Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE 39
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
Пятнадцатого арбитражного
апелляционного суда
г. Ростов-на-Дону
2007г.
СОДЕРЖАНИЕ:
|
[1] Прием, регистрация и распределение корреспонденции [2] Порядок прохождения апелляционной жалобы и порядок движения дел [3] Порядок прохождения заявлений о пересмотре судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам. [4] Порядок прохождения заявлений (документов), связанных с исполнением судебных актов суда. [5] Делопроизводство по прохождению дополнительных материалов к судебным делам. [6] Прием, учет и хранение вещественных доказательств [7] Документальное оформление работы президиума суда [8] Порядок работы с организационно-распорядительными документами [9] Порядок работы с письмами, заявлениями, жалобами на действия судей и работников аппарата суда [10] Изготовление, использование, учет и хранение печатей, штампов и бланков [11] Справочно-информационная работа [12] Копировально-множительные работы [13] Контроль за ведением делопроизводства [14] Составление номенклатуры дел [15] Экспертиза ценности документов [16] Оформление дел и передача их в архив суда [17] Оперативное хранение документов и дел, выдача копий документов
[18]
[19] [20] Приложение 3 [21] Приложение 4 [22] Приложение 5
[23]
[24]
[25] [26] Приложение 9 [27] Приложение 10 [28] Приложение 11
[29]
[30]
[31] [32] Приложение 15
[33]
[34] [35] Приложение 18
[36] [37] Приложение 20
[38] [39] Приложение 22 [40] Приложение 23 [41] Приложение 24
[42]
[43]
[44]
[45]
[46]
[47] [48] Приложение 31 [49] Приложение 32
[50] [51] Приложение 34
[52]
[53]
[54]
[55] [56] Приложение 39
[57]
[58]
[59] [60] Приложение 43
[61]
[62]
[63]
[64]
[65]
[66]
[67]
[68] [69] Приложение 52
[70] [71] Приложение 54 [72] Приложение 55 |
Общие положения
Помощник судьи и секретарь судебного заседания в соответствии со ст. 58 АПК РФ, соответствующими должностными регламентами и данной Инструкцией могут исполнять функции по ведению делопроизводства, непосредственно связанные с совершением процессуальных действий.
Ведение делопроизводства в судебных составах осуществляется специалистами судебных составов.
Методическое руководство работой с документами возлагается на отдел делопроизводства.
Для работы с документами в суде применяются автоматизированные информационные системы «Судопроизводство» и «Дело».
Сотрудники суда несут ответственность за полноту, достоверность и своевременность занесения данных в автоматизированные информационные системы.
Передача документов или их копий, ознакомление с ними представителей сторонних организаций, а также использование содержащихся в них сведений допускаются с разрешения председателя суда, судей и руководителей структурных подразделений.
Начальник отдела делопроизводства обеспечивает организацию делопроизводства в суде в соответствии с Инструкцией, знакомит работников аппарата суда с правовыми и методическими документами по делопроизводству и контролирует их исполнение.
Электронные образы документов, подписанные руководством суда, направляются в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации и в арбитражные суды Российской Федерации в тот же день, после из регистрации в суде.
Обязательной передаче по внутриведомственной электронной почте в адрес Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, руководителям структурных подразделений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, а также в арбитражные суды Российской Федерации подлежат электронные образы следующих документов:
Не подлежат передаче с использованием внутриведомственной электронной почты:
Корреспонденция принимается экспедиционно-регистрационной группой от почтовых отделений, фельдъегерской службы, по каналам электрической связи и нарочно (от представителей юридических лиц и граждан).
Корреспонденция, поступающая нарочно, принимается в рабочие дни:
понедельник-четверг - с 09.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00 часов.
пятница – с 09.00 до 13.00 и с 14.00 до 16.30 часов
Пакеты с пометкой «Лично» не вскрываются и передаются под роспись в секретариат председателя суда. Корреспонденция с пометкой «Лично» становится официальным документом лишь после возвращения в экспедиционно-регистрационную группу для регистрации и направления на рассмотрение по принадлежности.
В поступивших судебных делах проверяется наличие документов дела с их внутренней описью, имеющейся в деле.
На всех документах, пришедших по почте, в правом верхнем углу первого листа ставится оттиск круглой печати красного цвета с надписью «ПОЧТА прием документов».
Первый экземпляр акта прилагается к поступившим материалам и передается вместе с ними по принадлежности в судебный состав или подразделение, второй направляется отправителю, третий хранится в делах отдела делопроизводства.
Вопрос о возможности рассмотрения поступивших материалов при отсутствии тех или иных документов или об их возврате заявителю решается в судебной коллегии или подразделении в зависимости от их значимости.
Поступившая корреспонденция регистрируется в день поступления и по реестру (Приложение ), под роспись передается в секретариат председателя суда не позднее первой половины следующего дня.
Порядковый номер апелляционной жалобы включает: индекс суда, регистрационный порядковый номер апелляционной жалобы, год поступления жалобы.
Например: 15АП-111/2007, где:
15АП – индекс Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда,
111 – регистрационный номер апелляционной жалобы,
2007 – год поступления жалобы с делом в суд.
Одновременно специалист, зарегистрировавший жалобу, производит сканирование всех поступивших с жалобой документов.
Контроль за правильностью распределения жалоб по специализации осуществляют председатели коллегий.
Коллегиальный состав судей формируется после вынесения судьей, которому распределена жалоба, определения о принятии апелляционной жалобы к производству.
В случае болезни судьи на основании докладной записки председателя судебного состава распределенные отсутствующему судье дела для их назначения к рассмотрению передаются судье, его заменяющему, согласно утвержденному председателем суда порядку взаимозаменяемости судей.
При наличии апелляционного производства, возбужденного по апелляционным жалобам иных лиц, участвующих в деле, на один и тот же судебный акт специалист составляет информационную справку (Приложение ), которая вместе с жалобой передается судье, в чьем производстве находится дело, не позднее следующего дня.
Сопроводительное письмо о направлении апелляционной жалобы в суд первой инстанции подписывает начальник отдела делопроизводства (Приложение ). Копия сопроводительного письма подшивается в дело «Документы по делам, истребуемым из судов первой инстанции», которое ведется начальником отдела делопроизводства.
Например: 15АП-111/2007, где:
15АП – индекс Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда,
111 – регистрационный номер апелляционной жалобы,
2007 – год поступления жалобы с делом в суд.
Регистрационный штамп ставится на каждом томе судебного дела.
На апелляционной жалобе и на каждом отдельно оформленном документе с ходатайством о восстановлении срока на апелляционное обжалование судебного акта, о принятии судом обеспечительных мер, об отсрочке, рассрочке уплаты государственной пошлины, уменьшении ее размера и т. д. ставится штамп с датой поступления.
Реестр с отметкой о передаче поступивших апелляционных жалоб хранится в отделе делопроизводства.
Поступившие к судье дела и апелляционные жалобы помощник судьи регистрирует в Журнале регистрации апелляционных жалоб, поступивших к судье
(Приложение ).
Второй экземпляр статистической карточки передается специалисту группы статистики.
Регистрация перераспределения жалоб в АИС «Судопроизводство» в данном случае производится специалистами экспедиционно-регистрационной группы на основании докладных записок с соответствующей резолюцией.
Подлинники докладных подшиваются в дело «Документы по перераспределению апелляционных жалоб», которое ведется начальником отдела делопроизводства.
При отсутствии председателя коллегии вопрос замены судьи (судей) разрешается председателем суда.
В этом случае вопросы замены судьи (судей) разрешаются председателем суда в порядке, предусмотренном пунктом 3.3 Инструкции.
Регистрация изменения состава суда в АИС «Судопроизводство» в данном случае производится на основании копий соответствующих определений либо распоряжений.
Подлинники определения об удовлетворении отвода (самоотвода) и распоряжения о замене судьи подшиваются в арбитражное дело, копии подшиваются в «Апелляционное производство» и в дело «Документы по перераспределению апелляционных жалоб», которое ведется начальником отдела делопроизводства.
Представленные заявителем документы во исполнение определения суда об оставлении жалобы без движения регистрируются как дополнительные документы к апелляционной жалобе и незамедлительно передаются судье, на рассмотрении которого находится апелляционная жалоба.
Подлинники определения об оставлении апелляционной жалобы без движения и определения о возвращении апелляционной жалобы подшиваются в материалы судебного дела, а копии указанных определений подшиваются в «Апелляционное производство». Экземпляры копий определений также передаются начальнику отдела делопроизводства, ответственному за ведение дела «Документы по возвращенным жалобам». Данные о существе и дате определений вносятся в АИС «Судопроизводство».
Секретарь судебного заседания в этот же день, в крайнем случае - не позднее первой половины следующего дня, печатает конверты и уведомления, заверяет в соответствии с пунктом 3.21. Инструкции копии определений для направления лицам, участвующим в деле, конвертует (упаковывает) их и запечатанные конверты передает по реестру (Приложение ) в отдел делопроизводства для отправки. Реестр подшивается в дело «Реестры передачи конвертов для отправки», которое хранится в отделе делопроизводства.
