Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
41
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
НАЦІОНАЛЬНИЙ ПЕДАГОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
ІМЕНІ М.П.ДРАГОМАНОВА
Інститут перепідготовки та підвищення кваліфікації
Кафедра інновацій та інформаційної діяльності в освіті
КУРСОВА РОБОТА
з навчальної дисципліни: «Документознавство»
на тему:
«ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ: СУЧАСНИЙ СТАН І ПЕРСПЕКТИВИ РОЗВИТКУ»
Виконав: студент 3-го курсу
напряму підготовки
«Документознавство та
інформаційна діяльність»
групи 31-ДІД
Бондаренко Юлія Сергіївна
Прийняв: завідувач кафедри,
професор Нестеренко Г.О.
Київ – 2013
ЗМІСТ
ВСТУП……………………………………………………………………...………...3
РОЗДІЛ 1 МЕТОДОЛОГІЧНІ ЗАСАДИ ДОСЛІДЖЕННЯ
ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ………………………………..………...5
РОЗДІЛ 2 ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ ЯК ПРЕДМЕТ
ТЕОРЕТИЧНОГО АНАЛІЗУ……………………………………………………...16
2.1. Загальна характеристика системи документообігу: зміст та етапи………...16
2.2. Особливості організації системи електронного документообігу…………..22
2.3. Переваги використання електронного документообігу для вітчизняних організацій……………………………………………………….…….....................26
РОЗДІЛ 3 ПРАКСЕОЛОГІЧНИЙ АНАЛІЗ СИСТЕМИ
ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ………………………………………...29
3.1. Проблеми впровадження електронного документообігу………………….29
3.2. Рекомендації щодо вирішення проблем впровадження електронного документообігу……………………………………………………………………..31
ВИСНОВКИ………………………………………………………………………...39
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ………………………………………….40
ДОДАТКИ…………………………………………………………………………..42
ВСТУП
Актуальність дослідження електронного документообігу та перспектив його розвитку, пов’язана з тим, що на сучасному етапі практично всі установи державної та недержавної форм власності намагаються удосконалити процес управління через впровадження систем електронного документообігу, однак зустрічаються на цьому шляху з численними проблемами. Серед цих проблем, зокрема, такі:
Саме тому проблематика електронного документообігу набуває все більшої популярності в роботах науковців.
Серед сучасних наукових досліджень, в яких започатковано аналіз цієї проблеми, слід відзначити праці Д. Дубова та С. Дубової, А. Гречко,
Л. Костенко, С. Кулешова, М. Ларина, Г. Асєєва, Л. Філіпова, Н. Зінов’євої,
Н. Кушнаренко, Г. Шевцової-Водки, В. Тихонова, І. Юшина, Ю. Слободяника.
Проте аналіз цих досліджень засвідчує неоднозначність систем електронного документообігу як в органах місцевого самоврядування, організаціях, установах, так і в органах державної влади.
Необхідно виважено оцінити готовність всіх суб’єктів прийняття рішень до нових інформаційних технологій. Також перераховані вище практичні проблеми у цій сфері не вирішуються остаточно в працях названих авторів.
Тому, проблемною ситуацією, яку ми спробуємо вирішити в даній курсовій роботі, є уточнення, в чому нечіткість регламентації введення електронних документів у практику роботи підприємств, установ і організацій різних форм власності.
Об’єктом дослідження є система документообігу.
Предметом курсової роботи є електронний документообіг: сучасний стан та перспективи розвитку.
Метою курсової роботи є визначення основних переваг електронного документообігу як елемента електронного урядування та перешкод при встановленні таких систем.
Завданнями курсової роботи є:
Гіпотезою курсової роботи є припущення про те, що впровадження електронного документообігу може викорінити паперові документи.
РОЗДІЛ 1
МЕТОДОЛОГІЧНІ ЗАСАДИ ДОСЛІДЖЕННЯ
ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
У зв’язку з популярністю теми впровадження електронного документообігу, автори, які її розробляють закладають дещо різний зміст у використовувані терміни. Ця проблема є відносно новою для наукової розробки, тому не дивно, що у визначеннях основних термінів між авторами немає однозначної єдності. Тому доцільно критично проаналізувати наявні в літературі дефініції і з урахуванням їх слабких місць, уточнити в якому значенні в нашій курсовій роботі вживаються основні поняття.
Основними поняттями курсової роботи є: електронний документ, електронний документообіг, система електронного документообігу.
Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 р., електронний документ визначається як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (ст. 5) [1].
Таке законодавче визначення, на наш погляд, є неповним і не відображає його специфічну (електронну) природу.
Слід зазначити, що в юридичній та навчальній літературі електронний документ визначають, наприклад, як:
1) інформацію, зафіксовану на електронних носіях, яка містить реквізити, що дають змогу її ідентифікувати [2, c. 40];
2) документ, утворений певними та компетентними установами, підприємствами, організаціями, посадовими особами, а також громадянами, зміст якого становлять юридично значимі відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі й навколишньому природному середовищі, що зафіксовані на електронному носії (магнітний диск, лазерний диск тощо), який використовується для запису та зберігання інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки [3, c. 9];
3) набір записаних даних у вигляді, що читається комп’ютером, для яких: існує визнана учасниками електронного документообігу або затверджена компетентними органами процедура, яка допомагає однозначно перетворити ці дані на документ традиційного режиму; визнання зазначеної процедури учасниками системи електронного документообігу шляхом традиційного (письмового) документа, або така процедура, санкціонована уповноваженим державним органом [4, c. 53].
