Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
МВД России
Санкт-Петербургский университет
|
УТВЕРЖДАЮ Начальник кафедры педагогики и социальной психологии полковник полиции В.А. Юренкова « 3 » декабря 2013 года |
Дисциплина «Психология управления»
Лекция
Тема 4: «Организация и ее социально - психологическая структура»
|
Обсуждена и утверждена на заседании кафедры педагогики и социальной психологии Протокол № 7 от 3 декабря 2013 г. |
Кафедра педагогики и социальной психологии
Санкт-Петербург
2013
Содержание
Введение
2. Управление организациями.
Заключение
ЛИТЕРАТУРА
Нормативные правовые акты:
Основная литература:
Антонова Н.В. Психология управления. – М.: Высшая школа экономики, 2010. – 272 с.
Вахнина В.В., Шпагина Е.М. Психологическая диагностика инновационного потенциала личности руководителя органа внутренних дел и методы его развития. Методическое пособие. – М.: ЦОКР МВД России, 2010. – 56 с.
Козлов В.В. Психология управления. – М.: Изд-во Академия, 2011. – 224 с.
Корчмарюк В.А., Филимонцев Н.М. Психология управления: учебник / под общ. ред. В. А. Кудина. СПб.: Изд-во СПб ун-та МВД России, 2010. – 256 с.
Дополнительная:
Введение
Даже поверхностный взгляд на человеческое общество позволяет сказать, что большая часть социальных групп существует в виде организаций. Еще в глубокой древности люди осознали значительное преимущество организованных групп. Победы греков в войне с персами и особенно римлян над варварами можно коротко охарактеризовать как триумф хорошо организованного войска. Действительно, римские войска Гая Мария, например, в 10 раз уступавшие по численности войскам кимеров и тевтонов, тем не менее, победили, потому что представляли собой лучшую организацию.
Почему же организация служит наиболее эффективным средством в деятельности социальных групп? Сущность ее эффекта состоит в том, что люди, действуя совместно, могут сделать значительно больше, чем, действуя поодиночке. Результат совместной деятельности группы индивидов выше, чем сумма результатов их индивидуальных разрозненных усилий. Наиболее известный пример: кавалерийский эскадрон как боевая единица значительно сильнее, чем то же, что и в эскадроне, число отдельных всадников. Такое явление приращения усилий в ходе совместной деятельности называется синэргией и является неотъемлемым свойством организаций. Однако для того, чтобы это свойство проявилось в полной мере, организация должна создавать действительно оптимальные условия, обеспечивающие совместные действия. Если же таких условий не создано, может случиться, что каждый из участников вообще не сможет осуществлять какую-либо полезную деятельность, для которой данная организация образована. Естественно, что такой сложный организм как организация, может быть только с позиции обобщения выводов самых различных наук. Вклад психологии проявляется через изучение и прогнозирование поведения индивидуума в условиях организации, а так же посредством анализа социально - психологической структуры коллектива и динамики его изменения.
Определяющая роль в обеспечении жизнеспособности организации и достижению ею своих целей принадлежит науке об управлении, для которой организация является объектом управленческой деятельности. При этом управленческая наука отвечает на вопрос: «Зачем и как действовать в тех или иных условиях функционирования и развития организации?».
В этой связи целью лекции является: добиться понимания курсантами сущности и структуры организации, закономерностей их эффективного функционирования развития, особенностей различных типов организации; разъяснить, в чем сущность управления в организации.
1 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ЕЕ ВНУТРЕННЯЯ СТРУКТУРА
В повседневной практике часто используется понятие "организация", причем в него вкладывается самое различное содержание. А.И. Пригожин дает три самых распространенных значения термина "орга низация". Рассмотрим значение этого термина.
Во-первых, организация обозначает некоторую деятельность по выработке новых норм, налаживанию устойчивых связей, а также координации усилий отдельных членов социальной группы. Эта деятель ность лучше всего характеризуется словом "организовывание". Иначе говоря, это деятельность, направленная исключительно на обеспечение условий для согласованных действий, кооперации и интеграции индивидов в группе. Например, руководитель организует производственный процесс. Это означает, что он должен расставить людей по рабочим местам таким образом, чтобы обеспечивалась непрерывность и быстрота выполнения операций. Кроме того, он должен обеспечить взаимозаменяемость и установить нор мы выработки, режим рабочего дня, взаимодействие рабочих участка и поставщиков и т.д. Эта деятельность называется организацией производственного процесса.
