Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ЛЕКЦІЯ №114
Розділ11. Автоматизовані системи управління документами
Тема: Комп’ютеризація діловодних процесів
Мета: з’ясувати засади впровадження комп’ютеризації діловодних процесів; охарактеризувати принцип роботи з електронними документами; особливість організації та користування системами управління електронними документами
План
Самостійне вивчення
Internet в діловодстві
1. Основні засади впровадження комп’ютеризації ділових процесів
Комп'ютеризація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.
Комп'ютеризацію діловодних процесів необхідно здійснювати на основі впорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.
Комп'ютеризацію впроваджують на всіх етапах діловодного процесу: під час підготовки документів, їх копіювання, оперативного зберігання і транспортування, контролю за виконанням документів.
Засоби комп'ютеризації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.
Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежить від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.
З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою - засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.
Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передавання інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх в єдину систему.
Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:
- доцільність впровадження технічних засобів;
- можливість придбання технічних засобів у певні терміни; наявність придатних приміщень;
- можливість підготовки та залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.
Керівник установи відповідає за ефективність використання комп'ютеризованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою.
Системи електронного документообігу беруть свій початок з кінця XIX ст., коли з'явилися фотоапарат і плівка, тобто коли виникла можливість створювати зменшені копії документів. Шпигунські технології зазнали конверсії і їх почали застосовувати під час створення мікрографічних архівів документів. Мікрофіша створила реальний якісний прорив у галузі збереження та копіювання документів, але з погляду швидкості пошуку та колективного використання документів показники залишилися на рівні паперових документів.
Виникнення комп'ютерних систем із колективним доступом дозволило підняти технологію документообігу на якісно вищий щабель. Відбулася трансформація мікрографічних документів у електронні документи, мікрографічних систем у так звані "іmaging-системи". Розширена система пошуку, можливість мати доступ до одного документа декільком користувачам одночасно, можливість віддаленої і розподіленої роботи при незначній собівартості зберігання і копіювання інформації зумовили тенденцію заміни мікрографічних документів на електронні.
З часом обладнання та програмне забезпечення вдосконалювалося. Виникали все більш швидкісні і невибагливі до якості паперового документа сканери, спеціальні плати, що дозволяють прискорити процес друкування, масиви зберігання інформації (оптичні і магнітооптичні, роботизовані бібліотеки). Іmaging-систсми дали поштовх розвиткові систем розпізнавання машинописних і рукописних символів. З'явилися перші системи workflow, призначені для організації процесу впровадження паперових документів для електронного архіву. Надалі вони поширилися на бізнес-процеси (офісну діяльність) організацій та підприємств.
На початку 90-х років створено ще один новий клас систем управління електронними документами. Переважно це були файли текстових процесорів. Запити на такі рішення надходили від федеральних (державних) агенств і юридичних компаній.
Розвиток функціональності, наприклад, додавання роботи з образами документів, сприяли тому, що сучасні системи управління стали перевищувати за функціональними можливостями іmaging-системи, до того ж їхня вартість була приблизно удвічі менша. Крім функції збереження і пошуку, властивих іmaging-системам, у системах управління документами з'явилися засоби, що дозволяють контролювати життєвий цикл документа, тобто на відміну від своїх попередників системи управління документами орієнтовані на роботу з динамічними документами
За статистикою, у США 85% документообігу залишається паперовим, незважаючи па те, що 75% адміністративних функцій і 73% поштових операцій здійснюють через Інтернет. Водночас, незважаючи на екологічну загрозу скорочення площі лісів, прогнозується, що виробництво і використання паперу у найближчі п'ять років збільшиться в світі в 1,5 рази. Це свідчить про те, що паперовий документообіг, на жаль, поки що не здаватиме своїх позицій.
2. Особливості впровадження електронного діловодства.
Згідно із Законом України "Про затвердження завдань Національної програми інформатизації" (1998 р.) одним із найважливіших напрямів створення національної системи інформаційних ресурсів є повсюдне впровадження у діловодство країни електронного документообігу. Комп'ютеризація руху документів в установах, організаціях та на підприємствах з часу їх створення або одержання до закінчення виконання чи надсилання сприятиме підвищенню ефективності управлінської діяльності, оптимізації процесів прийняття управлінських рішень.
В умовах інформатизації суспільства ефективне забезпечення управління неможливе без впровадження електронного документообігу. Його відсутність зумовлює виникнення таких проблем:
- керівництво не має цілісної картини справ на підприємстві;
- структурні підрозділи, не маючи оперативної інформації про діяльність один одного, не мають злагодженості дій, внаслідок чого суттєво знижується якість обслуговування клієнтів і спроможність організацій підтримувати зовнішні ділові контакти;
- низька продуктивність праці, існує відчуття необхідності ресурсів: людських, технічних, комунікаційних.
Наслідком цього стає необґрунтоване розширення штату працівників, невиправдана зміна технології виробництва, інвестиції в обладнання нових робочих місць, приміщення, комунікації, перепідготовка кадрів. У ситуації невиправданого зростання штатів та інвестицій у виробництво з'являється потреба у збільшенні обігового капіталу, що в свою чергу може призвести до нових кредитів і зменшити плановий прибуток.
Отже, без удосконалення документаційного забезпечення управління, розвиток підприємства здійснюється суто екстенсивним шляхом за рахунок раніше накопичених прибутків або збільшення дефіциту бюджету. Тому першочерговим завданням впровадження комп'ютеризації у діловодстві України є формування попиту на програми та послуги у цій галузі. Необхідність цього зумовлена такими чинниками:
- із документами працюють усі підприємства (організації, фірми, установи) і велика кількість окремих осіб;
- кожна організація стикається з багатьма проблемами в діловодстві, навіть якщо мова не йде про комп'ютеризацію: документи втрачають, не контролюють;
- за рахунок покращення діловодства організації отримують реальний шанс покращити якість свого управління, що є одним з актуальних завдань сучасної економіки;
- кваліфікація секретарів-референтів та осіб, що відповідають за ведення діловодства - недостатня, назріла потреба підвищення кваліфікаційного рівня секретарів - референтів.
Зростання потреб і запитів користувачів зумовлює необхідність вдосконалення програм комп'ютеризації діловодства та їхньої інтеграції з численними робочими місцями, інформаційними та прикладними програмами.
Правильну стратегію комп'ютеризації слід формувати з урахуванням національної специфіки. Різниця між продуктами і технологіями комп'ютеризації діловодства в західних країнах і в Україні полягає в тому, що рішення щодо електронного діловодства на українських підприємствах мають значною мірою враховувати наявність і широке поширення в Україні ділових паперових документів.
Майже ніхто із сучасних розробників комп'ютеризованих систем діловодства не застосовує всі технології разом: системи управління базами даних, системи пошуку документів та аналізу текстів, системи сканування та розпізнавання документів (рукописних і друкованих), середовище "клієнт-сервер", іnternet/intranet. У результаті користувачі одержують електронні рішення від різних виробників, а це істотно підвищує вартість купівлі, впровадження й експлуатації систем. Обираючи систему комп'ютеризації діловодства і ділових процедур, необхідно зважати на їх відповідність окремим завданням, які необхідно буде вирішувати, а також враховувати диференціацію запропонованих версій продуктів.
Цілий ряд національних особливостей ведення діловодства, мови, культури не дозволяють використовувати готові зарубіжні прикладні рішення. Сьогодні з'являється все більша кількість вітчизняних виробників, які пропонують недорогі якісні рішення щодо комп'ютеризації документообігу.
Правові засади впровадження електронного документообігу
У 2003 році прийнято закони, які впроваджують електронний документообіг в Україні, зокрема закони України "Про електронні документи та електронний документообіг" і "Про електронний цифровий підпис".
Ці закони набрали чинності з січня 2004 року.
Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.
Закон України "Про електронний цифровий підпис" визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису.
Законами передбачено розробити і впровадити програму заходів щодо впровадження електронних документів, електронного документообігу та електронного цифрового підпису, стимулювання підприємств, установ і організацій, які впроваджують електронний документообіг.
Дія цих законів поширено на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.
В Україні створено законодавчу базу про електронні документи та електронний документообіг. Відносини, пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюють Конституція України, Цивільний кодекс України, закони України "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах", "Про державну таємницю", "Про зв'язок", "Про обов'язковий примірник документів", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", а також інші нормативно - правові акти.
Кабінет Міністрів України та інші органи виконавчої влади в межах повноважень, визначених законом, реалізують державну політику електронного документообігу. Державне регулювання у сфері електронного документообігу спрямовано на:
- реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу;
- забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронного документообігу;
- нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів.
3. Електронний документ.
Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ створюють у формі, вигляд якої подібний до звичайного паперового документа. Його опрацювання відбувається за допомогою послідовного застосування взаємозалежних технологій у межах систем управління електронними документами.
У діяльності підприємств (організацій, установ, фірм) виникає необхідність введення інформації з паперового документа до інформаційної системи, далі - опрацювання відомостей в СУБД і прикладних інформаційних системах. Із збільшенням кількості документів зростає потреба застосування опрацювання великих обсягів інформації.
Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначає законодавство.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення відомостей, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовують для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладання електронного підпису завершує створення електронного документа. Відносини, пов'язані з використанням електронних цифрових підписів врегульовано Законом України "Про електронний цифровий підпис".
Оригіналом електронного документа є електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, зокрема з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважають оригіналом електронного документа.
Якщо автор створює ідентичні за документною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, то кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством. У визначених законодавством випадках він може бути пред'явлений у візуальній формі, в тому числі у паперовій копії. Копія документа на папері для електронного документа - це візуальне подання електронного документа на папері. Електронну і паперову копію електронного документа засвідчують у порядку, встановленому законом.
Електронний документ в управлінській діяльності у багатьох випадках має однакову юридичну силу з документами на паперовій основі. Юридична сила електронного документа чи допустимість електронного документа як доказу не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Водночас електронний документ не може бути застосовано як оригінал:
- свідоцтва про право на спадщину;
- документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
- в інших випадках, передбачених законом.
Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа, здійснюють відповідно до законодавства.
Збереженість електронних документів має виняткове значення. З метою забезпечення збереження і використання електронних документів створюють архіви електронних документів, подають електронні документи до архівних установ України.
Цілісність електронного документа встановлюють шляхом перевірки електронного цифрового підпису.
Електронні документи необхідно зберігати на електронних носіях інформації у формі, що дають змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від терміну, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом терміну, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи зберігають у вигляді копії документа на папері. При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюють перевірку цілісності відомостей на цьому носії.
Для збереження електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:
- інформація, яку містять електронні документи, повинна бути доступною для її подальшого використання;
- має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
- повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг архівної установи. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюють у порядку, визначеному законодавством.
4. Організація та користування системами управління електронними документами
Системи управління електронними документами (СУЕД) призначені для комп'ютеризації усього комплексу робіт з документами як створеними в конкретній установі, так і тими, що надійшли ззовні: введення документів у систему, реєстрація, розподіл і розсилання, редагування і модифікація, оперативне зберігання і архівування, пошук і перегляд, витяг і відтворення, контроль за виконанням, розмежування доступу, довідкова служба, забезпечення групової (кооперативної) роботи з документами.
Основні цілі впровадження систем управління електронними документами в роботу установи:
- підвищення продуктивності праці;
- підвищення оперативності роботи з документами;
- покращення якості підготовки, опрацювання, відтворення документів;
- скорочення кількості непотрібних документів і непотрібних розсилань;
- покращення організації контролю за просуванням і виконанням документів;
- розширення можливостей довідково - інформаційного обслуговування.
Розроблення конкретної системи управління електронними документами або настроювання придбаної системи необхідно здійснювати на основі системного аналізу діяльності установи. Для цього визначають:
- основні завдання установи;
- рівні організаційної структури;
- групи користувачів, їх інформаційні запити;
- етапи життя документів і відповідальні за них служби;
- схема функціонування системи;
- склад і структура бази даних;
- форми подання вхідної Інформації і вихідних документів.
Конкретний зміст і важливість завдань таких систем визначають на основі аналізу моделі діяльності установи. Узагальнено модель діяльності установи може бути подана як організована сукупність взаємозалежних процесів (ділових процесів його персоналу). До них належать:
- процеси обслуговування клієнтів установ;
- процеси адміністративно-управлінської і господарської діяльності;
- організація фінансових розрахунків;
- організація й супровід документообігу;
- інформаційно-аналітичне забезпечення.
Кожний користувач системи на своєму рівні приймає рішення щодо подальшого просування документів. Документу необхідно подати зручний графічний інтерфейс, за допомогою якого користувач може вибрати для потрібних документів певну "маршрутну карту" з описом етапів опрацювання цих документів.
Важливим завданням є комп'ютеризація окремих робочих місць секретаря-референта, секретаря - помічника, менеджера, бухгалтера, керівника. Основними недоліками цього підходу є відсутність засобів організації електронного інформаційного обміну між працівниками і підрозділами підприємств (закладів, організацій, фірм), відсутність зв'язків прикладних процедур з автоматизацією процедур діловодства.
Прогрес у застосуванні електронної технології опрацювання документів і поступової заміни паперових форм визначають розвиток комунікацій і, насамперед, Іnternet.