Вместе с конвертами секретарь судебного заседания передает в отдел делопроизводства первый экземпляр определения для проставления на нем штампа «Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд. Отправлено. Дата», подтверждающего отправку его копий. После проставления штампа специалист отдела делопроизводства передает первый экземпляр определения в группу статистики для проверки правильности внесенной информации в АИС «Судопроизводство» и заполнения статистической карточки. В тот же день проверенные документы возвращаются в отдел делопроизводства.
Не позднее следующего после этого дня секретарь судебного заседания получает в отделе делопроизводства первый экземпляр определения со штампом об отправке, готовит копии документов для формирования «Апелляционного производства» (согласно перечню, указанному в пункте 3.23. Инструкции), заполняет обложки дела и «Апелляционного производства» и передает все документы специалисту для подшивки с фиксированием передачи дела и документов в АИС «Судопроизводство».
Специалист подшивает полученные документы в дело и «Апелляционное производство» в соответствии с пунктами 3.23. и 3.24. Инструкции с составлением их описи (Приложение ) и возвращает помощнику судьи с фиксированием передачи документов в АИС «Судопроизводство».
Отзывы на апелляционные жалобы и другие документы регистрируются как дополнительные документы по номеру, присвоенному первоначально поступившей жалобе, и незамедлительно передаются судье, в производстве которого находится дело.
Помощник судьи готовит письмо об истребовании дополнительных материалов дела, подписывает его у судьи, рассматривающего апелляционную жалобу, и передает секретарю судебного заседания для подготовки к отправке в суд первой инстанции. Исходящий номер письма должен состоять из номера дела, по которому запрашиваются дополнительные материалы, дата письма – дата подписания документа (Приложение ).
Также не позднее следующего дня после его вынесения направляются лицам, участвующим в деле, определения о прекращении производства по апелляционной жалобе, вынесенные в соответствии со статьей 265 АПК РФ.
В этих случаях секретарь судебного заседания должен изготовить заверенные копии соответствующих определений, законвертовать их и передать в отдел делопроизводства для отправки с таким расчетом, чтобы они могли быть отправлены в указанные выше сроки.
В этих случаях помощник судьи передает секретарю судебного заседания подлинники судебных актов с копиями по количеству адресатов, дело и «Апелляционное производство» не позднее следующего дня после вынесения судебных актов.
Секретарь судебного заседания не позднее следующих двух за этим дней:
В первой половине следующего дня после отправки корреспонденции секретарь судебного заседания получает в отделе делопроизводства первые экземпляры судебных актов со штампами, подтверждающими отправку его копий, и передает дело и «Апелляционное производство» специалисту для подшивки.
Специалист должен подшить материалы дела с составлением описи не позднее чем в пятидневный срок со дня вынесения судебного акта.
Если по делу вынесен не окончательный судебный акт, не позднее чем через пять дней со дня вынесения судебного акта, дело и «Апелляционное производство» специалист передает помощнику судьи с фиксированием передачи дела и документов
в АИС «Судопроизводство».
Поручения суда о выполнении отдельных процессуальных действий направляются в компетентные органы иностранного государства через соответствующие компетентные органы Российской Федерации, определенные в нормах международного договора либо федерального закона. Такими органами могут являться судебные органы, органы Министерства юстиции Российской Федерации либо иные органы. Судебное поручение об оказании правовой помощи составляется в письменном виде, подписывается направившим его судьей, удостоверяется гербовой печатью суда.
Сопроводительное письмо о возврате дела готовит специалист судебного состава. Оформленное для возврата арбитражное дело и сопроводительное письмо передаются в отдел делопроизводства. Специалист отдела делопроизводства сверяет принадлежность арбитражного дела суду, который указан в сопроводительном письме и несет ответственность за направление арбитражного дела по адресу, указанному в сопроводительном письме. Копия сопроводительного письма хранится в номенклатуре дел отдела делопроизводства вместе с возвращенным уведомлением о вручении.
Учитывая месторасположение Арбитражного суда Ростовской области, судебные дела в указанный суд могут быть возвращены с нарочным. На копии сопроводительного реестра (Приложение ) сотрудником Арбитражного суда Ростовской области делается отметка о получении дела.
|
Прошнуровано, пронумеровано ____л. ( ) листов прописью Секретарь судебного «____»__________________20__г. |
В этом случае копии судебных актов подписываются председательствующим в деле судьей и секретарем судебного заседания.
В случае поступления жалоб от кредиторов по делам о несостоятельности (банкротстве) на определения судов первой инстанции, касающихся требований кредиторов, формируются отдельные папки «Апелляционных производств» по каждому обжалуемому определению.
Также в «Апелляционное производство» специалист подшивает почтовые уведомления о вручении исполнительных листов, исполненные исполнительные листы, неврученные копии судебных актов апелляционного суда, возвращенные почтовыми службами после передачи дела в суд первой инстанции.
Специалист подшивает документы в дело, располагая их в следующей последовательности:
По ходу совершения процессуальных действий в дело подшиваются:
В случае если апелляционная жалоба была оставлена без движения, а затем принята к производству, определение об оставлении без движения подшивается перед определением о принятии апелляционной жалобы к производству.
В случае, если судом проводится аудио- и (или) видеозапись судебного заседания, материальные носители помещаются в пакет и приобщаются к протоколу судебного заседания.
К судебному делу не должны приобщаться материалы, подлежащие возврату, черновики. Вторые экземпляры (дубликаты) уже имеющихся в деле документов с сопроводительным письмом возвращаются заявителю или вручаются под расписку.
Не допускается хранение документов, приобщенных к делу, отдельно от дела.
Апелляционное производство формируется по правилам пункта 3.23. Инструкции.
При оплате указанными лицами государственной пошлины за получение копий документов, копии изготовляются секретарем судебного заседания техническими средствами суда в порядке, предусмотренном разделом 13 Инструкции.
Опись документов, начатая судом первой инстанции, продолжается по мере поступления новых документов, принятия судебных актов и т. д. под порядковыми текущими номерами, т.е. должна быть единой, если дело составляет один том. В случае, если в описи документов дела отсутствует свободное место для внесения очередного документа, специалист распечатывает опись судебного дела (Приложение 11), вклеивает ее в судебное дело и продолжает нумерацию, начатую на предыдущем листе описи.
Специалист экспедиционно-регистрационной группы:
При отсутствии судьи, председательствовавшего по делу, материалы передаются председателю соответствующей коллегии для последующего распределения.
При наличии распорядительного документа председателя суда, утверждающего порядок взаимозаменяемости судей, заявление распределяется согласно утвержденному порядку.
Специалист экспедиционно-регистрационной группы:
При отсутствии судьи, председательствовавшего по делу, материалы передаются председателю соответствующей коллегии для последующего распределения.
При наличии распорядительного документа председателя суда, утверждающего порядок взаимозаменяемости судей, заявление распределяется согласно утвержденному порядку.
Исполнительные листы на взыскание денежных средств в доход бюджета направляются в налоговый орган или иной уполномоченный государственный орган по месту нахождения должника.
На взыскание государственной пошлины в доход федерального бюджета выдается отдельный исполнительный лист.
Хранение бланков исполнительных листов осуществляется ответственными за работу с бланками исполнительных листов и исполнительными листами лицами в опечатываемых личных металлических шкафах (сейфах), которые находятся в помещениях ответственных лиц.
Содержание исполнительного листа должно соответствовать требованиям
статьи 320 АПК РФ.
Одновременно с оригиналом исполнительного листа в АИС «Судопроизводство» изготовляются две его копии с проставлением на них вручную номера исполнительного листа. Один экземпляр копии подшивается в судебное дело, а второй - в «Апелляционное производство». В случае отсутствия в Пятнадцатом апелляционном суде судебного дела, копия исполнительного листа с сопроводительным письмом направляется в соответствующий суд первой инстанции для приобщения к делу.
По письменному заявлению взыскателя исполнительный лист направляется в банк и иные кредитные учреждения, в территориальные органы Федерального казначейства, в Министерство финансов Российской Федерации (если должником является Российская Федерация или в исполнительном листе должником указан главный распорядитель бюджетных средств и взыскание должно производиться за счет средств федерального бюджета), а также по адресу взыскателя.
В Журналах учета бланков исполнительных листов и выдачи исполнительных листов ответственными лицами делаются соответствующие отметки.
Заполненные бланки исполнительных листов и Журнал учета выдачи исполнительных листов передаются по акту приема-передачи другому работнику судебного состава, ответственному за работу с исполнительными листами, через ответственное должностное лицо.
В Журнале учета бланков исполнительных листов должностным лицом делается отметка о принятии на хранение имеющихся бланков и о передаче заполненных бланков исполнительных листов другому ответственному лицу.
При отсутствии судьи, председательствовавшего по делу, материалы передаются председателю соответствующей коллегии для последующего распределения.
При наличии распорядительного документа председателя суда, утверждающего порядок взаимозаменяемости судей, заявление распределяется согласно утвержденному порядку.
В правом верхнем углу лицевой стороны первого листа исполнительного листа ставится штамп «Дубликат» и выдача производится по правилам выдачи исполнительного листа.
Специалист экспедиционно-регистрационной группы после регистрации заявления:
При отсутствии судьи, председательствовавшего по делу, материалы передаются председателю соответствующей коллегии для последующего распределения.
При наличии распорядительного документа председателя суда, утверждающего порядок взаимозаменяемости судей, заявление распределяется согласно утвержденному порядку.
Например: 125/07-15АП-111/2007, где:
125/07 – порядковый номер дополнительного входящего документа и год поступления документа;
15АП-111/2007 – регистрационный номер апелляционной жалобы, к которой поступил дополнительный документ.
Тексты поступивших телефонограмм оформляются на бланках писем в двух экземплярах, регистрируются в Журнале принятых телефонограмм (Приложение ) и оперативно передаются судье, которому адресовано сообщение, а в его отсутствие – помощнику судьи (для приобщения в судебное дело и «Апелляционное производство»).
При поступлении телефонограммы непосредственному помощнику судьи, он уведомляет об этом судью, регистрирует телефонограмму в Журнале принятых телефонограмм и передает в экспедиционно-регистрационную группу для регистрации телефонограммы в АИС «Судопроизводство».
Поступившие по электронной связи телеграммы, факсограммы и электронные сообщения также регистрируются по правилам, указанным в пунктах 6.1., 6.2. Инструкции в экспедиционно-регистрационной группе и в Журнале принятых телефонограмм, факсограмм и электронной почты (Приложение ), который ведется в отделе делопроизводства.
Секретари судебных заседаний обязаны ежедневно получать корреспонденцию, пришедшую по делам, находящимся у них на исполнении. Вместе с корреспонденцией необходимо ежедневно забирать в отделе делопроизводства почтовые уведомления и возвращенные почтовые отправления, в которых могут находиться следующие документы:
Вещественные доказательства, представленные в апелляционную инстанцию и признанные судом подлежащими возврату лицу, представившему их, или лицу, определенному судом, выдаются лицом, ответственным за обеспечение хранения вещественных доказательств под расписку, в которой проставляются паспортные данные, адрес владельца; при получении вещественного доказательства представителем указываются также данные доверенности.
Доказательства, приобщенные судом первой инстанции, направляются вместе с делом в арбитражный суд, рассмотревший дело по первой инстанции.
За сохранность вещественных доказательств, которые хранятся отдельно от дела в специально отведенном для этого месте, несет ответственность лицо, на которое возложена обязанность по учету и хранению вещественных доказательств.
При смене лица, ответственного за учет и хранение вещественных доказательств, их прием и передача оформляются актом. При составлении акта проверяется соответствие записей в журнале фактическому наличию вещей.
Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящим разделом, обязательны для всех работников суда.
Контроль за соблюдением требований настоящего раздела возлагается на секретариат председателя суда.
В разделе используются следующие понятия:
В целях обеспечения оперативного поиска, контроля исполнения, создания условия для унификации документов, организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы:
Организационно-распорядительные документы создаются при помощи средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) допускается писать от руки.
Для документов устанавливаются следующие размеры полей:
верхнее – 20 мм,
нижнее – 20 мм,
слева – 30 мм,
справа – 15 мм.
Письма, приказы, распоряжения, протоколы, докладные и служебные записки и др. документы печатаются шрифтом Times New Roman размером 14 через 1,5 межстрочный интервал. Для оформления табличных материалов, положений, инструкций, должностных регламентов используется шрифт Times New Roman размером 12, через 1,5 межстрочный интервал.
Текст выравнивается по ширине страницы. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.
Приказ должен иметь следующие реквизиты:
Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, и должен отвечать на вопрос «О чем?». Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом с абзацным отступом в 12 пт от предыдущего атрибута.
Например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Пятнадцатом арбитражном апелляционном суде
Заголовок выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка абзацным отступом в 24 пт.
Текст приказа излагается от первого лица единственного числа и состоит
из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д.
Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «приказываю:», которое печатается в разрядку, по центру. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются судебные составы, подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа и на оборотной стороне каждого листа проекта.
Визы согласования включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Если требуется согласование более чем 2 лиц, то визы проставляются на отдельном листе согласования проекта приказа (Приложение ).
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник отдела делопроизводства
Личная подпись И.В. Антонова
Дата
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)». На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:
Приложение 1
к п. 2 приказа председателя суда
от 14.06.2007 № 86-общ
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.
Приложения к приказу визируются исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений.
Приказы подписывает председатель суда, а в его отсутствие – лицо, его замещающее. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Последний абзац текста должен иметь интервал после абзаца в 42 пт.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.
Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№», порядкового номера приказа, который формируется в пределах текущего года и литеры (общ, л, к, о).
Приказы оформляются на бланке приказа. Образец бланка приказа приведен в Приложении .
Распоряжение должно иметь следующие реквизиты:
Порядок составления и оформления распоряжений аналогичен порядку оформления приказов. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «предлагаю» или «обязываю», которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой строчными буквами в центре строки, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.
Распоряжения оформляются на бланке распоряжения. Образец бланка распоряжения - Приложение .
Документы утверждаются председателем суда или специально издаваемым приказом.
При утверждении документа гриф утверждения документа должен состоять из:
Например: УТВЕРЖДАЮ
Председатель Пятнадцатого
арбитражного апелляционного суда
В.А. Александров
«____»_______________20___г.
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из:
Например: УТВЕРЖДЕНА
приказом председателя суда
от 10.07.2007г. №87
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
Утверждению подлежат следующие документы:
Гриф утверждения должен располагаться в правом верхнем углу документа.
Положения (правила, инструкции) утверждаются председателем суда. Утверждение этих документов оформляется изданием приказа.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция, должностной регламент), отвечает на вопрос «Кого?» (должностной регламент главного специалиста отдела кадров и государственной службы).
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на разделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Разделы должны иметь названия.
Текст положения должен включать следующие разделы:
В разделе «Общие положения» указываются цели, основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения.
В разделе «Задачи» формулируются основные мероприятия по достижению поставленных целей.
Раздел «Структура» посвящен структуре и штатной численности подразделения, распределению обязанностей между работниками.
Раздел «Функции» раскрывает определенные действия, необходимые для решения задач в соответствующие сроки.
В разделе «Права и обязанности» указываются возможные способы действий для реализации своих функций.
В разделе «Ответственность» указываются возможные последствия неисполнения либо ненадлежащего исполнения функций.
Должностной регламент работника суда содержит те же разделы, что и положение о структурном подразделении. Но в нем более полно раскрываются функции, права и сроки выполнения поставленных перед работником задач.
Обязательным является раздел «Сроки, порядок согласования и принятия решения», в котором указываются конкретные сроки исполнения работником его должностных обязанностей и трудовых функций.
Должностные регламенты могут содержать разделы, в которых указаны вопросы, по которым сотрудник вправе принимать самостоятельные решения, и вопросы, по которым сотрудник обязан участвовать в подготовке проектов документов.
Образец положения приведен в Приложении , образец должностного регламента в Приложении .
Текст инструкции (правил) состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции (правил) должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера.
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.
Например: "Инструкция об учете, порядке использования и хранения…", "Инструкция по делопроизводству ".
Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается председателем суда. В процессе подготовки инструкции (правила) визируются руководителями всех заинтересованных структурных подразделений, заместителем председателя суда, курирующим направление деятельности, которого касается содержание инструкции (правил).
Протоколы имеют следующие реквизиты:
Наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом
размером 14 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита абзацным отступом в 18 пт, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Дата оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от предыдущего реквизита абзацным отступом в 24 пт. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера протокола.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются:
Слова «Председатель (Председательствующий)», «Секретарь», «Присутствовали» печатают слева от поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, перечисленные в порядке их значимости. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» («Об»). С новой строки указывается форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже).
Если на заседании (собрании, совещании) рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется.
Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатаются в разрядку, располагаются центрировано с отступом перед абзацем в 18 пт от списка участников.
Основная часть протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Текст каждого раздела излагается от третьего лица множественного числа.
В разделе «СЛУШАЛИ» на следующей строке с абзаца указывают фамилию и инициалы докладчика или выступающего (в родительном падеже). Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от имени первого лица без местоимения «я», слов: «так сказать», «значит» и т.д. При этом в тексте выступления каждую новую мысль целесообразно начинать с красной строки.
В том случае, когда текст доклада (сообщения, информации) приложен к протоколу, вместо изложения его содержания, после тире, с прописной буквы печатается: «Текст доклада (сообщения, информации) прилагается».
Номер вопроса повестки дня указывается один раз перед словом «СЛУШАЛИ». Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится (перед словом «СЛУШАЛИ» цифра «1» не ставится).
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» оформление текста осуществляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». Если текст выступления приложен к протоколу, то вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается: «Текст выступления прилагается».
