У вас вопросы?
У нас ответы:) SamZan.net

исследователя так и современного экономистапрактика

Работа добавлена на сайт samzan.net: 2016-03-05

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

Выберите тип работы:

Скидка 25% при заказе до 1.2.2025

Федеральное агентство по образованиЮ

Уральский государственный экономический университет

В.К.Першин

Компьютерная

обработка таблиц

Учебное пособие

Екатеринбург

2010


Введение

Научиться оперативно анализировать быстро меняющуюся экономическую обстановку и осуществлять выбор подходящего решения из множества альтернатив – непременный атрибут подготовки как современного экономиста-исследователя, так и современного экономиста-практика. Пакет прикладных программ Excel, сконструированный для обработки информации, представленной в табличной форме, как нельзя лучше подходит для решения подобных задач.

Цель настоящего учебного пособия состоит в том, чтобы дать общие первичные представления об инструментарии Excel и элементарную методологию управления данными в среде Excel. Особое внимание уделяется основным понятиям пакета и базовым навыкам работы в нем. Учебное пособие предназначено пользователям, которые начинают знакомиться с возможностями компьютерной обработки таблиц, и, в частности, студентам начальных курсов обучения по специальности 35.14.00 “Прикладная информатика в экономике”.

Предлагаемое учебное пособие отражает точку зрения автора на описываемый предмет без претензий на оригинальность в общепринятых понятиях. Поэтому при изложении материала не делается каких-то специальных ссылок на использованную литературу: все источники указаны в конце пособия. Ими рекомендуется пользоваться студентам для углубления своих знаний и расширения кругозора в рассматриваемой предметной области.

Пособие состоит из семи разделов. В первом разделе кратко представлены базовые понятия среды Excel в предположении, что пользователь имеет необходимые навыки работы с операционной системой Windows 95, 98 или 2000. Здесь описаны меню, панели инструментов, назначение, структура и некоторые типы отображений строки состояния и строки формул, типы отображений экранного курсора мыши и элементарные приемы перемещения по экрану, листу и открытой книге Excel.

Во втором разделе дается обзор основных средств и команд управления данными, типов меню и основных форматов, применяемых в Excel. Кратко описывается команда Формат / Ячейки, к которой, пожалуй, приходится обращаться наиболее часто в процессе выполнения любой работы в Excel. Кроме этого, вводятся обозначения и соглашения, используемые на протяжении всего изложения.

В третьем разделе приводится набор методов и приемов выделения ячеек, смежных и несмежных диапазонов, строк, столбцов и листов открытой книги Excel. Рассматриваются наиболее полезные способы выделения с помощью «горячих» клавиш.

Четвертый и пятый разделы посвящены описанию типов данных и константных категорий Excel и методам размещения, ввода и редактирования текстовых строк, чисел, дат и времени. Кроме этого, разбираются способы формирования, форматирования, копирования и перемещения таблиц. Показана важная роль процедуры добавления ячеек и метода копирования в строке формул.

В шестом разделе объясняется как пользоваться процедурой автозаполнения – весьма полезным средством формирования полей и записей (заголовков столбцов и строк) пользовательских таблиц.

Седьмой раздел является центральным. В нем подробно излагаются основные понятия, связанные с формулами и функциями. Особое внимание уделяется применению операторов и порядку выполнения действий в формулах, понятиям относительных, абсолютных и смешанных ссылок, изменениям, происходящим в формулах при перемещении и копировании влияющих и зависимых ячеек и перенастройке формул при перемещении и копировании блоков с формулами. Рассматриваются возможности использования абсолютных имен в формулах, обсуждаются формулы массивов и логические функции.

Пособие содержит в основном достаточно простые вопросы, которые могут интересовать начинающих пользователей и в нем не затрагиваются сложные аспекты работы в Excel. Последним имеет смысл уделить внимание в дальнейшем при выполнении курсовых работ, написании рефератов и в процессе дипломного проектирования и самообразования.

  1.  Экран, лист, книга и элементарные приемы перемещения по ним

  1.  Основные понятия

Для запуска Ехсеl нужно нажать кнопку Пуск на панели задач Windows, выбрать команду Программы, а затем — Мicrosoft Ехсеl. После этого Ехсеl откроет и выведет на экран пустую книгу. На Рис.1.1 показано, как выглядит пустая книга Ехсеl.

Рис. 1.1. Экран Ехсеl и его основные элементы

После запуска Ехсеl первая пустая книга по умолчанию получает имя Книга 1. Если в течение текущего сеанса работы пользователь откроет другую новую книгу, Ехсеl назовет ее Книга 2. Можно одновременно иметь несколько открытых книг и позднее сохранить их под разными именами.

Книга Ехсеl может содержать листы четырех типов: рабочие листы (подобные приведенному на  Рис.1.1), листы диаграмм, модули Visual Basic и листы диалогов. Экран содержит пять областей: окно книги, которое занимает большую часть экрана, строку меню, две или больше панели инструментов, строку формул и строку состояния. Все вместе эти пять областей называются рабочей областью Ехсеl.

Рабочий лист книги разделен сеткой на строки и столбцы. (Отметим, что сетка при выводе на печать готового документа по умолчанию не отображается, если не предпринять специальных действий с помощью последовательности команд: Файл/Параметры страницы/Лист/Печать/ Сетка). Каждому столбцу соответствует определенная буква, являющаяся его именем (заголовком) по умолчанию. Заголовки столбцов могут принимать значения в диапазоне от А до IV (после столбца Z идет столбец АА, после AZ идет ВА и так далее до IV). Каждая строка нумеруется натуральным числом, которое выводится слева от сетки листа в качестве имени (заголовка по умолчанию) строки. Номера строк могут изменяться от 1 до 16384.

На пересечении строки и столбца находится ячейка. Ячейки являются основными строительными блоками любого рабочего листа. Каждая ячейка занимает уникальное место на листе, где может храниться и отображаться информация. Ячейка имеет однозначные координаты, которые называются ее адресом или ссылкой. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца А и строки 1, имеет адрес Al (задаваемый по умолчанию). Ячейка на пересечении столбца Z и строки 100 имеет адрес Z100. Выделенную ячейку (на листе она обведена черной рамкой) называют активной или текущей ячейкой. В активную ячейку можно вводить данные или изменять их, если они были введены ранее. Адрес активной ячейки выводится в поле имени, которое находится в левом конце строки формул (на Рис.1.1 в поле имени «лежит» адрес В2). Правая часть строки формул, называемая полем ввода, предоставляет пользователю наиболее удобную возможность для ввода любой информации в активную ячейку. Вводить данные можно также и непосредственно в ячейку, не пользуясь полем ввода.

  1.  Строка формул и элементарные приемы перемещения

На Рис.1.2 приведена схема строки формул и описаны основные функции ее кнопок и полей.

Поле имени служит для выполнения нескольких функций. В обычном состоянии здесь отображается адрес текущей ячейки рабочего листа. При выделении блока в поле имени отображается число захватываемых строк и столбцов (например, 5Rx2C для области из пяти строк и двух столбцов). В этом поле можно непосредственно ввести адрес нужной ячейки. Тогда после нажатия клавиши <Enter> курсор окажется в указанном месте листа. Здесь также можно задать имя любого выделенного блока ячеек. В режиме ввода/редактирования формул  здесь появляется панель функций (Мастер функций), из которой можно выбрать нужную функцию.

  Поле имени   Отказ    Просмотр ожидаемых результатов

           Кнопка просмотра   Ввод     Поле ввода

               списка имен

Рис. 1.2. Строка формул

Кнопка просмотра списка имен служит для быстрого перемещения в любую поименованную область книги, открывая меню («карман» имен), которое содержит перечень (если он заранее виден) всех имен рабочего листа или книги. Щелчок по этой кнопке в стандартной ситуации (в режиме Готово) приводит к открытию «кармана» списка имен, а щелчок по нужному имени приводит к переходу в желаемую область.

Поле ввода (собственно строка формул) используется для ввода данных. Для управления вводом здесь доступны три кнопки.

<X> – Кнопка Отмены ввода (действует аналогично клавише <Esc>: отменяет ввод данных, если нажата до момента фиксации ввода).

<> – Кнопка Подтверждения ввода (аналогична клавише <Enter>: осуществляет фиксацию ввода данных).

<=>  – Кнопка Изменения формул (вызывает Мастер функций, подсказывающий пользователю, как правильно осуществлять ввод и редактирование (изменение) формул).

Через окно можно видеть только ограниченную часть листа. Просмотр остальной части активного листа осуществляется с помощью перемещения движков прокрутки вдоль полос прокрутки (см. Рис.1.1) или с помощью стандартных клавиш клавиатуры: <Home>,  <End>, <Page_Up>,  <Page_Down>, <>, <>, <>, <>.

Для перемещения на один столбец/строку нужно щелкнуть мышью по концевым кнопкам (с треугольником) полосы прокрутки, для перемещения на целый экран - сделать щелчок в свободной части этой полосы. Произвольное перемещение осуществляется буксировкой движка (т.е. нужно схватить движок левой кнопкой мыши и, не отпуская его, переместить в новую позицию). Оговоримся, что здесь и далее буксировка или щелчок без указания конкретной кнопки мыши всегда подразумевает использование ее левой кнопки. Обратим внимание также на то, что при выполнении всех перечисленных действий активная ячейка остается на своем прежнем месте, а меняется только вид экрана. Возврат в активную ячейку происходит совместным нажатием клавиш <Ctrl> +<BackSpace> (здесь и далее знак  + означает, что первая клавиша удерживается, а по второй производится щелчок). При этом, если клавишу <Ctrl> не удерживать, то происходит возврат в активную ячейку в режиме ввода, когда сразу можно начинать вводить данные в эту ячейку.

Нужно четко различать, что нажатие клавиатурных управляющих клавиш приводит к различным результатам в зависимости от того, в каком состоянии пребывает Ехсеl (по-другому: какой режим загружен пользователем). Перечислим некоторые из возможностей перемещения области просмотра и/или активной ячейки при нахождении в некоторых из наиболее часто используемых режимов.

В обычном состоянии (т.е. не требуются никакие дополнительные действия):

<>, <>, <>, <> - перемещение активной ячейки на одну позицию в соответствующем направлении при сохранении области просмотра;

<Home> - перемещение активной ячейки в столбец А при сохранении номера строки и области просмотра (кратко говорят: “Переход к началу строки”);

<Ctrl > + <Home> - перемещение активной ячейки в левый верхний угол  рабочего листа (т.е. в ячейку А1);

<Ctrl > + <End> - перемещение активной ячейки в так называемую последнюю ячейку активной области рабочего листа, т.е. в ячейку, находящуюся на пересечении самого последнего (крайнего справа) столбца и самой последней (крайней нижней) строки, в которые когда-либо вводились данные (эти данные могут быть впоследствии уничтожены, однако система запоминает позиции их ввода) в одном сеансе работы в Ехсеl;

<Page_Up>, <Page_Down> - перемещение экрана на шаг, равный величине экрана, соответственно вверх или вниз вместе с активной ячейкой;

<Alt> + <Page_Down> - перемещение экрана вправо на шаг, равный величине экрана, вместе с активной ячейкой;

<Alt> +<Page_Up>- перемещение экрана влево на шаг, равный величине экрана, вместе с активной ячейкой;

<Ctrl > + <Page_Down> - перемещение на один лист вправо (как говорят: “На следующий лист”) вместе с активной ячейкой;

<Ctrl > +<Page_Up> - перемещение на один лист влево (как говорят: “На предыдущий лист”) вместе с активной ячейкой;

<Ctrl > + <F6 > - перемещение в следующую открытую книгу;

<Shift> + <Ctrl > + <F6> - перемещение в предыдущую открытую книгу (здесь и далее наличие двух знаков  + между управляющими клавишами или кнопками означает, что первые две клавиши удерживаются, а по третьей производиться щелчок).

В состоянии <Scroll_Lock> (переход в это состояние требует предварительного нажатия клавиши <Scroll_Lock>, а выход из него – повторного нажатия этой клавиши):

<Home> - перемещение активной ячейки в левый верхний угол экрана;

<End> - перемещение активной ячейки в правый нижний угол экрана;

<>, <>, <>, <> - перемещение экрана на одну позицию в соответствующем направлении (т.е. на одну строку или на один столбец) при сохранении позиции активной ячейки (т.е. здесь меняется область просмотра, а активная ячейка остается на старом месте);

<Page_Up>, <Page_Down>, <Alt> + <Page_Down>, <Alt> + <Page_Up> - то же самое, что и в обычном режиме при сохранении позиции активной ячейки (т.е. здесь меняется область просмотра, а активная ячейка остается на старом месте);

<Ctrl > + (<>, <>, <>, <>) – результат аналогичен действию последних команд.

Замечание: Слово “перемещение” в предыдущем контексте означает “переход, не затрагивающий содержимого ячеек”.

  1.  Мышь, экранные курсоры и строка состояния

Мышь (манипулятор) является наиболее удобным средством управления данными. Отметим, что при перемещении мыши перемещается и экранный курсор (указатель мыши или курсор манипулятора), изменяющий свою форму в зависимости от функций, которые ему доступны в данном месте рабочего листа. Из трех кнопок мыши пользователь обычно применяет две крайние. Левая кнопка мыши (ЛКМ) во многих случаях является аналогом клавиши <Enter> и фиксирует выбор объекта пользователем. Для запуска некоторых процессов (например, при вхождении в режим редактирования диаграмм) иногда следует выполнить двойное нажатие этой кнопки. Правая кнопка мыши  (ПКМ) позволяет получить доступ к дополнительному контекстному меню ("меню под правой кнопкой"). Его наполнение зависит от типа объекта, на котором находится курсор, и предоставляет очень быстрый доступ к большинству выполняемых с этим объектом действий.

Экранный курсор показывает местоположение пользователя в интерфейсе системы. Вид курсора указывает на возможные действия пользователя. Ниже приведены основные образы курсора и доступные функции:

|  - курсор ввода данных (возникает в режиме ввода/редактирования, например, в строке формул),

 - курсор перемещения по сетке листа (часто используется в сочетании с управляющими клавишами для выделения диапазонов или блоков таблицы),

  - курсор копирования/перемещения ячеек или блоков (возникает при сближении с границей активной ячейки или выделенного блока),

+   - курсор копирования в соседние ячейки (возникает при сближении с маркером заполнения),

, - курсор изменения ширины/высоты столбца/строки (возникает на строке/столбце имен ячеек рабочего листа при приближении к границам, разделяющим столбцы или строки).

В верхней части вертикальной полосы прокрутки и справа от горизонтальной полосы прокрутки экрана имеются небольшие кнопки (т.н. фиксаторы разбивки или линии разделения экрана), буксируя которые можно разделить экран на две горизонтальные или вертикальные части, в каждой из которых можно отображать различные куски одного и того же документа. (Отметим, что это условное деление экрана: на самом деле пользователь имеет дело с копиями одного и того же экрана, и любые действия в одной из них отображаются и в остальных копиях). Это позволяет, например, одновременно видеть заголовок таблицы и удаленные от него на большие расстояния (на несколько экранов или на несколько страниц) данные. Удаление разбивки листа осуществляется двойным щелчком мыши на линии разделения или обратной буксировкой фиксаторов разбивки.

В нижней части рабочего поля имеются ярлычки листов с именами "Лист1", "Лист2" и т.д. Ярлычок активного листа выделен (он белого цвета, имя листа выделено полужирным шрифтом). Щелкая по ярлычкам мышью, можно перемещаться с одного листа на другой. Чтобы просмотреть содержимое открытой книги, можно использовать четыре кнопки, расположенные в левой части строки, где находятся ярлычки листов. Две средние кнопки служат для прокрутки на один лист (или на один ярлычок) влево или вправо. Две крайние кнопки выполняют прокрутку к первому или последнему листу книги. Отметим, что перемещение по листам проще производить с помощью «горячих» клавиш <Ctrl> + <Page_Down>  и  <Ctrl > +<Page_Up>.

В нижней части рабочего листа находится строка состояния, в которой выводятся сведения о состоянии рабочей области. Большую часть времени в этой строке отображается слово Готово, означающее, что Ехсеl готов для приема новой информации от пользователя. Как только начинается ввод данных, в строке состояния отображается слово Ввод. Чтобы вернуться в режим Готово, нужно зафиксировать ввод данных, нажав, например, клавишу <Enter>. Если производятся изменения ранее введенных данных (редактирование данных), то в строке состояния отображается слово Правка. В процессе ввода формул возникает еще один режим Укажите, в котором система ожидает, что пользователь сделает ссылку на ячейку, диапазон, объект и т.п. (об этом подробнее см. ниже). В ряде случаев в строке состояния отображаются также краткие подсказки по поводу тех или иных действий пользователя.

Вопросы для самопроверки

  1.  Сколько областей содержит экран Ехсеl в стандартной ситуации?
  2.  Что отображается в строке состояния при редактировании данных?
  3.  Что отображается в строке состояния, когда Ехсеl ожидает действий пользователя?
  4.  Выводится ли на печать по умолчанию сетка рабочего листа Ехсеl?
  5.  Являются ли понятия имени ячейки, адреса ячейки или ссылки на ячейку (если они задаются по умолчанию) тождественными?
  6.  Всегда ли в «кармане» списка имен строки формул при его открытии находятся используемые имена?
  7.  На какой шаг будет выполнено перемещение области просмотра, если произвести щелчок в свободной части полосы прокрутки?
  8.  Где находится последняя ячейка активной области рабочего листа?

Контрольные вопросы

  1.  Какие «горячие» клавиши нужно использовать для возврата в активную ячейку?
  2.  Какие «горячие» клавиши нужно использовать для перемещения экрана вправо на шаг, равный величине экрана?
  3.  Какие «горячие» клавиши нужно использовать для перемещения между листами открытой книги?
  4.  Какие «горячие» клавиши нужно использовать для перемещения экрана влево на шаг, равный величине экрана?


  1.  Основные средства и команды управления данными

Соглашения и обозначения

В Excel предусмотрен ввод команд различными способами. Обычно отдается предпочтение вводу команд с помощью мыши или с помощью «горячих» комбинаций клавиатурных клавиш. Однако начинающие пользователи предпочитают работать только с кнопками панелей инструментов. Ниже в разумной пропорции будут использоваться все эти варианты. Для облегчения восприятия смысла команд введем следующие соглашения и обозначения.

!ЛКМ … - одиночный удар левой кнопкой мыши по объекту, имя которого записано на месте многоточия.

!!ЛКМ … - двойной удар левой кнопкой мыши по объекту, имя которого записано на месте многоточия.

!ПКМ … - одиночный удар правой кнопкой мыши по объекту, имя которого записано на месте многоточия.

…/…/… - через косую черту перечисляются действия пользователя (набор полужирным шрифтом) и (в ряде случаев) – ответные действия Ехсеl (набор курсивом).

  1.  !ЛКМ <Сервис> / Ниспадающее меню / !ЛКМ <Параметры> / Диалоговое окно / !ЛКМ Общие / Поле ввода Рабочий каталог / !ЛКМ по полю ввода Рабочий каталог / Ввод текста С:\Work / <OK> / !ЛКМ <OK>. Цель этих действий: создание рабочего каталога, в котором по умолчанию будут сохраняться документы пользователя. Перечисленная последовательность действий означает выполнение следующих инструкций:

1. Одиночным ударом левой кнопкой мыши по кнопке <Сервис> основного меню вызывается ниспадающее меню (подменю пункта Сервис).

2. Ответ Ехсеl – предъявление этого ниспадающего меню.

3. Пользователь одиночным ударом левой кнопкой мыши активизирует пункт Параметры.

4. В ответ Ехсеl предъявляет соответствующее диалоговое окно.

5. Пользователь щелкает левой кнопкой мыши по корешку вкладки Общие и затем выбирает предъявляемое компьютером поле ввода Рабочий каталог (слово “выбор” в данном контексте и ниже означает, что пользователь щелкает левой кнопкой мыши в поле ввода). В это поле пользователь заносит имя своего рабочего каталога, например, С:\Work.

6. И, наконец,  этот фрагмент работы завершается ударом по кнопке <OK>.

Понятно, что указанный выше краткий перечень действий является более предпочтительным не только с точки зрения их описания, но и с точки зрения восприятия. Однако и этот перечень является слишком длинным, и в дальнейшем будет предъявляться в урезанном виде, например, в таком: Сервис / Параметры / Общие / Рабочий каталог / С:\Work / <OK>.

ПиО_ЛКМ … - нажать ЛКМ и, удерживая ее, протащить курсор по объекту, указанному на месте многоточия, отпустить ЛКМ (сокращение ПиО означает: ”Протащить и отпустить”).

Пример 2.2. ПиО_ЛКМ А2:В6. Цель действий: выделение блока А2:В6 (о выделении см. ниже). Перечисленная последовательность действий означает выполнение следующих пошаговых инструкций:

1. Поместить курсор в ячейку А2.

2. Нажать и удерживать левую кнопку мыши.

3. Переместить курсор в ячейку В6.

4. Отпустить левую кнопку мыши.

ПиО_ПКМ … - нажать ПКМ, протащить курсор по объекту, указанному на месте многоточия, отпустить ПКМ.

D&D_ЛКМ …… -  нажав и удерживая ЛКМ, переместить объект (какой объект ясно из контекста) из одной позиции, отмеченной первым многоточием, в другую позицию, отмеченную следующим многоточием (в ряде случаев указание позиций будет опускаться) и отпустить ЛКМ. D&D – первые буквы английских слов drag and drop (перетащить и отпустить).

D&D_ПКМ …… -  нажав и удерживая ПКМ, переместить объект (какой объект ясно из контекста) из одной позиции, отмеченной первым многоточием, в другую позицию, отмеченную следующим многоточием (в ряде случаев указание позиций будет опускаться) и отпустить ПКМ.

<…> + <…> - удерживая первую клавишу, нажать вторую клавишу.

<…> + <…>+<…> - удерживая первые две клавиши, нажать третью клавишу.

  1.  Типы меню. Основные форматы. Команда Формат/Ячейки

Меню бывают двух типов: иерархические и контекстные. В иерархические меню входят команды трех видов: выполняемые (возвращают требуемое действие сразу после применения команды), интерфейсные (вызывают меню следующего уровня, рядом с названием команды стоит треугольная метка), завершающие (вызывают диалоговые окна, рядом с названием команды стоит многоточие). Верхним уровнем иерархических меню является основное меню, за ним следуют ниспадающие меню. На нижнем уровне находятся диалоговые окна.

Различные типы команд иерархических меню рассмотрим на примере команды Формат основного меню (см. Рис.2.1).

В этом меню интерфейсными командами являются: Строка; Столбец; Лист, а завершающими – Ячейки, Автоформат, Условное форматирование, Стиль. Выполняемых команд нет. Активизируем опцию Ячейки. Обратите внимание на Рис.2.1: команда Формат / Ячейки может вызываться на исполнение комбинацией «горячих» клавиш <Ctrl >+<1>.

Команды меню Формат позволяют управлять форматом данных. После выбора в этом меню команды Ячейки (см. Рис.2.2) активизируем вкладку Число в окне диалога Формат ячеек. Вкладка Число, как показано на Рис.2.2, предлагает 12 категорий форматов. Кратко охарактеризуем некоторые наиболее часто используемые форматы.

Рис.2.1. Экран Excel с активной кнопкой Формат

Рис. 2.2. Диалоговое окно Формат ячеек с активной  вкладкой Общий

  1.  Формат Общий — это первая категория в окне диалога Формат ячеек. Если явно не изменить формат ячейки, Excel отобразит любое введенное текстовое или числовое значение в формате Общий. За некоторыми исключениями,  формат  Общий  отображает  точно то, что вводится в ячейку. Например, при вводе числа 123,45 в ячейке будет выведено это же число 123,45.

Формат Числовой имеет параметры, позволяющие выводить числовые значения в виде целых чисел или чисел с фиксированной запятой, а также выделять отрицательные значения с помощью цвета. Флажок Разделитель групп разрядов добавляет пробелы между сотнями и тысячами, тысячами и миллионами и т. д. Обратим внимание на одно важное обстоятельство: при стандартных настройках Ехсеl в форматах Числовой и Общий введенное число по умолчанию отображается прижатым к правой границе ячейки. Часто при вводе чисел возникает ошибка, если в качестве десятичного разделителя используется точка, а не запятая. Дело здесь в том, что в русскоязычных установках для Windows в качестве десятичного разделителя обычно применяется запятая, а в международных установках – точка. Отметим, что можно изменить эти установки с помощью последовательности команд Windows: Пуск / Настройка / Панель управления / Язык и стандарты. Однако обычно про это забывают. Ехсеl подскажет Вам, если допущена такая ошибка: “число” с точкой в качестве десятичного разделителя окажется прижатым к левой границе ячейки, что характерно для текстовых значений. С таким числовым текстом в ряде случаев нельзя проводить вычислений, однако, всегда можно выполнять действия, характерные для текстовых значений.

Формат Денежный действует аналогично формату категории Числовой за исключением того, что вместо управления выводом пробела можно управлять выводом денежной единицы. Отметим, что с числами в денежном формате можно выполнять действия как с обычными числами.

Формат Финансовый в основном соответствует денежному формату, в частности, позволяет вывести число с денежной единицей или без нее с заданным количеством десятичных знаков. Основное различие состоит в том, что финансовый формат выводит денежную единицу с выравниванием по левому краю, в то время как само число выравнивается по правому краю ячейки.

Формат Процентный выводит числа в виде процентов. Десятичная запятая в форматируемом числе сдвигается на два знака вправо, а знак процента выводится в конце числа. Например, процентный формат без десятичных знаков 0,1234 выведет число как 12%, а при задании двух десятичных знаков это же значение будет выведено как 12,34%. Особо отметим, что с числами, записанными в процентном формате, вычисления следует проводить как с обычными числами, не уменьшая их предварительно в сто раз. В этом смысле символ процента надо рассматривать как оператор, выполняющий последнюю процедуру за пользователя.

Экспоненциальный формат выводит число в экспоненциальной записи. Например, экспоненциальный формат с двумя десятичными знаками выведет значение 98765432198 как 9,88Е+10. Экспоненциальный формат можно также использовать для вывода очень малых чисел. Например, этот формат выведет число 0,000000009 в виде 9,00Е-09.

Применение формата Текстовый к ячейке означает, что значение в этой ячейке должно трактоваться как текст. Еще раз подчеркнем, что числовое значение в ячейке по умолчанию выравнивается по правому краю, а текстовое – по левому. Если к этой ячейке применен текстовый формат, то это значение выравнивается по левому краю, как если бы оно было текстовым значением (и в дальнейшем это число воспринимается Ехсеl как текст).

При выборе категории Числовой в списке форматов в правой части этого окна диалога выводятся имеющиеся для данной категории форматы и параметры. Секция в верхней части этого окна диалога показывает, как выбранный формат воздействует на содержимое активной ячейки. Перед открытием окна диалога следует всегда выделять ячейку, содержимое которой нужно отформатировать. В этом случае можно сразу увидеть результат в секции Образец и при необходимости подправить его.

Обратим внимание на различие между хранимыми в ячейках и отображаемыми в них значениями. На хранимые числовые или текстовые значения форматы не воздействуют. Например, при вводе числа с шестью десятичными знаками после запятой в ячейку, которая отформатирована с двумя десятичными знаками, число отображается в ней только с двумя десятичными знаками, но хранимое значение, используемое в вычислениях, при этом имеет шесть десятичных знаков.

На Рис.2.3 показана еще одна очень важная вкладка Выравнивание диалогового окна Формат ячеек, к которой приходится постоянно обращаться при работе в Excel.

Рис.2.3. Вкладка Выравнивание окна диалога Формат ячеек

Вкладка Выравнивание в окне диалога Формат ячеек контролирует расположение текста и чисел в ячейках. Эту вкладку можно также использовать для создания многострочных надписей, повторения ряда символов в одной или нескольких ячейках и для вертикальной или «угловой» ориентации текста. Имеется семь вариантов выравнивания по горизонтали: Обычное, По левому краю, По центру, По правому краю, С заполнением, По обоим краям и Центрировать по выделению. Секция Ориентация контролирует вертикальное выравнивание и ориентацию введенных данных. Можно установить флажок Переносить по словам при любом варианте выравнивания.

Если в секции Выравнивание по горизонтали установлено По значению, то числовые значения (в используемом по умолчанию варианте горизонтального выравнивания) выравниваются по правому краю, а текстовые значения – по левому.

При выборе позиции По левому краю, По центру или По правому краю содержимое выделенных ячеек выравнивается соответственно по левому краю, по центру и по правому краю ячейки.

Иногда нужно скрыть содержимое ячеек так, чтобы данные не появлялись ни на листе, ни в строке формул. Для этого используется защита ячеек. Для получения дополнительных сведений о защите ячеек следует обратиться к Справке Excel.

Выбор позиции По центру выделения позволяет центрировать текст от данной ячейки вдоль всех выделенных справа от нее пустых ячеек до края выделения или до следующей непустой ячейки в выделении.

В секции Выравнивание по вертикали имеется четыре позиции – По верхнему краю, По центру, По нижнему краю и По обоим краям.

Секция Ориентация позволяет размещать значения либо горизонтально, либо вертикально сверху вниз без поворота букв, а также с поворотом букв в пределах от 0 до 90 градусов по часовой или против часовой стрелки. Excel автоматически настраивает высоту строки при вертикальной ориентации в том случае, если она заранее не была установлена.

Еще две важные команды вкладки Выравнивание соответствуют установленным флажкам Переносить по словам и Объединение ячеек, которые можно использовать совместно. Установленный флажок Переносить по словам означает, что Ехсеl будет сам осуществлять перенос целых слов (или их частей без знака переноса) внутри ячейки заданной ширины, увеличивая ее высоту. Того же эффекта можно добиться при вводе текста с клавиатуры, если между словами или при переносах нажимать комбинацию клавиш <Alt> + <Enter>. Команда Объединение ячеек позволяет объединить предварительно выделенные связные прямоугольные диапазоны ячеек и работать с ними как с единым целым. Часто эта команда используется для центрирования введенного текста по нескольким подряд идущим горизонтально расположенным ячейкам при формировании заголовков таблиц. Однако следует иметь в виду, что объединенные ячейки в ряде случаев могут мешать выполнению многих стандартных процедур Ехсеl, например, вставке строк и столбцов.

Выравнивание содержимого ячейки можно также осуществлять с помощью кнопок По левому краю, По центру, По правому краю или Центрировать по выделению панели инструментов Форматирование. Если одна из кнопок выравнивания на панели инструментов Форматирование является активной (т.е. по ней выполнен !ЛКМ), то она принимает специальный вид «нажатой» кнопки, показывая тем самым, что исполняется соответствующая ей команда. В результате можно всегда визуально определить, какой из вариантов выравнивания был применен к активной ячейке. Отметим, что понятие «нажатой» кнопки имеет смысл и для всех прочих команд любой панели инструментов, а не только для обсуждаемых. Чтобы выключить активный режим и вернуть активную ячейку к первоначальному состоянию, нужно нажать кнопку еще раз (как говорят, «отжать» кнопку).

Команда Формат ячеек управляет также выбором шрифтов (вкладка Шрифт) текстовых значений ячеек, рамок (вкладка Граница), используемых для обрамления выделенных объектов, и цветовых эффектов (вкладка Вид). Рамки и тени используются для оформления таблиц, а также для привлечения внимания к важным областям рабочего листа. Иногда сетку Ехсеl удаляют из рабочего листа, чтобы рамки выглядели более выразительно. Для этого используется последовательность команд: Сервис / Параметры / Вид / снять флажок Сетка. Всегда  имеет смысл удалять сетку  при назначении границ таблицам, имеющим относительно сложную структуру.

Вопросы для самопроверки

  1.  Сколько в Ехсеl имеется типов меню?
  2.  Сколько видов команд входит в иерархические меню?
  3.  Являются ли диалоговые окна одним из уровней иерархических меню?
  4.  Сколько категорий форматов содержит вкладка Число команды Формат / Ячейки?
  5.  Если явно не изменить формат ячейки, в каком формате Excel отображает любое введенное текстовое или числовое значение?
  6.  Если приняты русскоязычные стандарты для Windows, а при вводе числа в качестве десятичного разделителя использована точка, то к какому краю ячейки по умолчанию прижимается это число?
  7.  Можно ли с числами в Формате Денежный выполнять действия как с обычными числами?
  8.  Воздействуют ли форматы на хранимые в ячейках числовые или текстовые значения?
  9.  Воздействуют ли форматы на отображаемые в ячейках числовые или текстовые значения?
  10.  Что означает установленный флажок Переносить по словам вкладки Выравнивание в диалоговом окне Формат ячейки?

Контрольные вопросы

  1.  Какой комбинацией «горячих» клавиш может вызываться на исполнение команда Формат / Ячейки?
  2.  К какому краю ячейки (по умолчанию) прижимается число, введенное в нее в формате Общий?  
  3.  Следует ли символ процента рассматривать как оператор?
  4.  С помощью какой команды основного меню можно удалить сетку Ехсеl из рабочего листа?

  1.  Выделение ячеек, строк, столбцов, диапазонов и листов

Выполнение большей части команд и задач в Microsoft Excel становится возможным после выделения ячеек, с которыми необходимо произвести определенные действия.

Ниже в Таблицах 3.1 и 3.2 описаны действия пользователя по выделению тех или иных объектов, а в Таблице 3.3 приведены примеры выделения.

Таблица 3.1

Выделение диапазонов ячеек

Чтобы выделить

Сделайте следующее

Отдельную ячейку

!ЛКМ по ячейке или перейдите к ней, используя клавиши перемещения <>, <>, <>, <>

Диапазон ячеек

ПиО_ЛКМ, т.е. протащите курсор от первой ячейки диапазона до последней включительно

Все ячейки листа

Нажмите кнопку <Выделить все>, которая находится на пересечении строки и столбца имен таблицы

Несмежные ячейки или диапазоны

ячеек

Выделите первую ячейку или первый диапазон ячеек, затем, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, выделите остальные ячейки или диапазоны

Большой диапазон ячеек

Выделите первую ячейку, затем, удерживая нажатой клавишу <Shift>, !ЛКМ по последней ячейке диапазона. Для перемещения к последней ячейке можно использовать полосы прокрутки

Целую строку

!ЛКМ по заголовку строки

Целый столбец

!ЛКМ по заголовку столбца

Смежные строки или столбцы

ПиО_ЛКМ по заголовкам строк или столбцов.

Иначе: !ЛКМ по заголовку первой строки или первого столбца, затем, удерживая нажатой клавишу <Shift>, !ЛКМ по имени последней строки или последнего столбца

Несмежные строки или столбцы

Выделите первую строку или первый столбец, затем, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, выделите остальные строки или столбцы

Большее или меньшее количество ячеек по сравнению с текущим диапазоном

Удерживая нажатой клавишу <Shift>, !ЛКМ по последней ячейке, которую необходимо включить во вновь выделяемый диапазон. Прямоугольная область между текущей ячейкой и указанной ячейкой образует новый диапазон

Таблица 3.2

Выделение листов в книге

Чтобы выделить

Сделайте следующее

Отдельный лист

!ЛКМ по ярлычку листа.

Два или более
смежных листа

!ЛКМ по ярлычку первого листа / <Shift> +!ЛКМ по ярлычку последнего листа.

Продолжение табл. 3.2

Чтобы выделить

Сделайте следующее

Два или более
 несмежных листа

<Ctrl> +(!ЛКМ по ярлычку первого листа / !ЛКМ по ярлычку следующего листа / и т.д. вплоть до последнего листа)

Все листы книги

Установите курсор на произвольный ярлычок листа / !ПКМ / активизировать команду Выделить все листы в контекстном меню.

Таблица 3.3

Примеры выделения

!ЛКМ по заголовку столбца В

!ЛКМ по заголовку строки 2

<Ctrl> + ПиО_ЛКМ В1:С2 / ПиО_ЛКМ D3:Е5)

<Ctrl> + (!ЛКМ В/!ЛКМ D)

!ЛКМ В1/<Shift> + !ЛКМ D4

<Ctrl> + (!ЛКМ А2 / ПиО_ЛКМ С2:С1 / Отпустить ЛКМ /
ПиО_ЛКМ С1:Е1 /
Отпустить ЛКМ / и т.д.)

Чтобы отменить выделение ячеек, следует щелкнуть любую ячейку листа.

Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, следует щелкнуть по ярлычку любого невыделенного листа. Если на экране видны только выделенные листы, нужно поставить курсор на ярлычок выделенного листа и нажать правую кнопку мыши. Затем следует активизировать команду Разгруппировать листы в контекстном меню.