Во-вторых, организация часто понимается как атрибут какого-либо объекта, его свойство иметь упорядоченную структуру. Это значит, что социальный объект имеет некоторое внутреннее строение и состоит из частей, определенным образом связанных. Обычно термин "организация" в этом смысле применяется для различения организованных и неорганизованных структур. Говорят, в частности, что какая-либо группа организована, если в ней существуют устойчивые социальные роли (т.е. каждый выполняет свою часть общего дела), правила, регулирующие поведение людей, а также упорядоченные связи с окружающими группами.
В-третьих, под организацией понимается искусственно созданная социальная группа выполняющая определенную общественную функцию. Банк в этом отношении представ ляет собой организацию, члены которой участвуют в выполнении функции накопления, распределения и упорядоченного использования денег, а школа — организацию, коллектив которой участвует в выполнении функций передачи знаний молодому поколению и его социализации.
Все три значения понятия "организация" тесно связаны между собой. Всякая организованная группа (третье значение этого понятия) должна формироваться в ходе ее "организовывания", т.е. деятельности по формированию ее внутренней структуры, системы коммуникации, культурных особенностей, а также по распределению социальных ролей. Очевидно, что когда такая организованная группа оформится, то она будет обладать тем внутренним качеством, которое мы назвали орга низованностью.
Рассмотренные значения термина "организация", принятые в обществе, дают нам важный ключ к пониманию сущности организации и формулированию ее научного определения.
Определение организации. Существует множество определений организаций, из которых обычно выделяется концепция организации как рациональной системы, или системы, направленной на достижение цели. Можно выделить четыре направления в определении организации:
1) В соответствии с теорией К. Барнарда организация - это такой вид кооперации людей, который отличается от других социальных групп сознательностью, предсказуемостью и целенаправленностью. К. Барнард и его последователи уделяли внимание в основном совместным действиям людей, их кооперации, а уже потом необходимости достижения целей.
2) Это направление лучше всего характеризует точка зрения Д. Марча и Г. Саймона, согласно которой организация - это сообщество взаимодействующих человеческих существ, являющееся самым распространенным в обществе и содержащим центральную координирующую систему. Высокая специфичность структуры и коор динация внутри организации отличают ее от диффузных: и неупорядоченных связей между неорганизованными индивидами. Все это делает организацию похожей на отдельный сложный биологический организм.
3) По Блау и У. Скотт представляют третье направление в определении организации. В этом определении указывается основная, по их мнению, характеристика сложившейся организации - то, что она для достижения специфических целей должна быть форма лизована, обладать формальной структурой.
4) По мнению А. Этциони, организации — это социальные объединения (или человеческие группы), сознательно конструируемые и реконструируемые для специфических целей. Основной упор здесь де лается на сознательное членство в организации и сознательное действие ее членов. Специфические черты организации.
Анализируя все эти четыре направления в определении организации, для более точного определения организации можно выделить две специфические черты, отличающие организации от других видов социальных групп.
Первая черта организации - это, прежде всего социальные группы, ориентированные на достижение взаимосвязанных и специфических целей. Каждая организация целесообразна в том смысле, что действия ее членов определенным образом скоординированы для достижения общего для нее результата во вполне определенной области человеческой деятельности. Так, предприятие существует для обеспечения выпуска конкретной продукции, политическая партия - для реализации политической программы, больница - для лечения больных.
Вторая черта, организации — это такие группы, которым свойственна высокая степень формализации. Их внутренняя структура высоко формализована в том смысле, что правила, регламенты, распорядок охватывают практически всю сферу поведения ее членов. Они ясно и точно сформулированы и охватывают все роли и ролевые связи, предписывают ролевые действия независимо от личностных качеств индивидов, занимающих те или иные позиции в структуре организации. Начальник, его помощники или рядовые исполнители - все они подчинены правилам, определяющим их обязанности, взаимоотношения на службе и субординацию независимо от их личностных качеств.
На основании перечисленных основных специфических черт можно дать определение организации- это социальная группа, ориентированная на достижение взаимосвязанных специфических целей и на формирование высоко формализованных структур.
Часто к определению организации добавляют такие специфические черты, как наличие координирующего и управляющего органа и разделение труда между ее членами. Однако эти черты проявляются в основном в крупномасштабных организациях и не являются строго обязательными для всех организованных социальных групп.
Рассмотрим элементы организации. Организации - это весьма изменчивые и высокосложные социальные образования. Однако их анализ нужно начинать с достаточно простой модели. (см. рис.1)
ВНЕШНЕЕ ОКРУЖЕНИЕ
Рассмотрим отдельные элементы этой модели.
Рис.1 Принципиальная схема организации
Социальная структура организации, группы- это внутреннее устройство состоящее из определенным образом расположенных, упорядоченных частей, взаимодействующих между собой в определенных рамках социальных общностей. Она относится к шаблонным, или регулируемым, аспектам взаимоотношений между участниками организации. Существуют две точки зрения на социальную структуру группы. Наиболее известна в этом отношении точка зрения К. Дэвиса, который считает, что "всегда в человеческом обществе есть то, что может быть названо двойной реальностью: с одной стороны, нормативная система, ничего не воплощающая, с другой — фактический порядок, воплощающий все, что есть". Каждый индивид окружен множеством правил, запретов и разрешений. Они необходимы для упорядочения общественной жизни, но практически жить постоянно по правилам просто невозможно: наша жизнь - это постоянное отклонение от правил, но в то же время ориентация на них.
Нормативная структура включает в себя ценности, нормы и ролевые ожидания. Ценности - это критерии привлекательности и разумного выбора целей, а также оценки окружающих социальных норм. Нормы - это управляющие поведением обобщенные правила, которые изме няются и совершенствуются, приводя индивидов к достижению коллективных целей, целей организации. Роли определяют вклад в общую деятельность в зависимости от занимаемой позиции, а также взаимное ожидание участников, взаимный контроль за их поведением. Ценности, нормы и роли организованы так, что составляют относи тельно связанные и стойкие системы взаимного доверия и предписаний, управляющих поведением членов организации.
Что касается фактического порядка, то его можно определить как поведенческую структуру. Она значительно отличается от нормативной структуры, прежде всего тем, что в ней на первый план выступают личностные качества участников и их взаимные оценки этих качеств. В соответствии с широко известным учением Дж. Хоманса пове денческая структура состоит из действий, взаимодействий и сантиментов, не регламентированных нормами и правилами. Действия и взаимодействия участников здесь во многом зависят от сантиментов, под которыми понимается первичная форма взаимной избирательности членов организации. К сантиментам, прежде всего, относятся симпатии и антипатии, привязанность и неприязнь. Здесь есть позитивные и негативные чувства, выбор или отторжение окружающих людей. В целом же поведенческая структура — это система отношений между людьми, находящаяся в рамках нормативной структуры, но в то же время отклоняющаяся от нормативной структуры в известных преде лах, обусловленных личностными чувствами, предпочтениями, симпатиями и интересами.
Таким образом, социальная структура включает в себя совокупность взаимосвязанных ролей, а также упорядоченных взаимоотношений между членами организации, в первую очередь отношения власти и подчинения. Эти отношения изменяются в результате обмена ресурсами (т.е. возможностями, средствами) и изменения характера их использования. Именно последний вид изменений является важнейшим резервом развития организации, который включает в себя, прежде всего новшества в области разделения труда, мотивации участников организационного процесса, новые формы социального контроля и обоснованное принятие управленческих решений.
Социальная структура организации различается по степени формализации. Что это значит? Формальная социальная структура - это такая структура, в которой социальные позиции и взаимосвязи между ними четко спе циализированы и определены независимо от личностных характеристик членов организации, занимающих эти позиции. Например, существуют социальные позиции начальника, его заместителей, начальников отделов и рядовых исполнителей. Начальник может быть деловым и энергичным, полностью соответствующим своей должности, а может быть пассивным и некомпетентным. Но все равно формально он остается начальником. Исполнитель может быть сверхталантливым, но все равно он формально должен занимать низшее место в структуре позиций организации. Взаимосвязи между позициями формальной структуры основаны на жестких правилах, регламентах, положениях и закреплены в официальных документах.
В то же время неформальная структура состоит из совокупности позиций и взаимосвязей, формируемых на основе личностных характеристик и основанных на отношениях престижа и доверия. С точки зрения неформальной структуры компетентный и добросовестный начальник отдела может иметь более высокий престиж и значить больше, чем руководитель организации. Часто среди руководителей, формально занимающих позиции одного уровня, мы выделяем руководителя, который умеет работать с людьми, способен быстро и четко решать поставленные перед ним задачи. Отдавая ему предпочтение, налаживая с ним приоритетные деловые контакты, мы тем самым устанавливаем одну из взаимосвязей неформальной структуры. Такие взаимоотношения не закрепляются официальными правилами, регламентами и нормами и, следовательно, могут быть легко разрушены, например, если выделенный руководитель не оправдал ожиданий. Таким образом, возможен вывод, что неформальная структура более изменчива, подвижна и неустойчива, чем формальная.
Второй элемент организации цели. Исходя из сформулированного определения организаций в принципиальной схеме организации особенно важны цели, так как ради их достижения и осуществляется вся деятельность организации. Не имеющая цели организация бессмысленна и не может существовать продолжительное время. Вместе с тем цели - один из наиболее спорных моментов в понимании организации. Одни ученые считают, что цели необходимы при анализе организационного поведе ния, другие, напротив, пытаются принизить их значение. Бихевиористы, например, считают, что цели могут иметь только индивиды, а группа и коллективы их не имеют.
Современная наука ставит цели организации на одно из первых мест по значимости. Цель рассматривается как желаемый результат или те условия, которых пытаются достичь, используя свою активность, члены организации для удовлетворения коллективных потребностей. Совместная деятельность индивидов порождает у них цели разного уровня и содержания. По мнению А.И. Пригожина, существуют три взаимосвязанных вида организационных целей:
Цели-задания — это оформленные как программы общих действий поручения, выдаваемые извне организацией более высокого уровня. Предприятиям даются министерством или диктуются рынком (совокупностью организаций, включая смежников и конкурентов) задания, которые определяют целевое существование организаций. Очевидно, что эти цели являются приоритетными и на их выполнение направлено внимание и основная деятельность всех без исключения участников организованного процесса. Преподавание в школе, лечение и прием пациентов в больнице, лабораторные работы в научно-исследовательских институтах - все это цели-задания, определяющие смысл существования организации.
Цели-ориентации - это совокупность целей участников, реализуемых через организацию. Сюда относятся обобщенные цели коллектива, включающие и личные цели каждого члена организации. Важным моментом совместной деятельности является совмещение целей заданий и целей-ориентаций. Если они значительно расходятся, утрачивается мотивация на выполнение целей-заданий и работа организации может стать неэффективной. Стремясь к выполнению целей-ориентаций, члены организации отмахиваются от целей-заданий или стремятся выполнить их лишь формально.
Цели-системы - это стремление сохранить организацию как самостоятельное целое, т.е. сохранить равновесие, стабильность и целостность. Другими словами, это стремление организации к выживанию в условиях существующего внешнего окружения, интеграция организации в ряду других. Цели системы должны органично вписываться в цели-задания и цели-ориентации. В случаях организационной патологии цели системы могут заслонять другие цели. При этом на первый план выступают желания любой ценой сохранить организацию, невзирая на выполнение ею заданий или удовлетворение коллективных целей участников. Такое явление нередко наблюдается при крайних степенях проявления бюрократии, когда организация, утратив реальные цели, существует только для того, чтобы выжить, сохранить свою самостоятельность.
Перечисленные цели организации являются основными, или базовыми, целями. Для их достижения организация ставит перед собой множество промежуточных, вторичных, производных целей: укреп ление дисциплины, стимулирование работников, реорганизация, улуч шение качества работы и др. Основные цели разделяются на более мелкие, те в свою очередь на еще более мелкие и т.д. Такое дробление целей должно соответствовать разделению организации на уровни (отделы, сектора, лаборатории, цехи, участки и т.п.), где каждое под разделение должно иметь набор производных целей, выполнение которых служит выполнению основных или базовых целей.
3й элемент организации члены организации, или участники - важная составляющая организации. Это совокупность индивидов, каждый из которых должен обладать определенным набором качеств и навыков, позволяющих ему занимать определенную позицию в социальной структуре организации и играть соответствующую социальную роль. Все вместе члены организации представляют собой персонал, который взаимодействует друг с другом в соответствии с нормативной и поведенческой структурой. Обладая различными способностями и потенциалом (знаниями, квалификацией, мотивацией, связями), участники организации должны за полнить все без исключения ячейки социальной структуры, т.е. все социальные позиции в организации. Возникает проблема расстановки кадров, соединения способностей и потенциала участников с социальной структурой, в результате чего возможно объединение усилий и достижение организационного эффекта.
4й структурный элемент организации технология. Организация с точки зрения технологии - это место, где производится определенного вида работа, где энергия участников применяется для трансформации материалов или информации. Понятию "технология" приписывают обычно три значения. Во-первых, технология часто представляется как система физических объектов, составляющих организацию. Это могут быть станки, материалы, множительные средства, передающая и принимающая аппаратура и т.д. Во-вторых, технология понимается в узком, "механическом" смысле. Автомобиль и радиоприемник различаются при этом только тем, что к ним по-разному приложена человеческая энергия; в отношении их совершаются разные действия, необходимые для их изготовления. В таком понимании технология - это физические объекты, соединенные с человеческой активностью. В-третьих, термин "технология" исполь зуется для обозначения совокупности того, что люди знают о процессах, протекающих в данной сфере функционирования организации. Организация не может заниматься любым видом деятельности без того, чтобы знать, как использовать средства, преобразовывать их и реализовывать. Технология в таком понимании (это называется "ноу-хау") - это систематизированное знание полезных и наиболее рациональных практических действий.
В настоящее время широкую известность получила модель технологии Ч. Перро. Его аргументация соединила в себе методы изготовления продукции, принятия решений в организации и влияние социальной структуры.
Рис.2 Модель технологии Ч. Перро
Вертикальная ось на схеме (рис.2) показывает на сколько в данном процессе возможно применение аналитических методов решения проблемы.
Высокая степень аналитичности позволяет разложить процесс, идущий в организации, на отдельные операции и составить его алгоритм. Процесс может быть автоматизирован или реорганизован для работы с менее квалифицированными рабочими, т.е. может быть снижена сложность операций, только в том случае, если существует его алгоритм.
Горизонтальное измерение отражает индивидуальную и групповую деятельность, которая характеризуется, с одной стороны, следованием привычным, старым правилам и ограничениям, а с другой стороны, наоборот, отступлением от них, созданием новых правил, норм и способов деятельности. Модель Перро позволяет установить, что развитие технологии возможно лишь на основе сосредоточения внимания на сложных, не анализируемых решениях проблем производства, на обоснованных новаторских отступлениях от привычных, сложившихся мето дов и правил.
5. И наконец следующий элемент организации внешнее окружение. Каждая организация существует в специфи ческом физическом, технологическом, культурном и социальном окружении. Она должна адаптироваться к нему и сосуществовать с ним. Нет организаций самодостаточных, закрытых. Все они, чтобы существовать, функционировать, достигать целей, должны иметь многочисленные связи с окружающим миром. Если рассматривать современную организацию, то сразу же бросаются в глаза ее связи и взаимозависимости с вышестоящими организациями, поставщиками, правоохранительными, политическими и многими другими организациями и институтами, существующими в данном конкретном обществе. Так, очень немногие организации принимают на себя полную ответственность за социализацию и обучение своих членов. Чаще всего культурные образцы, профессии и материальное обеспечение получаются от внешних систем.
За редким исключением (некоторые военные организации, монастыри и т.п.), члены организации одновременно входят в состав и других организаций, интересы которых оказывают значительное, иногда даже решающее влияние на поведение участников. Поэтому одна из характеристик организаций состоит в том, что все они строятся на частичном включении в них участников. Точно так же только немногие организации создают собственные технологии. Многое зависит здесь от вида окружения, например от получения со стороны механического оборудования, информации, программ, обученных рабочих. В дальнейшем ресурсы, приходящие извне, адаптируются в организации (например, рабочие продолжают повышать квалификацию). Социаль ная структура также воспринимает свои важнейшие компоненты из внешнего окружения. Структурные формы не меньше, чем технология, зависят от окружения.
Изучая внешнее окружение организаций, английский исследователь Ричард Тертон выделил основные факторы влияния на организацию внешней среды: 1) роль государства и политической системы; 2) влияние рынка (конкуренты и рынок труда); 3) роль экономики; 4) влияние социальных и культурных факторов; 5) технология из внешнего окружения. Очевидно, что эти факторы внешней среды влияют практически на все сферы деятельности организации.
Для того чтобы организация могла занять надлежащее место в обществе, выжить в соседстве с другими организациями, группами, институтами, любая организация должна адаптироваться к этой внешней среде. Это обстоятельство вынуждает организацию выбирать стратегию поведения по отношению к внешней среде. Если такая организация стремится максимально изолировать себя от воздействия других организаций и институтов, сохранить свою самостоятельность, такая стратегия называется буферной. Если же организация стремится, напротив, расширить и укреплять свои связи с внешней средой, такая стратегия называется стратегией наведения мостов.
Буферные стратегии имеют много форм, но специфическая особенность их всех состоит в стремлении к независимости и укреплению границ организации. К буферным стратегиям относятся стратегия ужесточения контроля входа в организацию информации, материальных ресурсов и людей из внешней среды, стратегия складирования, запасания (тем самым повышается автономность организации), разрастание (расширение) организации и др.
Стратегии наведения мостов призваны упорядочить обменные отношения организации, расширить границы деловых контактов, приобрести новые, сферы влияния во внешней среде. Эти стратегии включают в себя усиление взаимозависимости различных организаций, кон троль каждого за каждым. Наиболее типичными стратегиями такого рода являются стратегия заключения сделок, стратегия взаимной диффузии, стратегия поиска новых сфер приложения сил организации и др.
В целом можно сказать, что каждый из организационных элементов - социальная структура, цели, члены организации, технология и внешнее окружение - служит важнейшим компонентом всех организаций.
Таким образом, организации представляются как системы элементов, каждый из которых немыслим без других. Например, цели сами по себе, так же как и взятая отдельно социальная структура или технология, не являются ключом к пониманию природы функционирования организаций, как и нет организации, которая может быть понята в отрыве от окружающей среды.
Вопрос 2. УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЯМИ
Каждая организация имеет искусственную, созданную людьми природу. Кроме того, она всегда стремится к усложнению своей структуры и технологии. Эти два обстоятельства делают невозможным эффективно контролировать и координировать действия членов организации на неформальном уровне или на уровне самоуправления. Каждая более или менее развитая организация должна иметь в своей структуре специальный орган, основным видом деятельности которого служит выполнение некоторой совокупности функций, направленных на обеспечение участников организации целями, координацию их усилий. Такой вид деятельности называется управлением.
Управление — это функция специфического органа организации, которая обеспечивает направление деятельности всех без исключения элементов организации, удерживает в допустимых пределах отклонение отдельных частей и организации в целом от поставленных целей. Например, отдел в государственном учреждении имеет нормы и правила, по которым регулируется рабочее время сотрудников, количество и качество их работы, отношения с другими отделами и т.п. Руководство отделом, выполняя функцию управления, контролирует выполнение этих норм и правил, применяя методы вознаграждения или наказания.
Однако применением санкций процесс управления, естественно, не ограничивается. Его содержание значительно сложнее. Для понимания сущности управления рассмотрим основные его составляющие.
Блок управления Контролируемый параметр
Канал передачи
Рис.3 Схема процесса управления в организации
На рис.3 организация представлена как определенная система, состоящая из входа (поступления информации, сырья, инструментов, оборудования, рабочей силы), процессора, где происходит переработка ресурсов, поступающих на вход, и выход, где ресурсы выходят в новом качестве. Управление представляет собой обратную связь, которая начинается с измерения ресурсов, имеющихся на выходе. После измерения информация о параметрах выхода поступает в блок управления, где они сравниваются с некоторым эталоном это может быть программа или план), после чего вырабатывается управленческое решение, которое изменяет входные параметры, режим деятельности процессора и, в, конечном счете, параметры выхода. Затем выходные параметры опять замеряются и процесс повторяется. Эта схема применима для всех систем - и технических и социальных. Поэтому справедливо рассмотреть социальную организацию с точки зрения проявления специфических характеристик управления.
Впервые характеристики управления организации были определены Анри Файолем, одним из основателей научной теории управления. По его мнению, наиболее общими характеристиками являются: планирование общего направления действия и предвидение; организация человеческих и материальных ресурсов; выдача распоряжений для удержания действий работников в оптимальном режиме, координация различных действий для достижения общих целей и контролирование поведения членов организации в соответствии с существующими правилами и нормами.
Очевидно, что, определяя характеристики процесса управления, А. Файоль рассматривал организацию того времени — начала XX в. Современные организации обладают значительно более сложной структурой, сверхсложной технологией, более квалифицированной рабочей силой; кроме того, организации чаще всего действуют в сложной структуре современного рынка. В связи с этим управление в настоящее время сродни искусству, игре, высокой науке и функции руководителей лишь очень приближенно напоминают схему А. Файоля. Одна из современных систем управленческих функций может быть представлена следующим образом:
Очевидно, что это далеко не полный перечень возможных действий специалиста по управлению. Опыт показывает, что ему приходится заниматься рекламой, "выбиванием" дополнительных средств и многими другими видами деятельности. Ясно, что настоящий управленец должен быть высокопрофессиональным работником.
Таким образом, деятельность организаций представляет собой комплекс взаимосвязанных социальных, производственных, психологических и прочих функций. Четкое выполнение группой своих функций является залогом эффективности ее работы.
По каким критериям оценивают эффективность деятельности организации?
Эффективность организации определяется по ряду показателей. Оценить эффективность работы фирмы только по ее экономическим достижениям - например, по прибыли, полученной в результате деятельности,- недостаточно. Огромную прибыль можно получить и на основе жесточайшей эксплуатации работников, и на основе современных методов организации производства с использованием социально- психологических факторов. Для нас важно изучение второго, гуманного пути достижения эффективности. Эффективность оценивается комплексно, на нее оказывает влияние ряд факторов
Итак, факторы влияющие на эффективность деятельности организации.1.Количество личного состава в организации.
Не существует указаний относительно числа лиц, которыми менеджер (управленец) может наиболее эффективно руководить. Идеальное число подчиненных, как считается, составляет от 3 до 30, в зависимости от обстоятельств. Но в каждом конкретном случае их число ограничено. Этот лимит и определяет границы данной организации, правильного сочетания делегирования полномочий, децентрализации.
2.Масштабы управления. При определении масштабов управления помимо степени сложности, характера выполняемой работы необходимо учитывать: субъективные возможности руководителя, его способности сотрудничать с коллективом. Руководитель может уменьшить время необходимое для управления и контроля, путем: делегирования полномочий, составления ясного и краткого плана, использования контрольно- проверочных нормативов.
Важность установления масштабов управления. В случае необоснованно- увлеченных масштабов управления теряется личный контакт между руководителем и подчиненным. Руководитель может потерять управление, возможно появление подгрупп с неофициальным руководителем, возникают трудности в проверке результатов деятельности групп, снижается качество профессионального обучения сотрудников, а также ослабляется контроль за выполнение порученных им заданий, что отрицательно сказывается на их моральном состоянии и результатах труда.
С другой стороны, в случае необоснованно сокращенных масштабов управления возникает слишком много уровней управления, возникают административные затраты, больше времени отводится на принятие решений, возрастает степень контроля, что может привести к снижению инициативы и творческой активности, неблагоприятно сказаться на моральном состоянии.
От масштабов полномочий зависит степень централизации и децентрализации. При отсутствии делегирования полномочий управление организацией становиться слишком централизованным. Уровень централизации тем ниже, чем больше решений принимается непосредственно на рабочих местах, в низовых организациях.
Централизация характеризуется отсутствием передачи полномочий и известными пределами компетентности, что ведет к снижению оперативности в принятии решений.
Главная цель в делегировании полномочий- сделать возможной децентрализацию управления организацией. Передаются лишь полномочия. Всю ответственность продолжает нести старший начальник (руководивотель).
Наиболее важными принципами передачи полномочий являются:
- подчиненный должен знать, перед кем он несет ответственность;
-все, что превышает компетенцию должности, передается высшим звеньям управления;
- старшее должностное лицо продолжает нести ответственность за действия подчиненного.
Факторы, влияющие на уровень децентрализации:
Преимущества централизованного управления:
Недостатки централизованного управления:
Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношения. Каждый сотрудник должен помнить, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими сотрудниками. Это достигается с помощью схемы организации, дополненной соответствующими инструкциями и распределением обязанностей.
Организационные схемы и таблицы. При построении схем необходимо учитывать, что схема дает лишь общие контуры структуры организации. Схема должна отражать реальную структуру организации и не являться своего рода теоретическим стандартом. Если схему структуры трудно составить, то причина может заключаться в том, что организация дефектна, то есть с течением времени ее структура стала неэффективной, громоздкой, а линии взаимоотношений стали искаженными.
Позитивная сторона использования схематичных построений. На подготовительном этапе построения схемы организации последняя должна быть подвергнута тщательному анализу. Такое исследование само по себе принесет большую пользу, поскольку оно обнаруживает «слабые места», накладки полномочий, недостаточно управляемые звенья коллектива (организации) и т.п.