В этот раздел кроме текстов выступлений включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы.
Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он начинается с глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «организовать» и т.д.) и строится по схеме: «действие – исполнитель – срок исполнения» (срок исполнения рекомендуется указывать с новой строки с абзаца).
Если в процессе обсуждения какого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй – порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или их отдельных пунктов.
Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня проведения заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний президиума суда, протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний судей и др.
Протоколы группируются по отдельным папкам и хранятся в соответствующих делах по номенклатуре.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке (Приложение ) и заверяются печатью отдела делопроизводства.
Образец оформления протокола приведен в Приложении .
Служебные письма имеют следующие реквизиты:
Служебные письма суда готовятся:
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией председателя суда, либо в соответствии с имеющимися сроками исполнения поручений, запросов.
Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от_______№_...»). Ссылку на поступившее письмо указывать в составе реквизитов бланка письма в поле реквизита "Ссылка на дату и номер поступившего документа".
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в письме-запросе.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
При адресовании документа без указания должностного лица в организацию или ее структурное подразделение их наименование пишут в именительном падеже.
Например: Министерство юстиции
Российской Федерации
Управление делами
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, должность и фамилия адресата - в дательном
Например: Министерство юстиции
Российской Федерации
Управление организационно-
правового обеспечения
юридической помощи
Начальнику отдела
А.А. Ивановой
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например: Генеральному директору
объединения «Агропром»
Е.А. Петровой
При адресовании документа нескольким должностным лицам однородных организаций одной системы их должности указываются во множественном числе и обобщенно.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их также следует указывать обобщенно.
Например: Председателям арбитражных судов
субъектов Российской Федерации
Исходящий документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется реестр на рассылку, на каждом документе указывается только один адресат.
Полный почтовый адрес при направлении документа корреспондентам указывается в последовательности, установленной Почтовыми правилами.
Письма, оформленные на двух и более страницах должны иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?».
В письмах используют следующие формы изложения:
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления
регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Все исходящие из суда письма подписываются председателем суда либо лицом его замещающим. Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Подпись оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-3 межстрочных интервала от текста письма или отметки о наличии приложения.
Отметка об исполнителе указывается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона.
Например:
И.В. Антонова
(863) 218-60-12
На исполненном документе ставится отметка об исполнении документа и направлении его в дело, которая должна содержать сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве суда.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется исполнителем документа, подписывается и датируется руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Например:
Отправлен факс от 09.09.2007 № 12
В дело № 05-10
Подпись руководителя структурного подразделения
Дата
Датой письма является дата его подписания.
Вся исходящая корреспонденция суда регистрируется специалистами экспедиционно-регистрационной группы в системе «Дело» и отправляется только через отдел делопроизводства.
Подписывается только первый экземпляр исходящего документа. Документы, касающиеся финансовой деятельности, подписываются в двух экземплярах.
Подписанный документ предоставляется в экспедиционно-регистрационную группу в двух экземлярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй – заверяется специалистом экспедиционно-регистрационной группы, который делает отметку на оборотной стороне последней страницы документа об отправке документа средствами связи (почта, фельдсвязь, эл. почта) и передает в подразделение-исполнитель.
Исходящим письмам присваивается регистрационный номер, включающий: индекс письма, порядковый номер документа и год.
Например: РУ/И-234/07, где:
РУ/И - индекс исходящего документа;
234 – порядковый номер документа;
07 – год издания документа.
Образцы бланков писем - Приложение , Приложение .
В состав телеграммы входят следующие реквизиты:
Телеграммы печатаются на бланке письма (Приложение ). Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации, и печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через двойной интервал без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается содержание) и без исправлений. Знаки препинания пишутся полными или сокращенными словами: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; скобка – скб; кавычки – квч.
Все исходящие из суда телеграммы заверяются гербовой печатью.
Документы, передаваемые по факсу (электронной почтой), должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.
При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи (электронной почтой) необходимо руководствоваться следующими требованиями:
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Исходящие телефонограммы составляются в одном экземпляре и регистрируются как исходящая корреспонденция. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Телефонограмма оформляется на отдельном листе бумаги. При приеме телефонограммы указывается наименование заявителя, точное время приема, должность и фамилия лица, передавшего телефонограмму, номер телефона, откуда передана, а также должность и фамилия лица, принявшего телефонограмму (Приложение ).
Входящие телефонограммы регистрируются и хранятся как обычная входящая корреспонденция.
Акты имеют следующие реквизиты:
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей) или комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом председателя суда.
Акты составляются на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии и содержат фактические данные, количественные показатели и др. сведения.
Наименование документа – слово «АКТ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером 14 и выравнивается по центру.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт».
Например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности суда,
Акт списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверки, обследования и т.п.)
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).
Основанием для составления акта является договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.
После слова «Составлен» указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.
При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы слева от поля.
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.
В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
Например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр – руководитель аппарата – администратор суда;
2-й экземпляр – бухгалтерия;
3-й экземпляр – отдел эксплуатации и материально-технического обеспечения.
После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
Список актов, подлежащих утверждению председателем суда приведен в
пункте 9.2.3. настоящей Инструкции.
Образец оформления акта приведен в Приложение .
Заявления пишутся на имя председателя суда от руки.
Заявления на предоставление отпуска для государственных гражданских служащих и младшего обслуживающего персонала согласовываются в следующем порядке: начальник структурного подразделения, начальник отдела кадров и государственной службы, руководитель аппарата – администратор суда.
Для судей согласование происходит в следующем порядке: председатель судебного состава, председатель судебной коллегии, начальник отдела кадров и государственной службы.
Образец заявления Приложение .
Докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, и содержит выводы и предложения составителя.
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Текст записки состоит из двух или трех смысловых частей:
Вторая часть может отсутствовать – в этом случае текст записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Датой записки является дата ее составления и подписания.
Образец служебной записки представлен в Приложении , докладной – в Приложении .
Правом издавать организационные и распорядительные документы обладает председатель суда, по вопросу замены судьи (судей) – заместители председателя суда.
Первый заместитель и заместители председателя суда, руководитель аппарата – администратор суда, руководитель секретариата председателя суда в рамках своих полномочий имеют право в письменном виде давать поручения и задания, обязательные для исполнения.
По организационным, кадровым, финансовым вопросам, вопросам планирования и т.п. председателем суда издаются приказы.
Руководители структурных подразделений при подготовке проектов организационно-распорядительных документов имеют право обращаться с письменными запросами в другие структурные подразделения.
Распорядительные документы, поступающие из Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, должны доводиться до структурных подразделений непосредственно (передача письма или его копии с резолюцией руководства исполнителям) или путем издания внутренних распорядительных документов, в которых излагается содержание поступившего документа. Применительно к задачам суда указываются мероприятия, подлежащие осуществлению. Распорядительные документы должны содержать ссылку на документ, послуживший основанием к их изданию с указанием его наименования, даты и номера.
Указания по подготовке распорядительного документа даются председателем суда либо в форме резолюции за его личной подписью с указанием исполнителя, содержания действий, срока исполнения, даты резолюции, либо в форме отдельного поручения.
Исполнение документа предусматривает:
Проекты распорядительных документов готовят руководители структурных подразделений, которым поручено решение данного вопроса.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления приказов (распоряжений) является обязанностью секретариата председателя суда.
Представляемые на подпись руководству суда распорядительные документы визируются в следующем порядке: исполнителями, руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями всех заинтересованных подразделений с указанием их должностей и даты согласования. (Оформление виз согласования пункт 9.2.1. Инструкции).
С руководителем аппарата – администратором суда и руководителем секретариата председателя суда в обязательном порядке согласовываются проекты документов, издаваемые по вопросам их компетенции. Их визы согласования ставятся в последнюю очередь.
Для согласования документов устанавливаются следующие сроки:
При несогласии с проектом распорядительного документа визирующий излагает свое мнение в письменной форме на отдельном листе, приводя мотивированные возражения или новую формулировку.
После прохождения процедуры согласования исполнитель представляет проект в секретариат председателя суда для утверждения (подписания) председателем суда.
Распорядительные документы, подписываются председателем суда в двух экземплярах, регистрируются в отделе кадров и государственной службы. Датой распорядительного документа считается дата его подписания.
Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу, приказы по командировкам, приказы по отпускам, распоряжения нумеруются отдельно.
Подлинники документов подшиваются в дела по номенклатуре: «Приказы и распоряжения председателя суда по основной деятельности», «Приказы председателя суда по личному составу», «Приказы председателя суда по командировкам», «Приказы председателя суда о предоставлении отпусков». Второй экземпляр распорядительного документа возвращается структурному подразделению, подготовившему документ, и хранится в деле по номенклатуре.
Второй экземпляр приказов по командировкам, отпускам, по личному составу передается в финансовый отдел.
Приказы и распоряжения председателя суда по основной деятельности регистрируются в системе «Дело», приказы по личному составу, по командировкам, о предоставлении отпусков регистрируются в системе «Парус» работниками отдела кадров и государственной службы.
