Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ТЕМА: "Трудова книжка, особова справа, особовий листок по обліку кадрів"
МЕТА: формувати знання та вміння оформляти та заповнювати трудові книжки, формувати особові справи, особовий листок з обліку кадрів
ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ: комп'ютери
ДОДАТКИ: трудова книжка, особова справа, особовий листок по обліку кадрів
НАВЧАЛЬНИЙ ЕЛЕМЕНТ: трудова книжка, особова справа
СТРУКТУРА УРОКУ
Перевірка присутності та готовності учнів до уроку
ПЛАН ВИВЧЕННЯ НОВОГО МАТЕРІАЛУ
1.1 Загальні вказівки до заповнення трудових книжок
1.2 Заповнення трудових книжок
1.3 Внесення відомостей про працівника
1.4 Внесення відомомстей про роботу
1.5 Унесення відомостей про нагородження й заохочення
1.6 Внесення відомостей у разі звільнення
Трудові книжки
Загальні вказівки до заповнення трудових книжок
Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій (надалі – підприємств) усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, котрі є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
На осіб, що працюють за трудовим договором у підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян з їх обслуговування (як хатні робітники, оглядальники, водії, охоронці й т. ін.), трудові книжки не ведуться. Їхня робота підтверджується довідкою організації, з участю якої було укладено трудовий договір між особою й наймачем, а також довідкою про сплату внесків у фонд державного соціального страхування.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої основної роботи.
Трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають.
Улаштовуючись на роботу, особа зобов’язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.
Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до чинного законодавства України (далі Збройні Сили України та інші війська), а також військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав, що входять до СНД, пред’являють військовий квиток. Звільнені з місць відбування покарання за кримінальний злочин зобов’язані пред’явити довідку про звільнення.
Заповнення трудових книжок
Трудові книжки та вкладки до них заповняють у відповідних розділах українською й російською мовами.
Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або вповноважений ним орган має оформити (виписати) її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.
В трудову книжку вносять такі відомості (дод.1):
· про працівника – його прізвище, ім’я й по – батькові, дата народження;
· про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
· про нагородження державними нагородами й відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;
· про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв’язку з цим.
Стягнення в трудовій книжці не зазначають.
Записи в разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства й містити посилання на відповідну статтю та пункт закону.
Всі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди й заохочення вносяться власником або вповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення – в день звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).
Дати пишуть арабськими цифрами (число й місяць – двозначними, а рік – чотиризначними), наприклад: 05.01.1999.
Записи виконують акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольорів і завіряють печаткою.
За кожним записом, котрий уноситься в трудову книжку (вкладку) на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, власник або вповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П–2), в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці (вкладці).
У разі потреби власник або вповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірений витяг із трудової книжки.
Якщо підприємство, на якому зроблено неправильний або неточний запис, ліквідовано, то виправлення вноситься його правонаступником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає – то вищою організацією, котрій підпорядковувалося ліквідоване підприємство, а в разі її відсутності – облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя та держархівом при Раді Міністрів Криму.
Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення та інші мають точно відповідати оригіналові наказу (розпорядження).
У разі втрати наказу (розпорядження) або невідповідності його фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.
Свідчення осіб не можуть бути підставою для виправлення зроблених раніше записів.
У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладки) закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забороняється.
Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номера запису й дати його внесення в графі 3 пишуть: «Запис за номером… недійсний. Прийнято на посаду…» й у графі 4 повторюють дату й номер наказу (розпорядження) власника або вповноваженого ним органу, запис якого неправильно внесено в трудову книжку.
Так само виправляють недійсні записи про звільнення й переведення на іншу постійну роботу в разі їхньої незаконності, встановленої органом із питань розгляду трудових суперечок, і поновлення на попередній роботі. Наприклад, пишуть: «Запис за номером… недійсний: поновлений на попередній роботі». В разі зміни формулювання причин звільнення пишуть: «Запис за номером… недійсний: звільнений…» (наводять правильне формулювання.
У графі 4 в такому разі роблять посилання на наказ про поновлення на роботі або про зміну формулювання причини звільнення.
Якщо в трудовій книжці є запис про звільнення або переведення на іншу роботу, визнаний недійсним, то на прохання працівника видається дублікат трудової книжки, в який не вносять цей запис.
Внесення відомостей про працівника
Відомості про працівника записують на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім’я та по – батькові (цілком, без скорочення або заміни імені та по – батькові ініціалами) й дату народження зазначають на підставі паспорта чи свідоцтва про народження.
Після проставлення дати заповнення трудової книжки її власник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, яка відповідає за видавання трудових книжок. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої, що прирівнюється до гербової, печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.
Зміни в записи прізвища, імені, по – батькові й дати народження вносить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтв про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по – батькові тощо) з посиланням на їхні номери й дати.
Зазначені зміни вносять на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюють, наприклад, колишнє прізвище або ім’я (по – батькові, дату народження) й записують нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки та засвідчують підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи й печаткою підприємства чи печаткою відділу кадрів.
Внесення відомостей про роботу
В графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишуть повну назву підприємства.
Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису, що вноситься, в графі 2 зазначають дату прийняття на роботу.
В графі 3 пишуть: «Прийнятий (призначений) до … цеху (відділу, підрозділу, …)» й зазначають його конкретну назву, а також роботу, професію або посаду й присвоєний розряд. Назви робіт, професій, посад наводять відповідно до «Класифікатора професій».
Якщо працівник виходить на пенсію за віком на пільгових умовах, то запис у трудовій книжці роблять на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, із посиланням на «Списки виробництв, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення». Показники, зазначені в цих списках, обов’язково мають бути підтверджені в «Карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації» й можуть записуватися в дужках.
Якщо робітникові (працівникові) присвоюється черговий розряд (категорія), то в трудовій книжці роблять запис про це.
Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься власником або вповноваженим ним органом окремим рядком на бажання працівника.
Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного підприємства оформляють у такому самому порядку, як і прийняття на роботу.
Якщо за час роботи працівника змінилася назва підприємства, то про це в графі 3 трудової книжки окремим рядком роблять запис: «Підприємство (назва) з (дата) перейменовано на (назва)», а в графі 4 зазначають підставу для перейменування – наказ (розпорядження), його дату й номер.
У трудові книжки за місцем роботи вносять окремим рядком (перед зазначенням відомостей про роботу на даному підприємстві) з посиланням на дати, номери й назви відповідних документів такі записи:
● про тривалість служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю й державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зачислення) й дати звільнення зі служби;
● про тривалість навчання в професійних навчально – виховних та інших закладах, у навчально – курсових комбінатах (центрах, пунктах тощо);
● про тривалість навчання у вищих закладах освіти (сюди входить і тривалість роботи в студентських таборах, на виробничій практиці, виконання науково – дослідної госпдоговірної тематики) та про тривалість перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі, крім випадків, зазначених на с. 124 дрібним шрифтом;
● про роботу як членів колгоспу (якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників);
● про час догляду за інвалідом 1 – шої групи або за дитиною – інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, котрий за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. Е ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»), в тому числі за пристарілим, який досяг 80 – річного віку (згідно з медичним висновком);
● про період одержання допомоги у зв’язку з безробіттям – вноситься в трудову книжку центром державної служби зайнятості населення.
У разі відновлення в установленому порядку безперервного стажу для визначення допомоги за державним соціальним страхуванням у графу 3 розділу «Відомості про роботу» за останнім місцем роботи вносять запис: «Безперервний трудовий стаж відновлено з (дата)», а в графі 4 роблять посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.
У трудових книжках працівників, зайнятих на сезонних роботах у тих галузях економіки, де чинним законодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи й збереження безперервного трудового стажу в разі повернення в установлений термін на сезонну роботу після міжсезонної перерви, в графі 3 розділу «Відомості про роботу» записують: «Безперервний стаж роботи зберігається».
Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються: в м. Києві – в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації з обслуговування іноземних представництв, у Республіці Крим та областях – у департаментах зовнішніх зв’язків обласних державних адміністрацій, у м. Севастополі – в міській державній адміністрації.
Ці організації роблять записи в трудових книжках про прийняття на роботу й про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок від наймачів. У разі прийняття на роботу робиться, наприклад, такий запис: «Прийнятий на роботу в систему Генеральної дирекції Київської державної адміністрації з обслуговування іноземних представництв», у разі звільнення: «Звільнений з роботи із системи Генеральної дирекції Київської державної адміністрації з обслуговування іноземних представництв» із посиланням на відповідні статті КЗпП України.
Записи, зроблені в трудовій книжці іноземними представництвами, іноземними кореспондентами, співробітниками міжнародних організацій та іншими прирівняними до них іноземцями на території України, вважаються недійсними.
У трудові книжки осіб, які перебували на виправних роботах без позбавлення волі, власник або вповноважений ним орган за місцем роботи вносить у графу 3 розділу «Відомості про роботу» запис про те, що тривалість роботи в цей період не зараховується в загальний і безперервний стаж
У разі, коли рішенням суду в установленому законом порядку строк відбування виправних робіт без позбавлення волі включено в загальний трудовий стаж, у трудових книжках роблять запис про те, що цей час не зараховується в безперервний трудовий стаж.
Зазначені записи вносять у трудову книжку по закінченні фактичного строку відбування покарання, що встановлюється за довідками органів МВС України.
У разі звільнення засудженого з роботи в порядку, передбаченому чинним законодавством, і влаштування його на нове місце роботи відповідні записи вносяться тим підприємством, на яке було прийнято або направлено засудженого.
Підставою для внесення в трудову книжку передбачених цим пунктом записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий згідно з вироком (ухвалою) суду.
В розділі трудової книжки «Відомості про роботу», роблять такі записи: в графі 1 зазначають порядковий номер запису; в графі 2 дату внесення запису; в графі 3 пишуть: «Час роботи з (дата) по (дата) не зараховується в загальний і безперервний трудовий стаж». У разі зарахування судом часу відбування виправних робіт у загальний трудовий стаж у графі 3 пишуть: «Час роботи з (дата) по (дата) зараховується в безперервний трудовий стаж». У графі 4 зазначають підставу для внесення запису в трудову книжку – наказ (розпорядження) керівника підприємства, дату його видання й номер.
Унесення відомостей про нагородження й заохочення
У трудові книжки працівників у розділ «Відомості про нагородження» вносять відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділ «Відомості про заохочення» - відомості про заохочення за успіхи в праці.
У трудових книжках не роблять записи про премії, що передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.
Порядок унесення відомостей про нагороди й заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишуть у вигляді заголовка назву підприємства; нижче в графі 1 зазначають порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду діяльності працівника); в графі 2 ставлять дату нагородження або заохочення; в графі 3 записують, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення й якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначають, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).
Внесення відомостей у разі звільнення
Записи про причини звільнення в трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства й містити посилання на статтю та пункт закону. Наприклад: «Звільнений у зв’язку з прогулом, п. 4 ст. 40 КЗпП України».
У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вносять із зазначенням цих причин. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням у зв’язку із зачисленням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України».
Запис про звільнення працівника роблять за такими правилами: в графі 1 ставлять порядковий номер запису; в графі 2 – дату звільнення; в графі 3 зазначають причину звільнення, наприклад: «Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України»; в графі 4 – підставу – наказ (розпорядження), його дату й номер.
Днем звільнення вважається останній день роботи.
У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записують посилання на погодження: «Звільнено у зв’язку з переведенням на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України».
У разі переходу на виборну посаду в графі 3 роблять запис: «Звільнений у зв’язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України».
У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або вповноваженого ним органу у зв’язку зі здійсненням заходів задля вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями економіки, крім зазначення підстав, передбачених чинним законодавством, роблять посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записують: «Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України» й далі в дужках зазначають відповідну постанову Кабінету Міністрів України.
У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі «Відомості про призначення пенсій» трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа «Пенсію призначено». В трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.
Особові справи
Особова справа – це сукупність документів, що містять найповніші відомості про працівника.
На кожного працівника підприємства у відділі кадрів формують особову справу. До неї заносять документи, що їх складає чи заповнює працівник при вступі на роботу, копії документів про освіту, витяг з наказу про зачислення на роботу та інші документи по особовому складу, що стосуються даного працівника.
Всі ці документи відшивають в окрему теку, на обкладинці якої зазначають в такій послідовності: назва підприємства; “ВІДДІЛ КАДРІВ”; “ОСОБОВА СПРАВА № _”; ім’я, по батькові, прізвище працівника, на якого оформлено особову справу; правила користування особовою справою
До особової справи мають входити такі документи (в порядку значення):
1. опис документів, що зберігаються в особовій справі
2. заява про прийняття на роботу
3. направлення чи рекомендація
4. анкета або особовий листок з обліку кадрів
5. автобіографія
6. копії документів про освіту
7. характеристики
8. витяги з наказів
9. доповнення до особового листка з обліку кадрів
10. листок заохочень та стягнень
11. довідки та інші документи, що стосуються даної справи.
Довідки про стан здоров’я, з місця проживання та інші документи, що мають другорядний характери, групують окремо. Не вносять до особових справ також витяги з наказів про накладення дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища (ці записи роблять у доповненні до особового листка з обліку кадрів та в доповненні до особової справи з обліку заохочень і стягнень).
Особові справи зберігають окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до особових справ мають працівники, які визначені наказом керівника.
В разі формування особових справ підприємству дозволяється виготовляти копії потрібних документів, наприклад копії диплом, свідоцтва про народження, свідоцтва про укладання шлюбу, свідоцтва про розірвання шлюбу. Знімати копію можна лише з оригіналу документа. Дозволяється підшивати в особову справу ксерокопії документів. Вони мають бути звірені з оригіналом (для виявлення фальшивих) і належно засвідчені відповідальною посадовою особою.
Знімання й засвідчення копій з паспорта, профспілкового квитка, перепустки, депутатського мандата, військового квитка заборонено.
Заповнення особового листка з обліку кадрів
Особовий листок з обліку кадрів є одним з основних документів особової справи і становить перелік запитань про біографічні дані працівника, освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо.
Особовий листок працівник заповнює чорнилом або кульковою ручкою власноручно без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо та без невстановлених скорочень. На всі поставлені запитання необхідно давати повні відповіді.
Для заповнення особового листка використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту, а також, у разі наявності, документи про присвоєння вченого ступеня чи звання, документи про наукові праці, винаходи тощо.
Начальник відділу кадрів (інспектор чи фахівець) обов'язково звіряє правильність записів у особовому листку з документами. При цьому особлива увага приділяється правильності запису найменувань організацій, населених пунктів, дат та інших відомостей (посад, кваліфікацій тощо).
Послідовність заповнення особового листка:
1. Прізвище, ім'я, по батькові (пишеться без скорочень, наприклад: Шевченко Андрій Петрович.
2. Стать записується словами: чоловіча, жіноча.
3. Рік, число й місяць народження (записується таким чином: 1950, 25 серпня.
4. Місце народження (вказується повна назва населеного пункту, району, області: селище Іванівна Підволочиського району Тернопільської області).
5. Освіта (записується так: вища, неповна вища, середня, неповна середня, початкова залежно від наявності документа про освіту). Найменування навчального закладу вказуються так, як він називався на період його закінчення. Наприклад: Харківський автомобільно-дорожній інститут. У випадку входження слова "імені" до найменування навчального закладу необхідно писати, наприклад, ім. Т. Г. Шевченка. Записується повне найменування факультету чи відділення, наприклад, дорожньо-будівельний; менеджменту; права. Рік вступу, закінчення або вибуття записується так: 1991,1995. Записують повну назву спеціальності та вказують номер диплома, наприклад, інженер-будівельник, Ц-9/1111 з відзнакою.
6. На запитання, якими мовами володієте, відповідають таким чином: читаю й перекладаю зі словником; читаю й можу розмовляти; володію вільно.
7. Учений ступінь, учене звання записують так: кандидат філологічних наук, доцент. У разі відсутності такого робиться запис "не маю".
8. Відповідь на запитання про наукові праці та винаходи слід записувати так: маю 5 наукових праць та 3 зареєстровані винаходи в галузі будівництва (список додається) або наукових праць та винаходів не маю.
9. Виконувана робота з початку трудової діяльності відображається відповідно до записів у трудовій книжці. Зазначаються також період навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, військова служба й робота за сумісництвом. Підприємства, установи, організації слід іменувати так, як вони називалися наперіод роботи чи навчання особи, яка заповнює листок, наприклад, технік інституту "Київдіпротранс", м. Київ.
10. Якщо початок трудової діяльності збігається з моментом вступу до вищих чи середніх навчальних закладів, слід писати так: студент — для вищих навчальних закладів, курсант — для військових училищ тощо. Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини: рядовий військової частини № 10834; командир роти військової частини № 21213, м. Олександрія, Одеський військовий округ.
11. Державні нагороди (вказується назва нагороди й час її одержання, наприклад, Зірка "За мужність", 11.11.94).
12. Відношення до військового обов'язку та військове звання (записуються так: військовозобов'язаний, старший лейтенант. Склад — командний (адміністративний, технічний тощо), рід військ — сухопутні).
13. Родинний стан на момент заповнення особового листка (перелічуються всі члени сім'ї із зазначенням віку).
14. Домашня адреса (записується згідно з діючим адміністративним поділом із зазначенням поштового індексу, найменування населеного пункту, району, області, вулиці, номерів будинку, квартири, телефону).
15. Паспорт (вказуються серія, номер, коли й ким виданий). Проставляючи дату заповнення листка, вказують: число, місяць (словом), рік. Особистий підпис ставиться розбірливо.
4. Закріплення вивченого матеріалу
5. Підсумок уроку
Д/З "Трудова книжка, особова справа, особовий листок по обліку кадрів"