Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекція №93-94
Тема Організація обробки вихідних документів
Мета: Навчитися здійснювати прийом і обробку документів, що відправляються; організовувати відправлення вихідної кореспонденції
План
Самостійне вивчення
Перевірка правильності оформлення документів, які відправляються. Оформлення конвертів
1. Проходження вихідних документів
Проходження вихідного документа в установі включає в себе такі стадії:
- складання проекту документа і його виготовлення;
- погодження документа, візування;
- підписання, а в окремих випадках затвердження;
- реєстрація і відправлення.
Складання проекту документа і його виготовлення – це написання рукописного проекту документа і друкування його у машинописному бюро. Рукопис складається виконавцем – спеціалістом або іншим працівником, якому доручено підготувати необхідний документ.
В окремих випадках можуть використовуватись диктофони. В цьому випадку проект документа друкується в машбюро із фонограми.
Більшість вихідних документів проходить внутрішнє погодження – візування із зацікавленими структурними підрозділами, заступниками керівника, установи, юридичною службою.
В окремих випадках проект документу погоджується з іншими організаціями. Зокрема, такого погодження вимагають до затвердження вищестоящою організацією статути державних підприємств, установ, організацій, проекти постанов, положень, які вносяться вищим організаціям для прийняття чи затвердження, та інші документи.
В разі необхідності погодження проекту документа з декількома організаціями і з метою скорочення часу на його підготовку, копії проекту документу можуть направлятися всім зацікавленим організаціям одночасно. Після схвалення проекту або одержання зауважень і пропозицій до його тексту вносяться зміни і виготовляється остаточний проект документу.
Підготовлений і погоджений проект вихідного документу (наприклад, лист) передається на підпис керівнику. Перед цим виконавець повинен переконатись у правильності тексту, перевірити наявність необхідних додатків і правильність їх оформлення, наявність віз або аркуша погодження, зауважень і пропозицій (якщо такі були) та інших матеріалів, на основі яких готувався проект документу.
Якщо передається на підпис проект листа-відповіді, то одночасно передається і лист - запит.
Якщо один і той же лист направляється декільком адресатам (до 5-ти), то кожний примірник друкується на бланку і одночасно подається для підпису.
Одночасно з проектом вихідних документів, які передаються на підпис, подається примірник копії цього документа з візами відповідних служб і фахівців.
Вихідні документи підписуються:
а) до вищестоящих організацій, а також з важливіших питань діяльності підприємства, установи, організації – керівником, а в разі його відсутності – особою, яка виконує його функції;
б) з інших питань – заступниками керівника чи керівниками структурних підрозділів. Про це повинно бути зазначено в Інструкції по діловодству та посадових інструкціях.
В разі внесення в документ поправок або заповнень при його підписанні, виконавець зобов’язаний перенести їх в копію, яка залишається в справах установи, або передрукувати проект документу і подати на підпис повторно.
Підписані або затверджені документи передаються на реєстрацію і відправлення виконавцями (авторами) цих документів. При цьому вони здійснюють певні дії по оформленню вихідної кореспонденції: проставляють індекс справи за номенклатурою і зазначають на конверті повну поштову адресу організації чи особи, куди слід відправити документ.
2. Відправка вихідної кореспонденції
Вихідні документи, в тому числі виготовлені на ПК, обробляють і надсилають централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного дня.
Кореспонденцію, скеровану за підписом керівника установи у вищі органи, відправляють тільки після реєстрації документів у канцелярії.
Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряють:
- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
- правильність зазначення адреси;
- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
- наявність віз на копії документа, залишеного у справі установи;
- наявність на документі відмітки про додатки;
- відповідність кількості примірників кількості адресатів;
- наявність посилання на вхідний документ;
- відмітки про виконання та скерування у справу;
- наявність прізвища виконавця, номер його телефону.
Працівники діловодства завіряють копії документів і роблять необхідний запис на реєстраційно-контрольних картках.
На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому березі першої сторінки ставлять штамп "Підлягає поверненню"
Документи, що надсилають одному і тому ж адресатові, вкладають в один конверт. На конверті проставляють реєстраційні номери всіх документів, які є в конверті, а також вид відправлення (рекомендоване, цінне, авіа), назву установи, адресу, індекс відправлення зв'язку.
Документи, адресовані постійним кореспондентам, рекомендовано відправляти в конвертах із заздалегідь надрукованою адресою одержувача та відправника.
У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади і прізвища адресата, слід зазначити точну адресу (вулиця, номер будинку, місто, район, область, поштовий індекс).
На реєстраційно-контрольній картці або в журналі зазначають номер вихідного документа, дату реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій зберігатиметься його копія.
Документи, що доставляють кур'єром, передають місцевим адресатам під розпис у розносній книзі.
Вихідну кореспонденцію, скеровану в інші міста, здають на відправлення без розпису.
Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів залишають в установах, які є авторами цих документів. В інші установи надсилають їх завірені копії.
Документи, виготовлені на ПК, надсилають із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копію супровідного листа підшивають до справи на загальних умовах.
Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати до канцелярії у години, встановлені для цього інструкцією з діловодства певної установи.