Копии приказов, распоряжений или их размноженные экземпляры направляются адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем и в секретариат председателя суда.
Подготовка организационно-распорядительных документов по вопросу замены судьи (судей) осуществляется в соответствии с пунктом 3.10.1 Инструкции.
Контролю и проверке исполнения в суде подлежат:
Контроль за исполнением документов и поручений включает в себя:
Контроль и проверка исполнения документов по кадровым вопросам осуществляется начальником отдела кадров и государственной службы.
Контроль и проверка исполнения документов по основной деятельности суда, поручений председателя суда, а также поручений и заданий заместителей председателя суда, руководителя аппарата – администратора суда и руководителя секретариата председателя суда осуществляется секретариатом председателя суда.
Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов (поручений), доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов (поручений) по существу вопросов.
Контроль за прохождением и исполнением документов осуществляется с использованием системы «Дело».
Исполнение осуществляется в сроки, указанные в письме, поручении или резолюции. Поручения с резолюцией «Срочно» исполняются в трехдневный срок, с пометкой «Оперативно» – в десятидневный срок, остальные – в пределах месячного срока (30 дней), исчисляемого с даты поступления документа (по входящему документу) или даты резолюции руководства (по внутреннему документу).
Срок исполнения по обращениям граждан, требующим дополнительной проверки, установлен один месяц со дня регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней.
Для телеграмм, факсограмм, телефонограмм срок исполнения устанавливается
от 2 до 5 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.
Необходимость постановки документа на контроль определяется из текста поручения, а в некоторых случаях, по согласованию с руководителем, дающим указание по исполнению документа.
Секретариат председателя суда вносит текст резолюции по документу в регистрационную карточку документа системы «Дело» (регистрирует поручение), ставит документ (поручение) на контроль, отмечает в системе «Дело» исполнителя документа (поручения), срок исполнения документа (поручения) и передает документ (поручение) под роспись в реестре исполнителю.
Если исполнение документа или поручения руководства суда возложено на несколько подразделений (лиц), ответственным за исполнение является подразделение (лицо), указанное первым.
Соисполнители обязаны представлять ответственному исполнителю в письменном виде все необходимые материалы не позднее, чем за пять дней до окончания срока исполнения.
Ответственный исполнитель вправе потребовать от соисполнителей предоставление необходимых материалов ранее чем за пять дней до окончания срока исполнения.
О передаче документов на согласование или решение иных вопросов между соисполнителями ставится в известность секретариат председателя суда и делается отметка в системе «Дело» путем ввода промежуточного отчета исполнителем.
Секретариат председателя суда не позднее, чем за семь дней до окончания срока исполнения документа (поручения) предупреждает об этом исполнителя. Ответственный исполнитель обязан представить руководству суда проект документа по исполнению контрольного поручения за пять дней до истечения срока исполнения поручения.
При необходимости продлить срок исполнения поручения, исполнитель за пять дней до истечения срока представляет руководителю, давшему поручение, мотивированное ходатайство о его продлении с обоснованием нового срока исполнения.
Сведения об изменении срока вносятся в систему «Дело» работником секретариата председателя суда.
При направлении поручений или запросов суда в другие организации и учреждения на копии поручения или запроса делается отметка «Контроль». Копия поручения (запроса) хранится в отдельном деле (папке) в секретариате председателя суда.
Плановые задания, документы и поручения снимаются с контроля после их исполнения на основании отчета, представленного исполнителем в секретариат председателя суда и окончательного отчета введенного исполнителем в систему «Дело».
Снятие исполненных заданий и поручений с контроля регистрируется вводом соответствующей информации в систему «Дело» работником секретариата председателя суда.
Промежуточный отчет, равно как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для признания документа исполненным.
Ежемесячно руководитель секретариата председателя суда сообщает председателю суда об исполнении находящихся на контроле документов и поручений.
Сведения представляются по форме согласно Приложению .
Ежеквартально секретариатом председателя суда проводится анализ сведений об исполнении документов, раскрываются причины, приводящие к задержке исполнения, делаются выводы и вносятся предложения по улучшению исполнительской дисциплины.
Настоящий раздел определяет единый порядок учета, регистрации и рассмотрения писем, заявлений, жалоб на действия судей и работников аппарата суда (далее - обращения) и личного приема посетителей по вопросам, не связанным с существом разрешаемых Пятнадцатым арбитражным апелляционным судом споров по конкретным судебным делам.
Обращения, касающиеся процедуры рассмотрения конкретных судебных дел и оспаривания принятых по ним судебных актов, рассматриваются по нормам, установленным арбитражным процессуальным законодательством.
Организация работы с обращениями и личного приема представителей юридических лиц, предпринимателей и граждан возлагается на секретариат председателя суда.
Например: РУ/В-12/06.
На жалобах, поступивших на судей и работников суда, в регистрационном номере после года добавляется литер «Ж».
Например: РУ/В-12/06-Ж.
После рассмотрения обращения приложенные к нему подлинники документов в обязательном порядке возвращаются заявителям. Копии приложенных к обращению документов возвращаются заявителям по усмотрению руководства суда либо по запросу заявителя.
Если для решения поставленных в обращении вопросов требуется получение информации от другого арбитражного суда или нескольких арбитражных судов, от структурного подразделения суда, от иных государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующий арбитражный суд (арбитражные суды), структурное подразделение суда, государственный орган или должностному лицу.
Арбитражными судами рассматриваются обращения, которые в соответствии с законом в обязательном порядке должны содержать наименование арбитражного суда, в который направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество лица, которому направляется обращение, либо должность этого лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя или наименование организации, почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ или уведомление о переадресации обращения.
В обращении должна быть изложена суть предложения, заявления или жалобы и стоять личная подпись заявителя. Обращение организации должно быть подписано руководителем. К обращению, подписанному лицом, действующим на основании доверенности, прилагается копия доверенности.
Жалобы на действия судей и работников суда рассматриваются в соответствии и с учетом особенностей данного раздела.
Исполнитель (члены комиссии) при этом должен (должны) проявлять тактичность, вежливость, уважительное отношение к собеседникам. Лицам, принимающим участие в работе с обращениями, запрещается разглашать ставшие им известными сведения об обстоятельствах личной жизни граждан и иную конфиденциальную информацию.
В процессе служебной проверки полному, объективному и всестороннему установлению подлежат:
При установлении факта совершения работником аппарата дисциплинарного проступка (нарушение положений Федерального закона от 27 июля 2007 года №79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ», должностного регламента), либо проступка, наносящего урон авторитету судебной власти, может быть приятно решение о наложении дисциплинарного взыскания.
Отдел кадров и государственной службы подготавливает обобщенную информацию по всем фактам привлечения работников аппарата к дисциплинарной ответственности для отражения в отчете по итогам работы за соответствующий год, направляемом в Высший Арбитражный Суд РФ.
Работник секретариата председателя суда уточняет у посетителя: фамилию, имя, отчество заявителя, место его работы, должность, адрес постоянного места жительства, контактный телефон, по какому вопросу обращается.
Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
При ссылках на новые (дополнительные) обстоятельства по ним проводится проверка в установленном порядке.
Журналы учета включаются в номенклатуру дел суда. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.
При отсутствии информации в АИС «Судопроизводство» о результатах рассмотрения жалобы (заявления), может быть дан телефон помощника судьи, в чьем производстве находится апелляционная жалоба.
Сведения о судьях и их телефоны не сообщаются.
При оплате указанными лицами государственной пошлины за получение копий документов, копии изготовляются секретарем судебного заседания техническими средствами суда.
Для проверки состояния делопроизводства могут привлекаться как работники отдела делопроизводства и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, так и другие специалисты.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации, учета индексации и определения сроков хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопризводстве суда. В архиве суда используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел суда утверждается председателем суда не позднее декабря текущего года, вводится в действие с 01 января следующего календарного года, является документом постоянного срока хранения.
В номенклатуру дел суда включаются заголовки дел, поступивших из других организаций, заголовки переходящих дел и справочных материалов с грифом «Для служебного пользования», различного рода картотек и т.д. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Названиями разделов номенклатуры дел суда являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
В графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: О1-06, где
О1 – индекс структурного подразделения (секретариат председателя суда),
06 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Первыми располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: «Протоколы и стенограммы заседаний Президиума…».
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о взаимных расчетах между организациями (акты, переписка)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания административной коллегии ".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом:
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовые отчеты о работе Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда».
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.
В графе 5 «Примечания» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие организации.
Итоговая запись со сведениями по номенклатуре дел в обязательном порядке сдается в архив суда. На основании собранных итоговых записей специалист архива составляет обобщенную итоговую запись о полном документообороте в суде (Приложение ).
Дела в суде формируются в структурных подразделениях. Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива суда.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется архивом суда, в который дела передаются на хранение.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.
Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждает председатель суда.
В состав экспертной комиссии суда в обязательном порядке включаются заведующий архивом, лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. Председателем экспертной комиссии назначается заместитель председателя суда.
