Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE \* MERGEFORMAT 63
Введение
В современной жизни еще очень широко распространены расчеты наличными деньгами, а иногда без них просто невозможно обойтись. Поэтому в практической деятельности бухгалтер постоянно сталкивается с проблемами выдачи денег под отчет. Необходимо отметить, что учет подотчетных сумм является достаточно емким участком учета. Через подотчетные лица проходят значительные суммы наличных денежных средств, поэтому задачами бухгалтерского учета в данном случае является не только контроль за своевременным и правильным отражением операций на счетах бухгалтерского учета, но и контроль за обоснованностью использования и сохранностью подотчетных сумм. Также немаловажным моментом является вопрос налогообложения сумм израсходованных подотчетными лицами. В некоторых случаях, связанных с командировками возникает необходимость налогообложения сумм израсходованных сверх установленных норм. Неверное исчисление налогов, может привести к штрафным санкциям со стороны налоговой инспекции. Все вышеперечисленное обусловило актуальность выбранной темы.
Целью исследования является изучение особенности бухгалтерского учета и методики анализа расчетов предприятия с подотчётными лицами.
Из поставленной цели вытекает ряд следующих задач:
- сформулировать теоретические основы учёта и анализа расчётов с подотчётными лицами
- определить нормативные законодательные материалы по учету расчетных операций;
- представить организационно-экономическую характеристику предприятия ООО «Каравелла-Вельск»;
- рассмотреть порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами (изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии);
- оценить состояние синтетического и аналитического учётов расчетов с подотчетными лицами;
- проанализировать расчеты с подотчетными лицами в ООО «Каравелла-Вельск»
- определить резервы повышения оборачиваемости и снижения уровня задолженности.
- предложить рекомендации по совершенствованию учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «Каравелла-Вельск»;
Объектом исследования данной работы является предприятие ООО «Каравелла-Вельск».
Предметом исследования является учет и анализ расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Каравелла-Вельск», г. Вельск.
В бухгалтерском учете тщательностью, пристальностью, с особым вниманием, не только на уровне в бухгалтерском учете, то тогда бы не было бы ни стандартных ни типичных ошибок, а также обманов и задержек со стороны подотчетников. Эта мысль и будет гипотезой нашей исследовательской работы. Эту тему изучали, рассматривали, исследовали очень многие профессора, ученые, преподаватели, экономисты, консультанты, простые бухгалтера. Было написано много трудов, книг, статей, методичек: Захарьин В.Р., Касьянова Г.Ю., Разгулин С.А., Мосейчук М.А., Быкова С.Е. и так далее.
В процессе изучения и обработки материалов использованы основные методы экономического анализа, такие как: элиминирование, сравнение, группировка, балансовый метод и другие.
Исследуя данные предприятие ООО «Каравелла-Вельск», хотелось бы ввести новизну не только в процесс оформления документов для командировок, но и в контроль за подотчетными лицами.
Во–первых предлагаем завести документ для внутреннего пользования, который бы подтверждал, что подотчетное лицо провело время именно в этой гостинице (в это время, день, месяц, номер комнаты), а не сэкономил отдохнув у частного лица.
Второй вариант предлагаемый нами более дорогостоящий, но более действенный. Нанимается специально работник выезжающий на место командировки и осуществляющий контроль за подотчетным лицом.
Методологической и технической основой для работы послужили: Федеральный Закон «О бухгалтерском учете»; Положение по введению бухгалтерского учета и отчетности в РФ; Постановления Правительства РФ и инструктивные материалы по изучаемым вопросам; учебная литература.
Источниками конкретной информации для проведения исследования по предприятию ООО «Каравелла-Вельск» являются годовая бухгалтерская отчетность предприятия за 2011 – 2013 г.г., а именно форма № 1 "Бухгалтерский баланс", форма № 2 "Отчет о прибылях и убытках", форма №3 приложение к бухгалтерскому балансу, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 "Расчеты с подотчётными лицами ", а также первичные документы и учётные регистры.
Глава 1. Теоретические основы учета и анализа расчетов с подотчетными лицами
Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").
Руководителем организации утверждается перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет. Рекомендуют не создавать список сотрудников, имеющих право получить деньги под отчёт, частью приказа об учётной политике. Список подотчётных лиц может измениться в любое время, а в учетную политику изменения можно вносить только в строго ограниченных случаях.1
Как правило, под отчет выдаются денежные средства на хозяйственно-операционные, командировочные и представительские расходы. К хозяйственно-операционным расходам относят расходы работников на покупку товаров, включая оплату ГСМ, работ и услуг.
Командировочные расходы возникают в следствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается. Такой вывод следует из совокупности положений статей Трудового кодекса РФ2.
В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.
Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ3.
Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.
Итак порядок выдачи денег под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, устанавливаются руководителем организации.
Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.
Если выдаются денежные средства на командировочные расходы необходимо оформить следующие документы:
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
- командировочное удостоверение;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
Срок командировки определяется обычно руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.4
Выдача наличных средств под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее предоставленному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Денежные средства, полученные под отчет, должны быть израсходованы только на установленные цели.
Для получения наличных денежных средств под отчёт сотрудник должен написать заявление. Типовая форма заявления не утверждена, поэтому можно составить в произвольной форме или в той форме которая утверждена учетной политикой организации. В заявлении сотрудник должен указать назначение аванса, расчёт размера аванса, срок, на который выдаётся аванс.5
Каких-либо ограничений на размер подотчётных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен сделать надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению.
Не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы средства под отчет, или со дня возвращения из командировки сотрудники обязаны представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.
Под оправдательными документами - понимаются первичная документация, а именно чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки, счета, накладные, проездные билеты, квитанции, командировочное удостоверение и другие документы.6 (п.4.4 Положения Банка России от12.10.2011 г. №373-П).
Наличные денежные средства на командировочные расходы выдаются в размере сумм, необходимых на оплату проезда, проживания и суточных за время пребывания в командировке. Министерство финансов устанавливает нормы возмещения командировочных расходов для бюджетных организаций. Коммерческие организации учитывают командировочные расходы в пределах установленных норм для целей налогообложения, для целей финансового учета нормы командировочных расходов устанавливаются данными организациями самостоятельно.
Вместо наличных денежных средств под отчет могут выдаваться банковские корпоративные карты для оплаты представительских или командировочных расходов. В этом случае подотчетные лица обязаны представить в качестве оправдательных документов квитанции электронных терминалов, банкоматов.
Бухгалтер проверяет авансовый отчет, руководитель утверждает сумму расхода, что является основанием списания расходов, оплаченных из подотчетных сумм и осуществления окончательных расчетов с подотчетными лицами. В случае превышения признанных расходов подотчетного лица над полученной суммой разница выдается работнику из кассы. А оставшаяся часть неиспользованного аванса возвращается подотчетным лицом в кассу организации или удерживается из его заработной платы.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Такие требования содержат указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15.12. 2010 г. № 173н.
В бухгалтерском учёте возврат неизрасходованных подотчётных сумм отражается так:
Д 71 К 50 - выданы деньги под отчёт
Д10 К 71 -получены канцтовары, приобретенные сотрудником
Д 50 К 71 -внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм
Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимого количества бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверных документов, то нередко налоговые органы доначисляют "зарплатные" налоги (НДФЛ,ЕСН).
Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия:
- решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата;
- размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;
- необходимо получить письменное согласие работника
При поступлении авансового отчёта заполните в нем расписку(отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передайте ее сотруднику. Проверьте авансовый отчёт, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдены два условия.
Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм(расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т.д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит сотрудник использовал деньги по целевому назначению.
Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления подсчёт сумм. А также необходимо сверить остатки сумм по счету 71 с данными журнала-ордера №7, главной книгой, балансом предприятия, при наличии расхождений следует выявить их причины. Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере №7 необходимо: выявить суммы выданных под отчет авансов, имеются ли приказы о направлении работника в командировку, назначение и фактическое использование авансов, сроки предоставления авансовых отчетов, имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах прибытия согласно заданиям, правильность и своевременность составления авансового отчета, наличие оправдательных документов по всем операциям.
Для расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» это активно-пассивный счет. Дебетовое сальдо по счету 71 отражает сумму дебиторской задолженности работников организации по подотчетным суммам.
Бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами представлены в табл. 1.
