При этом названия элементов будут получать составные номера в соответствии с положением в списке, а все остальные элементы будут автоматически перенумеровываться, что и является главным достоинством списков.
Рис. 6.4. Диалоговое окно Список с раскрытой вкладкой Многоуровневый
В случае необходимости формирования своего типа, можно использовать диалоговое окно настройки параметров списка, свое для каждого типа списка. На рис. 6.5 приведено диалоговое окно для рассматриваемого примера.
Рис. 6.5. Диалоговое окно Изменение многоуровневого списка
В документах Microsoft Word можно использовать графические объекты и рисунки. Графические объекты включают автофигуры, надписи, кривые, линии и объекты WordArt. Эти объекты являются частью документа Word. Для изменения этих объектов, а также их цветов, заливок, границ и других параметров, служит панель инструментов Рисование.
Форматирование графики
Это изменение внешнего вида, размеров, положения графических объектов относительно текста.
Чтобы отформатировать графический объект достаточно открыть окно форматирования объекта двойным щелчком мыши. Затем установить подходящие параметры форматирования.
Способы размещения текста и графики
Для многослойного размещения текста и рисунков можно пользоваться стилями обтекания текстом перед текстом и за текстом, можно создать подложку, отображающуюся под текстом на напечатанном документе, размещение текста и графики на одном уровне – «в тексте».
Изменение обтекания текста вокруг рисунка или графического объекта:
1. Выделите рисунок или графический объект.
2. В меню Формат выберите команду, соответствующую типу выделенного объекта, например Автофигура или Рисунок, а затем — вкладку Положение.
3. Выберите нужный стиль обтекания.
Добавление подложки к печатному документу:
1. Для печати подложки ее нужно вставить в верхний или нижний колонтитул. Подложка печатается в том месте страницы, где она расположена, а не только вверху или внизу страницы.
2. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.
3. На панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку Основной текст, чтобы скрыть текст и графику основного документа.
4. Вставьте графический объект
5. На панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку Закрыть.
Чтобы увидеть, как подложка будет выглядеть в напечатанном документе, перейдите в режим разметки или предварительного просмотра.
Если подложка делает неразборчивым текст документа, следует сделать более светлым объект, из которого она была создана.
Привязка графического объекта к тексту, странице или другому объекту.
Привязка фиксирует положение графики относительно ближайшего абзаца текста. «Привязанный» объект помечается значком якоря.
Чтобы изменить привязку графического объекта:
1. Выделите объект, который следует привязать.
2. В меню Формат выберите команду, соответствующую типу выделенного объекта, например Автофигура или Рисунок, а затем - вкладку Положение.
3. В диалоговом окне Дополнительная разметка выберите вкладку Положение рисунка, затем выберите параметры для горизонтальной и вертикальной привязки - например, поле, страницу, или абзац. Можно выровнять положение объекта относительно другого объекта или ввести числовые значения, задающие положение объекта относительно точки привязки.
Совет. Существует два способа привязать объект к абзацу, вместе с которым он должен перемещаться:
6.10. Создание оглавления
Для автоматического создания оглавления необходимо выбрать стили заголовков - например, «Заголовок 1», «Заголовок 2» или «Заголовок 3», - которые требуется включить в оглавление. Приложением Word будет выполнен поиск заголовков, соответствующих выбранным стилям. После этого для каждого из элементов оглавления будут заданы форматирование и отступ, соответствующий стилю заголовка, а затем оглавление будет размещено в документе. Для создания оглавления:
Если заголовки или другие элементы оглавления были добавлены в документ или удалены из него, обновить оглавление можно простым способом:
6.11. Слияние
Слияние2 применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы. Например, при подготовке объявления о выпуске нового продукта, рассылаемого по почте, в каждую копию необходимо включить стандартную эмблему компании и описание продукта, при этом адрес получателя и строка приветствия должны быть уникальными.
С помощью слияния можно создавать следующие документы.
Чтобы вручную создать каждое письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт или купон потребовалось бы много часов. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Вам нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра. Об остальном позаботится Word.
Чтобы начать процедуру слияния, выполните следующие действия.
