Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
8.2 План-конспект занятия по русскому языку: Организационные документы. Виды писем
1 Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие». В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Уважаемый господин Петров!
Уважаемый Алексей Михайлович!
Уважаемые господа!
Уважаемые господа банкиры! и т.п.
Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:
Приглашаем Вас принять участие в…
Просим Вас принять участие в…
Имеем честь пригласить Вас…
Примите наше приглашение
2 Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».
Ключевыми языковыми формулами этой разновидности писем являются:
Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…
Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…
Подтверждаем намерение…
С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
3 Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».
Ключевыми фразами письма-напоминания являются:
Напоминаем Вам…
Вторично напоминаем Вам…
Обращаем Ваше внимание на то, что…
Ставим Вас в известность, что…
Несмотря на неоднократные напоминания… и др.
Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.
4 Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.
А) Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Ключевой фразой письма-предложения может быть:
Предлагаем Вам…
В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…
Б) Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.
Просьба излагается с помощью глагола просить:
Просим Вас сообщить…
Просим Вас предоставить…
Просим Вас предоставить данные о…
Обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.
Просьба может формулироваться и без глагола просить, например:
Надеемся на положительное решение вопроса…
Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение… и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:
Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести …)…
Одновременно просим Вас…
Просьба может содержаться и в других письмах, например в сопроводительном, гарантийном и др.
Письмо-просьба требует письма-ответа.
В) Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.
Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов. Например, требования к заявке определены постановлением Правительства Москвы от 27.09.2005 № 741-ПП «Об утверждении Порядка (процедуры) представления и рассмотрения заявок на приобретение в государственную собственность города Москвы объектов недвижимости».
Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:
Просим Вас включить в состав группы для участия в…
Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…
Г) Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
Требуем выполнить взятые на себя обязательства…
Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…
Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:
В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…
В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...
В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.
Д) Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.
Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Фактически это разновидность коммерческого письма.
Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.
Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:
· полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;
· основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
· предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
· доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);
· конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).
Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.
При составлении текста претензии используются следующие фразы:
Направляем Вам претензию на…
Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…
Заявляем Вам претензию в отношении…
Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…
Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…
В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…
При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была установлена недостача… и т.п.
В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____; компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).
Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .
Е) Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.
Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.
5 Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.
Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку на…
Принимаем ваше предложение на…
Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…
Благодарим Вас за предложение на…, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара.
6 Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.
На практике встречаются письма с названием "директивное письмо". В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования. Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
7 Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:
В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…
В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…
В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.
Для некоторых управленческих действий разработаны типовые формы сопроводительных писем (например, письмо Минфина России от 14.02.2003 № 28-01-21/295/АП «Об образцах сопроводительных писем к проекту состава экзаменационной комиссии для проведения квалификационных экзаменов на получение квалификационного аттестата аудитора и к списку претендентов для проведения экзаменов на получение квалификационного аттестата аудитора»).
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.
8 Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.
9 Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.
Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.
10 Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.
В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.
Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий. Например, приказ Росстроя от 29.06.2006 № 167 содержит образец гарантийного письма кредитной организации.
11 Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что…
Доводим до Вашего сведения, что…
Считаем необходимым поставить Вас в известность о…
Извещаем Вас о…
12 Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:
Благодарим за оказанную помощь в…
Выражаем Вам свою благодарность за…
Позвольте Вас поблагодарить за…
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за… и т.п.
13 Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.
В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:
Поздравляем Вас в связи с…
Искренне поздравляем Вас с…
Примите наши искренние поздравления в связи с…
Сердечно поздравляем Вас с… и т.п.
Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом
8.3 План-конспект по русскому языку: Классификация официальной переписки. Функциональные признаки деловых писем
Классификация официальной переписки
|
Признак |
Группа переписки |
|
Вид связи |
Деловое письмо (отправляемое по почте, факсу), телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное письмо |
|
Территория |
Внутренние (внутри страны), международные письма |
|
Место в информационном обмене |
Инициативные письма, письма-ответы |
|
Завершенность информационного обмена |
Письма, требующие ответа; письма, не требующие ответа |
|
Положение в системе документооборота |
Поступающие, отправляемые письма |
|
Уровень типизации |
Типовые письма, письма в произвольной форме |
|
Композиция |
Простые, сложные письма |
|
Отношение к действиям партнеров |
Благодарность, поздравление, одобрение, требование, пожелание и др. |
|
Отношение к полноте и точности информации |
Запросы, подтверждения, опровержения и др. |
|
Тематика |
По вопросам материально-технического обеспечения, финансов, строительства, транспорта, культурного обмена и т.д. |
|
Отношения в иерархии управления |
Письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций |
|
Правовой статус корреспондента |
Письма юридическим и физическим лицам, ряду организаций (информационные), одной организации, структурному подразделению, должностному лицу, письма граждан (индивидуальные, коллективные), парламентские, депутатские запросы |
|
Число адресатов |
Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов |
|
Количество писем от одного автора |
Первичное, повторное письма |
|
Наличие информации об адресате |
Письма, содержащие сведения об авторе, анонимные обращения |
По функциональному признаку деловые письма делятся на:
По признаку получателя деловые письма делят на:
По композиционному признаку деловые письма бывают:
По структуре выделяют следующие деловые письма:
По форме отправления деловые письма могут быть: