Лабораторная работа 14
Работа добавлена на сайт samzan.net:
Программу можно скачать по адресу www.naudoc.ru раздел СКАЧАТЬ, программа Naudoc
Раздел. Система электронного документооборота NauDoc
Цель – формирование общекультурных и профессиональных компетенций: понимание роли и значения информации и информационных технологий в развитии современного общества; способность эффективно использовать корпоративные информационные системы; владение средствами программного управления документооборотом на примере системы NauDoc.
Лабораторная работа № 1.
Работа с пользователями
Цель – формирование профессиональных компетенций: способность эффективно использовать информационные системы управления документооборотом; владение основными способами работы
с пользователями в системе NauDoc.
Задание 1. Войти в систему под правами Администратора.
Для того, чтобы войти в систему в режиме Администратора, необходимо:
- По команде Пуск / Программы – NauDoc 5 из раскрывающегося списка выбрать Запустить NauDoc, а затем команду Открыть NauDoc.
- В открывшемся окне интернет-браузера (например, Internet Explorer), в появившемся окне авторизации (рис. 29) ввести данные учетной записи администратора NauDoc (по умолчанию имя пользователя – admin, пароль – admin).
|
Пароль сохранять не нужно. Имя пользователя и пароль чувствительны к регистру букв. |
Рис. . Окно авторизации пользователя
- При первом запуске системы осуществить ее настройку, последовательно нажимая кнопку Далее на шагах Инициализация, Основные настройки, Настройки эл. почты, Активация лицензии.
- На шаге Выбор редакции выбрать редакцию NauDoc Free и установить переключатель в нужное положение. Затем последовательно нажать кнопки Далее и Завершить.
Задание 2. При первом запуске системы удалить пользователей: директор, сотрудник, zadmin.
|
Любой зарегистрированный пользователь может быть удален, кроме пользователя «Администратор». |
Для того, чтобы удалить пользователя, необходимо:
- Щелкнуть «мышью» по вкладке (Пользователь) в панели навигации.
- Установить флажок рядом с тем пользователем, которого необходимо удалить (рис. 30).
Рис. . Окно списка пользователей
- Нажать кнопку Удалить. После выполнения этих действий выбранный пользователь будет удален.
Задание 3. Администратор создает новых пользователей, согласно табл.2.
|
Каждый студент вводит пользователей (сотрудников организации) вставляя в фамилию пользователя вместо знака * в столбце «Имя» свое имя, а в столбце «Отчество» свою фамилию. Например, Для студента «Иванов Александр Евгеньевич» будет «Директор Александр Иванов» |
Для того, чтобы создать нового пользователя, необходимо:
- Щелкнуть «мышью» по вкладке «Пользователь» на панели навигации.
- Щелкнуть «мышью» на ссылке Управление пользователями.
- Нажать кнопку Создать пользователя.
- На экране появится регистрационная форма.
- В вызванной форме необходимо заполнить поля (системное имя, пароль, адрес электронной почты, фамилия, имя, отчество, компания).
- После того, как поля будут заполнены, необходимо для всех пользователей установить галочку Не создавать личную папку ().
- Далее нажать кнопку Создать пользователя. После выполнения этого действия система сообщит, что пользователь добавлен в систему.
Задание 4. Администратор создает группу пользователей финансового отдела (название «Финансовая группа N1»), в состав группы включить сотрудников следующих должностей: бухгалтер, главный финансист, кассир, менеджер по продажам, менеджер финансового отдела, финансист.
Последовательность действий:
1. Создать группу пользователей.
2. Включить в нее соответствующих сотрудников: бухгалтер, главный, финансист, кассир, менеджер по продажам, менеджер финансового отдела, финансист.
Для того, чтобы создать группу пользователей, необходимо:
- Щелкнуть «мышью» по вкладке (Пользователь) на панели навигации.
- Перейти на вкладку Группы (рис. 31).
- После выполнения этих действий на экране появится список зарегистрированных групп и форма создания групп (рис. 32).
- Для создания новой группы требуется ввести название группы
в текстовое поле и нажать кнопку Создать группу. - После того, как группа создана с указанным названием, на экране появится форма, позволяющая сформировать состав группы (рис. 33).
- Для включения пользователя в состав группы требуется выделить его запись в столбце Все пользователи и нажать кнопку >>. После этого запись пользователя появится в столбце Члены группы.
- Если требуется исключить пользователя из состава группы, выделите его запись в столбце Члены группы и нажмите кнопку <<.
- После того, как состав группы сформирован, нажмите кнопку Применить.
Рис. . Вкладка Группы
Таблица .
Компания «N2 и Ко»
|
№ |
Фамилия |
Имя |
Отчество3 |
Системное имя |
Пароль |
Адрес эл. почты |
|
1. |
Бухгалтер |
* |
* |
buh_N4 |
buh |
buh@znak.ru |
|
3. |
Главный финансист |
* |
* |
gl_fin_N |
gl_fin |
gl_fin@znak.ru |
|
2. |
Директор |
* |
* |
direktor_N |
direktor |
direktor@znak.ru |
|
5. |
Кассир |
* |
* |
kassir_N |
kassir |
kassir@znak.ru |
|
12. |
Менеджер отдела маркетинга |
* |
* |
men_otd_mark_N |
men_otd_mark |
men_otd_mark@znak.ru |
|
11. |
Менеджер по персоналу |
* |
* |
men_person_N |
men_person |
men_person@znak.ru |
|
9. |
Менеджер по продажам |
* |
* |
men_prod_N |
men_prod |
men_prod@znak.ru |
|
8. |
Менеджер финансового отдела |
* |
* |
men_fin_otd_N |
men_fin_otd |
men_fin_otd@znak.ru |
|
10. |
Руководитель отдела маркетинга |
* |
* |
ruk_otd_mark_N |
ruk_otd_mark |
ruk_otd_mark@znak.ru |
|
4. |
Секретарь |
* |
* |
sekr_N |
sekr |
sekr@znak.ru |
|
6. |
Старший менеджер отдела маркетинга |
* |
* |
st_men_otd_mark_N |
st_men_otd_mark |
st_men_otd_mark@znak.ru |
|
7. |
Финансист |
* |
* |
fin_N |
fin |
fin@znak.ru |
Рис. . Окно группы пользователей
Для того, чтобы изменить состав группы пользователей, необходимо:
- Щелкнуть «мышью» по вкладке Пользователь в панели навигации.
- Щелкнуть «мышью» на ссылке Группы пользователей.
- В появившемся на экране списке зарегистрированных групп нужно щелкнуть «мышью» на название группы в колонке Идентификатор, либо два раза на ее описание в колонке Описания. Дальнейшие действия (включение в состав группы, исключение из состава группы) полностью идентичны тем, что выполняются при регистрации группы.
Рис. . Окно добавления группы пользователей
|
Удаление группы вызывает изменение в правах доступа пользователей, входящих в состав этой группы. Папки, к которым пользователи имеют доступ только в составе данной группы, окажутся для них недоступными. |
Для того, чтобы удалить группу пользователей, необходимо:
- Щелкнуть «мышью» по вкладке Пользователь в панели навигации.
- Щелкнуть «мышью» на ссылке Группы пользователей.
- Выбрать нужную группу в раскрывающемся списке групп и нажать кнопку Удалить группу. После выполнения этих действий выбранная группа будет удалена.
Лабораторная работа № 2.
Работа с папками
Цель – формирование профессиональных компетенций: способность эффективно использовать информационные системы управления документооборотом; получение навыков создания и изменения статуса папок в системе NauDoc.
Задание 5. Необходимо в режиме Администратор в папке Компании* создать папку с названием фирмы («N6 и Ко»). Далее в ней создать папку
для хранения финансовых документов фирмы, под названием Финансовые документы (рис. 34). Папка должна быть доступна для чтения
и редактирования только работникам финансового отдела и директору.
Рис. . Окно панели навигатора
Последовательность действий:
1. Создать папку с названием фирмы.
2. В папке с названием фирмы необходимо создать папку Финансовые документы.
3. Назначить групповые права доступа к этой папке финансовому отделу, группа «Финансовая группа N7».
4. Назначить персональные права доступа к этой папке Директору.
Для того, чтобы создать новую папку, необходимо:
- Первый способ: нужно воспользоваться кнопкой Новая папка
на панели инструментов NauDoc. - Второй способ: в правом верхнем углу блока основного содержания в раскрывающемся меню Новый объект нужно выбрать тип объекта Папка и нажать кнопку Создать.
- В обоих случаях на экране появится форма регистрации новой папки.
- В форме регистрации новой папки нужно обязательно заполнить поле Заголовок, также рекомендуется заполнить поле Описание – это упростит поиск нужной папки, если дерево папок сильно разрастется.
Для того, чтобы обеспечить групповые и персональные права на папку, необходимо:
- Убедиться, что пользователь имеет права Редактора.
- Для входа в форму Назначение прав доступа к папке нужно воспользоваться кнопкой Контроль доступа на панели инструментов NauDoc (рис. 35) .
Рис. . Кнопка Контроль доступа
- В окне Контроль доступа первоначально задать групповые права доступа для пользователей, объединенных в группу «Финансовая группа N». В таблице (рис. 36) в строке названия группы установить галочки
на значения Читатель, Писатель, Автор нажать кнопку Сохранить.
Рис. . Область настройки групповых прав доступа
- Далее в этом же окне задать персональные права доступа (рис. 37). В списке выбора пользователей выбрать Директора и нажать на кнопку >>. Затем в списке ролей пользователя выбрать роль Редактора и нажать кнопку Выдать персональный доступ.
Рис. . Область настройки персональных прав доступа
|
В NauDoc используется гибкая система разграничения доступа. Управление правами доступа осуществляется на основе стандартных ролей – Редактор, Писатель, Автор и Читатель (табл.3). |
Таблица .
Полномочия прав доступа для ролей пользователей
|
Полномочия |
Редактор |
Писатель |
Автор |
Читатель |
|
Создание новых папок |
+ |
– |
– |
– |
|
Назначение прав доступа |
+ |
– |
– |
– |
|
Создание документов |
+ |
+ |
+ |
– |
|
Редактирование документов |
+* |
+* |
+** |
– |
|
Удаление документов |
+ |
+* |
+** |
– |
|
Чтение документов |
+ |
+ |
+** |
+ |
|
Создание комментариев к документам |
+ |
+ |
+** |
+ |
|
Смена владельца документа |
+ |
– |
– |
– |
* – документы, владельцем которых является пользователь, и документы со статусом «Открыть для группы»;
** – только документы, владельцем которых является данный пользователь.
Задание 6. Самостоятельно создать группу пользователей «Продажи N8» и включить в нее следующих пользователей: директор, старший менеджер отдела маркетинга, менеджер финансового отдела, менеджер
по продажам, руководитель отдела маркетинга, менеджер отдела маркетинга.
Задание 7. В папке вашей компании создать папку Продажи, выдать доступ для входа в нее группе пользователей «Продажи N».
Задание 8. Было обнаружено, что в папке Финансовые документы одним из сотрудников бухгалтерии перепутаны конечные суммы в отчетах
за период и созданы несоответствующие действительности документы. Существует опасность того, что другие работники бухгалтерии смогут создать неверные финансовые документы на основе ошибочных данных. Необходимо временно заморозить папку, пока ошибка не будет найдена
и исправлена.
Последовательность действий:
- Изменить статус папки на Замороженная, тогда изменение, добавление и удаление документов внутри папки будет запрещено.
- Когда ошибку исправят, можно будет вновь изменить статус папки на Редактируемая.
- Изменить статус папки на Редактируемая.
Ключ к заданию:
Сразу после создания папки вы автоматически переходите в нее. Вновь созданная папка не содержит документов (вместо списка документов указано Папка пуста).
|
Любая папка в системе NauDoc может иметь один из трех основных статусов: Редактируемая – возможно создавать, изменять и удалять документы внутри этой папки. Замороженная – изменение, добавление и удаление документов внутри папки запрещено, но есть возможность изменить статус папки на «Редактируемая». Фиксированная – папка недоступна для изменений, статус папки неизменяем. Статус папки отображается в правом верхнем углу рабочей области. Сразу после создания папка получает статус Редактируемая (рис. 38). |
Рис. . Окно содержания папки
Для того, чтобы изменить статус папки, необходимо:
- Изменить статус папки можно в раскрывающемся меню Статус, которое находится на панели инструментов. Например, со статуса Редактируемая на статус папки Замороженная.
- Изменить статус папки может только Редактор папки (в нашем случае – это Директор).
|
После того, как статус папки изменили на Замороженную, для возобновления работы в ней необходимо изменить статус на Редактируемая. |
Лабораторная работа № 3.
Работа с документами
Цель – формирование профессиональных компетенций: способность эффективно использовать информационные системы управления документооборотом; получение навыков создания различных документов, изменения владельцев, обеспечение многопользовательского режима работы в системе NauDoc.
Задание 9. Менеджеру отдела продаж (войти в систему под ролью Менеджер отдела продаж) требуется создать документ «Отчет за период»
в папке Финансовые документы и на вкладке Редактировать создать таблицу с расчетными данными.
Последовательность действий:
- Необходимо под ролью Менеджера отдела продаж перейти в папку Финансовые документы (см. табл. 2) и создать в ней новый документ «Отчет за период» (рис. 41).
- Создать файл Excel, назвать его «Расчеты». Внести данные расчетной таблицы согласно табл. 4.
- К созданному документу (на вкладке Вложения) необходимо прикрепить файл, с расчетными таблицами. На вкладке Вложения присоединить к созданному документу файл Расчеты.
Таблица .
|
№ |
Название |
Кол-во |
Сумма |
|
1 |
Электроды, уп. |
10 |
5 000,00р. |
|
2 |
Набор инструментов, шт. |
1 |
1 000,00р. |
|
3 |
Саморезы, ящик |
1 |
500,00р. |
|
4 |
Клей ПВА, банки |
2 |
200,00р. |
|
|
Итого |
6 700,00р. |
Ключ к заданию:
Для того чтобы зайти под ролью какого-либо пользователя необходимо:
1. На вкладке Пользователь панели навигации, выбрать опцию Выход из системы. В открывшемся окне (рис. 39) нажать на кнопку Продолжить
2. Далее в окне идентификации пользователя (рис. 29) ввести логин
и пароль необходимого пользователя.
Рис. . Диалоговое окно смены пользователей
|
Создать новый документ можно только в папке, где пользователь имеет право Редактор, Писатель или Автор. |
Для того, чтобы создать документ, необходимо:
- Нажать кнопку Новый документ на панели инструментов NauDoc или выбрать объект Документ в раскрывающемся списке Новый объект (рис. 40).
Рис. . Окно вставки нового объекта
- Нажать кнопку Создать.
- В форме регистрации нового документа обязательно заполнить поле Заголовок. Рекомендуется заполнять поле Описание – это может позволить другим пользователям понять суть документа без его открытия.
- После того, как введено название документа и его описание,
на экране появляется окно документа (рис. 41).
Рис. . Окно редактирования документа
- Набор текста и форматирование происходят на вкладке Редактирование.
- На вкладке Вложения пользователь может присоединить
к созданному документу любой файл, например Расчеты, созданный
в Microsoft Excel.
Рис. . Окно документа с вложением
Задание 10. Сменить владельца документа «Отчет за период»
на другого сотрудника – менеджера финансового отдела (табл. 2).
|
По правилам документооборота, принятым в NauDoc, у каждого документа имеется владелец, то есть лицо, ответственное Изначально владельцем документа является пользователь, создавший данный документ. |
Для того, чтобы сменить владельца версии документа, необходимо:
- Открыть документ, для которого необходимо назначить нового владельца.
- Выбрать нужную версию документа.
- В панели инструментов NauDoc, в раскрывающемся списке выбрать Документ / Сменить владельца (Рис. 44).
Рис. . Поле владельца документа
Рис. . Операция смены владельца документа
- После выполнения этих действий на экране появится форма выбора нового владельца документа (Рис. 45).
Рис. . Окно выбора нового владельца документа
- В форме необходимо выбрать нового владельца документа.
Для этого требуется в поле Владелец выделить «мышью» запись пользователя, которого необходимо назначить новым владельцем документа. - Нажать кнопку Применить.
После выполнения этих действий владельцем документа станет выбранный пользователь.
Задание 11. Менеджеру отдела продаж необходимо дать возможность ознакомиться с созданным отчетом руководителю отдела маркетинга. Руководитель должен просмотреть документ «Отчет за период», оставить свой комментарий. Затем менеджер отдела продаж перемещает документ
в архив.
Последовательность выполнения:
- Необходимо разрешить доступ к документу «Отчет за период» руководителю отдела маркетинга. Для этого ему необходимо разрешить доступ с правами Читателя ко всей папке Финансовые документы.
- Руководитель отдела маркетинга (войти в систему под ролью Руководителя отдела маркетинга, табл. 2) знакомится с содержимым документа и оставляет свой комментарий о качестве подготовки отчета.
- Менеджер отдела продаж (войти в систему под ролью Менеджера отдела продаж) знакомится с комментариями. Далее документ «Отчет
за период» он перемещает в архив.
|
Каждый документ в системе NauDoc обладает определенным статусом, отражающим его текущее состояние. Пять возможных статусов документа. Развиваемый. Данный статус документ получает автоматически сразу после его создания. Доступ к просмотру и комментированию документа со статусом Развиваемый получают все пользователи, имеющие права Читателя в данной папке. Скрытый. Доступ к просмотру и изменению документа со статусом «Скрытый» имеет только автор документа. Фиксированный. Редактирование, удаление или изменение статуса фиксированного документа запрещено. Групповой. Редактирование документа могут выполнять все пользователи, имеющие права Писателя в данной папке. Архив. Доступ к просмотру документа имеют пользователи, Текущий статус документа можно увидеть, находясь в папке этого документа (рис. 46). |
Рис. . Статус документа
Для того, чтобы изменить статус документа на «архивный», необходимо:
- Открыть документ.
- В раскрывающемся списке Статус выбрать значение Архив (рис. 47).
Рис. . Перемещение документа в архив
Задание 12. Менеджер финансового отдела создал документ «Износ МБП». Директору неизвестно, где именно сохранен этот документ, но ему необходимо ознакомиться с его содержанием. Используя встроенную систему поиска, директору необходимо найти документ «Износ МБП»
по ключевому слову «МБП».
Последовательность выполнения:
- Войти в систему NauDoc под ролью Менеджера финансового отдела (ввести системное имя и пароль Менеджера финансового отдела). Менеджер финансового отдела создает документ «Износ МБП».
- Войти в систему NauDoc под ролью Директора (ввести системное имя и пароль Директора).
- Используя встроенную систему поиска, осуществить поиск документа «Износ МБП». Для этого на панели управления необходимо перейти на вкладку Поиск. В строке поиска необходимо указать ключевое слово «МБП».
|
Можно осуществлять поиск последовательностей символов Результаты поиска сортируются по релевантности (по частоте употребления в документе искомого текста). |
Для осуществления поиска необходимо:
- На панели управления перейти на вкладку Поиск (рис. 48).
- На вкладке Поиск указать, все известные атрибуты документа, который необходимо найти.
Рис. . Окно поиска документа
Задание 13. Администратор создает новую папку «Договоры
с контрагентами». К этой папке должны иметь доступ с правами писателя: финансовый отдел (группа пользователей Финансовая группа N).
Задание 14. В папке «Договоры с контрагентами» Администратор создает папку «Договоры 2013» для хранения договоров за 2013 год. Затем
в этой папке менеджер финансового отдела создает документ
«Договор R10-1» (войти в систему под ролью Менеджера финансового отдела).
Задание 15. В папке «Договоры с контрагентами» Администратор создает папку «Договоры 2014». В этой папке будут храниться договоры
за 2014 год. Он замораживает эту папку, чтобы никто не смог создавать в ней документы или переносить их из других папок пока не наступит 2014 год.
Задание 16. Директор (войти в систему под ролью Директора) создает в папке «Договоры 2013» документ «Договор R10-2» (рис. 49) с текстом типового договора аренды банковского сейфа (форму договора скачать
из ИПС «КонсультантПлюс»).
Рис. . Документ «Договор R10-2»
Задание 17. Менеджер финансового отдела и директор осуществляют одновременную работу с документом «Договор R10-2». Для менеджера финансового отдела создается новая версия документа, название документа изменяется на «Договор c ОАО «Сбербанк»»». Менеджер финансового отдела изменяет текст договора.
Порядок действий:
1. Директор создает новую версию документа. Владельцем первой версии оставляет себя, владельцем второй версии назначает менеджера финансового отдела, переименовывая название документа на «Договор
c ОАО «Сбербанк»» (рис. 50).
Рис. . Версии документа «Договор R10-2»
2. Менеджер финансового отдела заполняет форму «Договор
c ОАО «Сбербанк»».
3. Директор сравнивает версии документа и вносит корректировки
по мере необходимости.
Для того чтобы создать новую версию документа, необходимо:
- Находясь в документе, перейти на вкладку Версии.
- Установить переключатель напротив той версии, на основе которой вы хотите создать новую.
- Нажать кнопку Создать новую версию (рис. 51).
Рис. . Создание новой версии документа
|
В системе Naudoc выделяют – младшую и старшую версии. При создании Младшей версии из версии «version 0.1» получим версию «version 0.2» (рис. 52). При создании Старшей получим версию «version 1.0». То есть происходит добавление единицы либо к старшему разряду, либо Вновь созданная версия сразу приобретает статус Текущая, ее содержимое начинает отображаться на вкладке Редактировать (рис. 53). |
Рис. . Виды версий документа
Рис. . Виды версий документа
|
Для того, чтобы ознакомится с текстом сохраненных версий или внести какие-либо изменения, нужно уметь переключаться с версии Для того, чтобы открыть версию, нужно кликнуть на ее заголовке. Версия приобретет статус Текущая, ее содержимое отобразится Основная версия – это та версия, которая отображается в окне редактирования сразу после открытия документа. |
Для того чтобы сделать какую-либо версию основной, необходимо:
- Установить слева переключатель рядом с версией.
- В ниспадающем меню Статус выбрать пункт Сделать версию основной (рис. 54).
Рис. . Окно выбора версии документа
Для того, чтобы обеспечить работу нескольких пользователей
с одним документом, необходимо:
1. Для каждого пользователя создать свою версию документа.
2. Для пользователя, которому необходимо внести изменения в текст документа, изменить статус документа на Открыть для группы. Для этого из раскрывающего списка Статус выбрать Открыть для группы. После чего пользователю станет доступна вкладка Редактировать.
Рис. . Отредактированная версия документа
Для того, чтобы сравнить содержимое двух версий, необходимо:
- Установить переключатели напротив тех версий, содержимое которых необходимо сравнить.
- Нажать кнопку Сравнить версии.
Рис. . Задание опций сравнения версий
На рис. 56 показано, что будет происходить сравнение версии «0.1» и версии «0.4». Система проводит сравнение двух выбранных версий и указывает на их отличия (рис. 57).
Рис. . Результат сравнения версий
Задание 18. Менеджеру отдела продаж было поручено отредактировать пункт 2 в документе «Договор с ОАО «Сбербанк»».
Задание 19. Менеджер отдела продаж регулярно работает с папкой «Финансовые документы». Из-за того, что в этой папке хранится много документов и отчетов, созданных другими сотрудниками финансового отдела, поиск нужных осложняется. Необходимо в папке «Финансовые документы» установить фильтр, чтобы отображались только те документы и те папки, для которых менеджер отдела продаж является автором.
Последовательность выполнения:
- Создать фильтр с необходимыми критериями.
- Применить созданный фильтр.
Для того, чтобы запустить фильтр, необходимо:
- Отобразить панель настройки фильтра, для этого воспользоваться кнопкой Установить фильтр на панели инструментов NauDoc или нажать
на ссылку внизу страницы Фильтр отображения не используется (рис. 58). - Для того, чтобы скрыть фильтр, нужно нажать на кнопку Скрыть панель в правом верхнем углу панели.
Рис. . Установка фильтра
Для того, чтобы создать новый фильтр, необходимо:
- Ввести название нового фильтра в поле Название фильтра (рис. 59).
- Выделить курсором необходимые объекты в поле Объекты и в поле Автор.
- Нажать кнопку Создать новый фильтр.
Для того, чтобы загрузить уже имеющийся фильтр, необходимо:
- Выбрать в списке Сохраненные фильтры нужный фильтр.
- Нажать кнопку Загрузить фильтр.
Для удаления ненужного более фильтра необходимо:
- Выбрать в сохраненных фильтрах тот фильтр, который надо удалить.
- Нажать кнопку Загрузить фильтр.
- Нажать кнопку Удалить фильтр.
Рис. . Диалоговое окно настройки фильтра
Для того, чтобы отменить фильтр, необходимо нажать кнопку Отключить фильтрование (рис.60).
Рис. . Отключение фильтра
Лабораторная работа № 4.
Создание заданий к документу
Цель – формирование профессиональных компетенций: способность эффективно использовать информационные системы управления документооборотом; получение навыков создания заданий к документу, используя при этом различные варианты контроля исполнения в системе NauDoc.
|
Назначение задания по документу происходит при переходе
|
Рис. . Окно назначения заданий к документу
Задание 20. Менеджер отдела продаж (войти в систему под ролью Менеджера отдела продаж) создает документ Задание, в котором дает указание Менеджеру отдела маркетинга составить рекламную статью. Также он назначает Старшего менеджера отдела маркетинга – контролером выполнения этого задания. После выполнения этого задания исполнитель и контролер должны предоставить отчеты (войти в систему под этими пользователями).
Последовательность выполнения:
- Менеджер отдела продаж создает документ Задание. Для этого
в папке своей компании создать новый документ, перейти на вкладку Задания, в области Типы заданий нажать кнопку Директива. - В открывшемся окне Параметры нового задания заполнить необходимые поля. В области Ответственные пользователи из списка пользователей выбрать того пользователя кому назначается задание – менеджера отдела маркетинга и нажать на кнопку . В области Контролер из списка выбрать контролера задания – старшего менеджера отдела маркетинга. Установить переключатель Условие завершения
в положение Вручную автором задания. Нажать на кнопку Добавить задание. - Менеджер отдела маркетинга должен принять к исполнению это задание. В его личном кабинете отразится входящее задание (рис. 62), необходимо перейти по ссылке в окне здания нажать на кнопку
Принять к исполнению.
Рис. . Входящие задания менеджера отдела маркетинга
- Менеджеру отдела маркетинга необходимо написать рекламную статью, для этого он создает папку «Рекламная компания», в ней создает документ с названием «Рекламная статья».
- После окончания работы над заданием Менеджер отдела маркетинга должен доложить о выполнении. Для этого перейти в задание и нажать кнопку Доложить о выполнении. После чего откроется окно задания, в поле комментарий написать «Статья подготовлена», в области Документ нажать кнопку Обзор, далее из списка выбрать папку «Рекламная компания», затем документ «Рекламная статья» (рис. 63).
- Нажать кнопку Доложить о выполнении.
- Далее перейти в личный кабинет контролера (Старший менеджер отдела маркетинга), в окне Мои задания у контролера будет отображаться входящее контрольное задание (рис. 64). Необходимо перейти в задание.
- Ознакомиться со статьей, подтвердить выполнение задания, написав комментарий «Статья принята» и нажав на кнопку Визировать.
Рис. . Окно задания
Рис. . Задания проконтролировать
- Далее контролер отправляет уведомление о принятии статьи.
Для этого он ставит галочку напротив фамилии менеджера отдела маркетинга и нажимает на кнопку Отправить уведомление, с текстом «Статья принята». - Изучив отчеты контролера и ответственного пользователя, менеджер отдела продаж завершает задание.
Задание 21. Директор создает документ «График отпусков»
с примерным графиком отпусков на 2013 год. Необходимо, чтобы все работники предприятия в обязательном порядке ознакомились с этим документом и высказали свои пожелания.
Последовательность выполнения:
- Директор создает документ «График отпусков на 2013 г.» (рис. 65).
- Он создает к этому документу задание категории Информация.
- Пользователи изучают документ «График отпусков» и высказывают свои пожелания. Для этого они нажимают кнопку Ознакомлен на карточке задания и в поле Комментарий описывают свое согласие или несогласие
с текстом документа. - Директор знакомится с комментариями, которые оставлены пользователями, и завершает задание.
Рис. . Документ-задание «График отпусков на 2013 год»
Задание 22. Главный финансист (войти в систему под ролью Главного финансиста) создает документ «Приказ 1810». Необходимо отправить этот документ на подпись директору.
Последовательность выполнения:
- Главный финансист создать документ «Приказ 1810» (войти
в систему под ролью Главного финансиста). - Он создает к этому документу задание типа Запрос на подпись, назначает ответственным пользователем директора.
- Директор (войти в систему под ролью Директора) знакомится
с текстом документа и подписывает его. Задание автоматически завершается. - Во входящих заданиях у директора появилось новое задание Запрос на подпись. Он открывает карточку задания, изучает документ, затем подписывает его. Для этого он нажимает кнопку Подписать.
- Сразу после подписания документа «Приказ 1810» директором Запрос на подпись из папки новые входящие задания перемещается
в папку завершенные. - Руководитель финансового отдела знакомится с комментариями, которые оставлены директором в ходе подписания документа. После подписания директором документа «Приказ 1810», задание Запрос
на подпись автоматически завершилось, то есть в исходящих заданиях
у руководителя финансового отдела теперь нет действующих заданий. - Руководитель финансового отдела на вкладке Завершенные задания знакомится с комментариями, которые оставлены директором.
Задание 23. Менеджер отдела продаж создает документ «Маркетинговая программа на 2013 год». Он отправляет этот документ
на согласование Руководителю отдела маркетинга и Директору. В этом задании важен порядок согласования. Необходимо чтобы сначала с этим документом ознакомился Руководитель отдела маркетинга, если документ не будет им одобрен, то отправлять этот документ на согласование Директору не нужно.
Последовательность выполнения:
- Менеджер отдела продаж создает документ «Маркетинговая программа на 2013 год».
- Менеджер отдела продаж отправляет этот документ на пошаговое согласование Руководителю отдела маркетинга и Директору. Необходимо выбрать тип согласования Согласование по маршруту.
- Руководитель отдела маркетинга удовлетворяет запрос
на согласование. Во входящих заданиях у Руководителя отдела маркетинга отобразилось новое задание Запрос на согласование. Он знакомится
с содержимым документа и удовлетворяет запрос. Для этого на карточке запроса он нажимает кнопку Удовлетворить запрос. Затем в поле Комментарий обосновывает свое решение. - Директор удовлетворяет запрос на согласование. Директор знакомится с содержимым документа и отклоняет запрос. Для этого
на карточке запроса он нажимает кнопку Отклонить запрос. В поле Комментарий указывает причины того, что запрос был отклонен. Информация введенная в поле комментарий будет являться отчетом пользователя по этому заданию. - Менеджер отдела продаж завершает пошаговое согласование документа. Он знакомится с комментариями, которые оставлены участниками согласования. Для этого он заходит в само задание и просматривает результат. Для более удобного извлечения информации можно воспользоваться кнопкой Структура задания. После этого на экран будет выведена информация о ходе согласования документа всеми его участниками.
Задание 24. Директор создает документ «Исследование рынка», к нему создает задание типа Директива и назначает ответственным пользователем Руководителя отдела маркетинга. Получив задание от директора, руководитель отдела продаж поручает выполнить его своему подчиненному – Менеджеру отдела маркетинга. После того, как задание будет выполнено, он должен составить окончательный отчет, а Руководитель отдела маркетинга должен отчитаться перед директором.
Задание 25. Секретарь отправляет на подпись директору документ «Начальник отдела маркетинга» (созданный в папке «Должностные инструкции»).
Задание 26. Старший менеджер отдела маркетинга в своей личной папке создает документ «Название магазина», в котором предлагает вариант названия для вновь открывающегося магазина. Затем он отправляет документ на пошаговое согласование. Ответственными пользователями назначает Руководителя отдела маркетинга и Директора. Они должны высказать свое мнение по поводу предлагаемого названия.
Лабораторная работа № 5.
Категории документов
Цель – формирование профессиональных компетенций: способность эффективно использовать информационные системы управления документооборотом; получение навыков работы с различными категориями документов в системе NauDoc.
Задание 27. Директор создает документ «Денежные премии за июль»,
с которым должны иметь возможность ознакомиться все работники предприятия. То есть необходимо обеспечить массовый доступ
к содержанию этого документа независимо от его реального месторасположения.
Последовательность выполнения:
- Необходимо создать документ «Денежные премии за июль» категории Директива. На этапе заполнении полей регистрационной формы
в раскрывающемся списке Категория требуется выбрать пункт Директива. - Необходимо ввести директиву в действие (изменить статус Директивного документа). Сразу после создания директивный документ получает статус Развиваемый, то есть становится доступным для чтения только в папке, где он непосредственно расположен. Для обеспечения широкого доступа к его содержанию требуется сделать его Действующим. Для этого нужно в раскрывающемся меню Статус выбрать Применить.
|
Директивный документ, получивший статус Действующий, становится доступен для чтения во всех вложенных папках Действие директивного документа можно прекратить: в этом случае документ перестанет быть доступным для чтения во вложенных папках. Для прекращения действия директивного документа его требуется перевести в статус Развиваемый. |
Задание 28. Администратор создает в папке «Хранилище документов» директивный документ «С 8 марта!» (категория документа «Директива»), затем вводит директиву в действие так, что она становится видна всем пользователям NauDoc, независимо от их прав на папку «Хранилище документов».
1 Вместо N студент записывает свою фамилию
2 Вместо N студент записывает свою фамилию, например «Иванов и Ко»
3 Cтудент записывает свою фамилию
4 Cтудент записывает свою фамилию латинскими буквами
* Если папка «Компании» отсутствует в корневой папке, то ее необходимо создать.
6 Вместо N студент записывает свою фамилию, например «Иванов и Ко»
7 Вместо N студент записывает свою фамилию
8 Вместо N студент записывает свою фамилию, например «Иванов и Ко»
PAGE 1
2. Фразеологизмы и их роль в речи политиков (на материале политических дебатов).html
3. Радиолокация как научно-техническое направление в радиотехнике
4. ~дістемелік кешені ПО~К Е~У 57 ден бет
5. Тема 4. Половые и индивидуальные различия протекания старости Половые особенности старения Снижение ли
6. тема отличий внутри МГЕР не привязанная напрямую к должностному статусу внутри организации Задачи-
7. Дефектология 2 курс Психическое развитие в младенческом возрасте
8. на тему- Альтернативная гидроэнергетика Выполнила студентка группы 13БЖК1 А
9. Конституційні погляди Станіслава Севериновича Дністрянського
10. Ограничение дееспособности
11. Целобластула образуется при полном равномерном дроблении из яйцеклеток гомолецитального типа ланцетник
12. Реферат- Метод самонаблюдения- его разновидности, возможности, ограничения
13. КАЛМЫЦКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНЖЕНЕРНОТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ КАФЕДРА АГРОИНЖЕНЕРИИ
14. Слово Спасения декабрь 2013 г
15. Деньги, их сущность, природа и виды
16. Модуль IV Политические институты Программа модуля Государство в политической системе общества.
17. Индия
18. Вариант 5 Прод
19. Система гражданских ценностей Древнего Рим
20. Лекция 4 Анализ статистической информации о надежности изделия