Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Министерство образования Республики Беларусь
Учреждение образования
МОГИЛЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ПРОДОВОЛЬСТВИЯ
ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА И АУДИТА
Курс лекций
для студентов специальности 25 01 08 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Могилев 2011
ВВЕДЕНИЕ
Бухгалтерия является одним из важнейших структурных подразделений организации, в задачи которого входит формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, полученных доходах и понесенных расходах, обеспечение этой информацией внутренних и внешних пользователей, а также контроль сохранности имущества собственников.
Для выполнения возложенных на бухгалтерию обязанностей необходимо прежде всего рационализировать работу аппарата бухгалтерии и документооборот.
В предлагаемом пособии содержится информация о правах и обязанностях главных бухгалтеров и руководителей предприятий по организации бухгалтерского учета и контроля за сохранностью и эффективным использованием хозяйственных средств, а также рассмотрены вопросы определения формы и структуры бухгалтерии, организации необходимых условий труда ее работников, документирования хозяйственных операций и рационализации документооборота, организации инвентаризаций, внутреннего аудита, хранения и уничтожения документов бухгалтерского учета и отчетности.
ТЕМА 1 ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ВНУТРЕННЕГО АУДИТА
1. Место бухгалтерского учета в системе управления и повышения его роли в современных условиях хозяйствования.
Бухгалтерский учет называют языком бизнеса. Отражая изменения в производственной, снабженческой и коммерческой деятельности предприятия,Бухгалтерский учет дает объективную информацию о кругообороте средств в процессе воспроизводства, которая используется работниками предприятия (фирмы) для принятия обоснованных и эффективных управленческих решений, обеспечивающих повышение прибыли и рентабельности предприятия.
Достоверная учетная информация необходима не только владельцу (руководству) предприятия для определения стратегии его развития и способов повышения эффективности производства, но и государственным органам для контроля за соблюдением законодательных актов о налогообложении; банкам, другим заимодавцам и страховым компаниям для оценки платежеспособности предприятия и вероятности возврата кредитов, определения страхового риска; акционерам и учредителям предприятия для объективной оценки результативности работы предприятия. В достоверной информации заинтересованы поставщики, покупатели, и другие предприятия и организации, с которыми поддерживаются деловые и финансовые взаимоотношения.
На современном этапе развития экономики наряду с управленческой возрастает и контрольная функция учета. Совершенствование управления процессами общественного воспроизводства на основе внедрения рыночных отношений, хозяйственного расчета и самофинансирования обусловливает необходимость улучшения бухгалтерского учета как инструмента контроля за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. В новых условиях непроизводительные расходы и потери, возникающие из-за халатности и неэффективного использования производственного потенциала, снижают прибыль – основной источник внутренних накоплений и расширенного воспроизводства.
В условиях рыночной экономики бухгалтерский учет должен обеспечить:
Успешное решение указанных задач требует рациональной организации бухгалтерского учета на каждом предприятии, в организации и фирме.
2. Государственное регулирование бухгалтерского учета и отчетности в РБ
Государственное регулирование бухгалтерского учета и отчетности осуществляется в целях достижения единообразия ведения учета и составления бухгалтерской отчетности, достоверности отражения и своевременности поступления учетной и отчетной информации, обеспечения единых принципов исчисления налогов и сборов и заключается в создании единого методологического и правового обеспечения бухгалтерского учета и отчетности для всех предприятий независимо от форм собственности, вида деятельности, ведомственной подчиненности. Государственное регулирование осуществляется Президентом Республики Беларусь, Национальным собранием Республики Беларусь, Советом Министров Республики Беларусь и иными государственными органами в пределах их компетенции через издание законодательными органами власти и государственными органами управления законодательных актов и нормативных документов, обязательных для исполнения всеми субъектами хозяйствования.
Вместе с тем предприятиям предоставлены определенные права в организации бухгалтерского учета. Так, они имеют право:
Конкретные способы и методы ведения учета оговариваются в учетной политике.
Методологическое руководство и контроль соблюдения законодательства в области бухгалтерского учета возложены на Совет Министров Республики Беларусь. Органом, осуществляющим непосредственную разработку и согласование национальных стандартов, положений, инструкций и других актов, является Министерство финансов Республики Беларусь. Для решения практических вопросов методологического руководства бухгалтерским учетом и отчетностью в составе Минфина РБ создано Управление методологии бухгалтерского учета и отчетности.
Минфин РБ разрабатывает, согласовывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные для исполнения всеми организациями на территории Республики Беларусь:
Методологическое руководство бухгалтерским учетом в отдельных отраслях осуществляют отраслевые министерства и другие органы государственного управления, например, комитеты, концерны, департаменты, которые по согласованию с Минфином РБ разрабатывают и утверждают нормативные документы для подведомственных предприятий с учетом специфики отрасли, осуществляют контроль за правильностью ведения учета и составления отчетности на предприятиях, составляют сводный баланс и отчетность в целом по министерству, проводят организационно-методическую работу по внедрению прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета.
Отраслевыми нормативными документами должны пользоваться и субъекты хозяйствования, не имеющие ведомственной подчиненности, но осуществляющие аналогичную предприятиям отрасли производственную деятельность.
Национальный банк Республики Беларусь осуществляет методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью в банковской системе, разрабатывает и утверждает методики ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности для Национального банка Республики Беларусь, а также для банков и небанковских кредитно-финансовых организаций, принимает обязательные для исполнения банками нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету и отчетности.
3. Руководство бухгалтерским учетом в организациях, учреждениях РБ
Ответственность за организацию бухгалтерского учета и создание необходимых условий для его ведения несет руководитель организации. Он имеет право создавать бухгалтерию как самостоятельное структурное подразделение, передавать на договорных началах ведение учета специализированной организации (индивидуальному предпринимателю) или централизованной бухгалтерии того юридического лица, в состав которого входит организация.
Руководители унитарных частных предприятий имеют право лично вести бухгалтерский учет и составлять отчетность, если это оговорено в уставе, либо в иных случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь.
Должность главного бухгалтера вводится только в организациях, где бухгалтерская служба выделена в самостоятельное структурное подразделение. Главный бухгалтер организует и возглавляет ее работу, обеспечивает реализацию учетной политики и контролирует соблюдение законодательства. Если же бухгалтерская служба не выделена в самостоятельное структурное подразделение, бухгалтерский учет осуществляется бухгалтером, состоящим в штате предприятия. Его функциональные обязанности и ответственность такие же, как и у главного бухгалтера.
Согласно действующему законодательству руководитель обязан нанять работников бухгалтерии, выделить соответствующие требованиям санитарии, нормам охраны труда и техники безопасности помещения, оборудовать рабочие места бухгалтеров, оснастив их всем необходимым для работы.
Руководитель организации должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями и работниками требований главного бухгалтера по соблюдению правил ведения бухгалтерского учета, предоставлению для учета документов и сведений. Это осуществляется изданием соответствующих приказов, распоряжений, утверждением положений об отделах, должностных инструкций, иными действиями, направленными на выполнение требований главного бухгалтера работниками, имеющими отношение к учету.
Руководитель организации обязан обеспечить надлежащую постановку оперативного учета материальных ценностей и обязательств, что позволит своевременно, точно и достоверно отражать хозяйственные операции в бухгалтерском учете.
При ведении бухгалтерского учета на договорных началах организацией, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета, ответственное лицо этой организации считается главным бухгалтером обслуживающейся организации и подписывает от имени последней все документы, в том числе платежные, отчетность, расчеты по налогам и т.д. Фамилия ответственного лица вносится в реестр налогоплательщиков как фамилия главного бухгалтера обслуживающейся организации. Первая подпись в бухгалтерских документах, налоговых расчетах и отчетности в этом случае принадлежит руководителю обслуживающейся организации.
При ведении учета на договорных началах специалистом-бухгалтером, являющимся индивидуальным предпринимателем, ему предоставлено право подписи всех бухгалтерских документов, расчетов по налогам, статистической и другой отчетности обслуживающейся организации. Его фамилия вносится в реестр налогоплательщиков как фамилия главного бухгалтера обслуживающейся организации.
Руководителям организаций необходимо иметь в виду, что принимать на работу бухгалтера по договорам гражданско-правового характера, в частности, по договору подряда, не допускается. Руководство бухгалтерским учетом в организации не может быть реализовано на основе договора гражданско-правового характера (договора-подряда) с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем.
4 Система законодательного и нормативного регулирования бухгалтерского учета в РБ
Единое методологическое и правовое обеспечение состоит из ряда законодательных и нормативных документов, утверждаемых законодательными и исполнительными органами власти и управления и обязательных для исполнения всеми организациями.
В частности к таким документам относятся:
В настоящее время можно назвать следующие общенациональные нормативные акты в области бухгалтерского учёта:
1. Типовой план счетов бухгалтерского учёта (утвержден Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 50 от 29.06.2011 г.)
2. Инструкция по заполнению и представлению форм бухгалтерской отчетности (утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 111 от 31.10.2011 г.)
3. Инструкция по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (утверждено Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 62 от 17.04.2002 г.)
4. Инструкция по инвентаризации активов и обязательств (утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 180 от 30.11.2007 г.)
5. Постановление о бухгалтерском учете основных средств и нематериальных активов (утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 118 от 12.12.2001 г.) и
6. Инструкция об отражении в бухгалтерском учете хозяйственных операций с основными средствами (утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 127 от 20.12.2001 г.)
7. Инструкция по бухгалтерскому учету нематериальных активов (утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 128 от 20.12.2001 г.)
8. Инструкция по бухгалтерскому учету ценных бумаг (утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 164 от 22.12.2006 г.)
9. Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов (утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 102 от 30.09.2011 г.)
10. Инструкция по бухгалтерскому учету активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте (утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 199 от 27.12.2007 г.)
11. Инструкция по бухгалтерскому учету «События после отчетной даты» (утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 121 от 25.08.2003 г.)
12. Инструкция по бухгалтерскому учету «Резервы, условные обязательства и условные активы» (утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 168 от 28.12.2005 г.)
5. Сущность и предпосылки рациональной организации бухгалтерского учета в организации
В условиях рыночной экономики для принятия эффективных управленческих решений исключительно важное значение имеет рациональная организация бухгалтерского учета во всех субъектах хозяйствования всех форм собственности.
Одной из основных задач бухгалтерского учета является обеспечение руководителя предприятия своевременной и точной информацией о работе предприятия, а также обеспечение контроля за сохранностью средств. Одной из задач руководителя предприятия является организация работы бухгалтерии, обеспечивающей получение информации в максимально короткие сроки с минимальными затратами.
Под организацией бухгалтерского учета принято понимать систему мер, обеспечивающих получение своевременной и достоверной информации, необходимой для управления предприятием.
Задачи организации бухгалтерского учета: обеспечение четкого порядка документального оформления хозяйственных операций, своевременного и полного отражения их в учете; повышение результативности учетной информации и эффективности ее использования для оперативного управления производством; повышение производительности труда работников учетной службы.
Основными элементами системы организации бухгалтерского учета в субъектах хозяйствования являются:
1. первичный учет и документооборот;
2. инвентаризация;
3. план счетов бухгалтерского учета;
4. формы рациональной организации работы бухгалтерии;
5. организация труда работников бухгалтерии;
6. обеспечение сохранности документов в процессе документооборота и хранения в архиве бухгалтерии;
7. объем и содержание отчетности;
8. учетная политика организации.
Порядок организации бухгалтерского учета в субъектах хозяйствования установлен Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и другими нормативными правовыми актами.
Рациональная организация бухгалтерского учета означает такое его построение, при котором обеспечивается своевременное, полное и достоверное отражение в учете и отчетности всех хозяйственных операций и оперативный контроль за рациональным использованием материальных, финансовых и трудовых ресурсов, эффективностью работы предприятия и его подразделений при оптимальных затратах труда и средств на ведение учета.
Рациональная организация бухгалтерского учета должна обеспечить:
Важнейшими предпосылками рациональной организации бухгалтерского учета являются:
6. Требования, предъявляемые к организации и ведению бухг. учета. Пользователи бухгалтерской информацией
Для успешного решения поставленных перед ним задач бухгалтерский учет должен отвечать определенным требованиям. Прежде всего, учет должен объективно, правдиво, точно и своевременно отражать финансово-хозяйственную деятельность организаций.
К бухгалтерскому учету предъявляются следующие основные требования:
Организация непрерывно ведет бухгалтерский учет с момента ее создания до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
Бухгалтерский учет активов, обязательств и хозяйственных операций ведется в белорусских рублях. Документирование активов, обязательств и хозяйственных операций, ведение регистров бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности осуществляются на русском или белорусском языке.
Активы, находящиеся в собственности (хозяйственном ведении, оперативном управлении) организации, учитываются обособленно от находящихся на бухгалтерском учете данной организации активов иных организаций и имущества физических лиц.
Хозяйственные операции фиксируются в бухгалтерском учете на дату их совершения и отражаются в бухгалтерской отчетности в тех периодах, к которым они относятся, независимо от времени проведения денежных или неденежных расчетов, связанных с этими операциями (допущение временной определенности хозяйственных операций).
В бухгалтерском учете организации раздельно учитываются текущие затраты на производство продукции, выполнение работ, оказание услуг и затраты, связанные с капитальными и финансовыми вложениями.
Бухгалтерский учет – это центр финансовой, налоговой и управленческой информации, пользователями которой являются:
1) Администрация организации, все те, кто управляет ею, заинтересован в результатах ее деятельности. Это собственники организации, их совладельцы, персонал управления (члены Совета директоров, менеджеры, руководители подразделений, мастера);
2) Реально существующие и потенциальные инвесторы и кредиторы. Они находятся вне организации, но имеют прямые финансовые интересы по отношению к ней;
3) Налоговые, другие правительственные и неправительственные органы, консультанты, покупатели, другие лица, проявляющие интерес к организации.
Основные направления совершенствования делопроизводства является унификация и стандартизация документа.Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. УСД (унифицированная система документа) – представляет собой систему документации, созданную на основе единых правил, требований, и содержащую информацию для управления в определенной сфере деятельности.Стандартизация – это форма юридического закрепления новых, обязательных для применения, оптимальных правил, требований, выработанных в результате проведенной унификации документов.Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт Республики Беларусь.
1. Организационные формы бухгалтерского учета
В зависимости от степени централизации учетных работ в главной (центральной бухгалтерии) бухгалтерский учет может быть:
Учет считается полностью централизованным, если он ведется только в главной бухгалтерии, бухгалтерии в структурных подразделениях отсутствуют.
Частичная централизация бух учета означает, что в некоторых структурных подразделениях создаются свои бухгалтерии, которые ведут учет по подразделениям, могут составлять отчетность, а затем представлять эту отчетность, либо законченные учетные регистры в главную бухгалтерию для составления сводной отчетности.
Полная децентрализация учета означает его ведение бухгалтериями структурных подразделений, которые в установленные сроки представляют бухгалтерскую отчетность главной бухгалтерии для свода по объединению, концерну или крупному предприятию.
Формы организации работы бухгалтерий влияют на численность учетного аппарата и расходы по его содержанию. Чем выше численность аппарата бухгалтерии, тем больше затраты на оплату труда (включая начисления), содержание помещений (аренду, начисление амортизации, отопление, освещение, уборку, текущий и капитальный ремонт и т.п.), организацию рабочих мест бухгалтеров (обслуживание и амортизацию компьютеров и другого оборудования (например, шкафов, столов, стульев), телефонные и другие расходы.
При использовании централизованной формы организации бухгалтерского учета численность работников бухгалтерии меньше, чем при децентрализации учета, так как снижается численность административного аппарата (главный бухгалтер, заместитель), появляется возможность большей загрузки работников за счет увеличения объема выполняемых ими работ.В то же время децентрализация учета позволяет лучше организовать контроль рационального использования трудовых и материальных ресурсов в местах возникновения затрат, повысить оперативность учета, а значит, и принятия управленческих решений, способствующих снижению себестоимости продукции и росту прибыли.
Централизация учета – важнейшее направление совершенствования его организации в условиях автоматизированных систем обработки учетной информации.
2 Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера и руководителя по организации учета и внутреннего аудита
Согласно Трудовому кодексу Республики Беларусь главный бухгалтер может быть принят на работу по трудовому договору, который заключается в письменном виде по форме, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27.12.1999 г. № 155. Наниматель также вправе заключить с главным бухгалтером контракт, т.е. срочный трудовой договор, содержащий особенности по сравнению с действующим трудовым законодательством. После заключения письменного трудового договора или контракта руководитель организации обязан издать приказ о приеме главного бухгалтера на работу, с которым последнего необходимо ознакомить под роспись.
В своей деятельности главный бухгалтер руководствуется Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», Положением о главных бухгалтерах, утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 г. № 59, положением о бухгалтерии организации и должностной инструкцией главного бухгалтера.
На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое, финансово-экономическое) образование, либо прошедшее переподготовку и стаж финансово-бухгалтерской (финансово-экономической) работы не менее 3 лет.
Главный бухгалтер подчиняется непосредственно директору предприятия и осуществляет руководство работниками бухгалтерии предприятия.
Главный бухгалтер должен знать:
1. Законодательство о бухгалтерском учете.
2. Постановлением, распоряжение, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы вышестоящих, финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также касающихся хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.
3. Структуру предприятия, стратегию и перспективы его развития.
4. Положения и инструкции по организации бухгалтерского учета на предприятии, правила его ведения.
5. Порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета.
6. Формы и порядок финансовых расчетов.
7. Порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей.
8. Порядок и сроки составления бухгалтерского баланса и отчетности.
9. Передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования организации бухгалтерского учета.
10. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Главный бухгалтер обязан:
1. Осуществлять организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за законным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.
2. Формировать в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.
3. Возглавлять работу по:
3.1. Подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы документов внутренней бухгалтерской отчетности.
3.2. Обеспечению порядка проведения инвентаризаций.
3.3. Контролю за проведением хозяйственных операций, соблюдением технологии обработки бухгалтерской и информации и порядка документооборота.
4. Обеспечивать:
4.1. Рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля.
4.2. Формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах.
4.3. Разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.
5. Осуществлять контроль за:
5.1. Соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств.
5.2. Расходованием фонда оплаты труда.
8. Организовывать проведение проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в структурных подразделениях предприятия.
9. Участвовать в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.
10. Принимать меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства, а также сообщать директору предприятия о всех выявленных недостатках в работе бухгалтерии предприятия, структурных подразделений с обязательным объяснением причин их возникновения, а также предложением способов их устранения.
11. Оказывать методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.
12. Устанавливать служебные обязанности подчиненных ему работников и принимает по обеспечению их исполнения.
13. Согласовывать назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц.
14. Проводить инструктаж материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении.
Главный бухгалтер имеет право:
1. Действовать от имени бухгалтерии предприятия, представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями предприятия и другими организациями по хозяйственно-финансовым и иным вопросам.
2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению его деятельности.
3. Запрашивать от структурных подразделений предприятия и самостоятельных специалистов необходимую информацию.
4. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении о освобождении от занимаемых должностей работников бухгалтерии, а также предложения о поощрении отличившихся работников, о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
5. Самостоятельно вести переписку со структурными подразделениями предприятия, а также иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерии и не требующим решения директора предприятия.
6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении главным бухгалтером обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Главный бухгалтер несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Республики Беларусь.
Материальная ответственность главного бухгалтера
Ответственность лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом в организации, зависит от его правового статуса: состоит работник в штате организации либо работает по договору гражданско-правового характера. В первом случае ответственность перед нанимателем устанавливается в рамках Трудового кодекса (глава 37 Трудового кодекса Республики Беларусь). Во втором случае регулирование отношений главного бухгалтера и организации осуществляется в соответствии с Гражданским кодексом (глава 25 Гражданского кодекса Республики Беларусь).
В рамках трудовых отношений ответственность возникает только при наличии вины главного бухгалтера (статья 400 Трудового кодекса). Размер причиненного ущерба устанавливается на уровне реально нанесенного, т.е. без учета неполученных доходов. Обязанность доказать факт причинения вреда, в т.ч. вины главного бухгалтера, лежит на нанимателе (за некоторыми исключениями в соответствии с законодательством). Для обращения нанимателя в суд по вопросам взыскания материального ущерба, причиненного ему действиями главного бухгалтера, установлен срок в один год со дня обнаружения ущерба. Днем обнаружения ущерба, выявленного в результате инвентаризации материальных ценностей при ревизии или проверке финансово-хозяйственной деятельности организации является день подписания соответствующего акта или заключения.
При ведении бухгалтерского учета в рамках гражданско-правовых отношений ответственность за ненадлежащее ведение бухгалтерского учета и определение размера возмещаемого ущерба предусматривается договором на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности. Обязанность доказать отсутствие вины лежит на исполнителе. Объем ответственности может включать в себя возмещение реального ущерба, включающего возмещение упущенной выгоды.
В случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по вопросам совершения отдельных хозяйственных операций документы по ним должны быть приняты к исполнению главным бухгалтером по письменному распоряжению руководителя этой организации, который несет всю полноту ответственности за последствия совершения таких операций.
Главный бухгалтер принимает к исполнению указание руководителя, данное в письменной форме, только в том случае, если ему предоставлены все правильно оформленные документы, необходимые для совершения операции. Отказ главного бухгалтера выполнить распоряжение руководителя при отсутствии всех необходимых документов правомерен. Принуждение главного бухгалтера к выполнению противоправных действий преследуется по закону.
Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства подписываются руководителем и главным бухгалтером либо лицами, ими на то уполномоченными. Предоставление права подписи документов этим лицам должно быть оформлено приказом по организации.
Указанные выше документы без подписи главного бухгалтера или лиц, им на то уполномоченных, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению материально ответственными лицами и работниками бухгалтерии данной организации.
3. Оформление акта сдачи-приемки дел при назначении на должность и увольнении главного бухгалтера
В соответствии с Трудовым кодексом РБ главный бухгалтер должен быть уволен не позднее одного месяца со дня подачи заявления на увольнение. Руководитель организации обязан обеспечить все условия для того, чтобы главный бухгалтер в течение этого периода смог завершить составление бухгалтерской отчетности и передать дела новому главному бухгалтеру согласно Акту сдачи-приемки дел.
При отсутствии главного бухгалтера, которому передаются дела, по решению руководителя организации дела могут быть временно переданы исполняющему обязанности главного бухгалтера.
При выявлении недостачи дел, нарушений в ведении учета и составлении отчетности руководителем организации могут быть предъявлены претензии к бывшему главному бухгалтеру в соответствии с действующим законодательством.
Прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от занимаемой должности главного бухгалтера оформляется Актом сдачи-приемки дел после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.
Форма Акта сдачи-приемки дел законодательно не определена, его можно составлять в произвольной форме (Приложение А). В Акт сдачи-приемки дел может быть включена информация, касающаяся вопросов, которые входили в компетенцию главного бухгалтера организации, в частности, трудовые книжки работников, контракты, договоры о приеме на работу, угловой штамп, круглая печать организации (на акте проставляется оттиск передаваемой печати, штампов) и т.п.
Принимающий дела главный бухгалтер для снятия с себя ответственности за действия, совершенные в предшествующем периоде, должен потребовать от руководителя проведения аудиторской проверки. В случае обнаружения искажений и ошибок при проведении проверки их исправление в бухгалтерском учете должен произвести бывший либо вновь назначенный главный бухгалтер (информация об этом отражается в Акте сдачи-приемки дел).
В составлении акта принимает участие комиссия, образуемая приказом по организации после получения от главного бухгалтера заявления на увольнение. В состав комиссии включают не менее трех компетентных в вопросах бухгалтерского учета работников.
4. Положение о бухгалтерии, его содержание, порядок разработки и утверждения
Правильная организация работы учетного аппарата во многом зависит от того, насколько точно определены правовое положение, административная и функциональная подчиненность бухгалтерии.
Положение о структурном подразделении предприятия – это документ, регламентирующий деятельность подразделения и определяющий его статус, место в системе управления и внутреннюю организацию.
В соответствии с Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" руководитель предприятия (учреждения) имеет право в порядке создавать на предприятии (в учреждении) бухгалтерию как самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером. Ее правовое положение, административная и функциональная подчиненность регламентируются Положением о бухгалтерии.
Положение о бухгалтерии разрабатывается главным бухгалтером совместно с коллективом бухгалтерии, согласуется со всеми главными специалистами (службами) предприятия и утверждается руководителем предприятия (учреждения).
При разработке Положения руководствуются действующими законоположениями, инструкциями и приказами вышестоящих организаций по правовым, экономическим и производственным вопросам, а также по вопросам организации бухгалтерского учета.
Положение о бухгалтерии включает следующие разделы:
1) общие положения;
2) задачи и функции бухгалтерии;
3) структура и штаты бухгалтерии;
4) взаимоотношения бухгалтерии с другими структурными подразделениями предприятия;
5) права бухгалтерии;
6) ответственность бухгалтерии;
7) показатели оценки работы бухгалтерии и формы стимулирования качества труда;
8) заключение.
В разделе 1 "Общие положения" даются общие сведения о бухгалтерии, а именно:
В разделе 2 "Задачи и функции бухгалтерии" излагается перечень общих и конкретных задач, выполнение которых возложено на бухгалтерию. Это, в частности,:
В разделе 3 "Структура и штаты бухгалтерии" приводится перечень и наименование подразделений бухгалтерии (секторов, групп), наименование и количество должностей.
Раздел 4 "Взаимоотношения бухгалтерии с другими подразделениями" включает характеристику взаимосвязей бухгалтерии со всеми службами (планово-экономической, агрономической, зоотехнической, инженерной, сбыта, снабжения и подразделениями предприятия (цехами, бригадами, фермами и т.д.) по формированию как входящих, так и исходящих потоков учетной информации. Например, планово-экономический отдел представляет бухгалтерии планы производства продукции, нормы затрат труда, сырья, материалов, расценки, плановые и нормативные калькуляции себестоимости производимой продукции.
Бухгалтерия представляет планово-экономической службе фактические данные о производстве и реализации продукции, использовании фонда оплаты труда, затратах на производство продукции.
Правильное установление взаимоотношений бухгалтерии со всеми службами и подразделениями предприятия имеет исключительно важное значение для своевременного и точного формирования учетной информации, а также обеспечения специалистов и руководителей структурных подразделений данными для контроля за работой отдельных подразделений предприятия и принятия необходимых управленческих решений.
В разделе 5 "Права бухгалтерии" фиксируются права бухгалтерии, которые реализуются в процессе выполнения ее задач и функций. Здесь указывается, что бухгалтерия разрабатывает положения и указания по внутрихозяйственной (внутризаводской) организации бухгалтерского учета, контроля и отчетности, которые являются обязательными для всех подразделений предприятия, его специалистов и других работников, связанных с ведением учета.
Все отделы, службы и подразделения предприятия обязаны своевременно передавать бухгалтерии необходимые для ведения бухгалтерского учета документы, приказы, договоры, сметы, нормы, нормативы затрат и т.п.
Работники бухгалтерии имеют право контроля за:
Раздел 6 "Ответственность" включает перечень основных позиций, по которым бухгалтерия несет ответственность. Это:
Седьмой раздел Положения о бухгалтерии – "Показатели оценки работы бухгалтерии и формы стимулирования качества труда" – содержит показатели, используемые для качественной оценки работы бухгалтерии. Такими показателями могут быть:
В этом же разделе излагаются формы морального и материального поощрения работников бухгалтерии за улучшение показателей работы данной службы.
В "Заключении" указывается перечень нормативных документов, в соответствии с которыми составлено Положение о бухгалтерии, а также порядок внесения изменений в это Положение.Внесение изменений в Положение о бухгалтерии осуществляется руководителем организации по представлению главного бухгалтера или руководителей других структурных подразделений.
5. Структура бухгалтерии и факторы ее определяющие
Под структурой бухгалтерии понимается состав работников бухгалтерского аппарата, выполняющих учетные функции на основе принципов разделения труда. Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета.
В настоящее время сложились два основных типа организации структуры бухгалтерий; линейная (иерархическая) и вертикальная.
При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется на небольших предприятиях с численностью аппарата до 10 человек. В этом случае она может быть представлена следующим образом:
Главный бухгалтер
Бухгалтер по учету труда и заработной платы
Бухгалтер по учету материальных ценностей
Бухгалтер по учету производства
Бухгалтер по учету готовой продукции и ее реализации
Бухгалтер по учету расчетов и подготовке отчетности
Бухгалтер-кассир
При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы, бюро, секторы, группы), возглавляемые ведущими бухгалтерами (бухгалтерами I категории).
При разработке структуры бухгалтерии рекомендуется учитывать следующие нормы управляемости:
- управление, служба создаются при численности работников в их штате не менее семи человек (включая должность руководителя);
- отдел создается при численности работников в его штате не менее четырех человек, включая должность руководителя;
- сектор (бюро, группа) создается при численности работников в его штате не менее трех человек, включая должность руководителя;
- при необходимости в составе структурных подразделений с учетом вышеназванных норм управляемости могут создаваться:
в управлении (службе) - отделы, секторы (бюро, группы);
в отделе - секторы (группы);
- должность заместителя начальника структурного подразделения вводится при численности работников в его штате из расчета не менее пяти человек, подчиненных одному заместителю.
Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются ведущим бухгалтерам соответствующих отделов, бюро, секторов, групп, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Данная структура бухгалтерии применяется на крупных и большинстве средних предприятий. В таких организациях в составе бухгалтерии могут создаваться следующие группы (отделы, бюро, сектора):
Общая численность учетных работников, их профессиональный и квалификационный состав определяются самим предприятием. Должностной состав работников бухгалтерии закрепляется в штатном расписании, утверждаемом руководителем предприятия.
Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.
Распределение служебных обязанностей работников бухгалтерии проводится Главным бухгалтером (руководителем бухгалтерской службы) по функциональному признаку, то есть за каждой группой работников или отдельным работником, в зависимости от объема работ, закрепляется определенный участок. В бухгалтериях могут организовываться следующие группы: финансовая, материальная, расчетов с рабочими и служащими, расчетов с родителями за содержание детей в детских учреждениях и т. д. В необходимых случаях в учреждениях, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, создаются учетно-контрольные группы из работников централизованных бухгалтерий. Эти группы обеспечивают оформление всей первичной документации по бухгалтерскому учету операций данного учреждения, контроль за сохранностью ценностей, находящихся у материально ответственных лиц, и осуществляют выполнение других работ, предусмотренных распределением обязанностей. Все подразделения, входящие в состав отдельных учреждений, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы: выписки из приказов и распоряжений, сметы расходов, а также всякого рода договоры, нормативы и др. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников подразделений и служб учреждения, а при централизации учета – для всех обслуживаемых учреждений.
6 Определение численности работников бухгалтерии
Численность работников бухгалтерии можно определить исходя из объема выполняемых ими работ. Для этого используются типовые нормы времени нормы обслуживания на работы по бухгалтерскому учету, утвержденные Гос. комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и з/пл 13.01.1971 г.
Нормы времени определяют совокупные нормативные затраты времени на выполнение полного объема бухгалтерских работ в течение месяца, условно отнесенных на один первичный приходно-расходный документ.
Нормы времени разработаны по отдельным видам бухгалтерских работ. Эти нормы дифференцированы по количеству строк, граф и уровню механизации в первичном документе. По расчету заработной платы и табельному учету используются нормы обслуживания, которые определяются как количество работников, приходящихся на одного бухгалтера и одного табельщика. Они установлены отдельно для рабочих, находящихся на сдельной оплате труда и для остальных категорий работников. Кроме того нормы обслуживания для сдельщиков подразделяются в зависимости от характера производства.
Расчет явочной численности работников, занятых различными видами бухгалтерских работ, производятся в следующем порядке:
Нчобщ = НчБУ + НчЗ/пл + НчТаб.уч.
Численность работников, занятых БУ (НчБУ) по видам работ определяется:
НчБУ = (Х хНвр) / 10476,
где Х – среднемесячное число первичных приходно-расходных документов
Нвр – норма времени на один приходно-расходный документ, мин.
10476 – месячный фонд работы на одного бухгалтера, мин.
Численность бухгалтеров, занятых расчетом заработной платы (НчЗ/пл) определяется:
НчЗ/пл = Ч1 / Нобс.1 + Ч2 / Нобс.2,
где Ч1, Ч2 – численность сдельщиков и повременщиков,
Нобс.1 – норма обслуживания сдельщиков одним бухгалтером, чел.
Нобс.2 – норма обслуживания повременщиков одним бухгалтером, чел.
Численность табельщиков (НчТаб.уч.)
НчТаб.уч = Ч3 / Нобс.3,
где Ч3 – численность работников, охватываемых табельным учетом,
Нобс3 – норма обслуживания работников одним табельщиком, чел.
7 Должностные инструкции, их содержание, порядок разработки и утверждения
Успешная работа аппарата бухгалтерии во многом зависит от правильного распределения обязанностей между ее работниками.
Обязанности, права и персональная ответственность каждого работника бухгалтерии определяются должностными инструкциями. Наличие таких инструкций позволяет проводить обоснованный подбор и расстановку кадров, осуществлять мероприятия по повышению их квалификации, укреплению трудовой дисциплины, улучшению условий труда.
Разработка должностных инструкций требует большой подготовительной работы и активного участия в ней всех работников бухгалтерии. Прежде всего, необходимо провести классификацию учетных работ по уровню сложности, что позволит равномерно распределить обязанности между отдельными исполнителями. Более ответственные участки работы следует поручить квалифицированным работникам. Также необходимо определить перечень должностных лиц и руководителей производственных подразделений, в обязанности которых входит оформление первичных документов по учету труда и выполненных работ, на поступление из производства готовой продукции, расходование материальных ресурсов.
Должностные инструкции для работников бухгалтерии разрабатываются главным бухгалтером совместно с юридической службой. Если организационную основу бухгалтерии составляют секторы (группы, отделы), то должностные инструкции составляют руководители секторов (групп, отделов).
В должностные инструкции целесообразно включать следующие разделы:
1. Общие положения. В этом разделе определяются подчиненность работника, порядок его назначения и увольнения, перечисляются правовые акты, которыми должен руководствоваться работник в своей работе.
2. Функции. Этот раздел содержит перечень конкретных функций, выполнение которых возложено на данного работника.
3. Должностные обязанности. Здесь указывается перечень работ, выполняемых работником. Сюда могут входить: оформление, прием, контроль и обработка соответствующих первичных документов; составление сводных и накопительных ведомостей; ведение регистров синтетического и аналитического учета; составление отчетности; оформление документов для сдачи в архив.
4. Права. В этом разделе излагаются права работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. Эти права обуславливаются необходимостью взаимодействия с другими работниками бухгалтерии, службами и производственными подразделениями предприятия и определяются действующим законодательством.
5. Ответственность. Здесь перечисляются функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность. Подробная разработка этого раздела способствует четкой организации учетного процесса, строгому соблюдению нормативных актов, усилению бухгалтерского контроля за производственной и финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, повышению у работников чувства ответственности и осознания общественной значимости занимаемой должности.
Должностные инструкции утверждаются руководителем предприятия в двух экземплярах, один из которых под расписку вручается работнику, второй - хранится в делах бухгалтерии.
Должностная инструкция составляется на конкретную должность с указанием фамилии работника и перечня должностных обязанностей.
Должностные инструкции работников бухгалтерии необходимо периодически уточнять исходя из изменений в организации и управлении производством, технологии учетного процесса, организации внутрихозяйственного расчета и других факторов.
Должностные инструкции составляются на основании положения о должности, в котором указываются обязанности, права и ответственность работника, занимающего должность, квалификационные требования, основание введения должности и должностной оклад.
Положение о должности разрабатывается исходя из особенностей организации производства, труда и управления, требований к уровню подготовки и стажу работы, определенных квалификационным справочником «Должности служащих для всех отраслей экономики», утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.1999 г. № 159 с изменениями и дополнениями от 23.06.2008 г. №92. Положение о должности утверждается руководителем предприятия.
8. Индивидуальные графики работы отдельных работников: содержание и порядок разработки
Важным этапом организации работы учетного аппарата является разработка индивидуального графика выполнения учетных работ, который составляется главным бухгалтером (руководителем группы, отдела, сектора) для каждого должностного лица. В графике перечисляются все виды работ, предусмотренные должностной инструкцией конкретного работника бухгалтерии (другого лица, выполняющего учетные работы), указываются сроки выполнения каждой операции. Например, индивидуальный график работы кассира может выглядеть следующим образом:
|
№ п/п |
Наименование работы |
Срок исполнения |
|
1 |
Проведение операций в банке (получение и сдача денег, получение выписок со счетов предприятия, сдача платежных поручений и других документов) |
Ежедневно 9.00-10.00 |
|
2 |
Сдача в бухгалтерию предприятия выписок с расчетных счетов предприятия (с приложениями к ним) |
10.00-10.30 |
|
3 |
Оформление кассовыми ордерами получения денег по чекам и сдачи наличных денег по объявлениям |
10.30-11.00 |
|
4 |
Прием и выдача наличных денег работникам предприятия |
11.00-13.00 |
|
5 |
Обед |
13.00-14.00 |
|
6 |
Прием и выдача наличных денег работникам предприятия |
14.00-17.00 |
|
7 |
Составление отчета по кассе и сдача его в бухгалтерию |
17.00-18.00 |
Индивидуальные графики выполнения работ отдельных работников учетного аппарата должны быть согласованы между собой так, чтобы работа одного исполнителя не зависела от недостатков в работе других работников бухгалтерии.
Наличие индивидуальных графиков повышает ответственность исполнителей за порученную им работу, повышает четкость и организованность работы учетного аппарата, позволяет эффективно использовать рабочее время учетных работников.
Индивидуальные графики составляются в двух экземплярах. Первый вручается исполнителю и находится на его рабочем месте, второй - хранится у главного бухгалтера в отдельной папке, где собраны копии всех индивидуальных графиков.
9.Подбор кадров и повышение их квалификации
Важными элементами организации работы учетного аппарата являются правильный подбор и расстановка кадров, повышение их квалификации.
При подборе учетных работников необходимо учитывать должностные обязанности и квалификационные требования, предъявляемые к специалистам положением о должности.
Главный бухгалтер - это специалист высшей квалификации, обладающий глубокими знаниями в области бухгалтерского учета, организаторскими способностями и умением работать с людьми.
К должности заместителя главного бухгалтера предъявляются те же требования, что и к должности главного бухгалтера.
Должностные обязанности «ведущих» бухгалтеров в квалификационных справочниках не содержатся и устанавливаются на основе характеристик соответствующих должностей специалистов: на них возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или его структурного подразделения. Необходимый стаж работы для «ведущих» бухгалтеров повышается на 2-3 года по сравнению с требованиями, предусмотренными для специалистов I квалификационной категории.
К оставшимся должностям бухгалтеров предъявляются следующие квалификационные требования:
Бухгалтер I категории – это специалист, имеющий высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности бухгалтера II категории не менее 3 лет.
Бухгалтер IIкатегории - специалист, имеющий высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3 лет.
Бухгалтер – специалист, имеющий высшее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное (экономическое) образование и стаж работы в должностях, замещаемых специалистами со средним специальным образованием в области бухгалтерского учета не менее 3 лет.
При подборе работников необходимо учитывать их склонность к учетной работе, выражающуюся в умении запоминать цифровую информацию и правильно ее оценивать, а также наличие хорошей зрительной памяти, усидчивости, точности, аккуратности и исполнительности.
Для должностей главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера и бухгалтеров I категории необходимо создавать резерв кадров. Резерв кадров образуется путем постоянного повышения квалификации каждого работника бухгалтерии.
В стимулировании работников бухгалтерии к повышению квалификации важная роль принадлежит аттестации. Аттестацию главных бухгалтеров государственных организаций проводят вышестоящие органы, аттестация же работников предприятий иных форм собственности проходит непосредственно на самих предприятиях.
Главный бухгалтер обязан составлять перспективный пятилетний план повышения квалификации работников бухгалтерии. План должен содержать данные о формах и времени повышения квалификации каждым работником бухгалтерии.
Для работников, не имеющих высшего образования, следует планировать учебу на заочной и дневной формах обучения высших учебных заведений. Эти рекомендации не могут распространяться на работников предпенсионного и пенсионного возраста. Для лиц, имеющих высшее или среднее специальное образование, можно запланировать повышение квалификации на соответствующих курсах при высших и средних специальных учебных заведениях, в учебных центрах Министерства статистики и анализа или на курсах при соответствующих профессиональных организациях (Белорусской ассоциации бухгалтеров, аудиторских фирмах).
План повышения квалификации работников бухгалтерии утверждается руководителем предприятия. Главный бухгалтер обязан контролировать выполнение этого плана, что обеспечивает своевременное повышение квалификации всеми работниками учетного аппарата и, следовательно, рост их профессионального образования.
Для обеспечения повышения качественного уровня организации бухгалтерского учета, роста профессиональных знаний учетных работников и повышения их ответственности главный бухгалтер должен периодически проводить инструктивные совещания (учебу)с материально ответственными лицами, специалистами, руководителями структурных подразделений и работниками бухгалтерии о правилах документального оформления приема и отпуска в производство материальных ценностей; с материально ответственными лицами, бухгалтерами и членами рабочих инвентаризационных комиссий о порядке проведения инвентаризации основных средств и нематериальных активов.
10. Организация условий труда работников бухгалтерии.
Факторы, формирующие условия труда, подразделяются на: физиологические и социально-психологические.
К физиологическим относят факторы, обусловливающиеся организацией рабочей зоны бухгалтерии, т. е. служебного помещения, где работает бухгалтерия, и рабочего места каждого работника.
На предприятиях, где штат бухгалтерского аппарата невелик, бухгалтерия может размещаться в одной комнате. При большой численности сотрудников бухгалтерии размещать их целесообразно в нескольких комнатах по отделам или секторам. Рабочее место главного бухгалтера рекомендуется размещать в отдельной комнате.
Помещение бухгалтерии должно быть светлым исухим, хорошо отапливаться и проветриваться, температураможет быть в пределах18-20° С. В помещениях с окнами на север стены рекомендуется окрашивать в желтый цвет, он как бы «согревает» помещение, создавая иллюзию освещения солнечными лучами. Голубой и светло-зеленый цвета, наоборот, «холодят» помещение. Их следует использовать в комнатах с окнами на юг. Озеленение комнат является не только декоративным элементом интерьера, но и фактором, улучшающим состав воздуха, снижающим нервно-психологическое и зрительное утомление.
Помещение бухгалтерии должно быть оборудовано телефоном, шкафами для хранения документов и справочных материалов.
Повышению производительности труда учетных работников способствует также рациональная организация рабочих мест, которая предусматривает создание оптимальных условий для каждого работника.
Рациональная организация рабочего места означает:
Рабочие места сотрудников бухгалтерии, связанных с приемом документов и выдачей справок, следует размещать таким образом, чтобы обеспечить свободный доступ посетителей и нормальную работу остальных работников. Около каждого рабочего места бухгалтера должен стоять дополнительный стул для посетителей.
Условия труда работников бухгалтерии определяются также социально-психологическими факторами. Сюда включают систему отношений в коллективе, психологический климат, режим работы и др.
Отношения сотрудников друг к другу должны основываться на принципиальности, объективности, доброжелательности и товарищеской взаимопомощи. Неприязненные отношения между работниками значительно снижают работоспособность, в то время как хорошее настроение повышает производительность труда.
На отношения в коллективе влияет и добросовестное выполнение порученной работы. Несвоевременное и некачественное выполнение работы одним работником бухгалтерии требует больше усилий и напряжения других, что вызывает нервозность в коллективе.
Работоспособность коллектива во многом зависит и от сложившегося в нем психологического климата.
Формирование здорового психологического климата в коллективе в значительной степени зависит от главного бухгалтера. Он должен обладать глубокими профессиональными знаниями и иметь высокую общеобразовательную подготовку, быть объективным, требовательным к себе и подчиненным, обладать выдержкой и терпением, умением признавать свои ошибки и принимать на себя ответственность, уметь сплотить коллектив, поддержать творческую инициативу сотрудников.
Главный бухгалтер обязан относиться к подчиненным доброжелательно. Его замечания должны быть справедливыми ко всем сотрудникам бухгалтерии, не унижать их собственного достоинства. Взыскания, накладываемые на работников, а также поощрения должны быть своевременными и достаточно аргументированными.
Важным элементом организации труда является режим работы аппарата бухгалтерии. Режим работы включает время начала и окончания работы, перерывов в работе, сменность, график отпусков и др.
Режим работы учетного аппарата регламентируется правилами внутреннего распорядка работы предприятия и устанавливается в соответствии с интересами производства и членов коллектива.
Режим работы бухгалтерии должен быть установлен таким образом, чтобы рабочие двух смен могли обращаться в бухгалтерию в нерабочее время. Для этого работа бухгалтерии должна начинатьсяна 1 – 2 часа позже, чем первая смена производственных цехов. В этом случае рабочие первой смены смогут обратиться в бухгалтерию непосредственно после ее окончания, а второй — до ее начала.
Важная роль в организации рационального режима работы принадлежит установлению графика приема посетителей. Дни и часы приема должны быть удобны для посетителей и для работников бухгалтерии.
В режиме работы бухгалтерии должно предусматриваться время отдыха. Оно включает несколько кратковременных перерывов на протяжении дня с активным отдыхом или чаем и кофе, а также обеденный перерыв. Рекомендуется делить 3 перерыва по 3-7 минут, из которых 1 перерыв в первой половине дня, а 2 других – во второй. Обеденный перерыв желательно устанавливать в середине дня или, чтобы вторая половина рабочего дня была более короткой. При этом обеденный перерыв бухгалтерии не должен совпадать с обеденным перерывом производственных рабочих.
Очередные отпуска работников бухгалтерии должны планироваться с учетом своевременного составления периодической (месячной, квартальной) и годовой отчетности.
11. Планирование мероприятий по совершенствованию бух.учета
Планирование организации бухгалтерского учета обеспечивает логическое построение всего учетного процесса, что позволяет получить необходимый объем учетной информации с наименьшими затратами труда и средств.
План организации бухгалтерского учета включает в себя:
План документации и документооборота. Он определяет порядок документального оформления всех хозяйственных операций, последовательность движения документов в учетном процессе с момента их составления до сдачи в архив. Он включает в себя рабочий альбом первичных документов и график документооборота.
План инвентаризации средств и расчетов. Он состоит из двух частей:
графика плановых инвентаризаций и графика внеплановых (внезапных) проверок наличия денежных средств и материальных ценностей.
План счетов бухгалтерского учета. Он содержит перечень синтетических счетов и субсчетов, а также состав аналитических счетов, применяемых на предприятии, с учетом особенностей технологии, организации производства и управления.
Исходя из отраслевых и технологических особенностей производства на основе Типового плана счетов предприятие должно разработать внутренний (рабочий) план счетов бухгалтерского учета с указаниями по применению субсчетов и аналитических счетов. Предприятие может самостоятельно уточнять содержание отдельных субсчетов, исключая или объединяя некоторые из них.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета является составной частью учетной политики, и его наличие в организациях обязательно.
План технического оформления бухгалтерского учета. Он определяет применяемую на предприятии форму бухгалтерского учета (она может быть журнально-ордерной, мемориально-ордерной, упрощенной, автоматизированной) и мероприятия, обеспечивающие использование в Учете современной вычислительной техники.
Табель (график) отчетности. Он подразделяется на табель внутрихозяйственной отчетности и табель отчетности, представляемой внешним адресатам. Указанные табели (графики) содержат перечни форм отчетности и адресатов их получения, фамилии лиц, ответственных за составление и представление отчетности, и сроки ее представления.
С целью обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета необходимо составлять годовые и пятилетние планы совершенствования бухгалтерского учета. Основными разделами такого плана являются:
1) совершенствование документирования хозяйственных операций и документооборота;
2) совершенствование организации учетных работ;
3) совершенствование организации контрольно-аналитической работы;
4) подготовка и повышение квалификации работников учета.
В мероприятия по совершенствованию документирования хозяйственных операций и документооборота включаются работы по сокращению количества выписываемых первичных документов и реквизитов в них за счет применения накопительных унифицированных форм документов, работы по совершенствованию документирования хозяйственных операций в условиях применения электронно-вычислительной техники и разработки наиболее оптимальных маршрутов движения документов.
В разделе «Совершенствование организации учетных работ» планируется применение более рациональных способов и приемов учетных работ, новых прогрессивных форм учета и автоматизированной обработки учетной информации.
Раздел «Совершенствование организации контрольно-аналитической работы» включает перечень мероприятий по применению более совершенных методик экономического анализа, повышению контрольно-аналитических функций бухгалтерского учета и совершенствованию оперативного внутрихозяйственного контроля. К таким мероприятиям относятся также работы по контролю за хранением материальных ресурсов на складах и их использованием в производстве, полнотой оприходования поступающей из производства продукции и покупных материальных ценностей.