Перечислим несколько полезных приемов выделения с помощью «горячих» клавиш.

<Ctrl> + <*> - выделение текущей области (т.е. такой области, которая отграничена от всех прочих заполненных ячеек листа пустыми строками и столбцами; текущая область называется также блоком) с данными.

<Shift> + <Стрелки> - изменение (расширение или сужение) выделения на одну позицию в направлении Стрелки. Например, если уже выделен прямоугольный диапазон и мы хотим его расширить на один столбец вправо с сохранением высоты, то применяем команду <Shift> + <>. Если мы хотим расширить его на два столбца, то применяем эту команду дважды. Если мы хотим уменьшить этот диапазон на один столбец с сохранением высоты, то применяем команду <Shift> + <>. Если мы хотим увеличить прямоугольный диапазон на одну строку, то применяем команду <Shift> + <>, а если хотим уменьшить этот диапазон на одну строку, то применяем команду <Shift> + <> и т.д.

<Ctrl> + <Shift> + <Стрелки> - изменение выделения до краев текущей области. Например, если имеется готовая таблица, отделенная от других данных листа пустыми строками и столбцами, и выделена ячейка в ее левом верхнем углу, а мы хотим выделить первый столбец таблицы, то нужно применить команду <Ctrl> + <Shift> + <>. Если же выделен первый столбец, а мы хотим выделить всю таблицу, то нужно применить команду <Ctrl> + <Shift> + <>.

<Shift> + <Home> - расширение выделения до начала строки.

<Ctrl> + <Shift> + <Home> - расширение выделения до начала листа. Например, выделена какая-то ячейка листа, а мы хотим выделить всю область от данной ячейки до ячейки А1 включительно (например, для последующего копирования), то тогда применяем эту команду.

<Ctrl> + <Shift> + <End> - расширение выделения до последней ячейки (вспомните, что такое последняя ячейка!) активной области листа. Например, выделена какая-то ячейка листа, а мы хотим выделить всю область от данной ячейки до последней включительно (например, для последующего копирования), то тогда применяем эту команду. Если же у нас имеется большой блок данных (может быть распространяющийся на несколько экранов или страниц), включающий ячейку А1, и выделена какая-то его текущая ячейка, а мы хотим выделить весь блок (к примеру для последующего переноса в другой файл), то тогда сначала нужно выделить часть блока от данной ячейки до последней, применяя команду <Ctrl> + <Shift> + <End>, а затем расширить выделение до первой ячейки листа, применяя команду <Ctrl> + <Shift> + <Home>.

Замечание: «Горячие» клавиши выделения часто отличаются от «горячих» клавиш перемещения добавлением клавиши <Shift>.

Вопросы для самопроверки

  1.  Для чего нужно выделение данных?
  2.  Где находится кнопка <Выделить все> (позволяющая выделить все ячейки активного листа)?
  3.  Какую клавишу нужно удерживать, чтобы выделить две несмежные ячейки с помощью мыши?
  4.  Какую клавишу нужно удерживать, чтобы выделить три смежные ячейки с помощью мыши?
  5.  Если известно, что «горячие» клавиши <Ctrl > + <Page_Down> приводят к переходу на следующий лист книги, то какую функцию выполняет команда <Ctrl > +<Shift> + <Page_Down>?
  6.  К диапазону В1:С3 применена процедура ПиО_ЛКМ («Протащить и отпустить»). К чему это приведет?

Контрольные вопросы

  1.   Какую клавишу нужно удерживать, чтобы выделить смежный диапазон листов с помощью мыши?
  2.  Какую клавишу нужно удерживать, чтобы выделить два несмежных листа книги с помощью мыши?
  3.  Какую клавишу нужно удерживать, чтобы выделить три смежных листа книги с помощью мыши?

Задания для лабораторных работ

Задание 1.

Выделить следующие группы ячеек:

Вариант

Вариант

1

A

B

C

D

E

F

2

A

B

C

D

E

F

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6

Вариант

Вариант

3

A

B

C

D

E

F

4

A

B

C

D

E

F

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6

Вариант

Вариант

5

A

B

C

D

E

F

6

A

B

C

D

E

F

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6

Вариант

Вариант

7

A

B

C

D

E

F

8

A

B

C

D

E

F

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6

Вариант

Вариант

9

A

B

C

D

E

F

10

A

B

C

D

E

F

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6

Вариант

Вариант

11

A

B

C

D

E

F

12

A

B

C

D

E

F

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6

Вариант

Вариант

13

A

B

C

D

E

F

14

A

B

C

D

E

F

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6

Вариант

Вариант

15

A

B

C

D

E

F

16

A

B

C

D

E

F

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6

Вариант

Вариант

17

A

B

C

D

E

F

18

A

B

C

D

E

F

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6

Задание 2.

  1.  Выделить какую-либо целую строку листа.
  2.  Выделить какой-либо целый столбец листа.
  3.  Выделить какой-либо прямоугольный диапазон смежных ячеек.
  4.  Выделить два несмежных прямоугольных диапазона ячеек.
  5.  Выделить две смежных строки; два смежных столбца; две несмежных строки; два несмежных столбца.
  6.  Выделить два смежных листа; два несмежных листа.
  7.  Выделить весь рабочий лист.


  1.  Ввод, редактирование и форматирование текста

  1.  Типы данных и константные категории

В Microsoft Excel используются два типа данных: константы (или значения) и формулы. Константы вводятся с клавиатуры. Формулы можно вводить как с клавиатуры (причем ввод формул всегда начинается со знака =), так и с использованием Мастера функций. Константы подразделяются на три основные категории:

  •  Текст (или текстовые значения, текстовые строки, текстовые символы, текстовые данные),
  •  Числа (или числовые значения, числовые данные),
  •  Даты и время (или значения дат и времени),

и на две специальные категории:

  •  Логические константы (или логические значения),
  •  Ошибки (или ошибочные значения).

В этом разделе будут рассматриваться только константы типа Текст.

В Microsoft Excel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, приведенные записи: 10AA109,  127AXY,  12_976,  208 4675 - интерпретируются как текст. При работе с текстовыми данными нужно учитывать следующие обстоятельства:

  1.  Введенный текст по умолчанию выравнивается в ячейке по левому краю. Чтобы изменить выравнивание, нужно выполнить последовательность команд Формат / Ячейки / вкладка Выравнивание. Далее нужно произвести изменение необходимых параметров.
  2.  Чтобы просмотреть весь текст, занимающий в ячейке несколько строк, нужно установить флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание.
  3.  Чтобы начать в ячейке новую строку в процессе ввода или редактирования (т.е. исправления после ввода), нужно нажать клавиши <Alt> +<Enter>.

  1.  Практические приемы работы с текстовыми данными

Пример 4.1. Цель: в ячейку А1 ввести текст «Выравнивание» (без кавычек) и выровнять его по центру ячейки. После фиксации ввода активной должна стать ячейка, лежащая ниже исходной, т.е. ячейка А2.

Предварительные настройки интерфейса: <Сервис>/ <Параметры>/<Правка>/ Активизировать флажок Переход к другой ячейке после ввода в направлении: Вниз / <OK>.

Результат:

Первый шаг (после фиксации ввода)

Второй шаг (после применения команды Выровнять по центру)

Действия:

Первый шаг:

  1.  Выделить ячейку А1.
  2.  Ввести текст с клавиатуры.
  3.  Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши <Enter>.

Второй шаг:

  1.  Выделить ячейку А1 с введенными данными.
  2.  Расположить текст по центру ячейки А1.
  3.  Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши <Enter>.

Алгоритм:

Первый шаг: !ЛКМ А1 / Ввод текста с клавиатуры / <Enter>.

Второй шаг: !ЛКМ А1 / !ЛКМ по кнопке <По центру> / <Enter>.

Комментарии и советы:

  1.  !ЛКМ А1 означает выделение ячейки А1.
  2.  Окончание работы с ячейкой всегда завершается фиксацией ввода. В стандартной ситуации это достигается нажатием клавиши <Enter>. При этом следующей активной (выделенной) становится ячейка, расположенная ниже исходной. Однако фиксацию ввода данных можно выполнить также нажатием клавиш <Shift> + <Enter> (после ввода активизируется ячейка, расположенная выше исходной), <Tab> (активизируется ячейка, расположенная правее исходной), <Shift> + <Tab> (активизируется ячейка, расположенная левее исходной), клавиатурными стрелками (после ввода активизируются ячейки в направлении стрелок). Отметим, что клавиатурными стрелками можно осуществлять фиксацию ввода только из режима ввода, но не из режима правки/редактирования (см. ниже).
  3.  После завершения первого шага текст выравнивается по умолчанию по левому краю ячейки. После завершения второго шага текст действительно выровнен по центру ячейки, поэтому его левая часть не видна на экране (но видна в строке формул).

Пример 4.2. Исходная ситуация: текст «Выравнивание» выровнен по левому краю ячейки А1, но выходит за правую границу столбца А.

Цель: настроить ширину столбца А по ширине текста в ячейке. 

Результат:

Действия:

  1.  Выделить ячейку А1 с введенными данными.
  2.  Настроить ширину ячейки.
  3.  Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши <Enter>.

Алгоритм:

1-ый способ: !ЛКМ А1 / Формат / Столбец / <Автоподбор ширины> / <Enter>.

2-ой способ: Курсор поместить на разделитель имен столбцов А и В так, чтобы он изменил свою форму (принял форму двунаправленной стрелки с перекрестьем        ) / !!ЛКМ / <Enter>. 

Как видно, текст выровнен по левой границе ячейки. Если его нужно выровнять по центру, то следует поступить также как в предыдущем примере. Результат будет таким:

.

Пример 4.3. Исходная ситуация: .

Цель: после фиксации ввода осуществить перенос текста внутри ячейки, изменяя ее высоту, при неизменной ширине. 

Результат: .

Действия:

  1.  Выделить ячейку А1 с введенными данными.
  2.  Активизировать команды Формат / Ячейки / Выравнивание / Переносить по словам.
  3.  Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши <Enter>.

Алгоритм:

!ЛКМ А1 / <Ctrl> + <1> / <Выравнивание> / Активизировать команду Переносить по словам / <Enter>.

Комментарии и советы:

  1.  Как видно, если в качестве текста выступает одно слово, то команда Переносить по словам разрывает его относительно произвольным образом. Так, если бы исходная ширина ячейки была другой, то и результат мог бы оказаться другим, например таким:

.

Поэтому требуются дальнейшие действия по редактированию (т.е. по изменению введенных данных). В частности, нужно сделать вставку знака переноса в подходящем месте. Для этого выполним следующие команды: !ЛКМ А1 / <F2> / Подвод курсора к нужной позиции / Вставка знака переноса / <Enter>. Результат показан ниже:

или .

  1.  Если бы при применении команды Переносить по словам разрыв слова произошел в неподходящем месте, то предварительно нужно было бы поварьировать шириной столбца, используя команду D&D_ЛКМ (ухватившись за разделитель имен столбцов А и В в позиции, когда курсор принимает форму двунаправленной стрелки). Только после этого нужно выполнить рекомендации п.1.
  2.  Вхождение в режим редактирования (правки) после фиксации ввода выполняется одним из следующих способов: !ЛКМ по ячейке / нажатие клавиши <F2> или !!ЛКМ по ячейке или !ЛКМ по ячейке и !ЛКМ по строке формул. Вхождение в режим редактирования из режима ввода осуществляется нажатием клавиши <F2> (при этом повторное нажатие клавиши <F2> производит возврат из режима редактирования в режим ввода). При редактировании данных в строке формул (что, как правило, является более предпочтительным) нужно выделить ячейку одиночным ударом ЛКМ по ячейке и выполнить !ЛКМ по строке формул.
  3.  Если в процессе ввода данных обнаружена ошибка, то рекомендуется нажать клавишу <F2>, т.е. войти в режим редактирования до фиксации ввода, подвести курсор с помощью клавиатурных стрелок к позиции ошибки, исправить ошибку, вернуться к концу строки (нажав клавишу <End>) и продолжать ввод данных либо в режиме редактирования, либо в режиме ввода, еще раз нажав клавишу <F2>. Закончить работу с ячейкой нужно, как всегда, нажатием одной из клавиш ввода, например, <Enter>.
  4.  Если в процессе ввода данных по какой-либо причине принято решение отказаться от дальнейшего ввода, нужно нажать клавишу <Esc>. В результате ячейка очистится. Если после применения команды <Esc> принято решение вернуть данные в ячейку, то нужно осуществить !ЛКМ по кнопке <Отменить> на панели инструментов Стандартная.
  5.  Если после ввода данных и фиксации ввода принято решение очистить содержимое ячейки, то это может быть сделано одним из следующих способов:
  •  !ЛКМ по ячейке / <Delete>,
  •  !ПКМ по ячейке / В контекстном меню активизировать команду Очистить содержимое.

Пример 4.4. Цель: До фиксации ввода (т.е. в процессе ввода или редактирования) данных осуществить перенос текста внутри ячейки, изменяя ее высоту, при неизменной ширине. 

Результат:

.

Алгоритм: 

!ЛКМ А1 / Ввод текста / После ввода части слова Вырав ввод знака переноса / <Alt> + <Enter> / Продолжение ввода остальной части слова, т.е. нивание / <Enter>.

В рассматриваемом примере текст выровнен по левому краю ячейки. При желании к ячейке можно было бы применить другие эффекты форматирования (т.е. такие эффекты, которые влияют только на внешний вид данных и самой ячейки, но не затрагивают ее содержимого). Например, после фиксации ввода текст можно было бы выровнять по центру, назначить ему полужирное начертание, а ячейку обвести рамкой и назначить ей определенный цвет заливки. Это достигается с помощью следующей последовательности команд: !ЛКМ А1 / !ЛКМ по кнопке Полужирный / !ЛКМ по кнопке <По центру> / !ЛКМ по кнопке <Цвет заливки> с дальнейшим выбором определенного цвета/ !ЛКМ по кнопке <Границы> с дальнейшим выбором определенной границы. Результат показан ниже:

.

Пример 4.5. Исходная ситуация: .

Цель: осуществить перенос (перемещение) содержимого ячейки А1 в ячейку С1.

Результат: .

Действия:

  1.  Выделить ячейку А1 с введенными данными.
  2.  Вырезать данные из ячейки А1.
  3.  Вставить данные в ячейку С1.
  4.  Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши <Enter>.

Алгоритм:

Результата можно добиться одним из следующих способов:

  •  !ЛКМ А1 / Подвести курсор к границе ячейки А1 так, чтобы он принял вид наклонной стрелки (              ) / D&D_ЛКМ А1С1 (этот способ удобно применять при переносе данных в пределах одного экрана),
  •  !ЛКМ А1 / !ЛКМ по кнопке <Вырезать> / !ЛКМ С1 / !ЛКМ по кнопке <Вставить> (этот способ удобно применять при переносе данных на большие расстояния),
  •  !ПКМ А1 / из контекстного меню выбрать команду Вырезать / !ПКМ С1 / из контекстного меню выбрать команду Вставить (этот способ удобно применять при переносе данных как на большие, так и на малые расстояния).
  •  !ЛКМ А1 / <Ctrl > + <X> (“горячие ” клавиши вырезания) / !ЛКМ С1 / <Ctrl > + <V> (“горячие ” клавиши вставки) (этот способ удобно применять при переносе данных на любые расстояния).

Пример 4.6. Цель: Осуществить копирование содержимого ячейки А1 в ячейку С1.

Исходная ситуация: .

Результат: .

Действия:

  1.  Выделить ячейку А1 с введенными данными.
  2.  Скопировать данные из ячейки А1.
  3.  Вставить данные в ячейку С1.
  4.  Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши <Enter>.

Алгоритм:

Результата можно добиться одним из следующих способов:

  •  !ЛКМ А1 / Подвести курсор к границе ячейки А1 так, чтобы он принял вид наклонной стрелки   (            ) / <Ctrl > + D&D_ЛКМ А1С1 (этот способ удобно применять при копировании данных в пределах одного экрана),
  •  !ЛКМ А1 / Подвести курсор к границе ячейки А1 так, чтобы он принял вид наклонной стрелки    (             ) / <Ctrl > + D&D_ПКМ А1С1 / из контекстного меню

.

выбрать подходящую команду (этот способ удобно применять при копировании или перемещении данных в пределах одного экрана),

  •  !ЛКМ А1 / !ЛКМ по кнопке <Копировать> / !ЛКМ С1 / !ЛКМ по кнопке <Вставить> (этот способ удобно применять при копировании данных на большие расстояния),
  •  !ПКМ А1 / из контекстного меню выбрать команду Копировать / !ПКМ С1 / из контекстного меню выбрать команду Вставить (этот способ удобно применять при копировании данных как на большие, так и на малые расстояния).
  •  !ЛКМ А1 / <Ctrl > + <С> (“горячие ” клавиши копирования) / !ЛКМ С1 / <Ctrl > + <V> (“горячие ” клавиши вставки) (этот способ удобно применять при копировании данных на любые расстояния).

Пример 4.7. Цель: В ячейку А1 ввести текст «Это очень, очень, очень длинный текст» (без кавычек), используя копирование и вставку его повторяющихся частей. При этом повторяющееся слово «очень» набрать только один раз, скопировать его в режиме редактирования в строке формул и два раза вставить в нужные позиции в ячейке А1.

Решение: 

Первый шаг:

Второй шаг:

Третий шаг:

Четвертый шаг:

Действия:

  1.  На первом шаге вводится текст «Это очень,».
  2.  На втором шаге в режиме редактирования выделяется и копируется в строке формул (или непосредственно в ячейке) повторяющаяся часть текста «очень,» (слово плюс запятая).
  3.  На третьем шаге в режиме редактирования два раза производится вставка скопированного текста.
  4.  На четвертом шаге в режиме редактирования убирается лишняя запятая, вводится оставшаяся часть текста и фиксируется ввод.

Алгоритм:

Первый шаг: такой же, как и выше.

Второй шаг: <F2> / Курсор в строке формул поместить в позицию перед словом «очень,» / <Shift> + <End> («горячие» клавиши выделения до конца строки) / Курсор на выделение / !ПКМ / Из контекстного меню выбрать команду Копировать.

Третий шаг: Курсор ввода в строке формул поместить в позицию после слова «очень,» / !ПКМ / Из контекстного меню выбрать команду Вставить / Курсор ввода в строке формул поместить в позицию после слов «очень, очень,» / !ПКМ / Из контекстного меню выбрать команду Вставить.

Четвертый шаг: Убрать лишнюю запятую (с помощью клавиши <Delete>, если курсор ввода находится перед запятой и с помощью клавиши <Backspace>, если курсор ввода находится после нее) / Закончить ввод текста / <Enter>.

Комментарии и советы:

  1.  В рассматриваемом примере проще осуществить набор всего текста с клавиатуры. Однако случается так, что повторяющиеся части текста содержат большое число символов или их надо повторить большое число раз. Именно в таких ситуациях и нужно применять описанную процедуру копирования и вставки в строке формул.
  2.  Может случиться так, что часть текста одной ячейки нужно вставить в другую ячейку. Тогда нужно скопировать эту часть из строки формул первой ячейки, осуществить фиксацию ввода, выделить вторую ячейку и произвести в нее вставку скопированных данных. После этого нужно зафиксировать ввод данных во вторую ячейку.
  3.  Может случиться так, что часть текста одной ячейки нужно вставить в другую ячейку с данными, сохраняя последние. Тогда нужно скопировать эту часть из строки формул первой ячейки, осуществить фиксацию ввода, выделить вторую ячейку, войти в ее строку формул, подвести курсор ввода к нужной позиции вставки и произвести в нее вставку скопированных данных. После этого нужно зафиксировать ввод данных во вторую ячейку.

Пример 4.8. Исходная ситуация: В ячейке А1 находится текст «Это очень », в ячейке А2 – текст «длинный текст» (без кавычек).

 Цель: «Подцепить» содержимое ячейки А2 к содержимому ячейки А1 и удалить содержимое ячейки А2, т.е. получить в ячейке А1 текст «Это очень длинный текст» без клавиатурного набора недостающей части, а используя копирование из строки формул ячейки А2 и вставку в строке формул ячейки А1.

Исходная ситуация: .

Результат:                .

Действия:

  1.  А) Выделить ячейку А2. Б) Перейти в строку формул. В) Выделить текст длинный текст. Г) Скопировать его в строке формул (<Ctrl > + <C>). Д) Нажать клавишу <Esc>.
  2.  А) Выделить ячейку А1. Б) Перейти в строку формул ячейки А1. В) Установить курсор после текста Это очень. Г) Произвести вставку скопированного текста (<Ctrl > + <V>). Д) Нажать клавишу <Enter>.
  3.  Выделить ячейку А2 и нажать клавишу <Delete>.

Важное замечание: копировать из строки формул можно не только константы, но и формулы, причем при вставке формул в другие ячейки имеющиеся в них ссылки не перенастраиваются (о формулах см. ниже).

Пример 4.9. Цель: в несвязный диапазон ячеек ввести текст «Выравнивание данных» (без кавычек) и применить к этим ячейкам различные эффекты форматирования с помощью команды Формат / Ячейки / Выравнивание.

Результат:

Во всех вариантах форматирования ячеек после ввода данных начальная последовательность команд одна и та же: !ЛКМ по ячейке / <Ctrl> + <1> / <Выравнивание> /…-, а завершающая последовательность включает активизацию команд в диалоговом окне Выравнивание, соответствующих определенному типу форматирования.

Пример 4.10. Цель: В ячейку В1 ввести текст «Мероприятие», в ячейку С1 – текст «Полученная прибыль» (без кавычек). Настроить ширину ячеек по ширине введенного текста. 

Результат:

Первый шаг:

Второй шаг:

Действия:

  1.  Выделить ячейку В1.
  2.  Ввести текст Мероприятие.
  3.  Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши <Tab>.
  4.  Выделить ячейку С1.
  5.  Ввести текст Полученная прибыль.
  6.  Осуществить фиксацию ввода нажатием клавиши <Enter>.
  7.  Выделить столбцы В и С.
  8.  Настроить ширину столбцов по ширине введенных в них данных.

Алгоритм:

Первый шаг: !ЛКМ В1 / Ввод текста Мероприятие/ <Tab> / !ЛКМ С1 / Ввод текста Полученная прибыль / <Enter>.

Второй шаг: !ЛКМ по имени столбца В / <Shift> + !ЛКМ по имени столбца С / Курсор на разделитель имен столбцов С и D так, чтобы он принял форму двунаправленной перечеркнутой стрелки / !!ЛКМ.

На втором шаге при настройке ширины столбцов по ширине введенных данных нужно предварительно выделить эти столбцы и нанести двойной удар ЛКМ по разделителю имен последнего выделенного столбца и следующего за ним невыделенного столбца. Результата можно добиться также применением последовательности команд Формат / Столбец / Автоподбор ширины (конечно, предварительно столбцы должны быть выделены).

Пример 4.11. Цель: В ячейку В1 ввести текст «Мероприятие», в ячейку С1 – текст «Полученная прибыль» (без кавычек). Отформатировать введенные данные без изменения ширины ячеек.

Исходная ситуация:

.

Решение:

Первый шаг:

.

Второй шаг:

.

Третий шаг:

.

Действия:

  1.  На первом шаге форматируется ячейка В1 и вставляется знак переноса.
  2.  На втором шаге формат ячейки В1 копируется в ячейку С1.
  3.  На третьем шаге в режиме редактирования производятся необходимые подправки текста в ячейке С1 и осуществляется фиксация ввода.

Алгоритм:

Первый шаг: !ЛКМ В1 / <Ctrl> + <1> / Выравнивание / Активизация команд: По вертикали: По центру, По горизонтали: По левому краю, Отображение: Переносить по словам / <OK> / !!ЛКМ В1 / Вставить знак переноса в нужную позицию / <Enter>.

Второй шаг: !ЛКМ В1 / !ЛКМ по кнопке <Формат по образцу> / !ЛКМ С1 / <Enter>.

Третий шаг: !!ЛКМ С1 / Вставить знак переноса в нужную позицию / <Enter>.

Пример 4.12. Цель: В ячейку В1 ввести текст «Сальдо на начало года», а в ячейку С1 – текст «Сальдо на конец года» (без кавычек). Ввод данных в ячейку С1 осуществить копированием ячейки В1 с последующей вставкой данных в ячейку С1 и подправкой содержимого, т.е. заменой слова «начало» на слово «конец».

Первый шаг: .

Второй шаг:  .

Результат:   .

Действия:

  1.  На первом шаге текст «Сальдо на начало года» вводится в ячейку В1.
  2.  На втором шаге осуществляется копирование ячейки В1 с последующей вставкой данных в ячейку С1.
  3.  На третьем шаге подправляется содержимое ячейки С1.

Алгоритм:

Первый шаг: !ЛКМ В1 / Ввод текста / <Enter> / !ЛКМ В1 / <Ctrl > + <1> / <Выравнивание> / Активизация команд: По вертикали По центру, По горизонтали По левому краю, Отображение Переносить по словам / <OK> / <Ctrl > + <Insert> / <Tab>.

Второй шаг: !ЛКМ С1 / <Shift> + <Insert> / <Enter>.

Третий шаг: !ЛКМ С1 / <F2> / Подправка текста / <Enter>.

Комментарии и советы:

  1.  <Ctrl > + <Insert> - «горячие» клавиши копирования.
  2.  <Shift> + <Insert> - «горячие» клавиши вставки.
  3.  В конце первого шага ввод осуществляется клавишей <Tab>, которая передвигает выделение на ячейку С1. Поэтому в начале второго шага команда !ЛКМ С1 не является обязательной.
  4.  На третьем шаге замену слова «начало» на слово «конец» можно было бы произвести с помощью последовательности команд: !ЛКМ С1 / <Правка> / <Заменить> / Заполнить поля диалогового окна Заменить так, как это показано ниже и нажать в этом диалоговом окне клавишу <Заменить>

.

Рис. 4.1. Диалоговое окно команды Заменить

  1.  Эту задачу можно было бы решить совсем по-другому: выделить  ячейки В1 и С1 и набрать в них обеих исходный текст за один шаг, осуществляя ввод клавишами <Ctrl> + <Enter>, а затем выполнить подправку значения в ячейке С1.

Пример 4.13. Цель: в ячейку А1 ввести текст «Лабораторная работа» (без кавычек), выделить его жирным шрифтом и выровнять по центру диапазона A1:I1 (в данном случае это означает центрирование текста по верхней части листа, выводимого на печать).

Предварительные настройки интерфейса: <Сервис> / <Параметры>/ Вид / Активизировать флажок Авторазбиение на страницы.

Результат:

Первый шаг:

Второй шаг:

Третий шаг:

Действия:

  1.  На первом шаге осуществляется ввод текста в ячейку А1.
  2.  На втором шаге выделяется диапазон A1:I1.
  3.  На третьем шаге текст центрируется по выделенному диапазону.

Алгоритм:

Первый шаг: !ЛКМ А1 / !ЛКМ по кнопке <Полужирный> / Ввод текста / <Enter>.

Второй шаг: !ЛКМ А1 / <Shift> + !ЛКМ I1.

Третий шаг: !ЛКМ по кнопке <Объединить и поместить в центре>.

Совет:

Иногда требуется отменить центрирование по выделению. Для этого нужно выполнить команды: Формат / Ячейки / Выравнивание / Снять флажок Объединение ячеек / <OK>.

Пример 4.14. Цель: в ячейку А1 ввести текст «Выделение столбцов и строк» (без кавычек), выделить его жирным шрифтом и центрировать по верхней части листа, выводимого на печать (в данном случае по диапазону А1:Н1). В ячейку А3 ввести многосимвольный текст (см. ниже) и распределить его по ширине листа, выводимого на печать.

Предварительные настройки интерфейса: <Сервис> / <Параметры> / <Вид> / Активизировать флажок Авторазбиение на страницы.

Первый шаг:

Второй шаг:

Третий шаг:

Результат:

Действия:

  1.  На первом шаге осуществляется ввод текста в ячейки А1 и А3.
  2.  На втором шаге выделяется диапазон A1:Н1 и текст, находящийся в ячейке А1, центрируется по этому диапазону.
  3.  На третьем шаге выделяется диапазон A1:Н10 для распределения текста, находящегося в ячейке А3.
  4.  На четвертом шаге текст, находящийся в ячейке А3, распределяется по диапазону A1:Н10.

Алгоритм:

Первый шаг: такой же, как и в предыдущих примерах.

Второй шаг: !ЛКМ А1 / ПиО_ЛКМ А1:Н1 / !ЛКМ по кнопке <Объединить и поместить в центре>.

Третий шаг: !ЛКМ А3 / <Shift> + !ЛКМ Н10.

Четвертый шаг: <Ctrl > + <1> / <Выравнивание> / Активизация команд: По вертикали По центру, По горизонтали По левому краю, Отображение Переносить по словам, Объединение ячеек / <OK>.

Комментарии и советы:

  1.  Применение команд !ЛКМ А1 / ПиО_ЛКМ А1:Н1 выделяет диапазон А1:Н1.
  2.  Применение команд !ЛКМ А3 / <Shift> + !ЛКМ Н10 выделяет диапазон (прямоугольный блок) А3:Н10.

Пример 4.15. Цель: сформировать и отформатировать таблицу.

Результат (видимый на экране Ехсеl):

Промежуточный шаг:

Результат (выводимый на печать):

Действия:

  1.  На первом шаге в ячейки Ехсеl вводится текст. Ниже указаны имена некоторых ячеек и вводимые в них текстовые строки:

Имена ячеек

Вводимые текстовые строки

А1

Таблица 15.10. Расчет влияния факторов на сумму прямых материальных затрат на единицу продукции, тыс. руб.

А4

Материал

В4

Затраты сырья на единицу
продукции

Е4

Отклонение от плана

В5

план

С5

фактически
по
плановым
ценам

D5

факт

Е5

общее

F5

в том числе за

счет

F6

массы

G6

цены
  1.  Ячейки А4:А6 объединяются, и текст, в них содержащийся, выравнивается по центру по горизонтали и по вертикали.
  2.  Ячейки В4:D4 объединяются, и текст, в них содержащийся, выравнивается по центру по горизонтали и по вертикали.
  3.  Формат диапазона В4:D4 копируется в диапазон Е4:G4.
  4.  Ячейки В5:В6 объединяются, и текст, в них содержащийся, выравнивается по центру по горизонтали и по вертикали.
  5.  Формат диапазона В5:В6 копируется в диапазоны С5:С6, D5:D6, Е5:Е6.
  6.  Ячейки F5:G5 объединяются, и текст, в них содержащийся, выравнивается по центру по горизонтали и по вертикали.
  7.  К диапазонам В4:D4, С5:С6, F5:G5 применяется команда Переносить по словам.
  8.  Текст, содержащийся в ячейках F6 и G6, выравнивается по центру по горизонтали и по вертикали.
  9.  Заполняется остальная часть таблицы. Данные, содержащиеся в ячейках этой части таблицы, центрируются по горизонтали.
  10.  Завершающая часть работы включает назначение рамок всей таблице и отдельным ее частям.

К отдельным полям (заголовкам столбцов) сформированной таблицы с помощью последовательности команд Формат / Ячейки / Выравнивание / Ориентация можно применить эффекты ориентации. Это особенно бывает полезным в случае многостолбцовых таблиц с целью уменьшения их общей ширины (для удобства работы и при выводе на печать). Например, в рассматриваемом случае заголовки «шапки» таблицы могли бы выглядеть следующим образом:

.

Пример 4.16. Постановка задачи: Имеется готовая таблица (см. ниже). Предположим, что на этапе ее формирования допущена ошибка: пропущен столбец, который должен располагаться между столбцами А и В исходной таблицы. В исходной таблице освободить место под этот столбец.

Исходная ситуация:

Промежуточный шаг:

Результат:

Действия:

  1.  Выделить блок В1:Е4.
  2.  Переместить блок В1:Е4 вправо на один столбец.

Алгоритм:

ПиО_ЛКМ В1:Е4 / Курсор на границу блока В1:Е4 так, чтобы он принял форму / D&D_ЛКМ В1:Е4 С1:F4.

Комментарии и советы:

В рассматриваемом случае для того, чтобы в таблицу вставить пустой столбец, используется самая примитивная процедура: для освобождения требуемого диапазона выделяется часть таблицы, которая с помощью методики D&D сдвигается вправо, т.е. переносится на свободное пространство листа Ехсеl. Отметим, что использование этой процедуры для выполнения поставленной цели часто бывает оправданным. При этом, однако, следует иметь ввиду, что если справа от таблицы располагаются заполненные ячейки, то информация, в них содержащаяся, будет уничтожена. Чтобы такого эффекта не происходило, нужно использовать методику, основанную на добавлении ячеек. Рассмотрим несколько вариантов ее применения.

Вариант 1, основанный на применении команд Вставка / Ячейки.

Промежуточный шаг:

.

Результат: по внешнему виду тот же, что и выше.

Действия:

  1.  Выделить блок В1:В4.
  2.  Добавить пустые ячейки на место выделенного блока со сдвигом вправо всех ячеек листа, расположенных правее выделенного блока (включая и сам блок).

Алгоритм:

1-ый способ: ПиО_ЛКМ В1:В4 / Вставка / <Ячейки> / Установить флажок Ячейки со сдвигом вправо / <OK>.

2-ой способ: ПиО_ЛКМ В1:В4 / Курсор на область выделения / !ПКМ / Из контекстного меню выбрать команду Добавить ячейки / Установить флажок Ячейки со сдвигом вправо / <OK>.

Вариант 2, основанный на использовании маркера заполнения.

Предварительные настройки интерфейса: <Сервис> / <Параметры> / <Правка> / Активизировать флажок Перетаскивание ячеек / <OK>.

Предварительная информация: Маркер заполнения это маленький черный квадратик, расположенный в правом нижнем углу любой выделенной ячейки или любого выделенного блока.

.

Промежуточный шаг:

.

Результат: по внешнему виду тот же, что и выше.

Действия:

  1.  Выделить блок А1:А4.
  2.  Нажать клавишу <Shift> .
  3.  Подвести курсор к маркеру заполнения так, чтобы он принял форму       . .
  4.  Удерживая клавишу <Shift>, потянуть левой кнопкой мыши за маркер заполнения так, чтобы возникшая серая рамка заняла позиции диапазона А1:В4.
  5.  Отпустить ЛКМ.

Алгоритм:

ПиО_ЛКМ А1:А4 / <Shift> + (Курсор на маркер заполнения так, чтобы он принял форму    ) + D&D_ЛКМ А1:А4В1:В4.

После того, как мы «раздвинули» таблицу по какому-либо столбцу (в данном случае по столбцу В), на освободившееся место можно ввести новые данные. Тогда таблица, например, может принять следующий вид:

.

Пример 4.17. Постановка задачи: Предположим, что в готовой таблице (например, в последней) по каким-либо причинам нужно изъять какой-либо столбец (например, столбец Е). Как это сделать?

Обсуждение: Слово «изъятие» можно понимать в двух смыслах. Во-первых, в смысле очистки столбца от его содержимого без изменения структуры таблицы с тем, чтобы в дальнейшем на «расчищенное» место ввести новые данные. Во-вторых, в смысле удаления столбца как физического объекта с изменением структуры таблицы (в данном случае «поджатием» таблицы по столбцу Е, т.е. удалением столбца Е1:Е4 и сдвигом влево всех четырехстрочных столбцов листа, расположенных правее столбца Е1:Е4). Обсудим действия, которые нужно предпринять для достижения цели в обоих обсуждаемых вариантах.

Вариант1: Очистка столбца Е1:Е4.

Решение с использованием команд Правка / Очистить.

Промежуточный шаг:

.

Результат:

Действия:

  1.  Выделить блок Е1:Е4.
  2.  Очистить содержимое выделенного блока.

Алгоритм:

1-ый способ: ПиО_ЛКМ Е1:Е4 / <Правка> / <Очистить> / Из ниспадающего меню выбрать вариант очистки: Все или Содержимое или Форматы или Примечания / <OK>.

2-ой способ: ПиО_ЛКМ Е1:Е4 / Курсор на область выделения / !ПКМ / Из контекстного меню выбрать команду Очистить содержимое / <OK>.

Замечания:

  1.  В первом способе команды  Правка / Очистить / Все  производят полную очистку столбца Е1:Е4, включая границы ячеек. Для удаления границ (и всего содержимого) можно использовать также кнопку Вырезать (конечно, после предварительного выделения соответствующего диапазона). Однако последний метод плох тем, что уничтожает информацию, которая может содержаться  в буфере обмена.
  2.  Чаще всего приходиться очищать только содержимое выделенного диапазона. В этом случае удобен второй способ или иначе нажать  клавишу <Delete> (конечно, после предварительного выделения соответствующего диапазона).

Решение с использованием маркера заполнения.

Промежуточный шаг:

.

Результат такой же, как и выше.

Действия:

  1.  Выделить блок D1:Е4.
  2.  Подвести курсор к маркеру заполнения так, чтобы он принял форму .
  3.  Потянуть левой кнопкой мыши за маркер заполнения так, чтобы попасть на линию разделения столбцов D и Е.
  4.  Отпустить ЛКМ.

Алгоритм:

ПиО_ЛКМ D1:Е4 / Курсор на маркер заполнения так, чтобы он принял форму  / D&D_ЛКМ D1:F4D1:D4.

Вариант2: Удаление столбца Е1:Е4.

Решение с использованием команд Правка / Удалить.

Промежуточный шаг:

.

Результат:

.

Действия:

  1.  Выделить блок Е1:Е4.
  2.  Удалить содержимое выделенного блока.

Алгоритм:

1-ый способ: ПиО_ЛКМ Е1:Е4 / <Правка> / Удалить/ В диалоговом окне выбрать вариант удаления: Удалить ячейки со сдвигом влево или Удалить столбец / <OK>.

2-ой способ: ПиО_ЛКМ Е1:Е4 / Курсор на область выделения / !ПКМ / Из контекстного меню выбрать команду Удалить ячейки со сдвигом влево или Удалить столбец / <OK>.

Решение с использованием маркера заполнения.

Промежуточный шаг:

.

Результат такой же, как и выше.

Действия:

  1.  Выделить блок D1:E4.
  2.  Нажать клавишу <Shift> .
  3.  Подвести курсор к маркеру заполнения так, чтобы он принял форму     двунаправленной стрелки .
  4.  Удерживая клавишу <Shift>, потянуть левой кнопкой мыши за маркер заполнения так, чтобы он занял позицию на линии разделения столбцов D и Е.
  5.  Отпустить ЛКМ.

Алгоритм:

ПиО_ЛКМ D1:Е4 / <Shift> + (Курсор на маркер заполнения так, чтобы он принял форму    ) + D&D_ЛКМ D1:Е4D1:D4.

Пример 4.18. Постановка задачи: Предположим, что в готовой таблице по каким-либо причинам нужно вырезать какой-либо столбец и вставить его между двумя другими столбцами без изменения структуры таблицы. Как это сделать?

Исходная ситуация:

.

Обсуждение: Итак, таблица сформирована. После этого обнаружена некоторая некорректность: в целях сравнения столбец с заголовком «Кредиты ЦБ» должен стоять рядом со столбцом с заголовком «Кредиты комбанков». В частности, по этой причине может быть поставлена сформулированная выше задача.

Первый шаг:

.

Второй шаг:

.

Результат: 

.

Действия:

  1.  Выделить блок В1:В4.
  2.  Подвести курсор к границе выделения (но не к маркеру заполнения!) так, чтобы он принял форму .
  3.  Нажать клавишу <Shift> .
  4.  Удерживая клавишу <Shift>, перетащить выделение в позицию между столбцами D и Е. При этом обязательно надо добиться того, чтобы возникшая штриховая линия (см. рис. на втором шаге) приняла вертикальную форму и заняла нужную позицию между столбцами D и Е.
  5.  Отпустить ЛКМ.

Алгоритм: 

ПиО_ЛКМ В1:В4 / Курсор на границу выделения так, чтобы он принял форму  ) / <Shift> + D&D_ЛКМ В1:В4 граница между столбцами D1:D4 и Е1:Е4.

Пример 4.19. Постановка задачи: Предположим, что в готовой таблице по каким-либо причинам нужно скопировать какой-либо столбец и вставить его между двумя другими столбцами без изменения структуры таблицы. Как это сделать?

Исходная ситуация:

.

Обсуждение: Итак, таблица сформирована. После этого обнаружена ошибка: пропущен столбец, который для наглядности показан правее таблицы. Как видно, его структура и числовые значения похожи на те, которые содержатся в столбце с заголовком «Кредиты комбанков». В частности, по этой причине может быть поставлена сформулированная выше задача: проще скопировать этот столбец, а затем подправить входящие в него данные, в сравнении с процедурой вставки пустого столбца и введения и форматирования всех данных. Это особенно актуально для многострочных таблиц.

Первый шаг:

.

Второй шаг:

.

Третий шаг:

 

Результат:

Действия:

  1.  Выделить блок D1:D4.
  2.  Подвести курсор к границе выделения (но не к маркеру заполнения!) так, чтобы он принял форму .
  3.  Нажать клавиши <Ctrl > + <Shift> (при этом курсор принимает форму  ).
  4.  Удерживая клавиши <Ctrl > + <Shift>, перетащить выделение в позицию между столбцами B и C. При этом обязательно надо добиться того, чтобы возникшая штриховая линия (см. рис. на втором шаге) приняла вертикальную форму и заняла нужную позицию между столбцами B и C.
  5.  Отпустить ЛКМ.
  6.  Подправить содержимое скопированного столбца.

Алгоритм: 

ПиО_ЛКМ D1:D4 / Курсор на границу выделения так, чтобы он принял форму  ) / <Ctrl > + <Shift> + D&D_ЛКМ D1:D4 граница между столбцами В1:В4 и С1:С4 / Выделить поэтапно ячейки скопированного столбца и подправить их содержимое.

Вопросы для самопроверки

  1.  Сколько типов данных используется в Microsoft Excel?
  2.  На сколько категорий подразделяются константы, используемые в Ехсеl?
  3.  Является ли константа 12 1 числом?
  4.  В некоторой ячейке находится текст, но он полностью не отображается из-за недостаточной ширины ячейки. Какие команды диалогового окна Формат ячейки нужно использовать, чтобы увидеть этот текст целиком?
  5.  Какие нужно нажать клавиши, чтобы начать в ячейке новую строку в процессе ввода или редактирования?  
  6.  Какой клавишей из перечисленных ниже можно зафиксировать ввод данных из режима Правки?
  7.  Если текст в ячейке не полностью виден на экране, то всегда ли его можно увидеть в строке формул при выделении ячейки?
  8.  С помощью какой команды основного меню после фиксации ввода можно осуществить перенос текста внутри ячейки, изменяя ее высоту, при неизменной ширине (ячейка предварительно выделена)?
  9.  Какую нужно нажать клавишу, если в процессе ввода данных по какой-либо причине принято решение отказаться от дальнейшего ввода?
  10.  Если после ввода данных и фиксации ввода принято решение очистить содержимое ячейки, то с помощью какой клавиши это можно сделать?
  11.  Какую клавишу нужно удерживать, чтобы с помощью мыши осуществить копирование содержимого одной ячейки в другую ячейку?
  12.  С помощью каких команд основного меню можно вставить скопированный формат одной ячейки в другую ячейку?
  13.  Если в таблице по каким-либо причинам нужно вырезать какой-либо столбец и вставить его между двумя другими столбцами без изменения структуры таблицы, то при какой нажатой клавише это можно сделать перетаскиванием столбца мышью?
  14.  Если в таблице по каким-либо причинам нужно скопировать какой-либо столбец и вставить копию между двумя другими столбцами без изменения структуры таблицы, то при каких нажатых клавишах это можно сделать перетаскиванием столбца мышью?

Контрольные вопросы

  1.  Является ли константа 12*11 числом?
  2.  В некоторой ячейке находится текст, но он полностью не отображается из-за недостаточной ширины ячейки. Какую вкладку диалогового окна Формат ячейки нужно использовать, чтобы увидеть этот текст целиком?
  3.  На листе заполнена текстом только одна ячейка, к которой применена команда Выровнять по центру. Может ли так случиться, что этот текст не будет полностью отображаться на экране?
  4.  Какую клавишу нужно удерживать, чтобы осуществить перенос (перемещение) содержимого одной ячейки в другую ячейку с помощью мыши?
  5.  С помощью удерживания каких клавиш можно ввести одни и те же данные сразу в несколько предварительно выделенных ячеек?
  6.  Какую клавишу нужно удерживать, чтобы выполнить процедуру добавления ячеек, перетаскивая мышью маркер заполнения?

Задания для лабораторных работ

Задание 1. Сформировать и отформатировать таблицы.

Вариант для первой четверти группы:

Вариант для второй четверти группы:

Вариант для третьей четверти группы:

Вариант для оставшейся части группы:

Задание 2. После того, как таблица будет введена и отформатирована, произвести следующие тренировочные манипуляции:

  1.  Перетащить таблицу целиком в свободное место и вернуть ее обратно.
  2.  Перетащить какой-либо элемент таблицы в свободное место и вернуть его обратно.
  3.  Скопировать эту таблицу целиком в свободное место.
  4.  Скопировать какой-либо столбец в свободное место.
  5.  Очистить отдельные элементы этого столбца (Все, Содержимое, Форматы).
  6.  Вырезать какой-либо столбец и скопировать его в свободное место.
  7.  Сжать таблицу по вырезанному столбцу (т.е. удалить ячейки).
  8.  Раздвинуть таблицу (т.е. добавить свободные ячейки) по позиции вырезки.
  9.  Вставить на старое место вырезанный столбец.
  10.  Вставить копию какого-либо столбца между двумя другими столбцами, не используя методики добавления ячеек.
  11.  Удалить какой-либо столбец с последующей вставкой между двумя другими столбцами (выполнить в одно действие).
  12.  Проделать аналогичные действия со строками.
  13.  Самостоятельно сделать выводы относительно влияния объединенных ячеек на перечисленные выше манипуляции.

  1.  Ввод, редактирование и форматирование чисел

Числа

Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы. В Microsoft Excel число может состоять только из следующих символов:

0  1  2  3  4  5  6  7  8  9  +  -  (  )  ,  /  $  %  .  E  e.

Стоящий перед числом знак плюс (+) игнорируется, а стоящая перед числом запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания элементов, состоящие из цифр и нецифровых символов, интерпретируются как текст.

Символы, рассматриваемые как числа, зависят от установленных параметров в компоненте Язык и стандарты панели управления Windows.

Общие правила работы с числами таковы:

  1.  Перед рациональной дробью, чтобы избежать ее интерпретации как формата даты, следует вводить 0 (нуль), затем пробел, затем саму дробь через косую черту.
  2.  Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус  или заключать число в круглые скобки.
  3.  Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, нужно использовать последовательность команд Формат / Ячейки / Выравнивание / Установка необходимых параметров.
  4.  Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. По умолчанию при вводе числа в ячейку ей назначается формат Общий. Этот формат можно изменить (предварительно выделив ячейку с введенными данными) с помощью последовательности команд Формат / Ячейки / Число / Выбор необходимого числового формата.
  5.  В ячейках, имеющих формат Общий, отображаются целые числа (например, 789), десятичные дроби (например, 7,89) или числа, представленные в экспоненциальной форме (например, 7,89E+08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат можно просматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие символы, как "E" и "+".
  6.  Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули.
  7.  Число хранится в числовом формате, даже если была использована команда Ячейки, чтобы назначить текстовый формат ячейкам, содержащим числа. Для интерпретации чисел, например, инвентаризационных номеров, как текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам до ввода данных. Если числа уже введены, то нужно назначить ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимать клавишу <F2>, а затем – клавишу <Enter>, чтобы ввести заново данные.

Пример 5.1. Цель: Ввести в ячейку число 0,112.

Результат: .

Действия: Ввод с клавиатуры 0,112 (или ,112) / <Enter> .

Комментарий:

Если выделить ячейку с введенным числом и выполнить последовательность команд Формат / Ячейки / Число, то можно убедиться в том, что введенное число по умолчанию хранится в формате Общий.

Пример 5.2. Цель: Отформатировать введенное число полужирным шрифтом и выровнять его по центру ячейки.

Результат: .

Алгоритм: !ЛКМ по ячейке / !ЛКМ по кнопке <Полужирный> / !ЛКМ по кнопке <По центру> / <Enter>.

Пример 5.3. Цель: Уменьшить разрядность введенного в примере 5.2 числа на единицу.

Результат: .

Алгоритм: !ЛКМ по ячейке / !ЛКМ по кнопке <Уменьшить разрядность> / <Enter>.

Комментарии и советы:

  1.  Обратим внимание на то, что 0,11 это отображаемое значение числа. Хранимое значение (с которым при необходимости можно выполнять вычисления) осталось неизменным, т.е. 0,112. Хранимое значение отображается в строке формул при выделении ячейки.
  2.  Аналогичным образом можно увеличить разрядность числа. Для этого нужно использовать кнопку <Увеличить разрядность>. Например, если требуется увеличить разрядность числа 0,112 на две единицы, то нужно выделить ячейку и два раза нажать на кнопку <Увеличить разрядность>. Отображаемое значение станет таким: .
  3.  Изменить разрядность числа можно также изменением формата ячейки с помощью последовательности команд Формат / Ячейки / Число / Формат Числовой / Число десятичных знаков 2. При этом ячейке будет назначен вместо формата Общий формат Числовой.

Пример 5.4. Цель: В диапазон А1:С3 ввести набор числовых значений, выровнять их по центру ячеек, назначить диапазону внешние и внутренние границы.

Результат (на экране): .

Результат (на печати): .

Действия:

  1.  Выделить требуемый диапазон.
  2.  Ввести с клавиатуры данные.
  3.  Центрировать данные, размещенные в ячейках.
  4.  Назначить диапазону внешние и внутренние границы.

Алгоритм: ПиО_ЛКМ А1:С3 / Ввести 12 / <Tab>  / Ввести 123 / <Tab>  / Ввести 23 / <Tab>  / и т.д. вплоть до ввода последнего числа 90 /!ЛКМ по кнопке <По центру> / <Ctrl > + <1> / <Граница> / <Внешние> / Внутренние / ОК / !ЛКМ по любой свободной ячейке вне диапазона А1:С3.

Пример 5.5. Цель: Ввести в ячейку рациональную дробь 3/7.

Результат: .

Алгоритм: !ЛКМ по ячейке / Ввод числа 0 (нуль) / Ввод пробела / Ввод дроби 3/7 / <Enter>.

Комментарии:

  1.  Отметим, что, хотя отображаемое значение в ячейке составляет 3/7, хранимое значение (с которым, возможно, будут проводиться вычисления), отображаемое в строке формул, составляет 0,428571428571429.
  2.  Если вызвать диалоговое окно Формат Ячейки при выделенной ячейке , то окажется, что Ехсеl назначил ей формат Дробный.

Даты и время

В Excel даты и время суток интерпретируются как числа. Внешнее представление времени или даты на листе зависит от числового формата, назначенного ячейке. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание, и Общий формат ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени. По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если по какой-либо причине не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.

Параметры, установленные с помощью вкладки Язык и стандарты панели управления Windows, определяют формат для текущей даты и текущего времени, а также символы, использующиеся в качестве разделителей, например, двоеточие (:) и точка (.) в стандарте России.

В Microsoft Excel используется система отсчета дат с начала столетия; в этой системе числу 1 соответствует дата 1 января 1900 г.

При работе со значениями дат и времени следует соблюдать следующие правила:

  1.  Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку, нужно в качестве разделителя дат и времени использовать пробел.
  2.  Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, нужно после значения времени ввести отделенные пробелом слова AM или PM (в латинице). В противном случае, время будет интерпретировано с использованием 24-часового формата.
  3.  Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, в Excel хранимые значения дат являются числами, показывающими число дней от данной даты до точки отсчета, а время сохраняется в виде десятичной дроби, показывающей долю времени в сутках. Чтобы показать дату в виде числа или время в виде дроби, нужно выделить ячейки, содержащие дату или время, и применить команды Формат / Ячейки / Число / из списка Числовые форматы выбрать элемент Общий.

Время суток и даты можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки.

Пример 5.6. Цель: Ввести в ячейку 3_часа_утра в двенадцатичасовом формате.

Результат: Отображаемое значение: . Хранимое значение: 3:00:00.

Действия: В ячейку ввести 3:00 АМ.

Комментарий: Если ячейке назначить формат Общий, то отображаемое и хранимое значения окажутся равными , т.е. указывают на долю времени в сутках.

Пример 5.7. Цель: Ввести в ячейку 3_часа_утра в двадцатичетырехчасовом формате.

Результат: Отображаемое значение: . Хранимое значение: 3:00:00.

Действия: В ячейку ввести 3:00.

Комментарий: Если ячейке назначить формат Общий, то отображаемое и хранимое значения окажутся равными , т.е. указывают на долю времени в сутках.

Совет: Чтобы не путаться в форматах времени, всегда используйте 24-часовой формат.

Пример 5.8. Цель: Ввести в ячейку дату 13_октября_2000_г_.

Результат: Отображаемое значение: . Хранимое значение: 13.10.2000.

Действия: В ячейку ввести 13.10.00.

Комментарии:

  1.  Если ячейке назначить формат Общий, то отображаемое и хранимое значения окажутся равными , т.е. указывают на число дней от 01.01.1900 г. до данного дня.
  2.  Отображаемое значение даты можно изменить с помощью последовательности команд Формат / Ячейки / Число / Дата / В списке Тип выбрать подходящее отображение. Например, если в списке Тип выбрать отображение 16 Апрель, 1997, то отображаемое значение окажется следующим: , а хранимое останется предыдущим, т.е. 13.10.2000.

Пример 5.9. Цель: Подсчитать число дней между датами 11.11.67 и 13.10.00.

Результат: Отображаемое значение: . Хранимое значение: ="13.10.00"-"11.11.67".

Действия:

  1.  В ячейке или в строке формул с клавиатуры ввести знак равенства =.
  2.  Далее, после знака равенства с клавиатуры ввести "13.10.00"-"11.11.67" (кавычки вводить!).
  3.  Осуществить фиксацию ввода.

Алгоритм:

!ЛКМ по ячейке / !ЛКМ по строке формул / Ввод знака = / Ввод двойных кавычек / Ввод знака минус /Ввод двойных кавычек / Перемещение с помощью клавиатурных стрелок в позицию между первыми двойными кавычками и ввод 13.10.00 / Перемещение с помощью клавиатурных стрелок в позицию между вторыми двойными кавычками и ввод 11.11.67 / <Enter>.

Комментарии:

  1.  В этом примере используется понятие формулы. О нем см. ниже.
  2.  Команды !ЛКМ по ячейке / !ЛКМ по строке формул означают вхождение в режим редактирования. Подчеркнем, что именно в режиме редактирования переходы между вводимыми символами можно осуществлять с помощью клавиатурных стрелок. Если вместо этих команд, исполнить один удар ЛКМ по ячейке и сразу в ячейке начать ввод данных, то это будет означать, что мы находимся в режиме ввода. В этом случае для перемещения между символами нельзя использовать клавиатурные стрелки, но можно выполнить !ЛКМ в нужной позиции между символами и тем самым перейти в режим правки. В режим правки можно перейти также нажатием клавиши <F2>. Контроль за тем, в каком режиме мы находимся, осуществляется с помощью строки состояния в нижней части экрана Ехсеl. При пребывании в режиме ввода там отображается слово Ввод, а при пребывании в режиме редактирования там отображается слово Правка.

Вопросы для самопроверки

  1.  Какой символ нужно вводить перед рациональной дробью, чтобы Ехсеl проинтерпретировал ее как число?
  2.  По какому краю ячейки по умолчанию выравниваются введенные в нее значения даты и времени?
  3.  Какая дата соответствует числу 1 в используемой в Excel системе отсчета дат?
  4.  С помощью какой команды можно изменить отображаемое значение даты?
  5.  Нажатием какой клавиши можно перейти в режим правки?
  6.  Какой символ нужно использовать в качестве разделителя дат и времени, чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку?
  7.  Если в ячейке находится значение, выровненное к ее левой границе и имеющее вид числа, то как определить, на самом ли деле это значение является числом или быть может числовым текстом?
  8.  Если в ячейке находится число 1,4665 и ей назначен формат Числовой с двумя знаками после запятой, что отобразится в поле ввода строки формул при выделении этой ячейки?
  9.  Если в ячейке находится число 1,4665 и ей назначен формат Числовой с двумя знаками после запятой, что отобразится в поле имени строки формул при выделении этой ячейки?
  10.  Если в ячейке находится число 1,4665 и ей назначен формат Числовой с двумя знаками после запятой, что отобразится в этой ячейке при ее выделении?

Контрольные вопросы

  1.  В некоторой ячейке находится дата в формате Дата. Этой ячейке назначен формат Общий. Отображаемое значение составляет 99. Что означает это число?
  2.  В некоторой ячейке находится время в формате Время. Этой ячейке назначен формат Общий. Отображаемое значение составляет 0,825. Что означает это число?
  3.  В двух ячейках находятся две даты в формате Дата. Можно ли их перемножить между собой?
  4.  Если в ячейке находится дата в формате Дата, что отобразится в поле ввода строки формул при выделении этой ячейки?
  5.  Если в ячейке находится число, что отобразится в поле имени строки формул при выделении этой ячейки?
  6.  Если в ячейке находится некоторое данное, что можно увидеть непосредственно в этой ячейке при ее выделении?

  1.  Автозаполнение

Понятие и правила использования процедуры автозаполнения

С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки (маленького черного квадратика, расположенного в правом нижнем углу любой выделенной ячейки или любого выделенного блока)

Рис.6.1. Маркер заполнения ячейки

можно копировать ее содержимое в другие ячейки той же строки или того же столбца. Если ячейка содержит число, дату или период времени, которые могут являться частью рядов, то при копировании может происходить приращение их значений. Например, если ячейка имеет значение "Январь", то существует возможность быстрого заполнения других ячеек строки или столбца значениями "Февраль", "Март" и так далее. Просмотреть имеющиеся встроенные списки можно в диалоговом окне Списки команды Сервис / Параметры. Можно создавать пользовательские списки автозаполнения для часто используемых значений, например, названий торговых районов компании, фамилий, должностей и т.п., применяя последовательность команд Сервис / Параметры / Списки / Введение нового списка / <ОК>.

Суть процедуры автозаполнения состоит в том, что по первым членам рядов данных, введенным в смежные ячейки с клавиатуры и подчиненным определенным (см. ниже) закономерностям, можно в соседних ячейках получить продолжения этих рядов без их клавиатурного набора. Чтобы получить ряд автозаполнением, нужно в ячейку ввести первый член ряда (или в смежные ячейки – несколько первых членов ряда), выделить эту ячейку (или линейный диапазон с введенными данными) и потянуть ЛКМ за маркер заполнения вдоль строки/столбца, в которую/который требуется ввести продолжение ряда. При этом результат зависит от введенного первого члена (или первых членов) ряда и от того, удерживается или не удерживается клавиша <Ctrl> в процессе перетаскивания маркера заполнения. Потянуть за маркер заполнения можно и правой кнопкой мыши и затем продолжить автозаполнение с помощью выбора подходящей завершающей команды из контекстного меню, которое выпадает после того, как будет отпущена ПКМ (См. Рис. 6.2).

Рис. 6.2. Контекстное меню процедуры автозаполнения

Кроме этого, для целей автозаполнения можно использовать последовательность команд Правка / Заполнить / Прогрессия, завершающее диалоговое окно которой выглядит следующим образом:

Рис. 6.3. Диалоговое окно команды Прогрессия

Как видно из Рис.6.3, эта последовательность команд позволяет создавать по введенному в ячейку первому члену ряды типа арифметической или геометрической прогрессий (здесь Шаг это разность или знаменатель соответствующей прогрессии), типа даты (здесь в качестве Шага можно выбрать день, рабочий день, месяц или год). Шаг вводится пользователем с клавиатуры в соответствующее поле. В списке Тип можно активизировать также переключатель автозаполнение, который позволяет расширить числовой ряд, исходя из нескольких начальных членов, введенных в разные ячейки связного линейного диапазона (при этом, конечно, надо выделить все эти ячейки).

При применении процедуры автозаполнения следует руководствоваться следующими общими советами и правилами:

  1.  Не бойтесь экспериментировать с протаскиванием маркера заполнения в вариантах, когда клавиша <Ctrl> удерживается или нет. Если результат Вас не устраивает используйте кнопку <Отменить> панели инструментов Стандартная. !ЛКМ по кнопке <Отменить> отменяет одно последнее выполненное действие (а при нескольких нажатиях и несколько последних выполненных действий) и, как правило, возвращает исходную ситуацию.
  2.  Следует помнить, что все существовавшие ранее значения или формулы в заполняемых ячейках уничтожаются и замещаются членами вводимого ряда.
  3.  Начало процедуры автозаполнения всегда одно и то же: нужно выделить ячейки, содержащие начальные члены ряда, которые необходимо скопировать или нарастить. Только после этого используется протаскивание маркера заполнения через заполняемые ячейки с помощью ЛКМ или ПКМ c удержанием клавиши <Ctrl> или без него или используется последовательность команд Правка / Заполнить / Прогрессия.
  4.  Чтобы быстро заполнить выделенный столбец содержимым верхней ячейки нужно нажать клавиши <Ctrl > + <D> (в латинице). Чтобы быстро заполнить выделенную строку содержимым левой ячейки нужно нажать клавиши <Ctrl > + <R> (в латинице).
  5.  Иногда сразу не удается заполнить некоторый диапазон необходимым числом данных. Тогда заполненный диапазон нужно выделить и продолжить перетаскивание маркера заполнения с последней позиции выделения в том же направлении при недостатке числа данных и в противоположном - при их избытке. Эти действия лучше производить в процессе автозаполнения, т.е. в какой-то момент перетаскивания маркера отпустить ЛКМ и проконтролировать последнее введенное значение (обязательно при сохранении области выделения!). Если оно нас не устраивает, то нужно ухватиться ЛКМ за маркер заполнения и продолжить процесс далее.
  6.  При работе с числовыми данными чаще всего приходится иметь дело с арифметическими прогрессиями. В процедуре автозаполнения для них по умолчанию используется шаг, равный 1. Чтобы задать другой шаг нужно ввести два первых члена прогрессии в две смежные ячейки. Тогда величина приращения этих значений и будет составлять шаг прогрессии.
  7.  Для заполнения рядов данных в возрастающем порядке обычно нужно перетаскивать маркер вниз или вправо относительно исходных ячеек. Для заполнения рядов данных в убывающем порядке обычно нужно перетаскивать маркер вверх или влево относительно исходных ячеек. Если используются пары значений, то при этом предполагается, что второй член (в направлении перетаскивания: вверх или влево) меньше первого.

Примеры применения процедуры автозаполнения

Пример 6.1. Цель: Ввести в строку числовой ряд 1, 2, 3, … по его первому значению.

Результат (в варианте с удерживанием клавиши <Ctrl>):

.

Графическая схема действий:

Действия:

  1.  Выделить ячейку А1 с введенным числом 1.
  2.  Перетащить выделенную ячейку за маркер заполнения вправо, удерживая клавишу <Ctrl>.

Комментарии и советы:

  1.  Вариант действий без удерживания клавиши <Ctrl> согласно графической схеме:

приводит к результату

,

т.е. не к наращиванию ряда, а к копированию значения 1.

  1.  Решим предыдущую задачу в обоих вариантах для рядов с начальными значениями Тип1 и Тип 1 (между “словом” и “числом” во втором случае– пробел!), 1тип и 1 тип, кв1 и кв 1 (обратите внимание на расстановку пробелов) и сравним результаты. 

Результат (в варианте с удерживанием клавиши <Ctrl>):

.

 Вывод: Во всех случаях происходит копирование текста.

Результат (в варианте без удерживания клавиши <Ctrl >):

.

 Вывод: Во всех случаях, кроме В), происходит наращивание рядов (обратите на этот случай особое внимание: если в исходной ячейке содержится текстовая строка типа “число_текст” и “числовая” компонента не отделена от “текстовой” пробелом или знаком тире, то автозаполнение всегда происходит в режиме копирования независимо от того, удерживается клавиша <Ctrl> при перетаскивании маркера заполнения или нет). В случаях Д) и Е) наращивание происходит до значений кв4 или кв 4, а затем идет повторение значений. Последнее обстоятельство связано с тем, что эти значения входят во встроенный Список Автозаполнения Ехсеl и соответствуют сокращению слова “квартал” (в году четыре квартала). Сравнение случаев В) и Г) показывает, что, если требуется построить текстовый ряд из словосочетаний типа “число_слово” с наращиванием значений по “числу”, то между “числом” и “словом” нужно вставлять пробел (или знак тире) с последующим протаскиванием маркера заполнения без использования клавиши <Ctrl>.

Пример 6.2. Цель: Ввести в ячейки текстовые значения (по одному в ячейку) типа «число_число» : 1994-й Год День 18, 1994 й Год День 18, 1994й Год День 18, 1994й Год День18 (обратите внимание на расстановку знаков тире и пробела) и посмотреть на результат автозаполнения при действии ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направления вправо и вниз.

Вариант действий согласно графической схемы

приводит к результату:

Протягивание маркера заполнения вниз

Первая "числовая" компонента отделена от "текстовой" компоненты знаком тире

Первая "числовая" компонента отделена от "текстовой" компоненты пробелом

Первая "числовая" компонента не отделена от "текстовой" компоненты

Первая "числовая" компонента не отделена от "текстовой" компоненты

1994-й Год День 18

1994-й Год День18

1994-й Год День 18

1994-й Год День18

1995-й Год День 18

1995-й Год День18

1994-й Год День 19

1994-й Год День19

1996-й Год День 18

1996-й Год День18

1994-й Год День 20

1994-й Год День20

1997-й Год День 18

1997-й Год День18

1994-й Год День 21

1994-й Год День21

Вариант действий согласно графической схемы

приводит к результату:

.  

Комментарии и советы:

  1.  Проведите сравнительный анализ полученных рядов и сделайте выводы относительно того, как отделение первой "числовой" компоненты от "текстовой" компоненты пробелом или знаком тире влияет на результат автозаполнения.
  2.  В данном примере заполнение проще производить не поэлементно, т.е. выделяя ячейку с исходными данными, затем протаскивая маркер заполнения в нужном направлении и повторяя это действие для каждой из исходных ячеек, а работая с целым блоком исходных данных (в данном случае со строкой или со столбцом). Предварительно нужно выделить этот блок и потянуть ЛКМ за маркер заполнения блока. Схематично этот процесс, например, для столбца выглядит следующим образом:

.

Вопрос: Как изменятся результаты автозаполнения в рассмотренных вариантах при протаскивании маркера заполнения влево или вверх относительно исходных ячеек?

Замечание: В данном примере построены две таблицы, причем пусть, например, в первой из них исходные данные 1994-й Год День 18, 1994-й Год День 18, 1994-й Год День 18, 1994-й Год День18 вводятся в строку 2, точнее в ячейки С2, D2, Е2, F2. Во второй таблице эти же исходные данные должны располагаться в столбце, пусть, например, в столбце А, точнее в ячейках А4. А5, А6, А7. В строку 2 исходные данные приходится вводить с клавиатуры, а в столбце А их можно быстрее получить не клавиатурным набором, а копированием и вставкой из строки 2 в столбец А. Один из простых способов копирования и вставки состоит в использовании мыши совместно с процедурой D&D_ЛКМ С2 А4, D2 А5, Е2 А6, F2 А7, т.е. в поэлементном копировании, схематически показанном на следующем рисунке:

Однако проще описанную процедуру выполнить не поэлементно, а блочно, т.е. с помощью копирования горизонтального диапазона ячеек с его последующей вставкой в вертикальный диапазон (иными словами, используя операцию транспонирования, известную из линейной алгебры, но в Ехсеl действие этой операции распространяется не только на числовые, а вообще на любые данные), используя подменю Специальная вставка команды меню Правка. При этом нужно выполнить следующие действия:

  1.  Выделить блок ячеек С2:F2 с введенными данными.
  2.  Скопировать этот блок.
  3.  Выделить верхнюю ячейку блока вставки, т.е. ячейку А4.
  4.  <Правка> / <Специальная вставка> / В контекстном меню

Рис. 6.4. Диалоговое окно команды Специальная вставка

установить нужные переключатели и флажки, в частности, флажок Транспонировать / <ОК>.

Пример 6.3. Цель: Ввести в строку числовой ряд 3, 5, 7, 9 … по первым двум значениям данных.

Результат (в варианте без удерживания клавиши <Ctrl >):

.

Графическая формула действий:

.

Действия:

  1.  Выделить ячейки А1 и В1 с введенными числами 3 и 5.
  2.  Перетащить выделенный диапазон за маркер заполнения вправо.

Комментарии:

  1.  Вариант действий с удерживанием клавиши <Ctrl > согласно графической формуле:

.

приводит к результату

,

т.е. не к наращиванию ряда, а к по-парному копированию значений, находящихся в ячейках А1 и В1.

  1.  Решим задачу наращивания ряда типа Дата, например, в случае, когда первой датой является 12.01.98, а Шагом служит период, равный двум месяцам. Действия здесь аналогичны предыдущим: нужно ввести две даты 12.01.98 и 12.03.98 в соседние ячейки и применить процедуру ПиО_ЛКМ с использованием маркера заполнения без удерживания клавиши <Ctrl>.

Результат будет следующим:

.

  1.  Решим предыдущую задачу (п. 2) с использованием команд Правка / Заполнить / Прогрессия. Результат естественно будет тем же. Опишем наши действия:
  2.  Ввод даты 12.01.98 в ячейку А1 и фиксация ввода клавишей <Enter>.
  3.  Выделение ячейки А1.
  4.  Вызов команд Правка / Заполнить / Прогрессия.
  5.  Выбор переключателей и заполнение полей диалогового окна Прогрессия:

Расположение: по строкам,

Тип: даты,

Единицы: месяц,

Шаг: 2,

Предельное значение: 12.01.99 (Чтобы конечным элементом ряда была дата 12.01.99, здесь можно было бы указать, например, и 12.02.99.).

  1.  <ОК>.

В нижеследующих таблицах приведены примеры наиболее часто используемых вариантов автозаполнения с помощью маркера заполнения по первому члену ряда без удерживания и с удерживанием клавиши <Ctrl>, а также по двум первым членам ряда без удерживания клавиши <Ctrl>. Ими можно руководствоваться при создании своих собственных рядов автозаполнения (обычно при формировании заголовков столбцов и строк электронных таблиц).

