Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Информационный Портал ЗАО «Тандер»
Филиал 31.05.2013
Регламент ввода данных в базу 1С Предприятие ЗУП
Назначение и область применения: Регламент описывает порядок действий сотрудников Отделов управления персоналом при ведении кадрового учета в базах 1С «Предприятие: Зарплата и управление персоналом».
Участники:
|
Название должности |
Название подразделения |
|
Менеджер по персоналу |
Организационный отдел ГМ |
|
Начальник отдела управления персоналом |
Отдел управления персоналом филиала/ГК/РЦ/АТП |
|
Специалисты |
Отдел управления персоналом филиала/ГК/РЦ/АТП |
|
Сотрудники |
Бухгалтерия филиала/ГК/РЦ/АТП/ГМ |
Сокращения, основные понятия и термины:
АТП — Автотранспортное предприятие;
ВБ — Военный билет;
ВУС — Военно- учетная специальность;
ГК — Головная компания ЗАО «Тандер»;
ГМ — Гипермаркет «Магнит»
ЗУП — 1С «Предприятие: Зарплата и управление персоналом»;
МП ГМ — Менеджер по персоналу гипермаркета;
НОУП — Начальник отдела управления персоналом;
ОУП — Отдел управления персоналом;
ПФР — Пенсионный фонд России;
РЦ — Распределительный центр;
ТК РФ — Трудовой кодекс Российской Федерации.
УЦ — Учебный центр
Содержание[1] Ввод данных [2] 1. Начало работы с программой «1С Предприятие: Зарплата и управление персоналом» [2.1] 1.1. Настройки пользователя [2.2] 1.2. Настройка регистра сведений «Ответственные лица организации» [2.3] 1.3. Настройки справочника «Сотрудники» [2.4] 1.4. Пометка об актуальности [2.5] 1.5. Установка в базе номера доверенности директора и фактического адреса организации. [3] 2. Прием на работу в организацию. [3.1] 2.1. Создание и внесение данных физического лица и сотрудника с использованием помощника приема на работу [3.2] 2.2. Правила внесения личных данных физического лица. [3.3] 2.3 Создание документа «Прием на работу в организацию» [3.4] 2.4. Прием по договору подряда [3.5] 2.5. Прием на внутреннее совместительство [4] 3. Учет отсутствия работников [4.1] 3.1. Неявки и болезни организации [4.2] 3.2. Отпуска [4.2.1] 3.2.1 Ежегодный отпуск [4.2.2] 3.2.1.1 Порядок использования регистра сведений Дни отпуска до 2007 года. [4.2.3] 3.2.2. Отпуск по уходу за ребенком [4.2.4] 3.2.2.1 Документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком» [4.2.5] 3.2.2.2. Оформление документов в случае рождения второго ребенка (при недостижении 1,5 лет первым) [4.2.6] 3.2.3. Дополнительный ежегодный отпуск [4.2.7] 3.2.4. Дополнительный выходной день за день сдачи крови. [5] 4. Перевод. [5.1] 4.1. Кадровое перемещение внутри организации [5.1.1] 4.2. Кадровое перемещение из организации в организацию, входящих в группу компаний "Магнит" [6] 5. Увольнение [7] 6. Удаление не верно заведенного сотрудника [8] 7. Изменение ФИО сотрудника [9] 8. Конвертация [9.0.1] 9. Описание дополнительных свойств Физ.лица и Сотрудника. [10] Вывод данных [11] 10. Формирование отчетов [11.0.1] 10.1. Списки работников организации [11.1] 10 .2. Отчет по уволенным и принятым сотрудникам за период [11.2] 10.3. Отчет по переводам за определенный срок на определенные должности или с определенных должностей [11.2.1] 10.4. Учет сотрудниц, находящихся в декретном отпуске [11.3] 10.5. Сверка персонала [11.4] 10.6. Работа с внешним отчетом «Универсальный отчет по метаданным» [11.5] 10.7. Инструкция по работе со Штатным расписанием [11.5.1] 10.7. 1. Регистр сведений «Штатное расписание» [11.5.2] 10.7.2. Отчет «Анализ штатного расписания» [11.5.3] 10.7.3 Описание обработки «Отчет по ШР» в 1С: ЗУП [11.5.4] 10.7.5. Инструкция по работе с шаблоном заявки для расширения штата [12] Приложение 1. К регламенту ввода данных в базу 1С ПредприятиеЗУП. Правила заполнения адресов в базе 1С ЗУП [13] Приложение 2. К регламенту ввода данных в базу 1С Предприятие ЗУП. Установка Адресного классификатора (КЛАДР) на филиалах. [14] Приложение 3. К регламенту ввода данных в базу 1С Предприятие ЗУП. Предоставление данных в бухгалтерию о работе в праздничные дни. [15] Приложение 4. К регламенту ввода данных в базу 1С Предприятие ЗУП. Особенности кадрового учета в ЗУП по сотрудникам, переведенным на суммированный учет рабочего времени. |
Для ведения кадрового учета и начисления зарплаты, в нашей компании используется программа « 1С Предприятие: Зарплата и управление персоналом ».
Для работы ОУП рекомендуется использовать интерфейс «Кадровый учет организации». По умолчанию при запуске программы 1С ЗУП стоит «Полный интерфейс».
Для изменения интерфейса необходимо выбрать пункт меню «Сервис» - «Переключение интерфейса» (Рисунок 1) .
Интерфейс «Кадровый учет» включает в себя следующие пункты меню:
«Кадровый учет» — предназначен для учета движения кадров: прием на работу, кадровые перемещения, увольнения.
«Персонифицированный учет» — предназначен для ведения стажа работников и формирования документов и отчетов в Пенсионный Фонд Российской Федерации.
«Воинский учет» — предназначен для занесения данных о воинском учете и формирования документов и отчетов в военкоматы.
«Предприятие» — предназначен для занесения сведений о предприятии, ответственных лицах и должностях, учета персональных данных работников.
Пример переключение интерфейса (см. Рис.1.)
Рис.1.
В целях повышения наглядности работы в конфигурации используется инструмент Рабочий стол (Рисунок 2), который содержит ссылки на часто используемые документы, справочники и отчеты.
Пример рабочего стола программы 1С ЗУП (см. Рис.2.)
Рис.2.
Для пользователей с правами кадровика доступны следующие Вкладки:
Предприятие — вкладка содержит ссылки на справочники и отчеты программы, также содержит ссылку на настройки пользователя.
Кадровый учет — вкладка содержит ссылки на кадровые документы и отчеты.
В правом верхнем углу Рабочего стола (Рисунок 2) находится ссылка на настройки пользователя:
«Мои настройки». В данном окне можно убрать автоматический запуск Рабочего стола (это позволит быстрее запускать базу), нужно поставить галку на «Использовать помощник приема на работу» , а также отключить/включить другие возможности. Для автоматического заполнения ответственного лица, создающего кадровые документы в базе и проставления организации, необходимо заполнить:
«Основной ответственный» - указать ФИО сотрудника из справочника «Пользователи».
«Основная организации» - выбрать вашу организацию из справочника Организации.
Пример настройки пользователя (см. Рис.3.)
Рис. 3
По нажатию кнопки «Группы пользователей» необходимо проверить включен ли пользователь в группу «Кадровики регламентных данных», если не включен, то необходимо обратиться к системотехнику. В случае необходимости оперативной настройки прав пользователя можно обратиться к Главному бухгалтеру филиала. «Мои задачи». В данном окне можно назначить задачи пользователям.
Ответственные лица организации вносятся в регистр сведений «Ответственные лица организации». Чтобы зайти в данный регистр необходимо:
Переключить интерфейс на «Административный». Меню «Сервис» — «Переключение интерфейса».
Нажать пункт меню «Регистры» — «Регистры сведений».
Выбрать регистр «Ответственные лица организации»
В данном регистре заполняются данные о руководителе, Главном бухгалтере, подписи которых должны стоять в основных кадровых приказах и документах. Данные о «Руководителе» и «Руководителе кадровой службы» вносит начальник ОУП, ГБ вносит данные о «Главном бухгалтере».В регистре нельзя сделать подвязку на подразделение организации, можно сделать подвязку только на саму организацию. Если руководитель организации меняется, то старого руководителя удалять не нужно. Необходимо добавить новую запись в регистр с указанием даты вступления в должность нового руководителя.
Для того, чтобы назначить ответственного для организации необходимо
Пример заполнение регистра сведений «Ответственные лица организации» (см. Рис. 4):
Рис. 4 .
Открыть регистр сведений «Ответственные лица организации».
В поле «Организация» выбрать необходимый филиал.
Нажать кнопку «Добавить»
Указать ФИО сотрудника, ответственное лицо, должность и дату вступления в должность.
В случае, если при первом запуске программы справочник «Сотрудники» долго загружается, необходимо отключить иерархический просмотр в справочнике, отжав кнопку «Использовать иерархию», в поле «Организация» поставить отбор — «По всем сотрудникам» (см. Рис. 5).
Рис. 5
При включенной кнопке «Использовать иерархию» доступны следующие отборы:
По подразделениям — при выборе подразделения организации в левой части в справочнике отображаются только сотрудники, работающие, либо уволенные из выбранного подразделения.
По виду договора — возможно отображение сотрудников без договора, с трудовым договором, с договором подряда и всех сотрудников.
Остальные отборы не используются.
Для того, чтобы добавить или удалить колонки в справочнике «Сотрудники» необходимо:
Правой кнопкой мыши нажать на рабочую область справочника
В контекстном меню выбрать «Настройка списка»
Указать необходимые колонки
Нажать кнопку ОК.
Пример настройки списка справочника Сотрудники (см. Рис.6)
Рис. 6
В справочнике «Сотрудники» есть возможность скрывать (помещать в архив) неиспользуемые элементы. Для того, чтобы поместить сотрудника в архив (сделать его неактуальным) необходимо на форме сотрудника нажать меню «Действие» и выбрать пункт — Поместить в архив.
Сотрудники, помещенные в архив, не будут отображаться в общем списке сотрудников. Для того, чтобы сотрудники из архива отображались в общем списке необходимо в справочнике «Сотрудники» нажать меню «Действие» — и выбрать пункт «Показывать архив сотрудников». Сотрудники, помещенные в архив, будут в общем справочнике выделены серым цветом (см. Рис.7.)
Внимание! В архиве не должно быть работающих сотрудников!
Рис. 7.
В случае, если в организации меняется номер доверенности директора, то новые данные о номере и дате доверенности необходимо выслать на адрес Штатное расписание <orgshtatstrukt@gw.tander.ru> для внесения в базу.
В случае, если меняется фактический адрес организации, либо организация новая и адрес в базу еще не внесен, то полный адрес необходимо выслать на адрес Штатное расписание <orgshtatstrukt@gw.tander.ru>
После получения с адреса Штатное расписание <orgshtatstrukt@gw.tander.ru> информации о том что адрес и доверенность внесены данные появятся в базе на месте с обменом в течении двух дней.
При приеме на работу сведения о каждом сотруднике вносят в базу 1С ЗУП. Делать это необходимо в строгом соответствии предоставленным документам (их ксерокопиям), поскольку в дальнейшем кадровые данные сотрудников используются при формировании различных отчетов — в Пенсионный фонд РФ, страховые медицинские компании, ИФНС, Фонд социального страхования и т. п.
Внимание! Оформлять сотрудников на АТП, РЦ, ММ и УЦ в последние два рабочих дня месяца категорически запрещено!
Для того, чтобы принять на работу сотрудника необходимо:
Зайти в справочник Сотрудники (меню Предприятие — Сотрудники)
Нажать кнопку «Добавить», появится помощник приема на работу. Если помощник не появился, его необходимо включить (см.пункт 1.1). Помощник приема на работу позволяет ввести все необходимые данные о новом сотруднике, и по окончанию ввода автоматически создать новый элемент в справочнике «Сотрудники», зарегистрировать персональные данные сотрудника в справочнике «Физические лица» и ввести документ «Прием на работу в организацию» (см. Рис.8.)
Рис. 8.
Ввод сведений о новом сотруднике в Помощнике приема на работу осуществляется пошагово, для перехода к следующему шагу используется кнопка «Далее», расположенная внизу формы помощника, при необходимости вернуться к предыдущему шагу — кнопка «Назад».
ШАГ 1. На первом шаге вводятся Фамилия, Имя, Отчество работника в соответствующие отдельные поля.
Автоматически производится поиск всех полных однофамильцев в справочнике «Физические лица». В случае, если в базе найдены полные однофамильцы, то выводится таблица для выбора дальнейшего действия: «Выбрать отмеченное в списке» или «Продолжить ввод» (см. Рис. 9)
Рис. 9.
«Выбрать отмеченное в списке» - нажимается в случае, если в справочнике найдено необходимое физическое лицо, при этом в табличной части должно быть выделено это физ.лицо. Определить верное ли это физ.лицо можно по дате рождения и страховому номеру ПФР. Если данных в табличной части недостаточно для идентификации физ.лица (например нет страхового номера ПФР), можно перейти в форму физ.лица двойным щелчком левой кнопки мыши для просмотра полных личных данных физ.лица (паспортные данные, прописка и т.д.). При выборе данной операции Номер ПФР, Дата рождения, Пол, ИНН заполнятся автоматически из уже имеющихся данных выбранного физ.лица.
«Продолжить ввод» - нажимается в случае, если в справочнике физические лица не найдено нужного физ.лица, в данном случае вручную вносится номер страхового свидетельства ПФР, если есть.
После ввода страхового номера ПФР автоматически производится поиск всех физ.лиц с данным страховым номером ПФР в справочнике «Физические лица». В случае, если в базе найдены физ.лица с данным страховым номером, то выводится таблица для выбора дальнейшего действия: «Выбрать отмеченное в списке» или «Продолжить ввод». Данная проверка позволяет не задваивать физ.лиц в случае, если введена фамилия сотрудницы, которая в базе зарегистрирована под девичьей фамилией и в случае когда введено ФИО некорректно (например введено с буквой Ё, а в базе с буквой Е) (см. Рис.10.)
Рис. 10
«Выбрать отмеченное в списке» - нажимается в случае, если в справочнике найдено необходимое физическое лицо.
«Продолжить ввод» - нажимается в случае, если в справочнике физические лица не найдено нужного физ.лица. В данном случае будет создано новое физ.лицо.
Дата рождения, номер ИНН внести, если в физических лицах не найдено нужного физ.лица.
«Вид договора» - выбрать соответствующий вид договора:
- Штатный сотрудник;
- Работник по договору гражданско-правового характера;
в реквизите Организация — выбрать головную организацию «ГК Тандер ЗАО»/«ГК Сельта ООО», либо соответствующую организацию ООО.
В реквизите Таб. Номер — сотруднику по умолчанию автоматически присваивается табельный номер, его возможно изменить при необходимости, но только при приеме на работу. При этом необходимо учесть, что скорее всего автоматическая нумерация в базе будет недоступна и номер вручную придется присваивать постоянно.
Внимание! При приеме сотрудника, ранее работавшего в нашей компании, помощник обязательно должен найти существующее физ.лицо в базе, если этого не произошло, значит данные о ФИО и Страховом номере ПФР внесены некорректно, необходимо проверить. Создавать новое физ.лицо можно только, если сотрудник никогда ранее не работал в компании.
Нельзя изменять данные по физ.лицам, находящимся в папке не вашего филиала, так как это повлечет за собой некорректные расчеты бухгалтерии и дублирование физ.лиц в справочнике «Физические лица». Справочник «Физические лица» общий для всех филиалов, поэтому изменение элемента в одной базе влечет за собой изменения во всех остальных базах
Необходимо производить проверку на задвоенность физлиц 2 раза в месяц обработкой «Поиск задвоенных физлиц принятых за период (для ОУП)» (Сервис — Дополнительные отчеты и обработки — Дополнительные внешние обработки). Подробное описание и порядок исправления ошибок можно прочесть в документе Контроль ввода данных.
ШАГ 2. После внесения данных в первом окне необходимо нажать кнопку «Далее».
Внимание!
Если страховой номер ПФР не внесен, то помощник выведет окно (см. Рис.11)
Рис. 11.
Необходимо убедиться в том, что страхового номера ПФР у сотрудника действительно нет и только после этого нажимать кнопку «Да», в противном случае необходимо нажать «Нет» и ввести номер ПФР, возвращаясь к Шагу 1.
На втором шаге вводятся сведения об условиях и месте работы нового сотрудника (см. Рис. 12)
Рис. 12.