Таблица 1
Порядок учета расчетов с подотчетными лицами
|
№ п/п |
Содержание операции |
Дебет счета |
Кредит счета |
Оценка, руб. |
|
1. |
На основании расходного ордера из кассы выданы денежные средства работнику организации под отчет |
71 |
50 |
Сумма предстоящих расходов |
|
2. |
Материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом, приняты к учету |
07, 08, 10, 41 |
71 |
Стоимость материальных ценностей |
|
3. |
Утвержден авансовый отчет. Списана с подотчетного лица утвержденная сумма: – расходов, связанных с основным видом деятельности; – расходов, несвязанных с основным видом деятельности |
20, 23, 25, 26, 44 91-2 |
71 71 |
Утвержденная сумма авансового отчета |
|
4. |
Возвращены неиспользованные подотчетные суммы в кассу организации |
50 |
71 |
Остаток аванса |
|
5. |
Отражены подотчетные суммы, не возращенные подотчетным лицом в установленные сроки |
94 |
71 |
То же |
|
6. |
Удержана из заработной платы невозвращенная подотчетная сумма |
70 |
94 |
То же |
|
7. |
Выплачена сумма, превышающая аванс |
71 |
50 |
Перерасход |
При приобретении материальных ценностей и признании услуг из подотчетных сумм НДС учитывается только при предоставлении счетов-фактур. Во всех остальных случаях он не выделяется, не учитывается и к вычету предъявляться не может.
Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверенных объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчете с предприятиями.
Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами.
Н.В. Фимин (эксперт по вопросам налогообложения, действительный государственный советник РФ 3-го класса): «Ошибки, допускаемые хозяйствующими субъектами при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, можно условно разделить на две основные группы: нарушения документального оформления расчетов с подотчетными лицами; несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами»7.
1. Неоформление заявлений на выдачу подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства. Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).8
Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.
Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.
1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.
2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».
Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору...» указать просто наименование организации.
3.Неправомерная выдача подотчетных сумм
Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя.
Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу.
За несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций законодательством предусмотрен штраф:
4.Незнание правил расчетов с использованием банковских карт
Выдавать подотчетные суммы можно двумя способами:
Первый способ более распространен. Денежные средства для выдачи под отчет можно получить с текущего банковского счета. Кроме того, выдать подотчетную сумму можно из выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).
Второй способ выдачи денег под отчет чаще всего связан с передачей сотруднику корпоративной банковской карты. Такую карту можно использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также иных хозяйственных операций.
Собственно документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить во внутренних документах работодателя. При этом нужно решить следующие вопросы:
Передача карты сама по себе к выдаче подотчетных сумм не приравнивается. Суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств в тот момент, когда подотчетное лицо воспользуется картой, т. е. снимет с карты денежные средства или оплатит ею расходы (табл. 2).
Таблица 2
Схема учета при выдаче подотчетных сумм посредством корпоративной карты.
|
№ п/п |
Учетное действие |
Комментарий |
|
1. |
В учете делается проводка Дебет 71 Кредит 55 |
Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета отражается данной проводкой. То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику. О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. |
|
2. |
Суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списываются в дебет счетов: (или) 26 «Общехозяйственные расходы»; (или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»; (или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др. |
Данную проводку нужно сделать, когда работник представит авансовый отчет, приложит оправдательные документы и отчет утвердит руководитель.
|
|
3. |
В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1. Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс». |
В авансовом отчете лучше указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты.
|
По корпоративной карте подотчетное лицо снимает деньги со специального карточного счета. Важно отметить, что об открытии корпоративной карты уведомлять налоговую не нужно. Организация обязана письменно сообщать в налоговую инспекцию обо всех открытых ею банковских счетах.9
5.Выдача под отчет сверхлимитного остатка в кассе
Довольно часто организации и предприниматели действуют так.
Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, его выдают под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник возвращает деньги в кассу организации.
Это делается для того, чтобы избежать ответственности за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозят штрафы упомянутые выше.10
Такой порядок законодательству не противоречит.
6.Ошибки при утверждении авансового отчета
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Если работник своевременно не отчитался по подотчетным суммам в связи с отсутствием на работе (например, в случае болезни) действует специальный порядок. Отсчитывать три рабочих дня необходимо с даты, следующей за днем истечения срока, на который выданы деньги, «или со дня выхода на работу»11
Один из злободневных вопросов - в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет. Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя. В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.
Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия. Административной ответственности за этот вопрос не предусматривается.
Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена статьей 236 ТК РФ, в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
7.Отсутствие оправдательных документов
К авансовому отчету подотчетное лицо в обязательном порядке прикладывает документы, подтверждающие сумму и характер произведенных расходов.12
Достаточно часто работники организации приобретают товарно-материальные ценности за собственные средства, а потом передают их в собственность организации, получая при этом взамен денежные средства. Данные операции к расчетам с подотчетными лицами не относятся.
В этом случае физическое лицо за свои средства приобретает имущество, которое ему принадлежит на праве собственности. Передача имущества и компенсация расходов сотруднику представляет собой самостоятельную сделку (например, сделку купли-продажи имущества).
8.Неправильное списание подотчетных сумм в случае смерти работника
На практике возможна следующая ситуация: взяв деньги под отчет, сотрудник умер. Если работодатель столкнулся с данной ситуацией, он должен быть в курсе своих прав, решать вопросы быстро и деликатно, не ущемляя права наследников умершего работника и действуя в рамках существующего гражданского законодательства. Важно учитывать, что относительно порядка действий работодателя в данной ситуации есть две точки зрения.
Первая заключается в следующем. Согласно статье 1112 ГК РФ не входят в состав наследства права и обязанности, неразрывно связанные с личностью наследодателя, а также права и обязанности, переход которых в порядке наследования не допускается Гражданским кодексом РФ или другими законами.13 (ст. 418 ГК РФ).
Следовательно, удержание дебиторской задолженности умершего работника по подотчетным суммам из не полученной им заработной платы неправомерно, так же как и требование погасить долг к его наследникам. Долг умершего работника признается нереальным ко взысканию.
Но существует и другая точка зрения. Сторонники данной точки зрения, как правило, ссылаются на письмо Минфина России, где рассмотрена аналогичная ситуация.14
Сторонники данной позиции считают, что обязательство работника по возврату денег, взятых под отчет, не прекращается его смертью, может быть исполнено без его личного участия и не связано неразрывно с его личностью. Работодатель вправе обратиться к наследникам работника с целью погашения задолженности по подотчетным суммам.
1.2. Нормативно-правовое регулирование и теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами
Учет расчетов с подотчетными лицами и анализ такого учета регламентирован - прямо или косвенно - целым рядом нормативных документов.
Рассмотрим нормативные акты более подробно - каким именно образом они регулируют учет операций, связанных с подотчетными суммами.
Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации состоит из четырех уровней, на каждом из которых регулирование осуществляется наделенными соответствующими полномочиями субъектами управления.
К документам первого уровня нормативного регулирования прежде всего относятся кодексы и законы. В первую очередь, это Гражданский кодекс Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации и Трудовой кодекс Российской Федерации. Из законов наиболее важным для учета расчетов с подотчётными лицами является Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402 - ФЗ. В числе других законов можно отметить закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ, закон «О валютном регулировании и валютном контроле».
Налоговый кодекс
Различные факты хозяйственной жизни, так или иначе связанные с выдачей денежных сумм под отчет, влекут за собой затраты организации (в том числе - и выплаты (компенсационного характера) сотрудникам). В связи с этим могут происходить изменения налогооблагаемой базы по налогам различных видов - налог на доходы физических лиц, единый социальный налог, налог на прибыль. Кроме того, может возникнуть вопрос о принятии (непринятии) к вычету «входного» налога на добавленную стоимость. Таким образом, рассматриваемые хозяйственные операции должны определенным образом соотноситься с требованиями Налогового Кодекса РФ.
Статьи Налогового кодекса разъясняют какие расходы уменьшают налогооблагаемую базу, а какие нет (ст.236,238,264).15
При использовании подотчетной иностранной валюты из-за изменения валютного курса может образоваться курсовая разница. Для целей налогового учета полученная отрицательная курсовая разница признается в составе вне реализационных расходов (п.5 п.1 ст. 265 НК), а полученная положительная курсовая разница признается в составе вне реализационных доходов (п.11 ст.250 НК). В статье 208 НК РФ сказано, какие выплаты относят к доходам работника и облагают НДФЛ.
Иногда в хозяйственной практике возникают ситуации, в которых отправить в командировку собственного сотрудника невозможно. Тогда служебную поездку может совершить подрядчик. Гражданским законодательством не предусмотрено понятия «командировка». Иными словами, командировать можно лишь штатников. Поэтому возмещение затрат подрядчика под «расходы на командировку» не подходит. Значит, заключая договоры подряда, необходимо сразу предусмотреть в них и некоторые дополнительные условия. В рассматриваемом случае на налоговые расходы бухгалтер вправе уменьшить лишь затраты на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ) выезжающего подрядчика. Чтобы затраты на возмещение командировочных вне штатнику в него попали, надо выполнить два условия: такие расходы следует экономически обосновать и документально подтвердить (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого в договоре с подрядчиком необходимо отдельно прописать обязанность организации компенсировать его затраты на командировку. В этом случае экономическая обоснованность будет обозначена явно. Компенсацию работнику надо выплатить в той сумме, на которую он представил проездные билеты, квитанции, кассовые чеки.
Пункт договора о командировочных расходах можно оформить в произвольной форме - он нигде не регламентирован.
Согласно ст. 238 НК РФ социальным налогом не облагаются «все виды установленных законодательством Российской Федерации... компенсационных выплат»16. Компенсация же издержек подрядчику как раз предусмотрена Гражданским кодексом статьей 709. Согласен с этим и Минфин России,он разделяет мнение, что «отдельные виды компенсационных выплат, в частности оплата проезда и проживания в другом городе исполнителя работ или услуг по договору подряда» ЕСН не облагаются17.
Налог на добавленную стоимость. Поскольку многие подотчетные хозяйственные операции связаны с приобретением услуг или товаров, то соответственно, возникает ряд нюансов по налогу на добавленную стоимость. Налоговый кодекс разъясняет, при каких условиях можно принять НДС к зачету, а при каких нет (ст. 168,172).
Трудовой кодекс РФ
Так, согласно 166 статье служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В то же время, если работа связана с постоянными поездками или имеет разъездной характер, то такие поездки не признаются командировками.
В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается. Такой вывод следует из совокупности положений статей 15,16 и 20 Трудового кодекса РФ.
Если организация отправляет сотрудника в командировку, то она (организация) должна ему оплатить: (ст. 168 ТК РФ):
Согласно ст. 167 ТК РФ, когда работник находится в командировке, фирма должна выплатить сотруднику не обычную зарплату, а доход исходя из среднего заработка.
Если по завершении командировки сроки, установленные для отчета, прошли, а сотрудник так и не отчитался, то в таком случае образуется долг работника перед предприятием. В соответствии с главой 39 Трудового кодекса РФ работники предприятия несут материальную ответственность. Материальная ответственность работников в полном размере предусмотрена в статьях 242 и 243 ТК РФ. Это случаи ущерба, причиненного по вине работника предприятию, учреждению, организации, когда имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам.
На основании 137 статьи Трудового кодекса РФ работодатель может написать распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса.
Возможно, что работник не отчитался за подотчетную сумму вовремя, но при этом не оспаривает величину своего долга и согласен погасить долг путем удержания из заработной платы. Трудовой кодекс устанавливает верхний предел всех удержаний, который не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся к выплате работнику.19 Только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, размер удержаний может быть увеличен до 50% от суммы, причитающейся к выплате.
Второй уровень системы нормативного регулирования – это положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), разработанные в соответствии с требованиями МСФО, правилами и иными нормами. Наибольшее значение для учета расчетов с под отчётными лицами имеют следующие ПБУ:
1) Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации
2) Положение о порядке ведения кассовых операций РФ от 24 /2008 N 318-П
3) ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль»
4) ПБУ 9/99 "Доходы организации"
5) ПБУ 10/99 "Расходы организации"
Третий уровень представлен методическими указаниями по бухгалтерскому учету, инструкциями и другими документами, утвержденными Минфином РФ, ЦБ РФ и иными субъектами управления.
Примерами нормативных актов данного уровня являются:
-правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС
-письмо ЦБ РФ от 15.02.2012 № 36-3/25 «О лимите кассы».- порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённый решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. № 40 (письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993г. № 18);- Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов, утверждённые приказом Минфина России от 28 декабря 2001г. № 119н (в ред. приказа Минфина России от 23 апреля 2002г. № 33н);
- План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утверждённые приказом Минфина России от 31 октября 2000г. № 94н (в ред. приказа Минфина России от 7 мая 2003г. № 38н);
- инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»;
письмо Банка России от 29 сентября 1997 г. № 525 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами», принятое в соответствии с Федеральным законом от 2 декабря 1990 г. № 394-1 (в редакции от 28 апреля 1997 г.);
- постановление Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (с изменениями от 13 мая 2005 г.);
Четвертый уровень нормативного регулирования составляют рабочие документы организации, формирующие ее систему бухгалтерского учета. В первую очередь это устав, учетная политика организации для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения) и рабочий план счетов, разработанные на основании Закона о бухгалтерском учете, ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», а также Плана счетов бухгалтерского учета и устав организации. К учетной политике могут прилагаться используемые в роганизации формы первичных документов, график документооборота и др.
1.3. Методика анализа
Подотчетные лица - это работники организации (постоянно работающие лица, в том числе совместители, либо выполняющие работы по договорам подряда), получившие авансом из кассы наличные деньги с условием предоставления отчета об их использовании.
Подотчетные суммы - это денежные суммы (авансы), выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расходы с подотчетными лицами носят массовый характер, производятся практически в каждой организации, разнообразны и связаны с приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет, оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств, расходами на командировки, представительскими расходами.
Анализ расчетов с подотчетными лицами нацелен на разработку мероприятий по совершенствованию учета с подотчетными лицами на предприятии.
Задачи анализа расчетов с подотчетными лицами:
Объект анализа - данные аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», где собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.
В процессе анализа расчетов с подотчетными лицами необходимо учитывать положения следующих документов:
Анализ расчетов с подотчетными лицами должен проводиться ежемесячно.
В процессе анализа учета расчетов с подотчетными лицами используется метод группировки, сравнения, относительных величин.
При проведении анализа учета расчетов с подотчетными лицами используются:
Порядок проведения анализа включает в себя следующие этапы:
1) анализируется динамика кредиторской задолженности предприятия с подотчетными лицами на основе данных бухгалтерского баланса;
2) анализируется доля задолженности подотчетных лиц в общей сумме кредиторской задолженности предприятия и ее динамика на основе данных бухгалтерского анализа;
3) изучается состав подотчетных лиц на основании данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
4) изучаются направления расходования средств по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на основе данных аналитического учета;
5) изучаются первичные и отчетные документы, подтверждающие правильность отражения операций на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
6) выявляются недостатки организации учета расчетов с подотчетными лицами;
7) разрабатываются мероприятия по устранению недостатков и совершенствованию учета расходов с подотчетными лицами.
Анализ расчетов с подотчетными лицами проводится бухгалтерской, аудиторской службой, финансовым или планово-экономическим отделом.
Результаты анализа используются бухгалтерской службой предприятия, руководством предприятия.
2. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Каравелла-Вельск».
2.1. Организационно-экономическая характеристика организации ООО «Каравелла - Вельск»
Общество с ограниченной ответственностью «Каравелла-Вельск», в дальнейшем име нуемое “общество”, учреждено решением собрания учредителей от 25 апреля 2006 года в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", является юридическим лицом с момента его государственной регистрации и действует на осно вании настоящего устава и законодательства Российской Федерации.
Позже была зарегистрирована компания 15 мая 2006 года регистратором Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №8 по Архангельской области и Ненецкому автономному округу. Форма собственности – частная. Юридический адрес: 165150, АРХАНГЕЛЬСКАЯ ОБЛАСТЬ, Г ВЕЛЬСК, УЛ 5-Я ПРИСТАНЦИОННАЯ, Д 135,
ИНН 2907011431
ОКПО 79079080
ОКАТО 11205501000
ОГРН 1062907013311
Управляющий организации - ЮРКИНА ЛАРИСА ГЕННАДЬЕВНА.
Общество создано без ограничения срока его деятельности. Общество является хозяйственным обществом, уставный капитал которого разделен на доли. Общество является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли.
Предметом деятельности общества являются:
Основным видом деятельности является деятельность оптовая торговля замороженными пищевыми продуктами.
Уставный капитал общества определяет минимальный размер его имущества, гарантирующего интересы его кредиторов. Уставный капитал общества составляет 10 002,00 рубля.
Доли в уставном капитале общества переходят к наследникам граждан. До принятия наследником умершего участника общества наследства управление его долей в уставном капитале общества осуществляется в порядке предусмотренного Гражданским кодексом Российской Федерации.
Участник общества вправе выйти из общества путем отчуждения доли обществу независимо от согласия других его участников или общества.
Выход участника общества из общества не освобождает его от обязанности перед обществом по внесению вклада в имущество общества, возникшей до подачи заявления о выходе из общества
Общество вправе ежеквартально, раз в полгода или раз в год принимать решение о распределении своей чистой прибыли между участниками общества. Решение об определении части прибыли общества, распределяемой между участниками общества принимается общим собранием участников общества. Часть прибыли общества, предназначенная для распределения между его участниками, распределяется пропорционально их долям в уставном капитале общества.
Высшим органом общества является общее собрание участников общества. Общее собрание участников общества может быть очередным или внеочередным. Все участники общества имеют право присутствовать на общем собрании участников общества, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решения.
Общее руководство обществом осуществляет совет директоров общества. Руководство текущей деятельностью общества осуществляет единоличный исполнительный орган - генеральный директор. Генеральный директор осуществляет руководство текущей деятельностью общества. Генеральный директор подотчетен общему собранию участников общества и совету директоров общества. Генеральный директор общества избирается Советом директоров общества на срок, равный двум годам. Генеральный директор общества может быть избран не из числа участников общества.
Общество вправе передать по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа управляющему. Договор с управляющим подписывается от имени общества председателем совета директоров общества или лицом, уполномоченным решением совета директоров общества.
Общее руководство обществом осуществляет совет директоров общества, за исключением решения вопросов, отнесенных настоящим Уставом к исключительной компетенции общего собрания участников.
Рис. 1. Схема организационной структуры ООО «Каравелла – Вельск»
Всё выше сказанное подтверждает схема организационной структуры предприятия ООО «Каравелла-Вельск».
Организация ООО «Каравелла-Вельск» имеет список основных покупателей и заказчиков:
Учетная политика ООО «Каравелла-Вельск» разработана в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011г. № 402 ФЗ «О бухгалтерском учете», Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ1/2008 утвержденного приказом МИНФИНА России от 06.10.2008г. №106н.
Учетная политика организации ООО «КАРАВЕЛЛА - ВЕЛЬСК» состоит главным образом из двух положений: для бухгалтерского учёта и для целей налогообложения. Учетная политика организации формируется главным бухгалтером и утверждается генеральным директором организации ООО «КАРАВЕЛЛА - ВЕЛЬСК».
Отчётным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчётности на основании статьи 15 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» является календарный год с 1 января по 31 декабря включительно.20 В интересах собственников и иных заинтересованных лиц создаётся промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчётность, которая включает в себя Бухгалтерский Баланс и Отчёт о финансовых результатах Промежуточная бухгалтерская отчётность составляется по результатам каждого квартала внутри отчётного периода с нарастающим итогом.
При проведении операций с наличными денежными средствами организация руководствуется Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденным Банком организация бухгалтерского учёта России от 12.10.11 №373-П.
Бухгалтерский учёт в организации ведёт самостоятельная бухгалтерская служба, как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером. Учётные регистры бухгалтерского учёта ведутся на электронных и бумажных носителях. Для электронных регистров используется специализированная программа1С: Предприятие и хранятся на предприятии в течение 5 лет. В качестве регистров бухгалтерского учёта используются: журнал учёта операций, оборотно - сальдовая ведомость, предусмотренные в специализированной программе для ведения бухучёта
В качестве рабочего плана счетов бухгалтерского учета в организации ООО «Каравелла-Вельск» принято использовать типовой План счетов, утвержденный приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н. При необходимости План счетов дополняется субсчетами, необходимыми в деятельности организации. План счетов, используемый на предприятии, приведен в Приложении к настоящей учетной политике: п.8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н
Оценка имущества, обязательств и хозяйственных операций в организации в рублях и копейках.
В организации в качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России:
В унифицированных формах заполняются реквизиты, обязательные по Федеральному закону от 06.12.11 № 402-ФЗ. Иные реквизиты могут заполняться по необходимости. Дополнительно используются формы, разработанные организацией, приведенные в Приложении к настоящей учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»)
Первичные учетные документы составляются в бумажном виде (п. 5 статьи 9 ФЗ от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»)
Также в организации утверждены график документооборота и инвентаризации активов и обязательств на основании п.4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации». Необходимо остановиться на немало важно моменте в учетной политике ООО «Каравелла-Вельск». Было принято «Положение по подотчетным лицам № 6 утверждено от 01.01.2013 г. В нем утверждалось, что подотчетные суммы проводятся в бухгалтерском учёте через счёт 57 «Переводы в пути». Организация ООО «Каравелла-Вельск» имеет широкий спектр контрагентов по всей Архангельской области. Далеко не во всех селах, поселениях, городах присутствует банковская сфера. Поэтому организация специально нанимает сотрудника Попова А.П. в должности супервайзера , который принимает деньги, а затем везет их в банк и сдает их на расчетный счет организации ООО «Каравелла-Вельск».
А бухгалтерском учете это оформляется так:
1. Д 71 К 57 - переводы в пути
2. Д 57 К62 - расчёты с покупателями и заказчиками
3. Д 50 К71 - расчёты с подотчётными лицами
Инвентаризация объектов проводится в соответствии с порядком, утвержденным приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. Сроки проведения инвентаризации конкретных видов имущества и обязательств устанавливаются отдельными приказами руководителя организации. Состав инвентаризационной комиссии определяется приказом руководителя организации(п. 3 статьи 11 ФЗ от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», пункт 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
Операции по движению денежных средств оформляются унифицированными формами первичной документации по учёту кассовых операций и результатов инвентаризации, утверждённым Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26, от 03.05.2000 N 36)
С 01.01.2013г. формы учётных документов содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, не является обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемые в качестве первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например кассовые документы) Федеральный закон РФ от06.12.2011 г. № 402 « О бухгалтерском учёте»
Это следующие формы:
№ КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
№ КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
№ КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;
№ КО-4 «Кассовая книга»;
№ КО-5 «Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств»;
№ ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»;
№ИНВ-16«Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчётности».
Таким образом в ООО «Каравелла- Вельск» основная часть расчётов организации с её поставщиками и подрядчиками кредитными организациями, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами и прочими партнёрами производится с помощью денежных средств в форме безналичных платежей. На расчётный счёт поступают денежные средства, а оттуда уже на расчётные счета поставщиков (ГСМ, налоги, сертификация продукции, аренда транспорта, помещений, закупка товаров для продажи и т.д.), зарплата. Заработная плата персоналу перечисляется на карточки.
Денежные средства необходимы для приобретения различных производственных запасов, всевозможных хозяйственных расходов хранятся в кассе. Всеми операциями по приему и сдаче денег из кассы занимается материально-ответственное лицо – кассир, с которым заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Согласно данному документу кассир принимает на себя полную материальную ответственность за сохранность товарно-материальных ценностей (денежных средств, ценных бумаг и других). При этом со своей стороны, администрация организации обязана создать условия для сохранности ценностей в кассе.
В кассе разрешается иметь минимальные суммы денежных средств на удовлетворения неотложных хозяйственных нужд. Для этого предприятию ООО «Каравелла-Вельск» банком Вельским ОСБ № 8637 г. Архангельска был установлен лимит остатка средств в кассе. В ООО "Каравелла-Вельск" он составляет 40000 рублей.
В организации ООО "Каравелла-Вельск" весь учет денег ведется с помощью программы 1С: Бухгалтерия 8.2 версия 1.6. В ней ежедневно регистрируются все операции по поступлению и расходованию денег. По каждой операции делается бухгалтерская проводка, где записывают номер документа, от кого получены или выданы деньги и в какой сумме. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги оборотов по приходу и расходу и выводит остаток денег по кассе на следующий день. Делает распечатку счета 50 Касса в двух экземплярах. Второй экземпляр кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета о кассовых операциях за весь день.
В ООО "Каравелла - Вельск" свободные денежные средства хранятся на расчетном счете в банке.
Учет движения средств в бухгалтерии ООО "Каравелла -Вельск" ведется на активном счете 51 "Расчетный счет". По дебету отражается поступление денежных средств на расчетный счет в банке, по кредиту их списание.
Регистром бухгалтерского учета, в котором отражают операции по расчетному счету при автоматизированной форме учета, является оборотно-сальдовая ведомость, а также анализ счета 51. Они служат для отражения кредитовых и дебетовых оборотов по счету 51 "Расчетный счет" в разрезе корреспондирующих счетов.
В рабочем плане счетов анализируемого предприятия помимо рассмотренных счетов, предусмотрено и использование активного счета 55 "Специальные счета в банке", однако за анализируемый период операций по данному счету не нашли отражение.
В ООО «Каравелла-Вельск» составляются формы бухгалтерской отчётности: Форма-1Бухгалтерский баланс,Форма-2 Отчёт о финансовых результатах,Форма-5 Приложение к бухгалтерскому балансу.
Оперативная отчетность составляется на основе данных оперативного учета и содержит сведения по основным показателям за короткие промежутки времени - сутки, пятидневку, неделю, декаду, половину месяца. Эти данные используются для оперативного контроля и управления процессами снабжения, производства и реализации продукции.
В организации ООО «Каравелла - Вельск» технология сдачи отчётности проходит через интернет. Подготовив бухгалтерскую отчётность программными средствами, подписав её ЭЦП, плательщик отправляет отчётность в зашифрованном виде в Межрайонную инспекцию Федеральную налоговую службу №8 через сервер спецоператора. Также в этой организации в помощь бухгалтерам установлена программа Банк – Клиент, который позволяет снимать, пополнять, проводить прочие операции со счетами клиентов. Каждый клиент проходит аутентификацию получает доступ к сервису. Для операции со счетами клиент заполняет специальные формы (платёжные поручения) в программе Банк–Клиент, указывает все необходимые данные, ставит ЭЦП (электронно-цифровую подпись) и отправляет документ в банк. В банке операционист сверяет данные, подтверждает операцию, и деньги списываются со счёта клиента.
2.2. Документальное оформление расчётов с подотчетными лицами
Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы в ООО «Каравелла-Вельск» предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по активно-пассивному счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Чаще всего в ООО «Каравелла-Вельск» под отчет наличные деньги выдаются:
Таким образом, расчеты условно можно поделить на два вида - расчеты по командировочным расходам и расходам на хозяйственные нужды.
Для направления работника в служебную командировку, согласно утвержденного Госкомстатом России 6 апреля 2001 г. постановления за N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором указывается цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку (форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку").
Затем для каждого работника направляющего в командировку должно быть сформулировано служебное задание, которое оформляется документом типовой формы N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". По возвращении из командировки работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы. В ООО«Каравелла-Вельск» служебное задание не оформляется.
По мнению Минфина России, параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным.21 Документом, подтверждающим факт направления работника в командировку, является командировочное удостоверение (типовая форма N Т-10 «Командировочное удостоверение». Командировочное удостоверение выписывается в единственном экземпляре. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.22 62).
Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками (как внутри страны, так и зарубежными), должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности. Однако при решении вопроса отражения затрат на командировки в бухгалтерском учете необходимо применять дифференцированный подход и рассматривать каждый конкретный случай в отдельности с учетом характера и цели командирования работников.
После завершения командировки сотрудник ООО «Каравелла-Вельск» оформляет надлежащим образом авансовый отчет, который должен быть сдан работником в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения из командировки.
К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и оправдательные документы, подтверждающие фактически произведенные расходы. Под оправдательными документами - понимаются первичная документация, а именно чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки, счета, накладные, проездные билеты, квитанции, командировочное удостоверение и другие документы.23
На авансовом отчете о произведенных командировочных расходах директор организации ставит свою подпись, подтверждая таким образом обоснованность произведенных расходов, а бухгалтерия после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах, производит списание выданных в под отчет работнику сумм на соответствующие счета согласно Плану счетов ООО «Каравелла-Вельск».
Таблица 3
Схема проводок бухгалтерских записей по учету командировочных расходов (на основании конкретного авансового отчета №244 от 31.12.2013
Тетерин С.В.)
|
№ п/п |
Содержание операции |
Проводки |
Сумма выданная под отчет, руб. |
|
|
дебет |
кредит |
|||
|
1 |
Выдано подотчет |
71 |
50 |
21447,08 |
|
2 |
Утвержденная сумма в авансовом отчете |
44 |
71 |
21502,08 |
|
3 |
Возвращен перерасчет |
50 |
71 |
35 |
|
4 |
Приобретение (ГСМ, запчастей, прочих материалов) |
71 |
10.03 10.05 10.06 |
14687,09 1400 3563 |
|
5 |
Налог на добавленную стоимость по приобретению материально-производственных запасов |
71 |
19.03 |
|
|
6 |
Издержки обращения в организациях осуществляемых торговую деятельность |
71 |
44.01 |
1500 |
|
7 |
Прочие расходы |
71 |
91.02 |
351,99 |
Таблица 4
Схема проводок бухгалтерских записей по учету общехозяйственных расходов (на основании конкретного авансового отчета №223 от 30.11.2013 Галкин Н.М.)
|
№ п/п |
Содержание операции |
Проводки |
Сумма выданная под отчет, руб. |
|
|
дебет |
кредит |
|||
|
1 |
Выдано под отчет |
71 |
50 |
38013.08 |
|
2 |
Утверждена сумма авансового отчета |
44 |
71 |
24824,05 |
|
3 |
Остаток возвращен в кассу ООО «Каравела-Вельск» |
50 |
71 |
13189,03 |
|
4 |
Приобретение запчастей |
71 |
10.05 |
3481 |
|
5 |
Прочие материалы |
71 |
10,06 |
690,30 |
|
6 |
Издержки обращения в организациях осуществляемых торговую деятельность |
71 |
44.01 |
17755,05 |
|
7 |
Прочие расходы |
71 |
91.02 |
2897,70 |
Рассмотрим пример из организации ООО «Каравелла-Вельск». На этом предприятии работает водитель-экспедитор Тетерин С.В.внесенный в список лиц, обозначенных в приказе директора предприятия № 1145 от 16 января 2011 г. «О перечне сотрудников предприятия, имеющих право получать денежные средства подотчет». В основном Тетерина С.В. осуществляет грузоперевозки продуктов, а также доставку в ремонт холодильных установок. При этом в организации на каждую его командировку оформляется приказ (форма № Т-9),командировочное удостоверение(форма № Т-10)в котором он должен отметиться, когда и откуда он выбыл и прибыл. При этом собирает первичную документацию(чеки, квитанции, накладные и т.д.).По приезду из командировки Тетерина С.В. в трехдневный срок должен сдать первичную документацию, отчитаться о подотчетной сумме и оформить авансовый отчёт (форма № КО-1). Судя по первичной документации Тетерина С.В. за 2013 год нарушений и просрочек не наблюдалось.
Также исследуем пример подотчетного лица на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.). Галкин Н.М. занимает должность механика в ООО «Каравелла-Вельск», как выше было упомянуто в организации есть свой автопарк. Следовательно ему очень часто выдают деньги подотчет на разные общехозяйственные нужды. На него также оформляются все подотчетные документы: приказ, авансовый отчет и первичную он также сдает. На Галкина Н.М.не оформляется только командировочное удостоверение, потому что он не выезжает из города. Галкин Н.М. все нужные приобретения на подотчетную сумму совершает в городе Вельске. В его отчетной документации также не обнаружено ни каких нарушений и просрочек.
Корреспонденция счетов по учету командировочных расходов представлена в табл. 5.
Таблица 5
Проводки, отражающие операции учета командировочных расходов в
ООО «Каравелла-Вельск»
|
Содержание операции |
Корреспонденция счетов |
|
|
Дт |
Кт |
|
|
Закуплены командированным лицом товары, материалы: счет-фактура отсутствует счет-фактура присутствует |
10 10,19 |
71 71 |
|
Оплачены работы, услуги Командировочные расходы: списаны суточные в пределах норм списаны суточные сверх норм оплата за наем жилья по документам |
44 20,26,44 20,26,44,19 91/2 20,26,44 |
71 71 71 71 71 |
|
Приняты к возмещению суммы: оплаченного НДС по командировкам выделенного расчетным путем |
68 |
19 |
|
Командировочные расходы оплачены покупателем либо физическим лицом |
62,76 |
71 |
Выдавая деньги под отчет на хозяйственные расходы, бухгалтерия ООО «Каравелла-Вельск» соблюдают требования, установленные Порядком ведения кассовых операций.
Так, пункт 11 Порядка запрещает:
Дебет 71 Кредит 50 - выдана работнику из кассы подотчетная сумма.
Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.
А также строго следует приказу №1145 от 16.01.2011г. «О перечне сотрудников предприятия, имеющих право получать денежные средства подотчет».
Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организация может быть оштрафована. Согласно ст. 15.1 КоАП РФ, в данном случае сумма штрафа составит от 40000 до 50000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен штраф от 4 000 до 5 000 рублей.
Списание израсходованных подотчетных сумм отражают по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:
Дебет 20 (26,10) Кредит 71 - произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.
Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, делают проводку:
Дебет 50 Кредит 71 - возвращены неиспользованные деньги.
Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, делают проводку по дебету счета 70.
Дебет 70 Кредит 71 - невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в ООО «Каравелла-Вельск» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
В ООО «Каравелла-Вельск» учет ведется в программе «1С: Бухгалтерия», ежемесячно составляются регистры по учету расчетов с подотчетными лицами - карточка счета, анализ счета и оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.
Ниже приведены бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами табл. 6.
