Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Федеральное агентство по образованию
ГОУ ВПО «Уральский государственный технический университет – УПИ
им. первого Президента России Б.Н. Ельцина»
Факультет экономики Кафедра управления и управления внешнеэкономической деятельностью предприятия
Курсовая работа
на тему:
Совершенствование деятельности сети книжных магазинов «ТОП-книга»
по дисциплине менеджмент
Научный руководитель Кузнецова Е.Ю.
Студент Гаврилова-Сметкова А.А.
Екатеринбург
2009
Резюме
В данной работе рассмотрена книготорговая фирма «ТОП-книга». Исследование эффективности управленческой деятельности на данной фирме показало ряд проблем: недостаточный учет внешней среды, ошибки в стиле руководства. По представленным данным сделан вывод, что фирма работает довольно эффективно, но имеет некоторые «провалы организации», которые необходимо устранить. Для этого предложен ряд мероприятий, которые могут повысить эффективность управления фирмой «ТОП-книга».
План работы
Введение
1. Характеристика и анализ деятельности сети книжных магазинов "ТОП-книга"
1.1 Характеристика фирмы "ТОП-книга"
1.2 Анализ и оценка внешней и внутренней среды фирмы "ТОП-книга"
1.3 Формулирование целей организации
1.4 Оценка организационной структуры фирмы "ТОП-книга"
2. Анализ деятельности генерального директора ООО "ТОП-книга" Георгия Лямина
2.1 Цели, задачи, функции генерального директора ООО "ТОП-книга"
2.2 Роли руководителя ООО "ТОП-книга" Генерального директора Георгия Лямина
2.3 Психологический портрет генерального директора ООО "ТОП-книга"
2.4 Определение стиля руководства, присущего Георгию Лямину
2.5 Анализ использования рабочего времени генерального директора фирмы "ТОП-книга"
2.6 Анализ системы делегирования полномочий в фирме "ТОП-книга"
2.7 Использование мотивационных инструментов в практике работы руководителя ООО "ТОП-книга" Георгия Лямина
2.8 Реализация функции контроля в практике работы генерального директора фирмы "ТОП-книга"
3. Мероприятия по совершенствованию системы управления "ТОП-книги"
3.1 Предполагаемые изменения для совершенствования структуры управления фирмы "ТОП-книга"
3.2 Календарный план реализации мероприятий
3.3 Оценка эффектов разработанных мероприятий
Заключение
Список литературы
Приложение
Введение
На сегодня эффективный менеджмент на предприятии решает многие проблемы. Без него просто невозможно существование предприятия в условиях жесткой конкуренции. Именно он приводит к снижению издержек позволяет оптимизировать производство, организовать его наилучшим путем. Тогда предприятие работает эффективно, без простоев, своевременно выполняет обязательства перед поставщиками и заказчиками.
Предприятия различны как по своей организационно-правовой форме, так и по сфере деятельности, поэтому нет общей наилучшей структуры менеджмента и для каждого отдельного предприятия характерна своя структура управления. Кроме того, в связи с постоянными изменениями во внешней и внутренней среде предприятия требуется вносить изменения в структуру менеджмента, корректировать её, искать альтернативные наиболее выгодные способы её построения.
В широком смысле задача менеджеров состоит в том, чтобы выбрать ту структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам. “Наилучшая” структура – это та, которая наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.
Объектом изучения данной курсовой работы является ООО «ТОП-книга», сферой деятельности которого является торговля культурными продуктами, главным образом, книгами. Усовершенствование структуры менеджмента фирмы «ТОП-книга» является целью данного курсового проекта.
1. Характеристика и анализ деятельности сети книжных магазинов «ТОП-книга»
1.1Характеристика фирмы «ТОП-книга»
ООО «ТОП-КНИГА» – национальное оптово-розничное книготорговое предприятие России. Компания предлагает широкий ассортимент книг, канцелярских товаров, игрушек, открыток, прессы, медиапродукции и активно расширяет пакет сервисных услуг. На складах компании сосредоточено более 100 тыс. наименований.
В настоящее время «ТОП-КНИГА» объединяет: шесть оптовых складов (Новосибирск, Тюмень, Москва, Ростов-на-Дону, Самара, Санкт-Петербург), свыше 500 магазинов в более чем 230 городах России и продает более 3 млн. книг в месяц. [15] Находясь в авангарде книжного рынка, «ТОП-КНИГА» продолжает экспансию в другие регионы, в том числе и в страны СНГ, и стремится планомерно развивать все форматы розничной сбытовой сети: фирменные книжные магазины «Книгомир», книжно-канцелярские супермаркеты «Литера», гипермаркеты «Лас-Книгас», книжно-канцелярские магазины «Пиши-Читай» и магазины прессы «Сорока». Помимо этого фирма «ТОП-книга» имеет партнера в Чехии – фирму MK CS SPOL.S R.O., через которую осуществляется поставка российских книг в Европу[15].
Услугами данной сети пользуются лица разных возрастов, профессий, положения: школьники, студенты, преподаватели, юристы, экономисты, инженеры, языковеды, работники медицинской сферы и многие другие. Кроме физических лиц клиентами данной сети выступают библиотеки, школы, иные книжные магазины.
По своей организационно-правовой форме «ТОП-книга» является обществом с ограниченной ответственностью, учреждено несколькими лицами, уставный капитал разделен на доли, размер которых определен учредительными документами. Участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов, включая их неоплаченную часть.
Поставщиками для данной фирмы являются различные российские книжные издательства, например: «АСТ», «Айрис-пресс», «Дрофа», «Просвещение», Высшая школа, «ЭКСМО», «ЮНИТИ». Помимо книжных издательств фирма сотрудничает с периодическими издательствами, производителями открыток, игрушек, медиапродукции.
Книготорговая фирма «ТОП-книга» существует в условиях рыночной конкуренции. Она является одной из ведущих, но не единственной. Помимо данной фирмы на рынке торговли книгами, печатными изданиями, открытками в качестве её явных конкурентов выступают следующие книготорговые сети: «Абрис» в области торговли учебной литературой, «ОМЕГА-Л», «Библио-глобус»- конкуренты на территории Московской области, «100 000 книг» -конкурент на территории Свердловской области, «Дом книги» - на территории страны в целом.
Помимо явных конкурентов к неявным можно причислить торговые сети продуктовых магазинов «Пятерочка», «Монетка», а также различные сети областного уровня. Данные сети осуществляют торговлю открытками, медиапродукцией, и, хотя в отдельности они не способны конкурировать с «ТОП-книгой», в сумме они создают опасность «переманивания» покупателей.
Характеризуя фирму «ТОП-книга» в целом, можно сказать, что она имеет устойчивые позиции на рынке торговли печатными изданиями, канцтоварами, открытками и медиапродукцией, охватывает не только областной, но и региональный уровень и даже пытается выйти на зарубежные рынки.
1.2 Анализ и оценка внешней и внутренней среды фирмы «ТОП-книга»
Фирма «ТОП-книга» имеет ряд отделов, выполняющих различные функции: научно-исследовательские, кадровые, финансовые и бухгалтерского учета, сбыта, поставки. Все отделы в совокупности составляют внутреннюю среду и имеют общую главную цель: повышение эффективности деятельности фирмы «ТОП-книга». Именно они формируют сильные и слабые стороны компании, создают условия для её дальнейшего роста или паузы в развитии
Но фирма «ТОП-книга» не существует «в вакууме». Она должна удовлетворять потребности клиентов, связываться с поставщиками, учитывать действия конкурентов, то есть фирма всегда связана с макросредой –внешней средой. Помимо факторов и процессов, на которые фирма может оказать влияние (такие как: конкуренты, поставщики, потребители), во внешней среде происходят процессы, существуют факторы, не поддающиеся контролю. К ним относятся изменения в политико-правовой, социальной, экологической сферах.