Установленная галка «Создать документ Прием на работу в организацию» по окончанию работы помощника позволяет автоматически создать и провести документ приема в соответствии с внесенными данными. Если галка не установлена документ на прием необходимо будет создать вручную, подробнее в разделе 2.3. При установленной галке можно сразу внести номер документа на прием в поле «Номер документа приема», если поле оставить пустым, то база присвоит свободный номер по-порядку.
Внимание! При редактировании номера нельзя удалять префикс филиала, его можно посмотреть, зайдя в меню «Предприятие» «Организации», в номере всех приказов необходимо обязательно оставлять префикс филиала. При этом необходимо учесть, что автоматическая нумерация в базе пропадет и присваивать номера документам придется постоянно.
«Номер» - указать номер трудового договора. «от» — указать дату трудового договора
«Действует с» - указать дату трудового договора, с которой начинает действовать трудовой договор, т.е. дата приема сотрудника на работу. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
«Испытательный срок, месяцев» - внести информацию об испытательном сроке, назначенном сотруднику в месяцах, но не более чем предусмотрено в ТК РФ. Рабочий персонал в ММ и РЦ следует принимать с испытательным сроком не более одного месяца.
«Обособленное подразделение» - указать филиал, в который принимается сотрудник. Выбирается только из предложенного списка.
« Подразделение» - указать подразделение, в которое принимается сотрудник, в соответствии со штатным расписанием. Выбирается только из справочника «Список подразделений организации».
«Должность» - выбрать должность, на которую принимается сотрудник, в соответствии со штатным расписанием.
Внимание!
Для ввода корректной должности, соответствующей Штатному расписанию, необходимо использовать кнопку выпадающего списка документа в строке «Должность», осуществлять выбор должности из общего справочника должностей нельзя.
Рис. 13
«График работы» - указать график работы, по которому принимается сотрудник, в соответствии со штатным расписанием. Выбирается из справочника «Графики работы» .
«Количество ставок» - указать количество занимаемых ставок сотрудника, в соответствии со штатным расписанием.
«Вид занятости» - установить вид занятости данного сотрудника (Основное место работы, Внешнее совместительство, Внутренне совместительство).
«Основной вид начисления» - указать вид расчета сотрудника. Значение должно выбират ься только из плана видов расчета «Основные начисления организации».
«Размер» - указать тарифную ставку, на которую принимается сотрудник. Оклад поставить полный в независимости от того, целую ставку занимает сотрудник или нет.
Внимание! Данные «Подразделение», «Должность», «Ставка» и «Оклад» нужно заполнять в соответствии со штатным расписанием! Если в штатном расписании нет необходимой должности в необходимом подразделении, либо нет необходимого числа ставок, для того чтобы оформить сотрудника, то нужно делать запрос в ГК в Службу АЭТиЗП на заведение подразделений/должностей/ставок, подробнее «БП утверждения расширения штата для Филиала, РЦ, АТП, ГМ». Также ни в коем случае нельзя указывать подразделения, находящиеся в папке ПУСТО. В этой папке находятся упраздненные подразделения и в них могут находится только сотрудники, находящиеся в декретном отпуске.
Оформлять сотрудников необходимо только на 1 ставку, 0,5 ставки или 0,25 ставки (если зарплата не укладывается четко в рамки этих ставок, регулировать премией), для совместителей возможными ставками являются 0,5 и 0,25.
Каждой ставки соответствует свой график работы:
Основной график. Оформление: 1 ставка, Вид расчета - Оклад по дням.
Неполный рабочий день 0,5. Оформление: 0,5 ставки, Вид расчета - Оклад по часам.
Неполный рабочий день 0,25. Оформление : 0,25 ставки, Вид расчета - Оклад по часам.
Для корректного расчета зарплаты каждый год в ГК заполняют графики работы организации и Производственный календарь.
Внимание! Если структурное подразделение, на которое принимается сотрудник относится к району Крайнего Севера (РКС) или местности приравненной к району Крайнего Севера (МКС) , то женщин необходимо оформлять на специальные графики работы с 36-часовой рабочей неделей : Северный основной график для женщин, Северный неполный рабочий день 0,5 для женщин, Северный неполный рабочий день 0,25 для женщин. При этом соответствие графика работы — ставки — вида расчета будет такое же как и для обычных графиков.
Если сотрудник работает на реальном графике работы, то график работы необходимо выбирать соответствующий его должности и подразделению (подробнее в Приложении 4)
ШАГ 3. После внесения данных во втором окне необходимо нажать кнопку «Далее».
На последнем шаге (рис.14) будут отображены объекты, которые будут созданы по окончанию работы Помощника прием на работу. Для завершения работы Помощника и записи введенных с его помощью данных необходимо нажать кнопку «Готово».
При этом в информационной базе автоматически будут созданы:
Личные данные сотрудника в справочнике Физические лица (кроме случая, когда для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного в справочнике Физические лица);
Запись о сотруднике в справочнике Сотрудники ;
Создан и проведен документ Прием на работу в организацию (в случае, если на Шаге 2 была указана галочка «Создать документ приема на работу в организацию»).
Пример завершающий шаг помощника (см. Рис. 14)
Рис. 14
Все созданные объекты будут выведены на экран.
При создании физического лица помощником вносятся только ФИО, пол, Дата рождения, Страховой номер ПФР и ИНН сотрудника. Все остальные данные личные данные физического лица необходимо внести после окончания работы помощника, по правилам, описанным в данном разделе.
«Группа физ.лиц» - необходимо убедиться, что в поле указана папка организации, в которую принимается сотрудник, если это не так, то необходимо с помощью кнопки выбора обязательно указать папку организации.
Внимание! Если у сотрудника «нестандартное» ФИО, необходимо предоставить сканкопию документа удостоверяющего личность ответственному его подразделения (специалисту сектора социальных программ) в случаях:
- Если ФИО сотрудника состоит более чем из трех слов и слова между собой не связаны дефисом (например двойная фамилия, которая пишется через дефис, либо имя, это считается нормой);
- Если ФИО сотрудника состоит менее чем из трех слов (например, отсутствует отчества).
Подробней о смене ФИО читать в п. 7 Изменение ФИО сотрудника.
Все личные данные, элемента справочника «Физические лица», заполняются на разных вкладках:
На вкладке «Общее» необходимо заполнить поля:
- «Дата рождения» - заполнить в соответствии с документом удостоверяющим личность. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ, заполняется на Шаге 1 помощника приема на работу.
- «Место рождения» - заполнить в соответствии с предоставленными документами. Поля заполняются в соответствии с требованиями ПФР см. Приложение 1. После заполнения нажать OK.
Пример заполнения формы «Место рождения» (см. Рис.15)
Рис. 15
«Удостоверение». После нажатия на кнопку выбора откроется окно «Паспортные данные физического лица» (Рисунок 16):
«Паспортные данные физического лица»:
«Вид документа» - указать с помощью кнопки выбора вид предоставленного документа удостоверяющего личность (см. Рис.16)
Рис. 16
Внимание! В поле « Вид документа» обязательно нужно выбирать предопределенные значения! (отмеченные желтой точкой). Если у сотрудника паспорт Российской Федерации , то необходимо выбирать «Паспорт гражданина Российской Федерации» (см. Рис. 16). Варианты «Паспорт гражданина РФ», «Паспорт гражданина России» и т.д. являются не верными. Если у гражданина не российский паспорт, то нужно выбрать предопределенный элемент «Паспорт иностранного гражданина».
«Серия» - заполнить серию документа удостоверяющего личность, через пробел (точно так же как в удостоверении, в формате 00 00). До и после цифр пробелов быть не должно, между цифрами пробел должен быть один.
«Номер» - заполнить номер документа удостоверяющего личность, без пробелов до, после и между цифрами.
Внимание! Обязательным является заполнение серии и номера иностранного паспорта - латинскими буквами:
«Дата выдачи» - указать дату выдачи документа в соответствии с документом удостоверяющим личность. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
«Кем выдан» - заполнить организацию, выдавшую удостоверяющий документ, в соответствии с этим документом.
«Код подразделения» - заполнить код подразделения, выдавшего документ удостоверяющий личность, в соответствии с этим документом. Формат поля : 000-000
«Дата регистрации по месту жительства» - указать дату, с которой сотрудник зарегистрирован по месту его прописки, в соответствии с документом удостоверяющим личность. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
«Запись о паспортных данных действует с:» - указать дату, с которой вступает в силу данный документ (как правило, это дата выдачи документа). Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
После внесения всех данных, нажать ОК.
Внимание!
Необходимо отслеживать наступление у сотрудников возраста, при котором положено по закону обменять паспорт - это возраст 20 лет и 45 лет. Необходимо вносить вовремя в базу ЗУП новые паспортные данные сотрудников, которым исполнилось 20 и 45 лет.
«ИНН» - при наличии соответствующих документов, внести номер ИНН -12 цифр. Представляет собой цифровую запись без пробелов до, после и между цифрами.
«Страховой номер ПФР» - при наличии соответствующих документов, внести номер пенсионного свидетельства ПФР, записывать нужно только цифры. Лишние пробелы и дефисы не ставятся, они предусмотрены форматом поля: 000-000-000 00. При некорректном вводе данных ячейка «Страховой номер ПФР» будет подсвечивать красным цветом, в таком случае необходимо проверить корректность данных. При сохранении данных может возникнуть ошибка «Физическое лицо с таким страховым номером уже существует!», это означает, что в справочник «физические лица» уже внесено физическое лицо с таким страховым номером ПФР. Эту ошибку игнорировать нельзя, скорее всего физическое лицо задвоенно, необходимо произвести проверку.
Внимание!
Существуют страховые свидетельства с номерами, которые выдаются ПФР, но попадают в ошибки как при внутренней проверке дополнительной внешней обработкой «Проверка кадровых данных», так и при проверке в ПФР. В таком случае необходимо сделать сканкопию свидетельства и выслать Начальнику отдела социальных программ.
Заполнить поле «Адрес по прописке физ.лица» , для этого необходимо:
Два раза щелкнуть по пустому полю справа от надписи «Адрес по прописке физ.лица» (см.Рис. 17).
Рис. 17
В открывшемся окне «Адрес» , заполнить данные адреса, в строгом соответствии с предоставленными документами, обязательно используя адресный классификатор. Адресный классификатор открывается с помощью кнопки выбора (см. Рис. 18).
Рисунок 18 - Ввод данных об адресе по прописке
Адрес заполняется в соответствии с требованиями ПФР, см. Приложение 1.
После заполнения нажать кнопку «ОК».
Заполнить поля «Адрес по проживанию физ.лица», «Адрес для информирования физ.лица», выполнив аналогичные действия.
Внимание! В случае, если адресный классификатор отсутствует в базе, то необходимо установить его, согласно Инструкции см. Приложение 2. . Если в адресном классификаторе нет необходимой Вам улицы, либо района или поселка, то эти данные заполняются вручную в строгом соответствии с паспортными данными. При внесении данных вручную нужно использовать основные правила классификатора, которые соответствуют требованиям ПФР, см. Приложение 1.
Для корректного отражения адреса в документах необходимо удостовериться, что в поле «Вид адреса» выбран предопределенный (с точкой) элемент (см. Рис. 19):
Рис. 19
Заполнить данные о телефонах сотрудника:
Два раза щелкнуть по пустому полю справа от надписи "Телефон физического лица"
В открывшемся окне "Телефон физ лица", заполнить:
-Если мобильный номер: в формате 8 пробел (код) пробел 3 цифры тире 2 цифры тире 2 цифры. Например, 8 (918) 900-00-00
- Если домашний номер: в формате 8 пробел (код) пробел первые 3 цифры и далее через тире по две цифры. Например, 8 (861) 222-00-00, 8 (87935) 220-00
Для сотрудников ГМ следующих руководящих должностей:
Необходимо заполнить служебный номер телефона, для этого:
- Если рабочий мобильный номер: в формате 8 пробел (код) пробел 3 цифры тире 2 цифры тире 2 цифры. Например, 8 (905) 900-00-00
- Если стационарный рабочий номер: в формате 8 пробел (код) пробел первые 3 цифры и далее через тире по две цифры. После запятой указываем добавочный номер. Например, 8 (861) 222-00-00, доб. 5555
На вкладке «Персональные данные» необходимо заполнить:
Важно!
Необходимо отслеживать изменения: паспортных данных, данных о браке и составе семьи, данных об получении основного и дополнительного образования , данных о воинском учете, гражданстве и вовремя вносить информацию в базу ЗУП.
«Гражданство» - с помощью кнопки выбора обязательно необходимо указать гражданином какой страны является сотрудник, если сотрудник является лицом без гражданства, то переключатель необходимо установить в положение «Лицо без гражданства». Лицом без гражданства признается лицо, которое не является гражданином РФ и не имеет доказательства наличия гражданства иностранного государства. (см. Рис. 20)
Рис. 20
Внимание! Если необходимой страны нет в справочнике «Классификатор стран мира», то нужно обратиться в ГК к сотруднику Службы АЭТиЗП для внесения данных в справочник, т.к. на филиале прав на внесение данной информации нет.
Если сотрудник не является налоговым резидентом РФ, то переключатель необходимо установить в положение «Не является налоговым резидентом РФ» на основании документа, удостоверяющего личность, а также документа, подтверждающего статус налогового нерезидента РФ.
«Не имеет право на пенсию» ставится только в том случае если сотрудник не является гражданином РФ и не имеет постоянного проживания на территории РФ.
Внимание! Право на пенсию распространяется как на граждан РФ, так и иностранных граждан и лиц без гражданства, имеющих постоянное проживание на территории РФ, если они работают по договорам: трудовому, авторскому, лицензионному либо по другому гражданско-правовому договору, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг.
В базе ЗУП предусмотрено автоматизированное начисление пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком в повышенных размерах гражданам, подвергшимся воздействию радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС (и в других аналогичных случаях) в соответствии с законом РФ 15 мая 1991 года №1244-1 и Федеральным законом от 10 января 2002 года №2-ФЗ.
Для того, чтобы в бухгалтерии автоматически начислялись пособия ОУП необходимо в форме редактирования данных физических лиц в закладке «Персональные данные» поставить галочку Предоставляются льготы. и указать основание всем гражданам, подвергшимся воздействию радиации (см. Рис. 21).
Рис. 21
- «Воинский учет»
Основными документами, на основании которых вносятся сведения о воинском учете в личную карточку, являются:
- Военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе (далее ВБ);
- Удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Для того, чтобы заполнить данные о воинском учете необходимо нажать кнопку выбора. Откроется окно «Воинский учет», где необходимо заполнить следующие поля, в соответствии с предоставленными документами (см. Рис.22):
Рис. 22
«Отношение к воинской обязанности» - по кнопке выбора только из предложенного списка необходимо выбрать отношение сотрудника к воинской обязанности в соответствии с предоставленным документом.
«Категория запаса» - по кнопке выбора из предложенного списка нужно выбрать необходимую категорию (данные нужно вносить из военного билета ( далее ВБ).
«Воинское звание» - по кнопке выбора указать значение только из предложенного списка , в соответствии с пунктами «Воинское звание» и «Последующее присвоение очередных званий» из ВБ.
«Состав (профиль)» - по кнопке выбора выбрать состав/профиль войск (поле должно быть заполнено в соответствии с данными из ВБ).
«ВУС» - записать полное кодовое обозначение военно-учетной специальности - шесть цифр, указанное в ВБ.
«Годность к воинской службе» - по кнопке выбора выбрать категорию годности к воинской службе только из предложенного списка, в соответствии с пунктом «Сведения о медицинских освидетельствованиях» из ВБ.
«Военкомат» - по кнопке выбора указать наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете. Наименование проставляется в соответствии с последней записью или последним штампом:
В военном билете - для граждан, пребывающих в запасе
В приписном удостоверении - для лиц, подлежащих призыву.
«Отношение к воинскому учету» - по кнопке выбора только из предложенного списка, необходимо выбрать данные в соответствии с пунктом «Отметки о приеме и снятии с воинского учета» из ВБ.
При наличии у сотрудника мобилизационного предписания и (или) штампа в пункте «Отметки о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний» военного билета, необходимо установить флажок «Наличие мобпредписания» и заполнить поле «Номер команды, партии» .
В случае, если сотрудник забронирован в установленном порядке за организацией на период мобилизации и на военное время, то необходимо заполнить поле «Забронирован организацией» выбором организации из предложенного списка.
«Запись о данных воинского учета действует с» - указать дату, с которой введенные сведения будут учитываться при формировании отчетности по воинскому учету. Представляет собой цифровую строго структурированную запись (цифровые символы и разделители).
«Инвалидность» - заполнить при наличии таковой у сотрудника и предоставлении соответствующих медицинских справок и документов.
В окно «Сведения об инвалидности» внести сведения об инвалидности только согласно предоставленной справки медико-социальной экспертизы. Если у сотрудника ребенок-инвалид, то данная льгота не предоставляется.
Нажав на кнопку выбора, откроется окно «Сведения об инвалидности», куда необходимо занести следующие данные, в соответствии с предоставленной справкой:
«Серия справки» - заполнить серию справки в соответствии с предоставленной медицинской справкой.
«Номер справки» - заполнить номер справки в соответствии с предоставленной медицинской справкой.
«Дата выдачи» - заполнить дату выдачи предоставленной медицинской справки. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
«Группа инвалидности» - с помощью кнопки выбора заполнить группу инвалидности, а не степень ограничения способности трудовой деятельности. Поле должно быть заполнено только из предложенного списка, в соответствии с предоставленной медицинской справкой.
«Срок действия справки» - необходимо указать дату окончания за период, на который установлена инвалидность согласно медицинской справки, подтверждающей инвалидность. Дата срока инвалидности , должна быть последним днем месяца. Рассмотрим пример (рисунок 23), если в справке указано до 01.08.2009, следовательно, дата срок действия справки, должна быть последним днем предыдущего месяца, а именно 31.07.2009г. Если справка бессрочная, то дата не ставится.
«Запись действует с» – Необходимо указать 01 число месяца, в котором была предоставлена справка сотрудникам в ОУП. Рассмотрим пример (Рисунок 23),если в справке указано, что справка выдана 15.07.2008г., а сотрудник ее предоставил в ОУП 15.12.2011г. следовательно, дата Запись действует с , должна быть 01.12.2011г.
Исключение составляют сотрудники, которые ранее работали в любом из подразделений компании и, у которых ранее были внесены данные об инвалидности, таким сотрудникам запрещено изменять данные об инвалидности.
Нажать кнопку ОК.
Внимание!
При вводе данных об инвалидности сотрудников необходимо войти во вкладку «История» и проверить корректно ли введены данные. В случае, если не будут внесены данные во вкладке История, изменения не сохранятся.
В случае, если срок действия льготы у сотрудника закончился, новой справки, продлевающей инвалидность он не предоставил, инвалидность у такого сотрудника должна быть снята.
Для этого в регистр сведений вводится новая запись, в которой указывается дата снятия инвалидности и сбрасывается флажок Инвалидность.
Необходимо обратить внимание на следующее:
Новая запись сначала вводится в закладке История (нажимается кнопка история, далее кнопка Добавить, вносится дата снятия инвалидности и сбрасывается флажок Инвалидность), а затем вводится в окно «Сведениях об инвалидности» (также вносится дата снятия инвалидности и сбрасывается флажок Инвалидность). Если же не ввести данные в Историю, база этих изменений не увидит.
Рис. 23
На вкладке «Персональные данные» можно ввести данные о семье работника, образовании, знании языков.
«Семья» - необходимо вносить проживающих с сотрудником членов семьи, либо находящихся на иждивение или опекунстве. Если у сотрудника нет детей, то необходимо в степень родства внести «Детей нет», поля «Родственник» и «Дата рождения» оставить пустыми. Если у сотрудника появляется ребенок, необходимо внести данные ребенка, а строчку «Детей нет» удалить (данные заполняются согласно анкеты, заполненной сотрудником при приеме на работу).Чтобы внести данные нужно в табличном поле «Семья» нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт контекстного меню - «Добавить».
- «Степень родства» - выбрать значение только из справочника «Степени родства физических лиц»; заполнение данных о детях обязательно при приеме.
Необходимо использовать следующие элементы справочника «Степени родства»:
Сын — код 5 (обязательно, если ребенок несовершеннолетний, или он находится на иждивении по причине учебы в вузе либо инвалидности)
Дочь — код 6 ( обязательно, если ребенок несовершеннолетний, или он находится на иждивении по причине учебы в вузе либо инвалидности)
Муж — код 011
Жена — код 151
Отец — код 186
Мать — код 057
Дедушка — код 010
Бабушка — код 046
Брат — код 015
Сестра — код 016
Опекаемый — код 072
Детей нет — код 314
- «Родственник» - заполнить ФИО в соответствии с документом, где указаны сведения о родственниках (см. Рис.24)
Рис. 24
- «Год рождения» - указать год рождения родственника в соответствии с документом, где указаны сведения о родственниках, в формате ДД.ММ.ГГГГ. (Для ввода сведений о детях Обязательно!)
В семейное положение необходимо при приеме вносить текущее семейное положение, если в процессе работы сотрудником предоставлены документы о смене семейного положения, то в базе необходимо внести семейное положение от даты, указанной в документе (см. Рис.25.)
Рис. 25
- «Языки» - заполнить данные о языках, которыми владеет сотрудник в поля (данные заполняются согласно анкеты, заполненной сотрудником при приеме на работу):
- «Язык» - значение заполняется только из справочника «Языки народов мира»;
- «Степень знания языка» - заполняется только из справочника «Степень знания языков» .
- «Семейное положение» - заполнить вид семейного положения и с какого числа действует. Заполнение данного пункта обязательно при приеме. Значение должно быть заполнено только из справочника «Семейное положение физических лиц». З аполняется согласно анкеты, которую заполняет сотрудник при приеме на работу. Подробнее см. Приложение 3.
- «Учеба» - заполнить информацию об образовании сотрудника. В се поля должны быть заполнены в соответствии с документом, выдающимся по окончанию обучения в учебном заведении:
- «Вид образования» - должно быть заполнено только из справочника «Виды образования физических лиц» в соответствии с документом;
- «Учебное заведение» - должно быть заполнено только из справочника «Учебные заведения» в соответствии с документ том;
- «Специальность» - должно быть заполнено только из классификатора специальностей по образованию в соответствии с документом;
- «Диплом, серия, номер» - должны быть заполнены серия и номер в соответствии с документом;
- «Год окончания» - должен быть заполнен год окончания учебного заведения в соответствии с документом в формате ГГГГ;
- «Квалификация» - указать в стогом соответствии с дипломом;
- «Профессия» - должна быть заполнена только из справочника «Профессии рабочих» в соответствии с дипломом .
Внимание!
Если в справочниках «Вид образования», «Классификатор специальностей по образованию», «Профессии рабочих» нет необходимой информации, то нужно обратиться в ГК к сотруднику Службы АЭТиЗП для внесения данных, т.к. на филиалах нет прав на редактирование данных справочников.
2.2.1.Внесение данных о поощрении сотрудника, унифицированная форма приказа о награждении № Т-11 или Т-11а (для группы работников).
Порядок действия:
На вкладке Награды в карточке физ. лица, нажать кнопку Добавить;
Выбрать из соответствующего списка Награды (данный справочник доступен для редактирования только в ГК);
Указать Номер приказа;
Указать Дату приказа,
Сохранить данные кнопкой ОК;
Открыть соответствующего сотрудника, на форме сотрудника нажать кнопку Печать Форма Т-11а Награды.
Рис.26.
Рис.27.
Важно! В случае если сотрудников на поощрение много, то необходимо пользоваться обработкой «Приказ о награждении списком (для ОУП).
Для запуска обработки:
Перейти к форме «Дополнительные внешние обработки» через пункт меню «Сервис» - «Дополнительные отчеты и обработки» - «Дополнительные внешние обработки». В списке выбрать и открыть обработку Формирование «Приказа о награждении списком (для ОУП)».
Инструкция по применению:
На форме обработки необходимо заполнить следующие поля:
Дату формирования приказа;
Номер приказа;
Выбрать награду из соответствующего списка;
В табличной части выбрать сотрудников для которых необходимо внести данные на поощрение;
Нажать кнопку Печать для выведения печатной формы приказа;
Нажать кнопку Записать для записи данных по всем сотрудникам указанным в обработке, при этом
в карточке физ лица во вкладке Награды появятся записи с указанием Даты приказа, Номера приказа, наименование Награды (см. Рис.28)
Рис.28.
После внесения информации необходимо нажать кнопку «Записать» для того, чтобы сохранить данные физического лица и выбрать данное физическое лицо в справочнике для оформления его как сотрудника.
2.2.2. Заполнение данных о стаже работника.
Стаж работника задается в табличной части « Стажи общего характера » формы « Трудовая деятельность », нажав на кнопку «Трудовая деятельность» (см. Рис. 29).
Рис. 29
Для того, чтобы ввести данные об определенном виде стажа, необходимо:
Открыть форму физ.лица из справочника «Физические лица».
В окне «Личные данные физического лица» нажать кнопку «Трудовая деятельность» ( рисунок 22 )
В окне «Трудовая деятельность» добавить в табличную часть новую строку, нажав в поле «Стажи общего характера» правой клавишей мыши и выбрав пункт контекстного меню «Добавить».
Указать: «Вид стажа» - должен быть заполнен только из справочника «Вид стажа» , дату отсчета и количество месяцев и дней на дату отсчета. Должно получиться как на рисунке 30.
Рис. 30
На основании введенных данных стаж для определения размера начисления подсчитывается автоматически: к количеству месяцев и дней, прошедших со дня отсчета стажа по дату начисления, прибавляется количество дней и месяцев, указанных в табличной части. Другими словами, стаж на любую дату определяется, исходя из предположения, что начиная со дня отсчета, стаж не прерывался, а на дату отсчета составлял указанное количество дней, месяцев и лет.
Таким образом, если стаж работника никогда не прерывался или работник на момент приема еще не имеет стажа, то при вводе данных о стаже достаточно указать только дату отсчета стажа. Если же стаж состоит из отдельных периодов, то в качестве даты отсчета указывается дата, после которой стаж считается непрерывным (например, дата приема работника на работу), и задается количество лет, месяцев и дней стажа на эту дату.
В рамках нашей компании необходимо заполнять следующие виды стажа:
Стаж работы на предприятии необходим для начисления премии за стаж. Заполняется от даты приема на работу, не может начинаться раньше даты приема в базе, исключение в том случае, если сотрудник по факту переведен в иной филиал, либо в любую из организаций группы компаний «Магнит» (ЗАО «Тандер», ООО «Сельта», ООО «БестТорг», и др.), а по базам это техническое увольнение. При переводе сотрудника из филиала в филиал, стаж на предприятии не прерывается, поэтому заполняется датой приема сотрудника по организации, входящей в группу компаний «Магнит» . Д ату приема в компанию, которой будет соответствовать дата приема в группу компаний «Магнит», необходимо внести в данные физического лица на вкладку Дополнительно - реквизит «ДатаПриемаВКомпанию» и в дату отсчета стажа на предприятии. Эта дата заполняется в формате ДД.ММ.ГГГГ и заполняется только в случае перевода внутри компании.
Внимание!
Если сотрудник принимается повторно (после увольнения по собственному желанию), то у физ.лица необходимо поменять стаж на предприятии на дату повторного приема.
Если сотрудник перевелся с внешнего совместительства на основное место работы, то стаж на предприятии ставится с даты приема на внешнее совместительство, в физ.лице на вкладке Дополнительно в реквизите «ДатаПриемаВКомпанию» ставится дата приема на внешнее совместительство .
Если сотрудник работает по основному месту работы и по внутреннему, то стаж на предприятии ставится с даты приема на основное место работы, в физ.лице на вкладке Дополнительно в реквизите «ДатаПриемаВКомпанию» ставится дата приема на основное место работы .
Стаж на предприятии считается непрерывным стажем. Таким образом при заполнении стажа на предприятии должна стоять только дата отсчета, поля «Год», «Месяцев» и «Дней» в стаже на предприятии должны оставаться пустыми. Если эти поля заполнены, то это считается ошибкой.
Страховой стаж для оплаты больничных листов - для корректного расчета пособия по временной нетрудоспособности . Данный стаж не может быть меньше Стажа работы на предприятии. Он может начинаться раньше даты приема на работу, если это не первое место работы сотрудника. Поля «Лет», «Месяцев», «Дней» должны заполняться в соответствии с трудовой книжкой.
Стаж работы сотрудника в условиях крайнего севера. Стаж для расчета северной надбавки относится к филиалам, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, установленных Правительством Российской Федерации, предназначенный для расчета процентной надбавки (ст.317 ТК).
Данные о Северном стаже вносятся в данные физического лица по кнопке «Трудовая деятельность». На форме «Трудовая деятельность» необходимо открыть диалог «Работа на севере» и пройти к форме «Сведения о стаже работы на севере» (Рис. 30).
Рис. 30
«Порядок начисления надбавок» - должна быть заполнена группа, определяющая шкалу надбавки в соответствии с Таблицей 1.
Таблица 1 - Определение групп и соответствующего им размера надбавки:
|
Группа |
Размер надбавки |
Район |
|
Группа 1 обычная |
10% заработка по истечении первых 6 месяцев работы с увеличением на 10% за каждые последующие 6 месяцев работы до достижения 100% заработка |
Районы Крайнего Севера: Чукотский автономный округ и Северо-Эвенский район Магаданской области, Корякский автономный округ и Алеутский район Камчатской области, острова Северного Ледовитого океана и его морей (за исключением островов Белого моря) |
|
Группа 1 льготная (лица до 30 лет, прожившие в районе не менее года) |
20% заработка по истечении первых 6 месяцев работы с увеличением на 20% за каждые последующие 6 месяцев работы, а по достижении размера надбавки 60%-10% за каждые последующие 6 месяцев работы до достижения 100% заработка |
|
|
Группа 2 обычная |
10% заработка по истечении первых 6 месяцев работы с увеличением на 10% за каждые последующие 6 месяцев работы, а по достижении размера надбавки 60%-10% за последующий год работы до достижения 80% заработка |
Районы Крайнего Севера: Чукотский автономный округ и Северо-Эвенский район Магаданской области, Корякский автономный округ и Алеутский район Камчатской области, острова Северного Ледовитого океана и его морей (за исключением островов Белого моря) |
|
Группа 2 льготная (лица до 30 лет, прожившие в районе не менее года) |
20% заработка по истечении первых 6 месяцев работы с увеличением на 20% за каждые последующие 6 месяцев работы, а по достижении размера надбавки 60%-20% за последующий год работы до достижения 80% заработка |
|
|
Группа 3 обычная |
10% заработка по истечении первого годы работы с увеличением на 10% за каждый последующий год работы до достижения 50% заработка |
Местности приравненные к районам Крайнего Севера |
|
Группа 3 льготная (лица до 30 лет, прожившие в районе не менее года) |
10% заработка за каждые 6 месяцев работы до достижения 50% заработка |
|
|
Группа 4 обычная |
10% заработка по истечении первого годы работы с увеличением на 10% за каждые последующие 2 года работы до достижения 30% заработка |
Местности приравненные к районам Крайнего Севера |
|
Группа 4 льготная (лица до 30 лет, прожившие в районе не менее года) |
10% заработка за каждые 6 месяцев работы до достижения 30% заработка |
- «Начальный процент надбавки» - процент надбавки выслуженный на дату актуальности;
- «Лет», «Месяцев» и «Дней» - количество лет, месяцев и дней, прошедших с момента получения размера надбавки, указанной в поле Начальный процент надбавки, по дату актуальности;
- «Запись действует с» - дата актуальности записи о северном стаже.
Учет стажа на предприятии при уходе сотрудника в отпуск по уходу за ребенком до 1.5 или до 3х лет.:
Время нахождения сотрудника в отпуске по уходу за ребенком не включается в стаж работы на предприятии, связи с этим дату отсчета стажа на предприятии необходимо исправить вручную. После выхода сотрудника из декретного отпуска необходимо ему исправить дату отсчета в Стаже на предприятии. Для этого необходимо:
Переключить интерфейс на «Кадровый учет организации» (выбрать пункт меню «Сервис» — «Переключение интерфейса»).
Выбрать пункт меню «Кадровый учет» — «Учет невыходов» — «Отпуска по уходу за ребенком» .
Найти в журнале документов необходимый отпуск по уходу за ребенком и посчитать количество месяцев и дней в периоде отпуска сотрудника. Если сотрудник был досрочно выведен из отпуска по уходу за ребенком с помощью документа «Изменений условий оплаты отпуска по уходу за ребенком», то период отпуска считается с даты начала отпуска по дату досрочного вывода сотрудника из декрета. В приведенном примере (Рисунок 29) период отпуска с 09.10.07 по 23.07.10. Сотрудник был в отпуске 2 года 9 месяцев и 14 дней.
