Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Содержание
Введение
Глава 1. Общая характеристика объекта практики
Глава 2. Общие сведения отдела делопроизводства
2.1. Общие положения
2.2. Документирование управленческой деятельности
2.3. Правила оформления документов
2.4. Организация документооборота и исполнение документов
2.5. Подготовка и передача документов в архив
2.6.Сохранность конфиденциальной информации
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Данная работа является отчетом о прохождении производственной практике в отделе Делопроизводства в Администрации г.Чебоксары с28 октября по 6декабря 2013 года.
Целью практики является ознакомление со сферой практической деятельности государственного служащего.
Также целью является ознакомление с правовым механизмом данного предприятия.
Для достижения поставленных целей были поставлены и решены задачи:
-выполнение программы учебно-ознакомительной практики;
-выполнение поручений руководителей практики от организации;
-проведение анализа теоретических основ и практических условий управления данного предприятия.
Итогом проведения работы является составленный отчет о прохождении практики, дневник, содержащий сведения о конкретных видах работ, выполняемый в ходе практики, а также характеристика с места прохождения производственной практики.
Глава 1. Общая характеристика объекта практики
Администрация города Чебоксары является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления города Чебоксары, наделенным настоящим положением полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города Чебоксары федеральными законами и законами Чувашской Республики.
Администрация города Чебоксары действует под непосредственным руководством главы самоуправления - главы администрации города Чебоксары, избираемого представительным органом местного самоуправления города Чебоксары – Чебоксарским городским Собранием депутатов.
Администрация города Чебоксары является юридическим лицом. Имеет печать с изображением Государственного герба Чувашской Республики, расчетные и текущие счета в банках и других кредитных учреждениях.
Имущество администрации города Чебоксары закрепляется за ней на правах оперативного управления.
Компетенция администрации города Чебоксары определяется настоящим Положением.
1.2. Структура Администрации г.Чебоксары
Структура администрации города утверждается постановлением главы администрации города Чебоксары по согласованию с Чебоксарским городским Собранием депутатов.
Глава самоуправления - глава администрации города является высшим должностным лицом города Чебоксары.
В случае временного отсутствия главы администрации города его обязанности исполняет первый заместитель или другое должностное лицо, назначенное главой администрации города.
В администрации города Чебоксары могут образовываться структурные подразделения (комитеты, управления, отделы), которые действуют на основании положений, утверждаемых главой администрации города Чебоксары.
1.3. Предметы введения Администрации г.Чебоксары
Основными задачами администрации города Чебоксары являются:
Для решения поставленных задач администрация города Чебоксары наделена следующими полномочиями:
Полномочия администрации города в области обеспечения законности, правопорядка, охраны прав и свобод граждан:
Полномочия администрации города Чебоксары в области экономического прогнозирования и инвестиций:
Полномочия администрации города Чебоксары в области бюджета и финансов:
Полномочия администрации города Чебоксары в области социальной сферы:
Полномочия администрации города Чебоксары в области гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций:
Полномочия администрации города Чебоксары в области торговли, общественного питания и бытового обслуживания:
Полномочия администрации города Чебоксары в области физической культуры, спорта и туризма:
Полномочия администрации города Чебоксары в области работы среди молодежи:
Полномочия администрации города Чебоксары в области лицензирования:
Полномочия администрации города Чебоксары в области записи актов гражданского состояния:
Полномочия администрации города Чебоксары в области землепользования, архитектуры и градостроительства:
Полномочия администрации города Чебоксары в области энергетики, промышленности, транспорта и связи:
Полномочия администрации города Чебоксары в области распоряжения и управления объектами муниципальной собственности:
Полномочия администрации города Чебоксары в области жилищно-коммунального хозяйства:
Полномочия администрации города Чебоксары в области образования:
Полномочия администрации города Чебоксары в области здравоохранения:
Полномочия администрации города Чебоксары в области культуры:
Администрация города Чебоксары вправе осуществлять и иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством и иными правовыми актами.
1.4.Обеспечение деятельности Администрации г.Чебоксары
Расходы на содержание администрации города Чебоксары по представлению главы администрации города Чебоксары включаются в городской бюджет и утверждаются Чебоксарским городским Собранием депутатов.
Размеры денежного содержания работников администрации (должностные оклады, размеры надбавок, к должностным окладам, материальное стимулирование) определяются в порядке, установленном действующим законодательством и нормативно-правовыми актами администрации города Чебоксары.
Социальное обслуживание лиц, входящих в состав администрации города Чебоксары, необходимое для выполнения ими служебных обязанностей, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, Чувашской Республики, решениями Чебоксарского городского Собрания депутатов в пределах утвержденных расходов городского бюджета на содержание администрации города Чебоксары.
1.5. Ответственность Администрации г.Чебоксары
Администрация города, ее структурные подразделения, должностные лица несут ответственность за принятые ими решения в соответствии с федеральным и республиканским законодательством, а также в соответствии с решениями Чебоксарского городского Собрания депутатов, выступают в судах общей юрисдикции и арбитражных судах в качестве истцов и ответчиков в соответствии с наделенной компетенцией.
Ущерб, причиненный в результате неправомерных решений администрации, возмещается потерпевшим физическим и юридическим лицам на основании решений суда. Постановления и распоряжения главы администрации могут быть обжалованы в судебном порядке.
Глава 2. Общие сведения отдела делопроизводства
2.1. Общие положения
Настоящая инструкция о ведении делопроизводства в администрации города Чебоксары (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования документирования деятельности и организации работы с документами в администрации города и ее структурных подразделениях.
Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Чувашской Республики и Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, а также хранение и использование документов.
Организация, ведение делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации города возлагается на заместителя главы – начальника управления делами и контроля администрации города.
Ответственность за состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на руководителей подразделений.
Руководители структурных подразделений администрации обязаны:
Рассматривать поступающие документы в день их получения и организовать контроль за их исполнением.
Обеспечивать контроль за качеством подготавливаемых документов и правильностью их оформления.
Работники структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов, в случае утраты они обязаны немедленно доложить руководителю подразделения или заместителю главы - начальнику управления делами и контроля.
Ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на специалистов согласно должностным инструкциям, а в отраслевых и функциональных структурных подразделениях - на специально назначенных приказом руководителя подразделения работников.
2.2. Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу, оперативное и качественное их исполнение и поиск.
Документ - это информация, зафиксированная на материальных носителях с реквизитами, позволяющими его идентифицировать.
Обязательные реквизиты для любого документа:
- наименование организации - автора;
- название вида документа ( кроме писем );
- дата;
- регистрационный номер;
- текст;
- подпись.
2.3. Правила оформления документов
Оформление реквизитов документов
При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов:
2.3.1. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, должны иметь одну - наиболее позднюю дату подписания.
Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2002 г.), в остальных случаях - цифровой в последовательности: день, месяц, год (29.04.2002).
2.3.2. Регистрационный номер (индекс документа)
Регистрационный номер документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, по соответствующему виду учета. В регистрационном номере могут содержаться сведения о виде учета и исполнителе. Составные части индекса отделяются. Так, индекс «029/04-136» исходящего документа включает:
- 029 – код администрации города Чебоксары;
- 04 – индекс исполнителя (заместитель главы - начальник управления ЖКХ и энергетики);
- 136 – порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.
Регистрационными номерами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-69.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.3.3. Ссылка на регистрационный номер
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
2.3.4. Место разработки или издания документа
Место разработки или издания документа указывается, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Отметка о месте разработки указывается на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись».
2.4. Организация документооборота и исполнение документов
-Организация документооборота
Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки является документооборотом.
-Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
-. Прием, обработка и распределение поступающих документов
Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются в отделе делопроизводства (канцелярии), отделе по работе с обращениями граждан, отделе самоуправления и организационной работы администрации города. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы, адресованные главе администрации, заместителям главы, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются, затем направляются руководству или в соответствующее подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов:
- требующие обязательного рассмотрения руководством;
- направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам (начальникам управлений и отделов).
Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства (канцелярию), отдел по работе с обращениями граждан, отдел самоуправления и организационной работы, где в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а затем передаются на рассмотрение руководству.
Обмен документами между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
-Обработка и передача отправляемых документов
Документы, отправляемые администрацией города передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом делопроизводства.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляются по указанию лица, подписавшего документ.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями, имеющими соответствующие технические и программные средства.
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.
.-Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив администрации города (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
2.5. Подготовка и передача документов в архив
В ведомственный архив администрации города передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
При передаче дел структурными подразделениями в ведомственный архив сотрудник архива проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, их наличию. Все выявленные недостатки устраняются работниками структурных подразделений.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ведомственный архив или правоприемнику независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.
2.6.Сохранность конфиденциальной информации
Делопроизводство с документами, содержащими государственную тайну (секретное делопроизводство), ведется согласно специальным нормативным актам, Перечень таких документов представлен в Федеральном законе «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-I (c изм. и доп. от 06.10.1997 № 131-ФЗ).
В целях обеспечения сохранности сведений ограниченного распространения распоряжением главы администрации от 26.06.2002 № 1585-р утвержден Перечень сведений ограниченного распространения.
Передача документов «ДСП» осуществляется:
- внутри администрации – с разрешения руководителя структурного подразделения под роспись;
- в другие организации – по их письменному запросу, с положительной резолюцией руководства, специальной связью или курьером.
Заключение
В целях эффективного исполнения распорядительных функций органа местного самоуправления города Чебоксары постановлено:
1. Утвердить Положение об администрации города Чебоксары (приложение).
2. Заместителю главы – начальнику управления делами и контроля администрации города Чебоксары (Исаев Ю.Н.) произвести государственную регистрацию настоящего Положения в установленном законом порядке.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Администрация города Чебоксары создается, ликвидируется и реорганизуется в порядке, установленном действующим законодательством.
Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения и государственной регистрации в установленном законом порядке.
В соответствии с постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 07.12.2001 № 266 «О Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики» и в целях совершенствования организации работы с документами и обеспечения единого порядка документирования:
1. Утвердить:
- Инструкцию по делопроизводству в администрации города Чебоксары (Приложение 1)
- Положение о порядке подготовки и издания правовых актов главы администрации города Чебоксары (Приложение 2)
2. Признать утратившими силу распоряжение главы администрации города Чебоксары от 08.09.1998 № 480-р «Об утверждении нормативных актов в области делопроизводства в администрации города Чебоксары» и п.2 распоряжения главы администрации города Чебоксары от 04.11.2000г. № 2200-р «О внесении дополнений в Регламент администрации г.Чебоксары и в Инструкцию о ведении делопроизводства в администрации г. Чебоксары».
3. Главам администраций районов города Чебоксары (Бессмертный Ю.С., Федосеев О.М., Шилов Ю.А.), заволжскому территориальному управлению (Гаврилов В.А.) в своей работе руководствоваться вышеназванными нормативными актами по делопроизводству.
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы – начальника управления делами и контроля Шайкина В.В.