Чтоб оценить эффективность функционирования фирмы «ТОП-книга» необходимо провести стратегический анализ. В полном объеме стратегический анализ доступен лишь очень крупным компаниям. Однако, в условиях динамично изменяющейся среды, даже для сравнительно небольших предприятий, одной интуиции руководителя становится недостаточно для успешных действий на рынке. Этим обусловлена необходимость постановки в таких компаниях ограниченных, более «дешевых» вариантов выработки стратегий. Поэтому как основной инструмент регулярного стратегического управления многие компании выбирают матрицу качественного стратегического анализа, которую еще называют матрицей SWOT (аббревиатура начальных букв английских слов: Strengths - силы; Weaknesses - слабости; Opportunities - возможности; Threats - угрозы). Именно методика SWОT –анализа будет наиболее приемлемой для оценки и анализа функционирования фирмы «ТОП-книга»[11]. В данном случае в SWOT- анализ будут включены элементы STEEP-анализа, посредством которого осуществляют оценку внешней среды предприятия.
S
1)Выход фирмы на международный рынок (рост объема продаж)
2)Различны виды торговли – розничная, мелко-, крупнооптовая (рост числа клиентов)
3)Акции, система дисконтов для клиентов (привлечение покупателей).
4) Обеспеченность компьютерами и сетью Интернет позволяют иметь собственный сайт и интернет-магазин.
4)Широкий ассортиментом товаров (привлекает клиентов с различными интересами)
5) цены на товары варьируются о самых низких до самых высоких(привлекает покупателей с различный доходом)
W
1)Неэффективное расположение книжных магазинов по городам (пример: в г.Екатеринбурге с населением 1.323.000 чел. – 5 магазинов; в г.Саратове с населением 836.000 человек – 11 магазинов)
O
1)Заинтересованность со стороны поставщиков (издательства нуждаются в сетях распространения своей продукции).
2)Интерес к русскому языку и русской литературе зарубежном, особенно в Европе.
3)Наличие крупных учебных заведений, библиотек в городах (велико число потенциальных клиентов)
T
1)сильная конкуренция в сфере книготорговли. (книготорговые сети, например: «100000 книг»; «Молодая гвардия», «Библио-глобус» и потенциальные конкуренты: киоски «РОССПЕЧАТЬ», сети «Монетка», «Пятерочка», «Купец» торгующие помимо продуктов открытками и медиапродукцией)
2)Отсутствие крупных учебных заведений, особенно в небольших городах (снижение спроса на книги, периодические издания, канцелярские товары).
3)Снижение покупательной способ-ности населения в связи с кризисом.
4)Снижение инвестиций в связи с финансовым кризисом
Фирма должна использовать свои сильные стороны наиболее эффективно, чтоб реализовать возможности. имеющиеся в наличии. Основным направлением развития является расширение географии торговых сетей. Фирма «ТОП-книга» должна осваивать рынки ближнего зарубежья и располагать свои магазины не только в столицах –Ташкент, Астана –но и в других крупных городах, например – Алма-Ата. Интерес к русской литературе в странах Европы также может быть сигналом к созданию сети книжных магазинов на данной территории, а тесное сотрудничество с фирмой MK CS SPOL.S R.O. в Чехии явится основным преимуществом.
Ассортимент и цены на товары для фирмы «ТОП-книга» является одной из основных сильных сторон, которая помогает реализовать возможность, связанную с интересом к литературе, стремлению получить образование у молодежи, а также с наличием крупных учебных заведений в городах. Поэтому фирме необходимо продолжать расширять ассортимент товаров по видам и по ценам, то есть сохранить систему вариабельности цен от самых высоких до самых низких.
Обеспеченность компьютерами, техникой также является важным преимуществом. В случае возрастания интереса к книгам, периодике возможно купить то или иное издание в интернет-магазине компании, а также сделать заказ по электронной почте. Для оптовых закупок данная система особенно удобна, так как позволяет заказывать книги еще до появления их на складе и резервировать книги в течение недели. Данной услугой могут воспользоваться зарубежные партнеры, что приведет к росту объема оптовых продаж.
Но существуют не только возможности, но и угрозы для фирмы «ТОП-книга». Наиболее существенной из них является конкуренция со стороны как аналогичных книжных сетей так и потенциальных конкурентов. Поэтому фирме необходимо использовать сильные стороны для устранению угроз или сведения их к минимуму. Широкий ассортимент товаров, разброс цен от очень низких до высоких, увеличение числа магазинов являются основными преимуществами фирмы в данном случае. Также фирме необходимо находить новых поставщиков, привлекать больше клиентов. Очевидным преимуществом в данном случае явится система продаж от крупнооптовой до розничной торговли, что привлекает как отдельных физических лиц. так и различные организации и учреждения, например: библиотеки. Фирма должна проводить рекламные акции, активно внедрять систему дисконтных карт. Проведение вечеров с авторами книг также способствует повышению интереса покупателей к товарам данной фирмы. Данные сильные стороны являются эффективными и в случае неявной конкуренции с сетями «Роспечать», «Монетка», «Пятерочка» и так далее; а так же при появлении на рынке книготорговли новых компаний.
В связи со снижением объемов инвестиций в условиях финансового кризиса фирме «ТОП-книга» необходимо сократить до минимума издержки и провести общую оптимизацию деятельности. В данном случае компьютерные технологии могут облегчить процесс сбора данных, их обработки и контроля.
Чтобы продолжать развиваться, фирме необходимо перевести свои слабые стороны в сильные. В данном случае фирма «ТОП-книга» должна разработать более тщательный подход к способу расположения магазинов по городам. Фирма «ТОП-книга» должна обратиться к статистическим исследованиям, изучить более тщательно население города, его численность и состав, наличие учебных заведений данного города. Например: в г.Екатеринбурге с населением 1.323 тыс человек расположено 5 магазинов данной фирмы; а в г.Саратове с населением 836.000 человек – 11 магазинов. Издержки данного метода велики, но прибыль, которую ежегодно теряет компания от неэффективного размещения магазинов, больше [15].
Фирма «ТОП-книга», приняв соответствующие решения, имеет все шансы повысить объем получаемой прибыли и закрепить свое положение лидера на рынке.
1.3 Формулирование целей организации
Деятельность каждого предприятия определяется целями, которые оно наметило для достижения. Основная общая цель организации - четко выраженная причина ее существования – обозначается как ее миссия. На основе миссии компания вырабатывает цели, которые служат в качестве критериев для всего последующего процесса принятия управленческих решений[12].
Для фирмы «ТОП-книга» можно выделить две основные цели. Одна из них –явная – удовлетворение потребностей клиентов. Так как «ТОП-книга» является коммерческим предприятием, то иная основная цель её деятельности – получение прибыли. Нужно отметить, что данные цели – взаимосвязаны, так как лишь получение прибыли дает фирме возможность развиваться, расти, использовать новые технологии продаж, увеличивать ассортимент, то есть дает возможность наилучшим образом удовлетворять потребности клиентов.
Фирма «ТОП книга» следующим образом определяет свою миссию: «Быть лучшими на рынке культурных продуктов, чтобы стать первыми в сознании людей» [15].
Чтобы внести истинный вклад в успех организации, цель фирмы должна удовлетворять требованиям SMART(простота, измеримость, доступность, реалистичность, срочность цели). С позиции данных требований можно рассмотреть цель фирмы «ТОП книга».
Цель фирмы «ТОП-книга» проста – «быть лучшими… чтобы стать первыми», что означает стать лидером рынка культурных продуктов. Цель измерима, и такие показатели как рост объемов продаж, возрастающее число клиентов, большое количество магазинов будут определять насколько фирма близка к достижению своей цели. Цель доступна, к как нет законодательных, нравственных или социальных ограничений, которые бы запрещали фирме заниматься продажей культурных продуктов, конкурировать с другими фирмами и стремиться к лидерству. Цель реалистична, так как фирма «ТОП-книга» может достичь её, предприняв соответствующие действия по повышению эффективности деятельности. Цель фирмы «ТОП-книга» кажется неопределнной по времени. Но фирма планирует свою деятельность по достижению данной цели по срокам. Например, открытие магазинов планируется примерно за год, в случае открытия магазинов зарубежом – за 1.5-2 года. Проведение акций по привлечению покупателей планируется примерно за месяц. В случае если фирма «ТОП-книга» станет лидером на национальном рынке торговли культурными продуктами, сети её станут брендами, она будет иметь наибольшие объемы продаж, цель фирмы будет достигнута и сформирована новая: удержаться в лидерах на рынке культурных продуктов. Таким образом, главная цель имеет срок достижения, но достаточно отдаленный и зависящий от грамотности разработки и выполнения шагов по её достижению.
Среди целей – шагов для достижения глобальной цели нужно отметить расширение сети книжных магазинов на национальном и международном уровне, увеличение числа клиентов, привлечение новых надежных партнеров, в том числе, зарубежных, постоянное обновление и расширение ассортимента продукции, освоение новых рынков (торговля игрушками) [15].
Цели фирмы «ТОП-книга» направлены на постоянное развитие и повышение эффективности деятельности, то есть фирма придерживается стратегии роста.
Следует отметить, что сегодня в условиях финансового кризиса фирме «ТOП-книга» приходится корректировать поставленные цели следующим образом: главная цель – остаться в числе ведущих книготорговых компаний, не потерять имидж; краткосрочные цели- не допустить сильного падения уровня продаж, провести оптимизацию персонала, в условиях отсутствия крупных инвесторов – «научиться жить в основном на собственные деньги» [15]. Данные цели не означают отказ от первоначальных, они просто необходимы для выживания фирмы в данный период. После преодоления кризиса фирма вновь поставит цель «стать лидером на рынке» и будет предпринимать шаги для её осуществления.
1.4 Оценка организационной структуры фирмы «ТОП-книга»
Построение структуры управления организацией – это важная составная часть общей функции управления. Структура должна отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной деятельности фирмы и меняться вместе с происходящими в ней изменениями. Она должна отображать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления.
«ТОП–книга» - крупная фирма, она имеет достаточно сложную организационную структуру (см. Приложение 1)[15]. По типу данная структура организации является линейно-функциональной с элемента дивизиональной. Сущность линейно-функциональной структуры состоит в том, что в организационную структуру включаются отдельные структурные единицы: управление оптовыми продажами, логистикой, продуктами, дивизионами, розничной торговлей, а также департаменты персонала, информационных технологий, финансовый, административный, - выполняющие узкоспециали-зированные функции на высоком профессиональном уровне. Каждая специализированная функциональная подструктура подчиняется соответственно лицу высшего руководства, ответственному за это направление деятельности [9].
В системе руководства компанией «ТОП-книгу» генеральный директор является главным линейным руководителем, директор по корпоративному управлению -линейным руководителем, а финансовый директор, коммерческий директор, начальник управления дивизионов, директор по развитию, начальник управления логистики, административный директор – функциональными руководителями [15]. Если требуется ввести изменения в функционирование какого–либо отдела, например, логистики, то генеральный директор в целом содействует работе, но план по введению изменений принимает и отвечает за его успешное осуществление начальник управления логистики.
Фирма «ТОП–книга» обладает магазинами в 219 городах, имеет оптовые склады и логистические центры в 7 городах, и для управления ими созданы дивизионы по регионам: Сибирь, Урал, Поволжье, Северо-запад, Юг, Центр, Москва[15]. Можно сделать вывод, что структура «ТОП - книги» включает дивизиональный элемент. Но все дивизионы подчинены единому управлению, то есть органично вписываются в линейно-функциональную структуру фирмы.
Положительная сторона структуры фирмы «ТОП-книга» проявляется в единоначалии, что обеспечивает отсутствие конфликтов за главенство, столь пагубных для фирм. Данная структура также обеспечивает равномерное распределение работы и отсутствие перегрузки главного линейного руководителя: генеральный директор не должен вникать в нюансы каждого дела и каждой проблемы, а функциональные руководители специализируются на выполнении конкретной деятельности, от чего возрастает эффективность выполнения работы [9].
Линейно-функциональная структура фирмы «ТОП-книга» имеет горизонтальную дифференциацию, которая характеризует разнородность фирмы, ее многофункциональность. Горизонтальная дифференциация выражается в разделении по:
· функциям (оптовая и розничная продажи, финансы, логистика, продукты),
· виду продаваемого товара (департаменты книг, периодики, медиапродукции, канцтоваров)
· типу оказываемой услуги (отдел малоформатных книжных магазинов, отделы оптовых продаж, отдел «Книга-почтой», интернет-магазин).(см.Приложение 1)
Горизонтальная дифференциация – сильная сторона организационной структуры фирмы «ТОП-книга», так как организация имеет ряд филиалов или очень крупных подразделений, которые достаточно автономны, при этом каждая из этих системных единиц специализируется только на выполнении своей функцию, и, по данной причине, функционирует наиболее эффективно.
Отрицательным моментом является чрезмерная сложность структуры фирмы «ТОП-книга», что усиливает бюрократизацию и приводит к возрастанию издержек. Также в силу сложности в структуру фирмы трудно вводить изменения. Все изменения вводятся медленно, и когда возникла необходимость создания зарубежных дивизионов, фирма отнесла зарубежные магазины к дивизионам граничащих территорий, не создав зарубежных дивизионов. Однако фирме необходимо приспосабливаться к условиям внешней среды для того, чтоб функционировать эффективно. Нужно отметить, что сперва у фирмы «ТОП-книга» не было ряда структурных единиц, например: интернет-магазина, отдела медиа-магазинов. Но развитие высоких технологий и их повсеместное распространение привело к созданию фирмой интернет-магазина, сделала выгодной торговлю медиапродукцией, и, соответственно, побудило к созданию единиц управления ими. Фирма «ТОП-книга» отреагировала на изменения во внешней среде и ввела эффективные изменения в свою организационную структуру[15].
Одна из слабых сторон фирмы – слабое развитие интеграции, которая характеризует степень взаимосвязанности между отдельными структурными единицами. Структурные единицы фирмы взаимодействуют, главным образом, на уровне управлений, связи на более низких уровнях - ситуационны. Но необходимо развивать интеграцию на основе обмена информации и следования единым нормам (культурную интеграцию), так как данные факторы определяют различное качество предоставления услуг клиентам по городам, а следовательно, и успех или неудачи фирмы «ТОП-книга» в том или ином регионе. Здесь должно проявиться усиление связей дивизионов, особенно эффективным будет обмен опытов успешно функционирующих дивизионов (Сибири, Москва) с менее успешными (Урал).
Организационная структура ООО «ТОП-книга» достаточно хороша, учитывая сложность создания эффективной структуры для крупных фирм, однако нуждается в некоторых улучшениях, которые позволят фирме наиболее оптимально использовать ресурсы и повысить спрос на её услуги.