Открыть справочник «Сотрудники организаций» (выбрать пункт меню «Предприятие» — «Сотрудники организаций»).
Найти необходимого сотрудника.
Открыть данные по сотруднику и перейти по ссылке «Более подробно о физ.лице» с вкладки «Общее».
В открывшемся окне «Личные данные физического лица», перейти по кнопке «Трудовая деятельность» к форме «Трудовая деятельность».
В табличной части поля «Стажи общего характера» формы «Трудовая деятельность» поменять дату отсчета Стажа на предприятии. К дате отсчета прибавляется количество посчитанных месяцев и дней в пункте 3. По рассмотренному примеру результат получится как на рисунке 30. К дате отсчета 22.07.2005 прибавляется 2 года 9 месяцев и 14 дней . В результате дата отсчета стажа на предприятии будет равна 06 .05.2008.
Нажать кнопку «ОК».
Подсчитанное количество месяцев и дней стажа можно увидеть в Личной карточке сотрудника Т-2 (меню Кадровый учет — Унифицированная форма Т2), либо в отчете «Списки работников организации» - «Стажи работников» подробное описание формирования отчетов в разделе 10 (см. Рис.31)
Рис. 31
Пример изменение даты отсчета (см. Рис. 32)
Рис. 32.
Если в помощнике приема на работу не была поставлена галка «Создать документ Прием на работу в организацию», то документ на прием необходимо создать вручную. Для того, чтобы создать документ «Прием на работу в организацию» необходимо:
На форме «Сотрудник» нажать на кнопку «Ввести документ».
Выбрать вид документа — «Прием на работу»
Пример создания документа «Прием на работу в организацию» из формы элемента справочника «Сотрудники» (см. Рис 33).
Рис. 33
В открывшемся окне документа «Прием на работу в организацию» заполнятся табличные части на вкладках «Работники» и «Начисления» согласно данным указанным на вкладке «Трудовой договор» выбранного сотрудника (см. Рис. 34)
Рис. 34
После нажатия кнопки «Записать» программа автоматически присвоит номер документу.
Для того, чтобы оформить сотрудника по договору подряда работнику ОУП необходимо произвести все те же самые действия, что в п.2.1, за исключением того, что на Шаге 1 на форме Основные данные указать — Работник по договору гражданско-правового характера
Пример оформления сотрудника по договору подряда (см. Рис 35).
Рис. 35
Прием оформляется документом «Договор гражданско-правового характера», документы «Трудовое соглашение» и «Трудовой договор» на данных сотрудников проводить запрещено! Все остальные процедуры по оформлению договоров подряда и расчетам по этим договорам осуществляет бухгалтерия. На Шаге 2 помощника в связи с этим необходимо снять галку с «Создать договор на выполнение работ с физ.лицом», в поле «Вид договора» указать «Договор подряда (выполнение работ, оказание услуг)».
Для приема сотрудника по совместительству необходимо:
С помощью помощника приема на работу создать нового сотрудника (подробнее в п.2.1.)
На Шаге 1 выбрать то же физ.лицо, на которое оформлен сотрудник по основному месту работы.
На Шаге 2 в поле « Вид занятости » указать « Внутреннее совместительство ».
Все поля заполнить таким же образом как при приеме нового сотрудника, с оформлением приказа о приеме (подробнее в 2.1.)
В данном случае в справочнике «Сотрудники» данный работник будет отражен два раза — один по основному месту работы, второй по совместительству.
Внимание!
Нельзя принимать сотрудника на внутреннее совместительство, если он не оформлен в организации по основному месту работы.
Нельзя принимать сотрудника на внутреннее совместительство в тот же ММ, оплата совмещения обязанностей производится в дополнительном мотивационном файле. Инструкция по оплате в документе: Инструкция по заполнению дополнительного мотивационного файла cовмещения обязанностей на ММ.
Если сотрудник отсутствует на работе, необходимо ввести документ «Неявки и болезни организации» с датой начала невыхода и состоянием «Отсутствует по невыясненной причине», вне зависимости от того больничный это или прогул. Для этого необходимо:
Открыть журнал документов «Неявки и болезни организации» (выбрать пункт меню «Кадровый учет» - «Учет невыходов» - «Неявки и болезни в организации») .
В появившемся окне «Неявки и болезни в организациях», необходимо добавить новый приказ, выбрав пункт меню « Действия » - « Добавить », или воспользоваться кнопкой « Insert ».
«От» - указать дату составления документа. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
«Организация» - указать организацию, в которой числится сотрудник. Выбирается только из предлагаемого списка.
В табличную часть добавить:
«Работник» - выбрать сотрудника из справочника «Сотрудники» .
«С...» - указать дату невыхода на работу в организацию. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
В графу «Состояние» внести причину отсутствия на работе сотрудника только при помощи выпадающего списка.
По кнопке «ОК» провести приказ.
При возврате/выходе сотрудника на работу, необходимо воспользоваться документом "Возврат на работу организации".
Открыть журнал документов «Возвраты на работу в организации» (выбрать пункт меню «Кадровый учет» - «Учет невыходов» - «Возвраты на работу в организации») .
В появившемся окне «Возвраты на работу в организациях», необходимо добавить новый приказ, выбрав пункт меню « Действия » - « Добавить », или воспользоваться кнопкой « Insert ».
«От» - указать дату составления документа. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
«Организация» - указать организацию, где работает сотрудник. Выбирается из выпадающего списка.
В табличную часть добавить:
«Работник» - выбрать сотрудника из справочника «Сотрудники».
«Дата возврата» - указать фактическую дату выхода на работу в организацию. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
По кнопке «ОК» провести приказ.
Внимание!
Нельзя возвращать сотрудника в состояние «Работает» документом «Неявки и болезни в организации», необходимо использовать только документ «Возврат на работу в организации».
Если есть необходимость проведения неявки или возврата в закрытом периоде (дата документа стоит текущий период, в документе стоит дата из закрытого периода) то необходимо обязательно сообщать о факте проведения данных документов в бухгалтерию, для проведения перерасчета выплаченного аванса или ЗП. При не предоставлении данных в бухгалтерию будут переплаты.
Следует учесть, что продление отпуска предусмотрено ТК РФ только в случае болезни самого сотрудника. Если ежегодный отпуск пересекается с больничным по уходу за членом семьи, то продление ежегодного отпуска не предусматривается. Пособие по временной нетрудоспособности в период ежегодного отпуска матери, осуществляющей уход за больным ребенком, не назначается.
Также, больничный лист, приходящийся на дни отпуска без сохранения заработной платы не начисляется. Если дни больничного листа совпадают с днями отпуска без сохранения заработной платы , то данные дни не оплачиваются, начисление производится только на оставшиеся дни больничного листа после окончания отпуска, если такие есть.
Документ "Возврат в организацию" не нужно вносить по окончании больничного листа по беременности и родам. После него, необходимо провести приказ на отпуск по уходу за ребенком до 1.5 лет. Исключением могут быть только сотрудники, выходящие на работу сразу по окончанию б/л по беременности и родам.
В случае если сотрудник работает на реальном графике работы больничные, прогулы и неявки по невыясненным причинам в базе документами Неявки и болезни организации и Возвраты на работу не фиксируются. (подробнее в Приложении 4).
В таблице 2 описаны возможные ситуации и порядок действия ОУП в случаях пересечения сроков ежегодного отпуска и больничного листа.
Таблица 2 — Пересечение ежегодного отпуска и больничного листа.
|
Ситуация |
Документ |
Состояние |
Дата (пример) |
Порядок действия ОУП |
|
Отпуск начинается во время больничного |
Приказ на Отпуск |
Отпуск |
с 05.07 по 15.07 |
1. Проведение приказа на отпуск 2. Проведение документа «Неявки и болезни организации» в строке « Отсутствует по невыясненной причине » с 01.07 3. Предоставление дополнительного отпуска в счет дней больничного листа, наложившихся на время отпуска 4. В документе Возврат на работу дата возврата 16.07 (если сотрудник с 16.07 берет отпуск в счет дней больничного листа, наложившихся на время отпуска, то дата возврата равна следующему дню, после окончания отпуска) |
|
Неявки и болезни организации |
Отсутствует по невыясненной причине |
с 01.07 по 10.07 |
||
|
Больничный полностью во время отпуска |
Приказ на Отпуск |
Отпуск |
с 05.07 по 15.07 |
1. Проведение приказа на отпуск 2. Проведение документа «Неявки и болезни организации» в строке « Отсутствует по невыясненной причине » с 06.07 3. В документе « Возврат на работу организации» дата возврата с 16.071 4. Предоставление отпуска в счет дней больничного листа наложившихся на время отпуска |
|
Неявки и болезни организации |
Отсутствует по невыясненной причине |
с 06.07 по 10.07 |
||
|
Больничный начинается во время отпуска, заканчивается позже |
Приказ на Отпуск |
Отпуск |
с 05.07 по 15.07 |
1. Проведение приказа на отпуск 2. Проведение документа «Неявки и болезни организации» в строке « Отсутствует по невыясненной причине » с 06.07 3. В документе «Возврат на работу организации» дата возврата с 21.072 4. Предоставление отпуска в счет дней больничного листа наложившихся на время отпуска |
|
Неявки и болезни организации |
Отсутствует по невыясненной причине |
с 06.07. по 20.07 |
||
|
Отпуск и больничный начинаются одновременно |
Приказ на Отпуск |
Отпуск |
с 05.07 |
1. Проведение приказа на отпуск 2. Документ «Неявки и болезни организации» не вносится 3. Больничный лист по реестру передается в бухгалтерию 4. Предоставление отпуска в счет дней больничного листа наложившихся на время отпуска. |
|
Неявки и болезни организации |
Отсутствует по невыясненной причине |
с 05.07 |
||
|
Отпуск и больничный заканчиваются одновременно |
Приказ на Отпуск |
Отпуск |
с 05.07 по 15.07 |
1. Проведение приказа на отпуск 2. Проведение документа «Неявки и болезни организации» в строке «Отсутствует по невыясненной причине» с 01.07 3. Предоставление отпуска в счет дней больничного листа наложившихся на время отпуска 4. В документе Возврат на работу дата возврата 16.07 (если сотрудник с 16.07 берет отпуск в счет дней больничного листа, наложившихся на время отпуска, то дата возврата равна следующему дню, после окончания отпуска) |
|
Неявки и болезни организации |
Отсутствует по невыясненной причине |
с 01.07 по 15.07 |
Внимание!
Невыходы, переходящие с одного месяца на другой, ОУП не закрывает по окончании текущего месяца, это делает бухгалтерия филиала/ГМ/РЦ/АТП. Для возврата сотрудника на работу, после переходящего невыхода, необходимо также воспользоваться документом «Возврат на работу организации», указав фактическую дату выхода на работу.
В случае предоставления сотруднику отпуска, в счет дней больничного листа, наложившихся на время отпуска, документы проводятся таким же образом как и для ежегодного отпуска.
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарный дней. Праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска из расчета 2,33 календарных дня за отработанный месяц (15 дней и более 15-ти дней приравниваются к месяцу, проработавшим менее 15-ти дней сотрудникам компенсация не насчитывается).
Неиспользованные отпуска могут быть предоставлены работнику с последующим увольнением. При этом днем увольнения считается последний день отпуска.
В случае, если сотрудник работает как по основному месту, так и по внутреннему совместительству, уход в отпуска отражается по всем видам работы, таким образом документ «Отпуск организации» будет проведен на одни и те же даты, у сотрудника по основному месту работы и у сотрудника по внутреннему совместительству.
В заявлении на предоставление ежегодного отпуска должна быть обязательно указана дата начала и количество календарных дней отпуска. Заявление должно быть подписано непосредственным руководителем и директором филиала/РЦ/АТП/ГМ. Для введения приказа на отпуск в базе 1С ЗУП необходимо:
Открыть журнал документов «Отпуска организации» (выбрать пункт меню « Кадровый учет » - « Учет невыходов » - « Отпуска организации »)
В появившемся окне «Отпуска организации», добавить новый приказ, выбрав пункт меню « Действия » - « Добавить », или воспользоваться кнопкой « Insert ».
В окне « Отпуска организаций: Новый » , выбрать сотрудника (группу сотрудников) выбрав пункт меню приказа на отпуск « Действия » - « Добавить », или воспользоваться кнопкой « Insert ».
В появившемся окне (Рисунок 34) нужно заполнить следующие поля:
«Номер» - номер приказа о ежегодном отпуске ставится программой автоматически, номер приказа необходимо изменить после внесения даты приказа, выбранного филиала, ответственного лица. Порядок изменения номера описан в п.2.1.3.
«От» - должна быть указана дата составления документа. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ. Дата документа должна быть за три дня до даты начала отпуска.
«Организация» - должна быть указана организация, в которой числится сотрудник . Выбирается из выпадающего списка.
В табличную часть добавить:
«Работник» - должен выбираться сотрудник из справочника «Сотрудники» в соответствии с заявлением на отпуск.
«Вид отпуска» - должен выбираться из выпадающего списка: ежегодный либо без сохранения зарплаты.
«С...» - должна быть указана дата фактического начала отпуска в соответствии с заявлением на отпуск. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
«По» - должна быть указана дата фактического окончания отпуска в соответствии с заявлением на отпуск, т.е. указывается последний день отпуска, а не первый день работы после отпуска. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
«Основание» - должно быть указано основание для отпуска, обычно: «Заявления ФИО».
После введения информации нажать кнопку «ОК».
Пример заполнение отпуска сотруднику (см. Рис.36.)
Рис. 36
Для сотрудников, которые работают по внутреннему совместительству отпуск регистрируется и по основному месту работы, и по совмещению.
Если сотрудник досрочно выходит из отпуска, или в документе «Отпуска организаций» не указана дата возврата из отпуска, то необходимо обязательно ввести документ «Возврат на работу организации».
Для этого необходимо:
Открыть журнал документов «Возврат на работу в организацию» (выбрать пункт меню «Кадровый учет» - «Учет невыходов» - «Возвраты на работу в организации» ).
В появившемся окне «Возвраты на работу в организациях», необходимо добавить новый приказ, выбрав пункт меню « Действия » - « Добавить », или воспользоваться кнопкой « Insert ».
В приказе указать филиал, ответственного.
В табличную часть добавить сотрудника и дату фактического выхода на работу в организацию.
По кнопке «ОК» провести приказ, тем самым выводя сотрудника в состояние работает.
О данном факте возврата на работу из отпуска обязательно сообщить в бухгалтерию, для того чтобы были пересчитаны отпускные и не было переплат.
Документ «Возврат на работу в организацию» может вводиться на основании документов «Отпуска организаций». Для этого необходимо найти нужный документ в журнале документов «Отклонения организаций » , установить на него курсор, нажать правой кнопкой мыши и выбрать «На основании» - « Возврат на работу организаций ». Созданный документ будет заполнен, согласно документа-основания (Рис.37).
Рис. 37
В данный регистр вносится остаток неиспользованных дней в двух случаях:
Если сотрудник был принят ранее 01.01.2007, то необходимо внести количество неиспользованных дней отпуска на 01.01.2007
Если сотрудник был переведен из филиала в филиал, то необходимо внести количество неиспользованных дней отпуска на дату перевода.
Неиспользованные дни считаются следующим образом: количество всех дней отпуска, которые были положены сотруднику на отчетную дату (на 01.01.2007 в первом случае и на дату перевода во втором) минус количество использованных дней отпуска до отчетной даты.
При переводе сотрудника из одной организации в другую, входящих в группу компаний "Магнит" сотрудник ОУП составляет и вкладывает в личное дело справку об использованных отпусках и периодах отпуска сотрудника и выплате компенсаций с указанием остатка неиспользованного отпуска на дату перевода. Принимающий филиал вносит количество неиспользованных дней отпуска в специальный регистр «Дни отпуска до 2007 года». Для этого необходимо:
Переключить интерфейс на «Административный» (Сервис — Переключение интерфейса)
Перейти в пункт меню Регистры — Регистры сведений — Дни отпуска до 2007 года
В открывшемся регистре нажать кнопку Добавить
Выбрать из справочника «Сотрудники» принятого переводом сотрудника и внести количество неиспользованных дней отпуска на момент перевода в колонку Количество дней.
Внимание!
Запрещено выплачивать компенсацию за неиспользованные дни отпуска при переводе сотрудника из одного филиала в другой, если он переводится увольнением в порядке перевода.
