Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
MS ACCESS
Лабораторная работа №6
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ
Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать и вместе с тем это способ вывода данных из базы на печать в том виде, в котором требуется пользователю, например, в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера.
Откройте текущую базу данных группы.
Задание №1. Создайте Автоотчет: в столбец на основании запроса «Электронная почта». (Имя отчета - «Электронная почта»)
Примечание. Этот отчет составлен на основании запроса «Электронная почта». При изменении запроса «Электронная почта» изменится и отчет.
Задание №2. Измените отчет «Электронная почта» так, чтобы он содержад только данные о вас. Для этого: измените запрос «Электронная почта» (в режиме конструктора) так, чтобы, чтобы в сформированном отчете присутствовала только информация о вас. (Имя отчета — то же.)
Задание №3. Создайте ленточный автоотчет на основании любого, выбранного вами запроса (имя отчета — любое)
Примечание. Для подобных отчетов удобно использовать запрос с параметром.
Создайте запрос с параметром для вашего запроса. Для этого: в режиме конструктора в качестве условия отбора в квадратных скобках введите следующую фразу: [Введите фамилию]. Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса. Выполните запрос с указанием своей фамилии. Сохраните запрос и перейдя на вкладку Отчеты, откройте ваш отчет. (Должен появиться точно такой же вопрос о фамилии.) Введите любую фамилию. Из каких данных будет состоять данный отчет при выводе его на печать?
Задание №4. Внесите изменения в готовые отчеты.
Все изменения в отчет можно вносить только в режиме конструктора.
Примечание. В окне Конструктор отчетов находится пять областей:
Заголовок отчета — все, что находится в этой области, выводится на печати только один раз в начале отчета;
Верхний колонтитул — все, что находится в этой области, выводится при печати в верхней части каждой страницы;
Область данных — содержит записи;
Нижний колонтитул — все, что находится в этой области, выводится при печати в нижней части каждой страницы;
Примечание отчета — выводится на печать только один раз в конце отчета.
Исправьте заголовок отчета. Смените цвет букв, их размер и шрифт. Создайте в нижнем колонтитуле — дату текущего дня.
Перейдите в режим предварительного просмотра (с помощью кнопки «Предварительного просмотра»), введите фамилию любого учащегося группы и посмотрите что получилось. Закройте отчет, сохранив его.
Задание №5. Создайте отчет «Справка» с помощью Конструктора.
Предположим, стандартный отчет нас не устраивает, и мы хотим создать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Для этого:
а) Создайте запрос «Справка», в котором будут только интересующие вас записи (предположим: Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа из таблицы «Список») ;
б) Перейдите на вкладку Отчеты и создайте новый отчет в режиме конструктора (источник данных: запрос «Справка»)
в) Появится Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид — Колонтитулы и Вид — Заголовок/Примечание отчета. При включении соответствующего переключателя появляется соответствующий раздел Конструктора. Если отсутствует панель инструментов нужно щелкнуть по кнопке «Другие элементы».
г) В поле верхнего колонтитула поместите надпись (для это щелкните по кнопке Надпись, расположенной на дополнительной панели):
КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА
СПРАВКА
Надпись: размер 18. Выполните команду Формат — Размер — по размеру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы.
д) В области данных напечатайте три строки:
Дана настоящая в том, что
является учеником (цей)
группы
е) Щелкните по кнопке Список полей. Выберите все поля (при нажатой клавише Ctrl и перетащите их мышкой в область данных
ж) Удалите названия полей (оставьте только содержимое записей). Сделайте всю запись размером 12 и расположите ее в удобном для вас виде. Выделите все элементы области данных при нажатой клавише Shift. Выровняйте элементы по левому и по нижнему краю, выполнив команду Формат — Выровнять — По левому/По нижнему краю.
з) Уберите пустое место в области данных, передвинув границу этой области
...) Выберите параметры страницы. Поля: верхнее и нижнее — по 20мм, а правое и левое — по 10 мм. Ориентация: альбомная. В разделе Нижний колонтитул напечатайте подпись: Директор Компьютерной школы. (Имя полученного отчета — Справка). Просмотрите полученный отчет (кнопка Предварительного просмотра). Введите из списка фамилию ученика и посмотрите что получилось.
Задание №6. С помощью Конструктора создайте отчет «Списки учеников», в котором были бы выведены списки учащихся по группам. Для этого с помощью кнопки Сортировка и Группировка сгруппируйте и отсортируйте внутри группы данные по алфавиту.
В появившемся окне выберите поле Учебная группа для группировки. В разделе Свойства группы в заголовке группы включите Да. В результате будет создан заголовок группы. Выберите второе поле для сортировки — Фамилия. У этого поля в заголовке группы значение Нет.
Напечатайте в разделе заголовка отчета (если он отсутствует, то добавьте его с помощью команды Вид — Заголовок/примечание отчета): СПИСОК УЧЕНИКОВ КОМПЬЮТЕРНОЙ ШКОЛЫ. Для этого щелкните по кнопке Надпись на дополнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода нажмите клавишу [Enter]. Надпись приведенная в разделе заголовка отчета, будет единственной для всего отчета.
Сделайте надпись размером 16. Выполните команду Формат — Размер — по размеру данных. Измените размер окна, если надпись видна не полностью.
Напечатайте в разделе Верхний колонтитул надпись СПИСОК УЧЕНИКОВ размером 14. (Эта надпись будет появляться на каждой странице.) Передвиньте надпись на правый край страницы.
Напечатайте в разделе Заголовок группы «Учебная группа» надпись Список учеников, затем поместите поле Учебная группа (удалите подпись поля), а потом — слово «группы».
Поместите поля Фамилия, Имя, Отчество в раздел Область данных. Уберите подписи полей. Сделайте размер 12. Выполните команду Формат — Размер — по размеру данных.
В разделе Нижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по «дополнительной» кнопке и перетащив ее мышкой в нужное место.
Удалите подпись поля. Выделите пустое поле.
Включите кнопку Свойства.
Наберите значение =[Page] в строке Данные. Закройте текущее окно. Где будут появляться номера страниц?
Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. (Для это воспользуйтесь кнопкой панели элементов Линия.) Отделите линиями все заголовки. Что получится?
Примечание. Выбрав режим предварительного просмотра документа можно увидеть его предварительно таким как он будет напечатан на бумаге. (В меню Вид можно отключить сетку.)
Задание №7. Пронумеруйте записи в области данных отчета.
Установите для отчета режим Конструктор.
Добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по соответствующей кнопке на дополнительной панели и перетащив ее мышкой в область данных в положение перед полем Фамилия.
Удалите надпись пустого поля.
Выделите поле и щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов.
Введите в ячейку Данные выражение =1.
В ячейке свойства Сумма с накоплением выберите значение Для всего. Во время предварительного просмотра или вывода отчета на печать номер каждой следующей записи будет увеличиваться на 1, т.е. Будет 1, 2, 3...
Просмотрите результат в предварительном просмотре.
Сохраните отчет (имя — «Список учеников»)
Задание №8. Подсчитайте количество записей в отчете.
Откройте отчет «Список учеников» в режиме Конструктора.
Добавьте область примечания отчета, если ее нет в Конструкторе (команда Вид — Заголовок/Примечание отчета).
Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по соответствующей кнопке и перетащив ее мышкой в область Примечание отчета в положение под полем Фамилия.
Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов.
Введите в ячейку Свойства-Данные вычисляемого поля выражение =Count(*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях.
Введите название: Общее количество записей.
Что получится в режиме предварительного просмотра?
Закройте отчет, сохраните его под тем же именем.
Задание №9. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов.
Создайте новый отчет в режиме Мастера отчетов (источник данных — таблица Список.) Выбрать поля: Фамилия, Имя, Отчество, Школа. Щелкните по кнопке Далее.
В новом диалоговом окне следует выбрать поля для группировки (объединения по признаку).
Выберите вид макета для отчета ступенчатый, стиль — Выделенный. Сохраните отчет с именем Отчет1. Просмотрите его в трех режимах: в режиме Конструктора, Предварительного просмотра и Образца.
Задание №10. Создайте отчеты с помощью Мастера, выбирая разные макеты:
Отчет0 — блок;
Отчет2 — структура1;
Отчет3 — структура2;
Отчет4 — по левому краю1;
Отчет5 — по левому краю2;
Отчет6 — компактный;
Отчет7 — простой;
Отчет8 — строгий;
Отчет9 — формальный;
Отчет10 — черно-белый.
Задание №11. Создайте почтовые наклейки.
При создании отчета в диалоговом окне Новый отчет выберите Почтовые наклейки и таблицу Список.
Создайте прототип наклейки, напечатав нужные слова и выбрав соответствующие поля (с помощью кнопки переноса полей).
В следующем окне укажите поля для сортировки (например, Фамилия — по алфавиту)
Имя отчета — Наклейки. Щелкните по кнопке Готово.
Сдайте работу.