Схема позволяет выделить линии взаимозависимости и отношений внутри организации. Схема может быть использована в рамках ознакомления с деятельностью и структурой управления организацией, а также в качестве дополнительного наглядного материала при изучении должностных инструкций.
Недостатки использования схематичных построений.
Во-первых, схема строения организации быстро устаревает. Она отражает организацию в определенный момент времени, в этом смысле она статична. Несмотря на то, что основная структура организации остается неизменной в течение длительного времени, в рамках этой структуры возникает много изменений (например, кадровых), что требует внесения замен и дополнений.
Во-вторых, в схеме не отражаются неформальные отношения, что снижает ее практическую значимость. Схемы могут привести к бюрократизму. Они по существу негибкие и отражают устойчивые каналы взаимоотношений, но не указываю наиболее рациональных, коротких связей, которые весьма часто возникают в процессе деятельности организации.
Наконец, нередко возникают трудности в представлении об уровнях значимости. Неправильное впечатление может возникнуть в результате чтения схемы, где на одной горизонтальной линии показаны несколько руководителей, что якобы подразумевает их одинаковый статус. Поэтому иногда довольно сложно с требуемой точностью обозначить реальные отношения, разную значимость должностей и положений.
Руководство (справочник) по организационному построению предприятия (штатное расписание). Они содержат перечень должностей с их подробным описанием.
Распределение обязанностей означает определение масштаба полномочий и меры ответственности по каждой должности, обозначенной на схеме. Здесь же содержится описание выполняемых функций. В документе «Распределение обязанностей» должны содержаться следующие положения:
Эффективное управление общественными процессами, их правильное регулирование предполагает всестороннее научное изучение их причинно- следственных связей, механизмов функционирования и следующее воздействие на их субъекты и объектные условия, в которых они развиваются.
Современное управление призвано продуктивно воздействовать в гуманистических целях на материальную и духовную сферы общественной жизни в масштабах общества, региона, социальной группы. Добиться этого невозможно, опираясь только на знания технологических, экономических и организационных законов общественной жизни. Следует использовать также законы, относящиеся к функционированию социальной структуры на всех уровнях общественной жизни, к происходящим в них идеологическим процессам, образованиям правового и нравственного порядка. Особое место при этом принадлежит познанию и использованию в управлении социально- психологических закономерностей.
Таким образом, каждый человек в течение своей жизни так или иначе, связан с организациями. Именно в них или при их содействии люди растут, учатся, работают, вступают в многообразные отношения. В рамках организаций повсеместно осуществляется человеческая деятельность.
Организация - сложный организм. У каждой организации есть свой облик, своя культура, своя репутация. Организации развиваются, перестраиваются, а если становятся неспособными выполнять стоящие перед ними задачи,- прекращают свое существование.
Не познав сущности организаций и не поняв закономерности их функционирования и развития, нельзя ни управлять ими, ни успешно работать в их составе.
Заключение
Понятие социальной организации в широком смысле характеризует способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных индивидов и социальных групп. Разнообразные механизмы социальной организации, охватывающие все уровни и сферы взаимоотношений между людьми, выполняют интегративную функцию и обеспечивают управление действиями людей со стороны социальной системы. Эти механизмы, во-первых, через социализацию и усвоение индивидами норм и ценностей, господствующих в данной социальной системе, создают условия и предпосылки участия людей в общественных отношения и, во-вторых, через социальный контроль и систему санкций призваны влиять на индивида таким образом, чтобы направленность и характер выбираемых им действий не выходили за рамки допустимого в данной системе.
В более узком смысле социальная организация – это относительно автономная группа людей, ориентированная на достижение некоторой заранее фиксированной цели, реализация которой требует совместных и координированных действий. Характерной особенностью таких развитых организаций является наличие в них специализированного персонала, прошедшего соответствующую подготовку и выполняющего функции управления.
Определяющая роль в обеспечении жизнедеятельности организации и достижении ею своих целей принадлежит науке об управлении, для которой организация является объектом управленческой деятельности.
При этом управленческая наука отвечает на вопрос: «зачем и как действовать в тех или иных условиях функционирования и развития организации?»,что позволяет современному руководителю эффективно управлять ею, добиваться поставленных целей..