Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Тема 5. Функція контролю
1. Зміст контролю як функції менеджменту
Контроль - це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою оцінки та аналізу результатів діяльності , оперативного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючих дій. Під контролем розуміють перевірку діяльності когось або чогось, за його допомогою виявляють негативні тенденції під час виконання запланованих завдань, запобігають зривам діяльності та стимулюють її успіх [Тарнавська с. 240].
У менеджменті контроль можна визначити як процес спостереження за тим, як підприємство рухається до наміченої мети та коригування відхилень від прийнятого курсу в разі необхідності. Він виникає на певній стадії управлінського процесу, так як управління підприємством взагалі неможливе без нього. Контроль дозволяє зіставити досягнуті результати із запланованими.
За О. С. Петровим, контроль є «однією з функцій управління виробництвом і має аналітичний характер. Під час її використання здійснюється спостереження за ходом виробничих процесів і дотриманням виробничої програми, порівнюються величини та значення параметрів, що контролюються з заданою програмою, фіксуються результати порівняння у зручній для використання формі» [Петров ст. 95]. Проте тут контроль виступає лише як засіб, фіксований зразок, за допомогою якого порівнюються результати із завданнями та вимогами. На практиці це зводить контроль до «простої перевірки правильності арифметичних розрахунків (підсумків у звітах, платіжних відомостях, тощо)» [Тарнавська ст. 241].
Один із засновників науки управління А. Файоль дав чітке визначення поняття контролю. “На підприємстві контроль заключається в тому, щоб перевірити, чи все виконується відповідно до утверджених планів, розроблених інструкцій та принципів. Його ціль — виявити слабкі місця та помилки, вчасно виправити їх і не допустити повторення. Контролюється все: предмети, люди, впливи” [Управление — это наука и искусство / А. Файоль, Г. Эмерсон, Ф. Тейлор, Г. Форд. — М., 1992. – 351 с. /С. 27]. А далі вчений додає, що «… контроль є найпершим обов`язком тих керівників, які відповідають за виконання будь-яких планів» [там само].
Контроль як одна із важливих функцій менеджменту є заключною стадією управлінського процесу і відіграє роль зв`язуючої ланки між керуючою і керованою системами [Гірняк ст. 109]. Функція контролю включає облік і аналіз інформації про фактичні результати діяльності всіх підрозділів організації, порівняння їх із планами показниками, виявлення відхилень та аналіз їх причин, здійснення певних операцій, пов’язаних з реалізацією планів та програм [Шегда ст. 138].
Поняття «контроль в управлінні» необхідно розглядати у трьох основних аспектах:
Наприклад, завдяки організації механізму зворотного зв`язку орган управління одержує інформацію про хід справ. Менеджери оцінюють стан справ на підприємстві на основі звітів, які одержують від інших працівників організації, та аналізують отримані результати. У випадку успішного ходу справ контроль дає змогу підтримувати його, а якщо розвиток справ не задовольняє орган управління – вносити корективи. Управлінський контроль - це не якась разова акція. Це – неперервний процес, що включає спостереження та регулювання різних видів діяльності організації з метою полегшення виконання управлінських задач [Гірняк С.111.].
Відомо, що для досягнення головної мети в менеджменті використовують загальні управлінські чинники – функції, що застосовуються до будь-якого підприємства. До загальних функцій в системі менеджменту підприємства відносяться:
Слід підкреслити, що контроль як одна з функцій управління стоїть на другому місці після функції планування: якщо керівництвом не доведена мета до підлеглих, то суть контролю буде втрачена. Стратегічні плани відображають зміни як усередині організації, так і за її межами, і процес контролю дає змогу менеджерам упевнитися в тому, наскільки діє прийнята стратегія [Шегда ст. 138]. Планування повинне завжди враховувати реальні можливості та умови функціонування і розвитку підприємств, що постійно змінюються. Підвищується значення контрольної функції [Шегда ст. 138]
Контроль є фундаментальним елементом процесу управління. Адже ні планування, ні організацію, ні мотивацію неможливо розглядати, повністю відокремивши поняття контролю. Фактично всі вони є невід`ємними частинами загальної системи контролю того чи іншого підприємства.
Ознаками та характеристиками контролю є мета й завдання контролю, його типи та предмет, об’єкт та суб’єкт контролю. Н. П. Тарнавська та Р. М. Пушкар визначають мету контролю у забезпеченні виконання управлінських рішень, успішному здійсненні завдань, а також у попередженні можливих помилок. Несприятливий розвиток подій слід виявити ще на ранньому етапі для того, щоб менеджер мав змогу запобігти цьому, дати нові вказівки, провести реорганізацію, посилити свій вплив на мотиви трудової поведінки і вирішити будь-яку з проблем, які виникають і можуть призвести до кризи. У будь-якій діяльності мета контролю полягає у перевірці того, чи все відбувається згідно з заздалегідь прийнятим планом, діючими інструкціями та встановленими принципами [С.242].
Мету контролю можна додатково коротко сформулювати як:
Завдяки уточненню мети контролю можливо зазначити, що він починається з контролю за результатами й продовжується оцінкою факторів, що сприяли або заважали їх отриманню. Найбільш вагомим, однак, є контроль за результатами, тому що саме результати є показниками успіху. [Лейманн, С.95]
Контроль здійснюється з метою досягнення узгодженості й синхронізації зусиль виконавців, виявлення суперечливих тенденцій і протиріч у їх діяльності. Контроль проводиться за дотриманням законності при здійсненні господарських операцій, певних правил і регламентів діяльності, а також нормативів витрачання коштів, сировини і матеріалів. Тому контроль виконує важливу виховну, профілактичну, захисну функції, сприяє збереженню власності, правильному витрачанню ресурсів, дотриманню планової, фінансової, виконавчої і трудової дисципліни [Гірняк, С.110].
Завдання контролю є загальними та конкретними. Конкретні завдання поширюються тільки на якусь певну сторону діяльності об’єкта (фінанси, дотримання трудового законодавства, достовірність звітних даних, тощо), а загальні - всебічна діяльність об’єктів, що контролюються.
Основними завданнями контролю є:
Об’єкт контролю – це те, що (хто) контролюється. Всередині підприємства об’єктами контролю є всі, без винятку, виробничі процеси. Предметом управління є отримання запланованого результату. Отже, предмет контролю - це стан і поведінка об’єктів управління. Предметом контролю таких об’єктів як об’єднання, підприємство, організація, структурний підрозділ або їх окремі частини та елементи, є їх діяльність відповідно до встановлених законів, норм, правил, рішень, доручень, тобто певний стан об’єкта контролю на конкретну дату. Цей стан описується якісними, кількісними, структурними характеристиками, а також такими, що визначені у часі та просторі, закріплені відповідними стандартами. [Т. С.243] Об’єктами контролю є: місії, цілі і стратегії, процеси, функції і завдання, параметри діяльності, управлінські рішення, організаційні формування, їх структурні підрозділи та окремі виконавці. [Гірняк. С.110].
Суб’єктом контролю може бути група людей або організація, що наділена відповідними повноваженнями. За характером стосунків суб’єкта та об’єкта контролю, розрізняють контроль внутрішній та зовнішній. При внутрішньому – суб’єкт та об’єкт контролю функціонують у межах однієї системи, а при зовнішньому – суб’єкт відокремлений, діє автономно, незалежно від об’єкта [Т. С.244]. Суб’єктами контролю можуть виступати державні, відомчі органи, громадські організації, колективні і колегіальні органи управління, лінійний і функціональний апарат підприємства і об’єднань [Гірняк. С.109].
Залежно від завдання доцільно розрізняти лінійний, функціональний та операційний типи контролю. При лінійному типі контролюється об’єкт в цілому (наприклад, контроль з боку директора підприємства); при функціональному – лише його частина (контроль з боку головного економіста, технолога, тощо). Контроль лише однієї окремої характеристики стану та поведінки об’єкта (наприклад, співвідношення рівня продуктивності праці та заробітної плати) є різновидом операційного типу контролю [Тарнавська. С.244].
А.. В. Шегда виділяє перш за все два типи контролю – стратегічний та тактичний. Стратегічний контроль спрямований на розв’язання стратегічних завдань і тісно пов'язаний зі стратегічним плануванням та управлінням. Тактичний контроль забезпечує систематичні спостереження за виконанням поточних завдань, програм, планів [Шегда. С.138].