Первый член ряда

Продолжение ряда (с использованием маркера заполнения без удерживания клавиши <Ctrl>)

Понедельник

Вторник

Среда

Четверг

Пятница

Суббота

Воскресенье

Четверг

Пятница

Суббота

Воскресенье

Понедельник

Вторник

Среда

Январь

февраль

март

апрель

май

Июнь

июль

Апрель

май

июнь

июль

август

Сентябрь

октябрь

Товар 1

Товар 2

Товар 3

Товар 4

Товар 5

Товар 6

Товар 7

Товар1

Товар2

Товар3

Товар4

Товар5

Товар6

Товар7

1 кв

2 кв

3 кв

4 кв

1 кв

2 кв

3 кв

1кв

1кв

1кв

1кв

1кв

1кв

1кв

1 экз

2 экз

3 экз

4 экз

5 экз

6 экз

7 экз

1экз

1экз

1экз

1экз

1экз

1экз

1экз

1-й экз

2-й экз

3-й экз

4-й экз

5-й экз

6-й экз

7-й экз

1-е марта

2-е марта

3-е марта

4-е марта

5-е марта

6-е марта

7-е марта

10:00

11:00

12:00

13:00

14:00

15:00

16:00

10:30

11:30

12:30

13:30

14:30

15:30

16:30

12.01.98

13.01.98

14.01.98

15.01.98

16.01.98

17.01.98

18.01.98

1

1

1

1

1

1

1

100

100

100

100

100

100

100

1998

1998

1998

1998

1998

1998

1998

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

1кв

1кв

1кв

1кв

1кв

1кв

1кв

1экз

1экз

1экз

1экз

1экз

1экз

1экз

Четверг

Четверг

Четверг

Четверг

Четверг

Четверг

Четверг

Первый член ряда

Продолжение ряда (с использованием маркера заполнения с удерживанием клавиши <Ctrl>)

1

2

3

4

5

6

7

100

101

102

103

104

105

106

10:00

10:00

10:00

10:00

10:00

10:00

10:00

12.01.98

12.01.98

12.01.98

12.01.98

12.01.98

12.01.98

12.01.98

Начальные члены ряда

Продолжение ряда (с использованием маркера заполнения без удерживания клавиши <Ctrl>)

1

4

7

10

13

16

19

Модель 1

Модель 3

Модель 5

Модель 7

Модель 9

Модель 11

Модель 13

12.01.98

14.02.98

19.03.98

21.04.98

24.05.98

26.06.98

29.07.98

12.01.98

12.04.98

12.07.98

12.10.98

12.01.99

12.04.99

12.07.99

12.01.98

12.01.99

12.01.00

12.01.01

12.01.02

12.01.03

12.01.04

10:30

11:00

11:30

12:00

12:30

13:00

13:30


Вопросы для самопроверки

  1.  Какая команда на завершающем этапе позволяет просмотреть встроенные списки автозаполнения?
  2.  Какую клавишу следует удерживать, чтобы изменить продолжение ряда, получаемого автозаполнением при использовании маркера заполнения?
  3.  Какая команда на завершающем этапе позволяет реализовать процедуру автозаполнения?
  4.  Какую последовательность команд нужно использовать, чтобы получить числовые ряды типа прогрессий? Можно ли использовать эту последовательность команд для продолжения ряда автозаполнения дат? Справедливо ли это для ряда автозаполнения времени?
  5.  Можно ли в процессе автозаполнения перетягивать маркер заполнения правой кнопкой мыши? Что произойдет с ранее введенными данными, которые попадают в диапазон автозаполнения?
  6.  Каково начало процедуры автозаполнения?
  7.  Можно ли использовать «горячие» клавиши <Ctrl > + <D> или <Ctrl > + <R> для получения переменных рядов? А для получения постоянных рядов?
  8.  Можно ли продолжить автозаполнение, если сразу не удалось заполнить некоторый диапазон необходимым числом данных?
  9.  Какой шаг используется по умолчанию в процедуре автозаполнения данными типа арифметической прогрессии?
  10.  Как определяется шаг арифметической прогрессии в процедуре автозаполнения, если введены два первых члена прогрессии с последующим протягиванием маркера заполнения?
  11.  В каких направлениях обычно нужно перетаскивать маркер заполнения относительно исходных ячеек, чтобы получить ряды данных в убывающем порядке? А в возрастающем порядке?
  12.  В выделенной ячейке Е22 находится текст 1-я Глава Параграф1 (обратите внимание на знак тире!). В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вправо. Какой текст возникнет в ячейке F22?
  13.  В выделенной ячейке Е22 находится текст 1я Глава Параграф1. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вниз. Какой текст возникнет в ячейке Е23?
  14.  В выделенной ячейке Е22 находится текст 1я Глава Параграф1. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вверх. Какой текст возникнет в ячейке Е21?

Контрольные вопросы

  1.  Какая команда на завершающем этапе позволяет создать пользовательский список автозаполнения?
  2.  В выделенной ячейке С22 находится число 7. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вверх. Какое число возникнет в ячейке С21?
  3.  В выделенной ячейке D32 находится число 7. В процедуре автозаполнения используется действие <Ctrl> + ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вправо. Какое число возникнет в ячейке Е32?
  4.  В выделенной ячейке С22 находится число 7,01. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении влево. Каково отображаемое значение числа в ячейке В22, если ей назначен формат Числовой с одним десятичным знаком?
  5.  В выделенной ячейке С22 находится число 7,01. В процедуре автозаполнения используется действие <Ctrl> + ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вниз. Каково отображаемое значение числа в ячейке С23, если ей назначен формат Числовой с одним десятичным знаком?
  6.  В выделенной ячейке С22 находится число 7,01. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вправо. Каково хранимое значение числа в ячейке D22, если ей назначен формат Числовой с одним десятичным знаком?
  7.  В выделенной ячейке С22 находится текст 1-й Том 1-я Часть. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вниз. Какой текст возникнет в ячейке С23?
  8.  В выделенной ячейке С22 находится текст Том 1 Часть2. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вправо. Какой текст возникнет в ячейке D22?
  9.  В ячейке С22 находится текст Том 1, а в ячейке D22 - текст Том 3. В процедуре автозаполнения, примененной к обеим выделенным ячейкам, используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вправо. Какой текст возникнет в ячейке Е22?
  10.  В выделенной ячейке С22 находится текст 1Том, а в выделенной ячейке С23 находится текст 3Том. В процедуре автозаполнения, примененной к обеим выделенным ячейкам, используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вниз. Какой текст возникнет в ячейке C24?
  11.  В выделенной ячейке С22 находится текст 1 Том, а в выделенной ячейке С23 находится текст 3 Том. В процедуре автозаполнения используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вниз. Какой текст возникнет в ячейке C24?
  12.  В ячейке С22 находится текст Том 1-й, а в ячейке С23 - текст Том 3й. В процедуре автозаполнения, примененной к обеим выделенным ячейкам, используется действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлении вниз. Какой текст возникнет в ячейке C24?
  13.  Какая команда на завершающем этапе позволяет преобразовать горизонтальный ряд данных в вертикальный ряд и наоборот?

Задания для лабораторных работ (для всех вариантов)

  1.  Используя процедуру автозаполнения, создать нарастающий и убывающий числовые ряды типа
  •  арифметической прогрессии,
  •  геометрической прогрессии,
  •  даты (с изменением по дням, месяцам, годам),
  •  времени (с изменением по часам, минутам, секундам), и текстовые ряды типа
  •  «слово_число»,
  •  «число_слово» (см. ниже п.6).

Там, где это возможно, получить результат по одному первому члену ряда, применяя маркер заполнения.

  1.  Сформировать из введенных данных таблицы и отформатировать их по образцу, приведенному в данном разделе.
  2.  В сформированной таблице поменять местами какие-либо две строки и два столбца.
  3.  В сформированной таблице вставить пустую строку и пустой столбец. После этого вернуться к исходной форме таблицы.
  4.  Создать новый пользовательский список.
  5.  Введите в какую-либо ячейку текст типа “слово_число”, “число_слово” и “число_число” по образцу:

квартира1 этаж1 (“слово_число”)

квартира 1 этаж1

квартира1 этаж 1

квартира 1 этаж 1

1-я квартира этаж1 (“число_число”)

1 -я квартира этаж1

1квартира этаж 1

1 квартира этаж 1

1-я квартира 1-й этаж (“число_слово”)

1 -я квартира 1-й этаж

и т.п.

Обратите внимание на расстановку пробелов между “числовой” и “текстовой” компонентами этих текстовых строк. (Номера квартир и этажей расставьте по собственному вкусу). В процедуре автозаполнения используйте действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в различных направлениях (вправо, влево, вверх, вниз). Какие продолжения текстовых рядов при этом возникают в соседних ячейках? Убедитесь в том, что в текстовых строках типа “число_число” приоритет влияния на продолжения рядов данных имеет “числовая компонента” в первом “числе”, если она отделена от “текстовой компоненты” (этого первого “числа”) пробелом или знаком тире, в противном случае приоритет влияния на продолжение рядов данных закрепляется за “числовой компонентой” второго “числа”. Проведите аналогичные эксперименты в ситуации, когда соответствующие словосочетания, содержащие числа, введены в две соседние ячейки (при этом выделяйте обе эти ячейки и применяйте действие ПиО_ЛКМ + маркер заполнения в направлениях вправо или влево, вверх или вниз).

  1.  Элементарные приемы работы с формулами и функциями

Основные определения

Формула – это выражение для осуществления  определенных действий над элементами Ехсеl, в частности, для выполнения вычислений и преобразования значений. Точками привязки формул обычно являются отдельные ячейки или группы ячеек рабочего листа. Формула характеризуется своим синтаксисом.

Синтаксис формулы – это характер упорядочения входящих в нее элементов и порядок их обработки (последовательность выполнения действий). Любая формула Ехсеl включает знак равенства (с которого всегда должен начинаться ввод формулы), операнды – обрабатываемые (вычисляемые) элементы и операторы – производимые над элементами действия. Операндами могут быть: константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена или функции. Операторы обладают свойством приоритетности. Это означает, что те из них, которые имеют более высокий приоритет, выполняются раньше тех, которые имеют более низкий приоритет. О конкретном смысле операндов и операторов речь пойдет ниже.

Функция –это стандартная встроенная в Ехсеl формула, которая возвращает результат выполнения определенных действий над своими элементами, выступающими в качестве ее аргументов. Функции используются для упрощения сложных вычислений. Аргументами функции могут являться константы, ссылки на ячейки или диапазоны, имена, текстовые строки и другие (вложенные) функции. Просмотреть список встроенных функций (весьма значительный!) можно, выполнив !ЛКМ по кнопке <Вставка функции>.

Пример 7.1. Цель: Ввести в ячейку А1 формулу  = 5+2*3 (звездочка (*) – оператор умножения чисел в Ехсеl) и напомнить понятие приоритета арифметических операций.

Результат:

Действия:

  1.  Выделение ячейки А1.
  2.  Ввод с клавиатуры знака  = .
  3.  Ввод с клавиатуры остальной части формулы.
  4.  Фиксация ввода клавишей <Enter>. 

Обсуждение: По умолчанию Excel вычисляет формулу слева направо, начиная со знака равенства (=). Синтаксис написания формулы управляет процессом ее вычисления. Введенная в ячейку А1 формула

при выделении ячейки отображается в строке формул, а результат вычисления, т.е. число 11 отображается в самой ячейке. Эта формула возвращает число 11, так как умножение имеет (как это принято в арифметике) более высокий приоритет над сложением и поэтому выполняется в первую очередь: сначала происходит умножение 2 на 3 (результат умножения равен 6), а затем полученное значение складывается с 5. Если для изменения синтаксиса воспользоваться скобками, например, так  =(5+2)*3,  то сначала произойдет сложение 5 и 2, а затем умножение полученного результата    на 3. Последняя формула возвращает число 21. Ниже представлено отображение ячейки А1 в этом случае, соответственно, до и после фиксации ввода:

, .

Вывод: Расстановка в формуле скобок влияет на приоритет операторов (которые в данном случае являются арифметическими операциями): сначала исполняются операторы, находящиеся в скобках, а затем все прочие в порядке их приоритета.

Совет: Одну и ту же формулу можно ввести сразу в несколько ячеек. Для этого необходимо выделить ячейки, ввести формулу, а затем нажать клавиши <Ctrl> + <Enter> .

Применение операторов и порядок выполнения действий
в формулах

Если формула включает несколько операторов, то действия выполняются в порядке, представленном в следующей таблице.

Таблица 7.1

Операторы Ехсеl и их приоритет

Оператор

Описание

: (двоеточие) ; (точка с запятой)      (пробел)

Операторы ссылок (адресные операторы)

–

Унарный минус

%

Процент

^

Возведение в степень

* и /

Умножение и деление

+ и –

Сложение и вычитание

&

Объединение последовательностей символов в одну последовательность

Операторы сравнения

=  <  >  <=  >=  <>

Верхним строкам Табл.7.1 отвечает более высокий приоритет операторов, а расположенным ниже – соответственно более низкий. Операторы, расположенные в одной строке таблицы, имеют одинаковый приоритет. Если формула содержит операторы с одинаковым приоритетом, например, формула содержит операторы умножения и деления, то Excel обрабатывает операторы слева направо. Как уже говорилось выше, чтобы изменить порядок обработки операторов, нужно расставить круглые скобки в соответствующих позициях формулы. В ряде случаев расстановка круглых скобок непринципиальна, например, две формулы  =P1:Y1^(1/2)  и   =(P1:Y1)^(1/2)  (с которыми мы встретимся ниже) приведут к одному и тому же результату, поскольку оператор диапазона (двоеточие) имеет более высокий приоритет, чем оператор возведения в степень. Однако формула  = P1:Y1^1/2  возвратит иной результат в сравнении с написанными выше: в формулах  = P1:Y1^(1/2)  и  =(P1:Y1)^(1/2)  из каждого элемента диапазона  P1:Y1  извлекается квадратный корень, а в формуле  = P1:Y1^1/2  каждый элемент этого диапазона возводится в степень 1 (т.е. не изменяется), а затем делится пополам. Указанное различие в возвращаемых значениях сравниваемых формул существенно связано со свойством приоритетности операторов: : , ^ , /.

Совет: Если возникают сомнения в том, какой из используемых в конкретной формуле операторов имеет более высокий приоритет, всегда для его уточнения имеет смысл пользоваться круглыми скобками.

Обратим внимание на различие операторов Унарный_минус и Вычитание. Например, в формулах  = -А1  ,  = -А1-В1  первый минус это Унарный_минус, а в формулах  = -А1-В1,  = А1-В1  второй минус обозначает Вычитание. С использованием унарного минуса в формулах Ехсеl могут быть связаны неожидаемые результаты (и даже неожиданные ошибки). Так, если пользоваться правилами арифметики, то мы ожидаем, что формула  = -(-1)^2  возвратит значение, равное  -1  , а на самом деле в Ехсеl это не так: результат будет равен  1 (еще раз внимательно посмотрите на Таблицу 7.1 приоритетов операторов!). Поэтому рекомендация: либо вообще не пользоваться оператором Унарный_минус, либо применять его с осторожностью.

В Excel включено (в порядке уменьшения их приоритета) четыре вида операторов: адресные, арифметические, текстовый и операторы сравнения.

Адресные операторы действуют на диапазоны ячеек, которые в дальнейшем обрабатываются иными операторами Ехсеl (см. Табл.7.2).

Арифметические операторы (операции) используются для выполнения вычислений над числами (см. Табл.7.3). Результатом выполнения арифметических операций всегда являются числа.

Операторы сравнения (см. Табл. 7.4) используются для обозначения операций сравнения двух операндов (обычно чисел, но это необязательно). Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Таблица 7.2 

Адресные операторы Ехсеl

Адресный оператор

Название и назначение

Пример

: (двоеточие)

Оператор диапазона (ссылается на все ячейки между границами диапазона включительно).

B5:B15 (Это часть столбца В, включающая все ячейки, начиная с пятой строки и заканчивая пятнадцатой)

(пробел)

Оператор пересечения (ссылается на общие ячейки диапазонов).

B5:B15 A7:D7 (В этом диапазоне, содержится единственная ячейка B7, являющаяся общей для двух диапазонов B5:B15 и A7:D7)

; (точка с запятой)

Оператор объединения (ссылается на объединение ячеек диапазонов).

B5:B15;А7:Е7 (в формулах общие ячейки отдельных диапазонов (например, в данном случае ячейка В7) учитываются столько раз, сколько раз они входят в эти диапазоны)

Таблица 7.3

Арифметические и текстовые операторы Ехсеl

Арифметические и текстовые операторы

Название

Пример

+ (знак плюс)

Сложение

= 3+3

– (знак минус)

Вычитание

= 3–1

– (знак минус)

Унарный минус

= –1

* (звездочка)

Умножение

= 3*3

/ (косая черта)

Деление

= 3/3

% (знак процента)

Процент

= 20%

^ (крышка)

Возведение в степень

= 3^(1/2)

& (амперсант)

Текстовый оператор «&»

используется для объединения последовательностей символов в единую последовательность

Таблица 7.4

Операторы сравнения Ехсеl

Оператор сравнения

Название

Пример

= (знак равенства

Равно

=A1=B1

> (знак больше

Больше

=A1>B1

< (знак меньше)

Меньше

=A1<B1

>= (знак больше и знак равенства)

Больше или равно

=A1>=B1

<= (знак меньше и знак равенства)

Меньше или равно

=A1<=B1

<> (знак больше и знак меньше)

Не равно

=A1<>B1

Вычисление значений в формулах, ссылающихся на ячейки

Формула является основным средством анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать, сравнивать, объединять данные и выполнять прочие операции над данными (при условии, что смысл операции соответствует типу данных, например, складывать можно, как правило, данные типа Число, но не типа Текст). Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа (используя тип ссылки  =А1, что означает: в данную ячейку введена формула, которая ссылается на ячейку того же листа, где расположена данная ячейка), других листов той же книги (используя тип ссылки  =Лист1!A1, что означает: данная ячейка содержит формулу, ссылающуюся на ячейку с именем А1, которая располагается на листе с именем Лист1; при этом имена отсылочных листа и ячейки разделены знаком !) или других книг (в этом случае используется тип ссылки  =[Книга1]Лист1!$A$1, что означает: данная ячейка содержит формулу, ссылающуюся на ячейку с именем А1, которая располагается на листе с именем Лист1 книги с именем Книга1; при этом имена отсылочных книги, листа и ячейки разделены соответствующими знаками (см. синтаксис формулы)).

Если необходимо, чтобы ячейка, в которую вводятся данные, ссылалась на значение некоторой другой ячейки, нужно в процессе ввода формулы в данную ячейку выполнить !ЛКМ по этой другой ячейке или набрать ее имя (в «латинице»!, если это имя типа имени по умолчанию ,т.е. типа А1, $A1, Лист1!A1 и т.п.) на клавиатуре (говорят, что данная ячейка ссылается на другую ячейку). В этом случае ячейка, содержащая формулу, называется зависимой ячейкой, т.к. ее значение зависит от значения другой ячейки, а последняя называется влияющей, т.к. ее значение влияет на значение зависимой ячейки. Формула, находящаяся в зависимой ячейке, как правило, возвращает иное значение по сравнению с исходным, если изменяется значение влияющей ячейки.

Кроме отдельных ячеек формулы могут ссылаться на диапазоны ячеек, а также на имена или заголовки, представляющие ячейки или диапазоны ячеек.

Для ввода в формулу встроенной в Ехсеl функции или для ее изменения удобно пользоваться Мастером функций или, по-другому, панелью формул/функций. После вставки функции в строку формул там отображается ее имя, аргументы, синтаксис, а также возвращаемое функцией значение. При работе с Мастером функций следует руководствоваться следующими общими правилами:

  1.  Для ввода формулы, содержащей функцию, нужно выделить ячейку, в которую будет вводиться формула.
  2.  Чтобы начать ввод формулы с функции, необходимо нажать кнопку <Изменить формулу> в строке формул.
  3.  Далее, либо нажать кнопку <Вставка функции> на панели инструментов Стандартная, либо нажать кнопку <Стрелка вниз>, расположенную справа от поля имен (которое при вводе формулы заменяется на поле Функции) в левой части строки формул.
  4.  Выбрать имя необходимой встроенной функции. Если требуемая функция отсутствует в списке, для вывода дополнительного списка функций нажать кнопку выбора дополнительных функций (последнюю в списке).
  5.  После выбора функции вызывается ее диалоговое окно, в поля которого нужно ввести ее аргументы.
  6.  По завершении ввода функции нажать кнопку <ОК> в диалоговом окне для дальнейшего набора формулы или сразу нажать клавишу <Enter> для фиксации ввода формулы.
  7.  Панель формул можно использовать для изменения функции в формуле. Чтобы отобразить панель формул, нужно выделить ячейку, содержащую формулу с функцией, и нажать кнопку <Изменить формулу>. Сразу отобразится диалоговое окно с первой функцией формулы, содержащее ее поля со всеми аргументами. Изменение ЛЮБОЙ ДРУГОЙ функции, входящей в формулу, производится путем ПОЗИЦИОНИРОВАНИЯ КУРСОРА ВВОДА в строке формул НА ЛЮБОЙ ЧАСТИ ЕЕ ИМЕНИ с последующим исполнением !ЛКМ по кнопке <Изменить формулу>.
  8.  Для очистки ячейки от формулы нужно выделить ячейку, ее содержащую, и нажать клавишу <Delete>. 

Пример 7.2. Цель: Осознать, как связаны между собой влияющие и зависимые ячейки при их перемещении по листу Ехсеl.

Постановка задачи: Пусть, например, цена некоторого товара к концу января была 100р. Определить цену этого товара к концу февраля, если она увеличилась на 5%.

Предварительные действия:

  1.  В ячейку А1 ввести 100р. (Тип: Число, формат: Денежный).
  2.  В ячейку А2 ввести 5% (Тип: Число, формат: Процентный).
  3.  В ячейку С1 ввести формулу  =A1*(1+A2).

Результат (до фиксации ввода формулы):

.

Результат (после фиксации ввода формулы):

.

Алгоритм (ввода формулы в ячейку С1):

!ЛКМ С1 / !ЛКМ по кнопке <Изменить формулу> / !ЛКМ А1 / Ввод с клавиатуры знака */ Ввод с клавиатуры круглых скобок () / Перемещение курсора ввода внутрь круглых скобок с помощью клавиатурных стрелок / Ввод с клавиатуры 1+ / !ЛКМ А2 / <Enter>.

Комментарии и советы:

  1.  Команды !ЛКМ С1 / !ЛКМ по кнопке <Изменить формулу> осуществляют выделение ячейки С1, неклавиатурный ввод знака  =  в строку формул и активизируют режим правки. Напомним, что только в режиме редактирования (правки) можно производить перемещение курсора ввода в строке формул или непосредственно в ячейке с помощью клавиатурных стрелок. Если пользоваться клавиатурными стрелками, находясь в режиме ввода, то вместо перемещения курсора ввода в формуле будут возникать «неправильные» ссылки на ячейки, на которые «указывают» клавиатурные стрелки из позиции последней отсылочной ячейки (на экране эта ячейка обводится бегущей штриховой рамкой).
  2.  При использовании круглых скобок во время набора формулы их удобно вводить попарно. Затем нужно поместить курсор ввода внутрь круглых скобок и продолжить ввод формулы. Это страхует от ошибки, связанной с тем, что иногда, введя открывающую круглую скобку и сразу продолжив ввод формулы, забывают ввести также в соответствующую позицию и закрывающую круглую скобку. В формулах всегда должно быть одинаковое число открывающих и закрывающих круглых скобок. Если число тех и других различно, то при фиксации ввода будет выдано сообщение об ошибке, которую бывает довольно трудно исправить при большем числе скобок.
  3.  Обратим внимание на то, что в результирующей (зависимой) ячейке С1 находится число 105, а по логике организации входных данных было бы желательно, чтобы в этой ячейке отображалось число 105р., однако единица измерения «р» не добавляется к числу автоматически. Это связано с тем, что по умолчанию ячейке С1 назначен формат Общий. Чтобы получить требуемое отображение в виде 105р., нужно ячейке С1 назначить формат Денежный. Для этого после выделения ячейки С1 нужно выполнить команды Формат / Ячейки / Число / Выбор числа десятичных знаков и обозначения (т.е. единицы измерения) / <ОК>. При этом в секции Образец можно предварительно просмотреть результат форматирования, что позволяет при необходимости его исправить. Заметим также, что в рассматриваемом случае букву «р.» к числу 105 в ячейке С1 можно было бы «дописать» с клавиатуры и Ехсеl все равно бы распознал значение 105р. как число в формате Денежный. И это связано все с тем же обстоятельством: единица измерения «р.» зарезервирована за форматом Денежный. В других случаях подобное «дописывание» букв к числам, превратит последние в Текст, и с таким числовым текстом нельзя будет проводить дальнейших вычислений. Окончательный результат:

  1.  Обратим внимание на ячейку А1. В нее с клавиатуры введено число 100р. Единица измерения р. зарезервирована за денежным форматом. Поэтому после фиксации ввода этой ячейке автоматически присваивается формат Денежный. Отметим, что число 100р. это отображаемое значение ячейки А1; ее хранимое значение – число 100. Именно поэтому ячейке С1 по умолчанию был назначен формат Общий, а не Денежный, поскольку вычисления в ней проводились именно с хранимым значением влияющей ячейки А1.
  2.  Обратим внимание на ячейку А2. В нее с клавиатуры введено число 5% (символ % набран также с клавиатуры!). Единица измерения % зарезервирована за процентным форматом. Поэтому после фиксации ввода этой ячейке автоматически присваивается формат Процентный. Отметим, что число 5% это и отображаемое, и хранимое значение ячейки А2. Обсудим часто возникающую ошибку при работе с данными в процентном формате. Казалось бы 5% можно ввести в ячейку А2 и следующим образом: сначала ввести число 5, зафиксировать ввод нажатием клавиши <Enter>, снова выделить эту ячейку и назначить ей формат Процентный. Но результат окажется не 5%, а 500%, т.е. неправильным (что, конечно, приведет и к неправильному результату вычислений в ячейке С1). В этом случае наложение на ячейку А2 процентного формата следует воспринимать как действие своеобразного оператора, который число в формате Числовой преобразует в число в формате Процентный по правилу: а а00% (в обсуждаемом варианте число 5 преобразуется в число 500%). Чтобы в рассматриваемом примере в ячейке А2 получить правильный результат, действуя таким способом, нужно набрать в ней число 0,05, зафиксировать ввод, выделить эту ячейку и назначить ей формат Процентный. Тогда результат будет 5%.
  3.  Совсем иначе надо понимать действие оператора % в формулах. Пусть, например, в ячейках А7 и А8 находятся, соответственно, числа 5 и 5%, а в ячейки В7 и В8 введены формулы, показанные на следующем рисунке:

.

Каков будет результат? Он окажется следующим:

,

т.е. символ % в зависимой ячейке действует как оператор, уменьшающий число в числовом формате в 100 раз, сохраняя прежний формат. (Сами сформулируйте правило, по которому оператор % действует на числа в процентном формате). Именно такой вариант действия оператора % реализован в ячейке С1 рассматриваемого примера: находящаяся там формула содержит ссылку на ячейку А2; при этом символ % в ней воспринимается как оператор, переводящий число 5% в число 0,05 (и потому, в частности, формат результата вычислений – Общий).

  1.  Терминологические напоминания:

,

.

  1.  Посмотрим, к каким изменениям в формулах могут привести перемещения влияющих и зависимых ячеек. Следствие перемещения влияющей ячейки А2 в позицию В3 показано на рисунке:

Как видно, в ячейке С1 произошло изменение формулы: теперь зависимая ячейка С1 ссылается уже не на ячейку А2, а на ячейку В3 (в этом случае говорят, что формула перенастраивается (или настраивается) верно). Результат вычисления по перенастроенной формуле оказывается правильным: 105р. 

Следствие перемещения зависимой ячейки С1 в позицию D1 показано на рисунке:

Как видно, при перемещении зависимой ячейки формула, в ней содержащаяся, также переходит в новую позицию, но ссылки при этом не меняются. Это означает, что результат остается верным и в данном случае.

Вывод: Перемещение влияющих и зависимых ячеек не оказывает влияния на правильность вычислений, а лишь приводит к изменению их расположения друг относительно друга на листе Ехсеl (конечно, при этом предполагается, что перемещаемые ячейки занимают после перемещения «пустые» позиции, а не позиции, заполненные данными). 

Замечание: Аналогичный вывод справедлив и при вставках, удалении и очистке строк, столбцов, диапазонов (при условии, что эти манипуляции не затрагивают влияющие и зависимые ячейки, а лишь приводят к изменению их относительного расположения на листе Ехсеl).

  1.  Заметим, что, если произвести изменения данных во влияющих ячейках, то это мгновенно сказывается на результатах вычислений в зависимых ячейках (сами формулы при этом не меняются!). Так, если в ячейку А2 исходного примера вместо 5% ввести, например, 7%, то отображаемое значение ячейки С1 станет 107р.
  2.  Итак, вычисления проведены. Осталось произвести необходимые изменения в структуре данных, чтобы они выглядели привлекательно при печати документа: должным образом их перегруппировать, сформировать таблицы, ввести заголовки строк и столбцов, отформатировать данные. Результат, например, может выглядеть следующим образом:

В предыдущем примере мы рассмотрели, какие изменения могут возникнуть в ссылках при перемещении ячейки, содержащей формулу, и отметили, что при переносе формулы ее синтаксис остается неизменным, но операнды могут изменяться; при этом формула всегда «выдает» правильный результат. При копировании формул имеет место аналогичная ситуация, но только относительно синтаксиса: он сохраняется, - а изменение операндов подчинено определенным правилам, в зависимости от которых ссылки подразделяются на абсолютные, относительные и смешанные. Прежде, чем дать точные определения этим понятиям, условимся о следующей терминологии.

Итак, пусть имеется некоторая зависимая ячейка (с формулой) и на нее ссылающаяся влияющая ячейка. Первую назовем ячейкой-оригиналом, а вторую – исходной влияющей ячейкой. Позицию вставки при копировании ячейки-оригинала назовем ячейкой-образом. Оказывается, что ячейка, влияющая на ячейку-образ, может не совпадать с исходной влияющей ячейкой. Потому назовем ее новой влияющей ячейкой. Сейчас дадим следующие определения.

Если ячейка-образ при произвольной позиции вставки ссылается на ту же ячейку, что и ячейка-оригинал (т.е. новая и исходная влияющие ячейки имеют одинаковые «номера» строк и столбцов), то соответствующая ссылка в ячейке-оригинале называется абсолютной ссылкой, имеющей формат типа $А$1 (знак $ стоит как перед “номером” столбца, так и перед “номером” строки и потому часто используется следующее высказывание: “Доллар зацепляет ссылку за столбец и за строку”, - или по-другому: “Формула зацепляется ссылкой за столбец и за строку”). Таким образом, в скопированной формуле не происходит изменения операнда, отвечающего абсолютной ссылке. На Рис.7.1 показана схема копирования формулы с абсолютной ссылкой на влияющую ячейку.

Рис. 7.1. Копирование зависимой ячейки Е19, имеющей абсолютную ссылку на ячейку С20

Если ячейка-образ при произвольной позиции вставки ссылается на новую влияющую ячейку, местоположение которой на листе относительно ячейки-образа точно такое же, как и местоположение исходной влияющей ячейки относительно ячейки-оригинала (как по вертикали, так и по горизонтали), то соответствующая ссылка в ячейке-оригинале называется относительной ссылкой, имеющей формат типа А1. Таким образом, в скопированной формуле происходит изменение операнда, отвечающего относительной ссылке, которое затрагивает как «номер» столбца, так и номер строки. На Рис.7.2 показана схема копирования формулы с относительной ссылкой на влияющую ячейку.

Рис. 7.2 Копирование зависимой ячейки Е4, имеющей относительную ссылку на ячейку С5

Если ячейка-образ при произвольной позиции вставки ссылается на новую влияющую ячейку, местоположение которой на листе относительно ячейки-образа точно такое же, как и местоположение исходной влияющей ячейки относительно ячейки-оригинала только по вертикали, и, кроме того, «номер» столбца новой влияющей ячейки совпадает с «номером» столбца исходной влияющей ячейки, то соответствующая ссылка в ячейке-оригинале называется смешанной ссылкой, имеющей формат типа $А1 (знак $ стоит перед “номером” столбца, и потому часто используется следующее высказывание: “Формула зацепляется ссылкой за столбец”). Таким образом, в скопированной формуле происходит изменение операнда, отвечающего смешанной ссылке, которое затрагивает только номер строки. Отметим также, что в рассматриваемом случае, если ячейка-образ и ячейка-оригинал находятся в одной и той же строке, то они ссылаются на одну и ту же исходную влияющую ячейку. При этом исходная и новая влияющие ячейки всегда находятся в одном и том же столбце. На Рис.7.3 показана схема копирования формулы со смешанной ссылкой формата $A1 на влияющую ячейку.

Рис. 7.3. Копирование зависимой ячейки Е19, имеющей смешанную ссылку формата $А1 на ячейку С20

Если ячейка-образ при произвольной позиции вставки ссылается на новую влияющую ячейку, местоположение которой на листе относительно ячейки-образа точно такое же, как и местоположение исходной влияющей ячейки относительно ячейки-оригинала только по горизонтали и, кроме того, номер строки новой влияющей ячейки совпадает с номером строки исходной влияющей ячейки, то соответствующая ссылка в ячейке-оригинале называется смешанной ссылкой, имеющей формат типа А$1 (знак $ стоит перед номером строки, и потому часто используется следующее высказывание: “Формула зацепляется ссылкой за строку”). Таким образом, в скопированной формуле происходит изменение операнда, отвечающего смешанной ссылке, которое затрагивает только «номер» столбца. Отметим также, что в рассматриваемом случае, если ячейка-образ и ячейка-оригинал находятся в одном и том же столбце, то они ссылаются на одну и ту же исходную влияющую ячейку. При этом исходная и новая влияющие ячейки всегда находятся в одной и той же строке. На Рис.7.4 показана схема копирования формулы со смешанной ссылкой формата A$1 на влияющую ячейку.

Рис. 7.4. Копирование зависимой ячейки Е37, имеющей смешанную

ссылку формата А$1 на ячейку А38

Пример 7.3. Цель: Научиться применять в формулах относительные ссылки.

Постановка задачи: Пусть, например, цена некоторого товара к концу января была 100 р. Определить цену этого товара к концу февраля, марта, апреля и мая, если она увеличивалась в эти месяцы соответственно на 5%, 9%, 7% и 3%.  

Обсуждение: Понятно, что предложенная задача похожа на ту, которая решалась в предыдущем примере. Поэтому, чтобы подсчитать цену товара в марте, нужно в качестве исходной цены взять уже известную цену за февраль, а в качестве процентного прироста взять 9% и действовать далее аналогично. Точно также, как в предыдущем примере, мы для каждого месяца при расчете цены товара могли бы с клавиатуры вводить аналогичные формулы и в результате решить задачу. Но гораздо рациональнее здесь воспользоваться копированием уже один раз введенной формулы и вставкой ее в нужные позиции, пользуясь свойствами относительных ссылок.

Решение:

Прежде, чем приступить к вычислениям, сформируем исходную таблицу, заполнение которой и должно дать ответ на поставленную задачу. Такая таблица может, например, иметь следующий вид:

В ячейке D1 содержится уже знакомая нам формула (записанная в относительных ссылках!), а в ячейки В2, D2, F2, H2 введен знак %. Причем последнее действие выполнено следующим образом: знак % введен с клавиатуры в ячейку В2, скопирован, затем ячейки D2, F2, H2 выделены (диапазон несвязный – удерживаем клавишу <Ctrl>!) и после этого знак % вставлен во все эти ячейки в одно действие. Затем во все эти ячейки введены числовые подправки. В результате таблица принимает вид:

Формула в ячейке D1 ссылается на ячейки В1 и В2. Это, соответственно, ячейка-оригинал и исходные зависимые ячейки. В ячейке F1 должна находиться формула, по структуре аналогичная той, которая находится в ячейке D1, но ссылаться она должна на ячейки D1 и D2. Расположение последних относительно ячейки F1 такое же, как и у ячеек В1 и В2 относительно ячейки D1. Поэтому ячейка F1 может рассматриваться в качестве ячейки-образа, а ячейки D1 и D2 - в качестве новых влияющих ячеек в смысле определения относительных ссылок. Поэтому формулу в ячейке F1 можно получить копированием формулы из ячейки D1. Но все то же самое справедливо и по отношению к ячейкам Н1 и F1, F2,  J1 и Н1, Н2. Поэтому формулу из ячейки D1 можно сразу скопировать в ячейки F1, Н1 и J1 за один шаг. Для этого нужно выполнить следующие действия:

  1.  Выделить ячейку D1 (с формулой).
  2.  Произвести ее копирование (<Ctrl> + <Insert>).
  3.  Выделить ячейки F1, Н1 и J1 (удерживая клавишу <Ctrl>).
  4.  Вставить за один шаг во все  эти ячейки скопированную формулу (<Shift> + <Insert>).

Замечание: Еще проще это можно сделать так: сразу выделить все ячейки D1, F1, Н1 и J1, активизировать ячейку D1 (c помощью клавиши <Tab> или <Shift> + <Tab>), ввести формулу в строке формул и нажать клавиши <Ctrl > + <Enter>.

В результате в нашей таблице возникнут следующие формулы:

Эти формулы автоматически просчитаются и окончательный результат принимает следующую числовую форму:

Совет: Очень часто копированные формулы в связном диапазоне удобнее получать, используя не буфер обмена, а маркер заполнения, протаскивая его в нужном направлении при помощи ЛКМ или ПКМ. Для этого нужно выделить ячейку, содержащую формулу, и перетащить маркер заполнения по горизонтали или по вертикали в соседний (примыкающий к ячейке с формулой) диапазон.

Попробуем реализовать данный совет в нашем случае. Для этого вернемся назад к таблице, которая содержит все заголовки, процентные приросты цены товара по месяцам, цену товара к концу января и формулу в ячейке D1. Именно ячейку D1 (предварительно выделенную!) и надо протащить вправо вдоль первой строки за маркер заполнения, удерживая, например, ЛКМ. Учтем, что при этом все заголовки, находящиеся в ячейках E1, G1, I1 будут уничтожены. Поэтому (чтобы не вводить эти заголовки заново) предварительно вырежем (или скопируем) эти ячейки и вставим их “на время” куда-нибудь в свободное место листа и только после этого выполним процедуру копирования с помощью маркера заполнения. Схематично описанные действия представлены на рисунке:

Промежуточный результат после протаскивания маркера заполнения по «горизонтальному» диапазону Е1:J1 следующий:

Как видим, в ячейках F1, Н1 и J1 появились правильные формулы, а в ячейках E1, G1, I1 возникли «решетки» - ошибки отображения информации (значение такой ошибки имеет вид ), указывающие на то, что ширина этих ячеек недостаточна для адекватного отображения содержащихся в них данных. Неотображенные данные можно увидеть в строке формул при выделении ячеек с ошибкой отображения . Неотображенные данные также можно увидеть и в самих ячейках, если увеличить их ширину (напомним, что наиболее просто это делается исполнением !!ЛКМ по разделителю имен столбцов: данного и смежного с ним справа, - или перетаскиванием вправо этого разделителя; см. рисунки, приведенные ниже, на которых схематически показано, какие действия следует предпринять, чтобы увеличить ширину ячейки).

После «раздвижки» столбцов E, G, I мы увидим, что в ячейках E1, G1, I1 также находятся формулы, полученные “протяжкой” маркера заполнения (правда увидеть их можно только в строке формул, а не в том виде, в котором они показаны ниже на рисунке: причина этого обсуждается далее по тексту):

Интересно отметить, что формула в ячейке Е1 ссылается на ячейки С1 и С2, в которых «лежат» текстовые значения, и понятно, что при возвращении результата по этой формуле должна возникнуть уже вычислительная ошибка (ведь текстовые строки, как правило, нельзя складывать с числами и перемножать между собой!), проявлением чего в Ехсеl служит отображение значения этой ошибки #ЗНАЧ!. Оно указывает на то, что хотя бы в одной из влияющих ячеек находится недопустимый тип аргумента (для функции) или операнда (для формулы). В свою очередь формулы в ячейках G1 и I1 сами ссылаются на ошибочные значения и потому также возвращают значение ошибки #ЗНАЧ!. Таблица на этом шаге будет иметь следующий вид:

Последний шаг, который нужно сделать: вернуть в ячейки E1, G1, I1 недостающие заголовки с помощью процедуры D&D_ЛКМ, что схематично показано ниже:

Таблица примет свой окончательный вид: такой же, как и полученный ранее. При этом значения ошибок #ЗНАЧ! будут замещены названиями столбцов таблицы из ячеек E4, G4, I4.

Пример 7.4. Цели: 1) Научиться рационально организовывать на рабочем листе данные, включающие формулы. 2) Выяснить, какие следствия возникают при копировании и перемещении блоков с формулами, содержащими только относительные и смешанные ссылки.

Постановка задачи: Та же, что и в предыдущем примере, только речь идет не о пяти, а о двенадцати месяцах, к примеру 1996 г., т.е. считаются известными входная цена (цена товара к концу января 100р.) и процентные приросты в каждый из двенадцати месяцев, причем за первые пять месяцев они остаются прежними; в июне процентный прирост составляет 13% с увеличением на 2% в каждый последующий месяц (пример носит учебный характер: числовые значения не соответствуют реальным данным).

Обсуждение: Ясно, что никакого труда не составляет решить эту задачу по изложенной выше схеме. Проблема в другом: как рационально сформировать необходимую таблицу и как рационально ее разместить? Что касается второй части этой проблемы, то здесь существует два аспекта. Во-первых, если построить “строчную” таблицу, аналогичную построенной в предыдущем примере, но не для пяти, а для двенадцати месяцев, то вся эта таблица в “нормальном” режиме просмотра данных не уместится на экран компьютера (кстати, чтобы изменить масштаб просмотра имеет смысл пользоваться командами Вид / Масштаб). Во-вторых, если таблица сильно «вытянута» по горизонтали, то могут возникнуть проблемы с печатью: в режиме общепринятой вертикальной ориентации страницы (кстати, ориентация страницы при печати настраивается командами Файл / Параметры страницы / Страница / Ориентация и, кроме того, на вкладке Страница имеются другие настройки, необходимые для печати документа) и при “нормальных атрибутах” форматирования часть таблицы распечатается на одной странице, а другая часть – на другой. Одним из вариантов решения обсуждаемой проблемы является “вертикальное” расположение таблицы на листе Ехсеl, например, такое, которое показано на последнем рисунке (правда, не для двенадцати месяцев, а только для четырех, но это в рассматриваемом контексте не принципиально).

Для того, чтобы “получить” такую “вертикальную” таблицу нужно выполнить следующие действия:

  1.  Выделить исходную “горизонтальную ” таблицу.
  2.  Скопировать ее (<Ctrl> + <Insert>).
  3.  Выделить одну свободную ячейку как метку вставки левого верхнего угла “вертикальной” таблицы, которая будет вставлена на следующем шаге.
  4.  Активизировать команды Правка / Специальная вставка / Вставить Все (или при необходимости: Формулы, или Значения, или Форматы, т.п.) / “Повесить” флажок Транспонировать / <ОК> (отметим, что нужно следить за тем, чтобы вставляемая таблица не “накрыла” непустые ячейки, т.к. их содержимое может быть уничтожено; впрочем это не критично, поскольку перед “уничтожением” Ехсеl задаст вопрос, сделано ли это намеренно или случайно).
  5.  При необходимости – выделить и удалить старую “горизонтальную” таблицу.

Отметим, что в новой «вертикальной» таблице происходит перенастройка формул, т.к. ссылки в них относительные. К примеру, в ячейке А6 «вертикальной» таблицы (см. последний рисунок) «лежит» формула =A4*(1+B4). При этом перенастроенные формулы «работают» правильно, поскольку описанные действия сохраняют относительное расположение всех влияющих и зависимых ячеек (что как раз и позволяет безболезненно выполнить действие 5 из последнего списка действий). Отметим, что перенастроенные формулы настроились бы неверно, если бы была скопирована лишь часть исходной таблицы, в которой имелись бы ссылки на ячейки, содержащиеся в ее нескопированной части. Например, в рассматриваемом случае это произошло бы, если бы «горизонтальная» таблица была скопирована без своего первого столбца (более общо: без части входных данных).

Таким образом, можно без проблем копировать блоки, содержащие формулы, и вставлять их в любые позиции (при необходимости совместно с операцией транспонирования!) данного рабочего листа, других рабочих листов и даже других рабочих книг, если эти блоки удовлетворяют двум условиям:

  •  содержат формулы только с относительными ссылками,
  •  сами эти ссылки соответствуют ячейкам (или иным диапазонам), которые все расположены внутри копируемых блоков.

Подчеркнем, что перемещать блоки, в которых содержатся только относительные ссылки, можно совершенно произвольно – как целиком, так и частями; при этом ссылки всегда настраиваются верно.

Итак, таблица расположена «вертикально», но все же ее структурированность оставляет желать лучшего: текстовые и числовые строки «перемежают» друг друга, а это часто мешает дальнейшей их обработке. 

Поэтому придется решить эту задачу заново. Результат, к которому мы стремимся, например, может быть таким (используется числовой формат, вместо денежного):

.

Ясно, что такая таблица во многих отношениях предпочтительнее предыдущей, хотя и это не самый лучший вариант (последний будет обсуждаться ниже) расположения данных на рабочем листе. Все же рассмотрим, с помощью каких средств с минимальными усилиями можно сформировать подобную таблицу.

Наши дальнейшие действия состоят из трех шагов:

  1.  Формирование заголовков строк таблицы в столбцах А и С.
  2.  Ввод исходных данных в ячейку В1 и во все ячейки столбца D3:D13.
  3.  Ввод в ячейку В3 главной формулы и воспроизведение всех остальных формул столбца В4:В13 ее копированием (в этом и состоит смысл термина главная формула).

Шаг 1.

Заголовки строк столбцов А и С состоят из названий месяцев, дополненных словом Цена в столбце А и символом % в столбце С. Названия месяцев содержатся во встроенном списке процедуры автозаполнения, и поэтому заманчиво было бы им воспользоваться. Но как «сцепить» отдельное слово с этим списком? Для этого можно использовать встроенную функцию СЦЕПИТЬ (текст1;текст2;...).

Предварительные настройки интерфейса при работе с функциями: <Сервис> / <Параметры> / <Надстройки> / Активизировать флажок Пакет анализа.

Справка

Функция СЦЕПИТЬ объединяет несколько текстовых строк в одну.

Синтаксис: =СЦЕПИТЬ (Текст1;Текст2;...), где Текст1, Текст2, ... - аргументы функции. Их может быть от 1 до 30, и они являются элементами текста, объединяемыми функцией СЦЕПИТЬ в один элемент текста. Элементами текста могут быть текстовые строки, числа или ссылки, каждая из которых может ссылаться на свою отдельную ячейку.

Замечание: Вместо функции СЦЕПИТЬ для объединения текстовых данных можно использовать оператор &. Последний называется амперсантом, а сама процедура сцепления – конкатенацией.

Посмотрим, как можно применить функцию СЦЕПИТЬ для конкатенации слова Цена и символа % со списком автозаполнения. Для этого в свободной части листа Ехсеl сделаем следующие предварительные «заготовки» и выполним действия, понятные из следующих рисунков:

, .

В ячейку G4 введем функцию СЦЕПИТЬ, аргументами которой являются:

  •  Значение ячейки F2.
  •  Пустой текст: два раза набранные двойные кавычки, с пробелом между ними (Пояснение: Нам нужно, чтобы в ячейке G4 возникло текстовое значение Цена янв; пустой текст с пробелом требуется для отделения текста Цена от текста янв пробелом).
  •  Значение ячейки F4.

Дальнейшие действия соответствуют следующему алгоритму: !ЛКМ по кнопке <Изменить функцию> (Эту кнопку называют также Мастером функций) / Ехсеl предъявляет диалоговое окно: Мастер функций – шаг 1 из 2 /

Рис.7.5. Диалоговое окно Мастер функций: шаг 1 из 2

 

Рис. 7.6. Диалоговое окно функции Сцепить

В списке Категория выбираем Текстовые / В списке Функция выбираем Сцепить / <ОК> / Ехсеl предъявляет диалоговое окно: Сцепить/!ЛКМ по полю Текст1 / !ЛКМ F2 (по ячейке на рабочем листе) / !ЛКМ <F4> (по клавише на клавиатуре; повторяем удары по клавише <F4> до тех пор, пока в поле Текст1 не возникнет отображение в виде F$2) / !ЛКМ по полю Текст2 / С клавиатуры набираем два раза двойные кавычки и вставляем пробел между ними / !ЛКМ по полю Текст3 /!ЛКМ F4 (по ячейке на рабочем листе) / !ЛКМ <F4> (по клавише на клавиатуре; повторяем удары по клавише <F4> до тех пор, пока в поле Текст3 не возникнет отображение в виде $F4) / <ОК>. Промежуточный результат показан ниже:

После этого ячейку G4 перетаскиваем маркером заполнения на одну ячейку вправо. Имеем следующий промежуточный результат:

Далее, выделяем блок G4:Н4 и копируем его с помощью маркера заполнения в вертикальном направлении вниз вплоть до ячеек G15:Н15 (в этом случае копирование можно выполнить в стандартном варианте: «протяжкой» маркера, - либо нестандартно: !!ЛКМ по маркеру). Получаем окончательный результат этапа работы с функцией СЦЕПИТЬ:

.

В последней таблице в столбцах G и H мы видим отображаемые значения соответствующих ячеек. Их «формульное наполнение» представлено ниже:

Комментарии и советы:

  •  Относительно клавиши <F4>

В процессе ввода абсолютных или смешанных ссылок (как в нашем примере) приходится вставлять в соответствующие позиции (перед именем строки, перед именем столбца или перед тем и другим) символ $. Это проще всего делать нажатием клавиши <F4>. Последовательные нажатия приводят к изменению позиции вставки этого символа так, что он перемещается циклически, например,

Подчеркнем, что символ $ можно вводить и с клавиатуры (но это значительно менее удобно по сравнению с применением клавиши <F4>).

  •  Относительно окна функции (в нашем примере это окно Сцепить)

При заполнении полей окна функции приходится ссылаться на диапазоны рабочего листа. В нашем примере это сводилось к исполнению ударов ЛКМ по ячейкам листа. Часто окно функции загораживает необходимые отсылочные ячейки. Это легко исправить, поскольку окно «плавает» над листом и его можно перетаскивать мышью, применяя процедуру ПиО_ЛКМ и освобождая необходимое пространство рабочего листа. Кроме этого, имеется возможность, свернуть окно до узкой полосы с помощью кнопок, которые находятся с правой стороны каждого поля заполнения окна функции. Эти кнопки присутствуют и в свернутых окнах. Исполнение удара ЛКМ по такой кнопке приводит к развертыванию окна функции, т.е. к возврату в первоначальное положение.

  •  Относительно ввода ссылок в окне функции

Ссылки в полях окна функции можно вводить, исполняя удары ЛКМ по отдельным ячейкам или протаскивая ЛКМ по диапазонам листа в комбинации с клавиатурным набором (т.е. также, как при обычной работе). Но можно их вводить только с клавиатуры как в полях окна, так и в строке формул (или непосредственно в ячейке). Начинающим пользователям рекомендуется первый способ (возникает меньше ошибок!). Второй способ обычно используют опытные пользователи, но риск сделать при этом дополнительную отсылочную ошибку возрастает.

  •  Относительно оператора конкатенации &

Этот оператор можно использовать для сцепления текстовых строк, расположенных в разных ячейках, без обращения к Мастеру функций. Оператор конкатенации оказывается особенно удобным тогда, когда ранее в какие-либо ячейки были введены текстовые значения, на основе которых в другой ячейке необходимо создать новую текстовую строку.

Пусть, к примеру, имеет место следующая исходная ситуация 

,

при которой в ячейку В36 предварительно введен текст северный, а в ячейку С36 – текст ветер. В ячейке D36 требуется получить текстовую строку Сильный северный ветер. Тогда в эту ячейку нужно с клавиатуры ввести формулу:

(обратите внимание на пустой текст с пробелом между двойными кавычками и на то, что текст Сильный берется также в двойные кавычки).

На ячейки В36 и С36 можно сослаться в процессе ввода или редактирования формулы, исполняя по ним !ЛКМ, или набрать их имена непосредственно с клавиатуры (в «латинице»). Окончательная фраза имеет вид

  •  Относительно главной формулы

Ввод главной формулы (в нашем примере имеется одна главная формула, в других случаях их может быть более одной) это наиболее ответственный этап работы с пользовательской таблицей, построенной на основе «формульного» автозаполнения. В рассматриваемом примере (на Шаге 1)) главная формула находится в ячейке G4 и имеет вид  =СЦЕПИТЬ(F$2;" ";$F4). Обратите внимание и проанализируйте самостоятельно, почему знак $ в первой ссылке стоит перед числом, а во второй – перед буквой. Подсказка здесь такая: при копировании вправо эта формула должна «зацепляться» за столбец с названиями месяцев (столбец F), а при копировании вниз она должна «зацепляться» за строку с текстом Цена и знаком % (строка 2).

Подчеркнем еще одно обстоятельство, связанное с главной формулой. Главную формулу мы сначала копировали с помощью маркера заполнения по горизонтали, а затем полученный автозаполнением «горизонтальный» блок с (двумя) формулами копировался по вертикали (при этом также использовался маркер заполнения). Однако эти действия можно выполнить и в обратном порядке: сначала главную формулу можно скопировать по вертикали, а затем полученный вертикальный блок (предварительно выделенный!) – скопировать вправо по горизонтали. Результат от этого не изменится (проверьте!).

  •  Относительно перенастройки формул при перемещении и копировании блоков с формулами

Как вытекает из вышеизложенного, перемещение зависимых ячеек приводит к перенастройке формул, но возвращаемые значения при этом остаются прежними. Проверим это положение. Выделим блок, содержащий формулы (это блок G4:Н15), и передвинем его в какое-либо другое место:

       

Посмотрим на результат:

Как видно, значения в зависимых ячейках остались прежними (на последнем рисунке для примера стрелками показаны ячейки, влияющие на одну ячейку-образ перемещенной таблицы).

Представляет интерес также и целостная структура взаимосвязей влияющих и зависимых ячеек. Она приведена на следующем рисунке (где стрелки идут от влияющих ячеек к зависимым ячейкам):

Из последней схемы особенно отчетливо видно, что перенастройка формул произошла по всему перемещаемому блоку (формулы настроились верно).

Проведем аналогичный эксперимент только с копированием того же блока формул. Схема копирования приведена ниже:

 

Посмотрим на результат:

.

Как видно, значения в зависимых ячейках изменились (на рисунке для сравнения зачерненными квадратами отмечены одна ячейка-оргинал и соответствующая ей ячейка-образ, а стрелками показаны соответственно исходные и новые влияющие ячейки). Видно также, что появились и «пустые» ячейки-образы (на самом деле в них находятся формулы, которые ссылаются на новые пустые влияющие пустые ячейки).

Представляет интерес структура взаимосвязей ячеек-образов и новых влияющих ячеек скопированной таблицы в целом. Она приведена на следующем рисунке:

.

Из последней схемы отчетливо видно, что формулы скопированного блока «зацепляются» за ту же строку и тот же столбец, что и формулы исходного блока (ведь ссылки – смешанные обоих форматов $A1 и A$1!), но произошел сдвиг влияющих ячеек, соответствующий сдвигу блока в целом (на две ячейки вправо по горизонтали и на две ячейки вниз по вертикали). В результате формулы скопированного блока настроились неверно.

Таким образом, нужно с осторожностью копировать блоки с формулами, содержащими смешанные ссылки: формулы могут настраиваться неверно. Перемещать же такие блоки можно без проблем (как целиком, так и частями, включая или исключая влияющие на них ячейки).

Шаг 2.

Итак, выполнен Шаг 1 поставленной задачи. Проблема копирования или перемещения блоков с формулами обсуждалась на шаге 1 не случайно: ведь из полученных в диапазоне G4:Н15 данных на следующем шаге нужно сформировать заголовки строк новой таблицы. Копированием столбцов G4:G15 и Н4:Н15 этого достичь нельзя, но казалось бы это можно сделать их перемещением и вставкой в требуемые позиции листа. Однако и в таком варианте действий присутствует свой “подводный камень”: конечно, “разнести” столбцы G4:G15 и Н4:Н15 можно (используя, например, процедуру D&D_ ЛКМ), отображаемые данные при этом сохранятся. Но ведь эти столбцы содержат формулы, которые ссылаются на отдельные ячейки F2, G2 и ячейки диапазона F4:F15 рабочего листа. Последние носят вспомогательный характер, и после того, как новая таблица будет сформирована, их надо будет каким-либо образом “уничтожить”. Нужно осознавать, что, как правило, работа в Ехсеl должна быть завершена печатью документа, а отображение ячеек F2, G2, F4:F15 будет диссонировать со всем остальным содержанием напечатанного документа. Просто очистить эти ячейки (Правка / Очистить) или удалить их (Правка / Удалить) нельзя: это мгновенно приведет к неправильному отображению информации в зависимых от них ячейках. Самым простейшим вариантом решения такой задачи – задачи уничтожения “лишних” данных - является следующий: не печатать ту часть рабочего листа, в которой содержатся вспомогательные данные. Еще лучше под них отвести специальный лист, но в этом случае возникает неудобство, связанное с тем, что в процессе работы нужно переключаться с одного листа на другой. Правда часто бывает, что этого не избежать: структурированность (как правило, разнородных) данных, разнесенных по различным рабочим листам или даже книгам, перекрывает упомянутое неудобство.

Однако существуют три простых способа уничтожения “лишних” данных:

  •  Скрыть строки/столбцы, в которых они находятся.
  •  Назначить соответствующим ячейкам скрытый формат.
  •  Использовать команды Правка / Специальная вставка / Копировать: Значения / <ОК> или процедуру D&D_ПКМ с выбором из контекстного меню команды Копировать только значения.

Алгоритм первого способа: !ЛКМ по имени строки (или столбца) / <Формат> / Строка (или Столбец) / Скрыть.

Замечание: Вместо !ЛКМ по имени строки можно исполнить !ЛКМ по любой выделенной ячейке строки.

Иногда требуется отобразить скрытые строку или столбец. Алгоритм отображения для строки (для столбца аналогичен) таков:

Курсор на разделитель имен строк, между которыми “лежит” скрытая строка так, чтобы он принял форму      / !!ЛКМ. (или: Выделить любые две подряд идущие ячейки в строках, между которыми «лежит» скрытая строка / <Формат> / <Строка> /<Отобразить>).

Отметим, что при скрытии строк/столбцов данные, в них содержащиеся, не уничтожаются; просто соответствующие строки или столбцы Ехсеl не отображаются на листе и при печати. Например, если имена столбцов на листе идут в следующем порядке А, D, E, …, то это означает, что столбцы В, С являются скрытыми, но при желании их можно «раскрыть» с помощью описанного выше алгоритма.

Чтобы реализовать второй способ предварительно требуется создать скрытый формат. Это делается весьма просто: <Ctrl> + <1> / Число / Все форматы (или Пользовательские форматы) / В поле Тип три раза с клавиатуры ввести точку с запятой (;;;) / <ОК>.

Алгоритм второго способа: Выделить ячейки или блоки, которые нужно скрыть / <Ctrl> + <1> / Число / Все форматы (или Пользовательские форматы) / В списке Тип выбрать созданный скрытый формат (;;;)/ ОК.

Отметим, что при назначении ячейке скрытого формата данные в ней не уничтожаются, лишь не отображаются: для того, чтобы их «увидеть» (правда,  в строке формул), нужно исполнить по ней !ЛКМ.

Результатом применения третьего способа является «физическое» уничтожение (т.е. удаление) формул в соответствующих ячейках; при этом формулы замещаются своими собственными значениями. В нашем случае формулы, полученные на основе функции СЦЕПИТЬ, выполнили свое предназначение: создали необходимые ряды текстовых данных, - и могут быть удалены при условии, что возвращаемые ими данные сохранятся в тех же самых ячейках, где «лежали» формулы. Именно такая ситуация реализуется в третьем способе. В частности, это означает, что блоки с текстовыми константами – заголовками строк будущей таблицы – можно будет (после уничтожения формул, но с сохранением возвращаемых ими значений) «спокойно» перетаскивать ЛКМ в нужные позиции листа, а «бывшие» влияющие ячейки («бывшие» - потому, что они перестали быть таковыми, т.к. формулы, которые на них ссылались, уничтожены) могут быть безболезненно удалены.

Алгоритм третьего способа: Выделить блок с формулами / Подвести курсор к границе блока так, чтобы он принял вид наклонной стрелки / D&D_ПКМ в любое место листа (не отпуская ПКМ) с возвратом на исходное место / Отпустить ПКМ / Из контекстного меню выбрать Копировать только значения.

Схема реализации алгоритма третьего способа представлена ниже на рисунке:

Замечание: После выделения блока с формулами его можно скопировать, выделить ячейку под левый верхний угол места вставки копии и, далее, вместо процедуры D&D_ПКМ использовать команды Правка / Специальная вставка / В списке Копировать выбрать: Значения.

Теперь уже легко получить результат Шага 2:

Шаг 3.

После выполнения Шага 2 легко реализовать и Шаг 3, копируя главную формулу с помощью маркера заполнения вдоль столбца В, согласно схемы:

,

на которой вместо уже известных нам отображаемых значений приведены формулы, возникшие в ячейках-образах.

Замечание: Вместо протаскивания маркера заполнения в этом случае можно исполнить !!ЛКМ по маркеру: результат будет тот же.

Осталось лишь указать форму пользовательской таблицы, которая является общеупотребительной при анализе данных в Ехсеl. В нашем случае она имеет следующий вид:

Сформировать, заполнить формулами и отформатировать последнюю таблицу не составляет труда.

Пример 7.5. Цель: Научиться организовывать данные, включающие формулы и «записанные» в нескольких пользовательских таблицах, на одном или нескольких рабочих листах одной и той же книги.

Постановка задачи: Та же, что и в предыдущем примере, но речь идет не только о 1996 г., но, например, и о 1997 г., и 1998 г., т.е. считаются известными входная цена (цена товара к концу января 1996 г.) и процентные приросты в каждый из двенадцати месяцев каждого года, причем за 1996 г. эти данные остаются прежними, а в 1997 г. и 1998 г. процентные приросты приведены в таблицах, указанных ниже по тексту решения задачи.

План решения задачи при размещении нескольких пользовательских таблиц на одном рабочем листе: 

  1.  Выделить и скопировать последнюю таблицу предыдущего примера.
  2.  Выделить места вставки (это две отдельные ячейки, которые являются метками левого верхнего угла каждой из вставляемых таблиц) для двух копий таблицы, «лежащей» в буфере обмена.
  3.  Вставить эти таблицы из буфера обмена (за один шаг).
  4.  Подправить во вставленных копиях значения процентных приростов цен.
  5.  Связать таблицы между собой, сделав подправки формул в соответствующих позициях F5 и J5 (см. следующий рисунок) копий (ведь выходные данные одной таблицы являются входными для другой!).

Результат, например, может быть таким:

Рис. 7.7. Система связанных таблиц на одном рабочем листе

План решения задачи при размещении нескольких пользовательских таблиц на различных рабочих листах:

Замечание: При решении такой задачи можно поступить двояко. Во-первых, можно выделить и скопировать исходную таблицу, и вставить ее на два других листа, т.е. здесь действия во всем аналогичны предыдущему случаю с незначительными изменениями:

  •  п.1 остается прежним,
  •  в п.2 сначала нужно выделить два листа и исполнить !ЛКМ по какой-либо ячейке (при этом, если выделены оба листа, то один щелчок ЛКМ выделяет сразу две соответствующие ячейки на двух листах). Несмежные листы выделяются исполнением !ЛКМ по их ярлычкам с удерживанием клавиши <Ctrl>, смежные листы (смежный диапазон листов) выделяются согласно алгоритму: !ЛКМ по ярлычку левого крайнего листа / <Shift> + !ЛКМ по ярлычку правого крайнего листа.
  •  остальные пункты не меняются.

Во-вторых, можно выделить целый лист, на котором находится исходная пользовательская таблица (!ЛКМ по кнопке, расположенной на пересечении имен строк и столбцов таблицы Ехсеl), а затем скопировать его в два других листа (предварительно каждый из них выделив и определившись с метками вставок), т.е. так, как мы это привыкли делать, копируя отдельные ячейки или блоки на одном листе. Отметим, что существуют более простые способы копирования целых листов. Опишем их алгоритмически:

  1.  Курсор на ярлычок копируемого листа / <Ctrl> + D&D_ЛКМ в соседнюю позицию или в позицию между ярлычками двух других листов (в процессе копирования возникает маленькая картинка листа с крестиком, а также черная треугольная метка, указывающая на позицию вставки копируемого листа).
  2.  !ПКМ по ярлычку копируемого листа / В контекстном меню (см. Рис. 7.8)

Рис. 7.8. Первое контекстное меню копирования листа Excel 

                           с помощью ПКМ

выбрать Переместить / Скопировать / В следующем контекстном меню (см. Рис. 7.9) определиться с местом копирования / «Повесить» флажок Создавать копию. (Отметим, что этот флажок не следует активизировать, если лист нужно переместить, а не скопировать).

Рис. 7.9. Второе контекстное меню копирования листа Excel

                           с помощью ПКМ

Особо заметим, что любым из последних двух способов следует руководствоваться при копировании целых листов в стандартных ситуациях, чтобы избежать проблем, которые могут возникнуть с перенастройкой ссылок в копируемых формулах.

Во всем остальном план решения задачи остается прежним.

Результат показан ниже:

Последнее, на что необходимо обратить внимание (см. последний рисунок):

  1.  Переименование листов производится с целью улучшения структурированности данных и упрощения восприятия информации, содержащейся в открытой книге Ехсеl. Алгоритм переименования опишем на примере листа, на котором находится Таблица 1, изображенная на последнем рисунке (напомним, что по умолчанию этот лист имеет имя Лист1): !ПКМ по ярлычку листа с именем Лист1 / Из контекстного меню выбрать Переименовать / Ввести с клавиатуры Цены 1996 / !ЛКМ по любой свободной ячейке листа.
  2.  Ввод формулы, ссылающейся на другой лист, алгоритмически опишем на примере ячейки F5 листа с именем Цены 1997:
    !ЛКМ     по ячейке F5 листа с именем Цены 1997 / Ввод с клавиатуры знака  =  / !ЛКМ по ярлычку с именем Цены 1996 (в этом месте мы переходим на лист с именем Цены 1996) / !ЛКМ по ячейке В16 этого листа / !ЛКМ по кнопке <=> в строке формул (в этом месте мы возвращаемся назад на исходный лист) / Продолжение ввода формулы *(1+G5) / <Enter>. (Отметим, что формулу, ссылающуюся на другой лист, можно вводить и с клавиатуры, но в этом случае нужно отслеживать все нюансы ее синтаксиса, в частности, пользовательское имя листа должно быть окаймлено одинарными кавычками, после которых должен быть проставлен восклицательный знак).
  3.  Ввод формулы, ссылающейся на другой лист, можно начинать не только с ввода с клавиатуры знака  =, но и с !ЛКМ по кнопке <Изменить формулу> (в строке формул), а обратный переход на исходный лист можно совершить как ударом по этой же кнопке (в этом случае мы остаемся в режиме ввода или редактирования), так и ударом по клавише <Enter> (в этом случае фиксируется ввод формулы) на отсылочном листе.
  4.  После начала ввода формулы на исходном листе переход на другой лист можно совершить не только с помощью !ЛКМ по ярлычку с его именем, но и с помощью «горячих» клавиш (что проще!) <Ctrl> + <Page_Up>  или <Ctrl> + <Page_Down>.

Пример 7.6. Цель: Научиться строить диаграммы.

Исходная ситуация соответствует Рис. 7.7.

Постановка задачи: Требуется отобразить в графическом виде

  1.  динамику цен товара и процентных приростов цен за 1996 г.,
  2.  динамику цен товара за 1996 – 1998 г.,
  3.  динамику процентных приростов цен за 1996 – 1998 г.

Предварительные замечания:

В Excel имеется специфическая терминология, касающаяся процедуры построения диаграмм. Перечислим основные термины:

  •  диапазон данных – все ячейки, на основе которых строится диаграмма. Как правило, диапазон данных включает заголовки строк и столбцов, которые  используются для построения диаграмм таблиц,
  •  ряды данных – значения функций, т.е. те значения, которые соответствуют оси Оу прямоугольной системы координат, и имена рядов (см. ниже),
  •  имена рядов данных – идентификаторы значений функций. Обычно это заголовки столбцов, если ряды  данных находятся в столбцах и заголовки строк, если ряды  данных находятся в строках пользовательских таблиц,
  •  значения рядов данных – значения у-координат точек прямоугольной системы координат,
  •  подписи оси Х – диапазон значений, наносимых на ось Ох прямоугольной системы координат,
  •  категории - значения х-координат точек прямоугольной системы координат,
  •  подписи значений рядов данных - значения у-координат точек графика, которые можно изображать рядом с точками графика в прямоугольной системе координат,
  •  подписи значений категорий - значения х-координат точек графика, которые можно изображать рядом с точками графика в прямоугольной системе координат,
  •  легенда – имена рядов данных (или одно имя, если речь идет об одном ряде данных),
  •  линии сетки оси Х (категорий) и оси У (значений) – дополнительные прямые линии, идущие параллельно координатным осям и проходящие через точки деления (масштабные точки) координатных осей.

Совет: Чтобы лучше разобраться с терминологией, используемой Мастером диаграмм – специальным инструментом для построения диаграмм, - нужно провести ряд экспериментов при создании своих собственных диаграмм.

Предварительные действия:

Листу, на котором находятся таблицы, изображенные на Рис. 7.6. дадим имя Цены. В ячейки В3, С3 введем текст 1996 г., в ячейки F3, G3 – текст 1997 г., в ячейки J3, K3 – текст 1998 г. и назначим всем этим ячейкам скрытый формат. В дальнейшем Мастер диаграмм на основе текстовых строк пары ячеек В3, В4 сформирует индивидуальное имя ряда данных 1996 г. Цена, на основе текстовых строк пары ячеек С3, С4 – имя 1996 г. % и т.д.

Действия при решении подзадачи 1):

  1.  Выделить диапазон данных А3:С16.
  2.  !ЛКМ по кнопке <Мастер диаграмм>.
  3.  Активизировать список Нестандартные (диаграммы).
  4.  В списке Нестандартные активизировать Тип: График/Гистограмма 2.
  5.  Нажать кнопку <Далее>.
  6.  Активизировать вкладку Диапазон данных. Проверить, что в поле Диапазон Excel правильно ввел формулу, ссылающуюся на ранее выделенный диапазон А3:С16. Если бы на этом шаге Excel допустил ошибку, то мы его должны были бы подправить вводом соответствующей правильной ссылки с клавиатуры. Кроме этого, следует активизировать переключатель Ряды в столбцах.
  7.  Активизировать вкладку Ряд. Проверить, что в полях Ряд, Имя и Значение Excel правильно ввел имена рядов, т.е. 1996 г. Цена и 1996 г. %, а также формулы, ссылающиеся соответственно на ячейки В3, В4 и С3, С4 (в которых записаны имена) и на диапазоны данных В5:В16 и С5:С16 (в которых находятся значения рядов). Если бы на этом шаге Excel допустил ошибку, то мы его подправили бы вводом соответствующих правильных ссылок с клавиатуры или использованием процедуры ПиО_ЛКМ по необходимым диапазонам на рабочем листе (при этом, если диапазоны несмежные, то нужно удерживать клавишу <Ctrl >). Одной из стандартных ошибок Excel является то, что в ряды данных Excel часто помещает также и категории, т.е. значения оси Х. В этом случае мы должны были бы выделить имя ряда категорий в списке Имя и нажать кнопку <Удалить>. Кроме этого, проверить, что в поле Подписи оси Х правильно введена формула, ссылающаяся на диапазон А5:А16. Если бы и здесь Excel допустил ошибку (что нередко случается), то мы его должны были бы подправить соответствующим клавиатурным набором или использованием процедуры ПиО_ЛКМ А5:А16. Отметим, что обсуждаемый пункт является наиболее важным для правильного построения диаграммы.
  8.  Нажать кнопку <Далее>.
  9.  На вкладке Подписи данных в списке Подписи значений активизировать переключатель Нет (это означает, что около точек графика не выводятся их х- и у-значения). На вкладке Легенда активизировать флажок Добавить легенду, в списке Размещение установить переключатель в позицию Справа.
  10.  На вкладке Оси установить флажки Ось Х, Ось У; в списке Вспомогательная ось установить флажок Ось У и не активизировать флажок Ось Х (поскольку в нашем случае имеется два ряда данных – цены и их  процентные приросты - с существенно различающимися единицами измерения и масштабными значениями - и только один ряд категорий – с названиями месяцев). На вкладке Линии сетки не активизировать ни одного флажка, поскольку у нас нет необходимости в выводе этих линий на декартову плоскость. На вкладке Заголовки в поле Название диаграммы ввести с клавиатуры Цены и процентные приросты за 1996 г., в поле Ось Х ввести Месяцы, в поле Ось У ввести Цены, в поле Вторая Ось У ввести символ %.
  11.  Нажать кнопку <Готово>.

Проиллюстрируем описанные действия несколькими шагами работы Мастера диаграмм:

Рис 7.10. Первый и второй (вкладка Диапазон) шаги работы Мастера диаграмм

Рис. 7.11. Второй (вкладка Ряд) и третий шаги работы

                                  Мастера диаграмм

Окончательный результат решения подзадачи 1) выглядит следующим образом:

Замечание: Каждый элемент построенной диаграммы может быть дополнительно отформатирован после завершения работы Мастера диаграмм. В рассматриваемом случае такое форматирование потребовалось для трех элементов: основной и дополнительной осей У и для области построения диаграммы (т.е. ее центральной части, где изображены графики). На основной оси У Excel ввел числа с точностью до двух знаков после запятой, на дополнительной оси У Excel ввел числа не в процентном, а в общем формате; в области же построения диаграммы Excel использовал принятую по умолчанию серую заливку. Для подправки каждого из перечисленных элементов сначала нужно выделить диаграмму щелчком ЛКМ по ее границе, затем подвести курсор к соответствующему элементу диаграммы (например, к дополнительной оси У) и после того, как Excel зафиксирует правильное позиционирование курсора на выбранном элементе диаграммы соответствующим сообщением (в данном случае это сообщение выглядит так: «Дополнительная ось значений»), нужно исполнить !ПКМ на выбранном элементе и в выпавшем контекстном меню активизировать команду Формат элемента (в данном случае эта команда имеет вид: «Формат оси»). После этого нужно следовать инструкциям, прописанным в окне Формат элемента. Таким образом, основной оси был назначен числовой формат с целым представлением числа, дополнительной оси - процентный формат, а для области построения была выбрана заливка белым цветом. Отметим, что передвигаться по элементам диаграммы после ее выделения проще всего с помощью клавиатурных стрелок.

Выполняемые действия при решении подзадач 2) и 3) аналогичны предыдущим, только предварительно нужно выделить несмежные диапазоны А3:В16, F3:F16 и J3:J16, в которых содержится информация о ценах за три года (подзадача 2)), и  диапазоны А3: А16, С3:С16, G3:G16 и К3:К16, в которых содержится информация о процентных приростах цен за три года (подзадача 3)). Построенные по этим исходным данным диаграммы приведены ниже.

Пример 7.7. Цель: Научиться вычислять значения функций двух переменных в конечном числе точек.

Постановка задачи: Сформировать таблицу умножения от 1 до 21 с шагом 2.

Действия, ссылки в главной формуле  и форматы ссылок видны из следующей схемы:

Результат:

.

Комментарии и советы:

  1.  На самом деле в этой задаче мы вычислили значения функции двух переменных типа  х*у  в дискретных точках (1, 3), (1, 5), …, (21, 21), когда переменные х и у независимо друг от друга принимают значения от 1 до 21 с шагом 2.
  2.  Нетрудно обобщить использованный метод расчета на произвольные функции двух переменных. Например, если нужно вычислить значения функции  (х+у1/2)/(х*у)  в точках, в которых переменная  х  принимает значения в промежутке от 0,1 до 1 с шагом 0,1, а переменная  у  - в промежутке от 1 до 10 с шагом 1, то мы в таблице Ехсеl отведем столбец под значения переменной  х и строку - под значения переменной  у; на «пересечении» первых ячеек указанных столбца и строки введем главную формулу и «протяжкой» маркера заполнения получим результат:

  1.  Точно также можно получать ряды значений для функций одной переменной. Например, если переменная  х  принимает значения в промежутке от 0,1 до 1 с шагом 0,1, то для функции у=sin(x1/2+1+cos2(2х)) получаем следующий результат:

Решение последней задачи аналогично решению предыдущей и понятно из схемы, приведенной на последнем рисунке. Однако следует обратить внимание на то, как в Ехсеl вводятся вложенные функции (в математике их аналог – сложные функции). Опишем действия при вводе вложенной функции на примере ввода главной формулы в ячейку Р2 (См. последний рисунок):

  1.  Выделяем ячейку Р2.
  2.  Вызываем Мастер функций (!ЛКМ по кнопке <Вставка функции>).
  3.  В окне Мастера функций в списке Категория выбираем Математические, в списке Функция – функцию SIN.
  4.  Нажимаем кнопку <ОК>.
  5.  Открывается диалоговое окно этой функции. Курсор находится в поле ввода. Исполняем !ЛКМ по ячейке P1 на листе Ехсеl. В поле ввода набираем с клавиатуры ^(1/2)+1+
  6.  Не нажимая кнопки <ОК> окна функции SIN, отжимаем кнопку <Изменить функцию> (на ней изображен знак =) в строке формул. Курсор ввода должен находиться в позиции после второго знака + (=SIN(P1^(1/2)+1+  это позиция курсора).
  7.  Опять вызываем Мастер функций (!ЛКМ по кнопке <Вставка функции>).
  8.  В окне Мастера функций в списке Категория выбираем Математические, в списке Функция – функцию COS.
  9.  Нажимаем кнопку <ОК>.
  10.  Открывается диалоговое окно этой функции. Курсор находится в поле ввода. Набираем с клавиатуры 2*.Исполняем !ЛКМ по ячейке P1. Набираем с клавиатуры ^2.
  11.  Нажимаем на клавишу <Enter>.

Замечания:

  1.  Описанные действия выполняются точно также для любых вложенных функций, а не только для тех конкретных их видов, которые были рассмотрены выше.
  2.  Если вложенных функций несколько, то после п. X) нужно снова перейти к п. VII) и далее выполнять предписания, содержащиеся в п.п. VII) – X).
  3.  Описанные действия, выполняемые с целью ввода вложенных функций, следует хорошо освоить, поскольку при работе в Ехсеl их приходится часто повторять в тех или иных ситуациях. Шаг, на котором допускается больше всего ошибок, соответствует п. VI).
  4.  Часто приходится редактировать формулы, т.к. при их вводе допускаются ошибки. Процесс редактирования формул аналогичен процессу правки текстовых и числовых констант, кроме, пожалуй, лишь одного: редактирования встроенных в Ехсеl функций. Существенным вопросом здесь является то, как попасть в диалоговое окно уже введенной ранее функции? Для этого нужно, находясь в строке формул, установить курсор ввода на имя функции и нажать кнопку <Изменить функцию>. После этого откроется окно функции, в полях которого следует сделать исправления.

Вернемся к началу примера и обсудим еще один (более простой!) вариант его решения, основанный на использовании формул массивов. Попросту говоря,  массивы это определенным образом упорядоченные наборы данных, с которыми можно выполнять некоторые действия как с единым целым и специфически обрабатывать их, используя специальные средства, называемые формулами массивов. С точки зрения понятия массива в нашей задаче требуется строку чисел (вектор-строку) (1; 3; 5;…) умножить на аналогичный столбец чисел (вектор-столбец) (1: 3: 5:…) таким образом, чтобы получить известный нам результат. Ехсеl “берет” целую строку и каждый ее элемент умножает на первый элемент столбца, и точно также поступает со всеми прочими элементами столбца. На “выходе” возникает набор новых строк по числу элементов в столбце, т.е. массив иной структуры по сравнению с вектор-столбцом и вектор-строкой (как говорят, массив типа матрицы). Здесь в описательном плане мы использовали формулу произведения массивов, но момент, с которого начинается такой расчет в Ехсеl, состоит в ответе на вопрос: ”Где разместить массив-результат?” С ответа на него (т.е., по сути, с конца) начинается и решение сформулированной задачи, которое опишем по шагам:

  1.  Выделяем диапазон В2:L12 под массив-результат.
  2.  Вводим с клавиатуры знак равенства или исполняем !ЛКМ по кнопке <Изменить функцию> в строке формул.
  3.  Применяем процедуру ПиО_ЛКМ по отношению к строке B1:L1.
  4.  Вводим знак умножения с клавиатуры.
  5.  Применяем процедуру ПиО_ЛКМ по отношению к столбцу А2:А12.
  6.  Осуществляем ввод результата вычисления, удерживая две клавиши <Ctrl> + <Shift> и ударяя по третьей клавише <Enter> (краткая “формула” ввода массива <Ctrl> + <Shift> + <Enter>).

Заметим, что результат расчета остается прежним, если поменять местами шаги III) и V) в перечисленных выше действиях.

В описываемом случае формула массива имеет вид {=B1:L1*A2:A12}, т.е. ее синтаксис (и это всегда так, а не только в данном конкретном случае) включает внешние фигурные скобки, затем идет знак равенства, за ним следуют обрабатываемые операнды (операнды-диапазоны) и обрабатывающие их операторы (здесь это знак *).

Сказанное выше проиллюстрируем рисунком:

.

В двух других рассмотренных в данном примере случаях соответствие между математическими формулами и формулами массивов приведено в следующей таблице:

Математическая

формула

Формула массива

(х+у1/2)/(х*у)

{=(A2:A11+B1:K1^(1/2))/(A2:A11*B1:K1)}

sin(x1/2+1+cos2(2х))

{=SIN(P1:Y1^(1/2)+1+(COS(2*P1:Y1))^2)}

Остается ответить на вопрос: «Так в чем же состоит преимущество использования формулы массива, по сравнению с обычным способом решения задачи?». Только в одном – нам не надо было задумываться над тем, какой формат смешанных ссылок использовать (а это, как правило, наиболее трудная часть работы в Ехсеl). Часто при применении формул массивов это преимущество сохраняется.

Пример 7.8. Цель: Научиться строить графики непрерывных и разрывных функций.

Постановка задачи: 1) Выполнить табуляцию приведенных ниже непрерывных функций у1 и у2 на промежутке [-3;0] c шагом 0,2 и построить их графики; 2) Решить аналогичную задачу для разрывной функции у3 на отрезке [0;1,5] с шагом 0,025.

            .

Решение подзадачи 1) достигается

  •  введением в ячейки А48 и А49 первых членов арифметической прогрессии и применением к ним процедуры автозаполнения (т.е. «протяжкой» маркера заполнения вниз вплоть до ячейки А63);
  •  введением в ячейки В48 и С48 формул =2*SIN(A48) и =3*COS(2*A48)-SIN(A48) соответственно и применением к этим ячейкам процедуры «формульного» автозаполнения (т.е. копированием диапазона В48:С48 помощью маркера заполнения вниз вплоть до диапазона В63:С63);
  •  применением к диапазону А48:С63 Мастера диаграмм (в первом окне которого в списке Стандартные выбран Тип: Точечная)

Напомним, что кроме применения процедуры «формульного» автозаполнения формулы в диапазоны В48:В63 и С48:С63 можно ввести еще двумя более простыми способами:

  1.  Выделить диапазон В48:В63, сделать активной ячейку В48 (используя клавишу <Tab> при необходимости перемещения по выделенному диапазону), ввести формулу =2*SIN(A48) и нажать клавиши <Ctrl> + <Enter>. Точно также ввести формулу =3*COS(2*A48)-SIN(A48) в диапазон С48:С63. В результате оба диапазона В48:В63 и С48:С63 будут заполнены правильно настроенными формулами, ссылающимися на ячейки диапазона А48:А63.
  2.  Выделить диапазон В48:В63, ввести формулу массива {=2*SIN(A48:А63)}. Аналогично ввести формулу массива {=3*COS(2*(A48:А63))-SIN((A48:А63))} в диапазон С48:С63 и нажать клавиши <Ctrl>+<Shift>+<Enter>.

Решение подзадачи 2) проводится по той же схеме, что и решение подзадачи 1). Различие состоит в следующих двух обстоятельствах. А) Поскольку функция у3 сшита из двух кусков: (1+х)/
(1+х2) при х<0,5 и х1/3 при х>=0,5,- то для их “объединения” в единую формулу удобно использовать встроенную функцию ЕСЛИ.
Б) Точка х=0,5 является точкой разрыва первого рода функции у3. Поэтому (для правильного отображения на графике скачка этой функции в точке х=0,5) при построении ряда категорий значение 0,5 нужно повторить в двух подряд идущих ячейках, на которые должны быть сделаны ссылки в ряде данных функции у3 , причем в соответствующей первой зависимой ячейке должна быть реализована формула Excel на основе математической функции (1+х)/(1+х2), а в соответствующей второй зависимой ячейке – на основе функции х1/3 . Результат показан ниже:

Пример 7.9. Цель: Осознать, в каких случаях имеет смысл пользоваться абсолютными ссылками.

Постановка задачи: Имеются данные об объемах реализации одного и того же товара в трех магазинах за второй квартал года по определенной цене. Требуется найти выручку от реализации этого товара по каждому магазину за каждый месяц квартала (числовые значения см. ниже по тексту).

Результат:

Обсуждение: Выручка находится по алгебраической формуле <ЦЕНА>*<ОБЪЕМ РЕАЛИЗАЦИИ>. Цена записана в ячейке D3, а формулы Ехсеl, реализующие решение задачи, находятся в ячейках диапазона G7:I9. Поскольку цена товара за единицу продукции одна и та же для всех магазинов и для всех месяцев квартала, то рационально в главной формуле («лежащей» в ячейке G7) дать абсолютную ссылку на ячейку D3 (на рисунке стрелками показано ее «влияние» на все ячейки диапазона с результатами вычислений), а на ячейку В7 – дать относительную ссылку. Тогда без труда всю область выходных данных можно заполнить формулами, возникающими в результате копирования главной формулы с помощью маркера заполнения сначала вдоль соответствующей горизонтали, а затем вдоль соответствующей вертикали (или в обратном порядке). Ниже показаны формулы Ехсеl в зависимых ячейках и схема копирования главной формулы.

Вывод: Если условие задачи позволяет четко разграничить входные и выходные данные, то часто ссылки в ячейках выходных данных на ячейки, содержащие входные данные, являются абсолютными.

Вопрос: Каким образом перенастраиваются ссылки в зависимых ячейках данного примера, если произвести копирование

  •  только блока входных данных,
  •  только блока выходных данных,
  •  блока, содержащего и те, и другие данные?

Пример 7.10. Цель: Познакомиться с «работой» функции СУММ.

Постановка задачи: Имеются данные о выручке магазина за первое полугодие. Требуется найти суммарную выручку, выручку нарастающим итогом по месяцам и процент выручки за каждый месяц от полугодовой итоговой суммы.

Результат и метод решения задачи для двух вариантов расчета выручки нарастающим итогом показаны на Рис.7.12.

Справка

Функция СУММ суммирует все числа в интервале ячеек.

Синтаксис: = СУММ(Число1;Число2; ...), где Число1, Число2, ...   - это от 1 до 30 аргументов, для которых требуется определить итог или сумму. При этом:

Рис. 7.12. Иллюстрация к примеру 7.10.

  •  Суммируются числа, логические значения (о них речь пойдет ниже, но уже сейчас отметим, что логических значений всего два: ИСТИНА и ЛОЖЬ, причем первое в формулах, как правило, может быть представлено единицей, а второе - нулем) и текстовые представления чисел (т.н. числовые тексты), которые непосредственно введены в список аргументов.
  •  Если аргумент является массивом или ссылкой, то только числа учитываются в массиве или ссылке. Пустые ячейки, логические значения, тексты и значения ошибок в массиве или ссылке игнорируются.
  •  Аргументы, которые являются значениями ошибки или текстами, не преобразуемыми в числа, вызывают ошибки.

Иллюстративные примеры

  1.  Если в ячейке содержится формула  =СУММ(3; 2),  то ее отображаемое значение равно 5 (далее для краткости будем писать СУММ(3; 2) = 5).
  2.  СУММ("3"; 2; ИСТИНА) = 6, так как текстовое значение "3" преобразуется в число 3 (обратите внимание: в формулах текстовые строки, в том числе и числовые тексты, записываются в двойных кавычках), а логическое значение ИСТИНА преобразуется в число 1.
  3.  Если ячейка A1 содержит текст "3", а ячейка B1 содержит логическое значение ИСТИНА, то СУММ(A1; B1; 2)=2, так как нечисловые значения в ссылках игнорируются.
  4.  Если ячейки диапазона A2:E2 содержат числа 5, 1, 3, 4 и 10, то СУММ(A2:C2)=23.
  5.  Если ячейки диапазона A2:E2 содержат тексты а, б, в, г, д, то СУММ(A2:Е2) = 0.

Совет: Обдумайте, как в рассмотренном выше основном примере во втором варианте расчета выручки нарастающим итогом «работают» формулы  =СУММ($B$4:B4), =СУММ($B$4:B5), =СУММ($B$4:B6) и т.д. по диапазону Н4:Н9.

Использование абсолютных имен

Ячейкам, формулам и константам в Excel можно присваивать имена, которые впоследствии используются как ссылки в формулах. При этом следует придерживаться следующих правил:

  1.  Первый символ в имени должен быть буквой или символом подчеркивания. Остальные символы имени могут быть: буквами, числами, точками и символами подчеркивания.
  2.  Имена не должны иметь сходства со ссылками, например, Z$100 или R1C1.
  3.  Использование пробела запрещено. В качестве разделителей слов можно использовать символы подчеркивания и точки, например: «Первый.Квартал» или «Процентная_Ставка».
  4.  Имя может состоять из строчных или прописных букв, хотя Excel их не различает.

Самый простой способ присваивания ячейке, группе ячеек или несмежному диапазону имени состоит в выполнении следующих шагов:

  1.  Выделить диапазон, которому предполагается присвоить имя.
  2.  Исполнить !ЛКМ в поле имени, которое расположено в левой части строки формул.
  3.  Ввести с клавиатуры имя согласно упомянутым выше правилам.
  4.  Нажать клавишу <Enter>.

Существует альтернативный способ присваивания имен, включающий п.1 предыдущего списка (этот пункт не является обязательным) и выполнение команд Вставка / Имя / Присвоить / !ЛКМ по полю Имя / Введение с клавиатуры выбранного имени / !ЛКМ в поле Формула / !ЛКМ по ячейке рабочего листа (или ПиО_ЛКМ по смежному диапазону) / !ЛКМ по кнопке <Добавить> / <ОК>.

Замечание: Созданные таким образом имена ячеек или диапазонов по умолчанию в формулах соответствуют абсолютным ссылкам на эти (поименованные) ячейки или диапазоны. Поэтому такие имена мы вправе называть абсолютными именами (заметим, что в Ехсеl используются также относительные и смешанные имена). Если в процессе ввода формулы требуется сделать ссылку на поименованный диапазон, нужно исполнить !ЛКМ по соответствующему имени в диалоговом окне Вставка имени, которое вызывается нажатием клавиши <F3> (или !ЛКМ непосредственно по именованной ячейке, или ПиО_ЛКМ по именованному диапазону).

Отметим еще одно полезное свойство существующих на рабочем листе именованных диапазонов: их можно использовать как метки при перемещениях по листу, исполняя !ЛКМ по соответствующим именам, предварительно открыв «карман имен» в левой части строки формул (при вводе формул «карман имен» становится «карманом функций», ранее применявшихся в обработке данных в текущем сеансе работы в открытой книге Ехсеl).

Очень удобно присваивать ячейкам и смежным диапазонам ячеек имена при помощи существующих (ранее набранных на клавиатуре на рабочем листе) заголовков строк и столбцов. В этом случае следует:

  1.  Выделить область, ячейкам которой (или которой как целому) предполагается присвоить имя, вместе со строкой или/и столбцом заголовков.
  2.  Выполнить команды Вставка / Имя / Создать.
  3.  В контекстном меню установить (не все, а лишь необходимые) флажки В строке выше, В столбце слева, В строке ниже или В столбце справа в группе флажков По тексту, чтобы указать расположение заголовков, на основе которых создаются имена.

Замечание: Созданные таким образом имена ссылаются только на ячейки, содержащие значения, и не включают в себя диапазоны заголовков строк и столбцов, на основе которых эти имена создавались.

Пример 7.11. Цель: Рассмотреть возможность использования имен в формулах в качестве ссылок на (именованные) ячейки и диапазоны.

Постановка задачи: Имеются данные об объемах реализации одного и того же товара в магазине за второй квартал года по определенной цене. Требуется найти выручку от реализации этого товара за каждый месяц квартала (числовые значения см. ниже по тексту), используя в качестве ссылок в формулах Ехсеl имена диапазона входных данных (в частности, набранные из заголовков соответствующих строк и столбцов).

Результат:

 Комментарии:

  1.  Присваивание имени ячейке С1: <Ctrl> + <F3> / Появляется диалоговое окно

,

Рис.7.13. Диалоговое окно Присвоение имени

/ !ЛКМ по полю Имя / Ввод Цена_за_ед_продукции / !ЛКМ по полю Формула / !ЛКМ по ячейке С1 на рабочем листе / !ЛКМ по кнопке <Добавить> / <ОК>.

  1.  Аналогично (только при помощи команд Вставка / Имя / Создать) присваиваются имена ячейкам В4, В5, В6, состоящие из заголовков ячеек А4, А5, А6. Диапазону В4:В6 присваивается имя Объем_реализации на основе заголовка столбца В4:В6, находящегося в ячейке В3. Напомним, что в этом случае обязательно предварительно нужно выделить блок А3:В6.
  2.  Далее в ячейки F4, F5, F6 стандартным образом вводятся формулы, показанные на рисунке (не забывайте нажимать клавишу <F3> в соответствующих позициях курсора ввода в набираемой формуле для ввода имен из диалогового окна Вставка Имени).
  3.  Достоинства использования имен:
  •  меньшее число ошибок при вводе ссылок в формулах (т.к. вместо ударов ЛКМ по ячейкам рабочего листа осуществляется выбор имен из диалогового окна Вставка Имени),
  •  определенная логика, вытекающая из смысловой нагрузки имен,
  •  относительно простое восприятие уже введенных формул (их лучшая «читаемость»).
  1.  Существенный недостаток использования абсолютных имен: нельзя копировать (перенастраиваемые) формулы с помощью маркера заполнения (их нужно вводить в каждую ячейку заново). Этот недостаток снимается применением относительных и смешанных имен. Однако, последние в настоящем пособии не рассматриваются.

Формулы массивов

Массив – множество данных, обрабатываемых Ехсеl как единое целое специальными формулами, называемыми формулами массивов. Хотя зачастую массивами называют произвольные множества данных (как правило, содержащие более одного элемента), строго говоря, эти множества не следует рассматривать как массивы до тех пор, пока они не обработаны формулой массива. Исходя из этого определения, можно сказать, что массивы данных это просто аргументы формул массивов и, в принципе, могут содержать, например, всего одно данное. Но в этом случае, видимо, не имеет смысла использовать формулы массива.

В стандартной ситуации формулы массивов оперируют на нескольких множествах данных, называемых массивами аргументов. Формула массива может выполнить несколько вычислений, а затем вернуть одно значение или группу значений, причем число последних не обязательно совпадает с числом аргументов или числом элементов массива. Каждый элемент в массиве аргументов должен иметь соответствующие номера строки и столбца. Формула массива создается так же, как и простая формула. Выделяется ячейка или группа ячеек, в которых необходимо создать формулу, вводится формула, а затем для фиксации ввода все вместе нажимаются клавиши <Ctrl> + <Shift> + <Enter> (уточнение: фиксацию ввода удобнее производить, нажимая третью и удерживая две первые клавиши). При этом Excel автоматически заключает формулы массивов в фигурные скобки { } (Заметим, что эти фигурные скобки нельзя набирать с клавиатуры, поскольку Ехсеl воспримет такое введенное значение как текстовую константу). Диапазон, в который введена формула массива, называется диапазоном массива. Иными словами, диапазон массива – это область ячеек, которая имеет общую формулу массива.

Иногда приходится очищать диапазон массива от формулы массива (или всего содержимого диапазона массива), редактировать формулу массива, изменять диапазон массива, сохраняя «старую» формулу массива или подправляя ее. В этих случаях следует придерживаться перечисленных ниже правил.

При изменении формулы массива нужно:

  1.  Выделить любую ячейку диапазона массива.
  2.  Исполнить !ЛКМ по строке формул (При этом исчезают фигурные скобки { } массива в строке формул).
  3.  Отредактировать формулу.
  4.  Нажать клавиши <Ctrl > + <Shift> + <Enter>.

При очистке диапазона массива от формулы нужно:

  1.  Выделить диапазон массива.
  2.  Нажать клавишу <Delete>

Замечание: При очистке всего содержимого, а не только формулы, нужно после выделения диапазона массива использовать команды Правка / Очистить / Все.

При изменении диапазона массива и сохранении «старой» формулы массива (или при ее незначительной подправке) нужно:

  1.  Выделить диапазон массива.
  2.  Исполнить !ЛКМ по строке формул.
  3.  Снять знак равенства в строке формул и нажать клавиши
    <Ctrl> + <Shift> + <Enter> или <Ctrl> + <Enter> (При этом в диапазоне массива возникает «массив» одинаковых текстовых значений, соответствующих синтаксису ранее введенной формулы массива).
  4.  Изменить диапазон массива (т.е. выделить новый диапазон, включающий хотя бы одно текстовое значение, о котором говорилось в п.3, а при необходимости внести изменение и в это текстовое значение).
  5.  Ввести знак равенства перед текстовым значением, соответствующим синтаксису формулы массива (тем самым мы снова вводим формулу массива).
  6.  Нажать клавиши <Ctrl> + <Shift> + <Enter> (тем самым мы фиксируем ввод формулы массива).

Массивы аргументов могут состоять из констант (в этом случае они называются массивами констант), ссылок на ячейки или диапазоны (в этом случае они называются массивами ссылок), или из тех и других (в этом случае они называются смешанными массивами). Массивы констант не размещаются в ячейках листа Ехсеl, а фигурируют только в формулах массивов. Там они отграничиваются от прочих данных фигурными скобками (и то в варианте, когда число констант более одного), набираемых с клавиатуры. Массивы ссылок не отграничиваются фигурными скобками.

Формирование массивов констант подчиняется определенным правилам:

  1.  Массив констант может состоять из чисел, текста, логических значений или значений ошибок.
  2.  Числа в массиве могут быть целыми, с десятичной запятой или экспоненциальными.
  3.  Текст должен быть взят в двойные кавычки.
  4.  Массив констант может состоять из элементов разного типа, например {1;3;4:ИСТИНА;ЛОЖЬ;ИСТИНА}.
  5.  Элементы массива должны быть константами, но не формулами.
  6.  Массив констант не может содержать знаки доллара ($), круглых скобок и процента (%).
  7.  Массив констант не может содержать ссылок.
  8.  Массив констант не может иметь столбцы или строки разного размера.

Пример 7.12. Цель: Отработать понятия массива констант, формулы массива и действия, выполняемые при редактировании диапазона массива.

{1,31;2,2;3,8;4,42} – это массив-строка или вектор-строка. {1,31:2,2: :3,8:4,42} – это массив-столбец или вектор-столбец. {1,31;2,2:3,8;4,42} – это массив-матрица (размерности 2х2, т.е. он размещается в двух строках и двух столбцах). Обратите внимание, что точка с запятой является разделителем элементов списка вектор-строки, а двоеточие - разделителем элементов списка вектор-столбца. Эти множества данных являются массивами, если они обрабатываются некоторыми формулами массива, к примеру, функцией ЦЕЛОЕ, возвращающей целые части чисел. При этом под результат, в первом случае, надо отвести четыре смежных «горизонтальных» ячейки, во втором случае - четыре смежных «вертикальных» ячейки, а в третьем - прямоугольный блок размерности 2х2 (напомним, что с выделения соответствующих диапазонов под возвращаемые значения нужно всегда начинать применение формул массивов).

Результат вычислений (нахождение целой части каждого из чисел умноженного на два) показан ниже:

Аналогичным образом можно применять формулы массивов не только к числовым, но и к текстовым (и прочим) данным. К примеру ниже показан результат применения функции ТРАНСП (преобразующей вертикальные ряды данных в горизонтальные и наоборот; в алгебре такое преобразование называется транспонированием) к набору текстовых значений, расположенных в ячейках А2:А5:

Предположим, что на этом этапе требуется в формуле массива сослаться на ячейку А6 с новым текстовым значением Катя, дополнительно введенным в эту ячейку с клавиатуры. Для этого нужно:

  1.  Выделить «старый» диапазон С1:F1 массива.
  2.  Исполнить !ЛКМ по строке формул.
  3.  Отредактировать формулу (заменив в ней ссылку А5 на ссылку А6).
  4.  Нажать клавиши <Ctrl > + <Shift> + <Enter>.
  5.  Выделить «новый» диапазон С1:G1 массива.
  6.  Исполнить !ЛКМ по строке формул.
  7.  Опять нажать клавиши <Ctrl > + <Shift> + <Enter>.

Результат показан ниже:

.

Предположим, что на этом этапе по какой-либо причине требуется очистить ячейку А6. Тогда придется отредактировать формулу массива заново, поскольку в ячейке G1 отобразится нуль как результат ссылки на пустую ячейку А6. Если просто выделить отдельную ячейку G1 и нажать клавишу <Delete> (для очистки ее содержимого), то Ехсеl отреагирует на это следующим образом:

Рис.7.14. Предупреждение Excel о неправильном редактировании

                                     формулы массива

поскольку диапазон массива – это единое целое и его нельзя редактировать по частям. Правильные действия таковы:

  1.  Выделить «старый» диапазон С1:G1 массива.
  2.  Исполнить !ЛКМ по строке формул.
  3.  Снять знак равенства перед формулой.
  4.  Отредактировать текстовое значение ТРАНСП(A2:A6) (заменив в нем текст А6 на текстА5).
  5.  Нажать клавиши <Ctrl> + <Enter> (или <Ctrl> + <Shift> + <Enter>). После выполнения этого пункта на экране отобразится:

  1.  Выделить ячейку G1 и очистить ее содержимое.
  2.  Выделить «новый» диапазон С1:F1 массива.
  3.  Исполнить !ЛКМ по строке формул.
  4.  Восстановить знак равенства перед текстовым значением ТРАНСП(A2:A5), тем самым превратив его в формулу =ТРАНСП(A2:A5).
  5.  Опять нажать клавиши <Ctrl > + <Shift> + <Enter> и тем самым зафиксировать ввод формулы массива {=ТРАНСП(A2:A5)}.

Естественно, мы вернемся к «старому» результату.

Пример 7.13. Постановка задачи: Число 2 требуется возвести в степень каждого из четырех чисел, записанных в ячейках А41:А44.

Результат:

 Вопрос: Почему в формуле массива 2^А41:А44 диапазон А41:А44 необязательно помещать внутрь круглых скобок? (Подсказка: Вспомните понятие приоритета операторов).

Пример 7.14. Цель: Провести сравнение двух способов решения одной и той же задачи: основанного на использовании формул массивов и обычных «ячеечных» формул.

Постановка задачи: Для рабочих, занятых на двух видах работ, введена почасовая система оплаты. Кроме основного заработка, начисляемого исходя из общего объема отработанного времени, определены различные премиальные в зависимости от выполненного вида работы, начисляемые  как процент от основного заработка за вычетом удержаний. Соответствующие числовые значения и прочие сведения указаны ниже в таблицах входных данных. Определить суммы к выплате, получаемые из кассы каждым рабочим.

Решение:

Результат в отображаемых значениях:

Используемые в вычислениях алгебраические формулы:

  1.  <Начислено по видам работ> = <Почасовая оплата>*<Всего отработано часов> *<% по видам работ>.
  2.  <Удержано по видам работ> = <Начислено по видам работ>*<Процент удержаний>.
  3.  <Премиальные к выплате по видам работ> = (<Начислено по видам работ> - <Удержано по видам работ>)*<Процент премиальных по видам работ>.
  4.  <Удержание с премиальных> = <Сумма премиальных к выплате по обеим видам работ>*<Процент удержаний>.
  5.  <Сумма к выплате > = <Всего начислено> - <Удержано с начисления> + <Всего премиальных> - <Удержано с премиальных>.
  6.  <Из кассы> = <Сумма к выплате> - <Долг>.

Результат в формулах массивов:

Заметим, что, несмотря на кажущийся громоздкий вид использованных формул массивов в целом здесь потребовалось семь действий для решения задачи. При этом мы не задумывались над форматом необходимых ссылок.

Проведем сравнение с ранее рассмотренным случаем ввода формул в отдельные ячейки (т.н. «ячеечных» формул). Ниже приведены сами эти формулы и показана схема их оптимального ввода:

Вопрос: О какой подправке формулы идет речь на третьем шаге заполнения таблицы формулами?

Анализ последних двух рисунков показывает, что для решения задачи с помощью обычных «ячеечных» формул требуется выполнить как минимум 11 действий, не говоря уже о том, что на каждом шаге надо думать над форматом применяемых ссылок. Поэтому там, где это возможно, часто (но далеко не всегда!) имеет смысл использовать формулы массивов. Заметим, что некоторые встроенные функции «не умеют» работать с массивами «должным образом», т.е. так хотелось бы или как представляется пользователю. Поэтому во всех «подозрительных» случаях  надо проводить «эксперименты» на небольшом числе данных, а также обращаться к справке Ехсеl (<F1>) по поводу синтаксиса используемых функций.

Пример 7.15. Цель: Рассмотреть возможность совместного использования формул массивов и обычных «ячеечных» формул.

Постановка задачи: Имеются данные об объемах реализации одного и того же товара в трех магазинах за второй квартал года по определенной цене (числовые значения см. ниже по тексту). Требуется найти:

  1.  Ежемесячную выручку каждого магазина.
  2.  Итоговую выручку всех магазинов за каждый месяц и в целом за квартал, а также каждого магазина в целом за квартал.
  3.  Среднюю выручку по всем магазинам за каждый месяц и среднюю выручку за квартал по каждому магазину.
  4.  Среднюю суммарную выручку по всем магазинам за квартал.
  5.  Среднюю ежемесячную выручку по всем магазинам за квартал.
  6.  Максимальную и минимальную выручку по всем магазинам за каждый месяц.
  7.  Максимальную и минимальную выручку каждого магазина за квартал.
  8.  Процент месячной выручки всех магазинов в общем итоге их работы за квартал.
  9.  Процент суммарной выручки данного магазина за квартал от общего квартального итога работы всех магазинов.

Кроме этого, требуется ранжировать магазины по объему выручки в каждом месяце и в целом за квартал (естественно, лучшим считается тот магазин, который имеет максимальную выручку).

Входные данные:

Результат достигается введением в соответствующие ячейки таблицы

формул, позволяющих найти ответы на поставленные в задаче вопросы. Эти формулы вместе с адресами ячеек, в которые они введены, а также направление перемещения маркера заполнения в процессе процедуры ПиО_ЛКМ приведены ниже (границы «протяжки» маркера ясны из предшествующей таблицы):

Как видно, здесь используются как формулы массивов, так и «ячеечные» формулы.

Совет: Внимательно проанализируйте формулы и определите ячейки, в которых находятся числовые значения, реализующие ответы на поставленные в задаче первые девять вопросов.

Справка

Функция СРЗНАЧ возвращает среднее арифметическое своих аргументов. Синтаксис: =СРЗНАЧ(число1; число2; ...), где число1, число2, ...   - это от 1 до 30 аргументов, для которых вычисляется среднее. При этом аргументы должны быть числами или именами, массивами или ссылками, содержащими числа.

Функция МАКС возвращает наибольшее значение из набора значений. Синтаксис: МАКС(число1;число2; ...), где число1, число2, ...   - это от 1 до 30 чисел, среди которых ищется максимальное значение.

Смысл функции МИН и ее синтаксис очевидны.

Ответ на последний из поставленных в задаче вопросов содержится в следующих таблицах

,

.

В верхней таблице указано распределение мест магазинов по выручке в каждом конкретном месяце, в нижней – приведено два варианта решения задачи с помощью «ячеечной» функции РАНГ и с помощью этой функции как формулы массива.

Справка

Функция РАНГ возвращает ранг числа в списке чисел. Ранг числа - это его величина относительно других значений в списке. (Если список отсортировать, то ранг числа будет его позицией). Синтаксис: РАНГ(Число; Ссылка; Порядок), где Число - это значение (или ссылка, или массив), для которого определяется ранг. Ссылка - это массив или ссылка на список чисел. Нечисловые значения в ссылке игнорируются. Порядок - это число, определяющее способ упорядочения. Если Порядок равен 0 (нулю) или опущен, то Ехсеl определяет ранг числа так, как если бы ссылка была списком, отсортированным в порядке убывания. Если Порядок - это любое ненулевое число, то Ехсеl определяет ранг числа так, как если бы ссылка была списком, отсортированным в порядке возрастания.

Функция РАНГ присваивает повторяющимся числам одинаковый ранг. Однако наличие повторяющихся чисел влияет на ранг последующих чисел. Например, если Порядок - ненулевое число и в списке целых чисел число 10 повторяется дважды и имеет ранг 5, а следующим за 10 в порядке возрастания является число 11, то оно будет иметь ранг 7 (и никакое число не будет иметь ранг 6). Здесь предполагается, что числовая последовательность сортируется по возрастанию, т.е. элемент Порядок функции РАНГ является ненулевым числом. Другой пример: если ячейки A1:A5 содержат числа 7, 3,5, 3,5, 1, 2 соответственно, то функция =РАНГ(A2;A1:A5;1) возвращает значение 3 (предварительно список 7, 3,5, 3,5, 1, 2 нужно упорядочить по возрастанию, т.е. преобразовать в список 1, 2, 3,5, 3,5, 7; тогда элемент 1 занимает первое место, элемент 2 – второе, элемент 3,5 – третье и элемент 7 – пятое место, четвертого места вообще нет), а функции =РАНГ(A1;A1:A5;0) или =РАНГ(A1;A1:A5) возвращают значение 1 (предварительно список 7, 3,5, 3,5, 1, 2 нужно упорядочить по убыванию, т.е. преобразовать в список 7, 3,5, 3,5, 2, 1; тогда элемент 7 занимает первое место, элемент 3,5 – второе, элемент 2 – четвертое и элемент 1 – пятое место, третьего места вообще нет).

Используя функцию РАНГ, можно найти как места, занимаемые магазинами по квартальной выручке

,

так и соответствующее распределение мест всех магазинов по всем месяцам квартала

Логические функции

В Ехсеl имеются две логические константы ИСТИНА и ЛОЖЬ и шесть логических функций ИСТИНА(), ЛОЖЬ(), И(…;…;…), НЕ(…), ИЛИ(…;…;…) и ЕСЛИ(…;…;…). Вместо многоточий в четырех из них И(…;…;…), НЕ(…), ИЛИ(…;…;…) и ЕСЛИ(…;…;…) проставляются аргументы, которые могут быть константами ИСТИНА или ЛОЖЬ, или вложенными функциями, возвращающими значения этих констант. Первые две функции ИСТИНА() и ЛОЖЬ() вообще не содержат аргументов (круглые скобки без аргументов вводить обязательно!) и всегда возвращают значения логических констант ИСТИНА и ЛОЖЬ соответственно. Эти функции используются редко (в основном для совместимости различных электронных таблиц) и почти всегда могут быть заменены соответствующими логическими значениями. Функции И(…;…
;…) и ИЛИ(…;…;…) могут зависеть от одного до 30 аргументов, которые должны принимать только логические значения, включая и возвращаемые другими логическими функциями. Функция НЕ(…) зависит только от одного логического аргумента (который также может возвращаться другими логическими функциями). Эти три функции при правильном вводе аргументов всегда возвращают одно из двух возможных логических значений ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если же аргументы введены неверно, например, вместо логических значений введен текст, то может быть возвращено значение ошибки #ЗНАЧ! или такой аргумент может быть проигнорирован. Во всех логических функциях вместо логических констант можно использовать их числовые представления: 0 отвечает константе ЛОЖЬ, а иные числа (чаще всего 1) – константе ИСТИНА. Логическая функция ЕСЛИ(…;…;…) зависит от трех аргументов, причем первый (считая слева направо) должен принимать только логические значения, включая и возможность их возвращения другими логическими функциями, а два других аргумента могут принимать любые значения, допустимые в Ехсеl. Первый аргумент является обязательным и (при правильном вводе или при правильной ссылке) принимает одно из двух значений ИСТИНА или ЛОЖЬ. Из двух других аргументов хотя бы один является обязательным, а второй может отсутствовать. В этом случае синтаксис функции ЕСЛИ выглядит следующим образом: =ЕСЛИ(…;…) или =ЕСЛИ(…;…;), или =ЕСЛИ(…;;…) (обратите внимание на расстановку точек с запятыми).

Логические функции предназначены для проверки выполнения  одного или нескольких условий (как говорят, для проверки истинности). Так, функция ЕСЛИ возвращает значение своего второго аргумента, если первый аргумент принимает значение ИСТИНА; в противном случае она возвращает значение третьего аргумента.

Определения и иллюстративные примеры

Функция И

Функция И возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение ИСТИНА, и возвращает значение ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ. Ее синтаксис предполагает, что:

  •  Аргументы должны быть логическими значениями, массивами или ссылками, которые содержат логические значения.
  •  Если аргумент, который является ссылкой или массивом, содержит тексты или пустые ячейки, то такие значения игнорируются.
  •  Если указанный интервал вообще не содержит логических значений, то возвращается значение ошибки #ЗНАЧ!.

Иллюстративные примеры

  1.  =И(ИСТИНА; ИСТИНА) возвращает значение ИСТИНА.
  2.  =И(ИСТИНА; ЛОЖЬ) возвращает значение ЛОЖЬ.
  3.  =И(2+2=4; 2+3=5) возвращает значение ИСТИНА.
  4.  =И(2+2=4; 2+2=5) возвращает значение ЛОЖЬ.
  5.  Если интервал B1:B3 содержит значения ИСТИНА, ЛОЖЬ, и ИСТИНА соответственно, то функция =И(B1:B3) возвращает значение ЛОЖЬ.
  6.  Если ячейка B4 содержит число между 1 и 100, то функция  =И(1<B4; B4<100) возвращает значение ИСТИНА.

Пример 7.16. Постановка задачи: В ячейках А1, В1 и С1 находятся три числа. Проверить, что третье число не меньше первого и не больше второго. Если это действительно так, вывести значение логической константы ИСТИНА или числовое значение 1, в противном случае вывести значение логической константы ЛОЖЬ или числовое значение 0.

Решение

 Комментарии:

  1.  Сравним формулы в ячейках В3 и В4, соответствующие вариантам 1 и 2. В 1-ом варианте формула возвращает значение логической константы ИСТИНА, поскольку действительно 2<=3<=5. Первый множитель И(C1>=B2;C1<=B1) формулы 2-ого варианта также возвращает значение ИСТИНА, но т.к. речь идет об арифметической операции умножения Excel преобразует его в соответствующее числовое значение 1. В результате формула =И(C1>=B2;C1<=B1)*1 возвращает значение, равное 1*1=1. Аналогичная ситуация имеет место для 4-ого варианта. Здесь уже две логические константы ИСТИНА преобразуются в единицы из-за того, что между ними стоит знак умножения.
  2.  Если в исходных данных, находящихся в диапазоне А1:С1, изменить какие-либо значения, то результат может оказаться противоположным, например,

.

Функция ИЛИ

Функция ИЛИ возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один из ее аргументов имеет значение ИСТИНА, и возвращает значение ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ. Ее синтаксис предполагает, что:

  •  Аргументы должны быть выражены логическими значениями ИСТИНА или ЛОЖЬ, массивами или ссылками, которые содержат логические значения.
  •  Если аргумент, являющийся массивом или ссылкой, содержит тексты, пустые значения или значения ошибок, то эти значения игнорируются.
  •  Если заданный интервал не содержит логических значений, то функция ИЛИ возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!.

Иллюстративные примеры

  1.  Если ячейки A1:A3 содержат значения ИСТИНА, ЛОЖЬ и ИСТИНА, то функция =ИЛИ(A1:A3) возвращает значение ИСТИНА.
  2.  =ИЛИ(ИСТИНА) возвращает значение ИСТИНА.
  3.  =ИЛИ(1+1=1;2+2=5) возвращает значение ИСТИНА.
  4.  =ИЛИ(1+1=3;2+2=5) возвращает значение ЛОЖЬ.
  5.  Если ячейка B4 содержит число 100, то функция  =ИЛИ(1<B4; B4<100) возвращает значение ИСТИНА. (Подумайте, существует ли хотя бы одно число, для которого предыдущая формула могла бы возвратить значение ЛОЖЬ?).
  6.  Если ячейка B4 содержит число 99, то функция  =ИЛИ(1>B4; B4>100) возвращает значение ЛОЖЬ.

Пример 7.17. Цель: Составить таблицу истинности функции ИЛИ для случая двух аргументов.

Обсуждение: В этом примере требуется найти значения функции ИЛИ(х;у) двух переменных х и у, когда эти переменные независимо друг от друга принимают логические значения.

Решение

 Действия

  1.  В ячейки N2, N3, O1, P1 с клавиатуры вводим текстовые строки ИСТИНА и ЛОЖЬ (см. предыдущий рисунок), которые воспринимаются Excel как логические константы.
  2.  Выделяем диапазон О2:Р3.
  3.  Активизируем ячейку О2 (с помощью клавиш <Tab> или <Enter>).
  4.  Вводим в ячейку О2 формулу =ИЛИ($N2;O$1).
  5.  Нажимаем клавиши <Ctrl > + <Enter>.

Комментарии:

  1.  Здесь за один шаг в ячейки диапазона О2:Р3 скопирована формула =ИЛИ($N2;O$1), введенная поначалу в ячейку О2. Результат естественен для копирования зависимых ячеек со смешанными ссылками. Например, в ячейке Р3 находится формула =ИЛИ($N3;P$1).
  2.  Казалось бы эту задачу можно решить, введя в диапазон О2:Р3 какую-либо из следующих формул массивов: {=ИЛИ(N2:N3;O1:P1)}, {=ИЛИ(N2:N3+O1:P1)} или {=ИЛИ(N2:N3*O1:P1)}, - по аналогии с тем, как это мы раньше делали для арифметических функций двух переменных. Однако результат оказывается на первый взгляд неожиданным:

,

поскольку функция =ИЛИ(ЛОЖЬ;ЛОЖЬ) (обратите внимание на ячейку Р3) должна вернуть значение ЛОЖЬ, а между тем отображаемое значение ячейки Р3 есть ИСТИНА. Почему же получен неверный результат? Вспомним, что функция ИЛИ может зависеть от 30 аргументов. В рассматриваемом случае Excel воспринимает функцию =ИЛИ(N2:N3;O1:P1) как функцию четырех аргументов, каждый из которых записывается в свое индивидуальное поле. Среди этих четырех аргументов хотя бы один есть ИСТИНА. Поэтому Excel возвращает для каждой ячейки диапазона О2:Р3 одно и то же значение ИСТИНА. Как видим, Excel «работает» правильно, но мы получили результат, которого не ожидали. А посему совет: логическую функцию ИЛИ (а также логическую функцию И и арифметические функции типа СУММ, МАКС, МИН, СРЗНАЧ и некоторые другие, в синтаксисе которых допускается большое число аргументов) в формулах массивов нужно использовать с осторожностью.

  1.  На самом деле обсуждаемая в п.2 формула массива {=ИЛИ(N2:N3;O1:P1)} (или ее “ячеечный” вариант =ИЛИ(N2:N3;O1:P1)) решает другую задачу: в некоторой ячейке вывести значение ИСТИНА, если хотя бы одна из ячеек О1, Р1, N2, N3 содержит это значение, в противном случае вывести в ней значение ЛОЖЬ. Посмотрим, каковы будут результаты. В такой постановке задачи для случая, когда зависимой является ячейка Р3, имеем

,

или (для других входных данных):

.

Вывод: Формулы массивов, использующие логическую функцию ИЛИ (а также функцию И), могут оказаться полезными при анализе каких-то отдельных ситуаций, но еще раз подчеркнем, что в таком случае надо быть предельно внимательными. Более того, опыт показывает, что в формулах массивов во избежание ошибок лучше вообще не применять логические функции И и ИЛИ. 

  1.  Продолжая анализ пп.2 и 3, любопытно попробовать найти ответ на вопрос: существует ли какой-либо вариант формулы массива, позволяющий решить задачу в исходной постановке? Ответ приведен ниже:

 Совет: Проанализируйте самостоятельно, как «работает» формула массива {=ЕСЛИ(N2:N3+O1:P1>0;ИСТИНА;ЛОЖЬ)}.

Функция НЕ

Функция НЕ меняет на противоположное логическое значение своего аргумента. Обычно функция НЕ используется в тех случаях, когда необходимо быть уверенным в том, что одно значение не равно некоторому другому значению, и тогда функция НЕ возвращает значение ЛОЖЬ. Если же эти значения совпадают друг с другом, то функция НЕ возвращает значение ИСТИНА.

Иллюстративные примеры

  1.  =НЕ(ЛОЖЬ) возвращает значение ИСТИНА.
  2.  =НЕ(1+1=2) возвращает значение ЛОЖЬ.
  3.  =НЕ(А1<>А2) возвращает значение ЛОЖЬ, если, например, ячейка А1 содержит число 1, а ячейка А2 содержит число 2.
  4.  =НЕ(A13<>A14) возвращает значение ЛОЖЬ, если, например, ячейка А13 содержит текст ТЕКСТ, а ячейка А14 содержит текст ТЕКС.
  5.  =НЕ(A13=A14) возвращает значение ЛОЖЬ, если, например, ячейки А13 и А14 обе содержат одинаковый текст.
  6.  =НЕ(A11<>тип) возвращает значение ошибки #ИМЯ?, если, например, в ячейке А11 содержится число 0. Это происходит потому, что Ехсеl пытается сравнить число  0 с другим числом и ищет поименованную ячейку (с именем тип), в которой возможно тоже лежит какое-то число. Не найдя имя тип в списке имен, Ехсеl сообщает об ошибке.
  7.  =НЕ(ругайся) возвращает значение ошибки #ИМЯ?.
  8.  Если в ячейке G5 «лежит» текст ругайся, то функция =НЕ(G5) возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!.

Функция ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ используется для условной проверки значений и формул. Синтаксис: =ЕСЛИ(Лог_выражение;Значение_если_истина; Значение_если_ложь). Лог_выражение - это любое значение или выражение, которое при вычислении дает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Значение_если_истина - это значение, которое возвращается, если Лог_выражение имеет значение ИСТИНА. Если Лог_выражение имеет значение ИСТИНА и Значение_если_истина опущено, то возвращается значение ИСТИНА. Значение_если_истина может быть формулой. Значение_если_ложь - это значение, которое возвращается, если Лог_выражение имеет значение ЛОЖЬ. Если Лог_выражение имеет значение ЛОЖЬ и Значение_если_ложь опущено, то возвращается значение ЛОЖЬ. Значение_если_ложь также может быть формулой.

До 7 функций ЕСЛИ включительно могут быть вложены друг в друга в качестве значений аргументов Значение_если_истина и Значение_если_ложь для конструирования проверок сложных условий.

Все аргументы функции ЕСЛИ могут быть массивами. Если какой-либо аргумент функции ЕСЛИ является массивом, то при выполнении функции ЕСЛИ вычисляется каждый элемент массива.

Иллюстративные примеры

  1.  =ЕСЛИ(И(2+2=4; 2+3=5);1;0) возвращает значение 1.
  2.  =ЕСЛИ(И(2+2=4; 2+2=5);”друг”;”недруг”) возвращает значение недруг.
  3.  Если интервал B1:B3 содержит значения ИСТИНА, ЛОЖЬ, и ИСТИНА, то функция = ЕСЛИ(И(B1:B3);ИСТИНА;ЛОЖЬ) возвращает значение ЛОЖЬ.
  4.  = ЕСЛИ(ИЛИ(1+1=1;2+2=5);5;6) возвращает значение 5.
  5.  = ЕСЛИ(ИЛИ(1+1=3;2+2=5);5;6) возвращает значение 6.
  6.  Если ячейка B4 содержит число 99, то функция
    = ЕСЛИ(ИЛИ(1>B4; B4>100);”1”;”3”) возвращает значение     3.
  7.  = ЕСЛИ(НЕ(А1<>А2);0;1) возвращает значение 1, если, например, ячейка А1 содержит число 1, а ячейка А2 содержит число 2.
  8.  = ЕСЛИ(НЕ(A13=A14)”нетекст”;”текст”) возвращает значение текст, если, например, ячейки А13 и А14 обе содержат одинаковый текст.

Пример 7.18. Постановка задачи: Предположим, что нужно вывести в некоторой ячейке значение другой ячейки B4, если последняя содержит число строго между 1 и 100 и текстовое сообщение Значение вне интервала в противном случае.

Решение: Если, например, ячейка B4 содержит число 104, то формула  =ЕСЛИ(И(1<B4; B4<100);B4;"Значение вне интервала"), введенная в некоторую другую ячейку, возвратит текст Значение вне интервала, а если ячейка B4 содержит число 50, то эта формула возвратит число 50.

Пример 7.19. Постановка задачи: В ячейках А1, А2, А3 находятся числа 10, 6, 8 соответственно. В ячейку В1 введена формула =ЕСЛИ(РАНГ(A1;A1:A3;1)<=2;СРЗНАЧ(A3;2);МИН(A3;8;1)). Какое значение в ней отобразится?


Решение

Третий аргумент функции РАНГ указывает на то, что мы должны преобразовать исходную последовательность чисел 10, 6, 8 в возрастающую, т.е. в следующую последовательность 6,8,10. Поскольку число 10 занимает третью позицию в отсортированном по возрастанию списке 6,8,10, то функция РАНГ(A1;A1:A3;1) возвращает значение 3 (т.е. третье место для числа 10). Неравенство 3 <=2 является ложным и потому функция РАНГ(A1;A1:A3;1)<=2 возвращает значение ЛОЖЬ. Тогда функция ЕСЛИ возвращает значение, соответствующее своему третьему аргументу, т.е. вычисляемое вложенной функцией МИН(A3;8;1). В ячейке А3 находится число 8. Минимум трех чисел 8, 8, 1 равняется 1. Следовательно, в ячейке В1 отобразится значение 1.

Пример 7.20. Постановка задачи: В ячейках А1, А2, А3 находятся числа 10, 6, 10 соответственно. В ячейку В1 введена формула =ЕСЛИ(РАНГ(A1;A1:A3;1)<=2;СРЗНАЧ(A3;2);МИН(A3;8;1)). Какое значение в ней отобразится?

Решение аналогично предыдущей задаче, только отсортированный по неубыванию список будет таким 6, 10, 10 и потому два одинаковых числа 10 занимают две вторые позиции в полученной неубывающей последовательности. Поэтому функция РАНГ(A1;A1:A3;1) возвращает значение 2. Неравенство 2 <=2 является истинным и потому функция РАНГ(A1;A1:A3;1)<=2 возвращает значение ИСТИНА. Тогда функция ЕСЛИ возвращает значение, соответствующее своему второму аргументу, т.е. вычисляемое вложенной функцией СРЗНАЧ(A3;2). В ячейке А3 находится число 10. Среднее арифметическое двух чисел 10 и 2 равно 6. Следовательно, в ячейке В1 отобразится значение 6.

Пример 7.21. Постановка задачи: В ячейках А1, А2, А3 находятся числа 3, 8, 11 соответственно. В диапазон В1:В3 введена формула массива {=ЕСЛИ(A1:A3>СРЗНАЧ(A1;A3);A1:A3;0)}. Какое значение отобразится в ячейке В2?

Решение

Функция СРЗНАЧ(A1;A3) возвращает значение (3+11)/2, т.е. число 7. Поскольку нас интересует результат, возникающий в ячейке В2 диапазона В1:В3, надо провести анализ лишь второго неравенства в группе неравенств A1:A3>СРЗНАЧ(A1;A3). В ячейке А2 находится число 8. Его нужно сравнить с числом 7. Неравенство 8>7 является истинным. Следовательно, второе возвращаемое значение вложенной логической формулы массива A1:A3>СРЗНАЧ(A1;A3) есть ИСТИНА. А это значит, что второе возвращаемое значение функции ЕСЛИ соответствует второй позиции диапазона A1:A3, т.е. ячейке А2, в которой “лежит” число 8. Следовательно, в ячейке В2 отобразится значение 8.

Пример 7.22. Постановка задачи: В ячейках А1, А2, А3, А4 находятся числа 1, 4, 5, 7 соответственно. В диапазон В1:В4 введена формула массива {=ЕСЛИ(A1:A4>ТРАНСП({5;2;3;10});9;A1:A4)}. Какое значение отобразится в ячейке В4?

Решение

Функция ТРАНСП({5;2;3;10}) возвращает вертикальный одномерный массив {5:2:3:10}. Поскольку нас интересует результат, возникающий в ячейке В4 диапазона В1:В4, надо провести анализ лишь четвертого неравенства в группе неравенств A1:A4>ТРАНСП({5;2;3;10}). В ячейке А4 находится число 7. Его нужно сравнить с числом 10. Неравенство 7>10 является ложным. Следовательно, четвертое возвращаемое значение вложенной логической формулы массива A1:A4>ТРАНСП({5;2;3;10}) есть ЛОЖЬ. А это значит, что четвертое возвращаемое значение функции ЕСЛИ соответствует третьему аргументу этой функции, т.е. диапазону A1:A4. В нем нас интересует четвертая позиция - ячейка А4. В ней “лежит” число 7. Следовательно, в ячейке В4 отобразится значение 7.

Пример 7.23. Постановка задачи: Ячейка В1 содержит число 5. Какое значение возвращает функция =В$1*ЕСЛИ(В$1<10%;10%; ЕСЛИ(В1>20%;20%;30%))?

Решение

Во вложенных формулах В$1<10% и В1>20% оператор % возвращает значения 0,1 и 0,2 соответственно. Поскольку ячейка В1 содержит число 5, то первая из этих формул В$1<10% возвращает значение ЛОЖЬ, а вторая В1>20% - ИСТИНА (ведь неравенство 5<
0,1 ложно, а неравенство 5>0,2 истинно). Поэтому внешняя функция ЕСЛИ возвращает значение, которое вычисляет внутренняя функция ЕСЛИ(В1>20%;20%;30%), а та в свою очередь возвращает значение, соответствующее ее второму аргументу, т.е. число 0,2 (а не 20%, т.к. символ % во вложенной функции действует как оператор, преобразующий число 20% в число 0,2). Поэтому функция, заданная в условии задачи, возвращает значение, равное 5*0,2. Окончательный ответ 1.

Пример 7.24. Постановка задачи: Предположим, что рабочий лист содержит в ячейках B2:B7 фактические расходы (в тыс. руб.) районной администрации за первое полугодие. Ячейки C2:C7 содержат бюджетные данные за то же время. Требуется записать формулы для проверки соответствия бюджету расходов каждого месяца, генерируя в ячейках D2:D7 тексты сообщений Бюджет превышен на или Имеется резерв в. В ячейках Е2:Е7 – указать соответствующее превышение бюджета или имеющийся резерв. В ячейках F2:F7 – указать, на сколько ежемесячные расходы превышают соответствующие бюджетные поступления (+ отвечает превышению, - отвечает резерву). Рассчитать следующие итоговые величины за полугодие:

  •  Число месяцев, в течение которых расходы превышали бюджет.
  •  Общую сумму превышения расходов над бюджетом (только по тем месяцам, когда это происходило).
  •  Общую сумму резерва (только по тем месяцам, когда расходы были меньше бюджетных поступлений).
  •  Cуммарные расходы минус суммарный бюджет за полугодие.

Решение достигается в рамках построения таблицы и введения в ее ячейки формул, показанных ниже:

Справка

Функция ABS

Функция ABS возвращает модуль (абсолютную величину) числа. Синтаксис: ABS(Число), где Число - это действительное число, абсолютную величину которого требуется найти.

Иллюстративные примеры

  1.  Если ячейка A1 содержит отрицательное число -16, то функция =КОРЕНЬ(ABS(A1)) возвращает 4.
  2.  Функция =ABS(-2) возвращает 2.

Из последней таблицы могут быть получены также некоторые итоговые результаты, приведенные на следующем рисунке вместе с необходимыми расчетными формулами:

Из этих формул только одна  {=СУММ((B2:B7> C2:C7)*1)} требует специального пояснения. Чтобы понять, как «работают» все остальные, нужно обратиться к предыдущему материалу и приведенной ниже Справке. Формула массива B2:B7>C2:C7 (а это именно вложенная формула, хотя перед ней и нет знака равенства: во вложенных формулах и функциях знак равенства опускается) возвращает одно из двух значений ИСТИНА или ЛОЖЬ в зависимости от соотношения между числами, находящимися в соответствующих позициях столбцов B2:B7 и C2:C7 таблицы. Умножение на единицу после вложенной логической формулы (B2:B7> C2:C7) требуется для того, чтобы Ехсеl преобразовал логические константы ИСТИНА и ЛОЖЬ соответственно в 1 и 0. Функция массива {=СУММ(…)} суммирует эти единицы и нули, а результат суммирования показывает, сколько раз в формуле (B2:B7> C2:C7) реализуются правильные неравенства, т.е. в нашей задаче - число месяцев, в течение которых расходы превышали бюджет.

Справка

Функция СЧЁТЕСЛИ

Функция СЧЁТЕСЛИ подсчитывает количество ячеек внутри интервала, удовлетворяющих заданному критерию. Синтаксис: =СЧЁТЕСЛИ(Интервал;Критерий), где Интервал - это интервал, в котором нужно подсчитать число ячеек, удовлетворяющих простому Критерию. Критерий - это критерий в форме числа, выражения или текста, который определяет, какие ячейки надо подсчитывать. Например, Критерий может быть выражен следующим образом: 32, "32", ">32", "яблоки".

Иллюстративные примеры

  1.  Пусть ячейки A3:A6 содержат текстовые значения "яблоки", "апельсины", "персики", "яблоки" соответственно. Функция =СЧЁТЕСЛИ(A3:A6;"яблоки") возвращает значение 2, поскольку текст "яблоки" встречается в диапазоне A3:A6 два раза.
  2.  Пусть ячейки B3:B6 содержат числа 32, 54, 75, 86 соответственно. Функция =СЧЁТЕСЛИ(B3:B6;">55") возвращает значение 2, поскольку в диапазоне B3:B6 имеются два числа  75 и 86, превышающие число 55.

Функция СУММЕСЛИ

Функция СУММЕСЛИ суммирует значения ячеек, специфицированных заданным критерием. Синтаксис: =СУММЕСЛИ
(Проверяемый_Интервал;Критерий;Сумм_интервал), где Проверяемый_Интервал - это интервал ячеек, для каждой из которых происходит проверка простого Критерия. Критерий - это критерий в форме числа, выражения или текста, действие которого распространяется на Проверяемый_Интервал. Например, критерий может быть выражен как 32, "32", ">32", "яблоки". Сумм_интервал - это тот диапазон ячеек, значения которых учитываются при суммировании, если Критерий в соответствующих позициях Проверяемого_Интервала вырабатывает логическое значение ИСТИНА, и значения которых не учитываются при суммировании в противном случае. Если Сумм_интервал опущен, то суммируются ячейки в аргументе Проверяемый_Интервал.

Иллюстративный пример

Пусть ячейки A1:A4 содержат следующие величины стоимости для четырех домов: 100 т.р., 200 т.р., 300 т.р., 400 т.р. соответственно, а ячейки B1:B4 содержат соответствующие величины комиссионных при продаже домов: 7000 руб., 14000 руб., 21 000 руб., 28 000 руб. Функция =СУММЕСЛИ(A1:A4;">160 т.р.";B1:B4) вычисляет сумму комиссионных для тех домов, стоимость которых превышает 160 т.р. Она возвращает значение равное 63 000 руб.

Пример 7.25. Постановка задачи: В ячейках А1, А2, А3 находятся текстовые значения М, С, М соответственно. В ячейку В1 введена формула =ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A1:A3;"М")<=1;МАКС(3;0;7);СРЗНАЧ(1;15)). Какое значение в ней отобразится?

Решение: Поскольку в ячейках А1, А2, А3 текст М встречается два раза, то вложенная функция СЧЁТЕСЛИ(A1:A3;"М") возвращает значение 2. Поскольку 2>1 – истинное неравенство, то вложенная функция СЧЁТЕСЛИ(A1:A3;"М")<=1 возвращает значение ЛОЖЬ. Тогда функция ЕСЛИ возвращает значение, соответствующее своему третьему аргументу, т.е. вычисляемое вложенной функцией СРЗНАЧ(1;15). Среднее арифметическое двух чисел 1 и 15 равно 8. Следовательно, в ячейке В1 отобразится значение 8.

Пример 7.26. Постановка задачи: В ячейках А1, А2, А3, А4 находятся текстовые значения Cаша, Маша, Даша, Маша соответственно. В диапазоне В1:В4 находятся числовые значения 6, 2, 9, 4 соответственно. Какое отображаемое значение возникает в ячейке D1, если в диапазон С1:D1 вводится формула массива {=ЕСЛИ(СУММЕСЛИ(A1:A4; А4;B1:B4)<={1;6};МАКС(B1:B4);СРЗНАЧ(B1:B4))}?

Решение: В ячейке А4 находится текст Маша. Функция СУММЕСЛИ(A1:A4;А4;B1:B4) суммирует те значения диапазона B1:B4, для которых значения диапазона A1:A4 совпадают со значением ячейки А4, т.е. с текстом Маша. Такое совпадение реализуется для ячеек А2 и А4. Поэтому нужно найти сумму чисел в ячейках В2 и В4. Промежуточный результат этого этапа решения задачи равен (2+4) = 6. Далее, поскольку нас интересует результат, возникающий в ячейке D1 диапазона С1:D1, надо провести анализ лишь второго неравенства в группе неравенств СУММЕСЛИ(A1:A4;А4;B1:B4)<={1;6}, т.е. выяснить справедливость неравенства 6<=6, которое, очевидно, является истинным. Поэтому внешняя функция ЕСЛИ возвращает значение, вычисляемое вложенной функцией МАКС(B1:B4), а та в свою очередь возвращает максимальное значение конечного числового множества 6, 2, 9, 4, т.е. число 9. Следовательно, в ячейке D1 отобразится значение 9.

Пример 7.27. Цель: Разобраться как «работает» функция ВПР и в каких случаях следует вводить формулы массивов в отдельные ячейки.

Постановка задачи: Два цеха производят продукцию трех видов А, Б, В, причем цех 1 производит продукцию видов А и Б, а цех 2 – видов Б и В. Каждый вид продукции выпускается в двух вариантах соответствующих артикулов: продукции вида А соответствуют артикулы А1 и А2, продукции вида Б – артикулы Б1 и Б2, продукции вида В – артикулы В1 и В2. Имеется информация о количестве продукции, произведенной каждым цехом за январь и февраль. Известны также издержки, приходящиеся на единицу продукции каждого артикула. Подзадача 1: Определить общие издержки по продукции каждого артикула, выпущенной каждым цехом в январе и феврале. Подзадача 2: Определить также

  •  количество продукции вида Б, выпущенной цехом 1 в феврале, и соответствующие общие и средние издержки, приходящиеся на ед. продукции,
  •  количество продукции вида Б, выпущенной обоими цехами за оба месяца, и соответствующие общие и средние издержки, приходящиеся на ед. продукции,
  •  количество продукции вида Б, выпущенной обоими цехами в январе, и соответствующие общие и средние издержки, приходящиеся на ед. продукции,
  •  количество продукции, выпущенной цехом 1 в январе, и соответствующие общие и средние издержки, приходящиеся на ед. продукции,
  •  количество продукции, выпущенной цехом 1 за оба месяца, и соответствующие общие и средние издержки, приходящиеся на ед. продукции,
  •  количество продукции артикула Б2, изготовленное обоими цехами за два месяца,
  •  количество продукции артикула Б2, изготовленное цехом 2 за два месяца,
  •  долю продукции артикула Б2, изготовленной цехом 2 за два месяца, в общем объеме продукции этого артикула, изготовленной обоими цехами за два месяца,
  •  общие издержки по изготовлению продукции артикула Б2 цехом 2 за два месяца,
  •  долю издержек цеха 2 по изготовлению продукции артикула Б2 за два месяца в общих издержках по изготовлению продукции этого артикула обоими цехами за два месяца,
  •  долю издержек цеха 2 по изготовлению продукции артикула Б2 за два месяца в общих издержках по изготовлению продукции вида Б обоими цехами за два месяца.

Результат решения подзадачи 1:

 Предварительные действия:

  1.  В ячейки диапазона А13:А18 введен текст янв, и им назначен скрытый формат (<Ctrl > + <1> / Число / Все форматы / Выбор скрытого формата ;;; / <ОК>).
  2.  В ячейки диапазона А20:А24 введен текст фев, и им назначен скрытый формат.
  3.  В ячейки диапазонов В13:В14 и В20:В21 введен текст цех 1, и им назначен скрытый формат.
  4.  В ячейки диапазонов В16:В18 и В23:В24 введен текст цех 2, и им назначен скрытый формат.

Примечание: Введенные текстовые данные потребуются при решении подзадачи 2; скрытый формат можно было бы не назначать, но это ухудшит структурированность таблицы.

  1.  Столбцы G, H, I, J, K, L скрыты: в них содержатся иные варианты решения подзадачи 1, которые будут обсуждаться после основного варианта, соответствующего столбцу F.

Обсуждение решения подзадачи 1:

В диапазонах А12:Е24 и М12:N17 содержатся исходные данные задачи. Результат решения подзадачи 1 содержится в диапазоне F12:F24. С математической точки зрения обе подзадачи решаются элементарно. Так, например, чтобы найти общие издержки при выпуске цехом 2 продукции вида Б артикула Б1 нужно перемножить соответствующие объем выпуска (который введен в ячейку Е15) на издержки, приходящиеся на единицу продукции этого артикула (которые содержатся в ячейке N14). Чтобы получить этот частный результат, мы могли бы в ячейку F15 ввести формулу = Е15*N14 и аналогичным образом поступить при нахождении всех остальных частных результатов решения подзадачи 1. Но тогда нам потребовалось бы в диапазон F12:F24 ввести 13, хотя и однотипных, но различных формул. Excel позволяет автоматизировать этот процесс вводом в ячейку F12 одной главной формулы =ВПР(D12;$M$12:$N$17;2;0)*E12 с последующим ее копированием в остальные ячейки диапазона F12:F24 (так что, например, в ячейке F13 «лежит» формула =ВПР(D13;$M$12:$N$17; 2;0)* *E13, в ячейке F14 «лежит» формула =ВПР(D14;$M$12:$N$17; 2;0)*E14 и т.д.). Функция ВПР, содержащаяся в ячейке F12, “работает” следующим образом: она находит точное соответствие значения ячейки D12 (т.е. текста А1) такому же значению первого столбца диапазона $M$12:$N$17 и возвращает соответствующее значение второго столбца этого диапазона (в данном случае – значение ячейки N12, т.е. издержки, приходящиеся на выпуск единицы продукции артикула А1). Аналогичным образом эта функция “работает” и в остальных ячейках диапазона F13:F24. Более подробная информация о синтаксисе функции содержится ниже в Справке.

Справка

Функция ВПР (“Вертикальный ПРосмотр”)

Функция ВПР ищет значение в крайнем левом столбце таблицы и возвращает значение в той же строке из указанного (аргументом Номер_столбца) столбца таблицы. Синтаксис: ВПР(Искомое_значение; Инфо_таблица;Номер_столбца;Интервальный_просмотр), где:

  •  Искомое_значение - это значение, которое должно быть найдено в первом столбце Инфо_таблицы (Искомое_значение может быть значением, ссылкой или текстовой строкой);
  •  Инфо_таблица - это таблица с информацией, в которой ищутся данные(в качестве аргумента Инфо_таблица можно использовать ссылку на интервал или имя интервала, например, БазаДанных или Список);
  •  Номер_столбца - это номер столбца в Инфо_таблице, в котором должно быть найдено соответствующее значение (если Номер_столбца равен 1, то возвращается значение из первого столбца аргумента Инфо_таблица; если Номер_столбца равен 2, то возвращается значение из второго столбца аргумента инфо_таблица и так далее. Если Номер_столбца меньше 1, то функция ВПР возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!; если номер_столбца больше, чем количество столбцов в аргументе Инфо_таблица, то функция ВПР возвращает значение ошибки #ССЫЛ!);
  •  Аргумент Интервальный_просмотр является логической константой (который в случае значения ИСТИНА можно заменить единицей, а в случае значения ЛОЖЬ - нулем). Если Интервальный_просмотр имеет значение ИСТИНА, то значения в первом столбце аргумента Инфо_таблица должны быть обязательно расположены в возрастающем порядке, например, в таком: ..., -2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, ЛОЖЬ, ИСТИНА; в противном случае функция ВПР может выдать неправильный результат (Сортировку по возрастанию можно выполнить с помощью команд Данные / Сортировка / Установить переключатель По Возрастанию / <ОК>). Если Интервальный_просмотр имеет значение ЛОЖЬ, то Инфо_таблица не обязана быть отсортированной по возрастанию.

При использовании функции ВПР нужно иметь ввиду следующие обстоятельства:

  1.  Значения в первом столбце аргумента Инфо_таблица могут быть текстами, числами или логическими значениями. При этом регистр не учитывается (т. е. строчные и заглавные буквы не различаются).
  2.  Аргумент Интервальный_просмотр определяет, нужно ли, чтобы функция ВПР искала точное или приближенное соответствие. Если этот аргумент имеет значение ИСТИНА или опущен, то возвращается приблизительно соответствующее значение. Другими словами, если точное соответствие не найдено, то возвращается наибольшее значение, которое меньше, чем Искомое_значение. Если этот аргумент имеет значение ЛОЖЬ, то функция ВПР ищет точное соответствие. Если таковое не найдено, то возвращается значение ошибки #Н/Д.
  3.  Если ВПР не может найти искомое_значение и аргумент Интервальный_просмотр имеет значение ИСТИНА, то используется наибольшее значение, которое меньше, чем искомое_значение.
  4.  Если Искомое_значение меньше, чем наименьшее значение в первом столбце аргумента Инфо_таблица, то функция ВПР возвращает значение ошибки #Н/Д.
  5.  Если функция ВПР не может найти Искомое_значение и Интервальный_просмотр имеет значение ЛОЖЬ, то функция ВПР возвращает значение ошибки #Н/Д  (не доступно).

