Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД УКООПСПІЛКИ
“Полтавський університет економіки і торгівлі”
з дисципліни «Ділова митна документація»
для студентів спеціальності
7.050302 «Товарознавство та експертиза в митній справі»
студента(ки)
(курс, група)
(прізвище, ім’я, по батькові)
Варіант №_____________________
Полтава 2010
Автори: Мороз С.Е., доцент кафедри товарознавства та експертизи непродовольчих товарів Полтавського університету споживчої кооперації України;
Калашник О.В., ст. викл. кафедри товарознавства та експертизи непродовольчих товарів Полтавського університету споживчої кооперації України;
Рецензенти:
Лісіца В.В., доцент кафедри комерційної діяльності та підприємництва Полтавського університету споживчої кооперації України, к.е.н.;
Артеменко І.А., доцент кафедри міжнародної економіки Полтавського університету споживчої кооперації України, к.е.н.
Робочий зошит розглянуто та рекомендовано до друку на засіданні кафедри експертизи та митної справи
________________, протокол № 1
Зав. кафедри
__________________________
„Узгоджено”
Декан товарознавчо-комерційного факультету
___________________________проф. Тягунова Н.М.
„__”__________2010 р.
„Узгоджено”
Керівник науково-методичного центру управління якістю освітньої діяльності
___________________________проф. Огуй Н.І.
„__”__________2010 р.
„Узгоджено”
Директор навчального центру
___________________________доц. Герман Н.В.
„__”__________2010 р.
ВСТУП
Ділове документування на сучасному етапі розвитку суспільства орієнтується на нові інформаційні технології (збір вихідних даних, їх накопичення, зберігання, обробка і передача за допомогою найновітніших технічних засобів), автоматизацію контролю виконання управлінських рішень, заміну паперового документа машинним носієм інформації. Водночас управлінський документ, незалежно від виду матеріального носія інформації, як такий залишається нагальною потребою і вимагає певної культури роботи над ним.
Керівник повинен уміти правильно, відповідно до чинних правил і норм складати ділову документацію, бути взірцем щодо ведення документів, шукати найкращі і найдоцільніші варіанти письмового висловлювання своїх задумів.
Процеси документування, службового листування є основною складовою частиною професійної діяльності працівника митних органів. Саме в підготовці ділових паперів передусім виявляється його професіоналізм та компетентність. Підвищення культури оформлення ділової митної документації сприятиме покращенню діловодства, оперативному розгляду і вирішенню поточних питань будь-якої сфери діяльності митних органів.
Мета дисципліни – дати майбутнім фахівцям ґрунтовні й систематичні знання щодо порядку ведення загального діловодства в митних органах України, сформувати навички роботи з документами при їх створенні або надходженні, відправленні, збереженні, забезпеченні конфіденційності, передачі до архіву тощо.
Завдання курсу:
підготувати кваліфікованого працівника, що має необхідні теоретичні знання і вміє застосовувати їх на практиці;
сформувати уміння і навички складання, написання та оформлення організаційної, довідково-інформаційної, господарсько-договірної та обліково-фінансової документації, а також розпорядчої документації щодо особового складу митних органів;
сприяти усвідомленому та ґрунтовному оволодінню мистецтвом ведення ділової кореспонденції;
НАВЧАЛЬНА ПРОГРАМА ДИСЦИПЛІНИ
Змістовий модуль 1
Організація діловодства у митних органах
Тема 1. Діловодство як галузь ведення документів
Історія розвитку діловодства. Становлення документування та діловодства. Сучасне діловодство в Україні: відродження національного ділового стилю; розвиток вітчизняної культури документування.
Тема 2. Документ у митній справі
Поняття про документ. Вимоги до нього та його властивості. Класифікація документів. Нормотворча база, що регулює процеси створення та зберігання документів. Значення документа, напрями його розвитку.
Тема 3. Сучасні вимоги до оформлення службових документів
Вимоги до оформлення службових документів митних органів: загальні правила; викладення тексту документа і логіка його побудови. Реквізити як обов’язкові складові елементи документа. Складання заголовка документа. Датування та індексація документів. Особливості індексування вхідних і створюваних митним органом документів. Складові частини індексу спільного документа. Адресування та оформлення тексту документів. Погодження та засвідчення документів. Особливості оформлення зовнішнього і внутрішнього погоджень. Проставлення позначок на документах. Оформлення копій документів. Оформлення додатків до документів. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів (колегії Держмитслужби України, Митно-тарифної ради тощо). Особливості використання реквізитів у міжнародному листуванні.
Тема 4. Мовностильові особливості текстів документів
Мова і стиль службових документів. Особливості офіційно-ділового стилю. Текст як головний елемент документа. Прийоми виділення окремих частин тексту. Правила оформлення заголовків і підзаголовків. Оформлення приміток, додатків і підстав до тексту. Виноски до тексту та правила їх оформлення. Бібліографія. Скорочення і цифрова інформація, написання символів у ділових паперах.
Тема 5. Організація роботи з документами в митних органах України
Загальні питання організації документообігу. Приймання і обробка документів. Особливості приймання документів, що надходять до митних органів України засобами електронного та факсимільного зв’язку. Попередній розгляд документів. Мета попереднього розгляду документів. Реєстрація вхідних документів. Основний принцип реєстрації документів. Застосування єдиної реєстраційно-контрольної картки. Особливості застосування журнальної форми реєстрації документів. Ведення в митних органах довідкових картотек: Порядок проходження, опрацювання та відправлення вихідної документації. Реєстрація вихідних документів. Централізований контроль виконання документів. Організація контролю виконання документів: завдання і порядок контролю за виконанням документів; терміни виконання документів; здійснення контролю за виконанням документів. Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами суб’єктів ЗЕД та громадян. Робота з документами, що містять комерційну або державну таємницю, документами для службового користування. Систематизація документів та їх збереження.
Тема 6. Підготовка документів для передачі в архів
Складання номенклатур справ. Розмноження документів. Формування справ. Застосування таблиць. Підготовка справ до зберігання та використання. Архівна робота в митній службі.
Тема 7. Документування управлінської, організаційно-розпорядчої та інформаційно-довідкової діяльності митних органів
Поняття про документування управлінської діяльності. Основні положення з документування управлінської діяльності. Уніфікація і стандартизація управлінських документів. Оформлення документів колегіальних органів.
Поняття про нормативний документ. Організаційно-розпорядча документація як провідна в управлінській діяльності. Характеристика основних організаційних і розпорядчих документів. Розробка нормативно – правових документів.
Довідково-інформаційні документи: анотація, відгук, рецензія, висновок, довідка, огляд, переліки (посад працівників, уповноважених на прийом громадян в митних органах; типових документальних матеріалів, що створюються в митних органах тощо), доповідна і пояснювальні записки, запрошення, звіт (про службову діяльність; відрядження; стан підготовки та перепідготовки особового складу митних органів; науково-дослідної роботи з митної справи), лист (службовий, супроводжувальний), оголошення, завдання (на вивчення конкретних ситуацій, пов’язаних з розробленням технологій проведення митного контролю та митного оформлення товарів та інших предметів, з нарахуванням і справлянням митних та інших платежів; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо), плани (діяльності за напрямами митної справи; науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; роботи Колегії Держмитслужби, Митно-тарифної ради тощо), протокол, витяг з протоколу, стаття, прес-реліз, наукова робота, реферат, тези, доповідь, конспект, телеграма, адреса, телефонограма, радіограма, факс. Обліково-фінансові документи. Складання авансових звітів та актів. Написання доручень і розписок. Заповнення відомостей і накладних. Облік і оформлення відряджень. Призначення довідково-інформаційних документів.
Тема 8. Особливості роботи з кадровими документами у митній службі
Особливості складання кадрової документації. Вимоги до кадрового діловодства. Призначення документації з кадрів. Ведення трудових книжок.
Документи щодо особового складу: автобіографія, резюме, заява громадянина щодо працевлаштування, пропозиція, скарга, характеристика.
Облік руху кадрів. Укладання та розірвання трудового договору. Оформлення заяв. Складання наказів щодо особового складу: вимоги до тексту наказу; оформлення наказів; ведення книги реєстрації наказів. Ведення карток та книг обліку: заповнення особової картки П-2; ведення карток № П-2ДС та № П-4; ведення алфавітних та посадових карток; ведення штатно-посадової та алфавітної книг.
Порядок ведення особових справ. Складання опису документів особової справи. Заповнення особового листка з обліку кадрів. Складання автобіографії та характеристики. Оформлення додатка до особового листа з обліку кадрів.
Документування роботи з персоналом. Документування роботи з резервом кадрів. Документування атестації кадрів. Документування призначень допомог та пенсій. Оформлення нагороджень.
Тема 9. Механізація й автоматизація діловодних процесів
Раціоналізація, механізація та автоматизація діловодних процесів. Засоби механізації й автоматизації діловодних процесів. Вимоги до друкування документів. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами. Методи кодування пошукових ознак. Пошук документа. Організація автоматизованого контролю виконання документів. Склад програмного забезпечення, що застосовується в митних органах.
Національне центральне бюро Інтерполу.