Для забезпечення ефективного функціонування організації контроль повинен охоплювати всю її діяльність. Характерними для будь-якого контролю є об’єкт, суб’єкт, процес та результати контролю. Враховуючи те, якими будуть ці компоненти за своїм змістом, і визначають види контролю. Залежно від ознак, взятих за основу класифікації, розрізняють декілька видів. В. В. Стадник та М. А. Йохна подають наступну класифікацію (див. Таблицю 1).
Таблиця 1
Види контролю
|
№ |
Класифікаційна ознака |
Вид контролю |
|
1. |
За змістом |
Фінансовий Виробничий Маркетинговий |
|
2. |
За характером відносин суб’єкта й об’єкта контролю |
Внутрішній та зовнішній |
|
3. |
За сутністю завдання |
Лінійний Функціональний Операційний |
|
4. |
За якісними характеристиками |
Одиничний Множинний Багатофункціональний |
|
5. |
За етапами проведення |
Попередній Поточний Підсумковий |
О. М. Гірняк та П. П. Лазановський у своїй класифікації видів контролю, окрім вищеописаних, наголошують, зокрема, на адміністративному (службовому), колективному (децентралізованому) та самоконтролю як видах контрою за суб’єктом. Відправним пунктом концепції адміністративного (службового) контролю дій підлеглих є такий: для того, щоб повністю орієнтуватися в тому, що робиться в контрольованому структурному підрозділі, чи всі функції виконуються належним чином , не потрібно контролювати кожну функцію або кожного працівника. Досить охопити певні стратегічні пункти, вузлові функції [Гірняк. С.113].
Важливе значення, на їх думку, повинне надаватися сьогодні виконанню функції контролю самими підлеглими та самоконтролю. У діяльності підприємства дуже багато сторін, які повинні бут підконтрольні колективу або його представникам. В умовах демократичного розвитку – це один із засобів залучення колективу до управління підприємством та впливу на його керівництво. Самоконтроль стимулює у співробітників почуття власної відповідальності за результати, потребує менше часу і менших витрат, ніж будь-які інші види контролю. [Гірняк. С. 114-115].
Вагоме місце займає контроль якості продукції, який органічно вписується у системи виробничого контролю, значною мірою забезпечуючи конкурентоспроможність продукції підприємства [Стадник, Йохна. С.308] Система управління якістю ефективна за умови застосування тих прийомів і методів, які відповідають специфіці і масштабам діяльності, рівню розвитку організаційної культури, вибраній стратегії. Це забезпечує постійне вдосконалення всіх сторін діяльності організації, збереження і зміцнення її конкурентних позицій [Стадник, Йохна. С.312]
За ступенем охоплення роботи контроль може бути вибірковим та суцільним, в залежності від того, який її обсяг тому підлягатиме. Крім цього, контроль може здійснюватися у відкритій формі, коли про нього заздалегідь повідомляється підконтрольним, або таємно, коли факт його проведення невідомий. За джерелом використання інформації контроль поділяють на документальний і візуальний. До документального контролю відносяться різні перевірки, спеціальні обстеження, коли використовуються великі масиви різноманітної інформації, плани, кошториси, договори, нормативи, статистична звітність та ін. Візуальний або натуральний контроль здійснюється шляхом безпосереднього огляду об’єктів у натурі неозброєним оком або за допомогою оптичних приладів. На практиці види контролю мають тенденцію змінюватися в залежності від ступеня використання їх на різних рівнях управління [Гірняк. С. 115].
Процес контролю - це діяльність об’єднаних у визначену структуру об’єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, аудиторів, організацій державного регулювання), направлена на гарантію досягнення поставлених цілей управління. Найбільш ефективно та продуктивно це досягається через реалізацію визначених завдань контролю і застосування відповідних принципів, типів, методів і техніки контролю. [Кочерин С. 119]
Суть процесу контролю виражають такі його характеристики:
Організаційна характеристика включає в себе вибір об’єкта контролю, організаційно-методичну підготовку і відповідає на запитання: хто і в якому порядку здійснює контроль?
Змістовна або змістовно – технічна характеристика – це розробка плану і вибір методу вивчення контрольованого об’єкта, відповідаючи на питання: що робиться у процесі контролю і як робиться?
Технологічна або узагальнюючо-коригуюча характеристика включає узагальнення, а при необхідності – обговорення в колективі результатів контролю, розробку рішень і оцінку їх виконання. Тобто ця характеристика повинна дат відповідь на питання: як реалізуються результати контролю? [Гірняк О. М. С. 116]
Існує два підходи у виділенні стадій процесу контролю. Перший передбачає виділення трьох етапів:
Згідно з другим підходом процедура контролю по кожній системній характеристиці передбачає чотири основні стадії:
З погляду практики менеджменту процес контролю є замкнутим циклом, який складається з чотирьох (трьох) етапів стосовно конкретного об’єкта і здійснюється на всіх рівнях управління. [ Шегда С. 164]
На рис. 1 зображено цикл процесу контролю з усіма характерними для нього стадіями.
Визначення бажаного результату (стандарту). Контрольна діяльність, як і вся управлінська праця, розпочинається з встановлення мети. Коли мета відома, необхідно відобразити бажаний результат у вимірюваних величинах, якщо це можливо. Під час здійснення процесу контролю мета конкретизується, уточнюється, перетворюючись на норми функціонування – критерії, за якими
оцінюється дія системи управління або хід виконання виробничого процесу [ Пушкар, С. 44].
Існують три форми норм функціонування: числова, шкальна і дескриптивна. При числовій формі контрольні параметри вимірюються за повними числовими значення. Параметри (кількість продукції), періоди часу, як правило, подаються у числовій формі. Норми функціонування, які не можуть бути визначені першим і другим способом, формулюються дескриптивно, описово. Норми часто встановлюються графічно. [Тарнавська. С. 249].
Перший етап процесу контролю демонструє, наскільки близько, по суті, поєднані функції контролю і планування. Стандарти – це конкретні цілі, прогрес згідно яких піддається вимірювання. Ці цілі виникають з процесу планування. Всі стандарти, що використовуються для контролю, повинні бути обрані з багато чисельних цілей і стратегій організації, тому що може виникнути ситуація, коли підприємство буде суворо контролювати виконання неправильного завдання.
Рис. 1. Принципова схема процесу контролю
Цілі, які можуть бути використані в якості стандартів для контролю, характеризуються наявністю:
Конкретний часовий період та критерій є показниками результативності [Кабушкін. С.].
Вимірювання фактичного результату виконання. Процедура виміру фактичного результату виконання – це засіб отримання необхідної для суб’єкта управління та контролю. Цю процедуру можна визначити як зіставлення фактичної величини з еталоном. До основних типів виміру в процесі виробництва належать фізичний та динамічний виміри. Фізичний вимір відображає форму, розмір, зовнішній вигляд об’єкта контролю. Основні одиниці фізичного виміру – штуки, метри, тонни, гривні тощо. Динамічний вимір характеризує рівень використання тих чи інших ресурсів за відповідною якістю чи властивістю, наприклад, інтенсивність, темп, питома вага, повторюваність. [Тарнавська. С. 250]
Оцінка результатів виконання. На цій стадії процесу контролю подається оцінка, яка служить основою для рішення про початок дій. Діяльність, яка здійснюється на цьому етапі контролю, є найбільш помітною частиною всієї системи контролю – це визначення масштабу відхилень, вимір результатів, передача інформації та її оцінка. [Кабушкін С.].