Проте жодне з наведених визначень, на наш погляд, не розкриває самої сутності електронного документа, а лише розглядає, в якій формі такий вид документів має бути закріплений, яким чином він може використовуватися (за допомогою електронно-обчислювальної техніки) та яка має бути процедура його ідентифікації, щоб такий документ мав юридичну силу. Можна лише припускати, що електронний документ має виконувати всі функції традиційного документа, містити інформацію про події та явища, що мають юридичне значення, але водночас він має свою специфічну природу, обумовлену його обігом в інформаційно-телекомунікаційних мережах та закріпленні на новому виді носія – електронному носії.
Специфіка електронного документа полягає, зокрема, в тому, що особа здатна сприймати його лише за допомогою спеціальних технічних та програмних засобів. По суті, електронний документ є електронною інформацією, яка передається або приймається у вигляді сигналів, знаків, звуків, рухомих або нерухомих зображень чи в інший спосіб. В цьому, зокрема, і полягає основна характерна риса електронного документу.
Однак серед спеціалістів має місце ототожнення електронного та паперового документа.
Зокрема, метод аналогії використовує вітчизняний вчений - юрист
М. Дутов, обґрунтовуючи свою позицію необхідністю створення правової конструкції, що могла б виконувати всі головні функції звичного паперового документа. Автор визначає електронний документ як документ, інформація в якому представлена у електронній формі, включаючи обов’язкові реквізити документа, у тому числі й аналоги власноручного підпису (електронний цифровий підпис) [5, c. 9].
Дещо технократичним є підхід до визначення поняття електронного документа в роботах білоруських фахівців з інформатики В. Гадасіна та В. Конявського, які під електронним документом розуміють форму представлення документа у вигляді множинності взаємопов’язаних реалізацій в електронному середовищі та відповідних їм взаємопов’язаних реалізацій у цифровому середовищі [6, c. ]. Причому, як бачимо, автори розділяють поняття електронного середовища та цифрового середовища, які на нашу думку, є синонімічними і не містять суттєвих відмінностей, що впливали б на процес створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення в системі електронного документообігу.
Вважаємо, що такий суто технологічний підхід з акцентом на технічні характеристики та технологічну природу електронного документа не дає змоги включити даний об’єкт (електронний документ) до суспільних відносин, які врегульовані нормами права та пов’язані з формуванням інформаційних ресурсів, створенням і застосуванням інформаційних технологій у різних галузях життєдіяльності людини, суспільства, держави. Тому, на наш погляд підхід В. Гадасіна та В. Конявського не допомагає зрозуміти сутності електронного документа як об’єкта, щодо якого може здійснюватись нормативно-правове регулювання.
Таким чином, при визначенні поняття «електронний документ» доцільно враховувати технологічну природу електронного документа, проте при цьому не слід позбавляти його інформаційно-комунікаційної функції, яку він виконує як об’єкт правового регулювання інформаційних відносин.
Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документообіг (обіг електронних документів) ― сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів (ст. 9) [7].
Це визначення є цілком вичерпним, тому в нашій курсовій роботі воно буде фігурувати в такому вигляді.
На думку Ю. Тарнавського, системи електронного документообігу (СЕД) це складний комплекс технічних і організаційних рішень, які сприяють збереженню і раціональному використанню людських ресурсів і підвищенню ефективності управління потоками корпоративних документів та інформації [8, с. 6].
Також є визначення С. Радченка, що система електронного документообігу – це організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів у комп’ютерних мережах, а також забезпечує контроль за потоками документів в організації [9].
На нашу думку, саме друге визначення відображає та вміщує у собі ту дефініцію, яка більше відповідає контексту курсової роботи.
Отже, основні поняття курсової роботи звучатимуть так:
1.2. Стан розробки проблеми впровадження електронного документообігу в системі менеджменту підприємства
Проблемами впровадження електронного документообігу в організаціях на сучасному етапі займаються як російські, так і вітчизняні науковці, зокрема, М. Ларін, М. Бобильова, Ю. Вітін, В. Тихонов, І. Юшин, Г. Асєєв, О. Матвієнко, В. Боркус. Так, М. Ларін займається питанням нормативно-методичного регулювання впровадження електронного документообігу. І. Тихонов та І . Юшин акцентують увагу на дослідженні збереження електронних документів на підприємстві. В. Боркус займається питанням адаптації зарубіжного досвіду впровадження електронного документообігу на вітчизняному ринку.
Питаннями проблем організації електронного документообігу, юридичної обґрунтованості електронних документів, захисту електронних документів займалися такі вченні, як Ф. Бутинець, В. Завгородній, М. Коцупатрий, М. Кропивко, С. Івахненков тощо. При розгляді проблем електронного документообігу кожний із авторів розглядає лише якусь їх частину, а не весь спектр проблем та шляхів їх вирішення. Так, С. Івахненков приділяє увагу проблемі захисту електронних документів, М. Кропивко акцентує увагу на юридичній обґрунтованості електронних документів.
Сучасні науковці ― О. Голобуцький та О. Шевчук, І. Клименко та К. Линьов, власне самої проблеми впровадження СЕД в організаціях не торкаються, а лише описують ці системи при розгляді питань впровадження систем та технологій електронного урядування.
Проблеми нормативно-правового регулювання електронних документів досліджуються у працях таких науковців, як: О. Охотень, М. Кисельов, А. Чучковська. Не залишаються без уваги проблемні питання облікового характеру. Так, І. Солодченко у своїх працях чільне місце відводить особливостям відображення електронних документів у податковому та бухгалтерському обліку, визначає загальне місце електронного документа у господарському житті підприємства.
Зазначена проблематика частково була предметом досліджень провідних науковців у галузі інформаційного права. Зокрема, в Україні питання електронного документу у своїх працях торкалися такі вчені, як: М. Дутов, В. Цимбалюк, В. Брижко, І. Клименко, О. Баранов, М. Швець, Р. Калюжний.
Більш детально зазначену проблематику розглянуто в роботах таких російських вчених, як: І. Бачило, В. Копилов, С. Семілетов та ін.
Проте ряд важливих проблем електронного документообігу так і не було розглянуто, саме до них можна віднести:
1) неузгодженість українського законодавства з міжнародним у сфері електронного документообігу;
2) недоопрацювання законодавчої нормативної бази у питанні надання електронному документу як об’єкту електронного документообігу юридичної сили;
3) практика паралельної маршрутизації паперового та електронного документообігу досить часто спричиняє порушення основних принципів документообігу, зокрема принцип однократності у реєструванні документів;
4) проблема захисту та довгострокового зберігання електронних документів у архівах, підтримка їх в актуальному стані та забезпечення доступу до них;
5) введення електронних документів у практику роботи підприємств чи установ тісно пов’язано з необхідністю реформування практичної роботи персоналу.
Таким чином, станом розробки проблеми впровадження електронного документообігу в системі менеджменту підприємства займаються як російські, так і вітчизняні науковці. Серед сучасних досліджень, слід відзначити праці Д. Дубова та С. Дубової, А. Гречко, Л. Костенко, С. Кулешова, М. Ларина, Г. Асєєва, Л. Філіпова, Н. Зінов’євої, Н. Кушнаренко, Г. Шевцової-Водки, В. Тихонова, І. Юшина, Ю. Слободяника.
Проте аналіз цих досліджень засвідчує неоднозначність систем електронного документообігу як в органах місцевого самоврядування, організаціях, установах, так і в органах державної влади.
Поняття «метод» (грец. methodos) використовувалось в стародавньому світі як синонім до виразів «шлях дослідження, спосіб пізнання». Сучасна наука трактує його як форму практичного і теоретичного освоєння дійсності, систему засобів, прийомів, принципів та підходів, які може застосовувати конкретна наука для пізнання свого предмета.
Для отримання різнобічних відомостей про розвиток процесів і явищ підбирають оптимальний комплекс методів методику дослідження.
Методика дослідження процедура, послідовність здійснюваних пізнавальних і перетворюючих дій, операцій та впливів, спрямованих на вирішення дослідницьких завдань.
Розглянемо по черзі, які методи було використано в даній курсовій роботі.
Для виконання першого завдання дослідження ― уточнити основні поняття курсової роботи , ми використовуємо метод термінологічного аналізу.
Відповідно до філософського енциклопедичного словника, цей метод передбачає вивчення історії становлення та розвитку понять, розкриття взаємодії термінів, визначення їх місця в понятійному апараті наукового дослідження [10, с. 374].
Цей метод дає нам можливість уточнити основні поняття нашої курсової роботи: «електронний документ», «електронний документообіг», «система електронного документообігу».
Для виконання другого завдання курсової роботи ― проаналізувати стан розробки проблеми впровадження електронного документообігу в системах менеджменту підприємств , ми використовуємо метод елементарно-теоретичного аналізу і синтезу.
Згідно з В. Ільїним, зворотний або елементарно-теоретичний аналіз і синтез використовуються для досягнення моментів сутності явища. Аналіз і синтез тут базуються на деяких теоретичних міркуваннях, у якості яких можуть виступати припущення про причинно-наслідковий зв'язок різних явищ, про дію якої-небудь закономірності [11, с. 85].
За допомогою цього методу було розглянуто дослідження різних науковців та визначено ще нерозглянуті проблеми впровадження електронного документообігу.
Для виконання третього завдання ― визначити методи дослідження електронного документообігу , ми використовуємо розрізнення.
У академічному тлумачному словнику, розрізнення це різновидність порівняння. При розрізненні, як і при порівнянні, ми зіставляємо два предмети, але вказуємо не на схожість, а на відмінність [12].
Метод наукового розрізнення скоординував нас на правильне визначення методів дослідження курсової роботи.
Для виконання четвертого і п’ятого завдання ― охарактеризувати систему документообігу, а саме: зміст та етапи та проаналізувати систему електронного документообігу та її організацію , ми використовуємо метод систематизації.
За Г. Нестеренко, систематизація специфічний метод дослідження, пізнавальний процес упорядкування деякої множини розрізнених об’єктів і знання про них. Упорядкування здійсняються шляхом встановлення єдності і відмінності елементів, що підлягають систематизації, визначення місця кожного елемента відносно один одного. При цьому використовуються логічні операції порівняння, абстрагування, класифікації, аналізу і синтезу, опису та пояснення. Результатом систематизації є відповідна впорядкована наукова система об’єктів і знань про них [13].
Цей метод допоміг нам розглянути систему документообігу та систему електронного документообігу, тому, що системою є логічний взаємозв'язок, що існує між її поняттями й судженнями.
Для виконання шостого завдання ― перерахувати можливості, які надає автоматизація документообігу, ми використовуємо метод моделювання.
Відповідно до В. Сидоренко, моделювання це особливий процес, що виступає як особлива форма опосередковування, коли дослідник ставить між собою і об'єктом, що його цікавить, деяку проміжну ланку модель [14, с. 189].
Даний метод допоміг виокремити позитивні сторони впровадження електронного документообігу для вітчизняних організацій.
Для виконання сьомого завдання ― сформулювати проблеми, які виникають у процесі впровадження електронного документообігу , ми використовуємо метод ідентифікації.
На думку І. Старовойтової, ідентифікація — це процес розпізнавання системою або людиною (дослідником, операційною системою тощо) іншої системи або об'єкта [15, с. 192].
Цей метод дає можливість виділити проблеми при впровадженні системи електронного документообігу.
Для виконання восьмого завдання ― надати рекомендації щодо вирішення проблем впровадження електронного документообігу, ми використовуємо метод екстраполяції.
Н. Гаркуша визначає екстраполяцію як метод наукового дослідження, який полягає в розповсюдженні висновків, отриманих із спостережень над однією частиною об’єкта, на весь об’єкт. Або ж висновків, отриманих про один об’єкт із класу, на весь клас таких об’єктів. Це своєрідне розширення, поширення висновків на більше поле об’єктів [16, с. 239].
За допомогою цього методу було сформульовано рекомендації щодо вирішення проблем впровадження електронного документообігу.
Також у курсовій роботі було використано метод абстрагування ― метод наукового пізнання, що полягає в мисленнєвому виділенні суттєвих, найістотніших рис, відношень, сторін предмета. За його допомогою формуються ідеальний образ реальності – у випадку наукового дослідження створюється зручний об’єкт і предмет для теоретичного дослідження [17,с. 12].
Гіпотетико-дедуктивний метод (грец. Гіпотеза припущення) спосіб пізнавальної дійсності, що полягає у побудові гіпотетико-дедуктивної моделі для теорії, структура якої вивчаються [18,с. 34].
Цей метод дав можливість сформулювати гіпотезу курсової роботи ― припущення про те, що впровадження електронного документообігу може викорінити паперові документи.
Метод ідеалізації було застосовано при формулюванні змісту даної курсової роботи, тобто «ідеальної моделі» дослідження даної теми ― електронний документообіг: сучасний стан і перспективи розвитку.
У процесі ідеалізації відбуваються відволікання від реальних якостей предмета з одночасним введенням в зміст поняття ознак, які відсутні в дійсності. В результаті створюються так званий «ідеалізований об’єкт», яким ми можемо оперувати в теоретичному мисленні при відображенні реальних об’єктів.
У результаті ідеалізації створюються така теоретична модель, в якій характеристики і сторони об’єкта не тільки відсторонені від фактичного емпіричного матеріалу, але й шляхом мисленнєвого конструювання виступають в більш повному вираженому вигляді, ніж у самій дійсності. Ідеалізований об’єкт, у кінцевому результаті, виступаю як відображення реальних предметів і процесів [19, с. 67].
Отже, під час проведеного дослідження було використано велику кількість методик, за допомогою яких отриманно різнобічні відомості про розвиток процесів і явищ курсової роботи.
Висновки до першого розділу
Дослідження методологічних основ електронного документообігу, дозволив нам уточнити поняття, що стосуються даної теми, дізнатися сучасний стан розробки проблеми, а також головне завдання визначити методи дослідження електронного документообігу. Майже всі дослідження носять теоретичний характер, тому емпіричний методів ми не застосовували на даному етапі. Завдяки методологічним розробкам, ми зможемо рухатись далі і виділити сучасний стан електронного документообігу.
РОЗДІЛ 2
ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ ЯК ПРЕДМЕТ
ТЕОРЕТИЧНОГО АНАЛІЗУ
2.1. Загальна характеристика системи документообігу: зміст та етапи
Для того, щоб точніше розкрити загальну характеристику системи документообігу, спочатку необхідно уточнити поняття змісту.
За Є. Барань, сукупність узагальнених, відображених предметів називається обсягом поняття, а сукупність істотних ознак, за якими узагальнюються і виділяються предмети в понятті, — його змістом. Тому, зміст це сукупність елементів, процесів, зв'язків, які становлять даний предмет чи явище. Ця визначеність майже ідентична поняттю "сутність", і тісно пов'язана з ним. Проте сутність абстрактніша, ширша, ніж категорія "зміст". Нею визначають головний, вирішальний, глибинніший внутрішній зв'язок предметів, які становлять його основу. Поняття "зміст" дещо вужче. Воно також відображає внутрішній і вирішальний зв'язок, проте не в його найзагальнішому вигляді, а в такому, що реалізується в кожному окремому предметі (групі предметів) на певному етапі розвитку, за певних умов [20, с. 12].
Документообіг — це рух документів в установі від моменту створення або від одержання зі сторони або до моменту передачі на зберігання до архіву.
Головне завдання документообігу - прискорення руху документів, і чим коротше та швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.
Документообіг на кожному підприємстві встановлюється головним бухгалтером і є обов'язковим для всіх працівників підприємства.
Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату (бухгалтерії).
Об'єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.
Основні етапи документообігу:
Розглянемо їх детальніше.
Приймання документів. Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.
В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи.
При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії.
Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.
Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян.
Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.
Розгляд документів. Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.
У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів.
Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.
З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.
Реєстрація документів. Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставляння на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документ із закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.
Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.
Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні ― у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані ― у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.
Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах тішу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.
Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.
За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передасться разом із документом. У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки.
Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин : виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.
У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.
За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:
1) урядових документів;
2) наказів керівника установи з основного складу;
3) наказів щодо особового складу;
4) відряджень;
5) рішень колега установи;
6) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.
Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.
Контроль за виконанням документів. В установі слід мати перелік документів, термін виконання яких підлягає обов’язковому контролю. Для документів без зазначення терміну, таким є 10 днів.
На контроль ставлять доручення керівника, зазначені:
1) у резолюціях на вхідних документах;
2) у формі усного розпорядження;
3) в організаційно-розпорядчих документах;
4) у вихідних документах, на які очікують відповідь.
Документи на контроль ставлять за вказівкою керівника. Для цього на докуметі проставляють штамп «Контроль» або літеру «К» на лівому полі на рівні заголовка до тексту.
Після надходження виконаного документа секретар повинен:
Обробка та відправлення вихідної кореспонденції. Основні етапи обробки вихідної кореспонденції:
1) складання проекту документа:
2) узгодження проекту з відповідними посадовими особами;
3) перевірка відповідного оформлення документа;
4) підписання та узгодження (при необхідності);
5) відправка документа адресату;
6) підшивка 2-го примірника документа у справу.
Проект документа складає виконавець і узгоджує з відповідними посадовими особами.
Документи повинні бути оброблені й відправлені в той же день.
Вихідний документ оформлюють у двох примірниках: перший ― відправляють адресату, другий ― підшивають у справу.
Якщо документи повинні бути повернені назад, на них проставляють штамп «Підлягає поверненню», про що роблять помітку в журналі реєстрації документів.
Відправляючи кореспонденцію через відділення зв’язку, секретар повинен:
якщо кореспонденція рекомендована, укладається реєстр згідно зазначеного зразка.
Термінову кореспонденцію в межах даної місцевості доставляє співробітник (кур’єр).
Отже, документообіг ― це складний процес, що включає в себе прийом вхідної кореспонденції, обробку та реєстрацію документів, контроль за виконанням документів, обробка та відправлення вихідної кореспонденції.
Змістом документообігу можна вважати складну систему, яка забезпечує рух документів в установі від моменту створення або від одержання до моменту передачі на зберігання до архіву чи знищення.
2.2. Особливості організації системи електронного документообігу
Згідно з І. Клименко, електронний документообіг (ЕДО) — єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства» [21, с. 9].
Як зазначає І. Курташова, основними принципами електронного документообігу є:
Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.
Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.
Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється згідно з вимогами цього Закону.
Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу.
Якщо попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.
У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом.
Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб - місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.
Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.
Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.
При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:
1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.
Отже, електронний документообіг на противагу паперовому має свої особливості та відмінності. Розглядаючи документообіг як системне явище, умовно виділимо шість основних етапів, які допоможуть повністю відобразити відмінності (Додаток А).
Тому, документообіг в установі є системою, що матеріалізує процеси збирання, перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням. А впровадження інтегрованої системи електронного документообігу значно покращить всі ці процедури, тому її мета та роль як елемента електронного урядування вже у сьогоденні є надзвичайно важливими і повинні займати належне місце.
2.3. Переваги використання електронного документообігу для вітчизняних організацій
Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідкувати рух документів організації.
Окрім цього позитивними ознаками електронного документообігу є:
1) можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних;
2) можливість використання заздалегідь заготовлених форм;
3) висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес;
4) економія паперу;
5) висока компактність архіву;
6) висока швидкість пошуку і одержання інформації;
7) можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації.
Електронний документообіг дозволяє створити єдиний інформаційний
простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи.
Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій діловодства. Основа подібної інтеграції – надійне сховище документів і взаємодіючі з ним системи документообігу. Всі документи зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і відбір інформації при підготовці матеріалів.
Системи електронного документообігу (СЕД) сприяють збереженню і раціональному використанню людських ресурсів і підвищення ефективності управління потоками корпоративних документів та інформації. Серед основних переваг, які несе з собою впровадження систем електронного документообігу для конкретного співробітника, що працює з документами можливо виділити наступні:
1) здійснення всього спектра операцій з документами, завданнями,
2) довідниками, журналами, нумераторами та маршрутами при незначних тимчасових витратах;
3) можливість контекстного і атрибутивного пошуку документів;
4) реєстрація документа незалежно від його формату (графічний, текстовий і т.д.) і змісту;
5) можливість доповнення користувачами списку атрибутів власними атрибутами, які будуть більш точно відображати властивості і специфіку документів, крім стандартних, встановлених розробниками атрибутів (таких як автор, вид, тип, дата створення);
6) технології безпаперового обігу інформації та документів дозволяють організувати централізоване зберігання великої кількості різноманітних документів;
7) можливість легко і швидко систематизувати документи організації завдяки тому, що зберігання документів в системі організовано у вигляді ієрархічної структури;
8) при створенні документа або подальшу роботу з ним, користувач може класифікувати його за допомогою атрибутів, створювати атрибути можуть тільки авторизовані користувачі;
9) класифікація електронного архіву системи за допомогою атрибутів відповідає стандартам діловодства і спрощує як роботу з документами, так і їх пошук в єдиній базі;
10) дозволяють захистити документи від несанкціонованого доступу, контроль доступу до операцій над документом (перегляд, редагування, копіювання, ведення історії документа і створення нового, контроль версій документів) залежить від прав користувача, який для входу в систему має свій пароль;
11) існування вбудованого механізму інформаційного обміну між співробітниками організації. Система автоматично відстежує проходження завдання, повернення виконаного завдання (з доданими документами) і стадії, на яких знаходиться завдання зараз. Всі надіслані і одержувані користувачем завдання відображаються в об’єкті реєстрації руху документів і завдань. З його допомогою можна з’ясувати поточний стан кожного із завдань, а також побудувати найрізноманітніші звіти;
12) організована система адміністрування: один користувач має можливість ставити завдання перед іншим, наприклад: «підписати документ», «ознайомитися», «погодити», «затвердити», «виконати» і т.д.;
13) при роботі з електронними документами існує більше можливостей делегувати повноваження і контролювати виконавську дисципліну, для невідповідальних завдань можуть застосовуватися механізми автопідтвердження звітів і автопереходу статусу, завдяки чому контроль може здійснюватися не за дозвільним, а по повідомному варіанту, що сприяє зростанню продуктивності праці і надає велику самостійність співробітникам при збереженні контролю в неявному вигляді.
Отже, впровадження системи електронного документообігу, тобто єдиної платформи ділового спілкування, де зберігається вся інформація, будь-який уповноважений співробітник організації може легко і швидко отримати доступ до потрібної інформації.
Використання системи електронного документообігу підвищить якість та оперативність роботи з документами, а також дозволить знизити операційні витрати, пов'язані з організацією комунікацій між співробітниками.
Висновки до другого розділу
РОЗДІЛ 3
ПРАКСЕОЛОГІЧНИЙ АНАЛІЗ СИСТЕМИ
ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
3.1. Проблеми впровадження електронного документообігу
При безсистемному впровадженні електронного документообігу на підприємствах, як правило, відбувається перенесення вже діючих на підприємстві технологій документообігу, але з використанням комп’ютерної техніки. А тому будь-які недоліки, що існували в процесі документообігу до початку впровадження комп’ютерної програми, можуть проявити свою дію і в електронному документообігу.
Через це підготовку до електронного документообігу слід розпочинати з чіткого планування стадій та етапів впровадження, починаючи з аналізу процесу документального оформлення діяльності установи за минулі періоди і лише після усунення недоліків паперового документообігу починати впроваджувати електронний.
Хоча чітке планування процесу впровадження електронного документообігу дає можливість усунути ряд проблем ручного документообігу, але при цьому виникають нові специфічні проблеми уже самого електронного документообігу.
Розглянемо їх детальніше.
1) неузгодженість українського законодавства з міжнародним у сфері електронного документообігу. Наприклад, Закон України «Про електронний цифровий підпис» не відповідає європейським вимогам. Відсутність чіткого визначення понятійно-категоріального апарату щодо властивостей та можливостей електронного підпису («посилений електронний підпис», «кваліфікований цифровий підпис» тощо), як основного реквізиту електронного документа, ускладнює процес якісного впровадження СЕД. Разом з тим, на думку Т.В. Омельченко, навіть дії у напрямку відповідності міжнародним стандартам не забезпечить швидкого ефекту впровадження нових відносин у сфері електронного документообігу через відставання розробки підзаконних нормативно-правових актів.
2) недоопрацювання законодавчої нормативної бази у питанні надання електронному документу як об’єкту електронного документообігу юридичної сили. Електронний документ має юридичну силу лише за наявності обов’язкових реквізитів, наявність яких є підставою для обліку такого документа. Проте переліку таких реквізитів, окрім електронного підпису у базових нормативних актах не наведено.
3) практика паралельної маршрутизації паперового та електронного документообігу досить часто спричиняє порушення основних принципів документообігу, зокрема принцип однократності у реєструванні документів. Досить часто електронні документи, що мають правові наслідки, супроводжуються паперовими копіями з «реальним підписом». Та варто розуміти, що метою СЕД є не викорінення паперових документів, а створення ефективного середовища керування і функціонування підприємства (установи). Тому важливо роздруковувати виключно кінцеві продукти роботи – повністю підготовленні паперові документи.
4) проблема захисту та довгострокового зберігання електронних документів у архівах, підтримка їх в актуальному стані та забезпечення доступу до них. По-перше, варто звернути увагу на питання, пов’язані з розмежуванням прав доступу користувачів до інформації. Наприклад, працівник, що працює на ділянці занесення в програму даних про надходження запитів від громадян, не повинен мати можливості ознайомлюватися з інформацією, робота з якою не передбачена його посадовими обов’язками. По-друге, необхідно забезпечувати захист електронного документа і його реквізитів від випадкових чи навмисних змін у документі після його формування і набрання юридичної сили, а також захист електронного документа під час його зберігання в електронному архіві.
5) введення електронних документів у практику роботи підприємств чи установ тісно пов’язано з необхідністю реформування практичної роботи персоналу. Занадто кардинальний, революційний перехід від традиційного до електронного документообігу спричинить зниження ефективності праці у спеціалістів діловодних служб та призведе до серйозних проблем в управлінні і навіть до дезорганізації діяльності на підприємстві. В той же час поступовий перехід до інформатизації діловодних процесів потребує спеціальної підготовки та значних фінансових затрат.
Також серед проблем впровадження електронного документообігу безпосередньо на підприємстві можна виділити наступні:
Таким чином, проблеми впровадження електронного документообігу є актуальними на сьогоднішній час і потребують розгляду шляхів їх вирішення.
3.2. Рекомендації щодо вирішення проблем впровадження електронного документообігу
Питаннями проблем організації електронного документообігу, юридичної обґрунтованості електронних документів, захисту електронних документів займалися такі вченні, як Бутинець Ф.Ф., Завгородній В.П., Коцупатрий М..М., Кропивко М.Ф., Івахненков С.В. тощо. При розгляді проблем електронного документообігу кожний із авторів розглядає лише якусь їх частину, а не весь спектр проблем та шляхів їх вирішення. Проте ряд важливих проблем електронного документообігу так і не було розглянуто, саме до них можна віднести:
Розглянемо їх детальніше та визначимо основні шляхи вирішення цих проблем.
Правильність ведення електронного документообігу у відповідності
до застосованих комп’ютерних технологій. Процес впровадження електронного документообігу варто починати лише після підготовки проекту, в якому визначалися б правила ведення електронного документообігу, посадові обов’язки співробітників, розмежування повноважень та інші важливі питання.
Далі слід підготувати перелік застосовуваних первинних документів, а також визначити, коли, ким, на якій ділянці даний документ оформляється, які підрозділи він буде проходити та в які терміни. Крім того, визначається, чи буде первинний документ спочатку оформлюватися ручним способом на папері з подальшим введенням до комп’ютерної бази даних чи відразу в електронному вигляді.
Оформляти первинні документи відразу в електронному вигляді можна за допомогою звичайної клавіатури шляхом введення в комп’ютер або з використанням сучасніших засобів(планшетних комп’ютерів, сканерів, систем штрихового кодування, датчиків, лічильників та інших мікропроцесорних пристроїв).
Необхідно зауважити, що на практиці забезпечити автоматичне оформлення первинних документів в електронному вигляді майже неможливо. Це пов’язано з тим, що можуть бути не автоматизовані деякі ділянки обліку або постачальники та/або замовники ведуть облік вручну чи стандарти програм, які використовуються ними та на підприємстві, несумісні. Тому виникає проблема щодо переведення паперових первинних документів в електронну форму.
Оптичне введення документів із паперового носія й обробка одержаної інформації в графічному вигляді. Оскільки спосіб ручного введення даних із документів є трудомістким, доцільно використовувати скануюче обладнання(сканер, плотер). Так, при оптичному зчитуванні сканером документ перетворюється в електронний файл графічної форми, який, як правило, має великі розміри. Тобто текстову інформацію, що міститься в електронному графічному файлі у вигляді зображення, не можна обробити алгоритмами бухгалтерських програм.
Виділяють такі проблеми обробки графічних образів документів: недостатня пропускна здатність комп’ютерних мереж при передачі графічних файлів; великі обсяги дискової пам’яті для збереження графічних образів документів; підвищені вимоги до технічних характеристик комп’ютерів, на яких використовуються графічні образи документів; відсутність чітких стандартів на системи обробки графічної інформації великих розмірів.
Сьогодні існують комп’ютерні системи, що дозволяють обробляти великі обсяги графічної інформації за невеликий проміжок часу, наприклад ABBYY FineReader. Проте у такому випадку паперовий документ слід оформляти друкованими літерами.
При підготовці проекту комп’ютеризації документообігу необхідно враховувати, що зміни відбуваються не лише при створенні й оформленні первинних документів, але і при прийманні-передачі їх, коли змінюється організація руху документів всередині підприємства.
За всіх змін електронний документообіг має виконувати три основні функції документообігу: доставку документів за призначенням; забезпечення працівників підприємства управлінською інформацією, що міститься в документах; проведення багаторівневого контролю над виконанням документів. сі ці функції, за умови впровадження комплексної комп’ютеризації, може виконувати комп’ютерна програма.
Користувач лише слідкує за діями програми, а у разі виявлення помилок виправляє їх, якщо програма не може виправити помилку.
Юридична обґрунтованість облікових даних та юридична доказовість електронних документів. Нами ця проблема більш детально вже розглядалася раніше. Проте слід наголосити, що хоча Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» є чинним, проте внесення змін до законодавчих актів країни, перегляд і скасування міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади їх нормативно-правових актів, що суперечать цьому Закону, та прийняття нормативно-правових актів, передбачених даним Законом поки що не відбулося.
Це свідчить про те, що питання юридичного підтвердження електронних документів, розглянуте в цьому Законі, є правильним, але теоретичним, і для застосування цих положень на практиці необхідно розробити та прийняти нормативно-правові акти, в яких більшою мірою конкретизувалися питання юридичного підтвердження електронних документів.
Відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам. Електронний документ має юридичну силу лише за наявності обов’язкових реквізитів, наявність яких є підставою для обліку такого документа. У Законі країни «Про електронні документи та електронний документообіг» зазначається, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.
Проте переліку таких реквізитів, крім електронного підпису не наведено. Якщо ж спиратися на положення Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в країні», то там надається лише короткий перелік загальних реквізитів, що є достатніми лише для паперових документів.
Отже, переліку обов’язкових реквізитів електронного документа в жодному із згаданих Законів не наведено в повній мірі, хоча поняття обов’язкових реквізитів для юридичного підтвердження електронного документа є ключовим.
Ми пропонуємо виділити такі три основні групи реквізитів електронного документа:
1) Стандартні обов’язкові реквізити. Містяться в будь-якому документі незалежно від його формату(текстового чи цифрового). До таких реквізитів належать: тип документа, місце виникнення, його автор, реєстраційні номери документа, строк виконання, рівень доступу тощо.
