Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ТЕМА 8. ЕСТЕТИЧНА КУЛЬТУРА ЮРИСТА
1. Поняття та структура естетичної культури юриста.
2. Форми прояву естетичної культури юриста. Манера поведінки.
3. Службовий етикет юриста.
4. Зовнішній вигляд юриста.
5. Вимоги до дизайну й ергономіки в юридичних установах.
6. Естетичні вимоги щодо оформлення правових документів.
1. Поняття та структура естетичної культури юриста
Естетична культура юриста — це система естетичних почуттів, знань, умінь і навичок, що виражають ступінь оволодіння прекрасним і виявляються в поведінці юриста під час виконання своїх професійних повноважень.
Структура естетичної культури юриста-практика:
1) наявність естетичних знань, естетичної інформованості: про прекрасне у природі, літературі, театрі, музиці, поезії, живопису й інших видів мистецтва; про красу явищ життя і професійної діяльності;
2) перетворення накопиченої інформації і естетичних знань у естетичне переконання, в уміння естетично сприймати й оцінювати як твори мистецтва, так і професійний обов'язок, усвідомлювати цінність і необхідність його «красивого» виконання;
3) готовність брати участь у створенні прекрасного, використовувати в професійно-правовій діяльності; вміти «красиво» говорити, організувати роботу, спілкуватися з колегами і клієнтами відповідно до естетичних знань і переконань (естетика поведінки, мови, одягу, робочої кімнати, документів, що оформлюються, та ін.).
Естетична культура юриста має внутрішню і зовнішню сторони. Остання виражається у формах її прояву (правова символіка, форма одягу, оформлення документів та ін.); внутрішня — в змісті, тобто у вимогах сприйняття прекрасного, що є глибинними властивостями, які характеризують юриста як особу (естетичний смак та ін).
Естетична культура юриста — це результат його морально-естетичного виховання, покликаного забезпечити всебічне збагачення духовного світу, свідомого ставлення до громадянського обов'язку і службового етикету, розвиненого почуття прекрасного, що допомагає сприйняттю і виконанню норм і правил правової етики і юридичної деонтології. Естетична культура юриста розкривається через аналіз специфічного прояву ціннісного ставлення юриста до себе, своєї професії, колег, клієнтів.
Естетичне й етичне в культурі юриста складають нерозривне ціле. Будь-який вчинок або мотив його діяльності містять у собі одночасно як естетичну, так і етичну цінності: прекрасне або огидне (естетика), добро або зло (мораль).
Основні чинники впливу на естетичну культуру юриста:
2. Форми прояву естетичної культури юриста. Манера поведінки
Формами прояву естетичної культури юриста є елементи зовнішньої сторони його естетичної культури (манери поведінки, зовнішній вигляд, правові символи та ін), що обумовлені внутрішнім, моральним змістом і естетичним смаком юриста як особи і мають на неї зворотний вплив.
Внутрішня культура юриста виявляється в таких основних її зовнішніх формах: 1) манерах поведінки; 2) культурі промови; 3) культурі зовнішнього вигляду; 4) культурі організації робочого місця; 5) культурі підготовки юридичних документів.
У професійній діяльності юриста істотне значення має манера поведінки. Вона пов'язана з психофізіологічними особливостями особи і є невербальним (не словесним) засобом спілкування.
Види манери поведінки особи за її психофізіологічними особливостями:
Будь-яка людина, прийшовши на прийом до юриста, намагається психологічно оцінити свого співрозмовника. Від цього залежить, як правило, його поведінка і бажання допомогти в ході розгляду справи. Манера поведінки як форма прояву естетичної культури сприяє встановленню психологічного контакту між учасниками процесу.
В процесі розгляду юридичної справи важливо виявити і мати на увазі риси характеру клієнта, його смаки і схильності, почуття і наміри, домінуючий стан психіки за манерою поведінки (міміка, жести і рухи). Завдяки цьому юрист одержує можливість своєчасно уявити загальну об'єктивну картину про конкретну особу, її можливі дії, рішення та вибрати відповідну тактику і стратегію у взаємовідносинах. При цьому потрібно враховувати, що манера поведінки самого юриста знаходяться під постійною увагою оточуючих.
Завдяки міміці можна з'ясувати багато що, тому юристу, якщо є можливість, краще знаходитися в прямому контакті із зацікавленими в справі особами. Мова жестів і тілесних рухів також несе певну інформацію для спостережливої людини. На міжособистісне спілкування впливає зацікавленість, що виявляється в жестах юриста.
Голос — це така ж характерна риса людини, як і відбитки пальців. Люди, як правило, прагнуть передати свої думки без врахування засобу їх викладу, не замислюючись про його значення для сприйняття оточуючими. Говорити можна голосно або тихо, гнівно або люб'язно, заспокійливо або подразним тоном. Завдяки інтонації, тембру голосу можна багато чого дізнатися про ставлення людини. Нерідко манера розмови робить на співрозмовника таке ж враження і вплив, як і розумні, ділові вчинки. Тому голос варто відносити до первинних проявів людської природи.
Швидкість промови відповідає темпераменту людини, її важко штучно змінювати, у кращому випадку лише на короткий час. Різкий темп промови типовий для легко збудливих, невпевнених у собі або недостатньо врівноважених людей (у юристів непевність у собі найчастіше може бути викликана недостатньою кваліфікацією і відсутністю досвіду).
Для попередження непотрібного темпу промови юристу можна порадити попередньо проробити зміст і форму майбутньої бесіди (допиту), з'ясувати відомості, що стосуються особи співрозмовника і т. ін. Зрозуміло, що специфіка юридичної діяльності не дозволяє враховувати всі нюанси майбутньої бесіди. Тому юристу, поряд з ретельною підготовкою, варто передбачити і можливість імпровізації.
Ясний виклад (словам тісно, думкам просторо) — це кредо, яким повинен керуватися юрист у своїй розмові. Його наявність є показником культури промови. Думка, яка викладена чітко і логічно, є прикрасою розуму. Вправність і доречність сказаного має іноді вирішальне значення для розуміння суті справи. Доброзичливість надає розмові солідність і компетентність. Варто обережно виявляти дотепність, яка б жвава вона не була, тому що людина, перебуваючи в залежному становищі від юриста, не завжди його оцінить позитивно, тим більш що не всі люди здатні правильно сприймати дотепність, не говорячи вже про жарт.
Тон і манера розмови мають майже таке ж значення, як і її зміст. Варто звертатися на «ви», уникати занадто різкого тону в судженнях, тому що така манера говорити не сприяє позитивному вирішенню справи. Бажано, щоб промова юриста складалася з простих речень. У цьому випадку свідок, підозрюваний та інші учасники справи зможуть краще зрозуміти зміст сказаного, у тому числі і юридичні терміни. Нерідко правильну промову псують жаргонізми, слова-паразити, а також приказки, прислів'я, приповідки, уживані не до місця і неодноразово. Варто бути обережним із включенням у промову іноземних слів і виразів — їх значення може бути невідомим колезі або клієнту. Так, у процесі допиту слідчий повинен намагатися переконати, що він домагається не визнання, а правди або фактів, що сталися. Йому доцільно уникати вживання таких слів, як «вбивати», «красти», «зґвалтувати» або «признаватися». З психологічної і естетичної точок зору набагато корисніше використовувати помірну термінологію («вистрілити», «взяти», «мати секс» або «сказати правду»).
Ніколи не слід захищати свої переконання образливим тоном або підвищенням голосу, як би вони не були обґрунтовані. У житті і в юридичній практиці виникають ситуації, коли потрібно бути твердим, але навіть у таких випадках помірний тон промови і доброзичливе ставлення до супротивника обов'язкові для юриста-професіонала. Сила доказу не в силі голосу, а у силі доказів. Промова повинна бути виразною, лаконічною, плавною, ритмічною, чіткою, зігрітою почуттям. Прикрашає промову образність: яскраві порівняння, метафори, афоризми, але їх вживання повинне бути до місця.
Важливо добре продумати, що і як слід сказати. Необхідно вміти сказати все, що необхідно, і не більше, ніж необхідно. Для юриста-практика характерним має бути вміння вислухати співрозмовника, з яким би ступенем важливості не була його проблема. Результати неуважного ставлення до слів співрозмовника: 1) особиста образа для того, хто говорить, що згодом може позначитися негативно на справі; 2) упущені деталі розмови, які іноді дозволяють швидше прийти до правильного рішення, ніж далекі від істини висновки, що зроблені з двох-трьох важливих подій. Вміння юриста (слідчого, адвоката та ін.) уважно вислухати вільну розповідь сприяє отриманню повної і достовірної інформації в ході бесіди з клієнтом.
Не можна удавати, що уважно слухаєш співрозмовника. Як би не прикидався юрист, відсутність інтересу або нудьга неминуче проявляються на обличчі або в жестах. Прикидання в екстремальних умовах сприймається образливо. Неприпустимо, наприклад, під час розмови займатися малюванням на папері або вживати їжу.
Під час бесіди необхідно повернутися обличчям до того, хто говорить і постійно підтримувати з ним візуальний контакт. Важливо враховувати вимоги, що стосуються того, як дивитися на співрозмовника. Слід пам'ятати, що наполегливий погляд часто викликає у людей почуття протесту, розглядається як вторгнення в сферу їх особистих переживань. Пильний погляд іноді сприймається як ознака ворожості. Важливо, щоб погляд юриста свідчив про його зацікавленість проблемою людини, яка прийшла до нього з надією отримати правову допомогу. Неприпустимо дивитися «крізь» очі співрозмовника в нескінченність. Природно, що такий погляд буде розцінено як неуважність, зневажливе ставлення, як підкреслена неповага.
Психологічне значення мають рівні, на яких знаходяться погляди юриста і співрозмовника. Погляд знизу, особливо при схиленій голові і напруженості, говорить про покірність, послужливість.
Погляд зверху вниз при відкинутій назад голові означає зарозумілість, почуття переваги, презирство. Погляди повинні бути на одному рівні.
Таким чином, відповідність манер, зовнішнього вигляду, промови, жестів, міміки, пози, постаті, тону юриста в конкретній специфіці спілкування відіграють найважливішу роль у юридичній практиці. Іншими словами, вони є основою службового етикету юриста.
3. Службовий етикет юриста
Службовий етикет юриста (від фр. еtiquette — ярлик, етикетка) — стійкий порядок поведінки, що виражає зовнішній зміст принципів моралі і складається із правил ввічливого і належного (відповідно до статуту) обходження в службовому колективі і суспільстві. Стійкий порядок поведінки означає сукупність устояних правил, що стосуються зовнішнього прояву стосунків між людьми (манери, форми звертання і вітання, одяг та ін.).
Етикет включає правила з конкретними формами, що представляють собою єдність етичної (прояв турботи, поваги та ін.) і естетичної (краса, добірність поведінки) сторін.
Вимоги етикету в юридичній практиці набувають особливої значимості, тому що є суворо регламентованим церемоніалом, де певні офіційні форми поведінки юриста не повинні виходити за межі жорстко встановлених рамок. Етикет виражається в системі правил поштивості, чітко класифікує порядок обходження з посадовими особами відповідно до їх рангу (до кого як варто звернутися, кого як слід титулувати), правил поведінки в різноманітних колах. Суворе дотримання службового етикету — важлива умова етичної і естетичної культури поведінки юриста.
Основне етично-естетичне правило службового етикету юриста — почуття такту.
Почуття такту юриста — це стан емоційного співпереживання з трудовим колективом і з кожним із його членів, уважне ставлення до особи клієнта, належна міра у виразах і вчинках. Почуття такту припускає вміння так поставити і викласти питання, щоб не викликати незручність в оточуючих.
Важливо постійно пам'ятати, що дотримання етикету і прояв такту — невід'ємна частина духовної культури юриста як службової особи, тим більше керівника. У цьому плані керівник повинен бути зразком для своїх підлеглих. Грубість і нестриманість, не говорячи вже про етикет, не тільки гублять його авторитет, але і можуть призвести до конфліктних ситуацій у колективі. Так, ще у 1969 р. у наказі міністра внутрішніх справ СРСР «Про ввічливе й уважне ставлення працівників міліції до громадян» підкреслювалося: «Людину дратівливу, запальну і грубу на службу в міліцію допускати не можна. Коректність повинна бути невід'ємною якістю працівника міліції».
Форми ділового спілкування юриста, що потребують почуття такту:
Почуття такту юриста — це прояв самоповаги.
Нормативи службового етикету юриста, що свідчать про наявність у нього почуття такту:
коректність — не ставити запитань, що можуть викликати незручність у співрозмовника;
стриманість — не демонструвати свої манери, не виявляти надмірної наполегливості,
ввічливість — зовнішньо виявляти доброзичливість, звертатися по імені і по батькові, показувати щиросердечне ставлення;
люб'язність — виявляти свою готовність зробити послугу тому, хто її потребує;
точність — своєчасно виконувати обіцяну або доручену справу;
самоорганізованість — планувати роботу і виконувати її у визначені строки та ін.
У 1902 р. американський психолог У. Джеймс запропонуваи просту формулу, що дозволяє виявити ступінь самоповаги, від чого залежить успіх.
Успіх
Самоповага =
Устремління
Чим вище устремління, тим більшим повинен бути успіх. Під устремлінням мається на увазі прагнення досягти визнання кваліфікованою працею.
Формулу успіху юриста можна подати таким чином:
G = (х + у + z) К,
де G — успіх; х — компетентність (професіоналізм); у - працездатність; z — вміння бути стриманим; К — коефіцієнт такта.
Іноді за етикетом приховується неповага і недоброзичливість. Відірваний від морального змісту етикет легко може перетворитися в офіційну форму лицемірства.
4. Зовнішній вигляд юриста
Прислів'я «Зустрічають по одежині, проводжають по розуму» безпосередньо відноситься до естетичної культури юриста, що виражається в його зовнішньому вигляді. Зовнішній вигляд слідчого, прокурора, судді, адвоката, нотаріуса істотно впливає на ставлення до нього громадян. Відомий російський адвокат А. Ф. Коні радив молодим колегам: «Варто вдягатися просто і пристойно. В костюмі не повинно бути нічого вигадливого і кричущого (різкі кольори, незвичайний фасон). Брудний, неохайний костюм робить неприємне враження. Це важливо пам'ятати, тому що психологічний вплив на присутніх починається до бесіди — з моменту появи перед публікою».
Нерідко встановити контакт із людиною адвокату, слідчому, дізнавачу, оперативному працівнику не вдається саме внаслідок початкової антипатії, викликаної його зовнішнім виглядом: неохайним одягом або таким, що не відповідає діловим стосункам; неприємними манерами.
При першій зустрічі відбувається оцінка юриста з погляду сприйняття особливостей його поведінки і зовнішнього вигляду На основі такої оцінки юристу може бути дана своєрідна характеристика: як позитивна, так і негативна. Юрист повинен мати почуття прекрасного. Він не може не рахуватися з тим, яке враження він робить на людей своєю зовнішністю. В одязі він повинен віддати перевагу діловому стилю. У контакті з клієнтами, колегами важливо все: вираз обличчя, підтягнутість, зачіска, одяг, вміння вільно почувати себе в ньому та ін.
В умовах соціально-неоднорідного суспільства юристу доводиться спілкуватися з людьми, що відрізняються своїм матеріальним станом, проте на всіх він повинен робити приємне враження, оскільки він є для них втіленням справедливості і закону.
Неможливо розробити перелік рекомендацій, що стосуються, наприклад, одягу або зачіски юриста. Юрист сам створює свій імідж. Головне, щоб він керувався почуттям міри й усвідомленням того, що є представником професійної (державної або приватної) служби для всіх тих, хто звертається до нього за юридичною допомогою.
Для окремих категорій працівників державної служби (органів внутрішніх справ, прокуратури, державних виконавців, Конституційного Суду України та ін.) встановлені стандарти зовнішнього вигляду: нормативно-правовими актами їм приписано носити спеціальну форму під час виконання своїх службових повноважень.
Законом України «Про Конституційний Суд України» (ст. 10) встановлені форма одягу і нагрудний знак судді Конституційного Суду. Суддя повинен бути одягнений у мантію під час відправлення своїх обов'язків на пленарному засіданні, засіданні Конституційного Суду і Колегії суддів Конституційного Суду.
Відповідно до ст. 12 «Положення про класні чини працівників прокуратури України» від 6.11.1991 р. працівники прокуратури, що мають класні чини, під час виконання службових обов'язків носять формений одяг.
Законом України «Про Службу безпеки України» військовослужбовці СБУ мають єдину форму одягу, що не може бути використана іншими особами.
У ст. 6 Закону України «Про державну виконавчу службу» проголошується норма про те, що державний виконавець під час виконання своїх службових обов'язків зобов'язаний носити формений одяг.
Кожний юрист-професіонал, якщо для нього встановлений формений одяг, повинен носити його з честю і достоїнством, піклуватися про свій зовнішній вигляд, бути завжди підтягнутим і акуратним.
5. Вимоги до дизайну й ергономіки в юридичних установах
До об'єктивних чинників, що впливають на результати юридичної діяльності, відноситься зовнішній вигляд будинку, приймальні, кабінету. Від них залежить ефективність праці юриста. Питаннями оптимізації умов праці, що роблять її високопродуктивною, забезпечують працівнику необхідні зручності, зберігають його сили, здоров'я і працездатність, займається наукова дисципліна — ергономіка. Задля встановлення оптимальних функціональних можливостей людини в процесі трудової діяльності вона використовує дані технічних наук, психології, фізіології, гігієни, анатомії, антропології, біофізики. Адже умови праці, у яких протікає діяльність юриста-практика багато в чому визначають його працездатність і психологічний комфорт. Ці чинники також впливають на психологічний стан людей, котрі звертаються до юриста за правовою допомогою.
У сучасних умовах зростає й ускладнюється роль дизайнера (художника-конструктора), який працює в галузі юридичної практики. У дизайнерській діяльності, спрямованій на створення оптимально-гармонічного середовища, відбувається інтеграція природних і технічних форм. Основне завдання дизайнерської діяльності в юридичній практиці полягає в тому, щоб середовище, що оточує юриста і клієнта, забезпечувало максимальний розвиток здатностей юриста, служило внутрішнім чинником попередження протиправної поведінки й успішного виправлення правопорушників.
Під час будівництва й оформлення юридичних установ, помешкань, призначених для судів, прокуратури та ін., має враховуватися їх призначення і відповідне емоційне ставлення до них.
Головна мета установлення вимог до робочого місця юриста-практика — підвищення рівня культури обслуговування населення, посилення захисту прав і законних інтересів громадян, установ і організацій, дотримання законності під час виконання службових і професійних обов'язків.
Значна частина роботи юриста протікає в його робочому приміщенні — кабінеті. Тут необхідно враховувати ряд чинників, що створюють в цілому обстановку ділової активності, з одного боку, і приємного комфорту, з іншого.
Основні вимоги, що пред'являються до кабінету:
6)зручне розташування комп’ютерної та іншої оргтехніки і т. ін. зручне розташування комп'ютерної та іншої оргтехніки тощо.
Для ефективного виконання роботи має значення правильне планування робочого місця. Воно досягається шляхом визначення найбільш і найменш зручних зон для виконання трудових операцій.
Нормальна робоча зона визначається дугою, що окреслюється довжиною витягнутої правої або лівої руки в горизонтальному або вертикальному напрямку.
Габарити меблів і їх розміщення повинні відповідати робочій зоні. Оскільки більшість юристів основний службовий час проводять за письмовим столом, стіл і стільці повинні бути пристосовані індивідуально. Стіл, за яким працює слідчий, суддя, прокурор, не повинен стояти в куту. Він мусить стояти так, щоб той, хто входить до кабінету, відразу його помітив, а не шукав очима хазяїна кабінету. Та й хазяїну кабінету не треба повертати голову, щоб побачити того, хто увійшов. У випадку перебування в кабінеті 2—3 працівників розміщення їх столів має визначатися специфікою виконуваної ними роботи.
Інші меблі по можливості повинні розташовуватися уздовж стін так, щоб центр кімнати залишався вільним. Необхідно звернути увагу на розташування стільця співрозмовника. Його слід поставити в такому місці, щоб світло падало на співрозмовника і були добре видні його очі, міміка, жестикуляція і т. п.
Не менша увага повинна приділятися освітленості робочого місця і кабінету в цілому. Для нормального освітлення робочого місця юриста джерело світла має бути розташоване зліва, а для тих, хто виконує роботу на технічних засобах (комп'ютерах, друкарських машинках і т. п.) — під кутом 45 градусів. Сполучення спільних і місцевих джерел світла створює найкращі умови освітленості. Неприйнятна прозора лампочка, що сліпить очі.
Немаловажне значення для працездатності має колірне оформлення службових приміщень. Стан комфорту визначають температура і рух повітря, вологість.
На нормальну атмосферу розгляду юридичної справи істотно впливають предмети, що знаходяться в кабінеті юриста. У кабінетах слідчих не повинні бути предмети, що проходили в справі як речові докази (зброя, ножі і т. п). Якщо слідчий проводить допит не у своєму кабінеті, то це місце повинно бути відокремленим і незнайомим для підозрюваного. Слідчий повинен переконатися, що в кімнаті для допиту немає ножиць, ножа для скресання конвертів або інших предметів, що можуть бути використані підозрюваними як зброя. У разі спілкування слідчого з громадянами вони можуть стати сильними подразниками, особливо для осіб, які вперше опинилися в подібній ситуації.
У кабінетах приватних адвокатів, нотаріусів, юрисконсультів не слід розташовувати статуетки, вази, картини і т. п. Не завжди відповідаючи естетичним вимогам, ці предмети можуть негативно позначитися на оцінці клієнтом особи юриста і справи в цілому. Надмірності і помпезність оформлення кабінетів і будинків, в яких містяться суди, нотаріальні контори, органи правоохоронної системи та ін., насторожують клієнтів і створюють певну психологічну перешкоду для довіри у відносинах по лінії «юрист—клієнт».
Максимальні зручності для роботи надає порядок на робочому місці і чистота в кабінеті. За свідченням спеціалістів порядок на робочому місці скорочує затрати часу на 10—20 %. Нагадаємо, що говорив французький філософ Р. Декарт: «Порядок звільняє думки».
6. Естетичні вимоги щодо оформлення правових документів
Різноманітні операції, здійснювані юристом у процесі практичної діяльності, завжди закріплюються в правових документах. У кримінальному судочинстві зустрічається понад 20 різноманітних видів процесуальних документів — постанови, протоколи, рішення, позови, скарги, протести, вказівки, повістки, зобов'язання, повідомлення, доручення, заперечення, клопотання, заяви, пояснення, описи та ін.
Правовий документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення правової інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носії.
Види документів: 1) первинний — містить первинну інформацію; 2) вторинний — підготовлений в результаті аналізу й опрацювання інформації, що міститься в первинному документі і характеризує його зміст. Усі документи повинні відповідати загальним вимогам, що ставляться до будь-яких індивідуально-правових (правозастосовчих) актів — бути законними, обгрунтованими, мотивованими, справедливими, грамотно й естетично оформленими. Оформлення правового документа відповідно до естетичних вимог полегшує його сприйняття. Неправильно складені документи підривають авторитет органів розслідування, суду, прокуратури. Процесуальний акт, складений з істотним порушенням вимог закону щодо його змісту і форми, позбавляється юридичної чинності.
Рівень естетичної культури юриста, притаманний правовому документу, багато в чому залежить від правильності вибору форми, стилю і мови. Елементарна вимога до юриста — бездоганне володіння мовою судочинства, вміння грамотно викладати факти, аргументи, рішення, якщо такі входять до його компетенції. Під час упорядкування документа необхідно використовувати офіційно-діловий стиль, для якого характерні: стислість і однаковість; точність формулювань і чіткість висловлювання думки; логічність і аргументація викладу; відсутність емоційності, експресивності, образності, індивідуальних рис стилю. Неприйнятно використання скорочень і незрозумілих слів. Не можна захаращувати текст зайвими описами, що не мають відношення до справи, припускати стилістичні погрішності.
Підвищенню естетичних якостей документа сприяє правильний вибір паперу, шрифту, чорнил. Папір для документів повинен бути білого кольору. Не рекомендується використовувати тонкий і прозорий папір. Чорнила необхідно застосовувати чорного або іншого темного кольору. У правових документах не припускаються виправлення, підтирки. Вони мають складатися розбірливо, акуратно, із правильним розташуванням тексту.
Правовий документ повинен містити всі необхідні реквізити. Відсутність навіть одного з них може призвести до втрати юридичної чинності документа. Поряд з установленим державою переліком реквізитів окремі документи можуть містити додаткові реквізити. Для укладання документів, як правило, застосовуються бланки. Державним стандартом встановлено такі розміри паперу (формату): АЗ (297x420); А4 (210x297); А5 (148x210); А6 (105x148).
Кожен реквізит документа, крім зазначеного, несе і певне навантаження естетичними властивостями. Для тих документів, наприклад, де є заголовок, у якому стисло і чітко формулюється його основний зміст, передбачене особливе зовнішнє оформлення реквізиту.
Існують два способи розміщення реквізитів заголовка на бланках документів:
1) по центру – початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково видалені від меж поля;
2) фланговий – кожний рядок реквізиту починається від лівої межі поля.
Деякі документи як обов'язковий реквізит мають зображення Державного герба України. Зображення герба на бланках із кутовим розміщенням реквізитів знаходиться на верхньому полі бланка над серединою рядків найменування організації, а на бланках із подовжнім розміщенням реквізитів — у центрі верхнього поля.
Відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства в документі повинна бути вказана назва органу, що його видав. Назва органу визначається положенням про нього, скорочена назва може розміщатися на бланку разом з повною назвою тільки у випадках, якщо він офіційно зафіксований у встановленому порядку. Назва органу, як правило, проставляється спеціальним штемпелем або є на самому бланку. Реквізит включає, крім назви, посаду особи із зазначенням прізвища, ініціалів, від кого виходить даний документ.
Затвердження документа здійснюється двома способами, що мають однакову силу.
1. Гриф затвердження. Елементами грифа затвердження є: Грифом затвердження. Елементами грифа затвердження є:
сам гриф «Затверджую», посада, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, що затвердила документ, а також дата затвердження.
Одним з варіантів грифа затвердження є гриф таємності. Це штамп встановленого зразка, який є обов'язковим реквізитом матеріального носія інформації, що віднесена до державної таємниці. Гриф таємності містить відомості про ступінь таємності інформації («особливої важливості», «абсолютно секретно», «секретно»), термін засекреченості інформації і посадову особу, яка дала зазначеного грифа.
2. Підпис. Від підпису залежить юридична сила правового Підписом. Від підпису залежить юридична чинність правово
документа. Підпис має служити таким цілям: а) вказувати на автора, упорядника документа; б) свідчити, завіряти або підтверджувати зміст документа; в) підтверджувати відповідальність того, хто склав документ, за інформацію, що міститься в ньому. Наприклад, юридичний процесуальний документ обов'язково повинен мати підпис посадової особи, а також печатку, якщо документ виходить за межі органу.
До складу реквізиту «П і д п и с» входять: назва посади, звання, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка підписала документ. Якщо документ надрукований на бланку, то назва органу (структурного підрозділу) у назві посади керівника не вказується. Розшифровування підпису в реквізиті «Підпис» необхідно друкувати на рівні останнього рядка назви посади, а коли вказується і звання — на його рівні. Якщо документ підписується кількома посадовими особами, які займають різні посади, то їх підписи розміщуються один під одним, у залежності від того, хто з них вище за своїм положенням. Якщо ж особи, які підписують документ, займають однакову посаду, то їх підписи розміщуються на одному рівні.
Юридичну чинність правовим документам надає печатка. Гербова печатка (із зображенням Державного герба) ставиться на тих документах, де це суворо регламентовано нормативно-правовими актами.
Гербова печатка застосовується: на документах для засвідчення прав громадян і юридичних осіб; на статутах (положеннях) установ; на договорах і т. п.
Печатки інших видів (з назвою відповідного органу, установи, без зображення Державного герба або гербової печатки з написом «Для господарських і фінансових документів») проставляється на різних довідках, що видаються органом або установою. Печатки всіх організацій повинні містити назву організації, її вид, місце реєстрації або реєстраційний номер.
Відтиск печатки повинен ставитися з лівого боку документа таким чином, щоб він охоплював частину назви посади особи, яка підписала документ. На відтисках печатки не повинно бути виправлень, доповнень або змін тексту, конфігурацій малюнка. Відтиск повинен бути чітким, тому що змазана печатка в усіх випадках надає документу неакуратного вигляду, а іноді може викликати сумніви щодо достовірності змісту документа.
Відтиски штампів (їх умовно називають кутовими), як правило, потребують письмових доповнень: номера документа, дати видачі, іноді номера розрахункового рахунку та ін. Під час підписання або затвердження документа завжди ставиться дата. Вона оформляється арабськими цифрами, розділеними крапкою. Припускається застосування словесно-цифрового засобу оформлення дат. Дата містить у собі термін прийняття правового документа і термін вступу його в законну силу.
Відповідно до державних стандартів регламентується оформлення тексту правового документа, завдяки чому досягається, крім всього іншого, і його естетична досконалість. Так, тексти всіх документів, складених на бланках формату А4, друкуються через півтора міжстрокових інтервали, а на бланках формату А5 — через один. Зміст документа варто розташовувати на аркуші таким чином, щоб його можна було легко і зручно прочитати. Залишаються вільні поля для підшивки; якщо документ має кілька аркушів, вони нумеруються.
Реквізитом правових документів є адресат. Відповідно до компетенції документи можуть адресуватися органам державної влади і управління, міністерствам, відомствам і їх структурним підрозділам, конкретній посадовій особі, а також окремим громадянам. Документ не повинен мати більше чотирьох адрес. Якщо їх більше, то складається список розсилання і на кожному примірнику документа пишеться одна адреса.
Назва організації, її структурного підрозділу повинна бути вказана в називному відмінку. У разі адресування документа керівнику організації її назва входить до складу назви посади адресата. У випадку надіслання документа декільком організаціям адресати можуть бути подані узагальнено.
У разі адресування поштових відправлень спочатку пишеться адреса відправника — зліва зверху; адреса одержувача — справа внизу; ім'я і прізвище або ініціали і прізвище, посада, назва організації, її адреса в такій послідовності: номер поштової скриньки, назва вулиці, номер будинку, назва міста, назва країни, поштовий індекс.
При упорядкуванні документів необхідно дотримуватися спеціальних вимог, що мають техніко-юридичний характер.
В залежності від цільового і функціонального призначення для підготовки окремих видів правових документів використовуються такі види бланків:
1) посвідчувані (паспорт, диплом, певні цивільно-правові договори). Вони відрізняються від інших особливою важливістю і мають точні стандарти. їх виготовляють спеціальні державні установи на папері з водяними знаками;
Ряд окремих документів складаються без бланків, тому що для них неможливо підготувати бланк. Водночас встановлена відповідна форма побудови і загальні принципи упорядкування таких документів (наприклад характеристики, протоколи).
Мовні засоби і компонування тексту автор-упорядник обирає сам. Саме під час упорядкування таких документів у юриста часто виникають протиріччя, помилки. Тут чітко виявляється мовна, естетична і загальна культура юриста (або їх відсутність).
Необхідність подавати документи на державній мові — українській, зафіксовано в Конституції України і Законі України «Про засади державної мовної політики». Відповідно до закону українська мова є мовою діловодства і документації державних установ і громадських організацій, законів та інших актів державної влади, проведення судочинства, наукових конференцій і з'їздів, офіційних засобів масової інформації та ін. Водночас Конституцією України гарантується вільний розвиток, використання і захист російської та інших мов.