Стадія порівняння та оцінки фактичного та очікуваного результатів безпосередньо стосується ходу виконання господарської операції. При цьому відбувається не тільки оцінка контрольної ситуації, а й вироблення альтернативних рішень для застосування коригуючих дій. Завдання даної фази процесу контролю:
При здійсненні в процесі контролю оцінок в залежності від цілі і виду контролю враховується:
Коригуючі дії. Контрольні звіти є індикаторами відхилень від плану. За результатами цих звітів досліджуються причини проблем, розробляються варіанти їх подолання і виправляється стан справ застосуванням коригуючих дій. Існують два типи коригуючих дій:
Можливі наступні варіанти видів коригую чого впливу:
4. Удосконалення організації управлінського контролю
Завдяки усуненню виявлених недоліків у роботі і об’єктивній оцінці діяльності працівників ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує почуття впевненості і задоволення роботою у працюючих. Ефективному контролю притаманні:
Процес контролю повинен проходити гармонійно, а не представляти собою гру в «хованку»: контролюючі шукають, а контрольовані ховають. Переконання в тому, що контролер однаково зацікавлений в пошуку як негативних, так і позитивних сторін діяльності, сприятиме тому, що кожний працівник намагатиметься допомогти йому проникнути в ці сторони діяльності. Тому німецькі вчені Вернер Зігерт та Лючія Ланг вважають, що:
Контролінг в організації
Незважаючи на те, що термін «контролінг» і є співзвучним до терміну «контроль», їх функції та форми різні. Зміст контролінгу як науки пов'язаний з управлінням, регулюванням діяльності не лише підприємства, але й бізнесу взагалі.
Сучасна економічна наука нерозривно пов’язана з таким поняттям, як «управлінський облік». Один з підходів до визначення цього поняття і є термін «котролінг». На даний момент управлінський облік розглядається як система збору та інтерпретації інформації про витрати, собівартість продукції, що зближує його до терміну «контролінг», оскільки при цьому великою увагою наділений нормативний характер подібної інформації та її значенню для отримання «зовнішньої звітності» підприємства. Термін контролінг не випадково має однаковий корінь зі словом «контроль», тому що це підкреслює зв'язок обліку з управлінням. Спрощено слід вважати, що це – широка система організації звітності з метою контролю за діяльністю підприємства. [Фольмут, 84 ]
За Е. Майєром, така система разом з вирішенням оперативних завдань, орієнтується і на стратегічні досягнення. Завдання контролінгу значно більші за обсягом від завдань управлінського обліку, який входить у систему контролінгу в якості однієї з складових. [Майєр, 7]
Контролінг – це система управління процесом досягнення кінцевої мети підприємства та результатів його діяльності, як система управління прибутком підприємства. Термін «контролінг» вперше був використаний у США, він охоплював сукупність завдань у сфері обліку та теорії фінансів. Потім контроль отримав ширше тлумачення, до нього увійшли також окремі питання фінансового контролю і оптимального використання фінансових ресурсів.[Тарнавська, 253-254]
Контролінг виник внаслідок того, що з плином часу різко збільшується обсяг інформації, яка надходить не лише з внутрішнього середовища (виробництво), але й з зовнішнього, змін у податковій політиці держави, вивчення ринкового середовища, тощо. Для систематизації цієї інформації необхідно було створити систему, яка б дозволила класифікувати та розподілити цю інформацію по тих структурних підрозділах організації, де вона необхідна. [Тарнавська, 254]
Контролінг є синтетичною дисципліною, яка на основі менеджменту, маркетингу, бухгалтерського обліку, аналізу господарської діяльності, систем контролю забезпечує спостереження, оцінку та коригування економічних процесів, що відбуваються на підприємстві. Він базується на системі нормування витрат, визначення залежності між обсягом реалізованої продукції, витратами та управління, інших показників, які характеризують рівень використання ресурсів усіх видів. [Пушкар, 7]
Метою контролінгу є розробка економічних показників ефективності використання об’єктів управління, відстеження цих показників та забезпечення інформацією усіх зацікавлених осіб щодо використання ресурсів у процесі постачання, виробництва і збуту продукції. [Тарнавська, 255] Інакше кажучи, контролінг є системою спостереження та вивчення поведінки економічного механізму конкретного підприємства і розробки шляхів для досягнення мети, яку воно ставить перед собою. [Пушкар, 61]
Контролінг виконує функцію внутрішнього контролю на підприємстві, визначає економічність роботи його окремих структурних підрозділів, а також здійснює сервісне обслуговування апарату управління, забезпечує інформацією, необхідною для прийняття рішень. Якщо контроль є однією з функцій управління, то контролінг є концепцією ефективного управління підприємстві та забезпечення тривалого його існування в умовах конкуренції. Отже, різниця між ними полягає в тому, що контроль спрямований у минуле і зорієнтований на виявлення помилок, відхилень, на пошук винних; а контролінг – у майбутнє, прагне так керувати процесами поточного аналізу і регулювати планові фактичні показники, щоб виключити помилки та відхилення. [Тарнавська, 255].