Таблица 6
Проводки по учету операционно-хозяйственных и других расходов в ООО «Каравелла-Вельск»
|
Содержание операции |
Корреспонденция счетов |
|
|
Дт |
Кт |
|
|
Произведены расходы на приобретение материалов |
10 |
71 |
|
Оприходованы приобретенные подотчетными лицами материалы - у физического лица |
10 10,19 |
71 |
|
Расходы подотчетного лица включены в: - в состав расходов на продажу (материалы для хозяйственных нужд) |
44 |
71 |
Однако все эти регистры составляются на данных авансового отчета, являющегося по сути главным документом аналитического учета в ООО «Каравелла-Вельск».
2.3 Синтетический и аналитический учёт расчетов с подотчетными лицами в ООО «Каравелла-Вельск»
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах в ООО «Каравелла-Вельск» эти расчеты отражаются подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.
В ООО «Каравелла-Вельск» учет ведется в программе «1С 8: Бухгалтерия», ежемесячно составляются регистры по учету расчетов с подотчетными лицами - карточка счета, анализ счета и оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 - выданы деньги в подотчет (обратная проводка - сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером организации ООО «Каравелла-Вельск».
После того, как сотрудник потратит деньги, он составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет . Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.
Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность в организации не образуется.
Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:
1) руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;
2) руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.
Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).
Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге . Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.
В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую - по строке 628 «Прочие кредиторы».
3. Анализ расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Каравелла-Вельск»
3.1. Анализ состава и динамики расчетов с подотчетными лицами
Таблица 7
Данные о динамике изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами
|
№ п/п |
Наименование показателя |
2011 год |
Уд. вес, % |
2012 год |
Уд. вес, % |
2013 год |
Уд. вес, % |
|
1. |
Кредиторская задолженность - всего |
119263 |
100,0 |
20259 |
100,0 |
32816 |
100,0 |
|
2. |
Кредиторская задолженность с подотчетными лицами |
0 |
0 |
2000 |
9,87 |
0 |
0,0 |
Данные табл. 7 свидетельствуют, что на долю кредиторской задолженности с подотчетными лицами в 2012 году приходилось 9,87% всей кредиторской задолженности.
Учитывая, что счет 71 является «активно-пассивным», то наличие кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» свидетельствуют о том, что по итогам 2012года в балансе была зафиксирована выданная подотчет работникам и не возвращенная в срок сумма.
Изучение первичных документов, авансовых отчетов за 2012 год показало, что, действительно, водитель-экспедитор Мелешкиным Д.С. 20 сентября 2012года была взята подотчет сумма в размере 2000 тыс.рублей для приобретения хозяйственных товаров(запчасти). Установленный в организации срок выдачи под отчет денежных средств на хозяйственные нужды составляет, согласно учетной политике организации, один квартал. В течение трех рабочих дней по истечении установленного срока работник, которому были выданы денежные средства под отчет, должен отчитаться о произведенных расходах или сдать излишние денежные средства в кассу предприятия. Срок сдачи авансового отчета Мелешкина Д.С. истек 23 декабря 2012 года. Тем не менее, в связи с тем, что Мелешкин Д.С. находился в указанное время на больничном, авансовый отчет им не был представлен. Соответственно, бухгалтером предприятия была сделана проводка:
Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт 91 «расчеты с подотчетными суммами» - 2000 рублей,
То есть на счете 94 «Недостача и потеря от порчи ценностей» была отражена невозвращенная в срок подотчетная сумма, числящаяся за Мелешкиным Д.С.
Рис. 2 Данные о динамике изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами
Рис. 3 Данные о динамике изменения кредиторской задолженности
С целью изучения динамики изменения кредиторской задолженности, составим на основе данных бухгалтерского баланса (форма № 1) и регистров бухгалтерского учета (данных об остатках на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами») диаграмму № 1.
Анализируя данные по кредиторской задолженности в организации ООО "Каравелла-Вельск"за последние три отчётных года (2011,2012,2013гг) можно сделать вывод, что кредиторская задолженность в 2013 году возросла на 13553 тысяч рублей по сравнению с 2011 годом 19263 тысяч и рублей. Между тем разница 2011-2012г всего составила 996 тысяч рублей. Следовательно, благодаря этим данным мы можем сделать следующее заключение, что резкий скачок кредиторской задолженности в 2013 году произошёл по причине начатого и концу года незавершенного строительства минимаркета. Мы можем предположить, что именно по этой причине возросла кредиторская задолженность, которая судя по балансу предприятия в большей части состояла из задолженностей поставщикам и подрядчикам. Изучая данные бухгалтерской отчетности, а именно бухгалтерский баланс ( форма № 1),анализ счета 71 и первичную документацию подотчётных лиц анализируемого предприятия за три последних отчётных года мы видим ,что кредиторская задолженность по подотчётным лицам отсутствует.
Таблица 8
Данные о составе подотчетных лиц за 2013 год
|
№ п/п |
Ф.И.О. |
Должность |
Выдано средств руб. |
Доля в общем объеме выданных средств, % |
|
1 |
Астафьев С.В. |
водитель-экспедитор |
1350,00 |
0,83 |
|
2 |
Галкин Н.М. |
механик |
49996,93 |
30,69 |
|
3 |
Тетерин С.В.. |
водитель-экспедитор |
32899,60 |
20,20 |
|
4 |
Зеленцов А.В. |
водитель-экспедитор |
3633,00 |
2,23 |
|
5 |
Ипатов Ю.Г. |
менеджер |
16250,00 |
9,98 |
|
6 |
Мелешкин Д.С. |
водитель-экспедитор |
1000,00 |
0,61 |
|
7 |
Морозов В.И. |
супервайзер |
4840,00 |
2,97 |
|
8 |
Окатов А.С. |
водитель-экспедитор |
1500,00 |
0,92 |
|
9 |
Попов А.П. |
супервайзер |
27879,10 |
17,11 |
|
10 |
Цуварева Н.Е. |
гл. бухгалтер |
20546,00 |
12,61 |
|
11 |
Чистейший Н.А. |
водитель-экспедитор |
3000,00 |
1,84 |
|
Итого: |
|
162894,63 |
100 |
Анализируя данные табл. 8, мы наблюдаем активную деятельность подотчётных лиц в частности трех из них:
- Механика Галкина Н.М., что напрямую связано с необходимостью приобретения различных запчастей, материалов, осуществлением общехозяйственных расходов; У Галкина Н.М. самый большой процент выданных средств подотчёт 30,69% - это объясняется очень просто, он осуществляет свои общехозяйственные расходы, не уезжая из города Вельска. А необходимость приобретения различных запчастей, материалов возникает часто почти каждые два дня, так как организация ООО «Каравелла-Вельск» имеет свой автопарк и сеть магазинов.
- Водителя - экспедитора Тетерина С.В. его высокий процент 20.20% в общем объеме выданных средств подотчёт связан с осуществлением командировочных расходов. В основном Тетерина С.В. осуществляет грузоперевозки продуктов, а также доставку в ремонт холодильных установок.
- Супервайзера Попова А.П. его процент 17.11% в общем объеме выданных средств подотчёт. Этот сотрудник выполняет роль импровизированного инкассатора. Ему выдают лишние деньги из кассы подотчет, так как по положению больше лимита в кассе хранить нельзя и отвозит их в банка расчётный счет.
Сопоставление списка лиц, получивших средства подотчет, со списком лиц, обозначенных в приказе директора предприятия № 1145 от 16 января 2011 г. «О перечне сотрудников предприятия, имеющих право получать денежные средства подотчет», подтверждает, что все эти лица обозначены приказе и имели право на получение наличных средств в подотчет.
Рассмотрим направления использования подотчетных сумм, составив на основании данных аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» табл. 9.
Таблица 9
Направление использования сумм подотчетных лиц за 2013 г.
|
№ п/п |
Корресп. Счета |
Направления использования сумм, руб. |
Общий объем средств, руб. |
Доля в общем объеме средств, % |
|
1 |
сч. 10 |
Материалы |
1161756,46 |
5,36 |
|
10.3 |
топливо |
788841,10 |
3,64 |
|
|
10.5 |
Запасные части |
171730,09 |
0,79 |
|
|
10.6 |
Прочие материалы |
199103,41 |
0,92 |
|
|
10.9 |
Инвентарь хозяйственной принадлежности |
1601,86 |
0,01 |
|
|
10.10 |
Специальная одежда на складах |
480,00 |
0,00 |
|
|
2 |
сч. 44 |
Расходы на продажу |
597183,47 |
2,76 |
|
44.01 |
Издержки обращения в организации осуществляемых только торговую деятельность |
597183,47 |
2,76 |
|
|
3 |
сч. 50 |
Касса |
2726472,94 |
12,59 |
|
50.01 |
Касса организации |
2726472,94 |
12,59 |
|
|
4 |
сч. 57 |
Переводы в пути |
16966063,61 |
78,34 |
|
57.01 |
Переводы в пути в (руб.) |
16966063,61 |
78,34 |
|
|
5 |
сч. 70 |
расчеты с персоналом по оплате труда |
7436,93 |
0,03 |
|
6 |
сч. 76 |
расчеты с разными дебиторами и кредиторами |
57130,90 |
0,26 |
|
76.05 |
Прочие расходы с дебиторами и кредиторами в (руб.) |
57130,90 |
0,26 |
|
|
7 |
сч. 91 |
Прочие доходы и расходы |
74129,31 |
0,34 |
|
91.01 |
Прочие доходы |
|
0,00 |
|
|
91.02 |
Прочие расходы |
74129,31 |
0,34 |
|
|
91.02 |
Прочие расходы |
66692,40 |
0,31 |
|
|
|
Итого: |
21656866,02 |
100 |
Судя по данным табл. 6, которая сделана на основании анализа счёта71 за 2013 год преобладает счет 57 «Переводы в пути». Из учетной политики организации ООО «Каравелла-Вельск»: «Положение по подотчетным лицам № 6 утверждено от 01.01.2013 г. Подотчетные суммы проводятся в бухгалтерском учёте через счёт 57 «Переводы в пути». Организация ООО «Каравелла-Вельск» имеет широкий спектр контрагентов по всей Архангельской области. Далеко не во всех селах, поселениях, городах присутствует банковская сфера. Поэтому организация специально нанимает сотрудника Попова А.П. в должности супервайзера , который принимает деньги, а затем везет их в банк и сдает их на расчетный счет организации ООО «Каравелла-Вельск».
В бухгалтерском учете это оформляется так:
1. Д 71 К 57 - переводы в пути
2. Д 57 К62 - расчёты с покупателями и заказчиками
3. Д 50 К71 - расчёты с подотчётными лицами
Отсюда напрашивается итог, что преобладающую роль в направление использования сумм подотчетных лиц за 2013 г сыграл счёт 57 «Переводы в пути» он составил 78,34%,затем следуют расходы на кассу 12,59%. Следовательно затраты на материалы 5,36%,состоящие из расходов на приобретение сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря, хозяйственных принадлежностей, тары ,а также расходы на продажу 2,76%.
Рис. 4 Направление использования сумм подотчетных лиц в 2011 году
Рисунок 4 сделан на основании анализа счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами».
Рис. 5 Направление использования сумм подотчетных лиц в 2012 году
Рисунок 5 сделан на основании анализа счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами».
Рис. 6 Направление использованных сумм подотчетных лиц в 2013 году
Рисунок 6 сделан на основании анализа счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами».
3.2. Факторный анализ оборачиваемости и анализ показателей оборачиваемости задолженности
Таблица 10
Факторный анализ оборачиваемости за 2013 год.
|
№ п/п |
Показатели |
На начало отчетного периода |
На конец отчетного периода |
Отклонение ( тыс. руб.) |
% |
|
1 |
Выручка Вр |
151326 |
176534 |
25208 |
116,6 |
|
2 |
Кредиторская задолженность |
20259 |
32816 |
12557 |
161,9 |
|
3 |
Коэффициент оборачиваемости Коб. |
7,46957 |
5,37951 |
-2,09006 |
72 |
, (1)
где
–коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности;
Вр - выручка от реализации;
КЗ – средняя величина кредиторской задолженности (руб.);
(2)
Гдекредиторской задолженности;
коэффициент оборачиваемости.
где выручка по коэффициенту оборачиваемости;
коэффициент оборачиваемости по факту;
коэффициент оборачиваемости по плану;
кредиторская задолженность по факту;
В=В (кз.)+В(коб.), (4)
Где В- выручка;
В (кз.) – выручка по кредиторской задолженности;
В(коб).- выручка по коэффициенту оборачиваемости;
В= 93795,39049+(-68587,40896) = 25207,99153=25208
Подводя итог мы видим, что на конец года выручка от продажи продукции (товаров, работ, услуг) возросла 25208 тысяч рублей или на16,6%. Из-за увеличения кредиторской задолженности на 12557 тысяч рублей, организация получила выручку 93795,39049 тысяч рублей. Из-за уменьшения коэффициента оборачиваемости на 2,09006 организация потеряла в прибыли 42342,525тысячи рублей.
1.Коэффициент оборачиваемости за 2013 год.
, (5)
- коэффициент оборачиваемости ;
;
;
где , (6)
оборачиваемость в днях;
однодневная выручка;
247- рабочих дней в2013 году;
, (7)
(8)
в анализируемой организации нет.
4.Коэффициент задолженности в фискальной политике:
где- коэффициент задолженности в фискальной политике:
5.Коэффициент внутреннего долга
, (9)
1.Коэффициент оборачиваемости за 2012 год.
, (10)
коэффициент оборачиваемости ;
;
151326
;
оборачиваемость в днях;
однодневная выручка;
249- рабочих дней в 2012 году
=2000:19761* 100 =10,12
1.Коэффициент оборачиваемости за 2011год.
в анализируемой организации нет.
Таблица 11
Показатели кредиторской задолженности с 2011-2013 гг.
|
№ п/п |
Показатель |
2013 |
2012 |
2011 |
|
1 |
Коэффициент оборачиваемости (Кокз) |
6,65 |
7,66 |
7,20 |
|
2 |
Коэффициент оборачиваемость в днях (Окз(дн)) |
37,13 |
32,52 |
34,44 |
|
3 |
Доля просроченной кредиторской задолженности (Упкз) |
- |
10,12 |
- |
|
4 |
Коэффициент задолженности фискальной политики (Кзфс) |
0,655 |
0,533 |
0,599 |
|
5 |
Коэффициент внутреннего долга (Квд) |
1,5 |
1,4 |
1,5 |
Выполнив анализ кредиторской задолженности мы видим, что коэффициент оборачиваемости в отчетном году уменьшился на 1,01 по сравнению с 2012 годом и на 0,55 по сравнению 2011 годом. Анализируя данные по кредиторской задолженности за 2011,2012,2013 годы, можно сделать заключение, что все показатели почти на одном уровне. Если судить по показательно, то самое большее количество дней, в течение которого счета поставщиков остаются неоплаченными в отчетном году составил 37,13 дней, в 2012 году 32,52 дня, а 2011г. - 34,44 дней. Между тем в 2012 го самое большее значение оборачиваемости кредиторской задолженности составило 7,66, а оборачиваемость в днях составила 32,52 дня. Увеличение коэффициента оборачиваемости является положительным моментом для предприятия. Показатель доли просроченной кредиторской задолженности в организации ООО «Каравелла-Вельск» за 2011 и 2013 года отсутствует. Задолженность по подотчетным лицам присутствует лишь в одном из анализируемых годов 2012 в сумме 2000 рублей. Это единичный случай за весь 2012 год. Сотрудник по болезни не вовремя сдал авансовый отчёт. Доля просроченной кредиторской задолженности составила 10,12 рубля. В целом это говорит о том , что предприятие выполняет свои договорные обязательства и этим самым увеличивает свою платежеспособность.
Анализируя два последующих показателя, коэффициент задолженности фискальной политики и коэффициент внутреннего долга можно сказать одно, что коэффициент задолженности не превышает коэффициент внутреннего долга и это очень хорошо для организации. Судя по показателям из табл. 11, в отчетном году коэффициент задолженности фискальной политики превысил все последующие анализируемые года. Он составил 0,655 и это говорит о том, что в 2013 году увеличилась задолженность по налогам и задолженность перед государственными внебюджетными фондами. За последующие два года (2012,2011) коэффициент задолженности фискальной политики почти не менялся, можно сказать оставался стабильным. Чтобы проанализировать коэффициент внутреннего долга, мы взяли показатель задолженности перед персоналом. Этот коэффициент стабилен от 1,4-1,5 на протяжении всех трех анализируемых года. По этим показателям в целом работу предприятия можно признать удовлетворительной.
3.3. Рекомендации по улучшению состояния расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете отражаются достаточно просто. Законодательная база предъявляет достаточно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, правильности начисления всех налогов по этим операциям.
Даже незначительные ошибки, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привезти к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов: налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог.
Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов.
В результате проведенного анализа расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Каравелла-Вельск» были выявлены следующие нарушения:
1. Неправильное оформление авансовых отчетов;
- ошибки при утверждении суммы в авансовом отчете.
- не указана проводка при возвращении перерасхода в кассу или выдана сумма перерасхода.
- неполный комплект документов в частности отсутствует командировочное удостоверение.
- первичная документация (чеки, квитанции) не соответствует дате командировки.
2. Несвоевременное предоставление в бухгалтерию отчета об израсходованных подотчетных суммах и окончательный расчет по ним. Тем самым был нарушен пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, с изменениями от 26 февраля 1996 г.).
В таком случае - если работник в установленный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, то согласно статье 137 Трудового кодекса Российской Федерации, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, работодатель вправе произвести удержания из зарплаты работника.
3. Выдача денежных средств под отчет лицам, не отчитавшимся за ранее выданные суммы. За данное правонарушение законодательно меры ответственности не предусмотрены. В то же время это нарушает кассовую дисциплину - пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, с изменениями от 26 февраля 1996 г.). Перед выдачей денежных средств работнику бухгалтер должен был проверить - имеет ли работник право на получение подотчетных средств, а также нет ли у него задолженности по подотчетным суммам.
4.Затягивается процесс оформление журналов - ордеров в частности № 7 и подшив документации.
Для улучшения состояния расчетов с подотчётными лицами предприятию ООО «Каравелла-Вельск» необходимо устранить следующие нарушения:
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В процессе исследования был рассмотрен учет расчетов с подотчетными лицами. Рассмотрение теоретических аспектов учета расчетов с подотчетными лицами позволило изучить, оценить и проанализировать организацию указанных операций в ООО «Каравелла-Вельск», основным видом деятельности которого является оптовая торговля замороженными пищевыми продуктами.
Из всей нормативно-законодательной базы по учету расчетных операций можно выделить один основной документ, которым является "Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П).
При проведении анализа учета расчетов с подотчетными лицами была использована необходимая документация: бухгалтерская отчетность и первичная документация подтверждающие произведенные расходы предприятия (кассовые и товарные чеки, накладные, счета, акты закупки, проездные билеты, счета гостиниц и т.д.);
В итоге можно сделать выводы о том, что в процессе написания работы были достигнуты цель и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.
А именно - рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и проведен анализ указанного учета. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.
Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.
Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Основная доля наличных денег, за исключением выплаты заработной платы и пособий, приходится на расчеты, осуществляемые подотчетными лицами.
Подотчетное лицо - это сотрудник предприятия, получивший деньги согласно распоряжению руководства на строго определенные цели и обязанный отчитаться об их расходовании.
Список подотчетных лиц, которым разрешено выдавать деньги подотчет, должен утверждаться специальным приказом руководителя.
Деньги, полученные подотчет, в основном расходуются на хозяйственные нужды, на командировочные расходы, а также на приобретение небольших партий материальных ценностей.
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Он является активно-пассивным. Дебетовое сальдо показывает задолженность подотчетного лица предприятию, кредитовое - задолженность предприятия подотчетному лицу в том случае, если оно вынуждено было потратить свои деньги. Большие суммы кредитовых остатков по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" свидетельствуют о нарушении финансовой дисциплины, т.к. сумма перерасхода, утвержденная руководителем, должна быть выдана из кассы в день сдачи авансового отчета (или на следующий день).
Для учета расчетов с подотчетными лицами используется журнал-ордер
№7.Его отличительной особенностью является сочетание аналитического и синтетического учета. Он ведется линейно-позиционным способом, на каждого работника отводится одна строка до полного прекращения расчета по выданной сумме. Только часть, расшифровывающая кредитовый оборот, носит шахматную форму.
Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы.
В исследовательской части дипломной работы были приведены анализ состава и динамики расчетов с подотчетными лицами и факторный анализ кредиторской задолженности расчетов с подотчетными лицами в ООО «Каравелла-Вельск».
На основе проведенного анализа состава и динамики расчетов с подотчетными лицами за 2011-2013 гг. ООО «Каравелла-Вельск» можно сделать следующие выводы:
1.) Предприятие на конец исследуемого 2012 года имело кредиторскую задолженность по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в сумме 2000 рублей.
2) Анализируя данные по кредиторской задолженности за 2011,2012,2013 годы, можно сделать заключение, что все показатели почти на одном уровне.
3) Доля просроченной кредиторской задолженности присутствует только 2012 году и составляет 10,12 рубля. В остальных анализируемых годах (2011, 2012) кредиторская задолженность по подотчетным лицам отсутствует, что положительно сказывается на предприятии.
Оценка бухгалтерского учета и контроля показала, что бухгалтерский учет ведется самостоятельной бухгалтерской службой, возглавляемой главным бухгалтером. Бухгалтерский учет на предприятии ООО «Каравелла-Вельск»» ведется автоматизированным способом, для этого используется программа «1С: Предприятие 8.2», в которой формируются все регистры бухгалтерского учета. Также применяют журнально-ордерную форму бухгалтерского учета для заполнения первичных документов. Первичная документация ведется, распечатывается ежедневно. Бухгалтера отправляют отчетность в налоговую, пенсионный, статистику и ФСС с помощью программы «СБИС Электронная отчетность». Между тем организация использует информационную систему «Консультант +», а также программу «Банк-Клиент» для оплаты платёжных документов.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию кредиторской задолженности, в ходе которой проверяется и документально подтверждается ее наличие, состояние и оценка. Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.Порядок проведения инвентаризации в ООО «Каравелла-Вельск» предусмотрен Учетной политикой предприятия. Сплошная или полная инвентаризация имущества и финансовых обязательств предприятия обязательно проводится в конце года перед составлением годового бухгалтерского баланса.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
(в ред. Приказа Минфина РФ от 08.11.2010 N 142н).
20 . Захарьин В.Р.» Расчёты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет налогообложение» », М.: «Дело», 2012 - 420с.
21. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учёт: Учеб. пособие. -Мн.: ИНФРА-М, 2012.-560 с.
22. Бухгалтерский учет. Под ред. Безруких П.С.- М.: Бухгалтерский учет, 2012.- 528 с.
23. Захарьин В.Р. «9300 бухгалтерских проводок по новому плану счетов», М.: «Дело», 2011 - 378 с.
24. Бухгалтерский учет: просто о сложном / Под ред. Касьяновой. Г.Ю. – М., ИД Аргумент, 2011. – 696 с.
25. Васильева Л.С. Бухгалтерский управленческий учет: учебное пособие. / Васильева Л.С., Ряховский Д.И., Петровская М.В. – М., Эксмо, 2010. – 368 с.
26. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет. – М., Проспект, 2011. – 558 с.
27. Воронина Л.И. Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие. – М.: Изд–во Эксмо, 2012. – 480 с. – (Высшее экономическое образование).
28. Грищенко Ю.И. Анализ финансовой отчетности // Справочник экономиста, 2011. № 2. С.15–22.
29. Елгина Е.Б. Первичные документы – М.: «Статус-Кво», 2012. – 148.
30. Зонова А.В. и др. Бухгалтерский учет в схемах : учеб. пособие.– М.: Магистр, 2010. – 151 с.
31. Каморджанова Н.А., Карташова И.В., Тимофеева М.В., Бухгалтерский финансовый учет. – СПб: Питер, 2012. – 224 с.
32. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. – М.:ИНФРА–М, 2010.
33. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет. – М., Проспект, 2011. – 558 с.
1 ч.6 ст. 8 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»
2Трудовой кодекс РФ глава 2,статьи 15,16 и 20 (Трудовые отношения, стороны трудовых отношений, основания возникновения трудовых отношений (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
3 Налоговый кодекс РФ часть 2 статья 264
4 Касьянова Г.Ю. «Командировки: оформление и оплата. -М,: АБАК, 2012.- 243 с.
5 п. 213 Инструкция к Единому плану счетов № 157 Н
6 (п.4.4 Положения Банка России от12.10.2011 г. №373-П).
7 Фимин Н.В. Кому и сколько можно выдавать денег подотчёт // Главбух. 2012. № 4. С. 17.
8 п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П.
9 подпункт 1 пункта 2 статьи 23 часть 1 НК РФ
10 ст. 15.1 КоАП РФ.
11п. 4.4 Положения № 373-П.
12 письмах Минфина России от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61, от 09.11.2011 № 03-03-07/50.
13ст. 418 ГК РФ.
14 Письмо Минфина России от 24.02.2009 № 03-02-07/1-87.
15 Ч. 2 ст. 236,238,264. НК РФ
16 подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ
17 письмо Минфин России от 20 января 2003 г. № 04-04-04/4.
18ст. 168 ТК РФ.
19 ст. 138 ТК РФ.
20 Ст. 15 ФЗ от 06.12.11.№ 402-ФЗ « О бухгалтерском учёте»
21 Письме Минфина России от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442.
22 п. 6 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1998 N 62.
23 п.4.4 Положения Банка России от12.10.2011 г. №373-П.