2. Анализ деятельности генерального директора ООО «ТОП-книга» Георгия Лямина
2.1 Цели, задачи, функции генерального директора ООО «ТОП-книга»
Георгий Лямин - генеральный директор ООО «ТОП-книга», он является менеджером институционального уровня, так как возглавляет фирму «ТОП-книга». Главными целями для генерального директора Георгия Лямина являются обеспечение фирме «ТОП-книга» статуса крупнейшей книготоргвоой компании и создание наиболее комфортных условий для работы персонала фирмы.
Георгий Лямин стремится вывести фирму «ТОП-книгу» в лидеры книготоргового рынка, что было отражено в миссии фирмы: «Быть лучшими на рынке культурных продуктов, чтобы стать первыми в сознании людей».
Для осуществления данных целей генеральный директор фирмы должен поставить следующие задачи:
· Постановка целей и задач, необходимых для выведения фирмы «ТОП-книга» в лидеры
· Содействие осуществлению новых проектов, направленных на улучшение функционирования деятельности фирмы;
· Устранение проблем
· Успешное взаимодействие с руководителями компаний– партнеров;
· Наиболее эффективное распределение работы между функциональными руководителями;
· мотивация персонала;
· Контроль за выполнением действий для достижения поставленных целей.
Задачи руководителя определяют выполняемые им функции. Являясь менеджером высшего звена, генеральный директор ООО «ТОП-книга» осуществляет функцию стратегического планирования работы предприятия, которое заключается в определении главных целей фирмы и конечных результатов с учетом средств и способов достижения поставленных целей. Результатом этого этапа должен быть детальный план действий, необходимых для достижения цели. Это одна из важнейших функций руководителя. Он должен уметь отстраниться от оперативных задач и смотреть в будущее[6].
Когда план разработан, его необходимо детально обсудить с линейными и функциональными руководителями. Главная задача для генерального директора фирмы «ТОП-книга» этого этапа - сделать каждого руководителя соучастником плана. Наибольший эффект будет в том случае, если сотрудники будут воспринимать план как «свой», а не руководителя. генеральный директор должен внимательно выслушать и оценить все идеи, учесть в плане все разумные предложения, а после согласовать с каждым руководителем его индивидуальное задание и утвердите план в окончательном виде с фиксацией временных и функциональных ориентиров.
После начала работы над индивидуальными заданиями генеральный директор фирмы «ТОП-книга» должен выполнять функцию контроля, то есть контролировать процесс и управлять им. Кроме того, он является координатором при выполнении взаимосвязанных, комплексных работ, решает спорные вопросы.
Очень важно в этот период исполнение генеральным директором функции мотивации и поощрения сотрудников, создания атмосферы уверенности в успехе, культивирования хороших деловых отношений и благоприятного психологического климата. Генеральный директор фирмы «ТОП-книга» должен поддерживать линейного и функциональных руководителей. Люди работают лучше, когда чувствуют, что их индивидуальный вклад в общее дело замечен и оценен руководителем [6].
При изменении обстоятельств, появлении новой информации, касающейся деятельности подчиненных генеральный директор должен сообщить им об этом. Руководитель должен не только сообщать внешнюю информацию, но и получать ее от сотрудников фирмы «ТОП-книга».
Оценивание результатов также входит в набор функций. обязательных для руководителя. Генеральный директор фирмы «ТОП-книга» должен оценивать результаты работы как каждого отдельного руководителя управлений, так и группы руководителей в целом, с точки зрения выполнения принятого плана и достижения поставленных целей. Если генеральный директор выявляет, что план не будет выполнен, необходимо представить группе руководителей управлений предложения по его изменению или даже полностью изменить стратегию достижения целей. После того, как поставленные цели были достигнуты, генеральному руководителю необходимо оценить, какие элементы плана были успешными, а какие нет. Такие оценки будут полезны в будущем при выполнении новых задач [6].
Таким образом, на генерального директора возлагаются функции по разработке стратегического плана и по контролю за его исполнением посредством связи с руководителями управлений. Именно генеральный директор фирмы «ТОП-книга» принимает решения по выбору определенной стратегии и риски, связанные с ними, а также отвечает за выполнение плана в целом и достижение поставленной цели.
2.2 Роли руководителя ООО «ТОП-книга» Генерального директора Георгия Лямина
Генеральный директор «ТОП-книги» Георгий Лямин в процессе руководства фирмой выполняет ряд ролей: межличностных, информационных и ролей в принятии решений [8].
Георгий Лямин является формальным главой фирмы «ТОП-книга», так как он генеральный директор. Поэтому он должен выполнять функции формального руководителя: подписывать документы, посещать значимые мероприятия, проводимые «ТОП-книгой», представлять фирму на различных конференциях высокого уровня. Например, осенью ежегодно проходит XI саммит «Торговля в России», в котором принимают участие владельцы и топ-менеджеры компаний розничной торговли, представители инвестиционных компаний и банков, а также эксперты-аналитики рынка российского ретейла, представители государственных структур. И Георгий Лямин представляет фирму «ТОП-книга» в качестве её руководителя [14].
Помимо того, что Георгий Лямин является формальным главой, он также лидер фирмы «ТОП-книга». В 1995 году он основал фирму «ТОП-книга», и сегодня создает план стратегического развития фирмы, организует работу руководителей управлений, контролирует выполнение намеченных действий. Георгий Лямин несет ответственность по приятным решениям[15].
В качестве получателя информации генеральный директор фирмы «ТОП-книга» выступает в случае, если происходят какие–либо изменения во внешней среде. При законодательных изменениях важных для фирмы « ТОП-книга» генеральный директор должен своевременно получить данную информацию, чтоб скорректировать план и действия по его достижению в рамках измененного законодательства. Также при изменении условий сотрудничества фирмами - партнерами генеральный директор получает информацию о новых условиях. Посещая конференции в качестве формального руководителя, Георгий Лямин получает информацию различную информацию о деятельности фирм–конкурентов, фирм – потенциальных партнеров и так далее[15].
После генеральный директор выступает как распространитель информации: он проводит совещания с руководителями управлений. Чем более полно будет передана информация, тем более эффективные решения будут приняты на совещании, тем более грамотно будут намечены шаги для достижения цели. В случае с изменением условий крупными фирмами - партнерами могут быть приняты решения о продлении контракта или о расторжении контракта, возможно подписание договоров с новыми фирмами. Благодаря донесению руководителем информации о действиях конкурентов принимаются соответствующие решения, необходимые повышения конкурентоспособности фирмы[8].
После принятия решений генеральный руководитель осуществляет функцию представителя. Он сообщает о принятых решениях, заключая сделки с крупными партнерами или расторгая контракты с партнерами, которые более не устраивают данную фирму. Кроме того, присутствуя на конференциях, выставках, генеральный директор выступает с докладами, говорит о достигнутых успехах, то есть также играет роль представителя.
Генеральный директор фирмы «ТОП-книга», разрабатывая стратегический план, и выполняя функцию планирования, является инициатором решений по изменениям. Георгий Лямин внимательно следит за изменениями во внешней среде, старается использовать возможности наиболее полно. Например, он предложил решения по открытию зарубежных филиалов книготорговых сетей. Также, в условиях финансового кризиса, фирма столкнулась с понижением спроса на книги, падением объема продаж, Генеральный директор принял решение понизить цены на книгопродукцию для привлечения покупателей.
Когда план осуществляется одной из задач генерального директора является решение проблем, в данном случае он будет выполнять роль устранителя проблем [8]. Георгий Лямин занимается наиболее крупными проблемами фирмы «ТОП-книга», связанными с открытием магазинов в ближнем зарубежье, с изменением законодательства, с выходом крупных конкурентов на рынок. Решения данных проблем генеральный руководитель вносит в стратегический план в качестве дополнительных шагов, направленных на достижение цели.
Наиболее значимой ролью генерального директора фирмы «ТОП-книга» является роль распределителя ресурсов. Он намечает в стратегическом плане распределение времени, финансов. Основную работу по данным вопросам проводят руководители управлений, но общий план дается именно главным руководителем. Георгий Лямин распределяет работу между руководителями управлений таким образом, чтоб каждый из них занимался своей сферой и выполнял её наиболее качественно.
И помимо роли представителя генеральный директор может выполнять роль посредника между ООО «ТОП-книга» и фирмами-партнерами. Он заключает договора, соглашения, проводит встречи с главами фирм [8].
Генеральный директор фирмы «ТОП-книга» не исполняет все роли последовательно, а чаще исполняет сразу несколько ролей. Например, при участии в конференции он исполняет роли главы, лидера фирмы, представителя и получателя информации одновременно. Это накладывает на генерального директора фирмы «ТОП-книга» дополнительную ответственность. При успешном выполнении генеральным директором ролей возрастает эффективность деятельности всего персонала в целом, что позволяет фирме «ТОП-книга» развиваться и успешно действовать на рынке.
2.3 Психологический портрет генерального директора ООО «ТОП-книга»
Особенности личности руководителя оказывают существенное влияние на деятельность фирмы и на оптимизацию морально-психологического климата коллектива, поэтому психологический портрет руководителя очень значим.
Георгий Лямин обладает рядом качеств необходимых для руководителя. Первое – это интеллект со склонностью к решению сложных абстрактных проблем, одно из необходимых качеств, ибо главный руководитель должен уметь видеть проблему в целом [3]. Также генеральный директор «ТОП-книги» обладает такими качествами как инициативность, находчивость: он принимает рисковые решения (сильное снижение цен на товары, открытие зарубежных магазинов), разрабатывает стратегию для их достижения. Он также имеет склонность к риску, что необходимо для успешного ведения бизнеса. Наличие данного качества доказывает следующий факт: Георгий Лямин начинал свой бизнес в переломный 1991 год - ученый-физик решил заняться коммерцией, чтобы прокормить семью, так как зарплаты в Институте гидродинамики на это уже не хватало; сперва он работал в рамках книжной сети «Теса», а в 1995 году основал фирму «ТОП-книга» [15]. Уверенность в себе, высокий уровень притязаний являются качествами, присущими Георгию Лямину, что выражено в цели, поставленной для фирмы: стать лучшими на рынке культурных продуктов [15].
Помимо качеств, необходимых для эффективного ведения бизнеса, Георгий Лямин обладает качествами, позволяющими успешно управлять персоналом. Одно из них – способность выслушивать своих подчиненных, руководителей управлений и принимать к сведению их замечания и предложения. коллективного решения. Например, предложение о создании интернет-магазина было принято им от одного из руководителей управлений. Также Георгий Лямин обладает способностью организовывать работу других сотрудников – он распределяет задания между руководителями управлений оптимально и в соответствии с спецификой деятельности каждого из них.
Но генеральный директор «ТОП-книги» имеет недостатки, одним из которых является недостаточное умение убеждать: в 2007 году начальник отдела продуктов «ТОП-книги» Михаил Трифонов решил покинуть компанию, объяснив это расхождениями с генеральным директором по поводу оценки деятельности и методов управления компанией [16]. То есть Георгий Лямин не сумел убедить в своей правоте одно из руководителей управления, следовательно, ему необходимо повышать своё умение воздействия на персонал.
В целом психологический портрет Георгия Лямина как руководителя фирмы «ТОП-книга» положителен и его можно назвать организатором-наставником. Георгий Лямин является энергичным, инициативным руководителем, старающимся всячески способствовать повышению эффективности работы фирмы. Он имеет способность к кооперации и групповой работе, может организовать работу подчиненных, обладает долей критичности по отношению к собственным идеям и прислушивается к замечаниям и предложениям других.
Но недостаточное развитие способности убеждать является отрицательным качеством характера Георгия Лямина, так как оно снижает эффективность деятельности персонала, вызывает конфликты. Руководитель должен способствовать принятию единого решения, ликвидации конфликтных ситуаций в фирме. Возможно, генеральному директору необходимо чаще практиковать навыки общения с персоналом, стараться привести наиболее веские аргументы при убеждении сотрудников.
2.4 Определение стиля руководства, присущего Георгию Лямину
Стиль руководства выражается в приемах, используемых руководителем для побуждения коллектива к инициативному и творческому подходу, выполнению возложенных на него обязанностей. Принятый стиль руководства может служить характеристикой качества деятельности руководителя, его способности обеспечивать эффективную управленческую деятельность, а так же создавать в коллективе атмосферу, способствующую развитию благоприятных взаимоотношений [10].
Генеральный директор «ТОП-книги» Георгия Лямин использует демократический стиль управления. Фирма «ТОП-книга» характеризуется высокой степенью децентрализации полномочий, активным участием сотрудников в принятии решений. Создается атмосфера, при которой выполнение служебных обязанностей становится привлекательным, а достижение при этом успеха служит вознаграждением. Георгий Лямин ориентируется на возможности своих работников, осуществляет подготовку и принятие решений при активном участии персонала, создает необходимые условия для своевременного выполнения работы, осуществляет справедливую оценку результатов труда каждого работника, материальное и моральное стимулирование.
В процессе реализации данного стиля управления генеральный директор использует вариант консультативного стиля при рассмотрения глобальных проблем фирмы, принятии наиболее важных решений (например, при разработке стратегии развития фирмы) [10]. В это случае он принимает решение только на основе подробной информации и после ее совместного обсуждения, сотрудники выполняют решения, в разработке которых они участвовали.
При решении отдельных вопросов, связанных с тем или иным управлением Георгий Лямин придерживается автономного стиля: руководители управлений принимают самостоятельные решения, но контроль за их осуществлением остаются за ним.
Но иногда Георгий Лямин использует авторитарный стиль, что необходимо для принятия решений в обострившейся ситуации для фирмы. Георгий Лямин применяет вариант патриархального стиля: генеральный директор имеет авторитет главы семьи, и сотрудники подчиняются на основе доверия. В случае потери доверия возникают конфликты [10].
Например, в 2007 году чистая прибыль фирмы «ТОП-книга» снизилась на 23%, Георгий Лямин разработал план по повышению эффективности деятельности фирмы, а один из глав управлений, Михаил Трифонов, был категорически не согласен с данным планом. Георгий Лямин не уступил ему, проявил твердость, что вызвало конфликт и последующий уход Михаила Трифонова. Но после проведения плана прибыль компании в 2008 году возросла [16].
Следует отметить, что в условиях затяжного кризиса, остро сказывающегося на деятельности фирмы «ТОП-книга» в 2009 году, Георгий Лямин использует демократичную модель: в данном случае необходима сплоченность коллектива, ценны мнения сотрудников, важно критическое отношения к принимаемым решениям и ответственность за осуществление действий и их результат. Георгий Лямин пытается объединить всех руководителей для преодоления трудностей, возникших у фирмы [15].
Георгий Лямин добивается высоких результатов в «спокойной обстановке» при инициативных высококвалифицированных сотрудниках, заинтересованных в общем деле, используя демократический стиль. Для выживания фирмы в условиях затяжного финансового кризиса он также используется демократический стиль управления. В «экстренных случаях» генеральный директор «ТОП-книги» прибегает к авторитарному стилю. Георгий Лямин выработал индивидуальный смешанный стиль руководства, используя по ситуации различные методы управления, что позволяет ему наиболее эффективным путем организовывать работу персонала и решать проблемы.