Предоставление работнику отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 3-х лет регистрируется в программе с помощью документа «Отпуск по уходу за ребенком» при предъявлении сотрудником соответствующего заявления.
Перед отпуском по уходу за ребенком создается неявка с состоянием «В отпуске по беременности и родам» после предоставления больничного листа. Данный вид неявки является открытым невыходом, т.е. выводить сотрудницу в состояние «Работает» не нужно. После невыхода будет введен документ «Отпуск по уходу за ребенком». Для этого необходимо:
Открыть журнал документов «Отпуска по уходу за ребенком» (выбрать пункт меню «Кадровый учет» - «Учет невыходов» - «Отпуска по уходу за ребенком»). Интерфейс должен стоять «Кадровый учет», переключение интерфейса: меню «Сервис» — «Переключение интерфейса».
В появившемся окне «Отпуска по уходу за ребенком», необходимо добавить новый приказ, выбрав пункт меню « Действия » - « Добавить », или воспользоваться кнопкой « Insert ».
В появившемся окне (Рисунок 36) нужно заполнить следующие поля:
«Организация» - должна быть указана организация, в которой числится сотрудник. Выбирается из выпадающего списка.
«От» - должна быть указана дата составления документа. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
«Сотрудник» - должен выбираться сотрудник из справочника «Сотрудники» , для которого оформляется отпуск по уходу за ребенком.
«Период отпуска с:» - должен быть указан полный (на 3 года) период декретного отпуска по уходу за ребенком (начальная дата и дата окончания, по истечению срока отпуска), заполняется в соответствии с заявлением на отпуск по уходу за ребенком, причем дата начала отпуска по уходу за ребенком должна быть следующей за датой окончания больничного. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
В блоке «Пособие до 1,5 лет (за счет ФСС)» заполнить:
«Выплачивать по...» - должна быть установлена галочка и дата достижения ребенком возраста
1,5 лет.
«Количество детей» заполняется следующим образом:
Если первый ребенок, то 1 и галочку
Если второй (и последующий) ребенок, то 1 и без галочки
Если двойня и из них один первый ребенок, то 2 и галочка
Если двойня и эти дети по счету второй и третий , то 2 без галочки.
В блоке «Пособие до 3 лет (за счет работодателя)» заполнить:
«Выплачивать по...» - должна быть установлена галочка и дата достижения ребенком возраста 3 лет.
Таким образом в одном документе регистрируются пособия до 1.5 и до 3х лет. Создавать отдельные документы на отпуск по уходу за ребенком до 1.5 лет и на отпуск по уходу за ребенком до 3х лет — не нужно! (см. Рис. 38)
Рис. 38
В свойствах документа должна быть заполнена «Дата рождения ребенка» - заполняется в соответствии со свидетельством о рождении ребенка. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ (см. Рис. 39).
Во вкладке «Плановые начисления» проверить стоит ли оклад по дням — прекратить, если не стоит, то необходимо поставить.
После внесения данных необходимо нажать кнопку Записать. Далее бухгалтерия рассчитывает средний заработок и проводит документ. Прав на проведение декретного отпуска в ОУП нет.
Важно!
Если в период отпуска назначается пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, то в группе реквизитов « Пособие до 1,5 лет » сотрудник ОУП должен установить флажок и указать дату, по которую включительно будет начисляться пособие.
В приказах на отпуск, в документах неявок и возвратов на работу сотрудникам ОУП запрещено устанавливать флаг "Освобождать/занимать ставку". Если необходимо временно ввести в штат дополнительную единицу, необходимо согласовать временную ставку в установленном порядке, и только затем оформить нового сотрудника.
Для регистрации изменения условий выплаты пособий в период отпуска по уходу за ребенком до достижения им 1,5 или 3-х лет или досрочного прекращения отпуска по уходу за ребенком до 3х лет нужно использовать документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком».
Для того, чтобы досрочно вывести сотрудника из отпуска по уходу за ребенком без сохранения пособия необходимо создать документ «Изменение условия оплаты по отпуску по уходу».
Открыть журнал документов «Отпуска по уходу за ребенком» (выбрать пункт меню «Кадровый учет» - «Учет невыходов» - «Отпуска по уходу за ребенком»). Интерфейс должен стоять «Кадровый учет», переключение интерфейса: меню Сервис — Переключение интерфейса.
В появившемся окне «Отпуска по уходу за ребенком» , необходимо выбрать пункт меню «Действия» - «Добавить», или воспользоваться кнопкой «Insert» и выбрать новый приказ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком».
В появившемся окне «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком» заполнить:
«Организация» - должна быть указана организация, где работает сотрудник. Выбирается из выпадающего списка.
«От» - должна быть указана дата составления документа, ставится автоматически. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
«Работник» - должен выбираться сотрудник из справочника «Сотрудники» , для которого оформляется отпуск по уходу за ребенком.
«Приказ на отпуск» - должен быть указан документ «Отпуск по уходу за ребенком», на основании которого вводится данный документ.
«Прекратить отпуск с:» - должна быть указана дата, с кото рой необходимо вывести сотрудницу ( д о срочный вывод сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет). Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
В свойствах документа должна быть заполнена «Дата рождения ребенка» - заполняется в соответствии со свидетельством о рождении ребенка . Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ. Также как и в документе «Отпуск по уходу за ребенком».
Переключатель поставить в положение «Прекратить».
Во вкладке «Плановые начисления» поставить «Оклад по дням» - «Начать» и указать оклад сотрудницы.
После записи документа, бухгалтерия заполняет оставшиеся вкладки с начислениями и проводит документ.
Действия ОУП:
проводит документ неявки с состоянием «В отпуске по беременности и родам» - при предъявлении б/л;
создает и записывает документ «Отпуска по уходу за ребенком» - по заявлению сотрудницы;
создает и записывает документ досрочного вывода сотрудницы из отпуска по уходу «Изменение условия оплаты по отпуску по уходу».
Если сотрудницу необходимо вывести сразу в другое подразделение, либо на другую должность, то делается кадровое перемещений от той же даты, что и прекращение отпуска по уходу, но с пустой вкладкой начисления, т.к. начисления от этой даты уже заполнены в документе «Изменение условий оплаты отпуска по уходу».
Для того, чтобы досрочно вывести сотрудника из отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет на 0,5 ставки с сохранением пособия или изменить условия оплаты отпуска по уходу за ребенком , необходимо создать документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком»:
Важно! Выводить сотрудников на 0,5 ставки с сохранением пособия можно только с согласования вышестоящих функциональных руководителей. Выводить сотрудников ММ, ГМ на 0,5 ставки с сохранением пособия — запрещено при любых условиях.
Ввести документ «Изменение условий отпуска». Переключатель в положение «Изменить» ( Рисунок 38 ). Таким же образом, как было описано ранее.
« Изменить отпуск с:» - должна быть указана дата, с которой необходимо досрочно вывести сотрудника из отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет на 0,5 ставки с сохранением пособия. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
На вкладке «Плановые начисления» «Оклад по дням» изменить на «Оклад по часам» . Вид действия поста вить «Начать». Тарифную ставку поставить равной окладу за полную ставку.
Пример заполнения документ «Изменение условий отплаты отпуска по уходу за ребенком» (см. Рис.40.)
Рис. 40.
Ввести документ «Кадровое перемещение» , которым осуществить перевод сотрудницы на 0,5 ставки и на соответствующий график от той же даты, что и в документе «Изменение условий оплаты отпуска по уходу». Подробнее о кадровых перемещениях в разделе 4.
В документе «Кадровое перемещение» не должна быть заполнена вкладка «Начисления» . Иначе сотруднице не будет начисляться Пособие по уходу до 1,5 лет.
После окончания отпуска по уходу за ребенком пособие начисляться не будет и сотрудницу необходимо будет перевести на полную ставку по заявлению.
Документ « Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком » можно также ввести на основании документа «Отпуск по уходу за ребенком». Для этого необходимо найти нужный документ « Отпуск по уходу за ребенком» в журнале документов « Отпуска по уходу за ребенком» , установить на него курсор, нажать правой кнопкой мыши и выбрать «На основании» - «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком». Созданный документ будет заполнен, согласно документа-основания
Пример заполнения изменений условий оплаты отпуска по уходу за ребенком (см. Рис. 41).
Рис. 41
Внимание!
В случае если сотрудница не написала заявление на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 ( 3х) лет после больничного по беременности и родам, либо написала заявление на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет и по достижении даты окончания отпуска не вышла на работу, ОУП необходимо провести документ «Неявки и болезни организации» с состоянием «Отсутствует по невыясненной причине». Эта Неявка будет открытой пока сотрудница не напишет заявление на отпуск по уходу за ребенком. После того как сотрудница написала заявление на отпуск по уходу за ребенком, ОУП делает запрос ГБ на открытие периода для отмены проведения Неявки и заводит документ Отпуск по уходу за ребенком».
После окончания отпуска по уходу за ребенком сотрудник автоматически возвращается на работу и становится штатным. Невыход по отпуску по беременности и родам является открытым невыходом, переходящим в отпуск по уходу за ребенком.
В о время отпуска по уходу за ребенком, нельзя переводить сотрудницу с одного подразделения на другое, менять оклад, проводить по ней другие кадровые или бухгалтерские документы и приказы, в противном случае это может привести к проблемам в расчетах бухгалтерии.
При досрочном выходе сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет, накопление стажа для ежегодного отпуска возобновляется с момента выхода работницы из отпуска по уходу за ребенком.
При досрочном выходе сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет на 0,5 ставки, пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет выплачивается. Запрещается оформлять сотрудниц на 0,5 ставки, когда фактически они работают полный рабочий день . Либо оформлять на полную ставку без сохранения пособия, либо на 0,5 ставки с сохранением пособия. Другие схемы не применимы!
Если сотрудница после досрочного выхода на 0,5 ставки уходит в отпуск по уходу за ребенком, то новый документ Отпуск по уходу за ребенком создавать не нужно! Необходимо провести документ Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком на основании первоначального отпуска по уходу за ребенком , где поставить переключатель в положение «Изменить», а на вкладке Начисления поставить оклад по часам — Прекратить .
Все данные в кадровых документах, по которым ведутся бухгалтерские начисления: отпуска, больничные, неявки, должны полностью совпадать с аналогичными расчетными документами.
Существует два варианта:
Если выплаты будут происходить только по больничному:
Нужно провести документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком» с переключателем «Прекратить» - прерывает первый отпуск по уходу за ребенком за день до начала б/л
Пример заполнения «Прекращение отпуска по уходу за ребенком» (см. Рис. 42).
Рис. 42
Затем необходимо создать и провести документ «Неявки и болезни организаций» с состоянием «В отпуске по беременности и родам» (Рис. 43).
Рис. 43
После рождения второго ребенка необходимо по заявлению сотрудницы создать новый документ «Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет, где необходимо указать Количество детей, например 2 (галочку среди них есть первый ребенок, если среди них есть первый ребенок). В поле «Пособие до 1,5 лет (за счет ФСС)» в ячейке «Выплачивать по:» поставить дату достижения 1,5 лет первого ребенка. В поле «Пособие до 3 лет (за счет работодателя)» в ячейке «Выплачивать по:» поставить дату достижения 3 лет второго ребенка (см. Рис 44, 45)
Рис. 44
Пример заполнения изменения условий оплаты (см. Рис 45)
Рис. 45
Далее после достижения первым ребенком 1,5 лет, нужно создать и провести документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком» на основе последнего отпуска по уходу, где нужно поставить переключатель в положение «Изменить» с даты достижения 1,5 лет первого ребенка. Кол-во детей - 1, галочку среди них есть первый ребенок не ставить. В поле «Выплачивать по:» оставить дату достижения 1,5 лет второго ребенка (Рисунок 45).
Выплаты пособия до 1,5 лет без оплачиваемого Б/л:
В данном случае ОУП создает и проводит документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком», где ставит переключатель в положение «Изменить» с даты рождения второго ребенка. Кол-во детей 2 (ставит галочку среди них есть первый ребенок, если среди них есть первый ребенок). В поле «Выплачивать по:» ставит дату достижения 1,5 лет первого ребенка.
Далее после достижения первым ребенком 1,5 лет необходимо создать и провести документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком» на основе последнего отпуска по уходу, где поставить переключатель в положение «Изменить» с даты достижения 1,5 лет первого ребенка. Кол-во детей 1, галочку «Это первый ребенок» не ставить. В поле «Выплачивать по:» поставить дату достижения 1,5 лет второго ребенка. В случае если сотрудница будет сидеть в отпуске по уходу за вторым ребенком до 3х лет, то нужно будет создать еще один отпуск по уходу за ребенком (см.п.3.2.2.) период отпуска будет со следующего дня после окончания отпуска по уходу за первым ребенком по достижению вторым ребенком 3х лет.
Подключение:
Открыть журнал документов «Отпуска организации» (выбрать пункт меню « Кадровый учет » - « Учет невыходов »
- «Отпуска организации»)
В появившемся окне «Отпуска организации», необходимо добавить новый приказ, выбрав пункт меню « Действия » - «Добавить», или воспользоваться кнопкой «Insert».
Правой кнопкой мыши щелкнуть по пустому месту формы документа.
Откроется «Контекстное меню» , выбрать «Настройка списка».
В открывшемся окне (Рисунок 44) поставить флажок напротив «Вид дополнительного отпуска» и «Начало дополнительного отпуска».
Нажать кнопку «Применить» и «ОК».
Пример заполнения дополнительного вида отпуска (см. Рис.46.)
Рис. 46
Использование:
Создать новый приказ на отпуск (как создается приказ описано в п. 3.2.1).
Внести данные о работнике.
В поля дополнительного отпуска внести даты (дата начала и окончания отпуска полностью указывается в полях ежегодного отпуска, дата начала дополнительного отпуска равна дате начала дополнительного отпуска).
Внести вид отпуска в поле «Вид дополнительного отпуска» (Рисунок 45).
Провести документ, нажав кнопку «ОК». Все остальные действия по данному вопросу выполняет бухгалтерия
Пример заполнения дополнительного отпуска (см. Рис. 47.)
Рис. 47
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется для работников:
Работающих с вредными и опасными условиями труда в ГМ (повар у плиты) + 7 календарных дней
Работающих в зонах радиоактивного заражения + 7 календарных дней;
подвергшимся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы + 14 календарных дней;
работающих:
- В районах Крайнего Севера (РКС) + 24 календарных дня;
- В приравненных к ним местностях (МКС) + 16 календарных дней.
Сотрудники, работающие в районах крайнего севера и приравненным к крайнему северу могут вместо дополнительного отпуска взять денежную компенсацию. В данном случае сотрудник должен написать заявление, кадровый документ не проводится, но в личном деле необходимо обязательно указать сколько дней компенсации получил сотрудник. Далее заявление передается в бухгалтерию, где производится начисление компенсации (см. Рис. 48)
Рис. 48
В день сдачи крови и ее компонентов работник, предоставивший соответствующие документы по сдаче крови (это справка о том, что сотрудник в данный день сдавал кровь и заявление с просьбой предоставления дополнительного выходного дня по сдаче крови), освобождается от работы (ст. 186 ТК РФ).Отдел персонала проводит документ Неявки и болезни организации с состоянием Отсутствует по невыясненной причине, через день проводит документ Возврат на работу в организацию (например, если сотрудник сдавал кровь 10-го числа, то возврат проводится 12-м числом).
В случае, если работник в день сдачи крови и ее компонентов вышел на работу, ему предоставляется по его желанию другой день отдыха. В этом случае отдел персонала проводит Неявку с датой начала по заявлению сотрудника.
В случае сдачи крови и ее компонентов в период ежегодного оплачиваемого отпуска, в выходной или нерабочий праздничный день работнику по его желанию предоставляется другой день отдыха. Отдел персонала так же проводит Неявку с датой начала по заявлению сотрудника.
После каждого дня сдачи крови и ее компонентов работнику предоставляется дополнительный день отдыха. Указанный день отдыха по желанию работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован в другое время в течение года после дня сдачи крови и ее компонентов.
При сдаче крови и ее компонентов работодатель сохраняет за работником его средний заработок за дни сдачи и предоставленные в связи с этим дни отдыха.
Для перевода сотрудника в иное подразделение пишется заявление и подписывается начальником обоих подразделений, на другую должность — согласуется с вышестоящим руководством. Для сотрудников магазинов «Магнит» - подпись СВ и НОУП.
Важно! Проводить оформление и создавать КП по сотрудникам магазинов «Магнит», сотрудникам РЦ, АТП и УЦ в последние два рабочих дня месяца категорически запрещено!
Для проведения перевода внутри организации необходимо:
Открыть журнал документов «Кадровые перемещения в организации» (выбрать пункт меню «Кадровый учет» - «Учет невыходов» - «Кадровые перемещения»).
В появившемся окне «Кадровые перемещения в организации», необходимо добавить новый приказ, выбрав пункт меню « Действия » - « Добавить », или воспользоваться кнопкой « Insert ».
Откроется окно « Кадровые перемещения организации: Новый » (Рисунок 46), добавить сотрудника, выбрав пункт меню документа кадрового перемещения « Действия »-« Добавить ».
На форме заполнить следующие поля:
-«Номер» - Номер приказа о переводе ставится программой автоматически, номер приказа необходимо изменить после внесения даты перевода, выбранного филиала, ответственного лица. Порядок изменения номера описан в п 2.1.3 .
-«От» - указать дату составления приказа. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ. Дата документа не может быть позже даты перевода.
-«Организация» - указать название филиала. Должна быть указана организация, в которой числится сотрудник. Выбирается только из предлагаемого списка.
-«Откуда» -указать организацию, где работает сотрудник.
-«Куда» - указать организацию, где работает сотрудник.
-Поля «Откуда» и «Куда» должны совпадать.
Табличная часть:
На вкладке «Сотрудники» обязательно указывается:
«Сотрудники» - выбрать сотрудника из справочника «Сотрудники» в соответствии с заявлением на перевод.
«С» - указать дату, с которой сотрудник переводится. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
«Подразделение» - указать подразделение, куда переводится сотрудник (если подразделение не изменилось, то наименования совпадают). Подразделение выбирается только из выпадающего списка в соответствии со штатным расписанием. Данные заполняются в соответствии с заявлением на перевод.
«Должность» - указать должность, на которую происходит перевод в соответствии с заявлением на перевод. Должность выбирается только из выпадающего списка в соответствии со штатным расписанием.
«Ставка» - указать ставку, на которую происходит перевод в соответствии со штатным расписанием.
«График работы» - указать график работы, на который происходит перевод. Выбирается только из справочника «Графики работы». Должны сохраниться правила для комбинации: График работы - Ставка - Вид расчета указанные в п. 2.1.2
Пример заполнения окна «Кадровое перемещение организаций». Закладка «Сотрудники» (см. Рис. 50.)
Рис. 50
На вкладке « Начисления » (рисунок 47) регистрируются изменения в плановых начислениях работника. Табличная часть начислений заполняется автоматически при вводе списка работников на закладке Работники: в нее попадают данные обо всех плановых начислениях, назначенных работнику.
Для изменения значений показателей для расчета начислений необходимо в строке табличной части установить действие « Изменить » и ввести новые значения показателей.
После ввода данных документа по кнопке «Печать» можно получить печатную форму приказа о кадровом перемещении №Т-5 или №Т-5а.
После введения информации о сотруднике нужно нажать кнопку « ОK » для проведения документа.
Пример заполнения окна «Кадровое перемещение организаций». Закладка «Начисления» (см. Рис. 51)
Рис. 51
После проведения Кадрового перемещения необходимо убедиться в том, что состояние сотрудника изменилось на Переведен [число последнего кадрового перемещения] и отобразилось в справочнике «Сотрудники» (рисунок 44).
Для этого необходимо:
Зайти в справочник «Сотрудники», выбрав пункт меню «Предприятие» - «Сотрудники».
Найти сотрудника, которого перевели.
Открыть карточку сотрудника и на вкладке «Кадровые данные» «Место работы» посмотреть отобразился ли перевод в колонке «Причина изменения состояния» (см. Рис. 52).
Рис. 52.
При кадровом перемещении внешнего совместителя на основное место работы, сначала необходимо уволить работника как внешнего совместителя и принять его на основное место работы.
Внимание!
Все действия по переводу можно вести из справочника «Сотрудники организаций». Для этого нужно выбрать пункт меню «Предприятие» – «Сотрудники организаций». Найти нужного сотрудника и нажать кнопку «Ввести на основании».
При работе организаций в разных базах:
При переводе сотрудника из одной организации в другую внутри компании (например, из филиала в филиал, из РЦ в филиал и т.д.), работающих в разных базах , нужно оформить увольнение в старой организации (базе) и оформить прием на работу в новой организации (базе), как нового сотрудника (создать приказ, занести стаж работы и данные в физ. лицо) . В трудовой книжке должна быть запись о переводе. Заводить новое физ. лицо в справочнике физ. лиц категорически запрещено, так как справочник физических лиц общий для всех организаций и физ. лицо, на которое нужно оформить нового сотрудника, в базе уже есть.
Для приема сотрудника из другого филиала необходимо совершить следующие действия:
Добавить новый элемент справочника « Сотрудники организаций », как описано в п. 2.1, не создавая при этом новое физ.лицо
Восстановить данные о дате приема на работу, остатке отпусков на момент перевода, о данных НПФ.
Подробнее о порядке перевода сотрудника из филиала в филиал описано в документе: «Инструкция для ОУП по оформлению перевода работника на работу в другой регион (филиал, ГМ и РЦ)».
Внимание!
Увольнять сотрудников из действующей базы можно только после согласования даты перевода с настоящим и будущим руководителями. Статья увольнения должна быть обязательно п.5 ст.77.
При работе организаций в одной базе:
При переводе сотрудника из одной организации в другую внутри компании (например, из филиала в филиал, из РЦ в филиал и т.д.), работающих в одной базе (например в случае если сотрудник из филиала переводится на ГМ при этом филиал и ГМ работают в одной базе 1С ЗУП), нужно оформить документ «Кадровое перемещение организации». Для этого необходимо:
Создать документ кадровое перемещение организации
В поле Организация указать ГК Тандер ЗАО/ ГК Сельта ООО
В поле « откуда » организацию, из которой переводится сотрудник
В поле « куда » организацию, в которую переводится сотрудник
Остальные поля заполняются как указано в разделе 4.1
Пример заполнения (см. рис.53)
Рис. 53
Внимание!
При переводе сотрудника из организации в организацию кадровым перемещением необходимо проверить не были ли проведены отпуска период которых попадает на даты позже чем дата перевода. Если отпуска были проведены, то необходимо в них поставить новую организацию и перепровести документ. О факте перепроведения таких документов обязательно сообщить в бухгалтерию для изменения организации в расчетных документах.
Днем увольнения работника является последний день его работы, если последний день приходится на выходной или праздничный, то день увольнения переносится на следующий рабочий день. Заявление на увольнение должно быть подписано непосредственным руководителем с указанием даты увольнения.
Открыть журнал документов « Увольнение из организаций » (выбрать пункт меню « Кадровый учет» - «Кадровый учет» - «Увольнение из организаций» )
В появившемся окне «Увольнение из организации», необходимо добавить новый приказ, выбрав пункт меню « Действия » - « Добавить », или воспользоваться кнопкой « Insert ».
Откроется окно « Увольнение из организаций: Новый » (Рисунок 54), добавить сотрудника, выбрав пункт меню приказа « Действия » - « Добавить ».
В окне программы ввести следующие данные:
-«Номер» - Номер приказа об увольнении ставится программой автоматически, номер приказа необходимо изменить после внесения даты увольнения, выбранного филиала, ответственного лица. Порядок изменения номера описан в п 2. 1.3
-«От» - указать дату составления приказа. Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ. Дата документа не может быть позже даты увольнения.
-«Организация» - указать организацию, в которой числится сотрудник. Выбирается только из предлагаемого списка.
-«Работник» - должен выбираться сотрудник только из справочника «Сотрудники».
-«Дата увольнения» - указать фактическую дату увольнения, в соответствии с заявлением на увольнение (если работник увольняется по собственному желанию). Формат поля: ДД.ММ.ГГГГ.
-«Комментарий» - поле используется при необходимости внесения дополнительной информации
-«Статья ТК РФ» - должно указываться основание расторжения трудового договора в соответствии со статьей
Трудового кодекса (выбирается из справочника «Основания увольнения из организаций») и основание увольнения (заявление, медицинское заключение и т.д).
-«Компенсация отпусков при увольнении». При заполнении даты увольнения программа автоматически заполняет «Рабочий год» и рассчитывает компенсацию отпуска при увольнении. При изменении даты увольнения программа считает количество дней основного отпуска сотрудника, которые необходимо компенсировать или удержать. Указанное количество дней отпуска не списывается при проведении, а используется только для заполнения документа "Расчет при увольнении сотрудника организаций", который проводит бухгалтерия, но количество неиспользованных дней отпуска необходимо перепроверять по личному делу (Т-2).
Важно!
При увольнении сотрудника необходимо обязательно сверять данные по компенсации неиспользованного отпуска с личным делом. Если сотрудник переводился из филиала в филиал, то необходимо учесть остаток отпуска с предыдущего филиала. Для выставления компенсации используется только поле «Дней» в документе «Увольнение из организации», поэтому в него необходимо вносить сумму остатка по основному отпуску и по дополнительному, если такой есть. Поле «Комментарий» для выставления компенсации дней отпуска использовать запрещено.
Поставить галочку на «Прекращать стандартные вычеты».
После внесения информации о сотруднике нажать кнопку « Ок », тем самым проведя приказ.
Кнопкой « Печать » можно вывести приказ на печать, выбрав форму Т-8.
Пример заполнения окна «Увольнение из организаций» (см. Рис. 54)
Рис. 54
Внимание!
Все действия по увольнению можно вести из справочника «Сотрудники организаций». Для этого нужно выбрать пункт меню «Предприятие» – «Сотрудники организаций». Найти необходимого сотрудника и нажать кнопку «Ввести на основании» - «Увольнение из организации».
Для увольняющегося сотрудника должно быть заполнено Дополнительное свойство «ТипРасчетаПриУвольнении» в справочнике «Сотрудники». Данное поле заполняется для расчета заработной платы за последний отработанный месяц. Если приказ об увольнении отменяется, то Дополнительное свойство «ТипРасчетаПриУвольнении» в справочнике «Сотрудники организации» нужно очистить.
Доп.свойство «Причина увольнения» заполняется в случае, когда документально сотрудник увольняется по собственному желанию, а фактически увольнению способствует работодатель. В случае, если сотрудник уволен по негативным основаниям и это отражено в приказе, то дополнительное свойство заполнять не нужно. Данное поле предназначено для мониторинга причин увольнения только АММ, поэтому содержит только 2 причины увольнения: «корыстные цели» и «слабые управленческие навыки» (см. Рис.55)
Рис. 55
После указания доп.свойств сотрудника данные записываются нажатием кнопки «ОК».
Внимание!
Дополнительное свойство ТипРасчетаПриУвольнении обязательно заполняется «по среднему» при увольнении переводом (п. 5 ст. 77) из одного юридического лица компании в другое (из ЗАО «Тандер» в ООО «Сельта» или наоборот). Если расчет не требуется (перевод внутри "Тандера" или внутри "Сельты"), то поле остается пустым.
Для администраторов ММ могут быть выбраны только 2 типа расчета заработной платы за последний отработанный месяц при увольнении : по среднему и по окладу.
Дополнительное свойство ТипРасчетаПриУвольнении заполнить для всех увольняющихся сотрудников обязательно (по умолчанию «по среднему»).
Если сотрудник был заведен ошибочно, либо принят, но не отработал ни одного дня, из базы ЗУП его нужно удалить, для этого необходимо:
Необходимо отменить проведение всех кадровых приказов, оформленных на этого сотрудника.
Найти в журнале документов эти приказы и поставить пометку на удаление, нажав правой клавишей мыши на приказ и выбрав пункт контекстного меню «Удалить», либо клавишу Del на клавиатуре.
После этих действий у сотрудника в справочнике «Сотрудники » должны исчезнуть все данные, которые были указаны в трудовом договоре. Можно ставить пометку на удаление данного сотрудника.
Если сотрудник был оформлен на задвоенное физ. лицо, то необходимо это физ. лицо перенести в папку «Задвоенные».
Если просто поставить пометку на удаление не верно заведенного сотрудника, то он также будет числиться принятым (см. Рис 56).
Рис. 56
Внимание! Все действия, описанные выше, необходимо выполнять в открытом периоде.
В случае изменения сотрудником ФИО, необходимо изменить эти данные в базе 1С ЗУП. ФИО можно менять только после отправки заявки на обмен ПСС с приложенными копиями документов - паспорта и ПСС ответственному сотруднику Отдела социальных программ.(см. Рис. 57) Важно помнить, что номер ПСС присваивается один раз и при смене личных данных сотрудника (ФИО, дата и место рождения) остаётся неизменным.
Рис. 57.
Алгоритм действий:
Выбрать необходимого сотрудника через справочник «Сотрудники».
Перейти по ссылке «Более подробно о физ. лице»
Нажать на кнопку «Смена ФИО».
В появившемся окне перезаполнить данные о новом ФИО и поставить дату, с которой были сменены ФИО.
В поле «Имя» физ. лица выбрать новое наименование физ. лица.
Нажать кнопку «ОК».
Перейти на форму сотрудника и перевыбрать наименование сотрудника на новое ФИО.
Нажать кнопку «ОК».
Если у сотрудника нестандартные фамилия либо имя или отчество необходимо выполнить действия из пункта 4 и внести данные ФИО в соответствующие ячейки согласно паспорта (см. Рис. 58).
Рис.58
Всем вновь принятым сотрудникам, которые работали до 31.12.2001 года, и у которых это зафиксировано в трудовой книжке, необходимо заполнять Форму СЗВ-К.
Форма СЗВ-К содержит данные о периодах трудовой или иной общественно полезной деятельности работника до 1 января 2002 года, введенные на основании трудовой книжки работника и других предоставленных им документов. Для заполнения формы СЗВ-К необходимо проделать следующие действия:
Зайти в справочник «Физический лица» (выбрав пункт меню « Предприятие »- « Физические лица »).
Выбрать нужное физ.лиц о, кликнув по нему двойным щелчком мыши.
На панели задач выбрать кнопку «Труд овая деятельность ».
Нажать кнопку « Форма СЗВ-К ». Она вызывает форму для редактирования данных о периодах трудовой или иной общественно-полезной деятельности работников до регистрации в системе персонифицированного учета в ПФР (до 1 января 2002 года) (см. Рис. 59).
В реквизитах «Территориальные условия» и «Районный коэффициент» указываются данные о проживании работника в районах Крайнего Севера или приравненных к ним по состоянию на конец 2001 года.
Все данные необходимо заносить в поле «Сведения о стаже застрахованного лица». Все записи о периодах трудовой деятельности работника группируются по организациям, а для каждой организации - по видам деятельности (работа, служба и др.) и вносятся в таблицу сведений о стаже застрахованного лица.
Введенные записи о стаже можно расположить в хронологическом порядке, нажав кнопку «Расположить».
Итоговая таблица «Сведения для оценки пенсионных прав застрахованного лица» может быть заполнена автоматически по введенным записям о стаже (кнопка «Заполнить» ), а также отредактирована вручную.
Рис. 59
Сохранить данные, нажав кнопку «ОК».
Внимание!
Если период работы сотрудника на одном предприятии превышает дату 31.12.2001 г., то дату окончания периода работы нужно ставить — 31.12.2001г.
В табличной части в поле «Вид стажа» нужно вносить стаж за период работы до 2001г.
Если табличная часть «Сведения для оценки пенсионных прав застрахованного лица» » не заполнена, то при сохранении данных во всплывающем окне "Выполнить автоматическое заполнение таблицы сведение для оценки пенсионных прав" нажать Да, данные занесутся автоматически, если табличная часть заполнена, то нажать Нет.
Дополнительные свойства справочника находятся на вкладке «Дополнительно» формы элемента справочника.
9.1. Дополнительные свойства элемента справочника «Физическое лицо»
9.1.1. ID клиента БСЖВ — заполняется в ГК
9.1.2. Год перехода в НПФ — заполняется в ГК
9.1.3. Дата выгрузки — заполняется в ГК
9.1.4. Дата перерасчета по инвалидности — заполняется в ГК
9.1.5. Дата подачи заявления в НПФ — заполняется в ОУП Ф, ГМ, РЦ, АТП, ГК при подписании сотрудником заявления о вступлении в НПФ «Магнит».
9.1.6. ДатаПриемаВКомпанию — заполняется в ОУП Ф, ГМ, РЦ, АТП, ГК принимающей сотрудника организации при переводе его из организации в организацию, входящих в группу компании «Магнит» при работе организаций в разных базах. Также заполняется при приеме сотрудника по внутреннему совместительству. Подробнее в документе ПКД - Департамент подбора и обучения персонала - Служба управления персоналом - Кадровый учет - Инструкция для ОУП по оформлению перевода работника на работу в другой регион.odt
9.1.7. Заявление на софинансирование — заполняется в ОУП Ф, ГМ, РЦ, АТП, ГК при подаче заявления сотрудником на государственное софинансирование пенсии.
9.1.8. Нестандартное ФИО — заполняется в ГК
9.1.9. Нестандартный адрес — заполняется в ГК
9.1.10. Правопреемник НПФ — заполняется в ОУП Ф, ГМ, РЦ, АТП, ГК при подписании сотрудником заявления о вступлении в НПФ «Магнит».
9.1.11. Сумма софинансирования — заполняется в ОУП Ф, ГМ, РЦ, АТП, ГК при подаче заявления сотрудником на государственное софинансирование пенсии.
9.1.12. Текущий ПФ — заполняется в ОУП Ф, ГМ, РЦ, АТП, ГК при подписании сотрудником заявления о вступлении в НПФ «Магнит».
9.1.13. ФИО при рождении — заполняется в ОУП Ф, ГМ, РЦ, АТП, ГК при подписании сотрудником заявления о вступлении в НПФ «Магнит».
9.2. Дополнительные свойства элемента справочника «Сотрудник»
9.2.1. ID клиента в банке (Сельта) — заполняется в ГК
9.2.2. № парковочного места, Авто: дата ввода сведений об авто, Авто: инфо о доп.машине, Авто: марка, Авто: модель, Авто: номер, Авто: регион — данные поля заполняются и используются в ОУП ГК для регистрации данных о личных автомобилях сотрудников.
9.2.3. Вид ставки с - по, основание — заполняется по необходимости при оформлении сотрудника на ставку, заведенную до определенного числа.
9.2.4. Выгрузка данных переводом — заполняется в ГК
9.2.5. Дата аттестации — заполняется в ОУП Ф до 22 числа каждого месяца вносятся планируемые даты аттестации ТММ, ДММ на следующий месяц .
9.2.6. Дата окончания категории, Категория — не заполняется, ранее использовалось для фиксирования категорийности Продавцов ММ.
9.2.7. Дата окончания срочного приема/перевода — заполняется в случае, если сотрудник принят на срочный трудовой договор.
9.2.8. Дата сдачи зачета в УЦ — заполняется в ОУП Ф при предоставлении данных из отдела обучения об успешной сдачи зачета в УЦ подробнее в документе Инструкция по ведению учета дат сдачи зачетов сотрудниками ММ в ЗУП.doc
9.2.9. Зеленый вход — заполняется в ОУП ГК при приеме сотрудников, прошедших по программе «Зеленый вход».
9.2.10. Номер карты Тандер-Дисконт — заполняется в ОУП ГК для фиксирования номеров карт Тандер-Дисконт
9.2.11. Причина увольнения — заполняется в ОУП Ф при увольнении АММ по негативным причинам.
9.2.12. ТипРасчетаПриУвольнении — заполняется при увольнении сотрудников.
9.2.13 Легкий труд: дата начала, дата окончания — заполняется период работы сотрудницы в условиях легкого труда при предъявлении соответствующих документов.
В базе 1С ЗУП есть возможность формирования разных отчетов. Чем разнообразнее данные — тем разнообразнее спектр отчетов. Для формирования отчетов необходимо выбрать пункт меню « Кадровый учет » - « Списки работников организаций ».
По умолчанию существует несколько стандартных вариантов отчета, которыми можно воспользоваться (информация по паспортным данным сотрудников, стаже, родственниках и т.д.).
Для ручной настройки отчета в окне « Список работников организации » указать дату, на которую нужно сформировать отчет, затем необходимо нажать действие « Настройка варианта отчета » - «Настройка структуры». В настройке отчета указать дату, на которую нужно сформировать отчет. (см. рис.60)
Рис. 60
На вкладке « Структура отчета » добавить необходимые поля, перетащив мышкой необходимые поля из «Доступных полей» в «Колонки отчета» например: подразделение организации, таб. №, работник, текущее состояние, оклад, тарифная ставка.
На вкладке « Отбор и сортировка » можно сделать отбор по уволенным сотрудникам, только работающим, по всем сотрудникам, можно по подразделению, по должностям и т.д. Для этого необходимо из «Доступных полей» перетащить мышкой необходимое поле для отбора и поставить необходимые параметры. (см. рис.61.)
Рис. 61
Затем нажать кнопку « Сформировать » и в результате получить необходимый отчет.
Для сохранения в « Настройках » всех параметров данного отчета, и последующего его использования, необходимо на панели инструментов нажать кнопку « Сохранить настройки отчета » (Рисунок 62).
Рис.62.
Далее присвоить наименование данному отчету и в следующий раз, при создании отчета достаточно нажать кноп ку на панели инструментов « Загрузить настройки отчета », чтобы загрузить уже настроенный сохраненный отчет.
Все отчеты, которые формируются в ЗУП лучше сохранять в формате Excel или OpenOffice, после чего можно вносить различные корректировки в отчет (удалять ненужные строки и столбцы, производить сортировку и т.п).
Для формирования отчета по уволенным или принятым сотрудникам за определенный период (например за месяц) необходимо:
Выбрать пункт меню « Кадровый учет» - «Списки работников организации» - «Настройка вариантов отчета» - «Настройка структуры».
На вкладке « Структура отчета» , в верхнем поле нужно удалить поле Подразделение организации.
В колонках отчета нужно оставить только «Работник».
На вкладке « Отбор и сортировка» из левого столбца добавить поле Дата увольнения два раза(!) и поставить на них галку.
В первой строке (Дата увольнения) выбрать Больше либо равно, нажав на кнопку с буквой «Т» выбрать стандартную дату начала.
Поставить дату начала месяца, например 01.09.2009.
Во второй строке выбрать Меньше и первое число следующего месяца, чтобы в отчете отобразились сотрудники, уволенные в последний день месяца.
Убрать галку со строки Только не уволенные.
Пример заполнения структуры отчета (настройки) (см. Рис.63)
Рис. 63
Для того, чтобы вывести отчет по принятым за период, вместо Даты увольнения необходимо выбирать Дату приема. Даты начала и окончания можно ставить произвольные, в зависимости от того, за какой период необходимы данные.
По кнопке « Сформировать» будет сформирован отчет.
Для выгрузки сотрудников РП или АММ необходимо воспользоваться полем Дополнительное свойство: Тип должности
Из предложенного списка выбрать РП либо АММ (см.Рис. 64).
Рис. 64
Если нужны конкретные должности, то нужно выбрать поле Должность. Наименование поставить Равно либо Содержит и написать вручную корректное название должности, как в штатном расписании (см. Рис. 65).
Рис.65
Для вывода в отчете информации о переводе, приеме, увольнении определенных сотрудников в определенных подразделениях на определенные должности нужно:
Выбрать пункт меню « Кадровый учет» - «Перемещения работников организации».
На форме отчета, в верхнем правом углу нужно указать период, за который необходимо вывести данные.
Нажать на кнопку « Настройки» .
В выведенной форме, для добавления полей необходимо 2 раза нажать на строку Подразделение организации.
Для добавления дополнительных столбцов нужно нажать на кнопку « Добавить» либо воспользоваться клавишей « Insert» на клавиатуре.
Добавить 2 поля — Работник и Событие
Пример работы с окном «Настройка структуры отчета»(см. Рис. 66).
Рис. 66
По кнопке «Сформировать» будет сформирован отчет с ФИО сотрудника, событием (прием, перемещение, увольнение) и количеством событий по Организации в целом и по Подразделениям.
Для того, чтобы узнать с какой должности на какую был перевод, либо из какой организации в какую необходимо таким же образом добавить поля Должность, Должность (до перевода), Организация, Организация (до перевода) (папка Данные о рабочем месте). Также можно добавить дату события.
Чтобы конкретизировать данные, необходимо воспользоваться вкладкой « Отбор» . На вкладке можно сделать отбор по Организации, по Подразделению организации, по Должности, с которой переводили сотрудника и т.д. Ниже приведен пример настройки отбора отчета по всем увольнениям продавцов магазина «Викинг» Пятигорского филиала (см. Рис. 67).
Рис. 67
Для ведения учета сотрудниц, находящихся на больничных по причине беременности и родов, а также в отпусках по уходу за ребенком, необходимо воспользоваться следующим отчетом:
Выбрать пункт меню « Кадровый учет » - « Списки работников организаций ».
В « Настройках » отчета указать конечную дату текущего месяца.
На закладке « Структура отчета » выбрать следующие параметры: подразделение организации, таб.№, работник, текущее состояние.
На вкладке « Отбор и сортировка » поставить флажок напротив « Только не уволенные сотрудники ».
« Текущее состояние » должно быть равно в списке значениям « В отпуске по уходу за ребенком » и « В отпуске по беременности и родам ».
Нажать кнопку на панели « Сформировать ».
Сверку персонала необходимо проводить не реже одного раза в месяц, для учета работающих сотрудников. Для этого необходимо:
Выгрузить список всех работающих сотрудников: « Кадровый учет » - « Списки работников организаций ».
В настройках отчета установить текущую дату.
На вкладке « Структура отчета » выбрать, например, следующие параметры: подразделение организации, таб.№, работник, текущее состояние, размер основного начисления.
На вкладке « Отбор и сортировка » установить галочку напротив « Только не уволенные сотрудники » и делать отбор по подразделению.
Нажать кнопку « Сформировать ».
Сформированный файл сохранить в формате Excel или OpenOffice выслать в магазины для корректировки с указанием времени возврата.
Информацию, присланную директорами и товароведами обработать с занесением изменений в базу ЗУП.
Если сотрудник отсутствует на работе по причине болезни, по невыясненным причинам и т.д., но это не отражено в отчете, необходимо внести документ отсутствия на работе. Подробнее в п. 3.
Также необходимо собирать информацию по работающим в праздничные дни сотрудникам. Подробнее о процедуре сбора данных в приложении 3.
К сожалению , не все данные можно выгрузить с помощью стандартных отчетов.
Для выгрузки дополнительных данных, был создан внешний отчет «Универсальный отчет по методанным».
Запустить его можно выбрав пункт меню «Сервис» - «Дополнительные отчеты и обработки» - «Дополнительные внешние отчеты» - «Универсальный отчет (по регистрам, документам, справочникам)».
При запуске отчета выйдет форма отчета, в которой прежде всего нужно выбрать «Тип данных» (Документ, Справочник, Регистр накопления, Регистр сведений). В зависимости от того какой вид данных Вы выберите, в раскрывающемся списке «Объект» можно будет выбрать интересующий Вас объект данных.
Важно! Каждый пользователь может работать только с теми объектами данных, к которому у него есть доступ. Таким образом, пользователь с правами Кадровик, не сможет работать с бухгалтерскими документами или регистрами.
В поле «Таблица» необходимо указать с какими конкретно работать данными, либо со всеми (оставить поле пустым).
После выбора данных по кнопке «Настроить» можно будет добавить необходимую группировку данных, дополнительные поля для вывода в отчет, сделать отбор по интересующим реквизитам, либо поставить необходимую сортировку (все как в стандартном отчете). Раздел 9.
По кнопке «Сформировать» будет выведен отчет, который можно будет сохранить как внешний файл для работы.
Пример: Нужно выгрузить список сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком с указанием даты начала и окончания отпуска и количеством детей.
В поле Тип данных указать Документ
В поле Объекты указать «Отпуск по уходу за ребенком»
В поле Таблица убрать значение
Нажать кнопку Настройки.
Из группировок строк убирать значения
В дополнительные поля добавить реквизиты: Сотрудник, ссылка, дата начала, дата окончания, количество детей, количество первых детей (Рисунок 68).
По кнопке Сформировать выведется отчет по декретницам.
Для того, чтобы выводилось кем проведены данные документы необходимо в дополнительные поля добавить реквизит Ответственный (см. Рис. 68)
Рис. 68
Штатное расписание организации представляет собой совокупность различной информации о штатных единицах организации.
В регистре хранится все необходимые данные, формирующие штатное расписание всех бизнес-подразделений компании:
Организация;
Подразделение;
Должность;
Количество ставок;
Вид тарифной ставки;
Диапазон тарифной ставки (минимальная/максимальная);
График работы;
Условия труда;
Надбавки;
Дата, с которой действует срок штатного расписания.
В дальнейшем при работе с базой данные «Подразделение», «Должность», «Ставка» и «Оклад» нужно заполнять в соответствии со штатным расписанием.
Алгоритм работы со штатным расписанием:
10.7.1.1. Запускаем базу ЗУП;
10.7.1.2. Открываем регистр сведений «Штатное расписание».
Существует два способа открытия Штатного расписания:
- На рабочем столе 1С ЗУП - вкладка «Предприятие» - ярлык «Штатное расписание» (см. Рис. 69);
Рис. 69.
- Выбрать пункт меню «Кадровый учет» - «Штатное расписание» (см. Рис. 70);
10.7.1.3. Форма регистра сведений Штатное расписание представляет собой 3 взаимосвязанных поля данных:
Наименование организации - для работы с той или иной организацией необходимо выбрать ее из выпадающего списка;
Подразделения организации - область просмотра иерархии подразделений выбранной организации;
Пример заполнения (см. Рис.71)
Рис. 71.
10.7.1.4. Для того чтобы проследить изменение штатной структуры во времени Вам необходимо воспользоваться кнопкой «История». В таблице данных появится информация о изменениях с указанием дат. На Рисунке 72 приведен пример изменения количества ставок должности «Бухгалтер 3 категории» подразделения Офис-Бухгалтерия.
Рис. 72.
Контроль состояния штатного расписания организаций возможен с помощью отчета Анализ штатного расписания. При помощи данного отчета можно увидеть количество утвержденных ставок в штатном расписании, количество занятых ставок, количество вакантных ставок, оклад для должности и т.д.
Отчет отображается в виде списка штатных единиц, в котором можно вывести следующую информацию:
Организация
Подразделение и должность штатной единицы
Количество утвержденных, занятых и вакантных ставок
Диапазон тарифной ставки
Вид тарифной ставки
График работы
Валюта тарифных ставок
Дополнительные сведения о штатных единицах
Отчет предоставляет возможность группировать информацию в следующих разрезах:
Организаций
Подразделений и должностей
Вида тарифных ставок
Графиков работы
Валюты тарифных ставок
Алгоритм работы с отчетом Анализ штатного расписания:
Перейти в отчет можно непосредственно из регистра сведения Штатное расписание: нажать кнопку «Печать» и выбрать пункт выпадающего меню «Анализ штатного расписания» (см. Рис. 73).
Рис. 73.
Для формирования требуемого отчета необходимо наложить соответствующие условия на выводимые данные. Для этого необходимо настроить структуру отчета: нажать кнопку «Настройка вариантов отчета» и в выпадающем меню выбрать «Настройка структуры» (см. Рис. 74).
Рис. 74.
В правой части открывшегося окна перечислены Доступные поля для формирования отчета (Рисунок 75).
На закладке «Структура отчета» можно редактировать структуру выводимых данных путем добавления полей в соответствующую таблицу:
Группировка строк;
Группировка колонок;
Колонки отчета.
Пример заполнения (см. Рис. 75.)
Рис. 75.
На закладке «Отбор, сортировка, и параметры» настраиваются условия отбора выводимых данных. Например, можно выбрать конкретную должность, несколько должностей, подразделение и т.д.
После проведения всех необходимых настроек необходимо нажать на кнопку « ► Сформировать».
Формирование отчета может занять некоторое время.
После чего на экран выводится отчет с учетом всех заданных параметров (Рис. 76).
Рис. 76.
Для получения информации о временных ставках существует обработка «Отчет по ШР». Обработка находится в меню Сервис — Дополнительные отчеты и обработки — Дополнительные внешние обработки.
10.7.3.1 Виды отчета:
На форме обработки необходимо выбрать Вариант отчета:
- Отчет по временным ставкам предназначен для контроля своевременного продления/удаления временных ставок ШР.
- Отчет по упраздненным подразделениям (для ГК) предназначен для выявления сотрудников или ставок, оформленных в упраздненных подразделениях.
Поиск осуществляется в подразделениях в названии которых последним символом является «_» а также находящихся в папке «Пусто». При поиске сотрудников в отчет попадают работающие сотрудники с заливкой красного цвета, сотрудники, находящиеся в декрете с заливкой зеленого цвета.
Если работающие сотрудники находятся в папке ПУСТО или упраздненном подразделении (в названии есть символ «_»), то их необходимо перевести в корректное подразделение.
- Отчет по декретным ставкам. Данный отчет выводит сотрудников, для которых были закреплены декретные ставки на время декрета.
Если сотрудник вышел из декретного отпуска до срока окончания временной ставки, временную ставку необходимо упразднить, либо преобразовать в постоянную по стандартной процедуре.
Важно! Данный вид отчета — Отчет по декретным ставкам, пока не доступен. Он будет доступен в обновленной версии обработки.
10.7.3.2. Работа с отчетом по временным ставкам:
В поле формы инструмента Варианты отчета выбираем пункт меню «Отчет по временным ставкам» (Рис. 77).
Определяем параметры выводимого отчета:
Период с.. по.. - указывается период, за который необходимо сформировать отчет (необходимо указать как можно более позднюю дату, чтобы просмотреть временные ставки, срок истечения которых заканчивается через 1,5 - 3 года)
Организации, по которым будет формироваться отчет , указываются в поле «Организации». Для добавления необходимо нажать кнопку «+», в открывшемся списке проставить галочки и нажать на кнопку Выбрать.
-Для вывода отчета на экран на форме обработки необходимо нажать кнопку «Выполнить».
На рисунке 78 представлена форма отчета по временным ставкам.
Значения в колонке «Дата закрытия» могут быть залиты цветом в соответствии со следующими условиями:
- Если дата закрытия наступит более чем через месяц от текущей даты, то нет заливки.
- Если дата закрытия наступит более чем через неделю и менее чем через месяц включительно от текущей даты, то заливка светло зелёного цвета.
- Если дата закрытия наступит не ранее следующего дня от текущей даты и менее чем через неделю включительно, то заливка светло желтого цвета
- Если дата закрытия наступила на текущую дату или ранее неё, то заливка красным цветом.
10.7. 3.3 Работа с отчетом по упраздненным подразделениям (предназначен для ГК)
В поле формы инструмента Варианты отчета выбираем пункт меню «Отчет по упраздненным подразделениям » (см. Рис. 75).
Определяем параметры выводимого отчета:
Можно производить проверку как в папке «Пусто» так и в подразделениях с пометкой «_» (Для ГК) - данная метка присваивается упраздненным подразделениям.
Отчет можно формировать как по сотрудникам, так и по ставкам.
Организации, по которым будет формироваться отчет , указываются в поле «Организации». Для добавления необходимо нажать кнопку «+» , в открывшемся списке проставить галочки и нажать на кнопку Выбрать.
10.7.3.3 Для вывода отчета на экран на форме обработки необходимо нажать кнопку «Выполнить»
Пример заполнения (см. Рис. 79)
Рис. 79.
Пример заполнения формы отчета по упраздненным подразделениям (см. Рис. 80)
Рис.80
Пример заполнения формы отчета по декретным ставкам (см. Рис.81)
Рис.81
Важно! Отчет по временным ставкам необходимо формировать еженедельно для контроля сроков временных ставок и своевременного удаления либо продления ставок.
10.7.5.1. На форме обработки необходимо заполнить поля (Рисунок 82)
Рис. 82.
Организация - необходимо выбрать нужную организацию
Список подразделений - можно добавить как одно, так и несколько подразделений
Путь выгрузки - необходимо указать путь для выгрузки шаблона. Шаблон по умолчанию сохраняется в формате *.ODS.
Если необходимо сохранить шаблон в формате Excel, необходимо после названия указать формат .XLS
10.7.5.2. Необходимо нажать на кнопку Выполнить и сформируется шаблон заявки для расширения штата по выбранным подразделениям (см. Рис.83)
|
Организация |
Подразделение |
Должность |
Текущее количество ставок |
Необходимое количество ставок |
Итого |
Обоснование |
|
Выгружается из ЗУП |
Рис.83
В данном шаблоне руководителю подразделения необходимо заполнить поля "Необходимое количество ставок" и "Обоснование"
10.7.5.3. Заполненную заявку необходимо выслать на согласование по стандартной процедуре - «БП утверждения расширения штата для Филиала, РЦ, АТП, ГМ».
Место рождения заполняется в соответствии с паспортом (см. Рис. 84, 85). Если населенный пункт является столицей субъекта РФ в адресе места рождения можно указать только город. Например:
Рис. 84.
Рис. 85.
В адресе рождения только в поле «Область (край, респ)» указывается соответствующее названию региона сокращение без точек, например, ОБЛ, КРАЙ, РЕСП и т.д. КРАЙ обязательно писать полностью, сокращение КР недопустимо. Область и Республика можно писать как полностью так и сокращенно, главное в соответствии с паспортом.
Если местом рождения сотрудника является одна из бывших союзных республик необходимо указать хотя бы населенный пункт (см. Рис. 86)
Рис. 86.
Адрес по прописке физ. лица заполняется в соответствии с данными паспорта.
Все сокращения указываются без точек (регистр не важен):
Район Р-Н
Город Г
Село С
Деревня Д
Станица СТ-ЦА
Улица УЛ
Переулок ПЕР
Проспект ПР-КТ
Если населенный пункт адреса регистрации является городом субъекта РФ, заполняются поля Регион, Город, Улица, Дом, Квартира, Индекс (см. Рис. 87):
Рис. 87.
В остальных случаях необходимо указать район (см. Рис. 88):
Рис. 88
Для адреса проживания физ. лица правила внесения данных точно такие же, как и для адреса регистрации. Для Москвы и Санкт-Петербурга достаточно будет ввести название города, как показано на рисунке 89.
Рис. 89.
Адрес для информирования должен заполняться на основании адреса регистрации, но при обновлении КЛАДРа в базе адрес для информирования необходимо редактировать в соответствии с новой версией КЛАДР.
Также адрес для информирования необходимо обязательно редактировать с правилами ПФР
Правила заполнения номеров дома, корпуса или квартиры:
Если в адресе регистрации у сотрудника указаны: двойная улица (например, Ломоносова ул/Тургенева ул), двойной номер дома, квартиры (например, 16/17), то в адрес для информирования необходимо занести только одно название или номер.
Если в адресе регистрации отсутствует номер дома, корпуса, квартиры, то данные графы необходимо оставить пустыми. Не допускается ставить вместо номера прочерки «-».
Если сотрудник прописан в воинской части, то ее номер необходимо внести в графу «улица» с сокращением следующим образом «в/ч 00000 ул»
Внимание! Индекс заполняется обязательно.
Внимание! На момент начала работы по обновлению адресного классификатора в базе ЗУП должна быть приостановлена работа по созданию новых физических лиц, потому что ДАННЫХ ПО АДРЕСАМ В БАЗЕ НЕ БУДЕТ. Данные по адресам появятся в базе только после обновления Адресного классификатора.
На филиалах актуальный КЛАДР будет закачиваться из ГК на сервер PDC в сетевую папку 1с_kladr. Доступ в данную папку должен быть у всех НОУП. Если доступа нет, то необходимо обратиться к системотехнику филиала.
В данной папке должны находиться 5 файлов:
ALTNAMES.DBF
DOMA.DBF
KLADR.DBF
SOCRBASE.DBF
STREET.DBF
Для установки КЛАДРа необходимо:
Данные из папки 1с_kladr скопировать на локальный диск своего компьютера.
Запустить базу 1С ЗУП.
Переключить интерфейс на полный меню Сервис — Переключение интерфейса.
Выбрать пункт меню: Предприятие — Классификаторы — Адресный классификатор.
Перед загрузкой КЛАДРа необходимо очистить классификатор с помощью кнопки «Очистить классификатор». После нажатия «Очистить классификатор» в появившемся окне нажатием кнопки >> переместить весь список ранее загруженных регионов в список очистки адреса по регионам, после чего нажать «Очистить» (см. Рис. 90).
Рис. 90
После очистки в окне «Адресный классификатор» нажать кнопку «Загрузить классификатор» .
В открывшемся окне «Загрузка адресного классификатора» в первой строке «Классификатор адресов» указать путь к папке, куда был скопирован классификатор, и выбрать файл KLADR.DBF. Автоматически должны заполнится все нижние поля как на рис.2. Если поля ниже автоматически не заполнятся, то необходимо вручную указать пути к файлам. Должно получиться как на рис.91.: все поля должны быть заполнены, путь с именем файла должен соответствовать выбранному классификатору.
Рис. 91
С помощью функциональных кнопок >> из поля «Список регионов» перенести все регионы в поле «Загрузить адреса по регионам».
По нажатии кнопки «Загрузить» произойдет загрузка классификаторов. Процент выполнения будет виден на экране (см. Рис.92).
Рис. 92
В среднем загрузка при нормальной работе компьютера займет около 1,5 часа. После загрузки будет выведена информация в служебном сообщении.
Примечание! Загрузка адресного классификатора может занять продолжительное время, желательно что бы в этот промежуток времени программа была минимально загружена (т.е. в базе находилось минимум пользователей). Прерывать процесс не рекомендуется. Если была прервана работа программы в момент загрузки классификатора, необходимо заново очистить, а потом загрузить адресный классификатор, как описано выше.
Сотрудник ОУП в конце каждого месяца собирает информацию от Руководителей подразделений о сотрудниках, работающих в праздничные дни в течение месяца в файл «Список на оплату праздничных дней», файл может быть как формата Excel так и OpenOffice, после чего высылает данный список ГБ филиала.
Действия ОУП по формированию списка сотрудников работавших в праздничные дни:
1. Выгрузка списка из ЗУП:
Сотрудник ОУП должен выгрузить из базы 1С ЗУП список всех сотрудников работающих на дату праздничного дня:
Зайти в базу 1С ЗУП- пункт меню "Кадровый учет" - "Списки работников организации" - "Настройка варианта отчета" - "Настройка структуры" - вкладка "Отбор и сортировка".
Поставить флажок напротив поля "Текущее состояние", в поле "Вид сравнения" выберите "Равно", в поле "Значение" — "Работает".
Нажать кнопку "Ок".
На форме отчета, на правой панели "Период" указать дату праздничного дня.
Нажать кнопку "Сформировать".
2. Рассылка списка Руководителям подразделений.
НОУП делает рассылку списка работающих сотрудников на Руководителей подразделений, с просьбой скорректировать данные по каждому подразделению и предоставить информацию по фактически работавшим сотрудникам в этот день.
3 .Руководитель подразделения корректируют список сотрудников и отправляют НОУП.
4. Сбор данных от Руководителей подразделений:
Сотрудник ОУП собирает данные от Руководителей подразделений в сводный файл заданного формата.
5. НОУП отправляет список ГБ филиала:
После формирования сводного файла заданного формата, список сотрудников передается главному бухгалтеру филиала.
Формат файла со списком сотрудников:
Наименование первого столбца — ФИО (см. Рис. 93).
Наименование второго — указать полную дату праздничного дня, с четырехзначным обозначением года (например 01.01.2011).
В колонке даты, напротив каждого сотрудника надо поставить фактическое количество часов, отработанных сотрудником в праздничный день (только цифра) не более 8.
Рис. 93
Примечание: По ММ, МК и ГМ данные по праздничным высылаются на ГБ централизованно из ГК.
По сотрудникам, работающим на сменных графиках работы поэтапно внедряется фактический суммированный учет рабочего времени. При суммированном учете рабочего времени все переработки будут оплачивать по окончанию отчетного периода . При этом работа в выходные и праздничные дни оплачивается по прежнему в конце месяца.
Информация о том по каким должностям внедряется суммированный учет рабочего времени высылается централизовано с ГК. Для корректного начисления и учета заработной платы по сотрудникам, переведенным на суммированный учет рабочего времени необходимо произвести кадровое перемещение на новый график работы, который соответствует их реальному графику работы. Реальные графики работы разрабатываются и заводятся в ГК. Названия графиков работы высылаются также централизовано с ГК.
Важно!
В случае, если сотрудник в последствии будет переводится на другую должность (или приниматься новый сотрудник) необходимо проследить, чтобы в кадровом перемещении (или приеме на работу) график работы соответствовал штатному расписанию.
В случае, если у сотрудника в дальнейшем поменяется график работы, то непосредственный руководитель должен оповестить об этом отдел персонала (регламентировано документом: Инструкция по ведению табеля учета рабочего времени сотрудников РЦ в базе 1С ЗУП), в свою очередь отдел персонала должен перевести сотрудника на новый график работы путем проведения нового кадрового перемещения.
Посмотреть заполненный график работы на год можно в базе 1С ЗУП (меню Предприятие — Графики работы). Норму по графику можно посмотреть нажав на кнопку «Печать» на форме открытого графика работы.
1. Проведение табеля рабочего времени
Ответственные за ведение табеля на местах будут вести табель учета рабочего времени в отдельном документе. Документа будет два: за 1ю половину месяца и за 2ю половину месяца.
Данные документы НОУП должен обязательно провести до 16 числа месяца для начисления аванса и 1 числа месяца, следующего за отчетным для начисления зарплаты. Перед проведением документа все ошибки в документах должны быть исправлены. Возможности исправления ошибок после проведения табеля - нет.
Табель необходимо проводить только по должностям, переведенным на реальный график работы. По остальным должностям табель проводить не нужно.
2. Проведение табеля рабочего времени при увольнении сотрудника.
При увольнении сотрудника, работавшего хотя бы 1 день в 1ой или 2ой половине месяца увольнения на реальных графиках работы необходимо проводить табель рабочего времени. Табель по уволенным должен быть в отдельном документе, т.к. по остальным работающим сотрудникам табель необходимо вести до конца месяца в том же документе.
Для проведения табеля по уволенным создана обработка находится в меню Сервис — Дополнительные отчеты и обработки — Дополнительные внешние обработки «Создание табеля по увольняющимся (для ОУП)».
При увольнении сотрудника порядок действий должен быть строго следующим:
2.1. Непосредственный руководитель заполняет табель по увольняющемуся сотруднику, сообщает в ОУП.
2.2. Сотрудник ОУП после получения информации о том, что табель заполнен проводит документ «Увольнение из организации».
2.3. Сотрудник ОУП после проведения документа на увольнение запускает обработку «Создание табеля по увольняющимся (для ОУП)» где ставит период — дату увольнения (можно поставить период, если необходимо создать табель по уволенным в периоде) и нажимает Продолжить.
По уволенным в периоде сотрудникам, которые работали на реальных графиках работы будет создан документ Табель учета рабочего времени за 1ю или 2ю половину месяца (в зависимости от того в какой половине месяца увольняется сотрудник), куда будут перенесены все часы из общего табеля и выведен на экран. Его необходимо провести (табель необходимо проводить при каждом добавлении уволенного сотрудника в документ по увольняющимся). После этого часы из общего табеля по уволенным будут удалены, поэтому очень важно соблюдать последовательность действий описанных выше. Нельзя проводить увольнение раньше, чем руководитель заполнит табель по увольняющемуся сотруднику.
Если в 1ой или 2ой половине месяца уже есть уволенные сотрудники, то они будут дозаписаны в табель.
3. Учет неявок и болезней
В связи с тем, что табель в ЗУП проводится отпадает необходимость проводить кадровые неявки. Дни, на которые руководитель поставил неявки не попадут в расчет зарплаты.
Сотрудник ОУП по сотрудникам оформленным в базе на реальные графики работы не должен проводить:
3.1. Неявки по невыясненной причине
3.2. Прогулы
при этом отпуска (ежегодные и без сохранения ЗП) проводятся по-прежнему при предоставлении заявления. Больничный, а также заявления об оплате дополнительных выходных дней по причине сдачи крови, прохождения мед.осмотра в военкомате и пр. передается в бухгалтерию для оплаты, кадровую неявку на эти дни тоже проводить не нужно, т.к. неявки должен будет поставить руководитель в табеле.
4. Учет работы в праздничные дни и ночное время.
Работа в праздничные дни, а также работа в ночное время будет оплачена автоматически на основании проведенного табеля учета рабочего времени, в связи с чем отпадает необходимость предоставлять в бухгалтерию данные о количестве отработанных часов в ночь и количестве отработанного времени в праздники по сотрудникам оформленным в базе на реальные графики работы. По всем остальным должностям схема взаимодействия прежняя.
1 Если сотрудник будет брать отпуск, в счет дней больничного листа, наложившихся на время отпуска сразу же после выхода с больничного, то в документе Возврат на работу дата возврата равна следующему дню после окончания отпуска.
2