Лабораторная работа 14

Работа добавлена на сайт samzan.net:

Программу можно скачать по адресу www.naudoc.ru раздел СКАЧАТЬ, программа Naudoc

Раздел. Система электронного документооборота NauDoc

Цель – формирование общекультурных и профессиональных компетенций: понимание роли и значения информации и информационных технологий в развитии современного общества; способность эффективно использовать корпоративные информационные системы; владение средствами программного управления документооборотом на примере системы NauDoc.

Лабораторная работа № 1.
Работа с пользователями

Цель – формирование профессиональных компетенций: способность эффективно использовать информационные системы управления документооборотом; владение основными способами работы
с пользователями в системе NauDoc.

Задание 1. Войти в систему под правами Администратора.

Для того, чтобы войти в систему в режиме Администратора, необходимо:

1.  По команде Пуск / Программы – NauDoc 5 из раскрывающегося списка выбрать Запустить NauDoc, а затем команду Открыть NauDoc.
2.  В открывшемся окне интернет-браузера (например, Internet Explorer), в появившемся окне авторизации (рис. 29) ввести данные учетной записи администратора NauDoc (по умолчанию имя пользователя – admin, пароль – admin).

Пароль сохранять не нужно. Имя пользователя и пароль чувствительны к регистру букв.

Рис. . Окно авторизации пользователя

1.  При первом запуске системы осуществить ее настройку, последовательно нажимая кнопку Далее на шагах Инициализация, Основные настройки, Настройки эл. почты, Активация лицензии.
2.  На шаге Выбор редакции выбрать редакцию NauDoc Free и установить переключатель в нужное положение. Затем последовательно нажать кнопки Далее и Завершить.

Задание 2. При первом запуске системы удалить пользователей: директор, сотрудник, zadmin.

Любой зарегистрированный пользователь может быть удален, кроме пользователя «Администратор».

Для того, чтобы удалить пользователя, необходимо:

1.  Щелкнуть «мышью» по вкладке (Пользователь) в панели навигации.
2.  Установить флажок рядом с тем пользователем, которого необходимо удалить (рис. 30).

Рис. . Окно списка пользователей

1.  Нажать кнопку Удалить. После выполнения этих действий выбранный пользователь будет удален.

Задание 3. Администратор создает новых пользователей, согласно табл.2.

Каждый студент вводит пользователей (сотрудников организации) вставляя в фамилию пользователя вместо знака * в столбце «Имя» свое имя, а в столбце «Отчество» свою фамилию. Например, Для студента «Иванов Александр Евгеньевич» будет «Директор Александр Иванов»

Для того, чтобы создать нового пользователя, необходимо:

1.  Щелкнуть «мышью» по вкладке «Пользователь» на панели навигации.
2.  Щелкнуть «мышью» на ссылке Управление пользователями.
3.  Нажать кнопку Создать пользователя.
4.  На экране появится регистрационная форма.
5.  В вызванной форме необходимо заполнить поля (системное имя, пароль, адрес электронной почты, фамилия, имя, отчество, компания).
6.  После того, как поля будут заполнены, необходимо для всех пользователей установить галочку Не создавать личную папку ().
7.  Далее нажать кнопку Создать пользователя. После выполнения этого действия система сообщит, что пользователь добавлен в систему.

Задание 4. Администратор создает группу пользователей финансового отдела (название «Финансовая группа N1»), в состав группы включить сотрудников следующих должностей: бухгалтер, главный финансист, кассир, менеджер по продажам, менеджер финансового отдела, финансист.

Последовательность действий:

1. Создать группу пользователей.

2. Включить в нее соответствующих сотрудников: бухгалтер, главный, финансист, кассир, менеджер по продажам, менеджер финансового отдела, финансист.

Для того, чтобы создать группу пользователей, необходимо:

1.  Щелкнуть «мышью» по вкладке (Пользователь) на панели навигации.
2.  Перейти на вкладку Группы (рис. 31).
3.  После выполнения этих действий на экране появится список зарегистрированных групп и форма создания групп (рис. 32).
4.  Для создания новой группы требуется ввести название группы
   в текстовое поле и нажать кнопку Создать группу.
5.  После того, как группа создана с указанным названием, на экране появится форма, позволяющая сформировать состав группы (рис. 33).
6.  Для включения пользователя в состав группы требуется выделить его запись в столбце Все пользователи и нажать кнопку >>. После этого запись пользователя появится в столбце Члены группы.
7.  Если требуется исключить пользователя из состава группы, выделите его запись в столбце Члены группы и нажмите кнопку <<.
8.  После того, как состав группы сформирован, нажмите кнопку Применить.

Рис. . Вкладка Группы

Таблица .

Компания «N2 и Ко»

№	Фамилия	Имя	Отчество3	Системное имя	Пароль	Адрес эл. почты
1.	Бухгалтер	*	*	buh_N4	buh	buh@znak.ru
3.	Главный финансист	*	*	gl_fin_N	gl_fin	gl_fin@znak.ru
2.	Директор	*	*	direktor_N	direktor	direktor@znak.ru
5.	Кассир	*	*	kassir_N	kassir	kassir@znak.ru
12.	Менеджер отдела маркетинга	*	*	men_otd_mark_N	men_otd_mark	men_otd_mark@znak.ru
11.	Менеджер по персоналу	*	*	men_person_N	men_person	men_person@znak.ru
9.	Менеджер по продажам	*	*	men_prod_N	men_prod	men_prod@znak.ru
8.	Менеджер финансового отдела	*	*	men_fin_otd_N	men_fin_otd	men_fin_otd@znak.ru
10.	Руководитель отдела маркетинга	*	*	ruk_otd_mark_N	ruk_otd_mark	ruk_otd_mark@znak.ru
4.	Секретарь	*	*	sekr_N	sekr	sekr@znak.ru
6.	Старший менеджер отдела маркетинга	*	*	st_men_otd_mark_N	st_men_otd_mark	st_men_otd_mark@znak.ru
7.	Финансист	*	*	fin_N	fin	fin@znak.ru

Рис. . Окно группы пользователей

Для того, чтобы изменить состав группы пользователей, необходимо:

1.  Щелкнуть «мышью» по вкладке Пользователь в панели навигации.
2.  Щелкнуть «мышью» на ссылке Группы пользователей.
3.  В появившемся на экране списке зарегистрированных групп нужно щелкнуть «мышью» на название группы в колонке Идентификатор, либо два раза на ее описание в колонке Описания. Дальнейшие действия (включение в состав группы, исключение из состава группы) полностью идентичны тем, что выполняются при регистрации группы.

Рис. . Окно добавления группы пользователей

Удаление группы вызывает изменение в правах доступа пользователей, входящих в состав этой группы. Папки, к которым пользователи имеют доступ только в составе данной группы, окажутся для них недоступными.

Для того, чтобы удалить группу пользователей, необходимо:

1.  Щелкнуть «мышью» по вкладке Пользователь в панели навигации.
2.  Щелкнуть «мышью» на ссылке Группы пользователей.
3.  Выбрать нужную группу в раскрывающемся списке групп и нажать кнопку Удалить группу. После выполнения этих действий выбранная группа будет удалена.

Лабораторная работа № 2.
Работа с папками

Цель – формирование профессиональных компетенций: способность эффективно использовать информационные системы управления документооборотом; получение навыков создания и изменения статуса папок в системе NauDoc.

Задание 5. Необходимо в режиме Администратор в папке Компании* создать папку с названием фирмы («N6 и Ко»). Далее в ней создать папку
для хранения финансовых документов фирмы, под названием Финансовые документы (рис. 34). Папка должна быть доступна для чтения
и редактирования только работникам финансового отдела и директору.

Рис. . Окно панели навигатора

Последовательность действий:

1. Создать папку с названием фирмы.

2. В папке с названием фирмы необходимо создать папку Финансовые документы.

3. Назначить групповые права доступа к этой папке финансовому отделу, группа «Финансовая группа N7».

4. Назначить персональные права доступа к этой папке Директору.

Для того, чтобы создать новую папку, необходимо:

1.  Первый способ: нужно воспользоваться кнопкой Новая папка
   на панели инструментов NauDoc.
2.  Второй способ: в правом верхнем углу блока основного содержания в раскрывающемся меню Новый объект нужно выбрать тип объекта Папка и нажать кнопку Создать.
3.  В обоих случаях на экране появится форма регистрации новой папки.
4.  В форме регистрации новой папки нужно обязательно заполнить поле Заголовок, также рекомендуется заполнить поле Описание – это упростит поиск нужной папки, если дерево папок сильно разрастется.

Для того, чтобы обеспечить групповые и персональные права на папку, необходимо:

1.  Убедиться, что пользователь имеет права Редактора.
2.  Для входа в форму Назначение прав доступа к папке нужно воспользоваться кнопкой Контроль доступа на панели инструментов NauDoc (рис. 35) .

Рис. . Кнопка Контроль доступа

1.  В окне Контроль доступа первоначально задать групповые права доступа для пользователей, объединенных в группу «Финансовая группа N». В таблице (рис. 36) в строке названия группы установить галочки
   на значения Читатель, Писатель, Автор нажать кнопку Сохранить.

Рис. . Область настройки групповых прав доступа

1.  Далее в этом же окне задать персональные права доступа (рис. 37). В списке выбора пользователей выбрать Директора и нажать на кнопку >>. Затем в списке ролей пользователя выбрать роль Редактора и нажать кнопку Выдать персональный доступ.

Рис. . Область настройки персональных прав доступа

В NauDoc используется гибкая система разграничения доступа. Управление правами доступа осуществляется на основе стандартных ролей – Редактор, Писатель, Автор и Читатель (табл.3).

Таблица .

Полномочия прав доступа для ролей пользователей

Полномочия	Редактор	Писатель	Автор	Читатель
Создание новых папок	+	–	–	–
Назначение прав доступа	+	–	–	–
Создание документов	+	+	+	–
Редактирование документов	+*	+*	+**	–
Удаление документов	+	+*	+**	–
Чтение документов	+	+	+**	+
Создание комментариев к документам	+	+	+**	+
Смена владельца документа	+	–	–	–

 * – документы, владельцем которых является пользователь, и документы со статусом «Открыть для группы»;

** – только документы, владельцем которых является данный пользователь.

Задание 6. Самостоятельно создать группу пользователей «Продажи N8» и включить в нее следующих пользователей: директор, старший менеджер отдела маркетинга, менеджер финансового отдела, менеджер
по продажам, руководитель отдела маркетинга, менеджер отдела маркетинга.

Задание 7. В папке вашей компании создать папку Продажи, выдать доступ для входа в нее группе пользователей «Продажи N».

Задание 8. Было обнаружено, что в папке Финансовые документы одним из сотрудников бухгалтерии перепутаны конечные суммы в отчетах
за период и созданы несоответствующие действительности документы. Существует опасность того, что другие работники бухгалтерии смогут создать неверные финансовые документы на основе ошибочных данных. Необходимо временно заморозить папку, пока ошибка не будет найдена
и исправлена.

Последовательность действий:

1.  Изменить статус папки на Замороженная, тогда изменение, добавление и удаление документов внутри папки будет запрещено.
2.  Когда ошибку исправят, можно будет вновь изменить статус папки на Редактируемая.
3.  Изменить статус папки на Редактируемая.

Ключ к заданию:

Сразу после создания папки вы автоматически переходите в нее. Вновь созданная папка не содержит документов (вместо списка документов указано Папка пуста).

Любая папка в системе NauDoc может иметь один из трех основных статусов: Редактируемая – возможно создавать, изменять и удалять документы внутри этой папки. Замороженная – изменение, добавление и удаление документов внутри папки запрещено, но есть возможность изменить статус папки на «Редактируемая». Фиксированная – папка недоступна для изменений, статус папки неизменяем. Статус папки отображается в правом верхнем углу рабочей области. Сразу после создания папка получает статус Редактируемая (рис. 38).

Рис. . Окно содержания папки

Для того, чтобы изменить статус папки, необходимо:

1.  Изменить статус папки можно в раскрывающемся меню Статус, которое находится на панели инструментов. Например, со статуса Редактируемая на статус папки Замороженная.
2.  Изменить статус папки может только Редактор папки (в нашем случае – это Директор).

После того, как статус папки изменили на Замороженную, для возобновления работы в ней необходимо изменить статус на Редактируемая.

Лабораторная работа № 3.
Работа с документами

Цель – формирование профессиональных компетенций: способность эффективно использовать информационные системы управления документооборотом; получение навыков создания различных документов, изменения владельцев, обеспечение многопользовательского режима работы в системе NauDoc.

Задание 9. Менеджеру отдела продаж (войти в систему под ролью Менеджер отдела продаж) требуется создать документ «Отчет за период»
в папке Финансовые документы и на вкладке Редактировать создать таблицу с расчетными данными.

Последовательность действий:

1.  Необходимо под ролью Менеджера отдела продаж перейти в папку Финансовые документы (см. табл. 2) и создать в ней новый документ «Отчет за период» (рис. 41).
2.  Создать файл Excel, назвать его «Расчеты». Внести данные расчетной таблицы согласно табл. 4.
3.  К созданному документу (на вкладке Вложения) необходимо прикрепить файл, с расчетными таблицами. На вкладке Вложения присоединить к созданному документу файл Расчеты.

Таблица .

№	Название	Кол-во	Сумма
1	Электроды, уп.	10	5 000,00р.
2	Набор инструментов, шт.	1	1 000,00р.
3	Саморезы, ящик	1	500,00р.
4	Клей ПВА, банки	2	200,00р.
	Итого	6 700,00р.

Ключ к заданию:

Для того чтобы зайти под ролью какого-либо пользователя необходимо:

1. На вкладке Пользователь панели навигации, выбрать опцию Выход из системы. В открывшемся окне (рис. 39) нажать на кнопку Продолжить

2. Далее в окне идентификации пользователя (рис. 29) ввести логин
и пароль необходимого пользователя.

Рис. . Диалоговое окно смены пользователей

Создать новый документ можно только в папке, где пользователь имеет право Редактор, Писатель или Автор.

Для того, чтобы создать документ, необходимо:

1.  Нажать кнопку Новый документ  на панели инструментов NauDoc или выбрать объект Документ в раскрывающемся списке Новый объект (рис. 40).

Рис. . Окно вставки нового объекта

1.  Нажать кнопку Создать.
2.  В форме регистрации нового документа обязательно заполнить поле Заголовок. Рекомендуется заполнять поле Описание – это может позволить другим пользователям понять суть документа без его открытия.
3.  После того, как введено название документа и его описание,
   на экране появляется окно документа (рис. 41).

Рис. . Окно редактирования документа

1.  Набор текста и форматирование происходят на вкладке Редактирование.
2.  На вкладке Вложения пользователь может присоединить
   к созданному документу любой файл, например Расчеты, созданный
   в Microsoft Excel.

Рис. . Окно документа с вложением

Задание 10. Сменить владельца документа «Отчет за период»
на другого сотрудника – менеджера финансового отдела (табл. 2).

По правилам документооборота, принятым в NauDoc, у каждого документа имеется владелец, то есть лицо, ответственное за содержание документа. Владелец документа обладает правами на редактирование и удаление документа. Имя владельца отображается на вкладке Вид, в окне редактирования документа (рис. 43). Изначально владельцем документа является пользователь, создавший данный документ.

Для того, чтобы сменить владельца версии документа, необходимо:

1.  Открыть документ, для которого необходимо назначить нового владельца.
2.  Выбрать нужную версию документа.
3.  В панели инструментов NauDoc, в раскрывающемся списке выбрать Документ / Сменить владельца (Рис. 44).

Рис. . Поле владельца документа

Рис. . Операция смены владельца документа

1.  После выполнения этих действий на экране появится форма выбора нового владельца документа (Рис. 45).

Рис. . Окно выбора нового владельца документа

1.  В форме необходимо выбрать нового владельца документа.
   Для этого требуется в поле Владелец выделить «мышью» запись пользователя, которого необходимо назначить новым владельцем документа.
2.  Нажать кнопку Применить.

После выполнения этих действий владельцем документа станет выбранный пользователь.

Задание 11. Менеджеру отдела продаж необходимо дать возможность ознакомиться с созданным отчетом руководителю отдела маркетинга. Руководитель должен просмотреть документ «Отчет за период», оставить свой комментарий. Затем менеджер отдела продаж перемещает документ
в архив.

Последовательность выполнения:

1.  Необходимо разрешить доступ к документу «Отчет за период» руководителю отдела маркетинга. Для этого ему необходимо разрешить доступ с правами Читателя ко всей папке Финансовые документы.
2.  Руководитель отдела маркетинга (войти в систему под ролью Руководителя отдела маркетинга, табл. 2) знакомится с содержимым документа и оставляет свой комментарий о качестве подготовки отчета.
3.  Менеджер отдела продаж (войти в систему под ролью Менеджера отдела продаж) знакомится с комментариями. Далее документ «Отчет
   за период» он перемещает в архив.

Каждый документ в системе NauDoc обладает определенным статусом, отражающим его текущее состояние. Пять возможных статусов документа. Развиваемый. Данный статус документ получает автоматически сразу после его создания. Доступ к просмотру и комментированию документа со статусом Развиваемый получают все пользователи, имеющие права Читателя в данной папке. Скрытый. Доступ к просмотру и изменению документа со статусом «Скрытый» имеет только автор документа. Фиксированный. Редактирование, удаление или изменение статуса фиксированного документа запрещено. Групповой. Редактирование документа могут выполнять все пользователи, имеющие права Писателя в данной папке. Архив. Доступ к просмотру документа имеют пользователи, у которых, как минимум, права Читателя в данной папке. Редактирование и комментирование документов в данном статусе запрещено. Текущий статус документа можно увидеть, находясь в папке этого документа (рис. 46).

Рис. . Статус документа

Для того, чтобы изменить статус документа на «архивный», необходимо:

1.  Открыть документ.
   1.  В раскрывающемся списке Статус выбрать значение Архив (рис. 47).

Рис. . Перемещение документа в архив

Задание 12. Менеджер финансового отдела создал документ «Износ МБП». Директору неизвестно, где именно сохранен этот документ, но ему необходимо ознакомиться с его содержанием. Используя встроенную систему поиска, директору необходимо найти документ «Износ МБП»
по ключевому слову «МБП».

Последовательность выполнения:

1.  Войти в систему NauDoc под ролью Менеджера финансового отдела (ввести системное имя и пароль Менеджера финансового отдела). Менеджер финансового отдела создает документ «Износ МБП».
2.  Войти в систему NauDoc под ролью Директора (ввести системное имя и пароль Директора).
3.  Используя встроенную систему поиска, осуществить поиск документа «Износ МБП». Для этого на панели управления необходимо перейти на вкладку Поиск. В строке поиска необходимо указать ключевое слово «МБП».

Можно осуществлять поиск последовательностей символов не только в тексте документов, но и во вложенных файлах и свойствах папок. Можно осуществлять поиск по стандартным реквизитам документа или среди документов определенных категорий (например, среди документов категории Нормативный документ). Пользователь, также, может выбирать область поиска (доступные документы, только текущая папка, начиная с текущей папки). Результаты поиска сортируются по релевантности (по частоте употребления в документе искомого текста).

Для осуществления поиска необходимо:

1.  На панели управления перейти на вкладку Поиск (рис. 48).
2.  На вкладке Поиск указать, все известные атрибуты документа, который необходимо найти.

Рис. . Окно поиска документа

Задание 13. Администратор создает новую папку «Договоры
с контрагентами». К этой папке должны иметь доступ с правами писателя: финансовый отдел (группа пользователей Финансовая группа N).

Задание 14. В папке «Договоры с контрагентами» Администратор создает папку «Договоры 2013» для хранения договоров за 2013 год. Затем
в этой папке менеджер финансового отдела создает документ
«Договор R10-1» (войти в систему под ролью Менеджера финансового отдела).

Задание 15. В папке «Договоры с контрагентами» Администратор создает папку «Договоры 2014». В этой папке будут храниться договоры
за 2014 год. Он замораживает эту папку, чтобы никто не смог создавать в ней документы или переносить их из других папок пока не наступит 2014 год.

Задание 16. Директор (войти в систему под ролью Директора) создает в папке «Договоры 2013» документ «Договор R10-2» (рис. 49) с текстом типового договора аренды банковского сейфа (форму договора скачать
из ИПС «КонсультантПлюс»).

Рис. . Документ «Договор R10-2»

Задание 17. Менеджер финансового отдела и директор осуществляют одновременную работу с документом «Договор R10-2». Для менеджера финансового отдела создается новая версия документа, название документа изменяется на «Договор c ОАО «Сбербанк»»». Менеджер финансового отдела изменяет текст договора.

Порядок действий:

1. Директор создает новую версию документа. Владельцем первой версии оставляет себя, владельцем второй версии назначает менеджера финансового отдела, переименовывая название документа на «Договор
c ОАО «Сбербанк»» (рис. 50).

Рис. . Версии документа «Договор R10-2»

2. Менеджер финансового отдела заполняет форму «Договор
c ОАО «Сбербанк»».

3. Директор сравнивает версии документа и вносит корректировки
по мере необходимости.

Для того чтобы создать новую версию документа, необходимо:

1.  Находясь в документе, перейти на вкладку Версии.
2.  Установить переключатель напротив той версии, на основе которой вы хотите создать новую.
3.  Нажать кнопку Создать новую версию (рис. 51).

Рис. . Создание новой версии документа

В системе Naudoc выделяют – младшую и старшую версии. При создании Младшей версии из версии «version 0.1» получим версию «version 0.2» (рис. 52). При создании Старшей получим версию «version 1.0». То есть происходит добавление единицы либо к старшему разряду, либо к младшему, в зависимости от выбора. Вновь созданная версия сразу приобретает статус Текущая, ее содержимое начинает отображаться на вкладке Редактировать (рис. 53).

Рис. . Виды версий документа

Рис. . Виды версий документа

Для того, чтобы ознакомится с текстом сохраненных версий или внести какие-либо изменения, нужно уметь переключаться с версии на версию (изменять Текущую версию). Для того, чтобы открыть версию, нужно кликнуть на ее заголовке. Версия приобретет статус Текущая, ее содержимое отобразится на вкладке Редактировать и Вид. Основная версия – это та версия, которая отображается в окне редактирования сразу после открытия документа.

Для того чтобы сделать какую-либо версию основной, необходимо:

1.  Установить слева переключатель рядом с версией.
2.  В ниспадающем меню Статус выбрать пункт Сделать версию основной (рис. 54).

Рис. . Окно выбора версии документа

Для того, чтобы обеспечить работу нескольких пользователей
с одним документом, необходимо:

1. Для каждого пользователя создать свою версию документа.

2. Для пользователя, которому необходимо внести изменения в текст документа, изменить статус документа на Открыть для группы. Для этого из раскрывающего списка Статус выбрать Открыть для группы. После чего пользователю станет доступна вкладка Редактировать.

Рис. . Отредактированная версия документа

Для того, чтобы сравнить содержимое двух версий, необходимо:

1.  Установить переключатели напротив тех версий, содержимое которых необходимо сравнить.
2.  Нажать кнопку Сравнить версии.

Рис. . Задание опций сравнения версий

На рис. 56 показано, что будет происходить сравнение версии «0.1» и версии «0.4». Система проводит сравнение двух выбранных версий и указывает на их отличия (рис. 57).

Рис. . Результат сравнения версий

Задание 18. Менеджеру отдела продаж было поручено отредактировать пункт 2 в документе «Договор с ОАО «Сбербанк»».

Задание 19. Менеджер отдела продаж регулярно работает с папкой «Финансовые документы». Из-за того, что в этой папке хранится много документов и отчетов, созданных другими сотрудниками финансового отдела, поиск нужных осложняется. Необходимо в папке «Финансовые документы» установить фильтр, чтобы отображались только те документы и те папки, для которых менеджер отдела продаж является автором.

Последовательность выполнения:

1.  Создать фильтр с необходимыми критериями.
2.  Применить созданный фильтр.

Для того, чтобы запустить фильтр, необходимо:

1.  Отобразить панель настройки фильтра, для этого воспользоваться кнопкой Установить фильтр на панели инструментов NauDoc или нажать
   на ссылку внизу страницы Фильтр отображения не используется (рис. 58).
2.  Для того, чтобы скрыть фильтр, нужно нажать на кнопку Скрыть панель в правом верхнем углу панели.

Рис. . Установка фильтра

Для того, чтобы создать новый фильтр, необходимо:

1.  Ввести название нового фильтра в поле Название фильтра (рис. 59).
2.  Выделить курсором необходимые объекты в поле Объекты и в поле Автор.
3.  Нажать кнопку Создать новый фильтр.

Для того, чтобы загрузить уже имеющийся фильтр, необходимо:

1.  Выбрать в списке Сохраненные фильтры нужный фильтр.
2.  Нажать кнопку Загрузить фильтр.

Для удаления ненужного более фильтра необходимо:

1.  Выбрать в сохраненных фильтрах тот фильтр, который надо удалить.
2.  Нажать кнопку Загрузить фильтр.
3.  Нажать кнопку Удалить фильтр.

Рис. . Диалоговое окно настройки фильтра

Для того, чтобы отменить фильтр, необходимо нажать кнопку Отключить фильтрование (рис.60).

Рис. . Отключение фильтра

Лабораторная работа № 4.
Создание заданий к документу

Цель – формирование профессиональных компетенций: способность эффективно использовать информационные системы управления документооборотом; получение навыков создания заданий к документу, используя при этом различные варианты контроля исполнения в системе NauDoc.

Назначение задания по документу происходит при переходе на вкладку Задание в окне документа (рис. 61). На вкладке располагаются четыре кнопки. Каждая из них соответствует одному из вариантов «Контроля исполнения»:  Директива.  Информация.  Запрос.  Запрос на подпись.

Рис. . Окно назначения заданий к документу

Задание 20. Менеджер отдела продаж (войти в систему под ролью Менеджера отдела продаж) создает документ Задание, в котором дает указание Менеджеру отдела маркетинга составить рекламную статью. Также он назначает Старшего менеджера отдела маркетинга – контролером выполнения этого задания. После выполнения этого задания исполнитель и контролер должны предоставить отчеты (войти в систему под этими пользователями).

Последовательность выполнения:

1.  Менеджер отдела продаж создает документ Задание. Для этого
   в папке своей компании создать новый документ, перейти на вкладку Задания, в области Типы заданий нажать кнопку Директива.
2.  В открывшемся окне Параметры нового задания заполнить необходимые поля. В области Ответственные пользователи из списка пользователей выбрать того пользователя кому назначается задание – менеджера отдела маркетинга и нажать на кнопку . В области Контролер из списка выбрать контролера задания – старшего менеджера отдела маркетинга. Установить переключатель Условие завершения
   в положение Вручную автором задания. Нажать на кнопку Добавить задание.
3.  Менеджер отдела маркетинга должен принять к исполнению это задание. В его личном кабинете отразится входящее задание (рис. 62), необходимо перейти по ссылке в окне здания нажать на кнопку
   Принять к исполнению.