Таблиця 2
Система нарахування балів за видами навчальної роботи
|
Форми навчальної роботи |
Вид навчальної роботи |
Кількість балів |
Разом балів |
|
Аудиторна |
|||
|
1.1. Лекції |
1. Відвідування (обов’язкове) |
8х1,5=12,0 |
24,0 |
|
2. Якість освоєння матеріалу (наявність конспекту) |
8х1,5=12,0 |
||
|
1.2. Практичні заняття |
1. Відповіді при опитуванні та доповнення відповідей |
7х0,8=5,6 |
21,0 |
|
2. Поточне тестування та захист виконаних завдань практичного заняття |
7х1,2=8,4 |
||
|
3. Обговорення питань за результатам виконаних рефератів та завдань практичного заняття |
7х1,0=7,0 |
||
|
Підсумкова модульна робота І |
1х16,0=16,0 |
16,0 |
|
|
Підсумкова модульна робота ІІ |
1х15,0=15,0 |
15,0 |
|
|
Разом |
76,0 |
||
|
1.3. Самостійна та індивідуально-консультативна робота |
1. Підготовка до практичних занять |
7х1,5=10,5 |
24,0 |
|
2. Індивідуальна робота студентів (написання рефератів до практичного заняття) |
7х1,5=10,5 |
||
|
3. Самостійне оволодіння п/з |
2х1,5=3,0 |
||
|
Разом |
24,0 |
||
|
Разом |
100 |
КАРТА САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ СТУДЕНТА
|
Види самостійної роботи |
Планові терміни виконання |
Форми контролю та звітності |
Максимальна кількість балів |
|
Денна форма навчання |
|||
|
1. Обов’язкові види СРС |
|||
|
1.1. Підготовка до практичних занять |
Систематично, відповідно до розкладу аудиторних занять |
Усне опитування, письмове тестування, контрольні роботи, оформлення звітів виконаних практичних робіт |
10,5 (7 х 1,5) |
|
1.2. Індивідуальна робота студентів |
Самостійно після практичного заняття |
Перевірка самостійного конспекту |
3,0 (2 х 1,5) |
|
Разом балів за обов’язкові види СРС |
13,5 |
||
|
2. Вибіркові види СРС |
|||
|
Написання рефератів за заданою тематикою |
Протягом року |
Захист рефератів під час індивідуально-консультативної роботи |
10,5 (7 х 1,5) |
|
Разом балів за вибіркові види СРС |
10,5 |
Таблиця 3
Система нарахування додаткових балів за видами робіт з вивчення дисципліни «Ділова митна документація»
|
Форма роботи |
Вид роботи |
Бали |
|
Навчальна |
1. Участь у предметних олімпіадах: університетських, міжвузівських всеукраїнських, міжнародних. 2. Виконання індивідуальних навчально-дослідних завдань підвищеної складності |
1,0 2,0 1,0 |
|
Науково – дослідна |
1. Участь у науковому гуртку 2. Участь у конкурсах студентських робіт будь-якого рівня : нагородження дипломом призові місця. 3. Участь у наукових студентських конференціях будь-якого рівня |
5,0 2,0 5,0 10,0 |
|
Кафедральна |
1. Виготовлення наочних приладь 2. Участь у виготовлені мультимедійних засобів навчання |
5,0 3,0 |
Таблиця 4
Система нарахування штрафних балів за видами робіт з вивчення дисципліни «Ділова митна документація»
|
Форма роботи |
Вид роботи |
Бали |
|
Навчальна |
1. Пропуск 1 заняття без поважних причин 2. Порушення термінів підготовки |
1,0 0,5 |
|
Самостійна |
1. Порушення термінів виконання домашніх завдань 2. Не підготовленість до аудиторного заняття |
0,5 2,0 |
|
Індивідуально-консультативна |
1. Порушення термінів виконання індивідуальних завдань: на 1 тиждень більше 1 тижня |
0,5 1,0 |
ЗМІСТОВИЙ МОДУЛЬ 1
Організація діловодства у митних органах
Тема 1. Діловодство як галузь ведення документів
ІНДИВІДУАЛЬНА РОБОТА СТУДЕНТА
Завдання 1. Складіть схему основних етапів розвитку діловодства.
Завдання 2. Дайте визначення справочинства _________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Завдання 3. Назвіть основні характерні риси сучасного діловодства в Україні_______________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Завдання 4. Окресліть перспективи розвитку діловодства у митній системі України______________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Завдання 5. Дати відповіді на тестові завдання за варіантами тема 1.
|
№ питання |
||||||||||
|
№ відповіді |
Тестові завдання
а) сукупність документів, пов'язаних між собою,
б) галузь ведення службових і ділових документів,
в) сам процес створення документів.
а) документоведення,
б) документознавство,
в) документування.
а) усі працівники апарату,
б) деякі працівники апарату.
в) призначені працівники апарату.
а) державною мовою,
б) національною мовою,
в) будь-якою мовою.
а) діяльність, що цілком охоплює питання діловодства,
б) сам процес створення документів,
в) сукупність документів, пов'язаних між собою.
а) сукупність визначення правил і прийомів найбільш раціонального викладу проектів законодавчих актів,
б) об'єктивна необхідність, зумовлена розвитком цивілізації й ускладненням суспільних відносин,
в) властивість офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення.
а) архівними документами,
б) літописами,
в) чужоземними джерелами.
а) наказове,
б) колегіональне,
в) виконавче.
а) щоденники, мемуари,
б) документальні матеріали,
в) літописи,
а) літописних кодексів, актів, княжих грамот, правових приписів,
б) рукописних матеріалів,
в) друкованих матеріалів.
а) грамоти великих князів литовських і королів польських, акти сеймів, "Судебник" Казимира, Литовський статут, акти трибуналів, актові книги земських, міських судів, акти магдебургій (міські книги) тощо,
б) західноєвропейські документи, щоденники, спогади,
в) матеріали маєткових і фамільних архівів.
а) рукописні джерела, що збереглися у вигляді кодексів,
б) міжнародні договори, конституції (Бендерська конституція), універсали й листи гетьманів, акти Генерального військового суду, акти полкової адміністрації й судочинства, акти й документи церковних та культурно-освітніх інституцій,
в) чужоземні матеріали.
а) документальні матеріали офіційного походження,
б) акти і документи установ Української держави 1917 1921 рр.,
в) документальні матеріали міжнародно-правового характеру,
г) документи установ УРСР,
д) ділові папери незалежної України.
а) інформаційна, організаційно-розпорядча, господарсько-договірна,
б) політична, суспільно-соціальна, кредитно-банківська, господарська,
в) банківська, управлінська, юридична, дипломатична, зовнішньоекономічна.
а) кадрових документів,
б) управлінських документів,
в) адміністративних документів.
а) церкви чи монастирі, які водночас слугували архівами та бібліотеками,
б) централізовані архівні сховища,
в) архівосховища Москви, Петербурга, Варшави.
Інформаційні джерела
Коментар до Митного кодексу України/ За ред. П.В. Пашка, М.М. Каленського. – К.: Юністіан, 2004. -736 с.
Наказ Державної митної служби України від 28.12.02 № 747 «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України»// Електронні ресурси ПУСКУ. – Спосіб доступу: Електрон. чит. зал ПУСКУ. MD-office.
Наказ Державної митної служби України від 29.01.07 № 63 «Про затвердження Примірного положення про Службу координації та контролю діяльності підпорядкованих митниць регіональної митниці»// Електронні ресурси ПУСКУ. – Спосіб доступу: Електрон. чит. зал ПУСКУ. MD-office.
Наказ Державної митної служби України від 20.09.01 № 622 «Про затвердження Порядку роботи з наказами в митних органах України»// Електронні ресурси ПУСКУ. – Спосіб доступу: Електрон. чит. зал ПУСКУ. MD-office.
Домашнє завдання
Тема 2. Документ у митній справі
Практичне заняття 1
Тема. Документ у митній справі.
Мета: ознайомити студентів із правовими засадами створення митних документів.
Матеріальне забезпечення: Інструкція з діловодства в митних органах України.
Питання для вивчення та обговорення.
Розкрийте зміст поняття «документ».
Які види документів ви знаєте? Які з цих видів документів складаються на митниці?
Які типи документів можна виділити за структурними ознаками?
Що таке класифікація документів, яка її основна мета?
Назвіть різні види документів за ознаками класифікації.
Поясніть як поділяються документи за способом мовного викладу.
На які групи поділяють документи за рівнем регламентації та стандартизації?
Що таке стандартизація мови ділових паперів? Від чого залежить їх вираження?
Що таке діловодство?
Що нового вносить в організацію роботи з документами Єдина державна система діловодства (ЄДСД)?
Яке основне завдання ЄДСД?
Які документи мають високий рівень стандартизації? Що вони являють собою?
З якою метою створено «Інструкцію з діловодства»? Що являє собою ця інструкція? Поясніть її загальні положення.
Завдання для виконання:
Завдання 1. Здійснити аналіз сучасних тлумачень поняття „документ”. При підготовці до виконання завдання уважно вивчити існуючі визначення поняття „документ”, наведені у ДСТУ, енциклопедіях, довідниках, словниках, наукових виданнях.
Документ – це ____________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Документ – це_____________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Документ – це_____________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Документ – це_____________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Документ – це_____________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Завдання 2. Вивчення та закріплення основних понять
1. Складіть схему або таблицю різних значень поняття “документ” у порядку від загального до більш вузького його значення.
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Складіть схему основних функцій документів
3. Згідно з унормованими вимогами наведіть основні ознаки класифікації видів документів
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
ІНДИВІДУАЛЬНА РОБОТА СТУДЕНТА
Завдання 3. Підготуйте невеликий реферат на одну із запропонованих тем:
Значення документа в митній справі.
Сучасний документ і його особливості.
Документування як один з видів професійної діяльності працівника митних органів.
Ділова сфера як одна з основних галузей діяльності людства.
Напрями розвитку сучасного документа.
Класифікація документів.
Література :4, 8, 13, 14
Питання для самоконтролю:
Як ви розумієте поняття «документування митної діяльності»?
Дайте характеристику властивостям документа.
За якими критеріями здійснюється класифікація митних документів?
Значення та функції документів у митній сфері.
Нормотворча база, що регулює процеси створення та зберігання документів, перспектива розвитку.
Домашнє завдання
|
№ питання |
||||||||||
|
№ відповіді |
Тестові завдання
1. Сучасний діловий документ не виконує наступні функції:
а) включає правила складання текстів та оформлення службових документів,
б) забезпечує обмін інформацією необхідного і визначеного характеру, впливає на відносини в суспільстві,
в) охоплює документування управлінської діяльності установ.
2. Документ - це:
а) основний вид ділової мови, який широко використовується в повсякденній діяльності як джерело та носій інформації;
б) регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носієві,
в) дотримання встановлених правил запису інформації.
3. Документ у праводіловій сфері це:
а) історичне джерело,
б) офіційне посвідчення особи,
в) матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
4. Документ може фіксуватися:
а) на папері, магнітному чи інших носіях,
б) на папері,
в) на будь-якому носієві.
5. Характерною особливістю документа є те, що він матеріалізується:
а) як в усній, так і в писемній формах мовлення,
б) лише у писемній формі мовлення,
в) лише в усній формі мовлення.
6. Поява слова "документ" в українській мові пов'язана з діяльністю:
а) Богдана Хмельницького,
б) Петра І,
в) Катерини ІІ.
7. Документ, як правило, створюється за певними:
а) формуляром-зразком,
б)стандартом,
в) реквізитами.
8. Усі документи, де б і ким вони не укладалися, мають відповідати таким вимогам (вкажіть усі варіанти):
а) правовим,
б) законодавчим,
в) лінгвістичним,
г) технічним.
9. Документ має такі властивості (вкажіть усі варіації):
а) полягає в документуванні відповідної діяльності та документообігу,
б) є носієм і сам слугує джерелом необхідної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше,
в) має правову вагу, господарське значення, оскільки сам може слугувати письмовим доказом, засобом засвідчення чогось.
10. Серед функцій документа виділяють:
а) загальні і спеціальні,
б) загальні і специфічні,
в) спеціальні та юридичні.
11. Документи виконують:
а) офіційну, ділову й оперативну функцію,
б) особисту, індивідуальну та ділову,
в) індивідуальну та загальну,
11-а оскільки вони -
а) зафіксовані на будь-якому носієві як інформація,
б) писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру,
в) відповідають точним стандартам.
12. Документи мають:
а) законодавче значення,
б) цивільно-правове значення,
в) правове значення.
13. Класифікація - це:
а) сукупність певних документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, діяльності та єдиних вимог до їх укладання,
б) розподіл документів на класи за узагальненими ознаками споріднення та відмінності,
в) властивість офіційного документа, яка надасться йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав.
14. Мета класифікації полягає в:
а) підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців,
б) у здійсненні оперативних дій,
в) в необхідності зафіксувати будь-яку інформацію.
15. Які ви знаєте документи за юридичною силою (вкажіть усі варіанти):
а) таємні,
б) цілком таємні,
в) справжні,
г) офіційні,
д) фальшиві.
16. Які ви знаєте документи за джерелом виникнення (вкажіть усі варіанти):
а) первинні,
б) ініціативні,
в) вторинні,
г) друковані.
17. Які ви знаєте документи за стадією виготовлення (назвіть усі варіанти):
а) первинні,
б) оригінали,
в) вторинні,
г) копії.
18. Які ви знаєте групи документів за способом виготовлення:
а) індивідуальні, типові, трафаретні,
б) оригінали, копії, чорновики.
в) первинні, ініціативні , вторинні.
19. Що таке оригінал документа:
а) документ, що відображає роботу автора над текстом,
б) документ, створений вперше індивідуальним чи колективним автором і має єдиний примірник,
в) документ, завірений у встановленому порядку.
20. За терміном виконання документи є (вкажіть усі варіанти):
а) дуже термінові,
б) звичайні
в) термінові,
г) нетермінові.
21. За складністю документи бувають:
а) вхідні та вихідні,
б) прості та складні.
в) внутрішні та зовнішні.
22. За терміном зберігання документи розрізняють (вкажіть усі варіанти):
а) термінової о зберігання,
б) постійного зберігання,
в) тривалого зберігання,
г) тимчасового зберігання.
Інформаційні джерела
Тема 3. Сучасні вимоги до оформлення службових документів
Практичне заняття 2
Тема. Правила оформлення службових документів.
Мета: вивчити правила оформлення документів згідно Єдиної державної системи діловодства.
Матеріальне забезпечення: Інструкція з діловодства в митних органах України, зразки документів, ДСТУ 3843-99, ДСТУ 3844-99
Питання для вивчення та обговорення
Поясніть вимоги до документа, кваліфікуючи їх за правовими та лінгвістичними ознаками.
Поясніть вимоги до документа, кваліфікуючи їх за технічними та логічними ознаками.
Що таке реквізит? З якого часу і за яким стандартом введено реквізити?
Назвіть усі реквізити, які входять до цього стандарту.
Що таке бланк документа? Які ви знаєте види бланків?
Якими є вимоги до реквізитів?
Назвіть основні реквізиті документів: а) листа: б) наказу: в) рапорту.
Яку роль відіграє текст як реквізит? Якими є вимоги до тексту документа?
Яка роль резолюції як реквізиту? Наведіть приклади і напишіть резолюції, які були б висловлені начальником митниці (відділу) щодо суті розглянутих питань.
Поясніть значення заголовка як реквізиту в документах. Доберіть кілька прикладів заголовка та напишіть їх.
Завдання для виконання:
Завдання 1. Вивчення основних нормативних документів у сфері зовнішньої торгівлі.
1. Згідно ДСТУ 3843-99 та ДСТУ 3844-99 сформулюйте визначення:
документ__________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
уніфікована форма документа_______________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
система документації_______________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
офіційний документ________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
формуляр-зразок __________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
копія_____________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
бланк_____________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
дублікат___________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
реквізит___________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Розгляньте зразки документів. Згідно ДСТУ 3844-99 перерахуйте основні вимоги до побудови формулярів_________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3. Згідно ДСТУ 3239 перерахуйте основні реквізити формуляра-зразка
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. Розгляньте зразки документів. Ідентифікуйте реквізити.
Завдання 2. З’ясуйте, в яких документах є названі реквізити. Розставте реквізити за порядком розташування їх у документах.
Зразок: текст, назва, адресат, підпис, дата – заява: адресат, назва, текст, дата, підпис.
__________________________________________________________________
___________________________________________________________________4. адреса, назва, заголовок, дата, підпис, текст.___________________________
___________________________________________________________________
Завдання 3. Проаналізуйте документи, що подані в додатках, за наступною схемою: загальні та специфічні функції документу, характер інформації, специфіка матеріальної основи документа, елементи і взаємозв’язок зовнішньої і внутрішньої структури документа, його реквізити. За проведеним аналізом зробіть висновки у додатках.
ІНДИВІДУАЛЬНА РОБОТА СТУДЕНТА
Завдання 4. Підготуйте реферат на одну із запропонованих тем:
Властивості ділових паперів.
Роль кліше при створенні документів.
Документ: інформаційний аналіз.
Література : 5, 6, 9, 12
Питання для самоконтролю:
Домашнє завдання
Вивчити питання для підготовки до практичного заняття 3.
Підготуйте завдання 3 практичного заняття 3.
Дати відповіді на тестові завдання за варіантами.
|
№ питання |
||||||||||
|
№ відповіді |
Тестові завдання
1. Реквізит це:
а) необхідна інформація,
б) обов'язковий елемент,
в) змінна інформація.
2. Реквізити розрізняють:
а) прості й складні,
б) постійні та змінні.
3. Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається:
а) стандарт,
б) трафарет,
в) формуляр.
4. Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, називається
а) бланк,
б) формуляр,
в) трафарет.
5. Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається
а) зразок,
б) штамп,
в) формуляр.
6. Державні стандарти передбачають розміщення реквізитів (вкажіть усі варіанти)
а) кутове,
б) поздовжнє,
в) прямолінійне.
7. Кожному реквізиту, який містить постійну інформацію, відводиться обсяг аркуша:
а) довільний,
б) суворо обмежений,
в) будь-який.
8. Згідно з основними положеннями ЄДСД складання й оформлення документів передбачає додержання вимог, що висуваються до реквізитів:
а) обов'язкове,
б) необов'язкове,
в) будь-яке.
9. Зазначте ті види документів, на яких зайвим є реквізит "герб":
а) подання,
б) вказівка,
в) наказ,
г) ухвала.
10. При складанні якого документа не зазначають реквізит "назва”:
а) позовна заява,
б) лист-запит,
в) вказівка,
г) доповідна записка.
11. Змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом:
а) погодження.
б) резолюція,
в) заголовок,
г) віза.
12. Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є:
а) гербові,
б) звичайні,
в) прості.
13. Прості печатки мають різну форму:
а) круглу,
б) трикутну,
в) ромбову,
г) квадратну.
14. Дату підписання документа ставлять
а) підтекстом зліва,
б) під текстом справа,
в) у лівій верхній частині,
г) у правій верхній частині.
15. Стандартна форма документа, що заповнюється окремо конкретними даними:
а) реквізит,
б) кліше,
в) речення.
16. Позначка, зроблена посадовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили:
а) заголовок,
б) підпис,
в) текст.
17. Відтворення частини документа:
а) абзац,
б) витяг,
в) текст.
18. Особа, що відправляє документ це
а) адресат,
б) адресант,
в) відправник.
Інформаційні джерела
Тема 4. Мовностильові особливості текстів документів
Практичне заняття 3
Тема. Мовностильові особливості текстів документів.
Мета: ознайомити студентів із особливостями офіційно-ділового стилю, типовими помилками у документах.
Матеріальне забезпечення: зразки документів.
Питання для вивчення та обговорення
Якими мають бути мова і стиль службового документа?
Що таке стиль? Які стилі української літературної мови ви знаєте?
Які потреби суспільства задовольняє офіційно-діловий стиль?
Які різновиди має офіційно-діловий стиль? Що ви знаєте про них. Назвіть документи, які властиві цим підстилям.
Які особливості писемної форми мовлення порівняно з усною?
Що таке текст як елемент документа? Якими є вимоги до тексту документа?
Назвіть типи текстів, наведіть приклади до кожного виду.
Які види текстів застосовуються при укладанні документів?
Які помилки найчастіше трапляються в документах?
Які труднощі витікають при складанні документів у доборі граматичної форми?
Назвіть вимоги до скорочування слів у документах.
Завдання для виконання:
Завдання 1. Вивчення та закріплення елементів ділового стилю
1. Сформулюйте визначення:
стиль____________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
офіційно-діловий стиль____________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
текст____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
кліше____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Розгляньте зразки документів. Напишіть по 5 прикладів кожного виду кліше.
|
Види кліше |
||
|
1. прості |
2. ускладнені |
3. складні |
Завдання 2. Вивчення та закріплення грамотності мовлення
1. Словосполучення з прийменниками з російської мови перекладіть українською мовою.
|
Російською мовою |
Українською мовою |
|
Дежурный по отделу |
|
|
По истечении времени |
|
|
Продвижение по службе |
|
|
Предложения по улучшению |
|
|
По ошибке |
|
|
По делам службы |
|
|
По приказу |
|
|
По приглашению |
|
|
Ввести в состав |
|
|
Поставить в пример |
|
|
В порядке исключения |
|
|
По вашему усмотрению |
|
|
В защиту |
|
|
В его пользу |
|
|
Согласно приказу |
|
|
Приказ по личному составу |
|
|
Действовать по обстоятельствам |
|
|
По факсу |
|
|
Документы по проверке |
|
|
По всем направлениям |
|
|
По непригодности |
|
|
Младший по званию |
|
|
Прения по докладу |
|
|
Мероприятия по дальнейшему усилению |
|
|
По непригодности |
2. Сформулюйте визначення
графічне скорочення________________________________________________
__________________________________________________________________
Запишіть графічні скорочення.
________________________________________________________________________________________________________________________________________
Скоротіть слова
|
рік |
|
|
кілограм |
|
|
дециметр |
|
|
видавництво |
|
|
особовий склад |
|
|
громадянин |
|
|
сторінка |
|
|
район |
|
|
розрахунковий рахунок |
|
|
сторінка |
3. Сформулюйте визначення
абревіатура_________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
Запишіть різні види абревіатур, які найчастіше застосовуються в системі митних органів
|
Ініціальні |
Звукові |
Складові |
Змішані |
Завдання 2. Уявіть такі ситуації:
Ви повинні запропонувати колезі зробити певну справу. Знаєте, що він може відмовитися. Запишіть можливі зразки мовно-етичних шаблонів, які б допомогли Вам досягти свого.
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Вам пропонують виконати певну роботу. Ви з різних причин її виконати не можете. Запишіть мовно-етичні зразки відмови.
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Завдання 3. Напишіть, якими елементами мовного етикету слід користуватись у документах.
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Завдання 4. Складіть у додатках текст офіційної листівки з нагоди: а) Дня митника б) Дня народження.
ІНДИВІДУАЛЬНА РОБОТА СТУДЕНТА
Завдання 5. Підготуйте реферат на одну із запропонованих тем:
Мова сучасних ділових документів.
Особливі види ділових паперів.
Документ у комунікації і сприйнятті.
Офіційно-діловий стиль як стиль ділових паперів.
Проблеми взаємозаміни термінів у текстах документів.
Література : 1, 5, 7, 8, 11
Питання для самоконтролю:
Як ви розумієте поняття «мова і стиль службових документів»?
Які правила оформлення заголовків митних документів?
Яким чином здійснюється оформлення виносок до текстів документів?
Охарактеризуйте поняття «бібліографія».
З якою метою у митних документах застосовується цифрова інформація?
Домашнє завдання
|
№ питання |
||||||||||
|
№ відповіді |
Тестові завдання
1. При складанні документів реалізується:
а) науковий,
б) офіційно-діловий,
в) публіцистичний стиль.
2. Офіційно-діловий стиль — це:
а) стиль ділових паперів,
б) стиль літературної мови,
в) повноправний стиль.
3. Основна функція офіційно-ділового стилю:
а) комунікативна,
б) інформативна,
в) управлінська.
4. Функція ОДС полягає в тому, що він надає висловлюванню:
а) лаконічність тексту,
б) офіційно-ділового забарвлення,
в) характер документа.
5. Основною одиницею офіційно-ділового стилю є:
а) текст,
б) підстилі,
в) документ.
6. Офіційно-діловий стиль реалізується в підстилях:
а) законодавчому,
б) науково-навчальному,
в) адміністративно-канцелярському,
г) дипломатичному.
7. Офіційно-діловому стилю притаманне використання слів, традиційне для ділових документів:
а) абревіатури,
б) складноскорочення,
в) кліше.
8. Мовні одиниці, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та звичність звучання, — це:
а) кліше,
б) юридичні терміни,
в) терміносполуки.
9. Текст документа може бути оформлений графічно, пунктуаційно, за способом синтаксичної організації мови. За названими ознаками оформлення виділяють такі типи текстів:
а) розповідний, описовий,
б) традиційний лінійний запис зв'язної мови,
в) трафарет, анкета, таблиця,
г) вступ, основна частина, закінчення.
10. У різноманітних документах застосовуються певні типи скорочень:
а) абревіатура,
б) цифрова інформація,
в) графічні скорочення.
11. Текст документа має такі логічні частини:
а) вступ, головна частина, закінчення,
б) вступ, докази, заключна частина,
в) початок, основна частина, кінець.
12. Офіційно-діловий стиль, що використовується службовими особами у сфері діяльності митних установ це:
а) українська мова,
б) офіційна мова,
в) ділова мова,
г) літературна мова.
Інформаційні джерела
Тема 5. Організація роботи з документами в митних органах України
Практичне заняття 4
Тема. Організація роботи з документами в митних органах України
Мета: ознайомити студентів із специфікою організації роботи з документами в митних органах України.
Матеріальне забезпечення: Інструкція з діловодства в митних органах України, Закон України „Про інформацію”.
Питання для вивчення та обговорення
З якою метою здійснюється контроль за виконанням документів?
Хто здійснює контроль за виконанням документів?
Хто несе відповідальність за здійснення контролю ?
Які терміни встановлено для виконання документів?
Коли документ вважається виконаним? Хто знімає документ з контролю?
Як розглядаються пропозиції, заяви та скарги громадян?
Які терміни встановлено для розгляду пропозицій, скарг та заяв громадян?
Як вирішуються звернення громадян?
Що таке документообіг?
Які принципи документообігу встановлює ЄДСД?
Яке завдання організації документообігу?
Що таке обсяг документообігу?
Завдання для виконання:
Завдання 1. Відповідно Інструкції з діловодства в митній службі України до вивчити процедури складання та оформлення службових документів
1. Сформулюйте визначення
датування документу_______________________________________________
_____________________________________________________________________
індексація документу_______________________________________________
_____________________________________________________________________
засвідчення документу______________________________________________
_____________________________________________________________________
адресування документу______________________________________________
_____________________________________________________________________
резолюція__________________________________________________________
_____________________________________________________________________
2. Перерахуйте обов’язкові реквізити службового документу, що створюється у митному органі
3. Наведіть правила датування службових документів_____________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. Сформулюйте порядок формування індексів вхідних та створених митними органами документів___________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5. Розгляньте зразки документів. Наведіть приклади погодження службового документу
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6. Розгляньте зразки документів. Наведіть приклади засвідчення службового документу
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
7. Розгляньте зразки документів. Наведіть приклади адресування службового документу
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8. Перерахуйте елементи з яких складається резолюція
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
Наведіть приклади резолюції службового документу
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Завдання 2. Відповідно Інструкції з діловодства в митній службі України вивчити процедури контролю за виконанням службових документів
1. Назвіть документи, які підлягають обов’язковому контролю_____________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Наведіть терміни виконання службових документів____________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3. Перерахуйте види робіт, які включає контроль за виконанням документу
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ІНДИВІДУАЛЬНА РОБОТА СТУДЕНТА
Завдання 3. Підготуйте реферат на одну із запропонованих тем:
Документи в апараті управління митної служби.
Документальні джерела інформації у галузі митної справи.
Функції і властивості документа у системі митних органів.
Література :2, 3, 4, 6, 9
Питання для самоконтролю:
У якому порядку здійснюється приймання і обробка документів?
Які існують засоби зв’язку при передачі документів на відстані?
З якою метою здійснюється попередній розгляд документів у митній системі?
У чому полягають особливості ведення в митних органах довідкових картотек?
Як організовано у митній службі роботу з документами, що містять комерційну або державну таємницю, документами для службового користування.
Домашнє завдання
Вивчити питання для підготовки до практичного заняття 5.
Підготуйте завдання 5 практичного заняття 5.
Дати відповіді на тестові завдання за варіантами.
|
№ питання |
||||||||||
|
№ відповіді |
Тестові завдання
1. За виконанням документів встановлюється контроль
а) звичайний,
б) обов'язковий,
в) необов'язковий.
2. Організація роботи контролю за своєчасним виконанням документів покладається на:
а) управління справами та секретаріати,
б) канцелярії та виконавців, на яких покладено контроль,
в) канцелярії, секретаріати, спеціально уповноважених працівників.
3. Для підвищення виконавської дисципліни керівники митних органів зобов'язані:
а) поліпшити якість підготовки рішень, що приймаються,
б) підвищити культуру підготовки та оформлення службових документів,
в) встановити у структурі контакт з конкретним виконавцем.
4. Працівник, якому доручено здійснювати контроль і перевірку виконання доручень, зобов'язаний:
а) мати оперативну інформацію про хід виконання доручення, вжити відповідних заходів щодо забезпечення своєчасного подання підрозділами матеріалів для доповіді керівництву;
б) постійно аналізувати практику направлення на місця документів, доручень та їх якість з обговоренням результатів на оперативних нарадах,
в) встановити у відповідному підрозділі контакт із керівниками загального відділу і конкретним виконавцем.
5. Документ вважається виконаним тоді, коли
а) в контрольній картці робиться відповідний запис за підписом особи, яка доповідала про наслідки виконання,
б) усі поставлені в ньому питання погоджені й вирішені,
в) усі поставлені в ньому питання вирішені й автору дана відповідь.
6. Контрольні картки про виконані документи повертаються до загального відділу з відмітками про результати виконання, зняття з контролю, причини порушення терміну
а) не пізніше наступного дня після виконання документа,
б) не пізніше трьох днів після виконання документа,
в) зразу ж після виконання документа.
7. Контрольні картки на виконані документи зберігаються
а) протягом одного року, після чого знищуються актом,
б) протягом трьох років, після чого знищуються актом,
в) зберігаються постійно.
8. Перевірка ходу виконання документа, як правило, здійснюється
а) за три дні до закінчення терміну виконання,
б) за п'ять днів до закінчення терміну виконання,
в) за десять днів до закінчення терміну виконання.
9. Рух документів у структурі з часу їх одержання чи створення до завершення виконання чи відправлення це
а) документопотік,
б) документоведення,
в) документообіг.
10. Правильна організація документообігу полягає
а) в максимальному прискоренні руху документів за рахунок установлення раціональної послідовності руху й обробки документів,
б) в якісній обробці всіх вихідних документів, рух яких проходить за певними маршрутами від місця створення чи надходження в установу до здачі на зберігання до архіву.
11. Єдина державна система діловодства встановлює основні принципи організації документообігу:
а) документи не повинні направлятись до інстанцій, які не працюють з такими документами і якщо це не обумовлено діловою необхідністю,
б) проходження документів у митних органах має бути оперативним, цілеспрямовано регулюватись і оптимально здійснюватись,
в) порядок проходження і процес обробки основних категорій документів мають бути максимально однаковими.
12. Організацію документообігу в митному органі визначає:
а) ГОСТ 6.38 — 90,
б) Єдина державна система діловодства,
в) Інструкція з діловодства.
13. Обсяг документообігу в митному органі аналізується:
а) щотижня,
б) щомісяця,
в) щоквартально.
Інформаційні джерела
Тема 6. Підготовка документів для передачі в архів
Практичне заняття 5
Тема. Підготовка документів для передачі в архів.
Мета: ознайомити студентів із порядком формування справ у діловодстві
Матеріальне забезпечення: Інструкція з діловодства в митних органах України, зразки документів
Питання для вивчення та обговорення.
Як здійснюється організація контролю за виконанням документів?
Які встановлено терміни виконання документів?
Які документи підлягають обов'язковому виконанню?
Поясніть реквізити номенклатури справ.
Поясніть, як формується справа.
Як розміщують документи всередині справи?
Яких правил слід дотримуватись при формуванні справи?
Як і коли передаються оформлені справи до архіву?
Що таке архів? Яка його структура?
Як і на який термін можна взяти для користування документи з архіву?
Складіть номенклатуру справ документів, з якими ви працюєте (працюватимете).
Завдання для виконання:
Завдання 1. Відповідно Інструкції з діловодства в митній службі України ознайомитися із процедурою складання номенклатур та формування справ
1. Сформулюйте визначення
номенклатура справ________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
примірна номенклатура_____________________________________________
_____________________________________________________________________
індивідуальна номенклатура_________________________________________
_____________________________________________________________________
зведена номенклатура_______________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
формування справ__________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
архівний документ_________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
архівна справа__________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
державна архівна установа_________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
архів__________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Перерахуйте принципи індексування номенклатури справ_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3. Охарактеризуйте принципи формування зведеної номенклатури справ
|
Структурний |
Функціональний |
|
_________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ |
_________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ |
4. Перерахуйте роботи по оформленню справ
Завдання 2. Відповідно Інструкції з діловодства в митній службі України ознайомитися із процедурою підготовки службових документів для зберігання та передачі в архів
1. Назвіть терміни зберігання закінчених справ
2. Перерахуйте процеси підготовки документів передачі до архіву
3. Сформулюйте методику проведення експертизи цінності документів
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. Перерахуйте правила опису справ структурного підрозділу
Завдання 3. Користуючись ЗУ “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, вивчіть систему архівних установ України.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Завдання 4. Оформіть справу від імені своєї структури, беручи за основу накази з особового складу в кількості 550 аркушів. Поясніть, як Ви виконуватимете таку роботу___________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ІНДИВІДУАЛЬНА РОБОТА СТУДЕНТА
Завдання 5. Підготуйте реферат на одну із запропонованих тем:
Поняття систематизації документів та її роль в інформаційно-пошуковому процесі.
Забезпечення збереження документів у митній службі.
Етапи проведення експертизи наукової і практичної цінності документів.
Література : 4, 8, 9, 13, 14
Питання для самоконтролю:
З яких етапів складається складання номенклатур справ?
Які чинники впливають на формування справ?
Який алгоритм підготовки справ до зберігання та використання?
Яке значення має регламентація архівна робота у митній службі?
Домашнє завдання
|
№ питання |
||||||||||
|
№ відповіді |
Тестові завдання
1. Систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням терміну їх зберігання — це:
а) номенклатура справ,
б) формування справ,
в) оформлення справ.
2. Номенклатура справ складається з метою:
а) обґрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів та їх обліку,
б) використання інформаційно-пошукової роботи.
3. Номенклатура справ
а) визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи,
б) закріплює індексацію структурних підрозділів митного органу, індексацію справ.
в) встановлює терміни зберігання документів і є звітним документом архіву митного органу .
4. Розрізняють такі види номенклатурних справ:
а) типова, рекомендована, індивідуальна,
б) службова, довідкова, рекомендована,
в) типова, службова, особова.
5. Номенклатура на наступний рік складається:
а) на початку нового року,
б) наприкінці поточного року,
в) протягом року.
6. Номенклатура справ переглядається, аналізується й уточнюється, до неї вносяться відповідні корективи:
а) щомісяця,
б) щокварталу,
в) щороку.
7. Відповідальність за розробку номенклатури справ покладається на:
а) начальників митниць та їх заступників,
б) начальників канцелярій та відповідних керівників підрозділів,
в) відповідних керівників підрозділів.
8. Номенклатура справ складається:
а) не менш як у двох примірниках,
б) не менш як у трьох примірниках,
в) не менш як у п'яти примірниках.
9. Сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи виду діяльності й зібрані в одну обкладинку це
а) номенклатура,
б) документування,
в) справа.
10. Визначення належності документів до певної справи та систематизація їх усередині справи це:
а) справа,
б) номенклатура справи,
в) формування справи.
12. Листування з питань службової діяльності групуються до справи
а) за період календарного року,
б) за період півріччя,
в) за період кварталу.
13. Працівникам дозволяється формувати передбачені номенклатурою справи
а) з будь-яких питань,
б) тільки з питань, що належать до їх компетенції.
14. Після закінчення календарного року наказом керівника призначається спеціальна комісія, яка зобов'язана:
а) організовано передати документи для знищення,
б) перевірити наявність усіх документів, дібрати документи для зберігання в архіві,
в) визначити документи для знищення.
15. Оформлення справ включає:
а) оформлення обкладинки, нумерацію аркушів, брошурування,
б) складання внутрішнього опису, засвідчуваного підпису в кінці справи внутрішнього опису,
в) скріплення справи печаткою та взяття її на інвентарний облік.
16. Оформлення обкладинки справ постійного терміну зберігання робиться
а) синім чорнилом або тушшю,
б) фіолетовим чорнилом або тушшю,
в) чорним чорнилом або тушшю.
17. Усі підшиті до справи документи нумеруються:
а) у нижньому верхньому краю аркуша,
б) у правому верхньому краю аркуша,
в) посередині верхнього або нижнього поля.
18. Усі підшиті до справи документи нумеруються:
а) нумератором,
б) простим графітовим олівцем,
в) будь-яким олівцем або ручкою.
19. Відбір справ загального провадження для передачі на зберігання до архівного підрозділу, а також відбір справ для знищення здійснюється:
а) керівником митного органу.
б) керівником та працівником архіву,
в) експертною комісією митного органу.
20. Порядок підготовки і передачі справ для зберігання до архівного підрозділу регламентується
а) Інструкцією з діловодства,
б) Державним стандартом 6.38. 90,
в) Інструкцією з архівної роботи.
21. Митний орган чи її структурний підрозділ, який здійснює прийом і зберігання документів з метою використання ретроспективної документальної інформації це:
а) секретаріат,
б) архів,
в) структурний підрозділ.
22. Справи з архіву видаються для користування терміном
а) до 3-х днів,
б) до 10-ти днів,
в) до 30-ти днів.
23. Форма, яка засвідчує наявність документів у справі це:
а) перелік документів,
б) внутрішній опис документів,
в) найменування документів.
Інформаційні джерела
Тема 7. Документування управлінської, організаційно-розпорядчої та інформаційно-довідкової діяльності митних органів
Тема. Документування організаційно-розпорядчої діяльності митних органів
Мета: ознайомити студентів з порядком створення і використання документів у процесі взаємодії суб’єктів та об’єктів управління.
Матеріальне забезпечення: Інструкція з діловодства в митних органах України, зразки документів.
Питання для вивчення та обговорення
Що являє собою уніфікована система документації?
Які основні положення з документування управлінської діяльності ви можете назвати?
Назвіть категорії уніфікації встановлених стандартів, поясніть, з якою метою вона проводиться?
Назвіть основні організаційні документи, як ви розумієте саме поняття „організаційні”?
Дайте характеристику положення як правового акту.
Дайте характеристику статуту як юридичного акту.
Назвіть основні розпорядчі документи, як ви розумієте саме поняття “розпорядчі”?
Дайте характеристику наказу, назвіть основні його складові частини та реквізити.
Що являє собою інструкція як нормативний акт, який видається митним органом?
Завдання для виконання:
Завдання 1. Вивчення та закріплення основних понять.
1. Сформулюйте визначення:
документування управлінської діяльності ____________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
уніфікована система документації ___________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
стандартизація документів _________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
уніфікація документів______________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
2. Складіть схему класифікації документів за розподілом функціональних сфер.
Завдання 2.Відповідно до Інструкції з діловодства в митній службі України, ознайомитися з функціями діловодної служби та функціями її керівника.
1. Функції діловодної служби:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. Функції керівника діловодної служби:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Завдання 3. Вивчення та закріплення основних понять.
1. Сформулюйте визначення:
постанова_________________________________________________________
__________________________________________________________________
положення_________________________________________________________
__________________________________________________________________
статут_____________________________________________________________
__________________________________________________________________
інструкція_________________________________________________________
__________________________________________________________________
правила_________________________________________________________
__________________________________________________________________
наказ_________________________________________________________
__________________________________________________________________
розпорядження_____________________________________________________
__________________________________________________________________
вказівка_________________________________________________________
__________________________________________________________________
ухвала_________________________________________________________
__________________________________________________________________
2. Наведіть основні групи організаційно-розпорядчої документації за функціональним призначенням:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Домашнє завдання
|
№ питання |
||||||||||
|
№ відповіді |
Тестові завдання
а) заява,
б) пропозиція,
в) прохання.
2. Документ, в якому за підписами адміністрації дається оцінка ділових та моральних якостей працівника:
а) автобіографія,
б) характеристика,
в) рекомендаційний лист.
3. Документ, в якому особа повідомляє основні факти свого життя:
а) характеристика,
б) автобіографія,
в) резюме.
4. Характеристика складається з
а) двох частин,
б) чотирьох частин,
в) п'яти частин.
5. Перелік документів, що додаються до заяви, можна оформити так:
а) до заяви прикладаються такі документи,
б) до заяви додаються наступні документи,
в) до заяви додаються такі документи,
г) до заяви додаю.
6. Дату написання заяви можна позначити так:
а) 1 липня 2002 року,
б) 01.07.02,
в) 01.VІІ. 2002р.
7. Правильний початок автобіографії:
а) Я, Ольга Василівна Стужук,
б) Я, О.В.Стужук,
в) Я, Стужук Ольга Василівна.
8. Головні вимоги при написанні автобіографії:
а) кожне нове повідомлення пишеться з абзацу,
б) кожна нова інформація пишеться з нового рядка,
в) документ пишеться одним суцільним текстом.
9. Реквізити автобіографії такі:
а) текст, дата, підпис, виконавець,
б) назва документа, текст, підпис, печатка,
в) назва документа, текст, дата, підпис.
10. Документ, що містить пропозицію про призначення, переміщення чи заохочення працівника це:
а) наказ з особового складу,
б) подання,
в) лист-пропозиція.
11. Накази щодо особового складу регламентують:
а) прийняття громадян па роботу, звільнення, переміщення працівників на інші посади, відрядження, відпустки,
б) прийняття, переміщення, звільнення працівників,
в) прийняття на роботу, переміщення, відрядження, відпустки, звільнення, присвоєння чергових спеціальних звань.
12. Наказ з особового складу складають на основі:
а) доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, рапортів працівників митних органів, протоколів колегіальних органів,
б) заяв громадян, рапортів працівників, доповідних записок керівників структурних підрозділів, подання,
в) заяв, рапортів, подання.
13. Начальник відділу по роботі з персоналом зобов'язаний:
а) обов'язково ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі,
б) необов'язкове ознайомлення зі змістом наказу згаданих осіб,
в) ознайомлення зі змістом наказу згаданих осіб на розсуд начальники по роботі з персоналом.
14. Реквізити наказу такі:
а) назва установи, яка видає наказ, назва документа, заголовок, номер, текст, підпис керівника установи,
б) назва установи, назва документа, дата, місце створення документа, номер, текст, підстава для складання, підпис керівника,
в) назва установи, назва документа, дата, місце створення, номер (через косу літеру додають літери о/с), текст, підстава для складання, підпис, виконавець.
15. Наказ набуває чинності:
а) з часу його створення,
б) з часу його підписання,
в) з часу його реєстрації.
16. Документ, в якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу - це:
а) характеристика,
б) автобіографія,
в) резюме.
17. Обов'язковими реквізитами подання є:
а) адресат, назва виду документа, текст, підпис, дата,
б) назва виду документа, заголовок, дата, текст, підпис,
в) назва документа, заголовок, текст, підпис, виконавець.
18. Письмове звернення працівника до вищої посадової особи з проханням чи поясненням особистого характеру це:
а) рапорт
б) заява,
в) подання.
19. Реквізити рапорту:
а) адресат, назва документа, текст, дані, виконавець,
б) адресат, адресант та його адреса, назва документа, текст, дата, виконавець,
в) адресат, назва документа, текст, підпис.
20. Документ, в якому зосереджуються матеріали, що характеризують особистість і службову діяльність осіб керівного та інспекторського складу, які перебувають на службі в митному органі України це:
а) особиста справа,
б) особова справа,
в) справа.
21. Обов'язковий документ, що заповнюється громадянином під час зарахування його на посаду, навчання, чи для участі у конкурсах це:
а) анкета,
б) особовий листок,
в) особова картка.
22. Основний документ, що фіксує трудову діяльність працівника, службовця — це:
а) особова справа,
б) особовий листок,
в) трудова книжка.
23. Особова справа працівника митних органів складається з:
а) трьох частин,
б) чотирьох частин,
в) п'яти частин.
24. Особові справи зберігаються:
а) разом з іншими службовими документами,
б) окремо від інших службових документів,
в) у спеціальних сейфах.
25. Доступ до особових справ мають
а) усі працівники відділу по роботі з персоналом,
б) деякі працівники відділу по роботі з персоналом,
в) лише працівники, які визначені наказом керівника
Особисті офіційні документи
1. Документи, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі це:
а) особисті офіційні документа,
б) особові офіційні документа,
в) особисті службові документа.
21. Письмове уповноваження будь-кого на виконання певних юридичних дій це:
а) дозвіл,
б) доручення,
в) розписка.
г) заява.
22. Залежно від суб'єкта дії доручення поділяються на:
а) прості та складні,
б) особисті та офіційні,
в) службові та приватні.
23. Письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, передачі й отримання документів, грошей тощо — це:
а) заява,
б) доручення,
в) розписка.
24. Розписка може бути:
а) службового й індивідуального характеру,
б) приватного і службовою характеру,
в) особистого і державного характеру.
25. Документ, у якому особа вказує на порушення її прав та інтересів з боку іншої особи (установи) і пропонує вжити належних заходів для ліквідації такого порушення це:
а) пропозиція,
б) заява,
в) скарга.
26. Документ, в якому особа висловлює свої думки щодо методів поліпшення діяльності митних органів це:
а) запрошення,
б)скарга,
в) заява,
г) пропозиція.
27. Письмові звернення, що розглядаються митними органами це:
а)заява,
б) скарга,
в) прохання.
Тема. Документування управлінської та інформаційно-довідкової діяльності митних органів
Мета: ознайомити студентів з порядком створення і використання документів у процесі взаємодії суб’єктів та об’єктів управління.
Матеріальне забезпечення: Інструкція з діловодства в митних органах України, зразки документів
Питання для вивчення та обговорення
Що таке нарада? Які є види нарад?
Як здійснюється підготовка до проведення наради?
Яким є регламент наради?
Назвіть види публічних виступів, охарактеризуйте їх.
Що ви знаєте про ділові засідання?
Якою є структура доповіді?
Як виконуються правила написання службових документів?
Яку інформацію містять інформаційно-довідкові документи?
Охарактеризуйте службовий лист як один із найважливіших каналів зв’язку структури із зовнішнім світом.
Які ви знаєте види службових листів?
Які види протоколів ви знаєте?
На які розділи поділяється основний текст протоколу?
Які реквізити протоколу?
Завдання для виконання у додатках:
Завдання 1. Складіть наступні документи.
1. Наказ про забезпечення протипожежної безпеки та посилення охорони у митному органі на період святкових днів 1, 2 та 7 січня. У розпорядчій частині вкажіть на перевірку стану електричного обладнання і не пізніше, ніж за три години, до закінчення робочого дня 31 грудня вимкнути всі електроприлади, складіть список осіб, які повинні нести службу в митному органі у святкові дні.
2. Наказ про недоліки в організації роботи з митними брокерами та покарання винних. У констатуючій частині вкажіть на погіршення стану підготовки митних брокерів, зверніть увагу на те, що значну частину помилок при митному оформленні допускають брокери, які отримали свідоцтва у період першого кварталу поточного року.
У розпорядчій частині зверніть увагу керівника на підвищення вимог до працівників відповідного відділу, особливо тих, які беруть участь у підготовці і проведенні занять і семінарів з митними брокерами. Контроль за виконанням наказу покладіть на заступника начальника митниці.
3. Наказ по митниці про підсумки роботи з документами у поточному році. У констатуючій частині вкажіть на низькі вимоги керівників підрозділів до якості підготовки документів і контролю за їх виконанням. У розпорядчій частині зверніть увагу керівників на підвищення вимог до працівників у роботі з документами. Дайте завдання працівнику, який відповідає за діловодство, на розробку заходів щодо поліпшення цієї роботи.
4. Вказівка про проведення комплексної перевірки роботи відділу тарифів та митної вартості. У розпорядчій частині вкажіть, за який період проводиться перевірка, доручіть її проведення комісії у складі трьох осіб. До перевірки приступити 18 жовтня і про результати доповісти 22 листопада поточного року.
5. Постанову.
6. Розпорядження про виконання конкретного завдання. Зверніть увагу на типові мовні звороти, що використовуються в організаційно-розпорядчих документах.
7. Протокол наради: а) про роботу підрозділів митного органу за 9 місяців поточного року; б) про підготовку митного органу до проведення Сорочинського ярмарку; в) про дисципліну в підрозділах митного органу.
8. Складіть службовий лист-інформацію про стажування інспекторського складу вашого митного органу в період з 4 по 22 жовтня поточного року.
9. Складіть лист-запит і лист-відповідь про виготовлення бланків наказу друкарнею видавництва, використавши такі сталі звороти: у зв’язку з, у разі несплати, на Ваш запит повідомляємо, оплату буде виконано.
ІНДИВІДУАЛЬНА РОБОТА СТУДЕНТА
Завдання 2. Підготуйте реферат на одну із запропонованих тем.
Література : 5, 6, 7, 8, 10, 12, 14
Питання для самоконтролю:
Які особливості документування управлінської діяльності?
Яке значення має уніфікація і стандартизація управлінських документів?
Дайте характеристику основних організаційних і розпорядчих документів.
Які довідково-інформаційні документи використовуються у митній системі?
Поясніть особливості застосування у митній системі документів колегіальних органів.
Домашнє завдання
|
№ питання |
||||||||||
|
№ відповіді |
Тестові завдання
Документування управлінської, організаційно-розпорядчої та інформаційно-довідкової діяльності митних органів
1. Сукупність дій, що здійснюються органами управління щодо створення та використання документів це:
а) уніфіковані системи документації,
б) документування управлінської діяльності,
в) функціональні сфери документоведення.
2. Управлінські документи мають такі особливості:
а) створюються й використовуються органами управління відповідно до встановленої компетенції й поставлених завдань,
б) містять інформацію правового й довідкового характеру, що відображає природу виконавчої та розпорядчої дії,
в) відтворюються логічно в хронологічній послідовності.
3. Документація, що відіграє провідну роль в управлінській діяльності, це:
а) інформаційна,
б) управлінська,
в) організаційно-розпорядча.
4. Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу:
а) юридична підстава їх створення,
б) здійснення різноманітних функцій,
в) видаються за чітко визначеним колом питань.
5. Усі документи, що входять до системи організаційно-розпорядчих документів, можна поділити на:
а) організаційні, інформаційні, довідкові, управлінські, кадрові, особисті,
б) організаційні, розпорядчі, довідкові, інформаційні, кадрові, особисті,
в) управлінські, організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні.
6. Комплекс взаємопов'язаних документів, які створені за єдиними правилами та вимогами, містять інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності це:
а) документування управлінської діяльності,
б) організаійно-розпорядча документація,
в) уніфікована система документації.
7. Документи, що створюються в установленому правовому порядку і використовуються в процесі взаємодії суб'єктів та об'єктів управління як один із засобів закріплення й реалізації їх функцій та завдань це:
а) розпорядчі,
б) організаційні,
в) управлінські.
8. Нормативний акт, що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління з метою вирішення найбільш важливих завдань, які стоять перед митними органами, і встановлення найбільш стабільних норм чи правил поведінки це:
а) положення,
б) постанова,
в) правила.
9. Юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність митних установ, структур, що є в підпорядкуванні митного органу це:
а) статут,
б) правила,
в) інструкція.
10. Нормативний акт, що видається митним органом і в ньому у систематизованому вигляді викладені правила, що визначають порядок впровадження в життя актів, які приймаються органами державної влади це:
а) правила,
б) положення,
в) інструкція.
11. Основний документ управлінської діяльності, що видається керівником органу на правах єдиноначальності та містить індивідуальні приписи або правові норми з питань внутрішньоорганізаційної діяльності, звернений до підпорядкованих органів і працівників — це:
а) указ,
б) наказ,
в) постанова.
12. Основною частиною наказу є:
а) наказова,
б) розпорядча,
в) вступна.
13. Накази можуть бути:
а) із загальних питань та особового складу,
б) наказові та заохочувальні,
в) нормативні та індивідуальні.
14. Як правило, текст наказу з основної діяльності складається з двох частин
а) констатуючої та наказової,
б) констатуючої та розпорядчої,
в) розпорядчої та резолютивної.
15. Обов'язкові реквізити наказу:
а) назва, дата, місце складання, помер, текст, підпис, виконавець,
б) дата, номер, заголовок, текст, підпис, візи, виконавець,
в) назва органу, назва документа, дата, місце складання, номер, заголовок, текст, підпис, візи, виконавець.
16. Правовий акт управління митного органу, що видається одноособово керівником, головним чином колегіального органу митного управління з метою вирішення оперативних питань це:
а) вказівка,
б) наказ,
в) розпорядження.
1. Документи, що відправляються з митних установ, та направляються до них і містять інформацію про фактичний стан справ, який є підставою для прийняття розпорядчих документів — це:
а) інформаційні документи,
б) управлінські документи,
в) інформаційно-довідкові документи.
2. Узагальнена назва різнотипних за змістом документів, які слугують засобом спілкування між установами, закладами, організаціями і приватними особами, повідомлення чи оповіщення про щось і надсилаються поштою називаються
а) повідомлення,
б) лист,
в) службовий лист.
3. Залежно від типу листа і його змісту текст може бути
а) простим,
б) складним,
в) ускладненим.
4. Текст листа має бути:
а) індивідуальним,
б)особистим,
в) інформативним.
5. Лист, що оформляється на бланку формату А4, повинен містити такі реквізити:
а) дата, номер, адресат, заголовок, текст, додатки, підпис, виконавець,
б) дата, місце складання, номер, текст, підпис, виконавець,
в) назва документа, дата, номер, заголовок, текст, підпис, виконавець.
6. Один із засобів обміну інформацією й оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організації чи установи, що виникають в управлінській діяльності це:
а) повідомлення,
б) службовий лист,
в) оповіщення.
7. Головна мета службового листа
а) чітко викласти інформацію, пояснити,
б) спонукати до дії, переконати, уточнити, нагадати,
в) інформувати про факт, подію чи явище.
8. Виклад змісту повинен бути
а) лаконічним,
б) аргументованим,
в) доступно зрозумілим.
9. Лист повинен мати відмітку про виконавця, яка проставляється
а) після підпису керівника,
б) у лівому нижньому куті листа,
в) у правому нижньому куті листа.
10. Письмове повідомлення, у якому фіксується обговорення питання й ухвалення рішень на зборах, нарадах, засіданнях це:
а) ухвала,
б) звіт,
в) протокол.
11. Протоколи бувають:
а) стислі, повні, стенографічні,
б) лаконічні, широковизначені, машинописні,
в) розгорнуті, стислі, рукописні.
12. Службовий документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств:
а) автобіографія,
б) довідка,
в) пояснення.
13. Письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи:
а) звіт,
б) лист-інформація,
в) повідомлення.
14. Письмове повідомлення, в якому пояснюється ситуація, що склалась, факт, дія або вчинок працівника:
а) рапорт,
б) пояснення,
в) пояснювальна записка.
15. Документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події:
а) лист - підтвердження,
б) акт,
в) звіт.
16. Звіти бувають:
а) прості й складні,
б) короткі й довгі,
в) стислі й повні.
17. Довідки можуть бути:
а) службові,
б) особисті,
в) індивідуальні.
18. Писемне повідомлення, що встановлює точний перелік намічених робіт, які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців:
а) план роботи,
б) план,
в) зобов'язання.
19. Плани роботи бувають:
а) перспективні, річні, піврічні,
б) квартальні, місячні, тижневі.
20. Писемне повідомлення, адресоване керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалась, про наявні факти, певні події, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора
а) пояснювальна записка,
б) доповідна записка,
в) службова записка.
Інформаційні джерела
Тема 8. Особливості роботи з кадровими документами у митній службі
Вивчивши цю тему, студенти повинні:
знати основні напрями роботи з персоналом та особливості складання кадрової документації;
розуміти призначення документації з кадрових питань;
класифікувати документи з особового складу;
володіти схемою обробки кадрової документації;
вести трудові книжки, вміти вносити записи до них та робити виправлення.
Тема. Особливості роботи з кадровими документами у митній службі.
Мета: ознайомити студентів із процедурою документування кадрової діяльності
Матеріальне забезпечення: Інструкція з діловодства в митних органах України, зразки документів
Питання для вивчення та обговорення.
Що ви знаєте про документування кадрової діяльності?
Що таке заява? Які реквізити характерні для заяви?
Що таке рапорт? Які реквізити характерні для рапорту?
Що таке автобіографія? Як виконується цей документ?
Що таке характеристика? З яких частин складається характеристика?
Завдання для виконання:
Завдання 1. Сформулюйте визначення:
заява___________________________________________________________
________________________________________________________________
рапорт__________________________________________________________
________________________________________________________________
автобіографія___________________________________________________
________________________________________________________________
резюме_________________________________________________________
________________________________________________________________
характеристика_________________________________________________
________________________________________________________________
подання________________________________________________________
________________________________________________________________
наказ з особового складу_________________________________________
________________________________________________________________
анкета__________________________________________________________
________________________________________________________________
особовий листок з відділу кадрів__________________________________
________________________________________________________________
трудова книжка_________________________________________________
________________________________________________________________
особова справа__________________________________________________
________________________________________________________________
Завдання 2. Складіть у додатку автобіографію та заповніть картку П-2ДС.
Завдання 3. Складіть у додатку документи.
1. Заяву:
а) про надання відпустки за власний рахунок;
б) про прийняття на роботу на посаду секретаря-референта.
2. Рапорт:
а) про надання матеріальної допомоги;
б) про надання відпустки за сімейними обставинами (у зв'язку з народженням дитини);
в) про поліпшення житлових умов.
3. Службову характеристику свого колеги, використовуючи подані слова, попередньо переклавши їх українською мовою: дисциплинированный, тщательно, старательно, положительный, отрицательный, настойчивый, ответственный, безупречный, бдительный, энергичный, отзывчивый, вспыльчивый, рассудительный, компетентный, толерантный, внимательный. Доберіть якомога більше означень (прикметників) до іменників, складаючи характеристику: поведінка, характер, погляди, думка, ставлення, результати, перспективи; та синонімів до поданих слів: старанний, енергійний, авторитет, гуманність, якість.
4. Характеристику-відгук про ваше стажування у брокерській конторі (на підприємстві, що займається ЗЕД) під час проходження навчальної практики.
5. Подання до призначення на посаду експерта ТПП випускника університету.
6. характеристику-рекомендацію на випускника для вступу його до аспірантури університету.
ІНДИВІДУАЛЬНА РОБОТА СТУДЕНТА
Завдання 3. Підготуйте реферат на одну із запропонованих тем.
Література :4, 6, 8, 15
Питання для самоконтролю:
З якою метою ведеться кадрове діловодство у митній системі?
Перелічіть і охарактеризуйте основні документи щодо особового складу митного органу.
Які існують вимоги до складання наказів щодо особового складу митних органів?
З’ясуйте, що означає поняття «картка П-2ДС». Яка мета застосування карток?
Як у митних органах здійснюється документування роботи з персоналом?
Домашнє завдання
|
№ питання |
||||||||||
|
№ відповіді |
Тестові завдання
Інформаційні джерела
Тема 9. Механізація й автоматизація діловодних процесів
Ознайомившись з цією темою, студенти повинні:
знати документи на новітніх носіях інформації;
класифікувати документи за наступними критеріями: перфорований документ, мікрографічний документ, магнітний документ, оптичний документ, голографічний документ, знати сферу їх застосування.
ІНДИВІДУАЛЬНА РОБОТА СТУДЕНТА
Питання для самоконтролю:
Які особливості механізації та автоматизації діловодних процесів у митній службі?
Які фактори впливають на процеси механізації й автоматизації діловодних процесів?
Охарактеризуйте особливості процесу автоматизованого пошуку документів.
З’ясуйте, які програмні забезпечення використовуються у митних органах?
Інформаційні джерела
ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ
Таблиця визначення варіантів тестів під час виконання домашніх завдань
|
Передостання цифра залікової книжки |
Остання цифра залікової книжки |
||||||||||
|
0 |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
||
|
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
||
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
||
|
15 |
14 |
13 |
12 |
11 |
10 |
26 |
27 |
28 |
29 |
||
|
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
||
|
27 |
28 |
29 |
30 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
||
|
28 |
29 |
27 |
25 |
26 |
25 |
24 |
23 |
22 |
21 |
||
|
36 |
37 |
38 |
39 |
33 |
31 |
32 |
33 |
34 |
35 |
||
|
39 |
38 |
37 |
36 |
35 |
34 |
33 |
32 |
31 |
39 |
||
|
41 |
42 |
43 |
44 |
45 |
46 |
47 |
48 |
49 |
50 |
||
|
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
||
|
1 |
11 |
10 |
9 |
8 |
7 |
6 |
5 |
4 |
3 |
2 |
|
|
19 |
18 |
13 |
14 |
15 |
17 |
16 |
11 |
12 |
13 |
||
|
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
||
|
27 |
28 |
29 |
30 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
||
|
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
28 |
29 |
27 |
25 |
||
|
29 |
30 |
21 |
22 |
23 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
||
|
39 |
35 |
36 |
37 |
38 |
33 |
34 |
30 |
31 |
32 |
||
|
31 |
32 |
33 |
34 |
35 |
36 |
37 |
38 |
39 |
30 |
||
|
42 |
43 |
44 |
45 |
46 |
47 |
48 |
49 |
50 |
41 |
||
|
2 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
32 |
33 |
|
|
35 |
36 |
37 |
38 |
39 |
40 |
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
||
|
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
||
|
27 |
28 |
29 |
30 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
||
|
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
28 |
29 |
27 |
25 |
||
|
29 |
30 |
21 |
22 |
23 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
||
|
39 |
35 |
36 |
37 |
38 |
33 |
34 |
30 |
31 |
32 |
||
|
31 |
32 |
33 |
34 |
35 |
36 |
37 |
38 |
39 |
30 |
||
|
40 |
44 |
45 |
46 |
47 |
48 |
49 |
50 |
41 |
42 |
||
|
3 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
|
|
31 |
32 |
33 |
34 |
35 |
36 |
37 |
38 |
39 |
40 |
||
|
1 |
3 |
5 |
7 |
9 |
11 |
13 |
15 |
17 |
19 |
||
|
44 |
45 |
46 |
47 |
48 |
49 |
50 |
41 |
42 |
43 |
||
|
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
||
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
||
|
15 |
14 |
13 |
12 |
11 |
10 |
26 |
27 |
28 |
29 |
||
|
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
||
|
27 |
28 |
29 |
30 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
||
|
28 |
29 |
27 |
25 |
26 |
25 |
24 |
23 |
22 |
21 |
||
|
4 |
20 |
22 |
24 |
26 |
28 |
30 |
32 |
34 |
36 |
38 |
|
|
40 |
1 |
2 |
4 |
6 |
8 |
10 |
12 |
14 |
16 |
||
|
18 |
20 |
22 |
24 |
26 |
28 |
30 |
32 |
34 |
36 |
||
|
1 |
3 |
5 |
7 |
9 |
11 |
13 |
15 |
17 |
19 |
||
|
44 |
45 |
46 |
47 |
48 |
49 |
50 |
41 |
42 |
43 |
||
|
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
||
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
||
|
15 |
14 |
13 |
12 |
11 |
10 |
26 |
27 |
28 |
29 |
||
|
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
||
|
45 |
46 |
47 |
48 |
49 |
50 |
41 |
42 |
43 |
44 |
||
|
5 |
38 |
40 |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
9 |
10 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
||
|
21 |
22 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
32 |
||
|
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
32 |
33 |
||
|
35 |
36 |
37 |
38 |
39 |
40 |
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
||
|
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
||
|
27 |
28 |
29 |
30 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
||
|
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
28 |
29 |
27 |
25 |
||
|
46 |
47 |
48 |
49 |
50 |
41 |
42 |
43 |
44 |
45 |
||
|
6 |
33 |
34 |
35 |
36 |
37 |
38 |
39 |
40 |
1 |
2 |
|
|
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
||
|
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
32 |
33 |
||
|
47 |
48 |
49 |
50 |
41 |
42 |
43 |
44 |
45 |
46 |
||
|
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
||
|
31 |
32 |
33 |
34 |
35 |
36 |
37 |
38 |
39 |
40 |
||
|
1 |
3 |
5 |
7 |
9 |
11 |
13 |
15 |
17 |
19 |
||
|
44 |
45 |
46 |
47 |
48 |
49 |
50 |
41 |
42 |
43 |
||
|
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
||
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
||
|
7 |
34 |
35 |
36 |
37 |
38 |
39 |
40 |
1 |
2 |
3 |
|
|
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
||
|
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
||
|
48 |
49 |
50 |
41 |
42 |
43 |
44 |
45 |
46 |
47 |
||
|
33 |
34 |
35 |
36 |
37 |
38 |
39 |
40 |
1 |
2 |
||
|
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
||
|
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
32 |
33 |
||
|
47 |
48 |
49 |
50 |
41 |
42 |
43 |
44 |
45 |
46 |
||
|
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
||
|
31 |
32 |
33 |
34 |
35 |
36 |
37 |
38 |
39 |
40 |
||
|
8 |
32 |
33 |
34 |
35 |
36 |
37 |
38 |
39 |
40 |
1 |
|
|
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
||
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
||
|
49 |
50 |
41 |
42 |
43 |
44 |
45 |
46 |
47 |
48 |
||
|
20 |
22 |
24 |
26 |
28 |
30 |
32 |
34 |
36 |
38 |
||
|
40 |
1 |
2 |
4 |
6 |
8 |
10 |
12 |
14 |
16 |
||
|
18 |
20 |
22 |
24 |
26 |
28 |
30 |
32 |
34 |
36 |
||
|
1 |
3 |
5 |
7 |
9 |
11 |
13 |
15 |
17 |
19 |
||
|
44 |
45 |
46 |
47 |
48 |
49 |
50 |
41 |
42 |
43 |
||
|
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
||
|
9 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
32 |
33 |
34 |
35 |
|
|
34 |
35 |
36 |
37 |
38 |
39 |
40 |
1 |
2 |
3 |
||
|
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
25 |
26 |
27 |
||
|
50 |
41 |
42 |
43 |
44 |
45 |
46 |
47 |
48 |
49 |
||
|
9 |
10 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
||
|
21 |
22 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
32 |
||
|
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
32 |
33 |
||
|
35 |
36 |
37 |
38 |
39 |
40 |
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
||
|
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
СПИСОК
РЕКОМЕНДОВАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
ІНДИВІДУАЛЬНІ ЗАВДАННЯ (НАВЧАЛЬНО-ДОСЛІДНІ ПРОЕКТИ) ДЛЯ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ СТУДЕНТА ТА МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ДО ЇХ ВИКОНАННЯ
До складу індивідуальних завдань (навчально-дослідних проектів) для самостійної роботи студентів у рамках курсу «Ділова митна документація» відносяться:
підготовка рефератів, есе на статті зарубіжних та вітчизняних авторів;
огляд законодавчих та нормативних документів і літературних джерел, що стосуються питань курсу;
виконання аналітичних завдань;
виконання завдань до олімпіад;
підготовка доповідей на конференції.
Перелік тем рефератів
модульного контролю
Тема 1. Діловодство як галузь ведення документів
Охарактеризуйте основні етапи розвитку діловодства.
Дайте визначення справочинства.
Основні характерні риси сучасного діловодства в Україні.
Поясніть роль діловодства у галузі митної справи.
Окресліть перспективи розвитку діловодства у митній системі України.
Тема 2. Документ у митній справі
Тема 3. Сучасні вимоги до оформлення службових документів
Тема 4. Мовностильові особливості текстів документів
Тема 5. Організація роботи з документами в митних органах України
Тема 6. Підготовка документів для передачі в архів
Тема 7. Документування управлінської, організаційно-розпорядчої та інформаційно-довідкової діяльності митних органів
Тема 8. Особливості роботи з кадровими документами у митній службі
Тема 9. Механізація й автоматизація діловодних процесів
Поточне оцінювання знань студентів
Систематичність та активність роботи студента протягом семестру оцінюється максимальною оцінкою 100 балів.
Комплексні контрольні роботи для узагальнення знань студентів – див. навчально-методичний комплекс дисципліни «Ділова митна документація» (НМКД).
Критерії оцінювання знань та система нарахування балів
Система нарахування балів базується на оцінюванні активності та рівня знань студентів у процесі виконання практичних занять. Бали студент може отримати за:
1) відвідування не менше 90 % лекцій – 24 бали;
2) активність студента в обговоренні питань практичного заняття, у т.ч. отримання позитивних оцінок «задовільно» та «добре» (за умови відвідування 90 % практичних занять) – 21 бал;
3) виконання студентом протягом семестру самостійної роботи (за умови відвідування не менше 90 % практичних занять) – 24 бали (див. табл. 1, 2).
Модульні завдання, які входять до загального порядку оцінювання поточної успішності студента, складаються з письмових завдань, що виконуються під час проведення комплексної контрольної роботи, та тестових вправ.
Із курсу «Ділова митна документація» передбачається виконання 2 модульні завдання. Оцінка модульних завдань визначається на основі розроблених кафедрою критеріїв і становить 31 бал (16 + 15).
Перше модульне завдання передбачає проведення комплексної контрольної роботи по темах 1–5 навчального курсу. Оцінювання першого модульного завдання проходить за загальною оцінкою 16 балів.
Друге модульне завдання складається з тестових вправ за темами 6–9 даного курсу. Студент проходить тестування по кожній із вищенаведених тем, результати якого зводяться у загальну оцінку 15балів.
Студенти, які представляють свої наукові роботи на конференціях та олімпіадах, і за результатами оцінювання не набрали 100 балів, мають право отримати додаткові бали до загальної оцінки поточної успішності (див. табл. 3).
Система нарахування штрафних балів наведена у табл. 4.
Приклад побудови завдань
для поточного модульного контролю
а) сукупність визначення правил і прийомів найбільш раціонального викладу проектів законодавчих актів,
б) об’єктивна необхідність, зумовлена розвитком цивілізації й ускладненням суспільних відносин,
в) властивість офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення.
а) сукупність документів, пов’язаних між собою,
б) галузь ведення службових і ділових документів,
в) сам процес створення документів.
а) розпорядчі,
б) організаційні,
в) управлінські.
а) організаційні, інформаційні, довідкові, управлінські, кадрові, особисті,
б) організаційні, розпорядчі, довідкові, інформаційні, кадрові, особисті,
в) управлінські, організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні.
а) заява,
б) пропозиція,
в) прохання.
а) обов’язково ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі,
б) необов’язкове ознайомлення зі змістом наказу згаданих осіб,
в) ознайомлення зі змістом наказу згаданих осіб на розсуд начальники по роботі з персоналом.
а) доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, рапортів працівників митних органів, протоколів колегіальних органів,
б) заяв громадян, рапортів працівників, доповідних записок керівників структурних підрозділів, подання,
в) заяв, рапортів, подання.
Підсумкове оцінювання знань студентів
Перелік питань, що охоплюють зміст робочої програми дисципліни та які виносяться на залік:
Охарактеризуйте основні риси виконавчого діловодства.
Назвіть основні нормативні документи, що регулюють документаційне забезпечення управління в митних органах України.
Дайте визначення терміну “документ”.
Класифікація документів за ознаками і групами.
Розкрийте функції наказів у ХV – XVIII століттях.
Які зміни в організації діловодства виникли в XIX столітті?
Дайте визначення поняттям “діловодство” та “документування”.
Основні поняття в діловодстві. Основні елементи діловодства.
Правила документування управлінської діяльності.
Організація діловодства в митних органах.
У чому полягає управління службою діловодства в митних органах?
Організаційна будова служби діловодства регіональної митниці.
Основні функції служби діловодства митних органів.
Вимоги до керівника служби діловодства митних органів.
Права та обов’язки керівника служби діловодства митних органів.
Вимоги до оформлення документів, принципи визначення формату, нумерації.
Правила викладення тексту документа і логіка його побудови.
Прийоми виділення окремих частин тексту.
Формування справ.
Особливості складання кадрової документації.
Призначення документації з кадрів.
Ведення трудових книжок.
Документи щодо особового складу: автобіографія.
Документи щодо особового складу: заява громадянина щодо працевлаштування.
Документи щодо особового складу: резюме.
Документи щодо особового складу: пропозиція.
Документи щодо особового складу: скарга.
Документи щодо особового складу: характеристика.
Облік руху кадрів.
Складання наказів щодо особового складу.
Заповнення особової картки П-2.
Правила оформлення витягу з протоколу.
Правила оформлення листів.
Які види документів відносяться до організаційних?
Яке призначення організаційних документів?
Назвіть основні документи колегіальних органів.
Як будується текст констатуючої та розпорядчої частини нормативно-правового документа?
Перерахуйте види службових листів.
В чому різниця при написанні службових листів і телеграм?
Довідково-інформаційні документи: стаття.
Довідково-інформаційні документи: прес-реліз.
Довідково-інформаційні документи: наукова робота.
Довідково-інформаційні документи: реферат.
Довідково-інформаційні документи: тези.
Довідково-інформаційні документи: доповідь.
Довідково-інформаційні документи: конспект.
Уніфікація і стандартизація документів.
Що означає термін уніфікація і трафаретизація документів?
Вимоги до бланків, на яких оформляються службові документи митних органів.
Особливості індексування вхідних і створюваних митним органом документів.
Адресування та оформлення тексту документів.
Погодження та засвідчення документів.
Оформлення копій документів.
Особливості оформлення зовнішнього і внутрішнього погоджень.
Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів.
Організаційна будова служби діловодства регіональної митниці.
Основні функції служби діловодства митних органів.
Вимоги до керівника служби діловодства митних органів.
Права та обов’язки керівника служби діловодства митних органів.
Вимоги до оформлення документів, принципи визначення формату, нумерації.
4.
3.
2.
1.
спеціальні
загальні
Функції документів
1.
2.
3.