При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается со специалистом архива суда и утверждается руководителем структурного подразделения.
Завершенные дела по номенклатуре постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту формирования, в структурных подразделениях в течение двух лет, а затем сдаются в архив суда.
Оформление дел осуществляется специалистами судебных составов и подразделений при методической помощи и под контролем архива суда.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения, кроме «Апелляционных производств».
В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически сданных в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи и ставятся подписи специалиста архива суда, принимающего дела и специалиста, передавшего дела.
Акты оформляются в двух экземплярах: первый сдается в архив суда, второй хранится в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения.
Дела должны храниться в рабочих комнатах и располагаться в запирающихся шкафах, обеспечивающих их сохранность и невозможность доступа к документам посторонних лиц. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
На корешках обложек дел указываются регистрационные номера или индексы по номенклатуре дел суда.
Изъятие подлинных документов из судебных дел и дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства либо одного из судей суда. При этом в деле должны оставаться заверенная копия документа и основание на выдачу подлинника.
Если выдается копия документа, исходящего от суда, она оформляется на бланке суда.
В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия».
При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам рядом с подписью должностного лица на свободном от текста месте проставляется печать отдела делопроизводства или суда (в зависимости от значимости документа).
Начальник
отдела делопроизводства И.В. Антонова
ЖУРНАЛ
учета поступивших пакетов
|
Порядковый регистрационный номер |
Кол-во пакетов |
Дата и время получения пакетов |
Фамилия, роспись фельдъегеря, доставившего пакеты |
Откуда поступил |
Номера документов, указанных на пакете |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Номер, присвоенный |
Дата регистрации документов |
За какими входящими номерами учтены документы |
Кол-во листов |
Примечание |
|
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
ПЯТНАДЦАТЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ АПЕЛЛЯЦИОННЫЙ СУД
АКТ
об отсутствии документов или других
вложений в почтовых отправлениях
«___»___________20__г. №______
В Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд поступило заказное письмо (бандероль, посылка) №
При поступлении почтового отправления установлено:
(судебное дело, апелляционная жалоба, заявление, письмо) поступило от
без вложения
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр -
структурное подразделение, судебный состав
2-й экземпляр -
отправитель почтового отправления
3-й экземпляр – отдел делопроизводства.
Подписи специалистов
отдела делопроизводства / /
подпись (фамилия, инициалы)
/ /
подпись (фамилия, инициалы)
/ /
подпись (фамилия, инициалы)
ЖУРНАЛ
учета дополнительных документов
|
Дата поступления, входящий номер |
Номер дела/Номер «Апелляционного производства» |
Податель документа, исходящий номер |
Наименование документа, содержание |
Кому передан, подпись, дата |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Реестр передачи документов
Куда:
|
№ |
Рег.№ Состав |
Краткое содержание |
Кому |
Подпись |
ИНФОРМАЦИОННАЯ СПРАВКА
Дата составления справки «____»____________ 20__г.
Номер судебного дела
По делу есть жалобы на:
Судебное дело находится у
Специалист
подпись ФИО
Сопроводительное письмо
о направлении апелляционной жалобы, поступившей без дела, в суд первой инстанции
Направляется апелляционная жалоба на
наименование судебного акта
от «___»____________ 20__г.
наименование арбитражного суда субъекта РФ
по делу № как поступившая в адрес
номер судебного дела
Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда в нарушение порядка, предусмотренного ст.257 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.
Приложение: по тексту на _____ л.
|
Начальник отдела |
|||
|
подпись |
расшифровка подписи |
ПЯТНАДЦАТЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ АПЕЛЛЯЦИОННЫЙ СУД
АПЕЛЛЯЦИОННОЕ ПРОИЗВОДСТВО
|
№ |
15АП- |
Судебный состав |
№ |
|
|
(входящий номер жалобы) |
||||
|
_______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ |
||||
|
По делу № |
||||
|
Арбитражного суда |
||||
|
(наименование арбитражного суда первой инстанции) |
||||
|
Истец |
||||
|
Ответчик |
||||
|
Заявитель |
||||
|
Категория спора |
||||
Начато «____» _________________ 200__ г.
Окончено «____» _________________ 200__ г.
На _____________ листах
Срок хранения:
Передано в архив «____» 20___г.
(дата)
(подпись)
Движение жалобы
|
Судья-докладчик |
||
|
Судьи |
||
|
Поступила жалоба |
Даты |
|
|
от истца |
||
|
от ответчика |
||
|
от заявителя |
||
|
от третьего лица |
||
|
Определение об оставлении без движения |
||
|
Определение о возвращении |
||
|
Определение о принятии к производству |
||
|
Определение о приостановлении |
||
|
Определение о возобновлении |
||
|
Определение(я) об отложении и перерывах |
||
|
Определение о прекращении (ст. 265 АПК РФ) |
||
|
Направлены извещения о судебном заседании |
истцу |
|
|
ответчику |
||
|
заявителю |
||
|
третьему лицу |
||
|
Постановление суда (ст. 269 АПК РФ) |
РЕЕСТР
передачи распределенных апелляционных жалоб (дел)
«____»______________200__г.
|
№№ п\п |
Номер апелляционной жалобы |
Номер дела |
ФИО судьи |
ФИО помощника судьи, подпись |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
ЖУРНАЛ
регистрации апелляционных жалоб, поступивших к судье
|
№№ п\п |
Номер дела |
Отметка о поступлении дела (кол-во томов и приложений) |
Регистрационный номер жалобы, податель |
Движение жалобы |
|
|
Назначена, оставлена без движения |
Возвращена |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
РЕЕСТР
передачи конвертов (писем) для отправки
«___»_____________20__г.
|
№ |
Сторона |
Номер дела, |
Письмо |
Идентификационный номер отправления |
|
1 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Передал: специалист
подпись
Принял: специалист
подпись
«____»________________ 20__г.
ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ
Поступающих в дело №
в апелляционной инстанции, рассматриваемое в коллегии
|
№ п/п |
Дата документа |
Исходящий |
Наименование документа |
Номера листов |
Приме-чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
всего в деле листов |
|||||
|
Специалист |
|||||
|
подпись |
Ф.И.О. специалиста |
ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ
Апелляционного производства №
по делу №
рассматриваемое в коллегии
|
№ п/п |
Дата документа |
Исходящий |
Наименование документа |
Номера листов |
Приме-чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
всего в деле листов |
|||||
|
Специалист |
|||||
|
подпись |
Ф.И.О. специалиста |
Сопроводительное письмо об истребовании дополнительных материалов дела
В Пятнадцатом арбитражном апелляционном суде на рассмотрении находится апелляционная жалоба
на принятое определение от «___»__________ 20__г.
по делу № об .
Прошу направить в Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд копии следующих документов:
|
Судья |
|||
|
подпись |
расшифровка подписи |
Сопроводительное письмо о возврате судебного дела в суд первой инстанции
Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд возвращает судебное
дело № .
Приложение: дело том - л.
приложение к делу папок.
|
Судья |
|||
|
подпись |
расшифровка подписи |
РЕЕСТР
передачи дел в Арбитражный суд Ростовской области
|
№№ п\п |
Номер дела |
Кол-во |
Примечание |
|
1 |
3 |
4 |
5 |
Передал: специалист
подпись
М.П.
Принял: специалист
М.П.
подпись
«____»________________ 20__г.
Сдаточная опись
|
№ |
Номер апелляционного производства |
Стороны |
Срок |
Том |
Кол-во |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Передал: специалист
подпись
Принял: специалист
группы статистики
подпись
«____»________________ 20__г.
Принял: специалист архива
подпись
«____»________________ 20__г.
Докладная записка о необходимости истребования дела
|
судебный состав ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 №00 О необходимости истребования дела |
Председателю В.А. Александрову |
Прошу истребовать из
наименование арбитражного суда первой инстанции
арбитражное дело №
номер арбитражного дела
в связи с обращением
наименование организации,
стороны-участника процесса
с заявлением о пересмотре по вновь открывшимся обстоятельствам
постановления (определения) Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда
от «___» ___________ 20__г. по делу № .
|
подпись |
расшифровка подписи |
Письмо-запрос о направлении судебного дела
В связи с поступлением заявления о пересмотре по вновь открывшимся обстоятельствам постановления (определения) Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от «___»__________ 20__г. по делу №
прошу направить судебное дело № в адрес суда.
|
Председатель Пятнадцатого |
|||
|
подпись |
расшифровка подписи |
Е.В.
ЖУРНАЛ
учета бланков исполнительных листов
|
№ п/п |
Дата выдачи |
Количество выдаваемых бланков |
Номера выдаваемых бланков |
Должность, Ф.И.О. лица, получившего бланки |
Подпись лица, получившего бланки |
Отметки о возврате неиспользованных бланков |
||||
|
количество возвращенных бланков |
номера бланков |
причины возврата |
должность, Ф.И.О. лица, вернувшего бланки, дата возврата |
подпись лица, вернувшего бланки |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
Отметки о порче бланков |
Отметки об утере бланков |
Примечание |
|||||||
|
количество испор- ченных бланков |
номера бланков |
должность, Ф.И.О. и подпись лица, вернувшего бланки |
отметки об уничтожении со ссылкой на акт |
количество утерянных бланков |
номера бланков |
причины утраты |
Ф.И.О., должность лица, ответственного за сохранность |
отметки о списании со ссылкой на акт |
|
|
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
ЖУРНАЛ
учета выдачи исполнительных листов
|
№ п/п |
№ бланка исполнительного листа (дубликата исполнительного листа) |
Ф.И.О. судьи, подписавшего исполнительный лист |
№ дела и «Апелляционного производства», по которому выдан исполнительный лист |
Даты |
|
|
вынесения судебного акта |
выдачи исполнительного листа |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Кому выдан (направлен) исполнительный лист |
Ф.И.О. доверенного лица, должность, № доверенности, кем выдана |
Выслан заказным письмом, дата отправления, |
Подпись получившего исполнительный лист, |
||
|
должник (наименование юридического лица или |
взыскатель(наименование юридического лица или |
||||
|
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
Докладная записка о необходимости истребования дела
|
судебный состав ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 №00 О необходимости истребования дела |
Председателю В.А. Александрову |
Прошу истребовать из
наименование арбитражного суда первой инстанции
арбитражное дело №
номер арбитражного дела
в связи с обращением
наименование организации,
стороны-участника процесса
с заявлением
о приостановлении, возобновлении, прекращении
исполнительного производства по делу № .
|
подпись |
расшифровка подписи |
Письмо-запрос о направлении судебного дела
В связи с поступлением заявления о
приостановлении, возобновлении, прекращении
исполнительного производства по делу №
прошу направить судебное дело № в адрес суда.
|
Председатель Пятнадцатого |
|||
|
подпись |
расшифровка подписи |
Е.В.
ЖУРНАЛ
принятых телефонограмм
|
№ |
Должность, Ф.И.О. сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона |
Должность, Ф.И.О. сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона |
Дата, номер телефонограммы |
Время передачи (получения) |
Текст телефонограммы |
Должность и Ф.И.О. лица, от имени которого передается телефонограмма |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
ЖУРНАЛ
принятых телефонограмм, факсограмм и электронной почты
|
№ |
Адрес корреспондента, его фамилия, № телефона |
Принято |
Направлено |
|||
|
дата и время |
кол-во листов |
кто принял: фамилия, инициалы |
наименование судебного состава, структурного подразделения, фамилия и инициалы получателя |
расписка в получении |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
ЖУРНАЛ
учета вещественных доказательств
|
№ |
Номер дела |
Дата поступления вещественного доказательства |
Каким лицом (организацией) представлено вещественное доказательство |
Наименование (описание) вещественного доказательства, его количество |
Дата решения суда о вещественном доказательстве. Существо решения |
Отметка об исполнении решения суда о вещественном доказательстве |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
СОГЛАСОВАНО:
|
Руководитель аппарата – О.Ю. Ефимова подпись |
Руководитель секретариата Е.В. Кондрашева подпись |
|
|
«___» ____________ 20___ г. |
«___» ____________ 20___ г. |
|
|
Должность /
/ подпись расшифровка подписи |
Должность /
/ подпись расшифровка подписи |
|
|
«___» ____________ 20___ г. |
«___» ____________ 20___ г. |
|
|
Должность /
/ подпись расшифровка подписи |
Должность /
/ подпись расшифровка подписи |
|
|
«___» ____________ 20___ г. |
«___» ____________ 20___ г. |
|
|
Должность лица /
/ подпись расшифровка подписи |
Должность лица /
/ подпись расшифровка подписи |
|
|
«___» ____________ 20___ г. |
«___» ____________ 20___ г. |
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Пятнадцатом арбитражном апелляционном суде
В связи с
(основание)
приказываю:
Председатель Пятнадцатого
арбитражного апелляционного суда / /
подпись расшифровка подписи
Во исполнение
(основание)
Председатель Пятнадцатого
арбитражного апелляционного суда / /
подпись расшифровка подписи
УТВЕРЖДЕНО
приказом председателя
Пятнадцатого арбитражного
апелляционного суда
«____»____________2007 г. №______
ПОЛОЖЕНИЕ
|
о (об) |
|
|
наименование структурного подразделения |
1. Общие положения
2. Задачи
3. Структура
4. Функции
5. Права и обязанности
6. Ответственность
__________________________________________________________________
|
/ |
|
/ |
||||
|
наименование должности |
подпись |
расшифровка подписи |
|
УТВЕРЖДЕН апелляционного суда от «__» ________ 2007 г. №______ |
ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
___________________________________________________
___________________________________________________
(должность и структурное подразделение)
|
/ |
|
/ |
||||
|
наименование должности |
подпись |
расшифровка подписи |
С должностным регламентом ознакомлен:
_________________ /_________________/
подпись фамилия, инициалы
«____» ________________ _______ г.
ВЫПИСКА
из протокола от «___» ________ 20__ года № ___
заседания президиума Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда
Председательствующий:
Секретарь:
Присутствовали:
ПОВЕСТКА ДНЯ:
2. Отчет о работе суда за 1 полугодие 20___ года
Доклад заместителя председателя суда
2. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия – текст доклада прилагается на ____ листах.
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия – краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1.
2.2.
|
Председательствующий |
/ |
|
/ |
|||
|
подпись |
расшифровка подписи |
|||||
|
Секретарь |
/ |
|
/ |
|||
|
подпись |
расшифровка подписи |
ВЕРНО
|
/ |
|
/ |
||||
|
должность |
подпись |
расшифровка подписи |
М.П.
«____»______________20__г.
ПРОТОКОЛ
заседания президиума
Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда
«___»__________20__г. № _________
г. Ростов-на-Дону
Председательствующий:
Секретарь:
Присутствовали:
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации плана
Доклад заместителя председателя суда
СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О.– текст доклада прилагается на ____ листах.
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О.– краткая запись выступления.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2.
|
Председательствующий |
/ |
|
/ |
|||
|
подпись |
расшифровка подписи |
|||||
|
Секретарь |
/ |
|
/ |
|||
|
подпись |
расшифровка подписи |
Уважаемый ______________!
текст письма
|
Председатель Пятнадцатого |
|||
|
подпись |
расшифровка подписи |
И.И. Иванов
Уважаемый _______________!
текст письма
|
Приложение: |
1. |
|
|
2. |
|
Председатель Пятнадцатого |
|||
|
подпись |
расшифровка подписи |
И.И. Иванов
|
Председатель Пятнадцатого |
В.А. Александров |
Пятнадцатый арбитражный
апелляционный суд
Ростов на Дону
Газетный пер 34/70/75 лит А
|
Пятнадцатый арбитражный ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0000 №00 00:00 г. Ростов-на-Дону |
наименование организации
И.О.Фамилия кому предназначена телефонограмма |
текст телефонограммы
|
должность |
Передал(а):
должность И.О. Фамилия № телефона
Принял(а):
должность И.О. Фамилия № телефона
|
Пятнадцатый АРБИТРАЖНЫЙ апелляционный СУД АКТ № |
УТВЕРЖДАЮ Председатель Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда В.А. Александров «____»_______________ 20__г. |
Основание:
Составлен комиссией:
Председатель -
Члены комиссии:
Составлен комиссией в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр -
2-й экземпляр -
3-й экземпляр -
|
Председатель комиссии |
/ / |
|||
|
подпись |
расшифровка подписи |
|||
|
Члены комиссии |
/ / |
|||
|
подпись |
расшифровка подписи |
|||
|
/ / |
||||
|
подпись |
расшифровка подписи |
|||
|
/ / |
||||
|
подпись |
расшифровка подписи |
|
структурное подразделение ЗАЯВЛЕНИЕ 00.00.0000
заголовок |
Председателю В.А. Александрову |
|
текст заявления
|
/ |
/ |
|||||
|
должность |
подпись |
расшифровка подписи |
|
структурное подразделение СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 №00
заголовок |
Председателю В.А. Александрову |
текст служебной записки
|
/ |
/ |
|||||
|
должность |
подпись |
расшифровка подписи |
|
структурное подразделение ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 №00
заголовок |
Председателю В.А. Александрову |
текст докладной записки
|
/ |
/ |
|||||
|
должность |
подпись |
расшифровка подписи |
СВЕДЕНИЯ
об исполнении документов
за период ________________________ 200__ г.
|
Ф.И.О. исполнителей |
Всего документов |
Из них |
Причина неисполнения |
|
|
исполнено в срок |
исполнено с опозданием |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
должность подпись И.О. Фамилия
«____»___________20__г.
СПРАВКА О РЕЗУЛЬТАТАХ РАССМОТРЕНИЯ ЖАЛОБЫ
|
СПРАВКА 00.00.0000 №00 О результатах рассмотрения
|
текст справки
|
Должность |
/ |
|
/ |
|||
|
подпись |
расшифровка подписи |
ЖУРНАЛ
учета выдачи печатей и штампов
|
№ |
Оттиски печатей и штампов |
Кому выдано |
Дата возврата и расписка в приеме |
Дата передачи на уничтожение в ОЭиМТО, подпись |
||
|
номер судебного состава, наименование подразделения, где хранятся печати и штампы |
Фамилия и инициалы ответственного лица |
Дата и расписка в получении |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
ЖУРНАЛ
учета размноженных документов
|
№ |
Дата заявки |
Наименование документа (определения, постановления, письма, приказы, справки и т.д.), |
Количество листов |
Оплата госпошлины |
Ф.И.О. специалиста, роспись |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
УТВЕРЖДЕНА
приказом председателя Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда
от «___»_____________2006г. №____
СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда
на 2007 год
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примеча-ние |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Начальник
отдела делопроизводства И.В. Антонова
|
СОГЛАСОВАНО |
СОГЛАСОВАНО |
|
Протокол ЭК Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от «___»__________200__г. № ______ |
Протокол ЭПК Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области от «___»__________200__г. №______ |
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
о категориях и количестве дел по номенклатуре,
заведенных в ________ году
в _______________________________
судебный состав, подразделение
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
переходящих |
с отметкой “ЭПК” |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Дела постоянного хранения |
|||
|
Дела временного (свыше 10 лет) хранения |
|||
|
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения |
|||
|
ИТОГО: |
должность руководителя подразделения подпись расшифровка подписи
«____»____________ 20__г.
Специалист
по делопроизводству
подпись расшифровка подписи
«____»____________ 20__г.
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
о категориях и количестве дел по номенклатуре,
заведенных в _______ году в
Пятнадцатом арбитражном апелляционном суде
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
переходящих |
с отметкой ЭПК |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Дела постоянного хранения |
|||
|
Дела временного (свыше |
|||
|
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения |
|||
|
Итого: |
Начальник отдела
делопроизводства
подпись расшифровка подписи
«____»____________ 20__г.
Архивариус
подпись расшифровка подписи
«____»____________ 20__г.
|
судебный состав, подразделение ОПИСЬ от ________________ №_________ |
УТВЕРЖДАЮ
наименование должности – председатель
судебного состава, руководитель подразделения
подпись инициалы, фамилия «____»_______________20___г. |
О выделении документов
и дел на постоянное хранение
На основании номенклатуры дел
выделено на постоянное хранение
|
№ п/п |
Индекс |
Заголовок дела |
Дата |
Кол-во листов |
Примечание |
|
Итого: единиц хранения |
|
|
Сдал
должность
подпись, фамилия
дата |
Принял Архивариус
подпись, фамилия
дата |
|
УТВЕРЖДАЮ Председатель Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда
подпись расшифровка подписи «____»_______________ 20__г. |
|
ОПИСЬ № ________
дел по личному составу за 20___ год
постоянного и длительного хранения
|
№ п/п |
Индекс дела по номенклатуре |
Заголовок дела |
Дата |
Кол-во листов |
Срок хранения |
Приме-чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данный раздел внесено дел с № ____ по № ____
(цифрами и прописью)
Опись составил
наименование должности подпись расшифровка подписи
«____»_______________ 20___г.
Принял архивариус
подпись расшифровка подписи
«____»_______________ 20___г.
|
СОГЛАСОВАНО |
СОГЛАСОВАНО |
|
Протокол ЭК Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от «___»__________200__г. № ______ |
Протокол ЭПК Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области от «___»__________200__г. №______ |
|
УТВЕРЖДАЮ Председатель Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда
подпись расшифровка подписи «____»_______________ 20__г. |
|
СВОДНАЯ ОПИСЬ № ________
дел постоянного хранения за _____ год
|
№ п/п |
Индекс дела по номенклатуре |
Заголовок дела |
Дата |
Количество листов |
Приме-чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
В данный раздел внесено дел с № ____ по № ____
(цифрами и прописью)
Опись составил
наименование должности подпись расшифровка подписи
«____»_______________ 20___г.
Принял архивариус
подпись расшифровка подписи
«____»_______________ 20___г.
|
СОГЛАСОВАНО |
СОГЛАСОВАНО |
|
Протокол ЭК Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от «___»__________200__г. № ______ |
Протокол ЭПК Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области от «___»__________200__г. №______ |
|
АКТ от ____________ № ________ О выделении к уничтожению Апелляционных производств (коллегии, состава) |
УТВЕРЖДАЮ Заместитель председателя Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда - председатель экспертной комиссии
подпись расшифровка подписи «____»_______________ 20__г. |
На основании совместного решения от 25.03.1997 Росархива и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации “О порядке и сроках архивного хранения судебных дел” и решения Экспертной комиссии Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда по результатам проведения экспертизы ценности документов отобраны к уничтожению следующие судебные дела, не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение.
|
№ п/п |
Номер апелляционного производства |
Стороны |
Пред-мет спора |
Кол-во еди-ниц хранения (томов) и листов |
Срок хранения |
Приме-чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Итого: за ______ год
цифрами и прописью
|
СОГЛАСОВАНО |
СОГЛАСОВАНО |
|
Протокол ЭК Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от «___»__________200__г. № ______ |
Протокол ЭПК Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области от «___»__________200__г. №______ |
Документы в количестве дел
цифрами и прописью
весом ______________ кг сданы в
наименование организации
на переработку по приемо-сдаточной накладной от «____»___________20__г.
№ _____________________
должность работника, сдавшего документы подпись расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
должность работника, внесшего изменения в уч. док-ты подпись расшифровка подписи
|
АКТ от ______________ № ________ о выделении к уничтожению дел по номенклатуре и документов, |
УТВЕРЖДАЮ Заместитель председателя Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда - председатель экспертной комиссии
подпись расшифровка подписи «____»_______________ 20__г. |
На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, утвержденного Федеральной архивной службой России 06.10.2000, отобраны к уничтожению не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение дела по номенклатуре, не подлежащие хранению.
|
№ п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата де-ла или крайние даты дел |
Номера описей (номен-клатур) за годы |
Индекс дела (тома, части) по номенкла-туре или № дела по описи |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номе-ра статей по Перечню |
При-ме-чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого дел за годы
цифрами и прописью
Описи дел постоянного хранения за ______________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области (протокол от «____»______________20___г. № _____________).
должность работника, проводившего подпись расшифровка подписи
экспертизу ценности документов
«____»_______________ 20___г.
|
СОГЛАСОВАНО Архивариус
подпись расшифровка подписи |
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от _____________ № ______ |
Документы в количестве дел
цифрами и прописью
весом ______________ кг сданы в
наименование организации
на переработку по приемо-сдаточной накладной от «____»___________20__г.
№ _____________________
должность работника, сдавшего документы подпись расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
должность работника, внесшего изменения в уч. док-ты подпись расшифровка подписи
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ №_____
апелляционных производств, законченных производством,
в архив Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда
_______________________________________
_______________________________________
номер судебного состава
|
№ п/п |
Номер апелляционного производства |
Стороны (истец, ответчик, третьи лица) |
Предмет спора |
Кол-во листов (тома) |
Срок хранения |
Приме-чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Сдал
должность
подпись, фамилия
дата |
Согласовано
председатель судебного состава, подразделения
подпись, фамилия
дата |
|
Принял Архивариус
подпись, фамилия
дата |
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______________________________
В дело подшито (вложено) и пронумеровано
листа(ов)
цифрами и прописью
в том числе: литерных листов
пропущенные номера , листов внутренней
описи
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
должность лица, составившего заверительную подпись подпись расшифровка подписи
«____»_______________ 20___г.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ____________________
|
№ п/п |
Номер документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Приме-чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого документов
цифрами и прописью
Количество листов внутренней описи
цифрами и прописью
должность лица, составившего заверительную подпись подпись расшифровка подписи
«____»_______________ 20___г.
|
ПЯТНАДЦАТЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ АПЕЛЛЯЦИОННЫЙ СУД |
||
|
КАРТОЧКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА ПО НОМЕНКЛАТУРЕ |
||
|
Дело № _________________________ |
||
|
Наименование дела по номенклатуре
|
||
|
Количество листов Дело выдано в № судебного состава, наименование подразделения
На срок до Фамилия, инициалы получателя, № служебного телефона Подпись лица, получившего дело, дата получения Дело возвращено дата Архивариус фамилия, инициалы, подпись |
||
|
ПЯТНАДЦАТЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ АПЕЛЛЯЦИОННЫЙ СУД |
||
|
КАРТОЧКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ АПЕЛЛЯЦИОННОГО ПРОИЗВОДСТВА |
||
|
Дело № _________________________ |
||
|
Истец (заявитель) |
||
|
Ответчик Заинтересованные лица Предмет спора Количество листов Дело выдано в судебный состав
На срок до Фамилия, инициалы получателя, № служебного телефона Подпись лица, получившего дело и дата получения Дело возвращено дата Архивариус фамилия, инициалы, подпись |
||