В разделе «Подготовка и повышение квалификации работников учета» планируется комплекс мер, направленных на обеспечение предприятия учетными кадрами и постоянный рост их квалификации. С этой целью в плане предусматривается направление работников на учебу в высшие и средние специальные учебные заведения. План подготовки составляют исходя из штатных должностей и фактической численности работников, их образовательного уровня и специальной подготовки, возрастного состава и других характеристик.
ТЕМА 3 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ И ДОКУМЕНТООБОРОТА
1. Первичные документы и их классификация
Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета.
Первичный документ – это составленное по установленной форме письменное свидетельство совершения хозяйственной операции.
Бухгалтерские документы классифицируются:
2. Требования, предъявляемые к оформлению бухгалтерских документов.
Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, созданные в соответствии с требованиями Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете(утв. Минфином СССР 29.07.1983 №105).
Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.
Первичные документы создаются на бланках типовых и типовых межведомственных форм, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами.
Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.
В отдельных случаях, при наличии соответствующих технических средств, допускается создавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации.
К оформлению документов предъявляются определенные требования: своевременность составления, достоверность хозяйственной операции и наличие обязательных реквизитов.
Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты:
а) наименованиедокумента (формы), кодформы;
б) датусоставления;
в) содержаниехозяйственнойоперации;
г) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);
д) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.
В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.
Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Запрещается использовать для записей простой карандаш.
Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
На предприятии, в учреждении руководителем утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.
Документы, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, изменяющие кредитные и расчетные обязательства предприятия, подписываются руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными. Ответственность за достоверность данных в документах несут подписавшие их лица.
Порядок использования и учета бланков форм первичных документов строгой отчетности, а также круг предприятий, учреждений, на которых должны использоваться такие бланки, устанавливается министерствами и ведомствами в соответствии с указаниями Министерства финансов РБ. К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Минфином РБ и согласованным с МВД РБ и Министерством юстиции РБ (бланки товарных, товарно-транспортных накладных, квитанции на прием и выдачу денег, приходные кассовые ордера, зарегистрированные в налоговой инспекции и др.). Бланки строгой отчетности должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия, учреждения для принятия решения.
Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке – оттиск штампа контролера, ответственного.
Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.
Регистры бухгалтерского учета – это таблицы специальной формы, которые предназначены для записей хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерских документах.
Учетные регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием, учреждением за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых установлен Положением о бухгалтерских отчетах и балансах.
3. Внесение исправлений в первичные документы и учетные регистры, бухгалтерский учет
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются.
Единую методику внесения исправлений в учетные записи организаций(кроме организаций, финансируемых из бюджета, банков и небанковскихкредитно-финансовых организаций) в случае обнаружения ошибок и искажений устанавливает Инструкция о порядке внесения исправлений в бухгалтерскийучет в случае обнаружения ошибок (утв. постановлением Минфина РБ от 29.06.2005 №83.)
Исправления вносятся в случае признания факта неверного (неправильного, ошибочного) отражения на счетах бухгалтерского учетаи (или) в регистрах бухгалтерского или налогового учета записей,влияющих на формирование информации в бухгалтерском и налоговом учете: искажение оценки активов, обязательств, доходов и расходов вбухгалтерском учете и (или) неверное исчисление налогов, сборов(пошлин) в налоговом учете.
Внесение исправлений организацией может производиться вследующих случаях:
Допущенные ошибки исправляются путем:
отражения на счетах бухгалтерского учета и пересчета налоговойбазы по расчету налогов, сборов (пошлин) и иных платежей в регистрахналогового учета;
отражения на счетах бухгалтерского учета без влияния на объектыналогообложения;
перерасчета показателей в регистрах налогового учета безотражения на счетах бухгалтерского учета.
Внесение исправлений в бухгалтерский учет оформляетсябухгалтерской справкой-расчетом, которая должна содержать следующиеобязательные реквизиты:дату составления;период, в котором допущена ошибка, и (или) период, за которыйвносятся исправления;основание для внесения исправления;сумму (для имущества - также количество) неправильной записи,подлежащую исправлению;арифметический расчет вносимого исправления;сумму (для имущества - также количество) правильной(исправительной) записи;подпись бухгалтера,составившего справку-расчет, главногобухгалтера и (при искажении налоговой базы) руководителя;
При выявлении ошибок в бухгалтерском учете и отчетностиисправления в учет вносятся в месяце, когда были обнаружены этиошибки, независимо от того, в каком отчетном периоде эти искажениябыли допущены (в текущем отчетном году либо за прошлые годы).
Существуют три способа исправления ошибочных записей в учетных регистрах: корректурный, дополнительной записи, сторнировочный.
Корректурный способ может быть применен только в том случае, если ошибки были обнаружены до составления баланса или же они имели место в учетных регистрах, не затрагивая корреспонденции счетов. Этот способ состоит в зачеркивании тонкой чертой неправильного текста, цифры, суммы и надписи рядом или выше правильного текста или суммы с соответствующей оговоркой.
Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции ошибочно занижена. Например, поставщиком с расчетного счета перечислены 150 руб. Данная хозяйственная операция отражена правильной корреспонденцией счетов, но сумма ее занижена до 100 руб. Была сделана следующая бухгалтерская запись: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" – 100 руб.
Но поскольку поставщикам следует перечислить 150 руб., то на недостающую сумму в 50 руб. необходимо составить дополнительную проводку: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 50 руб.
Дополнительные проводки делаются в текущем или следующем месяце. Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственной операции.
Сторнировочный способ состоит в том, что неправильная запись, в основном цифровая, устраняется отрицательным числом, т. е. повторяются неправильная корреспонденция и сумма красными чернилами. Одновременно составляется правильная запись обыкновенными чернилами. Сторнировки имеют место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы.
При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются.
4. Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации
В соответствии с Законом РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Законодательством РБ признаются альбомы унифицированных форм первичной учетной документации и рабочие альбомы форм первичной учетной документации.
Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации формируются республиканскими органами государственного управления на основании типовых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Минфином РБ, а также унифицированных форм, разработанных и утвержденных органами государственного управления с учетом отраслевой специфики. Альбомы согласовываются с Минфином РБ и регистрируются в Национальном реестре правовых актов РБ.
Концерны и другие объединения (учреждения), подчиненные непосредственно Совету Министров РБ, разрабатывают унифицированные формы первичной учетной документации для соответствующих отраслей экономики и видов деятельности, включают их в альбомы, представляют для утверждения в Минфин РБ и регистрируют в Национальном реестре правовых актов РБ.
Все субъекты хозяйствования РБ наряду с альбомами унифицированных форм первичной учетной документации должны иметь рабочие альбомы форм первичной учетной документации. Организации, применяющие в своей деятельности только типовые унифицированные формы первичной учетной документации, рабочие альбомы не составляют, а используют альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные вышестоящей организацией согласно действующему законодательству.
Рабочие альбомы форм первичной учетной документации включают всю первичную учетную документацию, применяемую в данной организации. Использование в учете форм первичной учетной документации, не предусмотренных в рабочем альбоме, является основанием для применения к организации и ееруководителям санкций в соответствии с законодательством РБ.
Рабочий альбом форм первичной учетной документации формируется по разделам учета: учет основных средств и нематериальных активов; учет материалов; учет труда и заработной платы и т.д.
Каждый раздел альбома состоит из пяти частей:
титульного листа;
общих положений;
перечня форм первичной учетной документации;
кратких указаний по их применению и заполнению;
образцов форм первичной учетной документации.
Титульный лист должен содержать название альбома и информацию об утверждении альбома руководителем организации.
В разделе «Общие положения» приводится информация о государственных органах управления, которые разработали и утвердили применяемые организацией формы первичных учетных документов, датах утверждения и дополнительных показателях, внесенных в унифицированные формы.
Среди типовых унифицированных документов, помещенных в альбомах, есть документы, обязательные для применения без каких-либо изменений и дополнений. Например, приходные и расходные кассовые ордера, товарные и товарно-транспортные накладные, квитанции на прием наличных денег от населения и организаций и др.
В большинство же типовых унифицированных форм первичной учетной документации могут включаться дополнительные реквизиты, учитывающие характер хозяйственных операций и систему обработки данных. При этом все реквизиты типовых унифицированных форм остаются без изменения (включая код формы, наименование документов). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
В кратких указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации указывается: какими документами следует руководствоваться, в каких случаях их необходимо применять, в каком количестве экземпляров оформлять, кому направлять каждый экземпляр, кто подписывает и утверждает документ.
В определенных случаях указывается: в какие бухгалтерские регистры и их графы и на основании каких сведений записываются данные первичного учетного документа, требуется ли его брошюровать, шнуровать, нумеровать и скреплять печатями.
Указания должны быть составлены таким образом, чтобы составители документа имели полную информацию о способах и методах заполнения и применения первичных учетных документов и регистров.
Образцы форм первичных учетных документов должны быть напечатаны и заполнены данными наиболее типичных операций.
Рабочие альбомы форм первичной учетной документации утверждаются приказом по организации и хранятся в бухгалтерии наравне с другими нормативными материалами.
5. Обеспечение субъектов хозяйствования бланками форм первичной учетной документации и формами бухгалтерских регистров
Для обеспечения организаций бланками новых форм первичной учетной документации и формами бухгалтерских регистров создана сеть специализированных организаций, занимающихся их изготовлением и реализацией.
Особый порядок предусмотрен лишь для бланков строгой отчетности, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных (ТТН-1, ТН-2), а также бланков путевых листов для автотранспорта. Право их изготовления предоставлено только подведомственным Минфину РБ организациям и с его разрешения государственным организациям, имеющим лицензию департамента госзнаков Минфина РБ.
Бланки строгой отчетности реализуются организациям и индивидуальным предпринимателям за безналичный расчет подразделениями РГО «Белпочта», перечень которых согласовывается с налоговыми органами, и издательством «Белбланкавыд».
Субъекты предпринимательской деятельности, желающие приобрести бланки ТТН-1 и ТН-2, подают в налоговую инспекцию по месту регистрации в качестве налогоплательщиков заявку утвержденной формы.
Заявки рассматриваются налоговой инспекцией в течение 2 рабочих дней. Принятое решение о количестве бланков, подлежащих выдаче субъекту предпринимательской деятельности, заносится в графу заявки «Количество, подтвержденное инспекцией МНС». Результаты рассмотрения (в том числе отказ в выдаче бланков) оформляются налоговой инспекцией на обратной стороне заявки.
Вновь зарегистрированным субъектам предпринимательской деятельности при первоначальном обращении бланки выдаются в количестве не более 50 номеров независимо от формы бланка.
Рассмотренные заявки с заключением должностных лиц налоговой инспекции подписываются и утверждаются руководителем (заместителем) инспекции.
Сведения об утвержденных заявках передаются налоговой инспекцией в электронный банк данных в течение 5 дней со дня подачи заявки субъектом предпринимательской деятельности.
Подразделения РГО «Белпочта» и издательство «Белбланкавыд» реализуют бланки на основании перечня заявок организаций, полученного из электронного банка данных.
Налоговая инспекция имеет право отказать в удовлетворении заявки на приобретение бланков в случаях:
отсутствия сведений о субъекте предпринимательской деятельности в Государственном реестре налогоплательщиков;
направления регистрирующему органу представления контролирующего органа или заявления о ликвидации (прекращении деятельности) субъекта предпринимательской деятельности;
признания судом недействительной регистрации субъекта предпринимательской деятельности в связи с допущенными при его создании нарушениями законодательства РБ либо экономически несостоятельным (банкротом);
непредставления субъектом предпринимательской деятельности в установленный законодательством срок расчетов по налогам, сборам и иным обязательным платежам в бюджет, государственные целевые бюджетные и внебюджетные фонды за отчетный период.
В случае отказа в удовлетворении заявки на приобретение бланков первичных учетных документов налоговая инспекция в двухдневный срок со дня принятия решения в письменной форме сообщает об этом субъекту предпринимательской деятельности, подавшему указанную заявку.
Налоговая инспекция имеет право вынести предписание о прекращении использования бланков, выданных ранее субъекту предпринимательской деятельности в случаях:
направления представления на ликвидацию (прекращение деятельности) субъекта предпринимательской деятельности;
непредставления субъектом предпринимательской деятельности в установленный законодательством срок расчетов по налогам, сборам и иным обязательным платежам в бюджет, государственные целевые бюджетные и внебюджетные фонды за отчетный период;
выявления факта подачи субъектом предпринимательской деятельности заявок, содержащих недостоверные сведения.
Предписание о прекращении использования выданных ранее бланков должно быть вручено (в случае невозможности вручения - направлено заказным письмом с уведомлением) субъекту предпринимательской деятельности в день утверждения предписания руководителем (заместителем руководителя) инспекции.
Ранее выданные предприятию бланки не подлежат использованию со дня, следующего за днем вручения предписания о прекращении использования бланков, или по истечении пяти дней со дня направления указанного предписания субъекту предпринимательской деятельности.
Инспекция передает в электронный банк данных сведения о врученных (направленных) предписаниях о прекращении использования бланков в день вручения (направления) указанных предписаний субъекту предпринимательской деятельности.
Реализующие бланки подразделения РГО «Белпочта» и издательство «Белбланкавыд» после получения заявок из электронного банка данных оформляют субъекту предпринимательской деятельности при его обращении счет-фактуру для оплаты бланков на полный или частичный объем заявки, утвержденной инспекцией.
При обнаружении оснований для отказа в удовлетворении заявки организации на приобретение бланков после передачи сведений о заявке в электронный банк данных и до реализации бланков первичных учетных документов субъекту хозяйствования инспекция выносит предписание об аннулировании заявки на приобретение бланков.
Инспекция в день утверждения предписания об аннулировании заявки на приобретение бланков руководителем (заместителем руководителя) инспекции направляет указанное предписание соответствующему подразделению РГО «Белпочта» или издательству «Белбланкавыд», а также передает сведения об аннулированной заявке в электронный банк данных.
Для получения бланков организация представляет подразделению РГО «Белпочта» или издательству «Белбланкавыд» следующие документы:
платежный документ, подтверждающий оплату счета-фактуры,
доверенность на получение бланков, оформленную в установленном порядке.
Если субъект предпринимательской деятельности в течение 10 дней после оплаты не явился для получения бланков, подразделение РГО «Белпочта», реализующее бланки, или издательство «Белбланкавыд» обязаны в течение 3 банковских дней вернуть денежные средства на расчетный счет субъекта предпринимательской деятельности по его заявлению.
При отсутствии заявления на возврат денежных средств хранение их на расчетном счете подразделения РГО «Белпочта», реализующего бланки, или издательства «Белбланкавыд» осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
6. Документооборот и его планирование.
Под документооборотом понимается путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив.
Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений, а также участие в нем минимально необходимого числа подразделений и исполнителей. Он обеспечивается планированием движения первичных учетных документов в соответствии с графиком.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается распоряжением (приказом) руководителя организации.
Документооборот, организованный по графику, позволяет:
1) ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь – от оформления и проверки до обработки
2) способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени
3) повышает производительность счетных работников
4) способствует усилению контрольных функций бух учета
5) повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота в виде перечня работ имеет следующий вид:
ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА
требования на отпуск материалов ООО «_____»
Утвержден приказом №___ от ________________
|
Наименование документа |
Создание документа |
Проверка документа |
Обработка документа |
Передача в архив |
|||||||||
|
Кол-во экз. |
Отв-й за выписку |
Отв-й за оформление |
Отв-й за исполнение |
Срок исполнения |
Отв-й за проверку |
Кто представляет |
Порядок представления |
Срок представления |
Кто исполняет |
Срок исполнения |
Кто исполняет |
Срок исполнения |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
|
Требование |
2 |
Цех № 1 |
Отдел матер.-технич. снабжения |
Ценр. склад |
Ежедневно до … ч |
Бухгалтерия |
1 экз – цех; 2 экз. - склад |
При отчете, при реестре |
Ежедневно до … ч |
Бухгалтерия |
Ежедневно |
Бухгалтерия |
По истечении квартала |
График документооборота в виде схемы называют оперограммой. Точка на ней означает место выполнения операции и исполнителя. Оперограмма наиболее наглядно показывает путь движения документа и, следовательно, характеризует рациональность документооборота.
Оперограмма движения накладной на отпуск материалов со склада имеет следующий вид:
|
Виды работ с документом (элементы документооборота) |
Исполнители |
||||||
|
Цех отдел |
Маркетинговая служба |
Склад |
ВЦ |
Бухгалтерия |
... |
Архив |
|
|
1 Выписка |
х |
||||||
|
2. Выдача разрешения |
х |
||||||
|
3. Отпуск материала |
х |
||||||
|
4 Таксировка |
х |
||||||
|
5 Проверка документа и запись в регистрах |
х |
||||||
|
6. Хранение документа |
х |
х |
Работники предприятия выписывают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика с указанием документов, относящихся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременное и доброкачественное создание документа и его передачу для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в нем данных несут лица, создавшие и подписавшие этот документ.Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.
Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполнителей документов включает три этапа: таксировку, группировку и контировку.
Таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Как правило,эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу. Если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени - рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.
Группировка представляет собой следующий этап учетной обработки документов. Последние подбираются в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Так, документы по приходу материалов группируются в разрезе складов, наименований источников поступления и т. д.; по расходу - в разрезе наименований и направлений в использовании:
- на производственные нужды;
- на непроизводственные цели (непромышленным производствам ихозяйствам и пр.);
- продажи на сторону и т. п.
Цель группировки – подготовить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.
Контировка– указание в первичном документе бухгалтерской записи, т. е. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного процесса. Для представления бухгалтерской записи в документе предусмотрено определенное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в конце документа.
По истечении года все документы из бухгалтерии передаются в общий архив организации. В соответствии с этим организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
7. Хранение и учет бланков документов строгой отчетности
Сдаче в архив документов предшествуют определенные подготовительные процедуры. Документы следует подобрать в папки по однородности совершенных хозяйственных операций в хронологическом порядке. Документы постоянного и временного хранения помещаются в разные папки. Однако общим для них является то, что они группируются по каждому отчетному периоду (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев, год). В папках документы должны быть переплетены. При передаче документов в архив составляется справка.
Изъятие документов в организации может иметь место только на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством органов дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями.
Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц организации.
Представитель органа, по распоряжению которого изымаются документы, обязан по окончании изъятия составить опись изъятых документов. Изъятие оформляется протоколом. Копия его под расписку передается работнику организации, у которой производилось изъятие соответствующих документов.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо в данной ситуации имеет право с разрешения представителей указанных органов снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия.
Не допускается изъятие документов, составляющих государственную тайну.
Персональная ответственность за соблюдение условий и порядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности лежит на руководителе организации.
Особые требования предъявляются к учету, хранению и списанию бланков строгой отчетности.
Передача бланков строгой отчетности от одних юридических лиц или индивидуальных предпринимателей другим не допускается.
Поступившие бланки строгой отчетности приходуются материально ответственным лицом. В случае расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности по установленной форме. В акте отражается количество не оказавшихся в наличии книг с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Он составляется в двух экземплярах: первый экземпляр направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия необходимых мер, второй - остается у юридического лица (индивидуального предпринимателя).
Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя.
Руководителем по согласованию с главным бухгалтером утверждается перечень ответственных лиц, на которых возложено хранение и ведение учета бланков строгой отчетности.
Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером. Она ведется по установленной форме.
Бланки строгой отчетности выдаются с разрешения руководителя и главного бухгалтера в подотчет материально ответственными лицами по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с указанием их серий и номеров.
При списании с материально ответственных лиц использованных бланков строгой отчетности составляется акт на списание использованных бланков строгой отчетности установленной формы.
Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности вместе с составленным на них реестром должны сохраняться в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
Уничтожение бланков строгой отчетности, по каким-либо причинам не подлежащих использованию, может производиться в вышеуказанный срок только по письменному разрешению руководителя. Приказом последнего назначается комиссия в составе представителей администрации, бухгалтерии, которая должна проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.
Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность без использования наемного труда, проводят проверку наличия бланков первичных учетных документов без создания комиссии.
В присутствии комиссии бланки строгой отчетности, подлежащие уничтожению, упаковывают, опечатывают (пломбируют), о чем составляется акт с указанием серий и номеров бланков, и оставляют на хранение у того же юридического лица.
В трехдневный срок акт на списание представляется на утверждение руководителю, обязанному утвердить его в течение 5 дней после получения.
После утверждения акта на списание, комиссией производится фактическое уничтожение бланков строгой отчетности, составляется акт на уничтожение, который в трехдневный срок утверждается руководителем.
Утвержденный акт списания бланков первичных учетных документов представляется в налоговую инспекцию, которая передает сведения о бракованных, испорченных, утраченных, похищенных бланках первичных учетных документов в электронный банк данных для исключения из него номеров и серий указанных бланков в течение 5 дней со дня утверждения акта.
При ликвидации организации ликвидационной комиссией проводится инвентаризация неиспользованных бланков первичных учетных документов, по результатам которой составляется акт установленной формы. Акт утверждается председателем ликвидационной комиссии и на следующий день передается в налоговую инспекцию по месту регистрации в качестве налогоплательщика, которая в течение 5 дней со дня утверждения акта передает сведения об аннулированных бланках в электронный банк данных для исключения из него номеров и серий указанных бланков. Номера и серии бланков первичных учетных документов, исключенных из электронного банка данных, восстановлению не подлежат.
Списание уничтоженных бланков строгой отчетности производится на основании акта. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения. По мере выдачи бланков строгой отчетности их стоимость списывается на себестоимость продукции (работ, услуг).
На каждое материально ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии по установленной форме ведется карточка-справка выданных и использованных бланков строгой отчетности.
В случае утраты (хищения) бланков строгой отчетности подотчетное лицо немедленно сообщает об этом руководителю. Назначенной приказом руководителя комиссией производится проверка и составляется акт установленной формы, в котором указываются обстоятельства утраты (хищения), количество недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю для принятия соответствующего решения.
8. Электронный документооборот
Особенностью бумажного документа является его привязка к материальному носителю. В случае уничтожения носителя – теряется и непосредственно документ. Электронный документ не привязан к носителю. Оригинал и копия электронного документа неразличимы - они могут существовать на многих носителях и являться одним и тем же документом.
Составляющими современной корпоративной системы автоматизации документооборота являются:
Таким образом, управление документооборотом в значительной мере достигается путем внедрения компьютерных технологий с помощью программных средств, а также локальных вычислительных сетей. С помощью последних решается проблема передачи информации. Это совершенно новый уровень организации документооборота, который более правильным следовало бы называть системой электронного документооборота (СЭД).
В Республике Беларусь реальный процесс перехода на электронные документы начался после создания системы сертификации средств электронной цифровой подписи. Органом по сертификации средств защиты информации, аккредитованным Госстандартом Республики Беларусь в 1997 г., является Государственный центр безопасности информации при Президенте Республики Беларусь (ГЦБИ). В настоящее время создана и аккредитована испытательная лаборатория в Национальном научно-исследовательском центре прикладных проблем математики и информатики при БГУ.
Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей.
Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.
СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных.
Главное назначение СЭД – это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводствапредприятия или организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.
Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.
Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.
В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком -низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков.
9. Основные направления совершенствования документирования хозяйственных операций и документооборота
Можно выделить три основных направления совершенствования документирования хозяйственных операций и документооборота:
1) снижение трудоемкости создания первичных документов;
2) сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов;
3) рационализация (упорядочение) документооборота.
Снижение трудоемкости создания первичных документов обеспечивается путем использования для их выписки технических устройств, приспособлений и приборов, а также применения первичных документов с ранее заполненными постоянными реквизитами
Сокращению затрат труда способствует применение бланков документов, где типографским способом отпечатаны такие постоянные реквизиты, как адрес предприятия-поставщика, номер его расчетного счета и отделения обслуживающего банка, телефон бухгалтерии и отдела сбыта и т.п.
Сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов обеспечивается применением многострочных документов вместо однострочных, накопительных вместо разовых. Количество первичных документов уменьшается благодаря использованию унифицированных документов. Например, применение маршрутного листа на машиностроительных предприятиях позволяет заменить такие документы, как требование на материалы, сменный рапорт, извещение о браке, накладную на сдачу готовой продукции на склад.
Снижению затрат по обработке первичных документов способствует также наиболее удобное расположение в нем реквизитов и выбор их оптимального состава, установление удобного для пользования формата документа. Так, например, графы «Количество», «Цена» и «Сумма» должны находиться рядом и в указанной последовательности.
Рационализация документооборота заключается в максимальном ограничении числа лиц, участвующих в составлении того или иного первичного документа, ликвидации документов, не несущих полезной для функции управления информации, применении прогрессивных форм организации учета и машинной обработки экономической информации.
Упорядочение документооборота обеспечивается также регулированием продвижения документов в соответствии с установленным графиком.
ТЕМА 4 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЙ
1. Цели и задачи инвентаризаций. Виды инвентаризаций.
2. Организация проведения инвентаризаций. Состав инвентаризационных комиссий, их права и обязанности.
3. Документальное оформление результатов инвентаризаций
4. Порядок отражения излишков и недостач в бухгалтерском учете
1. Цели и задачи инвентаризаций
Актуальной проблемой социально-экономического развития нашего общества на современном этапе является обеспечение сохранности хозяйственных ресурсов, их рационального и экономного использования, предотвращение непроизводительных расходов сырьевых, топливных и других материальных ценностей.
Одним из наиболее важных средств контроля за сохранностью хозяйственных средств является инвентаризация, в процессе которой проверяется сохранность ценностей и сличается их фактическое наличие с данными бухгалтерского учета.
Инвентаризация устанавливает достоверность данных бухгалтерского учета и реальность всех статей бухгалтерского баланса и отчетности предприятия. Поэтому в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете и отчетности» предприятия всех организационно-правовых форм и видов деятельности обязаны проводить перед составлением годового отчета полную инвентаризацию материальных ресурсов.
Выборочные инвентаризации и контрольные проверки в течение года дисциплинируют работников предприятия, позволяют своевременно вскрывать нарушения, злоупотребления и факты хищений, содействуют сохранности имущества предприятия.
Основными задачами инвентаризации являются:
1) установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;
2) контроль за сохранностью основных средств, материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
3) выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации, а также материальных ценностей, полностью или частично потерявших свои качества;
4) проверка состояния складского хозяйства, условий хранения материальных ценностей и денежных средств, соблюдения установленных правил содержания и эксплуатации машин, оборудования, зданий и других основных средств;
5) проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженностей, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и других статей баланса.
Чтобы усилить ответственность лиц за сохранность вверенных им материальных ценностей и денежных средств, администрация предприятия заключает письменные договоры о полной ответственности с работниками, достигшими 18-летнего возраста и занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Договор составляется по установленной форме в двух экземплярах, подписывается руководителем предприятия и материально ответственным лицом и скрепляется печатью. Первый экземпляр договора находится у администрации, второй - у работника.
Назначение, увольнение, перевод и перемещение работников, с которыми заключаются или заключены письменные договоры о полной материальной ответственности, производятся по согласованию с главным бухгалтером (лицом, его замещающим).
Виды инвентаризаций можно представить следующим образом:
По обязательности проведения
Обязательная Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Республики Беларусь
Инициативная Проводится по решению руководителя
По периодичности
Плановая Проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки
Внеплановая Проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством
По степени охвата
Полная Инвентаризации подвергаются все объекты активов и обязательств
Частичная Проверке подлежит один или несколько видов активов и обязательств
По методу проведения
Натуральная Состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и т.п.
Документальная Состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов.
2. Организация проведения инвентаризаций. Состав инвентаризационных комиссий, их права и обязанности.
Ответственность за своевременное и качественное проведение инвентаризаций несут руководитель и главный бухгалтер предприятия.
Чтобы обеспечить своевременное и полное проведение инвентаризаций, главный бухгалтер составляет план-график проведения инвентаризаций, который подразделяется на две части:
график плановых инвентаризаций;
график внеплановых (внезапных) проверок наличия основных средств, материальных ценностей.
Объекты, сроки и порядок проведения инвентаризаций устанавливаются руководителем предприятия в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
План-график проведения инвентаризаций утверждается руководителем предприятия и имеет следующую форму:
УТВЕРЖДАЮ
Директор
(подпись) (расшифровка подписи)« » 200 г
ПЛАН-ГРАФИК
проведения
|
(наименование организации) |
||||
|
№ п/п |
Наименование места проведения инвентаризации (объект инвентаризации) |
Наименование инвентаризуемых ценностей |
Время проведения инвентаризации |
Ответственный за проведение инвентаризации |
Главный бухгалтер (подпись) (ФИО)
Инвентаризацию проводят в обязательном порядке в случаях:
- при смене собственника или реорганизации предприятия;
- при ликвидации предприятия;
- перед составлением годовой отчетности;
- при смене руководителя предприятия;
- при смене материально ответственных лиц;
- при установлении фактов хищений и др. злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- после пожара или стихийных бедствий;
- по решению контролирующих, судебных и др. уполномоченных органов.
Инвентаризации подлежат активы и обязательства организации независимо от их местонахождения, а также активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.).
Процесс инвентаризации можно подразделить на несколько этапов.
Этап первый - подготовительный. Этот этап включает в себя следующие мероприятия:
- подготовку приказа о проведении инвентаризации. В приказе о проведении инвентаризации указываются содержание, объем, порядок и сроки ее проведения, а также персональный состав инвентаризационной комиссии;
- формирование инвентаризационной комиссии;
- определение сроков проведения и видов инвентаризируемого имущества;
- получение расписок от материально ответственных лиц.
На втором этапе происходят взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия активов и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.
Третий этап - это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. На этом этапе выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
Четвертый (заключительный) этап - оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации; лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.
Предприятия розничной и оптово-розничной торговли, а также склады (базы) разрешается закрывать для проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов на срок не более трех дней.
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации активов и обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
Комиссия готовит и обеспечивает инвентаризацию, инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий, проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период. Также она проверяет правильность выведения результатов инвентаризации, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей на базах, складах, в кладовых, цехах, на строительных участках и в других местах их хранения. При необходимости (например, при выявлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи товарно-материальных ценностей.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В нее также могут входить представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия активов в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весов и измерительных приборов.
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии следует получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на "..." (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Сведения о фактическом наличии активов и реальности учтенных обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.
Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Члены инвентаризационных комиссий несут ответственность за:
Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках активов с целью сокрытия недостач или излишков активов несут ответственность в соответствии с законодательством.
3 Документальное оформление результатов инвентаризации
Инвентаризационная опись (акт) - это документ, в котором отражают результаты инвентаризации. Для каждого вида активов оформляют свою форму.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. При использовании ручного способа описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принимающее имущество, расписывается в его получении, а сдавшее - в сдаче этого имущества.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты инвентаризации могут признать недействительными. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Опись хранят в архиве организации не менее пяти лет.
В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.
Одновременно с инвентаризацией товарно-материальных ценностей бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам в сопоставлении с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете; по товарно-материальным ценностям - все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны и отражены в учете; по незавершенному производству - все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т.д.
В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией.
До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.
Затем полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов.
Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач:
на хищения;
стихийные бедствия;
порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.
При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Владельцам этих ценностей предоставляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием компьютера и другой оргтехники, так и вручную.
Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии.
Инвентаризационная комиссия должна выявить причины, которыми обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы отражения в учете результатов инвентаризации.
Инвентаризационная комиссия осуществляет следующие действия:
По фактам образования излишков или недостач комиссия должна получить подробные объяснения от материально ответственных лиц.
Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.
Кроме того, в протоколе приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц.
На заседании инвентаризационной комиссии утверждается заключительный акт инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в порядке, предусмотренном действующими нормативными документами.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а результаты годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.
4 Порядок отражения излишков и недостач в бухгалтерском учете
Рассмотрение результатов инвентаризации в крупных организациях проводится инвентаризационной комиссией с оформлением протокола заседания инвентаризационной комиссии согласно приложению 22.
Моментом определения окончательных результатов инвентаризации является дата принятия решения руководителем организации.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия оборотных и внеоборотных активов, обязательств и данных бухгалтерского учета оформляются протоколом заседания инвентаризационной комиссии и представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает соответствующее решение.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов и обязательств с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии со статьей 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».
Сумма излишков активов, выявленных при инвентаризации, отражается в бухгалтерском учете по дебету счетов учета этих активов и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».
Сумма недостачи и порчи активов, за исключением денежных средств на счетах в банках и дебиторской задолженности, отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счетов, на которых учитывались недостающие и испорченные активы.
Сумма недостачи, порчи активов в пределах установленных норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя организации в дебет счетов учета затрат на производство (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на реализацию», др.) в корреспонденции с кредитом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль активов в пределах установленных норм определяется после зачета недостач излишками по пересортице.
В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в соответствии с пунктом 76 настоящей Инструкции, оказалась недостача, то нормы естественной убыли должны применяться по тому наименованию актива, по которому установлена недостача.
При отсутствии норм естественной убыли убыль рассматривается как недостача сверх норм.
Сумма недостач, включая недостачу денежных средств в кассе, а также порча активов сверх норм естественной убыли отражается в бухгалтерском учете по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с дебетом счетов:
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», если по недостаче или порче определено виновное лицо;
96 «Резервы предстоящих расходов», если в организации создается соответствующий резерв;
92 «Внереализационные доходы и расходы», если виновное лицо не установлено или судом отказано в возмещении с виновного лица, других случаях выявления невозмещенных недостач.
Результаты инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности отражаются в учете путем ее доначисления или уменьшения в соответствии с актами инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами.
В документах, представляемых для оформления списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи активов, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Сумма недостач по товарам и готовой продукции в организациях розничной торговли и общественного питания, если учет этих товаров и продукции ведется по продажным ценам, определяется после сторнирования сумм торговых наценок (накидок), учитываемых по счету 42 «Торговая наценка».
Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются в дебет счета 63 «Резерв по сомнительным долгам» (если резерв создавался) либо счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».
Выявленные при инвентаризации суммы кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются на счет 92 «Внереализационные доходы и расходы».
Бюджетные организации результаты инвентаризации зачисляют на уменьшение (увеличение) финансирования из республиканского и (или) местных бюджетов внебюджетных источников в зависимости от того, за счет каких источников приобретались активы, недостача (излишек) которых обнаружена при инвентаризации. Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) согласно приложению 5.
Пересортица возникает в случаях выявления у одного и того же проверяемого лица за один и тот же проверяемый период в отношении активов одного и того же наименования в тождественных количествах излишков или недостач.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют объяснения инвентаризационной комиссии.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть произведен только по решению руководителя организации.
В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих активов выше стоимости активов, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
Если лица, виновные в допущении пересортицы, не установлены, то положительные суммовые разницы относятся на внереализационные доходы и отрицательные суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли.
На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии указываются причины, по которым такая разница не покрыта за счет виновных лиц.
Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором было принято решение руководителем организации по регулированию инвентаризационных разниц, а по годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности.
Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией, согласно приложению 4.
ТЕМА 5. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В БУХГАЛТЕРИИ. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ И ОТЧЕТНОСТИ
1. Номенклатура дел и ее значение.
2. Комплектация и хранение первичных документов и учетных регистров в бухгалтерии организации.
3. Сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.
4. Порядок уничтожения документов
5. Порядок выдачи и изъятия документов из дел
6. Особенности хранения документов ликвидированных субъектов хозяйствования
1 Номенклатура дел и ее значение
Совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением называется делопроизводством. Делопроизводство в бухгалтерии ведется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации
Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. Она составляется главным бухгалтером, его заместителем или квалифицированными специалистами бухгалтерии совместно с лицом, ответственным за делопроизводство в организации.
Номенклатура дел ежегодно (не позднее декабря текущего года) пересматривается с учетом происшедших в организации изменений и вводится в действие с 1 января нового года.
На каждое дело, включенное в номенклатуру дел, заводится отдельная папка. Каждому делу присваивается индекс (код). Важным условием правильной организации хранения документации является постоянство кодов дел по участкам учета, что позволяет работникам запомнить индексы дел и работать без кодаторов.
Документы бухгалтерии хранятся:
в архиве бухгалтерии;
в архиве предприятия.
Документы, подлежащие сдаче на хранение в архив организации, приведены в Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 г. №38.
2. Комплектация и хранение первичных документов и учетных регистров в бухгалтерии организации
Обрабатываемые документы до сдачи отчетности находятся в распоряжении и под ответственностью лиц, использующих их в синтетическом и аналитическом учете. После этого документы комплектуются в дела (тома или папки) для их дальнейшего хранения в архивах бухгалтерии (предприятия).
В одно дело формируются однородные первичные документы, содержащие обычно до 250 листов, при толщине не более 4 см. С делами такого объема удобно работать в дальнейшем: они не рассыпаются и хранятся дольше.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
подлинники должны быть отделены от копий;
годовые планы и отчеты должны быть отделены от квартальных и месячных;
в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.
Оправдательные первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Журналы-ордера хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждого из них.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, лицевые счета, товарные и товарно-транспортные накладные должны быть обязательно переплетены. Другие виды документов (наряды на работу, сменные рапорты и т.п.) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в пачки, что позволяет избежать их потерь и должностных злоупотреблений.
Комплектование первичных учетных документов в дела производится в следующем порядке.
Первичные документы, относящиеся к определенному журналу-ордеру или ведомости, группируются в одно дело. При этом внутри дела документы подшиваются в той последовательности, в какой сделаны записи в журнале или ведомости. К ним прилагаются соответствующие накопительные ведомости.
В случае, когда количество первичных учетных документов велико и их невозможно сброшюровать в одно дело, допускается создание несколько томов. На каждом томе, в том числе и на корешке, должно быть указано:
название сброшюрованных документов;
отчетный период;
номер дела по номенклатуре.
Оформленные и законченные делопроизводством дела передаются на хранение в архив бухгалтерии.
Для архива бухгалтерии выделяется специальное отдельное, оборудованное полками, шкафами, помещение, закрываемое на ключ. Ключ хранится у работника, на которого главным бухгалтером возлагаются обязанности по ведению текущего архива бухгалтерии. Этот же работник отвечает за сохранность документов, сданных в текущий архив бухгалтерии, выдает документы из архива в текущее пользование и готовит их для дальнейшей передачи в архив предприятия.
При отсутствии лица, ответственного за архив бухгалтерии, вся ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера.
К оформлению дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, которые предполагается сдавать на хранение в архив предприятия, предъявляются дополнительные требования.
Каждое передаваемое на хранение дело нумеруется черным графитным карандашом в правом верхнем углу. В конце дела помещается заверительный лист со следующей записью: «В дело подшито количество (цифрами и прописью) листов». После этой записи указываются должность, фамилия, имя и отчество лица, оформившего дело, и дата.
По истечении хозяйственного года документы передаются в архив предприятия. Прием документов в архив допускается только после проведения экспертизы научной и практической ценности, которая производится путем полистного просмотра каждого дела. Эта работа возлагается на членов экспертной комиссии. Не допускается отбор материалов на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел без проверки содержащихся в делах конкретных документов.
3 Сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности
В зависимости от сроков хранения документы подразделяются на документы:
Сроки хранения документов регламентирует Перечень типовых документов указанный в первом вопросе данной темы. Этим перечнем должны руководствоваться члены экспертной комиссии при подготовке номенклатуры дел, их отборе на хранение либо выделении к уничтожению. Главой 7 Перечня установлены сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности. В настоящее время для бухгалтерских документов и отчетности предусмотрены следующие сроки хранения: 1, 3,5,10,25,75 лет и постоянно.
План счетов бух учета организации и другие документы учетной политики должны храниться не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составления отчетности на машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.
Сроки хранения документов исчисляются с 1 января, следующего за годом окончания материала в делопроизводстве. Так, исчисление сроков хранения материалов, законченных делопроизводством в 2012 году, начинается с 1 января 2013 г. Если в деле находятся документы с различными сроками хранения, срок хранения для данного дела устанавливается по документам, имеющим наибольший срок хранения.
Не все документы, подлежащие постоянному хранению, передаются на хранение в государственные архивы. Документы временного (свыше 10 лет) хранения остаются на хранение в архивах предприятий. Списки организаций, обязанных сдавать материалы в государственные архивы, составляются учреждениями государственной архивной службы Республики Беларусь.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются и могут храниться в структурных подразделениях, а по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
Практически все документы, приведенные в 7 главе Перечня, могут быть выделены к уничтожению при условии завершения ревизии и/или после проведения налоговой проверки.
4 Порядок уничтожения бухгалтерских документов
Для отбора документов временного хранения к уничтожению приказом по предприятию создается постоянно действующая экспертная комиссия в составе 3 – 5 человек. В состав этой комиссии обязательно входит работник, ответственный за архив предприятия. Председателем экспертной комиссии должен быть один из заместителей директора (начальника) или главный бухгалтер.
Экспертная комиссия является совещательным органом, ее заседания протоколируются. Решения комиссии принимаются большинством голосов и вступают в силу после утверждения их руководителем организации.
Задачами комиссии являются:
1) рассмотрение и согласование номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;
2) рассмотрение и утверждение описей дел постоянного хранения;
3) рассмотрение и утверждение описей дел по личному составу;
4) рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Отбор документов временного хранения к уничтожению осуществляется путем проведения экспертизы ценности документов - полистного просмотра дел.
После экспертизы на дела с истекшим сроком хранения составляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который рассматривается экспертной комиссией. Он составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем организации. Только после этого документы могут быть уничтожены.
Форма акта о выделении документов к уничтожению предусмотрена Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30.04.1997 г. №5).
Уничтожение документов осуществляется методами, приемлемыми для организации. Необходимо помнить, что многие документы могут нести в себе информацию, составляющую коммерческую тайну. Использование таких документов для хозяйственных нужд не рекомендуется.
Документы, отражающие движение наличных денег, определяющие размер прибыли, подлежащей налогообложению, документы, необходимые для разрешения споров, разногласий, следственных и судебных дел, могут быть уничтожены только при условии завершения ревизии и окончательного решения спорных вопросов независимо от установленных законодательством сроков хранения.
5 Порядок выдачи и изъятия документов из дел
Выдача первичных документов, учетных регистров и других документов, хранящихся в архиве бухгалтерии, работникам бухгалтерии и других структурных подразделений производится только по распоряжению главного бухгалтера после регистрации в специальном журнале.
Выемка документов из дел, как правило, не допускается. Однако в отдельных случаях главный бухгалтер может дать разрешение на выемку. При этом на место вынутого документа необходимо положить лист-заместитель, который хранится до возвращения первого. В нем указывается: когда, кому и на какой срок выдан документ. По возвращении документа лист-заместитель изымается.
При необходимости дело может быть выдано во временное пользование целиком. В этом случае заполняется карта-заместитель, в которой указывается: номер дела, дата выдачи, кому и на какой срок выдано дело, проставляются росписи в получении и приеме (после возвращения) документов. Карта помещается на место выданного дела. При возвращении дела карта-заместитель изымается.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских балансов и другой документации из организации может производиться только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановления в соответствии с действующим законодательством. Изъятие документов оформляется актом, копия которого передается под расписку соответствующему должностному лицу организации.
Главный бухгалтер или иное должностное лицо организации вправе в присутствии представителя органа, производящего изъятие документов, снять с этих документов копии, а также копию с документа, являющегося основанием для изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), соответствующие должностные лица с разрешения и в присутствии представителя органа, производящего изъятие, могут дооформить эти тома. При изъятии отдельных, не оформленных в дела, документов в актах изъятия должен быть перечислен каждый из изымаемых документов.
При пропаже или гибели документов руководитель организации приказом назначает комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. Для работы в комиссии приглашаются представители местной налоговой инспекции. Перед началом расследования причин пропажи или гибели документов запрашивается письменное объяснение у лиц, которые в соответствии с графиком документооборота несут ответственность за создание и хранение документов.
По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждается руководителем организации. Акт составляется в произвольной форме, однако в нем обязательно должны содержаться сведения о составе комиссии, сделавшей заключение о результатах расследования, прилагаться объяснительные записки опрошенных должностных лиц. Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии. Копии акта направляются в вышестоящую организацию и налоговую инспекцию по месту регистрации субъекта хозяйствования.
Пропажа или гибель бухгалтерских документов, связанных с проверкой правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов, ведет к серьезным последствиям для предприятия. Налоговая инспекция обязывает предприятие восстановить пропавшие (погибшие) документы. При невозможности их восстановления производится проверка правильности исчисления налогов по специальной методике, составленной, как показывает практика, не в пользу предприятия. Возможные штрафные санкции за недоплату налогов могут привести к банкротству предприятия. Кроме того, необеспечение сохранности документов в соответствии со статьей 89-1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 20 базовых величин.
6. Особенности хранения документов ликвидированных субъектов хозяйствования
При ликвидации государственных органов, государственных организаций учреждений образовавшиеся в процессе их деятельностидокументы передаются правопреемникам. В случае ликвидации названных органов, организаций, учреждений без передачи их функций другим органам, организациям, учреждениям документы постоянного хранения, относящиеся к Национальному архивному фонду, передаются в соответствующий государственный архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения и по личному составу - в архив вышестоящей организации.
При преобразовании государственных организаций в организациииных форм собственности их архивные документы постоянного хранения, сложившиеся на момент преобразования, передаются на хранение в государственные архивы.
Ликвидируемым субъектам хозяйствования негосударственной формы собственности следует руководствоваться п.63 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента РБ от 16.01.2009 г. №1, где установлено, что ликвидационная комиссия представляет в регистрирующий орган справку из территориального архива (городского или районного) о сдаче на хранение документов. При ликвидации коммерческой (негосударственной) организации ее документы подлежат передаче в территориальный архив соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа на бескомпенсационной основе.
В случае ликвидации (прекращения деятельности) юридическоголица одновременно с документами ликвидируемого (прекращающего деятельность) субъекта ликвидационной комиссией сдается на хранениеи книга учета проверок (ревизий), срок хранения которой не истек.
Передача книг учета проверок (ревизий) на хранение производится по номенклатуре дел юридического лица, индивидуального предпринимателя, приемка в архив - на основании акта приема-передачи дел организации, индивидуального предпринимателя.
Подтверждением сдачи на хранение документов и книги учета проверок (ревизий) является справка территориального (городского илирайонного) архива соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа о сдаче на хранение документов, представляемая ликвидационной комиссией в регистрирующий орган.
Государственные организации, учреждения, предприятия в случаеих ликвидации книги учета проверок (ревизий) передают в установленном порядке также по номенклатуре дел.
Документы ликвидируемой организации передаются на основании описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел со сроком хранения свыше 10 лет. Документы временного срока хранения ликвидируемой организации, сроки хранения которых неистекли, передаются по описям дел, номенклатурам дел ссоответствующей отметкой в них о приеме-передаче документов временного срока хранения. Документы временного срока хранения, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению в соответствии с утвержденным актом о выделении к уничтожению.
ТЕМА 6. СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА
1. Особенности действия Закона РБ «Об аудиторской деятельности»
2. Аудит как функция управления
3. Виды аудита. Цели и объекты внешнего и внутреннего аудита
4. Функции и задачи внутреннего аудита. Взаимосвязь внутреннего аудита с внешним аудитом
5. Стандартизация аудиторской деятельности
6. Права и обязанности службы внутреннего аудита
7. Квалификационные характеристики специалистов по аудиту
8. Основные этапы аудиторской проверки. Планирование аудита
9. Оформление результатов внутреннего аудита и контроль за устранением замечаний
1 Особенности действия Закона Республики Беларусь «Об аудиторской деятельности»
Аудиторские организации, аудиторы, осуществляющие деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей проводят аудит:
достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности; достоверности консолидированной отчетности о деятельности
банковской группы, банковского холдинга;
правильности отражения операций по счетам бухгалтерского учета;
целевого использования кредитов и инвестиций;
финансового состояния инвестора (инициатора инвестиционного проекта);
финансового состояния эмитента ценных бумаг;
формирования уставного фонда, происхождения денежных средств учредителей (участников) организации, вносимых в ее уставный фонд;
достоверности налоговой декларации (расчета);
состава и стоимости предприятия как имущественного комплекса;
стоимости основных средств, находящихся в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении аудируемого лица;
иных показателей финансовой и хозяйственной деятельности аудируемых лиц.
Аудиторские организации, аудиторы – индивидуальные предприниматели могут оказывать сопутствующие аудиту услуги по:
составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности;
оценке стоимости предприятия как имущественного комплекса, а также иного имущества;
постановке, восстановлению, ведению бухгалтерского и (или) налогового учета;
составлению деклараций о доходах и имуществе;
анализу финансовой и хозяйственной деятельности;
консультированию по вопросам, связанным с совершением финансовых (хозяйственных) операций, формированием результатов хозяйственной деятельности и составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности;
Порядок проведения аудита определяется законодательством, а также уставами и иными документами аудируемых лиц в случаях, предусмотренных законодательством.
Сопутствующие аудиту услуги могут оказываться независимо от проведения аудита.
Аудитор – физическое лицо, имеющее высшее экономическое и (или) юридическое образование и стаж работы по соответствующей специальности не менее трех лет, а также отвечающее квалификационным требованиям, установленным законодательством к аудиторам, и имеющее квалификационный аттестат аудитора.
Аудитор имеет право заниматься аудиторской деятельностью в качестве аудитора – индивидуального предпринимателя, а также в качестве работника аудиторской организации.
Аудиторская организация – коммерческая организация, осуществляющая деятельность по проведению аудиторских проверок и оказанию сопутствующих аудиту услуг.В штате аудиторской организации должно состоять не менее трех аудиторов. Не менее 50 процентов работников аудиторской организации должны составлять граждане Республики Беларусь, постоянно проживающие на территории Республики Беларусь, а в случае, если руководителем аудиторской организации является иностранный гражданин, - не менее 75 процентов.
Руководителем аудиторской организации может быть только аудитор.
По договору оказания аудиторских услуг аудиторская организация или аудитор с одной стороны (исполнитель) обязуются оказать аудиторские услуги по заданию другой стороны (заказчика), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.
Заказчиками могут выступать аудируемые лица и иные лица в соответствии с законодательством.
Договор оказания аудиторских услуг заключается в простой письменной форме и включает следующие существенные условия:
предмет договора;
сроки выполнения аудиторских услуг;
стоимость оказываемых аудиторских услуг;
права и обязанности сторон;
ответственность сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, предусмотренных договором;
иные условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.
2. Аудит как функция управления
Государственное регулирование аудиторской деятельности осуществляет Главное управление аудита Министерства финансов Республики Беларусь.
Основными задачами Главного управления аудита являются: лицензирование аудиторской деятельности; разработка методологии аудита; контроль за соблюдением аудиторами и аудиторскими организациями требований действующего законодательства Республики Беларусь при осуществлении ими аудиторской деятельности.
Главное управление аудита в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:
Главное управление аудита состоит из отдела методологии аудита и отдела лицензирования и контроля.
Основными функциями отдела методологии аудита являются
разработка нормативной правовой базы по методологии аудита и участие в подготовке проектов нормативных правовых актов по иным вопросам аудиторской деятельности;
изучение практики аудиторской деятельности, обобщение поступающих запросов, замечаний по применению законодательства по вопросам, входящим в компетенцию управления, разработка предложений по совершенствованию этого законодательства и внесение их на рассмотрение руководства,
Основными функциями отдела лицензирования и контроля являются:
3. Виды аудита. Цели и объекты внешнего и внутреннего аудита
Аудит – независимая проверка аудиторами и аудиторскими организациями бухгалтерской (финансовой) отчетности и других документов субъектов хозяйствования с целью оценки достоверности и соответствия совершенных финансовых и хозяйственных операций законодательству Республики Беларусь, направленная на защиту интересов собственников, оказание помощи субъектам хозяйствования, содействие им в правильности расчетов с бюджетом и повышении эффективности их деятельности.
Аудит может быть внешним и внутренним.
Объектом внешнего аудита (его иногда называют «аудит по закону») является финансово-хозяйственная деятельность предприятий. Его цель — проверить законность хозяйственных и финансовых операций, достоверность финансовой отчетности и бухгалтерского баланса, а также определить, насколько ведение бухгалтерского учета соответствует установленным стандартам и процедурам, т.е. действующим правилам и положениям.
Внешний аудит независим по отношению к контролируемому предприятию и несет ответственность перед внешними потребителями его информации (акционерами, учредителями, банками, кредиторами и др.). Использование ими подтвержденной на достоверность финансовой отчетности и балансов позволяет дать объективную оценку финансового положения и платежеспособности того или иного предприятия.
Внешний аудит проводится специализированными аудиторскими организациями или аудиторами, занимающимися частным предпринимательством и имеющими лицензию на право аудиторской деятельности.
Внутренний аудит — это ведомственная или внутренняя форма контроля субъекта хозяйствования. Внутренний аудит создается по желанию и на условиях субъекта хозяйствования и подконтролен ему.
Объектом внутреннего аудита является финансово-хозяйственная и производственная деятельность предприятия. Его цель — совершенствование организации и управления производством, поиск резервов повышения эффективности работы предприятия.
Внутренний аудит проводится внутренними аудиторами, т.е. сотрудниками предприятия — работниками отдела внутреннего контроля, других отделов и служб. По желанию руководства предприятия он может проводиться и внешними аудиторами, т.е. сотрудниками аудиторских фирм, или аудиторами, занимающимися индивидуальной аудиторской деятельностью.
Обязательный аудит – внешний аудит организации или индивидуального предпринимателя, обязательность проведения которого установлена законодательными актами.
Организации, имеющие систему ведомственного или внутреннего контроля финансовой и хозяйственной деятельности (внутренний аудит), освобождаются от обязательных аудиторских проверок в случаях, установленных Президентом Республики Беларусь.
Аудиторская проверка аудируемых лиц, в бухгалтерской (финансовой) отчетности и других документах которых содержатся сведения, составляющие государственные секреты, проводится в соответствии с законодательством.
Ежегодно проводится обязательный аудит достоверности годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности:
открытых акционерных обществ;
банков, небанковских кредитно-финансовых организаций;
бирж;
коммерческих организаций с иностранными инвестициями;
страховых организаций, страховых брокеров;
иных организаций и индивидуальных предпринимателей, у которых объем выручки от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) за предыдущий отчетный год составляет более 600 тысяч евро.
Инициативный (добровольный) аудит осуществляется по решению организации на основе договора с аудитором (аудиторской фирмой). Характер и масштабы аудиторской проверки определяет клиент, однако разделяют две категории инициативного аудита: выборочный аудит и сплошная аудиторская проверка деятельности предприятия.
Выборочный инициативный аудит проводится по согласованной с Заказчиком программе проведения аудиторской проверки. Аудитор проверяет бухгалтерский учёт предприятия выборочно. Результатом такого инициативного аудита является аудиторское заключение, отражающее общую ситуацию соответствия бухгалтерского учёта предприятия нормам законодательства.
Сплошной инициативный аудит предполагает полномасштабную аудиторскую проверку бухгалтерии Заказчика, при которой требования, предъявляемые аудиторами существенно жёстче требований налоговой инспекции при проведении выездной налоговой проверки. Помимо аудиторского отчёта и аудиторского заключения, Заказчик получает рекомендации аудитора по исправлению ошибок в бухгалтерском и налоговом учёте. Следующим этапом будет восстановление бухгалтерского учёта на основе результатов проведённой аудиторской проверки и подготовка уточнений в налоговые декларации.
Первоначальный аудит проводится впервые для данного клиента. Это существенно увеличивает риск и трудоёмкость аудита, поскольку аудитор не располагает необходимой информацией об особенностях деятельности клиента, его системе внутреннего контроля и др.
Согласованный (повторяющийся) аудит осуществляется повторно или регулярно и основан в этой связи на знании специфики бухгалтерского учёта клиента, его положительных и отрицательных сторон в организации бухгалтерского учёта, результатах длительного сотрудничества с клиентом (налоговое консультирование, помощь в организации системы внутреннего контроля и др.).
4 Функции и задачи внутреннего аудита. Взаимосвязь внутреннего аудита с внешним аудитом
Организация, роль и функции внутреннего аудита определяются самим экономическим субъектом, т.е. его руководством и (или) собственниками, в зависимости от: содержания и специфики деятельности экономического субъекта; объемов показателей финансово-экономической деятельности экономического субъекта; сложившейся системы управления экономического субъекта; состояния внутреннего контроля.
Функции внутреннего аудита могут выполнять специальные службы или отдельные аудиторы, состоящие в штате экономического субъекта, ревизионные комиссии (ревизоры), привлекаемые для целей внутреннего аудита сторонние организации и (или) внешние аудиторы. Как правило, к функциям внутреннего аудита относятся:
проверка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, их мониторинг и разработка рекомендаций по улучшению этих систем;
проверка бухгалтерской и оперативной информации, включая экспертизу средств и способов, используемых для идентификации, оценки, классификации такой информации и составления на ее основе отчетности, а также специальное изучение отдельных статей отчетности, включая детальные проверки операций, остатков по бухгалтерским счетам;
проверка соблюдения законов и других нормативных актов, а также требований учетной политики, инструкций, решений и указаний руководства и (или) собственников;
проверка деятельности различных звеньев управления; оценка эффективности механизма внутреннего контроля, изучение и оценка контрольных проверок в филиалах, структурных подразделениях экономического субъекта;
проверка наличия, состояния и обеспечения сохранности имущества экономического субъекта;
работа над специальными проектами и контроль за отдельными элементами структуры внутреннего контроля;
оценка используемого экономическим субъектом программного обеспечения;
специальные расследования отдельных случаев, например подозрений в злоупотреблениях;
разработка и представление предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению эффективности управления.
Внутренний аудит не только дает информацию о деятельности самой организации, но и подтверждает правильность и достоверность отчетов менеджеров. Используя информацию внутреннего аудита, руководство предприятия может оперативно и своевременно осуществлять необходимые изменения внутри предприятия.
Объективность внутреннего аудита обеспечивается степенью независимости в структуре управления экономического субъекта. Это требование к внутреннему аудиту, как правило, обеспечивается тем, что он подчиняется и обязан представлять отчеты только назначившему его руководству и (или) собственникам и независим от руководителей проверяемых филиалов экономического субъекта, структурных подразделений, органов внутреннего контроля и т.п.
Внутренний аудитор – это сотрудник подразделения внутреннего аудита, организованного экономическим субъектом.
Внутренними аудиторами являются сотрудники, находящиеся в штате предприятия и подчиненные его руководству.
Внутренний аудитор выполняет следующие функции:
проверка систем контроля в целях выработки политики компании в рамках законодательства;
оценка экономичности и эффективности операций компании;
проверка уровней достижений программных целей;
подтверждение точности информации, используемой руководством при принятии решений.
Ответственность за выполнение своих обязанностей аудитор несет только перед собственниками и (или) руководством предприятия.
Задачи внутреннего аудита определяются руководством исходя из потребностей управления как подразделениями предприятия, так и предприятием в целом. Внутренний аудит решает следующие задачи:
1)контроль за состоянием активов и недопущение убытков;
2)подтверждение выполнения внутрисистемных контрольных процедур;
3)анализ эффективности функционирования системы внутреннего контроля и обработки информации;
4)оценка качества информации, выдаваемой управленческой информационной системой.
Несмотря на кажущиеся различия, внутренний и внешний аудит во многом дополняют друг друга. Многие функции внутренних аудиторов могут быть выполнены приглашенными независимыми аудиторами; при решении многих задач внутренние и внешние аудиторы могут использовать одинаковые методы.
Цели внутреннего аудита отличаются от целей внешнего аудитора, назначенного для проведения независимого аудита финансовой отчетности. Цели службы внутреннего аудита устанавливаются и меняются в зависимости от требований руководства экономического агента. Первоочередным вопросом, интересующим внешнего аудитора, является отсутствие в финансовой отчетности существенных искажений.
Служба внутреннего аудита является составной частью организационной структуры экономического агента. Независимо от степени автономности и объективности службы внутреннего аудита, она не может достичь такой же степени независимости, какая требуется от внешнего аудитора при выражении мнения в отношении финансовой отчетности. Внешний аудитор несет полную ответственность за выраженное аудиторское мнение и эта ответственность не снижается в результате использования работы внутреннего аудита. Все суждения, связанные с аудитом финансовой отчетности, являются суждениями внешнего аудитора.
Внутренний аудит по содержанию и методам проведения имеет много общего с внешним аудитом и в значительной мере является информационной базой для последнего.
Однако между внутренним и внешним аудитором имеются и существенные различия. Это прежде всего различия в уровнях независимости. Органы внутреннего аудита создаются на самом предприятии, подчиняются его руководству и находятся полностью на его содержании. В связи с этим независимая деятельность органов внутреннего аудита возможна, как правило, только в отношении структурных подразделений предприятия, деятельность которых подвергается проверке. Что касается органов внешнего аудита, то они полностью как материально, так и организационно независимы от аудиторского предприятия и осуществляют свою деятельность на договорной основе.
Очень важно, чтобы деятельность органов (служб) внутреннего аудита на предприятии была четко регламентирована соответствующим Положением (внутрифирменным стандартом), предусматривающим их права и обязанности, а также гарантии руководства предприятий по обеспечению их эффективной работы.
Различия между внутренним и внешним аудитом вытекают также из основных задач и из времени выполнения работы. Если основной задачей внутреннего аудита является подготовка информационных материалов о финансово-экономическом состоянии данного предприятия для руководства, то главная задача внешнего аудита – подготовка соответствующего заключения для внешних заинтересованных пользователей: акционеров, инвесторов, налоговой службы, банков, партнеров по бизнесу, органов власти. Внутренний аудит, является составной частью внутрихозяйственного контроля на предприятии, осуществляется непрерывно. Периодичность внешнего аудита, как правило, - один раз в год.
5. Стандартизация аудиторской деятельности
В 1948 г. члены Американского института присяжных бухгалтеров одобрили и приняли десять положений под названием "общепринятые стандарты аудиторской деятельности", с тех пор данные положения существенно не менялись и лежат в основе стандартов, разработанных Комитетом по международной аудиторской практике Международной федерации бухгалтеров, осуществляющей разработку рекомендаций по их применению.
Международные аудиторские стандарты предусматривают описание основных критериев, принципов и процедур, которые должны соблюдаться всеми аудиторами при осуществлении аудиторских проверок вне зависимости от условий и целей аудита.
Международные аудиторские стандарты носят рекомендательный характер, они определяют профессиональные нормы и правила. Аудитор имеет возможность отступления от данных норм в случаях, когда это необходимо для более эффективного достижения целей аудита.
Аудиторские стандарты подразделяются на три группы: общие стандарты аудита; стандарты практической работы; стандарты составления отчета
Общие стандарты аудита предусматривают следующие основные положения.
1. Проверка должна проводиться лицом или лицами, имеющими надлежащую подготовку, квалификацию и лицензию на ведение аудиторской деятельности. Так, в соответствии с международными стандартами аудитору следует воздержаться от работы, если он сомневается в достаточном уровне своей компетенции. Аудитор должен использовать новейшие достижения в теории и практической деятельности предприятия. Независимо от характера проведенной проверки, она должна осуществляться специалистами, чья подготовка и опыт соответствуют сфере, масштабу и сложности поставленных задач.
Аудитор должен иметь высокую профессиональную подготовку и опыт практической работы, поэтому для назначения на должность аудитора установлен максимальный образовательный ценз.
Аудитор должен постоянно повышать свое профессиональное мастерство.
Высокопрофессиональный аудитор знает теорию и практику аудита, имеет определенный уровень подготовки, опыт и квалификацию, необходимые независимому аудитору, он может распознать нарушения установленных норм и должен быть информирован о последних исследованиях, касающихся выявления этих нарушений.
2. По всем вопросам, касающимся выполняемой работы, точка зрения аудитора или аудиторов должна постоянно оставаться независимой.
Для достоверности результатов аудиторской проверки необходим соответствующий уровень независимости от законодательной и исполнительной власти.
Аудитор может в соответствии с действующим законодательством предоставлять членам законодательного органа информацию по фактам проверок с использованием документов, однако он должен быть огражден от политического влияния и давления. Никакие политические мотивы не должны оказывать воздействия на итоги работы аудитора, аудит должен проводиться беспристрастно и непредвзято.
Для независимости аудитора в выполнении своих полномочий важно, чтобы исполнительные органы не могли оказывать давление на них. Никто не может связать аудитора обязательством провести, видоизменить или воздержаться от проведения проверки либо изменить ее результаты.
Свои отношения с проверяемым предприятием аудитор должен строить так, чтобы он мог свободно получать правдивую информацию и проводить ее обсуждение в атмосфере взаимопонимания и взаимного уважения. В то же время отношения аудитора и проверяемого предприятия не должны быть настолько тесными, чтобы влиять наобъективность выводов заключения. Он не должен участвовать в управлении и деятельности аудируемого предприятия.
В теории и практике аудита независимость — это прежде всего объективность и честность суждений. Аудиторы должны беспристрастно и без предубеждений изучать проверяемые финансовые отчеты и другую информацию, беспристрастно относиться к заказчикам, должностным лицам, которые представляют финансовую информацию, а также к ее пользователям. Они не должны позволять вмешиваться в свою работу руководителям проверяемого предприятия, которые пытаются ограничивать, направлять или изменять аудиторские процедуры. Иногда руководители предприятия пытаются ограничить посещение аудиторами подразделений или число аудиторов, которым разрешено работать на предприятии.
Аудиторы должны иметь свободный доступ к книгам, учетным записям, деловой корреспонденции и другой информации.
3. Аудитор должен тщательно изучить организацию внутреннего контроля на предприятии. Если внутренний контроль недостаточен, на предприятиях зачастую имеют место факты неправильного ведения документации, ошибки и даже подлоги, свидетельствующие об обмане, незаконном и неэффективном расходовании средств.
Если в качестве консультантов аудитор приглашает внешних экспертов, он должен быть уверен в их компетентности. Но тем не менее вся ответственность за сделанные выводы по результатам проверки лежит на аудиторе.
Стандарты практической работы по аудиту включают следующие положения
Внутренний контроль — это система предотвращения, выявления и своевременной корректировки существенных ошибок в процессе обработки информации. Поэтому аудиторы должны достаточно хорошо знать структуру внутреннего контроля клиента.
Хорошая система внутреннего контроля уменьшает риск его неэффективности, а аудитор может сократить число аудиторских процедур и наоборот, недостаточный контроль ведет к росту риска неэффективности, и аудитору следует увеличивать число процедур.
6. Чтобы получить убедительные основания для составления заключения, необходимо получить достаточно доказательные материалы. Для этого используют обследования, проверки, наблюдения, инспекции, опросы, а также другие способы и приемы документального и фактического контроля
В международном нормативе аудита подчеркивается, что "аудитор должен получить достаточные аудиторские доказательства благодаря выполнению независимых процедур, позволяющих ему составить обоснованные заключения, на которых будет основано его мнение о финансовой информации".
Аудиторские доказательства должны позволить аудитору составить твердое мнение о проверяемой информации и обосновать допущенные и скрытые клиентом обман или ошибки (включая умышленные) Проверяемые сведения, на которых основывается заключение аудитора, должны быть надежными и достоверными.
Стандарты составления отчета (заключения).
7. В заключении необходимо указать, какие именно финансовые отчеты проверялись и составлены ли они в соответствии с общепринятыми правилами бухгалтерского учета
Для соблюдения требований этого стандарта аудитор должен тщательно проанализировать финансовые отчеты и выяснить: подготовлены ли они в соответствии с бухгалтерскими требованиями; в полной ли мере эти документы отражают деятельность проверяемого предприятия; достаточно ли полно раскрыты различные стороны финансовых отчетов; надлежащим ли образом оценены, проверены и представлены различные элементы финансовых отчетов.
10. Отчет должен содержать заключение по поводу финансовых отчетов в целом или указание причины, по которой заключение не может быть составлено. Во всех случаях, когда имя аудитора связано с финансовыми отчетами, аудиторский отчет должен содержать четкое и определенное описание характера проделанной аудиторской проверки.
Если в финансовых отчетах встречаются неточности, по которым у аудитора и администрации проверяемого предприятия возникают разногласия, аудитор обязан это отразить в своем отчете.
6. Права и обязанности службы внутреннего аудита
Служба внутреннего аудита имеет право:
1) проверять первичные документы, учетные регистры, планы, сметы и другие документы по финансово-хозяйственной деятельности;
2) обследовать территорию предприятия (цеха, складские и служебные помещения, строящиеся объекты);
3) проводить инвентаризацию имущества и обязательств предприятия;
4) опечатывать места хранения документов и ценностей (сейфы, кассы, склады, архивы);
5) проверять, насколько верно отражены хозяйственные операция в бухгалтерском учете;
6) при необходимости представлять интересы предприятия в суде и арбитражном суде.
Служба внутреннего аудита несет ответственность:
1) за своевременность представления руководству предприятия заключений о состоянии бухгалтерского учета и отчетности;
2) составление учредительных и внутрихозяйственных документов в соответствии с действующим законодательством;
3) предложения и рекомендации, данные аудитором в ходе проверки.
На предприятиях, где работает служба внутреннего аудита, значительно выше уровень сохранности имущества, организации бухгалтерского учета и достоверности отчетности.
Для эффективного функционирования системы внутрихозяйственного аудита необходимо соблюдение следующих требований:
1) наличие персонала с четко определенными правами и обязанностями;
2) разделение обязанностей на предприятии;
3) создание необходимых условий для работы службы внутреннего аудита (выделение помещения, специалистов, наличие нормативной и справочной базы данных и т. п.);
4) повышение квалификации сотрудников службы внутрихозяйственного аудита;
5) определение уровня оплаты труда работников службы внутреннего контроля.
Руководитель и сотрудники службы внутреннего аудита:
1) составляют план деятельности, определяющий приоритеты внутреннего аудита и соответствующий целям компании на основании проведенного анализа рисков;
2) своевременно и на должном профессиональном уровне выполняют план деятельности и предоставляют менеджменту отчеты о результатах проделанной работы;
3) оказывают содействие менеджменту компании в разработке мероприятий (корректирующих шагов) по результатам проведенных аудитов, а также отслеживают прогресс в выполнении мероприятий;
4) консультируют менеджмент компании по вопросам управления рисками, контроля, корпоративного управления;
5) поддерживают и взаимодействуют с подразделениями (функциями) компании по вопросам, относящимся к ведению внутреннего аудита;
6) координируют деятельность и взаимодействуют с другими функциями контроля (отделом управления рисками, юридическим отделом, службой безопасности);
7) координируют деятельность с внешним аудитором с целью избежать дублирования усилий и минимизировать затраты на аудит;
8) содействуют в расследовании мошенничеств и информируют аудиторский комитет и высшее руководство о результатах расследований;
9) выполняют другие задания и участвуют в других проектах по запросу аудиторского комитета и высшего руководства.
Руководитель и сотрудники службы внутреннего аудита уполномочены:
1) иметь прямой и беспрепятственный доступ к аудиторскому комитету;
2) составлять планы деятельности, определять объекты и объемы аудита, принимать решения о частоте проведения аудитов;
3) запрашивать и получать беспрепятственный доступ к любым активам, документам, бухгалтерским записям и другой информации о деятельности компании, делать копии документов;
4) изучать и оценивать любые документы, запрашиваемые в ходе выполнения аудиторских заданий, и направлять эти документы или соответствующую информацию аудиторскому комитету и высшему руководству;
5) запрашивать и получать необходимую помощь сотрудников подразделений, в которых проводится аудит, а также помощь сотрудников других подразделений компании;
6) доводить до сведения аудиторского комитета и высшего руководства любые предложения по улучшению существующих систем, процессов, политик, процедур, методов ведения деятельности, а также комментарии по любым вопросам, относящимся к ведению внутреннего аудита;
7) при необходимости привлекать сторонних экспертов при выполнении аудиторских заданий.
Руководитель и сотрудники службы внутреннего аудита не должны:
1) выполнять никакие функциональные обязанности в компании, не связанные с деятельностью внутреннего аудита;
2) инициировать или утверждать транзакции, не относящиеся непосредственно к деятельности службы внутреннего аудита;
3) руководить действиями сотрудников других подразделений (функций), за исключением случаев, когда эти сотрудники назначены участвовать в выполнении аудиторского задания;
4) участвовать в какой-либо деятельности, которая могла бы нанести ущерб беспристрастности их оценки или восприниматься как наносящая такой ущерб;
5) использовать конфиденциальную информацию в личных интересах или любым другим образом, противоречащим законодательству или могущим нанести ущерб компании;
6) принимать в подарок ничего, что могло бы нанести ущерб их профессиональному мнению или восприниматься как наносящее такой ущерб.
В соответствии с планом внутреннего аудита должны осуществляться все этапы проверки.
7 Квалификационные характеристики специалистов по аудиту
Аудитор должен обладать глубокими теоретическими знаниями и практическим опытом учетно-аналитической и контрольно-ревизионной работы. Это предполагает наличие у него законного высшего образования (экономического или юридического), а так же стаж практической работы не менее 3 лет, а так же сдать специальные экзамены и получить лицензию на право занятия аудиторской деятельностью. Аудитор должен обладать безупречной репутацией.