2.5 Анализ использования рабочего времени генерального директора фирмы «ТОП-книга»
Анализ использования рабочего времени генеральным директором помогает выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля, позволяет определить на что расходуется время, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, факторы стимулирующие или ограничивающие работоспособность [1]. Для подобного анализа используют таблицу анализов видов деятельности и расхода времени, например:
Таблица 1.
Вид деятельности Интервал времени длительность Разбор почты (срочно/не срочно)900 – 925
25 минут Телефонные звонки925 – 940
15 минут Подготовка документов для встречи с партнерами930 - 1100
1 час 30 минут Делегирование руководителям управлений работы по новому проекту1100 – 1230
1час 30 минут Обеденный перерыв1230 - 1300
30 минут Дорога1300 – 1330
30 минут Переговоры с партнерами1330 – 1440
1 час 20 минут Дорога1440 - 1525
45 минут Подготовка доклада1525 - 1600
35 минут Совещание с руководителями управ-лений по результатам выполненной работы1600 - 1700
1 час Просмотр и разбор документов1700 – 1730
35 минут Ответ на письма1735-1800
25 минутВ таблице даны наиболее часто осуществляемые виды деятельности и средний интервал времени, требуемый для выполнения операции, на не является «ежедневным фиксированным расписанием»: деятельность и время на её осуществление может изменяться [1]. Помимо анализа использования рабочего времени генеральный руководитель должен учитывать факторы, которые помешали выполнить работу быстрее. Для этого составляется листок возможных “дневных помех” [1]. Например:
Таблица 2. Листок возможных “дневных помех”
Помехи, интервал время Пометки (причины) Беседы с подчиненным по работе, не относя-щейся к новому проекту 15 минут Проблемы с по выполнению работы Пробки на дороге 60 минут Внешняя причинаВ использовании рабочего времени генеральным руководителем фирмы «ТОП-книга»присутствуют следующие сильные стороны:
· сортировка почты (рационально разделить письма на более и менее важные)
· менее важная деятельность (ответ на письма) – в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени
· один вид деятельности отделен от другого, что позволяет Генеральному руководителю выполнить всю работу наиболее эффективно.
· помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени.
Слабые стороны:
1)Генеральный руководитель должен был объяснить суть работы, вопросы и возможные проблемы руководителя управления, не относящиеся к новому проекту, чтоб не отнимать время, предназначенное для решения вопросов по новому проекту.
2)Время в пробках можно использовать эффективно – сделать ряд звонков, составить план
3)Георгий Лямин эффективно распределяет свое рабочее время, потери времени минимальны. Но он должен своевременно решать некоторые проблемы, чтоб они не отнимали время, предназначенное для важной на данный момент работы.
2.6 Анализ системы делегирования полномочий в фирме «ТОП-книга»
Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существенная задача не делегирована другому человеку, генеральный директор вынужден будет выполнять ее сам, что во многих случаях просто невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Более важным является умение «добиться выполнения работы другими». Делегирование представляет собой акт, который превращает человека в руководителя [10].
Генеральный директор фирмы «ТОП-книга» работает, главным образом, с директорами управлений. В процессе делегирования полномочий он осуществляет следующие действия:
1. Выдает задания в расширенных пределах обязанностей.
2. Дает работникам право на «свободу маневра» и право работников принятия решения «на месте».
3. Налаживает «обратную связь» с работниками.
4. Осуществляет увязку управленческих решений в новые звенья.
5. Принимает на себя роли советчика, консультанта, арбитра, наблюдателя
При разработке нового проекта генеральный директор, наметив план проекта, осуществляет распределение обязанностей между директорами управлений [5]. Например, при решении открыть магазин в новом городе, генеральный директор поручает разработку ассортимента продуктов, которые будут представлены в магазине, директору управления продуктов; разработка схемы поставок продукции в магазин будет поручена директору логистики; финансовые аспекты – финансовому директору; вопросы по организационной структуре – административному директору. Кроме того, будет задействован глава дивизиона, на территории которого будет открыт магазин: он будет осуществлять первичный контроль за проведением работы по открытию магазина. Генеральный директор дает некоторые рекомендации, но директора управлений вольны действовать на свое усмотрение, так как они выполняют работу, входящую в их компетенцию. Генеральный директор осуществляет контроль посредством телефонных звонков, а также благодаря отчетам о проделанной работе, представляемых руководителями управлений на совещаниях.
В данном случае очень важно, что директора управлений «ТОП-книги» ответственно подходят к тем обязанностям, которые возложены на них. Именно от их ответственного подхода к осуществлению проекта зависит его эффективность. Генеральный директор содействует в целом их работе, но не вмешивается в неё, он лишь контролирует выполнение в срок обозначенных в плане действий. В этом состоит основной плюс делегирования полномочий в фирме: дается возможность директорам управлений использовать действовать по-своему, использовать имеющиеся знания, навыки работы в своей сфере, возможен творческий подход. Например, директор управления продуктов предполагает при открытии нового магазина включить в ассортимент не только книги, периодику и открытки, но также и канцелярские товары. При этом он ориентируется на то, что данный магазин будет располагаться вблизи крупных учебных заведений города, что вызовет повышенный спрос на канцелярию. Директор управления принимает это решение самостоятельно, осуществляет его и докладывает генеральному директору лишь о результатах [15].
Генеральный директор фирмы «ТОП-книга» является действительно руководителем фирмы, так как он способен организовать работу подчиненных, распределять обязанности в соответствии с их компетенцией, осуществлять нестрогий, но достаточный контроль за выполнением работы. Также он дает возможность креативно подходить к выполнению сотрудниками работы, не ограничивая их рамками действий, которые они должны осуществить. Именно благодаря отлаженной системе делегирования полномочий, ответственному подходу к своей работе генерального директора (правильное распределение полномочий) и директоров управлений фирма «ТОП-книга» успешно функционирует.
2.7 Использование мотивационных инструментов в практике работы руководителя ООО «ТОП-книга» Георгия Лямина
Чтоб повышать эффективность деятельности персонала руководителю необходимо использовать мотивационные инструменты. В фирме «ТОП-книга» генеральным директором используется мотивация путем внешних воздействий: побуждение работать для достижения целей организации, тем самым, удовлетворяя их личные желания и потребности. Даже если создается впечатление, что служащие работают только ради достижения общих целей организации, то все равно они ведут себя так потому, что уверены, что это лучший способ достижения собственных целей [10]. Например, генеральный директор выплачивает бонусы директорам управлений за высокие результаты труда, за успешное осуществление проекта, вследствие чего сотрудники работают активно, стремятся достичь поставленных целей и повысить эффективность деятельности фирмы [15]. Генеральный директор отмечает на совещаниях сотрудников, отличившихся креативностью, грамотным выполнением своих обязанностей, достигших высоких результатов в короткие сроки (например, повышение объема продаж за короткий срок за счет проведения рекламной акции), что приятно сотрудникам, стимулирует их к дальнейшей активной деятельности на благо фирмы. Мотивацией в данном случае служит участие директоров управлений в российских и международных конференциях, то есть генеральный директор отбирает наиболее активных, энергичных и успешных из них [14]. Генеральный директор «ТОП-книги» также рекомендует директорам управлений осуществлять повышение в должности подчиненных, которые показали хорошие результаты работы.
