Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Цель тренинга: помочь участникам осознать свое отношение ко времени и научиться управлять собой и своим временем.
Категория участников: руководители студ. строительными отрядами в ВУЗах г.Новосибирска.
Количество участников – 15 человек.
Продолжительность: 16.00-20.00, 6 ак. часов.
Ход тренинга:
Упражнение на начала работы.
Участники образуют два круга: внутренний и внешний.
По очереди: внешний круг движется на один шаг вправо, внутренний остается на месте, затем внутренний круг движется на один шаг влево, внешний остается на месте.
«Я здесь для того, чтобы…»
«Я думаю, что ты здесь для того, чтобы …»
«Я считаю, что время – это…»
«Обычно я трачу много времени на…»
«Чтобы все успеть, нужно…»
«Если я не успеваю, то …»
«Я всегда готов потратить время на …»
«Мне сложно потратить время на …»
Через 2 минуты круг смещается на одного человека и т.д.
Обратная связь: рефлексия.
Фокусы:
Кайрос (событийное) и Хронос (астрономическое)
Мотивация или Стимул
Время
Виды времени:
Кайрос (событийное - качество)
Хронос (астрономическое - количество)
И для того, чтобы овладеть навыками Хроноса больших усилий не требуется:
У древних греков Кайрос - это Бог счастливого мгновенья.
Он обращал внимание человека на тот момент, когда нужно действовать, когда нужно решать, а не смотреть на часы, чтобы добиться успеха или победы.
Это ваша интуиция.
Типичные «Кайросы»:
И многие успешные и великие люди хорошо развили этот навык, чтобы улавливать хорошее стечение обстоятельств, момент для действий.
Уметь ставить кайросовские задачи: «Если встречу ХХХ договориться …»
Осознанность в постановке целей (поле целей и связь между ними)
Мотивация или Стимул
Проекты подразделяются на:
Схема 2. Рекомендации Брайана Трейси
Упражнение помогает определить основные ценности каждого участника и расставить приоритеты и определить для себя основные критерии, исходя из которых, необходимо определять дальнейшие шаги по планирование и достижению жизненных целей.
Время: 20-30 минут.
Тренер раздает участникам заранее приготовленные 10 листочков для записей и просит участников написать 10 своих жизненных ценностей, то на чем основа вся их жизнь. После этого участники получают задачу расставить приоритеты полученных ценностей по степени важности в их жизни.
После того, как эти два процесса выполнены, тренер просит разделиться на пары. В паре работа происходит следующим образом. Первый участник раскладывает свои жизненные принципы согласно расставленным приоритетам. Второй участник задает ему вопрос, указывая на ценность под номером один: Готов ли ты это иметь, но не иметь ценность под номером два? Например, готов-ли ты иметь здоровье (1-я ценность), но не иметь достаток (2-я ценность)?
Если ответ — да, то все остается как есть, если ответ — нет, то ценности меняются местами. И вопрос задается снова и т.д. В итоге на все вопросы должен быть положительный ответ.
Затем участники меняются местами и процесс повторяется.
Расставляем приоритеты
Принцип стратегического менеджмента: «От успешного будущего, к успешному настоящему». Возьмите листок чистой бумаги, карандаш и нарисуйте ваши планы на ближайшие 6-12 месяцев.
Используем метод Ментальных Карт (Mind Map). Это способ записывать мысли в виде ключевых слов или изображений, на одном пространстве (листке бумаги). Ментальная карта представляет собой подобие блок-схемы: ядро (основная мысль) с различными ответвлениями.
Легкий, практичный, наглядный, он полезен в моменты, когда у вас в голове царит хаос, и нужно систематизировать зоны работы, и создать связи между ними. ак что охватить все ваши дела на одном листе достаточно легко. Более того, рисуя, вы снимаете часть психологического напряжения.
«Матрица Эйзенхауэра»
Известный метод известного американского генерала.
«ВАЖНО НО НЕ СРОЧНО», это то что очень сильно может повлиять на вашу жизнь, это ожжет быть здоровье, реализация какого-то проекта.
«ВАЖНО И СРОЧНО». Это важные дела, которые, к сожалению, запущены и если их не сделать сегодня или завтра, то это будет катастрофой.
«НЕВАЖНО И НЕ СРОЧНО», это та ерунда, которая обычно занимает у человека кучу свободного времени.
«НЕВАЖНО НО СРОЧНО». То есть если этого не сделать, то ничего страшного не случится, но они будут накапливаться и рано или поздно таких дел станет много.
Такую таблицу можно составить на день, на неделю, на месяц.
В идеале «ВАЖНЫХ И СРОЧНЫХ» дел быть недолжно. Это «золотое правило» тайм-менеджмента.
|
|
НЕВАЖНО |
ВАЖНО |
|
СРОЧНО |
III. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 1. Помехи — например, звонки. 2. Корреспонденция, разные сообщения. 3. Встречи. 4. Ближайшие мероприятия. 5. Популярные занятия. |
I. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 1. Кризисы. 2. Неотложные проблемы. 3. Проекты на грани срыва. |
|
НЕ СРОЧНО |
IV. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 1. Мелочи, отнимающие много времени. 2. Корреспонденция. 3. Звонки. 4. Бестолковые посещения. 5. Праздное времяпрепровождение. |
II. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 1. Профилактика, действия по поддержанию баланса 2. Установление прочных отношений. 3. Поиск новых возможностей. 4. Планирование, отдых. |
Планирование (оперативное, тактическое, стратегическое)
Составление ежедневного плана:
Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и расслабленностью Вы отправитесь домой, и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!
Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
СамоАудит – анализ текущего состояния
Принятие решений.
КВАДРАТ ДЕКАРТА
Это простая техника принятия решений. Ее суть заключается в том, что нужно рассмотреть проблему/ситуацию, ответив на такие 4 вопроса:
1. Что будет, если это произойдет? (Что я получу, плюсы от этого).
2. Что будет, если это не произойдет? (Все останется так, как было, плюсы от неполучения желаемого).
3. Чего НЕ будет, если это произойдет? (Минусы от получения желаемого).
4. Чего НЕ будет, если это НЕ произойдет? (Минусы от неполучения желаемого).
С этим вопросом будьте внимательны, потому что мозг захочет проигнорировать двойное отрицание. И ответы могут быть похожи на ответы первого вопроса. Не допускайте этого.
«Квадрат Декарта» помогает прояснить последствия каждого решения.
В ситуации, требующей решения, мы часто зацикливаемся на одной позиции: что будет, если это произойдет?
С помощью же «квадрата Декарта» мы рассматриваем одну и ту же ситуацию с 4 разных сторон.
Важно:
Техника эффективной работы
Упражнения на завершение работы.
Упражнение: Какой был тренинг?
Упражнение помогает участникам вспомнить то, что происходило на тренинге, соединить в единое целое свои впечатления о нем и полученную информацию. Также упражнение помогает завершить тренинг живой, активной, запоминающейся манере.
Необходимые материалы: планшетки, бумага формата А4, карандаши.
Время: 15 минут.
Размер группы: 6-20 человек.
Описание. Все участники делятся на мини-группы по 3-4 человека, каждая мини-группа получает бумагу и планшетку и должна за 5 минут придумать максимум прилагательных-определений, которые подходят к пройденному тренингу. Например, активный, информативный и т.д.
После чего они зачитывают полученный список пилагательных.
Обсуждение. Не обязательно. Можно попросить группы прокомментировать интересные идеи, которые они выскажут.
Вариант. Можно попросить группы вместо прилагательных составить список ключевых понятий и терминов, связанных с темой тренинга.
Простые правила оптимизации
Правильно расставить приоритеты – это главная, но не единственная работа, которую нам нужно проделать.
Мы должны учитывать особенности собственного организма, чтобы не довести себя до изнеможения или стресса. Для этого необходимо помнить и соблюдать следующие простые правила.
Правило 1. Соблюдайте баланс периодов работы и отдыха.
Регулярный дефицит сил может накапливаться незаметно, затем проявиться внезапно, надолго выбивая вас из строя внезапными болезнями и недомоганиями. Поэтому полноценный отдых в выходные и отпуск – обязательны. Между большими делами делайте большие перерывы. Например: 2 часа работа над проектом, составление стратегии, потом большой перерыв – можно попить чай, пообедать, прогуляться по улице, пообедать. Организму нужно время, чтобы восстановиться. Если вы работаете без перерывов, то снижается ваша продуктивность и качество идей.
А мелкие дела – звонки, ответы на письма – объединяйте в группы, чтобы не было затрат на переключение действий.
Правило 2. Переключайтесь на другую деятельность в течении дня. Чем интеллектуальнее ваша работа, тем проще должно быть ваше переключение. Упал – отжался, без лифта добежал на 10 этаж – отлично! Такова наша физиология, и нужно взять себе на вооружение: лучше прогулки нет ничего. Из этого следует, что выходной на диване – не наш вариант. Спортзал, прогулка по парку с детьми или собакой. Ролики, коньки. Любая физическая активность. Это к тому же хорошая профилактика Синдрома эмоционального выгорания. Помним про квадрат №2, здоровье относится именно туда.
Правило 3. Ловите кайросы, «утрамбовывайте» время. Я ловлю кайросы на тренировке в спортзале (бегаю в наушниках – слушаю уроки английского). Если ваша деятельность связана с частыми командировками – вообще отлично! Время в пути принадлежит только вам – вас не будут отвлекать, и поэтому можно много успеть сделать. Или просто выспаться.
Правило 4. Учитывайте ваши естественные биоритмы. Я – жаворонок, поэтому все важные стратегические дела я планирую на утро, а после обеда – встречи и дела, не требующие особой включенности. Я знаю, что если мой мозг засыпает в 22:00 нет смысла думать о стратегии продаж в 21:00 – сил потрачу много, а результативность – «минус один».
Правило 5. Если вы серьезно заняты делом, вошли в «поток», нельзя отвлекаться. Нужно уметь спокойно и уважительно сказать «нет» всем хронофагам. Подробнее о хронофагах я расскажу ниже.
Правило 6. По максимуму используйте современные средства коммуникации и связи – на дворе XXI век! Айфон, нетбук, планшетник – вы всегда можете ответить на электронное письмо «одной рукой». Все вопросы, которые можно решить посредством электронной почты – решаются в переписке. Если нужен деловой разговор – всегда скайп, даже если вы находитесь в одном городе, не говоря уж о другой стране. Современные методы коммуникаций позволяют собрать несколько человек в одной виртуальной переговорной, более того, вы можете загрузить презентацию, любой документ, видео, все в одном виртуальном пространстве. Это серьезная экономия времени и ресурсов.
Правило 7. Делегируйте. Передавайте рабочие задачи своим подчиненным. Себе оставляйте стратегические задачи. Делегируйте и в том случае, если вы можете «купить» это время, например, для поиска авиабилетов наймите агента. Не занимайтесь лично делами, время на которые можно «выкупить».
Какие бывают хронофаги — «пожиратели времени»
|
Виды и особенности |
Способы борьбы |
|
Промедление. Это психологическое состояние, когда человек ищет и находит причины что-либо не делать. Это недостаток мотивации, страх или боязнь сделать ошибку. Откладывая, часто мы ждем, что проблема сама по себе исчезнет. Да, иногда случается и такое, но когда ваша медитация на тему: «само решиться» не дает результат, это означает, что вы вошли в Цикл Промедления, который будет повторяться каждый раз в закономерной последовательности. |
1.«Сожгите мосты», отрежьте пути к отступлению. Назначьте встречу инвестору, на которую вы должны принести вашу презентацию. Вам ничего не останется, как сделать эту самую презентацию, ведь вы уже обещали. 2. Цикл Промедления показывает, что у вас недостаток положительной мотивации. Движение «к…» вас не мотивирует. Подумайте, что будет, если вы не сделаете это прямо сейчас – возможно, ваш случай, это движение «от…», то есть негативная мотивация. Что случиться, если вы немедленно не приступите к выполнению этой работы? Еще в школе мы делали уроки под страхом получить «двойку». Срабатывает и сейчас. 3. Сократите ваши ежедневные ритуалы – кофе, новости в Яндексе, разговор с секретарем. Просто кофе – и в бой! Хронофаги, видя в вас неустойчивую личность, тут как тут появятся: «А, кстати, почем нынче билеты в Вену, вот как раз рассылка пришла…» 4.Назначайте себе дедлайны — крайние сроки, к которым задача должна быть выполнена. |
|
Нечеткая постановка цели. К примеру, если человек отправляется на деловые переговоры, исходя из логики: «Сориентируюсь по ходу дела», то вероятность успеха этой встречи резко снижается. К тому же, если деловой человек не продумывает свою цель, т.е. не выстраивает образ будущего результата, то, скорее всего, он потратит свое время впустую и к тому же «разбазарит» время своего делового партнера. |
Помните, в бизнесе все воздействие – целевое. Вы даже трубку телефона «просто так» снять не можете – а вдруг на той стороне провода важный человек, тогда ваша цель – сформировать первое приятное впечатление. Возьмите за правило формировать образ желаемого результата. Проактивность – важное качество успешного человека. Хотя бы мысленно – визуально. Идеальный вариант: прописанная цель дня – цель недели – цель месяца. Кто ясно видит цель, тот всегда сможет верно определить, туда ли он движется. |
|
Личная неорганизованность.Заваленный» письменный стол, кое-как организованное деловое пространство кабинета, хаос в документации, изнурительные поиски деловых бумаг говорят окружающим о легкомыслии и безответственности. Хорошо известно, что порядок на столе, в портфеле, подготовленные деловые бумаги перед назначенной встречей свидетельствуют об уважении к партнеру, способствуют налаживанию контакта и созданию климата доверия. |
1. Даже если вы не поклонник фен-шуй, разгребать стол время от времени полезно. Глядишь, и полезные бумаги найдутся. 2. Сформируйте свой собственный «порядок». Обычно стол захламлен у людей творческих, у педантов такой проблемы вообще нет. Поэтому творческому человеку надо придумать свою «систему порядка». Хотя бы по кучкам разложить на столе важные папки и документы. |
|
Отрывающие от дел телефонные звонки. Здесь тот самый вариант из матрицы времени, когда мы путаем «срочность» и «важность». Телефонные звонки, незапланированные посетители врываются вне нашего желания. Это, бесспорно, «срочные» дела, но вот важны ли они для вас? |
1. Никто еще не упал в обморок от слов: «Мне сейчас неудобно говорить, перезвоню чуть позже». Учитесь говорить «НЕТ». 2. Если никак не удается избежать посетителей, то нужно правильно выстраивать диалог: «У вас есть пять минут, уложитесь?» или «Расскажите мне в десяти фразах, в чем суть вашей проблемы». |
|
Затяжные совещании. Люди заседают часами, испытывают стресс, конфликтуют, но зачастую так ничего и не решается. Время расходуется, ситуация не улучшается. Четко поставленная цель, детальная повестка дня, распределенные роли участников и, конечно, желание участников трудиться вместе – вот слагаемые экономии рабочего времени на совещании. Только в этом случае час совещания могут дать ощутимый бизнес-результат и мотивировать персонал. |
1. См. пункт – «цель». 2. Готовьтесь к совещанию заранее. Напишите повестку и заранее вышлите всем участникам мероприятия. Чтобы все понимали, к каким темам готовиться. 3. См. пункт – дедлайн. 4. Наймите модератора или обучитесь правильно вести собрания сами. 5. Выберите «человека – таймера», который будет за 5 минут предупреждать, что отведенное время для выступления заканчивается. |
|
Длительные ожидания (например, условленной встречи). Опаздывать на деловую встречу, совещание, переговоры, заставлять деловых партнеров ждать себя – значит, посягать на их время. Ожидания всегда можно использовать как кайросы – позвонить давнему партнеру, отправить электронное письмо, просмотреть тезисы доклада. Используйте эти драгоценные минуты ожидания. |
1. Используйте смартфон или планшет для просмотра электронной почты. 2. Составьте список «кому надо бы позвонить, да все руки не доходят». Во время ожиданий как раз можно это сделать. 3.Путь (например, в самолете или в пробке) также можно использовать как время ожидания. |