на тему Обробка даних за допомогою системи керування базами даних CCESS Створення складних звітів
Работа добавлена на сайт samzan.net:
Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
ХЕРСОНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ №6
для проведення лабораторних робіт
на тему «Обробка даних за допомогою системи керування
базами даних ACCESS»
«Створення складних звітів»
з дисципліни „Прикладні системи управління бізнесом”
для слухачів ФППК ХНТУ
курсу „Комп’ютерні технології ведення бухгалтерського обліку та адміністрування інформаційно-аналітичної системи „1С: Підприємство 7.7”
Херсон 2010
ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ
Створення складних звітів
ACCESS пропонує кілька способів створення звітів. Найбільш простим з них є використання засобів автоматичного створення звіту. Автоматично створюваний на основі таблиці чи запиту звіт називається автоотчетом. ACCESS дозволяє автоматично створювати звіти двох форматів: у стовпець і стрічковий.
Щоб створити автоотчет:
- На панелі об'єктів вікна База данных клацніть по ярлику Отчеты і натисніть кнопку <Создать>. З'явиться діалогове вікно Новый отчет, представлене на мал.1.
Мал.1. Діалогове вікно Новый отчет
- У списку діалогового вікна Новый отчет виділіть один з елементів: Автоотчет: в столбец чи Автоотчет: ленточная.
- У полі зі списком, що знаходиться в нижній частині діалогового вікна Новый отчет, містяться імена всіх таблиць і запитів бази даних, що можуть бути використані як джерело даних для звіту. Клацніть лівою кнопкою миші по кнопці зі стрілкою для відкриття списку, а потім виділіть в списку необхідний елемент.
- Натисніть кнопку <ОК>.
У результаті ACCESS автоматично створить звіт на основі обраного джерела даних, використовуючи ленточный формат чи формат в столбец. Ленточный формат розташовує поля виведених записів у рядок. Формат в столбец розташовує поля виведених записів у стовпець. Автоотчет, створений з використанням кожного з цих двох форматів, буде включати всі поля і записи, що є в обраному джерелі даних.
Щоб створений звіт можна було використовувати надалі, його необхідно зберегти. Для цього виберіть команду Файл, Сохранить чи натисніть кнопку <Сохранить> на панелі інструментів. Потім, у текстове поле діалогового вікна Сохранение, що з'явилося, введіть назву нового звіту і натисніть кнопку <ОК>.
Примітка. Є ще один варіант збереження звіту: за допомогою команди меню Файл, Сохранить как... Цією командою відображається діалогове вікно Сохранения (мал.2). Введіть ім'я звіту і, перш ніж натиснути кнопку <ОК>, переконайтеся, що в списку, що розкривається, цього вікна обраний елемент Отчет. Обраний елемент визначає те, як буде збережений новий звіт, точніше, у виді якого об'єкта бази даних ACCESS. Справа в тім, що можна зберегти звіт у виді іншого об'єкта бази даних — сторінки доступу до даних. Зробити це дозволяє інший елемент списку, що розкривається, - елемент Страница доступа к данным.
Рис. 2. Діалогове вікно Сохранение
Створення звіту за допомогою Мастера отчетов
Ще одним простим і швидким способом створення звітів є використання Мастера отчетов. З його допомогою можна створювати звіти (від найпростіших до звітів, що включають підлеглі звіти), що містять поля з однієї чи більш таблиць чи запитів. Використання Мастера отчетов дозволяє дуже швидко познайомитися з багатьма основними засобами розробки звітів, наданими ACCESS.
Щоб більш наочно представити процес створення звіту за допомогою мастера, опишемо процедуру створення звіту на основі відразу декількох таблиць: «Товари», «Постачальники» і «Типи» бази даних «Борею». У звіті буде представлена поточна кількість товарів на складі по категоріях.
Щоб створити простий звіт:
- На панелі об'єктів вікна бази даних клацніть по ярлику Отчеты і натисніть кнопку <Создать>. З'явиться діалогове вікно Новый отчет (див. мал.1).
- У списку діалогового вікна Новый отчет виділіть елемент Мастер отчетов. У поле зі списком, що знаходиться в нижній частині діалогового вікна Новый отчет, містяться імена всіх таблиць і запитів бази даних, що можуть бути використані як джерело даних для звіту. Розкрийте цей список і виділіть в ньому таблицю «Товари». Натисніть кнопку <ОК>. З'явиться перше діалогове вікно Мастера отчетов (мал.3).
Рис. 3. Перше діалогове вікно Мастера отчетов
- Насамперед потрібно визначити, які поля включити в звіт. З таблиці «Товари» у звіті будуть використовуватися наступні поля: «КодТовара», «Марка», «Ціна», «НаСкладе». За допомогою кнопки «>» (чи двічі клацнувши по елементі списку) по черзі перемістіть ці поля зі списку Доступные поля в список Выбранные поля. У звіті поля з'являються зліва направо, відповідно до послідовності їхнього розташування в списку Выбранные поля.
Примітка. Якщо на якому-небудь кроці створення звіту за допомогою Мастера отчетов була допущена помилка чи виникла необхідність зміни яких-небудь параметрів, то для повернення до попереднього кроку натисніть кнопку <Назад>. Крім того, у будь-який момент можна натиснути кнопку <Отмена> для відмовлення від створення звіту і повернення до вікна бази даних.
- Крім того, щоб бачити постачальників товару і категорії, у створюваний звіт необхідно додати поле «Назва» з таблиці «Постачальники» і «Категорія» з таблиці «Типи». Для додавання першого відсутнього полю розкрийте список Таблицы и запросы і виберіть елемент Таблица: Постачальники. Ім'я постачальника не повинне відображатися наприкінці звіту. Щоб стовпець «Назва» виводився відразу за стовпцем «Марка», у списку Выбранные поля виділіть поле «Марка», потім у списку Доступные поля виділіть поле «Назва» і натисніть кнопку «>». ACCESS перемістить поле «Назва» зі списку Доступные поля і вставить його в список Выбранные поля після поля «Марка», перед полем «Ціна».
- Аналогічно додайте в кінець списку поле «Категорія» з таблиці «Типи». Щоб перейти до другого діалогового вікна Мастера отчетов, зображеному на мал.4, натисніть кнопку <Далее>.
Примітка. Можна таким способом додавати в створюваний звіт поля з різних таблиць, що зв'язані між собою в схемі даних.
Рис.4. Друге діалогове вікно Мастера отчетов
- В другому діалоговому вікні необхідно вказати, яким образом будуть структуровані дані в звіті. Мастер перевіряє зв'язки між таблицями й у залежності від обраного вигляду пропонує кілька варіантів групування запису в звіті. Щоб здійснити групування по товарах, виділіть в списку елемент Товари.
- Натисніть на кнопку Вывести дополнительные сведения в лівій частині діалогового вікна для відображення одного з допоміжних діалогових вікон Майстра звітів. Якщо в цьому діалоговому вікні натиснути кнопку Показать примеры, то ACCESS виведе додаткові допоміжні діалогові вікна, у яких використовуються приклади з таблиць «Продажу», «Клієнти» і «Замовлення», що дозволяють продемонструвати різні способи групування, які Мастер отчетов може автоматично застосувати до створюваного звіту. Закрийте всі допоміжні діалогові вікна і поверніться до діалогового вікна Мастера отчетов, зображеному на мал.4. Натисніть кнопку <Далее> для переходу до третього діалогового вікна Мастера отчетов.
Рис. 5. Попередження Мастера отчетов
- У третім діалоговому вікні Мастера отчетов необхідно визначити додаткові рівні групування в звіті. Виділіть в списку поле «Категорія» і натисніть кнопку «>» (чи просто двічі клацніть по цьому полю в списку), щоб установити групування по категорії товарів (мал.6.).
Примітка. Якщо буде потрібно скасувати додавання полю групування, натисніть кнопку «<» чи двічі клацніть за назвою цього полю (виділеному жирним шрифтом) в області діалогового вікна з ескізом звіту.
- Майстер звітів дозволяє задати інтервали значень, по яких групуються дані. Щоб змінити їх у цьому ж (третьому) діалоговому вікні Майстра звітів, натисніть кнопку <Группировка>. На екрані з'явиться діалогове вікно Интервалы группировки, зображене на мал.7. Змінюючи інтервал групування, можна впливати на спосіб групування даних у звіті. Для числових полів можна задати групування по десятках, сотням і іншим значенням. Для текстових полів можливе групування по першій букві, першим трьом буквам і т.д.
Рис. 6. Третє діалогове вікно Мастера отчетов
Рис. 7. Діалогове вікно Интервалы группировки
- Для створюваного звіту виберіть зі списку Интервалы группировки варіант Обычный і натисніть кнопку <ОК>. Для переходу до четвертого діалогового вікна Мастера отчетов натисніть кнопку <Далее>.
- ACCESS дозволяє сортувати записи в межах групи за значенням довільного полю, при цьому сортування проводиться не більш ніж по чотирьох полях (мал. 8). Виберіть у першому списку, що розкривається, поле «Кодтовара». За замовчуванням прийнятий порядок сортування по зростанню; якщо ви хочете вибрати порядок сортування по убуванню, то натисніть на кнопку праворуч від списку, що розкривається. Для повернення до сортування по зростанню знову натисніть на цю кнопку.
- Щоб указати для стовпця звіту підсумкову інформацію, натисніть на кнопку <Итоги>. У діалоговому вікні Итоги, зображеному на мал.9, можна задати параметри для обраного стовпця. Вибрати можна серед усіх числових полів звіту, що не є лічильниками, що Мастер отчетов перелічить у цьому діалоговому вікні і дозволить установити для кожного з них прапорці Sum, Avg, Min і Мах. У залежності від встановлених прапорців Мастер отчетов додасть відповідні підсумкові полю в кінець звіту, що обчислюють итоговую сумму, среднее значение, минимальное чи максимальное значение даного поля по всіх записах. Група перемикачів Показать дозволяє вибрати, чи випливає в звіті вказувати тільки підсумки чи необхідно видавати повний звіт, додаючи поля з проміжними підсумками наприкінці кожної групи і поля з повними підсумками наприкінці звіту. Для створюваного звіту встановіть прапорці Sum для поля «НаСкладе» і Avg для поля «Ціна», перемикач Данные и итоги і прапорець Вычислить проценты, що дозволяє виводити частку групи (у відсотках) у загальному підсумку для всіх груп (мал.9). Для повернення до діалогового вікна Мастера отчетов натисніть кнопку <ОК>.
Рис.8. Четверте діалогове вікно Мастера отчетов
- Натисніть кнопку <Далее>, щоб перейти до п'ятого діалогового вікна Мастера отчетов, зображеного на мал.10. Мастер отчетов запропонує на вибір шість варіантів оформлення згрупованих даних (варіантів макета звіту). У лівій частині діалогового вікна Мастера відображається ескіз обраного макета. Виберіть у групі Макет перемикач ступенчатый. За замовчуванням Мастер отчетов установлює прапорець Настроить ширину полей для размещения на одной странице, що дозволяє заощадити папір і зробити звіт більш зручним для читання. У групі Ориентация можна вибрати розташування сторінки звіту при друкуванні. Широким звітам, у яких відображається багато полів в одному рядку, зручно задавати орієнтацію альбомная. Для звіту ж з нашого приклада залишіть обраним перемикач книжная. Щоб перейти до шостого діалогового вікна Мастра отчетов, натисніть кнопку <Далее>.
Рис. 9. Діалогове вікно Итоги
Рис.10. П'яте діалогове вікно Мастера отчетов
- У шостому діалоговому вікні Мастера отчетов виберіть один із запропонованих стилів оформлення звіту. У лівій частині діалогового вікна Мастера відображається ескіз звіту обраного стилю (мал.11). Для створюваного звіту виберіть стиль Сжатый, а потім натисніть кнопку <Далее> для переходу до останнього діалогового вікна Мастера отчетов.
Примітка. У шостому вікні Мастера отчетов відображається список усіх доступних у даний момент стилів. Крім шести заздалегідь визначених стандартних стилів, ACCESS дозволяє настроїти будь-який стандартний стиль чи створити свій власний для використання при оформленні форм і звітів, у тому числі за допомогою майстра. Набір варіантів оформлення для звітів можна поповнити і застосувати аналогічно тому, як це робиться для форм.
Рис.11. Шосте діалогове вікно Мастера отчетов
- В останнім діалоговому вікні Мастера отчетов як заголовок звіту введіть: Товари на складі. Майстер звітів збереже створений звіт під цим же ім'ям. Виберіть перемикач Просмотреть отчет і натисніть кнопку <Готово> для завершення створення звіту. Мастер отчетов створить звіт і відобразить його в режимі Предварительного просмотра. Якщо при цьому необхідно одержати довідку по роботі зі звітом, попередньо установіть прапорець Вывести справку по работе с отчетом?.
На мал.13 зображений звіт, створений майстром. Для перегляду всіх частин звіту скористайтеся вертикальною і горизонтальною смугами прокручування. Цей звіт можна використовувати безпосередньо в тім виді, як його створив майстер, чи застосувати його як основу для розробки більш складного звіту.
Рис. 12. Останнє діалогове вікно Мастера отчетов
Рис.13. Звіт "Підсумковий запит підприємства", створений Мастером отчетов
Редагування структури звіту виконують у режимі Конструктора (режим запускається кнопкою <Конструктор> у вікні База данных). Прийоми редагування ті ж, що і для форм. Елементи керування в даному випадку виконують функції елементів оформлення, оскільки друкований звіт не інтерактивний об'єкт. Розміщення елементів керування виконують за допомогою Панели элементов (Вид, Панель элементов), що по складу практично не відрізняється від Панели элементов форми. Важливою особливістю звітів є наявність засобу для вставки в область верхнього чи нижнього колонтитула поточного номера сторінки і повної кількості сторінок. Цю операцію виконують за допомогою діалогового вікна Номера страниц (Вставка, Номера страниц).
Мастер отчетов дозволяє підготувати наступні типи звітів:
звіт, що містить інформацію, розташовану в один стовпець чи у виді таблиці;
звіт з угрупованням і обчисленням підсумкових величин;
поштові наклейки.
Для створення звіту самостійно без допомоги Мастера отчетов:
- У вікні База данных клацніть на вкладці Отчет.
- У вікні, що відкрилося, клацніть на кнопці <Создать>. З'явиться вікно Новый отчет.
- Вкажіть ім'я таблиці, на якій повинний базуватися звіт і виберіть режим Конструктор.
MS ACCESS індицірує вікно звіту в режимі Конструктора. Вікно Конструктора розділене на кілька областей у відповідності зі стандартною структурою звіту. У цій області при необхідності можна ввести керуючі й інші елементи, рівні групування.
Заголовок отчета — друкується тільки на початку звіту, використовується на титульній сторінці.
Верхний колонтитул — друкується вгорі кожної сторінки.
Заголовок группы — друкується перед обробкою першого запису групи.
Область данных — друкується кожен запис таблиці чи динамічного набору даних запиту.
Примечание группы — друкується після обробки останнього запису групи.
Нижний колонтитул — друкується внизу кожної сторінки.
Примечание отчета — друкується наприкінці звіту після обробки всіх записів.
Проектування звіту складається в створенні структури його розділів і в розміщенні елементів керування усередині цих розділів, а також у завданні зв'язків між цими елементами і полями таблиць чи запитів бази даних.
Звіти призначені для виводу інформації на принтер, тому для розрахунку розташування даних на друкованій сторінці програма ACCESS повинна «знати» усе необхідне про особливості принтера. Ці дані ACCESS одержує від операційної системи. Відповідно, принтер у системі повинний бути встановлений.
При відсутності принтера звіти також можна створювати. Досить виконати програмну установку за допомогою команди операційної системи Пуск, Настройка, Принтеры.
ЗАВДАННЯ 1
- Створіть запит, на основі якого буде формуватися звіт. У запиті повинні бути присутні: з таблиці Студенти – поля «Прізвище», «Ім'я», «По батькові» і «Номер групи», з таблиці Дисципліни – поле «Назва дисципліни», з таблиці Оцінки – поле «Оцінки».
- Створіть звіт за підсумками сесії. У звіті оцінки студентів повинні бути згруповані по номерах груп і дисциплінам. Для кожного студента повинна обчислюватися середня оцінка в сесію, а для кожної групи – середнє значення оцінок по всіх предметах.
ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ
- Для створення запиту:
- на вкладці Запросы клацніть по кнопці <Создать>;
- виберіть Простой запрос і клацніть по кнопці <ОК>;
- з таблиці Студенти виберіть поля «Прізвище», «Ім'я», «По батькові» і «Номер групи», з таблиці Дисципліни - «Назва дисципліни», з таблиці Оцінки – поле «Оцінки» і клацніть по кнопці <Далее>;
- клацніть ще раз по кнопці <Далее>;
- уведіть назву запиту Сесія і клацніть по кнопці <Готово>;
- закрийте запит.
2. Для створення підсумкового звіту виконайте наступне:
- на вкладці Отчеты клацніть по кнопці <Создать>;
- виберіть Мастер отчетов, зі списку, що розкривається - запрос Сесія і клацніть по кнопці <ОК>;
- виберіть усі поля запиту і клацніть по кнопці <Далее>;
- тип представлення даних вас задовольняє, тому клацніть по кнопці <Далее>;
- додайте рівень групування по номеру групи, вибравши в лівому вікні Номер групи і перенесіть його в праве вікно, клацнувши по кнопці ;
- клацніть по кнопці <Далее>;
- клацніть по кнопці <Итоги>, тому що треба обчислювати середній бал;
- поставте «галочку» в комірку полю AVG (ця функція обчислює середнє) і клацніть по кнопці <ОК>;
- клацніть по кнопці <Далее>, так як сортування не потрібно, тому що даними є назви дисципліни й оцінки, порядок яких не настільки важливий;
- виберіть макет звіту. Рекомендуємо ступенчатый, тому що він займає менше місця й у ньому наочно представлені дані (хоча це – справа смаку). Клацніть по кнопці <Далее>;
- виберіть стиль звіту і клацніть по кнопці <Далее>;
- уведіть назву звіту Підсумки сесії і клацніть по кнопці <Готово>.
На екрані з'явиться звіт. Його можна переглянути, змінюючи масштаб (клацнувши по листу) і перегортаючи сторінки (у нижній частині екрана). Його можна також роздрукувати, виконавши команду Файл, Печать. Після завершення необхідних вам операцій закрийте вікно перегляду звіту.
ЗАВДАННЯ 2
Розробіть кнопкову форму для роботи з базами даних, у якій повинні бути створені вами форми і звіти.
ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ
Для створення кнопкового меню виконайте наступні дії:
- виконайте команду Сервис, Настройка, Диспетчер кнопочных форм;
- підтвердіть створення кнопкової форми, клацнувши по кнопці <ДА>;
- ACCESS запропонує вам працювати з головною кнопковою формою чи створити додатково нову. Створіть свою форму, клацнувши по кнопці <Создать>;
- введіть ім'я Меню і клацніть по кнопці <ОК>;
- у вікні виберіть Меню і клацніть по кнопці <Изменить>;
- створіть елементи даної кнопкової форми, клацнувши по кнопці <Создать>;
- у рядку Текст введіть напис, що пояснює, до створюваної кнопки - Викладачі;
- у рядку Команда виберіть зі списку Открытие формы в режиме редактирования;
Примітка. Диспетчер прямо може зв'язати кнопку з відкриття форми чи звіту. Щоб відкрити таблицю чи запит, треба створити відповідний макрос і вказати це в диспетчері.
- у рядку Форма виберіть зі списку форму Викладачі і клацніть по кнопці <ОК>;
- введіть у меню всі створені форми і звіти, повторюючи п.6-9;
- закрийте вікно кнопкової форми, клацнувши по кнопці <Закрить>;
- клацніть по кнопці <По умолчанию>;
- закрийте Диспетчер кнопочных форм, клацнувши по кнопці <Закрить>;
- на вкладці Формы підведіть курсор миші до напису Кнопочная форма, клацніть правою кнопкою миші, виберіть пункт Переименовать і введіть нове ім'я Меню, потім натисніть клавішу <Enter>;
- відкрийте форму і перегляньте можливості відкриття форм і звіту з меню.
Примітка. Для повернення з будь-якої відкритої форми чи звіту в меню досить їх закрити.
САМОСТІЙНО:
- Створіть звіт на базі запиту «Середній бал групи по дисциплінах».
2. Добавте звіти в «Меню».
14
PAGE 18