Также генеральный директор использует второй тип мотивирования - это формирование определенной мотивационной структуры человека, чтобы развить и усилить желательные для генерального директора мотивы действий подчиненных. Этот тип мотивирования носит характер воспитательной и образовательной работы. Он часто не связан с какими бы то не было конкретными действиями или результатами, которые ожидается получить от подчиненного в виде итога деятельности. Второй тип мотивирования требует больших усилий, знаний и способностей для его осуществления [10]. Осуществляя его, генеральный директор «ТОП-книги» инициирует корпоративные встречи с персоналом в неформальной обстановке: совместное проведение праздников. Генеральный директор «воспитывает» в своих сотрудниках любовь к общему делу. Валентина Белобородова, директор по персоналу: «Увлеченность делом и любовь к продукту – это те базовые ценности, которые разделяют наши сотрудники. В нашем случае – это книги, музыка и даже канцтовары. Такой подход к делу в первую очередь транслирует генеральный директор» [15]. Однако генеральный директор все же больше предпочитает формальную обстановку, поэтому второй тип мотивации развит меньше, что является отрицательным моментом.
То есть генеральный директор использует разнообразные виды мотивации: материальную, нематериальную – поездки на конференцию, похвалу - как внешние для достижения определенной цели, запланированного проекта. Также Георгий Лямин использует встречи в неформальной обстановке, организацию проведения с сотрудниками досуга – как внутреннюю мотивацию для улучшения отношений между сотрудниками, повышение увлеченности делом и формирования в сознании сотрудников корпоративных ценностей. Однако данный вид мотивации ему следует использовать чаще, чтоб сплотить команду больше и не допускать конфликтов и последующего ухода сотрудников.
Мотивация положительно отражается на деятельности персонала, способствует появлению новых проектов и появлению нестандартных эффективных решений проблем фирмы [15].
2.8 Реализация функции контроля в практике работы генерального директора фирмы «ТОП-книга»
В фирме «ТОП-книга» генеральный директор осуществляет административный контроль за деятельностью директоров управлений. Он использует 3 вида контроля, и первым из них является предварительный контроль. Перед постановкой цели, генеральный директор проверяет «готовность организации к достижению поставленной задачи», то есть запрашивает у директоров управлений данные о ресурсах: финансовых, материальных, трудовых. Так генеральный директор выполняет информационную функцию контроля - собирает всю информацию о готовности фирмы и представляет её на собрании.
В процессе делегирования полномочий генеральный директор распределяет между директорами управлений работу, затем директора должны предпринимать шаги для выполнения порученных задач. Однако без контроля за деятельностью директоров могут возникнуть проблемы, например, с осуществлением проекта в поставленные сроки. Поэтому генеральный директор фирмы должен ориентироваться как быстро и качественно выполняют порученную работу директора управлений. Это – текущий контроль за выполнением поставленных задач [10].
Для этого генеральный директор фирмы «ТОП-книга» проводит собрания, на которых руководители отчитываются о выполненной работе и о том, какие у них есть проблемы. Проблемы, которые не могут разрешить директора управлений, должны решаться с помощью действий или рекомендаций генерального директора [10]. Кроме того, генеральный директор «ТОП-книги» следит за сроками выполнения: это необходимо, чтоб ответить по обязательствам перед партнерами, кредиторами в сроки. В данном случае он заботится о престиже фирмы. Таким образом, генеральный директор выполняет проверочную функцию контроля.
Помимо совещаний генеральный директор осуществляет контроль посредством телефонных звонков, в случае, если директор управления работает над очень важным или очень срочным заданием. Кроме того, существует внутренняя электронная есть фирмы, генеральному руководителю приходят письма от директоров со срочными вопросами или с предложениями, так как он считает обязательным незамедлительное сообщения ему о важных, требующих вмешательства с его стороны, действиях. В данном случае генеральный директор прибегает к контроллингу – процессу, направленному в прошлое на выявление ошибок, отклонений, просчетов и проблем. то есть генеральный руководитель стремится понять что необходимо исправить для устранения текущей проблемы [10]. Здесь генеральный директор выполняет диагностическую и корректирующую функцию контроля.
Наконец на заключительном этапе контроля генеральный директор проводит оценку выполнения плана, достижения поставленной задачи. Он анализирует сильные и слабые стороны деятельности фирмы за истекший период, делает выводы о том, что необходимо изменить.
Например, при открытии нового магазина фирмой «ТОП-книга» генеральный директор сперва просматривает данные о наличие финансов, персонала, который будет работать над данным проектом в дивизионе. Затем генеральный директор проводит совещание, выслушивает предложения, критику, директоров управлений и делегирует полномочия. После генеральный директор проводит собрания, где ведется отчет о проводимой работе, решает вопросы связанные, например, с подписанием контрактов с новыми крупными поставщиками, привлечением инвесторов. Он лично выезжает на место, где открывается новый магазин, общается с ответственным за данный проект менеджером в дивизионе. Далее, когда работа завершена, магазин функционирует, генеральный директор вместе с директорами управлений подводит итоги и проводит анализ: насколько удачно был выбран город, какую прибыль приносит магазин, окупается ли его открытие [15].
Методы контроля генерального директора «ТОП-книги» не столь жестки: он не контролирует принятие мелких и средних по важности решений главами управлений, позволяет им действовать на свое усмотрение, приветствует инициативу. Данный способ контроля примени лишь в отношении «проверенного» персонал, с высоким уровнем ответственности, в случае работы с новым человеком в роли главы управления Георгию Лямину следует применить более жесткий контроль за его деятельностью.
Обобщая все, о чем говорилось в главах 1-2, необходимо обозначить следующий ряд проблем для фирмы «ТОП-книга»:
· жесткая конкуренция на рынке торговли культурными товарами
· снижение спроса на культурные товары в связи с кризисом
· неэффективное расположение магазинов по городам
· недостаточная гибкость структуры управления
· отсутствие в структуре фирмы департамента по управлению зарубежными филиалами
· недостаточно развито умение убеждать у генерального директора Георгия Лямина
· недостаточное внимание к неформальным связям внутри фирмы, к укреплению коллектива со стороны генерального директора
· несвоевременное решение некоторых проблем генеральным директором фирмы «ТОП-книга»
В следующей главе будут представленный рекомендации по решению некоторых из данных проблем фирмы «ТОП-книга
3. Мероприятия по совершенствованию системы управления «ТОП-книги»
3.1 Предполагаемые изменения для совершенствования структуры управления фирмы «ТОП-книга»
Как было указано выше, фирма «ТОП-книга» имеет ряд проблем, которые необходимо устранить или свести к минимуму для её дальнейшего успешного развития. Решение трех наиболее значимых и конкретных из них представлено в данной таблице:
Проблема Способ минимизации проблемы 1.Неэффективное расположение магазинов по городам 1.Для наиболее эффективного расположения магазинов по городам и успешной конкуренции фирме необходимо использовать статистические данные о населении, о спросе на культурную продукцию, провести маркетинговые исследования. 2.Отсутствие в структуре фирмы департамента по управлению зарубежными филиалами. 2.Необходимо ввести изменения в организационную структуру фирмы, а именно, создать дивизионы, отвечающие за зарубежные филиалы, так как управление ими должно вестись независимо от национальных дивизионов, так как на территории других государств действуют иные законы, порядки, существует своя специфика. 3. недостаточное вни-мание к неформальным связям внутри фирмы, к укреплению коллектива со стороны гендиректора3. А) Необходимо чаще использовать встречи в неформальной обстановке, например, совместное занятие спортом или выезд на природу в свободное время.
Б) проведение специальных тренингов для персонала, чтоб такие качества как ориентация на успех в достижении поставленной цели, любовь к делу развились у сотрудников в большей степени.
3.2 Календарный план реализации мероприятий
В предыдущей главе были выявлены 3 наиболее «проблемных места» в организации деятельности фирмы «ТОП книга». На каждую из трех проблем возможно предложить мероприятия по их решению. Мероприятия будут представлены в виде графика Ганта, который является наиболее показательным и простым в построении инструментом планирования будущих изменений.
Первый график представляет собой мероприятия, необходимые для более эффективного размещения магазинов и особенно важен при открытии новых магазинов.
задача календарь Способ контроля 1.Обращение в статистическое управление за данными о населении города, где будет открыт магазин. 1 ч е л . Звонок директора управления продуктами главе депар- тамента маркетинга. 2.Проведение социального опроса, направленного на определение уровня спроса на культурную продукции и предпочитаемые её виды. 4 ч е л 2.Отчет перед главой департа-мента марке-тинга менедже-ра, отвественного за проведение опроса. 3.Проведение рекламной компании с целью повышения уровня спроса в данном регионе. 4 ч е л 3. Отчет главы департамента маркетинга перед директором управления форматов.Основная ответственность по проведению данных мероприятий возложена на департамент маркетинга и контролируется директором управления форматов. Единицей в календаре являются дни.
Второй график предполагает изменения в организационной структуре предприятия и создание дивизиона стран СНГ. На нем за единицу в календаре приняты не дни, а недели, так как открытие дивизиона сложная процедура, требует привлечения многих департаментов и управлений.
задача календарь cпособ контроля 1. Оценка финансовых, трудовых ресурсов для создания дивизиона 1 2 1. Совещание и отчет перед гендиректором глав департаментов финансов, персонала. 2.Планирование работы по созданию дивизиона 1 2 2. Директора управления дивизионами курирует работу информационно-проектного отдела. 3. Съем помещения 2 3. Звонок главы информационно-проектного отдела ответственному за договор по съему. 4.Закупка оборудования 3 4.Предоставление отчета о покупке в информа-ционно-проектный отдел. 5.Найм недостающего персонала 2 5.Встреча директоров управления дивизионов и департамента персонала. 6. передача документов по магазинам в странах СНГ 46.Отчет перед главой управления дивизионами
о передаче документов
Последний график представляет проведение корпоративного мероприятия – выезда на природу – для общения в неформальной обстановке. Оно требует много времени на организацию - достаточно 5 дней.
задача календарь cпособ контроля 1.Назначения дня 1 1.Письмо главе департамента персонала 2.Заказ автобуса 1 2.Звонок главе департамента персонала ответственному лицу 3.Заказ напитков и еды 1 2.Звонок главе департамента персонала ответственному лицу
3.3 Оценка эффектов разработанных мероприятий
Рассмотрим насколько эффективны будут данные мероприятия для фирмы «ТОП-книга».
После проведения мероприятий, связанных с оценкой спроса на культурные продукты, будет возможно оценить насколько эффективно размещение магазинов в данном городе. Если спрос недостаточно высок, за счет проведения рекламной акции в сотрудничестве с издательствами может повысить его. Необходимо оценить также какие культурные продукты предпочитает население: книги, периодику, медиапродукцию – чтоб потом формировать ассортимент магазина в соответствии с желанием потенциальных покупателей. Вследствие данных мероприятий, учения полученной информации новый магазин будет приносить высокий доход. Если спрос невозможно повысить в городах, где открыто много магазинов, и они терпят убытки, то после проведения данных мероприятий.
Мероприятие по открытию дивизиона стран СНГ при успешном осуществлении окажется очень эффективным. Для управления магазинами, находящимися на территории Казахстана и Узбекистана необходим отдельный дивизион, который бы учитывал правовую, экономическую и социальную специфику торговли культурными продуктами. Это позволит повысить объем продаж, определить меры по повышению спроса на товары «ТОП-книги» на данных территориях.
Совместный выезд на природу сотрудников компании способствует объединению коллектива, формированию дружеских отношений между сотрудниками, косвенно мотивирует сотрудников работать на фирму «ТОП-книга» с большей отдачей. Результаты данного мероприятия, возможно, не будут выражены в количественном выражении, они скорее проявятся в повышении качества работы сотрудников.
Таким образом, данные мероприятия для фирмы «ТОП-книга» приблизят основную цель: стать лидером на рынке культурных продуктов России.
Заключение
В данной работе была оценена деятельность по управлению крупной российской книготорговой фирмой «ТОП-книга». Были установлены цели фирмы, уровень и дифференциация услуг, предоставляемых данной фирмой. Проведен анализ внешней и внутренней среды фирмы, выявлены сильные и слабые стороны фирмы. В курсовой работе дана оценка организационной структуры фирмы «ТОП-книга».
Во второй главе курсовой работы был дан анализ деятельности генерального директора ООО «ТОП-книга» Георгия Лямина. Были указаны цели, которые Георгий Лямин ставит перед своими подчиненными –руководителями управлений, функции и роли, которые он выполняет. Создан примерный психологический портрет генерального директора «ТОП-книги», определен стиль руководства компанией. Также были проанализированы использование рабочего времени руководителем, система делегирования полномочий, мотивационные инструменты, применяемые руководителем фирмы, и методы контроля со стороны руководителя. Были отмечены как положительные так и отрицательные моменты в руководстве фирмой «ТОП-книга».
В последней главе были указаны мероприятия, которые могли бы повысить эффективность управления фирмой «ТОП-книга». Представлены примерные сроки проведения данных мероприятий, а также отмечено насколько эффективны они будут для данной фирмы.
Необходимо отметить, что фирма «ТОП-книга» имеет достаточно хорошее положение относительно многих других книготорговых фирм, несмотря на кризис, повлекший за собой снижение прибыли фирмы в 2009, закрытие нерентабельных магазинов в некоторых городах. Следует продолжать вводить изменения в систему управления фирмой «ТОП-книга» для дальнейшего роста и достижения поставленной цели.
Список литературы
1. Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы/Г. А. Архангельский. - М.: ПИТЕР, 2008. 448с.
2. Бир С. Наука управления / С. Бир.М.: ЛКИ, 2007. 120 с.
3. Боссиди Л. Искусство результативного управления / Л. Боссиди, Р. Чаран. – М.: Добрая книга, 2004. 288 с.
4. Герчикова И.Н. Менеджмент./И.Н.Герчикова – М.: ЮНИТИ, 2001.501 с.
5. Дятлов А.Н. Общий менеджмент: Концепции и комментарии. / А. Н. Дятлов, М. В. Плотников, И. А. Мутовин. - М.: Альпина, 2007. 400 с.
6. Журавлев, П.В. Технология управления персоналом / П. В. Журавлев. – М.: Экзамен, 2000. 575 с.
7. Кондратьев В.В.7 нот менеджмента/ В. В..Кондратьев–М.: Эксмо, 2009. 832 с.
8. Мескон М.Х., Альберт Н., Хедоури Ф. Основы менеджмента/ М.Х. Мескон, Н.Альберт, Ф. Хедоури. - М.: Дело, 2000. 704 с.
9. Поршнева А.Г., Румянцева З.П., Саломатина Н.А. Управление организацией/ А.Г. Поршнева, З.П. Румянцева, Н.А. Саломатина - М.: ИНФРА-М, 2004 г. 669с.
10. Полукаров В.Л. Основы менеджмента/ В.Л. Полукаров – М.: Кнорус-2008. 240 с.
11. Райченко А.В. Менеджмент/ А. В. Райченко, И. В. Хохлова. - М.: ИНФРА-М, 2009. 383 с.
12. Руденко В. И. Менеджмент. Конспект лекций/ В.И. Руденко– Ростов-на-Дону: Феникс, 2007.160с.
13. Спивак В.А. Управление персоналом./ В. А. Спивак- СПб.: Знание, 2000. 69 с.
Приложение