Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Технология планирования по методу «Альпы», «Парето», Эйзенхауэра
Многие люди испытывают трудности с планированием, потому что они видят в нем лишь «обдумывание», под которым часто подразумевают «взгляд в пустоту» или «пустое мечтание». Следовательно, необходимо превратить представление о планировании в нечто конкретное, рассматривая планирование, скорее как «письменную работу», чем «мыслительную». Время, потраченное на планирование можно определить как «Время Решений», потому что именно этому и посвящено планирование: принятию решений о том, что, когда и как следует сделать.
В ходе долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования, следует составить список и определить приоритеты. Все задачи, упомянутые в списке, являются равноценными. После составления списка следует распределить дела в порядке их значимости в настоящее время, завершив его определением приоритетов. Ни один список не может являться полным, пока он не показывает порядок важности дел. В практике самоменеджмента существуют методы планирования времени, применение которых призвано рационально организовать собственную жизнь.
Планирование согласно принципу Парето
В ситуации, когда человек перегружен делами и задачами, на выполнение которых ему не хватает времени, и он никак не решается отказаться от ряда не очень важных дел, целесообразно в практике применять правило 80/20. Принцип Парето гласит: «Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80 % ценности приходится на предметы, составляющие 20 % от их общего числа, в то время как 20 % ценности приходится на предметы, составляющие 80 % от их общего числа».
Исходя из правила 80/20, в списке из 10 дел - 2 обеспечат 80 % успеха. Следовательно, надо найти эти 2 дела, включить в категорию «А» и осуществите их. Согласно этому принципу, остальные 8 могут остаться несделанными, потому что ценность их результатов будет гораздо меньше, чем у двух, наиболее плодотворных дел. Практика показывает, что:
· 80% стоимости торговых сделок обеспечивает 20% всех клиентов;
· 80% производства обеспечивает 20% предприятий;
· 80% времени, пропущенного по болезни, приходится на 20% работающих;
· 80% процентов досье, находящегося в употреблении, приходится на 20%
папок досье;
· 80% грязи скапливается на 20% площади пола, по которой больше всего
ходят;
· 80% стирки приходится на 20% предметов одежды;
· 80% лучшего телевизионного времени приходится на 20% программ, наи-
более любимых телезрителями;
· 80% времени читатели газет тратят на чтение 20% материалов, опублико-
ванных в газете;
· 80% телефонных звонков делают 20% телефонных абонентов;
· 80% необходимых данных получают из 20% источников информации;
· в школе учителя тратят 80 % своих сил на 20 % учащихся (обычно про-
блемных или талантливых);
· 80% еды поглощается в 20% наиболее популярных ресторанов.
Данные факты подтверждают существование опасности увязнуть в делах, приносящих слабые результаты, и усиливают степень важности средоточия усилий на двадцати процентах дел, которые значительно повышают эффективность труда.
Принцип Парето прекрасно объясняет случившееся, однако не всегда помогает заранее найти выход из ситуации. Дело в том, что наверняка никогда нельзя сказать заранее, какие 20% окажутся эффективными. Согласно этому принципу 80% удовлетворения в нашей жизни приносят 20% затраченных сил – большая часть успеха будет результатом всего лишь нескольких шагов. Значит для того, чтобы найти больше времени на то, что приносит пользу, придется делать меньше того, что оказывается бесполезным. Другими словами - не тратить время попусту!
Распределить время можно и на основе других соображений, а не только с точки зрения удовольствия. Это могут быть: обеспечение финансовой стабильности, продвижение по карьерной лестнице, поддержание хорошей физической формы и т.д. Важно определить смысл полезного времяпровождения, так как «время, потраченное впустую, это существование, а время, употребленное с пользой, это жизнь» (ЭдвардЮнг).
Планирование по методу «Альпы»
Метод планирования “Альпы” относительно прост, составление ежедневного плана занимает в среднем не более 10 минут. Процесс составления плана состоит из 5 стадий:
1. Составление заданий;
2. Оценку длительности планируемых действий;
3. Резервирование времени (в соотношении 60:40);
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных
операций;
5. Контроль (учет несделанного).
В ряде существующих в практике самоменеджмента методов планирования, использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:
· Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
· Планирование следующего дня.
· Четкое представление о задачах дня.
· Упорядочение течения дня.
· Преодоление забывчивости.
· Концентрация на наиболее существенном.
· Уменьшение объема “бумажной” работы.
· Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
· Сокращение помех и нежелательных перерывов.
· Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
· Улучшение самоконтроля.
· Повышение удовлетворенности и мотивации.
· Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
Практика показывает, что при успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда появляется реальная возможность ежедневной экономии от 10 до 20% времени. Процесс планирования по методу «Альпы» состоит из следующих этапов:
Первый этап – составление заданий. С целью составления заданий на день следует записать необходимые задачи на следующий день:
· задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
· невыполненное накануне;
· добавившиеся дела;
· сроки, которые надо соблюсти;
· периодически возникающие задачи.
Рекомендуется употреблять при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”.
Составление списка заданий должно отвечать следующим требованиям:
· в первом приближении распределять их по приоритетности;
· подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;
· перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).
Реалистичность составления плана дня заключается в ограничении списка заданий только фактически необходимыми делами. На втором этапе составления плана на день необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий.
Совершенно очевидно, что продолжительность некоторых дел невозможно оценить абсолютно точно, подобный навык приходит только с опытом. Но, с другой стороны, необходимо помнить о том, что любая работа часто требует столько времени, сколько его есть в распоряжении человека. По-этому, определение для выполнения отдельных задач конкретного промежутка времени подразумевает выполнение этой задачи только в установленное время. Когда для выполнения задачи определен конкретный промежуток времени человек работает сосредоточеннее, максимально избавляясь от различных помех.
Третий этап составления плана заключается в резервировании времени на непредвиденные обстоятельства. Суть метода «Альпы» заключается в том, что планом должно быть охвачено не более 60% времени и 40% необходимо оставить в качестве резервного времени на непредвиденные обстоятельства. Так, восьмичасовой рабочий день должен быть строго распланирован только на пять часов (что составляет 60 % рабочего времени) и три часа необходимо оставить незапланированными для выполнения конкретных, но для выполнения неожиданно возникших дел.
В случае, когда запланировано более 60% времени, следует в обязательном порядке довести составленный список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, делегируя полномочия и сокращая определенное ранее на задачи время. Если после проделанной работы не удается сократить запланированное время до шестидесяти процентов, следует перенести на следующий день дела согласно расставленным приоритетам. Это означает, что задачи из категории «А» и «В» не могут быть перенесены на следующий день, соответственно перенос дел категории «С» не существенно скажется на результатах прожитого дня.
Четвертый этап планирования заключается в принятии решений по приоритетам и применении искусства делегирования полномочий. Цель данного этапа – сократить время, отведенное на выполнение заданий дня до 5-6 часов. С этой целью необходимо: во-первых, установить приоритеты для дел и уточнить в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, следует перепроверить для каждой задачи определенную потребность во времени и, в соответствии с этим, сократить время на дела до совершенно необходимого.
Важным является оценка каждого действия на предмет возможности его делегирования и рационализации. После проделанной аналитики окончательный вариант плана дня должен иметь установленную структуру.
На пятом этапе осуществляется контроль за выполнением составленного плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все запланированные телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело несколько раз переносится из дня в день, тогда существуют две возможности: решительно довести его до конца, тем самым, завершив или отказаться от выполнения этой задачи по причине её
неактуальности.
Специалисты в области самоменеджмента настоятельно рекомендуют
план дня составлять накануне вечером. Это связано с тем, что, составление
плана после рабочего дня способствует обретению уверенности и концентра-
ции сил на следующем дне. Подсознание человека, таким образом, перераба-
тывает задачи следующего дня и подготавливает возможные решения. Сле-
довательно, новый рабочий день становится обозримым, планируемым и
управляемым.
Планирование согласно принципу Эйзенхауэра
Принцип Эйзенхауэра следует применять при выполнении ежедневных
планов, классифицируя все предстоящие дела по степени их важности по че-
тырем категориям:
Дела категории «А» - это важные и срочные дела, которые необходимо
сделать немедленно. Именно по поводу данной категории дел существует
выражение о том, что «нужно жить так, чтобы важные дела не превращались
в срочные»
Дела категории «В» - важные и несрочные дела, на которые часто не
хватает времени. Как правило, это дела, связанные с собственным совершен-
ствованием в различных областях. Практика показывает, что часто случается
так, что дела категории «А» появляются из-за недостаточного внимания к де-
лам «В». Следовательно, необходимо провести детальный анализ дел «А» на
предмет их важности и срочности. Часто случается так, что человек работает
с последствиями вместо того, чтобы найти причины. Возможно, не следует
уделять так много времени на совещания, а внедрить в корпоративную куль-
туру философию бизнеса и профессиональный подход. Или совершенство-
вать организацию собственного труда с целью максимально возможного пре-
дотвращения кризисных ситуаций и непредвиденных обстоятельств.
Дела категории «С» - неважные и срочные дела, которым часто при-
сваивают категорию «А». Одной из причин такой ошибки является непони-
мание природы важного и срочного в жизни, что свойственно большинству
людей, та как любое срочное дело автоматически причисляется к категории
важного. Жизненный опыт показывает, что именно дела категории «С» чаще
всего служат причиной авралов, напряжений и непрерывных кризисных си-
туаций. Однако согласно законам менеджмента на хорошо организованном
предприятии не должно быть суеты и необоснованной спешки.
Дела категории «D» - неважные и несрочные дела, выполнение кото-
рых целесообразно избегать. Парадокс заключается в том, что обычно это те
самые дела, которые делать легко и приятно. Длительность выполнения дан-
ной категории дел небольшая. Но результат всегда очевиден. Именно поэто-
му подавляющее большинство людей стараются начинать рабочий день с
выполнения неважных и несрочных дел.
Одним из основополагающих принципов самоменеджмента является
умение отделять главные дела от дел второстепенных, важные от неважных,
срочные от несрочных.__
Праксиология и оптимальная система планирования времени
Как бы человек ни был занят, он всегда должен уделять время плани-
рованию. Чем меньше у свободного времени, тем более важным становится
тщательное планирование времени. Разумнее потратить на планирование
всего десять минут в начале или конце дня, так как эти затраты с лихвой
компенсируются.
Часто человек говорит о том, что очень занят, и решает, что на плани-
рование нет времени, что является заблуждением. Если день не распланиро-
ван, то зачастую ощущается недостаток времени. Более того, в ситуации, ко-
гда время не распланировано, без сомнения, невозможно отличить важные
дела от менее важных, срочные от несрочных. Поэтому, уверяя себя и других
людей, что времени на то, чтобы планировать свои дела совершенно нет, че-
ловек все равно израсходует время, но беспорядочно и бездумно, что отрица-
тельно скажется на рациональной организации его жизни. Поэтому необхо-
димость планирования как рабочего времени, так и личной жизни не вызыва-
ет сомнения.
Планированием рекомендовано начинать день, или же им его заканчи-
вать. Существует __________много преимуществ в том, чтобы начинать день с планиро-
вания, так как по мере того, как составляется план, человек более активно
включается в процесс его составления, а затем и выполнения. «Тот, кто ка-
ждое утро планирует дела дня и последовательно выполняет этот план,
видит, что планирование прокладывает для него путь в лабиринте очень на-
сыщенной и деятельной жизни. Упорядочение своего времени подобно лучу
света, который проносится через все его дела. Но там, где нет плана, гдеконтроль времени отдан на произвол случайностей, вскоре начинает царст-
вовать хаос» - писал Виктор Гюго. Продумав, что необходимо сделать, легко
переходить к воплощению плана в реальность. При точном определении
приоритетов остается меньше вероятности отвлечения в сторону при их осу-
ществлении.
Многолетний опыт применения различных средств планирования пока-
зал, что дело не только в конкретных устройствах для планирования (пере-
кидные календари, ежедневники, органайзеры, электронные записные книж-
ки и т.д.), а в системе планирования, которую применяет человек. Основатель
праксиологии (науки об эффективной деятельности человека) Т. Котарбин-
ский полагал, что оптимальная система планирования призвана:
1) Обеспечить достижение цели.
2) Не требовать слишком много времени на освоение.
3) Быть удобной для использования.
Сегодня существует множество систем и методик планирования вре-
мени и выбрать наилучшую достаточно сложно, так как у каждой есть как
достоинства, так и недостатки.
Только свободная личность может достичь совершенства в использо-
вании своего свободного времени и времени вообще. Однако в данном кон-
тексте свобода – качество необходимое, но недостаточное. Другими усло-
виями являются: преобладание духовных потребностей человека и владение
качественным инструментарием.
Иммануил Кант (1724 – 1804) жил настолько ритмично, что его соседи
проверяли часы, когда он выходил на прогулку. Известно, что он прожил всю
жизнь холостяком и второй период его творчества, более тридцати лет, по-
святил исследованиям познавательных и нравственных способностей челове-
ка. Творческие личности в большинстве своем бережно относились ко вре-
мени и, пожалуй, трудно найти продуктивную творческую личность, у кото-
рой не было бы жесткого режима работы. В научных источниках можно
найти подтверждение тому, что такие талантливые личности, как: Архимед и
Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон, Анри Пуанкаре и Дюма – отец, Энгельс
и Ленин, Вавилов и другие стремились построить систему расхода времени.
Данная система призвана была гарантировать высокую выработку не за день
– а за жизнь.
Однако, как и в любом правиле, существуют исключения. В частности
Авиценна (Ибн-Сина), проведя большую часть своих пятидесяти шести лет вседле, подполье и скитаниях, смог оставить после себя много трудов, из ко-
торых 270 дошли до наших дней. Современники могут лишь предполагать
количество несохранившихся трудов и сколько этот великий человек смог бы
сделать в стабильных, комфортных условиях.