По умолчанию открывается пустой документ. Не закрывайте его, иначе вам не удастся выполнить следующий этап.
Откроется область задач Слияние с вопросом о типе объединенного документа, который вы создаете (рис.6.6). Выбрав тип, щелкните Далее внизу области задач.
Рисунок 6.6. Выбор типа документа.
2. Выбор главного документа, который вы хотите использовать
Если ваш главный документ (называемый в области задач начальный документ) уже открыт, или вы начинаете с нового документа, вы можете щелкнуть Текущий документ.
В противном случае, щелкните Начать с шаблона или Начать с существующего документа и затем укажите расположение шаблона или документа, который вы хотите использовать.
Шаг 2: подключение к файлу данных и выбор записей
На этом шаге процесса слияния происходит подключение к файлу данных, где хранится уникальная информация, которую вы хотите добавить в документ (рис.6.7).
Рисунок 6.7. Подключение к файлу данных.
При отсутствии файла данных щелкните Ввести новый список и затем воспользуйтесь формой, которая открывается для создания списка. Список сохраняется как файл базы данных, который можно использовать повторно.
Подключение к определенному файлу данных вовсе не означает, что вам нужно объединить информацию из всех записей (строк) в этом файле данных в главном документе.
После подключения к файлу данных, предназначенному для использования, или после создания нового файла данных откроется диалоговое окно Получатели слияния. Вы можете выбрать подмножество записей для слияния с помощью сортировки или фильтрования списка.
После выбора нужных записей можно переходить к следующему шагу.
Шаг 3: добавление полей к главному документу
Если ваш главный документ до сих пор пуст, введите сведения, которые появятся в каждой копии. Затем добавьте поля с помощью щелчка гиперссылок в области задач.
Поля - это рамки, которые вы вставляете в главный документ в тех местах, где необходимо появление уникальных сведений. Например, вы можете щелкнуть ссылки Блок адреса или Строка приветствия в области задач для добавления полей вверху нового письма продукта таким образом, что письмо каждого получателя содержит личный адрес и приветствие (рис.6.8). Поля в документе появляются в значках шеврона, например «БлокАдреса».
Рисунок 6.8. Вставка полей.
При вставке поля блока адресов или строки приветствия в документ вам будет предложено выбрать формат (рис.6.9). Например, на рисунке изображено диалоговое окно Строка приветствия, открываемое при щелчке Строка приветствия в области задач. Вы используете списки в группе Формат строки приветствия, чтобы сделать выбор.
Рисунок 6.9. Форматирование Строки приветствия.
По окончании добавления и сопоставления полей в главном документе вы готовы к следующему шагу.
Шаг 4: предварительный просмотр слияния и его выполнение
Вы можете сделать предварительный просмотр объединенных документов и внести изменения перед действительным выполнением слияния.
Для предварительного просмотра, выполните один из следующих пунктов:
Если вы удовлетворены результатами слияния, щелкните Следующая внизу области задач.
То, что вам нужно сделать сейчас, зависит от типа создаваемого документа. Если вы объединяете письма, вы можете их распечатать или изменить каждое из них в отдельности. Если требуется изменить письма, Word их все сохранит в одном файле с одним письмом на странице.
Не зависимо от того, какой вид документа вы создаете, вы можете распечатать, перенести, сохранить все или одно подмножество документов.
Помните, что объединенные сообщения, которые вы сохраняете, находятся отдельно от главного документа. Полезно сохранять главный документ отдельно, если вы планируете использовать его для другого слияния.
Сохраняя главный документ, в дополнение к его содержанию и полям вы также сохраняете его связь с файлом данных. В следующий раз при открывании главного документа, вам будет снова предложено объединить информацию из файла данных с главным документом.
|
1 Подробнее о работе с Microsoft Word 2003 можно ознакомиться, например, в электронном курсе Спиридонова О.В. «Расширенные возможности Microsoft Word 2003».
http://www.e-college.ru/xbooks/xbook051/book/index/index.html?go=part-027*page.htm
2 http://office.microsoft.com/ru-ru/word-help/HA001034920.aspx