Основными принципами, которыми должен руководствоваться аудитор, являются:
Пи выполнении любых аудиторских услуг, аудитор должен сохранять объективность и честность. Быть свободным от интересов конфликта, не давать заведомо искаженные факты или подчинить свое суждение мнению других лиц. Честность должна быть основной чертой характера аудитора.
На независимость аудитора влияет ряд факторов: возможность лишения права работать по специальности из-за нарушения профессиональной этики, потери репутации.
При проведении аудиторской проверки и составлении заключения аудитор должен быть независим от проверяемого субъекта хозяйствования или от любой третьей стороны, в том числе государственных органов, поручивших им проведение проверки, от собственников и руководителя аудиторской фирмы, в которой он работает.
Независимость аудитора утрачивается в следующих случаях:
Доброжелательное отношение к клиентам предполагает отсутствие тенденциальности, которое, может внести элемент предубежденности и отрицательно отразиться на характере проводимых проверок, взаимоотношениях с клиентами. При оказании консультационной помощи аудитор должен стремиться к максимальной защите интересов клиента, отыскать и рекомендовать пути, облегчающие их коммерческую деятельность. Аудитор должен обладать достаточным уровнем профессиональной компетентности, знаний и навыков для оказания аудиторских услуг. Аудитор должен обладать безупречной репутацией, хорошей подготовкой, должен воздержаться от любых действий, которые могут подорвать доверие к его профессии.
Аудитор не должен совершать следующие действия:
Аудитор обязан строго соблюдать и хранить производственные и коммерческие секреты своих клиентов. Из этого правила существуют исключения. Аудитор может сообщить информацию по просьбе руководства фирмы согласно общественного собрания акционеров в соответствие с решением суда, органов государственной безопасности, если в ходе проверки установлены факты нарушения государственно тайны.
8. Основные этапы аудиторской проверки. Планирование аудита
Основными этапами аудита является:
1. Подготовительная работа по проведению аудиторской проверки.
2. Оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего аудита.
3. Планирование аудита.
4. Организация и непосредственное проведение аудиторской проверки на предприятии.
5. Составление аудиторского отчета (заключения).
Подготовительная работа по проведению аудита включает определение объема аудита: определение его стоимости и заключение договора на проведение аудита.
В связи с этим аудитор должен изучить следующие материалы: годовые отчеты, информацию о собраниях акционеров, внутренние финансовые отчеты предприятия, аудиторский отчет за предыдущий период, материалы внутреннего аудита, периодические печатные издания.
Аудитор должен изучить учредительные документы. Это необходимо для того, чтобы определить объем, характер и виды деятельности, установив те участки учета, где имеется больше всего недостатков, отступлений от действующего законодательства по ведению бухгалтерского учета.
После изучения материалов аудитор тщательно планирует свою деятельность.
Это нужно для того, чтобы быть уверенным в каждой ситуации в том, что используются наиболее эффективные и действенные процедуры аудита.
Четкое планирование необходимо еще и для того, чтобы своевременно и качественно провести аудиторскую проверку финансовой отчетности, бухгалтерского баланса, законности и достоверности хозяйственных операций и правильности их отражения на счетах бухгалтерского учета.
Планирование аудита осуществляется на основании данных предварительного анализа и должно обеспечивать:
- получение необходимой информации о состоянии бухгалтерского учета и эффективности внутреннего контроля;
- установление ожидаемого уровня доверия внутреннему контролю;
- определение содержания, времени проведения и объема контролируемых процедур, подлежащих проверке на следующем этапе аудита;
- координацию выполняемых работ по сбору и анализу информации, необходимой для оценки достоверности и законности хозяйственных операций, достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчетности.
Для успешного выполнения плановых аудиторских работ необходима программа аудита, которая содержит перечень вопросов по отдельным темам, видам или направлениям ожидаемых работ, подлежащих проверке.
Программа используется ассистентами (членами ревизионной комиссии) в качестве инструкции.
Она разрабатывается ведущими специалистами аудиторской службы на основании плана внутреннего аудита и утверждается руководителем службы(отдела) внутреннего аудита.
При планировании аудиторской проверки необходимо решить, какие документы должны быть подготовлены для проверки, определить порядок тестирования системы внутреннего контроля с целью установления возможности и объема выборки, порядок использования материалов.
В общем плане рекомендуется предусмотреть:
К рабочей документации аудитора относятся:
- планы и программы проведения аудита;
Перечень рабочей документации, прилагаемой к актам аудиторской проверки, определяет аудитор, проводящий проверку. Главное требование к этой документации - её убедительность и весомость при доказательстве выводов и предложений, вытекающих из материалов проверки.
Правильная организация планирования аудиторской работы обеспечивает своевременную проверку деятельности подразделений, позволяет эффективно использовать контрольную службу и аудитора фирмы.
9. Оформление результатов внутреннего аудита и контроль за устранением замечаний
По результатам аудиторской проверки составляется отчетный документ, который может иметь разные документальные формы – аудиторская справка, аудиторское заключение, справка об экспертизе, докладная записка, отчет о проверке и другие. Сама форма этого документа определяется в приказе о назначении аудиторской проверки.
Результаты проверки независимо от названия документа подписываются руководителем структурного подразделения и бухгалтером, обслуживающим подразделение. К документу дополнительно прилагаются промежуточные аудиторские справки специалистов, принимавших участие в комплексной документальной проверке.
Повышению эффективности проверок способствует обсуждение их итогов с учредителями, руководителями и ответственными работниками предприятия. При необходимости вопросы сохранности собственности обсуждаются с персоналом подразделения, вносятся их предложения по организационно-техническим мероприятиям и утверждаются планы по устранению выявленных недостатков и меры по повышению эффективности работы данного подразделения. Отчетные документы по аудиторским проверкам, проект решения по проверке (приказ), приложение, другие документы по проверке перечень принятых мер представляются на рассмотрение должностному лицу, назначившему аудиторскую проверку.
Четко налаженный контроль за выполнением принятых решений по результатам аудиторских проверок обеспечивает эффективность мероприятий по устранению выявленных проверкой недостатков. Успех аудиторской проверки оценивается наличием рекомендаций по решению имеющихся и будущих проблем, а показателем ее качества являются полнота аудита, издержки по его проведению и эффективность. Экономическая эффективность достигается за счет предупреждения нарушений своевременного внесения изменений в налоговые расчеты, применения налоговых льгот, оптимальной учетной политики, значительного сокращения штрафных налоговых санкций.
Во вступительной части аудиторского отчета выделяются: № договора и дата составления его; телефон аудитора или аудиторской организации; №, дату выдачи и наименование органа, выдавшего лицензию на право осуществлять аудиторскую деятельность; ФИО аудитора; наименование заказчика и его юридический адрес.
В аналитической части аудиторского отчета излагаются результаты аудиторских проверок:
Проверка финансово-хозяйственной деятельности организации проводится путем проверки документов в целях:
- установления законности и правильности произведенных хозяйственных и финансовых операций, их подлинности, арифметической правильности содержащихся в них расчетов, соответствие документов установленным формам;
- сопоставление бухгалтерских записей по учету с сопроводительными документами, данными отчетности, плановыми показателями; сопоставление записей документов и фактических данных по связанным с ними другим операциям;
- широкое проведение встречных проверок;
- проведение инвентаризаций;
- проверка качества продукции;
-проверка соблюдения установленного порядка ведения бухгалтерского учета денежных средств, материальных ценностей.
Акт или справка аудиторской проверки составляется в 2-х экземплярах.
Последним этапом аудиторской проверки является составление аудиторского заключения, которое представляет собой мнение аудитора о достоверности бухгалтерской и финансовой отчетности организации.
Аудиторское заключение – это юридический документ, основное назначение которого состоит в том, чтобы довести до пользователей информацию о достоверности бухгалтерской и финансовой отчетности.
Варианты аудиторского заключения:
Отрицательное заключение дает возможность организации внести изменения в отчетность и предоставить на повторную проверку.
Отказ от заключения возможен, когда аудитор не смог получить достаточно убедительных документов о достоверности финансового состояния предприятия, в связи с чем аудитор не может выдать объективное аудиторское заключение.
Проверка считается законченной, когда выявленные нарушения устранены, а финансов хозяйственная деятельность проверяемого подразделения обеспечивает полный хозяйственный расчет и рациональное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
Выявленные в ходе, проверки недостатки, не требующие существенных изменений в деятельности подразделения и входящие в компетенцию руководителя подразделения, необходимо устрани по ходу проверки. Об их устранении в процессе проверки делается соответствующие записи в отчете .
Если при проверке выявлены серьезные нарушения законодательства, недостачи, хищения денежных средств или материальных ценностей, нарушения налогового законодательства, требующих внесения изменений в бухгалтерскую отчетность предприятия и возмещения потерь, материалы проверок передаются в юридический отдел предприятия. Юридический отдел дает правовую оценку записям в материалах проверки и по необходимости готовит документы для передачи в суд с цел возмещения материального ущерба. Для учета и контроля исполнения решений по аудиторским проверкам служба внутреннего аудита или аудитор ведет книгу учета аудиторских проверок принятых по ним мер.
ТЕМА 7 УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА ОРГАНИЗАЦИИ
1 Понятие и сущность учетной политики и принципы ее формирования
2 Методические аспекты учетной политики
3 Организационно-технические вопросы учетной политики
4 Раскрытие, изменение и оформление учетной политики
1 Понятие и сущность учетной политики и принципы ее формирования
В общем виде учетную политику можно определить как совокупность способов и действий ведения бухгалтерского учета, избранных исходя из установленных правил и особенностей хозяйственной деятельности организации и порядка их применения в конкретных хозяйственных ситуациях.
Учетная политика должна быть двухуровневой:
- общегосударственной
- хозяйствующего субъекта.
Цель общегосударственной учетной политики:
- обеспечение сопоставимости учетных данных в пределах страны и доступа к ним;
- предоставление достоверной и объективной информации о финансовом и нефинансовом состоянии экономики.
Она решает две взаимосвязанных задачи:
1 – создание реальных гарантий для организаций. Участвующих в хозяйственной деятельности и защита их интересов;
2 – создание гарантий для профессионалов, занятых учетом и аудитом.
Общегосударственная учетная политика состоит из совокупности основополагающих принципов и правил, а также из круга общественно признаваемых приемов и способов ведения учета. Ее формирование заключается в идентификации этих принципов, правил, приемов и способов. Она выражается в законодательных актах, инструкциях и других нормативных документах, выполнение которых обязательно для всех субъектов независимо от форм собственности, объема и вида работ, отрасли деятельности.
Основное назначение учетной политики организации – в соответствии с общегосударственной учетной политикой отразить деятельность организации, сформировать полную, объективную и достоверную информацию о ней.
Формирование учетной политики зависит от следующих факторов:
- организационно-правовая форма организации (АО, ООО, УП и т.д.)
- отраслевая принадлежность и вид деятельности (промышленность, торговля и т.д)
- масштабы деятельности организации (объем производства и реализации, численность работающих, стоимость имущества …)
- управленческая структура организации и структура бухгалтерии
- финансовая стратегия организации (стремление организации к уменьшению налогов из прибыли или к снижению себестоимости…)
- материальная база (наличие компьютерной техники, программного обеспечения ..)
- степень развития информационной системы в организации, в т.ч. управленческого учета
- уровень квалификации бухгалтеров.
При разработке учетной политики учитываются следующие принципы и требования, соответствующие стандартам:
- принцип имущественной обособленности
- принцип непрерывности деятельности организации
- принцип последовательности применения учетной политики
- принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности.
Формируемая организациями учетная политика должна соответствовать требованиям:
- полноты
- приоритета содержания над формой
- непротиворечивости
- экономичности.
Учетная политика организации формируется главным бухгалтером организации и утверждается руководителем организации. При этом утверждаются:
- выбранные организацией варианты учета и оценки объектов учета
- рабочий план счетов
- формы первичных документов, применяемые в организации, по которым не предусмотрены типовые формы первичных документов, а т.ж. формы документов для внутренней бух отчетности
- порядок проведения инвентаризации
- правила документооборота и технология обработки учетной информации
- порядок контроля за хозяйственными операциями
- другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
При формировании учетной политики по конкретному направлению организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством и нормативными актами. Если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения учета, то при формировании учетной политики организацией осуществляется разработка соответствующего способа исходя из действующих положений по бух учету и отчетности.
Принятая организацией учетная политика оформляется соответствующей организационно-распорядительной информацией (приказом, распоряжением и т.п.)
Способы ведения бух учета , избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа.
Учетная политика должна быть единой для всех филиалов и подразделений, в т.ч. выделенных на самостоятельный баланс, независимо от места их нахождения.
Все вопросы решаемые методом учетной политики делятся на:
- методические (влияют на формирование финансовых результатов и оценку фон состояния организации)
- организационно-технические (приемы и методы организации технологического процесса работы бухгалтерии).
2 Методические аспекты учетной политики
Выбор способов ведения бухгалтерского учета относится к методическим вопросам. В учетной политике должна раскрываться информация, касающаяся:
- способов бух учета, вариантность которых предусмотрена нормативными актами по бух учету и отчетности
- способов бух учета, описания которых нет в нормативных документах,
- способов бух учета, вариантность которых обусловлена несовершенством действующих нормативных актов по бух учету и отчетности.
Методические аспекты учетной политики должны включать:
3 Организационно-технические вопросы учетной политики
Организационно-технические вопросы учетной политики связаны с организацией бух учета, планированием учетных работ и организацией внутреннего контроля в организациях. В частности:
- нормативные и инструктивные
- справочно-информационные
- внутреннего пользования
- первичная документация
- учетные регистры
- отчетность
- прочие документы.
Регламентация движения первичных документов и регистров бух и налогового учета приводится в графике документооборота.
Организации обязаны хранить документы , учетные регистры и отчетность в течение сроков , установленных законодательством.
4 Раскрытие, изменение и оформление учетной политики
Под раскрытием учетной политики понимается придание ей гласности. Раскрытие учетной политики касается организаций, публикующих своб отчетность полностью или частично по законодательству, учредительным документам или собственной инициативе. Существенные способы ведения бух учета подлежат раскрытию в пояснительной записке.
Изменения в учетной политике признаются в случаях:
- изменения актов законодательства по бух учету и отчетности
- существенных изменений условий хозяйствования
- реорганизации организации
- разработки организацией новых способов ведения бух учета.
Не считается изменением учетной политики утверждение способа ведения бух учета фактов хоз деятельности, которые отличны по существу от фактов, имевших место ранее, или возникли впервые в деятельности организации.
Изменения в учетной политике должно быть обоснованным и оформляться в порядке, предусмотренном для учетной политики. Они должны вводиться в 1 января года, следующего за годом его утверждения.
Последствия изменений учетной политики, оказавшие или способные оказать существенное влияние на финн положение или фин результат организации оцениваются в денежном выражении. Они подлежат раскрытию в бух отчетности в составе пояснительной записки.
Отражение последствий изменения учетной политики заключается в корректировке включенных в бух отчетность за отчетный период соответствующих данных за прошлый период. При этом корректировки отражаются только в отчетности, корректировки на счетах не производятся.
Учетная политика является внутренним положением по бух учету на определенный отчетный период, но не менее года. Форма изложения ее устанавливается организацией и может представлять собой таблицу, текст и т.п. Структура изложения выбирается самостоятельно.
ТЕМА 8 ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО ДЕЛА НА НАЧАЛЬНОЙ СТАДИИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ, ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ И ПРЕКРАЩЕНИИ ЕЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1. Порядок государственной регистрации организации и включения в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ЕГРЮЛиИП).
2. Постановка организации на налоговый учет, присвоение учетного номера плательщика налогов.
3. Регистрация организации в фонде социальной защиты населения при Министерстве труда и социальной защиты, в фонде занятости населения.
4. Порядок открытия счетов в обслуживающих отделениях банков.
5. Действия бухгалтера при реорганизации и ликвидации организации. Особенности составления отчетности при реорганизации и ликвидации организации.
6. Процедуры по исключению организации из ЕГРЮЛиИП.
1. Порядок государственной регистрации организации и включения в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ЕГРЮЛиИП)
Единый государственный регистр представляет собой трехуровневую (район, область, республика) общегосударственную систему учета и идентификации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, состоящую из территориальных частей ЕГР, формируемых регистрирующими органами.
Объектами учета ЕГР являются юридические лица, индивидуальные предприниматели, обособленные структурные подразделения юридических лиц (филиалы, представительства), за исключением государственных органов.
Формирование ЕГР регистрирующими органами включает в себя ввод данных о юридическом лице, индивидуальном предпринимателе в базу данных ЕГР, внесение в нее изменений и (или) дополнений и передачу указанных данных (сведений) в электронном виде в Минюст для включения в ЕГР.
ЕГР ведется в электронном виде и на бумажных носителях. ЕГР в электронном виде является автоматизированной информационной системой, база данных которой содержит перечни объектов учета и периодически обновляемую справочную информацию о них.
ЕГР на бумажном носителе составляет документы, представляемые в соответствии с законодательством в регистрирующие органы для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, для внесения изменений и (или) дополнений в уставы юридических лиц, для ликвидации юридических лиц, а также иные документы в соответствии с законодательством, на основании которых вносятся сведения в ЕГР. Указанные документы содержатся в регистрационных делах юридических лиц, индивидуальных предпринимателей.
Регистрирующими органами являются следующие: Министерство финансов Республики Беларусь; Национальный банк Республики Беларусь; областные исполнительные комитеты, Минский городской исполнительный комитет; администрации свободных экономических зон.
Регистрирующие органы в рамках предоставленных полномочий:
1) осуществляют систематизацию и хранение данных о государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в электронном виде, а также хранение документов, представляемых для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и иных документов, подтверждающих сведения, содержащиеся в ЕГР;
2) представляют в Минюст сведения для включения в ЕГР в порядке и сроки, предусмотренные законодательством;
3) взаимодействуют с республиканскими органами государственного управления и другими организациями по вопросам государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, изменений и (или) дополнений, вносимых в уставы юридических лиц, свидетельства о государственной регистрации индивидуальных предпринимателей, в том числе по вопросам постановки на учет, регистрации в качестве страхователя по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
4) присваивают в установленном порядке зарегистрированным юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям регистрационные номера и вносят их в свидетельства о государственной регистрации.
Основанием для внесения в ЕГР записей, являются:
документы, представленные юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для государственной регистрации;
документы, представленные юридическим лицом для государственной регистрации изменений и (или) дополнений, вносимых в устав юридического лица;
документы, представленные индивидуальным предпринимателем для государственной регистрации изменений и (или) дополнений, вносимых в свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;
уведомление юридического лица об изменении места его нахождения;
решение собственника имущества (учредителей, участников) либо органа юридического лица, уполномоченного на то уставом, о ликвидации (прекращении процедуры ликвидации);
решение суда о ликвидации юридического лица;
решение регистрирующего органа о ликвидации юридического лица, прекращении деятельности индивидуального предпринимателя в случаях, установленных законодательными актами;
решение индивидуального предпринимателя о прекращении деятельности либо о возобновлении деятельности;
решение регистрирующего органа о внесении записи об исключении юридических лиц, индивидуальных предпринимателей из ЕГР;
решение регистрирующего органа об аннулировании государственной регистрации индивидуального предпринимателя.
Зарегистрированным в установленном порядке юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям регистрирующими органами в установленном порядке присваивается регистрационный номер.
Присвоенный юридическому лицу и индивидуальному предпринимателю регистрационный номер указывается в свидетельстве о государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя.
Сведения об основном виде деятельности кодируются в соответствии с Общегосударственным классификатором видов экономической деятельности.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели подлежат включению в ЕГР с даты подачи документов для государственной регистрации.
Изменения сведений, содержащихся в конкретной записи ЕГР, осуществляются путем внесения новой записи. При этом ранее внесенные сведения сохраняются.
Для каждой записи в ЕГР указываются дата и основание ее внесения в ЕГР.
При формировании и ведении ЕГР используются разработанные Минюстом ведомственные справочники (справочник регистрирующих органов, справочник состояний юридического лица и другие), а также общегосударственные классификаторы: ОКРБ 018-99 "Юридические лица и индивидуальные предприниматели", ОКРБ 002-99 "Формы собственности", ОКРБ 019-99 "Организационно-правовые формы юридических лиц и индивидуальных предпринимателей", ОКРБ 005-2006 "Виды экономической деятельности", ОКРБ 017-99 "Страны мира"
В ЕГР в электронном виде информация должна храниться и обрабатываться в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты, искажения, подделки информации.
В целях предотвращения полной утраты сведений, содержащихся в ЕГР, Минюстом формируются резервные копии ЕГР в электронном виде, которые должны храниться в местах, исключающих их утрату.
2. Постановка организации на налоговый учет, присвоение учетного номера плательщика налогов
Плательщики (в установленных случаях – иные обязанные лица), за исключением иностранных организаций, подлежат постановке на учет в налоговом органе соответственно:
по месту нахождения организации;
по месту жительства физического лица.
Особенности постановки на учет отдельных плательщиков налогов, сборов (пошлин) определяются Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь.
Налоговый орган обязан осуществить постановку на учет плательщика (иного обязанного лица) в течение двух рабочих дней со дня получения информационной карты от регистрирующего органа или заявления плательщика (иного обязанного лица) с приложением необходимых документов (сведений).
При постановке на учет в налоговом органе каждому плательщику (иному обязанному лицу) присваивается единый по всем налогам, сборам (пошлинам), в том числе по таможенным платежам, учетный номер плательщика.
Плата за присвоение (изменение) учетного номера плательщика, снятие с учета и выдачу плательщику соответствующих документов не взимается.
На основе данных учета плательщиков (иных обязанных лиц) Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь ведет Государственный реестр плательщиков (иных обязанных лиц).
Сведения о плательщике (ином обязанном лице) с момента постановки его на учет признаются налоговой тайной, если иное не установлено настоящим Кодексом.
Религиозные организации, организационные структуры республиканских государственно-общественных объединений, фондов, политических партий и других общественных объединений, их союзов (ассоциаций), наделенные правами юридического лица представляют заявление о постановке на учет в налоговый орган по месту их нахождения не позднее 10 рабочих дней со дня получения свидетельства о государственной регистрации, государственные органы – в налоговый орган по месту их нахождения не позднее 10 рабочих дней со дня издания (принятия) нормативного правового акта, в соответствии с которым они образованы. К заявлению прилагаются:
оригинал и копия устава;
оригинал и копия свидетельства о государственной регистрации;
оригиналы и копии документов, подтверждающих служебное положение руководителя юридического лица, лица, исполняющего его обязанности;
оригиналы и копии документов, подтверждающих полномочия лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом;
сведения о нормативных правовых актах, в соответствии с которыми они образованы (для государственных органов).
Оригиналы документов после их сверки с копиями подлежат возврату.
Иностранные организации, получившие в Министерстве иностранных дел Республики Беларусь в случаях, установленных законодательством, разрешение на открытие представительства подлежат постановке на учет в налоговом органе по их заявлению, подаваемому в налоговый орган по месту нахождения представительства в срок не позднее десяти рабочих дней со дня получения такого разрешения.
К заявлению прилагаются оригинал и копия разрешения на открытие представительства, выданного Министерством иностранных дел Республики Беларусь или иным уполномоченным органом (представительства иностранных банков представляют оригинал и копию уведомления Национального банка Республики Беларусь о разрешении на открытие представительства иностранного банка), а также оригиналы и копии положения о представительстве и доверенности на руководителя представительства;
Оригиналы документов после их сверки с копиями подлежат возврату.
Документы, выданные на территории другого государства, представляемые для постановки плательщика на учет в налоговом органе, должны быть оформлены в соответствии с законодательством этого государства.
Документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на белорусский или русский язык. Верность перевода или подлинность подписи переводчика должны быть засвидетельствованы нотариально либо дипломатическими представительствами или консульскими учреждениями Республики Беларусь.
При ликвидации или реорганизации организации, прекращении деятельности индивидуального предпринимателя снятие с учета производится налоговым органом в течение десяти рабочих дней со дня внесения соответствующей записи в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
3 Регистрация организации в фонде социальной защиты населенияпри Министерстве труда и социальной защиты, в фонде занятости населения
Положением о порядке постановки на учет и снятия с учета плательщиков обязательных страховых взносов определяется порядок постановки на учет и снятия с учета юридических лиц, их представительств и филиалов, физических лиц (в том числе индивидуальных предпринимателей) в качестве плательщиков обязательных страховых взносов в городских, районных отделах областных управлений Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты по месту их нахождения (жительства).
