Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Приёмы работы с текстами в процессореMS Word
К базовым приёмам работы с текстами в текстовом процессоре MS Word относятся следующие:
Создание документа
В текстовом процессоре Word принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен.
Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующими действиями.
Ввод текста
Технология ввода текста и переключения языковых регистров клавиатуры, применение регистровых клавиш и буфера обмена не требуют особых пояснений. Поэтому в данном разделе рассматриваются специальные средства при работе с текстом.
Средства отмены и возврата действий
Все операции ввода, редактирования и форматирования текста протоколируются текстовым процессором. Поэтому необходимое количество последних действий всегда можно при необходимости отменить.
Последнее действие отменяется комбинацией клавиш Ctrl+Z. Серией этой команды можно отменить серию последних действий.
Отменить последнее действие (серию последних действий) можно также при помощи кнопки Отменить на панели инструментов Стандартная или последовательностью команд: менюПравка , строка Отменить действие (в этой строке сообщается конкретное действие).
После отмены ряда действий можно вернуться к исходному состоянию, которое было до отмены. Для этого нужно воспользоваться кнопкой Вернуть на панели инструментов Стандартная или последовательностью команд: меню Правка , строка Вернуть действие (в этой строке сообщается конкретное действие).
Ввод специальных и произвольных символов
При вводе текста может возникать необходимость ввода специальных символов, отсутствующих на клавиатуре или произвольных символов. Основным средством для ввода специальных и произвольных символов является диалоговое окно Символ (меню Вставка , строка Символ). Данное окно имеет две вкладки: Символы Специальные символы.
На вкладке Специальные символы присутствует список специальных символов и клавиатурные комбинации, которые можно использовать при вставке таких символов. Без применения клавиатурных комбинаций специальные символы можно вставлять следующими действиями:
На вкладке Символы представлены элементы управления для ввода произвольных символов любых символьных наборов. Центральное положение в окне занимает таблица символов текущего набора. Выбор шрифта осуществляется в раскрывающемся списке Шрифт. Если шрифт относится к категории универсальных шрифтов UNICODE, то для него имеется возможность выбора символьного набора в раскрывающемся списке Набор.
Если вставка символа производится только один раз, то его достаточно выбрать в таблице символов соответствующего набора и щёлкнуть мышкой по кнопке Вставить, а затем по кнопкеЗакрыть.
Если предполагается многократная вставка символа, то за ним лучше закрепить постоянную комбинацию клавиш.
Специальные средства редактирования текста
Текстовый процессор имеет два режима редактирования: режим замены и режим вставки. В режиме вставки вводимый текст раздвигает существующий текст. Он применяется при разработке содержательных основных блоков текстового документа.
В режиме замены новые символы замещают символы предшествующего текста, находящиеся в точке ввода. Режим замены применяется при редактировании стандартных форм и стандартных элементов.
Текущая правка текста индицируется в строке состояния рабочего окна индикатором ЗАМ (Замена), если установлен режим замены. В противном случае индикатор ЗАМ выключен. Переключение режима можно выполнить двойным щелчком мышки по этому индикатору.
Настройка режимов редактирования выполняется следующими действиями:
Если установлены флажки Режим замены и Использовать клавишу INS для вставки, то редактирование текста возможно в режиме замены символов.
Если указанные выше флажки сброшены (убраны), то режим можно выбирать с помощью клавиши Insert (Ins).
Если флажок Режим замены сброшен (убран), а флажок Использовать клавишу INS для вставки установлен, то редактирование возможно в режиме вставки.
В процессе ввода текста очень важно вовремя увидеть орфографические и синтаксические ошибки, допущенные при вводе текста. Эта потребность учтена и реализована разработчиками текстового процессора Word, который располагает средствами автоматизации проверки правописания. Эти средства включают возможность проверки орфографии и грамматики (синтаксиса). Средства автоматизации проверки правописания включают два режима – автоматический и командный.
Для установки автоматического режима необходимо выполнить следующие действия:
В этом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчёркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические (синтаксические) ошибки, – зелёным. Для того чтобы узнать характер ошибки, нужно щёлкнуть правой кнопкой мышки на помеченном слове (фрагменте). В зависимости от характера ошибки контекстное меню содержит пункт Орфография илиГрамматика . С их помощью открывается диалоговое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о том, какое правило нарушено, и предлагаются варианты исправления предполагаемой ошибки.
В командном режиме проверка правописания выполняется независимо от установки элементов управления на вкладке Правописание. Запуск командного режима выполняется следующими действиями: открыть меню Сервис и щёлкнуть мышкой по строке Правописание. Проверка начинается от начала документа и продолжается до появления первой ошибки. В тех случаях, когда происходит отказ от предлагаемых исправлений командой Пропустить, в документе накапливается список пропускаемых и выражений. Для того чтобы очистить этот список и начать проверку заново, необходимо выполнить следующие действия:
6.4.2.4.Форматирование текста
Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели инструментов Форматирование.
Панель инструментов Форматирование включает следующие средства:
Перечисленные выше средства применяются для текущего форматирования в процессе ввода текста.
Меню Формат предназначается преимущественно для предварительных настроек средств форматирования. Основные настройки форматирования.
Основные термины, используемые при работе с программой Microsoft Word
Символ – буква, цифра, знак препинания, символ пробела и др., то есть любой одиночный элемент.
Слово – набор символов от пробела до пробела.
Абзац – часть текста, отделенная непечатаемым символом абзаца.
Непечатаемый символ – символ пробела, конца абзаца и др., который используется программой для распознавания объектов документа, но не выводится на печать. Он обычно невидим, выводится на экран после активизации соответствующей кнопки панели инструментов.
Форматирование – задание параметров оформления текста.
Шаблоны документов
Шаблон – это файл с расширением *.dot, на основе которого создаются документы. В шаблоне содержится определенный набор инструментов: стилей, элементов автотекста, макросов, настроек клавиатуры (значений "горячих" клавиш), меню и панелей инструментов. Также в шаблонах могут сохраняться заданные размеры страницы, общие для однотипных документов фрагменты текста с установленными параметрами форматирования, графические объекты, рамки, поля и др.
По умолчанию документы Word создаются на базе обычного шаблона, - файла Normal.dot. Многие пользователи работают только с ним и абсолютно не страдают. Тем не менее рекомендуется попробовать использование других шаблонов, которое в некоторых случаях упрощает работу. Особенно полезным бывает задание в шаблонах параметров стилей, определенных для соответствующего типа документа.
Порядок действий по созданию шаблона.
1. Создать новый документ.
2. Дать команду "Файл" - "Сохранить как…", в списке "Тип файла" в левом нижнем углу окна работы с файлами выбрать "Шаблон документа", ввести имя файла, расширение .dot не менять, сохранить файл.
Внимание! При сохранении файла шаблона программа автоматически открывает папку "Шаблоны". Полный адрес ее может быть разным, например С:/Program Files/ Microsoft Office/Шаблоны/. Можно сохранить созданный шаблон в этой папке, а можно в какой-то другой.
Вновь созданный шаблон является копией Normal.dot. Дальше пользователь вводит или изменяет нужные ему элементы. Некоторые из них – стили, параметры страниц, общие фрагменты текста и оформления, настройки меню и клавиатуры – чаще задаются заранее, другие – например элементы автотекста, компоновка наборов кнопок на панелях инструментов – изменяются пользователем в процессе составления документов. Шаблон не является чем то постоянным, его можно и нужно подстраивать для удобства работы.
При работе с документами, созданными на базе шаблона, отличного от Normal.dot, рекомендуется все изменения перечисленных инструментов сохранять в этом шаблоне, а не в Normal.dot, чтобы не засорять последний.
Создание нового документа на основе шаблона
Способ 1. Дать команду "Файл" - "Создать" через главное меню (а не через кнопку панели инструментов). Из пиктограмм шаблонов (блокноты с буквой W на них и подписями имен шаблонов под ними) выбрать нужный. Сохранить вновь созданный документ. Это возможно, если шаблон находится в каталоге, указанном в параметрах Word. Обычно это каталог С:/Program Files/ Microsoft Office/Шаблоны/.
Получить сведения об этом каталоге или ввести вместо него другой каталог можно при помощи вкладки "Расположение" диалогового окна "Параметры", которое вызывается командой "Сервис" - "Параметры".
В последних версиях Microsoft Word после дачи команды "Файл" - "Создать" в правой части экрана открывается список команд. В нем надо выбрать "Создание с помощью шаблона" - общие шаблоны и щелкнуть мышью на ярлыке выбранного шаблона.
Способ 2. Найти в проводнике Windows файл шаблона и сделать двойной щелчок мышью на его имени. При этом открывается не сам шаблон, а новый документ, созданный на его базе.
Стили
Стиль – это совокупность параметров текста и абзаца, которой присвоено определенное имя (Грушина Е. Самоучитель по Word 7.0 . 1988.). Стили применяются для автоматического форматирования выделенных абзацев или фрагментов текста по ранее созданному образцу Различают два вида стилей.
1)Стиль символа задает параметры некоторой области текста – шрифт, язык для проверки орфографии, а также, при необходимости, обрамление фрагмента, например, выделение его рамкой.
2)Стиль абзаца служит для форматирования абзаца целиком, то есть части документа, отделенной символами абзаца. Кроме параметров, присваиваемых стилем символов, задаются и параметры абзаца.
Стили целесообразно применять, когда в документе имеются фрагменты текста или группы абзацев, имеющие одинаковые параметры оформления, отличные от основного текста.
В Word (в шаблоне Normal.dot) создан комплект стилей. Перечень их, а также стилей, уже используемых в документе находится в раскрывающемся списке "Стиль" – самом левом на панели инструментов "Форматирование" Для задания абзацу нужного стиля надо раскрыть список и щелкнуть на имени стиля. Курсор при этом должен находиться в любом месте внутри абзаца или на пустой строчке в начале нового абзаца.
Многие пользователи вообще не владеют инструментом стилей, а все форматирование выполняют вручную, хотя использование двух – трех стилей даже в небольших документах может заметно упростить работу. При оформлении технических отчетов, контрольных, курсовых или дипломных работ, которые содержат различные элементы оформления текста, уместно использование около десятка стилей.
Создание стилей
Для создания нового стиля надо дать команду "Формат" - "Стили и форматирование". В правой части экрана откроется окно для работы со стилями. После нажатия кнопки "Создать стиль" открывается диалогового окно "Создание стиля".
В окошко "Имя " вводится с клавиатуры имя стиля, придуманное пользователем (по умолчанию – Стиль1). В окошке "Стиль" выбирается один из типов стилей, существующих в Word – стиль абзаца или стиль символа (знака).
В окошке "Основан на стиле" можно задать имя стиля, на основе которого предполагается создать новый. Это делается в случае, когда параметры какого-то из имеющихся стилей предполагается изменить незначительно. Чтобы не создавать путаницу, рекомендуется в общем случае оставлять стиль "Обычный" для абзацев и "Основной шрифт абзаца" – для символов.
В окошке "Стиль следующего абзаца" можно указать стиль, который будет автоматически присваиваться абзацу, следующему за абзацем, форматируемым создаваемым стилем. Для стилей заголовков здесь также рекомендуется устанавливать стиль "Обычный", иначе после ввода заголовка следующему абзацу будет тоже присвоен стиль заголовка и его форматирование придется менять.
Включенная опция "Добавить в шаблон" добавляет вновь созданный стиль в шаблон, на базе которого создан активный документ. Если эта опция выключена, созданный стиль сохраняется лишь в текущем документе. Включение или выключение этой опции зависит от планов пользователя по дальнейшему использованию создаваемого стиля в других документах. Перегружать количеством стилей основной шаблон "Normal.dot" не рекомендуется.
При включении опции "Обновлять автоматически" происходит автоматическое изменение параметров стиля всех абзацев, набранных этим стилем, в случае изменения форматирования любого из них. Чтобы такое не произошло случайно во время оформления текста, рекомендуется эту опцию отключить.
Параметры стиля задаются при помощи кнопок в середине диалогового окна. Для шрифта это тип, размер, начертание и цвет; для абзаца – выравнивание, межстрочный интервал, интервал между абзацами и отступ абзаца слева. Другие параметры задаются при помощи кнопки "Формат". После ее нажатия из списка выбирается нужная команда, открывающая диалоговое окно, аналогичное окну, вызываемому соответствующей командой главного меню. Так, диалоговое окно "Шрифт", в котором задаются параметры шрифта для стиля, то же, что открывается командой "Формат" - "Шрифт" для задание шрифта выделенного фрагмента текста.
Для изменения существующего стиля надо нажать правую кнопку мыши на имени стиля в списке в правой части экрана и дать команду "Изменить". Дальнейшие действия аналогичны совершаемым при создании нового стиля.
Автотекст
Автотекст – это инструмент, который позволяет быстро вводить ранее сохраненный фрагмент текста. Для ввода достаточно ввести короткое имя этого фрагмента, заданное пользователем. Такие фрагменты называются элементы автотекста.
Автотекст удобно использовать, когда при составлении текста часто встречается многократное повторение отдельных слов или словосочетаний, например, каких-либо специальных терминов. Другой пример - в тексте повторяются слова на иностранном языке, например, названия программных продуктов, набор которых требует переключения клавиатуры с русской на латинскую и обратно.
Порядок действий для быстрого создания автотекста
1. Набрать часто используемое слово или словосочетание и выделить его.
2. Нажать "Alt+F3".
3. В появившемся окошке "Имя элемента автотекста" удалить (нажатием "Del") уже выделенный фрагмент и ввести с клавиатуры короткое имя элемента автотекста, состоящее из 1 – 3 букв. Регистр букв значения не имеет.
4. Нажать "ОК".
Создание элемента автотекста таким способом занимает несколько секунд. Ввод новых элементов происходит обычно в процессе набора, когда пользователь чувствует, что какое-то слово или фраза повторяется часто.
Вставка в текст элемента автотекста: набрать с клавиатуры его имя, и, не ставя пробела, нажать F3.
Автоматическое создание оглавлений
Word способен автоматически собирать оглавление документа. В оглавление включаются абзацы, форматированные стилями, имеющими уровень, отличный от уровня "Основной текст", например, стили заголовков. Для правильной сборки необходимо, чтобы всем заголовкам в тексте были присвоены соответствующие стили и наоборот, чтобы абзацам основного текста не были присвоены стили более высоких уровней. По стандарту оглавление должно называться "СОДЕРЖАНИЕ".
Порядок действий по сборке оглавления.
1. Установить курсор в то место в тексте, где должно располагаться оглавление. По стандарту это лист перед введением.
2. Дать команду "Вставка" – "Ссылка" – "Оглавления и указатели", и в появившемся окне выбрать вкладку "Оглавления". Нажать ОК.
Дальше оглавление можно форматировать, как обычные абзацы.
После того, как оглавление собрано, остается набрать над ним слово "СОДЕРЖАНИЕ", а после него вставить разрыв страницы (Ctrl+Enter).
Если после сборки оглавления текст изменялся, потребуется обновление оглавления. Это действие выполняется командой быстрого меню "Обновить поле" или нажатием клавиши F9. В появляющемся при этом окне "Обновить оглавление" можно дать команду "Обновить целиком" или "Обновить только номера страниц".