Об’єктами контролінгу є:
По кожній з груп об’єктів контролінгу визначаються конкретні об’єкти з визначенням системи показників, по яких планується, обліковується, аналізується та контролюється певний аспект функціонування підприємства. [Пушкар, 9]
Функції контролінгу:
Ця функція орієнтована на досягнення цілей деяльності підприємства.
[ Фольмут, 90]
Контролінг як самостійна управлінська функція має складну організаційну структуру. Вона включає в себе два компоненти – горизонтальну та вертикальну структури. Вертикальна структура охоплює послідовність процедур контролю відповідно до логіки і направлення управлінського циклу. В ньому можна виділити:
Горизонтальна структура охоплює функціональні компоненти. Вона передбачає оцінку результативності в комерційній, виробничій, фінансовій та комунікативній діяльності, що включають в себе як сукупні показники діяльності підприємства, так і показники, що характеризують окремі аспекти підприємницької діяльності. І вертикальна, і горизонтальна структури контролю передбачають реалізацію функцій контролінгу. [Івашкевич, Зайцев,17]
Принципи та сфера застосування контролінгу
Концепція контролінгу передбачає розробку філософії поведінки фірми, використання принципу прямого і зворотнього зв’язку в біокібернетичному контурі регулювання, розробку енергетичного балансу оточуючого середовища, створення системи обліку витрат, активізацію нематеріальних факторів (комунікації, мотивація, стимулювання праці). [Майєр, 79]
Контролінг можна визначити як систему перевірку того, наскільки успішно підприємство просувається до своєї мети. У випадку відхилень від мети приймається коригуючи дії, а метою є підтримання ефективного функціонування підприємства. В зв’язку з вищенаведеним, контролінг базується на таких принципах:
У системі контролінгу центральне місце належить бухгалтерському обліку, який формує базу даних, визначаючи зміст, відбір та оцінку даних, комплекс економічних показників, що характеризують кількісний та якісний стан об’єктів, а також фактори, що впливають на їх функціонування. Уточнюється, наскільки повно треба відображати діяльність кожної структурної одиниці підприємства, а також ступінь деталізації фактичних даних, який визначається можливістю збору даних та потребою в них збоку апарату управління та лінійного персоналу. Така інформаційна база ж вихідним пунктом планування. Розроблені норми, нормативи, стандарти, базові показники ефективності використання ресурсів служать для прогнозу розвитку підприємства та отримання прибутку або досягнення тієї мети, яку ставить перед собою адміністрація.
Контролер є керівником служби контролінгу, в підпорядкуванні якого знаходиться бухгалтерія. Він є головною особою з питань інформації, здійснює контроль специфічним чином – за допомогою звітності та інтерпретації даних, необхідних для прийняття рішень. Завдяки отриманій інформації та ї аналізу, контролер впливає в значній мірі на рішення і відіграє значну роль у просуванні підприємства до стратегічної мети. Таким чином, контролінг є системою, яка створюється для відстеження ситуації в зовнішньому та внутрішньому середовищі підприємства, а тому вона проектується. [Тарнавська, 258]
Контролінг (переважно у формі спеціалізованих служб контролінгу) може бути в перспективі впроваджений на таких господарюючих суб’єктах, як:
Що стосується підприємства з чисельністю працюючих 200 – 1000 чоловік, тут, у принципі, відсутні передумови для впровадження контролінгу через низький рівень підготовки бухгалтерів, відсутність методик, тощо. На дрібних підприємствах повинні використовуватися звичайні форми контролю за використанням ресурсів у системі бухгалтерського обліку. [Пушкар, 60]
Слід зазначити, що впровадження контролінгу в систему управління бізнесом дозволить підвищити рівень аргументації рішень, що приймаються, забезпечивши цим самим стійкість підприємств у динамічних умовах зовнішнього середовища і ,в першу чергу, в умовах конкуренції.