Рис. . Входящие задания менеджера отдела маркетинга

1.  Менеджеру отдела маркетинга необходимо написать рекламную статью, для этого он создает папку «Рекламная компания», в ней создает документ с названием «Рекламная статья».
2.  После окончания работы над заданием Менеджер отдела маркетинга должен доложить о выполнении. Для этого перейти в задание и нажать кнопку Доложить о выполнении. После чего откроется окно задания, в поле комментарий написать «Статья подготовлена», в области Документ нажать кнопку Обзор, далее из списка выбрать папку «Рекламная компания», затем документ «Рекламная статья» (рис. 63).
3.  Нажать кнопку Доложить о выполнении.
4.  Далее перейти в личный кабинет контролера (Старший менеджер отдела маркетинга), в окне Мои задания у контролера будет отображаться входящее контрольное задание (рис. 64). Необходимо перейти в задание.
5.  Ознакомиться со статьей, подтвердить выполнение задания, написав комментарий «Статья принята» и нажав на кнопку Визировать.

Рис. . Окно задания

Рис. . Задания проконтролировать

1.  Далее контролер отправляет уведомление о принятии статьи.
   Для этого он ставит галочку напротив фамилии менеджера отдела маркетинга и нажимает на кнопку Отправить уведомление, с текстом «Статья принята».
2.   Изучив отчеты контролера и ответственного пользователя, менеджер отдела продаж завершает задание.

Задание 21. Директор создает документ «График отпусков»
с примерным графиком отпусков на 2013 год. Необходимо, чтобы все работники предприятия в обязательном порядке ознакомились с этим документом и высказали свои пожелания.

Последовательность выполнения:

1.  Директор создает документ «График отпусков на 2013 г.» (рис. 65).
2.  Он создает к этому документу задание категории Информация.
3.  Пользователи изучают документ «График отпусков» и высказывают свои пожелания. Для этого они нажимают кнопку Ознакомлен на карточке задания и в поле Комментарий описывают свое согласие или несогласие
   с текстом документа.
4.  Директор знакомится с комментариями, которые оставлены пользователями, и завершает задание.

Рис. . Документ-задание «График отпусков на 2013 год»

Задание 22. Главный финансист (войти в систему под ролью Главного финансиста) создает документ «Приказ 1810». Необходимо отправить этот документ на подпись директору.

Последовательность выполнения:

1.  Главный финансист создать документ «Приказ 1810» (войти
   в систему под ролью Главного финансиста).
2.  Он создает к этому документу задание типа Запрос на подпись, назначает ответственным пользователем директора.
3.  Директор (войти в систему под ролью Директора) знакомится
   с текстом документа и подписывает его. Задание автоматически завершается.
4.  Во входящих заданиях у директора появилось новое задание Запрос на подпись. Он открывает карточку задания, изучает документ, затем подписывает его. Для этого он нажимает кнопку Подписать.
5.  Сразу после подписания документа «Приказ 1810» директором Запрос на подпись из папки новые входящие задания перемещается
   в папку завершенные.
6.  Руководитель финансового отдела знакомится с комментариями, которые оставлены директором в ходе подписания документа. После подписания директором документа «Приказ 1810», задание Запрос
   на подпись автоматически завершилось, то есть в исходящих заданиях
   у руководителя финансового отдела теперь нет действующих заданий.
7.  Руководитель финансового отдела на вкладке Завершенные задания знакомится с комментариями, которые оставлены директором.

Задание 23. Менеджер отдела продаж создает документ «Маркетинговая программа на 2013 год». Он отправляет этот документ
на согласование Руководителю отдела маркетинга и Директору. В этом задании важен порядок согласования. Необходимо чтобы сначала с этим документом ознакомился Руководитель отдела маркетинга, если документ не будет им одобрен, то отправлять этот документ на согласование Директору не нужно.

Последовательность выполнения:

1.  Менеджер отдела продаж создает документ «Маркетинговая программа на 2013 год».
2.  Менеджер отдела продаж отправляет этот документ на пошаговое согласование Руководителю отдела маркетинга и Директору. Необходимо выбрать тип согласования Согласование по маршруту.
3.  Руководитель отдела маркетинга удовлетворяет запрос
   на согласование. Во входящих заданиях у Руководителя отдела маркетинга отобразилось новое задание Запрос на согласование. Он знакомится
   с содержимым документа и удовлетворяет запрос. Для этого на карточке запроса он нажимает кнопку Удовлетворить запрос. Затем в поле Комментарий обосновывает свое решение.
4.  Директор удовлетворяет запрос на согласование. Директор знакомится с содержимым документа и отклоняет запрос. Для этого
   на карточке запроса он нажимает кнопку Отклонить запрос. В поле Комментарий указывает причины того, что запрос был отклонен. Информация введенная в поле комментарий будет являться отчетом пользователя по этому заданию.
5.  Менеджер отдела продаж завершает пошаговое согласование документа. Он знакомится с комментариями, которые оставлены участниками согласования. Для этого он заходит в само задание и просматривает результат. Для более удобного извлечения информации можно воспользоваться кнопкой Структура задания. После этого на экран будет выведена информация о ходе согласования документа всеми его участниками.

Задание 24. Директор создает документ «Исследование рынка», к нему создает задание типа Директива и назначает ответственным пользователем Руководителя отдела маркетинга. Получив задание от директора, руководитель отдела продаж поручает выполнить его своему подчиненному – Менеджеру отдела маркетинга. После того, как задание будет выполнено, он должен составить окончательный отчет, а Руководитель отдела маркетинга должен отчитаться перед директором.

Задание 25. Секретарь отправляет на подпись директору документ «Начальник отдела маркетинга» (созданный в папке «Должностные инструкции»).

Задание 26. Старший менеджер отдела маркетинга в своей личной папке создает документ «Название магазина», в котором предлагает вариант названия для вновь открывающегося магазина. Затем он отправляет документ на пошаговое согласование. Ответственными пользователями назначает Руководителя отдела маркетинга и Директора. Они должны высказать свое мнение по поводу предлагаемого названия.

Лабораторная работа № 5.
Категории документов

Цель – формирование профессиональных компетенций: способность эффективно использовать информационные системы управления документооборотом; получение навыков работы с различными категориями документов в системе NauDoc.

Задание 27. Директор создает документ «Денежные премии за июль»,
с которым должны иметь возможность ознакомиться все работники предприятия. То есть необходимо обеспечить массовый доступ
к содержанию этого документа независимо от его реального месторасположения.

Последовательность выполнения:

1.  Необходимо создать документ «Денежные премии за июль» категории Директива. На этапе заполнении полей регистрационной формы
   в раскрывающемся списке Категория требуется выбрать пункт Директива.
2.  Необходимо ввести директиву в действие (изменить статус Директивного документа). Сразу после создания директивный документ получает статус Развиваемый, то есть становится доступным для чтения только в папке, где он непосредственно расположен. Для обеспечения широкого доступа к его содержанию требуется сделать его Действующим. Для этого нужно в раскрывающемся меню Статус выбрать Применить.

Директивный документ, получивший статус Действующий, становится доступен для чтения во всех вложенных папках в отдельном блоке с названием Директивные документы. Действие директивного документа можно прекратить: в этом случае документ перестанет быть доступным для чтения во вложенных папках. Для прекращения действия директивного документа его требуется перевести в статус Развиваемый.

Задание 28. Администратор создает в папке «Хранилище документов» директивный документ «С 8 марта!» (категория документа «Директива»), затем вводит директиву в действие так, что она становится видна всем пользователям NauDoc, независимо от их прав на папку «Хранилище документов».

1 Вместо N студент записывает свою фамилию

2 Вместо N студент записывает свою фамилию, например «Иванов и Ко»

3 Cтудент записывает свою фамилию

4 Cтудент записывает свою фамилию латинскими буквами

* Если папка «Компании» отсутствует в корневой папке, то ее необходимо создать.

6 Вместо N студент записывает свою фамилию, например «Иванов и Ко»

7 Вместо N студент записывает свою фамилию

8 Вместо N студент записывает свою фамилию, например «Иванов и Ко»

PAGE  1

1. Многофункциональность упражнения и многофакторность умения
2. ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ СОГЛАШЕНИЯ О РАЗДЕЛЕ ПРОДУКЦИИ (СРП)
3. Золотая осень изобразительная деятельность подготовительная группа Цель учить детей передавать
4. Федеральное казначейство и его роль в системе органов управления финансами
5. С.62 Злоякісні герміногенні пухлини ' типові дизонтогенетичні солідні новоутворення дитячого віку
6. Развитие семантического компонента у дошкольников с общим недоразвитием речи
7. СанктПетербургские ведомости
8.  Постмодернистская философия 1
9. это исследования микромира и микрокосмоса
10. Реферат- Правила составления и оформления документов по личному составу
11. знание выступает в трёх ипостасях ~ обыденного опыта художественных впечатлений философской рефлексии
12. Западноевропейская культура ХХ века По конспекту
13. слухи используемое в общественных науках наверное многозначно поэтому и совпадения в его трактовке встр.html
14. Тема 1.1 Капитальное строительство в системе инвестиционного комплекса
15. Реферат- Типология форм и видов оптовой торговли.html
16. Лирика Иосифа Бродского
17. 20 Много говорят о тайне креста
18. темах автоматического регулирования различных технологических процессов
19. Мета- навчитися знаходити рівноважну ринкову ціну та обсяг продаж алгебраїчним і табличним методом;
20. Разработка малой свиноводческой фермы

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе