Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лабораторный практикум
по курсу “Информационные системы в экономике”
Время – 6 часов
Изучаемые вопросы:
1.2 Применение итоговых функций
1.3 Подготовка и форматирование прейскуранта
1.4 Предварительный просмотр и печать прейскуранта
1.5 Форматирование ведомости
1.6 Построение диаграммы
1.7 Простейшие операции с базой данных
1.8 Построение сводной таблицы
1.9 Построение сводной диаграммы
1.10 Решение задачи оптимизации расходов предприятия
2.1Создание базовых таблиц
2.2 Создание межтабличных связей
2.3 Создание запроса на выборку
2.4 Создание запросов “с параметром”
1. Запустите программу Excel.
2. Создайте новую рабочую книгу. Сохраните её под именем book.xls
3. Выберите щелчком на ярлычке неиспользуемый рабочий лист или создайте новый (Вставка - Лист). Дважды щелкните на ярлычке нового листа и пере именуйте его как Дополнительные расходы по месяцам.
4. Сделайте текущей ячейку А 1 и введите в нее текст: Месяцы.
5. Сделайте текущей ячейку В 1 и введите в нее текст: Расходы.
6. Сделайте текущей- ячейку А2. Введите в нее текст Январь 2001. Нажмите клавишу ENTER. Убедитесь, что текст был автоматически распознан как дата (изме нился формат, а данные выровнялись по правому краю ячейки). Нажмите кла вишу ВВЕРХ. При желании, дайте команду Формат. Ячейки и укажите иной формат записи даты.
7. У становите указатель мыши на маркер заполнения в правом нижнем углу рамки текущей ячейки. Нажмите правую кнопку мыши и протяните рамку так, чтобы она охватила все ячейки от А2 до А25.
8. Отпустите кнопку мыши. В открывшемся меню выберите пункт Заполнить по месяцам. Убедитесь, что в столбце А появились обозначения для всех месяцев по декабрь 2002 года включительно.
9. В данном примере будем считать, что в первый месяц расходы составляли 10 рублей, а в каждом последующем возрастали на 10%. Сделайте текущей ячейку В2. Введите в нее число 10. Нажмите клавишу ENTER.
10. Щелкните на ячейке В2 правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Формат ячеек. На вкладке Число выберите вариант Денежный и щелкните на кнопке ОК. Убедитесь, что число теперь записано как денежная сумма.
11. Щелкните правой кнопкой мыши на маркере заполнения и протяните рамку так, чтобы она охватила ячейки с В2 по В25. Отпустите кнопку мыши. В открыв шемся меню выберите пункт Прогрессия.
12: На панели Тип установите переключатель Геометрическая, в поле Шаг задайте значение 1,1. Щелкните на кнопке ОК.
13. В ячейку С1 введите текст Нарастающий итог.
14. Сделайте текущей ячейку С2. Введите в нее текст =В2. Это формула, которая означает, что значение ячейки С2 равно значению ячейки В2. Эта простая фор мула гарантирует, что если значение в ячейке В2 будет изменено, то ячейка С2 все равно будет содержать верные данные.
15. Щелкните на ячейке С3. Щелкните на значке Изменить формулу в строке фор мул. Щелкните на ячейке В3. Убедитесь, что ссылка на эту ячейку помещена в строку формул. Нажмите клавишу +. Щелкните на ячейке С2. Нажмите клавишу ENTER.
16. Снова сделайте ячейку С3 текущей. Наведите указатель мыши на маркер запол нения, нажмите левую кнопку и протяните рамку так, чтобы она охватывала ячейки с С3 по С25.
17. Щелкните на одной из ячеек столбца С и посмотрите, какая формула в ней записана. Убедитесь, что все формулы были скорректированы по принципу относительной адресации.
18. Сохраните рабочую книгу book.xls.
Вы познакомились со средствами автоматического ввода данных, научились производить заполнение последовательностью чисел (дат), прогрессией, формулами, узнали, как при заполнении формулами учитывается относительная адресация.
3. Выберите рабочий лист Дополнительные расходы по месяцам, созданный в пре дыдущем упражнении.
4. Сделайте текущей первую свободную ячейку столбце В (В26).
5. Щелкните на кнопке Автосумма на стандартной панели инструментов.
6. Убедитесь, что программа автоматически подставила в формулу функцию СУММ и правильно выбрала диапазон ячеек для суммирования. Нажмите клавишу ENTER.
7. Проверьте правильность вычислений, сравнив значения в ячейках В26 и С25.
8. Сделайте текущей следующую свободную ячейку в столбце В.
9. Щелкните на кнопке Вставка функции на стандартной панели инструментов.
10. В списке Категория выберите пункт Статистические.
11. В списке Функция выберите функцию СРЗНАЧ и щелкните на кнопке ОК.
12. Переместите методом перетаскивания палитру формул, если она заслоняет нужные ячейки. Обратите внимание, что автоматически выбранный диапазон включает все ячейки с числовым содержимым, включая и ту, которая содер жит сумму данных. Выделите правильный диапазон методом протягивания и нажмите клавишу ENTER.
13. Используя порядок действий, описанный в пп. 8-12, вычислите минимальное число в заданном наборе (функция МИН), максимальное число (МАКС), коли чество элементов в наборе (СЧЕТ).
14. Сохраните рабочую книгу book.xls.
Вы познакомились с некоторыми итоговыми функциями, научились использовать итоговые функции для вычисления значений, характеризующих набор данных, выяснили, как автоматически определяется диапазон значений, обрабатываемых функ цией, и как изменить его вручную.
Упражнение 3. Подготовка и форматирование прейскуранта
1. Запустите программу Excel (Пуск - Программы - Мiсrоsоft Excel) и откройте рабочую книгу book.xls.
2 . Выберите щелчком на ярлычке неиспользуемый рабочий лист или создайте новый (Вставка - Лист). Дважды щелкните на ярлычке нового листа и пере именуйте его как Прейскурант.
3. В ячейку А 1 введите текст Прейскурант и нажмите клавишу ENTER.
4. В ячейку А2 введите текст Курс пересчета: и нажмите клавишу ENTER. В ячейку В2 введите текст 1 у. е.= и нажмите клавишу ENTER. В ячейку С2 введите теку щий курс пересчета и нажмите клавишу ENTER.
5. В ячейку А3 введите текст Наименование товара и нажмите клавишу ENTER. В ячейку В3 введите текст Цена (у. е.) и нажмите I(клавишу ENTER. В ячейку С3 введите текст Цена (руб.) и нажмите клавишу ENTER.
6. В последующие ячейки столбца А введите названия товаров, включенных в прейскурант.
7. В ячейки столбца В введите цены товаров в условных единицах.
8. В ячейку С4 введите формулу: =В4*$С$2, которая используется для пересчета цены из условных единиц в рубли.
9. Методом автозаполнения скопируйте формулы во все ячейки столбца С, кото рым соответствуют заполненные ячейки столбцов А и В. Почему при таком копировании получатся верные формулы?
10. Измените курс пересчета в ячейке С2. Обратите внимание, что все цены в рублях при этом обновляются автоматически.
11. На вкладке Шрифт задайте размер шрифта в 14 пунктов и в списке Начертание выберите вариант Полужирный. Щелкните на кнопке ОК.
12. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке В2 и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек. Задайте выравнивание по горизонтали По правому краю и щелкните на кнопке ОК.
13. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке С2 и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек. Задайте выравнивание по горизонтали По левому краю и щелкните на кнопке ОК.
14. Выделите методом протягивания диапазон В2:С2. Щелкните на раскрываю щей кнопке рядом с кнопкой Границы на панели инструментов Форматирова ние и задайте для этих ячеек широкую внешнюю рамку (кнопка в правом ниж нем углу открывшейся палитры).
15. Дважды щелкните на границе между заголовками столбцов А и В, В и С, С и D. Обратите внимание, как при этом изменяется ширина столбцов А, В и С.
16. Сохраните рабочую книгу book.xls.
Вы научились форматировать документ Excel, при этом использовались такие сред ства, как изменение ширины столбцов, объединение ячеек, управление выравнива нием текста, создание рамок ячеек
Упражнение 4. Предварительный просмотр и печать прейскуранта
1. Запустите программу Ехсеl (Пуск - Программы - Microsoft Excel) и откройте рабочую книгу book.xls. .
2. Выберите рабочий лист Прейскурант, созданный в предыдущем упражнении.
3. Убедитесь, что внешний вид документа вас устраивает, и щелкните на кнопке Предварительный просмотр на стандартной панели инструментов, чтобы уви деть, как документ будет выглядеть при печати.
4. Щелкните на кнопке Масштаб, чтобы увидеть изображение страницы в нату ральную величину.
5. Щелкните на кнопке Поля, чтобы определить величину полей страницы. Изме ните размеры полей путем перетаскивания граничных маркеров.
6. Щелкните на кнопке Страница, чтобы выбрать параметры страницы. В диало говом окне Параметры страницы выберите вкладку Колонтитулы.
7. В списке Нижний колонтитул выберите вариант: Страница 1 из ?
8. Щелкните на кнопке Создать верхний колонтитул. В открывшемся диалоговом окне сформируйте верхний колонтитул по своему усмотрению.
9. Измените шрифт, воспользовавшись кнопкой Шрифт. Включите в колонтитул имя рабочего листа, щелкнув на кнопке Имя листа. Щелкните на кнопке ОК.
10. Посмотрите, как выглядит страница с настроенными колонтитулами.
11. Щелкните на кнопке Разметка страницы, чтобы вернуться к обычному режиму просмотра рабочего листа, нo с разбиением на страницы.
12. Воспользуйтесь командой Вставка - Разрыв страницы, чтобы задать принудительное разделение рабочего листа на страницы печати.
13. Еще раз воспользуйтесь кнопкой Предварительный просмотр, чтобы вернуться в режим предварительного просмотра.
Вы познакомились с использованием средства предварительного просмотра и произ вели печать документа, а также научились формировать колонтитулы и управлять разбиением документа на печатные страницы.
Упражнение 5. Форматирование ведомости
Задача. Рабочий лист должен содержать сводную ведомость студенческих оценок по итогам сессии. Если экзамены сданы без троек, соответствующая строка таблицы должна подсвечиваться зеленым цветом, если у студента остались задолженности - красным.
1. Запустите про грамму Ехсеl (Пуск - Программы - Мiсrosоft Excel) и откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.
2. Выберите щелчком на ярлычке неиспользуемый рабочий лист или создайте новый (Вставка - Лист). Дважды щелкните на ярлычке листа и переименуйте его как Ведомость.
3. В первую строку рабочего листа, начиная с ячейки В 1, введите названия экза менов.
4. В первый столбец рабочего листа, начиная с ячейки А2, введите фамилии сту дентов.
5. Заполните таблицу экзаменационными оценками по своему усмотрению. Оценки должны изменяться от 2 до 5 баллов.
6. Выделите ячейку А2 и дайте команду Формат - Условное форматирование.
7. В раскрывающемся списке на панели Условие 1 выберите вариант формула.
8. В поле для формулы введите следующую формулу: =МИН($В2:$Е2)>З. Обратите внимание на способ использования абсолютных и относительных ссылок в формуле, так как ее планируется распространить на всю таблицу. Эта формула рассчитана на четыре экзамена, при другом их числе выбранный диапазон несколько изменится.
9. Щелкните на кнопке Формат. В открывшемся диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку Вид и щелкните на светло-зеленом цвете для его использо вания в качестве фона ячеек Щелкните на кнопке ОК.
10. Щелкните на кнопке А также, чтобы задать второе условие форматирования. Далее действуйте аналогично тому, как указано в п. 8. Нужная формула должна иметь вид: =МИН($В2:$Е2)<З.
11. Подобно тому, как указано в п. 9, задайте светло-розовый фон для ячеек.
12. Щелкните на кнопке ОК. Фон ячейки А2 должен измениться, если соответствующий студент не имеет троек или, напротив, имеет задолженность.
13. Выделите весь диапазон ячеек ведомости и дайте команду Формат - Условное форматирование. Диалоговое окно Условное форматирование должно содер жать настройки, подготовленные для ячейки А2.
14. Щелкните на кнопке ОК. Условное форматирование распространится на всю выделенную область с автоматической коррекцией относительных ссылок. Убедитесь, что формат ведомости соответствует тому, что требовалось.
15. Сохраните рабочую книгу book.xls.
Вы научились условно форматировать документ Excel. При условном форматировании оформление ячеек зависит от их содержания. Вы также научились распростра нять условное форматирование одной ячейки на целый диапазон.
Упражнение 6. Построение диаграммы
1. Запустите программу Excel (Пуск - Программы - Мiсrоsоft Excel) и откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.
2. Откройте рабочий лист Дополнительные расходы по месяцам.
3. Методом протягивания выделите диапазон ячеек А2:С25.
4. Щелкните на значке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.
5. В списке Тип выберите пункт Гистограмма (для отображения данных в виде столбчатой диаграммы). В палитре Вид выберите нижний пункт в первом столбце (трехмерная гистограмма). Щелкните на кнопке Далее.
6. Так как диапазон ячеек был выделен заранее, мастер диаграмм автоматически определяет расположение рядов данных. Убедитесь, что данные на диаграмме выбраны правильно.
7. На вкладке Ряд выберите пункт Ряд 1, щелкните в поле Имя, а затем на ячейке В 1. Аналогично, выберите пункт Ряд2 и щелкните сначала в поле Имя, а затем на ячейке С1. Щелкните на кнопке Далее.
8. Выберите вкладку Заголовки. Задайте заголовок диаграммы, введя в поле Название диаграммы текст Диаграмма расходов. Щелкните на кнопке Далее.
9. У становите переключатель Отдельном. По желанию, задайте произвольное имя добавляемого рабочего листа. Щелкните на кнопке Готово.
10. Убедитесь, что диаграмма построена и внедрена в новый рабочий лист. Рас смотрите ее. Попробуйте навести указатель мыши на любой из элементов диа граммы. Убедитесь, что во всплывающем окне отображается точное значение данного элемента диаграммы.
11. Щелкните на одном из элементов ряда Нарастающий итог. Убедитесь, что весь ряд выделен.
12. Дайте команду Формат - Выделенный ряд. Откройте вкладку Вид.
13. Щелкните на кнопке Способы заливки. Установите переключатель Заготовка, в раскрывающемся списке выберите пункт Океан, задайте тип штриховки диа гональная 1. Щелкните на кнопке ОК и еще раз на кнопке ОК. Посмотрите, как изменился вид ряда данных.
14. По своему усмотрению измените оформление ряда данных Расходы и других элементов диаграммы.
15. Сохраните рабочую книгу book.xls.
Вы научились строить графики на основе данных, содержащихся на рабочем листе, настраивать формат диаграммы, задавать отображаемые данные и оформлять полу чающуюся диаграмму, а также узнали, как можно изменить формат готовой диа граммы.
Упражнение 7. Простейшие операции с базой данных
1. Запустите программу Ехсеl (Пуск - Программы - Мiсrоsоft Excel) и откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.
2. Создайте новый рабочий лист (Вставка - Лист), дважды щелкните на его ярлычке и присвойте ему имя Сведения о поставках.
3. Предполагается, что предприятие получает пять видов материалов: бумагу, фанеру, картон, полиэтилен и ткань - от пяти поставщиков, находящихся в Братске, Казани, Курске, Мурманске и Череповце. Каждый из поставщиков может поставлять любой вид материалов. Поставки производятся не чаще раза в месяц, единица измерения - тонна.
4. В ячейки А1-D1 введите заголовки полей базы данных, соответственно: Месяц, Поставщик, Товар, Объем.
5. Введите несколько десятков записей, имеющих описанную выше структуру. Реальные “объемы поставки” значения не имеют.
6. Общая сортировка базы данных. Сделайте текущей любую ячейку базы дан ных и дайте команду Данные - Сортировка. Убедитесь, что при этом выделяется вся (кроме заголовков полей) база данных.
7. В списке Сортировать по выберите пункт Месяц и режим по возрастанию.
8. В списке Затем по (вторичная сортировка) выберите пункт Поставщик и режим по возрастанию.
9. В списке В последнюю очередь, по выберите пункт Товар и режим по возраста нию. Щелкните на кнопке ОК.
10. Убедитесь, что база данных отсортирована по указанным критериям.
11. Последовательная сортировка базы данных. С помощью кнопки Отменить на панели инструментов восстановите прежний порядок записей базы данных. Того же порядка сортировки можно добиться другим способом.
12. Выберите любую ячейку в столбце Товар и щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию на панели инструментов.
13. Выберите любую ячейку в столбце Поставщик и щелкните на кнопке Сорти ровка по возрастанию нa панели инструментов.
14. Фильтрация данных. Чтобы включить режим фильтрации, дайте команду Данные - Фильтр - Автофильтр. Обратите внимание на появление раскрываю щих кнопок у заголовков полей базы данных.
15. Чтобы отобрать только записи, описывающие поставки из Братска, щелкните на раскрывающей кнопке у поля Поставщик и выберите в списке пункт Братск. Обратите внимание на то, что раскрывающая кнопка действующего фильтра и номера отобранных строк отображаются синим цветом. Чтобы отменить теку щий фильтр, еще раз щелкните на раскрывающей стрелке и выберите пункт Все.
16. Чтобы отобрать наиболее крупные разовые поставки, щелкните на раскрыва ющей стрелке у поля Объем и выберите в списке вариант Первые 10.
17. Чтобы отменить режим фильтрации записей, еще раз дайте команду Данные - Фильтр - Автофильтр.
Вы научились использовать электронную таблицу Excel в качестве базы данных, научились выполнять операции сортировки и фильтрации по какому-либо признаку. При этом возможен отбор как всех записей, отвечающих определенному условию, так и доли (определенного количества) записей со значениями, экстремальными по опре деленному критерию.
Упражнение 8. Построение сводной таблицы
1. Запустите программу Ехсеl (Пуск - Программы - Мiсrоsоft Excel) и откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.
2. Откройте рабочий лист Сведения о поставках.
3. Сделайте текущей ячейку в пределах базы данных. Дайте команду Данные - Сводная таблица.
4. Убедитесь, что установлены переключатели в списке или базе данных Мiсrosоft Ехсеl и сводная таблица. Щелкните на кнопке Далее.
5. Убедитесь, что диапазон базы данных выбран правильно. Щелкните на кнопке Далее.
6. Убедитесь, что установлен переключатель Новый лист. Щелкните на кнопке Макет.
7. Перетащите кнопки в соответствующие области макета сводной таблицы: кнопку Месяц - в область Страница, кнопку Поставщик - в область Столбец, кнопку Товар - в область Строка, кнопку Объем - в область Данные.
8. Кнопка в области Данные будет иметь вид Сумма по полю Объем. Нас это уст раивает. Щелкните на кнопке ОК.
9. Щелкните на кнопке Параметры. В поле Имя введите текст Сводная таблица поставок. Щелкните на кнопке ОК. Щёлкните на кнопке Готово.
10. Переименуйте рабочий лист со сводной таблицей, дважды щелкнув на его корешке. Дайте ему имя Сводная таблица поставок.
11. Посмотрите на готовую сводную таблицу. Она показывает, сколько материа лов определенного типа пришло от конкретного поставщика, независимо от времени поставки. Дважды щелкните на любой из ячеек сводной таблицы, чтобы увидеть на новом рабочем листе записи, на основе которых сформированы дан ные в этой ячейке.
12. Раскрывающие кнопки рядом с именами полей таблицы позволяют выполнить сортировку по соответствующему полю. Выберите конкретный месяц в рас крывающемся списке Месяц, чтобы увидеть данные, относящиеся к этому месяцу.
13. Сохраните рабочую книгу book.xls.
Вы научились создавать сводные таблицы для получения итоговых сведений на основе содержимого базы данных.
Упражнение 9. Построение сводной диаграммы
1. Запустите программу Excel (Пуск - Программы - Мiсrosоft Excel) и откройте рабо чую книгу book.xls, созданную ранее.
2. Откройте рабочий лист Сводная таблица поставок.
3. Щелкните на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Сводная таб лица. Сводная диаграмма строится автоматически на новом рабочем листе.
4. Переименуйте этот рабочий лист, дав ему имя Сводная диаграмма.
5. Поэкспериментируйте со сводной диаграммой, чтобы выяснить, какие ее пара метры можно изменять.
6. Измените тип диаграммы.
Вы научились создавать сводные диаграммы на основе сводных таблиц. При прямом создании сводной диаграммы соответствующая сводная таблица создается в любом случае, выяснили, что при использовании сводной диаграммы нам доступны как операции, соответствующие сводной таблице, так и те, которые при меняют при постро ении диаграмм. Иными словами, сводные диаграммы объединяют средства анализа и средства графического представления информации, имеющейся в базе данных.
Упражнение 10. Решение задачи оптимизации расходов предприятия
Решите задачу по подбору графика работы для работников с пятидневной рабочей неделей и двумя выходными подряд, обеспечивающий требуемый уровень обслуживания при наименьших затратах на оплату труда, методами оптимизации пакета Excel используя надстройку “Поиск решения”.
Цель - минимизация расходов на оплату труда.
Изменяемые данные - число работников в группе.
Ограничения - число работников не может быть отрицательным;
- число работников должно быть целым числом;
- число ежедневно занятых работников не должно быть меньше ежедневной потребности.
Выберете следующую модель:
Рекомендации к решению:
Запустите надстройку Поиск решения (Сервис - Поиск решения). Если пункт Поиск решения в меню отсутствует, значит, необходимо подключить эту над стройку, дав команду Сервис - Надстройки и установив соответствующий фла жок.
В поле Установить целевую ячейку выберите ячейку $D$20, для переключателя Равной выберите вариант минимальному значению. Изменяемые ячейки: $D$7:$D$13. Щелкните на поле Ограничения и затем - на кнопке Добавить – добавляем ограничения: $D$7:$D$13>=0, $D$7:$D$13=целое, $F$15:$L$15>=$F$17:$L$17.
Во вкладке Параметры устанавливаем флажок- Линейная модель. Нажимаем ОК и анализируем ответ
Вы научились использовать программу Excel в задачах оптимального управлении,. научились формулировать условия задачи табличным образом, формировать ограни чения, которым должно удовлетворять решение, выполнять поиск оптимального вари анта, также поняли, что найти нужное решение подбором крайне сложно даже для самых простых задач.
2. Принципы работы с СУБД Ассеss
Упражнение 1. Создание базовых таблиц
Руководитель торгового предприятия, реализующего научную литературу, зака зал разработку базы данных, основанной на двух таблицах. Одна таблица содер жит данные, которые могут отображаться для клиентов при оформлении закупки, в ней указаны розничные цены на книги. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия - в ней содержатся закупочные опто вые цeны и краткая информация о поставщиках (покупатели не имеют доступа к данным этой таблицы).
1. Запустите программу Мiсrosоft Access 2000 (Пуск - Программы – Мiсrоsоft Access).
2. В окне Мiсrоsоft Access включите переключатель Новая база данных и щелкните на кнопке ОК.
3.В окне Файл новой базы данных выберите папку \Мои документы и дайте файлу имя: Книготорговля. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Мiсrоsоft Access, и щелкните на кнопке Создать. Откроется окно новой базы Книготорговля.
4. Откройте панель Таблицы.
5. Дважды щелкните на значке Создание таблицы в режиме конструктора - откроется бланк создания структуры таблицы.
6. Для первой таблицы введите следующие поля:
Наименование Текстовый
Автор Текстовый
Объем Числовой
Цена Денежный
Примечание МЕМО
7. Щелкните на поле Объем. В нижней части бланка задайте свойство Число деся тичных знаков равным 0.
8. Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле. На уникальность может претендовать поле Наименование, но в больших базах дан ных возможно появление разных книг с одинаковым названием. Поэтому мы используем комбинацию полей Наименование и Автор. Выделите - оба поля в верхней части бланка (при нажатой клавише SHIFТ). Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.
9. Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя Книги в про даже.
10. Повторив действия пунктов 5-9, создайте таблицу Поставщики, в которую входят следующие поля:
Имя поля Тип поля
|
Наименование |
Текстовый |
|
Автор |
Текстовый |
|
Цена оптовая |
Денежный |
|
Поставщик |
Текстовый |
|
Телефон |
Текстовый |
|
Адрес |
Текстовый |
Примечание МЕМО
Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это свя зано с тем, что они не имеют числового содержания. Hoмepa телефонов не срав нивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т. д. Это типич ное текстовое поле.
Ключевое поле можно не задавать - для текущей задачи оно не требуется.
11. В окне Книготорговля: база данных откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием (3-4 записи). Закончив работу, закройте таблицы и завершите работу с программой.
Вы научились создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами, освоили приемы наполнения таблиц кон кретным содержанием.
Упражнение 2. Создание межтабличных связей
1. Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск - Программы - MicrosoftAccess).
2. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Книготорговля и щелкните на кнопке ОК.
3. В окне Книготорговля: база данных откройте панель Таблицы. Убедитесь, что на ней присутствуют значки ранее созданных таблиц Книги в продаже и Постав щики.
4. Разыщите на панели инструментов кнопку Схема данных. Если есть сложности, найдите команду строки меню: Сервис - Схема данных. Воспользуйтесь любым из этих средств, чтобы открыть окно Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы, на вкладке Таб лицы которого можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи.
5. Щелчком на кнопке Добавить выберите таблицы Книги в продаже и Поставщики - в окне Схема данных откроются списки полей этих таблиц.
6. При нажатой клавише SHIFТ выделите в таблице Книги в продаже два поля: Наименование и Автор.
7. Перетащите эти поля на список полей таблицы Поставщики. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется
диалоговое окно Изменение связей
8 На правой панели окна Изменение связей выберите поля Наименование и Автор таблицы Книги в продаже, включаемые в связь. Не устанавливайте флажок Обес печение целостности данных - в данном упражнении это не требуется, но может препятствовать постановке учебных опытов с таблицами.
9. Закройте диалоговое окно Изменение связей и в окне Схема данных рассмотрите образовавшуюся связь. Убедитесь в том, что линию связи можно выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактировать ее.
10. Закройте окно Схема данных. Закройте программу Мiсrоsоft Access.
Вы изучили условия, необходимые для создания взаимосвязанных таблиц, и приемы их создания, познакомились с основными типами связей, образующихся между таблицами, и научились редактировать параметры связи.
Упражнение 3. Создание запроса на выборку
В этом упражнении мы создадим запрос на выборку книг, имеющих объем не менее 400 страниц при цене менее 80 рублей.
1. Запустите программу Мiсrosоft Access 2000 (Пуск- Программы - Мiсrosоft Access).
2. В окне Мiсrоsоft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Книги в продаже и щелкните на кнопке ОК.
3. В окне Книготорговля: база данных откройте панель Запросы. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме конструктора - откроется бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таб лицы.
4. В окне Добавление таблицы выберите таблицу Книги в продаже и щелкните на кнопке Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.
5. В списке полей таблицы Книги в продаже выберите поля, включаемые в резуль тирующую таблицу: Наименование, Автор, Объем, Цена. Выбор про изводите двойными щелчками на именах полей.
6. Задайте условие отбора для поля Объем. В соответствующую строку введите: > 400. Из таблицы будут выбираться не все издания, а только те, объем кото рых превышает 400 страниц.
7. Задайте условие отбора для Поля Цена. В соответствующую строку введите: < 80. Теперь из таблицы будут выбираться только издания, имеющие цену менее 80 рублей.
8. Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите его имя Выбор изданий.
9. В окне Книготорговля: база данных откройте только что созданный запрос и рассмотрите результирующую таблицу. Ее содержательность зависит от того, что было введено в таблицу Книги в продаже при ее наполнении в упражне нии 1. Если ни одно издание не соответствует условию отбора и получив шаяся результирующая таблица не имеет данных, откройте базовые таблицы и наполните их модельными данными, позволяющими проверить работу запроса.
10. По окончании исследований закройте все открытые объекты и завершите работу с программой Мiсrоsоft Access.
Вы научились создавать запрос на выборку, основанный на таблице, научились формировать структуру запроса путем выбора базовой таблицы и полей, а также фор мулировать условие отбора.
Упражнение 4. Создание запросов “с параметром”
Выше мы рассмотрели, как действует условие отбора, но должны отметить его существенный недостаток. Пользователь базы данных работает с запросами, кото рые ему подготовил разработчик Если, например, разработчик предусмотрел запрос, отбирающий издания, имеющие цену менее 80 рублей, то пользователь базы уже не в состоянии отобрать книги, цена которых менее 150 рублей, поскольку у него нет соответствующего запроса.
Специальный тип запросов, называемый запросами “с параметром”, позволяет пользователю самому ввести критерий отбора данных на этапе запуска запроса. Этим приемом обеспечивается гибкость работы с базой.
Создадим простой запрос, позволяющий отбирать издания, предельную цену кото рых пользователь может задать сам при запуске запроса.
1. Запустите программу Мiсrоsоft Access 2000 (Пуск -Программы - Мiсrоsоft Access).
2. В окне Мiсrosоft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберитеранее созданную базу Книготорговля и щелкните на кнопке ОК.
. Наименование;
. Автор;
. Цена;
. Примечание.
5. Строку Условие отбора для поля Цена надо заполнить таким образом, чтобы при запуске запроса пользователь получал предложение ввести нужное значение.
Текст, обращенный к пользователю, должен быть заключен в квадратные скобки. Если бы мы хотели отобрать книги, цена которых больше 100 рублей, мы бы написали: >100. Если бы нам были нужны книги дешевле 80 рублей, мы бы написали <80. Но если мы хотим дать пользователю возможность выбора, мы должны написать: < [Введите максимальную цену].
6. Закройте запрос. При закрытии сохраните его под именем Выбор книг.
7. В окне Книготорговля: база данных откройте панель Запросы и запустите запрос Выбор книг - на экране появится диалоговое окно Введите значение параметра (рис.1).
8. Введите какое-либо число и щелкните на кнопке ОК. В зависимости от того, что реально содержится в таблице Книги в продаже, по результатам запроса будет сформирована результирующая таблица.
9. Закройте все объекты базы данных. Закройте программу Мiсrоsоft Access.
Вы научились формировать запросы “с параметром” и узнали, что в основе этого вида запросов лежат запросы на выборку, у которых в поле Условие отбора записан заклю ченный в квадратные скобки текст, обращенный к пользователю.
Рис. 1
Если полностью заполнить данными таблицу Книги в продаже, введя параметры всех книг, имеющихся в продаже, то можно узнать, например, средний объем книги или среднюю цену. Запросы, выполняющие вычисления по всем записям для какого либо числового поля, называются итоговыми запросами. В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле, может также исполняться иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся с помощью бланка запроса по образцу.
Предположим, что книготорговое предприятие реализует литературу трех катего рий: экономическую, юридическую и техническую. Наша задача – подготовить итоговый отчет, с помощью которого можно определять среднюю цену литературы в каждой из категорий и динамично ее отслеживать при изменении ассортимента и поставщиков.
1. Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск- Программы – Microsoft Access).
2. В окне Мiсrоsоft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Книготорговля и щелкните на кнопке ОК.
3. В окне Книготорговля: база данных откройте панель Таблицы. Выберите таблицу Книги в продаже.
4. Щелчком на значке Конструктор откройте таблицу в режиме проектирования нам это необходимо для создания дополнительного поля Категория, в котором будут храниться данные о том, к какой категории относится то или иное издание.
5. В начало структуры таблицы вставьте новое поле. Для этого выделите первое поле (Наименование) и нажмите клавишу INSERT.
6. Введите имя нового поля - Категория и определите его тип - Текстовый.
7. Закройте окно Конструктора. При закрытии подтвердите необходимость изме нить структуру таблицы.
8. Откройте таблицу Книги в продаже и наполните ее содержанием, введя для каж дой категории необходимые модельные данные. Цены на издания для каждой категории проставьте произвольно. Прочие поля таблицы можно не заполнять в формировании итогового запроса они участвовать не будут.
9. Закройте таблицу Книги в продаже.
10. Откройте панель Запросы щелчком на одноименной кнопке окна Книготорговля: база данных.
11. Выполните двойной щелчок на значке Создание запроса в режиме конструктора. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Книги в продаже, на основе которой будет разрабатываться итоговый запрос. Закройте окно Добавление таблицы.
12. В бланк запроса по образцу введите следующие поля таблицы Книги в продаже: Категория, Наименование, Цена.
13. Для поля Цена включите сортировку по возрастанию.
14. На панели инструментов Мiсrоsоft Access щелкните на кнопке Групповые операции или воспользуйтесь строкой меню (Вид - Групповые операции). Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции. Именно на ее базе и создаются итоговые вычисления. Все поля, ото бранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка.
15. Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае Категория), оставьте в строке Групповые операции значение Группировка. Для остальных полей щелкните в этой строке - появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле.
16. Для поля Цена выберите итоговую функцию Avg для определения средней стоимости изданий в категории.
17. Для поля Наименование выберите итоговую функцию Count, определяющую общее количество записей, вошедших в группу. В нашем случае это количество книг, относящихся к каждой из категорий.
18. Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя: Cpeдняя цена книги. Запус тите запрос и убедитесь, что он правильно работает.
19. Закройте все объекты базы данных. Завершите работу с программой Мiсrоsоft Access.
Вы научились создавать так называемые итоговые запросы. Это запросы, производящие вычисления по всем значениям одного поля. Мы научились также выбирать использу емую итоговую функцию.