Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Вариант 17
Традиционный документ на бумажном носителе имеет две составляющие – материальный бумажный носитель и зафиксированную на нем информацию. Бумажная основа связывает смысловую часть документа (собственно информацию) с дополнительными фрагментами текста, называемыми «реквизитами» и служащими для идентификации как документа, так и физического лица, которым данный документ создан или подписан. Именно так определяется понятие «документ» в законе: «Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Документирование информации проводится по строго определенным правилам. Основные из них изложены в ГОСТе 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТе 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». Эти ГОСТы предусматривают в сумме 31 реквизит, но не все они признаются обязательными. Главным является собственно текст документа. Поэтому любые сведения, изложенные на бумаге в виде связного текста, без каких-либо дополнительных реквизитов уже могут рассматриваться как документ. Но для придания документу юридической силы одного текста недостаточно. Необходимы также такие важные реквизиты, как дата и подпись.
Традиционный документ на бумажном носителе будет иметь юридическую силу только при наличии:
- текста документа;
- даты его создания или подписания;
- подписи конкретного физического лица.
Свое отношение к полученному традиционному документу на бумажном носителе человек формирует на основе двух составляющих:
- аутентификации документа, то есть принятия решения о доверии к документу на основании целостности носителя и не вызывающих сомнений реквизитов, включающих дату исполнения и подпись исполнителя.
- корректности содержания, то есть сопоставления смысла документа и условий и/или обстоятельств его создания.
Аутентичность документа и корректность его восприятия составляют основу однозначного толкования его передающей и получающей сторонами, а также, что не менее важно, третьей независимой стороной, уполномоченной на разбирательство конфликтов, которые могут быть вызваны этими документами.
К сожалению, в России нет нормативных актов законодательного уровня, определяющих понятие «электронный документ». Более того, в современной юридической практике существуют несколько совершенно разных подходов к его определению. Наиболее четким представляется определение, сформулированное в 2000–2001 годах при формировании блока так называемых электронных законопроектов: «Электронный документ (документ в электронной форме отображения) – информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, способная быть преобразованной в форме, пригодной для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты (реквизиты) идентификации (и возможно аутентификации) документа».
Если проводить параллели между технологиями восприятия традиционного документа на бумажном носителе и электронного документа, то на первом месте по-прежнему проблема его аутентификации или проверки подлинности и корректности его содержания.
К основным угрозам электронного документообмена при взаимодействии отправителя и получателя электронного документа относятся:
- нарушение целостности электронного документа;
- нарушение неотказуемости электронного документа;
- нарушение адекватности отображения электронного документа.
Реализация этих угроз может привести к ряду конфликтов между участниками электронного документооборота:
- отказ от факта приема (получения) или передачи (отправки) электронного документа;
- опротестование содержания и/или времени приема или передачи электронного документа;
- отказ от авторства электронного документа.
Следовательно, для организации электронного документооборота необходимо применять дополнительные меры обеспечения аутентичности, контроля доступа, целостности и идентификации информации. В качестве таких средств используются криптографические методы защиты информации, а именно технология ЭЦП.
Принятый в 2001 году Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» предусматривает условия правового использования электронной цифровой подписи при организации обмена электронными документами. И хотя данный закон вводит (кстати, впервые в отечественной юридической практике) собственно понятие «электронного документа», он не охватывает своим регулирующим воздействием все правовые стороны применения таких документов. У Закона более узкая задача – «обеспечение правовых условий использования ЭЦП в электронных документах, при соблюдении которых ЭЦП в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе».
Сегодня СЭД не просто приложения, предназначенные для перевода бумажных документов в электронный формат, и даже не средства автоматизации делопроизводства, а полноценный инструмент управления бизнес-процессами предприятия. При всем многообразии решений этого класса, существует несколько подходов к их классификации.
Все системы электронного документооборота (СЭД), представленное на мировом рынке, можно с достаточной степенью условности разделить на две базовые группы: универсальные системы и приложения для автоматизации отдельных бизнес-функций предприятия.
В рамках своего исследования рынка СЭД «РБК Консалтинг» предлагает классификацию систем в зависимости от специфических задач, определенной «ниши», занимаемой в рамках общей системы документооборота. Особенности таких продуктов обусловлены специфическими концепциями и моделямибизнес-процессов предприятия, что является основой для автоматизации различных областей делопроизводства. В этом случае эксперты выделяют такие группы решений, как системы WorkFlow, системы делопроизводства, электронные архивы документов, системы коллективной обработки документов и комплексные системы управления документами.
Термин WorkFlow характеризует системы, направленные на автоматизацию большого числа бизнес-процессов компании, при этом удельный вес каждого из них невелик. WorkFlow позволяет работать с такими бизнес-процессами, контент которых подвергается постоянным изменениям и дополнениям. Важной особенностью является возможность работы с неструктурированными данными.
Поток работ — графическое представление потока работ в процессе и связанных с ним подпроцессов, включая специфические работы, информационные зависимости и последовательность решений и работ.
Поток работ в информационном смысле — способ поступления информации к различным объектам, участвующим в процессе. В частности, способ поступления документов к работникам.
IDC, со своей стороны, предлагает расширенную классификацию СЭД, выделяя в этом секторе системы, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов (business process EDM), корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM), системы управления контентом (Content Management Systems), cистемы управления информацией (Information Management Systems) — или порталы, системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) и системы управления потоками работ (WorkFlow Management Systems).
Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Cистемы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др.
Менеджмент потока работ (Workflow Management) является перспективным инструментом реинжиниринга.