2) Позначки про зміни та доповнення документа. Ці реквізити є дуже важливими для юридичного підтвердження електронних документів, оскільки візуально довести зміни в електронному документі набагато складніше ніж у паперовому документі. Для цього спочатку потрібно сформувати рівні доступу до документів і розподілити їх між користувачами облікової інформації.
3) Електронний підпис. Використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. Електронний цифровий підпис є визнаним і затвердженим на рівні держави, про що свідчить Закон України «Про електронний цифровий підпис».
Функціонально електронний підпис є аналогом звичайного рукописного підпису з його основними перевагами: засвідчує, що підписаний документ виходить від імені того, хто поставив підпис; не дає особі, яка підписала документ, можливості відмовитися від зобов’язань, зв’язаних з підписаним документом; гарантує цілісність підписаного документа.
Контроль за правами доступу. Крім проблеми юридичної сили електронних документів постає проблема захисту електронних документів:
По-перше, це контроль прав доступу до документів. Якщо передбачається, що на комп’ютері будуть працювати працівники підприємства з відповідними повноваженнями, то варто звернути увагу на питання, пов’язані з розмежуванням прав доступу користувачів до інформації.
Наприклад, працівник, що працює на ділянці занесення в програму даних про надходження товару від постачальників, не повинен мати можливості ознайомлюватися з результатами розрахунку заробітної плати чи формами бухгалтерської звітності(якщо це не передбачено його посадовими обов’язками).
По-друге, це захист електронного документа і його реквізитів від випадкових чи навмисних змін у документі після його формування і набрання юридичної сили, а також захист електронного документа під час його зберігання в електронному архіві.
Захист електронного документа і його реквізитів. Захист електронних документів на підприємстві можна організувати різними способами, основні з яких наведено на рис. 1.
Програмні засоби. У програмах, якими користується широке коло працівників підприємства, можна застосовувати розмежування прав доступу з використанням індивідуальних паролів входу до програми.
Таким чином, програма дозволяє працівникові працювати лише з тими документами, які входять до його компетенції. Також при формуванні документа його виконавець може встановити пароль на редагування цього документа. Тобто користувачі документа зможуть лише ознайомитися з ним без права внесення будь-яких змін.
Способи захисту електронних документів
Програмні засоби
Апаратні засоби
Паролі на право доступу до документа
Паролі на право доступу редагування документа
Електронно-цифровий
підпис
Створення резервних
копій
Використання спеціалізованих програм для захисту документів
Системи штрихового
кодування
Біометричні технології
Пристрої-ключі, у т.ч.
кредитні картки
Рис. 1. Способи захисту електронних документів
Апаратні засоби. Одним із видів апаратного способу захисту даних є використання спеціальних пристроїв-ключів, що являють собою пристрої різноманітної форми або звичайні предмети(ручки, посвідчення, картки тощо), в яких вмонтовано картку пам’яті з необхідною інформацією для доступу до комп’ютера чи програми. Ще одним різновидом апаратних способів захисту даних є біометричні технології.
Під терміном «біометричні технології» (biometric technologies) (БТ) слід розуміти сукупність методів і засобів, головна мета яких полягає в ідентифікації людини за ознаками, притаманними лише їй, як біологічного об’єкта.
Наприклад, голос, відбитки пальців, структура сітківки очей є унікальними характеристиками особи, за якими цю особу можна розпізнати або ідентифікувати.
Отже, більшість з розглянутих проблем можливо вирішити на рівні самого підприємства за рахунок правильного впровадження та використання електронного документообігу, а саме: навчання облікового персоналу, використання потужнішого устаткування та удосконаленого програмного і технічного забезпечення тощо.
Проте проблему юридичного підтвердження електронних облікових документів можна розв’язати лише за наявності відповідної законодавчої бази вже на державному рівні. А тому є необхідність в розробці чіткого переліку рекомендацій щодо юридичного підтвердження електронних документів з метою їх подальшого впровадження на законодавчому рівні.
Висновки до третього розділу
ВИСНОВКИ
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
ДОДАТКИ
Додаток А
Таблиця 1.1
Основні відмінності електронного та паперового документообігу
|
№ п/п |
Етапи документообігу |
Паперовий документ |
Електронний документ |
|
1 |
Створення |
Оформлений лише у паперовому вигляді |
Оформлений у електронному вигляді, за необхідності у паперовому вигляді |
|
2 |
Обробка |
Лише ручна обробка даних і фіксація у регістрах обліку |
Обробка даних за допомогою інформаційних систем і фіксація у регістрах обліку |
|
3 |
Відправлення |
Відправка через відділення пошти або співробітниками (кур’єрами) |
Здійснюється через телекомунікаційно-інформаційні системи або через електронні носій інформації, що можуть бути відправлені через пошту тощо |
|
4 |
Одержання |
Може займати декілька хвилин або годин, можливо і днів |
Доставка за декілька хвилин, не враховуючи відправку через електронні носії інформації |
|
5 |
Зберігання |
Зберігається згідно зі строками, встановленими законодавством, на спеціальних електронний носіях в спеціально відведених архівах |
Зберігається згідно зі строками, встановленими законодавством, на спеціальних електронний носіях (в окремих випадках можуть зберігатися у паперовому вигляді) в спеціально відведених архівах |
|
6 |
Знищення |
Підлягають знищенню за актом відповідною комісією |
Згідно інструкції, знищення відбувається спеціально призначеною особою, яка також відповідальна за програмне забезпечення, що перевіряє факт знищення документів |