Иллюстративные примеры

На приведенной части рабочего листа

диапазон A4:C12 имеет имя Показатели. Ниже рассмотрены некоторые возможные варианты “работы” функции ВПР на указанном диапазоне:

  1.  Функция = ВПР(1;Показатели;1;ИСТИНА) возвращает значение 0,946 из ячейки А10 первого столбца (крайнего левого в Инфо_таблице, которая в данном случае есть ни что иное, как диапазон A4:C12) диапазона с именем Показатели, поскольку число 0,946 является наибольшим в этом столбце, не превышающим единицы (отметим, что: первый столбец отсортирован по возрастанию; аргумент Искомое_значение равен 1; аргумент Номер_столбца также равен 1).
  2.  Функция = ВПР(1;Показатели;2) возвращает значение 2,17 из ячейки В10 второго столбца диапазона Показатели (отметим, что аргумент Интервальный_просмотр опущен), поскольку число 0,946 является наибольшим, не превышающим единицы, в первом столбце (отметим, что возвращаемое значение “лежит” в той ячейке второго столбца Инфо_таблицы, которая “соседствует” с ячейкой с числом 0,946 ее крайнего левого столбца).
  3.  Функция = ВПР(1;Показатели;3;ИСТИНА) возвращает значение 100 из ячейки С10 третьего столбца Инфо_таблицы.
  4.  Функция = ВПР(0,746;Показатели;3;ЛОЖЬ) возвращает значение 200 из ячейки С8 третьего столбца Инфо_таблицы, поскольку функция ВПР ищет и находит точное совпадение аргумента Искомое_значение, равного 0,746, с числом 0,746 в первом столбце Инфо_таблицы в ячейке А8.
  5.  Функция = ВПР(0,1;Показатели;2;ИСТИНА) возвращает значение ошибки #Н/Д (не доступно), поскольку 0,1 меньше, чем наименьшее значение 0,457 в столбце A.
  6.  Функция = ВПР(2;Показатели;2;ИСТИНА) возвращает значение 1,71.

Другие возможные (в том числе и неправильные) варианты решения подзадачи 1 представлены в двух следующих таблицах:

Вариант

Ячейка или диапазон                                                                                                                                                                                                                 

Формула

Тип формулы

вариант 2

G12:G24

{=ВПР(D12:D24;$M$12:$N$17;2;0)*E12:E24}

формула массива

вариант 3

$H$12

=СУММ((D12=$M$12:$M$17)*$E$12:$E$24*$N$12:$N$17)

главная формула

вариант 4

$I$12

=СУММ((D12=$M$12:$M$17)*E12*$N$12:$N$17)

главная формула

вариант 5

J12

{=СУММ((D12=$M$12:$M$17)*E12*$N$12:$N$17)}

формула  массива как главная формула

вариант 6

$K$12

=СУММ(ЕСЛИ(D12=$M$12:$M$17;E12*$N$12:$N$17))

главная формула

вариант 7

L12

{=СУММ(ЕСЛИ(D12=$M$12:$M$17;E12*$N$12:$N$17))}

формула  массива как главная формула

Вариант 2 реализует метод решения подзадачи 1, аналогичный рассмотренному выше, но в нем используется формула массива. В вариантах 3, 4 и 6 показаны примеры неверного решения подзадачи 1. Внимательно проанализируйте формулы, приведенные в последней таблице для этих вариантов, и попробуйте найти ответ на вопрос, почему они приводят к неправильному результату. Обратите внимание на два обстоятельства: на размерности диапазонов, которые входят в эти формулы, а также на то, что Excel пытается обрабатывать эти диапазоны как формулы массивов, но, поскольку формулы введены как обычные “ячеечные” формулы, останавливается на первом шаге. Наоборот, формулы массивов, реализующие варианты 5 и 7, приводят к верному результату. Их также имеет смысл внимательно проанализировать. По-существу, они дают более простой способ решения подзадачи 1 по сравнению с основным вариантом, в котором применяется функция ВПР. Обратим внимание на то, что в вариантах 4 и 5, 6 и 7 используются попарно одинаковые формулы, но в вариантах 4 и 6 они введены как обычные “ячеечные” формулы, а в вариантах 5 и 7 они введены, хотя и в отдельные ячейки, но как формулы массивов, причем последние являются главными формулами соответственно для диапазонов J12:J24 и L12:L24.

Разберем для примера, как «работает» формула {=СУММ(ЕСЛИ(D12=$M$12:$M$17;E12*$N$12:$N$17))}. В ней значение ячейки D12 сравнивается с каждым значением диапазона $M$12:$M$17. В тех случаях, когда имеет место совпадение, функция ЕСЛИ возвращает соответствующее значение из диапазона $N$12:$N$17, умноженное на значение ячейки Е12, в противном случае возвращается значение 0 (НУЛЬ). Функция СУММ, введенная в ячейку L12 как формула массива, суммирует все эти нулевые и ненулевые значения (в данном случае имеется только одно ненулевое значение). Результат, как видно из предпоследнего рисунка, оказывается правильным.

Решение подзадачи 2 приведено в таблицах, расположенных ниже по тексту.

В диапазон С28:С32 введена формула массива {=B28:B32/
A28:A32}, по которой рассчитываются соответствующие издержки, приходящиеся на единицу продукции, как частное от деления общих издержек на суммарный объем произведенной продукции.

Обсудим для примера, как «работает» формула {=СУММ(($A12:$A24="фев")*($B12:$B24="ЦЕХ1")*($C12:$C24="Б")*F12:F24)}, которая (хотя и является формулой массива) вводится в одну ячейку, а не в диапазон, и по которой рассчитываются общие издержки по изготовлению продукции вида Б цехом 1 в феврале. Напомним, что в диапазоне А19:А24 находится текст фев, для ячеек которого функция $A12:$A24="фев" возвращает значение 1 (ИСТИНА). Для остальных ячеек А12:А18 эта функция возвращает значение 0 (ЛОЖЬ).Аналогично «работают» две другие вложенные функции $B12:$B24="ЦЕХ1" и $C12:$C24="Б". Поэтому для тех ячеек трех диапазонов А12:А24, B12:B24 и C12:C24, для которых эти три функции одновременно возвращают значение, равное 1, функция СУММ суммирует соответствующие значения ячеек диапазона F12:F24. Остальные значения этого диапазона умножаются на НУЛЬ и потому не вносят вклада в общий итог.

На остальные вопросы подзадачи 2 ответ содержится в следующих двух таблицах:

 Вопрос: Почему отображаемые значения ячеек I36 и I43 одинаковы, а отображаемые значения ячеек I38 и I45 различны?

 Совет: Обдумайте формулы, которые содержатся в ячейках диапазона I35:I45. Особое внимание обратите на ячейки I38 и I45.

Вопросы для самопроверки

  1.  Какое понятие является более общим в Ехсеl: формула или функция?
  2.  Какое значение возвращает формула = -(-2)^2+(-2)^2?
  3.  Какой из операторов % или * имеет более высокий приоритет?
  4.  Сколько форматов ссылок имеется в Ехсеl?
  5.  Ударом по какой клавише производится очистка выделенной ячейки с формулой?
  6.  Оказывает ли влияние перемещение влияющих и зависимых ячеек на правильность вычислений по формулам Ехсеl?
  7.  Происходит ли изменение операндов при перемещении только зависимых ячеек?
  8.  Происходит ли изменение операндов в зависимых ячейках при перемещении только влияющих ячеек?
  9.  Происходит ли изменение операндов при копировании формулы, содержащей только абсолютные ссылки?
  10.  Происходит ли изменение операндов при копировании формулы, содержащей в качестве ссылки имя, заданное по умолчанию?
  11.  Происходит ли изменение операндов при копировании формулы, содержащей только относительные ссылки?
  12.  Происходит ли изменение операндов при копировании формулы, содержащей только смешанные ссылки?
  13.  Можно ли внешние фигурные скобки в формулах массивов набирать с клавиатуры?
  14.  Следует ли фигурные скобки в массивах констант набирать с клавиатуры?
  15.  Какая команда используется для ввода формулы массива?
  16.  Ячейка А1 содержит число 16. Какое значение возвращает функция

=A$1*ЕСЛИ(A$1<10;10%;1) *ЕСЛИ(ИЛИ(A$1>=10;A$1<20);20%;1)?

  1.  В ячейках А1, А2, А3, А4 находятся числа 0, 4, 5, 0 соответственно. В диапазон В1:В4 введена формула массива {=ЕСЛИ(A1:A4> >ТРАНСП({5;2;3;4});A1:A4;9)}. Какое значение отобразится в ячейке В4?
  2.  В ячейках А1, А2, А3, А4 находятся текстовые значения а, б, а, в соответственно. В диапазоне В1:В4 находятся числовые значения 1, 2, 3, 4 соответственно. Какое отображаемое значение возникает в ячейке D1, если в диапазон С1:D1 вводится формула массива {=ЕСЛИ(СУММ-ЕСЛИ(A1:A4;"а";B1:B4)>={1;5}; МАКС(B1:B4); СРЗНАЧ(B1:B4))}?
  3.  В ячейках А1, А2, В1, В2 находятся соответственно числа 1, 2, 3, 4. В ячейку С3 введена формула  =А$1+$В1. Какая формула возникнет в ячейке С4 при копировании в нее содержимого ячейки С3? Предполагается, что все остальные ячейки рабочего листа являются пустыми.
  4.  В ячейках А1 и В2 находятся соответственно числа 1, 2. В ячейку С3 введена формула  =А$1+ИМЯ_В2, где ИМЯ_В2 – имя ячейки В2, заданное по умолчанию. Какая формула возникнет в ячейке C4 при копировании в нее содержимого ячейки С3? Предполагается, что все остальные ячейки рабочего листа являются пустыми.

Контрольные вопросы

  1.  В ячейках А1, А2, А3 находятся числа 3, 4, 5 соответственно. В ячейку В1 введена формула =ЕСЛИ(РАНГ(5;A1:A3;1)<=1; СРЗНАЧ(1;2;3);МИН(1;8;7)). Какое значение в ней отобразится?
  2.  Ячейка А1 содержит число 18. Какое значение возвращает функция  =A$1*ЕСЛИ(A$1<10;1%;1)*ЕСЛИ(И(A$1>=10;A$1<20); 2%;1)?
  3.  В ячейках А1, А2, А3, А4 находятся текстовые значения а, б, а, в соответственно. В диапазоне В1:В4 находятся числовые значения 1, 2, 3, 4 соответственно. Какое значение возвращает формула =ЕСЛИ(СУММ-ЕСЛИ(A1:A4;"а";B1:B4)>=4; МАКС(B1: B4);СРЗНАЧ(1;9))?
  4.  Ячейка А1 содержит число 10. Какое значение возвращает функция =A1*(ЕСЛИ(A$1<10;10%)+ ЕСЛИ(И(A1>=10;A1<20); 20%))?
  5.  В ячейках А1, А2, А3 находятся текстовые значения а, б, в соответственно. В ячейку В1 введена формула =ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A1:A3; "б")<=1;МАКС(3;5;7);СРЗНАЧ(1;9)). Какое значение в ней отобразится?
  6.  В ячейках А1, А2, А3, А4 находятся текстовые значения а, б, а, в соответственно. В диапазоне В1:В4 находятся числовые значения 1, 2, 3, 4 соответственно. Какое отображаемое значение возникает в ячейке C1, если в диапазон С1:D1 вводится формула массива {{=ЕСЛИ(СУММЕСЛИ(A1: :A4;"а";B1:B4)<{1;6};МАКС(B1:B4); СРЗНАЧ(B1: B4))}?
  7.  Какой оператор следует использовать для конкатенации текстовых строк?
  8.  В ячейках А1, А2, В1, В2 находятся соответственно числа 1, 2, 3, 4. В ячейку С3 введена формула  =А$1+$В1. Какая формула возникнет в ячейке D3 при копировании в нее содержимого ячейки С3? Предполагается, что все остальные ячейки рабочего листа являются пустыми.
  9.  В ячейках А1 и В2 находятся соответственно числа 1 и 4. В ячейку С3 введена формула  =А1+В2. Какое значение возникнет в ячейке D3 при перемещении блока В2:С3 вправо на одну ячейку? Предполагается, что все остальные ячейки рабочего листа являются пустыми.

Задания для лабораторных работ (для всех вариантов)

  1.  Постановка задачи: Для рабочих, занятых на двух видах работ, введена почасовая система оплаты труда, зависящая от вида выполняемых работ. Кроме основного заработка, начисляемого исходя из общего объема отработанного времени, определены премиальные, начисляемые как процент от основного заработка за вычетом удержаний. Предполагается, что удержания с премиальных меньше удержаний с основного заработка. Соответствующие числовые значения и прочие сведения указаны ниже в таблицах входных данных. Определить суммы к выплате, получаемые из кассы каждым рабочим.

Примечание: Задача носит учебный характер и может не соответствовать реальной ситуации.

  1.  Постановка задачи: Имеются данные об объемах реализации трех товаров по трем различным ценам в одном магазине за второй квартал года (числовые значения см. ниже). Требуется найти:
  •  Ежемесячную выручку от реализации каждого товара.
  •  Итоговую выручку от реализации всех товаров за каждый месяц и в целом за квартал, а также каждого товара в целом за квартал.
  •  Среднюю выручку от реализации всех товаров за каждый месяц и среднюю выручку от реализации каждого товара за квартал.
  •  Среднюю суммарную выручку по всем товарам за квартал.
  •  Среднюю ежемесячную выручку по всем товарам за квартал.
  •  Максимальную и минимальную выручку от реализации по всем товарам за каждый месяц.
  •  Максимальную и минимальную выручку от реализации каждого товара за квартал.
  •  Процент месячной выручки от реализации всех товаров в общей суммарной выручке магазина за квартал.
  •  Процент суммарной выручки, полученной от реализации каждого данного товара за квартал, в общем квартальном итоге работы магазина.

Кроме этого, требуется ранжировать товары по объему полученной от их реализации выручки в каждом месяце и в целом за квартал (естественно, лучшим считается тот товар, от реализации которого возникла максимальная выручка).

Входные данные:

Блоку с числовыми значениями цен назначьте имя Цена, блоку с числовыми значениями объемов реализации назначьте имя Объем_реализации. Используйте эти имена в соответствующей формуле массива при вычислении выручки от реализации каждого товара в каждом месяце квартала. По полученным данным постройте какие-либо гистограмму и круговую диаграмму.

  1.  Используя формулу массива, требуется извлечь квадратный корень из каждого из четырех положительных чисел, записанных в четырех смежных ячейках (числа введите самостоятельно). Используя функцию ТРАНСП, транспонируйте данные, находящиеся в диапазоне предыдущего массива. При этом под результат отведите другой диапазон. Используя функцию ЦЕЛОЕ, найдите целые части чисел в последнем диапазоне массива. Используя вложенные функции, выполните эти три действия (т.е. извлечение корней, транспонирование и нахождение целых частей чисел) за один шаг. Измените диапазон ссылок, добавив к исходным четырем числам еще два. Проведите соответствующее редактирование диапазона массива (чтобы он включал не четыре, как ранее, а шесть значений).
  2.  Решите предыдущую задачу в ситуации, когда исходные четыре числа представлены не массивом ссылок, а массивом констант.
  3.  Используя понятие главной формулы и смешанные ссылки обоих форматов, составить двухмерную таблицу значений функции f(x,y) при условии, что независимые переменные х и у принимают значения от 1 до 10 с шагом 1. Значения переменной х разместить в столбце, значения переменной у – в строке, значения функции f(x,y) – на пересечении соответствующих строк и столбцов. Решить задачу также и с использованием формул массивов.

Вариант

f(x,y)

Вариант

f(x,y)

1

10

2

11

3

12

4

13

5

14

6

15

7

16

8

17

9

18

  1.  Выбрав отрезок и шаг табуляции, создать ряды данных для двух произвольных непрерывных функций. Построить их графики на одной диаграмме.
  2.  Придумать какую-либо разрывную функцию с разрывом первого рода в одной точке ее области определения. Для этой функции создать ряд данных и построить ее график.
  3.  Используя функцию СЦЕПИТЬ, сцепить слово месяц со списком автозаполнения, состоящим из названий месяцев. После создания нового списка, скопируйте только значения полученного блока формул, применяя 1) команду Правка / Специальная вставка и 2) процедуру D&D_ПКМ …… .
  4.  Составить таблицу истинности функции И для случая двух аргументов.
  5.  Введите в некоторую ячейку произвольное число. В другую ячейку введите формулу, возвращающую значение ИСТИНА, если число принадлежит интервалу (-6,6). В противном случае эта формула должна возвратить значение ЛОЖЬ.
  6.  Введите в три ячейки произвольные числа. В четвертую ячейку введите формулу, возвращающую значение ИСТИНА, если каждое из чисел является отрицательным. В противном случае эта формула должна возвратить значение ЛОЖЬ. Задачу решить двумя способами: 1) используя функцию И, 2) без применения логических функций, учитывая, что нечетное число отрицательных чисел отрицательно тогда и только тогда, когда их произведение отрицательно; в этом случае результирующими значениями должны быть числа 1 или 0 вместо логических значений ИСТИНА или ЛОЖЬ.
  7.  Введите в три ячейки произвольные числа. В четвертую ячейку введите формулу, возвращающую значение ИСТИНА, если хотя бы одно из чисел является отрицательным. В противном случае эта формула должна возвратить значение ЛОЖЬ.
  8.  Следующие индивидуальные задания сначала выполните устно, а затем проверьте правильность результата решением соответствующей задачи в Excel. Ввод формул реализуйте двумя способами: с использованием Мастера функций и клавиатурным набором. При вводе формул с клавиатуры следуйте правилам:
  •  сначала вводится имя функции (имена функций можно вводить прописными буквами),
  •  затем вводятся круглые скобки в парах (т.е. () ),
  •  затем - разделители полей (т.е. ;) в требуемом по синтаксису каждой функции количестве,
  •  затем заполняются поля (т.е. промежутки между разделителями),
  •  для вложенных функций выполняются аналогичные действия,
  •  если возникает надобность в вводе двойных кавычек, их тоже вводите попарно; затем вставляйте курсор между кавычками и вводите требуемый текст.

После фиксации ввода формулы и проверки результата, скопируйте зависимую ячейку или диапазон массива в какое-либо свободное место рабочего листа. Проанализируйте формулу и отображаемое значение, которое возникает в ячейке-образе (или в массиве-образе, если речь идет о копировании диапазона массива).

Вариант

Задача

1

В ячейках А1, А2, А3, А4 находятся текстовые значения мама, папа, мама, папа соответственно. В диапазоне В1:В4 находятся числовые значения 10, 20, 30, 40 соответственно. Какое отображаемое значение возникает в ячейке D1, если в диапазон С1:Е1 вводится формула массива {=ЕСЛИ(СУММ-ЕСЛИ($A$1:$A$4;"папа";$B$1:$B$4)>={10;60;50}; МАКС(B1:B4);СРЗНАЧ(B1:B4))}?

2

В ячейках А1, А2, А3, А4 находятся текстовые значения а, б, а, в соответственно. В диапазоне В1:В4 находятся числовые значения 1, 2, 3, 4 соответственно. Какое отображаемое значение возникает в ячейке D1, если в диапазон С1:D1 вводится формула массива {=ЕСЛИ(СУММЕСЛИ($A$1:A4;" ";$B$1: $B$4)>={1;0};МАКС(B1:B4);СРЗНАЧ(B1:B4))}?

3

В ячейках А1, А2, А3, А4 находятся текстовые значения F, G, G, J соответственно. В диапазоне В1:В4 находятся числовые значения 1, 2, 3, 4 соответственно. Какое отображаемое значение возникает в ячейках D1 и Е1, если в диапазон С1:Е1 вводится формула массива {=ЕСЛИ(СУММЕСЛИ($A$1:$A$4;А2; $B$1:$B$4)<{1;6;4};МИН(B1:B4);СРЗНАЧ(B1:B4))}?

4

В ячейках А1, А2, А3, А4 находятся текстовые значения а, б, а, в соответственно. В диапазоне В1:В4 находятся числовые значения 1, 2, 3, 4 соответственно. Какое значение возвращает формула =ЕСЛИ(СУММЕСЛИ($A$1:$A$4;А1;$B$1:$B$4)>=4; МАКС(B1:B4);СРЗНАЧ(B1:B4))?

5

В ячейках А1, А2, А3 находятся текстовые значения S, W, Q соответственно. В ячейку В1 введена формула =ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$3;"W")<=1; СРЗНАЧ(2;8);МИН(0;5;7)). Какое значение в ней отобразится?

6

В ячейках А1, А2, А3 находятся числа 2, 5, 5 соответственно. В ячейку В1 введена формула =ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$3;">4")<=1;РАНГ($A$1;  $A$1: $A$3;);СРЗНАЧ(A1;А3)). Какое значение в ней отобразится?

7

В ячейках А1, А2, А3 находятся числа 4, 7, 7 соответственно. В ячейку В1 введена формула =ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($A$1: $A$3;">=7")>=2;РАНГ(A1; A1:A3;);СРЗНАЧ($A$1; 9)). Какое значение в ней отобразится?

8

В ячейках А1, А2, А3 находятся числа 1, 2, 3 соответственно. В ячейку В1 введена формула =ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($A$1: $A$3;"<=3")>=3;РАНГ($A$3; A1:A3;1);СРЗНАЧ(A1;11)). Какое значение в ней отобразится?

9

В ячейках А1, А2, А3 находятся числа 7, 7, 8 соответственно. В ячейку В1 введена формула =ЕСЛИ(РАНГ($A$3;$A$1:$A$3;1)<=3;СРЗНАЧ(A$3;2); МАКС($A1;0;7)). Какое значение в ней отобразится?

10

В ячейках А1, А2, А3 находятся числа 3, 4, 5 соответственно. В диапазон В1:В3 введена формула массива {=ЕСЛИ($A$1: $A$3<=СРЗНАЧ($A$2; $A$3);A1:A3;0)}. Какое значение отобразится в ячейке В2?

11

В ячейках А1, А2, А3, А4 находятся числа 1, 4, 5, 1 соответственно. В диапазон В1:В4 введена формула массива {=ЕСЛИ($A$1: $A$4>ТРАНСП({5;2;3;4});
A1:A4; РАНГ($A$2;A1:A3;1))}. Какое значение отобразится в ячейках В3 и В4?

12

В ячейках А1, А2, А3, А4 находятся числа 3, 4, 6, 6 соответственно. В диапазон В1:Е1 введена формула массива {=ЕСЛИ(ТРАНСП($A$1: $A$4)>{6;7;3;8};
ТРАНСП(A1:A4);”TRUE”)}. Какое значение отобразится в ячейке D1?

13

В ячейках А1, А2, А3, А4 находятся числа 0, 3, 5, 8 соответственно. В диапазон В1:Е1 введена формула массива {=ТРАНСП(ЕСЛИ($A$1: $A$4>=5;A1))}. Какое значение отобразится в ячейке D1?

14

Ячейка А1 содержит число 40. Какое значение возвращает функция =A1(ЕСЛИ(A$1<1000%;10%)+
ЕСЛИ(И(A1>=1000%;A1<=20);20%))?

15

Ячейка А1 содержит число 10. Какое значение возвращает функция =A$1ЕСЛИ(A$1<1000%;10%;
ЕСЛИ($A$1<2000%;20%;30%))?

16

Ячейка А1 содержит число 10. Какое значение возвращает функция =$A$1ЕСЛИ($A$1<=1000%; 10%;1)ЕСЛИ(ИЛИ($A$1>=10;$A$1<2000%); 20%;1)?

17

Ячейка А1 содержит число 10. Какое значение возвращает функция =$A$1ЕСЛИ(A$1<10;1%;1)
ЕСЛИ(И($A$1>=1000%;$A$1<2000%);2%;1)?

18

В ячейках А6 и В6 содержится различный текст: FYZ и HYZ соответственно. Ячейка С6 содержит число 8. Какое значение возвращает формула =ЕСЛИ(ИЛИ(НЕ($A$6<>$B$6));НЕ($C$6=8);
НЕ(В$6 <>HYZ)?
  1.  Постановка задачи: Предположим, что рабочий лист содержит в ячейках B2:B7 фактические выпуски (в тыс. руб.) продукции цехов некоторого предприятия за полугодие. Ячейки C2:C7 содержат плановые показатели выпуска продукции по цехам за то же время. Требуется записать формулы для проверки соответствия плану фактических выпусков продукции каждого цеха, генерируя в ячейках D2:D7 тексты сообщений План превышен на или План недовыполнен на. В ячейках Е2:Е7 – указать соответствующее превышение фактических выпусков над плановыми показателями или недовыполнение плана. В ячейках F2:F7 – указать, на сколько ежемесячные фактические выпуски превышают соответствующие плановые показатели (+ отвечает превышению факта над планом, - отвечает недовыполнению плана). Рассчитать итоговые величины за полугодие по цехам:
  •  Число цехов, превысивших план.
  •  Число цехов, недовыполнивших план.
  •  Общую сумму превышения факта над планом по цехам, перевыполнившим план.
  •  Общую сумму недовыполнения плана по цехам, не выполнившим плановые нормативы.
  •  Итоговую сумму Факт минус План по предприятию.

Основную таблицу построить по образцу:

По графам Факт и План постройте 1)две гистограммы и расположите их на одной диаграмме, 2) какую-либо одну круговую диаграмму. Поэкспериментируйте с построением различных типов диаграмм, используя Мастер диаграмм.

Ответы на вопросы

1.1. 5. 1.2.  Правка. 1.3. Укажите. 1.4. Нет. 1.5. Да. 1.6. Отображение списка имен зависит от того, в каком режиме находится Ехсеl. 1.7. Одному экрану. 1.8. Эта ячейка находится на пересечении крайнего правого столбца и крайней нижней строки, в которые когда-либо вводились данные на рабочем листе в одном сеансе работы в Ехсеl.  2.1. 2. 2.2. 3. 2.3. Да, всегда. 2.4. 12. 2.5. Общий. 2.6. Ее левой границе. 2.7. Да, всегда. 2.8. Нет, никогда. 2.9.  Да, в ряде случаев. 2.10.  Ехсеl сам осуществляет перенос целых слов внутри ячейки, настраивая ее высоту. 3.1. Для их последующей обработки. 3.2. На пересечении бордюров строк и столбцов листа.
3.3. <Ctrl>. 3.4. <Shift>. 3.5. Выделяет два листа: предыдущий и следующий. 3.6. К выделению диапазона. 4.1. 2. 4.2. 5. 4.3. Нет. 4.4. Выравнивание / Отображение / Переносить  по  словам. 4.5.  <Alt>+<Enter>.
4.6. <Tab>. 4.7. Да, так бывает всегда. 4.8. Формат / Ячейки. 4.9. <Esc>. 4.10. <Delete>. 4.11. <Ctrl>. 4.12. Правка/Специальная вставка.
4.13. <Shift>. 4.14. <Ctrl> + <Shift>. 5.1. число нуль. 5.2. по правому краю. 5.3. 1 января 1900 г. 5.4. Формат/Ячейка. 5.5. <F2>. 5.6. пробел. 5.7. Выделить ячейку, вызвать диалоговое окно Формат ячейки и посмотреть, что отображается на вкладке Число. 5.8. 1,4665. 5.9. Имя ячейки.  5.10. 1,47. 6.1. Сервис /Параметры. 6.2. <Ctrl>. 6.3. Правка/Заполнить. 6.4. Правка/Заполнить/ Прогрессия. Да. Нет. 6.5. Да. Они будут уничтожены.
6.6. Нужно выделить ячейки, содержащие начальные члены ряда.  6.7. Нет. Да. 6.8. Да.   6.9. 1. 6.10. Как разность между вторым и первым членами (порядок определяется направлением перемещения маркера заполнения). 6.11. Вверх или влево. Вниз или вправо. 6.12. 2-я Глава Параграф1.  
6.13. 1я Глава Параграф2. 6.14. 1я Глава Параграф0. 7.1. Формула.
7.2. 8. 7.3. %.  7.4. 4. 7.5. <Delete>. 7.6. Нет. 7.7. Нет. 7.8. Да. 7.9. Нет.
7.10. Нет. 7.11. Да. 7.12. Иногда Да, иногда Нет. 7.13. Нет. 7.14. Да.
7.15. <Ctrl>+<Shift> +<Enter>.  7.16. 3,2. 7.17. 0. 7.18. 2,5. 7.19. =A$1+$B1. 7.20. =A$1+ ИМЯ_В2.

Вопросы к зачету

  1.  Базовые понятия среды Excel: меню, панели инструментов, назначение, структура и типы отображений строки состояния и строки формул, типы отображений экранного курсора мыши.
  2.  Элементарные приемы перемещения по экрану, листу и открытой книге Excel. Перемещение с помощью «горячих» клавиш.
  3.  Основные средства и команды управления данными. Описание команды Формат / Ячейки.
  4.  Характеристика типов меню, команд и основных форматов данных, применяемых в Excel.
  5.  Методы и приемы выделения ячеек, смежных и несмежных диапазонов, строк, столбцов и листов открытой книги Excel. Способы выделения с помощью «горячих» клавиш.
  6.  Типы данных и константные категории Excel. Правила работы с текстовыми и числовыми данными.
  7.  Методы выравнивания данных в ячейке, настройки ширины столбца, высоты и ширины ячейки; форматирование содержимого ячейки и перенос данных внутри ячейки без изменения ее ширины.
  8.  Методы перемещения и копирования содержимого ячейки. Копирование в строке формул. Копирование форматов. Характеристика команды Правка / Специальная вставка.
  9.  Одношаговый ввод значения или формулы в диапазон ячеек. Распределение многосимвольного текста по выделенной области.
  10.  Процедура добавления ячеек. Команда Вставка / Ячейки.
  11.  Очистка и удаление частей таблицы. Перемещение и копирование частей таблицы.
  12.  Общие правила работы с текстом, числами, датами и временем.
  13.  Понятие и правила автозаполнения. Характеристика команды Правка / Заполнить / Прогрессия.
  14.  Основные понятия, связанные с формулами и функциями: Формула, Синтаксис формулы, операнд, оператор, функция, аргумент, вложенная функция, приоритет операторов. Описание Мастера функций.
  15.  Применение операторов и порядок выполнения действий в формулах. Различие операторов Унарный_минус и Вычитание. Адресные операторы Ехсеl.
  16.  Арифметические и текстовый операторы. Операторы сравнения.
  17.  Изменения, происходящие в формулах при перемещении влияющих и зависимых ячеек.
  18.  Относительные, абсолютные и смешанные ссылки. Понятия зависимой и влияющей ячеек. Роль клавиши <F4>.
  19.  Изменения, происходящие в формулах при копировании зависимых ячеек.
  20.  Перенастройка формул при копировании и перемещении блоков с формулами.
  21.  Амперсант и конкатенация. Характеристика функции Сцепить.
  22.  Способы скрытия “лишних” данных. Понятие скрытого формата.
  23.  Ввод формулы, ссылающейся на другой лист.
  24.  Методы вычисления значений функций двух переменных в конечном числе точек.
  25.  Абсолютные имена. Различие команд Вставка / Имя / Присвоить и Вставка / Имя / Создать. Возможность использования имен в формулах в качестве ссылок на (именованные) ячейки и диапазоны.
  26.  Достоинства и недостатки использования имен в формулах.
  27.  Формулы массивов. Диапазон массива. Массивы констант. Методы изменения формулы массивов и очистки диапазона массива от формулы
  28.  Изменение диапазона массива при сохранении «старой» формулы массива (или при ее незначительной подправке).
  29.  Логические функции.
  30.  Синтаксис функций ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ, РАНГ, СРЗНАЧ. Отличие функций СУММЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ от функций СУММ(ЕСЛИ(…)) и СЧЁТ(ЕСЛИ(…)).

Литература

  1.  Карлберг К. Excel 5 для Windows в вопросах и ответах. С.-Пб.: BHV, 1995.
  2.  Попов А. Excel: Практическое руководство. М.: ДЕСС КОМ, 2000.
  3.  Гарнаев А. MS Excel и VBA. Использование в экономике и финансах. С.-Пб.: BHV, 1999.
  4.  Лавренов С.М. Excel: Сборник примеров и задач. М.: Финансы и статистика, 2000.
  5.  Додж М., Кината К., Стинсон К. Эффективная работа с Excel для Windows. С.-Пб.: BHV, 1997.
  6.  Комягин В.Б., Коцюбинский А.О. Excel for Windows в примерах. М.: Нолидж, 1996.
  7.  Долголаптев В.Г. Работа в Excel для Windows 95 на примерах М.: Бином, 1995.
  8.  Лукасевич И.Я. Анализ финансовых операций. М.: ЮНИТИ, 1999.
  9.  Овчаренко Е.К., Ильина О.П., Балыбердин Е.В. Финансово-экономические расчеты в Excel. М.:. Филинъ, 1999.
  10.  Курицкий Б. Поиск оптимальных решений средствами Excel в примерах. С.-П.: BHV, 1997.
  11.  Шориков А.Ф., Тюлюкин В.А., Иванов В.М. Основы информатики и введение в специальность. Екатеринбург., УрГЭУ, 2000.

 Кроме режима Готово в Excel используются также режимы Укажите, Правка и Ввод. Отметим, что в режиме Ввода константных значений в поле имени отображается адрес активной ячейки. При этом «карман» поля имени закрыт. В режиме Ввода формулы в поле имени также отображается адрес активной ячейки, но «карман» можно открыть и увидеть в нем список последних десяти использованных функций Ехсеl.

 Эта команда активизируется только при подключенном принтере.

 Эта команда активизируется только при подключенном принтере

 Пункты 2 и 3 можно поменять местами, т.е. сначала подвести курсор к маркеру заполнения  так,  чтобы  он  принял  вид  ,  а затем  нажать клавишу <Shift>  (при этом форма курсора меняется на ).

 Пункты 2 и 3 можно поменять местами, т.е. сначала подвести курсор к маркеру заполнения так, чтобы он принял вид , а затем нажать клавишу <Shift> (при этом форма курсора меняется на ).

 Чтобы использовать числа с большим количеством разрядов, следует использовать встроенный экспоненциальный числовой (экспоненциальное представление числа) или пользовательский формат.

 В текстовой строке «числа» находятся в крайних левой и правой позициях

 Вместо введения знака  =  с клавиатуры можно нажать кнопку <Изменить формулу> в строке формул или кнопку <Вставка функции> на панели инструментов Стандартная. При этом знак равенства вставляется автоматически.

 О смысле введения знака $ в формулу будет сказано ниже

 Предполагается, что копирование сопровождается вставкой формулы в новую позицию

 т.е. одинаковые буквенные и числовые обозначения

 Символ & находится на клавише с цифрой 7 основной клавиатуры

 Поскольку пользовательские таблицы содержат по три столбца, то и сами метки должны быть отделены одна от другой соответствующим числом пустых столбцов Ехсеl. Следовательно, при их выделении нужно удерживать клавишу <Ctrl>.

 Точно также производится перемещение целых листов, но в этом случае не нужно удерживать клавишу <Ctrl>.

 Символ возведения в степень ^ находится на клавише с цифрой 6 основной клавиатуры

 Более точные определения будут обсуждаться ниже

 которые не надо набирать с клавиатуры: они возникают автоматически при фиксации ввода формулы массива

 Этот тип диаграмм чаще всего используется при построении графиков функций

 Вместо команд Вставка / Имя / Присвоить удобнее использовать горячие клавиши <Ctrl> + <F3>

PAGE  75


Строка состояния

Имя неактивного листа

строки

Строка меню

Строка формул

Полосы прокрутки активного листа

  Панели     инструментов:

Стандартная, Форматирование

Адрес активной ячейки

Активная (выделенная) ячейка

Имя активного листа

строки

Кнопки прокрутки листов

Имя строки

Имя столбца

Здесь «лежит» формула =СЦЕПИТЬ(H$2;" ";$F16)

Перемещение блока с формулами

EMBED Word.Picture.8  




1. Основные направления использования информационных технологий на предприятии.html
2. Долгосрочная финансовая политика
3. Виготовлення деталі шестерня в машинобудуванні
4. Евклид и его Начала
5. Субъект управления в регионе
6. Отец его костромской купец умер во время его малолетства.html
7. Кредитная система
8. тематическая морфология и утоньшение линий
9.  Що собою представляють собою напівпровідники Напівпровідни~к матеріал електропровідність якого має
10. химические свойства тактическая характеристика механизм токсикологического действия синильной кислоты

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе