Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
1.Какова роль ИС в экономике и управлении экономическими объектами. Важнейшим фактором повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе широкого внедрения в процессы управления различных достижений в области вычислительной техники и ИТ. Основными признаками современного этапа ИТ являются развитая компьютерная техника, дружественное программное обеспечение, надежные коммуникации, диалоговый режим общения пользователя с компьютером. Современные ИТ дают возможность оперативно и оптимальным образом управлять любой экономической структурой. Информатизация в области управления экономическими процессами обеспечивает: 1. сокращение и удешевление аппаратов управления, 2. повышение производительности и качества труда работников, 3. получение более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем, 4. совершенствование структуры потоков информации из системы документооборота,5. снижение объемов документов на бумаге, 6. повышение качества экономической информации, ее точности, объективности и оперативности, 7. уменьшение затрат на производство продуктов и услуг. Внедрение ИТ в практику деловых отношений позволили расширить и ускорить процессы экономической кооперации. Технологии общения, основанные на Интернет, позволяют совершать финансовые сделки, продажи и покупки, проводить рекламные компании, маркетинговые исследования во всемирном масштабе. Сделки могут совершаться непосредственно между покупателями и производителями без посредника, что значительно снижает издержки производства. Подавляющее большинство организаций внедрили автоматизированные системы бухгалтерского учета, финансового анализа и планирования; активно осваивают Интернет как эффективное средство продвижения своей продукции. Начинает развиваться электронная коммерция, системы электронных расчетов и торгов. Предпосылки для активного внедрения в рос. организациях ИТ закладывается и на законодательном уровне. Разработана и осуществляется федеральная программа «Электронная Россия», рассчитанная на 2003-2010 года. Развитию ИТ в России способствует то, что накоплен достаточно большой интеллектуальный потенциал. Возможности применения современных ИТ в управлении организациями практически неограниченны.
2. История, совр состояние и перспективы развития ИС в экономике
Развитие машинной обработки инфы в нашей стране можно условно разделить на несколько эволюц этапов, их смена главным образом опр появл новых технологических ср-в переработки инфо-ии.
1 20-50гг. Применение вычислит машин началось в 20гг. с использования клавишных и перфорационных вычислит машин для автономного решения отдельных технико-эконом задач. Это этап механизации учета и вычислит работ. Машин было мало и их в основном использовали в крупных банках, в органах гос статистики, на крупных промышл предприятиях. В конце этапа стали складываться системы комплексной механизации учета.
2 60е гг. Этому этапу присуща высокая степень механизированной обработки инфо-ии на базе перфорационных вычислит машин. Это был этап и начала использования ЭВМ. Но в этот период не были автоматизированы сбор и регистрация информации, только логич и арифметич обработка выполнялись автоматически при помощи ЭВМ. Эти системы наз полуавтоматизированные.
3 70-сер80гг Начали складываться системы автоматич сбора, передачи, обработки и хранения инфо-ии, кот получили наз АСОИ (развивались на базе ЕС ЭВМ)
4 сер80-нач90гг Главной движущей силой стал массовый переход на ПК. Это этап децентрализованной обработки инфо-ии. ?-ы автоматизации учета решаются посредствам АРМ специалиста. Появились локальные одноранговые вычислит сети, объединяющие разрозненные рабочие места в единую ИС и внедрялась сетевая распределенная обработка инфо-ии. В одноранговых вычислит сетях нет единого устройства для хранения данных. Сетевая ОС распределена по всем рабочим станциям сети. Каждая станция может выполнять ф-ии как клиента, так и сервера. Она может обслуживать запросы от др раб станций и направлять свои запросы на обслуживание в сеть. Обработка данных производится на комп пользователя. Такая технология наз «Файл-Сервер».
5 с сер90гг. 1-но ранговая сист.уступила место «Клиент-Сервер». Используются сети с выделенным сервером. В них один из комп выполняет ф-ии хранения данных, предназначен для использования всеми раб станциями; управления взаимодействием между раб станциями; и ряд сервисных ф-ии. На нем устанавлив сетевая ОС. К нему подключаются все разделяемые внешние устройства. Основная обработка инфо-ии производится мощным сервером, на комп пользователей посылаются результаты выполнения запросов. В такой модели централизованная обработка и единое управление р-сами на высшем уровне сочетаются с распределенной обработкой на нижнем уровне.
Перспективы развития ИТ закл в следующем: 1 Создание ср-в обработки неструктурированной инфо-ии; 2 Использование достижений искусственного интеллекта. 3 Совершенствование ср-в, используемых для формирования управленческих решений. 4 Создание ср-в, обеспечивающих сетевой сектор в экономике.
В посл годы с развитием ИТ и сервиса сети И-нет стал быстро развиваться новый сектор экономики, получивший наз сетевого. Сетевая экон-ка опр как среда, в кот любая компания или инфивид находящейся в любой т. эконом системы могут контактировать с любой др компанией или индивидом по поводу совместной работы. В РФ формирован сетевой экономики происходит в 3 направлениях: 1электронный бизнес 2 банковские и др расчеты 3 Дистанционное обучение и выполнение работ.
3. Дайте понятие экономической информации, ее свойства и особенности.
Информация – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состояниях, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.Формой представления информации является сообщение.Совокупность средств, методов и условий, позволяющих использовать информационные ресурсы составляет информационный потенциал общества. Одним их важнейших информационных ресурсов является экономическая информация. Экономическая информация – это совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащие для управлении этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.Экономическая информация сопровождает процессы производства распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Она возникает в процессе производственно-хозяйственной деятельности, отражается в системе натуральных и стоимостных показателей. Экономическая информация подлежит сбору, передаче, хранению, обработке и использованию для принятия управленческих решений. свойства:
1. достаточность (полнота) информации, означает что она должна содержать минимальный, но достаточный для принятия правильного решения набор показателя; 2. актуальность- определяется степенью сохранения ценности информации в момент ее использования; 3. своевременность - означает поступление должно быть не позднее заранее назначенного момента времени согласованного с временем решения поставленной задачи; 4. точность- определяется степенью близости полученной информации к реальному состоянию объекта, процесса, явления; 5. достоверность- отражать реально существующие объекты с необходимой точностью. Особенности: 1. экономическая информация специфична по форме представления и отражается в виде первичных и сводных документов; 2. объемна; 3. циклична – для большинства производственных и хозяйственных процессов характерна повторяемость составляющих их стадий и информации, отражающих эти процессы;4. отражает результаты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных показателей; 5. длительность хранения некоторых ее видов; 6. специфична по способам обработки. В процессе обработки преобладают арифметические и логические информации, а результаты представляются в виде текстовых документов, таблиц, диаграмм, графиков.
4. Классификация экон инфо.
Экон инфо можно класси-вать по различным признакам.
1.относительно источника поступления:Внешняя - информация, поступающая в виде различных директив вышестоящей организации, от поставщиков, покупателей, информация банка.Внутренняя - вкл 1-ную инфо, полученную в ходе повседневного оперативного учета при регистр фактов произв-хоз дея-ти, а также плановую, нормативную ит.п. справочную информацию. 2.по отношению к данной управляющей системе:Выходная, входная. 3.по времени поступления: Непериодические, периодические. 4.по функциям управления: Плановая, учетная, нормативно- справочная, аналитическая. Плановая информация описывает явления и события, которые должны быть совершены в будущем. Учетная информация отражает уже совершившееся событие, явление, хоз. процессы. Нормативная информация - нормы и нормативы, рассчитываемые при решении задач технологической подготовки производства.тарифные ставки, оклады.Аналитическая информация возникает в процессе оценки показателей производственно - хозяйственной и финансовой деятельности предприятия.5.по отношению к процессам обработки: обрабатываемая, необрабатываемая. 6. по стадиям образования: первичная, вторичная (производная).Первичная возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии процесса управления или стадии первичного учета. Результ производная информация. 7.по признаку стабильности:постоянная (условно-постоянная), переменная. Постоянная информация не изменяется и многократно используется.Переменная информация отражает количественные и качественные характеристики производственной деятельности предприятия. Для отнесения информации используют коэф стабильности,отношением объема информации (в символах, строках, байтах), который остается неизменным в течение некоторого периода к общему объему информации к началу периода. более 0,5 информация является условно-постоянной.
5. Структура экономической информации.
Экономическая информация имеет сложную иерархическую структуру. Структурные элементы информации называются инф ед. Инф. ед низшего уровня является реквизит(- это элементарные инф ед, кот не подаются дальнейшему логич членению). отражают определенные свойства объекта, процесса, явления и имеют определенное смысловое значение. Различают реквизиты-основания, которые характеризуют количественную сторону объекта и реквизиты-признаки, которые характеризуют качественные стороны описываемого объекта. Каждый реквизит имеет форму и содержание. Форма- наименование реквизита. Содержание- значение реквизита. Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру. Номенклатура – это перечень однородных наименований, состоящий из отдельных строк-позиций.Отдельно взятые реквизиты-признаки и реквизиты-основания экономического смысла не имеют. Поэтому они применяются только в сочетаниях. Из них накапливаются более сложные информационные конструкции – составные ед инфо.Показатель–это сост часть ед инфо, которая включает один реквизит-основание и один или несколько реквизитов-признаков.Совокуп инфо, достаточная для выработки какого-либо суждения о конкретном явлении, процессе, факте называется сообщением(–это упорядоченный набор показателей).Исходные данные поступают на обработку, как правило, в виде информационных сообщений. Совокупность сообщений, однозначных по форме, но разных по содержанию формируют инфо-ный массив, а информационные массивы формируют инфо-ю базу.
Сообщение в структуре инфо выражается на естественном языке. В инфо сист (БД) сообщения хранятся и обрабатываются в форматированном виде. В форматированных сообщ выделяются опорные свойства происходящего события и приводятся названия свойств и их значения.
Реквизит → поле. Поле имеет своё имя и значение.
Сообщение → это запись, Информационный массив → файл, Информационная база →БД.
Для определения признаков и оснований в конкретных документах можно использовать следующие правила. 1) если значение реквизита является исходным данным, или результатом арифметической информации, то это основание. 2) если значение текстовое, то это признак. 3) если реквизит обозначает предмет или время, это признак. 4) если показатели описывают сходные процессы, то их призначные части совпадают.5) если основание показателя вычисляется по значениям других оснований, то набор признаков такого показателя – это объединение признаков, связанных с этими основаниями.
6. Дайте понятие ИС и определите ее основные свойства.
Система - это упорядоченная совокуп. разнородных элементов или частей, взаимодействующих м/у собой и с внеш средой, объединенных в единое целое и функци-их для достижения поставленной цели.
объект, чтобы его считать системой,обладать свойствами:
1. делимость означает, сто система состоит из отдельных частей, подсистем, выделенных по определенному признаку, отвечающих конкретным целям и задачам;
2. целостность указывает на согласованность целей функционирования всей системы;
3. структурированность определяет наличие установленных связей между элементами внутри системы и распределениях элементов системы по иерархическим уровням.
Информационная система - включает элементы: компьютеры, комп. сети, люди, информационное и программное обеспечение. Цель-производство профессиональной информации.
Любой экономический объект представляет собой сложную, динамическую и управляемую систему. Систему, реализующую функцию управления называют системой управления.
Как управляемая система экономический объект включает: Объектом управления экономического объекта является производ-ый коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей и располагающий для этого матер, финн и и иными видами ресурсов. Субъект или система управления экономического объекта формирует цели его функции-я и осуществляет контроль их выполнения. Сист управления выполняет такие функции как прогно-е, план-е, учет, анализ, контроль и регулирование. Выполнение функции управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющий отдельные функции. Это плановый отдел, фин. отдел, бухгалтерия, отдел сбыта. Совокупность взаимосвязанных органов, выполняющих частные функции управления, определяют организационную структуру сист управления. В основе управления лежит обмен инфо,любая система управления содержит инфо систему. В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет инфо-ный процесс управления. Инфо-я в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная информация) и как продукт труда (результатная информация). Исходная первичная информация преобразуется в результатную пригодную для формирования управленческих решений, поэтому информационный процесс – часть управленческой деятельности. Для организации и реализации информационного процесса необходимы соответствующие средства и методы обработки информации, а также персонал, способный выполнять процедуры информационного процесса. Информация, взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки и персонал, реализующий инфо процесс, образуют инфо систему- связанный набор аппаратных и программных средств, инфо ресурсов, а также управленческого персонала, осуществляющих информационные процессы для подготовки решений.
Рис. Связь систем управления с ИС
С появлением ПК часть процедур по обработке исходных данных стала выполняться авто-но. Потоки прямой и обратной связи разделились на потоки, которые обрабатываются с помощью компьютера (ПС и ОС) и те, что с помощью компьютеров не обрабатываются (П и О). ИС связывает аппарат управления и объект управления потоками данных, обрабаты-х с помощью компов. Любому экон объекту присуща экономическая ИС, которая имеет дело с экон информацией. Её назначением является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений.ИС складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятом на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.
Организационно ИС реализуется через создание АРМ специалистов.(3 уровня)
7. Как классифицируются ИС,структура ИС.
1.по степени автоматизации инфо процессов.
Процедуры инфо процесса могут выполняться в инфо системе вручную и с помощью различ тех средств. Поэтому различают ручные (неавтоматизированные) и автоматизированные. АИС–система, в которой инфо процесс управления авто-н за счет применения спец методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств в целях получения и доставки результатной инфо пользователю - специалисту для выполнения возложенных на него функций управления. 2. по уровню в системе государственного управления АИС делят: информационные системы федерального,региональные ,муниципальные, 3. по области функционирования экон объекта: ИС промышленности,ИС сельского хозяйства, ИС транспорта, связи, банковские ИС и т.д. 4. по видам процессов управления:ИС организационного управления ИС управления технологическими процессами ИС научных исследований ИС автоматизированного проектирования Корпоративные ИС Обучающие ИС Структура ИС составляет совокупность ее частей, называемых подсистемами. Подсистема – это часть сист, выделенная по какому-либо ее признаку. 2 группы подсистем: функциональные и обеспечивающие. Функциональные подсистемы выделяются в соответствии с управленческими функциями, осуществляемыми на предпрятии.Обеспечивающие подсистемы предназначены для решения комплекса задач функциональных подсистем относятся:1) информационное обеспечение, 2) техническое обеспечение 3) математическое и программное обеспечение 4) лингвистическое обеспечение 5) организационное обеспечение 6) правовое обеспечение 7) эргономическое обеспечение
8.понятие автоматизированной информационной технологии (АИТ).Создание и функ-ние ИС в управлении экономикой тесно связаны с развитием ИТ – главной составной части АИС. (АИТ) – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты инфо на базе применения развитого ПО, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого инфо предлагается клиентам. АИТ можно классифицировать по ряду признаков: По способу реализации АИТ в АИС выделяют традиционые и новые ИТ. Если традиционные АИТ прежде всего существовали в условиях централизованной обработки данных, до массового исполь зования ПЭВМ были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости при формировании регулярной от четности, то новые информационные технологии связаны с инфо обеспечением процесса управления в ре жиме реального времени.
По степени охвата АИТ задач управления выделяют элек тронную обработку данных, когда с использованием ЭВМ без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономиче ских задач, и автоматизацию управленческой деятельности,АИТ поддержки принятия решений, АИТ электронного офиса и экспертной поддержки решений,ориентированы на использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автомати зации работы
По классам реализуемых технологических операций АИТ Работа с текстовым редактором,Работа с табличным процессором,Работа с СУБД,Работа с графическими объектами,Мультимедийные системы,Гипертекстовые системы.По типу пользовательского интерфейса можно рассматривать АИТ с точки зрения возможностей доступа пользователя к ин фо и вычислительным ресурсам. Так, пакетная АИТ искл возможность пользователя влиять на обработку инфо, пока она производится в автоматическом режиме. В отличие от пакетной диалоговая АИТ предос тавляет пользователю неограниченную возможность взаимо действовать с хранящимися в системе информационными ре сурсами в реальном масштабе времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач и принятия решений. Интерфейс сетевой АИТ предоставляет пользователю средства теледоступа к территориально распределенным информационным и вычислительным ресурсам благодаря развитым средствам связи, что делает такие АИТ широко используемыми и многофункцио нальными.По способу построения сети: Локальные, Многоуровневые,Распределительные. По обслуживаемым ПО:Бухгалтерский учет,Банковская деятельность,Налоговая деятельность,Страховая деятельность,Другие
9. Что определяет структуру АИТ?особенности выполнения основ процедур преобразования инфо?Функции АИТ определяют её структуру.Информационная процедура – совокупность однородных операций, связанных определенным образом с воздействием на информацию.
ИТ включает следующие информационные процедуры:
1. Сбор и регистрация данныхСбор информации связан с измерением, подсчетом материальных объектов и т.д. Эта процедура может выполняться вручную или с помощью технических средств.
Регистрация – это фиксация информации на материальном носителе, документе, машинном носителе.Наиболее распространенным носителем остаются бумажные документы,достаточно трудоемкими. Поэтому стремятся автоматизировать процесс заполнения ПД, используя компьютеры в низовых подразделениях предприятия.2. Передача информацииОна осущ-ся традиционными средствами связи, курьером, пересылкой по почте, используются при передаче и современные дистанционные средства связи (электронная почта, факс,).
3. Ввод информации в компьютерЗависит от способов реализации предыдущих процедур. Информация, зафиксированная в документах, обычно вводится с клавиатурыили сканера. Информация, переданная по каналам связи, фиксируется в устройствах долговременной памяти компьютера.4. Хранение и накопление информации
данные не сразу используются для обработки. Они хранятся и накапливаются в инфо базе учета. С хранением информации связана такая процедура, как выборка нужных данных по запросу пользователя.
5. Обработка информации
выполнение логических и арифметических операций над исходными данными для получения результатной информации согласно разработанному алгоритму.
В процессе фиксируются результатные показатели, которые отражаются в отчетах.
6. Принятие решений Выполняется на основе анализа результатной информации и остается за работниками аппарата управления.
Совокупность этих процедур образуют технологический процесс.Технологический процесс – это совокупность взаимосвязанных этапов, процедур, операций, действий по преобразованию учетной информации от момента её возникновения и регистрации до представления результатной информации пользователя.
10.Одноранговые локальные сети появились на четвертом этапе развития машинной обработки информации (с сер 80-х до нач 90-х гг.). В то время локальные одноранговые сети объединяли разрозненные рабочие места в единую инфо систему и внедрялась распределенная обработка инфы. В одноранговых вычислительных сетях нет единого устройства для хранения данных. Сетевая операционная система распределена по всем рабочим станциям сети. Каждая станция может выполнять функции как клиента, так и сервера. Она может обслуживать запросы от других рабочих станций (сервер) и направлять свои запросы на обслуживание в сеть (клиент). Обработка данных производится на компьютере пользователя. Такая технология получила название «Файл-сервер».
На пятом этапе развития машинной обработки информации (с сер 90-х гг до н в) одноранговая распределенная обработка инфы уступила место технологии «Клиент-сервер». На этом этапе используются сети с выделенным сервером. В них один из компов выполняет функции хранения данных, предназначенных для использования всеми рабочими станциями для управления взаимодействием между рабочими станциями и ряд сервисных функций. На нем устанавливается сетевая операционная система, к нему подключаются все разделяемые внешние устройства. Основная обработка инфы производится мощным сервером, на компы пользователей посылаются результаты выполнения запросов.В такой модели обработки данных централизованная обработка и единое управление ресурсами сети на верхнем уровне сочетается с распределенной обработкой на нижнем уровне.
11. инфо обеспечения ИС и ИТ. Инфо обеспечение является важнейшим элементом инфо системы. Оно предназначено для отражения информации характеризующей состояние для принятия управленческих решений. Инфо обеспечение ЭконИС представляет собой совокупность Инфо фонда средств и методов его построения.Инфо фонд включает всю инфо экономического объекта, зафиксированного как на бумажных носителях документа, так и на машинных носителях, т.е. он подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.ВнемашинноеИО включает внемашинную информационную базу и средства ее организации и ведения. Внемашинную информационную базу образует информация, содержащаяся в документах, а к средствам ее организации и ведения относят: 1)систему классификации и кодирования информации, содержащейся в документах;
2)унифицированные системы документации, которые содержат типовые формы документов, рекомендованные для использования;
3)инструктивные и методические материалы по ведению документа. Внутримашинное ИО включает внутримашинную информационную базу и средства ее организации и ведения. К внутримашинной базе относят БД и БЗ. К средствам организации и ведения внутримашинной информационной базы относят: программные средства ввода, создания и ведения БД и БЗ, т.е. их системы, а также технологические инструкции пользователя о работе с БД.
12.Классификация и кодирование позволяют представлять экон инфо в форме удобной для ввода и обработки данных в компьютере. Кодирование инфо обеспечивает:1. экономию места, требующегося для записи информации;2. группировку информации в компьютере;3. подведение итогов по всем группировочным признакам и их печать в выходных документах;4. ускорение и упрощение процессов записи информации на машинные носители и ее передачи;5.выполнение процедур передачи данных (поиск, хранение, выборку).Коды применяются при: поиск, хранение, выборка инфо. Кодированию в первичных документах подлежат реквизиты – признаки, которые вводятся в системы для обработки и по ним выполняется группировка инфо в компьютере. Кодированию инфо предшествует ее классификация. Классификация – это распределение множества объектов на подмножества (классы), на основании признака и зависимости внутри признака.последовательность.1. Сначала выделяются номенклатуры, подлежащие кодированию.2. Затем по каждой их них составляется полный перечень позиций, осуществляется их систематизация и классификация.Основными системами классификации является иерархическая и фасетная.После классификации выполняется кодирование информации.Кодирование – процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры.Код – условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системой кодирования. Алфавит кода – система знаков принятая для образования кода. Алфавит может быть буквенным, буквенно-цифровым и цифровым. Позиция знаков в коде является разрядом кода, а число знаков без учета пробела представляет собой длину кода. Система кодирования – совокупность методов и правил, определяющих построение кода. На практике в основном используются следующие системы кодирования: 1. порядковая (соответствует фасетной системе классификации),2. серийная (иерархическая система классификации), 3. десятичная (позиционная, разрядная) – итоги по группам, 4. смешанная (комбинированная).
На основании данных классификации и кодирования информации составляются классификаторы. классификатором понимается систематизированный свод одноранговых наименований и их кодовых обозначений. Для систематизации экономической инфы применяются классификаторы нескольких видов: 1. общегосударственные – разрабатываются в централизованном порядке и являются едиными для всей страны;2. отраслевые – едины для какой-то отрасли деятельности, разрабатываются как правило в типовых проектах автоматизированной обработки (для бухучета составлены коды плана счетов);3. локальные – составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации(коды табельных номеров).
13. Классификация – это распределение множества объектов на подмножества, на основании признака и зависимости внутри признака.Основными сист классификации: иерархическая и фасетная.Если признаков классификации несколько и между ними сущ иерархическая соподчиненность,то иерархическую классиф-цию. Сущност заключается в соподчинении классиф-ных групировок, т.е. сначала вся инфо по выбранному признаку делится на групировки, а затем каждая из них на более мелкие групировки и т.д.Например, ОмГАУ –ИЭиФ–Спец-ть-группыПри фасетной классиф-ции инфо делится на независимые групировки по сущ признакам– фасетам. Каждый фасет содержит совокупность однородных значений данного классиф-ого признака. Значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке или быть упорядоченным.Например, фасет – специальность1. бух учет2. финансы и кредит3….При машинной обработке экон инфы появляется проблема записи её на языке, удобном для восприятия тех средствами. Перевод инфы на формальный язык осущ посредством кодирования.Кодируемые признаки в первичном документе обозначаются утолщенными линиями. Перед код-ем производится упорядочение номенклатуры.используются следующие системы кодирования: порядковая, серийная, десятичная , смешанная. 1. Если кодированию предшествует фасетная классификация инфы,то просто производится нумерация объектов и кодом каждого объекта служит его порядковый номер.порядковой. Порядковый код–это такое обозначение позиций номенклатуры,кот соответствует их порядковым № после расположения в какой-либо последовательности. «+»: Код очень прост, позволяет лишь отличать один объект от другого.«-»: По коду невозможно судить о св-вах объекта или производить какие-либо групировки. При появлении новых объектов им просто присваивается очередной № в списке.2.Если множество объектов классиф-ся по о 1 признаку и коды объектов делят на несколько частей серий и в пределах каждой серии используют последовательные номера, оставляя резервные.серийной. Серийный код предполагает разделение номенклатуры на групы, для каждой из кот отводится с учетом резерва серии порядковых номеров. «+»: Сравнительная простота построения и возможность выделения признаков. «-»и: Невозможность получения итогов более, чем по одному признаку.3. Если используется несколько классиф-ных признаков и их взаимная подчиненность соответствует выделению классов объектов, подклассов, внутри каждого класса , десятичную систему кодирования.Существует еще код повторения.воспроизводит для кодирования отдельных признаков уже имеющиеся услов обозначения или хар-ки отдельных параметров.10-ый код предполагает проведение предварительной классификации объекта с целью выделения определенных признаков, кот отводится соответствующее кол-во разрядов в кодовом обозначении. Для построения кода все множество объектов подвергается специальной групировке. Разделяется по основ классиф-му признаку на классы, каждому классу присваивается свой номер, внутри класса происходит разделение на подклассы, затем на группы и т.д.«+»:Код содержит подробную хар-ку объекта, выделяются различные признаки,обеспечивается удобство при машинной обработке.«-»: Значительная длина кода.4. Смешанная
14.технология применения кодов при обработке экон задач.
Если на пред-ии при машинной обработке инфы ввод даных осущ из ПД, то доки предварительно кодируются. Коды проставляются вручную в соответствии с инструкцией в спец отведенные места документа. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников (книги). Современные ИТ предусматривают хранение классификаторов в массивах условно-постоянной инфы, организованных в виде справочников. В комп-ой системе обычно имеется спец блок-меню – СПРАВОЧНИКИ, который содержит определенный перечень номенклатур, используемых в данной задаче.Некоторые номенклатуры являются постоянными для данного вида деятельности и содержатся в программе. Другие составляются на месте.К первому виду номенклатур относятся отраслевые классификаторы, ко второму – локальные.Технология применения кодов при компьютерной обработке экон задач делится на этапы: 1. просмотр и корректировка программных справочников. Заключается в нахождении в справочнике нужной номенклатуры, просмотре ее, добавлении новых позиций, отражающих специфику деятельности данной организации. Например, просматривая план счетов, можно ввести новый счет.2. Составление локальных кодов. Происходит вручную, пользователь по каждой номенклатуре составляет полный перечень всех позиций и осуществляет их систематизацию и классификацию. 3. Загрузка локальных классификаторов в систему. Заполнение каждого справочника происходит индив-о, запись каждой позиции осуществляется через спец окно, в кот заносится наимен реквизита. Код предлагаются самой сист, пользователь может изменить его, повторение кода системой не допускается. 4. Использование созданных справочников для заполнения первичных документов и для авто формирования необходимой текстовой инфы в выходных доках. Анализ компьютерных систем показал, что в них наиболее часто применяются порядковая, десятичная и комбинированная системы кодирования. Помимо цифровых широко используются буквенные и буквенно-цифровые коды.
15.разработки форм входных документов?
Основ носителями инфы в ИС являются входные и выходные документы. Входные документы содержат первичную, не обработанную инфу, отражающую состояние объекта управления. Заполняется вручную либо при помощи технических средств.Документ – инфо сообщение на естественном языке, зафиксированной ручным или печатным способом на бланке устан формы и имеющим юр силу. Требования к унификации документа предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей – заголовочной, содержательной и оформляющей. Заголовочная часть содержит след хар-ки документа и учитываемого объекта: 1. наименование учитываемого объекта (предприятия, организации), 2. характеристика документа (индекс, код по ОКУД), 3. наименование документа, 4. зона для проставления кодов, постоянных для документов реквизитов-признаков.1. В заголовочной части отражается в основном текстовая инфо, кот необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для размещения реквизитов может использоваться линейная или анкетные формы размещения реквизита.
При размещении реквизитов по линейной форме для каждого реквизита отводится 2 клетки. В одной типографическим способом впечатано название реквизита-признака, в другой клетке проставляется его код.
Пример
|
Фамилия |
Имя |
Отчество |
Анкетная форма предусматривает размещение реквизитов-признаков в вертикальной последовательности друг за другом. При этом для наименования реквизита отводится левая часть строки, а для записи данных – правая.
Пример: Наименование: _________________
В заголовочной части расположены постоянные реквизиты-признаки.
2. Содержательная часть документа строится в виде таблицы, где располагаются количественно суммовые основания и их названия, которые размещаются в левой части таблицы. Содержательная часть документа содержит переменную инфу.
Пример
|
Наименование изделия |
Код изделия |
Единица измерения |
Количество отгружено |
3. Оформляющая часть дока содержит подписи юр лиц, отвечающих за правильность их составления.Из входных доков выводится значительная часть постоянных признаков (профессия, категория)–хранится в массиве справочной инфы; нормативно-расценочные (цена, расценка,).
Реквизиты, подлежащие вводу в ПК, обводятся утолщенными линиями. Данные из первичного документа вводятся в систему точно в такой последовательности как они расположены в документе.
Разработка форм первичных документов осуществляется в такой последовательности: 1. уточняется состав реквизитов включаемых в документ. 2. выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке, и разделяются по трем зонам: 2.1. постоянные признаки, размещаемые в заголовочной части. 2.2. переменные признаки и количественно – суммовые основания. Переменные признаки помещаются в таблице слева, количественно – суммовые – справа. 2.3. подписи.
16. Каков порядок разработки форм выходных документов?
Результатом обработки экономических задач на ЭВМ являются различные сводки, таблицы, сгрупированные по определенным признакам. Обобщенные данные могут быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях. В условиях АРМ все большее значение приобретают табличные формы вывода данных на экран дисплея, а также графические изображения. Вывод сводных данных на машинные носители широко используется в автоматизированной информационной технологии при передаче данных на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними, а также для архива базы данных.
Важнейшей формой вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печа тающих устройствах. Разработка форм сводных таблиц ведется в следующей последовательности.
При использовании типовых проектных решений автоматизи рованной обработки изучается возможность получения типовых сводок, ранее разработанных в проектах. Производится по мере необходимости привязка типовых форм вывода к конкретным ус ловиям. Определяется состав сводок, необходимых данной органи зации, составление которых не предусмотрено типовым проектом. В случае составления индивидуального проекта выполняется раз работка всех выходных документов. Для этого определяется состав показателей, выводимых машиной. Далее они распределяются по выходным документам в определенной последовательности, учи тывая при этом состав используемых информационных массивов, хранящихся в автоматизированном банке данных.
При размещении реквизитов в выходных документах устанав ливается иерархия группировочных признаков и подсчитываемых итогов. Группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности, а количественно-суммовые ито ги—по степени возрастания итогов. Каждой сводке дается наиме нование и разрабатывается эскиз ее формы с учетом эксплуатаци онных возможностей ПЭВМ.
При составлении эскиза выходного документа рекомендуется составить таблицу по следующей форме.
|
Наименование поля |
Длина реквизита, знаков |
Последовательность расположения реквизитов |
В ходе разработки подготавливаются «шапки» выходных таб лиц, т. е. наименования сводки, а также их подлежащего и ска зуемого.
«Шапки» выходных таблиц записываются на машинные носители и используются при составлении сводных таблиц на ПЭВМ. Наименования подлежащего и сказуемого следует делать более краткими, поскольку размер печатающего устройства ограничен.
Длинные наименования строк и граф сокращаются с таким расче том, чтобы не было искажения содержания. Применение видеотер минальных устройств для отражения сводок на экране предъявляет к составлению форм документов те же общие требования, но со держат и дополнительные условия, связанные с разработкой спе циальных форм запроса и форм вывода ответа на запрос.
При проектировании размещения выводимой информации на экране видеотерминального устройства целесообразно учитывать такие его характеристики, как код формата, число строк в кадре, число символов в строке, информационная емкость экрана (знаков), набор воспроизводимых знаков (до 256 символов). Выбор конкретного формата выводимой информации производится с уче том указанных требований.
К выходным сводкам предъявляются следующие требования. Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. Особое внимание уделяется'достоверности отражаемых данных, их логическому расположению. Сводки долж ны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос. Машина должна изготовлять готовые для исполь зования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. В соответствии с ма шинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет по лучить на ПЭВМ готовую выходную форму, имеющую юридиче скую силу и пригодную для использования на любом уровне управления.
Разработка форм первичных и сводных документов выполняет ся на стадии составления рабочего проекта автоматизированной обработки экономической информации и находит отражение в проектной документации, связанной с разработкой информацион ного обеспечения.
Персональные ЭВМ позволяют использовать их для разработки Новых форм документов. Рассмотрим порядок выполнения этой работы. Для этого используются типовые пакеты, основанные на базе табличных процессоров. Объектом обработки таких пакетов является крупноформатная электронная таблица, организованная в виде матрицы. На основе этой таблицы могут создаваться различ ные финансовые, учетные, статистические и другие документы (ведомости, таблицы). В качестве табличных процессоров наиболь шее применение находят такие пакеты, как Ехсеl, Lotus, Quattro Рrо, SиреrСа1с и др.
Электронная таблица, помещенная в машине, может быть раз личных размеров. Поскольку вся таблица не может одновременно появиться на экране, то выводится ее фрагмент (20 строк х 8 граф). Специальные клавиши обеспечивают передвижение таблицы по экрану.
При разработке форм документа с помощью ПЭВМ так же, как и при ручном способе, вначале необходимо на бумаге со ставить эскиз документа, установить состав включаемых в него реквизитов и их расположение, дать наименование документу, строкам и графам. Создание документа на машине обеспечива ется выполнением специальных команд. Вначале на экране по является стандартная электронная таблица, которая при помо щи соответствующих команд преобразуется в нужную форму документа. При этом устанавливаются графы нужного размера в зависимости от значности помещаемых в них реквизитов, про водятся вертикальные и горизонтальные линии в таблице, вво дятся названия документа, граф и строк.
Спроектированную на дисплее форму документа (таблицу) можно сразу заполнить информацией либо заносить исходные данные постепенно по мере необходимости.
Рассмотрим порядок обработки таблицы. Заполнение ее произ водится путем набора данных на клавиатуре. Для вычисления про изводных величин, итоговых строк (граф) предварительно в вычис ляемую графу (строку) помещается формула расчета, которая обес печивает автоматический расчет (пересчет) по всем графам (строкам).
С помощью команд можно выполнить в заполненной таблице следующие действия:
• вносить любые изменения в таблицу, при этом производные величины будут исправляться автоматически;
удалять графы (строки);
передвигать графы (строки);
дублировать содержимое граф (строк);
сортировать информацию;
выполнять различные вычисления;
строить графики и таблицы;
печатать таблицу.
Размеры электронной таблицы позволяют создавать несколько документов (таблиц) и выполнять всевозможные комбинации форм из их элементов. Некоторые программы объединяют документы в рабочие группы или папки. Законченные таблицы можно записы вать в память машины на диск и снова вызывать на экран дисплея для последующей работы.
Широкое применение находит система Ехсе1, являющаяся од ной из наиболее популярных программ составления электронных таблиц и деловой графики. Она удовлетворяет самые разнообраз ные запросы пользователя, выполняет задачи от расчета отдельной величины до составления финансового отчета крупной корпора ции. Программа имеет состав разнообразных вычислений, на ос нове которых повышается оперативность управления и принятия решений.
Графический модуль деловой графики обеспечивает превраще ние табличных данных в столбиковые и другие диаграммы, что по вышает наглядность обрабатываемых данных.
17. Как формируются в базе данных массивы условно-постоянной и переменной информации при решении учетных задач? Каково значение справочников в технологии обработки экономической информации?Если на предприятии при машинной обработке информации ввод данных осуществляется из ПД, то документы предварительно кодируются. Коды проставляются вручную в соответствии с инструкцией в специально отведенные места документа. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников (книги).Современные информационные технологии предусматривают хранение классификаторов в массивах условно-постоянной информации, организованных в виде справочников.В компьютерной системе обычно имеется специальный блок-меню – СПРАВОЧНИКИ, который содержит определенный перечень номенклатур, используемых в данной задаче.Некоторые номенклатуры являются постоянными для данного вида деятельности и содержатся в программе. Другие составляются на месте.К первому виду номенклатур относятся отраслевые классификаторы, ко второму – локальные.Существует 2 вида исходной информации: условно-постоянная и переменная.Носители условно-постоянной информации – справочники, по данным которых на машинных носителях формируются массивы, многократно используемые в процессе обработки данных. В эти массивы регулярно вносятся отдельные коррективы.Последовательность переноса данных с ПД на машинные носители – это структура БД. Она разрабатывается в виде таблицы отдельно для условно-постоянной и для переменной информации.Структура БД должна быть согласована с ПД, т.е. порядок расположения реквизитов и показателей должен совпадать.Выделяют отдельные зоны документа: заголовочную, содержательную и оформительную.Отдельные зоны могут быть построены по линейной, анкетной или табличной форме.1. Линейная форма предусматривает для каждого реквизита 2 клетки. 1я – для наименования, печатуемого типографическим способом, 2я- для записи данных. Во всех документах обычно заголовочная часть построена по линейной форме.2. Анкетная – предусматривает размещение реквизитов в вертикальной последовательности друг за другом. При этом для наименования отводится левая часть строчки, а для записи данных – правая.3. Табличная – предусматривает размещение реквизитов в виде таблицы с графами по вертикали и строками по горизонтали.Обычно по табличной форме строится содержательная часть документа.Реквизиты, переносимые на машинные носители по возможности размещаются в одной зане и обводятся утолщенными линиями.Рекомендуется сначала размещать справочные и группировочные реквизиты, а после них - количественные и суммовые.18. дайте понятие БД и СУБД. БД – это поименованная совокупность структурированных (организованных определенным образом) данных, относящихся к определенной предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и в конечном счете автоматизации. Структурирование БД – это ведение соглашений о способах представления данных. Структурно БД делится на: информационный фонд, фонд служебной информации. Фонд служебной информации содержит данные необходимые для выполнения операций с массивами информационного фонда. Он состоит из ряда каталогов, в которых приводится перечень записанных в БД массивов, а также файлов с описаниями свойств хранимой информации. Информационный фонд может включать массивы: 1. постоянные массивы, которые содержат сравнительно редко меняющиеся сведения. Их относят к категории нормативно-справочных. Формируются они до начала эксплуатации системы, в процессе работы они обновляются и изменяются по мере надобности. Они составляют основу автоматизированной информационной технологии. Эти массивы составляют информационный базис АИТ.2. текущие (переменные) массивы. Они включают переменную информацию, поступающую в систему от управляемого объекта и характеризующую состояние внешней среды и сам процесс управления объектом. Чаще всего они формируются на основе ПД. 3. промежуточные массивы. Возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задач. Формирование этих массивов связано с потребностью в промежуточной информации, не имеющей самостоятельного значения для цели управления. 4. Выходные массивы - хранят информацию, полученную в результате обработки исходящей информации. Они содержат совокупность показателей, необходимых для анализа и принятия управленческих решений. 5. Хранимые массивы - формируются обычно на основе выходных и содержат информацию, необходимую для обработки будущих отчетных периодов для сравнения, сопоставления данных за разные отчетные периоды, для расчета нарастающих итогов. Создание БД, поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется с помощью программного инструмента системы управления БД (СУБД). СУБД – комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания структуры новой БД, поддержания её в актуальном состоянии и организация поиска в ней необходимой информации.СУБД обеспечивает многоцелевое использование данных, поддерживает целостность и непротиворечивость данных, возможность однократного ввода данных, защиту данных от сбоев и несанкционированного доступа и ряд сервисных функций для пользователей.
19. Каковы структурные элементы БД. Понятие БД тесно связано с таким понятием структурных элементов, как поле, запись и файл. Поле – элементарная единица организации данных, которая соответствует неделимой единице информации – реквизиту. Для описания поля используются следующие характеристики: -имя поля -тип поля -длина -точность Запись – совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи – отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее поля. Файл – совокупность экземпляров записей одной структуры. Каждый экземпляр записи идентифицируется ключом записи. В общем случае ключи бывают 2 видов: -первичный(уникальный) -вторичный. Первичный – одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. Если первичный ключ состоит из 1 поля, он называется простым. Если из нескольких полей – составным. Вторичный – это такое поле, значение которого может повторяться в нескольких записях файла, т.е. он не является уникальным. Если по значению первичного ключа м.б. найден 1 экземпляр записи, то по вторичному - несколько. Индексирование - средство эффективного доступа по ключу к записям файла. При индексировании создается дополнительный индексный файл, который содержит в упорядоченном виде все значения ключа файла данных. Для каждого значения ключа в индексном файле содержится указатель на соответствующую запись файла данных. При наличии файла, по заданному ключу быстро отыскивается запись. С помощью указателя на запись в файле данных осуществляется прямой доступ к этой записи. При описании логической организации данных каждому файлу присваивается уникальное имя и дается описание структуры его записей. Описание структуры записей включает перечень входящих в нее полей, для каждого поля задается сокращенное обозначение - имя поля и формат поля (тип, длина поля, точность числовых данных). Для полей, выполняющих роль уникального ключа записи указывается признак ключа.
20. Раскройте понятие автоматизированного БнД и структуру его элементов. Банки данных – автоматизированная система, представляющая совокупность информационных, программных, технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими БнД являются БД и программный продукт – СУБД. Другими составляющие являются: - Языковые средства (языки программирования, описания данных) -методические средства (инструкция, рекомендации по созданию и функционирования БнД) -технические средства (комп.) -обслуживающий персонал (инженеры по техническому обслуживанию, программисты, административный аппарат) В минимальном варианте все эти функции пользователя обеспечиваются одним лицом, или выполняются организацией, поставляющей программные средства.
21. Какова последовательность проектирования БД.
Этапы разработки БД для экономических приложений начинаются с ее проектирования.
1. На первом этапе должна быть построена ИЛМ предметной области.
Этапы разработки ИЛМ:
1.1. выполняется постановка задачи.
Постановка задачи – это описание задачи по определенным правилам, которое дает исчерпывающее представление о ее сущности, логике преобразования информации для получения результата. Постановка задачи предполагает:
- описание ПО и функции решаемой задачи – описывается организационно-экономическая сущность задачи, ее место в функциональной системе управления, цели, которые должны быть достигнуты в связи с переходом к использованию БД,
– анализ состава и содержания входной информации: определяется состав входных документов, содержащих необходимую нормативно – справочную и оперативно – учетную информацию,
– описание алгоритмов обработки информации, задачи и проведение анализа выходной информации – описываются формы выходных документов, алгоритм получения выходных данных.
1.2. разработка информационного обеспечения задачи: производится информационный анализ предметной области и формируются информационные объекты.
Информационный объект – описание некоторой сущности (реального объекта, явления, процесса, события) в виде совокупности логически связанных реквизитов. Каждый информационный объект имеет своё уникальное имя. Информационный объект имеет множество реализаций (экземпляров), каждый из которых представлен совокупностью конкретных значений, реквизитов и идентифицируется значение ключа.
Пример компактного представления ИО
1.3. формирование структурных связей между ИО.
1.4. построение ИЛМ предметной области. ИЛМ отображает предметную область в виде совокупности ИО и структурные связи между ними.
ИЛМ можно рассматривать как логическую модель данных, подлежащую хранению в БД.
2. Определение логической структуры БД
Построенная ИЛМ должна быть отображена в логическую структуру БД; для реляционной БД этот этап является формальным, т.к. ИЛМ предметной области отображается в ее структуре адекватно. Информационные объекты преобразуются в таблицы, реквизиты становятся полями БД.
3. Проектирование организации БД на машинных носителях
Разработка продолжается средствами СУБД. Конструируются таблицы в полном соответствии информационным объектам. Связываются таблицы (устанавливаются связи) и загружается БД из документов источников.
4. Разработка процедур администрирования БД
Разрабатывается система защиты данных, прав и ограничений по доступу к данным сервисными средствами СУБД (пароль).
5. Осуществляется разработка информационной технологии работы с БД приложений: разрабатывается система запросов к таблицам БД, экранные формы ввода, вывода данных; разрабатывается система отчетов по данным.
22. Что такое модель данных? Какие виды моделей вы знаете?
Ядром любой БД является модель данных. Модель данных – совокупность взаимосвязанных структур данных и операций над этими структурами. СУБД основывается на использовании иерархической, сетевой или реляционной модели (комбинация этих моделей). Иерархическая модель данных – это классическая модель , наиболее давно используемая. Иерархическая структура представляет совокупность элементов, связанных по определенным правилам. Объекты, связанные иерархическими отношениями образуют перевернутое дерево. Элементы дерева, вершины – представляют собой совокупностьданных. Вершины располагаются по уровням и связаны между собой отношениями подчиненности или порождения. Для дерева основным является правило: каждая порожденная вершина имеет только 1 порождающую. Одна вершина верхнего уровня является корневой. В каждую вершину, кроме корневой входит только одна, а из любой кроме конечной исходит произвольное число. Примером служит оглавление книги.
Графическое изображение иерархической структуры БД
Сетевая модель данных В сетевой структуре каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.
Графическое изображение сетевой структуры БД
Реляционная модель данных характеризуется простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением данных. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:
1. каждый элемент таблицы – один элемент данных;
2. все элементы в столбце имеют одинаковый тип и длину;
3. каждый столбец имеет уникальное имя;
4. одинаковые строки в таблице отсутствуют;
5. порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.
Пример реляционной таблицы
Обычная таблица
Экземпляры записи образуют файл.
23. Дайте понятие информационного объекта. Какие типы связей между ИО вы знаете?
Информационный объект – описание некоторой сущности (реального объекта, явления, процесса, события) в виде совокупности логически связанных реквизитов.
Все ИО предметной области связаны между собой. Различаются связи нескольких типов, для которых введены следующие обозначения: 1:1, 1:М, М:М. Связь 1:1 предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру ИО А соответствует не более одного экземпляра ИО В и наоборот. Примером связи: студент и сессия. Каждый студент имеет определенный набор экзаменационных оценок в сессию. Связь 1:М - одному экземпляру ИО А соответствует ноль, один или более экземпляров ИО Б, но каждый экземпляр ИО Б связан не более чем с одним экземпляром объекта А. Пример: стипендия и сессия. Установленный размер стипендии по результатам сессии может повторяться многократно для различных студентов. Связь М:М предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру ИО А соответствует ноль, один или более экземпляров объекта В и наоборот. Пример: студент и преподаватель. Один студент обучается у многих преподавателей, один преподаватель обучает многих студентов. Схема данных задает структуру БД, в ней определяется и запоминаются связи между таблицами. При построении схемы данных Access автоматически по выбранному полю связи определяет тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь является уникальным ключом как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь 1:1. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является неключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь 1:М (от главной таблице к подчиненной).
Установив связи, мы получим ИЛМ ПО.
Пример графического представления ИЛМ:
24. Дайте понятие ИЛМ предметной области. Как ИЛМ отображается в логической структуре?
ИЛМ можно рассматривать как логическую модель данных, подлежащую хранению в БД. ИЛМ отображает предметную область в виде совокупности ИО и структурные связи между ними.
Этапы разработки ИЛМ:
1.1. выполняется постановка задачи.
Постановка задачи – это описание задачи по определенным правилам, которое дает исчерпывающее представление о ее сущности, логике преобразования информации для получения результата. Постановка задачи предполагает:
- описание ПО и функции решаемой задачи – описывается организационно-экономическая сущность задачи, ее место в функциональной системе управления, цели, которые должны быть достигнуты в связи с переходом к использованию БД,
– анализ состава и содержания входной информации: определяется состав входных документов, содержащих необходимую нормативно – справочную и оперативно – учетную информацию,
– описание алгоритмов обработки информации, задачи и проведение анализа выходной информации – описываются формы выходных документов, алгоритм получения выходных данных.
1.2. разработка информационного обеспечения задачи: производится информационный анализ предметной области и формируются информационные объекты.
Информационный объект – описание некоторой сущности (реального объекта, явления, процесса, события) в виде совокупности логически связанных реквизитов. Каждый информационный объект имеет своё уникальное имя. Информационный объект имеет множество реализаций (экземпляров), каждый из которых представлен совокупностью конкретных значений, реквизитов и идентифицируется значение ключа.
Пример компактного представления ИО
1.3. формирование структурных связей между ИО.
1.4. построение ИЛМ предметной области. ИЛМ отображает предметную область в виде совокупности ИО и структурные связи между ними.
Построенная ИЛМ должна быть отображена в логическую структуру БД; для реляционной БД этот этап является формальным, т.к. ИЛМ предметной области отображается в ее структуре адекватно. Информационные объекты преобразуются в таблицы, реквизиты становятся полями БД.
25. Как осуществляется проектирование организации БД на машинных носителях (на примере СУБД Access)? БД под управлением СУБД Access – это файл с расширением МДВ, включающий в себя классы объектов: Таблицы, Формы, запросы, отчеты, макросы для автоматизации выполнения рутинных операций по обработке данных, модули на базовом языке программирования Visual Basic для обработки данных.
СУБД Access базируется на реляционной (табличной) модели данных. В приложении Access данные хранятся в таблице. В каждой БД в одном файле содержится одна или несколько таблиц, и можно использовать отдельные таблицы для хранения связанной информации. Между таблицами д.б. определены связи, чтобы они могли работать слаженно. Комбинация всех таблиц и их взаимных связей составляет основу БД.
Таблицу Access составляют строки и столбцы. Каждый столбец представляет поле, которое является категорией информации, каждая строка содержит отдельную запись, представляющую совокупность значений полей и хранящую всю информацию по определенному вопросу.
Структура БД определяет методы занесения данных и хранения их в базе. При описании структуры БД описывают структуру ее таблиц: состав полей, их имена, последовательность размещения таблиц, тип данных, размер, ключевые поля и другие свойства полей.
В именах полей и всех других объектов используют до 64 символов. Можно использовать пробелы и другие символы, кроме точки, восклицательного знака, символа ударения и квадратных скобок. Имена должны быть уникальными и не должны начинаться с символа «пробел». Если имя поля состоит из нескольких слов, их нужно соединять символом подчеркивания.
Каждому полю должен быть установлен один из типов данных, чтобы программа Access знала, как обращаться с его содержимым.
Свойства поля зависят от выбранного типа данных. Они определяют способ ввода и хранения данных в таблице, а также обеспечивают их целостность и совместимость.
В каждой таблице должно быть, по крайней мере, одно поле с уникальным значением для каждой записи. Для ключевого поля автоматически строится индекс. Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.
Процесс разработки конкретного программного приложения в среде Access начинают с разработки и описания структур таблиц в режиме конструктора. Структура таблиц БД задается в полном соответствии с информационными объектами. Предварительно нужно провести описание реквизитов ИО в таблице следующей формы:
После завершения таблиц данными будет трудно изменить их структуру. После определения структуры ее надо сохранить с нужным именем. Далее следует создать связи между таблицами. Схема данных строится в соответствии с ИЛМ и логической структурой БД. Связь устанавливается от главной таблицы к подчиненной. В главной таблице поля связи являются ключевыми (иначе тип отношений не будет определен), а в подчиненной поле может быть ключевым, не являться ключевым или входить в состав ключа. Тип связи Access определяет автоматически.
Если в списке полей таблицы нет такого поля, которое можно было бы использовать как ключевое, его можно создать искусственно. Можно ввести дополнительное поле типа «счетчик». В подчиненной таблице ключевое поле может вообще не назначаться.
Для связей типа 1:1, 1:М можно задать параметр обеспечения целостности данных. Он означает выполнение для взаимосвязанных таблиц условий корректировки БД:
1. в подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществующим в главной таблице значением ключа связи.
2. в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице.
3. изменение значений ключа связи главной таблицы должно приводить к изменению соответствующих значений в записях подчиненной таблицы.
При установленном флажке «Обеспечение целостности данных» можно задать режим каскадного обновления и удаления связанных записей. В этом случае операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице. После описания структуры БД и создания связей между таблицами производят загрузку БД (таблиц) данными примера.
26. Как осуществляется разработка информационных технологий работы с БД приложений (на примере СУБД Access)?
Программа позволяет работать со след. Типами объектов: Таб.- в базе данных созданных в Аксесе сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таб. Из нескольких таб. можно установить связи. Чтобы данные не повторялись нужно их распределить по разным таб. В режиме таб. добовляются, редактируются или просматриваются таб. Данные в режиме Конструктора таб. можно создать целую таб. Добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таб. Запросы- Позволяют обновить лил удалить несколько записей, выполнить встроенные или спец. Вычисления. Для его создания следует в режиме конструктора выбрать таб. Или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса. Так же можно использовать для создания запросов Мастер запросов. Формы- Большая часть дан., представленных в форме, берется из таб. или запроса. Для создания связи между формой и записями таб.яв-ся источником данных формы. Чаще всего для отображения и ввода данных используется поле. Область данных содержит данные из таб. Отчеты - гибкое и эффективное ср-во для организации данных при выводе на печать. С помощью него можно вывести необходимые сведения в том виде в кот. Требуется.Больше всего сведений берется из базовой таю., запроса.Вся инф-ия в отчете разбивается на разделы каждый из кот. Имеет спец. Назначения. В режиме конструктора на экране отображается макет каждого раздела B одном экземпляре. Макросы - набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определ. операции. Они могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Модулем- наз. набор объявлений и процедур. Имеет 2 вида: Модули класса и стандартные модули. Событием- наз. Определ. Действие, кот. Возникает в опред. Объекте.
27. Опишите средства поиска информации в базе данных (на примере СУБД Access). Поиск информации в базе данных может осуществляться как в открытой таблице с помощью простейших операций поиска данных с фильтром, так и с помощью запросов на выборку, когда можно взять данные из нескольких таблиц. Поиск информации в открытой таблице можно осуществлять, произведя с помощью команды Правка, Найти…(с помощью одноименной кнопки на панели инструментов) или с помощью Фильтров. Команду Найти удобно использовать для поиска определенной записи.
Поиск с помощью команды Найти:
1. выделите поле, по которому нужно выполнить поиск.
2. вызовите диалоговое окно Поиск и замена.
3. введите в поле Образец значение, которое необходимо найти. Если точное значение для поиска неизвестно, можно использовать в поле Образец подстановочные знаки (* ? [] ! - #).
4. установите в диалоговом окне Поиск и замена другие нужные значения. Для получения доступа к дополнительным параметрам нажмите кнопку Больше.
5. нажмите кнопку Найти.
Использование фильтров
Фильтры используют тогда, когда нужно исключить большое количество записей с целью просмотра только тех, которые вас интересуют. Использование фильтров временно ограничивает количество появившихся записей в соответствии с выделенными критериями.
Фильтры – это одноранговые запросы. У фильтров нет имени. Можно использовать фильтры в таблице, запросе или форме, но фильтруются данные только одной таблицы. В БД фильтры не сохраняются.Различают фильтры трех видов: Фильтры по выделенному, Обычный фильтр и Расширенный фильтр. Наиболее простым способом использования фильтров является применение Фильтров по выделенному фрагменту. Этот способ включает следующие действия:
1. в поле найдите одно значение, которое должно содержаться во всех отфильтрованных записях.
2. выделите это значение следующим образом: для того, чтобы найти все записи:
- где значение поля идентично выделенному значению, выделите целиком элементы поля;
- где поле начинается с выделенного значения, выделите часть элемента поля, начиная с первого символа;
- где поле содержит выделенное значение в любом месте, выделите часть элемента поля начиная после первого символа.
3. Щелкните кнопку Фильтр по выделенному, расположенную на панели инструментов или Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному.
Можно исключить выделенное.
Обычный фильтр – это более мощный способ применения фильтров. С помощью использования обычного фильтра можно производить фильтрацию сразу по нескольким условиям отбора. Можно также установить фильтры «или», с помощью которых будут найдены записи, где будет обнаружено совпадение хотя бы с одним из условий отбора. Можно ввести и логические выражения.
Действия: 1. В режиме таблицы или в режиме формы щелкните кнопку Изменить фильтр на панели инструментов или выберите команду Записи, Фильтр, Изменить фильтр. Появится пустая форма. 2. Щелкните мышью то поле, для которого вы хотите установить условие отбора, - появится направленная вниз стрелка, разворачивающая спускающийся список. Щелкните эту стрелку и выделите в списке то значение, которое вам нужно. Или, если хотите, можете напечатать значение прямо в поле.3. Введите в различные поля столько условий отбора, сколько вам нужно.4. Если хотите установить значение «или», щелкните вкладку Или, расположенную в нижней части окна фильтра, и введите в форму другой критерий. 5. Щелкните кнопку Применить фильтр в панели инструментов. Появятся отфильтрованные данные. Можно Удалить фильтр.Можно сохранить как запрос. Для этого: 1. Отобразите фильтр в окне обычного фильтра и щелкните по кнопке Изменить фильтр панели инструментов.2. Файл – Сохранить как запрос или щелкните мышью кнопку Сохранить на панели инструментов. Введите имя. ОК.
Использование Расширенного фильтра.Если вы хотите отфильтровать и сортировать записи в таблице, то вместо того, чтобы выполнять двушаговую процедуру – сначала применить фильтр, а затем отсортировать записи, - вы можете воспользоваться командой Расширенный фильтр. Эта команда открывает простейший бланк запроса, где вы можете определить критерии для сортировки и фильтрации записей в таблице с помощью одного или нескольких полей. Затем необходимо сохранить фильтр как запрос.
28. Дайте понятие экспертной системы. Каковы ее основные компоненты? Экспертные системы являются одним из результатов исследований в области искусственного интеллекта и рассматривается в качестве программного средства, которое позволяет представить знание специалиста высокой квалификации по предметной области.Экспертные системы воспроизводят осознанные мыслительные усилия человека. Главная идея использования экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знание, загрузить их в память компьютера и использовать всякий раз, когда в этом возникает необходимость.
Последние 15 лет ЭС представляют собой наиболее быстро прогрессирующее направление в области искусственного интеллекта. Одной из причин столь широкой популярности ЭС является возможность их применения для решения задач из самых различных областей человеческой деятельности.
Практически не существует такой предметной области, в которой не было бы создано ни одной ЭС или не предпринимались такие попытки.
Чаще всего ЭС определяют как программный продукт, позволяющий эмитировать творческую деятельность или усилить интеллектуальные возможности пользователя при выборе решения задачи в конкретной предметной области.
Экспертные системы основаны на знаниях, они решают интеллектуальные задачи, представление и использование знаний. Знания – это выявленные закономерности предметной области, позволяющие решать задачи в этой области.
Для хранения знаний используются базы знаний. База знаний – это центральный элемент экспертной системы, она отражает знания специалиста-эксперта в соответствии с какой-либо моделью.
База знаний – это совокупность сведений, знаний, а также правил логического вывода на их основе новых знаний, сведений и фактов.
По отношению к БЗ реализуется те же основные функции, что к БД:
– создание и загрузка,
- актуализация (поддержание в достоверном состоянии),
- включение новых знаний (расширение БЗ),
- обработка (формирование знаний соответственных текущей ситуации).
Для выполнения этих функций разрабатываются соответствующие программные средства. Совокупность этих программных средств и базы знаний принято называть искусственным интеллектом.
Обобщенная структура ЭС
Пользователь – специалист предметной области, для которого предназначена экспертная система. Обычно его квалификация недостаточна высока и поэтому он нуждается в помощи и поддержке в своей деятельности со стороны экспертной системы. Инженер по знаниям – специалист по искусственному интеллекту, выступающий в роли промежуточного буфера между экспертом и БЗ.Интерфейс пользователя – комплекс программных средств, реализующих диалог пользователя с ЭС, как на стадии ввода информации, так и получения результатов. База знаний – ядро экспертной системы.Решатель – программа, моделирующая ход рассуждений эксперта на основании знаний, имеющихся в базе знаний.
Подсистема объяснений – программа, позволяющая пользователю получать ответы на вопросы, как была получена та или иная рекомендация и почему система приняла такое решение. Интеллектуальный редактор БЗ – программное средство, представляющая инженеру по знаниям возможность создавать базу знаний в диалоговом режиме.
Как правило, ЭС содержат ещё и БД, содержащие информацию о фактическом состоянии объекта, процесса, явления. В экономике ЭС используются для консультаций по выработке инвестиционных решений, выборе стратегии маркетинга, кредитовании юридических лиц и т.д.
29. Каково содержание проектирования ИС? Назовите стадии и этапы проектных работ.
Проектирование имеет целью обеспечить эффективное функционирование АИС и эффективное взаимодействие АИТ со специалистами, использующими в сфере деятельности конкретного экономического объекта ПЭВМ и развитые средства коммуникации для выполнения своих профессиональных задач и принятия управленческих решений. Именно качественное проектирование обеспечивает создание такой системы, которая способна функционировать при постоянном совершенствовании её технических, программных, информационных составляющих, т.е. её технологической основы, и расширять спектр реализуемых управленческих функций и объектов взаимодействия.
В процессе проектирования совершенствуются как организация основной деятельности экономического объекта (производственной, хозяйственной), так и организация управленческих процедур.
Жизненный цикл – это период создания и использования АИС (АИТ), охватывающий её различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данной автоматизированной системе и заканчивая моментом её полного выхода из употребления у пользователей.
Жизненный цикл АИС и АИТ позволяет выделить четыре основные стадии: предпроектную, проектную, внедрение и функционирование. От качества проектировочных работ зависит эффективность функционирования системы. Поэтому каждая стадия проектирования разделяется на ряд этапов и предусматривает составление документации, отражающей результаты работы.
Основными работами, выполняемыми на стадиях и этапах проектирования, можно считать:
1 стадия – предпроектное обследование:
1й этап – сбор материалов для проектирования – формирование требований, изучение объекта проектирования, разработка и выбор варианта концепции системы;
2й этап – анализ материалов и формирование документации – создание и утверждение технико-экономического обоснования и технического задания на проектирование системы на основе анализа материалов обследования, собранных на первом этапе.
2 стадия – проектирование:
1й этап – техническое проектирование, где ведется поиск наиболее рациональных проектных решений по всем аспектам разработки, создаются и описываются все компоненты системы, а результаты работы отражаются в техническом проекте;
2й этап – рабочее проектирование, в процессе которого осуществляется разработка и доводка программ, корректировка структур баз данных, создание документации на постановку, установку технических средств и инструкций по их эксплуатации, подготовка для каждого пользователя системы обширного инструкционного материала, оформленного в виде должностных инструкций исполнителям-специалистам, реализующим свои профессиональные функции с использованием технических средств управления. Технический и рабочий проекты могут объединяться в единый документ – технологический проект.
3 стадия – ввод системы в действие:
1й этап – подготовка к внедрению – установка и ввод в эксплуатацию технических средств, загрузка баз данных и опытная эксплуатация программы, обучение персонала;
2й этап – проведение опытных испытаний всех компонентов системы перед передачей в промышленную эксплуатацию, обучение персонала;
3й этап – (завершающая стадия создания АИС и АИТ) - сдача в промышленную эксплуатацию; оформляется актами приема-сдачи работ.
4 стадия – промышленная эксплуатация – кроме повседневного функционирования включает сопровождение программных средств и всего проекта, оперативное обслуживание и администрирование баз данных.
30. Какова роль пользователя в создании ИС и постановке задач?
АИС создается для удовлетворения информационных потребно стей конкретного пользователя, и он принимает непосредствен ное участие в ее работе. Под функционированием АИС в дан ном случае подразумевается решение задач пользователем на основе информационного, программного обеспечения, которые созданы проектировщиками и другими специалистами на этапах проектирования и подготовки процесса автоматизации обработ ки информации.
Первые разработки АС в области экономики не содержали принципиально новой методологии, а лишь использовали дорого стоящую вычислительную технику в качестве большого арифмо метра для сокращения трудоемкости выполнения операций в тра диционной технологии решения задач управления. Недостатком, причем весьма распространенным, при создании автоматизиро ванных систем организационного управления был низкий уровень постановки задач. Одна из причин этого — в недостаточном ис пользовании специалистов отделов, служб управления в обследова нии потоков информации, описании экономико-организационной сущности задач, проектировании выходной информации. Кроме того, в автоматизированном режиме обрабатывался не весь ком плекс задач, решаемых тем или иным специалистом, поэтому у пользователя часто и не возникало желания принять активное уча стие в создании новой технологии.
При переходе на массовое использование в управлении ПЭВМ и коммуникационных средств не достаточно просто декларировать цель автоматизации того или иного процесса, нужно ее конкрети зировать, разработать стратегию и тактику ее достижения. Для реа лизации новых, рожденных научно-техническим прогрессом тех нологий существуют два способа: или встраивать их в традицион ный процесс управления, или реконструировать сам процесс с уче том возможностей новых средств.
Внедрение средств автоматизации для совершенствования управления — достаточно сложная задача прежде всего потому, что автоматизированные системы носят человеко-машинный характер. Сейчас очевидно, что простое встраивание их в уже сложившуюся структуру отношений, своеобразных традиций и стереотипов ре шения задач управления невозможно без изменения, ибо в про тивном случае нововведения не приживаются и не дают экономи ческого и социального эффекта. Следовательно, коллектив заказ чика новой технологии должен быть серьезно подготовлен к новой методике ее реализации, готов помочь ее внедрению, а не препят ствовать или просто наблюдать.
Опыт создания АИС и АИТ показывает, что только специалист наиболее полно и квалифицированно может дать описание выпол няемой работы, входной и выходной информации. Участие поль зователя не может ограничиваться лишь постановкой задач, он должен проводить и пробную эксплуатацию АИС и АИТ. Находясь за компьютером, пользователь может обнаружить недостатки по становок задач, корректировать при необходимости входную и вы ходную информацию, формы выдачи результатов, их оформление в виде документов. Участие в пробной эксплуатации — это не только форма активного обучения пользователя работе на компьютере, знакомство с программными средствами, но и процесс адаптации пользователя к новым условиям работы, новой технологии, к но-•вой, все более усложняющейся технике. Опыт показывает, что у специалиста должно складываться совершенно иное отношение к работе в условиях АИТ, создание которой предусматривает макси мально возможный охват автоматизированной обработкой выпол няемых непосредственно им функций.
Участие пользователя в создании АИС и АИТ должно обеспечивать в перспективе как оперативное и качественное решение задач, так и сокращение времени на внедрение новых технологий. При этом происходит активное обучение пользователя, повышается уровень его квалификации как постановщика, разработчика. Все необходимые потребителю навыки работы в новой технологиче ской среде совершенствуются и закрепляются в процессе опытной Эксплуатации АИС и последующей работы. Однако для этого поль зователь должен быть заранее ознакомлен с методикой проведения Обследования объекта, порядком обобщения его результатов, что ему поможет определить и выделить подлежащие автоматизиро ванной обработке задачи, функции, квалифицированно сделать их постановку.
Постановка задачи - это описание задачи по определенным правилам, которое дает исчерпывающее представление о ее сущно сти, логике преобразования информации для получения результата. На основе постановки задачи программист должен представить логику ее решения и рекомендовать стандартные программные средства, пригодные для ее реализации.
Через постановку задачи, путем регламентации изложения ее содержания, устраняются трудности взаимодействия «пользова тель — прикладной программист», что делает это взаимодействие более логичным и системным. Постановка задачи ведется на ста дии проектирования компьютерных информационных систем. Для постановки задачи используются сведения, необходимые и достаточные для полного представления ее логической и информацион ной сущности. Такими сведениями располагает экономист, осуще ствляющий решение задачи в условиях ручной обработки или с использованием компьютерной техники. При постановке задач пользователь прежде всего должен описать информационное обеспечение, алгоритмы их решения.
Постановка задачи требует от пользователя не только про фессиональных знаний той предметной области, для которой делается постановка, но и знаний компьютерных информационных технологий. Ошибки пользователя на этапе постановки задачи увеличиваются в сотни и даже в тысячи раз по своим последствиям (в зависимости от масштаба системы), если их обнаружат на конечных фазах создания или использования прикладного программного продукта. Причина заключается в том, что каждый из последующих участников создания прикладных программ не располагает информацией, необходимой для исправления содержательных ошибок.
Создание программного продукта может вестись и самим поль зователем, причем это более предпочтительный вариант в отноше нии простоты построения программы. Однако с точки зрения профессиональных программистов в таких программах может быть большое число погрешностей, так как они менее эффективны по машинным ресурсам, быстродействию и многим другим традици онным критериям.
Пользователь, как правило, приобретает и применяет готовые программные пакеты, по своим функциям удовлетворяющие его потребности, ориентированные на определенные виды деятельно сти (бухгалтерскую, финансовую, плановую и т.д.). Такое направ ление является на сегодня ведущим в сфере компьютеризации и информатизации обслуживания пользователей. Нередко оно до полняется разработкой оригинальных прикладных программ. Од нако в любом случае постановка задачи требуется.
Постановка и реализация задач на ПЭВМ требует усвоения ос новных понятий, касающихся теоретических основ компьютерных информационных систем. К ним относятся:
свойства, особенности и структура экономической информа ции;
условно-постоянная информация, ее роль и назначение;
носители информации, макет машинного носителя;
средства формализованного описания информации;
алгоритм, его свойства и формы представления;
назначение контроля входной и результатной информации, способы контроля;
состав и назначение устройств персональных ЭВМ;
состав программных средств персональных ЭВМ, назначение операционных систем, пакетов прикладных программ, интег рированных пакетов программ типа АРМ бухгалтера, АРМ финансиста и др.
При описании постановки задачи обращается внимание на се объемно-временные характеристики. Они отражают объемы вход ной и выходной информации (количество документов, строк, зна ков, обрабатываемых в единицу времени), временные особенности поступления, обработки и выдачи информации.
В процессе описания постановки задачи важной является выверка точности и полноты названий всех информационных единиц и их совокупностей. В условиях автоматизированной обработки кроме привычных для восприятия наименовании показателей в документах (наименования строк и граф) имеют ме сто нетрадиционные формы представления информации. Чет кость: наименований информационных совокупностей и их идентификации, устранение синонимов и омонимов в названи ях экономических показателей обеспечивают более высокое ка чество результатов обработки. Полное название показателя в сложных формах может складываться из названий строк, граф и элементов заголовочной части документа. Для количественных и стоимостных реквизитов указывается единица измерения. Описание показателей и реквизитов какого-либо документа требует, как правило, их соотнесения с местом и временем отражаемых экономических процессов. Поэтому пользователь должен помнить о необходимости включения в описания соответствующих сведений, имеющих место, как правило, в заголо вочной части документа (название или код предприятия, дата выписки документа и т.д.).
Для каждого вида входной и выходной информации дается описание всех элементов информации, участвующих в автоматизи рованной обработке. Описание строится в виде таблицы, в которой присутствуют: наименование элемента информации (реквизита), его идентификатор и максимальная разрядность.
Наименование реквизита должно соответствовать документу или вытекать из него. Не допускаются даже мелкие погрешности в на именованиях реквизитов, так как в принятой редакции закладыва ется словарь информационных структур будущей автоматизированной технологии обработки.
Идентификатор представляет собой условное обозначение, с помощью которого можно оперировать значением реквизита. Идентификатор может строиться по мнемоническому принципу, использоваться для записи алгоритма и представлять собой сокра щенное обозначение полного наименования реквизита. Идентифи катор должен начинаться только с алфавитных символов, хотя мо жет включать и алфавитно-цифровые символы, общее их количе ство обычно регламентировано.
Разрядность реквизита необходима для просчета объема зани маемой памяти. Она указывается количеством знаков (алфавитных, цифровых и алфавитно-цифровых).
Внедрение АИС и АИТ, как показывает опыт, ведет к качественным переменам в труде пользователей: расширяются их профессиональные знания, приобретаются навыки работы в автоматизированной информационной сфере.
Новая информационная технология может иметь ряд позитив ных последствий:
• Обработка исходных данных и проведение расчетов поруча ется не имеющим высокой квалификации и необходимых практических навыков работникам, а высококвалифициро ванным специалистам отводится анализ, выбор вариантов расчетов, разработка управленческих решений.
• Работа с ПЭВМ приводит к повышению квалификации всех исполнителей и общему, довольно высокому уровню их про фессиональной культуры.
* Сэкономленное в результате автоматизации обработки расче тов и оформления документов время используется на прове дение расчетов в нескольких вариантах, получение альтерна тивных оценок ситуаций, что необходимо для анализа и принятия обоснованных решений.
Было бы неправильно предполагать, что высвобожденное время (за счет работы на компьютере) должно вести к сокращению численности экономистов, бухгалтеров и других специалистов, так как проведение расчетов является лишь частью основной задачи — принятия необходимого решения. При сокращении времени на проведение расчетов время на анализ и принятие решений увели чивается.
Таким образом, создание АИС и АИТ не столько приводит к высвобождению специалистов, сколько выдвигает к ним новые требования, т. е. позволяет качественно изменить их труд.
Наиболее важным требованием к специалистам является уме ние осуществить постановку задач, т.е. составить алгоритмы их решения, установить состав информационного наполнения вычис лительных процедур для получения искомых результатов, сформу лировать требования к методам контроля решаемых задач.
31. Российский рынок финансово-экономических программ. Отечественный рынок зародился в начале 90х годов. Больше всего на нем представлено продуктов, предназначенных для автоматизации бухгалтерского учета. Все продукты, представленные на отечественном рынке, можно условно разделить на следующие классы:1. программы для ведения домашней бухгалтерии – с их помощью компьютер можно использовать для учета личных доходов, затрат, планирования семейного бюджета, для составления персональных налоговых деклараций.2. минибухгалтерия. К этому классу принадлежит продукты, предназначенные для использования в бухгалтериях небольших предприятий, на численность бухгалтерии 1-3- человека. Они ориентированые на малый бизнес, не имеют четкой специализации по участкам учета, реализуют функции ведения синтетического и итогового аналитического учета, позволяют вводить хозяйственные операции и обрабатывать их, формировать небольшой объем ПД и отчетных форм.3. интегрированная бухгалтерская система (ИБС, мидибухгалтерия) – один из наиболее распространенных классов. К этому классу относятся программные продукты, ориентированные на бухгалтерии малых и средних по размерам предприятий, которые в упрощенном варианте обеспечивают ведение всех участков учета. Такие системы объединяют все учетные функции, в том числе функции количественного учета в рамках одной программы и как правило рассчитаны для работы на одном компьютере. Исключением является расчет зарплаты, который выполняется отдельно. Некоторые продукты этого класса предназначены для работы на нескольких компьютерах в локальной сети. Например, 1С:Бухгалтерия.4. бухгалтерский комплекс – системы этого класса состоят из отдельных функционально законченных и взаимосвязанных программных модулей, которые реализуют функции отдельных участков учета и наиболее полно учитывают особенности их ведения. Ориентирован на средние и крупные предприятия при численности бухгалтерии более 5 человек и явном разделении функций между сотрудниками. Каждый модуль создает АРМ. Поставляется как в локальном, так и в сетевом варианте. пр БЭСТ.5. Инструментальная система (бухгалтерский конструктор). Системы в целом обладают функциональными возможностями интегрированных систем,в отличии от них имеют развитые средства настройки на специфику ведения учета в бухгалтерии конкретного предприятия. Эти системы имеют простой, понятный даже бухгалтеру процедурный язык, позволяющий ему самому или с помощью разработчика описать процедуры обработки типовых операций. Здесь можно создать шаблоны типовых операций, шаблоны новых ПД, вносить коррективы в действующие, создавать новые формы отчетов, изменять существующие, настраивать план счетов, справочники в соответствии с требованиями учета на данном предприятии. Эти особенности делают продукты достаточно гибкими не только с точки зрения адаптации их на конкретном предприятии, но и с точки зрения приспособления к постоянным изменениям в законодательстве. Сегодня это наиболее распространенный класс продуктов, реализуется в локальном и сетевом вариантах, область применения – малые и средние предприятия. Например: Все продукты фирмы 1С.6.Управляющие системы (бухгалтерия – офис). В этот класс входят функционально полные системы организационного управления с элементами бухучета, планирования, делопроизводства и других. Бух. составляющая в данном случае является не основной.Важной является взаимосвязь всех составляющих системы, возможность эффективного управления пр-ем и помощь в решении гл задачи бизнеса - получение прибыли. Эти продукты позволяют создать автоматизированный офис для предприятия. Представитель - электронная бухгалтерия, Инфин Москва, бухгалтерия без проблем.7. Финансово-аналитические системы – системы, относящиеся к этому классу, стали формироваться относительно недавно. Их ещё называют аналитическими компьютерными системами для финансовых менеджеров. Системы условно делятся на 2 подкласса: 1) системы анализа хозяйственной деятельности предприятия, 2) системы для работы с инвестиционными проектами.8. Правовые БД: упорядоченные справочные системы, которые содержат подобранные в тематическом или хронологическим порядке законодательные акты.Например: Консультант Плюс, Гарант.
32. Дайте понятие АИС БУ и АРМ специалиста.
АИС БУ – система, в которой информационный процесс бухучета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств в целях получения и доставки информации необходимой специалистам бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета.
По сравнению с определением АИС здесь ограничивается ПО, в качестве которого выступает бухгалтерский учет как функция управления предприятием.
АИС БУ как составная часть АИС Предприятия содержит3 основные компоненты:
1. информация, как предмет и продукт труда;
2. средства, методы и способы переработки информации;
3. персонал, который реализует информационный процесс учета, используя имеющиеся средства обработки информации.
Информация, с которой работает система, является частью экономической информации. Это учетная информация.
Процедуры сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения и обработки информации составляют информационный процесс бухучета. Процедуры информационного процесса с технологической точки зрения детализируются, выстраиваются в определенной последовательности в технологический процесс и реализуются посредством технических и программных средств, методов и способов преобразования информации, что и составляет ИТ бухучета.
Для реализации ИТ АИС БУ имеет набор компонент, которые называются обеспечивающими подсистемами. АИС БУ, обрабатывая информацию, решает задачи бухучета. Совокупность этих задач составляет функциональные подсистемы АИС БУ.
Центральное звено АИС БУ - автоматизированное рабочее место работников бухгалтерии и учетных работников низовых подразделений предприятия, т.е. мест возникновения первичной информации.
АРМ бухгалтера - рабочее место бухгалтера, оснащенное ПК, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которое позволяет ему вести обработку данных с целью получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций.
Бухгалтерия, оснащенная совокупностью АРМ, становится автоматизированной бухгалтериией. В ней значительная часть рутинной работы по переработке информации выполняется компьютером. Бухгалтер может активно вмешиваться в процесс решения задач обработки данных, самостоятельно формируя информацию, позволяющую принимать обоснованные решения. Как и при ручной технологии организации учетных работ бухгалтер несут полную персональную ответственность за весь учетный процесс.
АРМ в бухгалтерии могут функционировать автономно или в составе компьютерной сети; при автономном режиме работы обмен информацией между различными АРМ выполняется с помощью машинных носителей. Работа на базе компьютерных сетей позволяет организовать обмен данными между АРМ по каналам связи. При этом объединяется информационное пространство объекта управления и доступ к нему организуется любого работника в пределах его полномочий.
Главбух имеет возможность руководить процессом решения функциональных задач, интегрировать результаты работы отдельных бухгалтеров, оперативно получать информацию для составления сводных отчетов для принятия решений. В то же время сохраняется возможность автономной работы каждого из бухгалтеров. АРМ бухгалтерии организуются в соответствии с традиционным распределением работ по разделам учета: учет ОС, МЦ, зарплаты, затрат и т. д
33. Особенности ведения учета АИС БУ. Опишите концептуальную модель обработки данных в АИС БУ.
Компьютерный учет сроится на тех же методических принципах, что и ручной. При этом используются традиционные элементы метода бухучета (документация, инвентаризация, счета, двойная запись). Однако их реализация имеет некоторые особенности.
Специфические особенности компьютерного учета связаны с технологией регистрации, накопления и обработки учетных данных и формирования бухгалтерской отчетности.
Существуют следующие различия компьютерной и ручной форм учета:
1. однократная регистрация первичной информации. В ручном учете доминирует принцип многократной регистрации учетных данных. Когда заносится один и тот же показатель в разные журналы, книги, ведомости с разным уровнем обобщения показателей и способов их группировки. При компьютерной форме учет данные вводятся однократно, но многократно используются за счет возможности автоматизации процедур преобразования и группировки их компьютером в соответствии с указаниями пользователя.
2. в ПД отражаются только оперативные или переменные данные, а постоянная информация хранятся в базе данных. ПД в основном составляются с помощью компьютера.
3. процедуры записи на счетах бухучета, закрытие бух. счетов заполнении главной книги, составление баланса и других форм отчетности осуществляются программным способом. Выявление результатов инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и других отчетных регистров бухучета выполняет компьютер.
4. формирование бухгалтерской отчетности: отчетные регистры можно получать в любой последовательности за любой временной интервал.
Концептуальная модель обработки данных в АИС БУ реализует процедуру бухучета.
Под процедурой бухучета понимается строгая последовательность выполнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных с целью формирования финансовой отчетности и управленческих сводок.
Процедура бухучета в АИС БУ предполагает выделение бухгалтерских действий, выполняемых единовременно в момент ввода системы автоматизации учета в эксплуатацию на действующем предприятии и текущих бухгалтерских действий, выполняемых в каждый отчетный период, или выделяют два этапа: подготовительный и текущий.
Подготовительный этап связан с вводом системы автоматизации учета в эксплуатацию. Работы, выполняемые на этом этапе, носят единовременный разовый характер.
Здесь выполняется:
- установка системы,
- настройка отдельных параметров,
- организация справочников,
- ввод начальных остатков счетов (если предприятие действующее),
- формирование вступительного баланса на момент ввода системы в эксплуатацию.
При функционировании системы автоматизации учета процесс обработки информации сводится к циклически повторяемой каждый отчетный период последовательности действий.
Здесь выделяются три основных этапа, соответствующие трем стадиям учетного процесса:
завершение отчетного периода и формирование регламентированной внешней отчетности.
34. Какова классификация выходной информации в системах компьютерного учета?Массив информации о хозяйственных операциях является хранилищем бухгалтерских проводок. Из него система позволяет получать любую интересующую бухгалтера информацию для проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия и контроля учетного процесса.Информация, полученная в результате обработки данных массива называют результатной информацией, она подразделяется на основную и вспомогательную.Основная информация – это систематизированная обобщенная информация синтетического и аналитического учета, она представляется в форме выходных документов, кот в системах компьютерного учета называют отчетами.Вспомогательная информация носит справочный характер и получается выборка данных непосредственно из массива информации из хозяйственных операций часто без их обобщения. Выводится она, как правило, на экран монитора (видеограмма).Выходные документы бывают двух видов. Одни предназначены для внутреннего, другие для внешнего использования. Выходные документы внутреннего назначения подразделяются на стандартные и специализированные отчеты. Стандартные отчеты отражают бухгалтерские итоги на уровне счетов, субсчетов, объектов аналитического учета, в разбивке по разным периодам, в разрезе разных валют. Стандартные отчеты - это учетные регистры. С каждой системой автоматизации учета поставляется некоторый набор стандартных отчетов. Алгоритмы расчета показателей этих отчетов обычно изменить нельзя, но перед формированием отчета через настройку параметра можно поменять состав включаемых показателей и его внешний вид. По способу группировки данных стандартные отчеты могут быть разделены на хронологические, систематические, комбинированные, а по степени обобщения – на синтетические и аналитические.Специализированные отчеты предназначены для представления специфической информации различных разделов бухгалтерского учета в печатных формах особого вида. Специализированные отчеты могут быть стандартизированы по форме, например, кассовая книга, книга продаж, покупок и т.д.; или иметь нестандартную (уникальную) форму. Они предназначены для отражения специфических группировок и способов обобщения информации, которую нельзя получить из стандартных отчетов.Для того, чтобы пользователи могли получить необходимую им информацию в требуемой форме представления, в программу встраиваются генераторы отчетов. Они дают возможность спроектировать собственные отчеты. Спроектированный отчет можно многократно использовать для получения выходной информации наравне с отчетами, входящими в комплект поставки.Выходные документы внешнего назначения называют регламентированными отчетами. Эти отчеты предназначены для передачи различным контролирующим инстанциям. Для них установлена периодичность представления. Они подразделяются на государственную, отраслевую, региональную отчетность. К государственной отчетности относятся: бухгалтерская отчетность, отчеты для налоговых инспекций, отчеты для внебюджетных фондов, статистическая отчетность и т.п. Средства формирования государственной отчетности обычно включаются в поставку АИС БУ, однако состав отчетов, формируемых программами, не всегда является полными. Состав отраслевой и региональной отчетности устанавливается соответствующими отраслевыми и региональными органами. Обычно эти формы в типовую поставку АИС БУ не включаются и настройка программ для возможности формирования выполняется самим пользователем, либо дилерами фирмы-производителя.
35. Общая характеристика бухгалтерской системы 1С: Предприятие.
Это универсальная система, позволяющая создавать АИС БУ для предприятий различного профиля. В основу системы 1С: предприятия положены базовые объекты и функции общие для большинства задач автоматизации финансово-хозяйственной и учетной деятельности на предприятиях.
Дополнительные функции разделены на три прикладных компонента: бухучет, оперативный учет и расчет.
Первая группа направлена на решение задач, ведение бухучета на предприятиях практически любого вида деятельности. Вторая группа объектов и функций предоставляет возможность ведения оперативного управленческого учета и применяется на торговых и производственных предприятиях. Третья группа предоставляет широкий набор функций для начисления зарплаты.
Любая из компонент может использоваться как совместно с другими, так и самостоятельно.
Верхний уровень построения системы – это конфигурация. Конфигурации создаются на основе трех названных компонент.
В конфигурации задается состав справочников системы, внешний вид документа, печатные формы, описываются правила составления отчетов.
Конфигурация – программа, разработанная на встроенном языке системы, использующая объекты и функции системы и направленная на решение задач автоматизации деятельности предприятия.
Компонентная стр-ра сист 1С:Предпр 7.7
Конфигурация
Прикладн компоненты
Базовые объекты
На основе компоненты «Бухучет» фирме предлагается конфигурация «Бух учет», на основе компоненты «Оперативный учет» - конфигурация «Торговля и склад», на основе компоненты «Расчет» - конфигурация «З/п и кадры».
Конфигурации разрабатываются на встроенном языке системы. Они используют объекты, функции системы, направлены на решение задач автоматизации деятельности предприятий. Пользователь может написать соответствующую конфигурацию, отвечающую его требованиям. Однако фирма 1С поставляет вместе с системой 1С: предприятие готовые решения. конфигурации связаны друг с другом, данные можно переносить из одной конфигурации в другую.
Возможности программы 1С:Бухгалтерия 7.7.
Программа 1С: предприятие предназначена для ведения синтетического и аналитического учета, подготовки отчетности и первичных документов и может быть использована на всех участках учета предприятия любого типа.
Возможности 1С:Бухгалтерия:
Программа 1С: Бухгалтерия представляет собой два независимых блока, которые могут устанавливаться отдельно друг от друга. Эти блоки имеют различные функции.
Первый блок - программа или блок управления. Он определяет способ обработки информации. Второй блок – информационная БД или блок накопления и отражения информации. Во второй блок можно вносить дополнительные изменения по условиям хранения и извлечения информации об объектах учета. Для этого используется специальный режим работы – режим конфигуратора. Именно в нем задаются варианты того, какими по свойствам и составу будут справочники, документы, журналы и другие объекты. Иначе говоря, какой будет конфигурация конкретной информационной базы.
Структура 1С:Бухгалтерия
Типовая структура включает набор объектов, выполняющих определенную функцию: 1. План счетов – список счетов хозяйственно-расчетного предприятия.2. Константы – постоянные величины, которые используются для настройки системы на учет, не изменяются или изменяются достаточно редко. 3. Справочники – хранят нормативно справочную информацию об объектах аналитического учета. 4. Операция – документ специфической формы для записи бухгалтерской проводки. 5. Типовая операция - используется для автоматизации ввода часто повторяющихся операций. 6. Документы – формы ПД для ввода и редактирования данных хозяйственных операций.
7. Журналы – накапливают сформированные документы и операции. 8. Отчеты – содержат итоговую информацию. Все объекты взаимосвязаны. Центральное место занимают три объекта: операция, типовая операция и документы. Они служат для оформления хозяйственной операции. Так как, на большинстве бухгалтерских счетов ведется аналитический учет в оформляемые операции или документы из справочников выделяются объекты - аналитики, а после необходимого оформления и сохранения документы и операции могут быть найдены в соответствующих журналах. Законченные операции и большинство создаваемых документов автоматически формируют проводки и изменяют итоговую информацию, которую можно просмотреть через отчеты. При работе в режиме Конфигуратора используются понятия Метаданных или Метаинформации. Этот термин означает данные о данных. Вся информация, с которой оперируют в процессе конфигурации является метаданными. Она представляет собой набор описаний информационных объектов. Например, в описании конфигурации справочники содержат не информацию об объектах аналитики, а данные описывающие правила организации информации в этих справочниках: реквизитный состав, тип, длина и т.д., т.е., это информация об информации. Информационная база 1С: Бухгалтерии состоит из двух частей: базы метаданных, которая создается и ведется в режиме конфигурации и базы данных бухучета, работа с которой ведется в режиме 1С:Предприятие.
Настройка 1С:Бухгалетрия на учетЕсли автоматизация бухучета начинается на действующем предприятии, то настройка 1С: Бухгалтерии на учет предполагает выполнение следующей последовательности действий:
1. Ввод констант,
2. Настройка плана счетов,
3. Ввод информации об объектах учета,
4. Настройка корректных проводок и настройка типовых операций,
5. Ввод начальных остатков по счетам,
6. Формирование вступительного баланса.
38. Какова взаимосвязь объектов программы 1С: Предприятие при оформлении хозяйственных операций?Все объекты взаимосвязаны. Центральное место занимают 3 объекта: операция, типовая операция и документ. Они используются для оформления хозяйственной операции.Операция – корреспонденция счетов указывается пользователем самостоятельно; Типовая операция – в предварительно подготовленный шаблон типовой операции вносится недостающая информация; Документ – форма первичного документа.В оформляемые операции документы из плана счетов выбираются счета, из справочников - объекты аналитики. После необходимого оформления и сохранения документы и операции могут быть найдены в соответствующих журналах. Законченные операции и большинство создаваемых документов автоматически формируют проводки и изменяют итогов информацию, кот можно просмотреть через отчеты. Взаимосвязь объектов при оформлении ХО
36. Каково назначение конфигуратора программы 1С: Предприятие?
Программный комплекс 1С используется в нескольких режимах:
1С: Предприятие – основной или рабочий режим в базе данных.
Конфигуратор – режим настройки типовой или создания новой конфигурации.
Отладчик – режим для отладки работы программных модулей, написанных на встроенном языке программирования системы 1С:Предприятие.
Монитор – режим, используемый для анализа действий пользователей при работе с объектами программы в сетевой версии программы.
Функционирование системы 1С: делится на 2 разделенных во времени этапа, которые могут произвольно чередоваться:
- настройка (конфигурирование);
- непосредственная работа пользователя по ведению учета или выполнению расчетов.
Конфигурирование – это настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия.
В конфигурации задаются состав справочников системы, внешний вид документов, печатные формы, описываются правила составления отчетов и т.д. Пользователь может написать собственную конфигурацию, отвечающую его требованиям, однако фирма 1С поставляет вместе с системой готовое решение.
Все конфигурации создаются на основе трех компонент: Бухгалтерский учет, Оперативный учет и Расчет.
Пользователями режима Конфигуратор является администратор системы или другое лицо, осуществляющее сопровождение программы.
В режиме Конфигуратор создается список пользователей. Каждому пользователю создается полное или сокращенной имя, определяется рабочий каталог, в котором хранятся настройки пользователя. Пользователи программы делятся на группы, для каждой из которых устанавливаются права на обработку объектов. Типичные группы пользователей: администратор, бухгалтер, расчетчик, инспектор по кадрам и т.д.
Для ввода нового пользователя программой необходимо выполнить следующие действия:
1. Запустить Конфигуратор.
2. Администрирование – Пользователи
3. Действия – Новый. В диалоговом окне Свойства пользователя указать необходимые данные для нового пользователя.
4. Файл – Сохранить. Закрыть окно Пользователи.
В процессе конфигурирования производится настройка системы на обработку данных предметной области. Этот процесс включает проектирование модели предметной области, создание интерфейсов, настройку прав для отдельных категорий пользователей, а его результатом является конфигурация.
Конфигурацией в системе 1С:Предприятие называется совокупность 3х взаимосвязанных частей:
1. Структуры метаданных
Структурой метаданных или моделью предметной области называется совокупность взаимосвязанных объектов метаданных, настроенных на хранение и обработку информации о хозяйственной деятельности конкретной организации.
2. Набора пользовательских интерфейсов
Пользовательским интерфейсом называется совокупность команд главного меню и панелей инструментов, настроенных на работу с конкретными объектами данных – документами, справочниками, журналами и т.д.
Главное меню типовой конфигурации включает пункты:
- файл, - операции, - сервис, -окна, -помощь.
Для удобства ввода, редактирования и обработки информации в главное меню добавлены пункты:
- Справочники
- Документы
- Журналы
- Отчеты
Отдельные команды дополнительно можно подать с помощью пиктограмм.
3. Набора прав.
Права определяет полномочия пользователей на работу с информацией, которая обрабатывается в системе.
Процедура назначения прав пользователю решает 2 задачи: 1 - обеспечивается концептуальность информации, а с другой стороны 2 – снижается риск потери информации от несанкционированных действий.
При работе в режиме Конфигуратора используются понятия Метаданных или Метаинформации. Этот термин означает данные о данных. Вся информация, с которой оперируют в процессе конфигурации является метаданными. Она представляет собой набор описаний информационных объектов. Например, в описании конфигурации справочники содержат не информацию об объектах аналитики, а данные описывающие правила организации информации в этих справочниках: реквизитный состав, тип, длина и т.д., т.е., это информация об информации.
Информационная база 1С: Бухгалтерии состоит из двух частей: базы метаданных, которая создается и ведется в режиме конфигурации и базы данных бухучета, работа с которой ведется в режиме 1С: предприятие. Если автоматизация бухучета начинается на действующем предприятии, то настройка 1С: Бухгалтерии на учет предполагает выполнение следующей последовательности действий: ввод констант, настройка плана счетов, ввод информации об объектах учета, настройка корректных проводок и настройка типовых операций, ввод начальных остатков по счетам, формирование вступительного баланса.
39. Опишите структуру программы 1С: Предприятие.
Типовая структура включает набор объектов, выполняющих определенную функцию:
1. План счетов – список счетов хозяйственно-расчетного предприятия.
2. Константы – постоянные величины, которые используются для настройки системы на учет, не изменяются или изменяются достаточно редко.
3. Справочники – хранят нормативно справочную информацию об объектах аналитического учета (материалах, сотрудниках, ставках налогов и сборов).
4. Операция – документ специальной формы для записи бухгалтерской проводки.
5. Типовая операция - используется для автоматизации ввода часто повторяющихся операций.
6. Документы – формы ПД для ввода и редактирования данных хозяйственных операций.
7. Журналы – накапливают сформированные документы и операции.
8. Отчеты – содержат итоговую информацию.
39. Опишите этапы подготовки программы 1С: Предприятие к ведению учета.
Если автоматизация бухучета начинается на действующем предприятии, то настройка 1С: Бухгалтерии на учет предполагает выполнение следующей последовательности действий:
1. Ввод констант,
2. Настройка плана счетов,
3. Ввод информации об объектах учета,
4. Настройка корректных проводок и настройка типовых операций,
5. Ввод начальных остатков по счетам,
6. Формирование вступительного баланса.
40. Настройка программы на учет с помощью констант
Для хранения и изменения констант в программе существует 2 режима, которые можно открыть:
- из меню Сервис главного меню. Это сведения об организации, учетная политика, общая настройка и индивидуальная настройка;
- из меню Операции, Константы... В этом режиме они представлены в списке, где их можно устанавливать и изменять. Редактируются константы в столбце Значение после двойного щелчка на редактируемом параметре или на жатия клавиши Еntеr.
Константы, для которых важно не только их теперешнее значение, но и ис тория изменений, на этапе конфигурирования определены как периодические.. Для просмотра истории значения константы необходимо;
Если константа вводится впервые и для ее ввода используется команда Сведения об организации, датой ввода считается первое января текущего го да. Изменения значений вводятся с текущей датой. Текущую дату будут иметь и первые значения, если они вводятся через окно Список констант.
Сведения об организации включают информацию о регистрационных дан ных организации, банковские реквизиты. Эти данные используются для форми рования отчетов, справок, документов и операций.
В режиме Учетная политика устанавливаются и изменяются основные значения учетной политики предприятия. Все изменения значения параметров записываются в Историю.
Доступ к средствам общей настройки программы, которые позволяют ус танавливать константы, общие для всей информационной базы, осуществляется через режим Общая настройка. Режим Индивидуальная настройка в основ ном используется в сетевой версии.
Наиболее важным понятием в 1С бухгалтерии является Рабочая дата. Онаавтоматически проставляется в документы и операции, вводимые пользовате лем, а также фиксируется при изменении значений периодических реквизитов справочников и периодических констант. При старте системы рабочая дата считывается из системных часов компьютера.
Большинство ошибок при работе с программой возникает из-за неправиль ного или несвоевременного изменения этой даты. Поэтому желательно перед каждым изменением, проводимым каждым числом, менять рабочую дату. Из менить рабочую дату можно в меню Сервис, Параметры. При вводе даты удобно использовать календарь
41. каковы основные характеристики объекта План счетов?
План счетов типовой конфигурации содержит один план счетов, принятый в РФ для хозрасчетных предприятий. План счетов открывается с помощью кнопки на панели инструментов или через меню Операции, План счетов. План счетов – таблица, каждая строка которой отражает определенный счет или субсчет. Основные характеристики объекта План счетов: 1. счет с кодом 00 используется для ввода начальных знаков. 2. счет или субсчет, имеющий субсчета, отмечен значком желтого цвета. 3. счет или субсчет, не имеющий субсчетов, отмечен синим значком. 4. для формирования проводок в программе используются счета и субсчета, помеченные значком голубого цвета. 5. счет, на котором ведется валютный учет, помечен плюсом в столбце Вал. 6. Счет, на котором ведется количественный учет, отмечен плюсом в столбце Кол. 7. Забалансовые счета отмечены плюсом в столбце Заб. 8. Поля субконто содержат виды объектов аналитики. 9. Вид счета по отношению к балансу указан в столбце Акт (А, П, А/П). Созданные в этом режиме счета и субсчета нельзя ни удалять, ни редактировать. Значок таких счетов помечен красной галочкой. Если помеченный галочкой счет имеет субсчета, то перечень субсчетов можно расширять. Счета и субсчета, которые можно редактировать и удалять, не имеют пометки.
42. Каковы назначение и виды справочников программы 1С: Предприятие?
На этапе ввода справочной информации используются справочники. Справочник - это объект программы, в котором хранятся:
значения, которые в дальнейшем могут использоваться другими справоч никами и константами;
список объектов аналитики (или субконто), который используется таки ми объектами программы, как Документы, Операции, Типовые операции.
Справочники можно заполнять как предварительно, так и в процессе ввода новых операций и документов в информационную базу. Большинство справоч ников заполняется в процессе выполнения учетных операций. Справочники, содержащие постоянную информацию, целесообразно заполнять заранее.
Предлагаемая последовательность заполнения справочников основана, главным образом, на принципе вложенности информации. Вначале следует вве сти ставки налогов. Например, данные по ставкам НДС и налога с продаж ис пользуются справочниками Варианты реализации. Номенклатура. Заранее це лесообразно заполнить и справочники Банки, Банковские счета и Валюты.
В программе есть одноуровневые и многоуровневые справочники, то есть такие, в которых элементы можно объединять по какому-либо признаку в груп пы. Любой справочник можно открыть:
из меню Справочники главного меню;
из списка справочников окна Справочники.., открывающегося из меню
Операции главного меню.
Справочник можно представить в виде таблицы: строки - это различные элементы справочника, столбцы - разные его характеристики. Самым левым элементом строки вводится иконка, определяющая одно из трех состояний дан ного объекта:
- объект является группой на текущем уровне;
- объект является группой, определяющей текущий уровень (на экране отображается содержащееся в этой группе);
- объект не является группой (не содержит подобъектов).
Справочники, элементы которых объединяются в группы (наподобие папок в Windows), называются многоуровневыми. Если элементы справочника можно группировать, то в меню Действия есть команда Новая группа, а на панели ин струментов окна - кнопка Новая группа.
Некоторые справочники позволяют создавать группы внутри группы. Для этого нужно открыть группу, внутри которой создается группа, и применить команду Новая группа.
В левой половине окна справочника находится Дерево групп. Щелчок по значку +(-) разворачивает (сворачивает) структуру групп.
Группа справочника в отличие от элемента не является объектом аналитического учета!
Справочники могут быть подчиненными.
2.
Ознакомление с планом счетов
43. Опишите технологию работы со справочниками. Любой справочник может быть открыт в двух режимах: администрирования (редактирования) и выбора. Открытие в режиме администрирования производится через меню справочники, операции главного меню. В этом режиме двойной щелчок на названии группы приведет к открытию окна, в котором будет предложено переименовать группу или изменить код на названном элементе к его открытию для внесения изменения. В процессе работы можно выбирать данные из справочника. Для этого используется кнопка выбора, при нажатии на нее справочник открывается в режиме выбора, и это указано в заголовке окна. Двойной щелчок на названии группы приведет к ее открытию, элемента – к его выбору. Для того, чтобы изменить элемент в режиме выбора нужно использовать команду Изменить из меню действия. Как правило, в справочнике можно просматривать элементы, вводить новые, корректировать и удалять уже имеющиеся, осуществлять быстрый поиск элементов в справочнике. Можно производить сортировку элементов справочника, копировать элементы, печатать записи справочника.
Режимы работы со справочниками
Любой справочник системы можно открыть в двух режимах:
- выбора;
- администрирования.
Открытие справочника в режиме администрирования производится через ме ню Справочники (Операции). В этом режиме двойной щелчок мышью на названии:
- группы приведет к открытию окна, в котором будет предложено пере
именовать группу или изменить ее код;
- элемента - к его открытию для внесения изменений.
В процессе работы в программе (в процессе ввода данных в элементы диа лога) возможен выбор данных из справочника. Для этого используется кнопка выбора ....
При нажатии на кнопку выбора справочник открывается в режиме Выбора (это будет указано в заголовке окна справочника). При этом двойной щелчок на названии:
- группы приведет к ее открытию;
- элемента - к его выбору.
Для того чтобы изменить элемент в режиме Выбора, надо в меню Дейст вия выбрать пункт Изменить.
Ввод нового элемента
Дня ввода нового элемента сначала следует открыть справочник. Затем можно: -нажать на клавиатуре клавишу Insert;
в меню Действия или контекстном меню выбрать пункт Новый;
щелкнуть левой кнопкой мыши на пиктограмме Добавить элемент в ле вом верхнем углу окна справочника.
При создании новой строки или новой группы программа автоматически создает новый код.
В зависимости от количества реквизитов окна справочника значения могут вводиться как непосредственно в табличную часть окна справочника, так и в специальную форму для ввода. В первом случае для записи элемента справочника нужно нажать клавишу Еп(ег после заполнения всех полей эле мента, во втором - нажать на кнопку ОК.
Справочники, элементы которых объединяются в группы (наподобие папок в Windows), называются многоуровневыми. Если элементы справочника можно группировать, то в меню Действия есть команда Новая группа, а на панели ин струментов окна - кнопка Новая группа.
Некоторые справочники позволяют создавать группы внутри группы. Для этого нужно открыть группу, внутри которой создается группа, и применить команду Новая группа.
В левой половине окна справочника находится Дерево групп. Щелчок по значку +(-) разворачивает (сворачивает) структуру групп.
Группа справочника в отличие от элемента не является объектом аналитического учета!
Удаление элементов справочника
Удаление происходит в два этапа:
закрыть все открытые окна;
выполнить команду главного меню Операции, Удаление помеченных объектов;
в диалоге Удаление помеченных объектов произвести проверку возможно сти удаления выбранных объектов, после чего кнопка Удалить станет активной. После удаления элементов появится сообщение, в котором будут отраже ны действия программы по удалению объектов. Эта процедура приводит к физиче скому удалению всех помеченных объектов (только в монопольном режиме).
История значения реквизита
Реквизиты справочников, в которых хранятся не только значения, но и да ты их изменения, называются периодическими реквизитами. При записи в справочник такого элемента на экране появляется окно Запись периодических реквизитов, где перечислены периодические реквизиты справочника, которые были изменены, их старое и новое значения. Дату, на которую будут записаны периодические реквизиты, можно изменить.
При изменении периодических реквизитов следует внимательно следить за рабочей датой!
Подчиненные справочники
Некоторые справочники системы хранят информацию обо всех объектах, но отображаются в них лишь те записи, которые связаны с элементами какого-либо другого справочника. В таких случаях считается, что один справочник подчинен другому.
Например, в справочнике Договоры хранятся вес договоры всех контраген тов, но отражаются лишь те, которые заключены с контрагентом, на котором стоит курсор в справочнике Контрагенты.
Прежде чем открыть подчиненный справочник, необходимо установить курсор на элемент справочника-владельца. Переход от справочника-владельца к подчиненному справочнику и обратно можно выполнить с помощью кнопок на панели инструментов или команд меню Действия.
Перемещение элементов
Для перемещения элемента справочника из одной группы в другую необ ходимо выполнить следующие действия:
Раздвинуть дерево групп в левой части окна справочника так, чтобы бы ла видна группа, куда хотите переместить элемент.
В меню Действия выбрать команду Перенести в другую группу (или
щелкнуть кнопку на панели инструментов).
Сортировка справочника
Справочник может быть отсортирован по любому полю. Для выбора по рядка сортировки необходимо выбрать пункт Сортировка из меню Действия (контекстного меню) и затем выбрать нужный пункт из подменю.
Чтобы сортировка производилась по всем элементам справочника, а не только внутри текущей группы, показ в виде иерархического списка должен быть отключен. В этом случае заголовок групп и элементы справочника не различаются и сортируются как один список.
Отбор элементов справочника
Для отбора элементов справочника нужно;
Для вывода на экран всех элементов справочника нужно отключить отбор командой Действия, Отбор по назначению, Отключить.
Если значений, по которым может быть произведен отбор, мало, то удобнее получить список существующих значений автоматиче ски, установив соответствующий флажок.
Список существующих значений будет формироваться только из значений открытой в данный момент группы, если установить флажок В пределах подчинения.
Для отбора записей по всем группам надо отключить режим Ие рархический список.
41.Основные характеристикиПлана счетов.План счетов типовой конфигурации содержит один план счетов, принятый в Российской Федерации для хозрасчетных предприятий.
План счетов открывается через меню Операции, План счетов или с по мощью кнопки на панели инструментов Команды бухгалтерии.
План счетов представляет собой таблицу, каждая строка которой отражает определенный счет или субсчет.
Для того чтобы быстро найти нужный счет по коду, выделите любое значение в столбце Код и введите код счета с клавиатуры.
План счетов может быть свернут (Действия, Иерархический список). Если выделен счет, то список свернется до уровня счетов, если выделен субсчет, то в окне останется только выделенный счет и его субсчета. Повторный выбор ко манды Иерархический список отменяет ее.
Вызывать команду Иерархический список удобно из контекстного меню в любом месте таблицы. Двойной щелчок мыши по значку сче та-группы (имеющего субсчета) разворачивает (сворачивает) список субсчетов.
Основные характеристики объекта План счетов:
7. Забалансовые счета отмечены плюсом в столбце Заб.
Созданные в этом режиме счета и субсчета нельзя ни удалять, ни редактиро вать. Значок таких счетов помечен красной галочкой. Если помеченный галоч кой счет имеет субсчета, то перечень субсчетов можно расширить.
Счета и субсчета, которые можно редактировать и удалять, не имеют пометки.
Для задания характеристики счета выделите нужную ячейку и выполните в ней двойной щелчок мышью, В ячейке появится кнопка , Щелчок по ней либо задает признак (+), либо позволяет вы брать нужное значение.
Ввод нового счета или субсчета
Находясь в плане счетов, выполните одно из следующих действий;
- нажмите кнопку Новая строка на панели инструментов окна плана сче тов (кнопка Ins);
- меню Действия, Новый.
Если в главном меню Действия задана установка «Редактировать в диало ге», то на экране появится окно диалога, позволяющее ввести все необходимые реквизиты. В противном случае новый счет или субсчет будет вводиться в кон це списка, то есть непосредственно в окне плана счетов.
План счетов имеет иерархическую структуру. Наиболее распространенным планом счетов является двухуровневый. При этом счет верхнего уровня или группа - это непосредственно сам счет, а счет нижнего уровня - это субсчет.
При вводе нового счета программа задает вопрос: будут ли у счета субсче та? Если ответить утвердительно, то счет при записи становится группой, то есть счетом верхнего уровня, и в дальнейшем может иметь субсчета. Счет-группа не может быть использован в проводках, в них могут быть использова ны только его субсчета.
Если при вводе счета ответить, что счет не будет иметь субсчетов, то такой счет не будет являться группой. Счет, не являющийся группой, используется в проводках, Если в дальнейшем для такого счета потребуется ввести субсчета, то это можно будет сделать.
Организация аналитического учета
Для обозначения любого рода аналитического учета в программе введен спе циальный термин - субконто. Как правило, это элемент какого-либо справочника или значение перечисления. При вводе проводки указывается, на какое субконто относится сумма проводки.
Субконто группируются по видам. Например, конкретный поставщик (суб конто) является элементом в справочнике «Контрагенты» (вид субконто). Если на счете ведется аналитический учет в нескольких разрезах, то к нему можно открыть несколько видов субконто.
При закреплении за счетом вида субконто система предлагает задать до полнительные признаки, в соответствии с которыми в дальнейшем будет вес тись учет на счете (рис. 44):
- только обороты. По субконто будут разворачиваться только обороты (остатков не будет). В плане счетов такие субконто имеют пометку (об.);
-учет по сумме. Может быть отключен, если по субконто не нужен учет в суммовом выражении. Например, по субконто «Места хранения» на счете ве дется только количественный учет;
-учет по валютной сумме. Активен только для валютных счетов;
-учет по количеству. Активен только для счетов с количественным учетом.
В составе интерфейсных элементов окна плана счетов включен ряд полезных кнопок:
- кнопка Печать позволяет выполнить распечатку текущего состояния плана счетов в двух режимах печати – «простой список» и «с подробным описанием»;
- Отчет позволяет сформировать и распечатать стандартные отчеты по выбранному в плане счетов счету;
- Субконто предназначена для просмотра значений субконто, прикрепленных к счету;
- Подробно предназначена для вывода текста с описанием экономического содержания выбранного счета и его назначения в типовой конфигурации.
44. Опишите принципы хранения информации о хозяйственных операциях.
Данные о совершенных и подтвержденных хозяйственных операциях хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях.
Массив информации о хозяйственных операциях - совокупность записей обо всех хозяйственных операциях предприятия, совершенных с начала использования компьютерной системы. Этот массив является стержнем информационной базы АИС БУ. Он содержит основные исходные учетные данные, которые в дальнейшем подвергаются логической и арифметической обработке с целью формирования результатных показателей для составления учетных регистров и бухгалтерской отчетности.
Бухгалтерские операции в массиве представляются двумя уровнями: заголовком операции и одной или совокупностью нескольких проводок, которые полностью отражают в учете хозяйственную операцию.
Массив записей фактически разбит на два иерархически связанных массива, в комплексе составляющих единое целое. В первом массиве хранятся заголовки проводок, а во втором массиве сами проводки, дополненные той информацией, которая является уникальной для каждой из них.
Эти массивы программа представляет в двух взаимосвязанных регистрах: журнале операций и журнале проводок. Каждой операции первого журнала соответствует одна или несколько проводок второго журнала. Возможно совместное представление журнала операций и журнала проводок (действия – показывать проводки). В хозяйственных операциях (верхний список) отображаются заголовки операций, а в журнале проводок (нижний список) проводки, выбранные в текущий момент операции. Каждая строка журнала операций отражает основные сведения об одной операции: дата, вид и номер документа, текстовое содержание описаний, сумма, реквизит время операции нужен для упорядочения записи в пределах единой даты. Журнал проводок отражает проводки, относящиеся к разным операциям. Строка журнала может отображать либо простую проводку, либо часть корреспонденции проводки, если проводка сложная. В последнем случае одна из строк отражает главную корреспонденцию, а следующие за ней строки, подчиненные корреспонденции, общая сумма которых равна сумме главной корреспонденции. Связь проводки с операцией отражается через вид и номер документа. В пределах номера документа указываются номера проводок, связанных с документов. Можно вести несколько журналов проводок, каждый из которых включает проводки, относящиеся к определенному разделу учета.
45. Опишите способы регистрации хозяйственных операций в программе 1С: Предприятие.
В программе используется 3 способа ввода данных и формирования записей о ХО:
1.ручной ввод бухгалтерских операций и проводок.
Сведения о ХО могут вводиться вручную. В этом случае используется специальный вид документа - «Операция». Бухгалтер самостоятельно заполняет все реквизиты вводимой операции, сам формирует проводки и определяет корреспондирующие счета каждой проводки, при необходимости рассчитывает суммы. Чтобы снизить ошибки и трудоемкость ручного ввода в системе предусмотрена некоторая система автоматизации:
1. использование механизма подсказок при заполнен отдельных реквизитов. 2. для ввода однотипных операций применяется режим копирования. 3. для избежания ошибок при вводе счета, субсчета бухгалтеру предоставляется возможность выбора из справочников.
4. ручной ввод операций может сопровождаться контролем корреспонденции счетов, который организуются с помощью справочника корректных проводок. Этот справочник предоставляется бухгалтером, ответственным за методологию учета на предприятии.
2.автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций
Система позволяет автоматизировать ввод рутинных, часто повторяющихся операций, а также операций, которые порождают несколько проводок и требуют расчета сумм по каждой из них.
Такие стандартные многократно повторяющиеся операции в практике учетной работы встречаются достаточно часто. Например, при начислении заработной платы бухгалтеру приходится делать отчисления определенных процентов в различные фонды.Он должен рассчитать суммы и соответственно сформировать все проводки и отразить их в журнале операций.
Подобные операции в системах автоматизации бухгалтерского учета называют типовыми операциями. Для них разрабатывают шаблоны, которые представляют собой сценарии формирования проводок, позволяющие отразить хозяйственную операцию в учете.
Шаблон типовой операции включает одну или несколько проводок. Для каждой проводки определяется Д и К счетов, а вместо сумм проводок указываются алгоритмы их определения.Указывается также и содержание операции по каждой проводке. С помощью шаблонов обеспечивается автоматизированный ввод бухгалтерских операций. При этом генерируются все проводки, сопутствующие данной операции и автоматически по данному алгоритму рассчитывается их сумма. Этот способ позволяет избежать ошибок в определении корреспонденции счетов, а также избавляет бухгалтера от выполнения рутинной работы по заполнению реквизитов операции. Каждая типовая операция регистрируется в справочнике типовых операций под своим именем.
Типовые операции в справочнике могут быть сгруппированы по разделу учета, по основному счету или др. критериям.
В работе с типовыми операциями различают 2 этапа:
1. создание шаблонов типовой операции
2. использование их для ввода данных по хозяйственным операциям.
Создание шаблона выполняется 1 раз на момент внедрения АИС БУ, а затем по мере необходимости.
3. автоматическая генерация бухгалтерских операций и проводок на основе электронных форм документов
Наиболее широко используется. При вводе нового документа после заполнения всех его реквизитов он сохраняется в архиве документов и по нему может быть сформирована бух операция, которая включается в массив операций. После сохранения документов сведения о нем можно найти в 2х хронологических регистрах: Журнале документов и Журнале операций.
После совершения ХО документ проводится (отражается в бухгалтерском учете).
Ввести новый документ можно: из меню Документы, из Журналов документов, Общего журнала, Журнала операций, Журнала проводок.
В программе задействованы три способа регистрации учетной информации:
использование настроенных документов. Вводится первичный документ, проводки формируются автоматически;
если нет необходимого документа, операция создается вручную;
для автоматизации ввода вручную часто используемых операций преду смотрен механизм типовых операций. Пользователь один раз создает шаблон типовой операции, а затем пользуется им при вводе других подобных операций.
Журнал операций
Для регистрации хозяйственных операций используется Журнал операций. Открыть его можно таким образом:
выбрать Операции, Журнал операций;
выбрать Журналы, Журнал операций;
нажать на панели Команды Бухгалтерии кнопку Журнал операций.
В Журнале операций хранится информация о каждой хозяйственной опе рации, но видны только те операции, даты которых попадают в интервал види мости. Интервал видимости выводится в заголовке окна (рис. 56). По умолча нию интервал видимости - текущий квартал, но эту установку можно менять (Сервис, Параметры, вкладка Журналы). Для изменения интервала текущего журнала вручную используется команда Действия, Интервал. Настройка дей ствует только для текущего журнала и не сохраняется при закрытии окна.
Журнал операций представляет собой таблицу, состоящую из граф, каждая строка которой отражает конкретную операцию. Записи в журналах располага ются строго в хронологическом порядке.
Самая левая графа журнала операций отражает одно из возможных состоя ний операции;
введена вручную;
сформирована документом, причем документ не проведен;
сформирована документом, и документ проведен;
ранее введенная операция помечена на удаление.
Журнал операций может отражать сформированные документы и операции при включенном режиме Показывать проводки (Действия, Показывать про водки). При этом в верхней части окна журнала операций (рис. 56) отражаются основные данные по оформленным документам и операциям, а в нижней - про водки отмеченного в верхней части документа (операции).
Журнал операций можно распечатать. Для этого нажмите на кнопку Пе чать в нижней части окна Журнала и выберите вариант печати операций. По сле появления печатной формы нужно нажать кнопку Печать на стандартной панели инструментов.
Ручной ввод операций
Сумма операции может быть введена вручную или рассчитана программой. Способ заполнения выбирается на вкладке Операции (Сервис, Параметры).
Если на счете ведется количественный или валютный учет, сумма проводки вычисляется автоматически.
Ввод документа
Документы позволяют:
- вводить информацию о совершившейся хозяйственной операции;
формировать печатную форму первичного учетного документа;
на основе введенной в документ информации автоматически формировать по
заранее отлаженным алгоритмам необходимые бухгалтерские проводки.
Для ввода нового документа:
Если вы провели документ, то он считается проведенным. Непроведенный до кумент тоже попадает в журнал, его можно рассчитать, но проводок у него не будет.
Если какая-либо хозяйственная операция введена с помощью документа, то для ее изменения необходимо поменять данные, а затем перепровести его.
Для редактирования уже введенного документа:
откройте журнал операций;
найдите нужный документ и дважды щелкните по нему левой кнопкой
мыши или в меню Действия выберите команду Документ, Открыть доку мент. У проведенного документа дату менять нельзя!
Проведенный документ можно сделать непроведенным. Для этого надо ус тановить курсор на документ, в меню Действия выбрать пункт Документ, Сделать непроведенным. Для того чтобы провести непроведенный документ (или перепровести проведенный), надо его открыть и нажать на кнопку ОК.
Проводки документа не редактируются, поэтому если вариант проводок, сделанных документом, не устраивает, можно операцию не проводить и ввести операцию вручную той же датой.
Если пометили на удаление документ, то все проводки документа удаляются,
Если сняли с документа пометку на удаление, то его необходимо провести заново, чтобы проводки восстановились,
Журналы документов
Журналы документов предназначены для удобного отображения докумен тов. Они содержат сгруппированные по отдельным видам документы. В каж дом журнале хранятся документы, относящиеся к определенному разделу бух галтерского учета. Один и тот же вид документа может отражаться в несколь ких журналах. При настройке конфигурации производится настройка докумен тов и создаются необходимые журналы для их хранения.
Чтобы просмотреть список журналов документов, нужно выполнить ко манду меню Операции, Журналы документов или меню Журналы.
Кроме журналов документов существует Общий журнал документов, в кото ром отображаются все введенные документы. Общий журнал можно открыть с по мощью кнопки на панели Команды Бухгалтерии или через меню Журналы.
Журналы документов используются для
- ввода новых документов;
- работы с ранее введенными документами:
быстрый поиск по номеру;
открытие операции;
просмотр проводок;
редактирование документа;
пометка на удаление.
Записи в журнале документов располагаются также в хронологическом порядке, и показываются те записи, которые попадают в интервал видимости.
Журнал Прочие используется для работы с документами, для которых в процессе описания конфигурации не указан конкретный журнал.
Записи в журналах можно найти по дате!
После проведения документа открывается тот журнал, которому принадлежит этот документ (если не открыт журнал «Общий»).
Печать документа
Введенный документ в любое время можно распечатать, если конфигура цией предусмотрено наличие у него печатной формы. Для этого:
Перед печатью документ можно просмотреть (кнопка Просмотр на
стандартной панели инструментов). Если что-то не устраивает, можно коман дой Параметры страницы изменить установки.
Любую печатную форму можно сохранить в виде файла на диске командой Сохранить как. При этом в диалоговом окне необходимо указать папку, имя и тип файла.
Журнал проводок
В компьютерном учете хозяйственные операции отражаются в Журнале проводок. Набор всех проводок составляет базу данных бухгалтерского учета. Журнал проводок является единственным регистром, в котором фиксируется учетная информация.
В Журнале проводок по каждой проводке отображается полная информа ция. Просматривать проводки операций и документов удобно в режиме разде ления проводок по номерам журналов. Для этого достаточно поставить флажок Разделять по номерам журналов в левом нижнем углу окна журнала. Для каж дого журнала в Журнале проводок создается отдельная вкладка (рис. 57).
В Журнале проводок можно осуществлять быстрый поиск по всем полям журнала. Для этого достаточно поставить курсор па нужное поле и набрать на чальные буквы искомого значения. При этом поиск идет от курсора вниз!
46. Какова технология формирования отчетов в программе 1С: Предприятие? Каким образом могут быть детализированы показатели отчета в режиме просмотра?
При фор-ии отчета программа берет нужную инф-ию из бух. Итогов за указанный период. Бол-во отчетов строится исходя из остатков и оборотов на счетах однако некоторые строятся на основании док. введенных в систему. Во всех отчетах указывается период, за кот. фор-ся отчеты, задается с помощью команды Сервис, параметры, бух. итоги. Установленный период итогов отображается в
нижнем правом углу окна программы. Этот период будет подставляться во все отчеты, фор-ые пользователем. Однако его можно изменить перед фор-ем отчета, используя кнопку Выбор периода в форме настройки отчета. Но все изменения действительны только на один сеанс работы с отчетом. Для быстрого исправления обнаруженных ошибок в программе предусмотрен режим детализации итоговой инф-ии одних отчетов через другие. Т.о. под детализацией понимается автоматическое построение новых отчетов, раскрывающих какой-либо параметр текущего года. Признаком возможности детализации параметра отчета является изменение формы курсора на лупу. Двойной щелчок «лупой» позволяет получить более детальную инф-ию о параметре отчета. Способ расшифровки итоговой инф-ии используется в любом стандартном отчете. Детализация может быть получена только при включенном режиме Вид, Только просмотр.
52. Какие средства целостности и защиты данных имеются в программе 1С: Предприятие? Как создать новую информационную базу?
Сохранение и восстановление данных
Избежать потери информационной базы позволяет периодическое сохра нение накопленной информации в сжатом виде - создание архивной копии ба зы данных. Архив можно разместить на дискетах, магнитооптических дисках, компакт-дисках и т. д. Наиболее надежными являются магнитооптические дис ки и компакт-диски. Для создания архивной копии необходимо:
Восстановление данных следует проводить только в том случае, если файлы данных в системе оказались испорченными. Восстановив старый архив, можно по терять значительную часть информации. Для восстановления данных необходимо:
Создание новой информационной базы
Программа позволяет работать с неограниченным количеством информа ционных баз, что дает возможность вести независимый учет в нескольких орга низациях с помощью одного экземпляра программ.
Для создания новой информационной базы необходимо средствами операци онной системы скопировать пустую информационную базу данных типовой кон фигурации в новую папку (директорию). Затем в окне запуска программы ее нуж но добавить в список информационных баз (рис. 78). Для этого необходимо:
Изменение названия информационной базы
Для изменения названия информационной базы данных необходимо в окне запуска программы выполнить следующие действия (рис. 79):
Перед изменением рабочей даты нужно закрыть все окна!
Провед-е
с пров-ми
сохр
Отчеты
Итоговая информация по счетам и объектам аналитики
Журналы
Сохр доков и операций
Док.
Опер
Тип опер
Счета и аналитики
План счетов
Счета
Сп-ки
Объекты аналитики
Региональная отчетность
Отраслевая отчетность
Государственная отчетность
Универсальные по форме
Стандартизированные по форме
Регламентированные отчеты
Стан отчеты
ресурсы
внутр
внешн инфа
Специализированные отчеты
внеш
Бухгалтерия и выполняемые функции
Выходные документы-отчеты
Эксперт
Инженер по знан
Поль-ль
Интерфейс пользователя
Инт-ный редактор БЗ
Решатель
База знаний
Подсистема объяснений
Стипендия
Сессия
Студент
Преподаватель
П
ИС
ОС
О
Прямая связь (директив
ная информация)
выход
Обратная связь (отчетная информация)
вход
Объект управления
ИС
Аппарат управления