Для постановки на учет в органах Фонда плательщики подают заявление о постановке на учет по форме, определяемой правлением Фонда, и следующие документы:
1. юридические лица (в том числе Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах»):
свидетельство о государственной регистрации;
устав (учредительный договор);
2. индивидуальные предприниматели, частные нотариусы, предоставляющие работу гражданам по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, предметом которых является оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности (далее – гражданско-правовой договор):
документ, удостоверяющий личность;
трудовые и (или) гражданско-правовые договоры;
3. физические лица, которым законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудовых договоров с работниками:
документ, удостоверяющий личность;
трудовые договоры;
4. граждане, работающие за пределами Республики Беларусь:
документ, удостоверяющий личность;
трудовой договор (контракт) и (или) гражданско-правовой договор на одном из государственных языков Республики Беларусь.
Постановка на учет граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, работающих по трудовым договорам и (или) гражданско-правовым договорам, осуществляется в процессе выдачи им страхового свидетельства государственного социального страхования.
Орган Фонда в течение 2 рабочих дней со дня подачи плательщиком заявления со всеми необходимыми документами:
осуществляет постановку плательщика на учет;
вносит сведения о плательщике в электронную базу данных плательщиков;
присваивает учетный номер плательщика в Фонде социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты (далее – Фонд);
формирует учетное дело плательщика;
выдает извещение о постановке плательщика на учет по форме, определяемой правлением Фонда.
Датой постановки плательщика на учет считается день подачи им в орган Фонда заявления со всеми необходимыми документами.
Юридические лица, их представительства и филиалы подлежат снятию с учета в качестве плательщиков в органах Фонда в течение двух рабочих дней с даты получения органами Фонда уведомления (в произвольной форме) от них о прекращении своей деятельности (ликвидации, реорганизации, закрытии представительства и (или) филиала). Датой снятия с учета является дата получения органами Фонда соответствующего уведомления.
4. Порядок открытия счетов в обслуживающих отделениях банков
Юридические лица и ИП для открытия текущих (расчетных) счетов представляют в банк следующие документы:
- заявление на открытие текущего (расчетного) счета;
- копию (без нотариального засвидетельствования) устава (учредительного договора - для коммерческой организации, действующей только на основании учредительного договора), имеющего штамп, свидетельствующий о проведении государственной регистрации, - для юридического лица;
- копию (без нотариального засвидетельствования) свидетельства о государственной регистрации - для ИП;
- карточку с образцами подписей должностных лиц юридического лица (далее - банковская карточка), ИП, имеющих право подписи документов для проведения расчетов, и оттиска печати.
При этом пакет документов, необходимых для переоформления текущего (расчетного) счета субъектов хозяйствования, аналогичен пакету документов для его открытия, поскольку переоформление требует обновления представленных при открытии счета документов.
К документам, представляемым нерезидентами, предъявляются следующие требования. Так, владельцы счетов - как резиденты, так и нерезиденты - представляют в банки документы и (или) их копии на одном из государственных языков Республики Беларусь.
Регистрирующий орган в течение 5 рабочих дней со дня внесения записи о государственной регистрации субъекта хозяйствования в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей выдает документы, подтверждающие постановку на учет в налоговых органах, органах государственной статистики, ФСЗН, регистрацию в Белгосстрахе. Согласно ст.13.9 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) открытие банком счета организации или ИП без предъявления ими документов, подтверждающих постановку на учет в налоговом органе, влекут наложение штрафа в размере от 20 до 50 базовых величин, а на юридическое лицо - от 130 до 200 базовых величин.
Банки в течение 1 рабочего дня с даты открытия текущего (расчетного) и других счетов созданными (реорганизованными) коммерческими и некоммерческими организациями, ИП обязаны направить соответствующему налоговому органу сообщение об их открытии, в т.ч. в электронном виде.
Плательщик обязан сообщить в налоговый орган по месту постановки на учет об открытии текущего (расчетного) или иного счета в банке в срок не позднее 5 рабочих дней со дня открытия счета, составив уведомительное письмо в свободной форме с указанием открытых счетов, даты их открытия, названия банка и его кода.
5. Действия бухгалтера при реорганизации и ликвидации организации. Особенности составления отчетности при реорганизации и ликвидации организации
Формы реорганизации предприятия могут быть различными: слияние; присоединение; разделение; выделение; преобразование по решению учредителей либо органа юридического лица, уполномоченного учредительными документами.
Реорганизация юридического лица в форме разделения или выделения из состава одного или нескольких юридических лиц может производиться по решению уполномоченных государственных органов или по решению суда.
Для государственной регистрации изменений и дополнений, вносимых в учредительные документы, коммерческие и некоммерческие организации представляют в регистрирующий орган:
заявление с указанием этих изменений и дополнений;
копию решения о внесении изменений и дополнений в учредительные документы;
оригиналы либо копии изменений или дополнений (в двух экземплярах), которые оформляются в виде приложений к учредительным документам, нотариально засвидетельствованные, если в соответствии с законодательством такое свидетельствование требуется;
оригинал свидетельства о государственной регистрации в случае изменения наименования такой организации или ее реорганизации;
документ, подтверждающий право на размещение юридического лица по новому месту нахождения;
платежный или иной документ, подтверждающий внесение денежного вклада в уставный фонд, и заключение экспертизы о достоверности оценки имущества в случае внесения неденежного вклада в уставный фонд;
платежный документ, подтверждающий уплату регистрационного сбора за государственную регистрацию указанных изменений и дополнений.
На дату реорганизации предприятия составляется бухгалтерская отчетность, в т.ч. бухгалтерский баланс, налоговые расчеты по результатам деятельности реорганизуемого предприятия. Перед составлением заключительной отчетности проводится инвентаризация имущества и расчетов, составляются акт сверки расчетов по всем дебиторам и кредиторам, по результатам инвентаризации расчетов принимаются меры по ликвидации дебиторской и кредиторской задолженностей. Все кредиторы должны быть письменно оповещены о предстоящей реорганизации и сообщена дата, до которой принимаются претензии к ликвидируемой организации.
Реорганизация предприятия заканчивается составлением разделительных балансов, в которых отражается стоимость передаваемого имущества и незаконченные расчеты.
Выделенным на отдельный баланс предприятиям передаются все дела по профилю их деятельности, личные дела и лицевые счета перешедших работников.
Коммерческая организация может быть ликвидирована по решению учредителей, хозяйственного суда, регистрирующего органа. При ликвидации коммерческой организации по решению учредителей в регистрирующий орган представляются:
заявление о ликвидации;
решение о ликвидации;
сведения о составе ликвидационной комиссии, ее председателе или назначении ликвидатора;
сведения о порядке и сроках ликвидации.
Регистрирующий орган в пятидневный срок представляет Министерству юстиции Республики Беларусь сведения о том, что коммерческая организация находится в процессе ликвидации, для внесения их в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Осуществление операций по счетам такой коммерческой организации, совершение ею сделок, не связанных с ликвидацией, не допускаются.
При ликвидации коммерческой организации регистрирующий орган, принявший решение о ликвидации юридического лица, в 10-дневный срок создает ликвидационную комиссию, назначает ее председателя, а также устанавливает порядок и сроки ликвидации в соответствии с законодательством. В состав ликвидационной комиссии, создаваемой регистрирующим органом, могут входить один из учредителей (участников), руководитель ликвидируемой коммерческой организации, представители регистрирующего и уполномоченного органов. К работе комиссии на договорных условиях могут привлекаться аудиторы, экономисты и юристы. Члены ликвидационной комиссии назначаются решением регистрирующего органа.
Регистрирующий орган назначает председателя ликвидационной комиссии (ликвидатора) из числа ее членов. Председателем ликвидационной комиссии не могут быть собственники имущества (учредители, участники), руководитель ликвидируемой коммерческой организации.
С момента создания ликвидационной комиссии (назначения ликвидатора) полномочия руководителя коммерческой организации переходят к ликвидационной комиссии (ликвидатору), которая решает все вопросы по ликвидации данной организации в пределах полномочий, установленных законодательством.
Ликвидационная комиссия (ликвидатор), созданная регистрирующим органом, в соответствии с законодательством:
помещает в газете «Рэспублiка» сообщение о ликвидации коммерческой организации, в котором указывает порядок и сроки заявления требований ее кредиторами;
составляет перечень кредиторов с указанием сумм долга;
уведомляет в письменном виде кредиторов о ликвидации коммерческой организации;
принимает все возможные меры к выявлению кредиторов и получению дебиторской задолженности;
сосредоточивает денежные средства коммерческой организации на единых расчетном (текущем) и валютном счетах в одном банке, закрывает все счета в других банках;
оценивает имущество ликвидируемой коммерческой организации;
рассчитывается с кредиторами в порядке очередности;
обеспечивает соблюдение прав и интересов увольняемых работников;
утверждает смету расходов по ликвидации коммерческой организации, в том числе по финансированию деятельности ликвидационной комиссии на период ее работы;
составляет в установленном порядке ликвидационный баланс, в том числе промежуточный, и представляет его регистрирующему органу со всей документацией и отчетом о работе ликвидационной комиссии;
осуществляет иные функции в соответствии с законодательством.
После окончания срока для предъявления требований кредиторами ликвидационная комиссия составляет промежуточный ликвидационный баланс, который содержит сведения о составе имущества ликвидируемой коммерческой организации, перечне предъявляемых кредиторами требований, а также о результатах их рассмотрения.
Требования кредиторов удовлетворяются в следующей очередности:
в первую очередь удовлетворяются требования граждан, перед которыми ликвидируемая коммерческая организация несет ответственность за причинение вреда жизни или здоровью, путем капитализации соответствующих повременных платежей;
во вторую очередь производятся расчеты по выплате выходных пособий, оплате труда лиц, работающих по трудовым, гражданско-правовым договорам, выплате вознаграждений по авторским договорам;
в третью очередь погашается задолженность по платежам в бюджет и государственные целевые бюджетные и внебюджетные фонды;
в четвертую очередь удовлетворяются требования кредиторов по обязательствам, обеспеченным залогом имущества ликвидируемой коммерческой организации;
в пятую очередь производятся расчеты с другими кредиторами в соответствии с законодательством.
Имущество коммерческой организации, оставшееся после удовлетворения требований кредиторов, передается ее собственнику (учредителям, участникам). После завершения расчетов с кредиторами ликвидационная комиссия составляет ликвидационный баланс и утверждает его.
Расходы, связанные с ликвидацией юридического лица по решению регистрирующего органа, производятся за счет средств этого лица в первоочередном порядке, а при отсутствии указанных средств – возмещаются за счет средств соответствующего бюджета, поступивших в качестве регистрационного сбора за государственную регистрацию, в порядке, установленном Советом Министров Республики Беларусь.
Ликвидационная комиссия (ликвидатор) представляет в регистрирующий орган в срок, установленный этим органом для ликвидации коммерческой организации:
копию публикации в газете «Рэспублiка»;
печати и штампы организации либо заявления учредителей (участников) об их неизготовлении или сведения о публикации в установленном порядке объявлений об их утрате;
документ, подтверждающий закрытие расчетного (текущего) и иных счетов в банках;
отчет ликвидационной комиссии (ликвидатора);
ликвидационный баланс, подписанный членами ликвидационной комиссии (ликвидатором) и утвержденный собственниками имущества (учредителями, участниками), а в случае, если коммерческая организация ликвидирована по решению регистрирующего органа, – подписанный ликвидационной комиссией и утвержденный регистрирующим органом;
подлинник свидетельства о государственной регистрации коммерческой организации или заявление о его утрате с приложением сведений о публикации в установленном порядке объявления об утрате;
справку налогового органа о расчетах с бюджетом и возврате извещения о присвоении учетного номера налогоплательщика;
справку Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь о расчетах с бюджетом Фонда;
справку таможенного органа об отсутствии задолженности по платежам, взимаемым таможенными органами;
справку соответствующего территориального (городского или районного) архива местного исполнительного и распорядительного органа о сдаче на хранение документов, в том числе по личному составу, подтверждающих стаж и оплату труда работников.
В случаях, установленных законодательством, коммерческие организации могут быть ликвидированы в упрощенном порядке без создания ликвидационной комиссии.
Порядок ликвидации некоммерческих организаций регулируется иным образом.
На основании документов, представленных ликвидационной комиссией, регистрирующий орган принимает решение об исключении субъектов хозяйствования из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
Регистрирующий орган в пятидневный срок со дня вынесения данного решения представляет в Министерство юстиции сведения для включения их в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и сообщает о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования в налоговые органы, органы Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, органы государственной статистики.
Министерство юстиции вносит запись об исключении субъектов хозяйствования из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей датой принятия регистрирующим органом соответствующего решения.
Коммерческая организация считается ликвидированной с даты внесения записи о ликвидации (прекращении деятельности) в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
6. Процедуры по исключению организации из ЕГРЮЛиИП
Юридическое лицо может быть ликвидировано по решению:
1. собственника имущества (учредителей, участников) либо органа юридического лица, уполномоченного уставом (учредительным договором — для коммерческой организации, действующей только на основании учредительного договора), в том числе в связи с истечением срока, на который создано это юридическое лицо, достижением цели, ради которой оно создано, признанием хозяйственным судом государственной регистрации данного юридического лица недействительной;
2. хозяйственного суда в случае:
- непринятия решения о ликвидации в соответствии с пунктом 1 в связи с истечением срока, на который создано юридическое лицо, достижением цели, ради которой оно создано;
- осуществления деятельности без надлежащего специального разрешения (лицензии), либо запрещенной законодательными актами, либо с иными неоднократными или грубыми нарушениями законодательных актов, признания судом государственной регистрации юридического лица недействительной, аннулирования государственной регистрации индивидуального предпринимателя;
- экономической несостоятельности (банкротства) юридического лица;
- уменьшения стоимости чистых активов открытых акционерных обществ, закрытых акционерных обществ, иных коммерческих организаций, для которых установлены минимальные размеры уставных фондов, по результатам второго и каждого последующего финансового года ниже минимального размера уставного фонда, определенного законодательством;
- в иных случаях, предусмотренных законодательными актами.
При обнаружении оснований для ликвидации юридического лица, органы Комитета государственного контроля, прокуратуры, внутренних дел, Комитета государственной безопасности, Министерства по налогам и сборам, регистрирующие органы и иные уполномоченные органы в пределах своей компетенции обращаются в хозяйственный суд с иском о ликвидации такого юридического лица, если иное не установлено законодательными актами
3. регистрирующего органа в случае:
- неосуществления предпринимательской деятельности в течение двенадцати месяцев подряд и ненаправления коммерческой организацией налоговому органу сообщения о причинах неосуществления такой деятельности
- внесения налоговым органом представления (предложения) о ликвидации коммерческой организации в связи с признанием задолженности безнадежным долгом и ее списанием.
При обнаружении оснований для ликвидации коммерческой организации:
- органы Комитета государственного контроля, прокуратуры, внутренних дел, Комитета государственной безопасности, Министерства по налогам и сборам и иные уполномоченные органы в пределах своей компетенции направляют регистрирующему органу представление (предложение) о ликвидации такой организации;
- регистрирующий орган принимает решение о ликвидации этой организации на основании указанного представления (предложения), а в отношении организации с иностранными инвестициями подает соответствующее заявление в хозяйственный суд.
Собственник имущества (учредители, участники) либо орган юридического лица, уполномоченный уставом (учредительным договором — для коммерческой организации, действующей только на основании учредительного договора), принявший решение о ликвидации юридического лица, назначает ликвидационную комиссию (ликвидатора) и устанавливает порядок и сроки ликвидации.
При ликвидации юридического лица по решению собственника имущества (учредителей, участников) либо органа этого юридического лица, уполномоченного на то уставом (учредительным договором — для коммерческой организации, действующей только на основании учредительного договора), в регистрирующий орган представляются:
- заявление о ликвидации по форме, установленной Министерством юстиции, с указанием в нем сведений о порядке и сроках ликвидации, составе ликвидационной комиссии, ее председателе;
- решение о ликвидации.
При прекращении деятельности индивидуального предпринимателя в регистрирующий орган представляется заявление о прекращении деятельности по форме, установленной Министерством юстиции, с указанием в нем сведений о порядке и сроках прекращения деятельности, привлечении физических лиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам.
Ликвидационная комиссия (ликвидатор) или индивидуальный предприниматель представляют в регистрирующий орган:
1) печати и штампы организации либо заявление собственника имущества (учредителей, участников) об их неизготовлении или сведения о публикации объявлений об их утрате;
2) ликвидационный баланс, подписанный членами ликвидационной комиссии и утвержденный собственником имущества (учредителями, участниками) (представляет только ликвидационная комиссия);
3) подлинник свидетельства о государственной регистрации юридического лица или заявление о его утрате с приложением сведений о публикации объявления об утрате;
4) копию публикации в газете «Рэспублiка» о ликвидации.
Регистрирующий орган не позднее рабочего дня, следующего за днем представления документов запрашивает у соответствующего архива сведения о сдаче субъектом хозяйствования на хранение документов, в том числе по личному составу, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда его работников. Запрос не направляется в случае подтверждения налоговыми органами отсутствия сведений о привлечении индивидуальным предпринимателем физических лиц по трудовым и (или) гражданско–правовым договорам.
Архив представляет сведения о сдаче субъектом хозяйствования на хранение документов, в том числе по личному составу, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда его работников, в течение трех рабочих дней со дня получения запроса регистрирующего органа.
Регистрирующий орган вносит запись в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей об исключении из него субъекта хозяйствования при наличии в совокупности следующих условий:
- субъектом хозяйствования, ликвидационной комиссией (ликвидатором) представлены необходимые для ликвидации (прекращения деятельности) документы
- органами, организациями не представлены справки о наличии задолженности перед бюджетом, в том числе по платежам, взимаемым таможенными органами, Фондом социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, информация о наличии обязательств, не прекращенных перед таможенными органами, и со дня направления регистрирующим органом уведомления о начале процедуры ликвидации юридического лица (прекращения деятельности индивидуального предпринимателя) прошло не менее тридцати пяти рабочих дней;
- соответствующим архивом представлены сведения о сдаче на хранение документов, в том числе по личному составу, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда работников субъекта хозяйствования.
При наличии у субъекта хозяйствования непогашенной задолженности, обязательств, не прекращенных перед таможенными органами, а также при несдаче на хранение документов, в том числе по личному составу, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда его работников, исключение субъекта хозяйствования из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей производится только после представления им документов, подтверждающих погашение такой задолженности и выполнение обязательств перед соответствующим архивом, прекращение обязательств перед таможенными органами.
При принятии решения о ликвидации регистрирующим органом (в отношении коммерческой организации с иностранными инвестициями — хозяйственным судом) ликвидационная комиссия не создается (ликвидатор не назначается), документы, указанные выше в регистрирующий орган (хозяйственный суд) не представляются, действия, предусмотренные ранее не совершаются.
Ликвидация юридического лица (прекращение деятельности индивидуального предпринимателя) в судебном порядке осуществляется в соответствии с законодательством.
В случае вынесения индивидуальному предпринимателю приговора, связанного с лишением права заниматься предпринимательской деятельностью, органы и учреждения, осуществляющие исполнение наказаний, не позднее трех рабочих дней со дня получения приговора суда уведомляют регистрирующий и налоговый органы о назначенном судом наказании с указанием срока этого наказания.
Регистрирующий орган в течение трех рабочих дней со дня получения такого уведомления вносит в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей сведения о приостановлении деятельности индивидуального предпринимателя.
Регистрирующий орган по истечении срока наказания вносит сведения в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей о возобновлении деятельности индивидуального предпринимателя. В период действия вынесенного индивидуальному предпринимателю приговора регистрационный номер в этом регистре за ним сохраняется.
Регистрирующий орган в течение трех рабочих дней со дня внесения записи в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей представляет в Министерство юстиции сведения для включения их в данный регистр и сообщает о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования в налоговые органы, органы Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, государственной статистики, обособленные подразделения Белорусского республиканского унитарного страхового предприятия «Белгосстрах».
Министерство юстиции вносит запись об исключении субъектов хозяйствования из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей датой внесения соответствующей записи регистрирующим органом.
Юридическое лицо считается ликвидированным, а деятельность индивидуального предпринимателя прекращенной с даты внесения регистрирующим органом записи в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей об исключении их из этого регистра.
Индивидуальный предприниматель, государственная регистрация которого аннулирована, обязан прекратить предпринимательскую деятельность с даты принятия решения регистрирующим органом об аннулировании государственной регистрации.
Решения регистрирующих органов о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, иные действия (бездействие) регистрирующих органов, связанные с ликвидацией (прекращением деятельности) субъектов хозяйствования, могут быть обжалованы в хозяйственный суд.
ТЕМА 9 ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАБАЛАНСОВОГО УЧЕТА
1. Назначение забалансового учета
2. Организация учета на забалансовых счетах
1. Назначение забалансового учета
Забалансовые счета предназначены для обобщения информации о наличии и движении ценностей, не принадлежащих организации, но временно находящихся в ее пользовании или распоряжении, условных прав и обязательств, а также для контроля отдельных хозяйственных операций.
При кодировании забалансовых счетов предусмотрены три цифры (001-018).
Часть забалансовых счетов предназначена для получения информации о наличии и движении ценностей, не принадлежащих организации, но временно находящихся в ее распоряжении или на ответственном хранении. Такие счета можно назвать депозитарно-имущественными.
К депозитарно-имущественным забалансовымотносят следующие счета бухгалтерского учета:
001 «Арендованные основные средства»
002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»
003 «Материалы, принятые в переработку»
004 «Товары, принятые на комиссию»
005 «Оборудование, принятое для монтажа»
В составе забалансовых счетов открываются также счета, предназначенные для контроля отдельных операций, а также для учета условных прав и обязательств, к которым относятся такие счета:
006 «Бланки строгой отчетности»
007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»
008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные»
009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные»
011 «Основные средства, сданные в аренду»
014 «Потеря стоимости основных средств»
016 «Имущество, находящееся в совместном владении»
017 «Именные приватизационные чеки «Имущество»
Особенностью забалансовых счетов является то, что записи ведутся по простой системе счетоводства, т.е. без применения способа двойной записи. По дебету отражается поступление, а по кредиту – выбытие. Записи на счетах осуществляются в натуральном или стоимостном выражении с соблюдением всех правил подсчета итогов, оборотов и правил выведения остатков, применяемых для балансовых счетов.
2. Организация учета на забалансовых счетах
Забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства» предназначен для обобщения информации о наличии и движении основных средств, полученных организацией в аренду. Арендованные основные средства учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» по стоимости, указанной в договорах аренды.
Аналитический учет арендованных основных средств ведется по арендодателям и отдельным объектам основных средств.
Забалансовый счет 002 «Имущество, принятое на ответственное хранение» предназначен для обобщения информации о наличии и движении имущества, принятого на ответственное хранение.
Имущество, принятое на ответственное хранение, учитывается на забалансовом счете 002 «Имущество, принятое на ответственное хранение» по стоимости, указанной в первичных учетных документах.
Аналитический учет по забалансовому счету 002 «Имущество, принятое на ответственное хранение» ведется по организациям, видам имущества и местам их хранения.
Забалансовый счет 003 «Материалы, принятые в переработку» предназначен для обобщения информации о наличии и движении материалов заказчика, принятых в переработку, не оплачиваемых организацией-изготовителем. Учет затрат по переработке материалов ведется на счетах учета затрат на производство (за исключением стоимости материалов заказчика, принятых в переработку). Материалы заказчика, принятые в переработку, учитываются на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку» по стоимости, указанной в договорах.
Аналитический учет по забалансовому счету 003 «Материалы, принятые в переработку» ведется по заказчикам, видам, сортам материалов и местам их нахождения.
Забалансовый счет 004 «Товары, принятые на комиссию» предназначен для обобщения информации о наличии и движении товаров, принятых на комиссию в соответствии с договором комиссии, и используется комиссионерами.
Товары, принятые на комиссию, учитываются на забалансовом счете 004 «Товары, принятые на комиссию» по стоимости, указанной в первичных учетных документах.
Аналитический учет по забалансовому счету 004 «Товары, принятые на комиссию» ведется по видам товаров и комитентам.
Забалансовый счет 005 «Оборудование, принятое для монтажа» предназначен для обобщения информации о наличии и движении оборудования, полученного подрядчиком от заказчика для монтажа.
Аналитический учет по забалансовому счету 005 «Оборудование, принятое для монтажа» ведется по отдельным объектам оборудования.
Забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности» предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности.
Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по номинальной стоимости или в условной оценке.
Аналитический учет по забалансовому счету 006 «Бланки строгой отчетности» ведется по видам бланков строгой отчетности и местам их хранения.
Забалансовый счет 007 «Списанная безнадежная к получению дебиторская задолженность» предназначен для обобщения информации о безнадежной к получению дебиторской задолженности, списанной со счетов учета расчетов. Указанная задолженность учитывается на забалансовом счете 007 «Списанная безнадежная к получению дебиторская задолженность» в течение пяти лет с даты ее списания со счетов учета расчетов.
Поступление сумм в погашение ранее списанной дебиторской задолженности отражается по кредиту забалансового счета 007 «Списанная безнадежная к получению дебиторская задолженность».
Аналитический учет по забалансовому счету 007 «Списанная безнадежная к получению дебиторская задолженность» ведется по каждому дебитору, чья задолженность списана со счетов учета расчетов, и каждому списанному долгу.
Забалансовый счет 008 «Обеспечения обязательств полученные» предназначен для обобщения информации о наличии и движении полученных гарантий в обеспечение выполнения обязательств, а также обеспечений, полученных под товары, переданные другим лицам. Суммы обеспечений, учтенные на забалансовом счете 008 «Обеспечения обязательств полученные», списываются с этого счета по мере погашения обязательств.
Аналитический учет по забалансовому счету 008 «Обеспечения обязательств полученные» ведется по каждому полученному обеспечению.
Забалансовый счет 009 «Обеспечения обязательств выданные» предназначен для обобщения информации о наличии и движении выданных гарантий в обеспечение выполнения обязательств. Суммы обеспечений, учтенные на забалансовом счете 009 «Обеспечения обязательств выданные», списываются с этого счета по мере погашения обязательств.
Аналитический учет по забалансовому счету 009 «Обеспечения обязательств выданные» ведется по каждому выданному обеспечению.
Забалансовый счет 011 «Основные средства, сданные в аренду» предназначен для обобщения информации о наличии и движении основных средств, сданных в аренду, если в соответствии с договором аренды они учитываются на балансе арендатора.
Основные средства, сданные в аренду, учитываются на забалансовом счете 011 «Основные средства, сданные в аренду» по стоимости, указанной в договорах аренды.
Аналитический учет по забалансовому счету 011 «Основные средства, сданные в аренду» ведется по арендаторам и объектам основных средств, сданным в аренду.
Забалансовый счет 014 «Потеря стоимости основных средств» предназначен для обобщения информации о потере стоимости основных средств, по которым в соответствии с законодательством не начисляется амортизация. Потеря стоимости по указанным основным средствам отражается на забалансовом счете 014 «Потеря стоимости основных средств» в порядке, установленном законодательством. При выбытии указанных основных средств накопленная по ним сумма потери стоимости отражается по кредиту забалансового счета 014 «Потеря стоимости основных средств».
Аналитический учет по забалансовому счету 014 «Потеря стоимости основных средств» ведется по объектам основных средств.
Забалансовый счет 016 «Недвижимое имущество, находящееся в совместном домовладении» предназначен для учета недвижимого имущества, находящегося в совместном домовладении, в товариществе собственников.
Забалансовый счет 017 «Именные приватизационные чеки «Имущество» предназначен для обобщения информации о наличии и движении именных приватизационных чеков «Имущество». Именные приватизационные чеки «Имущество» учитываются на забалансовом счете 017 «Именные приватизационные чеки «Имущество» по номинальной стоимости.
Приложение А
ООО «Аметист» УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ________ ____________
(подпись) (расшифровка подписи)
«___»____________ 20__ г
АКТ сдачи-приемки дел
г. Минск «___»____________ 20__ г
Настоящий акт составлен бывшим главным бухгалтером ООО «Аметист» Ивановым И.А. и вновь назначенным главным бухгалтером Свиридом Е.В. о том, что на основании приказа № 46 от 26 октября 2009 года ими проведена сдача-приемка дел по состоянию на 1 ноября 2009 года.
Сдача-приемка дел проводилась в присутствии заместителя главного бухгалтера Сидоровой К.А., бухгалтеров Ждановой Е.С. и АзаренкоО.П.
В результате сдачи-приемки дел установлено, что:
Главная книга полностью заполнена по состоянию на 1 ноября 2009 г. Данные синтетического учета полностью совпадают с соответствующими позициями аналитического учета.
Предъявлены карточки аналитического учета по счетам 01 10,70.
Предъявлены журналы-ордера за январь-октябрь текущего года, ведомости аналитического учета по счетам 60, 61, 63, 64, 65, 67, 68, 69, 70, 71, 75, 76, 78, 79 и Книги учета депонентов.
Предъявлены акты внезапных ревизий за I, II и III кварталы 2009 года.
Предъявлены заключения независимой аудиторской проверки годовых отчетов организации за 2006, 2007 и 2008 гг.
Предъявлены текущая документация и архив бухгалтерии за 2004-2009 гг. в количестве 250 (двухсот пятидесяти) дел по описи.
7. Сданы по описи нормативно-справочная литература и оборудование.
Приложение:
Дела сдал ___________ И.А. Иванов
(подпись)
Дела принял ___________ Е.В. Свирид
(подпись)
При сдаче-приемке дел присутствовали:
Зам. главного бухгалтера ___________К.А. Сидорова
(подпись)
Бухгалтер ___________ Е.С. Жданова
(подпись)
Бухгалтер ___________ О.П. Азаренко
(подпись)
Приложение Б
ПОЛОЖЕНИЕ О БУХГАЛТЕРИИ
1. Общие положения
1.1 Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением на правах отдела, именуемым «Бухгалтерия», и подчиняется директору.
1.2 Создание, ликвидация или реорганизация бухгалтерии осуществляется приказом директора.
1.3 Бухгалтерия возглавляется главным бухгалтером, назначаемым на должность приказом директора.
1.4Впериод отсутствия главного бухгалтера его обязанности исполняет заместитель главного бухгалтера.
1.5 В своей работе бухгалтерия руководствуется законодательными актами Республики Беларусь, постановлениями Правительства Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления, Национального банка Республики Беларусь решениями органов местного управления, приказами, распоряжениями по предприятию.
1.6 Письменные распоряжения главному бухгалтеру по оплате счетов предприятия даются директором на счетах-фактурах полученных от поставщиков товаров и услуг. В период отсутствия директора распоряжения на оплату счетов предприятия дает лицо исполняющее обязанности директора.
1.7 Освобождение главного бухгалтера от занимаемой должности осуществляется приказом директора предприятия.
2. Задачи и функции
2.1 Организация бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
2.4 Разработка рабочего плана счетов, рабочего альбома форм первичной учетной документации.
2.5 Разработка форм налоговых и бухгалтерских регистров применительно к рабочему плану счетов.
2.6 Разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности.
2.9 Организация достоверного учета денежных средств, имущества и готовой продукции предприятия, фондов, резервов, затрат на производство и реализацию продукции, кредитных и расчетных операций.
2.10 Осуществление оперативного контроля рационального использования производственных ресурсов, соблюдения смет и нормативов.
2.11 Организация рационального документооборота.
2.12 Обеспечение законности, своевременности и правильности оформления документов.
2.13 Составление бухгалтерской отчетности и представление ее в установленные сроки соответствующим органам.
2.17 Правильное исчисление и перечисление налогов и сборов, ресурсных платежей и внебюджетных сборов, страховых взносов по государственному социальному и иному страхованию.
3. Структура и штаты
3.1 Структуру и штаты бухгалтерии утверждает директор предприятия по представлению главного бухгалтера.
3.2 Бухгалтерия включает следующие структурные подразделения: группу учета внеоборотных активов; группу учета готовой продукции и ее реализации, сектор расчетов с персоналом по оплате труда; отдел финансового контроля и ревизии; группу по учету производственных запасов; сектор по учету производства.
3.3 Главный бухгалтер имеет двух заместителей, обязанности которых определяются главным бухгалтером.
4. Взаимоотношения бухгалтерии с другими структурными подразделениями предприятия
4.1Спланово-экономическим отделом по вопросам получения:
текущих и перспективных планов производства продукции по номенклатуре и объему товарной продукции по производственным подразделениям и предприятию в целом; технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат; цен на продукцию предприятия, тарифов на работы (услуги); плановых и нормативных калькуляций по изделиям и услугам.
По вопросам предоставления:
результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия; фактических данных о производстве и реализации продукции, поступлении основных и денежных средств, товарно-материальных ценностей; расчетов по заработной плате; расчетов амортизационных отчислений; наличия средств на финансирование капитальных вложений; результатов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности; информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах; других данных, необходимых для экономического планирования и анализа хозяйственной деятельности предприятия.
4.2 Сотделом главного технолога по вопросам получения:
планов внедрения новой техники и технологии; данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета и проведения анализа производства; данных о нормах расхода материалов на единицу продукции; актов о приеме-передаче технологического оборудования; накладных на внутреннее перемещение технологического оборудования; технической документации на технологическое оборудование; установленной отчетности; предложений по повышению качества выпускаемой продукции и снижению ее материалоемкости, трудоемкости и энергоемкости.
По вопросам предоставления:
данных о финансировании приобретения новой техники и технологии; консультаций по вопросам оформления первичных документов и ведения установленной отчетности.
4.3 Сотделом главного механика по вопросам получения:
графиков проведения ремонтных работ; смет на проведение ремонтных работ; актов о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств; актов о списании объектов основных средств; сведений, необходимых для ведения бухгалтерского учета; технической документации на технологическое оборудование; установленной отчетности; предложений по повышению коэффициента использования оборудования.
По вопросам предоставления:
сведений о финансировании расходов на проведение ремонтных работ; консультаций по вопросам оформления первичных документов и ведения установленной отчетности.
4.1Сотделом главного энергетика по вопросам получения:
планов профилактических ремонтных работ энергооборудования; актов о приеме-передаче энергооборудования; накладных на внутреннее перемещение энергооборудования; данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета; норм расходования электроэнергии; данных о фактическом расходовании электроэнергии и других видов энергии на единицу выпускаемой продукции; технической документации на энергооборудование; установленной отчетности; предложений по сокращению потребления всех видов энергии.
По вопросам предоставления:
данных о финансировании расходов на ремонт и приобретение энергооборудования; консультаций по вопросам оформления первичных документов и ведения установленной отчетности
4.5 Сотделом технического контроля по вопросам получения:
данных о качестве выпускаемой продукции; сведений о размере и причинах брака; заключений по рекламациям; установленной отчетности; предложений по повышению качества продукции.
По вопросам предоставления:
данных фактических потерь от брака в подразделениях предприятия; сообщений о взыскании потерь от брака с виновных лиц; консультаций по вопросам оформления первичных документов и ведения установленной отчетности.
4.6 Сотделом труда и заработной платы по вопросам получения:
утвержденного штатного расписания; положений о порядке премирования работников; заданий по снижению трудоемкости производства; заключений о правильности применения разрядов оплаты труда должностных окладов, тарифных ставок, расценок; технически обоснованных нормативов по труду; установленной отчетности; предложений по повышению экономической эффективности действующих форм и систем оплаты труда, материального стимулирования.
По вопросам предоставления:
расчетов заработной платы и остатков фондов оплаты труда и материального стимулирования; данных о фактическом использовании фондов оплаты труда и материального стимулирования; консультаций по вопросам оформления первичных документов и ведения установленной отчетности.
4.7 Сотделом капитального строительства по вопросам получения:
данных об объектах незавершенного строительства и их стоимости; долгосрочных и текущих планов капитального строительства; титульных списков по объектам капитального строительства; документов, необходимых для осуществления финансирования работ по капитальному строительству; установленной отчетности; предложений по повышению эффективности использования средств, выделенных на капитальные вложения и реконструкцию производства.
По вопросам предоставления:
сведений об источниках финансирования работ по капитальному строительству; документации о финансировании объектов капитального строительства; консультаций по вопросам оформления первичных документов и ведения установленной отчетности.
4.8 Сотделом снабжения по вопросам получения:
лимитов на отпуск материалов в производство; перспективных и текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений; договоров на поставку материалов; актов о приеме материалов и счетов-фактур на оплату материалов; документов по претензиям к поставщикам; нормативов запасов материальных ресурсов на складах и в производстве; заключений по соблюдению лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованию в подразделениях предприятия по целевому назначению; установленной отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения предприятия; предложений по реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и т.п.
По вопросам предоставления:
данных о реализации сверхнормативных остатков материальных ресурсов; сведений о движении материальных ресурсов; данных о наличии средств на приобретение материально-технических ресурсов; консультаций по вопросам оформления первичных документов и ведения установленной отчетности.
4.9 Сотделом маркетинга по вопросам получения:
данных о сверхнормативных остатках готовой продукции; информации о поступивших претензиях потребителей; отчетов по отгрузке и реализации продукции; актов о списании продукции; иной документации, необходимой для ведения бухгалтерского учета; предложений по повышению эффективности работы по сбыту продукции и снижению затрат по организации ее сбыта.
По вопросам предоставления:
сведений о движении готовой продукции на складах; данных о нормах естественной убыли и потерях готовой продукции на складах и при транспортировке;консультаций по вопросам оформления первичных документов и ведения установленной отчетности.
5. Права
5.3 Осуществлять контроль правильного и своевременного оформления приема и отпуска продукции, материалов, топлива и других ценностей.
5.4 Следить за рациональным использованием трудовых, материальных и финансовых ресурсов, обеспечением сохранности и своевременностью проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей в структурных подразделениях.
5.7 Не принимать к исполнению документы: по операциям, противоречащим законодательству; оформленные без соблюдения установленных требований; предоставленные не в установленные сроки.
5.8 Подписывать балансы, налоговые расчеты, статистические отчеты предприятия, акты и другие первичные документы, являющиеся основанием для приема и выдачи материальных и денежных ценностей.
5.9 Представлять интересы предприятия в кредитных учреждениях, налоговых органах, внебюджетных фондах и других организациях.
5.10 Визировать документы, договоры, приказы, подписывать денежные и расчетные документы.
5.11 Контролировать расходование фонда отплаты труда и средств, выделяемых на премирование персонала предприятия, соблюдение установленных штатов, должностных окладов, смет.
5.12 Проводить проверки в подразделениях предприятия.
6. Ответственность
6.1 За организацию учета и контроля на предприятии в соответствии с действующим законодательством.
6.2 За составление достоверной отчетности и соблюдение установленных сроков ее представления в соответствующие органы.
6.3За обеспечение сохранности имущества предприятия.
6.4 За своевременное осуществление расчетов с работниками, по налогам и с внебюджетными фондами, другими кредиторами.
7. Показатели оценки работы бухгалтерии и формы стимулирования качества труда
Показателями, по которым оценивается деятельность бухгалтерии и которые учитываются при определении размера премирования работников бухгалтерии, являются:
7.1 Соблюдение установленных сроков представления внутренней и внешней бухгалтерской и статистической отчетности и налоговых расчетов.
7.2 Качество составления отчетов и налоговых расчетов.
7.3 Снижение дебиторской задолженности.
7.4 Соблюдение расчетно-платежной, финансовой и кассовой дисциплины.
7.5 Размер финансовых санкций по результатам проверки контролирующих органов.
7.6 Своевременность подготовки документации для начисления и выплаты заработной платы.
7.7 Соблюдение сроков и качество проведения инвентаризаций.
8. Заключение
Настоящее положение составлено в соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».
Приложение В
УТВЕРЖДАЮ
____________________
(наименование организации)
Руководитель _______ _______________
(подпись) (расшифровка подписи)
«____ » _______ 20__г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
______ № _____________
______________________
(место составления)
ведущему бухгалтеру по учету
товарно-материальных ценностей
1. Общие положения
1.1 Должность введена в бухгалтерии в группе по учету производственных запасов.
1.2 Ведущий бухгалтер по учету товарно-материальных ценностей относится к категории специалистов, назначается на должность и увольняется приказом директора предприятия по представлению главного бухгалтера.
1.3 На должность ведущего бухгалтера назначается лицо имеющее высшее экономическое образование по специальности «Бухгалтерский учет в промышленности» и стаж работы в бухгалтерии не менее 5 лет.
1.4 Ведущий бухгалтер подчиняется главному бухгалтеру и непосредственно заместителю главного бухгалтера Петровой Н.В.
1.5 В своей деятельности ведущий бухгалтер руководствуется:
Типовым планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению,
Рабочим альбомом форм первичной учетной документации по учету материалов,
Положением о порядке бухгалтерского учета материалов,
Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств и другими нормативными правовыми актами (Указать их точное название), утвержденным графиком документооборота; приказами директора организации; указаниями главного бухгалтера; настоящей должностной инструкцией.
2. Функции
На ведущего бухгалтера возлагаются функции руководителя группы учета производственных запасов и ответственного исполнителя по учету движения товарно-материальных ценностей по центральному складу и складу горюче-смазочных материалов
3. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных функций ведущий бухгалтер по учету товарно-материальных ценностей Иванова Н.П. обязана:
3.1 В сроки, установленные графиком документооборота, принимать от материально ответственных лиц первичные документы, отчеты о движении продуктов и материалов, горюче-смазочных материалов.
3 2. При приемке первичных документов и отчетов проверять: правильность их оформления; достоверность и законность совершенных хозяйственных операций; правильность подсчета итогов; наличие приложенных к отчетам оправдательных документов; соответствие остатков материальных ценностей на начало и конец отчетного месяца; правильность применения цен на поступившие и списанные в расход товарно-материальные ценности.
3.3Составлять по мере обработки документов: сальдовые ведомости; ведомость учета материальных ценностей, товаров и тары; журнал-ордер № 10.
3.4Проводить контрольные проверки наличия ценностей на складах у материально ответственных лиц.
3.5 Участвовать в проведении плановых и неплановых инвентаризаций.
3.6 Инструктировать материально ответственных лиц по вопросам ведения складского учета и составления отчетов.
3.7 Участвовать в составлении промежуточных и годовых отчетов.
4. Права
Ведущий бухгалтер по учету товарно-материальных ценностей имеет право:
4.1 Требовать от материально ответственных лиц своевременного представления первичных документов и отчетов.
4.2 Не принимать к исполнению и оформлению документы, которые противоречат действующему законодательству и положениям по приему, оприходованию, хранению и расходованию материальных ценностей.
4.3 Давать указания материально ответственным лицам и руководителям структурных подразделений по вопросам правильного составления первичных документов и отчетов.
4.4 Вносить предложения по совершенствованию учета товарно-материальных ценностей.
5. Ответственность
Ведущий бухгалтер по учету товарно-материальных ценностей несет ответственность за:
выполнение своих функциональных обязанностей;
соблюдение положений и инструкций по ведению бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей;
своевременность подготовки документов для предъявления иска по недостачам, растратам и хищениям.
|
|
Приложение 1 к постановлению правления 21.08.2009 № 12
|
Форма
|
________________________________________ отдел
|
|
_____________________________ управления Фонда
|
|
социальной защиты населения Министерства труда
|
|
и социальной защиты Республики Беларусь
|
ЗАЯВЛЕНИЕ
о постановке на учет
_____________________________________________________________________________
(полное наименование/фамилия, имя, отчество плательщика)
Сокращенное наименование плательщика**_______________________________________
Статус* ______________________________________________________________________
Документ, удостоверяющий личность*: серия _____________ номер __________________
выдан ________________________________________________________________________
Личный номер гражданина*_____________________________________________________
Место нахождения/жительства (адрес) ____________________________________________
______________________________________________________________________________
Телефон _______________________________________
Ведомственная подчиненность**_________________________________________________
Форма (вид) собственности**____________________________________________________
Основной вид деятельности**___________________________________________________
Организационно-правовая форма**______________________________________________
Наименование регистрирующего органа**________________________________________
|
_____________________________
|
__________________________
|
|
(дата регистрации)
|
(номер решения (при его наличии))
|
Идентификационный код (УНП) _________________________________________________
Учетный номер казначейства (УНК)**____________________________________________
Банковские реквизиты _________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Установленный день выплаты заработной платы ___________________________________
Фамилия, имя, отчество руководителя**___________________________________________
Сведения о представительствах, филиалах указываются на оборотной стороне документа.
Настоящим заявляю, что приведенные сведения достоверны.
|
Руководитель/заявитель ______________________
|
________________________
|
|
(подпись)
|
(инициалы, фамилия)
|
|
М.П.
|
|
________________________
(дата)
Дата постановки на учет «__» ___________ 20__ г.
Учетный номер плательщика в Фонде (УНПФ) _____________________________________
Размеры обязательных страховых взносов _________________________________________
Начальник ______________________ отдела
___________________________ управления
Фонда социальной защиты населения
Министерства труда и социальной
|
защиты Республики Беларусь _______________
|
___________________
|
|
(подпись)
|
(инициалы, фамилия)
|
______________________________
*Заполняется физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы.
**Не заполняется физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы.
Оборотная сторона
СВЕДЕНИЯ
о представительствах, филиалах
|
№
|
Полное наименование
|
Место нахождения (адрес)
|
Идентификационный код (УНП)
|
Банковские реквизиты
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 2 к постановлению правления 21.08.2009 № 12
|
Форма
ИЗВЕЩЕНИЕ
о постановке на учет
______________________________________________________________________________
(полное наименование/фамилия, имя, отчество плательщика)
Учетный номер плательщика в Фонде (УНПФ) _____________________________________
Дата постановки на учет ________________________________________________________
Размеры обязательных страховых взносов _________________________________________
Банковские реквизиты Фонда ____________________________________________________
______________________________________________________________________________
Телефон для справок ___________________________________
Начальник ______________________ отдела
____________________________ управления
Фонда социальной защиты населения
Министерства труда и социальной
|
защиты Республики Беларусь _______________
|
___________________
|
|
(подпись)
|
(инициалы, фамилия)
|
|
М.П.
|
|
«__» __________ 20__ г.
|
|
Приложение 3 к постановлению правления 21.08.2009 № 12
|
Форма
Штамп
СВЕДЕНИЯ
о расчетах по платежам в Фонд
______________________________________________________________________________
(полное наименование/фамилия, имя, отчество плательщика)
Учетный номер плательщика в Фонде (УНПФ) _____________________________________
Дата постановки на учет ________________________________________________________
Задолженность по платежам в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь в рублях:
по отчету формы 4-Фонд
|
____________________________
|
________________________________
|
|
|
(плательщика Фонду)
|
(Фонда плательщику)
|
|
|
в том числе по видам платежей:
|
|
|
|
____________________________
|
_____________________
|
_________________________
|
|
____________________________
|
_____________________
|
_________________________
|
|
____________________________
|
_____________________
|
_________________________
|
|
Итого ______________________
|
_____________________
|
_________________________
|
Сумма начисленной пени в отчетном квартале (рублей) _____________________________
Дата последней документальной проверки плательщика _____________________________
Результаты проверки: доначислено платежей ______________________________________
в том числе пени _______________________
по отчету формы 4-платежи
|
____________________________
|
________________________________
|
|
|
(плательщика Фонду)
|
(Фонда плательщику)
|
|
|
в том числе по видам платежей:
|
|
|
|
____________________________
|
_____________________
|
_________________________
|
|
____________________________
|
_____________________
|
_________________________
|
|
____________________________
|
_____________________
|
_________________________
|
|
Итого ______________________
|
_____________________
|
_________________________
|
Сумма начисленной пени в отчетном квартале (рублей) ______________________________
Дата последней документальной проверки плательщика _____________________________
Результаты проверки: доначислено платежей ______________________________________
в том числе пени ______________________
Начальник _____________________ отдела
___________________________ управления
Фонда социальной защиты населения
Министерства труда и социальной
|
защиты Республики Беларусь _______________
|
___________________
|
|
(подпись)
|
(инициалы, фамилия)
|
|
М.П.
|
|
«__» ____________ 20__ г.
|
|
Приложение 4 к постановлению правления 21.08.2009 № 12
|
Форма
Штамп
СПРАВКА
о наличии (отсутствии) задолженности по платежам в Фонд*
______________________________________________________________________________
(полное наименование/фамилия, имя, отчество плательщика)
______________________________________________________________________________
(место нахождения/жительства)
Учетный номер плательщика в Фонде (УНПФ) _____________________________________
Дата постановки на учет ________________________________________________________
По состоянию на ____________ задолженности в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь не имеет/имеет (ненужное зачеркнуть)
в сумме_________________________ рублей.
_______________________________________________________________________ рублей.
(сумма прописью)
Начальник ____________________ отдела
__________________________ управления
Фонда социальной защиты населения
Министерства труда и социальной
|
защиты Республики Беларусь _______________
|
___________________
|
|
(подпись)
|
(инициалы, фамилия)
|
|
М.П.
|
|
«__» ___________ 20__ г.
______________________________
*Заполняется с учетом задолженности по платежам на профессиональное пенсионное страхование.